(6) 取得的需要报销的发票, 请自行查询发票真伪, 打印查询结果, 附于所查发票背面 (7) 材料费报销时各团队需自付出入库登记单, 纸质版或电子版, 中心备案 (8) 测试化验加工费报销时各团队需自付测试结果报告, 纸质版或电子版, 中心备案 (9) 订立合同的基本要求 A: 合同的形式 : 金

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1 北京食品营养与人类健康高精尖创新中心财务报销指南 为规范高精尖中心 ( 以下简称 中心 ) 财务管理工作, 根据中国农业大学相关财务制度, 制定了 北京食品营养与人类健康高精尖创新中心财务报销指南 一 中心报账时间 : 每周一 三全天对外审核 报账 签字每周二 四全天对外发放报销款项二 中心报账地点 : 中国农业大学西校区理学院楼 155 室三 中心报账流程 : 根据原始单据填制报销凭证 ( 各 PI 团队 )---- 各团队首席科学家签字 ( 票据 合同等背面 )---- 材料费 / 测试化验加工费单笔超过 3 万需要各平台主任签字 ---- 中心财务审核票据 制单 ---- 中心行政副主任审核签字 ---- 中心常务副主任审核签字 ---- 中心财务到校财务处办理业务 通知报销人到中心财务领取支票及现金等 四 中心日常业务报销注意事项 : 为了方便中心老师报账, 日常业务报销依据学校财务处编写的 中国农业大学科研经费报销手册, 以下几点需要特别注意 : (1) 在日常业务中, 发票付款方名称应填写 中国农业大学 ; (2) 中国农业大学组织机构代码为 : ; (3) 统一社会信用代码 ( 税号 ): G; (4) 中国农业大学西校区开户银行 : 建行上地支行 ; 银行账号 : ; 通讯地址 : 北京市海淀区圆明园西路 2 号中国农业大学西校区 ; 邮编 : (5) 在日常业务中, 涉及到的信息 : 项目或课题名称 ( 编号 ) 为 食品营养与人类健康高精尖创新中心 ; 子项目 课题或任务名称 ( 编号 ) 为 无 ; 项目类别为 北京市项目 ; 项目来源为 北京市教委 ; 财务账号为 ; 校内编号为

2 (6) 取得的需要报销的发票, 请自行查询发票真伪, 打印查询结果, 附于所查发票背面 (7) 材料费报销时各团队需自付出入库登记单, 纸质版或电子版, 中心备案 (8) 测试化验加工费报销时各团队需自付测试结果报告, 纸质版或电子版, 中心备案 (9) 订立合同的基本要求 A: 合同的形式 : 金额 1 万元的经济业务, 须签订书面合同 B: 合同的内容 : 1 甲乙方名称或姓名和住所 ; 2 标的 数量 质量 ; 3 单价及总金额 ; 4 签订日期 ; 5 履行期限 地点和方式 ; 6 双方签字及盖章 : 我方由项目负责人签字并加盖学院公章 学校科技合同专用章或学校公章, 对方单位由相关责任人签字并加盖单位合同专用章或公章 ; 7 双方约定的其他事项 C: 单笔总额 1 万元及以上的科研委托业务订立合同的特别事项 : 科研委托业务指确因科研任务需要而委托外单位进行测试 化验和加工等技术任务 1 合同的形式 : 须使用我校科研院统一的合同范本, 下载地址 : 2 合同的签章 : 经科研院审核后加盖学校科技合同专用章或学校公章 具体规定见科研院网站 : 办事流程见中心网站 : 特别注意 合同的标的 对方单位名称 金额必须与借款单 报销单 开具的支票和收到的发票相一致 (10) 购买实物 : 凡用科研经费购买实物类商品, 如办公耗材 实验耗材等, 无论金额大小, 均应在发票中注明商品名称 数量 单价 金额, 如果发票上无法注明, 应当另附加盖收款方发票专用章或公章的明细单 ( 超市购买的商品也可附超市小票作为明细单, 为避免小票字迹日久褪色, 须附小票原件和复印件, 并由经办人在小票上签字 ) 发票背后须由经

