機密文書處理理簡介 秘書室文書科賈學軍 98 年 4 月 30 日 1
人民知的權利與公務機密 人民有知的權利, 但公務機密往往涉及國家安全及利益 或與政務有重要影響 或涉及個人隱私暨權益, 因此世界各國均對公務機密嚴加保護, 即使在定有政府資訊公開法的民主先進國家, 亦明文規定將公務機密列列為不不公開事項 2
法源依據 國家機密保護法及其施行行細則 (92.10.1 施行行 ) 檔案法 (91.1.1. 施行行 ) 機密檔案管理理辦法 (94.5.10. 修正 ) 文書處理理手冊 (93.1.8. 修正 ) 本局公務機密維護作業要點 (98.4.10. 修正 ) 3
機密文書之定義 凡是公務上所持有的資料料, 洩漏出去, 可能危害到國家安全或是他人權利, 均屬於 公務機密 之範疇 此類屬於公務機密範疇之公文書就稱作機密文書 4
機密文書之類型 機密文書依洩漏出去所造成的危害程度可區分為 國家機密文書 及 一般公務機密文書 國家機密事項, 依國家機密保護法及其 相關規定辦理理 一般公務機密事項, 依相關法規及保密 規定辦理理 5
國家機密之定義及範圍 定義 : 為確保國家安全或利益而有保密之必要, 對政府機關持有或保管之資訊, 經依國家機密保護法核定機密等級之文書者 ( 國家機密保護法第 2 條 ) 國家機密之範圍如下 :( 國家機密保護法施行行細則第 2 條 ) 1. 軍事計畫 武器系統或軍事行行動 2. 外國政府之國防 政治或經濟資訊 3. 情報組織及其活動 4. 政府通信 資訊之保密技術設備或設施 5. 外交或大陸事務 6. 科技或經濟事務 7. 其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者 6
國家機密之核定 國家機密之核定, 應於必要之最小範圍內為之 核定國家機密, 不不得基於下列列目的為之 : 一 為隱瞞違法或行行政疏失 二 為限制或妨礙事業之公平競爭 三 為掩飾特定之自然人 法人 團體或機關 ( 構 ) 之不不名譽行行為 四 為拒絕或遲延提供應公開之政府資訊 為貫徹行行政資訊公開原則, 保密期限依機密等級, 分別有絕對機密不不得逾 30 年 極機密不不得逾 20 年 機密不不得逾 10 年等規定 7
國家機密之等級區分 國家機密等級依國家機密保護法第 4 條規定, 區分如下 : ( 一 ) 絕對機密 : 適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受非常重大損害的事項 ( 二 ) 極機密 : 適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受重大損害的事項 ( 三 ) 機密 : 適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受損害的事項 8
一般公務機密之意義 定義 : 指本機關持有或保管之資訊, 除國家機密外, 依法令或契契約有保密義務者 例如 : 職務秘密 郵電秘密 業務秘密 採購秘密 人事秘密 陳情檢舉等 種類繁多, 且散見於各種法規中 文書處理理均為 密 等級 9
一般公務機密之種類 ( 一 ) 職務秘密 ( 二 ) 郵電秘密 ( 三 ) 業務秘密 ( 四 ) 採購秘密 ( 五 ) 人事秘密 ( 六六 ) 陳情檢舉 10
一般公務機密文書處理理之範圍項目 ( 一 ) 各機關主管機密範圍項目所列列事項 ( 二 ) 機關作成行行政決策 意思決定前之擬稿或前置作業, 有保密之必要者 ( 三 ) 具名或涉及具體內容之檢舉 陳情案件, 有保密之必要者 但其已自行行公布檢舉 陳情內容者, 不不在此限 ( 四 ) 調 ( 檢 ) 查或處理理中之事項, 有保密之必要者 ( 五 ) 依政府採購相關法規, 有保密之必要者 ( 六六 ) 涉及隱私或其他個人資料料, 有保密之必要者 ( 七 ) 公務員因承辦公務而知悉或持有他人之營業 ( 職業 ) 秘密, 有保密之必要者 ( 八 ) 機關人事資料料, 有保密之必要者 ( 九 ) 有妨礙社會治安 公共安全或其他公共利益職務正常進行行之虞者 ( 十 ) 其他依法規或契契約應行行保密之事項 11
