資料來源國家教育研究院 104 年度國私立高級中等學校文書檔案管理研習班 邱忠民老師
機關公文寫作常見的錯誤 公文的簽辦方式 : 1. 先簽後稿 2. 簽稿併陳 3. 以稿代簽 公文書橫式書寫數字使用原則 : 應使用阿拉伯數字 & 中文數字之謬誤 ( 最常見錯誤 ) 公文用語及用字之謬誤 ( 錯別字 & 語言癌 ) 附件之製作方法 & 漏未填寫附件資料 起首語 期望語及稱謂語之製作方法 ( 漏未填寫 & 是否挪抬 )
寫出好公文的五把鑰匙 一 認清發文機關與受文者之關係 ( 即行文系統 ) * 上行文 * 平行文 * 下行文 * 斜行文二 瞭解公文本文之內容結構 ( 即主旨說明辦法 ) * 主旨 = 起首語 + 本案主要意旨 + 期望語 * 說明 = 引據 + 申述 + 歸結 ( 三段式論證法 ) * 說明 = 事實 + 原因 + 結果 ( 因果關係法 ) 三 嫻熟公文專門用語用字規範 * 起首語 * 稱謂語 * 期望語 * 引述語 * 經辦語 * 論斷語 * 請示語 * 准駁語 * 抄送語 * 附送語 * 結束語四 遵守法律統一用字 用語及數字使用原則 * 法律統一用字 * 法律統一用語 * 公文書橫式寫數字使用原則 * 公文標點符號用法五 語言簡潔 字少而精, 避免語言癌, 儘量朝向 簡淺的文言文 濃縮的白話文 邁進
高級中等學校公文行文系統 高級中等學校 總統 上行文呈 高級中等學校 行政院 上行文函 高級中等學校 教育部 國民及學前教育署 上行文函 高級中等學校 立法院 司法院 考試院 監察院 斜行文函 高級中等學校 行政院所屬各部 會 署 總處 平行文函 高級中等學校 審計部 考選部 銓敘部 保訓會 斜行文函 高級中等學校 最高法院 高等法院 地方法院 斜行文函 高級中等學校 所隸屬各處 室 館 組 下行文函 高級中等學校 所隸屬各委員會 中心 小組 下行文函 高級中等學校 所屬教 職 員 工及學生 下行文函 高級中等學校 各公 私立大專院校 中 小學 平行文函 高級中等學校 各研究機構 平行文函 高級中等學校 各公司行號 民間團體 自然人 平行文函 高級中等學校 各直轄市政府 縣 ( 市 ) 政府 平行文函 高級中等學校 各直轄市議會 縣 ( 市 ) 議會 平行文函
高級中等學校行文系統之區別實益 上行文 - 稱 鈞 如 : 高級中等學校對教育部稱 鈞部 對教育部國教署稱 鈞署 平行文 ( 同級 )- 稱 貴 如 : 高級中等學校對各公 私立大 中 小學校稱 貴校 稱謂語 ( 不挪抬 ) 平行文 ( 不相隸屬 )- 稱 貴 如 : 高級中等學校對各縣 ( 市 ) 政府稱 貴府 下行文 - 稱 貴 如 : 高級中等學校對所屬各處 室 館稱 貴處 貴室 貴館 斜行文 - 稱 大 如 : 高級中等學校對立法院 司法院 考試院 監察院 考選部 銓敘部 保訓會 審計室 各級法院稱 大院 大部 大會 大室 大院 民眾 - 稱 臺端 如 : 高級中等學校對學生家長 所屬教 職 員 工稱 臺端 起首語 期望語 ( 不挪抬 ) 上行文 - 用 檢陳 平行文 - 用 檢送 下行文 - 用 檢發 或 檢附 ; 亦可用 檢送 如 : 高級中等學校對教育部 國教署用 檢陳 如 : 高級中等學校對體育署 青發署 各級學校 縣 ( 市 ) 政府 學生家長用 檢送 如 : 高級中等學校對所屬各處 室 組及員工用 檢附 檢發 檢送 上行文 - 用 請鑒核 請核示 請鑒察 請備查 請察照 平行文 - 用 請查照 請查照辦理 請查照辦理見復 請查照惠予同意 下行文 - 用 請查照 希照辦 希轉行照辦 希辦理見復 斜行文 - 用 請詧照 如 : 高級中等學校對國教署用 請鑒核 請核示 請鑒察 請備查 如 : 高級中等學校對各級學校 各部 會用 請查照 請查照辦理 請查照辦理見復 請查照惠予同意 如 : 高級中等學校對所屬各處 室 組用 請查照 希照辦 希辦理見復 如 : 高級中等學校對立法院 司法院 考試院 監察院 各級法院用 請詧照
公文行文系統解說 下行文 指有隸屬關係之上級機關對其下級機關所使用之 公文書, 如 : 令 下行函 書函 ( 稱謂語用 貴 ; 期望語用 希照辦 ) 上行文 指有隸屬關係之下級機關對其上級機關所使用之 公文書, 如 : 呈 上行函 ( 稱謂語用 鈞 ; 期望語用 請鑒核 ) 平行文 指無隸屬關係之同級機關及不相隸屬機關相互往 來之公文書, 如 : 咨 函 書函 申請函 ( 稱謂語用 貴 ; 期望語用 請查照 ) 斜行文 指無隸屬關係機關且不同級機關間行文時使用, 如 : 縣市政府與立法 司法 考試院之公文 ( 稱謂語用 大 ; 期望語用 請詧照 )