3 办人 各团队首席科学家签字验收 ( 二者不能为同一人 ) (11) 材料费 : 材料费主要指在项目实施过程中消耗的各种原材料 辅助材料等低值易耗品的采购及运输 装卸 整理等支出 注意 : 材料费与设备费的区别 : 凡是单价达不到 1000 元的, 或者单价超过 1000 元, 但使用期限小于 1 年的, 都属于材料费 购买维修配件报销时, 附明细清单并写明所维修的固定资产编号, 金额 1 万元, 还需附合同 注 : 办公耗材和材料费报销要求 : (1) 单笔金额 <1 万元的, 附加盖售货单位印章的明细清单 ; (2) 单笔金额 1 万元的, 附双方签订的合同, 合同由学院盖章, 项目负责人签字 ; (3) 单笔金额 20 万元的, 除附合同外, 涉及科研经费支出的还需科研院主管处长审签 特别注意 (Ⅰ) 明细清单须写明品名 数量 单价 金额并加盖发票开具单位印章 (Ⅱ) 实验材料和办公耗材在填制财务单据时应分别列示, 对于一些办公 实验通用材料应在财务单据摘要处注明实际用途 ( 例如 : 水 < 实验用 >) (III) 需付出入库登记单 (12) 测试化验加工费 : 测试化验加工费主要指在项目实施过程中支付给外单位 ( 包括课题承担单位内部独立经济核算单位 ) 的检验 测试 化验及加工等费用 ( 包含实验费 技术合作费等 ) (1) 金额 <1 万元的, 附写明品名 数量 单价 金额的明细清单, 并加盖对方单位印章 ; (2) 金额 1 万元的, 附双方签订的合同, 涉及科研经费支出的合同需由科研院审核盖章 ( 科技合同专用章 ); (3) 金额 10 万元的, 除附合同外, 涉及科研经费支出的还需科研院主管处长审签 注意 : 一份委托测试加工合同只能由一个课题支出 参见文件 : 关于进一步加强科研委托 设备材料采购合同管理的通知

4 特别注意 (Ⅰ) 一份委托业务合同只能由一个课题支出 (Ⅱ) 明细清单须写明品名 数量 单价 金额并加盖发票开具单位印章 (III) 需附测试结果报告 (13) 出版 / 文献 / 信息传播 / 知识产权事务费 : 1. 印刷费如何报销? (Ⅰ) 金额 <1 万元, 提供发票及印刷单位盖章的明细清单 ; (Ⅱ)1 万元 金额 <20 万元, 提供发票及印刷合同,; (III) 金额 20 万元时, 提供发票及政府采购合同, 实行定点印刷 参见文件 : 关于 年中央国家机关定点印刷工作有关事宜的通知 ( 国机采 号 ) 文件执行 2. 出版费如何报销? (Ⅰ)2000 元 < 金额 <1 万元的出版费需附录用通知, 通知上需注明版面费用 ; (Ⅱ) 金额 1 万元时, 附合同, 合同需写明收费标准 3. 数据分析费 制作费 信息服务费如何报销? 金额 1 万元时须签订合同 4. 专利费等如何报销? (Ⅰ) 专利申请费 专利代理费需要附科研院审批的专利申请登记表或国家知识产权局的 授予发明专利权通知书 ; 具体规定及办理请参加中心网站 (Ⅱ) 专利年费 官费提供发票报销 ; 滞纳金不予报销 5. 电话费如何报销? 纵向 横向课题有 通讯费 通信费 通讯服务费 等预算的可以报销手机费 报销时仅在发票上注明座机号码或列出电话号码明细, 间接费用项目报销电话费无需预算 (14) 设备费 : 设备主要指使用期限在一年以上, 单价在 1000 元以上 ( 含 ) 的通用设备或单价 1500 元以上 ( 含 ) 的专用设备 参见文件 : 中国农业大学固定资产管理实施细则

