公 文 写 作 培 训 材 料 汇 编 哈 尔 滨 工 业 大 学 学 校 办 公 室 2012 年 12 月
目 录 1. 党 政 机 关 公 文 处 理 工 作 条 例...2 2. 党 政 机 关 公 文 格 式....14 3. 哈 尔 滨 工 业 大 学 印 章 使 用 管 理 流 程.....25 4. 哈 尔 滨 工 业 大 学 收 文 处 理 流 程. 37 5. 哈 尔 滨 工 业 大 学 发 文 处 理 流 程.....38 6. 公 文 评 比 标 准......39-1 -
党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14 号 第一章 总 则 第一条 为了适应中国共产党机关和国家行政机关 以下简 称党政机关 工作需要 推进党政机关公文处理工作科学化 制 度化 规范化 制定本条例 第二条 本条例适用于各级党政机关公文处理工作 第三条 党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处 理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家 方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答 复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 第四条 公文处理工作是指公文拟制 办理 管理等一系列 相互关联 衔接有序的工作 第五条 公文处理工作应当坚持实事求是 准确规范 精简 高效 安全保密的原则 第六条 各级党政机关应当高度重视公文处理工作 加强组 织领导 强化队伍建设 设立文秘部门或者由专人负责公文处理 工作 第七条 各级党政机关办公厅 室 主管本机关的公文处理 工作 并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查 第二章 公文种类 第八条 公文种类主要有 -2-
( 一 ) 决 议 适 用 于 会 议 讨 论 通 过 的 重 大 决 策 事 项 ( 二 ) 决 定 适 用 于 对 重 要 事 项 作 出 决 策 和 部 署 奖 惩 有 关 单 位 和 人 员 变 更 或 者 撤 销 下 级 机 关 不 适 当 的 决 定 事 项 ( 三 ) 命 令 ( 令 ) 适 用 于 公 布 行 政 法 规 和 规 章 宣 布 施 行 重 大 强 制 性 措 施 批 准 授 予 和 晋 升 衔 级 嘉 奖 有 关 单 位 和 人 员 ( 四 ) 公 报 适 用 于 公 布 重 要 决 定 或 者 重 大 事 项 ( 五 ) 公 告 适 用 于 向 国 内 外 宣 布 重 要 事 项 或 者 法 定 事 项 ( 六 ) 通 告 适 用 于 在 一 定 范 围 内 公 布 应 当 遵 守 或 者 周 知 的 事 项 ( 七 ) 意 见 适 用 于 对 重 要 问 题 提 出 见 解 和 处 理 办 法 ( 八 ) 通 知 适 用 于 发 布 传 达 要 求 下 级 机 关 执 行 和 有 关 单 位 周 知 或 者 执 行 的 事 项, 批 转 转 发 公 文 ( 九 ) 通 报 适 用 于 表 彰 先 进 批 评 错 误 传 达 重 要 精 神 和 告 知 重 要 情 况 ( 十 ) 报 告 适 用 于 向 上 级 机 关 汇 报 工 作 反 映 情 况, 回 复 上 级 机 关 的 询 问 ( 十 一 ) 请 示 适 用 于 向 上 级 机 关 请 求 指 示 批 准 ( 十 二 ) 批 复 适 用 于 答 复 下 级 机 关 请 示 事 项 ( 十 三 ) 议 案 适 用 于 各 级 人 民 政 府 按 照 法 律 程 序 向 同 级 人 民 代 表 大 会 或 者 人 民 代 表 大 会 常 务 委 员 会 提 请 审 议 事 项 ( 十 四 ) 函 适 用 于 不 相 隶 属 机 关 之 间 商 洽 工 作 询 问 和 答 复 问 题 请 求 批 准 和 答 复 审 批 事 项 - 3 -
( 十 五 ) 纪 要 适 用 于 记 载 会 议 主 要 情 况 和 议 定 事 项 第 三 章 公 文 格 式 第 九 条 公 文 一 般 由 份 号 密 级 和 保 密 期 限 紧 急 程 度 发 文 机 关 标 志 发 文 字 号 签 发 人 标 题 主 送 机 关 正 文 附 件 说 明 发 文 机 关 署 名 成 文 日 期 印 章 附 注 附 件 抄 送 机 关 印 发 机 关 和 印 发 日 期 页 码 等 组 成 ( 一 ) 份 号 公 文 印 制 份 数 的 顺 序 号 涉 密 公 文 应 当 标 注 份 号 ( 二 ) 密 级 和 保 密 期 限 公 文 的 秘 密 等 级 和 保 密 的 期 限 涉 密 公 文 应 当 根 据 涉 密 程 度 分 别 标 注 绝 密 机 密 秘 密 和 保 密 期 限 ( 三 ) 紧 急 程 度 公 文 送 达 和 办 理 的 时 限 要 求 根 据 紧 急 程 度, 紧 急 公 文 应 当 分 别 标 注 特 急 加 急, 电 报 应 当 分 别 标 注 特 提 特 急 加 急 平 急 ( 四 ) 发 文 机 关 标 志 由 发 文 机 关 全 称 或 者 规 范 化 简 称 加 文 件 二 字 组 成, 也 可 以 使 用 发 文 机 关 全 称 或 者 规 范 化 简 称 联 合 行 文 时, 发 文 机 关 标 志 可 以 并 用 联 合 发 文 机 关 名 称, 也 可 以 单 独 用 主 办 机 关 名 称 ( 五 ) 发 文 字 号 由 发 文 机 关 代 字 年 份 发 文 顺 序 号 组 成 联 合 行 文 时, 使 用 主 办 机 关 的 发 文 字 号 ( 六 ) 签 发 人 上 行 文 应 当 标 注 签 发 人 姓 名 ( 七 ) 标 题 由 发 文 机 关 名 称 事 由 和 文 种 组 成 - 4 -
( 八 ) 主 送 机 关 公 文 的 主 要 受 理 机 关, 应 当 使 用 机 关 全 称 规 范 化 简 称 或 者 同 类 型 机 关 统 称 ( 九 ) 正 文 公 文 的 主 体, 用 来 表 述 公 文 的 内 容 ( 十 ) 附 件 说 明 公 文 附 件 的 顺 序 号 和 名 称 ( 十 一 ) 发 文 机 关 署 名 署 发 文 机 关 全 称 或 者 规 范 化 简 称 ( 十 二 ) 成 文 日 期 署 会 议 通 过 或 者 发 文 机 关 负 责 人 签 发 的 日 期 联 合 行 文 时, 署 最 后 签 发 机 关 负 责 人 签 发 的 日 期 ( 十 三 ) 印 章 公 文 中 有 发 文 机 关 署 名 的, 应 当 加 盖 发 文 机 关 印 章, 并 与 署 名 机 关 相 符 有 特 定 发 文 机 关 标 志 的 普 发 性 公 文 和 电 报 可 以 不 加 盖 印 章 ( 十 四 ) 附 注 公 文 印 发 传 达 范 围 等 需 要 说 明 的 事 项 ( 十 五 ) 附 件 公 文 正 文 的 说 明 补 充 或 者 参 考 资 料 ( 十 六 ) 抄 送 机 关 除 主 送 机 关 外 需 要 执 行 或 者 知 晓 公 文 内 容 的 其 他 机 关, 应 当 使 用 机 关 全 称 规 范 化 简 称 或 者 同 类 型 机 关 统 称 ( 十 七 ) 印 发 机 关 和 印 发 日 期 公 文 的 送 印 机 关 和 送 印 日 期 ( 十 八 ) 页 码 公 文 页 数 顺 序 号 第 十 条 公 文 的 版 式 按 照 党 政 机 关 公 文 格 式 国 家 标 准 执 行 第 十 一 条 公 文 使 用 的 汉 字 数 字 外 文 字 符 计 量 单 位 和 标 点 符 号 等, 按 照 有 关 国 家 标 准 和 规 定 执 行 民 族 自 治 地 方 的 公 - 5 -