公文結構 - 內容結構 ( 本文 ) 函地址 :00000 市 區 路 00 號聯絡人 : 聯絡電話 :00-0000000 轉 0000 傳真電話 :00-0000000 電子信箱 :0000@000.edu.tw 檔號 : 保存年限 : 受文者 : 發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 10400000000 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 : 起首語 + 本案主要意旨 + 期望語 ( 字數不可超過 50-60 個字 ) 說明 : 一 ( 寫引據 - 寫出辦理本案之原因 - 係依據來函 法令 計畫 會議決議 簽呈 前案 理論 研究結果 媒體報導 等 ; 如無前述則寫事實, 即現況描述 - 就本案之事實 來源 理由 經過等作詳細之敘述 ) 二 ( 寫申述 - 分析利弊因素 ) 三 ( 寫歸結 - 發文機關見解 ) 四 ( 如欲要求副本收受者作為時其配合方法 ) 五 ( 如有附件時列於說明最後一項, 並應列明附件之名稱及數量 ) 辦法 :( 向受文者提出具體要求或作法 ) 正本 : 副本 : 長 ( 上行函 - 蓋職章 ; 平行函 下行函 - 蓋簽字章 )
受文者 : 發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 10400000000 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 公文本文內容結構檔號 : 保存年限 : 函 主旨 :( 起首語 + 主要意旨 + 期望語 <50 個字 ) 機關地址 :000 縣 ( 市 ) 路 00 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 e-mail) 說明 : A 式 ( 三段式論證法 = 引據 + 申述 + 歸結 ) B 式 ( 因果關係法 = 事實 + 原因 + 結果 ); 一 A 式寫引據 B 式寫事實 二 A 式寫申述 B 式寫原因 三 A 式寫歸結 B 式寫結果 辦法 :( 行政三聯制法 = 計畫 + 執行 + 考核 ) 一 計畫 ( 成立 組織 + 訂定 計畫 ) 二 執行 ( 如何加強訓練 ) 三 執行 ( 如何擴大宣導 ) 四 考核 ( 如何稽考 獎懲方法 ) 正本 : 副本 : 長 ( 簽字章 )
公文主旨段內容結構 - 起首語寫法檔號 : 保存年限 : 函 受文者 : 發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 10400000000 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 機關地址 :000 縣 ( 市 ) 路 00 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 e-mail) 主旨 :( 起首語 + 主要意旨 + 期望語 <50 個字 ) 指公文主旨開頭所用的發語詞 起首語適用範圍備註 關於 有關 為 函轉 檢陳 謹查 茲有 檢送 經查 茲經 函詢 檢附 檢發 檢送 所詢 制定 ( 法律 ) 訂定 ( 法規命令 行政規則 ) 修正 廢止 核釋 特任 任命 茲聘 僱 上行文 平行文 下行文 上行文適用 平行文適用 下行文適用 公布 ( 法律 ) 發布 ( 法規命令 行政規則 ) 適用 下行文 ( 人事命令 ) 適用