5 1. 设备费如何报销? (Ⅰ) 单笔金额 <1 万元的, 附加盖销售单位印章的明细清单 ; (Ⅱ) 单笔金额 1 万元的, 附双方签订的合同, 合同由学院盖章, 项目负责人签字 ; (III) 政府采购目录外的, 单件设备或合同总价 <5 万元的, 自主采购或竞价网采购 ; (IV) 政府采购目录外的,5 万元 单件设备或合同总价 <20 万元的, 附竞价采购网合同, 或竞价采购网登记备案表 ; (V) 单件设备或合同总价 20 万元的, 须招标采购, 附招标合同 招标结果确认函 ; (VI) 单件设备 5 万元, 或合同总价 10 万元, 且涉及科研经费支出的, 还需科研院主管处长审签 ; (VII) 取得发票以后首先到国有资产管理处办理固定资产登记手续, 凭蓝色 验收单 和发票及明细报销 特别注意 (Ⅰ) 政府采购目录内产品, 需按照政府采购的规定进行采购 ; 参见文件 : 中国农业大学固定资产采购管理实施细则 (2016 年修订 ) ( 中农大国资字 号 ) 中央预算单位 年政府采购目录及标准 (Ⅱ) 购买空调需到节能办审批 ; (III) 竞价采购网合同 竞价采购网登记备案表 达到招标标准的固定资产所签订的合同及招标结果确认函 政府采购目录范围内的固定资产所签订的合同, 需要国资处审核盖章 ; (IV) 一件设备不能由两个课题支出 参见文件 : 关于进一步加强科研委托 设备材料采购合同管理的通知 ( 财务处 ) (11) 会议费 : 会议费指在课题研究过程中为组织开展学术研讨 咨询以及协调项目或课题等活动而举办会议的支出 举办国内会议 : 国内会议的分类 审批和会议费管理等参照 中国农业大学会议费

6 管理办法 规定执行 结合我校实际情况仅对常见的 四类会议 ( 小型研讨会 座谈会等 ) 参照 中国农业大学会议费管理办法 的报销要求进行简要介绍 会议举办地点 会议应当优先在校内安排, 如果校内无法安排需要到校外召开的, 可以到校外四星级以下 ( 含四星 ) 政府定点饭店召开, 按照协议价格结算费用 在外地开会时确因特殊原因无法到政府定点饭店召开会议的, 应当提供情况说明, 经所在单位批准后可以报销 参会人员无京外代表的会议, 原则不安排住宿, 确因会议需要需住宿的人员可以安排住宿 参会人员以在京单位为主 ( 即超过 50% 为在京单位人员 ) 的会议不得到京外召开 但确因观摩现场等实际情况需要在京外召开的会议, 经所在单位批准后可以在京外召开 各单位不得到党中央 国务院命令禁止的风景名胜区召开会议 举办会议审批 我校会议实行分类管理和审批 使用科研经费举办的一般性会议, 需由所在单位审批 ; 使用其他经费举办的会议, 需由分管校领导审批 ; 在华举办的国际会议需报国际交流处履行审批程序 与 中国农业大学庆典 研讨会 论坛等活动管理办法 ( 中农大党政办发 [2016]2 号 ) 文件相关的会议审批, 按照该文件要求执行 会议费开支范围 标准 会议费开支实行综合定额控制, 各项费用之间可以调剂使用 ( 参照 中国农业大学会议费管理办法 (2017 年修订 ) 中农大财字 号 ) 国内管理会议会期一般不得超过 2 天, 会议报道和离开时间合计不得超过 1 天, 参会人数原则上控制在 150 人以内 ; 综合定额控制标准为 :( 单位 : 元 / 人 / 天 ) 会议类别住宿费伙食费其他费用合计国内学术会议 国内管理会议 会议费报销附件 借款时须附会议通知, 报销时附件如下 : (Ⅰ) 正规发票 ;

