管理费 合同经费和税费等费用计算方法 1 研究合同中的所有经费必须按照 经费预算表 中提供的报销栏目进行分类, 包括 : A 类 : 辅助诊疗费 劳务费 / 专家咨询费 设备购置费 试剂费 / 材料费 差旅费 / 培训费 会议费 其他费用 ( 例如刻盘 切片, 采血等相关费用 ) B 类 : 受试者

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1 吉林大学第一医院药物临床试验机构 (GCP) 财务管理流程 注意事项 : 我院所有经费收支均由医院财务部负责管理 所有收支报销流程均以医院财务部现行流程为准,(GCP) 财务管理流程仅供参考, 并依据医院财务部最新规定适时更新 汇款后, 请尽快通知研究者或机构办认领经费, 并汇款后 5 个工作日内办理拨款 开票手续, 逾期未办者, 医院财务部将按照无人认领经费处理, 同时开具增值税普通发票 原则上, 发票一旦开具, 若无错误, 医院财务部不予更换 目录 1. 管理费 合同经费和税费等费用计算方法 合同经费汇款要求 研究经费认领和发票办理流程 管理费的转账流程 ( 经费卡转账 ) 辅助检查费转账流程 辅助检查费转账流程 ( 吉林大学财务经费卡 ) 预算调整审批流程 退款流程 三联单填写示例 内部结算审批单填写示例

2 管理费 合同经费和税费等费用计算方法 1 研究合同中的所有经费必须按照 经费预算表 中提供的报销栏目进行分类, 包括 : A 类 : 辅助诊疗费 劳务费 / 专家咨询费 设备购置费 试剂费 / 材料费 差旅费 / 培训费 会议费 其他费用 ( 例如刻盘 切片, 采血等相关费用 ) B 类 : 受试者补偿金及补助 C 类 : 资料保存费 药事管理费 筹备费 项目协作及服务费 临床研究项目管理费 ( 简称 : 管理费 ) D 类 : 增值税 附加税 2 资料保存费: 以临床试验项目资料厚度计算,50 厘米厚度 / 单元, 不足 50 厘米者, 按照 50 厘米计算,500 元 / 单元 / 年 3 药事管理费: 暂无 4 筹备费: 暂无 5 项目协作及服务费:CRC 服务费 ( 申办方可提供预算 ) 6 管理费的计算方法: 现行管理费收取比例 :15% 管理费 =A*15% 7 合同经费的计算方法: A+B+C+D=X( 含税 ) A+B+C=Y( 不含税 ) X (X*0.06)/1.06 ((X*0.06)/1.06)*0.12=Y, 简化 :X=Y*1325/ 税费(D 类 ) 的计算方法 : 增值税 =(X*0.06)/1.06 附加税 =((X*0.06)/1.06)*0.12 2

3 合同经费汇款要求 1 银行汇款: 汇款时请在 附言 栏中标示 方案编号 - 用途 -PI 姓名 用途 只能填写 研究经费 和 / 或 机构经费 1 研究经费 ( 包括 : 辅助检查费 研究者劳务费 受试者补助 项目日常支出 ) 2 机构经费 ( 包括 : 项目管理费 资料保存费 药事管理费 筹备费 协作费等 ) 附言示例 : 例 1:TF 机构经费 - 赵四例 2:TF 研究经费 机构经费 ( 尾款 )- 赵四 2 汇款通知: 请将汇款凭证发送给 GCP 办公室秘书 (wangfei5870@126.com) 和研究者, 邮件主题 ( 题目 ) 需写明 汇款 - 方案编号 - 用途 -PI 姓名 ; 若汇款包含 用途 较多, 则应在邮件正文中写明各种用途的经费额度 邮件正文示例 : 辅助检查费研究劳务费受试者补助项目管理费资料保存费 ******* 元 ******* 元 ******* 元 ******* 元 ******* 元 3