文, 可 以 并 用 汉 字 和 当 地 通 用 的 少 数 民 族 文 字 第 十 二 条 公 文 用 纸 幅 面 采 用 国 际 标 准 A4 型 特 殊 形 式 的 公 文 用 纸 幅 面, 根 据 实 际 需 要 确 定 第 四 章 行 文 规 则 第 十 三 条 行 文 应 当 确 有 必 要, 讲 求 实 效, 注 重 针 对 性 和 可 操 作 性 第 十 四 条 行 文 关 系 根 据 隶 属 关 系 和 职 权 范 围 确 定 一 般 不 得 越 级 行 文, 特 殊 情 况 需 要 越 级 行 文 的, 应 当 同 时 抄 送 被 越 过 的 机 关 第 十 五 条 向 上 级 机 关 行 文, 应 当 遵 循 以 下 规 则 : ( 一 ) 原 则 上 主 送 一 个 上 级 机 关, 根 据 需 要 同 时 抄 送 相 关 上 级 机 关 和 同 级 机 关, 不 抄 送 下 级 机 关 ( 二 ) 党 委 政 府 的 部 门 向 上 级 主 管 部 门 请 示 报 告 重 大 事 项, 应 当 经 本 级 党 委 政 府 同 意 或 者 授 权 ; 属 于 部 门 职 权 范 围 内 的 事 项 应 当 直 接 报 送 上 级 主 管 部 门 ( 三 ) 下 级 机 关 的 请 示 事 项, 如 需 以 本 机 关 名 义 向 上 级 机 关 请 示, 应 当 提 出 倾 向 性 意 见 后 上 报, 不 得 原 文 转 报 上 级 机 关 ( 四 ) 请 示 应 当 一 文 一 事 不 得 在 报 告 等 非 请 示 性 公 文 中 夹 带 请 示 事 项 ( 五 ) 除 上 级 机 关 负 责 人 直 接 交 办 事 项 外, 不 得 以 本 机 关 名 义 向 上 级 机 关 负 责 人 报 送 公 文, 不 得 以 本 机 关 负 责 人 名 义 向 上 级 机 关 报 送 公 文 - 6 -
( 六 ) 受 双 重 领 导 的 机 关 向 一 个 上 级 机 关 行 文, 必 要 时 抄 送 另 一 个 上 级 机 关 第 十 六 条 向 下 级 机 关 行 文, 应 当 遵 循 以 下 规 则 : ( 一 ) 主 送 受 理 机 关, 根 据 需 要 抄 送 相 关 机 关 重 要 行 文 应 当 同 时 抄 送 发 文 机 关 的 直 接 上 级 机 关 ( 二 ) 党 委 政 府 的 办 公 厅 ( 室 ) 根 据 本 级 党 委 政 府 授 权, 可 以 向 下 级 党 委 政 府 行 文, 其 他 部 门 和 单 位 不 得 向 下 级 党 委 政 府 发 布 指 令 性 公 文 或 者 在 公 文 中 向 下 级 党 委 政 府 提 出 指 令 性 要 求 需 经 政 府 审 批 的 具 体 事 项, 经 政 府 同 意 后 可 以 由 政 府 职 能 部 门 行 文, 文 中 须 注 明 已 经 政 府 同 意 ( 三 ) 党 委 政 府 的 部 门 在 各 自 职 权 范 围 内 可 以 向 下 级 党 委 政 府 的 相 关 部 门 行 文 ( 四 ) 涉 及 多 个 部 门 职 权 范 围 内 的 事 务, 部 门 之 间 未 协 商 一 致 的, 不 得 向 下 行 文 ; 擅 自 行 文 的, 上 级 机 关 应 当 责 令 其 纠 正 或 者 撤 销 ( 五 ) 上 级 机 关 向 受 双 重 领 导 的 下 级 机 关 行 文, 必 要 时 抄 送 该 下 级 机 关 的 另 一 个 上 级 机 关 第 十 七 条 同 级 党 政 机 关 党 政 机 关 与 其 他 同 级 机 关 必 要 时 可 以 联 合 行 文 属 于 党 委 政 府 各 自 职 权 范 围 内 的 工 作, 不 得 联 合 行 文 党 委 政 府 的 部 门 依 据 职 权 可 以 相 互 行 文 部 门 内 设 机 构 除 办 公 厅 ( 室 ) 外 不 得 对 外 正 式 行 文 - 7 -
第 五 章 公 文 拟 制 第 十 八 条 公 文 拟 制 包 括 公 文 的 起 草 审 核 签 发 等 程 序 第 十 九 条 公 文 起 草 应 当 做 到 : ( 一 ) 符 合 国 家 法 律 法 规 和 党 的 路 线 方 针 政 策, 完 整 准 确 体 现 发 文 机 关 意 图, 并 同 现 行 有 关 公 文 相 衔 接 ( 二 ) 一 切 从 实 际 出 发, 分 析 问 题 实 事 求 是, 所 提 政 策 措 施 和 办 法 切 实 可 行 ( 三 ) 内 容 简 洁, 主 题 突 出, 观 点 鲜 明, 结 构 严 谨, 表 述 准 确, 文 字 精 炼 ( 四 ) 文 种 正 确, 格 式 规 范 ( 五 ) 深 入 调 查 研 究, 充 分 进 行 论 证, 广 泛 听 取 意 见 ( 六 ) 公 文 涉 及 其 他 地 区 或 者 部 门 职 权 范 围 内 的 事 项, 起 草 单 位 必 须 征 求 相 关 地 区 或 者 部 门 意 见, 力 求 达 成 一 致 ( 七 ) 机 关 负 责 人 应 当 主 持 指 导 重 要 公 文 起 草 工 作 第 二 十 条 公 文 文 稿 签 发 前, 应 当 由 发 文 机 关 办 公 厅 ( 室 ) 进 行 审 核 审 核 的 重 点 是 : ( 一 ) 行 文 理 由 是 否 充 分, 行 文 依 据 是 否 准 确 ( 二 ) 内 容 是 否 符 合 国 家 法 律 法 规 和 党 的 路 线 方 针 政 策 ; 是 否 完 整 准 确 体 现 发 文 机 关 意 图 ; 是 否 同 现 行 有 关 公 文 相 衔 接 ; 所 提 政 策 措 施 和 办 法 是 否 切 实 可 行 ( 三 ) 涉 及 有 关 地 区 或 者 部 门 职 权 范 围 内 的 事 项 是 否 经 过 充 分 协 商 并 达 成 一 致 意 见 - 8 -
( 四 ) 文 种 是 否 正 确, 格 式 是 否 规 范 ; 人 名 地 名 时 间 数 字 段 落 顺 序 引 文 等 是 否 准 确 ; 文 字 数 字 计 量 单 位 和 标 点 符 号 等 用 法 是 否 规 范 ( 五 ) 其 他 内 容 是 否 符 合 公 文 起 草 的 有 关 要 求 需 要 发 文 机 关 审 议 的 重 要 公 文 文 稿, 审 议 前 由 发 文 机 关 办 公 厅 ( 室 ) 进 行 初 核 第 二 十 一 条 经 审 核 不 宜 发 文 的 公 文 文 稿, 应 当 退 回 起 草 单 位 并 说 明 理 由 ; 符 合 发 文 条 件 但 内 容 需 作 进 一 步 研 究 和 修 改 的, 由 起 草 单 位 修 改 后 重 新 报 送 第 二 十 二 条 公 文 应 当 经 本 机 关 负 责 人 审 批 签 发 重 要 公 文 和 上 行 文 由 机 关 主 要 负 责 人 签 发 党 委 政 府 的 办 公 厅 ( 室 ) 根 据 党 委 政 府 授 权 制 发 的 公 文, 由 受 权 机 关 主 要 负 责 人 签 发 或 者 按 照 有 关 规 定 签 发 签 发 人 签 发 公 文, 应 当 签 署 意 见 姓 名 和 完 整 日 期 ; 圈 阅 或 者 签 名 的, 视 为 同 意 联 合 发 文 由 所 有 联 署 机 关 的 负 责 人 会 签 第 六 章 公 文 办 理 第 二 十 三 条 公 文 办 理 包 括 收 文 办 理 发 文 办 理 和 整 理 归 档 第 二 十 四 条 收 文 办 理 主 要 程 序 是 : ( 一 ) 签 收 对 收 到 的 公 文 应 当 逐 件 清 点, 核 对 无 误 后 签 字 或 者 盖 章, 并 注 明 签 收 时 间 ( 二 ) 登 记 对 公 文 的 主 要 信 息 和 办 理 情 况 应 当 详 细 记 载 ( 三 ) 初 审 对 收 到 的 公 文 应 当 进 行 初 审 初 审 的 重 点 是 : - 9 -
