内容简介本书以 Access 2003 关系数据库管理系统为蓝本, 系统地介绍了数据库的基本概念 Access 2003 的主要功能和使用方法 数据库及表的基本操作 数据查询 窗体设计 报表制作 数据访问页 宏的创建和使用 模块和 VBA 编程以及综合实例等内容 本书内容由浅入深 通俗易懂, 图文并

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1 高职高专教育 十二五 重点规划教材中国科学院教材建设专家委员会 十二五 规划教材 数据库基础与 Access 应用 聂玉峰朱尽蓉熊军主编郭鲜凤黄丽侯海霞副主编 北京 科学出版社职教技术出版中心

2 内容简介本书以 Access 2003 关系数据库管理系统为蓝本, 系统地介绍了数据库的基本概念 Access 2003 的主要功能和使用方法 数据库及表的基本操作 数据查询 窗体设计 报表制作 数据访问页 宏的创建和使用 模块和 VBA 编程以及综合实例等内容 本书内容由浅入深 通俗易懂, 图文并茂, 实用性强 本书面向本科和高职高专非计算机专业的学生使用, 可作为数据库课程的教材, 也可作为全国计算机等级考试的培训教材 图书在版编目 (CIP) 数据数据库基础与 Access 应用 / 聂玉峰, 朱尽蓉, 熊军主编. 北京 : 科学出版社,2012 ( 高职高专教育 十二五 重点规划教材 ) ISBN Ⅰ. 1 数 Ⅱ. 1 聂 2 朱 3 熊 Ⅲ. 1 关系数据库 - 数据库管理系统 - 高等职业教育 - 教材 Ⅳ.1TP 中国版本图书馆 CIP 数据核字 (2012) 第 号 责任编辑 : 隽青龙 / 责任校对 : 耿耘责任印制 : 吕春珉 / 封面设计 : 东方人华平面设计部 出版北京东黄城根北街 16 号邮政编码 : 北京双清印刷厂印刷科学出版社发行各地新华书店经销 * 2012 年 7 月第一版开本 : / 年 7 月第一次印刷印张 :20 1/4 字数 : 定价 :37.00 元 ( 如有印装质量问题, 我社负责调换 < 环伟 >) 销售部电话 编辑部电话 版权所有, 侵权必究举报电话 : ; ;

3 前 言 社会的信息化要求每一名大学生都必须具备较高的信息素养, 即具有吸收 处理 创造信息和组织 利用 规划信息资源的能力与素质 数据库技术是数据管理的专用技术, 是计算机信息系统的基础和主要组成部分 因此, 大学生能够利用数据库工具对数据进行基本的管理 分析 加工和利用是非常必要的 Access 是 Microsoft Office 系列应用软件的一个重要组成部分, 是基于 Windows 平台的关系数据库管理系统, 它界面友好 操作简单 功能全面 使用方便, 自从发布以来, 已逐步成为桌面数据库领域的佼佼者, 深受广大用户的欢迎 和其他 Office 系列应用软件一样,Access 的最大特点是易用性, 用户可以在很短的时间内掌握利用 Access 进行开发的方法, 并利用它的向导方便 快捷 简单地设计出一个数据库系统 利用导入 导出和连接数据的功能, 可以方便地实现 Access 数据文件和 Word Excel 文本文件及其他支持 OLE 的数据文件之间的互相转换, 实现数据共享, 从而大大提高工作效率 Access 还可以利用宏和 Visual Basic for Application 编写出具有强大功能的数据库应用程序, 创建超级链接和数据访问页实现网上访问 可见,Access 的功能及适用性都十分强大, 适合于一般用户特别是非计算机专业人员进行数据库管理 本书以 Access 2003 版本为基础, 由浅入深 循序渐近地详细讲解了 Access 数据库管理系统的各项功能和操作的基本应用, 并遵循 全国计算机等级考试二级考试大纲 (Access 数据库程序设计 ) 的要求, 编写上力求做到内容既不超纲, 又不降低水平 除第 12 章外, 在每一章的后面均附有习题, 供读者复习参考 全书共 12 章, 第 1 章介绍数据库基础理论和关系数据库系统的基本概念 ; 第 2 章主要介绍 Access 系统的特点和安装使用的基本要领 ; 第 3 章介绍数据库设计和数据库的基本操作 ; 第 4 章内容主要是表的创建及对表的操作 ; 第 5 章介绍了查询的创建和使用, 包括各种查询的创建及查询的编辑和运行等 ; 第 6 章介绍了窗体的设计, 包括各种窗体的创建及窗体常用控件的使用等 ; 第 7 章介绍了报表的制作 修改和打印等 ; 第 8 章介绍了数据访问页的创建和编辑等 ; 第 9 章介绍了宏的创建 操作和运行等 ; 第 10 章主要介绍了关系数据库标准语言 SQL, 包括数据定义 数据操作和数据查询等 ; 第 11 章主要介绍了模块和 Access 环境下的编程语言 VBA, 以及如何使用 VBA 访问数据库等 ; 第 12 章以 学生成绩管理系统 为例介绍了开发设计数据库应用系统的一般流程 本书由聂玉峰 朱尽蓉 熊军任主编, 郭鲜凤 黄丽 侯海霞任副主编, 曾照华 高雪霞 原民民参编 在本书编写过程中, 刘芳 周冰 朱倩 李雪燕 曾志华等老师提出了许多宝贵意见, 在此表示衷心感谢 科学出版社职教技术出版中心

4 数据库基础与 Access 应用 为了方便教学, 编者制作了与教材配套的电子教案 教材实例 习题解答等, 使用本书的学校如果需要这些辅助教学资料, 可通过 与编者联系 由于编写时间仓促以及编者水平有限, 书中疏漏之处在所难免, 恳请同行及读者批评指正 编者 2012 年 4 月 ii

5 目 录 第 1 章数据库基础 数据库管理系统 信息 数据 数据库 数据管理技术的发展 数据库管理系统 数据库系统 数据库系统的组成 数据库系统的特点 数据库的体系结构 新型数据库系统 数据模型 数据模型的组成要素 概念模型 数据模型 关系数据库系统 关系模型中常用的术语 E-R 图向关系模型的转换 关系数据模型的特点 关系运算 关系的规范化 关系的完整性 33 习题 34 第 2 章 Access 概述 Access 系统的发展及特点 Access 系统的发展 Access 系统的特点 Access 的工作界面 Access 系统的安装 Access 系统的启动 Access 系统的退出 Access 的工作环境 40 科学出版社职教技术出版中心

6 数据库基础与 Access 应用 设置自己的工作环境 43 习题 44 第 3 章数据库的基本操作 Access 数据库设计 Access 数据库中的对象 创建数据库 使用向导创建数据库 创建空数据库 根据现有文件新建数据库 使用数据库 打开数据库 关闭数据库 完善数据库 设置数据库属性 设置默认文件夹 数据库的压缩与修复 60 习题 62 第 4 章表的基本操作 设计表结构 表的构成 字段类型 表结构的设计 创建表 使用向导创建表 通过输入数据创建表 使用设计器创建表 通过导入和链接外部数据创建表 打开和关闭表 设置字段的属性 字段大小 字段的格式 输入掩码 默认值 有效性规则与有效性文本 81 iv

7 目 录 其他属性 修改表结构 输入与编辑记录 从键盘输入记录 数据的导入与导出 编辑记录 显示表中数据 浏览记录 筛选记录 显示指定的列 数据表的排序与索引 对表中数据进行排序 数据表的索引 建立表间关联关系 表间关系的概念 建立表间关系 编辑表间关系 设置参照完整性 107 习题 109 第 5 章数据查询 查询的基本概念 查询的功能 查询的类型 建立查询的方法 创建查询使用的工具 运行查询 查询准则 条件中使用的运算符 条件中使用的函数 选择查询 组合条件查询 自定义计算查询 预定义计算查询 排序查询结果 参数查询 单参数查询 131 科学出版社职教技术出版中心 v

8 数据库基础与 Access 应用 多参数查询 交叉表查询 使用查询向导创建交叉表查询 使用设计视图创建交叉表查询 操作表查询 生成表查询 删除查询 更新查询 追加查询 140 习题 140 第 6 章窗体设计 窗体概述 窗体的功能 窗体的类型 窗体的视图方式 窗体的创建 自动创建窗体 利用向导创建窗体 在设计视图中创建窗体 窗体的编辑 设置控件的格式属性 控件的调整和定制 设置窗体的格式属性 使用自动套用格式 添加当前日期和时间 168 习题 168 第 7 章报表制作 报表概述 报表的分类 报表的视图 报表的结构 报表的创建 自动创建报表 利用向导创建报表 175 vi

9 目 录 使用设计视图创建报表 报表的编辑 设置报表格式 添加背景图案 插入日期和时间 插入页码 添加线条与矩形 报表中的排序 分组与计算 记录排序 记录的分组 使用计算控件 报表的打印 189 习题 190 第 8 章 Access 的网络应用 数据访问页概述 数据访问页的作用 数据访问页的类型 数据访问页的视图 数据访问页与数据源 数据访问页的调用方式 数据访问页与窗体和报表的差异 创建数据访问页 自动创建数据访问页 使用向导创建数据访问页 在设计视图中创建数据访问页 利用已有的网页创建数据访问页 将 Access 对象导出为网页 编辑数据访问页 添加控件 设置格式 发布数据访问页 207 习题 208 第 9 章宏的创建与使用 宏概述 宏的设计窗口 210 科学出版社职教技术出版中心 vii

10 数据库基础与 Access 应用 宏设计工具栏 常用的宏操作 设置宏操作参数 创建宏与编辑宏 创建宏 编辑宏 运行宏与调试宏 运行宏 调试宏 222 习题 223 第 10 章关系数据库标准语言 SQL SQL 概述 数据定义 创建表 删除表 修改表的结构 数据操作 插入数据 更新数据 删除数据 数据查询 SQL 查询语句 简单查询 连接查询 嵌套查询 联合查询 传递查询 248 习题 249 第 11 章模块与 VBA 编程 模块的概念 模块的分类 宏与模块 模块的组成 创建 VBA 模块与编程环境 253 viii

11 目 录 11.2 VBA 编程基础 数据类型 常量 变量 运算符与表达式 属性 方法和事件 常用的事件 DOCmd 对象及其常用的方法 VBA 的程序结构 语句 数据的输入输出 程序流程控制 VBA 程序的调试 过程定义和调用 子过程的定义和调用 函数过程的定义和调用 VBA 的数据库编程 数据库引擎及其接口 数据库访问对象 DAO ActiveX 数据对象 ADO 281 习题 284 第 12 章综合实例 数据库应用系统开发的一般步骤 系统分析 系统设计 系统实施 系统维护 数据库的设计 概念模型的建立 关系模型的建立 实际数据库的建立 窗体的设计 控制面板窗体的设计 信息录入窗体的设计 信息查询窗体的设计 300 科学出版社职教技术出版中心 ix

12 数据库基础与 Access 应用 12.4 报表的设计 学生信息报表 的设计 课程信息报表 的设计 成绩信息报表 的设计 应用系统的集成 数据库密码的设置 启动窗体的设置 系统的集成打包 309 附录 Access 的宏操作命令 311 参考文献 313 x

13 第 1 章数据库基础 数据库技术是计算机科学的一个重要分支 数据库管理系统作为数据管理最有效的手段之一广泛应用于各行各业, 成为存储 使用 处理信息资源的主要手段, 是任何一个行业信息化运作的基石 本章主要介绍数据库管理系统 数据库系统 数据模型 关系数据库及其基本运算等知识 1.1 数据库管理系统 信息在现代社会中起着越来越重要的作用, 信息资源已成为社会发展的重要基础和财富, 信息资源的开发和利用水平也成为衡量一个国家综合国力的重要标志 随着计算机技术的发展, 计算机的主要应用已从科学计算逐渐转变为事务处理 据统计, 目前全世界 80% 以上的计算机主要从事事务处理 在进行事务处理时, 并不需要进行复杂的科学计算, 而主要从事大量数据的存储 查找 统计等工作 为了有效地使用保存在计算机系统中的大量数据, 必须采用一整套严密合理的数据处理方法, 即数据管理 数据管理是指对数据的收集 整理 组织 存储 查询 维护 传送和使用等工作, 数据库技术就是作为数据管理中的一门技术而发展起来的 数据库技术所研究的问题就是如何科学地组织和存储数据, 如何高效地获取和处理数据 而今, 各种数据库系统不仅已成为办公自动化系统 (OAS) 管理信息系统(MIS) 和决策支持系统 (DSS) 的核心, 并且正与计算机网络技术紧密地结合起来, 成为电子商务 电子政务及其他各种现代化信息处理系统的核心, 得到了越来越广泛的应用 信息 数据 数据库 信息是客观世界在人们头脑中的反映, 是客观事物的表征 是可以传播和加以利用的一种知识 数据 (data) 则是信息的载体, 是对客观存在实体的一种记载和描述 数据是存储在某种媒体上能够识别的物理符号 数据的概念包括两个方面 : 一是描述事物特征的数据内容 ; 二是存储在某种媒体上的数据形式 数据在我们的日常生活中无所不在, 数字 文字 图形 图像 动画 影像 声音等都是数据, 人们通过数据来认识世界和交流信息 也就是说, 对信息的记载和描述产生了数据 ; 反之, 对众多相关的数据加以分析和处理又将产生新的信息 尽管信息与数据两个术语严格地讲是有区别的, 但在很多场合下, 不严谨区分它们也不致引发误解 因此, 使用中很多时候都不严格区分这两个术语 数据库 (DataBase,DB) 是指数据存放的地方, 它保存的是某个企业 组织或部门的有关数据 比如一个学校可以将全部学生的情况存入数据库进行管理 在数据库系统尚未开发以前, 人们往往采用表格 卡片或档案来进行人事管理 图书管理以及各种档 科学出版社职教技术出版中心

14 数据库基础与 Access 应用 案资料的管理 数据库的作用就在于把这些数据有组织地存储到计算机中去, 减少数据的冗余, 使人们能快速方便地对数据进行查询 修改, 并按照一定的格式输出, 从而达到管理和使用这些数据的目的 因此, 我们对数据库可以这样定义 : 数据库是以一定的数据模型组织和存储的 能为多个用户共享的 独立于应用程序的 相互关联的数据集合 数据库有以下的几个特点 : (1) 数据的共享性 数据库中的数据能为多个用户服务 (2) 数据的独立性 用户的应用程序与数据的逻辑组织和物理存储方式无关 (3) 数据的完整性 数据库中的数据在操作和维护过程中可以保证正确无误 (4) 数据的简洁性 数据库中的冗余数据少, 尽可能避免数据的重复 数据管理技术的发展数据处理是计算机应用的一个主要领域, 其面临着如何管理大量复杂数据, 即计算机数据管理的技术问题, 它是伴随着计算机软 硬件技术与数据管理手段的不断发展而发展的, 计算机数据管理技术主要经历了三个阶段 1. 人工管理阶段人工管理阶段约在 20 世纪 50 年代中期以前, 那时计算机刚诞生不久, 主要用于科学与工程计算 从当时的硬件看, 外存储器只有卡片 纸带和磁带, 没有像磁盘这样的可以随机访问 直接存取的外部存储设备 ; 从软件看, 没有操作系统以及专门管理数据的软件 ; 从数据看, 处理的数据量小, 由用户直接管理, 数据之间缺乏逻辑组织, 数据依赖于特定的应用程序, 缺乏独立性, 如图 1-1 所示 图 1-1 人工管理阶段这一时期计算机数据管理的主要特点如下 : (1) 数据不保存 应用程序在执行时输入数据, 程序结束时输出结果, 随着计算过程的完成, 数据与程序所占用的空间也被释放, 这样, 一个应用程序中的数据无法被其他程序重复使用, 不能实现数据共享 (2) 数据与程序不可分割 没有专门的软件进行数据管理, 数据的存储结构 存取方法和输入输出方式完全由程序设计人员自行完成 (3) 数据冗余 各程序所用的数据彼此独立, 数据之间没有联系, 因此程序与程序 2

15 第 1 章数据库基础 之间存在大量的重复数据, 称为数据冗余 图 1-2 是两个 C 语言程序, 分别求 10 个数据之和及最大值 它们把程序和数据放在一起, 虽然是处理同一批数据, 但是程序之间没有共享数据, 这是人工管理阶段处理数据的方式 图 1-2 人工管理阶段应用程序处理数据示例 2. 文件管理阶段 文件管理阶段约为 20 世纪 50 年代后期至 60 年代中后期, 由于计算机软 硬件技术的发展, 可直接存取的磁盘成为主要外存, 出现了操作系统和各种高级程序设计语言, 操作系统中有了文件管理系统专门负责数据和文件的管理, 计算机的应用领域也扩大到了数据处理 操作系统中的文件系统把计算机中的数据组织成相互独立的数据文件, 系统可以按照文件的名称对文件中的记录进行存取, 并可以实现对文件的修改 插入和删除 文件系统实现了记录内的结构化, 即给出了记录内各种数据间的关系 但是, 从整体来看文件却是无结构的, 如图 1-3 所示 图 1-3 文件系统中应用程序与数据的关系 科学出版社职教技术出版中心 文件系统时期的主要优点如下 : (1) 程序和数据分开存储 数据以文件的形式长期保存在外存储器上, 程序和数据有了一定的独立性 (2) 通过文件名访问数据文件 数据文件的存取由操作系统通过文件名来实现, 程 3

16 数据库基础与 Access 应用 序员可以集中精力在数据处理的算法上, 而不必关心记录在存储器上的地址以及在内 外存之间交换数据的具体过程 (3) 数据共享 一个应用程序可以使用多个数据文件, 而一个数据文件也可以被多个应用程序所使用, 实现了数据的共享 图 1-4 所示的两个 C 语言程序仍然是求 10 个数据之和及最大值, 但是数据来自同一个文件 E:\data.dat, 这是文件管理阶段处理数据的方式 图 1-4 文件系统中应用程序处理数据示例但是, 文件系统中的数据文件是为了满足特定业务领域, 或某部门的专门需要而设计的, 服务于某一特定应用程序, 数据和程序相互依赖 同一数据项可能重复出现在多个文件中, 导致数据冗余度大 这不仅浪费存储空间, 增加更新开销, 更严重的是由于不能统一修改容易造成数据的不一致性 文件系统存在的问题阻碍了数据管理技术的发展, 不能满足日益增长的信息需求, 这正是数据库技术产生的原动力, 也是数据库系统产生的背景 3. 数据库管理阶段数据库管理阶段始于 20 世纪 60 年代后期, 计算机软 硬件技术的快速发展, 促进了计算机管理技术的发展, 先是将数据有组织 有结构地存放在计算机内形成数据库, 然后是有了对数据进行统一管理和控制的软件系统, 即数据库管理系统, 如图 1-5 所示 图 1-5 数据库系统中应用程序与数据的关系 4

17 第 1 章数据库基础 这一时期计算机数据管理的主要特点如下 : (1) 以数据库的形式保存数据 在建立数据库时, 以全局的观点组织数据库中的数 据, 这样, 可以最大限度地减少数据的冗余 (2) 数据和程序之间彼此独立 数据具有较高的独立性 数据不再面向某个特定的 应用程序, 而是面向整个系统, 从而实现了数据的共享, 数据成为多个用户或程序共享的资源, 并且避免了数据的不一致性 (3) 按一定的数据模型组织数据 在数据库中, 数据按一定的数据模型进行组织 这样, 数据库系统不仅可以表示事物内部数据项之间的关系, 也可以表示事物与事物之间的联系, 从而反映出现实世界事物之间的联系 (4) 使用数据库管理系统 由数据库管理系统对数据资源进行统一的 集中的管理, 使数据具有相当好的易维护性和易扩充性, 极大地提高了程序运行和数据利用的效率 数据库技术效用凸现出来了 数据库管理系统 数据库的建立 使用和维护都是通过特定的数据库语言进行的 正如使用高级语言需要解释 / 编译程序的支持一样, 使用数据库语言也需要一个特定的支持软件, 这就是 数据库管理系统 (DataBase Management System,DBMS) 数据库管理系统是位于用户与操作系统之间的一层数据管理软件, 它建立在操作系统的基础上, 对数据库进行统一的管理 用户利用数据库管理系统提供的一整套命令, 可以对数据进行各种操作, 从而实现用户的数据处理要求 通常, 数据库管理系统应该具有下列功能 : (1) 数据定义功能 数据库管理系统能向用户提供 数据定义语言 (Data Definition Language,DDL), 用户通过它可以方便地对数据库中的数据对象进行定义, 如建立或删除数据库 基本表和视图等 (2) 数据操作功能 对数据进行检索和查询, 是数据库的主要应用 为此, 数据库管理系统向用户提供 数据操作语言 (Data Manipulation Language,DML), 支持用户对数据库中的数据进行查询 更新 ( 包括增加 删除 修改 ) 等操作 (3) 控制和管理功能 除 DDL 和 DML 两类语句外, 数据库管理系统还具有必要的控制和管理功能, 其中包括 : 在多用户使用时对数据进行的 并发控制 ; 对用户权限实施监督的 安全性检查, 数据的备份 恢复和转储功能 ; 对数据库运行情况的监控和报告等 通常数据库系统的规模越大, 这类功能也越强, 所以大型机数据库管理系统的管理功能一般比个人计算机数据库管理系统更强 (4) 数据字典 数据库管理系统通常提供数据字典功能, 以便对数据库中数据的各种描述进行集中管理 数据字典中存放了系统中所有数据的定义和设置信息, 如字段的属性 字段间的规则和记录间的规则 数据表间的联系等 用户可以利用数据字典功能, 为数据表的字段设置默认值 创建表之间的永久关系等 总之, 数据库管理系统是用户和数据库之间的交互界面, 在各种计算机软件中, 数 科学出版社职教技术出版中心 5

18 数据库基础与 Access 应用 据库管理系统软件占有极为重要的位置 用户只需通过它就能实现对数据库的各种操作与管理 在其控制之下, 用户在对数据库进行操作时可以不必关心数据的具体存储位置 存入方式以及命令代码执行的细节等问题, 就能完成对各种相关数据的处理任务, 而且可以保证这些数据的安全性 可靠性与一致性 目前, 有许多数据库管理系统产品, 它们以自己特有的功能, 在数据库市场上占有一席之地 下面简要介绍几种常用的数据库管理系统 1.Microsoft Access 作为 Microsoft Office 组件之一的 Microsoft Access 是在 Windows 环境下非常流行的桌面型数据库管理系统 使用 Microsoft Access 无需编写任何代码, 只需通过直观的可视化操作就可以完成大部分数据管理任务 在 Microsoft Access 数据库中, 包括许多组成数据库的基本要素 这些要素是存储信息的表 显示人机交互界面的窗体 有效检索数据的查询 信息输出载体的报表 提高应用效率的宏 功能强大的模块工具等 Access 不仅可以与 Word Excel 等办公软件进行数据交换和共享, 并且通过对象链接与嵌入技术可在数据库中嵌入和链接声音 图像等多媒体数据, 还可以通过 ODBC 与其他数据库相连, 作为后台数据库提供给其他开发工具 ( 如 PB VB Delphi), 实现数据交换和共享 2.Visual FoxPro Visual FoxPro 是 Microsoft 公司从 dbase FoxBase FoxPro for DOS 演化过来的一个相对简单的数据库管理系统 它的主要特点是自带编程工具, 即在 Visual FoxPro 中可以编写应用程序, 这是迄今为止仍然有许多用户的原因之一 3.Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server 是一种典型的关系型数据库管理系统, 可以在许多操作系统上运行, 使用 Transact-SQL 语言完成数据操作 由于 Microsoft SQL Server 是开放式的系统, 其他系统可以与它进行完好的交互操作, 最具代表性的产品为 SQL Server 2000 和 SQL Server 2005 其主要特点是: 只能在 Windows 平台上运行,SQL Server 因为与 Windows 紧密集成, 所以许多性能依赖于 Windows;SQL Server 简单易学, 操作简便, 且具有很高的性价比和最高的市场占有率 但在高端企业级功能上尚存在不足 4.Oracle Oracle 公司是全球最大的数据库软件公司 Oracle 是一个最早商品化的关系型数据库管理系统, 也是应用广泛 功能强大的数据库管理系统 Oracle 作为一个通用的数据库管理系统, 不仅具有完整的数据管理功能, 还是一个分布式数据库系统, 支持各种分布式功能, 特别是支持 Internet 应用 作为一个应用开发环境,Oracle 提供了一套界面 6

19 第 1 章数据库基础 友好 功能齐全的数据库开发工具 Oracle 使用 PL/SQL 语言执行各种操作, 具有可开放性 可移植性 可伸缩性等功能 特别是针对网格计算的 Oracle 10g, 可用于快速开发使用 Java 和 XML 语言的互联网应用和 Web 服务, 支持任何语言 任何操作系统 任何开发风格 开发生命周期的任何阶段, 以及所有最新的互联网标准, 其功能和稳定性都达到了一个新的水平 Oracle 主要用于高端企业级 5.DB2 DB2 是 IBM 公司研制的关系型数据库管理系统, 它能在所有主流的操作系统平台上运行, 如 UNIX Linux Windows OS/400 VM/VSE 等 DB2 具有与 Oracle 相同级别的高安全性, 并行性能佳 操作比较简单 DB2 最适于海量数据, 它在企业的应用最为广泛, 在全球 500 家最大的企业中, 约 85% 以上使用 DB2 数据库服务器 1.2 数据库系统 数据库系统 (DataBase System,DBS) 是指在计算机系统中引入数据库技术后的系统, 狭义地讲, 是由数据库 数据库管理系统构成 ; 广义而言, 是由计算机系统 数据库管理系统 数据库管理员 应用程序 维护人员和用户组成 数据库系统的组成 人们利用数据库可以实现有组织地 动态地存储大量的相关数据, 并提供数据处理和共享的便利手段, 为用户提供数据访问和所需的数据查询服务 一个数据库系统通常由 5 部分组成, 包括计算机硬件 数据库集合 数据库管理系统 相关软件和人员 (1) 计算机硬件 任何一个计算机系统都需要有存储器 处理器和输入输出设备等硬件平台, 一个数据库系统更需要有足够容量的内存与外存来存储大量的数据, 同时需要有足够快的处理器来处理这些数据, 以便快速响应用户的数据处理和数据检索请求 对于网络数据库系统, 还需要有网络通信设备的支持 (2) 数据库集合 数据库是指存储在计算机外部存储器上的结构化的相关数据集合 数据库不仅包含数据本身, 而且还包括数据间的联系 数据库中的数据通常可被多个用户或多个应用程序所共享 在一个数据库系统中, 常常可以根据实际应用的需要创建多个数据库 (3) 数据库管理系统 数据库管理系统是用来对数据库进行集中统一管理 帮助用户创建 维护和使用数据库的软件系统 数据库管理系统是整个数据库系统的核心 (4) 相关软件 除了数据库管理系统软件之外, 一个数据库系统还必须有其他软件的支持 这些软件包括 : 操作系统 与数据库接口的高级语言及其编译系统 应用软件开发工具等 对于大型的多用户数据库系统和网络数据库系统, 则还需要多用户系统软件和网络系统软件的支持 科学出版社职教技术出版中心 7

