IBM Lotus Notes 的 Polycom 排程指南 5.0 2010 年 4 月 3725-18011-006B - TC
商標資訊 Polycom Polycom 的 三角形 標誌以及和 Polycom 產品相關的名稱與標示為 Polycom, Inc. 的商標與 ( 或 ) 服務商標, 以及在美國和其他各國的註冊商標與 ( 或 ) 一般法律標示 其他所有商標均為其各自所有權人所有 專利資訊附隨產品受美國和國外一項或多項專利權和 / 或 Polycom, Inc. 正在申請中的專利權所保護 2010 Polycom, Inc. 保留所有權利 Polycom, Inc. 4750 Willow Road Pleasanton, CA 94588-2708 USA 未經 Polycom, Inc. 明確的書面許可, 本文件的任何部分, 不得為任何目的 使用任何形式或方法 ( 包括電子形式或機械形式 ) 進行複製或傳送 在法律保障範圍內, 此處的複製包括將文件翻譯為其他語言或格式 在當事人之間,Polycom, Inc. 保留其產品中包含之軟體相關的一切專利所有權 本軟體受美國著作權法和國際條約之條款的保障 因此, 您應將本軟體視同任何其他擁有著作權的產品 ( 例如書籍 唱片 ) 我們已盡最大努力來保證本手冊資訊的正確性 但 Polycom, Inc. 對印刷或書寫錯誤不負責任 本文件資訊如有更改, 恕不另行通知 ii
目錄 1 設定 Polycom Scheduling Plugin for IBM Lotus Notes 2 安排視訊會議 3 進階排程操作 安裝 Scheduling Plugin for Lotus Notes............................. 1 建立 Lotus Notes 排程資料庫....................................... 2 輸入視訊會議系統登錄設定........................................ 3 查看排程外掛版本................................................ 4 開啟 Lotus Notes 排程資料庫....................................... 5 安排視訊會議.................................................... 6 編輯已排定會議.................................................. 8 編輯會議設定................................................... 11 索引......................................... 15 Polycom, Inc. iii
IBM Lotus Notes 的 Polycom 排程指南 iv Polycom, Inc.
1 設定 Polycom Scheduling Plugin for IBM Lotus Notes 本章將說明如何安裝和設定 Polycom Scheduling Plugin for IBM Lotus Notes, 以便連接到 Polycom 視訊會議管理和排程系統, 內容說明如何執行下列程序 : 安裝 Scheduling Plugin for Lotus Notes 建立 Lotus Notes 排程資料庫 輸入視訊會議系統登錄設定 查看排程外掛版本 安裝 Scheduling Plugin for Lotus Notes 若要安裝 Polycom Scheduling Plugin for Lotus Notes, 您需要 : Polycom CMA 系統的發行說明, 以了解外掛程式的系統要求 Adobe Flash Player 9.x/10.0.x for Microsoft Internet Explorer ( 可從 www.adobe.com 取得 ) Polycom Converged Management Application (CMA) 系統的 IP 位址, 以及登入系統所需的使用者名稱 密碼和網域 如果 Polycom CMA 系統已經整合到貴公司的企業目錄, 這些資訊可能就是您的網路憑證 如需這些資料, 請洽系統管理員 必須設定標準和格式, 有時要針對當地的語言, 設定作業系統中地區及語言選項對話框的非 Unicode 程式的語言區域 Polycom, Inc. 1
IBM Lotus Notes 的 Polycom 排程指南 安裝 Scheduling Plugin for Lotus Notes 的步驟 1 打開瀏覽器並在網址欄位中輸入視訊會議系統的 IP 位址 2 視訊會議系統登入畫面出現時, 輸入您的使用者名稱和密碼 3 如有必要, 請選擇其他語言或網域 4 按一下登入 5 在視訊會議系統工具列中按下載 6 按一下 Polycom Scheduling Plugin for IBM Lotus Notes 7 在索引目錄中按一下 CMA_mail8_xx-XX.ntf 檔案 ;xx-xx. 是所選語言的樣板檔案 8 將檔案儲存到本地電腦的 C:\Documents and Settings\< 使用者 >\Local Settings\Application Data\IBM\Lotus\Notes\Data 目錄中 9 關閉下載畫面並按一下登出 建立 Lotus Notes 排程資料庫 您可以透過 CMA_mail8_xx-XX. 樣板設計新的資料庫, 也可以使用該樣板取代現有資料庫的設計 以下流程說明如何透過該樣板設計新的資料庫 建立 Lotus Notes 排程資料庫的步驟 1 打開 Lotus Notes 2 選取現有的應用程式 3 選擇檔案 > 資料庫 > 新資料庫 新資料庫對話框隨即開啟 4 輸入新會議資料庫的標題 該名稱將成為 Lotus Notes 資料庫檔案的檔案名稱 5 選取顯示進階的範本選項 此舉可顯示樣板清單中所有可用的樣板 6 在範本清單中選取 CMA_mail8_xx-XX. (xx-xx. 是所選語言的樣板檔案 ) 7 按一下確定 Lotus Notes 郵件 - 收件匣隨即打開 2 Polycom, Inc.
