院 人 事 档 案 管 理 办 法 第 一 章 总 则 第 一 条 为 进 一 步 促 进 院 人 事 档 案 管 理 工 作 制 度 化, 规 范 化, 维 护 人 事 档 案 材 料 完 整, 防 止 档 案 丢 失 损 坏, 便 于 相 关 人 事 档 案 材 料 的 借 阅 和 使 用, 特 制 订 本 办 法 第 二 条 本 办 法 适 用 我 院 各 有 关 单 位 处 ( 室 ) 第 二 章 人 事 档 案 分 类 及 归 档 范 围 第 三 条 院 职 工 人 事 档 案 分 为 干 部 人 事 档 案 和 工 人 人 事 档 案 两 大 类 ( 一 ) 干 部 人 事 档 案 归 档 范 围 第 四 条 干 部 人 事 档 案 归 档 材 料 根 据 其 内 容 特 征 分 为 十 大 类 第 五 条 履 历 材 料 : 主 要 包 括 以 反 映 本 人 自 然 情 况 经 历 家 庭 和 社 会 关 系 等 情 况 为 主 要 内 容 的 材 料, 如 履 历 表, 及 属 于 履 历 性 质 的 登 记 材 料 第 六 条 自 传 材 料 及 报 告 个 人 有 关 事 项 的 材 料 : 包 括 自 传 和 属 于 自 传 性 质 的 材 料, 以 及 领 导 干 部 有 关 事 项 发 生 变 化 的 报 告 表 等 材 料 第 七 条 考 察 考 核 鉴 定 材 料 及 审 计 材 料 : 主 要 包 括 在 重 大 政 治 事 件 突 发 事 件 和 重 大 任 务 中 的 表 现 材 料 ; 定 期 考 核 材 料, 年 度 考 核 登 记 表, 挂 职 锻 炼 等 考 核, 后 备 干 部 登 记 表 ( 提 拔 使 用 后 归 档 ) 等 材 料 ; 经 济 责 任 审 计 结 果 报 告 第 八 条 学 历 学 位 材 料 ; 职 业 ( 任 职 ) 资 格 材 料 ; 评 ( 聘 ) 套 改 和 晋 升 专 业 技 术 职 务 ( 职 称 ) 材 料 ; 反 映 个 人 科 研 学 术 水 平 的 材 料 ; 培 训 材 料 (1) 学 历 学 位 材 料 : 高 中 毕 业 生 登 记 表 ; 中 专 毕 业 生 登 记 表 ; 普 通 高 等 教 育 成 人 高 等 教 育 自 学 考 试 党 校 军 队 院 校 报 考 登 记 表, 入 学 考 试 各 科 成 绩 表, 研 究 生 推 免 生 登 记 表, 专 家 推 荐 表 ; 学 生 ( 学 员 学 籍 ) 登 记 表, 学 习 成 绩 表 毕 业 生 登 记 表, 授 予 学 位 的 材 料, 毕 业 证 书 学 位 证 书 复 印 件, 党 校 学 历 证 明 ; 选 拔 留 学 生 审 查 登 记 表 等 参 加 出 国 ( 境 ) 学 习 和 中 外 合 作 办 学 学 习 的 有 关 材 料 ; 国 务 院 学 位 委 员 会 教 育 部 授 权 单 位 出 具 的 国 内 外 学 历 学 位 认 证 材 料 等 (2) 职 业 ( 任 职 ) 资 格 材 料 : 职 业 资 格 考 试 合 格 人 员 登 记 表 或 职 业 ( 任 职 ) 资 格 证 书 复 印 件 ; 教 师 资 格 认 定 申 请 表 等 材 料