20 数据库基础与 Access 应用 (5) 人员 数据库系统的人员包括数据库管理员和用户 在大型的数据库系统中, 需要有专门的数据库管理员来负责系统的日常管理和维护工作 数据库系统的用户则可以根据应用程序的不同, 分为专业用户和最终用户 在数据库系统中, 各层次之间的相互关系如图 1-6 所示 图 1-6 数据库系统层次示意图 数据库系统的特点数据库系统的主要特点包括 : 数据结构化 数据共享 数据的冗余度 数据独立性以及统一的数据控制功能 1. 数据结构化数据库中的数据是以一定的逻辑结构存放的, 这种结构是由数据库管理系统所支持的数据模型决定的 数据库系统不仅可以表示事物内部各数据项之间的联系, 而且还可以表示事物和事物之间的联系 只有按一定结构组织和存放的数据, 才便于对它们实现有效的管理 实现整体数据的结构化, 是数据库的主要特征之一, 也是数据库系统与文件系统的本质区别 2. 数据共享数据共享是数据库系统最重要的特点 数据库中的数据能够被多个用户 多个应用程序所共享 此外, 由于数据库中的数据被集中管理 统一组织, 因而避免了不必要的数据冗余 与此同时, 还带来了数据应用的灵活性 8

21 第 1 章数据库基础 3. 最低的冗余度 在文件系统中, 数据不能共享, 当不同的应用程序所需要使用的数据有许多是相同 时, 也必须建立各自的文件, 这就造成了数据的重复, 浪费了大量的存储空间, 这也使得数据的修改变得困难, 因为同一个数据会存储于多个文件之中, 修改时稍有疏漏, 就会造成数据的不一致 而数据库具有最低的冗余度, 尽量地减少系统中的不必要的重复数据, 在有限的存储空间内存放更多的数据, 也提高了数据的正确性 4. 数据独立性 在数据库系统中, 数据与程序基本上是相互独立的, 其相互依赖的程度已大大减小 对数据结构的修改将不会对程序产生影响或者没有大的影响 反过来, 对程序的修改也不会对数据产生影响或者没有大的影响 5. 统一的数据控制 数据库系统必须提供必要的数据安全保护措施 进行统一的数据控制, 简述如下 : (1) 安全性控制 数据库系统提供了安全措施, 使得只有合法的用户才能进行其权限范围内的操作, 以防止非法操作造成数据的破坏或泄密 (2) 完整性控制 数据的完整性包括数据的正确性 有效性和相容性 数据库系统提供了必要的手段来保证数据库中的数据在处理过程中始终符合其事先规定的完整性要求 (3) 并发操作控制 对数据的共享将不可避免地出现对数据的并发操作, 即多个用户或多个应用程序同时使用同一个数据库 同一个数据表或同一条记录 不加控制的并发操作将导致相互干扰而出现错误的结果, 并使数据的完整性遭到破坏, 因此必须对并发操作进行控制和协调 通常采用数据锁定的方法来处理并发操作, 如当某个用户访问并修改数据时, 先将该数据锁定, 只有当这个用户完成对此数据的写操作之后才消除锁定, 才允许其他的用户访问此数据 (4) 故障发现和恢复控制 在数据库系统运行中, 由于用户操作失误和硬件及软件的故障, 可能使数据库遭到局部性或全局性损坏, 但系统能进行应急性处理, 把数据库恢复到正确状态 一般而言, 数据库关注的是数据, 数据库管理系统强调的是系统软件, 数据库系统则侧重的是数据库的整个运行系统 数据库的体系结构 科学出版社职教技术出版中心 为了实现和保持数据库在数据管理中的优势, 特别是实现数据的独立性, 应对数据库的结构进行有效设计 现有的大多数数据库管理系统在总体上都保持了三级模式的结构特征, 这种三级结构的组织形式称为数据库的体系结构或数据抽象的三个级别 9

22 数据库基础与 Access 应用 1. 三级数据视图数据抽象的三个级别又称为三级数据视图, 即外部视图 全局视图和存储视图 它们是不同层次用户从不同角度所看到的数据组织形式 (1) 外部视图 第一层的数据组织形式是面向应用的, 是应用程序员开发应用程序时所使用的数据组织形式, 是人们所看到的数据的逻辑结构, 是用户数据视图, 并称为外部视图 外部视图可有多个 这一层的最大特点是以各类用户的需求为出发点, 构造出满足其需求的最佳逻辑结构 (2) 全局视图 第二层的数据组织形式是面向全局应用的, 是全局数据的组织形式, 是数据库管理人员所看到的全体数据的逻辑组织形式, 并称为全局视图, 全局视图仅有一个 这一层的特点是构造出对全局应用最佳的逻辑结构形式 (3) 存储视图 第三层的数据组织形式是面向存储的, 是按照物理存储最优的策略所组织的形式, 是系统维护人员所看到的数据结构, 并称为存储视图 存储视图只有一个 这一层的特点是构造出物理存储最佳的结构形式 外部视图是全局视图的逻辑子集, 全局视图是外部视图的逻辑汇总和综合, 存储视图是全局视图的具体实现 三级视图之间的联系由二级映射实现 其中, 外部视图和全局视图之间的映射称为逻辑映射, 全局视图和存储视图之间的映射称为物理映射 2. 三级模式结构三级视图是用图 表等形式描述的, 具有简单 直观的优点 但是, 这种形式目前还不能被计算机直接识别 为了在计算机系统中实现数据的三级组织形式, 必须用计算机可以识别的语言对其进行描述 DBMS 提供了这种数据描述语言 (Data Description Language,DDL), 并称用 DDL 精确定义数据视图的程序为模式 与三级视图对应的是三级模式, 即 : (1) 外模式 定义外部视图的模式称外模式, 也称子模式 外模式是数据的局部逻辑结构描述, 也是数据库用户看到和使用的数据视图 一个子模式可以由多个用户共享, 而一个用户只能使用一个子模式 (2) 模式 模式又称逻辑模式或概念模式 它是数据库中全体数据的全局逻辑结构和特征的描述 其中, 逻辑结构的描述包括记录的类型 ( 组成记录的数据项名 类型 取值范围等 ), 还有记录之间的联系, 数据的完整性 安全保密要求等 (3) 内模式 内模式又称存储模式, 也称物理模式 它是数据在数据库中的内部表示 存储结构的描述包括记录值的存储方式和索引的组织方式等 数据库的三级模式的结构如图 1-7 所示 数据库系统的三级模式是对数据的三级抽象, 数据的具体组织由数据库管理系统负责, 用户只是逻辑地处理数据, 而不必考虑数据在计算机中的物理表示和存储方法 为了实现上述三个抽象级别的模式联系和转换, 数据库管理系统在这三层结构之间提供了 10

23 第 1 章数据库基础 两层映像 : 外模式 / 模式映像和模式 / 内模式映像 所谓映像就是存在某种对应关系 两 层映像使数据库管理中的数据具有两个层次的独立性 : 一个是数据的物理独立性, 另一个是数据的逻辑独立性 图 1-7 数据库系统的三级模式结构 模式和内模式之间的映像是数据的全局逻辑结构和数据的存储结构之间的映像 因为数据库中只有一个模式, 也只有一个内模式, 所以模式 / 内模式映像是唯一的 当数据库的存储结构改变时, 如存储数据库的硬件设备发生变化或存储方法变化时, 引起内模式的变化, 此时模式 / 内模式之间的映像也必须进行相应的变化以使模式保持不变 换句话说, 模式 / 内模式映像保证了数据的物理独立性 外模式和模式之间的映像是数据的全局逻辑结构和数据的局部逻辑结构之间的映像 对于每一个外模式, 数据库系统都有一个外模式 / 模式映像 如数据管理的范围扩大或某些管理的要求发生改变后, 数据的全局逻辑结构发生变化, 对于不受该全局变化影响的局部而言, 最多只需对外模式 / 模式的映像作相应改变, 而基于这些局部逻辑结构所开发的应用程序就不必修改, 从而保证了数据的逻辑独立性 很明显, 模式 / 内模式的映像是数据物理独立性的关键, 外模式 / 模式的映像是数据逻辑独立性的关键 如果数据库物理结构发生改变, 用户和用户的应用程序能相对保持不变, 那么系统就有了物理独立性 同样, 如果数据的逻辑结构改变了, 用户和用户的应用程序能相对保持不变, 那么系统就有了逻辑独立性 新型数据库系统 科学出版社职教技术出版中心 随着数据库技术的不断发展和应用领域的拓展, 出现了许多新型的数据库系统 下面介绍几种典型的新型数据库系统 11

24 数据库基础与 Access 应用 1. 分布式数据库物理上分布在不同的地方, 通过网络互联, 逻辑上可以看成一个整体的数据库称为分布式数据库 分布式数据库是数据库技术与网络技术相结合的产物, 是数据库领域的重要分支 分布式数据库的研究始于 20 世纪 70 年代中期 世界上第一个分布式数据库系统 SDD-1 是由美国计算机公司于 1979 年在 DEC 计算机上实现的 20 世纪 90 年代以来, 分布式数据库系统进入商品化应用阶段, 传统的关系数据库产品均发展成以计算机网络及多任务操作系统为核心的分布式数据库产品 分布式数据库没有专门的数据库管理系统, 目前, 许多大型数据库管理系统都支持分布式数据库, 如 Oracle Sybase 达梦 Ⅱ 号 (DM2) 等 DM2 是国内具有自主知识产权的分布式多媒体数据库, 由华中科技大学开发, 已经应用在许多系统中 2. 面向对象数据库面向对象数据库是面向对象技术与先进的数据库技术进行有机结合而形成的新型数据库系统 传统的数据库主要存储结构化的数值和字符等信息, 而面向对象数据库能够方便地存储如声音 图形 图像 视频等复杂信息的对象 目前, 面向对象数据库系统的实现一般有两种方式 : 一种是在面向对象的设计环境中加入数据库功能, 因为其中的如对象标识符等各种概念在传统的关系型数据库中无对应的东西, 所以数据难以实现共享 ; 另一种则是对传统数据库进行改进, 使其支持面向对象数据模型, 是许多传统的如 Oracle 等数据库管理系统实现面向对象数据库的方法, 它的好处是可以直接借用关系型数据库已有的成熟经验, 可以和关系数据库共享信息, 缺点是需要专门的应用程序进行中间转换, 将损失性能 3. 多媒体数据库多媒体数据库是数据库技术与多媒体技术相结合的产物 传统的数据库管理系统在处理大字节的数据类型时, 采取了复杂的方法 但对于要求处理大量图形 图像 音频 视频等多媒体数据时, 这些方法就显得无能为力了 因此, 如何存储和使用这些具有海量数据量的多媒体数据就成为摆在数据库研究与开发人员面前的重要课题 从技术角度讲, 多媒体数据库涉及了诸如图像处理技术 音频处理技术 视频处理技术 三维动画技术 海量数据存储与检索技术等多方面的技术, 如何综合处理这些技术是多媒体数据库技术需要解决的问题 4. 数据仓库数据仓库是一个面向主题的 集成的 相对稳定的 随时间变化的数据集合, 它把关系数据库系统由传统事务性处理进一步发展为决策制定 数据仓库并不是一个新的平台, 而是一个新的概念, 它仍然使用传统的数据库管理系统 12

25 第 1 章数据库基础 数据仓库是一个处理过程, 该过程从历史的角度组织和存储数据, 并能集成地进行 数据分析 换句话说, 数据仓库是一个很大的数据库, 提供用户用于决策支持的当前和历史数据, 这些数据在传统的操作型数据库中很难或不能得到 数据仓库技术是为了有效的把操作型数据集成到统一的环境中, 以提供决策型数据访问的各种技术和模块的总称 5. 工程数据库 工程数据库是一种能存储和管理各种工程设计图形和工程设计文档, 并能为工程设计提供各种服务的数据库 工程数据库是针对计算机辅助系统领域的需求而提出来的, 目的是利用数据库技术对各类工程对象有效地进行管理, 并提供相应的处理功能及良好的设计环境 工程数据库具有数据结构复杂 相互关系紧密及数据量大等特点 6. 空间数据库 空间数据库系统是描述 存储与处理具有位置 形状 大小 分布特征及空间关系等属性的空间数据及其属性数据的数据库系统 它随着地理信息系统 GIS 的开发与应用而发展起来的数据库新技术 目前, 空间数据库仍然是利用关系数据库管理系统对地理信息进行物理存储 近年来, 我国在空间数据库的研究和应用上取得了巨大的成就, 开发了多种国家级的实用系统, 如基础地理信息空间数据库 国士资源环境空间数据库 城市基础空间数据库 海洋空间数据库等 7. 嵌入式数据库与移动数据库 关系数据库的另一个发展方向是微型化, 其主要应用领域是嵌入式系统和移动通信领域 嵌入式移动数据库系统是支持移动计算或某种特定计算模式的数据库管理系统, 这种系统把数据库系统与操作系统 具体应用集成在一起, 运行在各种智能型嵌入设备或移动设备上 由于嵌入在移动设备上的数据库系统涉及数据库技术 分布式计算技术以及移动通讯技术等多个学科领域, 目前已经成为一个十分活跃的研究和应用领域 嵌入式移动数据库, 或简称为移动数据库 (EMDBS) 1.3 数据模型 模型是对现实世界的模拟, 如要盖一栋大楼, 设计者会使用模型来表达自己的设计理念, 哪里要有电梯, 哪边要有景观, 通过模型, 让参观者更能清楚明了 模型是现实世界特征的模拟和抽象 数据模型 (Data Model) 也是一种模型, 它是现实世界数据特征的抽象 数据库是某个企业 组织或部门所涉及的数据的综合, 它不仅要反映数据本身的内 科学出版社职教技术出版中心 13

26 数据库基础与 Access 应用 容, 而且要反映数据之间的联系 由于计算机不可能直接处理现实世界中的具体事物, 所以人们必须事先把具体事物转换成计算机能够处理的数据 在数据库中应用数据模型这个工具来抽象 表示和处理现实世界中的数据和信息 通俗地讲数据模型就是现实世界的模拟 在数据库系统中针对不同的使用对象和应用目的, 采用不同的数据模型 不同的数据模型实际上是提供给我们模型化数据和信息的不同工具 根据模型应用的不同目的, 可以将这些模型划分为两类, 它们分属于两个不同的层次 一类模型是概念模型, 它是按用户的观点来对数据和信息建模, 它并不依赖于具体的计算机系统, 不是某一个数据库管理系统支持的模型, 而是概念级的模型, 主要用于数据库设计 ; 另一类模型是数据模型, 它是按计算机系统的观点对数据建模, 主要用于数据库管理系统的实现, 各种机器上实现的数据库管理系统软件都是基于某种数据模型的 下面先介绍数据模型的共性 : 数据模型的组成要素, 然后分别介绍两类不同的数据模型 数据模型的组成要素如果抽象出数据模型的共性并加以归纳, 则数据模型可严格定义成一组概念的集合 这些概念精确地描述了系统的静态特性 动态特性和完整性约束条件 数据模型的基本要素包括数据结构 数据操作和数据的完整性约束三部分 1. 数据结构数据结构是所研究的对象类型的集合 这些对象是数据库的组成成分, 数据结构指对象和对象间联系的表达和实现, 是对系统静态特征的描述 数据结构包括两个方面 : 一是数据本身 ( 类型 内容 性质 ), 例如关系模型中的域 属性 关系等 ; 二是数据之间的联系, 数据之间是如何相互关联的, 例如关系模型中的主键 外键联系等 在数据库系统中, 通常按照数据结构的类型来命名数据模型, 如层次结构 网状结构 关系结构分别命名为层次模型 网状模型和关系模型 2. 数据操作数据操作指对数据模型中各种对象的实例允许执行的操作集合 且主要是指检索和更新 ( 插入 删除 修改 ) 两类操作 数据模型必须定义这些操作的确切含义 操作符号 操作规则 ( 如优先级 ) 以及实现操作的语言 数据操作是对系统动态特性的描述 3. 数据完整性约束数据完整性约束是一组完整性规则的集合, 它规定数据库状态及状态变化所应满足的条件, 以保证数据的正确性 有效性和相容性 例如, 在关系模型中, 任何关系必须满足实体完整性和参照完整性 此外, 为了满足用户的实际需求, 数据模型还应该提供 14

27 第 1 章数据库基础 定义完整性约束条件的机制 概念模型 概念模型不涉及信息在计算机内的表示和处理等问题, 纯粹用来描述信息的结构 这类模型要求表达的意思清晰, 应当正确地反映出数据之间存在的整体逻辑关系, 即使不是计算机专业人员也很容易理解 在实际的数据库系统开发过程中, 概念模型是数据库设计人员进行数据库设计的有力工具, 也是数据库设计人员和用户之间进行交流的语言 1. 实体的描述 现实世界存在各种事物, 事物与事物之间存在着联系 这种联系是客观存在的, 是由事物本身的性质所决定的 例如, 学校的教学系统中有教师 学生 课程, 教师为学生授课, 学生选修课程并取得成绩 ; 图书馆中有图书和读者, 读者借阅图书等 如果管理的对象较多或者比较特殊, 事物之间的联系就可能较为复杂 (1) 实体 实体 (entity) 是客观存在的可以相互区别的事物 实体可以是实际的事物, 例如一个学生 一台计算机等 ; 也可以是抽象的事件, 例如一个创意 一场比赛等 (2) 属性 描述实体的特性称为属性 (attribute), 不同实体是由其属性的不同而被区分的 例如, 学生实体用学号 姓名 性别 出生日期 专业等若干个属性来描述 ; 图书实体用书号 分类号 书名 作者 单价 出版社等多个属性来描述 (3) 键 唯一标识实体的属性集称为键 (primary key) 例如, 学号是学生实体的键 (4) 域 属性的取值范围就是这个属性的域 (domain) 例如性别的取值范围是 男 或者 女 (5) 实体型与实体值 实体用型 (type) 和值 (value) 来表征 型是概念的内涵, 值是概念的实例 属性的集合表示一种实体的类型, 称为实体型 (entity type) 通常使用实体名和属性名的集合来描述实体型 例如, 学生实体的实体型可描述为学生 ( 学号 姓名 性别 出生日期 专业 ), 表达的是学生的共性, 而图书实体的实体型可描述为图书 ( 书号 分类号 书名 作者 单价 出版社 ), 表达的是图书的共性, 两者是不同的实体型 实体值 (entity value) 是实体的实例, 是属性值的集合 如刘晓明是一个学生实体, 刘晓明实体的值是 , 刘晓明, 男,92/02/17, 工商 ; Access 数据库技术及应用 是一个图书实体, 该实体的值是 ,TP ,Access 数据库技术及应用, 聂玉峰,39.80, 科学出版社 (6) 实体集 同一类型的实体集合称为实体集 (entity set), 例如所有的在册学生的信息构成一个实体集, 所有的馆藏图书是另一个实体集 这是因为设置的属性不同, 把它们划分在不同的实体集中 在 Access 中, 用 表 来存放同一类实体, 即实体集 例如学生表 图书表等 Access 的一个表包含若干个字段, 表中所包含的字段就是实体的属性 字段值的集合组 科学出版社职教技术出版中心 15

28 数据库基础与 Access 应用 成表中的一条记录, 代表一个具体的实体, 即每一条记录表示一个实体 2. 实体间的联系及联系的方式 实体之间的相互关系称为联系, 它反映了客观事物之间相互依存的状态 在数据库系统中要解决如何描述联系 实现联系 处理联系等问题 两个不同实体集的实体间有一对一 一对多 多对多三种联系方式 (1) 一对一联系 一对一联系 (one-to-one relationship) 简记为 1 1 如果实体集 E1 中每个实体至多与实体集 E2 中的一个实体有联系, 反之亦然, 则称实体集 E1 和实体集 E2 具有一对一联系, 如图 1-8(a) 所示 例如一个班只能有一个班长, 一个班长不能同时在其他班再担任班长, 在这种情况下班级和班长两个实体集之间存在一对一联系 (2) 一对多联系 一对多联系 (one-to-many relationship) 简记为 1 n 如果实体集 E1 中每个实体与实体集 E2 中的 n 个实体 (n 0) 有联系, 而实体集 E2 中的每个实体在实体集 E1 中至多有一个实体与之有联系, 则称实体集 E1 和实体集 E2 具有一对多联系, 如图 1-8(b) 所示 例如对于学生和学院两个实体集, 一个学生只能在一个学院里注册, 而一个学院有很多个学生, 学院与学生之间则存在一对多联系 (3) 多对多联系 多对多联系 (many-to-many relationship) 简记为 m n 如果实体集 E1 中每个实体与实体集 E2 中的多个实体有联系, 反之亦然, 则称实体集 E1 和实体集 E2 具有多对多联系, 如图 1-8(c) 所示 例如对于学生和选课两个实体集, 一个学生可以选修多门课程, 一门课程由多个学生选修 因此, 学生和选课间存在多对多联系 图 1-8 实体间联系示意三种联系方式中, 基本的是一对多联系, 因为一对多包含了一对一, 而多对多可以转换为一对多 3. 概念模型的表示方法概念模型的表示方法很多, 目前最常用的方法是 P.P.Chen 于 1976 年提出的实体 - 联 16

29 第 1 章数据库基础 系方法 (entity-relationship approach), 该方法用 E-R 图来描述现实世界的概念模型,E-R 方法也称为 E-R 模型 E-R 模型有两个明显的优点 : 一是简单明了, 容易理解, 并能真实表达现实世界的客观需求 ; 二是独立于计算机, 与具体的 DBMS 无关, 用户易于接受 E-R 图有三个基本成分 : (1) 实体集 简称实体, 用矩形表示, 矩形框内写明实体名 (2) 属性 用椭圆形表示, 椭圆框内写明属性名, 对组成键的属性名加下划线, 并用直线将其与相应的实体连接起来 (3) 联系 用菱形表示, 菱形框内写明联系名, 并用直线分别与有关实体连接起来, 同时在直线旁标上联系的方式, 即注明是 n 或 m n 联系 图 1-9 就是学生与学院联系的 E-R 图 从图中可以看出, 学生实体和学院实体各有 5 个属性, 学号 为 学生 实体的键, 学院编号 为 学院 实体的键, 学院 对 学生 是一对多联系 图 1-9 学生与学院的一对多 E-R 图 一般地, 两个以上的实体集之间也存在着一对一 一对多或多对多联系 例如, 有 三个实体集 : 供应商 项目 零件, 一个供应商可以供给多个项目多种零件, 而每个项目可以使用多个供应商供应的零件, 每种零件可由不同供应商供给, 由此看出供应商 项目 零件三者之间是多对多的联系, 如图 1-10 所示 同一个实体集内的各实体之间也可以存在一对一 一对多 多对多的联系 例如职工实体集内部具有领导与被领导的联系, 即某一职工 ( 干部 ) 领导 若干名职工, 而一个职工仅被另外一个职工直接领导, 因此这是一对多的联系, 如图 1-11 所示 需要注意的是, 如果一个联系具有属性 则这些属性也要用直线与该联系连接起来 例如图 1-10 中, 用 供应量 来描述联系 供应 的属性, 表示某供应商供应了多少数量的零件给某个项目 那么这三个实体及其之间联系的 E-R 图表示为如图 1-12 所示 科学出版社职教技术出版中心 17

30 数据库基础与 Access 应用 图 1-10 三个实体之间的多对多联系 图 1-11 一个实体之间的一对多联系 图 1-12 联系的属性 例 1.1 用 E-R 图来表示某个工厂物资管理的概念模型 设计 E-R 图的步骤如下 : 1 设计实体及其属性和键 物资管理涉及的实体有 : a) 仓库 : 仓库号, 面积, 电话号码 ; 键为仓库号 b) 零件 : 零件号, 名称, 规格, 单价, 描述 ; 键为零件号 c) 供应商 : 供应商号, 姓名, 地址, 电话号码, 账号 ; 键为供应商号 d) 项目 : 项目号, 预算, 开工日期 ; 键为项目号 e) 职工 : 职工号, 姓名, 年龄, 职称 ; 键为职工号 以上实体及其属性如图 1-13 所示 2 设计两两实体之间的联系 物资管理中实体之间的联系如下 : a) 一个仓库可以存放多种零件, 一种零件可以存放在多个仓库中, 因此仓库和零件具有多对多的联系 用库存量来表示某种零件在某个仓库中的数量 b) 一个仓库有多个职工当仓库保管员, 一个职工只能在一个仓库工作, 因此仓库和职工之间是一对多的联系 c) 职工之间具有领导 - 被领导关系 即仓库主任领导若干保管员, 因此职工实体集中具有一对多的联系 18

31 第 1 章数据库基础 图 1-13 实体及其属性图 d) 供应商 项目和零件三者之间具有多对多的联系 即一个供应商可以供给若干项目多种零件, 每个项目可以使用不同供应商供应的零件, 每种零件可由不同供应商供给 实体之间的联系如图 1-14 所示 图 1-14 实体及其联系图 3 所有实体之间的联系设计完后, 再将这些 E-R 图合并为一个总的 E-R 图 在这个过程中要去掉多个实体和属性间的命名冲突和联系冲突, 生成一个完整的 满足应用 需求的全局 E-R 图 工厂物资管理系统的 E-R 图如图 1-15 所示 E-R 图不是唯一的, 根据强调的侧面不同做出的 E-R 图可能有很大差别 用 E-R 图表示的概念模型独立于具体的 DBMS 所支持的数据模型, 它是各种数据模型的共同 基础 科学出版社职教技术出版中心 19

32 数据库基础与 Access 应用 图 1-15 工厂物资管理 E-R 图 数据模型数据模型是能够在计算机中实现的模型, 它有严格的形式化定义 数据库中的数据是按一定的逻辑结构存放的, 数据模型就直接面向数据库的逻辑结构, 任何一个数据库管理系统都是基于某种数据模型的 在数据库领域中常用的数据模型有层次模型 (hierarchical model) 网状模型(network model) 关系模型(relational model) 和面向对象模型 (object oriented model) 1. 层次模型层次模型 (hierarchical model) 其结构犹如一棵倒置的大树, 因而也称其为树状结构, 如图 1-16 所示 层次模型具有如下特点 : 1 有且仅有一个根结点, 其层次最高 2 一个父结点向下可以有若干个子结点, 而一个子结点向上只有一个父结点 3 同层次的结点之间没有联系 层次模型的优点是结构简单 层次清晰并且易于操作, 可利用树状数据结构来完成 每一个结点有其具体的功能, 如果需要寻找较远的结点, 则必须先往上通过很多父结点, 然后再往下寻找另一个结点 显然, 对于一个较大的数据库将会消耗很多搜索时间 层次模型在不同结点之间只允许存在单线联系, 不能直接表示多对多的联系, 难以实现对复杂数据关系的描述 因此只适合于描述类似于目录结构 行政编制 家族关系及书目章节等信息载体的数据结构 20