設定 Polycom Scheduling Plugin for IBM Lotus Notes 輸入視訊會議系統登錄設定 會議系統管理員在視訊會議系統中為您設定了使用者名稱和密碼 您必須將這些登錄設定輸入 Lotus Notes 外掛, 才能安排視訊會議 輸入視訊會議系統登錄設定的步驟 1 在 Lotus Notes 郵件 - 收件匣中選擇郵件 > 切換至日曆 Lotus Notes 日曆隨即打開 2 在操作列中按一下視訊 > 設定 3 輸入您下載排程外掛時所用的使用者名稱 密碼 伺服器 IP 位址和網域 4 如果視訊會議管理系統是在安全模式下運作, 請選取使用 Https 選項 5 若您選取使用 Https 選項, 為了避免憑證錯誤, 請執行以下步驟 : a 開啟 Microsoft Internet Explorer 瀏覽器視窗 b 在安全模式 (https://) 的網址欄位中輸入 Polycom CMA 系統伺服器的 IP 位址或 DNS 名稱 c 在 HTTPS 安全警示頁面中按一下檢視憑證 d 在憑證對話框的一般索引標籤中按一下安裝憑證 e 憑證匯入精靈出現時按下一步 f 再按一次下一步, 接受預設的自動根據憑證類型來選取憑證存放區 精靈會指出 : 您已經成功地完成憑證匯入精靈 g 按一下完成 安全性警告指出 您正要從憑證授權單位 (CA) 安裝憑證, 該憑證授權單位聲稱代表 :CMA, 並問您 您想要安裝這個憑證嗎? h 按一下是 精靈會指出 : 您已經成功地完成憑證匯入精靈 i 在瀏覽器工具列中前往工具 > 網際網路選項 j 選取進階索引標籤, 並在安全性區域下取消警告憑證位址不符的設定 6 按一下儲存並關閉瀏覽器視窗 注意事項 您可隨時查看這些設定 從操作列中選取視訊 > 設定 Polycom, Inc. 3
IBM Lotus Notes 的 Polycom 排程指南 查看排程外掛版本 如果您在透過排程外掛安排會議時遇到困難, 可能需要再次確定排程外掛的版本 查看排程外掛版本的步驟 >> 從 Lotus Notes 日曆中選擇視訊 > 關於 Polycom Scheduling Plugin 顯示外掛版本號碼的對話框隨即出現 4 Polycom, Inc.