受文者 : 保存年限 : 公文主旨段內容結構 - 期望語寫法檔號 : 函 發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日 發文字號 : 字第 10400000000 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 機關地址 :000 縣 ( 市 ) 路 00 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 e-mail) 主旨 :( 起首語 + 主要意旨 + 期望語 <50 個字 ) 指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞 上行文期望語平行文期望語下行文期望語 請鑒核 ( 報核案件 ) ( 請求上級審查並決定准否辦理 執行 ) 請查照 請察照 ( 請求同級機關或不相隸屬機關知悉 ) 請查照 ( 僅供下級知照 照會 知悉 ) ( 請下級機關知照 知悉 ) 敬請核示 ( 請示案件 ) ( 請求上級審核並指示方法以便遵行 ) 請詧照 ( 請斜行機關知悉 ) 希照辦 希切實照辦 ( 請不相隸屬但地位較高之機關知悉, 如行 ( 請下級機關知悉後, 並照案辦理 ) 政部門對立法院 司法院 考試院 監察院 ) 請備查 ( 存查案件 ) 請核備 ( 存查案件但上級保留審核權限 ) ( 請求上級知悉並歸檔留供查考 ) 請鑒察 ( 查 ) ( 僅供瞭解 ) 請察照 ( 僅供上級知照 照會 知悉用 ) ( 請求上級知悉其已依照辦理 ) 為表示尊敬, 請字之前得加 敬 字, 期望語不須挪抬 請查照 請查照辦理 ( 請同級機關或不相隸屬機關知悉, 並請其依照辦理 ) 請查照見復 請查照辦理見復請查照惠予同意 ( 請同級機關或不相隸屬機關知悉, 並請其查明後回復 ) 請字之前不得加 惠 字, 因 惠 字不當助動詞, 期望語不須挪抬 請轉行照辦 ( 請下級機關轉行所屬照案辦理 ) 請辦理見復 ( 請下級機關照案辦理, 並作後續報告答復 ) 為表指揮監督關係, 請字得改為 希 字, 期望語不須挪抬
公文說明段形式結構 分項標號使用原則 : 一 分段項目符號應另列縮格以全形書寫為一 二, ( 一 ) ( 二 ),1 2, (1) (2), 括弧 () 以半形為之 二 中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之 三 阿拉伯數字 外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之 範例 主旨 :ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ΟΟΟΟΟΟΟΟ 說明 : 一 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 二 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ( 一 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ( 二 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 1 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 2 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ (1)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ (2)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 甲 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 乙 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ( 三 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 三 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ
分文的處理程序 分文是指視來文內容, 將公文分送給承辦單位簽辦之過程 分文人員應視公文之時間性 重要性, 依本機關之組織與職掌, 認定承辦單位並於適當位置加蓋單位戳後, 依序迅確分辦 來文內容涉及 2 個單位以上者, 應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位, 於收辦後再行會辦或協調分辦 來文屬急要文件或案情重大者, 應先提陳核閱, 然後再照批示分送承辦單位, 如認有及時分送必要者, 應同時影印分送
