76 基層機關公文整合系統轉檔實務 Data Conversion Practices of the Official Document Integration System for Local Government Agencies Chuang, Wen-Ching Assistant Systems Designer, Information Technology Division, National Archives Administration, National Development Council 壹 前言 103 1 22 1 101 1 103 1 22 92 20 2 101 103 1 1 貳 基層公文系統發展概況 10 Application Service Provider ASP 50
103 6 13 2 101 12 18 3,259 55,000 20,400 IE webbased1 2 A r c h i v e s Q u a r t e r l y 1 2 100 10 30 http://mgt2.good.nat.gov.tw 4 Mar. 2014. 77
78 92 6 99 7 100 11 102 101 1 101 8 1 103 103 1 1 參 基層公文系統停用暨資料轉出機制 99 102 3 102 1 103 1 1 101 3 102 12 31 102 12 31 102 12 31 XML
79 103 6 13 2 1 103 2 28 XML 1. 4 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <!-- 99_ortransm_utf8.dtd 公文檔案管理傳輸格式 2010.10.10 --> <!ENTITY % 基本標籤 SYSTEM "99_basic_a_utf8.ent" > % 基本標籤 ; <!ENTITY % 檔管標籤 SYSTEM "99_records_utf8.ent" > % 檔管標籤 ; <!ELEMENT ROWSET ( 案卷 案件 )*> <!ELEMENT 案卷 ( 系統名稱, 功能, 案名, 並列案名?, 其他案名?, 檔案產生及管有機關, 檔案有關機關?, 密等, 保存年限, 調整後之保存年限?, 保存年限調整原因?, 應用限制, 年度號, 分類號, 案次號, 基準項目編號 *, 其他編號?, 案卷檔案起始日期之年制?, 案卷檔案起始日期, 案卷檔案迄止日期之年制?, 案卷檔案迄止日期, 數量 +, 計量單位 +, 外觀細節 *, 案情摘要 *, 可參照之有關案卷?, 主題, 附註 *, 媒體型式 *, 檔案路徑?, 電子檔案名稱 *, 核准銷毀文號?, 銷毀日期?, 移轉註記?, 延長移轉屆滿日期?, 移轉日期?, 移交日期?, 接管機關代碼?, 移交機關代碼?, 分類號啟用日期?, 史政機關代碼 *)> <!ELEMENT 案件 ( 系統名稱, 功能, 案由, 並列案由?, 其他案由?, 有關案件?, 主要發文者?, 次要發文者 *, 主要來文者?, 次要來文者 *, 受文者 *, 文別, 本別, 密等, 解密條件或保密期限?, 保存年限, 發文字號 *, 收文字號?, 來文字號 *, 主併文號?, 年度號?, 分類號, 案次號?, 卷次號?, 目次號?, 分類號啟用日期?, 正版檔案 *, 副版檔案 *, 電子或微縮編號?, 其他編號?, 文件產生日期之年制?, 文件產生日期, 來文日期?, 發文日期?, 媒體型式?, 檔案類別, 數量 +, 計量單位 +, 本文電子檔 *, 附件紀錄 *, 附件檔案 *, 外觀細節?, 調整後之保存年限?, 保存年限調整原因?, 史政機關代碼 *, 核准銷毀文號?, 銷毀日期?, 解密日期?, 移轉註記?, 延長移轉屆滿日期?, 移轉日期?, 移交日期?, 接管機關代碼?, 移交機關代碼?, 保存狀況?, 電子檔案處理建議?, 浮水印註記?, 浮水印?, 遮掩註記?, 異動人員 *, 異動日期及時間 *, 承辦單位, 承辦人員, 承辦人員職稱, 會辦單位 *, 會辦人員 *, 會辦人員職稱 *, 辦畢日期?, 送歸日期?, 點收日期?, 退文日期?, 退文原因?, 受退單位?)> 4 99 12 http://www. archives.gov.tw/download_file.ashx?id=5740 4 Mar. 2014. 2. 5 tag 1. null tag 2. null tag 3. 修訂日期 :2011/08/24, 版本 4 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <!--100_ transform _utf8.dtd 公文檔管系統整合參考格式 2011.08.24 --> <!ENTITY % 基本標籤 SYSTEM "99_basic_a_utf8.ent" > % 基本標籤 ; <!ENTITY % 電子交換標籤 SYSTEM "99_exchange_utf8.ent" > % 電子交換標籤 ; <!ENTITY % 檔管標籤 SYSTEM "99_records_utf8.ent" > % 檔管標籤 ; <!ENTITY % 檔管整合標籤 SYSTEM "100_ transform _utf8.ent" > % 檔管整合標籤 ; <!ELEMENT ROWSET ( 案卷 案件 )*> <!ELEMENT 案卷 ( 系統名稱, 功能, 案名, 並列案名?, 其他案名?, 檔案產生及管有機關, 檔案有關機關?, 密等, 保存年限, 調整後之保存年限?, 保存年限調整原因?, 應用限制, 應用註記?, 複製註記?, 複製限制?, 年度號, 分類號, 案次號, 基準項目編號 *, 其他編號?, 案卷檔案起始日期之年制?, 案卷檔案起始日期, 案卷檔案迄止日期之年制?, 案卷檔案迄止日期, 數量 +, 計量單位 +, 外觀細節 *, 案情摘要 *, 可參照之有關案卷?, 主題, 附註 *, 媒體型式 *, 檔案路徑?, 電子檔案名稱?, 核准銷毀文號?, 銷毀日期?, 移轉註記?, 延長移轉屆滿日期?, 移轉日期?, 史政機關代碼?, 移交日期 *, 接管機關代碼 *, 移交機關代碼 *, 分類號啟用日期?, 承辦單位?)> <!ELEMENT 案件 ( 系統名稱, 功能, 案由, 並列案由?, 其他案由?, 有關案件?, 案名?, 其他案名?, 主要發文者?, 次要發文者 *, 主要來文者?, 次要來文者 *, 受文者 *, 文別, 本別, 密等, 解密條件或保密期限?, 發文字號 *, 收文字號?, 公文性質?, 使用天數?, 限辦日期?, 速別?, 收創文類別?, 收創文號?, 發文文號?, 來文字號 *, 主併文號?, 年度號?, 分類號, 案次號?, 卷次號?, 目次號?, 分類號啟用日期?, 正版檔案 *, 副版檔案 *, 電子或微縮編號?, 其他編號?, 文件產生日期之年制?, 文件產生日期, 來文日期?, 發文日期?, 收創文日期?, 辦理天數?, 辦畢日期, 媒體型式?, 檔案類別, 數量 +, 計量單位 +, 本文電子檔 *, 附件紀錄 *, 附件檔案 *, 外觀細節?, 調整後之保存年限?, 保存年限調整原因?, 主題?, 附註?, 史政機關代碼?, 核准銷毀文號?, 銷毀日期?, 移轉註記?, 延長移轉屆滿日期?, 移轉日期?, 解密日期?, 移交日期?, 接管機關代碼?, 移交機關代碼?, 保存年限, 保存狀況?, 電子檔案處理建議?, 浮水印註記?, 浮水印?, 遮掩註記?, 實體附件儲存位置?, 應用限制?, 應用註記?, 複製限制?, 承辦單位, 承辦人員,( 承辦人員職稱?, 異動人員?, 異動日期與時間 *, 會辦單位 *, 會辦人員 *, 會辦人員職稱 *, 點收日期?, 退文日期?, 退文原因?, 受退單位?)?) 5 101 4 17 A r c h i v e s Q u a r t e r l y
80肆 與府版公文系統介接轉檔之問題及因應作法 101 1 6 6 1. 1 102 103 1 1 2. 1. (1) 2 (2) 3,000 Time out 2.
81 103 6 13 2 102 11 7 6 8 6 103 1 15 e http://www.good.nat.gov.tw 7 8 3. A r c h i v e s Q u a r t e r l y
82伍 縣市政府轉檔情形 103 1 1 2 28 102 9 102 9 102 102 12 5 103 9 4 103 1 15 7 陸 結語
83 103 6 13 2 10 103 1 1 1 103 1 21 http://www.archives.gov.tw/ 21 Jan. 2014. 2 99 1 25 101 12 31 1 30% 2 1. 99 1 25 http://tinyurl.com/lm3lexb 21 Jan. 2014. 2. 103 1 21 http://www.archives.gov.tw/ 4 Mar. 2014. 3. 99 12 http://www.archives.gov. tw/download_file.ashx?id=5740 4 Mar. 2014. 4. 103 2 9 http:// mgtp.good.nat.gov.tw/ 4 Mar. 2014. 5. e 103 1 14 http://www.good.nat.gov.tw/ 4 Mar. 2014. 6. 103 1 15 A r c h i v e s Q u a r t e r l y