7 (Ⅱ) 会议费审批表, 国际会议需另附会议批复函 ; (III) 加盖公章的会议通知原件或复印件 ; (IV) 实际参会人员签到表 ; (V) 会议服务单位提供的费用原始明细单据 电子结算单 ( 中央国家机关会议定点电子结算单 ) 委托协议等凭据; (VI) 会议费应当以银行转账或使用公务卡结算, 禁止以现金方式结算 ; (VII) 在会议结束后十五日内集中办理报销手续 特别注意 (Ⅰ) 住宿不得安排高档套房 ; 会议用餐不能提供高档菜肴, 不安排宴请, 不上烟酒 ; (Ⅱ) 会议会场一律不摆花草, 不制作背景板, 不提供水果点心 ; (III) 不得使用会议费购置电脑 复印机 打印机 传真机等以及开支与本次会议无关的其他费用 ; (IV) 不得组织旅游和与会议无关的参观 ; 严禁组织高消费娱乐 健身活动 ; 严禁以任何名义发放纪念品 ; 不得额外配发洗漱用品 ; (V) 因工作需要委托其他单位代办会议的, 须经所在单位批准, 双方应签订委托协议, 发生的会议费在规定的标准内报销 ; (VI) 参会人员无京外代表的会议, 原则不安排住宿, 确因会议需要需住宿的人员可以安排住宿 ; (VII) 对于全部使用财政拨款举办的会议, 不得再向参会人员收取费用, 严禁转嫁摊派会议费 ; (VIII) 严禁借会议名义组织会场或安排宴请 ; 严禁套取会议费设立 小金库 ; 严禁在会议费中列支公务接待费 各单位应严格执行会议用房标准, 不得安排高档套房 ; 会议用餐严格控制菜品种类 数量和份量, 安排自助餐, 严禁提供高档菜肴, 不上烟酒 (12) 差旅费 : 参见文件 : 中国农业大学差旅费管理办法(2017 年修订 ) 中农大财字 [2017]9 号的通知 关于加强公务机票购买管理有关事项的通知 出差乘坐飞机必须购买公务机票吗 一般应当购买公务机票, 由对公支付或公务卡方式结算 ; 若是非政采机票, 应按照

8 以下要求报销 : (Ⅰ) 购票人在公务机票销售渠道以外的其他机构购票, 应当提供同一购票时点在政府采购机票管理网站 ( 截取的同时刻同航班舱位的价格截图等材料, 以证明其低于政府采购优惠票价, 并作为报销凭证的附件 ; (Ⅱ) 如果个别航空公司或航线没有政府采购机票, 由航空公司或机票代售点出具证明 则需本人提供书面证明材料, 经所在单位批准后, 方可报销 出差期间住宿费 伙食费 市内交通费如何报销 住宿费报销按照财政部制定的分地区住宿费限额标准执行, 并使用公务卡结算 部级及院士职务人员住普通套间, 其他人员住单间或标准间 出差人员应当在职务级别对应的住宿费标准限额内, 选择宾馆住宿, 如果住宿是网上订购的, 应使用公务卡结算并提供网上预订住宿订单 住宿费在标准限额之内凭发票据实报销, 超标准部分由个人自理 对于参加其他单位举办的会议和培训的, 举办方统一安排住宿且费用自理的, 如住宿费标准超出限额标准, 需提供会议和培训通知等举办方出具的有效证明, 可以据实报销住宿费 受邀参加学术会议 研讨会 评审会 座谈会 科研合作等, 由对方单位提供住宿的, 凭邀请方或合作方提供的有效证明, 可以报销城市间交通费, 按规定标准发放伙食补助费和市内交通费 住宿费发票需注明住宿天数 人数 单价等基本信息, 如因宾馆客观条件限制无法在发票上体现住宿天数 人数 单价, 出差人应按照实事求是的原则, 在发票票面上予以注明并签字确认 伙食补助费按出差自然 ( 日历 ) 天数计算, 伙食费补助按每人每天 100 元包干发放 ( 西藏 新疆 青海按每人每天 120 元发放 ), 交通费补助按出差自然 ( 日历 ) 天数计算, 每人每天 80 元包干使用, 超标准部分由个人自理 补助特殊情况处理方法如下 : (Ⅰ) 对于会议和培训通知中写明举办方承担伙食的, 只能领取在途补助 ; (Ⅱ) 对于只提供了单程车票或机票的, 需提供项目负责人签字 单位盖章的情况说明, 只能领取在途伙食补助 ; (III) 出差人到农村 野外基地做调研实验, 未支付住宿费, 欲领补助的, 需提供相关情况说明, 并由项目负责人签字 加盖单位公章 ; (IV) 住宿费由邀请方支付的欲领补助的, 需附有邀请方单位提供的关于 对方单位提供住宿 的有效证明 ; (V) 出差人为学生的, 伙食补助费和市内交通费补助由导师根据实际情况在不高于