是 否 应 当 由 本 机 关 办 理, 是 否 符 合 行 文 规 则, 文 种 格 式 是 否 符 合 要 求, 涉 及 其 他 地 区 或 者 部 门 职 权 范 围 内 的 事 项 是 否 已 经 协 商 会 签, 是 否 符 合 公 文 起 草 的 其 他 要 求 经 初 审 不 符 合 规 定 的 公 文, 应 当 及 时 退 回 来 文 单 位 并 说 明 理 由 ( 四 ) 承 办 阅 知 性 公 文 应 当 根 据 公 文 内 容 要 求 和 工 作 需 要 确 定 范 围 后 分 送 批 办 性 公 文 应 当 提 出 拟 办 意 见 报 本 机 关 负 责 人 批 示 或 者 转 有 关 部 门 办 理 ; 需 要 两 个 以 上 部 门 办 理 的, 应 当 明 确 主 办 部 门 紧 急 公 文 应 当 明 确 办 理 时 限 承 办 部 门 对 交 办 的 公 文 应 当 及 时 办 理, 有 明 确 办 理 时 限 要 求 的 应 当 在 规 定 时 限 内 办 理 完 毕 ( 五 ) 传 阅 根 据 领 导 批 示 和 工 作 需 要 将 公 文 及 时 送 传 阅 对 象 阅 知 或 者 批 示 办 理 公 文 传 阅 应 当 随 时 掌 握 公 文 去 向, 不 得 漏 传 误 传 延 误 ( 六 ) 催 办 及 时 了 解 掌 握 公 文 的 办 理 进 展 情 况, 督 促 承 办 部 门 按 期 办 结 紧 急 公 文 或 者 重 要 公 文 应 当 由 专 人 负 责 催 办 ( 七 ) 答 复 公 文 的 办 理 结 果 应 当 及 时 答 复 来 文 单 位, 并 根 据 需 要 告 知 相 关 单 位 第 二 十 五 条 发 文 办 理 主 要 程 序 是 : ( 一 ) 复 核 已 经 发 文 机 关 负 责 人 签 批 的 公 文, 印 发 前 应 当 对 公 文 的 审 批 手 续 内 容 文 种 格 式 等 进 行 复 核 ; 需 作 实 质 性 修 改 的, 应 当 报 原 签 批 人 复 审 ( 二 ) 登 记 对 复 核 后 的 公 文, 应 当 确 定 发 文 字 号 分 送 范 - 10 -
围 和 印 制 份 数 并 详 细 记 载 ( 三 ) 印 制 公 文 印 制 必 须 确 保 质 量 和 时 效 涉 密 公 文 应 当 在 符 合 保 密 要 求 的 场 所 印 制 ( 四 ) 核 发 公 文 印 制 完 毕, 应 当 对 公 文 的 文 字 格 式 和 印 刷 质 量 进 行 检 查 后 分 发 第 二 十 六 条 涉 密 公 文 应 当 通 过 机 要 交 通 邮 政 机 要 通 信 城 市 机 要 文 件 交 换 站 或 者 收 发 件 机 关 机 要 收 发 人 员 进 行 传 递, 通 过 密 码 电 报 或 者 符 合 国 家 保 密 规 定 的 计 算 机 信 息 系 统 进 行 传 输 第 二 十 七 条 需 要 归 档 的 公 文 及 有 关 材 料, 应 当 根 据 有 关 档 案 法 律 法 规 以 及 机 关 档 案 管 理 规 定, 及 时 收 集 齐 全 整 理 归 档 两 个 以 上 机 关 联 合 办 理 的 公 文, 原 件 由 主 办 机 关 归 档, 相 关 机 关 保 存 复 制 件 机 关 负 责 人 兼 任 其 他 机 关 职 务 的, 在 履 行 所 兼 职 务 过 程 中 形 成 的 公 文, 由 其 兼 职 机 关 归 档 第 七 章 公 文 管 理 第 二 十 八 条 各 级 党 政 机 关 应 当 建 立 健 全 本 机 关 公 文 管 理 制 度, 确 保 管 理 严 格 规 范, 充 分 发 挥 公 文 效 用 第 二 十 九 条 党 政 机 关 公 文 由 文 秘 部 门 或 者 专 人 统 一 管 理 设 立 党 委 ( 党 组 ) 的 县 级 以 上 单 位 应 当 建 立 机 要 保 密 室 和 机 要 阅 文 室, 并 按 照 有 关 保 密 规 定 配 备 工 作 人 员 和 必 要 的 安 全 保 密 设 施 设 备 第 三 十 条 公 文 确 定 密 级 前, 应 当 按 照 拟 定 的 密 级 先 行 采 取 保 密 措 施 确 定 密 级 后, 应 当 按 照 所 定 密 级 严 格 管 理 绝 密 级 公 - 11 -
文 应 当 由 专 人 管 理 公 文 的 密 级 需 要 变 更 或 者 解 除 的, 由 原 确 定 密 级 的 机 关 或 者 其 上 级 机 关 决 定 第 三 十 一 条 公 文 的 印 发 传 达 范 围 应 当 按 照 发 文 机 关 的 要 求 执 行 ; 需 要 变 更 的, 应 当 经 发 文 机 关 批 准 涉 密 公 文 公 开 发 布 前 应 当 履 行 解 密 程 序 公 开 发 布 的 时 间 形 式 和 渠 道, 由 发 文 机 关 确 定 经 批 准 公 开 发 布 的 公 文, 同 发 文 机 关 正 式 印 发 的 公 文 具 有 同 等 效 力 第 三 十 二 条 复 制 汇 编 机 密 级 秘 密 级 公 文, 应 当 符 合 有 关 规 定 并 经 本 机 关 负 责 人 批 准 绝 密 级 公 文 一 般 不 得 复 制 汇 编, 确 有 工 作 需 要 的, 应 当 经 发 文 机 关 或 者 其 上 级 机 关 批 准 复 制 汇 编 的 公 文 视 同 原 件 管 理 复 制 件 应 当 加 盖 复 制 机 关 戳 记 翻 印 件 应 当 注 明 翻 印 的 机 关 名 称 日 期 汇 编 本 的 密 级 按 照 编 入 公 文 的 最 高 密 级 标 注 第 三 十 三 条 公 文 的 撤 销 和 废 止, 由 发 文 机 关 上 级 机 关 或 者 权 力 机 关 根 据 职 权 范 围 和 有 关 法 律 法 规 决 定 公 文 被 撤 销 的, 视 为 自 始 无 效 ; 公 文 被 废 止 的, 视 为 自 废 止 之 日 起 失 效 第 三 十 四 条 涉 密 公 文 应 当 按 照 发 文 机 关 的 要 求 和 有 关 规 定 进 行 清 退 或 者 销 毁 第 三 十 五 条 不 具 备 归 档 和 保 存 价 值 的 公 文, 经 批 准 后 可 以 销 毁 销 毁 涉 密 公 文 必 须 严 格 按 照 有 关 规 定 履 行 审 批 登 记 手 续, - 12 -
确 保 不 丢 失 不 漏 销 个 人 不 得 私 自 销 毁 留 存 涉 密 公 文 第 三 十 六 条 机 关 合 并 时, 全 部 公 文 应 当 随 之 合 并 管 理 ; 机 关 撤 销 时, 需 要 归 档 的 公 文 经 整 理 后 按 照 有 关 规 定 移 交 档 案 管 理 部 门 工 作 人 员 离 岗 离 职 时, 所 在 机 关 应 当 督 促 其 将 暂 存 借 用 的 公 文 按 照 有 关 规 定 移 交 清 退 第 三 十 七 条 新 设 立 的 机 关 应 当 向 本 级 党 委 政 府 的 办 公 厅 ( 室 ) 提 出 发 文 立 户 申 请 经 审 查 符 合 条 件 的, 列 为 发 文 单 位, 机 关 合 并 或 者 撤 销 时, 相 应 进 行 调 整 第 八 章 附 则 第 三 十 八 条 党 政 机 关 公 文 含 电 子 公 文 电 子 公 文 处 理 工 作 的 具 体 办 法 另 行 制 定 第 三 十 九 条 法 规 规 章 方 面 的 公 文, 依 照 有 关 规 定 处 理 外 事 方 面 的 公 文, 依 照 外 事 主 管 部 门 的 有 关 规 定 处 理 第 四 十 条 其 他 机 关 和 单 位 的 公 文 处 理 工 作, 可 以 参 照 本 条 例 执 行 第 四 十 一 条 本 条 例 由 中 共 中 央 办 公 厅 国 务 院 办 公 厅 负 责 解 释 第 四 十 二 条 本 条 例 自 2012 年 7 月 1 日 起 施 行 1996 年 5 月 3 日 中 共 中 央 办 公 厅 发 布 的 中 国 共 产 党 机 关 公 文 处 理 条 例 和 2000 年 8 月 24 日 国 务 院 发 布 的 国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办 法 停 止 执 行 - 13 -