33 第 1 章数据库基础 图 1-16 层次型数据模型 2. 网状模型 网状模型 (network model) 的结构如图 1-17 所示 网状模型具有如下特点 : 1 一个结点可以有多个父结点, 如 教师 课程 学生 任课 和 选课 都有两个父结点 2 可以有一个或一个以上的结点无父结点, 如 大学 没有父结点 3 两个结点之间可以有多个联系 网状模型比层次模型更具有灵活性, 更适于管理在数据之间具有复杂联系的数据 库 明显的缺点是路径太多, 当加入或删除数据时, 涉及相关数据太多, 不易维护与重建 网状模型表达能力强, 它能反映实体间的多对多的联系, 但网状模型在概念上 结构上和使用上都比较复杂, 而且对计算机的硬件环境要求较高 网状模型和层次模型都是按图论理念建立起来的, 在本质上是类似的, 它们都是用结点表示实体, 用连线表示实体之间的联系 图 1-17 网状型数据模型 科学出版社职教技术出版中心 21

34 数据库基础与 Access 应用 3. 关系模型关系模型 (relational model) 是一种易于理解并具有较强数据描述能力的数据模型 1970 年, 美国人 E.F.Cood 提出了关系模型的概念, 首次运用数学方法来研究数据库的结构和数据操作, 将数据库的设计从以经验为主提高到以理论为指导 关系模型中的数据逻辑结构是一张二维表, 它由行和列组成 : 一个关系对应于一张表, 表中的一列表示实体的一项属性, 称为一个字段 ; 表中的一行包含了一个实体的全部属性值, 称为一个记录 表 1-1 所示的学生基本情况表就是一个典型的关系模型数据集合的例子 表 1-1 学生基本情况表 (XS) 学号 姓名 性别 专业 入学成绩 刘晓明 男 会计 林利利 女 会计 王中华 男 人力 549 关系模型的特点是 : 1 描述一致性 无论是实体还是实体之间的联系都用关系来表示 2 可以直接表示多对多联系 如 教师任课表 可表示一个教师担任几个班的教学, 也可表示一个班有几个教师任教 3 关系规范化 二维表格中每一栏目都是不可分的数据项, 即不允许表中有表 4 数学基础严密 5 概念简单, 操作方便 用户对数据的检索是从原来的表中得到一张新表, 具体操作毋需用户关心, 数据的独立性高 4. 面向对象模型面向对象模型 (Object Oriented Model, 简称 OO 模型 ) 是近几年来发展起来的一种新兴的数据模型 该模型是在吸收了以前的各种数据模型优点的基础上, 借鉴了面向对象的程序设计方法而建立的一种模型 一个 OO 模型是用面向对象观点来描述现实世界实体 ( 对象 ) 的逻辑组织 对象间限制及联系等的模型 这种模型具有更强的表示现实世界的能力, 是数据模型发展的一个重要方向 目前对于 OO 模型还缺少统一的规范说明, 尚没有一个统一的严格的定义 但在 OO 模型中, 面向对象的核心概念构成了面向对象数据模型的基础, 这一点已取得了高度的共识 目前应用最广泛的是关系数据模型, 自 20 世纪 80 年代以来, 软件开发商提供的数据库管理系统几乎都支持关系模型, 数据库技术的研究与应用绝大多数以关系数据库为基础 22

35 第 1 章数据库基础 1.4 关系数据库系统 关系数据库系统 (Relation DataBase System,RDBS) 是采用关系模型作为数据的组 织方式 目前, 关系数据库以其完备的理论基础 简单的模型和使用的便捷性等优点获得了广泛的应用 本节将结合 Access 集中介绍关系数据库系统的基本概念 关系模型中常用的术语 关系模型的用户界面非常简单, 一个关系的逻辑结构就是一张二维表 这种用二维表的形式表示实体和实体间联系的数据模型称为关系数据模型 在使用关系模型时, 经常用到下面的一些术语 (1) 关系 一个关系 (relation) 可以理解为一个满足某些约束条件的二维表, 如表 1-1 所示的学生基本情况表就是一个关系, 关系名为 XS (2) 元组 表中的一行称为一个元组 (tuple), 元组与文件中的一条具体记录相对应, 如表 1-1 中学生基本情况表有 3 个元组 (3) 属性 表中的一列称为一个属性 (attribute), 在文件中一个属性对应一个字段, 每一列有一个属性名, 即字段名 如表 1-1 中学生基本情况表有 5 个字段, 则有 5 个属性 (4) 域 域 (domain) 表示各个属性的取值范围, 如表 1-1 中属性 性别 的域是 男 或者 女, 而属性 入学成绩 的域是 0~750 (5) 表结构 表结构 (structure) 是二维表中的第一行, 表示组成该表的各个字段名称 在创建表结构时, 还应具体指出每个字段的数据类型 取值范围和大小等 (6) 关系模式 关系模式是对关系结构的描述, 表示为如下的格式 : 关系名 ( 属性名 1, 属性名 2,, 属性名 n) 一个关系模式对应一个关系的结构, 例如一个选课关系模式可以表示为如下形式 : 选课 ( 学号, 课程号, 成绩 ) (7) 候选键 关系中的某个属性或属性组, 能够唯一地确定一个元组, 则称为候选键 (Candidate Key) 或候选关键字 在一个关系中可以有若干候选键, 当组成键的属性个数大于 1 时, 称之为复合键 (8) 主键 主键 (primary key) 是指从候选键中指定的某一个, 也叫主关键字 包含在其中的属性称为主属性, 不包含在任何候选键中的属性称为非主属性 如表 1-1 中的 学号 可以唯一确定一个学生, 即可作为本关系中的主键 而 姓名 有可能出现重名, 就不能作为主键 例 1.2 举例说明候选键与主键之间的区别 现有关系 学生 和 教师, 其关系模式如表 1-2 所示 科学出版社职教技术出版中心 23

36 数据库基础与 Access 应用 表 1-2 学生和教师关系模式关系模式候选键主键学生 ( 学号, 姓名, 性别, 专业, 入学成绩 ) 学号学号教师 ( 工号, 姓名, 性别, 职称, 部门,ID) 工号,ID 工号在关系 学生 中, 只有一个候选键 学号, 所以理所当然成为主键 ; 而在关系 教师 中存在两个候选键 工号 ID ( 身份证号 ), 只能从中指定一个候选键作为主键, 这里指定工号为主键 这个实例说明, 一个关系模式可以有多个候选键, 但是只能有一个主键 (9) 外键 如果表中的一个属性不是本表的主键或候选键, 而与另外一个表的主键相对应, 则称这个属性是该表的外键 (foreign key), 也叫外部关键字 例如, 表 1-3 选课 关系中的属性 课程号 就是一个外键, 它的值取决于 课程 关系 ( 表 1-4) 中作为主键的 课程号 的值 它在 课程 关系中是主键, 但在 选课 关系中不是主键 对于 选课 关系来说, 课程号 是一个 外来的主键, 它用于实现与 课程 关系之间的联系 由此可见, 尽管关系数据库中表是独立存储的, 但是表与表之间可通过外键相互联系, 从而构成一个整体的逻辑结构 表 1-3 选课关系 表 1-4 课程关系 学号 课程号 成绩 课程号 课程名 学分 A01 84 A01 数学 B02 79 B02 英语 A01 92 C01 体育 2 (10) 主表和从表 主表和从表是指通过外键相关联的两个表, 其中以外键作为主键的表称为主表, 外键所在的表称为从表 例如, 上面的两个关系 选课 和 课程 通过外键 课程号 相关联, 以 课程号 作为主键的关系 课程 称为主表, 而以 课程号 作为外键的关系 选课 则是从表 (11) 关系数据库管理系统 关系数据库管理系统 (RDBMS) 就是管理关系数据库的计算机软件, 数据库管理系统使用户能方便地定义和操作数据, 维护数据的安全性和完整性, 以及进行多用户下的并发控制和恢复数据库等 E-R 图向关系模型的转换如前所述,E-R 图只是现实世界的纯粹反映, 与数据库具体实现毫无关系, 但它却是构造数据模型的依据 关系模型的逻辑结构是一组关系模式的集合,E-R 图则是由实体 实体的属性和实体之间的联系三个要素组成的 所以将 E-R 图转换为关系模型实际上就是要将实体 实体的属性和实体之间的联系转换为关系模式的集合, 下面分别介绍这种转换所遵循的一般规则 24

37 第 1 章数据库基础 1. 实体到关系模式的转换将 E-R 图中的一个实体集转换为一个同名关系模式, 实体的属性就是关系模式的属性, 实体的键就是关系模式的主键 例 1.3 将图 1-13 所示的实体仓库转换为关系模式如下 : 仓库 ( 仓库号, 面积, 电话号码 ) 其中, 转换后的关系模式名为仓库, 圆括号内列出的是关系的属性集, 主键为下划线标注的仓库号 很显然 E-R 图中的一个实体对应关系模式集合中的一个关系模式 2. 联系到关系模式的转换对于 E-R 图中的联系, 情况比较复杂, 要根据实体联系方式的不同, 采取不同的手段加以实现 1) 两实体间 1 1 联系若两实体间的联系为 1 1, 可在两个实体转换成的两个关系模式中, 将任意一个关系模式的主键和联系的属性加入另一个关系模式中 例 1.4 公司与总经理之间 1 1 联系的 E-R 图如图 1-18 所示, 将其转换为关系模型 图 联系的 E-R 图 公司和总经理各转换为一个关系模式,1 1 联系 任职 可以通过在总经理关系模 式中加入公司名和任期来实现转换 对应的关系模型如下 : 公司 ( 公司名, 地址, 性质, 主要产品 ) 总经理 ( 职工号, 姓名, 性别, 电话, 任期, 公司名 ) 当然也可以在公司关系模式中加入总经理的主键 职工号, 转换为另一种关系模型 : 公司 ( 公司名, 地址, 性质, 主要产品, 职工号 ) 总经理 ( 职工号, 姓名, 性别, 电话, 任期 ) 2) 两实体间 1 n 联系 若两实体间的联系为 1 n, 可将 1 方实体的主键加入 n 方实体对应的关系模 式中作为外键, 同时把联系的属性也一并加入 n 方对应的关系模式中 科学出版社职教技术出版中心 25

38 数据库基础与 Access 应用 例 1.5 仓库和职工之间存在 1 n 的联系, 其 E-R 图如图 1-19 所示, 将其转换为 关系模型 图 n 联系的 E-R 图先将两个实体转换为两个关系模式, 然后把 1 方 ( 仓库 ) 的主键 仓库号 加入 n 方 ( 职工 ) 关系模式中作为外键, 用以实现 1 n 的 工作 联系 对应的关系模型如下 : 仓库 ( 仓库号, 面积, 电话号码, 职工号 ) 职工 ( 职工号, 姓名, 年龄, 职称, 仓库号 ) 3) 两实体间 m n 联系对于两实体间 m n 联系, 必须将 联系 转换成一个独立的关系模式, 其属性为两端实体的主键加上联系本身的属性, 联系关系模式的主键为复合键, 由两端实体的主键组合而成 例 1.6 仓库和零件之间存在 m n 的联系, 其 E-R 图如图 1-20 所示, 将其转换为关系模型 图 1-20 m n 联系的 E-R 图先将两个实体转换为两个关系模式, 然后将两实体之间的 m n 联系也转换成一个关系模式 联系关系模式的属性由两端实体的主键和联系本身的属性构成 对应的关系模型如下 : 仓库 ( 仓库号, 面积, 电话号码 ) 26

39 第 1 章数据库基础 零件 ( 零件号, 名称, 规格, 单价, 描述 ) 库存 ( 仓库号, 零件号, 数量 ) 对于三个或三个以上实体间 m n 的多元联系, 必须将 联系 转换成一个独立的关系模式, 该关系模式中最少应包括被它联系的各个实体的主键, 若是联系有属性, 也要归入到这个关系模式中, 这种情况与两个实体间 m n 联系类似 关系数据模型的特点关系模型看起来简单, 但是并不能把日常手工管理所用的各种表格, 按照一张表一个关系直接存放到数据库系统中 在关系模型中对关系有一定的要求, 关系必须具有以下特点 : (1) 关系中的每一列不可再分 也就是说表中不能再包含表, 或者说, 每一个字段不能再细分为若干个字段 (2) 在同一个关系中不能出现相同的属性名 即不允许同一个表中有相同的字段名 (3) 关系中不允许有完全相同的元组 即不允许有完全相同的记录 (4) 关系中元组的次序无关紧要 也就是说, 任意交换两行的位置并不影响数据的实际含义 日常生活中经常见到的 排名不分先后 正反映这种意义 (5) 关系中列的次序无关紧要 任意交换两列的位置也不影响数据的实际含义 例如课程表里学时和学分哪个在前面都不重要, 重要的是实际数据 关系运算在对关系数据库进行查询时, 若要找到用户关心的数据, 就需要对关系进行一定的关系运算 关系的基本运算有两类 : 一类是传统的集合运算, 包括并 差 交等, 另一类是专门的关系运算, 包括选择 投影 连接等 对于比较复杂的查询操作可由几个基 本运算组合实现 关系运算的操作对象是关系, 运算的结果仍为关系 1. 传统的集合运算 进行并 差 交这几个传统的集合运算时, 要求参与运算的两个关系必须具有相同 的关系模式, 即相同的表结构 例如, 下面的两个关系 R( 表 1-5) 和 S( 表 1-6), 分 别代表了选修 计算机网络 和 多媒体技术 的学生 表 1-5 关系 R: 选修计算机网络的学生 表 1-6 关系 S: 选修多媒体技术的学生 学号姓名学号姓名 刘晓明 刘晓明 林利利 王中华 王中华 章京平 科学出版社职教技术出版中心 27

40 数据库基础与 Access 应用 1) 并两个具有相同结构的关系进行的并 (union) 运算是由属于这两个关系的所有元组组成的集合 例如,R 和 S 的并运算 (R S) 表示查询选修了课程的学生, 如表 1-7 所示 在进行并运算时, 要消除重复的元组 2) 差两个具有相同结构的关系 R 和 S 进行差 (difference) 运算, 如表 1-8 所示,R 与 S 的差 (R-S) 由属于 R 但不属于 S 的元组组成, 即差运算的结果是从 R 中去掉 S 中也有的元组, 而 S 与 R 的差 (S-R) 则由属于 S 但不属于 R 的元组组成, 即差运算的结果是从 S 中去掉 R 中也有的元组 3) 交两个具有相同结构的关系 R 和 S 进行交 (intersection) 运算, 其结果由既属于 R 又属于 S 的元组组成, 即交运算的结果是 R 和 S 中共同的元组 例如,R 和 S 的交 (R S) 表示既然选修了 计算机网络 又选修了 多媒体技术 的学生, 如表 1-9 所示 例 1.7 关系 R 和 S 的并 差 交运算的结果如下 : 表 1-7 R S 表 1-8 R-S 表 1-9 R S 学号 姓名 学号 姓名 学号 姓名 刘晓明 林利利 刘晓明 林利利 王中华 王中华 章京平 2. 专门的关系运算 1) 选择从指定关系中找出满足给定条件的元组的操作称为选择 (select) 选择是从行的角度对二维表内容进行的筛选, 即从水平方向抽取记录 经过选择运算得到的结果可以形成新的关系, 其关系模式不变, 但其中的元组是原关系的一个子集 例 1.8 从表 1-1 所示的学生关系中找出入学成绩在 550 分以上的元组, 组成新的关系 XS1( 表 1-10) 表 1-10 关系 XS1 学号 姓名 性别 专业 入学成绩 刘晓明 男 会计 林利利 女 会计 552 2) 投影从关系模式中指定若干个属性组成新的关系称为投影 (project) 投影是从列的角度对二维表内容进行的筛选或重组, 经过投影运算得到的结果也可以形成新的关系, 其关 28

41 第 1 章数据库基础 系模式所包含的属性个数往往比原关系少, 或者属性的排列顺序不同 投影运算提供了垂直调整关系的手段, 体现出关系中列的次序无关紧要这一特点 例 1.9 从学生关系中筛选所需的列( 学号, 姓名, 入学成绩 ), 组成新的关系 XS2 ( 表 1-11) 表 1-11 关系 XS2 学号 姓名 入学成绩 刘晓明 林利利 王中华 549 3) 连接连接 (join) 运算在两个关系中进行 每一个连接操作都包括一个连接条件和一个连接类型 连接条件决定运算结果中元组的匹配和属性的去留 ; 连接类型决定如何处理不符合条件的元组, 有内连接 自然连接 左外连接 右外连接 全外连接等 (1) 内连接 内连接 (inner join) 是按照公共属性值相等的条件连接, 并且不消除重复属性 (2) 自然连接 自然连接 (natural join) 是在内连接的基础上, 再消除重复的属性 ( 属于投影操作 ) 例 1.10 通过学生 选课和课程关系查询所有同学的数学成绩, 组成新的关系 XS3 首先需要把学生表和选课表连接起来, 连接条件必须指明两个表中的学号对应相等 ; 然后再对连接的结果按照课程号与课程表中的课程号相等, 并且课程名为数学的条件进行连接 ; 最后对学号 姓名 课程名 成绩几个属性进行投影, 得到新的关系 XS3 ( 表 1-12) 表 1-12 关系 XS3 学号 姓名 课程名 成绩 刘晓明 数学 林利利 数学 92 自然连接是连接的一个特例, 是最常用的连接运算, 在关系运算中起着重要作用, 本例就属于自然连接 (3) 左外连接 左外连接 (left join) 是在内连接的基础上, 保留左关系中不能匹配条件的元组, 并将右关系的属性值填空值 Null (4) 右外连接 右外连接 (right join) 类似左外连接 在内连接的基础上, 保留右 科学出版社职教技术出版中心 关系中不能匹配条件的元组, 并将左关系的属性值填空值 Null (5) 全外连接 全外连接 (full join) 是左外连接和右外连接的组合 综观所述可以归结出 : 选择和投影运算的操作对象只是一个表, 相当于对一个二维 表的数据进行横向或纵向的提取 而连接运算则是对两个或两个以上的表进行的操作, 如果需要连接两个以上的表, 应当进行两两关系连接 29

42 数据库基础与 Access 应用 总之, 在对关系数据库的操作中, 利用关系的选择 投影和连接运算, 可以方便地 在一个或多个关系中提取所需的各种数据, 建立或重组新的关系 关系的规范化 关系数据库是由若干张二维表组成的, 那么怎样才能使这些表建立得合理可靠, 简单实用, 具有较好的逻辑结构呢? 应采用的一个重要技术就是规范化技术 规范化的基本思想是消除关系模式中的数据冗余, 消除数据依赖中不合适的部分, 解决插入 更新 删除时发生的异常现象 这就要求关系数据库设计出来的关系模式要满足规范的模式, 即范式 (Normal Form,NF) 由于规范化的程度不同, 就产生了不同的范式 1. 第一范式 第一范式 (1NF) 是最基本的规范形式, 即在关系中要满足关系模型的基本性质, 消除重复属性, 且每个属性都是不可再分的基本数据项 例如, 表 1-13 所示的关系 score0 就不满足第一范式, 因为它的课程号 成绩和学分属性出现重复组, 不是单一值 解决方法是将所有的属性表示为不可分的数据项, 见表 1-14 转化后的关系即符合第一范式 表 1-13 非规范化的关系 score0 学号 姓名 性别 专业 课程号 成绩 学分 刘晓明 男 会计 A01 A02 C 林利利 女 会计 B01 A02 C 王中华 男 人力 A B 表 1-14 满足 1NF 的关系 score1 学号 姓名 性别 专业 课程号 成绩 学分 刘晓明 男 会计 A 刘晓明 男 会计 A 刘晓明 男 会计 C 林利利 女 会计 B 林利利 女 会计 A 林利利 女 会计 C 王中华 男 人力 A 王中华 男 人力 B 一个关系模式仅仅满足第一范式是远远不够的 30

43 第 1 章数据库基础 2. 第二范式 如果关系模式属于第一范式, 并且关系中每个非主属性都完全依赖于任意一个候选 关键字, 则称这个关系属于第二范式 (2NF) 在表 1-3 中, 主关键字是 ( 学号, 课程号 ), 由一个复合关键字唯一确定一条记录 这个关系虽然符合第一范式, 但在使用过程中可能存在以下问题 : (1) 数据冗余 当同一门课程有多个学生选修时, 学号 姓名 课程号等都存在着 大量的重复, 因此带来了数据冗余问题 有的冗余是不可避免的, 但大量的冗余不仅浪费存储空间, 而且会给操作带来麻烦 (2) 更新异常 数据的重复存储使得在对数据进行修改时, 容易造成数据的不一致性 例如, 调整了某课程的学分, 那么表中对应课程的学分值都要更新, 一旦遗漏就有可能出现同一门课程学分不同, 造成数据不一致, 因此带来更新异常问题 (3) 插入异常 无法插入某部分信息称为插入异常 例如, 开设了一门新课程, 但由于暂时没人选修, 没有学号关键字, 表中就不能出现这门课程, 只能等有人选修才能把课程和学分存入, 因此带来插入异常问题 (4) 删除异常 删除了不应删除的信息称为删除异常 例如, 某个学生因某种原因取消所选课程, 当删除课程信息时, 则关于这个学生的个人信息也就被删除了, 因此带来删除异常问题 带来问题的原因是非主属性 学分 仅仅依赖于 课程号, 也就是说, 只是部分依赖于主关键字是 ( 学号, 课程号 ), 而不是完全依赖 为了避免这些问题, 关系模式必须符合第二范式 解决的方法是将关系模式进一步分解, 分解成两个关系模式 : 成绩 ( 学号, 课程号, 成绩 ), 课程 ( 课程号, 课程名, 学分 ), 见表 1-15 和表 1-16 表 1-15 满足 2NF 的关系 score2_1 学 号 课程号 成绩 A A C B A C A B02 89 表 1-16 满足 2NF 的关系 score2_2 课程号 课程名 学分 A01 数学 5 B02 英语 4 科学出版社职教技术出版中心 31

44 数据库基础与 Access 应用 续表 课程号 课程名 学分 A02 计算机 3.5 C01 体育 2 3. 第三范式在第二范式的基础上, 如果关系模式中的所有非主属性对任何候选关键字都不存在传递依赖, 则称这个关系属于第三范式 (3NF) 在表 1-17 所示的学生表中, 关键字是学号, 由于是单个关键字, 没有部分依赖的问题, 这个关系肯定属于第二范式 但是, 属性 学院编号 学院名称 将重复存储, 不仅有数据冗余的问题, 也有插入 删除和修改时的异常问题 表 1-17 学生表 学号 姓名 性别 专业 学院编号 学院名称 刘晓明 男 会计 05 管理 林利利 女 会计 05 管理 王中华 男 人力 06 文法 带来问题的原因是关系中存在传递依赖 学院名称 依赖于 学院编号, 而 学院编号 又依赖于 学号, 因此, 学院名称 通过 学院编号 依赖于 学号, 这种现象称为传递依赖 为了避免这类问题, 第三范式要求必须消除传递依赖关系 解决的方法是分解关系模式 将表 1-17 分解为两个关系模式 : 学生 ( 学号, 姓名, 性别, 专业, 学院编号 ), 学院 ( 学院编号, 学院名称 ), 见表 1-18 和表 1-19 表 1-18 学生表 学号 姓名 性别 专业 学院编号 刘晓明 男 会计 林利利 女 会计 王中华 男 人力 学院表 学院编号 学院名称 05 管理学院 06 文法学院 07 外国语学院 由此可见, 规范化的原则是一个关系模式描述一个实体或实体间的一种联系, 规范的实质就是概念的单一化 一个 好 的关系模式应该具备以下条件 : 尽可能少的数据冗余, 没有插入异常, 没有删除异常, 没有更新异常 所以, 关系规范化是通过将属性分解到更小关系中去的方法将一个 不好 的关系模式变成一个 好 的关系模式 32

45 第 1 章数据库基础 规范化的优点是减少了数据冗余, 节约了存储空间, 同时加快了增 删 改的速度 但在数据查询方面, 需要进行关系模式之间的连接操作, 因而影响查询的速度 所以关系的规范化应该是由低向高, 逐步规范, 权衡利弊, 适可而止 对于数据库规范化设计的要求是应该保证所有数据表都能满足第二范式, 力求绝大多数数据表满足第三范式, 这样的设计容易维护 除以上介绍的三种范式外, 还有 BCNF (Boyce Codd Normal Form) 第四范式 第五范式 一个低一级范式的关系模式, 通过模式分解可以规范化为若干个高一级范式的关系模式的集合 关系的完整性 关系的完整性, 即关系中的数据及具有关联关系的数据间必须遵循的制约和依存关系, 关系的完整性用于保证数据的正确性 有效性和相容性 关系的完整性主要包括实体完整性 域完整性和参照完整性三种, 它们分别在记录级 字段级和数据表级提供了数据正确性的验证规则 1. 实体完整性 实体完整性 (entity integrity) 保证表中记录的唯一性, 即在表中不允许出现重复记录 在 Access 中利用主键或候选键来保证记录的唯一性 由于主键的一个重要作用就是标识每条记录, 所以关系的实体完整性要求关系 ( 表 ) 中的记录在组成的主键上, 不允许出现两条记录的主键值相同, 也就是说, 既不能取 Null 空值, 也不能有重复值 例如, 在表 1-1 所示的关系 XS 中, 字段 学号 作为主键, 其值不能为 Null 空值, 也不能有两条记录的学号相同 而在 CJ 关系中, 其主键是学号和课程号的组合, 因此在这个关系中, 这两个字段的值不能为 Null 空值, 两个字段的值也不允许同时相同 2. 域完整性 域完整性是针对某一具体字段的数据设置的约束条件, 也称为用户自定义完整性 Access 提供了定义和检验域完整性的方法 例如, 可以将 性别 字段定义为分别取两个值 男 或 女, 将 成绩 字段值定义为 0~100 之间 3. 参照完整性 参照完整性 (Referential Integrity,RI) 是相关联的两个表之间的约束, 当输入 删除或更新表中记录时, 保证各相关表之间数据的完整性 例如, 如果在学生表和成绩表之间用学号建立关联, 学生表是主表, 成绩表是从表, 那么, 在向成绩表中输入一条新记录时, 系统要检查新记录的学号是否在学生表中已存在, 如果存在, 则允许执行输入操作, 否则拒绝输入, 以保证输入记录的合法性 参照完整性还体现在对主表中记录进行删除和修改操作时对从表的影响 如果删除 科学出版社职教技术出版中心 33