9 国家规定标准内自行确定是否发放以及发放额度 出差期间发生的会议费 培训费如何报销 附组织单位盖章的会议 培训通知原件或复印件, 纵向课题报销培训费时, 培训内容需与项目相关 可以自驾车出差吗 (Ⅰ) 对于在京外偏远地区开展科研活动, 确因交通不便需自驾车前往的, 需附有项目负责人 单位负责人签字的自驾审批表 ( 需写明自驾人数 ), 可以报销与出差相关的汽油费 ( 需刷公务卡 ) 过路过桥费 停车费 符合住宿费报销条件的, 可以报销住宿费, 领取伙食补助, 但不得领取交通补助 ; (Ⅱ) 在北京远郊区县 ( 含涿州农场 上庄实验站 ) 参加会议 培训 科研活动确需自驾车的, 需经所在单位审批, 凭自驾审批表可以按日领取市内交通费补助, 但不能报销汽油费 过路过桥费 停车费等费用 可以租车出差吗 因科研需要在外地租车的, 经所在单位审批后, 租车相关费用可以据实报销, 报销时需要提供合法票据 派车单和租车协议 租车协议需注明租车日期 车型 排量 准乘人数 行程 租车一个月以上需经校长办公会审批 学生实习需要租车 ( 从本科生教学费, 研究生经费列支的 ), 租车相关费用可以据实报销, 具体要求同上 出差期间实际支付住宿费而无法取得发票的情况如何处理 实际支付住宿费而确实无法取得正式发票的 ( 包括出差人到农村 野外基地做调研实验 ), 应当提供住宿相关说明, 由所在单位批准后, 可凭取得的内部收据或收款人收条 ( 还需提供收款人身份证信息和联系方式, 以便审计查证 ) 报销住宿费, 并按规定标准领取伙食补助费和市内交通费 出差期间未支付住宿费的情况如何处理 实际未支付住宿费且伙食费自理的, 提供相关情况说明可按规定标准领取伙食补助费和市内交通费 工作人员到京郊开展公务活动如何报销 工作人员到北京远郊区县 ( 城六区之外 ) 参加会议 培训的, 如会议及培训通知中明确食宿自理的, 可以报销住宿费, 领取伙食补助费和市内交通费补助 ; 如会议及培训通知中没有明确食宿自理的, 只能领取市内交通费补助 开展科研等其他公务活动且实际发生住宿 伙食 交通费用的, 按照差旅费管理办法规定的标准报销 统一安排伙食 交通工具的, 不再报销伙食补助费和市内交通费