党 政 机 关 公 文 格 式 国 家 标 准 (GB/T 9704-2012) 1 范 围 本 标 准 规 定 了 党 政 机 关 公 文 通 用 的 纸 张 要 求 排 版 和 印 制 装 订 要 求 公 文 格 式 各 要 素 的 编 排 规 则, 并 给 出 了 公 文 的 式 样 本 标 准 适 用 于 各 级 党 政 机 关 制 发 的 公 文 其 他 机 关 和 单 位 的 公 文 可 以 参 照 执 行 使 用 少 数 民 族 文 字 印 制 的 公 文, 其 用 纸 幅 面 尺 寸 及 版 面 印 制 等 要 求 按 照 本 标 准 执 行, 其 余 可 以 参 照 本 标 准 并 按 照 有 关 规 定 执 行 2 规 范 性 引 用 文 件 下 列 文 件 对 于 本 标 准 的 应 用 是 必 不 可 少 的 凡 是 注 日 期 的 引 用 文 件, 仅 所 注 日 期 的 版 本 适 用 于 本 标 准 凡 是 不 注 日 期 的 引 用 文 件, 其 最 新 版 本 ( 包 括 所 有 的 修 改 单 ) 适 用 于 本 标 准 GB/T 148 印 刷 书 写 和 绘 图 纸 幅 面 尺 寸 GB 3100 国 际 单 位 制 及 其 应 用 GB 3101 有 关 量 单 位 和 符 号 的 一 般 原 则 GB 3102( 所 有 部 分 ) 量 和 单 位 GB/T 15834 标 点 符 号 用 法 GB/T 15835 出 版 物 上 数 字 用 法 3 术 语 和 定 义 下 列 术 语 和 定 义 适 用 于 本 标 准 3.1 字 word 标 示 公 文 中 横 向 距 离 的 长 度 单 位 在 本 标 准 中, 一 字 指 一 个 - 14 -
汉 字 宽 度 的 距 离 3.2 行 line 标 示 公 文 中 纵 向 距 离 的 长 度 单 位 在 本 标 准 中, 一 行 指 一 个 汉 字 的 高 度 加 3 号 汉 字 高 度 的 7/8 的 距 离 4 公 文 用 纸 主 要 技 术 指 标 公 文 用 纸 一 般 使 用 纸 张 定 量 为 60 g/m 2-80 g/m 2 的 胶 版 印 刷 纸 或 复 印 纸 纸 张 白 度 80%-90%, 横 向 耐 折 度 15 次, 不 透 明 度 85%,pH 值 为 7.5-9.5 5 公 文 用 纸 幅 面 尺 寸 及 版 面 要 求 5. 1 幅 面 尺 寸 公 文 用 纸 采 用 GB/T 148 中 规 定 的 A4 型 纸, 其 成 品 幅 面 尺 寸 为 :210mm 297mm 5.2 版 面 5.2.1 页 边 与 版 心 尺 寸 公 文 用 纸 天 头 ( 上 白 边 ) 为 37mm±1mm, 公 文 用 纸 订 口 ( 左 白 边 ) 为 28mm±1mm, 版 心 尺 寸 为 156mm 225mm 5.2.2 字 体 和 字 号 如 无 特 殊 说 明, 公 文 格 式 各 要 素 一 般 用 3 号 仿 宋 体 字 特 定 情 况 可 以 作 适 当 调 整 5.2.3 行 数 和 字 数 一 般 每 面 排 22 行, 每 行 排 28 个 字, 并 撑 满 版 心 特 定 情 况 可 以 作 适 当 调 整 5.2.4 文 字 的 颜 色 如 无 特 殊 说 明, 公 文 中 文 字 的 颜 色 均 为 黑 色 - 15 -
6 印 制 装 订 要 求 6. 1 制 版 要 求 版 面 干 净 无 底 灰, 字 迹 清 楚 无 断 划, 尺 寸 标 准, 版 心 不 斜, 误 差 不 超 过 1mm 6.2 印 刷 要 求 双 面 印 刷 ; 页 码 套 正, 两 面 误 差 不 超 过 2mm 黑 色 油 墨 应 当 达 到 色 谱 所 标 BL100%, 红 色 油 墨 应 当 达 到 色 谱 所 标 Y80% M80% 印 品 着 墨 实 均 匀 ; 字 面 不 花 不 白 无 断 划 6.3 装 订 要 求 公 文 应 当 左 侧 装 订, 不 掉 页, 两 页 页 码 之 间 误 差 不 超 过 4mm, 裁 切 后 的 成 品 尺 寸 允 许 误 差 ±2mm, 四 角 成 90, 无 毛 茬 或 缺 损 骑 马 订 或 平 订 的 公 文 应 当 : a) 订 位 为 两 钉 外 订 眼 距 版 面 上 下 边 缘 各 70mm 处, 允 许 误 差 ±4mm; b) 无 坏 钉 漏 钉 重 钉, 钉 脚 平 伏 牢 固 ; c) 骑 马 订 钉 锯 均 订 在 折 缝 线 上, 平 订 钉 锯 与 书 脊 间 的 距 离 为 3mm-5mm 包 本 装 订 公 文 的 封 皮 ( 封 面 书 脊 封 底 ) 与 书 芯 应 吻 合 包 紧 包 平 不 脱 落 7 公 文 格 式 各 要 素 编 排 规 则 7.1 公 文 格 式 各 要 素 的 划 分 本 标 准 将 版 心 内 的 公 文 格 式 各 要 素 划 分 为 版 头 主 体 版 记 三 部 分 公 文 首 页 红 色 分 隔 线 以 上 的 部 分 称 为 版 头 ; 公 文 首 页 红 色 分 隔 线 ( 不 含 ) 以 下 公 文 末 页 首 条 分 隔 线 ( 不 含 ) 以 上 的 部 - 16 -
分 称 为 主 体 ; 公 文 末 页 首 条 分 隔 线 以 下 末 条 分 隔 线 以 上 的 部 分 称 为 版 记 页 码 位 于 版 心 外 7.2 版 头 7.2.1 份 号 如 需 标 注 份 号, 一 般 用 6 位 3 号 阿 拉 伯 数 字, 顶 格 编 排 在 版 心 左 上 角 第 一 行 7.2.2 密 级 和 保 密 期 限 如 需 标 注 密 级 和 保 密 期 限, 一 般 用 3 号 黑 体 字, 顶 格 编 排 在 版 心 左 上 角 第 二 行 ; 保 密 期 限 中 的 数 字 用 阿 拉 伯 数 字 标 注 7.2.3 紧 急 程 度 如 需 标 注 紧 急 程 度, 一 般 用 3 号 黑 体 字, 顶 格 编 排 在 版 心 左 上 角 ; 如 需 同 时 标 注 份 号 密 级 和 保 密 期 限 紧 急 程 度, 按 照 份 号 密 级 和 保 密 期 限 紧 急 程 度 的 顺 序 自 上 而 下 分 行 排 列 7.2.4 发 文 机 关 标 志 由 发 文 机 关 全 称 或 者 规 范 化 简 称 加 文 件 二 字 组 成, 也 可 以 使 用 发 文 机 关 全 称 或 者 规 范 化 简 称 发 文 机 关 标 志 居 中 排 布, 上 边 缘 至 版 心 上 边 缘 为 35mm, 推 荐 使 用 小 标 宋 体 字, 颜 色 为 红 色, 以 醒 目 美 观 庄 重 为 原 则 联 合 行 文 时, 如 需 同 时 标 注 联 署 发 文 机 关 名 称, 一 般 应 当 将 主 办 机 关 名 称 排 列 在 前 ; 如 有 文 件 二 字, 应 当 置 于 发 文 机 关 名 称 右 侧, 以 联 署 发 文 机 关 名 称 为 准 上 下 居 中 排 布 7.2.5 发 文 字 号 编 排 在 发 文 机 关 标 志 下 空 二 行 位 置, 居 中 排 布 年 份 发 文 顺 序 号 用 阿 拉 伯 数 字 标 注 ; 年 份 应 标 全 称, 用 六 角 括 号 括 - 17 -