4 研究经费认领和发票办理流程 申办方 /CRO 汇款通知研究者 汇款到达医院财务部 ( 汇款后 5 日内办理 ) ( 逾期未办理 ) 汇款后 5 日内无人认领, 医院财务部将作出相应处置, 开具增值税普通发票 填写 拨款单 (1 份 ) 填写 拨款单 (1 份 ) 经办人携 拨款单 到 GCP 办公室审批 携 拨款单 到 GCP 办公室审批, 领取发票 经办人携带以下手续到医院财务部办理拨款 : 1. 拨款单 原件 ; 2. 合同和经费预算表 ( 复印件 ); 3. 发票信息 ( 汇款单位名称 纳税人识别号 地址 电话 开户行及账号 ); 4. 开户许可证和税务登记证复印件 ( 仅适用于开具增值税专用发票时提供 ) 研究者携带以下手续到医院财务部办理拨款 : 1. 拨款单 原件 ; 2. 合同和经费预算表 ( 复印件 ); 3. 发票复印件 医院财务部 : 1 开具发票 ( 现场开具 ) 2 制作经费卡 ( 月末制作 ) 医院财务部 : 制作经费卡 ( 月末制作 ) 研究者认领经费卡 4

5 注意事项 : 1. 若汇款中同时包含研究经费 ( 辅助检查费 研究者劳务费 受试者补助 项目日常支出 ) 和机构经费 ( 项目管理费 资料保存费 药事管理费 筹备费 协作及服务费等 ), 应通知研究者 ( 经办人 ) 负责认领 办理拨款手续 2. 认领发票 : 伦理审评费发票 ( 从 GCP 办公室秘书处领取 ) 其余发票 ( 从研究者处领取 ) 5

6 管理费的转账流程 ( 经费卡转账 ) 本流程适用于经费卡间拨转经费, 机构管理费包括 :( 项目管理费 资料保存费 药事管理费 筹备费 协作费和 CRC 服务费 ) 经费卡转账流程 : 1 研究者填写 内部结算审批单 付款单位 : 请填写研究者所在科室名称 收款单位 : 药物临床试验机构办公室 经费来源 : 经费卡号 项目名称 : 请填写方案编号或项目简称 项目内容 : 转机构管理费 部门 ( 项目 ) 负责人 : 由 PI 签字 2 将 PI 已签字的 内部结算审批单 递交给药物临床试验机构办公室, 后续流程有机构办负责办理 注 : 院长 总会计师 主管副院长和财务部主任签字由药物临床试验机构办公室负责完成 6

7 辅助检查费转账流程 研究者联系辅助科室核算经费数额 ( 因不能退款, 不建议一次性支付, 可按需分批多次转账 ) 填写下列单据, 并签字 (1) 科研 研究生课题及药物观察报费申请单 ( 三联单 ) (2) 内部结算审批单 携带以下单据, 到医院财务部办理拨款 (1) 三联单 ( 已签名 ) (2) 内部结算审批单 ( 已签名 ) (3) 经费卡或卡号 财务部在三联单的每一联加盖财务章 1 财务部: 保留三联单 ( 第一联 ), 内部结算审批单 ( 财务部记账联 ) 2 辅助科室: 保留三联单 ( 第二联 ), 内部结算审批单 ( 收款单位留存联 ) 3 科教部: 保留三联单 ( 第三联 ) 辅助科室为 免费检查申请单 加盖印章 使用 免费检查申请单 7