本局主管一般公務機密範圍項目 ( 一 ) 重大施政方針及施政計畫之擬議 ( 二 ) 國內動植物重大疫情 調查與鑑定資料料 ( 三 ) 辦理理採購案件依法應保密事項 ( 四 ) 員工考績考核資料料 ( 五 ) 員工重大獎懲案件之擬議 ( 六六 ) 重要人員任免調動案件之擬議 ( 七 ) 各種考試之試卷 ( 八 ) 重要政風案件調查事項 ( 九 ) 有關檢舉案件 ( 十 ) 其他應循保密事項 ( 本局公務機密維護作業要點第 3 點 ) 12
機密文書的標示 機密等級的標示是公文格式的一部分, 由承辦人先行行研判後, 標示適當之機密等級 機密文書有一定的解密條件或保密期限, 在公文製作時, 應一併在密等標示處後, 於括弧內填上 解密條件或保密期限 適當的解密條件或保密期限標示有 : 1. 本件於公布時解密 2. 本件至某年某月某日解密 3. 本件於工作完成或會議終了時解密 4. 附件抽存放後解密 ( 適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者 ) 5. 其他 ( 其他特別條件或另行行檢討後辦理理解密 ) 13
機密文書保密期限 國家機密文書 : 1 絕對機密 - 不不得逾 30 年 2 極機密 - 不不得逾 20 年 3 機密 - 不不得逾 10 年 4 機密文書涉及國家安全情報來源或管道之 國家機密, 應永久保密 一般公務機密文書保密期限, 依法令或契契約 規定期限, 予以保密 14
機密文書處理理流程圖 創稿 送回承辦單位 來文 總收文分送各單位承辦人簽擬陳核批示 會簽 送文書科 各機關應指定專責人員負責辦理理機密文書拆封 分文 繕校 蓋印 封發 歸檔, 以及機密公文電子交換等事項, 並儘可能實施隔離作業 歸檔 15
機密文書處理理注意事項 ( 一 ) 收文登錄錄 總收文人員收到文件拆封後, 如為機密文書, 署名機關收受者, 由機關首長指定之專人親自開拆, 如須送總收文登記掛號者, 由總收文登錄錄人員於登記簿案由內註明 密不不錄錄由 ; 若有指定收件人親自啟封者, 則由收件人開拆, 於密件登記簿上登記 啟封人員, 應核對其內容及附件, 並詳細檢查內封套封口有無異狀, 發現有可疑之處, 應即報告單位主管處理理 分文 ( 交辦 ) 應密封交遞予各單位密件專責人員啟封, 啟封人員應核對其內容及附件 機密文書之收文登錄錄, 以專設文簿或電子檔登記為原則, 並加註機密等級 如採混合方式, 登記資料料不不得顯示機密之名稱或內容 16
機密文書處理理注意事項 ( 二 ) 簽辦陳核 ( 一 ) 機密文書之簽擬 陳核 ( 判 ), 應由業務主管或其指定之人員處理理, 並應儘量量減少處理理人員層級及程序 ( 二 ) 各機關承辦人員處理理一般文書, 應審核鑑定是否具保密價值, 如確有保密必要, 應即改作機密文書處理理 ( 三 ) 擬辦一般公務機密文書, 如須與機關內有關單位會辦時, 其會辦程序及內容應作成書面紀錄錄附卷 ( 四 ) 各級主管於核判一般公務機密文書時, 對所核列列之機密等級 保密期限及解除機密條件是否適當, 應一併核定之 ( 五 ) 一般公務機密文書之知悉 持有 使用或複製, 除辦理理該機密業務者外, 以經單位主管以上人員同意者為限 但有下列列情形之一者, 不不得同意 : 1. 有事實足認有洩密之虞 2. 無知悉 持有 使用或複製之必要 17
機密文書處理理注意事項 ( 三 ) 傳遞送件 ( 一 ) 機密文書應由業務承辦人員使用機密卷親自持送, 必要時得以 密件袋 交由傳遞人員遞送 ( 二 ) 分文 ( 交辦 ) 陳核 ( 判 ) 送會 送繕 用印 退稿 歸檔等流程, 除 絕對機密 及 極機密 應由承辦人員親自持送外, 其餘非由承辦人員傳遞時, 應切實密封交遞 ( 三 ) 傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收 ( 四 ) 在機關外傳遞, 屬於國家機密之 絕對機密 或 極機密 者, 由承辦人員或指定人員傳遞, 必要時得派武裝人員或便衣人員護送 屬 機密 者, 由承辦人員或指定人員傳遞, 或以外交郵袋或雙掛號函件傳遞 密 等級者, 須切實密封後按一般人工傳遞方式辦理理 18
機密文書處理理注意事項 ( 四 ) 公文夾之使用 文書之陳核 陳判等過程中, 均應使用公文夾, 並以公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分 機密文書用黃色公文夾或機關特製之密件袋 19