分文的處理程序 總收文號按年順序編號, 年度中間如遇機關首長更動時, 其編號仍應持續, 不另更換 每日下班 2 小時前送達總收文人員之文件, 應於當日編號登錄分送承辦單位 機密件應由機關首長指定之處理人員向總收文人員洽取總收文號填入該文件, 並在總收文登記表案由欄內註明密不錄由 承辦單位因故遺失業經收文編號之公文, 經原發文機關補發後要求補辦收文手續時, 仍應沿用原收文日期及原收文號
擬辦的處理程序 擬辦是指由承辦人員對所承辦的案件簽擬具體處理意見, 提供上級主管核定之過程 承辦人員對於文書之擬辦, 應查明全案經過, 依據法令作切實簡明之簽註 依法令規定必須先經會議決定者, 應按規定提會處理 法令已有明文規定者, 依規定擬稿送核, 無法令規定而有慣例者依慣例 適用法令時, 依法律優於命令 後法優於前法 特別法優於普通法 後令優於前令及下級機關之命令不得牴觸上級機關之命令等原則處理
擬辦的處理程序 承辦人員對本案原有文卷或有關資料, 應詳予查閱, 以為擬辦處理之依據或參考 此項文卷或資料, 必要時應摘要附送主管, 作為核決之參考 簽具意見, 應力求簡明具體, 不得模稜兩可, 或晦澀不清, 尤應避免未擬意見而僅用 陳核 或 請示 等字樣, 以圖規避責任 重要或特殊案件, 承辦人員不能擬具處理意見時, 應敘明案情簽請核示或當面請示後, 再行簽辦 毋須答復或辦理之普通文件, 得視必要敘明案情簽請存查
批示的處理程序 批示是指決行者對文書承辦人員所簽具的意見所作的決定或指示行為之過程 文件經承辦人員擬辦後, 應即分別按其性質, 用公文夾遞送主管人員核決, 如與其他單位有關者並應先行會商或送會 文書之核決, 於稿面適當位置簽名或蓋章辦理 承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見, 應交還重擬, 再行陳核 承辦人員擬有 2 種以上意見備供採擇者, 主管或首長應明確擇定 1 種或另批處理方式, 不可作模稜兩可之批示 通常一件公文經機關首長或單位主管批示之後, 便送回承辦人手中, 由承辦人根據批示而處理案件, 或進行擬稿
實務上常見之批示用語 同意用語 1. 准 可 發 如擬 照准 應以照准 自應照准 准予照辦 應准照辦 准如所擬 如擬辦理 如承辦員擬 如課長擬 2. 只蓋章或簽名而不簽意見 錯誤 : 姑以照准 勉以照准 OK YES Go 悉 閱 ahead 駁回用語 1. 不准 緩議 再議 駁回 應予不准 應予駁回 未便照准 礙難照准 應從緩議 2. 不蓋章 不簽名 不表示 意見 錯誤 : 應毋庸議 著毋庸議 NO ( 附理由 ) Go a head? 半照准?
公文之本別 ( 一 ) 稿本 - 為對外發文前所撰擬之草稿, 經簽署 核判 發文後所留下之公文稿, 置於文別後, 以夾註號填 ( 稿 ) 字, 字體大小以標楷體 20 號字 簽署以機關首長職銜之右僅書 姓, 名字則以 表示, 即 ( 姓 + ) ( 稿圈圈 ) 正本 - 指發文給直接作為或必須回應之機關 團體或個人列為正本 本別原則免列出, 如欲列出, 置於文面最左上方, 字體大小以標楷體 16 號字 發文時須用印或蓋章戳 ( 正辦 ) 副本 - 指發文給間接相關或必須暸解本案之機關 團體或個人列為副本, 置於文面最左上方, 字體大小以標楷體 16 號字 發文時須用印或蓋章戳 ( 副知 )
公文之本別 ( 二 ) 抄本 - 指其他機關或承辦單位如擬作為參考或留供查考時列為抄本, 毋庸蓋印信或章戳, 故無須於正 副本欄位下另列抄本款 但須註明於文面最左上方, 字體大小以標楷體 16 號字 ( 抄己 ) 影本 - 指將正本或副本影印留作查考, 毋庸蓋印信或章戳, 但須由使用人於文面空白處加註 本影本與正 ( 副 ) 本相符 後, 蓋私 ( 職 ) 章確認 ( 影相符 )
簽稿之製作方法 - 概述 簽 為幕僚處理公務表達意見, 以供上級瞭解案情, 並作出抉擇之依據 稿 為擬發公文之草本, 撰擬後應依各機關規定程序核判後發出 簽稿之撰擬方式 : 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽
簽稿之製作方法 - 先簽後稿 制 ( 訂 ) 定或修正或廢止法令 政策或重大興革 尚無結論 重要人事, 或其他須先行簽請核示之案件, 應先簽准後, 再依簽辦公文稿發文 先簽後稿之案件種類如下 : 制定 訂定 修正 廢止法令案件 有關政策性或重大興革案件 牽涉較廣, 會商未獲結論案件 擬提決策會議討論案件 重要人事案件 其他性質重要必須先行簽請核定案件 應於稿面加註 先簽後稿