10 在北京远郊区县 ( 含涿州农场 上庄实验站 ) 参加会议 培训 科研活动确需自驾车的, 需经所在单位审批, 凭自驾审批表可以按日领取市内交通费补助, 但不能报销油费 过路过桥费 停车费等费用 邀请校外专家来校或共赴外地出差差旅费如何报销 邀请校外专家来校开会的, 可按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费, 按会议费规定支出住宿费 伙食费 市内交通费等会议费用 邀请校外专家来校交流 访问的, 可按规定报销受邀人员城市间交通费 住宿费, 但不得发放伙食补助费及市内交通费 ; 邀请校外专家赴外地参加调研的, 可按规定报销受邀人员城市间交通费 住宿费, 可以发放伙食补助费及市内交通费 飞机登机牌有哪些注意事项 报销时按照以下先后顺序要求 ; (Ⅰ) 附登机牌原件 ; (Ⅱ) 登机牌丢失的, 附打印的网上查询结果 ; (III) 已过查询时效的, 附登机牌丢失说明, 并经所在单位审核签章 注意事项 (Ⅰ) 教职工出差期间, 事先经单位领导批准就近回家省亲及办私事的, 其绕道交通费由个人自理 ; 回家省亲及办私事期间不予报销住宿费, 不能领取伙食补助费和市内交通费 ; (Ⅱ) 调入学校的工作人员因调动工作发生的城市间交通费 住宿费 伙食补助费和市内交通费, 按照差旅费管理办法的规定予以一次性报销 ; 随迁家属和搬家的费用由调动人员自理 ; (III) 出差期间发生的办公用品 礼品 餐费 食品不予报销 在外地从事科研活动时, 可以报销与科研直接相关的材料费用 ; (IV) 出差结束后应当在返校 1 个月内 ( 寒暑假顺延 ) 及时集中办理报销 若连续滚动出差, 最长在返校 2 个月内办理报销手续 ; (V) 差旅若涉及国家风景名胜区 ( 八达岭 - 十三陵 承德避暑山庄外八庙 五台山 太湖 普陀山 黄山 九华山 武夷山 庐山 泰山 嵩山 武当山 武陵源 ( 张家界 ) 白云山 桂林漓江 三亚热带海滨 峨眉山- 乐山大佛 九寨沟 - 黄龙 黄果树 西双版纳 华山 21 个风景名胜区 ) 召开会议和国家法定假日, 需提供情况说明

11 附件 1 人员类别 交通工具级别 火车 ( 含高铁 动车 全列软席列车 ) 轮船 ( 不包括旅 游船 ) 飞机 其他交通工具 ( 不包括出租小汽车 ) 一类 部级及院士 火车软席 ( 软座 软卧 ), 高铁 / 动车商务座, 全列软席列车一等软座 一等舱头等舱凭据报销 二类 司 ( 局 ) 级 ; 正高级 副高 级专业技术人 员 ; 四级及以 上管理 火车软席 ( 软座 软卧 ), 高铁 / 动车一等座, 全列软席列车一等软座 二等舱经济舱凭据报销 职员 三类 其余人员火车硬席 ( 硬座 硬卧 ), 高铁 / 动车二等座, 全列软 席列车二等软座 三等舱经济舱凭据报销 特别注意 (Ⅰ) 部级人员出差, 因工作需要, 随行一人可乘坐同等级交通工具 (Ⅱ) 学生参与教学科研活动所发生的差旅费, 可以参照 其余人员 差旅费标准执行

4 签订日期 ; 5 履行期限 地点和方式 ; 6 双方签字及盖章 : 我方由项目负责人签字并加盖学院公章 学校科技合同专用章或学校公章, 对方单位由相关责任人签字并加盖单位合同专用章或公章 ; 7 双方约定的其他事项 C: 单笔总额 1 万元及以上的科研委托业务订立合同的特别事项 : 科研委托业务

4 签订日期 ; 5 履行期限 地点和方式 ; 6 双方签字及盖章 : 我方由项目负责人签字并加盖学院公章 学校科技合同专用章或学校公章, 对方单位由相关责任人签字并加盖单位合同专用章或公章 ; 7 双方约定的其他事项 C: 单笔总额 1 万元及以上的科研委托业务订立合同的特别事项 : 科研委托业务 北京食品营养与人类健康高精尖创新中心财务报销指南 为规范高精尖中心 ( 以下简称 中心 ) 财务管理工作, 根据中国农业大学相关财务制度, 制定了 北京食品营养与人类健康高精尖创新中心财务报销指南 一 中心报账时间 每周一 三全天对外审核 报账 签字 每周二 四全天对外发放报销款项 二 中心报账地点 中国农业大学西校区理学院楼 155 室 三 中心报账流程 根据原始单据填制报销凭证 ( 各 PI 团队

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