機密文書處理理注意事項 ( 五 ) 發文作業 ( 繕印校對用印 ) ( 一 ) 密件發文時承辦人員須以專設文簿如 承辦密件登記查考簿 親自或派專人傳遞至發文單位, 不不可與普通公文夾雜送繕, 以免發生洩密之虞 ( 二 ) 機密性及重要性之文稿, 應指定專人負責繕印 ( 三 ) 機密及重要文件, 應指定專人負責校對 ( 四 ) 校對人員如發現機密文書未註記解密條件或保密期限者, 應洽承辦人員予以改正 ( 五 ) 屬 絕對機密 極機密 者, 由承辦人員持往辦理理 監印人員僅憑機關首長簽署用印, 不不得閱覽其內容 屬 機密 密 件者, 得由繕校人員持往用印 20
機密文書處理理注意事項 ( 六六 ) 封發作業 ( 一 ) 機密文書對外發文時, 應封裝於雙封套內, 封套之紙質, 須不不能透視且不不易破裂, 並應將公文以 雙封套 掛號郵件寄出 1. 內封套 : 左上角加蓋機密等級, 並加密封, 封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋 密 字戳記 2. 外封套 : 不不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記 ( 但請註明發文單位俾利退件時相關後續作業處理理 ) ( 二 ) 體積及數數量量龐大無法以前述方式封裝者, 應作適當之掩護措施 21
機密文書處理理注意事項 ( 七 ) 歸檔作業 ( 一 ) 密件用印完成後原函稿處理理方式 : 1. 解密時間若在發文日期之前 : 原稿由文書單位送交檔案單位歸檔 2. 解密時間若在發文日期之後 : 由承辦人將密件置入機密檔案專用封套並按照封套封面欄位依實註記, 封套封口處蓋職名章, 送交檔案單位歸檔 ( 二 ) 各機關凡經核定機密等級之文書, 不不論其性質屬研究報告 會議資料料 業務統計 各式簽擬文稿等, 均應依檔案法及相關規定辦理理 22
機密文書處理理注意事項 ( 八 ) 機密文書保管 機密文書非經權責主管人員核准, 不不得攜出辦公處所 應存放於具安全防護功能之金屬箱櫃, 並裝置密鎖, 保管人員必須經常檢查 保管機密文書人員調離職務時, 應將所保管之機密文書, 逐項列列冊點交單位主管或其指定人員 指定專人會同相關單位實施查核 23
機密文書處理理注意事項 ( 九 ) 其他 辦理理機密文書之簽擬稿 繕印打字時之廢件, 或誤繕誤印之廢紙及複寫紙等, 應由承辦人員即時銷毀之 不不能即時銷毀時, 應視同複製品, 依 國家機密保護法 第十八條規定保護之 機密文書如非必要, 應儘量量免用或減少副本 會議使用之機密文書資料料應編號分發, 會議結束當場收回 ; 與會人員如需留用時, 應經主席核准並辦理理借用簽收 24
機密文書處理理注意事項 ( 十 ) 解密條件 -1 機密文書保密期限或解密條件之標示, 應以括號標示於機密等級之下, 其解密條件之如下 : ( 一 ) 公布時解密 : 適用於對外張貼公告或刊登公報時解密 ; 人事派免令或其他法令公布時解密 ; 民 刑事案件結果宣判後解密等情況 ( 二 ) 本件於某年某月某日解密 : 由業務承辦人員依權責自行行決定明確之解密日期, 但不不得與來文機關之解密條件相抵觸 ( 例如 : 來函機關之解密條件為 3 年後解密, 則發文不不得以尚未滿 3 年之日期為解密條件 ) 25
機密文書處理理注意事項 ( 十 ) 解密條件 -2 ( 三 ) 工作完成或會議終了時解密 : 於該查核工作所有相關程序已完成或是如招標 開標 評審委員評選會議等已結束時適用之 ( 四 ) 附件抽存後解密 : 適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者 ( 通常由承辦人自行行抽存或另辦 ) ( 五 ) 其他 ( 其他特別條件或另行行檢討後辦理理解密 ) 26
機密文書處理理注意事項 ( 十一 ) 解密降密權責 納入檔案管理理之機密文書, 應隨時或定期查核, 其須變更機密等級或解密者, 應即按規定辦理理變更或解密手續 由承辦人員於區分密等時預為註明或主動檢討辦理理 國家機密之變更或解密 : 依國家機密保護法第 10 條第 1 項規定, 由原核定機關或其上級機關核定 一般公務機密文書 : 由原核定主管核定 機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整, 致該機密事項非其管轄者, 相關保護作業由承受其業務之機關辦理理 ; 無承受業務機關者, 由原核定機關之上級機關或主管機關為之 27