入 ; 发 文 顺 序 号 不 加 第 字, 不 编 虚 位 ( 即 1 不 编 为 01), 在 阿 拉 伯 数 字 后 加 号 字 上 行 文 的 发 文 字 号 居 左 空 一 字 编 排, 与 最 后 一 个 签 发 人 姓 名 处 在 同 一 行 7.2.6 签 发 人 由 签 发 人 三 字 加 全 角 冒 号 和 签 发 人 姓 名 组 成, 居 右 空 一 字, 编 排 在 发 文 机 关 标 志 下 空 二 行 位 置 签 发 人 三 字 用 3 号 仿 宋 体 字, 签 发 人 姓 名 用 3 号 楷 体 字 如 有 多 个 签 发 人, 签 发 人 姓 名 按 照 发 文 机 关 的 排 列 顺 序 从 左 到 右 自 上 而 下 依 次 均 匀 编 排, 一 般 每 行 排 两 个 姓 名, 回 行 时 与 上 一 行 第 一 个 签 发 人 姓 名 对 齐 7.2.7 版 头 中 的 分 隔 线 发 文 字 号 之 下 4mm 处 居 中 印 一 条 与 版 心 等 宽 的 红 色 分 隔 线 7.3 主 体 7.3.1 标 题 一 般 用 2 号 小 标 宋 体 字, 编 排 于 红 色 分 隔 线 下 空 二 行 位 置, 分 一 行 或 多 行 居 中 排 布 ; 回 行 时, 要 做 到 词 意 完 整, 排 列 对 称, 长 短 适 宜, 间 距 恰 当, 标 题 排 列 应 当 使 用 梯 形 或 菱 形 7.3.2 主 送 机 关 编 排 于 标 题 下 空 一 行 位 置, 居 左 顶 格, 回 行 时 仍 顶 格, 最 后 一 个 机 关 名 称 后 标 全 角 冒 号 如 主 送 机 关 名 称 过 多 导 致 公 文 首 页 不 能 显 示 正 文 时, 应 当 将 主 送 机 关 名 称 移 至 版 记, 标 注 方 法 见 7.4.2-18 -
7.3.3 正 文 公 文 首 页 必 须 显 示 正 文 一 般 用 3 号 仿 宋 体 字, 编 排 于 主 送 机 关 名 称 下 一 行, 每 个 自 然 段 左 空 二 字, 回 行 顶 格 文 中 结 构 层 次 序 数 依 次 可 以 用 一 ( 一 ) 1. (1) 标 注 ; 一 般 第 一 层 用 黑 体 字 第 二 层 用 楷 体 字 第 三 层 和 第 四 层 用 仿 宋 体 字 标 注 7. 3.4 附 件 说 明 如 有 附 件, 在 正 文 下 空 一 行 左 空 二 字 编 排 附 件 二 字, 后 标 全 角 冒 号 和 附 件 名 称 如 有 多 个 附 件, 使 用 阿 拉 伯 数 字 标 注 附 件 顺 序 号 ( 如 附 件 :1. XXXXX ); 附 件 名 称 后 不 加 标 点 符 号 附 件 名 称 较 长 需 回 行 时, 应 当 与 上 一 行 附 件 名 称 的 首 字 对 齐 7.3.5 发 文 机 关 署 名 成 文 日 期 和 印 章 7.3.5.1 加 盖 印 章 的 公 文 成 文 日 期 一 般 右 空 四 字 编 排, 印 章 用 红 色, 不 得 出 现 空 白 印 章 单 一 机 关 行 文 时, 一 般 在 成 文 日 期 之 上 以 成 文 日 期 为 准 居 中 编 排 发 文 机 关 署 名, 印 章 端 正 居 中 下 压 发 文 机 关 署 名 和 成 文 日 期, 使 发 文 机 关 署 名 和 成 文 日 期 居 印 章 中 心 偏 下 位 置, 印 章 顶 端 应 当 上 距 正 文 ( 或 附 件 说 明 ) 一 行 之 内 联 合 行 文 时, 一 般 将 各 发 文 机 关 署 名 按 照 发 文 机 关 顺 序 整 齐 排 列 在 相 应 位 置, 并 将 印 章 一 一 对 应 端 正 居 中 下 压 发 文 机 关 署 名, 最 后 一 个 印 章 端 正 居 中 下 压 发 文 机 关 署 名 和 成 文 日 期, 印 章 之 间 排 列 整 齐 互 不 相 交 或 相 切, 每 排 印 章 两 端 不 得 超 出 版 心, 首 排 印 章 顶 端 应 当 上 距 正 文 ( 或 附 件 说 明 ) 一 行 之 内 - 19 -
7.3.5.2 不 加 盖 印 章 的 公 文 单 一 机 关 行 文 时, 在 正 文 ( 或 附 件 说 明 ) 下 空 一 行 右 空 二 字 编 排 发 文 机 关 署 名, 在 发 文 机 关 署 名 下 一 行 编 排 成 文 日 期, 首 字 比 发 文 机 关 署 名 首 字 右 移 二 字, 如 成 文 日 期 长 于 发 文 机 关 署 名, 应 当 使 成 文 日 期 右 空 二 字 编 排, 并 相 应 增 加 发 文 机 关 署 名 右 空 字 数 联 合 行 文 时, 应 当 先 编 排 主 办 机 关 署 名, 其 余 发 文 机 关 署 名 依 次 向 下 编 排 7.3.5.3 加 盖 签 发 人 签 名 章 的 公 文 单 一 机 关 制 发 的 公 文 加 盖 签 发 人 签 名 章 时, 在 正 文 ( 或 附 件 说 明 ) 下 空 二 行 右 空 四 字 加 盖 签 发 人 签 名 章, 签 名 章 左 空 二 字 标 注 签 发 人 职 务, 以 签 名 章 为 准 上 下 居 中 排 布 在 签 发 人 签 名 章 下 空 一 行 右 空 四 字 编 排 成 文 日 期 联 合 行 文 时, 应 当 先 编 排 主 办 机 关 签 发 人 职 务 签 名 章, 其 余 机 关 签 发 人 职 务 签 名 章 依 次 向 下 编 排, 与 主 办 机 关 签 发 人 职 务 签 名 章 上 下 对 齐 ; 每 行 只 编 排 一 个 机 关 的 签 发 人 职 务 签 名 章 ; 签 发 人 职 务 应 当 标 注 全 称 签 名 章 一 般 用 红 色 7.3.5.4 成 文 日 期 中 的 数 字 用 阿 拉 伯 数 字 将 年 月 日 标 全, 年 份 应 标 全 称, 月 日 不 编 虚 位 ( 即 1 不 编 为 01) 7.3.5.5 特 殊 情 况 说 明 当 公 文 排 版 后 所 剩 空 白 处 不 能 容 下 印 章 或 签 发 人 签 名 章 成 文 日 期 时, 可 以 采 取 调 整 行 距 字 距 的 措 施 解 决 - 20 -
7.3.6 附 注 如 有 附 注, 居 左 空 二 字 加 圆 括 号 编 排 在 成 文 日 期 下 一 行 7.3.7 附 件 附 件 应 当 另 面 编 排, 并 在 版 记 之 前, 与 公 文 正 文 一 起 装 订 附 件 二 字 及 附 件 顺 序 号 用 3 号 黑 体 字 顶 格 编 排 在 版 心 左 上 角 第 一 行 附 件 标 题 居 中 编 排 在 版 心 第 三 行 附 件 顺 序 号 和 附 件 标 题 应 当 与 附 件 说 明 的 表 述 一 致 附 件 格 式 要 求 同 正 文 如 附 件 与 正 文 不 能 一 起 装 订, 应 当 在 附 件 左 上 角 第 一 行 顶 格 编 排 公 文 的 发 文 字 号 并 在 其 后 标 注 附 件 二 字 及 附 件 顺 序 号 7.4 版 记 7.4.1 版 记 中 的 分 隔 线 版 记 中 的 分 隔 线 与 版 心 等 宽, 首 条 分 隔 线 和 末 条 分 隔 线 用 粗 线 ( 推 荐 高 度 为 0. 35mm), 中 间 的 分 隔 线 用 细 线 ( 推 荐 高 度 为 0. 25mm) 首 条 分 隔 线 位 于 版 记 中 第 一 个 要 素 之 上, 末 条 分 隔 线 与 公 文 最 后 一 面 的 版 心 下 边 缘 重 合 7.4.2 抄 送 机 关 如 有 抄 送 机 关, 一 般 用 4 号 仿 宋 体 字, 在 印 发 机 关 和 印 发 日 期 之 上 一 行 左 右 各 空 一 字 编 排 抄 送 二 字 后 加 全 角 冒 号 和 抄 送 机 关 名 称, 回 行 时 与 冒 号 后 的 首 字 对 齐, 最 后 一 个 抄 送 机 关 名 称 后 标 句 号 如 需 把 主 送 机 关 移 至 版 记, 除 将 抄 送 二 字 改 为 主 送 外, 编 排 方 法 同 抄 送 机 关 既 有 主 送 机 关 又 有 抄 送 机 关 时, 应 当 将 主 送 机 关 置 于 抄 送 机 关 之 上 一 行, 之 间 不 加 分 隔 线 - 21 -