8 辅助检查费转账流程 ( 吉林大学财务经费卡 ) 第一步 : 到新民校区财务处领取 吉林大学借款单, 单据样式如下 : 8

9 第二步 : 将借款单的内容填写完整 1. 借款人必须是本院正式职工, 要有工作证号 ( 如借款人是项目负责人本人, 则需主管院长签名, 故建议借款人不要写项目负责人 ) 2. 所在单位 : 吉林大学第一医院 3. 项目代码 : 是经费卡的卡号 4. 收款单位全称 : 吉林大学第一医院, 账号 : , 开户行 : 中国工商银行长春市吉大一院支行 5. 借款理由 : 即借款用途或目的 6. 人民币 : 借款数量 ( 前面空白处为汉字大写, 后面横线为阿拉伯数字 ) 7. 财务 ( 项目 ) 负责人 : 签名并盖章 ( 借款单为三联, 每一联都需要盖章 ) 8. 单位经办人 : 办事人签名第三步 : 携经费卡和借款单去新民校区财务处办理借款 ( 注意 : 借款 万元的, 需要找财务处科长签字 ) 第四步 : 在新民校区财务处前台登记 审核 出纳付款 ( 借款一般有两种形式转入我院财务部 : 电子汇款 转账支票 ) 第五步 : 到医院财务部查询借款是否到账, 携带业务回单 ( 收款 ) 凭证 ( 或转账支票 ) 三联单 ( 附件 1) ( 已签字 ) 和内部结算审批单 ( 附件 2) 在医院财务部开收据 办理拨款 第六步 : 医院财务部将在 三联单 的每一联加盖财务章, 并保留其中一联 ; 内部结算审批单 ( 财务部记账联 ) 财务保存 ( 注意 : 容易混淆的科室, 一定要写清楚, 如 : 心电图 ---- 心血管中心心电室, 心彩 ---- 心血管中心心脏超声室, 腹部彩超 ---- 肝胆胰内科彩超室 ) 第七步 : 将三联单 ( 第二联 ) 内部结算审批单( 收款单位留存联 ) 交给医技科室 第八步 : 携带吉大一院财务部收据 三联单 ( 第三联 ) 借款单 吉林大学报销单 经费卡返回新民校区财务处办理还款 ( 注意 : 每张单据上均需经办人 证明人签名, 项目负责人签名 盖章 ) 9

10 1. 单位名称 : 吉林大学第一医院 2. 项目代码 : 经费卡的卡号 3. 支出内容及用途 : 经费的用途 4. 支付金额 ( 大写 ): 还款数量 ( 空白处用汉字填写, 横线处使用阿拉伯数字填写 ) 5. 还借款 : 勾选 10

11 6. 财务 ( 项目 ) 负责人 : 项目负责人签名 盖章 7. 将三联单 ( 第三联 ) 收据 借款单 ( 绿色 ) 黏贴在 小型单据粘贴单 上, 如下图 : 注意 : 每张单据上均需经办人 证明人签名, 项目负责人签名 盖章 ( 超过万元的需要找新民校区科长签名审批 ) 11

12 预算调整审批流程 根据我院财务部的最新要求, 本流程适用于对已结题的研究项目, 剩余经费的预算调整审批 1 请持卡人填写药物临床试验机构办公室发布的 预算调整审批单 2 调整后, 若涉及补缴项目管理费的, 需同时递交 内部结算审批单 3 请以下人员在 预算调整审批单 中依序审批签名 : 项目负责人 ( 持卡人 ) 审核人( 机构办 ) 机构办主任 财务部主任 主管院长 总会计师 院长 4 根据医院财务部最新要求提供其他书面资料 5 院内会议讨论审准后, 送医院财务部调整预算 12

13 退款流程 本流程适用于将剩余研究经费退还申办方 /CRO/ 其他付款单位 ; 根据医院财务部要求, 经办人需携带以下文件办理退款 : 1 填写 报销单 2 填写 退款申请 3 合同 复印件 4 发票问题: (1) 一院财务部开具过增值税普通发票的, 请提供发票复印件 (2) 一院财务部开具过增值税专用发票的, 除提供发票复印件外 ; 单位已经认证的, 请付款单位财务科从税务系统打印并填写红字专用发票信息表 注意 : (1) 若研究项目 合同 中涉及退款条款, 请在复印件中标记 ; 若不涉及退款条款, 请签署退款合同 (2) 退款申请 需要付款单位签字 盖章确认, 印章可以是公章或财务章 (3) 发票编号, 如图示 流程 : 主要研究者填写填写 退款申请 药物临床试验机构办公室核实 医院财务部退款 13

14 三联单填写示例 14

15 内部结算审批单填写示例 GCP 经费卡号 血常规 (20 份 ) 尿常规 (20 份 ) 肝肾功能 (AST ALT BUN CR)(20 份 ) 检验科检查费 400 元 400 元 400 元 财务部留存 壹仟贰佰圆 1200 元 GCP 经费卡号 检验科 检查费 血常规 (20 份 ) 尿常规 (20 份 ) 肝肾功能 (AST ALT BUN CR)(20 份 ) 壹仟贰佰圆 400 元 400 元 400 元 1200 元 医技科室留存 15

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