2 安排視訊會議 本章說明如何使用 Polycom Scheduling Plugin for IBM Lotus Notes 安排視訊會議 其中包含以下主題 : 開啟 Lotus Notes 排程資料庫 安排視訊會議 編輯已排定會議除了下述程序外,Polycom 視訊會議管理和排程系統支援所有 Lotus Notes 會議的擁有者操作, 例如重新安排 取消和確認 有關這些程序的資訊, 請參閱 Lotus Notes 線上說明 開啟 Lotus Notes 排程資料庫 打開 Lotus Notes 日曆 Lotus Notes 排程資料庫的步驟 1 打開 Lotus Notes 2 選擇檔案 > 資料庫 > 開啟 3 從資料庫列表中, 選擇您在第 2 頁的 建立 Lotus Notes 排程資料庫 中建立的資料庫, 然後按一下開啟 您的 Lotus Notes 郵件 - 收件匣將會打開, 且視訊選單已出現在操作列中 4 按一下郵件 並選擇切換至日曆 Lotus Notes 日曆隨即開啟 Polycom, Inc. 5
IBM Lotus Notes 的 Polycom 排程指南 安排視訊會議 安排視訊會議的步驟 1 打開您的 Lotus Notes 日曆 ( 請參閱開啟 Lotus Notes 排程資料庫 ) 2 按一下安排會議 3 選擇會議類型 : a 按一下會議 更改日曆項目類型對話框隨即開啟 b 選擇視訊會議 c 按一下確定 日曆項目類型會隨之更改, 標準的 Lotus Notes 排程表單包含視訊會議系統排程表單 注意事項 Lotus Notes 會自動指定您是主持人 ; 您不能更改 如果講者或視訊主持人欄位停用, 則選定的樣板不會支援這些功能 視訊主持人角色和主席角色不同 4 在主題中輸入會議名稱, 並設定開始和結束日期與時間 5 要將會議設定為定期, 請執行以下操作 : a 選擇重複並在重複選項對話框中設定 :» 定期頻率為每日 每週 每月 [ 按日期 ] 每月 [ 按天 ] 每年或自定義» 定期範圍 : 開始日期以及結束日期或會議總數定期會議的最大值為 52 b 按一下確定 6 要新增被邀請人, 請在必須出席 選擇性出席和 FYI 欄位中輸入名稱, 或按一下通訊錄圖示, 並使用選擇地址對話框選擇名稱 ( 包括會議室名稱 ) 必須出席 ( 收件人 ): 這些人員將會收到含有回覆選項 ( 例如接受 拒絕或提議新時間 ) 的會議邀請函 選擇性出席 ( 副本 ): 這些人員被視為是有選擇性的與會者, 但也會收到包含與必須出席與會者收到的回覆選項相同的回覆選項的會議邀請函 FYI ( 密送 ): 這些人員將只收到會議通知 ( 而非邀請函 ), 您可選擇性地將會議新增到日曆 他們的姓名不會出現在視訊資源欄位中 ( 請參閱第 7 頁的步驟 11), 且您無法指定或編輯其呼叫資訊 其他被邀請人在邀請函中看不到這些人的姓名 當您增加被邀請人和會議室時, 他們會出現在視訊資源列表中 ( 如步驟 11 所述 ) 6 Polycom, Inc.
安排視訊會議 7 在位置欄位中, 按照您設定 Lotus Notes 會議的方式指定位置 會議室和其他資訊 注意事項 只有 Lotus Notes 使用位置和連線會議欄位 若要在會議系統中預訂會議室, 請從 IP 位址冊中選擇會議室, 就像選擇被邀請人一樣 8 按一下安排員以查看被邀請人的可用空檔 Lotus Notes 將會追蹤被邀請人的可用空檔 9 查看會議資源以查看裝置的可用空檔 視訊會議系統將會追蹤裝置的可用空檔 10 根據需要調整會議日期和時間, 以配合被邀請人和裝置的可用空檔 a 檢查呼叫資訊欄以確保每位被邀請人都具有所需的終端設備 根據需要, 選擇與被邀請人對應的編輯, 以更改包含有被邀請人將如何加入會議的呼叫資訊 注意事項 當被邀請人顯示為將親自與會時, 最好請會議系統管理員手動連結裝置與該被邀請人的使用者記錄 然後返回至此程序, 並為被邀請人選擇該裝置 您也可以手動對親自與會的被邀請人指定呼叫資訊» 對於具備音訊終端設備的與會者, 請根據情形將撥號類型設定為 IP 或 ISDN» 