46 数据库基础与 Access 应用 主表中的一条记录, 则从表中凡是外键的值与主表的主键值相同的记录也会被同时删除, 这就是级联删除 ; 如果修改主表中主键的值, 则从表中相应记录的外键值也随之被修改, 这就是级联更新 习 题 34 一 选择题 1. 在下列四个选项中, 不属于... 基本关系运算的是 ( ) A. 连接 B. 投影 C. 选择 D. 排序 2. 一辆汽车由多个零部件组成, 且相同的零部件可适用于不同型号的汽车, 则汽 车实体集与零部件实体集之间的联系是 ( ) A. 多对多 B. 一对多 C. 多对一 D. 一对一 3. 为了合理组织数据, 在设计数据库中的表时, 应遵从的设计原则是 ( ) A. 一事一地 原则, 即一个表描述一个实体或实体间的一种联系 B. 表中的字段必须是原始数据的基本数据元素, 并避免在表中出现重复字段 C. 用外部关键字保证有关联的表之间的联系 D. 以上各原则都包括 4. 数据库类型是根据 ( ) 划分的 A. 数据模型 B. 文件形式 C. 记录形式 D. 存取数据方法 5.DBMS 是 ( ) A. 操作系统的一部分 B. 操作系统支持下的系统软件 C. 一种编译程序 D. 一种操作系统 6. 在关系型数据库管理系统中, 查找满足一定条件的元组的运算称为 ( ) A. 查询 B. 选择 C. 投影 D. 联接 7. 如果要改变一个关系中属性的排列顺序, 应使用的关系运算是 ( ) A. 选择 B. 投影 C. 连接 D. 重建 8. 从关系表中, 通过关键字挑选出相关表指定的属性组成新的表的运算称为 ( ) A. 选择 运算 B. 投影 运算 C. 连接 运算 D. 交 运算 9. 数据库 (DB) 数据库系统(DBMS) 和数据库管理系统 (DBS) 三者之间的 关系是 ( ) A.DB 包括 DBMS 和 DBS B.DBS 包括 DB 和 DBMS C.DBMS 包括 DBS 和 DB D.DBS 与 DB 和 DBMS 无关

47 第 1 章数据库基础 10. 数据库系统与文件系统管理数据时的主要区别之一是 ( ) A. 文件系统能实现数据共享, 而数据库系统却不能 B. 文件系统不能解决数据冗余和数据独立性问题, 而数据库系统可以解决 C. 文件系统只能管理程序文件, 而数据库系统能够管理各种类型的文件 D. 文件系统管理的数据量庞大, 而数据库系统管理的数据量较少 二 填空题 1. 从层次角度看, 数据库管理系统是位于 与 之间的一层数据管理软件 2. 用二维表数据来表示实体及实体之间联系的数据模型称为 3. 两个实体集之间的联系方式有 和 4. 关系模型是用若干个 来表示实体及其联系, 关系通过关系名和属性名来定义 关系的每一行是一个, 表示一个实体 ; 每一列是记录中的一个数据项, 表示实体的一个属性 5. 在关系数据库中, 一个二维表中垂直方向的列称为属性, 在表文件中叫做一个 6. 在关系数据库中, 一个属性的取值范围叫做一个 7. 若关系中的某一属性组的值能惟一地标识一个元组, 则称该属性组为 8. 对关系进行选择 投影或连接运算之后, 运算的结果仍然是一个 三 简答题 1. 什么是数据库? 什么是数据库管理系统? 2. 数据库系统由哪些部分组成? 他们之间的关系是怎样的? 3. 解释外模式 模式 内模式的概念和作用 4. 数据模型有几种类型? 各有何特点? 5. 什么是 E-R 图? 构成 E-R 图的基本要素是什么? 6. 试述把 E-R 图转换为关系模型的转换规则 7. 试述关系的基本性质 8. 传统的关系运算包含哪几种? 专门的关系运算包含哪几种? 并举例说明 9. 什么是关系的完整性? 关系完整性包括哪些内容? 10. 有如下读者借阅书籍信息表 : 读者借阅书籍信息表 科学出版社职教技术出版中心 读者编号 读者姓名 书籍编号 书籍名称 借书日期 类别代码 允许借出天数 1 李平 C03 网络技术基础 王明 C01 C 程序设计教程 王明 D05 计算机学报

48 数据库基础与 Access 应用 续表 读者编号 读者姓名 书籍编号 书籍名称 借书日期 类别代码 允许借出天数 3 张莉 C01 C 程序设计教程 张莉 A02 数据库系统概论 它符合哪一种类型的规范化形式? 如果不符合第三范式, 请将其处理成符合第三范 式的关系 36

49 第 2 章 Access 概述 目前, 数据库管理系统软件有很多, 例如 Oracle Sybase DB2 SQL Server Access Visual FoxPro 等, 虽然这些产品的功能不完全相同, 操作上差别也较大, 但是, 它们都是以关系模型为基础的, 因此都属于关系型数据库管理系统 Access 2003 中文版是 Microsoft 公司的 Office 2003 办公套装软件的组件之一, 是目前最为流行的桌面型数据库管理系统, 它界面友好 操作简单 功能全面 使用方便 本章介绍 Access 2003 的特点 工作环境 启动与退出等 2.1 Access 系统的发展及特点 Access 系统的发展 早期 Access 是独立发行的, 从 1992 年 Microsoft 推出的第一个供个人使用的 Access 1.0 版本开始,Access 历经多次升级改版 从 1995 年起,Access 成为 Microsoft Office 的一部分, 并从 Access 2.0 Access 7.0 Access 97 Access 2000 Access 2002, 逐步升级到 Access 2003, 并不断有功能更强的新版本出现 本书主要针对 Access 2003 版本来介绍 Microsoft Access 2003 是 Microsoft Office 2003 系列应用软件的一个重要组成部分, Access 2003 对以前的 Access 版本作了许多改进, 除保留了原来好的功能外, 还增加了一些新的功能, 而操作却越来越简单 利用 Access 能够在很短的时间里开发出一个功能强大而且相当专业的数据库应用程序, 通过可视化的编程环境 VBE, 加上一些简短的 VBA 代码, 来更好地设计和开发数据库, 可以满足初学者和专业的程序员对数据库的开发需求 从而使 Access 应用越来越广泛, 操作更加简单 方便 Access 系统的特点 Access 是 Microsoft Office 的一个重要的组成部分, 随着 Office 软件的升级而一次次升级 作为 Office 软件中一员,Access 与 Office 中的其他软件在窗口界面上相类似, 方便了用户快速地操作及制作符合使用要求的数据库系统 其主要特点如下 : (1)Access 中的文件格式单一 一个 Access 数据库文件中包含了 7 种数据库对象, 分别是表 查询 窗体 报表 页 宏和模块, 而这些数据库对象都存储在同一个以.mdb 为扩展名的数据库文件中 在任何时候,Access 只需打开一个数据库文件, 便可以对各种数据库对象进行操作, 使对数据库的管理和操纵更加方便 科学出版社职教技术出版中心

50 数据库基础与 Access 应用 (2)Access 兼容多种数据格式 Access 能直接导入 Microsoft Office 中的其他软件, 如 Excel Word 等的数据文件, 而且其自身的数据库内容也可以方便地在这些软件中使用 Access 提供了与其他数据库管理系统的良好接口, 能够识别 FoxPro 等格式的数据 (3)Access 具有强大的集成开发功能 Access 可以在可视化的界面 VBE 中用 VBA 编写数据库应用程序, 使用户能够方便地开发各种面向对象的应用程序, 达到对数据设计的要求 同时,Access 还支持结构化查询语言 SQL 的设计 (4)Access 具有丰富的向导功能 Access 有许多方便快捷的工具和向导, 如表达式生成器 表向导 查询向导 窗体向导 报表向导等, 利用这些向导, 可以轻松地创建自己的数据库系统 (5)Access 具有 Web 网页发布功能 Access 2000 及以上版本增加了数据访问页功能, 通过创建数据访问页可将 Access 中的数据发布到网络上, 在网络上实现共享信息和管理数据 (6)Access 具有强大的帮助信息 Access 有强大的帮助功能, 用户可根据需要随时浏览帮助信息, 从中获得帮助 (7)Access 各个版本之间具有兼容性 Access 2003 可以查看用 Access 97 Access 2000 Access 2002 编写的数据库, 用户不用因为版本的升级而重新设计数据库, 使不同版本的用户间可以共享数据库且更加方便 2.2 Access 的工作界面 Access 系统的安装由于 Access 是 Microsoft Office 的一部分, 在完全安装 Office 时,Access 已作为常用组件默认装入, 但是只安装 Access 常用组件, 这种安装对于只是运行 Access 数据库应用系统的用户而言已经足够了, 但如果要应用 Access 开发设计数据库应用系统, 则必须完全地安装 Access 对于已安装 Office 的用户无需卸载原有的 Office, 只要在此基础上选择自定义安装 Access 即可 组件添加过程如下 : 1 将 Microsoft Office 安装光盘插入光驱, 将自动执行安装程序, 进入下面的工作界面, 如图 2-1 所示 2 在打开的窗口中, 选择 添加或删除功能 单选按钮, 单击 下一步 按钮, 选定 选择应用程序的高级自定义 复选框, 打开如图 2-2 所示的窗口, 选择 Access 的相应组件, 如图 2-3 所示, 并单击 更新 按钮 3 安装完成后, 系统给出提示, 如图 2-4 所示 单击 确定 按钮关闭对话框 38

51 第 2 章 Access 概述 图 2-1 Office 维护界面 图 2-2 选择安装组件界面 图 2-3 选择 Access 组件界面图 2-4 Office 完成安装界面 Access 系统的启动启动 Access 一般可选用以下几种方法 : 1.Access 启动方法一从 开始 菜单启动, 操作步骤如下 : 1 单击 Windows 桌面任务栏左下角的 开始 按钮 ; 2 在 开始 菜单中选择 所有程序 选项 ; 3 在弹出的 所有程序 级联菜单中选择 Microsoft Office 选项 ; 4 在弹出的 Microsoft Office 级联菜单中选择 Microsoft Office Access 2003 命 令即可启动 Access 2003 科学出版社职教技术出版中心 39

52 数据库基础与 Access 应用 2.Access 启动方法二如果在桌面上有 Microsoft Access 的快捷方式, 可以直接双击该快捷方式图标, 或单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择 打开 命令, 即可启动 Access 3.Access 启动方法三双击扩展名为 mdb 的数据库文件, 或在扩展名为 mdb 的数据库文件上单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择 打开 命令, 也可启动 Access 此方法同时打开所选的数据库文件 Access 系统的退出退出 Access 通常可以采用以下方式 : 1 单击窗口右上角的 关闭 按钮 2 选择菜单 文件 退出 命令 3 使用快捷键 Alt+F4 4 右击标题栏或单击控制菜单图标, 在弹出的菜单中选择 关闭 命令 5 打开 文件 菜单, 按 X 键 6 按 Ctrl+Alt+Del 组合建, 打开 Windows 任务管理器 窗口, 选定 Microsoft Access, 单击 结束任务 按钮 注意 : 在退出系统时, 如果没有对文件进行保存, 会弹出对话框提示用户是否对已编辑或修改的文件进行保存 Access 的工作环境 Access 2003 将工作环境分为两个部分 :Access 主窗口和 Access 数据库窗口 1.Access 主窗口 Access 主窗口主要是提供应用程序的操作范围, 与其他应用程序窗口一样, 都有标题栏 菜单栏 工具栏 工作区和状态栏等, 如图 2-5 所示 (1) 标题栏 标题栏位于 Access 主窗口的最上方, 它包含系统控制菜单图标 窗口标题 最小化 按钮 最大化 按钮 / 还原 按钮和 关闭 按钮五个对象 (2) 菜单栏 菜单是 Windows 系统里窗口的标准组件, 里面存放的是事先已归类好的各种功能 Access 菜单包含 文件 编辑 视图 插入 工具 窗口 和 帮助 7 个选项 需要强调的是,Access 菜单栏中的各个功能选项将随着 Access 的不同视图状态而有所变化, 故有时也称之为敏感菜单 Access 菜单的敏感性主要表现在 : 子菜单的内容可变, 随当时操作的情况而变化 ; 菜单项的颜色可变, 菜单项可有深 浅 40

53 第 2 章 Access 概述 两种显示颜色, 随当时的数据环境而变化, 如果某一菜单项当前为灰色, 表示它暂时不能使用 图 2-5 Access 主窗口 Access 菜单中使用的符号说明 : 1 菜单项名称中带下划线的英文字母, 代表该菜单项的热键 当该菜单激活时, 键入这些字母就可执行相应的命令, 其功能等同于用鼠标单击该菜单项 2 菜单选项前面有选择标记, 表示该菜单项提供的功能目前有效, 若想使其无效, 只需再次点击它即可 3 菜单选项后面带有省略号..., 表示该菜单项选中后将打开一个同名的对话框 4 菜单选项后面标有组合键, 代表该菜单项的快捷键, 按下组合键直接执行相应的命令, 而不必通过菜单操作 5 菜单选项后面标有符号, 光标指向它时, 将弹出一个级联菜单 (3) 工具栏 工具栏是一个可供选择的 工具箱, 其中的每个按钮都对应着不同的功能, 这些功能都可以通过执行菜单中的相应命令来实现, 但利用工具按钮更快捷 方便 如果想知道某个按钮是什么功能, 只要将鼠标指针移到按钮上, 停留大约两秒钟, 就会出现按钮的功能提示 (4) 工作区 在工具栏与状态栏之间的一大块空白区域是系统工作区, 各种 工作窗口 将在这里打开 (5) 任务窗格 任务窗格的功能与菜单栏的功能相同, 将相关的操作命令集合在一起, 提供了许多快捷的操作 (6) 状态栏 状态栏位于屏幕的最底部, 用于显示系统正在进行的操作信息, 可以帮助用户了解所进行操作的状态 2.Access 数据库窗口 科学出版社职教技术出版中心 数据库窗口是 Access 中非常重要的部分, 它帮助用户方便 快捷地对数据库进行 41

54 数据库基础与 Access 应用 各种操作 而它本身又包括标题栏 工具栏 对象栏 系统引导提示与对象列表, 如图 2-6 所示 图 2-6 Access 数据库窗口 (1) 标题栏 显示数据库名称和文件格式, 以及数据库窗口的 最小化 最大化 / 还原 关闭 三个控制按钮 (2) 工具栏 工具栏包括 打开 设计 和 新建 三个工具按钮 使用 打开 按钮可以打开当前操作的 7 个对象之一, 使用 设计 按钮可以修改当前对象, 使用 新建 按钮可以创建当前对象的新项目 工具栏还包括 大图标 小图标 列表与详细资料 四种列表方式和一个 删除 按钮 (3) 对象栏 对象栏分类列出了 Access 数据库中的所有对象, 对象栏可展开或收缩 单击某个对象, 使其变为深颜色, 则标志着当前操作的对象 例如, 用鼠标单击 表, 窗口右边就会列出本数据库中已经创建的所有表 (4) 组 组提供了另一种管理对象的方法, 可以把那些关系比较紧密的对象分为同一组, 不同类别的对象也可以归到同一组中 当数据库中的对象很多的时候, 用分组的方法可以更方便地管理各种对象 需要说明的是, 组中的对象只是真实对象的快捷方式, 如果删除组中对象, 只是将对象在组中建立的这个快捷方式删除了, 并不影响该对象及其里面的内容的完整, 它仍然存在于数据库中 (5) 系统引导提示与对象列表 该区的上部分是系统为用户提供的快捷操作提示, 下部分是依据不同的对象, 将用户创建的具体操作保存后形成的列表 建议用户查看操作对象的列表时, 单击工具栏上的 详细资料 按钮进行查看, 详细资料中包括名称 类型 创建时间等, 并且可以排序, 其功能类似于 Windows 中的资源管理器 说明 : 用户在 Windows 窗口启动 Access, 就打开了 Access 主窗口, 但是用户在操作中要面对的窗口是数据库窗口, 数据库窗口是包含在 Access 主窗口中的 42

55 第 2 章 Access 概述 设置自己的工作环境 Access 允许定义具有个人风格的工作环境, 因而每一台计算机的窗口界面都各有特色, 可能都不尽相同 工具栏是使用 Access 的得力助手, 由于工具栏中的工具按钮都是对应到菜单中的一项功能, 所以只要善用工具按钮就可以节省翻阅菜单的许多动作 工具按钮放得是否恰当, 会影响工作效率, 用户可以适当地插入 删除或自定义工具栏 1. 显示或隐藏工具栏 Access 中的工具栏同它的菜单栏一样, 随着 Access 视图状态的不同而有一些不同 打开 Access 时, 系统会打开数据库工具栏 Access 提供了不同环境下的 20 多种常用工具栏, 若想要显示或隐藏某些工具栏, 可以单击 工具 菜单中 自定义 命令项, 也可以右击任何一个工具栏的空白处, 打开工具栏的快捷菜单, 选择 自定义 命令项, 弹出 自定义 对话框, 如图 2-7 所示, 复选框中打勾的表示目前显示在界面上的工具栏 选定或清除相应的工具栏复选框, 然后单击 关闭 按钮, 便可显示或隐藏指定的工具栏 2. 自定义工具栏 虽然可以一组一组地加入工具栏, 但是并非工具栏中的每个工具按钮都是用户想要的, 有些工具按钮可能很久也用不到一次 ; 相反, 有一些常用的功能又不在工具栏上, 为方便操作,Access 允许用户修改现有的工具栏, 即自定义工具栏 具体操作如下 : 1 单击 工具 菜单中的 自定义 命令项, 弹出图 2-7 所示的 自定义 对话框 2 切换到 命令 选项卡, 并在左边的 类别 列表中选定一种工具类别, 例如 文件, 如图 2-8 所示 图 2-7 自定义 对话框的工具栏选项卡 科学出版社职教技术出版中心 图 2-8 自定义 对话框的 命令 选项卡 43

56 数据库基础与 Access 应用 3 在右边的命令列表中单击所需的工具按钮, 例如 导入, 如图 2-8 所示 4 按住鼠标左键不放, 并拖曳至工具栏上空白位置 5 可重复步骤 2~4 将所需的工具按钮全部加入工具栏中 6 若想删除不需要的工具按钮, 只要将其从工具栏上直接拖曳到工具栏之外即可 7 单击 关闭 按钮完成操作 说明 : 由于每一组工具栏都对应不同模式的窗口, 如 数据表设计 查询设计 窗体设计 窗口等, 因而不是所有自定义的工具按钮都可通用于任一模式的窗口中 习 题 一 选择题 1. 以下方法不能退出 Access 的是 ( ) A. 文件 退出 B. Alt+F4 C.ESC D. Ctrl+Alt+Del 2. 不是 Office 应用程序组件的软件是 ( ) A.Oracle B.Excel C.Word D.Access 3. 显示或隐藏工具栏先要选择的菜单选项是 ( ) A. 文件 B. 工具 C. 编辑 D. 插入 4. 以下说法错误的是 ( ) A. 先启动 Access 系统窗口才能打开其数据库窗口 B. 在 Access 系统窗口中只有一个数据库为当前数据库 C. 在 Access 系统的数据库中由 7 个对象构成 D. 数据库窗口是 Access 系统窗口的一部分 5.Access 能处理的数据包括 ( ) A. 数字 B. 文字 C. 图片 动画 音频 D. 以上均可以 二 填空题 1.Access 是一个 数据库管理系统 2.Access 工作环境分为 和 两部分 3. 启动 Access 系统的方法有 ( 写三种 ) 4. 退出 Access 系统的方法有 ( 写三种 ) 5.Access 数据库窗口包含在 中 44

57 第 2 章 Access 概述 三 简答题 1.Access 系统有哪些特性? 2. 如何自定义安装 Access 2003? 3. 如何自定义工具栏? 4. 简要说明 Access 2003 窗口组成及各部分的功能 5. 如何通过实际操作, 在 Access 系统中获得帮助信息? 科学出版社职教技术出版中心 45

58 第 3 章数据库的基本操作 本章介绍 Access 数据库的设计步骤, 各种建立数据库的方法, 以及打开与关闭数 据库 维护数据库窗口和数据库的压缩与修复等基本操作 3.1 Access 数据库设计 数据库设计分为以下五个阶段 : 需求分析 概念模式设计 逻辑模式设计 数据库实施 数据库运行和维护, 一个好的设计将有助于数据库的分析和处理数据 Access 数据库的设计过程是先进行认真细致的需求分析, 在清楚用户的要求后抽象出实体和实体之间的联系, 用 E-R 图表示出来, 然后将其转换为关系模式并进行规范化处理, 最后进行建库建表等物理模式的设计, 从而完成整个数据库的设计过程, 如图 3-1 所示 图 3-1 数据库的设计步骤 下面通过创建 学生成绩管理 数据库的设计过程说明数据库设计的步骤和方法 1. 需求分析 需求分析是数据库设计的第一个阶段, 它的任务就是明确用户需求 在分析过程中, 应与数据库的最终用户进行交流, 了解用户的需求和现行工作的处理过程, 共同讨论使用数据库应该解决的问题和完成的任务, 同时尽量收集与当前处理有关的各种表格 在需求分析中, 要从以下三个方面进行分析 : (1) 信息需求 指用户需要从数据库中获得信息的内容与性质, 由信息需求可以导出数据需求, 即在数据库中需要存储哪些数据 (2) 处理需求 指用户要完成什么样的处理及处理的方式, 也就是系统中数据处理的操作, 应注意操作执行的场合 操作进行的频率和对数据的影响等 (3) 安全性和完整性需求 建立 学生成绩管理 数据库的目的是组织和管理学生成绩信息, 主要包括学生信息管理 课程信息管理和成绩信息管理 需求分析是整个设计过程的基础, 是最困难 最耗费时间的一步, 如果需求分析做得不好, 甚至会导致整个数据库设计返工重做

59 第 3 章数据库的基本操作 2. 概念模式设计概念模式设计是整个数据库设计的关键, 它通过对用户需求进行综合 归纳与抽象, 形成一个独立于具体 DBMS 的概念模式, 一般用 E-R 图表示 对于 学生成绩管理 数据库, 建立的 E-R 图如图 3-2 所示 图 3-2 学生成绩管理数据库 E-R 图 E-R 图是概念模式设计阶段的主要工具 3. 逻辑模式设计 完成概念模式设计后, 得到一个与具体计算机软 硬件无关的概念模式, 数据库设 计从逻辑模式设计开始就与具体的机器世界建立关联, 也就是说, 要将独立于机器世界的概念模式转换为关系数据库管理系统所支持的关系模式 将图 3-2 所示的 E-R 图转换为关系模式如下 : 学生 ( 学号, 姓名, 性别, 出生日期, 专业, 入学成绩, 照片 ) 课程 ( 课程号, 课程名, 学时, 学分, 类型 ) 成绩 ( 学号, 课程号, 成绩 ) 完成 E-R 图到关系模式的转换后, 即进入关系模式的规范化处理阶段 关系模式的规范化处理直接影响着关系数据库运行的性能, 相关知识已在 中介绍, 此处不再赘述 4. 数据库实施 数据库实施阶段的主要任务是构建数据库的内模式 ( 也称为存储模式或物理模式 ), 并根据 Access 提供的建立数据库的方法创建数据库 在对数据库命名时, 要使名字能尽量体现数据库的内容, 要做到 见名知意 Access 数据库的物理结构设计一般按如下步骤进行 : 1) 确定数据库中的表数据库中的表是数据库的基础数据来源, 表设计的好坏直接影响数据库其他对象的设计及使用 科学出版社职教技术出版中心 47

60 数据库基础与 Access 应用 一个数据库中要处理的数据很多, 不可能将所有的数据都放在 个表中, 确定数据库中的表就是指将收集到的信息使用几个表进行保存 应保证每个表中只包含关于一个主题的信息, 这样, 每个主题的信息可以独立地维护, 通常根据关系模式分别为每个实体集及其联系设计一个表 例如, 分别将学生 课程及成绩放在不同的表中, 这样对某一类信息的修改不会影响到其他的信息 根据上面的原则, 确定在 学生成绩管理 数据库中使用 学生表 课程表 和 成绩表 三个表 2) 确定表中的字段确定每个表中包括的字段应遵循下面的原则 : (1) 字段唯一性 数据表中不能有与表主题无关的数据, 即确保数据表中的每个字段都是围绕着一个主题的, 例如, 学号 姓名 性别 出生日期等字段都是与学生信息有关的字段 (2) 字段无关性 即同一数据表中字段间不能有相互推导或计算的关系, 字段所表示的数据应该是最原始的和最基本的 例如, 只要记录学生的 出生日期 就可计算出年龄 ; 同样, 总评成绩可以通过平时 期中和期末成绩计算得到 因此, 无需保留 年龄 和 总评成绩 字段, 这些数据可以使用以后介绍的查询方法进行计算 (3) 避免在表之间出现重复字段 在表中除了为建立表间关系而保留的外部关键字外, 尽量避免在多个表中同时存在重复的字段, 这样做一是为了尽量减少数据的冗余, 同时也是防止因插入 删除和更新数据时造成的数据不一致 (4) 字段命名应符合规则 在为字段命名时, 应符合所用的 DBMS 中对字段名的命名规则 在使用 Access 设计 开发应用系统时, 建议使用英文或汉语拼音作为字段名称, 利用 标题 属性在工作表中显示中文, 这样处理起来会更方便一些 按照以上原则, 确定 学生成绩管理 数据库三个表中的各字段, 见表 3-1 表 3-1 学生成绩管理 数据库中的表及各表中的字段 学生表 成绩表 课程表 学号 学号 课程号 姓名 课程号 课程名 性别 平时 学时 出生日期 期中 学分 政治面貌 期末 类别 专业 简介 四级通过入学成绩家庭住址 照片 48

61 第 3 章数据库的基本操作 其中 成绩表 为 学生 和 课程 两实体集之间的联系表 3) 确定主键在一个表中确定主键, 其目的一是保证实体的完整性, 即主键的值不允许是空值或重复值, 二是在不同的表之间建立联系 在学生表中 学号 是主键, 课程表中的主键是 课程号, 在成绩表中可以是 学号 和 课程号 的组合 4) 确定表之间的关系接下来是确定表之间的关系, 需要强调的是, 表之间的关系要根据具体的问题来确定, 绝不是不加区别地在任意两个表之间都建立关系 由于实休集之间的关系有一对一 一对多和多对多三种, 下面分析不同的关系如何在 Access 数据库中实现 (1) 一对一联系 两个表之间的一对一联系不经常使用, 因为在许多情况下, 可将两个表中的数据合并成一个表 但也可能出于某种原因不想合并, 比如, 有些数据是不常用的, 或者某些数据是不应给每个人看到的 例如 学生登记卡 中保留的一些特殊数据 ( 如病历资料或受到的处分等 ), 这些数据不需要经常查看, 或者只能由学校的某些授权单位查看 因此可创建一个以 学号 为主键的单独表来存储这些数据, 学生基本情况表与这张表是一对一的联系 如果两个表表示的是两个不同的实体, 它们有不同的主键, 这时, 可以将一个表中的主键字段也保存在另一个表中, 这样可以建立两个表之间的关系 (2) 一对多联系 两个表间存在一对多关系时, 可以将一方的主键字段添加到多方的表中, 例如, 学生表和成绩表之间存在着一对多的联系, 所以要将学生表中的主键 学号 字段添加到成绩表中 一对多联系是关系数据库中最普遍的联系 (3) 多对多联系 从图 3-2 可以看出, 学生成绩管理 数据库中的学生表和课程表之间是多对多的联系, 而成绩表在两表之间起着纽带的作用, 所以也称为 纽带表 在成绩表中包含了学生表和课程表的主键 学号 课程号, 也包含自身的属性字段, 如 平时 期中 和 期末 纽带表中不一定需要指定主键, 如果需要, 可以将它所联系的两个表的主键组合起来作为纽带表的主键 这种方法实际上是将多对多的联系用两个一对多的联系代替 先看学生表和成绩表, 由于 学号 字段是学生表的主键 成绩表的外键, 这两个表之间可以建立一对多的关系 再看课程表和成绩表, 由于 课程号 字段是课程表的主键 成绩表的外键, 这两个表之间也可以建立一对多的关系 这样, 学生表和课程表之间事实上也就通过成绩表联系起来 最终三个表之间的关系如图 3-3 所示, 其中表间连接两端的 1 和 表示两个表之间是一对多的关系, 具体的创建方法在第 4.8 节中会详细地介绍 经过以上的设计后, 还应该对数据库中的表 表中的字段和表间的关系进一步地分析 完善, 主要是从下面几个方面检查是否需要进行修改 :1 是否漏掉了某些字段?2 多 科学出版社职教技术出版中心 49