機密文書處理理注意事項 ( 十二 ) 解密降密程序及作業方式 原核定機關主動檢討或檢查 受文機關建議 是 填具 處理意見表 及辦理 通知單稿 通知受領該機密文書之受文機關 填具調案單將原卷調出, 檢視是否為原核定機關 否 建議單 建議原核定機關變更或註銷其機密等級 俟原核定機關通知變更或註銷其機密等級 * 機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對 * 將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去, 再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之 紀錄單 * 原案照變更等級或非機密文件保管 28
( 機關全銜 ) 機密文書機密等級變更或註銷處理意見表機密文書機密等級變更或註銷處理意見表檔 案 抄 送 副 本 機 關 原 機 密 等 級 新 機 密 等 級 或 註 銷 變 更 機 密 等 級 理 由 備 陳 號 原機密案件 由 受文機關 考 核 日期 文號 說明 : 一 已辦之機密文書資料, 已失保密時效, 或因有關機關之建議, 其機密等級應予註銷或變更者, 先提出審查後, 填此表陳核 二 國家機密之變更或解密者, 依 國家機密保護法 第 10 條第 1 項規定為之 一般公務機密文書, 由原核定主管核定之 文別 29
裝 機密文書機密等級變更或註銷通知單作法舉例 ( 機關全銜 ) 機密文書機密等級變更 ( 或註銷 ) 通知單 訂 線 地址 :000 臺北市 路 000 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 e-mail) 100 臺北市 區 路 段 000 號受文者 : 發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 0000000000 號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 :( 原發文機關 )00 年 00 月 00 日 字第 0000000000 號 ( 文別 ), 有關 ( 案由 ) 一案原為 ( 原機密等級 ), 請惠予 ( 變更為新機密等級或註銷 ) 正本 : 副本 : ( 條戳 ) 30
裝 機密文書機密等級變更或註銷建議單作法舉例 ( 機關全銜 ) 機密文書機密等級變更 ( 或註銷 ) 建議單 訂 線 地址 :000 臺北市 路 000 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 e-mail) 100 臺北市 區 路 段 000 號受文者 : 發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 0000000000 號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 密 ( 註銷後解密 ) 附件 : 主旨 :( 來文機關 )00 年 00 月 00 日 字第 0000000000 號 ( 文別 ), 建議惠予 ( 變更或註銷 ) 其機密等級 說明 : 旨揭文號之 ( 案由 ) 一案, 原為 ( 原機密等級 ), 因 ( 建議再分類理理由 ), 建議惠予 ( 建議再分類等級 ) 正本 : 副本 : ( 條戳 ) 31
( 機關全銜 ) 機密文書機密等級變更或註銷紀錄單機密文書機密等級變更或註銷紀錄單通知機關 ( 原機密案件核定機關 ) 原機密案件 新等級或註銷 登記人 發文日期 發文字號 ( 職稱 ) ( 姓名 ) ( 日期 ) 發文日期 發文字號 說明 : 一 機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對 二 將原案封面或公文紙上所標機密等級以雙線劃去, 再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單 三 原案照變更之等級或非機密文件保管 32