7.4.3 印 发 机 关 和 印 发 日 期 印 发 机 关 和 印 发 日 期 一 般 用 4 号 仿 宋 体 字, 编 排 在 末 条 分 隔 线 之 上, 印 发 机 关 左 空 一 字, 印 发 日 期 右 空 一 字, 用 阿 拉 伯 数 字 将 年 月 日 标 全, 年 份 应 标 全 称, 月 日 不 编 虚 位 ( 即 1 不 编 为 01), 后 加 印 发 二 字 版 记 中 如 有 其 他 要 素, 应 当 将 其 与 印 发 机 关 和 印 发 日 期 用 一 条 细 分 隔 线 隔 开 7.5 页 码 一 般 用 4 号 半 角 宋 体 阿 拉 伯 数 字, 编 排 在 公 文 版 心 下 边 缘 之 下, 数 字 左 右 各 放 一 条 一 字 线 ; 一 字 线 上 距 版 心 下 边 缘 7mm 单 页 码 居 右 空 一 字, 双 页 码 居 左 空 一 字 公 文 的 版 记 页 前 有 空 白 页 的, 空 白 页 和 版 记 页 均 不 编 排 页 码 公 文 的 附 件 与 正 文 一 起 装 订 时, 页 码 应 当 连 续 编 排 8 公 文 中 的 横 排 表 格 A4 纸 型 的 表 格 横 排 时, 页 码 位 置 与 公 文 其 他 页 码 保 持 一 致, 单 页 码 表 头 在 订 口 一 边, 双 页 码 表 头 在 切 口 一 边 9 公 文 中 计 量 单 位 标 点 符 号 和 数 字 的 用 法 公 文 中 计 量 单 位 的 用 法 应 当 符 合 GB 3100 GB 3101 和 GB 3102( 所 有 部 分 ), 标 点 符 号 的 用 法 应 当 符 合 GB/T 15834, 数 字 用 法 应 当 符 合 GB/T 15835 10 公 文 的 特 定 格 式 10.1 信 函 格 式 发 文 机 关 标 志 使 用 发 文 机 关 全 称 或 者 规 范 化 简 称, 居 中 排 布, 上 边 缘 至 上 页 边 为 30mm, 推 荐 使 用 红 色 小 标 宋 体 字 联 合 - 22 -
行 文 时, 使 用 主 办 机 关 标 志 发 文 机 关 标 志 下 4mm 处 印 一 条 红 色 双 线 ( 上 粗 下 细 ), 距 下 页 边 20mm 处 印 一 条 红 色 双 线 ( 上 细 下 粗 ), 线 长 均 为 170mm, 居 中 排 布 如 需 标 注 份 号 密 级 和 保 密 期 限 紧 急 程 度, 应 当 顶 格 居 版 心 左 边 缘 编 排 在 第 一 条 红 色 双 线 下, 按 照 份 号 密 级 和 保 密 期 限 紧 急 程 度 的 顺 序 自 上 而 下 分 行 排 列, 第 一 个 要 素 与 该 线 的 距 离 为 3 号 汉 字 高 度 的 7/8 发 文 字 号 顶 格 居 版 心 右 边 缘 编 排 在 第 一 条 红 色 双 线 下, 与 该 线 的 距 离 为 3 号 汉 字 高 度 的 7/8 标 题 居 中 编 排, 与 其 上 最 后 一 个 要 素 相 距 二 行 第 二 条 红 色 双 线 上 一 行 如 有 文 字, 与 该 线 的 距 离 为 3 号 汉 字 高 度 的 7/8 首 页 不 显 示 页 码 版 记 不 加 印 发 机 关 和 印 发 日 期 分 隔 线, 位 于 公 文 最 后 一 面 版 心 内 最 下 方 10.2 命 令 ( 令 ) 格 式 发 文 机 关 标 志 由 发 文 机 关 全 称 加 命 令 或 令 字 组 成, 居 中 排 布, 上 边 缘 至 版 心 上 边 缘 为 20mm, 推 荐 使 用 红 色 小 标 宋 体 字 发 文 机 关 标 志 下 空 二 行 居 中 编 排 令 号, 令 号 下 空 二 行 编 排 正 文 签 发 人 职 务 签 名 章 和 成 文 日 期 的 编 排 见 7. 3. 5. 3 10.3 纪 要 格 式 - 23 -
纪 要 标 志 由 XXXXX 纪 要 组 成, 居 中 排 布, 上 边 缘 至 版 心 上 边 缘 为 35mm, 推 荐 使 用 红 色 小 标 宋 体 字 标 注 出 席 人 员 名 单, 一 般 用 3 号 黑 体 字, 在 正 文 或 附 件 说 明 下 空 一 行 左 空 二 字 编 排 出 席 二 字, 后 标 全 角 冒 号, 冒 号 后 用 3 号 仿 宋 体 字 标 注 出 席 人 单 位 姓 名, 回 行 时 与 冒 号 后 的 首 字 对 齐 标 注 请 假 和 列 席 人 员 名 单, 除 依 次 另 起 一 行 并 将 出 席 二 字 改 为 请 假 或 列 席 外, 编 排 方 法 同 出 席 人 员 名 单 纪 要 格 式 可 以 根 据 实 际 制 定 - 24 -
哈 尔 滨 工 业 大 学 印 章 使 用 管 理 流 程 一 印 章 的 使 用 管 理 及 审 批 ( 一 ) 中 国 共 产 党 哈 尔 滨 工 业 大 学 委 员 会 印 章 使 用 管 理 及 审 批 流 程 1. 以 党 委 名 义 上 报 和 下 发 的 公 文 函 件 等 OA 提 交 发 文 处 理 单 部 门 领 导 文 印 办 上 传 审 核 审 批 上 传 核 稿 编 号 上 传 学 校 办 公 室 主 任 审 核 审 批 用 党 委 印 文 印 办 ( 核 对 打 印 上 传 信 息 ) 提 交 党 委 书 记 或 授 权 主 管 校 领 导 签 发 上 传 2. 组 织 发 展 ( 入 党 志 愿 书 ) 党 委 书 记 授 权 ( 党 委 书 记 签 发 授 权 书 ) 基 层 党 委 组 织 部 用 党 委 印 及 ( 入 党 人 员 名 单 ) 审 批 签 字 负 责 人 审 核 审 批 党 委 书 记 印 3. 政 审 材 料 审 批 (1) 副 处 级 以 上 人 员 政 审 ( 出 国 人 员 审 批 表 ) 党 委 书 记 授 权 ( 党 委 书 记 签 发 授 权 书 ) 组 织 部 负 责 人 审 核 审 批 用 党 委 印 - 25 -
(2) 其 他 人 员 政 审 ( 出 国 人 员 审 批 表 ) 党 委 书 记 授 权 ( 党 委 书 记 签 发 授 权 书 ) 基 层 党 委 负 责 人 审 批 国 际 合 作 处 领 导 审 批 用 党 委 印 4. 党 委 表 彰 ( 表 彰 证 书 ) 党 委 书 记 授 权 ( 含 名 单 ) 学 工 处 ( 部 ) 研 工 部 ( 党 委 书 记 签 发 授 权 书 ) 校 工 会 校 团 委 负 责 人 审 批 用 党 委 印 ( 二 ) 哈 尔 滨 工 业 大 学 印 章 使 用 管 理 流 程 1. 以 学 校 名 义 上 报 和 下 发 的 公 文 及 重 要 函 件 等 (1) 非 秘 级 公 文 函 件 OA 提 交 发 文 处 理 单 上 传 部 门 负 责 人 审 批 上 传 文 印 办 核 稿 编 号 上 传 学 校 办 公 室 主 任 审 核 审 批 文 印 办 ( 核 对 打 印 上 传 信 息 ) 提 交 校 长 或 主 管 副 校 长 签 发 上 传 (2) 秘 级 公 文 函 件 填 发 文 处 理 单 部 门 领 导 审 批 文 印 办 核 稿 编 号 学 校 办 公 室 主 任 审 核 审 批 文 印 办 ( 核 对 登 记 打 印 ) 校 长 或 主 管 副 校 长 签 发 - 26 -