62 数据库基础与 Access 应用 个表中是否有重复的字段?3 表中包含的字段是否都是围绕一个实体的?4 每个表中主键的设计是否合适? 图 3-3 学生成绩管理 数据库各表之间的关系如果确认设计符合要求, 就可以在 Access 中创建数据库 表和表之间关系了 以上工作完成后即可组织数据入库, 编制与调试应用程序, 并进行数据库的试运行 5. 数据库运行和维护数据库应用系统经过试运行后即可投入正式运行, 在数据库系统运行过程中必须不断地对其进行评价 调整与修改 设计一个完善的数据库结构是不可能一蹴而就的, 它往往是上述几个阶段的不断反复 需要指出的是, 这一设计步骤既是数据库设计的过程, 也包括了数据库应用系统的设计过程 在设计过程中把数据库的设计和对数据库中数据处理的设计紧密结合起来, 将这两个方面的需要分析 抽象 设计 实现在各个阶段同时进行, 相互参照, 相互补充, 以完善两方面的设计 事实上, 如果不了解应用环境对数据的处理要求, 或没有考虑如何去实现数据库应用系统的功能要求, 是不可能设计出一个良好的数据库结构的 3.2 Access 数据库中的对象 Access 数据库管理系统是通过各种数据库对象来管理信息 这些数据库对象包括表 查询 窗体 报表 页 宏和模块, 它们都保存在扩展名为 mdb 的同一个数据库文件中 不同的数据库对象在数据库中起着不同的作用, 完成不同的功能 (1) 表 表 (table) 是数据库中用来存储数据的对象, 它是整个数据库系统的数据源, 也是数据库中其他对象的基础 一个 Access 数据库中可以包含多个表, 这些表之间可以通过相关字段建立关联 (2) 查询 数据库管理的主要目标之一就是方便 快捷地查询信息 查询 (query) 是根据所设置的条件, 在一个或多个表中筛选出符合条件的记录, 查找时可从行向的记录或列向的字段进行 查询的结果也是以二维表的形式显示的, 但它与基本表有着本质的区别, 查询是以基本表为数据源的 虚拟表, 在数据库中只记录了查询的方式 ( 即 50

63 第 3 章数据库的基本操作 规则 ), 每执行一次查询操作, 都是对基本表中现有的数据进行的 此外, 查询的结果还可以作为窗体 报表等其他对象的数据源 (3) 窗体 窗体 (form) 是屏幕的工作窗口, 用来向用户提供交互的界面 用户可以按照自己的风格来建立窗体, 使得数据的输入 输出及交互方式更加丰富 清晰 方便 窗体的数据源可以是表或查询 (4) 报表 报表 (report) 是以打印的格式表现用户数据的一种有效的方式 用户可以控制报表上每个对象的大小和外观, 可以按照所需的方式显示信息以便查看信息 报表中的数据源是基础表 查询等 此外, 利用报表还可以创建多级汇总 统计比较以及添加图形等 (5) 页 页 (data page) 是一种特殊类型的 Web 页, 用户可以在页中查看 修改 Access 数据库中的数据, 可以方便 快捷地将文件作为 Web 发布程序存储到指定的文件夹, 或者将其复制到 Web 服务器上, 以便在网络上发布信息 (6) 宏 宏 (macro) 是一组用户自定义操作命令的集合, 其中每个命令实现一个特定的操作, 每个宏都有宏名 解决一个实际问题时可能存在大量的重复操作, 利用宏可以使这些重复性操作自动完成, 从而简化工作, 使管理和维护数据库更加简单 建立好的宏可以单独使用, 也可以与窗体配合使用 (7) 模块 模块 (module) 是由 Visual Basic 程序设计语言编写的程序集合, 或一个函数过程 它通过嵌入在 Access 中的 Visual Basic 程序设计语言编辑器和编译器实现与 Access 的完美结合 模块通常与窗体 报表结合起来完成完整的应用功能 各个对象的相互关系如图 3-4 所示 用户由 窗体 输入数据, 会保存于 表 中, 再以 报表 输出数据 ; 以 窗体 设置 查询 条件, 从 表 中取得符合条件的数据 如果在网络上, 则以 页 取得用户输入的数据 其中的 宏 和 模块 用来实现数据的自动操作 图 3-4 数据库中的对象 科学出版社职教技术出版中心 由此可见, 这 7 个对象分工极为明确, 从功能和彼此间的关系角度考虑, 可以分为三个层次 : 第一层次是 表 和 查询, 它们是数据库的基本对象, 用于在数据库中存储数据和查询数据 第二层次是 窗体 报表 和 页, 它们是直接面向用户的 51

64 数据库基础与 Access 应用 对象, 用于数据的输入输出和应用系统的驱动控制 第三层次是 宏 和 模块, 它们是代码类型的对象, 用于通过组织宏操作或编写程序来完成复杂的数据库管理工作并使得数据库管理工作自动化 3.3 创建数据库 Access 提供了多种建立数据库的方法, 本节将介绍常用的创建数据库的三种方法, 即使用向导创建数据库 直接建立一个空数据库和根据现有文件新建数据库 不论使用哪一种方法创建的数据库, 都可以在以后任何时候进行修改或扩充 使用向导创建数据库使用 数据库向导 创建数据库是利用 Access 提供的数据库模板, 在向导的帮助下, 一步一步地按照向导的提示, 进行一些简单的操作, 就可以创建一个新的数据库 这种方法很简单, 并具有一定的灵活性, 适合初学者使用 Access 提供的数据库模板有 订单 分类总帐 库存控制 等 通过这些模板可以方便快速地创建出基于该模板的数据库 通常的方法是先从数据库向导提供的模板中找出与所建数据库相近的模板, 然后利用向导创建数据库, 最后再对向导创建的数据库进行修改, 直到满足用户的要求为止 例 3.1 创建联系人管理数据库 操作步骤如下: 1 启动 Access 数据库系统, 在 新建文件 任务窗格中单击 本机上的模板 超链接, 打开 模板 对话框 2 在该对话框中选择 数据库 选项卡, 这时可以看到本机上所有的数据库模板, 如图 3-5 所示 图 3-5 模板 对话框 3 选择与所建数据库相近的模板, 这里选择 联系人管理 模板, 然后单 确定 按钮 弹出 文件新建数据库 对话框 52

65 第 3 章数据库的基本操作 4 在该对话框中的 文件名 组合框中, 输入数据库文件名 联系人管理, 在 保 存类型 下拉列表框中保持默认类型, 即 Microsoft Access 数据库, 在 保存位置 组合框中, 选择文件的保存位置为 Access 示例, 如图 3-6 所示 图 3-6 文件新建数据库 对话框 提示 : 为了便于以后管理和使用, 在创建数据库之前, 最好先建立用于保存该数据 库的文件夹 5 单击 创建 按钮, 弹出 数据库向导 对话框之一, 该对话框列出了在 联系人管理 数据库模板中将要包含的信息, 如图 3-7 所示 6 单击 下一步 按钮, 进入 数据库向导 对话框之二, 其中列出联系人管理数据库所使用的表及字段结构 其中字段分成两类, 黑体字段是必须包括的字段, 斜体字段是自选字段 需要哪些字段, 就选择该字段前的复选框, 如图 3-8 所示 图 3-7 数据库向导 对话框之一 科学出版社职教技术出版中心 图 3-8 数据库向导 对话框之二 7 单击 下一步 按钮, 进入 数据库向导 对话框之三, 其中列出了 10 种屏幕显示样式, 选择其中一种, 如图 3-9 所示 8 单击 下一步 按钮, 进入 数据库向导 对话框之四, 其中列出了 6 种报表 53

66 数据库基础与 Access 应用 样式, 从中选择需要的样式, 如图 3-10 所示 图 3-9 数据库向导 对话框之三 图 3-10 数据库向导 对话框之四 9 单击 下一步 按钮, 进入 数据库向导 对话框之五, 在 请指定数据库的标题 文本框中输入 联系人管理, 如果想要在每一个报表上加一幅图片, 例如公司的徽标, 可以选择 是的, 我要包含一幅图片 复选框, 然后单击 图片 按钮, 在图片列表中选择相应的图片添加到报表中, 如图 3-11 所示 10 单击 下一步 按钮, 进入 数据库向导 对话框之六, 这是建立数据库的最后一个步骤, 在这一对话框中可以选择是否立即启动新建的数据库 默认情况下, 是的, 启动该数据库 复选框是被选定的 如图 3-12 所示 图 3-11 数据库向导 对话框之五 图 3-12 数据库向导 对话框之六 单击 完成 按钮, 系统将自动生成 联系人管理 数据库中的表 查询 窗体和报表等, 并打开如图 3-13 所示的联系人管理 主切换面板 窗口 提示 : 用户可以在数据库向导的任一个步骤中单击 完成 按钮来结束数据库的创建过程, 这时,Access 数据库向导会自动按默认方式创建数据库 完成上述操作后, 联系人管理 数据库的结构框架就建立起来了 但数据库中所包含的表以及每个表中所包含的字段不一定完全符合要求, 因此, 在使用向导创建数据 54

67 第 3 章数据库的基本操作 库后, 还要对其进行修改, 使其最终满足需要, 修改的方法将在后面的章节中介绍 用户创建的数据库在 Access 2003 中的默认格式为 Access 2000 的文件格式, 这一点使用 Access 时要注意 如果要改变新建立数据库的文件格式, 可以选择菜单 工具 选项 命令, 弹出 选项 对话框, 在 高级 选项卡中将 默认文件格式 改为 Access , 如图 3-14 所示 改变后的数据库文件格式, 必须创建新的数据库才会生效 图 3-13 自动生成的数据库系统 图 3-14 选项 对话框的 高级 选项卡 创建空数据库 在很多情况下, 利用向导不能创建完全满足要求的数据库, 或者要创建的数据库的 内容同数据库向导所提供的差别较大, 这时就需要自行创建数据库了 用户可以首先建立一个空数据库, 然后再根据实际需要, 添加所需要的表 查询 窗体 报表等对象 这种方法最灵活, 可以创建出所需要的各种数据库 一个系统的建立, 可以从创建空数据库入手, 逐步添加对象, 完善功能 例 3.2 创建一个空的学生成绩管理数据库 操作步骤如下: 1 启动 Access 数据库系统, 在 新建文件 任务窗格中, 单击 空数据库 超链接, 弹出 文件新建数据库 对话框, 如图 3-6 所示 2 在该对话框中的 保存位置 组合框中, 指定文件的保存位置为 Access 示例, 在 文件名 组合框中, 输入数据库文件名 学生成绩管理, 保持默认类型, 如图 3-15 所示 3 单击 创建 按钮,Access 将创建 学生成绩管理 数据库, 窗口中显示 学生成绩管理 数据库窗口, 如图 3-16 所示 目前, 空数据库中没有任何表和其他对象, 有待以后添加 科学出版社职教技术出版中心 55

68 数据库基础与 Access 应用 图 3-15 文件新建数据库 对话框 图 3-16 学生成绩管理 数据库窗口 根据现有文件新建数据库为了能够利用以前开发完成的数据库系统资源,Access 还提供了 根据现有文件新建数据库 的方法 使用现有文件创建数据库是以用户以前所创建的数据库文件为模板创建数据库 例 3.3 根据联系人管理数据库新建一个数据库 操作步骤如下: 1 在 Access 窗口的 新建文件 任务窗格中, 单击 根据现有文件 超链接, 弹出 根据现有文件新建 对话框 2 在 查找范围 下拉列表框中找到所需要的数据库文件夹, 在该文件夹中, 选中所需要的数据库文件, 例如 联系人管理, 如图 3-17 所示 3 单击 创建 按钮, 窗口中即显示 联系人管理 1 数据库窗口, 如图 3-18 所示 56

69 第 3 章数据库的基本操作 图 3-17 根据现有文件新建 对话框 图 3-18 根据现有文件创建的数据库 使用这种方法新建的数据库文件与原有的数据库文件存放在相同的文件夹中, 新的 数据库文件名是原有文件名的后端加上 1 新建的数据库文件的数据库对象与原有的 数据库文件的对象相同 ( 包括相应的数据 ), 如同是原有数据库文件的一个副本 设计人员可以在该文件的基础上, 根据新的数据库系统的开发要求, 对数据库进行修改 这样利用以前的资源可以较快地开发新的数据库系统 3.4 使用数据库 使用或维护数据库, 都需要先打开数据库, 然后根据个人的使用习惯设置数据库窗口的外观 打开数据库 科学出版社职教技术出版中心 Access 提供了直接双击数据库文件 通过 开始工作 任务窗格和使用 打开 57

70 数据库基础与 Access 应用 命令三种打开数据库的方法 1. 直接双击数据库文件在 Access 中, 数据库文件是一个文档文件, 所以可以在 资源管理器 或 我的电脑 窗口中, 通过双击 mdb 文件, 打开数据库文件, 这与 Windows 中打开文件的方法相同 2. 通过 开始工作 任务窗格如果数据库文件名出现在任务窗格中, 则通过直接单击数据库文件名就可以打开该数据库 如果数据库文件名没有出现在任务窗格中, 则按照下面的操作步骤打开数据库文件 : 1 启动 Access, 在 开始工作 任务窗格中, 单击 打开 选项区域中的超链接, 弹出 打开 对话框, 如图 3-19 所示 2 在 查找范围 下拉列表框中, 找到保存要查找的数据库文件的文件夹, 例如 Access 示例, 如果找不到想要打开的数据库, 可单击 打开 对话框中的 工具, 再单击 查找, 然后在打开的 文件搜索 对话框中, 输入附加搜索条件 ; 3 在列表窗格中, 选择所需要的数据库文件, 例如 联系人管理 然后单击 打开 按钮, 打开相应的数据库文件 3. 使用 打开 命令操作步骤如下 : 1 启动 Access 后, 选择菜单 文件 打开 命令, 或者单击工具栏上的 打开 按钮, 弹出 打开 对话框, 如图 3-19 所示 图 3-19 打开 对话框 58

71 第 3 章数据库的基本操作 2 在 打开 对话框的 查找范围 下拉列表框中, 找到保存要查找的数据库文件的文件夹, 选定需要打开的数据库文件, 最后单击 打开 按钮即可 以上是在单用户环境下, 打开数据库的方法 若在多用户环境下 ( 即多个用户, 通过网络共同操作一个数据库文件 ), 则应根据使用方式的不同, 选择相应的打开方式 图 3-20 打开 下拉列表在 打开 对话框中, 打开 按钮的右侧有一个下拉按钮, 单击该按钮会弹出一个下拉菜单, 如图 3-20 所示 菜单中的四个选项含义如下 : (1) 打开 命令项 选择该命令项被打开的数据库文件可被其他用户共享, 这是默认的打开方式 (2) 以只读方式打开 命令项 选择该命令项只能使用和浏览被打开的数据库文件, 不能对其进行修改 (3) 以独占方式打开 命令项 选择该命令项其他用户不能使用被打开的数据库文件 (4) 以独占只读方式打开 选项 选择该命令项只能使用和浏览被打开的数据库文件, 不能对其进行修改, 其他用户不能使用该数据库文件 关闭数据库 在完成数据库操作后, 需要将它关闭 在 Access 中, 关闭了数据库窗口, 也就关闭了相应的数据库文件, 可以使用下面的方法关闭数据库 : 1 单击 数据库 窗口右上角的 关闭 按钮 2 双击 数据库 窗口左上角的 控制 菜单图标 3 单击 数据库 窗口左上角的 控制 菜单图标, 在弹出的菜单中选择 关闭 命令 4 在 Access 主菜单中选择菜单 文件 关闭 命令 5 打开 文件 菜单, 按 C 键 6 使用快捷键 Ctrl+F 设置数据库属性 3.5 完善数据库 科学出版社职教技术出版中心 数据库的标题 作者 单位等属性, 可以通过数据库属性窗口进行定义或查看, 如图 3-20 所示 例 3.4 设置 学生成绩管理 数据库属性, 相关属性值参见图 3-21 操作步骤如下 : 59

72 数据库基础与 Access 应用 1 在 Access 窗口中选择菜单 文件 数据库属性 命令, 打开数据库属性窗口, 如图 3-21 所示 2 在 摘要 选项卡的相关编辑框中, 输入相应的值 3 单击 确定 按钮, 完成设置 如果要更改数据库操作的系统环境及其他数据库对象的默认设置, 则必须在选项对话框中进行 在 Access 中, 数据库中全部资源的基本属性都可以通过选项对话框的不同选项卡来设置 设置默认文件夹通常 Access 系统打开或保存数据库文件的默认文件夹是 My Documents, 但为了数据库文件管理 操作上的方便, 可把数据库放在一个 专用 的文件夹中, 这就需要设置默认文件夹 例 3.5 设置 Access 的数据库默认文件夹为 Access 示例 操作步骤如下: 1 在 Access 窗口中选择菜单 工具 选项 命令, 打开 选项 对话框 2 在 常规 选项卡的 默认数据库文件夹 文本框中, 输入要设置为默认工作文件夹的路径, 在此输入 E:\ Access 示例, 如图 3-22 所示 3 单击 确定 按钮, 完成设置 图 3-21 数据库属性窗口的 摘要 选项卡 图 3-22 选项 对话框的 常规 选项卡 数据库的压缩与修复在对数据库进行操作时, 因为需要经常对数据库中的对象进行维护, 这时数据库文件中就可能包含相应的 碎片 压缩和修复数据库可以重新整理 安排数据库对磁盘空间的占有, 可以恢复因操作失误或意外情况丢失的数据信息, 从而提高数据库的使用 60

73 第 3 章数据库的基本操作 效率, 保障数据库的安全性 在压缩和修复数据库时, 用户必须对该数据库具有 以独占方式打开 的权限 1. 数据库的压缩压缩数据库文件有两种方法, 一种是打开数据库文件再压缩 ; 另一种是不打开数据库文件直接压缩 例 3.6 对 学生成绩管理 数据库进行压缩操作 方法一 : 打开数据库文件再压缩 1 在 Access 窗口中打开 学生成绩管理 数据库 2 选择菜单 工具 数据库实用工具 压缩和修复数据库 命令, 系统自动完成压缩 方法二 : 不打开数据库文件直接压缩 1 启动 Access 系统 2 选择菜单 工具 数据库实用工具 压缩和修复数据库 命令, 弹出 压缩数据库来源 对话框, 如图 3-23 所示 图 3-23 压缩数据库来源 对话框 3 选定要压缩的数据库文件, 如 学生成绩管理, 再单击 压缩 按钮, 弹出 将数据库压缩为 对话框, 如图 3-24 所示 4 在 文件名 组合框中键入压缩后的数据库文件名, 如 学生成绩管理备份, 单击 保存 按钮, 结束对数据库文件的压缩操作 科学出版社职教技术出版中心 注意 : 在压缩数据库文件时, 要保证磁盘有足够的存储空间, 用以存放数据库压缩时产生的数据库文件 如果压缩后的数据库文件与源数据库文件同名, 而且同在一个文件夹时, 压缩后的文件将替换原始文件 61

74 数据库基础与 Access 应用 图 3-24 将数据库压缩为 对话框 2. 数据库的修复在对数据库进行操作时, 若发生意外事故, 导致数据库中的数据遭到一定破坏, 此时可将所有的数据库文件关闭, 并修复被破坏的数据库文件 具体操作步骤如下 : 1 选择菜单 工具 数据库实用工具 压缩和修复数据库 命令, 弹出 修复数据库 对话框 2 选定要修复的数据库文件, 再单击 修复 按钮, 开始对数据库文件进行修复 3 当数据库修复完成后, 系统将显示数据库文件是否修复成功 习 题 一 选择题 1. 在数据库管理系统中, 数据储存在 ( ) A. 窗体 B. 报表 C. 数据表 D. 页 2. 在数据库管理系统中, 若要打印输出数据, 应通过 ( ) A. 窗体 B. 报表 C. 表 D. 页 3. 在数据库管理系统中, 能将数据的内容变成网页的对象是 ( ) A. 窗体 B. 报表 C. 页 D. 宏 4.Access 任务窗格包含 ( ) A. 新建文件 B. 文件搜索 C. 剪贴板 D. 以上皆是 5. 在 Access 中, 可以使用 ( ) 菜单下的数据库实用工具进行 Access 数据库版 本的转换 A. 文件 B. 视图 C. 工具 D. 编辑 62

75 第 3 章数据库的基本操作 二 填空题 1.Access 的数据库对象有 和 2. 在数据库中存储的只是链接, 而主体存储在数据库之外 3. 数据库对象的 对象可用来简化数据库的操作 4. 数据库文件的扩展名是 5. 数据库文件的默认存放位置是 三 简答题 1. 设计数据库有哪些基本步骤? 各个步骤中需要注意哪些问题? 2. 举例说明 纽带表 的作用及其主键字段的组成 3. 创建数据库有哪些方法? 试作出分析对比 4. 为什么要设置默认文件夹? 如何设置? 5. 在多用户环境下打开数据库的方式有哪几种? 6. 一个图书借阅管理数据库要求提供下述服务 : (1) 可随时查阅书库中现有书籍的品种 数量与存放位置 所有各类书籍均可由书号唯一标识 (2) 可随时查阅书籍借还情况, 包括借书人单位 姓名 借书证号 借书日期和还书日期 规则约定 : 任何人可借多种书, 任何一种书可为多个人所借, 借书证号具有唯一性 (3) 当需要时, 可以通过数据库中保存的出版社的电话 邮编及地址等信息向相应的出版社增购有关书籍 规则约定 : 一个出版社可出版多种书籍, 同一本书仅为一个出版社出版, 出版社名具有唯一性 根据上述需求分析完成下列设计 : 1 构造满足需求的 E-R 图 2 转换为等价的关系模式 3 指出各关系的主键和外键 4 指出转换生成的关系模式各属于第几范式 科学出版社职教技术出版中心 63

76 第 4 章表的基本操作 表是 Access 数据库中用来存储数据的对象, 是整个数据库的基础,Access 中的各种数据对象都是建立在表的基础之上的 因此, 表的合理性和完整性是一个数据库系统设计好坏的关键 本章在简要介绍表的构成 字段类型和结构设计后, 重点讲解表的基本操作, 特别是表的创建 表数据的输入与维护 记录的浏览与查询以及表的索引与关联等 4.1 设计表结构 表的构成在 Access 中, 数据表应是满足关系模型的二维表 一张二维表是由表名 表栏目名和表的内容 3 个部分组成的, 与二维表相对应,Access 中的数据表则是由表名 表中的字段和表的记录 3 个部分组成的, 一个表中的所有字段组成了表的结构 如表 4-1 所示, 是反映学生基本情况的一张二维表 若想将表 4-1 的全部信息输入到计算机中, 便要定义表名 表中的字段并给表输入数据 表 4-1 学生表 学号 姓名 性别 出生日期 政治面貌 专业 四级通过 入学成绩 家庭住址 照片 刘晓明 男 19928/02/17 党员 会计 是 568 湖北武汉 略 林利利 女 1992/10v06 团员 会计 是 552 重庆万州 略 王中华 男 1991/12/06 团员 人力 否 549 湖南长沙 略 章京平 女 1992/01/16 团员 人力 是 545 贵州遵义 略 闻红宇 女 1991/03/15 党员 英语 否 538 四川成都 略 于海涛 男 1992/11/06 团员 英语 是 557 湖北宜昌 略 吴江宁 男 1991/07/21 群众 电商 否 526 江西九江 略 周萍萍 女 1993/01/17 党员 电商 是 561 河南开封 略 (1) 表名 表名是数据表存储在磁盘上的唯一标识, 用户只有依靠表名, 才能使用指定的表, 因此确定表名, 要确保其唯一性 此外, 在定义表名时, 要使表名能够体现表中所含数据的内容, 并考虑使用时的方便, 表名要简略 直观, 见名知意 (2) 字段 字段是数据表的组织形式, 包括字段名称 字段类型 字段属性等 (3) 记录 记录是数据表中的数据, 记录的内容就是对每个字段所赋的值, 数据表的大小取决于它拥有的数据记录的多少, 不包含记录的表称为空表 (4) 表的视图方式 表有两种视图方式, 一种是 设计视图, 另一种是 数据表视图 这两种视图方式对操作表十分重要 在 设计视图 状态下, 可用来编辑表的

77 第 4 章表的基本操作 结构, 在 数据表视图 状态下, 可用来编辑数据表的记录内容 单击工具栏中的 视图 按钮, 可以在这两个视图之间进行切换, 或单击该按钮右侧的下拉箭头, 在打开的下拉列表框中进行切换, 如图 4-1 所示 字段类型 字段的数据类型决定了存储在字段中的值的数据类型, 它也决定了数据的存储和使用方式 Access 数据库中常用的数据类型有以下 10 种 图 4-1 视图切换按钮下拉菜单 1. 文本型 文本型是默认的数据类型, 通常用于表示文字数据, 例如姓名 地址等, 最多 255 个字符, 默认长度是 50 个字符 值得注意的是, 如果阿拉伯数字定义为文本型数据 ( 如学号, 电话号码, 邮编等 ) 时, 它不具备数学上的数值含义, 不能参加数学运算 使用文本型数据要注意以下问题 : 1 文本中包含汉字时, 一个汉字也只占一个字符, 这一点和 Visual FoxPro 等数据库管理软件对汉字的处理是不一样的 2 如果输入的数据长度不超过定义的字段长度, 则系统只保存输入到字段中的字符, 该字段中未使用的位置上的内容不被保存 2. 备注型 备注型数据与文本型数据本质上是一样的, 不同的是, 备注型字段可以保存较长的数据, 它允许存储的内容可以长达 64KB 字符, 适合于存放对事物进行详细描述的信息, 如个人简历 备注和摘要等 3. 数字型 数字型字段存放可以用来进行算术运算的数据, 由数字 0~9 小数点和正负号构成 在 Access 系统中, 数字型字段又细分为整型 长整型 单精度型 双单精度型等类型, 其长度由系统分别设置为 1,2,4,8 个字节 系统默认数字型字段长度为长整型 4. 日期 / 时间型 科学出版社职教技术出版中心 日期 / 时间型可以表示日期 时间或两者的组合 日期 / 时间型数据的存放和显示格式完全取决于用户定义格式 根据存放和显示格式的不同, 又分为常规日期 长日期 中日期 短日期 长时间 中时间 短时间等类型, 其长度由系统默认为 8 个字节 65