對於具備視訊終端設備的被邀請人, 請設定位元率和撥號選項設定 ( 您可以將終端設備的連接速度, 更改為會議樣板設定的速度 )» 對於顯示為將親自與會的被邀請人, 請根據需要將通話方式設定為撥出, 並輸入被邀請人的電話號碼 b 按一下確定 11 在會議資源中設定以下會議功能 : a 對於視訊會議, 若要更改樣板, 您可按一下預設樣板並選擇不同樣板 注意事項會議樣板提供預設的會議設定 選擇不同樣板即更改會議的預設會議設定 b 對於僅音訊會議, 請執行以下操作 : 注意事項當建立僅音訊會議時, 會議將會自動標示為撥入, 並要求一個 MCU Polycom, Inc. 7
IBM Lotus Notes 的 Polycom 排程指南» 將會議類型更改為僅音訊» 若要更改樣板, 請按一下預設音訊樣板並選擇其他樣板 12 一旦新增被邀請人後, 即可指定領導角色 : a b 若要將被邀請人指定為講者, 請在講者欄位中, 從列表選擇被邀請人的姓名 若要將被邀請人指定為視訊主持人, 請在視訊主持人欄位中, 從列表選擇被邀請人的姓名 注意事項 如果無法使用講者或視訊主持人功能, 則選定的樣板不會支援這些功能 若要被指定為講者, 被邀請人必須擁有可管理的視訊裝置 13 依照您設定 Lotus Notes 會議的方式, 從操作列設定發布和通知選項 14 在操作列中按一下儲存並發送邀請 如果系統警告您安排有問題, 請立即解決 常見問題包括無法使用終端設備 無法使用會議室或頻寬不足等 視訊會議系統將會驗證頻寬和其他視訊資源是否可用, 並預訂這些資源 Lotus Notes 會將會議新增到日曆中, 在主席的自由時間時間表中將指定時間標示為忙碌中, 並向每位被邀請人發送邀請函 邀請函中會顯示被邀請人應該使用的終端設備以及撥入號碼和 PIN 希望使用其他視訊終端設備的被邀請人應該聯絡您或視訊會議系統操作員, 以修改他們的會議設定 編輯已排定會議 您可以編輯未來已排定的會議 您無法編輯目前的或過去的會議 如果您要編輯定期會議, 所作更改將會應用至所有未來的會議事件中, 但不會應用到現行或過去的會議事件 注意事項安排會議後, 即使編輯該會議並選取其他樣板, 也不會更改會議設定 視訊會議系統不會將該樣板當作會議資訊的一部分進行儲存, 而只是儲存會議建立時所選擇的設定 若要使用其他樣板, 必須刪除該會議並重新建立 編輯未來會議的步驟 1 打開您的 Lotus Notes 日曆 ( 請參閱開啟 Lotus Notes 排程資料庫 ) 2 連按兩下要編輯的會議 日曆項目視訊會議視窗隨即開啟, 標準的 Lotus Notes 排程表單包括視訊會議系統排程表單 8 Polycom, Inc.
安排視訊會議 3 如果建立會議時使用的是非預設樣板, 請重新套用樣板 4 根據需要對會議日期 與會者 會議室或其他設定進行更改 有關執行這些操作的資訊, 請參閱第 6 頁的 安排視訊會議 5 按一下儲存並發送邀請 視訊會議系統將根據需要更改所需的資源 Polycom, Inc. 9
IBM Lotus Notes 的 Polycom 排程指南 10 Polycom, Inc.
3 進階排程操作 本章說明具有進階安排員權限的使用者, 在使用 Polycom 視訊會議管理系統 (Polycom Converged Management Application 系統或 ReadiManager SE200 系統 ) 安排會議時, 如何操作更多選項 編輯會議設定 如果您有進階安排員的權限, 則可按照本章中的說明改寫某些會議樣板的設定 但是操作時一定要小心 如果您的作業環境是屬於混合的 MCU 類型 ( 例如同時包含 Polycom MGC 和 Polycom RMX 系統 ), 且您是以 RMX 系統安排會議, 則您在此處所指定的某些設定可能會被 RMX 設定檔所覆蓋 注意事項 設定檔是 MCU (MGC 或 RMX) 上進階會議設定的集合 只有 RMX 設定檔能夠覆蓋會議樣板設定 有關會議樣板 設定檔和會議設定的詳細資訊, 請洽您的 Polycom CMA 系統管理員 如果使用同一樣板安排的兩場會議位於不同類型的 MCU 上, 則可能會有不同的設定和行為 您只能對已排定的會議編輯會議設定 您無法編輯現行會議的會議設定 編輯會議設定的步驟 1 在會議資源索引標籤上新增或編輯會議時, 請按一下編輯會議設定 2 請視需要在會議設定對話框中進行這些設定 您選擇的樣板, 決定您可編輯的設定 設定 會議密碼 說明 系統將指定一組四碼的會議密碼, 並將此密碼提供給會議通知電子郵件內容中的與會者 您可以將此密碼更改為其他四位數字 Polycom, Inc. 11