2. 学 校 颁 发 的 本 科 生 毕 业 证 书 学 位 证 书 结 业 证 书 肄 业 证 书 进 修 证 书 等 (1) 办 理 本 科 毕 业 证 书 ( 含 毕 业 证 明 书 ) 学 位 证 书 ( 含 学 位 证 明 书 ) 结 业 证 书 进 修 证 明 等 填 写 用 印 ( 含 名 单 ) 本 科 生 院 继 续 教 育 学 院 负 责 人 审 核 签 字 主 管 副 校 长 签 批 (2) 办 理 本 科 生 肄 业 证 书 主 管 副 校 长 授 权 填 写 用 印 ( 含 名 单 ) 本 科 生 院 继 续 教 育 学 院 负 责 人 审 批 (3) 办 理 研 究 生 毕 业 证 书 学 位 证 书 填 写 用 印 ( 含 名 单 ) 研 究 生 院 负 责 人 审 核 签 字 主 管 副 校 长 签 批 (4) 办 理 研 究 生 结 业 证 书 肄 业 证 书 进 修 证 书 主 管 副 校 长 授 权 填 写 用 印 ( 含 名 单 ) 研 究 生 院 负 责 人 审 批 - 27 -
3. 毕 业 生 登 记 表 学 位 论 文 答 辩 情 况 表 主 管 副 校 长 授 权 填 写 用 印 ( 含 名 单 ) 研 究 生 院 学 工 处 负 责 人 审 批 4. 校 级 奖 励 证 书 奖 状 社 会 团 体 人 选 推 荐 主 管 副 校 长 授 权 填 写 用 印 ( 含 名 单 ) 主 管 部 门 负 责 人 审 批 ( 校 工 会 校 团 委 本 科 生 院 研 究 生 院 科 工 院 招 就 业 处 人 事 处 国 际 合 作 处 ) 5. 各 类 聘 书 ( 客 座 教 授 兼 职 教 授 ) ( 含 名 单 ) 人 事 处 国 际 合 作 处 负 责 人 审 核 签 字 主 管 副 校 长 签 批 6. 学 校 出 具 的 各 类 证 明, 学 历 证 明 工 资 证 明 在 职 证 明 等 学 生 或 职 工 所 在 单 位 负 责 人 签 字 本 科 生 院 研 究 生 院 学 工 处 ( 部 ) 人 事 处 负 责 人 审 核 审 批 签 字 7. 学 校 各 部 门 报 告 申 请 报 表 (1) 重 要 事 项 ( 上 报 材 料 ) - 28 -
主 管 部 门 负 责 人 审 核 签 字 主 管 副 校 长 签 批 (2) 常 规 事 项 主 管 部 门 负 责 人 审 核 审 批 ( 签 字 ) 8. 教 学 科 研 等 部 门 上 报 的 各 类 材 料 申 请 项 目 课 题 基 金 及 成 果 推 荐 等 主 管 副 校 长 授 权 用 印 单 位 负 责 人 签 字 研 究 生 院 本 科 生 院 学 科 办 科 工 院 负 责 人 审 核 审 批 签 字 9. 由 法 人 代 表 签 订 的 协 议 合 同 及 法 人 代 表 委 托 主 管 副 校 长 签 订 的 其 它 协 议 合 同 等 用 印 单 位 负 责 人 签 字 法 律 事 务 室 审 核 签 字 主 管 副 校 长 签 批 10. 以 学 校 名 义 签 订 的 科 研 协 议 书 合 同 书 投 标 书 (1) 纵 向 计 划 科 研 协 议 书 合 同 书 投 标 书 主 管 副 校 长 授 权 用 印 单 位 负 责 人 签 字 科 工 院 负 责 人 审 核 审 批 签 字 - 29 -
(2) 横 向 合 作 科 研 协 议 书 合 同 书 主 管 副 校 长 授 权 用 印 单 位 负 责 人 签 字 科 工 院 负 责 人 审 核 审 批 签 字 法 律 事 务 室 审 核 签 字 11. 申 请 专 利 知 识 产 权 软 件 著 作 权 及 民 事 诉 讼 等 (1) 国 防 专 利 科 研 专 利 合 同 知 识 产 权 主 管 副 校 长 授 权 用 印 单 位 负 责 人 签 字 科 工 院 负 责 人 审 核 审 批 签 字 (2) 普 通 专 利 ( 专 利 合 同 除 外 ) 知 识 产 权 软 件 著 作 权 法 律 诉 讼 主 管 副 校 长 授 权 法 律 事 务 室 负 责 人 审 核 审 批 签 字 12. 用 于 科 研 财 务 及 法 律 诉 讼 等 方 面 的 各 类 委 托 书 校 长 或 主 管 副 校 长 授 权 科 工 院 财 务 处 法 律 事 务 室 负 责 人 审 核 审 批 签 字 - 30 -
13. 购 置 教 学 科 研 进 口 仪 器 设 备 办 理 海 关 免 税 及 相 关 业 务 申 请 校 长 或 主 管 副 校 长 授 权 国 资 处 负 责 人 审 批 14. 办 理 出 国 留 学 基 金 申 请 (1) 教 师 校 长 主 或 管 主 副 管 校 副 长 校 授 长 权 授 权 人 事 处 负 责 人 审 批 (2) 研 究 生 校 长 主 或 管 主 副 管 校 副 长 校 授 长 权 授 权 研 究 生 院 负 责 人 审 批 (3) 本 科 生 校 长 主 或 管 主 副 管 校 副 长 校 授 长 权 授 权 本 科 生 院 负 责 人 审 批 - 31 -
15. 办 理 出 国 审 批 手 续 申 请 国 际 化 基 金 主 管 副 校 长 授 权 出 国 审 批 手 续 ( 主 管 副 校 长 签 发 授 权 书 ) 用 印 单 位 负 责 人 签 字 国 际 合 作 处 负 责 人 审 核 ( 申 请 国 际 主 管 副 校 长 签 批 化 基 金 ) 16. 办 理 外 事 方 面 的 邀 请 函 及 留 学 生 来 华 手 续 主 管 副 校 长 授 权 国 际 合 作 处 留 学 生 中 心 负 责 人 审 核 审 批 签 字 17. 贷 款 合 同 财 务 决 算 财 务 报 表 个 人 公 积 金 提 取 主 管 副 校 长 授 权 财 务 处 负 责 人 审 批 签 字 18. 车 辆 年 检 办 理 牌 照 保 险 索 赔 等 主 管 副 校 长 授 权 用 印 单 位 负 责 人 签 字 保 卫 处 负 责 人 审 批 签 字 - 32 -
19. 购 置 新 车 车 辆 过 户 车 辆 报 废 用 印 单 位 负 责 人 签 字 保 卫 处 负 责 人 签 字 国 资 处 负 责 人 审 核 主 管 副 校 长 签 批 20. 校 办 企 业 的 资 产 评 估 投 资 项 目 工 商 年 检 等 用 印 单 位 负 责 人 签 字 主 管 副 校 长 签 批 21. 基 建 工 程 报 建 材 料 工 程 备 案 土 地 划 拨 承 诺 书 固 定 资 产 投 资 报 表 等 基 建 处 负 责 人 签 字 主 管 副 校 长 签 批 22. 期 刊 报 纸 年 审 部 门 单 位 年 检 部 门 负 责 人 审 批 23. 其 它 未 授 权 事 宜 用 印, 由 行 政 主 管 部 门 负 责 人 审 核, 经 校 长 或 主 管 副 校 长 签 批 行 政 主 管 部 门 负 责 人 审 批 签 字 校 长 或 主 管 副 校 长 长 签 批 - 33 -