78 数据库基础与 Access 应用 货币型 货币型数据是一种特殊的数字型数据, 用以存储货币值 向该字段输入数据时, 系统会自动添加货币符号和千位分隔符, 货币型数据的存放和显示格式完全取决于用户定义格式 根据存放和显示格式的不同, 又分为常规数据 货币 欧元 固定 标准等类型 货币型数据整数部分的最大长度为 15 位, 小数部分长度不能超过 4 位 6. 自动编号型 自动编号型字段用来存放递增数据和随机数据, 其数据不需要输入 在向表中添加记录时, 由系统为该字段指定唯一的顺序号, 顺序号的确定有两种方法, 可在 新值 属性中指定, 分别是 递增 和 随机 递增方法是默认的设置, 每新增一条记录, 该字段的值自动增 1 使用随机方法时, 每新增加一条记录, 该字段的数据被指定为一个随机的长整型数据 该字段的值一旦由系统指定, 这个值就会永久地与该记录相联系, 因此, 对于含有该类型字段的表, 在操作时应注意以下问题 : 1 如果删除一个记录, 其他记录中该字段的值不会进行调整 2 如果向表中添加一条新的记录, 该字段不会使用被删除记录中已经使用过的值 3 用户不能对该字段的值进行指定或修改 每一个数据表中只允许有一个自动编号型字段, 其长度由系统设置为 4 个字节 如 : 顺序号 商品编号 编码等 7. 是 / 否型 是 / 否型字段用于表示逻辑值, 它只能包含两个数值 :Yes/No, 或 True/False, 或 On/Off, 其字段长度由系统设置为一个字节 常用于判断真 / 假的数据, 如 : 通过否 婚否 性别等 8.OLE 对象型 OLE 是 Obiect Linking and Embedding( 对象的链接与嵌入 ) 的缩写, 用于链接或嵌入由其他应用程序所创建的对象, 例如, 在数据库中嵌入声音 图片等, 它的大小可以达到 1GB, 甚至更多 链接和嵌入的方式在输入数据时可以进行选择, 链接对象是将表示文件内容的图片插入到文档中, 数据库中只保存该图片与源文件的链接, 这样, 对源文件所做的任何更改都能在文档中反映出来, 而嵌入对象是将文件的内容作为对象插入到文档中, 该对象也保存在数据库中, 这时, 插入的对象就与源文件无关了 9. 超链接型 用于存放超级链接地址, 链接到 Internet 局域网或本地计算机上, 大小不超过 2048

79 第 4 章表的基本操作 个字节 如网址 窗体 报表等 10. 查阅向导型 这是一个特殊的字段, 该类型为用户提供了建立一个字段内容的列表, 该列表称为 查阅列, 能够查阅其他表或本表中其他字段的值, 以及本字段已经输入过的值 其内容以 列表框 组合框 的形式显示 这样, 在输入一个字段值时, 可以从所列的内容中进行选择 查阅列的内容可以用以下两种方法之一获取 : 1 由已建立的表或查询中的字段提供, 这时对表或查询的所有更新将反映在查阅列中 2 由用户自行输入查阅列中的内容, 该内容在存储后成为一组不可更改的固定值 表结构的设计 在建立表之前都必须先设计它的结构, 表结构描述了一个表的框架 设计表结构实际上就是定义组成一个表的字段个数, 每个字段的名称 数据类型 长度等信息 (1) 字段名 字段名用来标识字段 表中每一个字段都必须有一个唯一的名字, 将来可以通过字段名直接引用表中的数据 给字段命名应昼简明 在 Access 系统中规定 : 1 字段名长度为 1~64 个字符 2 字段名中可以包含字母 汉字 数字 空格和其他字符 3 字段名中不能包含小数点. 惊叹号! 方括号 [ ] 重音符号 ` 4 字段名不能以空格开头 (2) 数据类型 字段的数据类型应与存储的数据类型相匹配 数据库可以存储大量的数据, 并提供丰富的数据类型 Access 系统提供的字段数据类型有文本 备注 数字 日期 / 时间 货币 自动编号 是 / 否 OLE 对象 超链接和查阅向导等 (3) 字段说明 字段说明在字段的设计中是可有可无的, 仅仅是为了帮助用户记住字段的用途或了解它的目的 如果输入了字段说明, 那么用户在以后使用该字段的过程中, 字段说明总会显示在状态栏里 (4) 字段的其他属性 字段除了基本属性外, 还有其他一些属性, 如标题 输入掩码 默认值 有效性规则等, 可以在字段的 常规 区进行设置 完成了表结构的设计, 就可以进行创建表的操作了 例 4.1 定义 学生成绩管理 数据库中 学生 表 课程 表和 成绩 表的结构 根据 Access 系统中的字段类型及第 3 章表 3-1 所确定的 3 个表的字段, 定义学生表 课程表和成绩表的结构分别如表 4-2~ 表 4-4 所示 科学出版社职教技术出版中心 67

80 数据库基础与 Access 应用 表 4-2 学生表结构 ( 学号为主键 ) 字段名称 数据类型 字段大小 学号 文本 6 姓名 文本 4 性别 文本 1 出生日期 日期型 中日期 政治面貌 查阅向导 2 专业 文本 10 四级通过 是 / 否 默认 入学成绩 数字 整型 家庭住址 文本 20 照片 OLE 对象 默认 表 4-3 课程表结构 ( 课程号为主键 ) 字段名称 数据类型 字段大小 小数 课程号 文本 3 课程名 文本 10 学时 数字 整型 学分 数字 单精度 1 类别 文本 10 简介 备注型 默认 表 4-4 成绩表结构 字段名称 数据类型 字段大小 小数 学号 文本 6 课程号 文本 3 平时 数字 单精度 1 期中 数字 单精度 1 期末 数字 单精度 创建表 在 Access 系统中, 创建一个新表的方法有如下五种 : 1 使用向导创建表 2 通过输入数据创建表 3 使用设计器创建表 4 导入和链接外部数据 5 利用生成表查询创建表 它们各有优缺点 使用向导创建表提供了许多数据库开发工作中常用到的字段, 供选择使用, 并已经设置好了字段的类型, 为数据表的设计工作提供了不少方便 直接在一个新数据表中输入数据, 系统将自动确定该字段的类型和名称 使用设计器创建表是 68

81 第 4 章表的基本操作 最灵活的一种创建表的方法, 利用设计器可以创建各种类型的字段, 定义每个字段的相关属性, 能准确地表达设计者的意图 为了在 Access 中使用外部数据源的数据,Access 还提供了导入和链接方式, 利用其他应用程序已经建立的表来创建新表 本节将介绍使用向导创建表 通过输入数据创建表 使用设计器创建表 通过导入和链接外部数据创建表四种常用的创建表的方法 使用向导创建表 例 4.2 使用表向导创建 学生成绩管理 数据库中的 成绩 表结构 操作步骤如下 : 1 在 Access 中打开 学生成绩管理 数据库 2 在数据库窗口中选择 表 对象, 然后双击 使用向导创建表, 弹出 表向导 对话框之一, 如图 4-2 所示 3 选择 示例表 中的 学生和课程 类别, 然后在 示例字段 中分别选择 学生 ID 课程 ID 成绩 字段, 单击按钮, 将其加入到右侧的 新表中的字段 列表框中, 这些字段将成为新表中所用的字段 4 选定 新表中的字段 中的 学生 ID, 单击 重命名字段 按钮, 弹出 重命名字段 对话框如图 4-3 所示, 在编辑栏中输入新的字段名 学号 后, 单击 确定 按钮返回 表向导 对话框 图 4-2 表向导 对话框之一图 4-3 重命名字段 对话框 5 用同样方法将 新表中的字段 中的 课程 ID 重命名为 课程号 6 单击 下一步 按钮, 进入 表向导 对话框之二, 将表命名为 成绩, 并选 定 是, 帮我设置一个主键 单选按钮, 如图 4-4 所示 7 单击 下一步 按钮, 进入 表向导 对话框之三, 可选择创建表之后的操作 如选定 修改表的设计 单选按钮, 如图 4-5 所示 8 单击 完成 按钮, 系统将打开如图 4-6 所示的表设计视图 科学出版社职教技术出版中心 69

82 数据库基础与 Access 应用 图 4-4 表向导 对话框之二 图 4-5 表向导 对话框之三 图 4-6 成绩 : 表 设计视图显然, 通过表向导生成的字段不符合设计要求, 所以该表的结构需要修改, 具体的方法和操作步骤详见例 4.11 由此可见, 用表向导创建表受限于 示例表 在 Access 中, 示例表 是系统提供的, 不是由用户决定的 所以, 使用表向导有时会影响表的总体设计, 且后期的维护工作量较大 通过输入数据创建表在 Access 中可以通过直接在 数据表视图 窗口中输入数据来直观 方便地创建一个新表 在 数据表视图 窗口中, 第一行显示的是字段名, 除了第一行外, 其余各行显示具体的数据, 即记录 在视图中可以完成对字段的插入 删除 更名, 也可以完成对记录的添加 删除和修改等操作, 因此使用该视图可以直接建立表的结构和输入记录 例 4.3 通过输入数据创建 通讯录 表, 表中包含的字段分别是 姓名 地址 邮政编码 电话号码 和 , 各个字段的类型都是文本型 操作步骤如下 : 1 打开 数据表视图 窗口 在数据库窗口中选择 表 对象, 然后双击 通过 70

83 第 4 章表的基本操作 输入数据创建表, 显示一张空白表, 其中有 10 个字段 ( 列 ), 默认的字段名是 字段 1 ~ 字段 10, 如图 4-7 所示 2 双击 字段 1, 光标停在该字段中, 输入 姓名, 用同样的方法依次输入其余字段的名称 3 在记录区中逐行输入 通讯录 表中的各条记录 4 数据输入完毕, 选择菜单 文件 保存 命令, 或单击工具栏上的 保存 按钮, 弹出 另存为 对话框, 如图 4-8 所示 图 4-7 空白数据表 图 4-8 另存为 对话框 5 在 表名称 文本框中输入表名 通讯录, 然后单击 确定 按钮, 弹出提示 目前 尚未定义主键 消息框, 如图 4-9 所示 图 4-9 定义主键消息框 6 本表中不需要建立主键, 因此单击 否 按钮 至此, 该数据表建立完毕 用这种方法创建的表, 其中第 2 步建立表结构时, 仅输入了字段的名称, 并没有对 字段的类型和属性进行设置, 这时 Access 将字段的类型默认为文本型 通过输入数据创建表虽然简单, 但功能有限 如果要创建表中的所有字段都是文本 型, 而且也不需要对字段属性做特别设置时, 使用这种方法比较方便 如果字段类型复杂, 属性设置也较多时, 用下面介绍的使用设计器创建表更为方便 使用设计器创建表 科学出版社职教技术出版中心 使用设计器创建表, 实际上是在表设计器窗口中定义表的结构, 即详细说明表中每个字段的名称 字段的类型以及每个字段的具体属性 在表结构定义并保存后, 再切换到 数据表视图 窗口中, 输入每一条记录 71

84 数据库基础与 Access 应用 1. 设计器视图设计视图的窗口如图 4-10 所示, 该窗口由上下两部分组成, 上半部分为字段输入区, 从左到右由 4 列组成, 其作用分别如下 (1) 字段选定区 字段选定区位于左边第 1 列, 用来选定一个或多个字段, 选定一个字段时单击即可, 选定连续的多个字段可用 Shift 键配合, 选定不连续的多个字段可用 Ctrl 键配合 (2) 字段名称 用来输入字段的名称, 字段命名时应符合 Access 系统的规定 (3) 数据类型 单击该列右侧的向下箭头, 可以打开列表框, 列表框中列出了不同的字段类型, 单击某一项可以为该字段设置数据类型 (4) 说明 该列为字段说明性信息 设计视图窗口的下半部分为字段属性区, 可以设置所选字段的属性 例 4.4 使用表设计器创建 学生成绩管理 数据库中的 学生 表, 表中各字段的类型见表 4-2 操作步骤如下: 1 在 Access 中打开 学生成绩管理 数据库 2 在数据库窗口中选择 表 对象, 然后双击 使用设计器创建表, 或单击数据库窗口的 设计 按钮, 打开 设计视图 窗口, 如图 4-10 所示 3 单击 字段名称 列的第一行, 将光标放在该字段中, 向此文本框中输入 学号, 然后单击该行的 数据类型, 这时屏幕上自动显示的类型是 文本 型 用同样的方法依次输入各字段的名称, 并在 数据类型 列表框中选择所需的数据类型, 建立表结构 4 选择菜单 文件 保存 命令, 或单击工具栏上的 保存 按钮, 在 另存为 对话框中输入表名 学生, 然后单击 确定 按钮完成操作 2. 查阅向导 的使用方法 例 4.5 定义 政治面貌 的字段类型为 查阅向导 操作步骤如下( 继续上面的操作 ): 1 选定 政治面貌 字段, 在 数据类型 选择列表中单击 查阅向导, 弹出 查询向导 对话框之一, 如图 4-11 所示 2 选定 自行建入所需的值 单选按钮, 单击 下一步 按钮, 进入 查阅向导 对话框之二, 如图 4-12 所示 3 输入 党员 团员 群众, 输入完成之后单击 下一步 按钮, 进入 查询向导 对话框之三, 如图 4-13 所示 72

85 第 4 章表的基本操作 图 4-10 设计视图窗口 图 4-11 查询向导 对话框之一 图 4-12 查询向导 对话框之二 图 4-13 查询向导 对话框之三 操作 4 在该对话框中, 定义查询列标签名, 本例为默认选择, 单击 完成 按钮结束 使用 查阅向导 之后, 向该表中输入该类数据时会很方便 例如, 在 数据表视 图 方式下, 当录入某记录的 政治面貌 时, 单击右侧的 按钮, 会将 政治面貌 所含的内容全部列出, 从中选择即可, 如图 4-14 所示 图 4-14 使用查询向导示例 科学出版社职教技术出版中心 上例是利用 查阅向导 设置字段的查阅属性 此外, 还可以通过字段属性中的 查 73

86 数据库基础与 Access 应用 阅 选项卡, 使选定的字段与指定表或查询中的字段绑定, 从而实现直接从下拉列表中选择字段值 在 设计视图 窗口中除了输入字段名称 数据类型以外, 还可以对字段的其他各个属性做进一步的设置, 关于这些设置将在 4.3 节中详细介绍 通过导入和链接外部数据创建表为了在 Access 中使用外部数据源的数据,Access 提供了两种方式 (1) 将数据导入到新的 Access 表中 使用这种方式创建表, 实际上是利用其他应用程序已经建立的表来创建新的表, 可以进行导入的表包括 Access 数据库中的表 Excel 的电子表格 Lotus DBASE 或 FoxPro 等数据库管理系统创建的表, 用这种方式创建的表称为导入表 (2) 链接数据 这是将创建的表和来自其他应用程序的数据建立链接, 这样在建立数据源的原始应用程序中和 Access 数据库中都可以查看 添加 删除或编辑这些数据 在 Access 中更新外部数据源中的数据时, 不需要将数据导入, 而且外部数据源的格式也不会改变, 用这种方式创建的表称为链接表 例 4.6 使用 导入表 的方法建立 学生成绩管理 数据库中的 课程 表, 数据来源是 E:\Access 示例 文件夹下的 Excel 工作簿文件 示例表.xls 中的工作表 操作步骤如下 : 1 在 Access 中打开 学生成绩管理 数据库 2 在数据库窗口中选择 表 对象, 右击数据库窗口空白处, 从弹出的快捷菜单中选择 导入 命令, 如图 4-15 所示, 弹出 导入 对话框, 如图 4-16 所示 图 4-15 数据库窗口中弹出的快捷菜单 3 在 查找范围 组合框中确定导入文件所在的文件夹为 Access 示例, 在 文件类型 下拉列表框中选定 Microsoft Excel, 在文件列表框中选择 示例表 文件 4 单击 导入 按钮, 弹出 导入数据表向导 对话框之一, 如图 4-17 所示 5 选定 课程表, 单击 下一步 按钮, 进入 导入数据表向导 对话框之二, 74

87 第 4 章表的基本操作 如图 4-18 所示 图 4-16 导入 对话框 图 4-17 导入数据表向导 对话框之一图 4-18 导入数据表向导 对话框之二 6 选择将电子表格的列标题作为表的字段名称, 因此选定 第一行包含列标题 复选框, 单击 下一步 按钮, 进入 导入数据表向导 对话框之三, 如图 4-19 所示 7 该对话框用来决定将数据导入到哪个表中 本例选定 新表中 单选按钮, 即 创建一个新表保存导入的数据 单击 下一步 按钮, 进入 导入数据表向导 对话框 之四, 如图 4-20 所示 8 该对话框用来指定正在导入的每一个字段的信息, 包括更改字段名 建立索引 或跳过某个字段 本例中不作特别的指定, 因此单击 下一步 按钮, 进入 导入数据 表向导 对话框之五, 如图 4-21 所示 9 该对话框用来确定新表的主键, 首先选定 我自已选择主键 单选按钮, 然后 在其右边的下拉列表框中选定 课程号 字段作为主键, 单击 下一步 按钮, 进入 导 入数据表向导 对话框之六, 也是最后一个对话框, 如图 4-22 所示 科学出版社职教技术出版中心 75

88 数据库基础与 Access 应用 图 4-19 导入数据表向导 对话框之三 图 4-20 导入数据表向导 对话框之四 图 4-21 导入数据表向导 对话框之五 图 4-22 导入数据表向导 对话框之六 10 该对话框的作用是为新建的表命名, 在 导入到表 文本框中输入 课程, 然后单击 完成 按钮, 弹出提示完成数据导入的 导入数据表向导 消息框, 如图 4-23 所示, 单击 确定 按钮关闭此对话框, 导入过程结束 本例中是以 Excel 电子表格作为导入表的, 如果要导入的是其他类型应用程序的数据源, 则向导的具体过程会有一些不同, 这时, 只要按对话框中的提示进行操作即可 如果要采用链接的方法使用外部数据, 可以在数据库窗口的快捷菜单中选择 链接表 命令 链接和导入的具体操作过程非常相似, 可以参照上例的操作步骤进行 图 4-23 完成导入对话框 76

89 第 4 章表的基本操作 打开和关闭表一个数据表创建后, 可以在以后向表中添加记录, 也可以对建立好的表进行编辑 如修改字段的名称 属性 修改表中记录的值 浏览表中的记录等, 在进行这些操作之前, 都要先打开相应的表, 完成操作后, 还要将表关闭 1. 打开表一个表可以在 数据表视图 下打开, 也可以在 设计视图 下打开, 不同视图下完成的操作不同, 还可以在这两种视图之间进行切换 1) 在 数据表视图 下打开表在数据库窗口中直接双击要打开的表, 就可以在 数据表视图 下打开该表 也可以先选择表, 然后单击窗口中的 打开 按钮 在 数据表视图 下, 以二维表的形式显示表的内容, 其中第一行显示表中的字段, 下面就是表中的每一条记录, 如图 4-14 所示 在这个视图下, 主要进行记录的输入 修改 删除等操作 2) 在 设计视图 下打开表在数据库窗口中, 单击选定某个表, 然后单击窗口中的 设计 按钮, 就可以在 设计视图 窗口中打开表 在 设计视图 窗口中显示的是表中各字段的基本信息, 例如名称 类型 大小等属性, 如图 4-10 所示 如果要修改表的结构, 可以将表在 设计视图 窗口中打开, 然后在该视图窗口中进行修改 单击工具栏中的 视图 按钮, 可以在这两个视图之间进行切换 2. 关闭表 对表的操作完成后, 要将该表关闭, 不管这个表处在 数据表视图 还是 设计视图 下, 关闭方法是一样的 单击视图窗口右上角的 关闭 按钮, 或执行菜单 文件 关闭 命令都可以关闭表 在关闭表时, 如果对表的结构进行过修改并且没有保存,Access 会弹出一个消息框, 如图 4-24 所示, 提示用户是否保存所做的修改, 单击 是 按钮可保存所做的修改 ; 单击 否 按钮可放弃所做的修改, 单击 取消 按钮可取消关闭操作 科学出版社图 4-24 关闭表消息框 职教技术出版中心 77

90 数据库基础与 Access 应用 4.3 设置字段的属性 在创建表结构时, 除了输入字段的名称 指定字段的类型外, 还需要设置字段的属性 在表结构创建后, 也可以根据需要修改字段的属性 字段大小字段大小即字段的长度, 该属性用来设置存储在字段中文本的最大长度或数字的取值范围, 因此, 只有文本型 数字型和自动编号型字段才具有该属性 文本型字段的大小默认值是 50 个字符, 用户也可以在 字段属性 中自行定义字段的大小, 其值在 1~255 之间, 如果文本数据长度超过 255 个字符, 则可以将该字段设置为备注型 数字类型字段的长度可以在 字段大小 列表中进行选择, 其中常用的类型所表示的数据范围 小数位数及所占的空间, 见表 4-5 表 4-5 数字型数据的不同保存类型 类型 数据范围 小数位数 字段长度 ( 字节 ) 字节 0~255 无 1 小数 ~ 整型 ~ 即 ~ 无 2 长整型 ~ 无 4 单精度型 ~ 双精度型 ~ 数字型字段默认的类型是长整型, 在实际使用时, 应根据数字型字段表示的实际含义确定合适的类型, 例如对于学生表的 入学成绩 字段, 可以选择整型, 而对于成绩表中的 成绩 字段, 可以选择单精度型 例 4.7 将 学生 表中的文本型字段和数字型字段按表 4-2 所列出的字段大小进行设置 操作步骤如下 : 1 在 设计视图 窗口中打开 学生 表 2 在窗口的上半部分, 单击 学号 字段 3 在窗口下半部分的属性区中单击 字段大小, 然后在其文本框中输入 6 4 重复 2 和 3 两步继续设置其他字段的属性 5 每个字段的属性设置完成后, 单击工具栏上的 保存 按钮将保存所做的设置, 然后单击 关闭 按钮结束操作 在减小字段的大小时要小心, 如果在修改之前字段中已经有了数据, 在减小长度时可能会丢失数据, 对于文本型字段, 将截去超出的部分 ; 对于数字型字段, 如果原来是单精度或双精度数据, 在改为整数时, 会自动将小数取整 78

91 第 4 章表的基本操作 字段的格式字段的 格式 属性用来确定数据在屏幕上的显示方式以及打印方式, 从而使表中的数据输出有一定规范, 浏览 使用更为方便 Access 系统提供了一些字段的常用格式供选择, 如图 4-25~ 图 4-27 所示 图 4-25 数字 / 货币型字段的格式 图 4-26 日期 / 时间型字段的格式 图 4-27 是 / 否型字段的格式 格式设置只是改变数据输出的样式, 对输入数据本身没有影响, 也不影响数据的存 储格式 若要让数据按输入时的格式显示, 则不要设置 格式 属性 文本 备注 超链接等字段没有系统预定义格式, 可以自定义格式 自定义文本与 备注字段的格式符号, 见表 & 符号 表 4-6 文本 / 备注型常用格式符号 说明 不足规定长度, 自动在数据前补空格, 右对齐 不足规定长度, 自动在数据后补空格, 左对齐 < 将所有字符转换为小写 > 将所有字符转换为大写 输入掩码 输入掩码属性用来设置字段中的数据输入格式, 并限制不符规格的文字或符号输入 这种特定的输入格式, 对在日常生活中相对固定的数据形式尤其适用, 如电话号码 日期 邮政编码等 人工设置输入掩码的方法是在 设计视图 窗口 字段属性区 的 输入掩码 编 辑框中直接输入格式符, 可以使用的格式符及其代表的含义, 见表 4-7 表 4-7 输入掩码属性中使用的格式符 符 号 含 义 0 必须输入数字 (0~9), 不允许使用加号和减号 9 可以选择输入数字 (0~9) 或空格, 不允许使用加号和减号 科学出版社职教技术出版中心 79

92 数据库基础与 Access 应用 续表 符 号 含 义 # 可以选择输入数字 (0~9) 或空格, 允许使用加号和减号 L 必须输入字母 (A~Z a~z)? 可以选择输入字母 (A~Z a~z) A 必须输入字母或数字 a 可以选择输入字母或数字 & 必须输入任意字符或一个空格 C 可以选择输入任意字符或一个空格.,:;-/ 小数点占位符及千位 日期与时间的分隔符 < 将所有字符转换为小写 > 将所有字符转换为大写! 使输入掩码从左到右显示 \ 使其后的字符以原义字符显示 ( 例如 \A 表示显示 A, 而不是表示输入掩码 A ) 密码 使输入的任何字符都按字面字符保存, 但显示为 * 符号, * 的个数与输入字符的个数一样 例 4.8 输入掩码设置示例 1) 学生 表的 学号 字段 学号 字段的长度为 6, 每位上只能是 0~9 的数字, 因此, 其输入掩码的格式串应写成 此时若切换到 数据表视图, 单击最后一行 ( 表示添加一条记录 ), 学号 字段的输入栏将出现 6 个字符位置的下划线, 且输入时只有输完 6 个数字才能离开此字段的编辑栏, 这就是 输入掩码 设置的结果 2) 学生 表的 出生日期 字段对 出生日期 字段规定如下, 输入形如 yyyy/mm/dd 的形式, 即年份为 4 位 月份和日期均为两位, 年 月 日之间用 / 分隔, 如果年份必须输入, 月份和日期可以空缺, 则该字段输入掩码的形式为 0000/99/99 3) 课程 表的 课程号 字段 课程号 字段规定如下, 编码由三位字符组成, 第一位必须是字母, 后两位必须是数字, 该字段输入掩码的形式为 L00 4) 通讯录 表的 电话号码 字段假定某个城市电话号码为 8 位, 其输入掩码的格式串应写成 如果 电话号码 中包含区号, 并且区号和号码之间用 - 作为分隔符, 我们知道区号有 3 位或 4 位的, 假定电话号码只有 7 位或 8 位的, 设置输入掩码的格式串的形式为 格式中两边的 9 表示可以输入数字或空格, 这, 在输入记录时, 或 形式的电话号码都可以输入 还可以使用 输入掩码向导 来设置输入掩码, 操作方法是先选择需要设置的字段, 80