IBM Lotus Notes 的 Polycom 排程指南 設定 啟用主持人 主持人密碼 說明 您可以選擇視訊主持人, 讓他們從自己的視訊終端系統控制會議 該視訊主持人必須具備視訊終端系統, 且主持人會議需要有 MCU 注意事項 如果會議樣板已啟用會議需要主持人參數, 則將會自動選擇啟用主持人, 且不可更改 如果在 RMX 2000 系統上安排了一場會議, 而且 RMX 設定檔已選擇會議需要主持人, 但樣板並沒有選擇, 且該會議安排為沒有主持人, 則所有用戶將會停留在等候室, 而無法參加會議 RMX 1000 系統不支援主持人功能 如果選擇啟用主持人, 則主持人必須在其終端設備輸入這組四位數字密碼才能進行控制 系統會透過另一封電子郵件將此密碼發送給視訊主持人 該密碼不會包含在會議通知電子郵件中 撥號選項您有三種選擇 : 如果安排會議時, 要讓所有與會者都擁有相同的撥入資訊和 PIN 代碼, 請使用撥入設定 該設定允許與會者從音效或視訊終端設備撥入, 且可連線到 MCU 上的同一會議 若要呼叫會議中的所有與會者, 請使用撥出設定 若要允許與會者同時享有兩個選項, 請選擇撥入 + 撥出 注意事項當您將會議從撥入改為撥入 + 撥出時, 選定的資源仍會設定為撥入, 必須對其進行手動更改 始終使用 MCU 視訊模式 該設定限制會議使用 MCU, 避免視訊終端設備之間彼此直接連接 當會議類型為僅音訊或選擇了啟用主持人時, 將會自動選擇該設定, 且不能更改 針對需要 MCU 的多點會議, 確定視訊終端監視器上的初始樣板 選項包括 : 切換 表示每當演講者變更時, 顯示螢幕會隨之變動, 且所有人都可以看到目前的演講者 多螢幕顯示模式 在監視器上顯示數個畫面, 每個畫面代表一個不同的與會者, 讓您同時看到所有與會者 您可以選擇一個特定配置, 打開一定數量的視窗 自動樣板是一種多螢幕顯示樣板, 由與會者的數目決定畫面數目 12 Polycom, Inc.
進階排程操作 設定 位元率 People+Content 說明 為會議終端設備指定最大連線速度 若已為個別終端設備指定較低的連線速度, 則會以該較低的速度連線 若已為個別終端設備指定較高的連線速度, 則會以會議樣板中標示的速度連線 如果您選擇的速度超過終端設備支援的速度, 則該終端設備的連線速度會降低 ; 但是會議將在可支援該速度的終端設備上使用預設連線速度 如果您透過具有嵌入式 MCU 的終端設備進行通話, 則通話行為取決於終端設備的功能 撥號速度超過終端設備的 H.320 服務通道數目定義時, 您會收到警告 若要繼續, 請將撥號速度降到終端設備的 ISDN 能力以下 如果會議中要有高品質的視訊, 就一定要有較快的速度 由於較高的速度使用的頻寬會較大, 因此安排高頻寬會議可能會限制您一次可預訂的會議數目 注意事項您可設定網路等級 裝置等級和會議等級的位元率 如果這些位元率的設定有所差異, 則系統將採用最低的位元率設定 唯一的例外情況, 是 RMX 設定檔中的位元率優先順序, 高於會議設定中的位元率 控制一個終端設備透過相同頻寬發送兩種資料 ( 資料串流和視訊串流 ) 的能力, 以顯示人員和內容 接收的終端設備以不同方法處理兩個視訊串流, 且可在不同螢幕上顯示或透過視訊切換模式顯示 終端設備不支援選定方法時, 會透過 IP 進行視訊連接, 或透過 ISDN 進行僅音訊連接 從以下可用設定中選擇 : 無 當不需要雙資料串流時選擇此選項 People+Content 對於支援 H.239 的終端設備, 該選項將會啟用產業標準的 H.239 雙流模式 ; 對於不具備 H.239 