( 三 ) 哈 尔 滨 工 业 大 学 钢 印 使 用 管 理 及 审 批 1. 工 作 证 职 称 证 离 退 休 证 学 生 证 等 主 管 副 校 长 授 权 ( 名 单 ) 人 事 处 研 究 生 院 本 科 生 院 继 续 教 育 学 院 留 学 生 中 心 负 责 人 审 批 签 字 用 钢 印 2. 办 理 毕 业 证 书 学 位 证 书 结 业 证 书 肄 业 证 书 进 修 证 书 等 (1) 本 科 毕 业 证 书 ( 含 毕 业 证 明 书 ) 学 位 证 书 ( 含 学 位 证 明 书 ) 结 业 证 书 进 修 证 明 等 填 写 用 印 本 科 生 院 继 续 教 育 学 院 留 学 生 中 心 负 责 人 审 核 签 字 主 管 副 校 长 签 批 签 字 用 钢 印 (2) 本 科 肄 业 证 书 主 管 副 校 长 授 权 填 写 用 印 ( 含 名 单 ) 本 科 生 院 继 续 教 育 学 院 负 责 人 审 批 用 钢 印 (3) 研 究 生 毕 业 证 书 学 位 证 书 填 写 用 印 ( 含 名 单 ) 研 究 生 院 负 责 人 审 核 签 字 主 管 副 校 长 签 批 用 钢 印 - 34 -
(4) 研 究 生 结 业 证 书 肄 业 证 书 进 修 证 书 主 管 副 校 长 授 权 填 写 用 印 ( 含 名 单 ) 研 究 生 院 负 责 人 审 批 用 钢 印 ( 四 ) 校 领 导 名 章 使 用 管 理 流 程 与 学 校 印 章 配 套 签 批 校 长 领 导 名 章 或 主 管 校 长 名 章 二 对 外 签 订 合 同 印 章 使 用 补 充 规 定 ( 暂 行 ) ( 一 ) 以 学 校 名 义 对 外 签 订 科 研 合 同 主 管 副 校 长 授 权 填 写 用 印 ( 含 明 细 ) 科 工 院 负 责 人 审 批 哈 尔 滨 工 业 大 学 科 研 合 同 专 用 章 ( 二 ) 以 学 校 名 义 对 外 签 订 工 程 采 购 合 同 主 管 副 校 长 授 权 填 写 用 印 ( 含 明 细 ) 发 展 规 划 处 负 责 人 审 批 哈 尔 滨 工 业 大 学 工 程 采 购 合 同 专 用 章 - 35 -
( 三 ) 以 学 校 名 义 对 外 签 订 大 宗 物 品 采 购 合 同 主 管 副 校 长 授 权 填 写 用 印 ( 含 明 细 ) 国 有 资 产 处 负 责 人 审 批 哈 尔 滨 工 业 大 学 购 货 合 同 专 用 章 ( 四 ) 签 订 不 属 1 2 3 条 规 定 范 围 之 内 的 合 同 主 管 副 校 长 授 权 填 写 用 印 ( 含 明 细 ) 学 校 办 公 室 负 责 人 审 批 校 印 ( 五 ) 学 校 授 权 各 单 位 签 订 价 值 5 万 元 以 下 大 宗 物 品 采 购 合 同, 可 以 使 用 本 单 位 行 政 印 章 主 管 副 校 长 授 权 填 写 用 印 ( 含 明 细 ) 各 单 位 领 导 本 单 位 行 政 印 章 - 36 -
哈 尔 滨 工 业 大 学 收 文 处 理 流 程 一 收 文 处 理 流 程 第 一 步 : 收 文 管 理 员 签 收 登 记 第 二 步 : 学 校 办 公 室 主 管 主 任 审 批 第 三 步 : 主 管 校 领 导 根 据 文 件 内 容 提 出 批 办 意 见 第 四 步 : 根 据 主 管 校 领 导 批 示 转 有 关 单 位 处 理 第 五 步 : 非 承 办 的 文 件, 依 次 交 校 领 导 传 阅 第 六 步 : 对 校 领 导 批 示 或 紧 急 的 公 文 催 办 第 七 步 : 收 文 管 理 员 归 档 二 收 文 处 理 流 程 示 意 图 校 办 登 记 收 文 校 办 主 任 拟 办 主 管 领 导 审 批 收 文 管 理 员 流 转 相 关 领 导 阅 签 主 办 单 位 领 导 阅 签 填 写 处 理 意 见 收 文 管 理 员 归 档 结 束 - 37 -
哈 尔 滨 工 业 大 学 发 文 处 理 流 程 一 发 文 处 理 流 程 第 一 步 : 行 文 单 位 拟 稿, 填 写 哈 尔 滨 工 业 大 学 发 文 处 理 单, 拟 稿 单 位 负 责 人 对 文 稿 进 行 审 核 签 字, 如 行 文 内 容 涉 及 到 其 他 部 门, 需 请 所 涉 及 部 门 负 责 人 会 签 第 二 步 : 将 填 写 好 的 发 文 处 理 单 正 文 ( 包 括 电 子 版 ) 附 件 送 至 学 校 办 公 室 文 印 办 第 三 步 : 经 学 校 办 公 室 文 印 办 核 稿, 校 办 主 管 主 任 审 核 后, 送 至 主 管 校 领 导 签 发, 重 大 上 报 文 件 需 请 主 管 校 领 导 会 签 后, 由 学 校 主 要 负 责 人 签 发 第 四 步 : 校 领 导 签 发 后, 由 学 校 办 公 室 文 件 管 理 员 编 号 排 版, 由 机 要 打 字 员 打 印 成 文 第 五 步 : 行 文 后 下 发 至 拟 稿 单 位, 拟 稿 单 位 进 行 上 报 或 下 发 第 六 步 : 学 校 办 公 室 文 件 管 理 员 进 行 文 件 归 档 二 发 文 处 理 流 程 示 意 图 相 关 部 门 领 导 会 签 各 单 位 起 草 发 文 本 部 门 领 导 审 批 校 办 文 件 管 理 员 机 要 员 排 版 印 刷 归 档 管 理 员 核 稿 通 过 管 理 员 核 稿 不 通 过 主 管 主 任 核 稿 返 回 各 单 位 修 改 主 管 领 导 签 发 - 38 -
哈 尔 滨 工 业 大 学 公 文 评 比 标 准 规 范 类 别 公 文 管 理 (10 分 ) 具 体 要 求 内 容 不 违 反 法 律 法 规, 符 合 学 校 方 针 政 策 路 线 (5 分 ) 领 导 重 视, 配 备 专 人 负 责 公 文 审 核, 严 格 按 流 程 行 文 (5 分 ) 公 文 文 种 使 用 准 确 无 混 用 错 用, 一 文 一 事 (5 分 ) 办 公 系 统 使 用 熟 练, 填 写 完 整, 提 交 及 时 准 确 (5 分 ) 行 文 关 系 准 确 规 范, 主 抄 送 单 位 明 确, 名 称 准 确 (5 分 ) 行 文 规 范 (40 分 ) 公 文 的 份 数 紧 急 程 度 标 题 正 文 附 件 成 文 日 期 等 都 要 符 合 统 一 规 定 (5 分 ) 程 序 规 范 不 横 传 直 送, 不 越 级 行 文, 不 漏 核 漏 签 (5 分 ) 严 格 按 照 规 定 标 注 秘 级, 不 密 件 明 办 (5 分 ) 单 位 名 称 人 名 地 名 数 字 使 用 正 确, 字 体 规 范 (5 分 ) 文 面 整 洁, 严 格 按 照 国 家 行 政 机 关 公 文 格 式 (GB/T 9704-2012) 国 家 标 准 设 定 有 关 公 文 各 组 成 部 分 (5 分 ) 公 文 运 转 及 时 高 效, 及 时 提 交, 及 时 领 取 (5 分 ) 时 效 性 (15 分 ) 及 时 处 理 并 回 复 外 单 位 会 签 件 和 征 求 意 见 函, 不 拖 延, 在 要 求 时 限 内 完 成 办 理 工 作 (5 分 ) 严 格 按 规 定 标 注 紧 急 程 度, 不 乱 标 特 急 急 (5 分 ) 语 言 规 范 准 确, 无 病 句 错 别 字, 标 点 数 字 使 用 准 确 (5 分 ) 语 言 规 范 (20 分 ) 语 言 简 洁, 不 繁 冗, 不 说 套 话 空 话 (5 分 ) 层 次 清 楚 论 据 充 分, 观 点 明 确, 重 点 突 出 (5 分 ) 语 义 清 晰, 无 歧 义 (5 分 ) 公 文 内 容 明 确, 切 合 实 际, 便 于 操 作 (5 分 ) 实 效 性 (15 分 ) 内 容 符 合 工 作 发 展 现 状, 措 施 不 超 前 不 落 后 (5 分 ) 发 文 以 精 简 高 效 为 原 则, 篇 幅 合 理, 避 免 重 复 发 文 (5 分 ) - 39 -