93 第 4 章表的基本操作 然后单击 输入掩码 编辑框右侧的 下, 一步步定义字段的输入掩码 按钮, 即启动 输入掩码向导, 在向导的引领 前面讲过 格式 的定义, 格式 用来限制数据输出的样式, 如果同时定义了字 段的显示格式和输入掩码, 则在添加或编辑数据时,Access 将使用输入掩码, 而 格式 设置则在保存记录时决定数据如何显示 同时使用 格式 和 输入掩码 属性时, 要注意它们的结果不能互相冲突 默认值 当表中有多条记录的某个字段值相同时, 可以将相同的值设置为该字段的默认值, 这样, 每产生一条新记录时, 这个默认值就自动加到该字段中, 避免了重复输入同一数据, 提高了输入速度 用户可以直接使用这个默认值, 也可以输入新的值取代这个默认值 例 4.9 给 学生 表中的 性别 字段输入默认值 男 操作步骤如下: 1 在 设计视图 窗口中打开 学生 表, 并选定 性别 字段 2 在 默认值 文本框中输入 男 ( 注意不要忘了引号 ) 3 单击工具栏上的 保存 按钮, 完成属性设置 切换到 数据表视图, 在 学生 表的最后一行, 可以看到 性别 字段出现了默认值 男, 这就是 默认值 设置的结果 有效性规则与有效性文本 有效性规则 是一个与字段或记录相关的表达式, 通过对用户输入的值加以限制, 提供数据有效性检查 建立有效性规则时, 必须创建一个有效的 Access 表达式, 该表达式是一个逻辑表达式, 以此来控制输入到数据表记录中的数据 常用的有效性规则是字段级有效性规则, 该规则是对一个字段的约束 它将所输入的值与所定义的规则表达式进行比较, 若输入的值不满足规则要求, 则拒绝该值 有效性文本 是一个提示信息, 当输入的数据不在设置的范围内, 系统会出现提示信息, 提示输入的数据有错, 这个提示信息可以是系统自动加上的, 也可以由用户通过设置有效性文本来确定 例 4.10 给 学生 表中的 性别 字段设置有效性规则和有效性文本 操作步骤如下 : 1 在 设计视图 窗口中打开 学生 表, 并选定 性别 字段 2 在 有效性规则 编辑框中输入 :[ 性别 ]= 男 OR [ 性别 ]= 女, 也可以单击 有效性规则 编辑框右侧的按钮, 进入表达式生成器完成操作 3 在 有效性文本 文本框中输入 : 性别只能是男或女 ( 注意 : 错误信息必须用英文双引号括起来 ) 4 单击工具栏上的 保存 按钮, 完成属性设置 科学出版社职教技术出版中心 81

94 数据库基础与 Access 应用 有效性规则设置后, 在输入记录时, 系统会对新输入的字段值进行检查, 如果输入的数据不在有效性范围内, 就会出现提示信息, 表示输入记录的操作不能进行 例如, 将新记录的 性别 值输错, 即其值不是 男 或 女, 系统会提示出错, 如图 4-28 所示 图 4-28 性别输入错误及提示信息如果只设置了 有效性规则 而没有设置 有效性文本, 则在字段的值输错时, 系统也会出现消息框, 只是其显示的内容是系统默认的 可见, 设置了有效性规则后, 系统能够检查错误的输入, 在发现错误时, 会显示提示信息 其他属性除了上面介绍的常用属性外, 在 设计视图 窗口的属性区还有下面一些属性 : (1) 小数位数 该属性影响数据的显示方式, 但对计算时的精度没有影响 (2) 标题 使用 标题 属性可以指定字段名的显示名称, 即在表 查询或报表等对象中显示的标题文字 如果没有为字段设置标题, 就显示相应的字段名称 在实际应用中, 为了操作的方便和输入的快捷, 人们常用英文或汉语拼音作为字段名称, 通过设置标题实现在显示窗口中用汉字显示列标题 (3) 必填字段 该属性中只有两个选项 : 是 或 否 两个选项, 某个字段设置该属性为 是 时, 在输入记录时, 该字段的内容不允许为空 (4) 输入法模式 该属性主要用于文本型字段, 单击输入法模式属性的下拉箭头, 可以打开下拉列表框, 框中有 随意 输入法开启 和 输入法关闭 三个选项 如果选定 输入法开启, 则在输入记录时, 输入到该字段时, 会自动切换到中文输入法 (5) 索引属性 索引属性的详细情况见 小节 4.4 修改表结构 在数据表的设计中, 经常需要修改表的结构, 如通过表向导创建的 成绩 表结构和通过导入表创建的 课程 表结构, 都需要进行表结构的修改, 才能使该表格更好地符合数据库设计的要求 修改表结构的操作主要包括增加字段 删除字段 字段重命名 修改字段的属性等, 82

95 第 4 章表的基本操作 其中增加字段 删除字段 字段重命名操作既可以在 数据表视图 下进行, 也可以在 设计视图 下进行 1. 添加字段 1) 在 设计视图 下添加字段操作步骤如下 : 1 在 数据库 窗口中, 单击 表 对象 2 单击要添加字段的表, 然后单击 设计 按钮, 在 设计视图 窗口中打开该表 3 将光标移动到要插入新字段的位置上并单击鼠标右键, 弹出快捷菜单, 如图 4-29 所示, 选择 插入行 命令项, 也可以直接单击工具栏上的 插入行 按钮 4 在新插入行的 字段名称 列中输入新字段的名称 5 在 数据类型 列设置新字段的数据类型 6 单击工具栏上的 保存 按钮, 保存所做的修改 2) 在 数据表视图 窗口中添加字段操作步骤如下 : 1 在 数据库 窗口中, 单击 表 对象 2 单击要添加字段的表, 然后单击 打开 按钮, 在 数据表视图 窗口中打开该表 3 将光标移动到要插入新字段的位置上并单击鼠标右键, 如图 4-30 所示在弹出快捷菜单中选择 插入列 命令 图 4-29 设计视图中的快捷菜单 图 4-30 数据表视图中的快捷菜单 4 系统在当前列之前插入一个新列, 并将字段名命名为 字段 1, 用户可以双击 新字段名然后输入新的名称 放置 如果新添加的字段位置不合适, 还可在字段选定区直接拖动字段, 拖到适当的位置 向表中添加一个新的字段不会影响其他字段和表中已有的数据 科学出版社职教技术出版中心 83

96 数据库基础与 Access 应用 2. 删除字段删除一个字段时, 该字段及其所有的数据也同时被删除, 删除字段的操作比较简单 在 数据表视图 窗口中删除字段时, 右击要删除的字段的名称, 在弹出的图 4-30 所示快捷菜单中选择 删除列 命令, 会弹出确认对话框, 如图 4-31 所示, 单击 是 按钮即可 图 4-31 删除字段时的确认对话框在 设计视图 窗口中删除字段时, 右击要删除的字段的名称, 在弹出的图 4-29 所示快捷菜单中执行 删除行 命令, 也会弹出图 4-31 所示的确认对话框, 单击 是 按钮即可 需要注意的是, 对主键的删除应该非常谨慎, 否则将破坏整个表结构 如果删除数据表中的主键字段, 系统将显示警告信息 3. 重命名字段在 数据表视图 窗口中重命名字段时, 将光标定位到要重命名字段的名称处并单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择 重命名列 命令, 如图 4-30 所示, 这时, 光标在字段名处闪动, 直接输入新的名称即可 在 设计视图 窗口中重命名字段时, 将光标定位在要重命名字段的名称处, 直接删除原来的名称后输入新的名称即可 4. 修改字段的属性修改字段的属性只能在 设计视图 窗口中进行, 修改方法和上一节介绍的设置属性的方法完全一样, 这里就不再重复了 例 4.11 按照表 4-4 设计的表结构, 修改例 4.2 中使用表向导创建的 成绩 表结构 操作步骤如下 : 1 在 Access 中打开 学生成绩管理 数据库 2 单击 成绩 表, 再单击 设计 按钮, 打开 成绩 表设计视图 3 选择 学号 字段, 单击工具栏上的 主键 按钮, 取消该字段的主键标记 ( 因为成绩表中的学号有重复值, 故不能将其设置为主键 ), 再单击 数据类型 下拉列表, 选定 文本 类型, 并在属性区中设置 字段大小 为 6 4 重复步骤 3, 设置 课程号 的 数据类型 为 文本, 字段大小 为 3 5 修改 成绩 字段的名称为 平时, 并设置其 数据类型 为 数字, 字段 84

97 第 4 章表的基本操作 大小 为 单精度型, 1 位小数 6 添加 期中 和 期末 两个新字段, 其属性设置与 平时 字段相同 7 单击 保存 按钮, 完成 成绩 表结构的修改 例 4.12 按照表 4-3 设计的表结构, 修改例 4.5 中使用 导入表 方法建立的 课程 表结构 操作步骤如下 : 1 在 Access 中打开 学生成绩管理 数据库 2 单击 课程 表, 再单击 设计 按钮, 打开 课程 表设计视图 3 参照表 4-3 中对 课程 表的字段属性设置, 依次修改 课程号 课程名 学时 学分 和 类别 的字段大小 4 单击 简介 字段的 数据类型 下拉列表, 选定 备注 类型 5 单击 保存 按钮, 完成 课程 表结构的修改 4.5 输入与编辑记录 当数据库的表结构创建好以后, 用户就可以向表中添加数据了 一个表有了数据才 是一个完整的表 本节介绍对数据的基本操作, 即添加数据 修改数据 删除数据和计算数据等操作 从键盘输入记录 从键盘输入记录在表的 数据表视图 窗口中进行, 在输入记录的同时也可以修改记录 打开 数据表视图 窗口后, 就可以输入记录了 在 数据表视图 窗口中, 有的记录前面有或标记, 其中标记表示该记录的数据可以修改, 标记表示可在该行输入新的数据 在输入每条记录的字段值时, 只能输入对字段类型有效的值 若输入了无效数据, 则系统会弹出一个信息框显示出错信息 在更正错误之前, 无法将光标移动到其他字段上去 记录输入完毕后, 关闭当前窗口, 保存添加的记录到表中 若欲放弃对当前记录的编辑, 可按 Esc 键 对于文本 数字 日期 / 时间 是 / 否和备注等类型的字段数据, 可直接在 数据表视图 窗口中进行编辑, 其编辑技巧与 Word 类似 OLE 对象类型不能直接输入数据, 而需要从其他地方导入数据 例 4.13 编辑 学生 表的 照片 字段数据值为图片 操作步骤如下 : 1 在 数据表视图 窗口中打开 学生 表, 右击相应记录的 照片 字段数据区, 弹出快捷菜单 2 选择快捷菜单中的 插入对象 命令, 弹出 插入对象 对话框, 如图 4-32 所示 科学出版社职教技术出版中心 85

98 数据库基础与 Access 应用 3 选定 新建 单选按钮, 将 对象类型 设置为 位图图像, 然后单击 确定 按钮, 系统将弹出一个空白的图片编辑框 4 选择菜单 编辑 粘贴来源 命令, 在弹出的 粘贴来源 对话框中选定所需图片文件的位置和名称, 单击 打开 按钮, 相应的图片将被粘贴到图片编辑框中 此时可对图片进行剪裁, 或者缩放调整图片大小, 使其符合设计的要求 5 编辑完成后, 选择菜单 文件 更新学生 : 表 命令, 完成对数据源的更新, 然后关闭该编辑框, 返回 学生 数据表视图 在 插入对象 对话框中如果选定 由文件创建 单选按钮, 则进入另一个插入对象窗口, 如图 4-33 所示 输入相应的对象文件位置和名称, 或者单击 浏览 按钮, 选定所需文件的位置和名称, 单击 确定 按钮, 文件内容即保存到该字段中 图 4-32 插入对象 对话框图 4-33 插入对象 对话框中选定 由文件创建 数据的导入与导出 Access 系统的导入和导出功能实现了在不同的程序之间进行数据的共享 1. 导入数据导入数据是把数据从另一个应用程序或数据库中加入到 Access 表中, 或将同一数据库中其他表的数据复制到本表中, 既可以简化用户的操作 节省用户录入记录的时间, 又可以充分利用所有的数据 导入的数据可以是文本 Excel 电子表格和数据表等 在 中曾介绍了使用 导入 方式创建 Access 新表的方法, 下面通过一个例子来说明如何将其他应用程序的数据直接 导入 到已经存在的 Access 表中 例 4.14 将 Excel 工作表中的学生成绩数据导入 成绩 表中 操作步骤如下 : 1 在 Access 中打开 学生成绩管理 数据库 2 选择菜单 文件 获取外部数据 导入 命令, 弹出 导入 对话框 ( 参见图 4-16) 3 在 文件类型 下拉列表框中选定 Microsoft Excel 4 在 查找范围 下拉列表框中确定导入文件所在的文件夹为 E:\ Access 示例, 在文件列表框中选择 示例表 文件 86

99 第 4 章表的基本操作 5 单击 导入 按钮, 弹出 导入数据表向导 对话框 ( 参见图 4-17) 6 按向导中的提示一步步操作, 在 导入数据表向导 对话框之一中选定电子表 格文件中的 成绩表, 在 导入数据表向导 对话框之三中, 选定数据的保存位置为 现有的表中, 并在其右侧的下拉列表框中选择要保存数据的表为 成绩 表中 7 单击 完成 按钮, 则系统将 Excel 电子表格中的学生成绩数据添加到 成绩 添加数据时要注意以下事项才能确保导入数据顺利完成 : 1 导入文件中的值不要比此字段的 字段大小 属性设置大 2 导入文件中的值与本字段的数据类型必须相同或兼容 3 对于不允许字段的值为 Null 的必填字段, 文件中的值不能为 Null 4 对于作为主键的字段, 不允许文件中的值重复或者和表中已有的值重复 5 不能向表中添加破坏有效性规则的值 导入 Excel 电子表格的数据是所有导入数据操作中使用频率最高的操作, 可以利用 Excel 编辑数据的强大功能, 完成数据表记录的输入 从不同的数据源导入数据,Access 将启动与之相对应的不同的导入向导, 在向导的引导下逐步完成导入数据的操作 2. 链入数据 链入数据是在数据库中形成一个链接表对象, 其操作与上述的导入数据操作非常相似, 只要在级联菜单中选择 链接表 命令项, 同样是在向导的引导下完成 但是一定要理解链入数据表对象与导入形成的数据表对象是完全不同的 导入形成的数据表对象, 是一个与外部数据源没有任何联系的 Access 表对象 也就是说, 导入表在其导入过程中是从外部数据源获取数据的过程, 而一旦导入操作完成, 这个表就不再与外部数据源继续存在任何联系了 而链入表则不同, 它只是在 Access 数据库内创建了一个数据表链接对象, 从而允许在打开链接时从数据源获取数据, 即数据本身并不在 Access 数据库内, 而是保存在外部数据源处 因而, 在 Access 数据库内通过链接对象对数据所做的任何修改, 实质上都是在修改外部数据源中的数据 同样, 在外部数据源中对数据所做的任何改动也会通过该链接对象直接反映到 Access 数据库中来 导入表与链接表的差别, 在 Access 数据库视图中也可以看得很清楚, 它们的图标完全不一样 如图 4-34 所示的 成绩表 ( 链接 ) 对象是一个与 Excel 工作表相链接的数据表对象, 而 成绩 表对象则是一个将 Excel 工作表数据导入后得到的数据表对象 链接到不同的外部数据源的链接表对象, 其数据表图标也会不同 何时该应用何种获取外部数据的方式, 需根据具体应用的实际需求而定 3. 导出数据 科学出版社职教技术出版中心 Access 数据库中的数据不仅可以供数据库系统本身使用, 也可以允许其他的应用项目共享 也就是说,Access 可以按照外部应用项目所需要的格式及其数据形式导出数据, 87

100 数据库基础与 Access 应用 从而实现数据的共享 图 4-34 链接与导入的数据表 例 4.15 将 学生 表转化为 Excel 电子表格 操作步骤如下 : 1 在 学生成绩管理 数据库窗口的 表 对象列表区选定 学生 2 选择菜单 文件 导出 命令, 弹出 导出 对话框, 如图 4-35 所示 图 4-35 导出 对话框 3 在 保存类型 下拉列表框中选择 Microsoft Excel 在 保存位置 下拉列表框中选定 Access 示例, 在文件名列表框中输入 学生 5 单击 导出 按钮, 系统将 Access 数据表导出为 Excel 文件 若要将 Access 数据表导出为其他文档或数据表, 其操作方法与导出为 Excel 电子表格的方法相似, 只需在 导出表 对话框的 保存类型 下拉列表框中, 选择相应的文件类型即可 如图 4-36 所示为 学生 表导出的 HTML 文档用 IE 浏览器打开后的视图 88

101 第 4 章表的基本操作 图 4-36 导出的 HTML 文档 编辑记录 编辑记录包括添加记录 删除记录 修改数据和复制数据等, 编辑记录的操作在 数据表视图 窗口下进行 在 Access 中, 数据的显示与存储是同步的, 即无需保存, 数据库中的数据可以立即改变 通常情况下, 一个表中会有很多条记录, 但在对当前表中的记录进行编辑时, 在某一时刻只能有一条记录正在被编辑, 此记录称为 当前记录 因此, 在编辑之前, 应先定位记录或选择记录 1. 定位记录 在 数据表视图 窗口中打开一个表后, 窗口下方会显示一个记录定位器, 该定位器由若干个按钮构成, 如图 4-37 所示 定位记录的方法如下 : 1 使用定位器中的 第一条 上一条 下一条 和 最后一条 等按钮定位记录 2 在记录编号框中直接输入记录号, 然后按回车键 3 直接将光标定位在指定的记录上 2. 选择数据 图 4-37 记录定位器 科学出版社职教技术出版中心 选择数据可以分为在行的方向选择记录和在列的方向选择字段以及选择连续的区域 89

102 数据库基础与 Access 应用 1) 选择记录 (1) 选择某条记录 在 数据表视图 窗口第一个字段左侧是记录选定区, 直接在选定区单击可选择该条记录 (2) 选择连续若干条记录 在记录选定区拖动鼠标, 鼠标所经过的行被选中, 也可以先单击连续区域的第一条记录, 然后按住 Shift 键并单击连续记录的最后一条记录 (3) 选择所有记录 单击工作表第一个字段名左边的 全选 按钮, 或者选择菜单 编辑 选择所有记录 命令 可以选择所有记录 2) 选择字段 (1) 选择某个字段的所有数据 直接单击要选字段的字段名即可 (2) 选择相邻连续字段的所有数据 在表的第一行字段名处用鼠标拖动字段名即可 3) 选择部分区域的连续数据将鼠标移动到数据的开始单元处, 当鼠标指针变成形状时, 从当前单元格拖动到最后一个单元格, 鼠标经过的单元格数据被选中, 通过此方法可以选定某行 某列或某个矩形区域的数据 3. 添加记录在 Access 中, 只能在表的末尾添加记录, 操作方法如下 : 1 在 数据表视图 窗口中打开要编辑的表 2 单击工具栏或记录选定器上的 新记录 按钮, 光标将停在新记录上 3 输入新记录各字段的数据 4. 删除记录在 数据表视图 窗口中打开表, 选定要删除的记录, 然后选用以下方法之一 : 1 按 Delete 键 2 按 Ctrl+- 组合键 3 单击工具栏上的删除记录按钮 4 选择菜单 编辑 删除记录 命令 5 单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择 删除记录 命令 不论使用以上哪种方法, 系统都会弹出一个消息框, 让用户确认是否删除选定的记录, 如图 4-38 所示 图 4.38 确认删除记录对话框 90

103 第 4 章表的基本操作 5. 修改数据 修改数据是指修改某条记录的某个字段的值 先将鼠标定位到要修改的记录上, 然 后再定位到要修改的字段, 即记录和字段的交叉单元格, 直接进行修改 6. 复制数据 复制数据是指将选定的数据复制到指定的某个位置, 复制数据可以减少重复数据或 相近数据的输入 在 Access 中, 可以对表中一条记录 多条记录 一列数据 多列数 据 一个数据项和多个数据项进行复制操作 操作步骤如下 : 1 选定要复制的数据 2 单击工具栏上的 复制 按钮 3 单击要复制的位置, 再单击工具栏上的 粘贴 按钮 7. 查找和替换 即可 查找数据是指在表中查找某个特定的值, 替换是指将查找到的某个值用另一个值来 替换 在 Access 中, 选择菜单 编辑 查找 或 替换 命令, 完成查找和替换功 能, 查找的范围可以指定在一个字段内或整个数据表 例 4.16 在 学生 表中查找专业为会计的记录 操作步骤如下 : 1 在 数据表视图 窗口中打开 学生 表 2 将光标定位到 专业 字段上 3 选择菜单 编辑 查找 命令, 弹出 查找和替换 对话框, 选定 查找 选项卡, 如图 4-39 所示 图 4-39 查找和替换 对话框 查找 选项卡 4 在 查找内容 组合框内输入 会计 ; 在 查找范围 下拉列表框中可以选择 会计 字段或 整个表 ; 在 匹配 下拉列表框中有 字段任何部分 整个字段 和 字段开头 三个选项, 这里选定 整个字段 ; 在 搜索 下拉列表框中有 向上 向下 和 全部 三个选项, 这里选定 全部 5 单击 查找下一个 按钮, 将下一个指定的内容找到后该数据以反白显示, 继 续单击 查找下一个 按钮可以将全部指定的内容查找出来 科学出版社职教技术出版中心 91

104 数据库基础与 Access 应用 6 单击 取消 按钮可以结束查找过程 在 查找内容 组合框内输入内容时可以使用通配符, 以实现按特定的要求查找记录 例如, 要查找入学成绩在 550 分到 599 分之间的记录, 可以在 查找内容 组合框内输入 :5[5-9][0-9] 在 查找和替换 对话框中可以使用的通配符如表 4-8 所示 表 4-8 查找时使用的通配符 字符 作用 示例 * 代表任意个数的字符 th* 可以找到 the 和 they? 代表任何单个字母 b?d 可以找到 bad bed bud [] 通配方括号内的任何单个字符 th[oe]se 可以找到 those these - 通配范围内的任何单个字符 [a-g]ay 可以找到 bay day gay! 通配不在方括号内的任何单个字符 [!bd]ay 可以找到 gay say may # 代表任何单个数字字符 1#3 可以找到 如果要搜索的是字符 *? # - 本身, 则必须将这些符号放在方括号中, 例如 [*] [?] [#] 等 例 4.17 在 学生 表中将 政治面貌 字段中所有的 群众 替换为 团员 操作步骤如下 : 1 在 数据表视图 窗口中打开 学生 表 2 将光标定位到 政治面貌 字段上 3 选择菜单 编辑 查找 命令, 弹出 查找和替换 对话框, 单击对话框中的 替换 选项卡 4 在 查找内容 组合框内输入 群众, 在 替换为 组合框内输入 团员, 在 查找范围 下拉列表框中选定 政治面貌, 在 匹配 下拉列表框中选定 整个字段, 如图 4-40 所示 图 4-40 替换 选项卡 5 单击 全部替换 按钮, 一次替换所有查找到的内容, 这时弹出一个消息框, 要求用户确认是否要完成替换操作 6 单击 是 按钮完成所有查找到的内容一次替换 92

105 第 4 章表的基本操作 4.6 显示表中数据 显示表中数据最快的方法是使用数据表视图 数据表视图中显示的内容是由一系列可以滚动的行和列组成的 为了使用方便, 用户可以定制数据表视图窗口及其功能, 如改变其外观 筛选数据和限制对字段的访问等 浏览记录 1. 浏览记录操作 打开 数据表视图 窗口即可浏览记录 在 数据表视图 窗口中, 可以使用滚动条来回移动, 显示表中不同的字段和记录, 也可以用箭头键和 Tab 键进行移动查看 如果要查看 OLE 对象字段数据, 可在 数据表视图 窗口中双击该字段, 在打开的窗口中会显示相应内容 2. 改变 数据表视图 窗口 可以按照不同的需求定制 数据表视图 窗口, 如改变行高和列宽 重新安排列的位置 显示或隐藏表格线等 在 数据表视图 中, 所有行的高度都是一样的, 每一列的宽度可以不同 因此, 改变了某一行的高度, 也就是改变了所有行的高度 (1) 改变每一行的高度 将鼠标指针移动到任意两行的行选定器之间, 当鼠标指针变成上下双向箭头时, 拖动鼠标就可以改变 数据表视图 窗口中记录的行高 或者, 选择菜单 格式 行高 命令, 在 行高 对话框的 行高 文本框中输入所需的值即可 这时, 所有行的高度都发生了改变 (2) 改变某列的宽度 将鼠标指针移动到要改变宽度的两列字段名之间, 当鼠标指针变成左右双向箭头时, 拖动鼠标左右移动改变字段的列宽 或者, 选择菜单 格式 列宽 命令, 在 列宽 对话框的 列宽 文本框内输入所需的值即可 用鼠标拖动时, 如果分隔线被拖动到超过下一个字段列的右边界, 或者在 列宽 对话框中输入的值为 0, 则该列被隐藏起来 (3) 调整字段的顺序 在 数据表视图 窗口中, 可以使用鼠标把某一列移动到新的位置上, 从而改变字段在 数据表视图 窗口中的排列顺序 将鼠标移动到某个字段列的字段名上, 当鼠标指针变成粗体的向下箭头时, 单击选定该列, 然后将列标头拖动到需要的位置后松开即可 科学出版社职教技术出版中心 注意 : 在 数据表视图 窗口中改变列宽和字段的排列顺序不会改变表结构 93

106 数据库基础与 Access 应用 筛选记录在 数据表视图 窗口中, 默认情况下 Access 将表中存储的所有记录和字段全部显示出来 当表中存储的数据量很大 字段很多时, 想要浏览表中特定的数据就不方便 为此,Access 通过对表中记录的筛选来让用户自己定制要显示的记录 筛选后还可以通过 取消筛选 命令恢复显示原来所有的记录 筛选操作通过菜单 记录 筛选 级联菜单来完成, 也可以通过快捷菜单完成, 这两个菜单中的内容如图 4-41 所示 图 4-41 筛选 级联菜单和快捷菜单从这两个菜单可以看出, 进行筛选共有 按选定内容筛选 内容排除筛选 筛选目标 按窗体筛选 高级筛选 五种方法 这五种方法都可以指定一个或多个筛选条件, 也都可以对两个以上字段的值进行筛选 1. 按选定内容筛选 例 4.18 只显示 学生 表中女生的记录 操作步骤如下 : 1 在 数据表视图 窗口中打开 学生 表 2 在数据表中找到 性别 字段值为 女 的任意一条记录并选定该值 3 单击工具栏上的 按选定内容筛选 按钮, 这时在 数据表视图 窗口中显示出所有 性别 字段的值为 女 的记录, 如图 4-42 所示 在筛选状态下, 工具栏上的 应用筛选 按钮呈高亮显示, 并且名称变为 取消筛选, 单击此按钮, 可以回到筛选前的状态 2. 内容排除筛选按选定内容筛选实际上是判断某个字段的值是否等于选定的值, 也可以按某个字段的值是否不等于选定的值, 这就是内容排除筛选 例 4.19 在 学生 表中筛选不是英语专业的记录 操作步骤如下 : 1 在 数据表视图 窗口中打开 学生 表 2 找到专业为英语的某个记录, 单击鼠标右键 94