一般保密事項規定 ( 一 ) 各機關員工對於本機關任何文書, 除經特許公開者外, 應遵守公務員服務法第四條之規定, 絕對保守機密, 不不得洩漏 ( 二 ) 文書之處理理, 不不得隨意散置或出示他人 ( 三 ) 各級人員經辦案件, 無論何時, 不不得以職務上之秘密作私人談話資料料 非經辦人員不不得查詢業務範圍以外之公務事件 ( 四 ) 文書之核判 會簽 會稿時, 不不得假手本機關以外之人員, 更不不得交與本案有關之當事人 33
一般保密事項規定 ( 五 ) 文書放置時, 應置於公文夾內, 以防止被他人窺視 ( 六六 ) 下班或臨時離開辦公室時, 應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內並即加鎖 ( 七 ) 各機關就其主管業務發表新聞時, 應指定專人統一辦理理 ( 八 ) 職務上不不應知悉或不不應持有之公文資料料, 不不得探悉或持有 因職務而持有之機密文件, 應保存於辦公處所, 並隨時檢查, 無繼續保存之必要者, 應繳還原發單位 ; 無法繳回者應銷毀之 34
一般保密事項規定 ( 九 ) 私人日記 通信 撰文及著作, 其內容不不得涉及機密及依法應保密事項 ( 十 ) 發現他人涉有危害保密之虞時, 應加勸告, 其不不聽勸告或已發生洩密情事者, 應立即向長官報告 ( 十一 ) 承辦機密文書人員, 發現承辦或保管之機密文件已洩漏 遺失或判斷可能洩漏 遺失時, 應即報告所屬主管查明處理理 35
附錄錄一 本局處理理機密文件作業流程 ( 一 ) 收文總收文開啟外封套, 內封套署名本局或未署名者, 均由文書科長拆開, 依來文性質分文後封交總收文登錄錄人員登錄錄來文機關 日期 文號等資料料, 並在 主旨 欄填註 密不不錄錄由 內封套有署名受文單位人員者, 交由單位主管或其本人拆開, 文件如須掛號, 再送總收文登錄錄 ( 二 ) 承辦 1. 承辦人員登錄錄相關資料料 2. 文件原則上應親自送會送核, 並使用機密黃色卷宗, 若由傳遞人員遞送者, 文件裝入本局機密文件傳遞封, 以膠水或膠帶封妥並在封口處簽名或加蓋職章, 再以機密黃色卷宗 ( 如時間急迫者, 可外加最速件卷宗 ) 送會陳核 受會單位在傳遞封上註明受會 會畢時間, 並依傳遞封摺封線逐次封妥簽章 36
附錄錄一 本局處理理機密文件作業流程 核判文件底稿於退稿後, 由承辦人員以密件公文歸檔袋密封送檔案室存檔 文件承辦過程或發文須影印複製時, 應注意機密維護事宜 文件傳真需經主管核可, 並應行行確認接收人在場及傳送張數數 ( 三 ) 核判文件核判後, 敬請各級核判長官 ( 或指定專人 ) 封妥簽章退交辦 ( 或發文 ) 單位處理理 37
附錄錄一 本局處理理機密文件作業流程 ( 四 ) 發文 1. 封發寄出需使用雙封套 :(1) 內封套正面註明受文者機關 文號 等資料料, 右上角加蓋機密等級, 背面封口接縫處加蓋 密 字戳記 ; (2) 外封套依發文規定處理理, 不不得加蓋機密字樣 2. 發文後底稿退還承辦人歸檔 3. 繕打 校對 用印人員均應注意機密維護事宜 ( 五 ) 歸檔 1. 機密文件檔案應上鎖妥善保管 2. 借檔應陳奉主任秘書核可, 借出時應以密封套送調人員簽收 3. 密件檔案無須保管時, 檔案人員依其保存年限彙整造冊會主整造冊 會主辦單位陳核後銷毀 38
附錄錄二 本局文書機密等級變更與解密程序作業流程 ( 一 ) 各單位公文承辦人員 1. 依據本身所承辦之機密件登錄錄主動檢查 2. 依據其他機關來函建議 ( 二 ) 提出審查承辦人員審查應予變更機密等級或解密之案件並提出 ( 三 ) 填製表單 1. 填寫處理理意見表 2. 填寫建議單 ( 四 ) 陳送核定列列 絕對機密 極機密 者, 由主任秘書以上長官核定, 列列 機密 者, 由單位主管核定 39
附錄錄二 本局文書機密等級變更與解密程序作業流程 ( 五 ) 相關單位通知奉核文件由承辦人填製通知單通知相關單位, 另亦填具紀錄錄單交檔案室 ( 六六 ) 檔案保管 1. 檔案人員將原案封面或公文紙上所標示之機密等級以雙線劃去, 再浮貼註銷紀錄錄單 2. 機密文件經解密後應依普通案件放置保管 非經解密者, 不不得銷毀, 解密後, 其銷毀方式, 須依相關規定辦理理, 可洽詢政風室 40
敬請指教 41