簽稿之製作方法 - 簽稿併陳 文稿內容須另作說明或析述, 依法准駁而案情特殊, 或限期辦理不及先行請示之案件 此時將簽與文稿同時陳閱, 方便長官瞭解案情, 據以判發, 以提升公文處理效率, 稱為簽稿併陳 簽稿併陳之案件種類如下 : 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件 依法准駁, 但案情特殊須加說明之案件 須限時辦發不及先行請示之案件 應於稿面加註 簽稿併陳
簽稿之製作方法 - 以稿代簽 案情簡單, 文稿內容已明, 勿須另作說明, 或例行承轉之案件 此時直接辦稿陳核判後繕發, 不須另行上簽者, 稱為以稿代簽 以稿代簽之案件應在來文註明 以稿代簽 後承辦員蓋章即可, 兩紙並陳, 公文稿依程序陳核判發 其種類如下 : 一般案情簡單案件 例行承轉之案件 應於稿面加註 以稿代簽
書函之製作方法 ( 一 ) 書函之使用時機 於公務未決階段, 需要磋商 徵詢意見或協調時使用 機關處理簡單性 例行性 固定性 通報性的公文時使用 政府機關答復內容無涉准駁 解釋之簡單案情時使用 寄送普通文件 書刊於行文時使用 一般聯繫 查詢等事項行文時使用
書函之製作方法 ( 二 ) 書函的結構分為 三段式 或 條列式 本文結構 三段式書函比照函之作法, 本文以 主旨 說明 辦法 三段式敘述 條列式本文結構不分主旨 說明 辦法直接於 附件 欄位下以一 二 三 條列式敘述, 期望語置於最後一項
書函之製作方法 ( 三 ) 一般採取條列撰寫較簡便, 但對上級機關首長行文宜採三段式 書函的文字用語都比照一般的函 被動公文 ( 復文或轉文 ), 條列式第一條通常敘述來文日期 字號 所附附件 簡要事由等文字, 再加上 奉悉 ( 上行文 ) 敬悉 ( 平行文 ) 已悉 ( 下行文 ) 接悉 ( 人民 ) 等接件語, 至於目的期望語置於最後一項 以機關或單位名義發文, 文末蓋 機關或單位條戳
書函之製作方法 ( 四 ) 書函與函之區別 使用時機 函於公務已達成熟階段時使用 書函於公務尚在磋商 試探階段時使用 受文對象 函受文者大多為 機關 書函受文者大多為 個人 行文系統 函行文系統需受層級限制 書函可直接行文, 不受層級限制 署名用印 函之上行文蓋機關首長職章, 平行 下行文蓋簽字章 書函蓋機關條戳
公告之製作方法 ( 一 ) 適用時機 公告為各機關就主管業務或依據法令規定, 向公眾或特定對象宣布週知時使用 適用方式 張貼各機關公布欄 ( 應署機關首長職銜簽字章 + 機關印信 ) 刊登在報章媒體或政府公報 ( 免署機關首長職銜簽字章, 免蓋印信 ) 刊載於機關電子公布欄 ( 免署機關首長職銜簽字章, 免蓋印信 ) 如需機關處理者, 得另行函送
公告之製作方法 ( 二 ) 公告之適用範圍 對公眾宣布事項並有所勸誡 工程招標或物品採購 ( 得用定型化格式, 免用三段式 ) 法規命令之訂定與修正草案之預告 法規命令之廢止 法人 團體 公司 企業之設立 變更或註 ( 撤 ) 銷登記 公告之本文結構 三段式 主旨 + 依據 + 公告事項 二段式 主旨 + 依據 一段式 主旨 主旨 + 依據 + 說明 主旨 + 公告事項
公告之製作方法 ( 三 ) 公告分段要領 主旨 主旨 = 公告 + 本案 ( 簡要敘述公告的目的或要求 ) 主旨段不要出現 請查照 或 特此公告周知 等期望語 依據 依據 = 引據有關法規及條文名稱或 機關來函 ( 不敘來文日期 ) 有兩項以上 依據 者, 每項應冠數字並分項條列, 另列縮格書寫, 先法規後來函文號 依據段中不須出現 依 規定辦理 等文字 公告事項 將公告內容分項條列冠以數字另列縮一格書寫 公告內容僅就 主旨 段作補充說明事實經過或理由者, 本段改用 說明 為段名 公告如另有附件 附表 簡章等文件時僅說明參閱 文件, 公告事項內不必重複敘述
公告之製作方法 ( 四 ) 公告之行款製作 公告之行款毋庸製作 受文者 速別 及 密等及解密條件或保密期限 如有附件時, 請列 附件 欄 得列 副本 欄, 另以 函 發送, 以免相關疏忽未見公告, 造成權益受損 兩個以上機關, 共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為 會銜公告 會銜公告, 發布機關名稱先主辦後會辦排列, 使用同一發文日期, 各機關發文字號併列, 蓋用各機關印信及首長職銜簽字章