107 第 4 章表的基本操作 3 在弹出的快捷菜单中选择 内容排除筛选 命令项, 就可以筛选出专业不是英语的记录 按选定内容筛选和内容排除筛选在数据表中记录较少时, 查找某个值比较方便, 如果记录较多, 要先使用菜单 编辑 查找 命令, 将光标定位在某个值上, 然后再进行筛选 3. 筛选目标筛选目标这种筛选方式实际上是在 筛选目标 文本框中输入筛选条件, 然后将某个字段的值满足指定条件的记录筛选出来 例 4.20 在 学生 表中筛选入学成绩在 550 分以下的记录 操作步骤如下 : 1 在 数据表视图 窗口中打开 学生 表 2 右击 入学成绩 字段的任何一个值, 在弹出的快捷菜单中 筛选目标 文本框内输入条件 : <550 3 按 Enter 键, 共筛选出 4 条记录, 结果如图 4-43 所示 图 4-42 筛选结果 图 4-43 筛选结果为入学成绩在 550 分以下的记录 4. 按窗体筛选按窗体筛选记录时,Access 将数据表显示成一个记录的形式, 并且每个字段都有拉列表框, 用户可以在每个列表框中选择一个值作为筛选的内容 例 4.21 在 学生 表中筛选出女生中的团员 本题的筛选条件是 性别 字段值为 女, 并且 政治面貌 字段值为 团员 操作步骤如下 : 1 在 数据表视图 窗口中打开 学生 表 2 单击工具栏上的 按窗体筛选 按钮, 屏幕上显示 按窗体筛选 窗口 3 单击 性别 字段, 接着单击其右侧的下拉箭头, 打开下拉列表框, 在列表框 中选择 女 4 单击 政治面貌 字段, 接着单击其右侧的下拉箭头, 打开下拉列表框, 在列 表框中选定 团员, 设置的筛选条件如图 4-44 所示 5 单击工具栏上的 应用筛选 按钮 科学出版社职教技术出版中心, 共筛选出两条记录, 结果如图 4-45 所示 95

108 数据库基础与 Access 应用 图 4-44 在 按窗体筛选 窗口中设置的筛选条件 图 4-45 筛选出女生中的团员结果 5. 高级筛选高级筛选是在 筛选 窗口设置筛选条件, 可以设置复杂的筛选条件, 还可以对筛选结果设置显示的顺序, 即对筛选结果排序, 更重要的是还可以实现按参数筛选 例 4.22 在 学生 表中筛选出 1992 年以前出生 ( 不含 1992 年 ) 的男生, 并按学号降序输出 操作步骤如下 : 1 在 数据表视图 窗口中打开 学生 表 2 选择菜单 记录 筛选 高级筛选 / 排序 命令, 打开 筛选 窗口 3 在 筛选 窗口下半部分的设计网格中, 单击第一列的 字段 行, 并单击其右侧的下拉箭头, 在下拉列表框中选择 性别 字段, 然后在该列的 条件 行中输入 男 4 单击第二列的 字段 行, 并单击其右侧的下拉箭头, 在下拉列表框中选择 出生日期 字段, 然后在该列的 条件 行中输入 <1992/01/01 5 单击第三列的 字段 行, 并单击其右侧的下拉箭头, 在下拉列表框中选择 学号 字段, 然后单击该列的 排序 行, 接着单击其右侧的下拉箭头, 在下拉列表框中选择 降序, 设置的筛选条件如图 4-46 所示 6 单击工具栏上的 应用筛选 按钮, 筛选出两条记录, 结果如图 4-47 所示 图 4-46 筛选条件 图 4-47 筛选结果 上面建立的各个筛选的共同之处, 都是在筛选之前要输入筛选条件中字段的值, 例如 性别 字段的值 女, 政治面貌 字段的值 团员 也可以首先只设置筛选的字段, 在单击 应用筛选 按钮之后再输入字段的值, 然后根据字段的值进行筛选, 这就是参数筛选 使用参数筛选可以实现每次筛选时针对不同的值进行 96

109 第 4 章表的基本操作 例 4.23 在 学生 表中对 学号 字段创建参数筛选, 操作步骤如下 : 1 在 数据表视图 窗口中打开 学生 表 2 选择菜单 记录 筛选 高级筛选 / 排序 命令, 打开 筛选 窗口 3 在 筛选 窗口的设计网格中, 单击第一列的 字段 行, 并单击其右侧的下拉箭头, 在下拉列表框中选择 学号 字段, 然后在该列的 条件 行中输入 [ 请输入学号 :]( 注意 : 输入时要将字符串连同其两端的方括号一起输入 ) 4 单击工具栏上的 应用筛选 按钮, 弹出 输入参数值 对话框, 提示用户输入学号的具体值, 如图 4-48 所示 5 在 请输入学号 : 文本框中输入一个学号值, 例如 , 然后单击 确定 按钮, 就会筛选出学号为 的记录 图 4-48 输入参数值 对话框和筛选结果 如果每次单击 应用筛选 按钮后, 向对话框中输入不同的学号值, 就可以筛选出 不同学号的记录 显示指定的列 在 数据表视图 窗口中浏览记录时, 如果表中的字段较多 列宽也较大时, 有些字段就不能显示在 数据表视图 窗口, 此时可移动水平滚动条, 显示想查看的字段 为了避免移动水平滚动条带来的诸多不便,Access 系统提供了冻结列的操作, 对于一些不想浏览的数据也可以使用隐藏列的操作 1. 冻结列 有时希望表中的某些列在屏幕上固定不变, 当滚动显示其他列时, 这些列不随其他列的滚动而移动, 这就需要将这些列冻结起来 冻结某些列时, 先在字段名处选定要冻结的列, 然后选择菜单 格式 冻结列 命令项即可 这时, 被冻结的列始终显示在窗口的最左边 用同样的方法还可以继续将其他的列冻结 如果这些列不再需要冻结时, 可以取消, 方法是选择菜单 格式 取消对所有列的冻结 命令 科学出版社职教技术出版中心 97

110 数据库基础与 Access 应用 2. 隐藏列隐藏表中列的操作可以限制表中字段的显示个数, 隐藏起来的字段若要再使用, 可撤销字段的隐藏 (1) 隐藏某些列 隐藏列的操作比较简单, 在 数据表视图 窗口中, 选定要隐藏的列, 然后选择菜单 格式 隐藏列 命令, 选定的列就被隐藏起来 (2) 显示被隐藏的列 显示被隐藏的列要使用菜单命令, 操作步骤如下 : 1 选择菜单 格式 取消隐藏列 命令, 弹出 撤销隐藏列 对话框, 如图 4-49 所示, 对话框中显示了表中的所有字段, 每个字段左边都有一个复选框, 未选定的表示是已被隐藏的列, 选定的表示目前没有被隐藏的列 2 选定要取消隐藏列的复选框 3 单击 关闭 按钮, 凡是在选定了复选框的列, 在 数据表视图 下都可以显示, 未选定的列被隐藏起来 使用这个对话框既可以重新显示某些列, 也可以隐藏某些列 图 4-49 取消隐藏列 对话框 4.7 数据表的排序与索引 创建表并录入记录时, 这些记录的顺序是按数据输入的先后顺序排列的, 但是在实际应用中, 原始排列顺序不一定能满足不同的使用要求 在 Access 中, 提供了两种重新组织数据表中记录顺序的方法 : 排序与索引 对表中数据进行排序排序是按一个或多个字段值的升序或降序重新排列表中记录的顺序, 在 Access 中, 排序的规则如下 : 1 英文按字母顺序, 不区分大小写 2 汉字按拼音字母顺序 3 数字按大小 4 日期和时间字段按先后顺序 98

111 第 4 章表的基本操作 5 如果某个字段的值为空值 Null, 则按升序排序时, 包含空值的记录排在最开始 6 备注型 超级链接型或 OLE 对象不能进行排序 对一个表排序后, 保存表时, 将保存排序的结果 可以使用 记录 菜单中 排序 命令项和 应用筛选 / 排序 命令项进行排序, 下面分别介绍它们的使用 1. 使用 排序 命令项 使用 排序 命令项可以在 数据表视图 窗口中对记录进行排序 例 4.24 对 学生 表按 出生日期 字段升序对记录进行排序 操作步骤如下 : 1 在 数据表视图 窗口中打开 学生 表 2 单击 出生日期 字段所在的列 3 选择菜单 记录 排序 级联菜单中选择 升序 命令, 或单击工具栏上的 升序 按钮, 这时排序的结果直接在 数据表视图 窗口中显示 如果要取消对记录的排序, 选择菜单 记录 取消筛选 / 排序 命令, 可以将记 录恢复到排序前的顺序 可以按一个字段排序, 也可以按多个字段进行多重排序 如果指定了多个排序字段, 排序的过程是 : 先根据第一个字段指定的顺序排序, 当第一个字段有相同的值时, 这些相同值的记录再按照第二个字段进行排序, 依此类推, 直到按全部指定的字段排好序为止 在 数据表视图 窗口中按多个字段排序时, 要求这多个字段在表中是连续的, 排序时按字段从左到右的顺序进行 例 4.25 对 学生 表中的记录按 性别 和 出生日期 两个字段降序排序 操作过程如下 : 1 在 数据表视图 窗口中打开 学生 表 2 选择 性别 和 出生日期 这两列的任何一组数据 3 单击工具栏上的 降序 按钮, 这时排序的结果直接在 数据表视图 窗口中显示, 如图 4-50 所示 图 4-50 按 性别 和 出生日期 降序排序的结果 科学出版社职教技术出版中心 99

112 数据库基础与 Access 应用 从结果中可以看出, 所有记录先按 性别 降序排列, 所有 性别 值为 女 的记录又按 出生日期 降序排列 ; 同样, 所有 性别 值为 男 的记录也是按 出生日期 降序排列 在 数据表视图 窗口中按多个字段进行排序时, 操作比较简单 但有局限性, 一是要求这些字段必须是相邻的而且按从左到右的顺序, 二是所有字段都必须按同一个次序即同时升序或同时降序, 使用下面介绍的 高级筛选 / 排序 命令项进行排序就没有这个限制 2. 使用 应用筛选 / 排序 命令项 例 4.26 对 学生 表中的记录按 性别 和 入学成绩 两个字段排序, 其中 性别 字段为升序, 入学成绩 字段为降序 参与排序字段的位置不在一起, 而且要求对这两个字段分别按升序和降序排列, 显然无法在 数据表视图 窗口下完成, 只能在 筛选 窗口中完成 操作步骤如下 : 1 在 数据表视图 窗口中打开 学生 表 2 选择菜单 记录 筛选 高级筛选 / 排序 命令, 打开 筛选 窗口, 窗口分为上 下两个部分, 上半部分显示已打开表的字段列表, 下半部分是设计网格, 用来指定排序字段, 排序方式和排序准则 3 将字段列表中的 性别 字段拖动到设计网格第一列的 字段 行中, 也可以单击设计网格第一列 字段 行右侧的下拉箭头, 在弹出的字段名列表中选定 性别, 再单击第一列 排序 行右侧的下拉箭头, 在下拉列表框中选择 升序 4 将字段列表中的 入学成绩 字段拖动到设计网格第二列的 字段 行中 ; 再单击第二列 排序 行右侧的下拉箭头, 在下拉列表框中选定 降序, 设置后的条件如图 4-51 所示 5 单击工具栏上的 应用筛选 按钮, 排序结果如图 4-52 所示 图 4-51 筛选 窗口 100

113 第 4 章表的基本操作 图 4-52 排序结果 数据表的索引索引是表记录排序的另一种方法, 其主要目的是为了加快查询的速度, 类似于利用拼音检索来查字典 一个没有设置索引的表就如同一本未经整理的散乱数据的字典, 如果要查找某个字, 就必须一页一页逐步去翻阅, 耗时又费工 字典通常会按照拼音的顺序来编排, 其目的就是让用户快速 准确查到所需的字 1. 索引的概念数据表的索引是通过索引字段的值与数据之间的指针来建立索引文件, 以图 4-53 为例来说明, 指定表的 学号 字段为索引字段, 以此字段值作为索引文件的值, 而索引文件中的指针会指向表所对应的索引字段值所在的记录 每当添加一条记录时, 此记录索引字段的值会决定其存放表中的位置, 同时存放位置的指针及索引字段的值会依其顺序加入索引文件中 图 4-53 索引示意图 这样的存放方式在查询此字段时, 可通过索引值所对应的字段, 快速找到该条记录 在 Access 中, 除了 OLE 对象型 备注型数据不能建立索引外, 其余类型的字段都可以建立索引 Access 使用索引作为排序机制, 为开发应用程序提供了灵活性 根据应用程序的要求, 可以灵活地对同一个表创建和使用不同的索引, 使用户可以按不同顺序处理记录 但是, 维护索引顺序是要付出代价的, 当对表进行插入 删除和修改记录等操作时系统会自动维护索引顺序, 也就是说索引会降低插入 删除和修改记录等操作的速度 因此, 科学出版社职教技术出版中心 101

114 数据库基础与 Access 应用 建立索引是个策略问题, 并不是建得越多越好 2. 索引的类型索引主要有以下几种类型 : (1) 主索引 主索引是指索引字段或索引表达式的值是唯一的, 不能重复 也就是说, 有重复值的索引字段或索引表达式是不能创建主索引的 对已创建主索引的字段输入数据时, 如果输入重复值, 系统会提示操作错误 同一个表中只能建立一个主索引 (2) 唯一索引 唯一索引也是指索引字段或索引表达式的值是唯一的, 不能重复 但同一个表中可以建立多个唯一索引 (3) 普通索引 普通索引是指索引字段或索引表达式的值是可以重复的 如果表中多个记录的索引字段或索引表达式相同, 可以重复存储, 并用独立的指针指向各个记录 3. 创建索引在 Access 中, 可使用单个的字段或多个字段的组合作为索引关键字 创建索引时, 可以在表的 设计视图 中创建, 也可以在 索引 对话框中设置 1) 创建单字段索引 例 4.27 对 学生 表中的 专业 字段创建普通索引 操作步骤如下 : 1 在 设计视图 窗口中打开 学生 表 2 选定 专业 字段行, 再单击 常规 选项卡中 索引 的下拉箭头, 选定其中的 有 ( 有重复 ) 选项, 操作结果如图 4-54 所示 图 4-54 在 设计视图 中设置单字段索引 3 保存表, 结束索引的建立, 表在 数据表视图 窗口中按 专业 字段值的顺序来显示 102

115 第 4 章表的基本操作 在 索引 的下拉列表中, 有三个选项 : (1) 无 表示该字段没有索引, 这是默认的选项 (2) 有 ( 有重复 ) 表示该字段有索引, 且索引字段的值允许有重复值 (3) 有 ( 无重复 ) 表示该字段有索引, 且索引字段的值不允许有重复值 2) 创建多字段索引进行索引排序时, 有时希望先按第一字段进行排序, 若字段值相同时再按第二字段值进行排序, 这时可利用 索引 对话框创建多字段索引 例 4.28 对 学生 表按 性别 字段升序和 出生日期 字段降序创建普通索引 操作步骤如下 : 1 在 设计视图 窗口中打开 学生 表 2 选择菜单 视图 索引 命令, 或单击工具栏上的 索引 按钮, 打开 索引 对话框 3 在 索引名称 的空白行中输入 XBRQ ; 在 字段名称 下拉列表中选定第一个字段 性别, 在 排序次序 列选择 升序, 如图 4-55 所示 4 在 字段名称 列的下一行选择第二个字段 出生日期 ( 该行的 索引名称 为空 ), 排序为 降序 5 保存表, 结束多字段索引的建立, 记录的显示顺序是按所建立的索引进行排列, 即先按 性别 升序排列, 性别 字段值相同时, 则按 出生日期 降序排列, 如图 4-56 所示 图 4-55 在 索引 对话框中设置多字段索引图 4-56 创建多字段普通索引后的显示结果 关于 索引属性 中的有关参数介绍如下 : (1) 主索引 若选择 是, 该字段被定义为主键, 此时唯一索引被自动设置为 是 ; 选择 否, 该字段不是 主键 (2) 唯一索引 若选择 是, 该字段值是唯一的, 建立的是唯一索引 ; 选择 否, 该字段是可以重复的, 建立的是普通索引 (3) 忽略 Nulls 确定以该字段建立索引时, 是否排除带有 Nulls 值的记录 4. 维护索引 科学出版社职教技术出版中心 在表的 设计视图 和 索引 对话框中, 都可以对表的索引进行修改或删除操作 103

116 数据库基础与 Access 应用 1) 在表的 设计视图 中维护索引 在表的 设计视图 中维护索引, 只需在表的 设计视图 中选定相应的字段后, 在 常规 选项卡的 索引 下拉列表框中重新选择相应的索引类型或 无 ( 即删除 索引 ) 2) 在 索引 对话框中维护索引 在 索引 对话框中维护索引, 只需在打开相应表的 索引 对话框后, 进行如下 相应的操作 (1) 修改 单击欲修改的索引, 直接修改 (2) 删除 右击欲删除的索引列, 在弹出的快捷菜单中选择 删除行 命令项, 如 图 4-57 所示 (3) 插入 右击欲插入的索引列, 在弹出的快捷菜单中选择 插入行 命令项, 并 输入或选择索引名称 字段名称和排序次序 5. 设置或更改主键 前面在表的创建过程中已经提到过主键, 对每一个数据表都可以指定某个或某些字 段的组合作为主键 主键的作用如下 : 1 保证实体的完整性 2 加快对记录进行查询 检索的速度 3 用来在表之间建立关联关系 如果表中原来没有设置主键或设置的主键不合适, 都可以重新定义, 操作方法如下 : 1 在 设计视图 窗口中打开要设置主键的表 2 在 设计视图 窗口上半部分选定字段, 如果要将某个字段设置为主键, 则将光标移动到该字段所在行的任一列 ; 如果要将多个字段设置为主键, 即字段组合, 可以在字段选定区中按住 Ctrl 键后, 分别单击选中每个字段 ; 选定字段后, 单击工具栏上的 主键 按钮, 所选字段即被设置为主键, 在字段选定区会出现一个标记, 表示该字段被设置为主键 3 单击工具栏上的 保存 按钮, 保存所做的修改 如果原来已经设置过主键, 则重新设置主键时, 原有的主键自动被取消 因此, 在重新设置主键时, 不需要先取消原有的主键, 直接设置即可 例 4.29 按照上面的操作步骤, 将 学生 表中的 学号 字段设置为主键 打开 索引 对话框, 可以看到设置主键后 索引 对话框的变化, 如图 4-58 所示 从图 4-58 中可以看出, 主键实际上是一种特殊的索引, 既是主索引, 系统默认的 索引名称 是 PrimaryKey, 也可以由用户自己定义索引名称, 并不影响使用 若要删除主键, 只需在 设计视图 窗口中打开相应已定义主键的表, 然后选择 编辑 菜单中 主键 命令项, 或单击工具栏上的 主键 按钮即可, 如例 4.11 所示 注意 : 此过程不会删除指定为主键的字段, 它只是简单地从表中删除主键的特性 104

117 第 4 章表的基本操作 在某些情况下, 可能需要暂时地删除主键 图 4-57 在 索引 对话框中插入或删除索引 图 4-58 设置主键后的 索引 对话框 4.8 建立表间关联关系 在 4.2 所建的学生表 课程表和成绩表, 虽然都是建立在同一个数据库中, 但它们 之间还没有什么联系, 对一个表的记录进行的操作不会影响到另一个表 在表和表之间建立联系, 可以保证表间数据在进行编辑时保持同步, 即对一个数据表进行的操作要影响到另一个表中的记录 表间关系的概念 在 Access 中对表间关系的处理是通过两个表中的公共字段在两表之间建立关系, 表间关系的主要作用是使多个表之间产生关联, 以便快速地从不同表中提取相关的信息 通过这种表之间的关联性, 可以将数据库中多个表连接成一个有机的整体 建立表间关系的字段在主表中必须设置为主索引或惟一索引, 如果这个字段在从表中也是主索引或惟一索引, 则 Access 会在两个表之间建立一对一的关系, 如果从表中无索引或者是普通索引, 则在两个表之间建立一对多的关系 Access 中的关联可以建立在表和表之间, 也可以建立在查询和查询之间, 还可以是在表和查询之间 建立表间关系 数据库中的多个表之间要建立关系, 必须先给各个表建立主键或索引 还要关闭所有的数据表, 否则不能建立表间关系 例 4.30 在 学生成绩管理 数据库中, 在学生表和成绩表之间建立一对多的关系 ; 在课程表与成绩表之间建立一对多的关系 操作步骤如下 : 1 打开 学生成绩管理 数据库窗口 2 选择菜单 工具 关系 命令, 弹出 显示表 对话框, 如图 4-59 所示 3 在 显示表 对话框中, 分别选定 学生 表 成绩 表和 课程 表, 通过单击 添加 按钮, 把它们添加到 关系 窗口中, 如图 4-60 所示 科学出版社职教技术出版中心 105

118 数据库基础与 Access 应用 图 4-59 显示表 对话框 图 4-60 关系 窗口 4 单击 关闭 按钮, 关闭 显示表 对话框 5 在 关系 窗口中拖动 学生 表的 学号 字段到 成绩 表的 学号 字段上, 释放鼠标, 即可弹出 编辑关系 对话框, 如图 4-61 所示, 从图中可以看出, 学生 表 ( 主表 ) 和 成绩 表 ( 从表 ) 通过 学号 字段建立一对多的关系, 即 学生 表中的一条记录对应 成绩 表中的多条记录 6 在 编辑关系 对话框中, 可以根据需要选定 实施参照完整性 级联更新相关字段 以及 级联删除相关记录 复选框 在此选定三个复选框, 然后单击 创建 按钮, 创建一对多的关系, 如图 4-62 所示 图中关系是通过一条连线来联系两个表, 当选定 实施参照完整性 复选框后, 连线两端分别有符号 1 和, 表示建立的是一对多的联系, 其中 1 连接的是主表 ( 一方 ), 连接的是从表 ( 多方 ) 图 4-61 编辑关系 对话框 图 4-62 建立表之间的关系 7 拖动 课程 表的 课程号 字段到 成绩 表的 课程号 字段上, 在弹出的 编辑关系 对话框中, 取消对 实施参照完整性 复选框的选定 8 单击 创建 按钮, 创建 课程 表和 成绩 表之间一对多的关系, 如图 4-62 所示 9 单击 关闭 按钮, 关闭 关系 窗口, 系统弹出保存消息框, 如图 4-63 所示 无论是否保存此布局, 所创建的关系都已保存在数据库中 在两个表之间建立关联后, 在主表的每一条记录前会有一个 + 符号, 表示此表有从表可以展开, 在 + 符号上单击鼠标左键, 当 + 符号变成 - 符号时, 可以展开从表, 如图 4-64 所示 106

119 第 4 章表的基本操作 图 4-63 保存提示对话框 图 4-64 与 成绩 表建立关联后的 学生 表显示情况 编辑表间关系表之间的关系创建后, 在使用过程中, 如果不符合要求, 如需级联更新字段 级联删除记录, 可重新编辑表间关系, 也可以删除表间关系 例 4.31 修改图 4-62 中 课程 表和 成绩 表之间的关系, 选定 实施参照完整性 级联更新相关字段 和 级联删除相关记录 复选框 操作步骤如下 : 1 打开 学生成绩管理 数据库窗口 2 单击工具栏的 关系 按钮, 打开 关系 窗口, 如图 4-62 所示 3 右击 课程 表和 成绩 表之间的连线使之变粗, 在弹出的快捷菜单中选择 编辑关系 命令, 如图 4-65 所示, 弹出 编辑关系 对话框 4 选择 实施参照完整性 级联更新相关字段 和 级联删除相关记录 复选框, 单击 确定 按钮完成操作 图 4-65 选择 编辑关系 命令 要删除表间关系的操作 : 可在 关系 窗口中, 右击两表之间的连线使之变粗, 在 弹出的快捷菜单中选择 删除 命令项 ; 也可单击两表之间的连线使之变粗, 再选择菜单 编辑 删除 命令, 删除表间关系 设置参照完整性 科学出版社职教技术出版中心 当两个表之间建立关联后, 用户不能再随意地更改建立关联的字段, 从而保证数据的完整性, 这种完整性称为数据库的参照完整性 107

120 数据库基础与 Access 应用 只有建立了表间关系, 才能设置参照完整性 设置在相关联的表中插入 删除和修改记录的规则 上面建立关联时, 进行了参照完整性的设置, 其中的 级联更新相关字段 使得主键和关联表中的相关字段保持同步的改变, 而 级联删除相关记录 使得删除主表中的记录时, 会自动删除从表中与主键值相对应的记录, 下面通过例子说明这一情况 例 4.32 级联更新相关字段 选择 级联更新相关字段 复选框, 即设置在主表中更改主键值时, 系统自动更新从表中所有相关记录中的外键值 例 4.30 中, 在 学生 表和 成绩 表之间按 学号 字段建立了关联 由于 学号 在 学生 表中是主键, 而在 成绩 表中没有设置主键, 因此 学号 是 成绩 表中的外键, 在建立关联时, 同时也设置了 级联更新相关字段 现在进行以下的操作: 1 在 数据表视图 窗口中打开 成绩 表 2 输入一条新的记录, 各字段的值分别是 : A ( 注意, 学号 在主表 学生 中是不存在的 ) 3 单击新记录之后的下一条记录位置, 弹出提示输入新记录的操作没有被执行的消息框, 如图 4-66 所示 ( 在没有建立表间关系之前这个现象是不会出现的, 这就是参照完整性的一个体现, 它表明在从表中不能引用主表中不存在的实体 ) 4 在 数据表视图 中打开主表 学生 表 5 将第二条记录的 学号 字段值改为 , 然后单击 保存 按钮 6 在数据库窗口中选定 成绩 表, 单击 打开 按钮, 观察此表中原来学号为 的记录, 可以发现其 学号 字段的值己自动被改变为 , 这就是 级联更新相关字段, 它使得主键字段和关联表中的相关字段的值保持同步改变 例 4.33 级联删除相关记录 选定 级联删除相关记录 复选框, 即设置删除主表中记录时, 系统自动删除从表中所有相关的记录 现在进行以下的操作 : 1 在 数据表视图 中打开 学生 表 2 将 学号 字段值为 的记录删除, 弹出消息框, 如图 4-67 所示 3 单击 是 按钮, 然后保存表 4 在 数据表视图 中打开 成绩 表, 此表中学号为 的记录也被同步删除, 这就是 级联删除相关字段 的功能, 它表明在主表中删除某个记录时, 从表中与主表相关联的记录也会自动地被删除 图 4-66 输入的外键值在主表中不存在时的消息框 图 4-67 删除主表中记录时的消息框 108