功能的 Polycom 舊型終端設備, 該選項則會啟用 Polycom 專有的 People+Content 雙流模式 People and Content VO 該 Polycom 專有技術與 PictureTel 終端設備配套工作 對於較舊的終端設備請選擇此選項 Visual Concert PC 選擇此選項以與 Polycom ViewStation MP/512/SP/323 終端設備配套使用 Visual Concert FX 選擇此選項以與 Polycom ViewStation FX/EX 和 VS4000 終端設備配套使用 Duo Video 該設定支援 IP 和 ISDN, 且可用於 Tandberg 終端設備, 其中會議的一部分將設定為視訊會議, 另一部分設定為簡報會議 注意事項 MCU 要求採用 People+Content 的會議使用的速度最小需為 192 K Polycom, Inc. 13
IBM Lotus Notes 的 Polycom 排程指南 設定 說明 T.120 模式為多點資料通訊選擇通訊協定和規格 在 T.120 選單中選擇 T.120 連接的速度 請洽 IT 部門以確定會議的最佳組合 若要停用 T.120 模式, 請選擇無 如果您選擇 T.120, 根據與會者的終端設備和軟體, 也許能使用以下選項 : 應用程式共享 即使在只有一名與會者擁有應用程式, 亦允許兩個以上的與會者使用相同文件或應用程式 共享應用程式時, 當某一與會者啟動應用程式時, 該應用程式會同時在其他電腦上執行 檔案傳輸 允許與會者能夠彼此傳送檔案 T.120 模式 聊天或白板 允許與會者透過書寫方式彼此進行溝通 在所有這些模式中, 與會者彼此都能看到對方和聽到對方的聲音 注意事項該設定僅適用於由 MGC 管理的會議 3 按一下確定 14 Polycom, Inc.
索引 L Lotus Notes 日曆打開 5 M MCU 限制使用 12 P People+Content 13 Polycom 外掛登錄設定 3 T T.120 模式 14 四畫切換模式 12 五畫主持人 8 密碼 12 啟用 12 外掛 請參閱會議系統外掛打開日曆 5 六畫多螢幕顯示模式 12 安排進階會議設定 11 安排會議 6 8 安裝會議系統外掛 1 七畫位元率針對內部與會者的設定 13 位元率設定 7 更改 進階會議設定 11 更改會議 8 八畫定期會議 6 九畫限制使用 MCU 12 十畫修改進階會議設定 11 修改會議 8 十一畫密碼主持人 12 會議 11 排程外掛確定版本 4 排程外掛版本 4 啟用主持人 12 設定 People+Content 13 T.120 模式 14 主持人密碼 12 位元率 7 限制使用 MCU 12 啟用主持人 12 連接速度 13 登錄 3 視訊模式 12 進階會議設定 11 會議密碼 11 撥號選項 12 撥號類型 7 軟體版本 4 連接速度針對內部與會者的設定 13 Polycom, Inc. 15
IBM Lotus Notes 的 Polycom 排程指南 十二畫登錄設定 3 視訊主持人 8 視訊串流和資料串流 13 視訊會議 請參閱會議視訊模式切換模式 12 多螢幕顯示模式 12 設定 12 進階會議設定編輯 11 十三畫僅音訊會議 7 會議安排 6 8 更改資訊 8 指定密碼 11 設定為定期 6 設定為 僅音訊 7 會議主題 6 會議位置 7 會議系統外掛安裝 1 會議設定編輯 11 會議設定 請參閱設定會議資訊主題 6 位置 7 被邀請人 6 資源 7 會議資源 7 會議邀請函的發送選項 8 資料串流和視訊串流 13 十五畫撥入選項 12 撥出設定設定撥出 7 撥出選項 12 撥號選項 7 撥號選項設定 12 撥號類型設定 7 模式, T.120 14 模式, 視訊切換模式 12 多螢幕顯示模式 12 設定 12 編輯進階會議設定 11 十六畫橋接 (MCU) 限制使用 12 選項撥號 7 頻寬 請參閱位元率 十七畫講者 8 邀請人員加入會議 6 邀請函發送選項 8 16 Polycom, Inc.