(3) 评 ( 聘 ) 套 改 和 晋 升 专 业 技 术 职 务 ( 职 称 ) 材 料 : 专 业 技 术 职 务 任 职 资 格 评 审 表 申 ( 呈 ) 报 表, 聘 任 专 业 技 术 职 务 审 批 表 等 材 料 (4) 反 映 个 人 科 研 学 术 水 平 的 材 料 : 被 县 处 级 以 上 党 政 机 关 人 民 团 体 等 评 选 为 专 业 拔 尖 人 才 的 材 料 ; 科 研 工 作 及 个 人 表 现 评 定 材 料, 业 务 考 绩 材 料 ; 创 造 发 明 科 研 成 果 鉴 定 材 料, 著 作 及 有 重 大 影 响 的 论 文 目 录 (5) 培 训 材 料 : 为 期 两 个 月 以 上 的 学 员 培 训 ( 学 习 进 修 ) 登 记 表 考 核 登 记 表 结 业 登 记 ( 鉴 定 ) 表 等 材 料 第 九 条 政 审 材 料 ; 更 改 或 认 定 姓 名 民 族 籍 贯 国 籍 入 党 入 团 时 间 参 加 工 作 时 间 等 材 料 (1) 政 审 材 料 : 上 级 批 复 审 查 ( 复 查 甄 别 ) 结 论 调 查 报 告 及 主 要 依 据 与 证 明 材 料 ; 本 人 对 结 论 的 意 见 检 查 交 待 或 情 况 说 明 材 料 ; 撤 销 原 审 查 结 论 的 材 料 ; 各 类 政 审 表 (2) 更 改 ( 认 定 ) 姓 名 民 族 籍 贯 国 籍 入 党 入 团 时 间 参 加 工 作 时 间 等 材 料 : 个 人 申 请 组 织 审 查 报 告 及 主 要 依 据 与 证 明 材 料 上 级 批 复 ; 计 算 连 续 工 龄 审 批 材 料 等 第 十 条 党 团 组 织 建 设 工 作 中 形 成 的 材 料 : (1) 中 国 共 产 党 入 党 志 愿 书 入 党 申 请 书 转 正 申 请 书 ; 整 党 工 作 党 员 重 新 登 记 工 作 中 民 主 评 议 党 员 的 组 织 意 见, 党 员 登 记 表, 党 支 部 不 予 登 记 或 缓 期 登 记 的 决 定 上 级 组 织 意 见 ; 不 合 格 党 员 被 劝 退 或 除 名 的 组 织 审 批 意 见 及 主 要 依 据 材 料 ; 取 消 预 备 党 员 资 格 的 材 料 ; 退 党 自 行 脱 党 材 料 ; 恢 复 组 织 生 活 ( 党 籍 ) 的 有 关 审 批 材 料 ; (2) 中 共 共 产 主 义 青 年 团 入 团 志 愿 书 ; (3) 加 入 或 退 出 民 主 党 派 的 材 料 第 十 一 条 表 彰 奖 励 材 料 : 县 处 级 以 上 党 政 机 关 人 民 团 体 等 予 以 表 彰 嘉 奖 记 功 和 授 予 荣 誉 称 号 的 审 批 ( 呈 报 ) 表 先 进 人 物 登 记 ( 推 荐 审 批 ) 表 先 进 事 迹 材 料 ; 撤 销 奖 励 的 有 关 材 料 等 享 受 政 府 特 殊 津 贴 的 材 料 第 十 二 条 涉 法 违 纪 及 党 纪 政 纪 处 分 材 料 : 处 分 决 定, 免 予 处 分 的 意 见, 上 级 批 复, 核 实 ( 调 查 复 查 ) 报 告 及 主 要 依 据 与 证 明 材 料, 本 人 对 处 分 决 定 的 意 见 检 查 交 待 及 情 况 说 明 材 料 ; 解 除 ( 变 更 撤 销 ) 处 分 的 材 料 ; 检 察 院 不
起 诉 决 定 书 ; 法 院 刑 事 判 决 书 裁 定 书 ; 公 安 机 关 作 出 行 政 拘 留 限 制 人 身 自 由 没 收 违 法 所 得 收 缴 非 法 财 物 追 缴 违 法 所 得 等 的 行 政 处 理 决 定 等 第 十 三 条 招 录 聘 用 材 料 ; 任 免 调 动 军 人 专 业 ( 复 员 ) 安 置 离 退 休 材 料 ; 辞 职 辞 退 罢 免 材 料 ; 工 资 待 遇 材 料 ; 出 国 ( 境 ) 材 料 ; 党 代 会 人 代 会 政 协 会 议, 人 民 团 体 和 群 众 团 体 代 表 会 议, 民 主 党 派 代 表 会 议 形 成 的 材 料 (1) 招 录 聘 用 材 料 : 录 ( 聘 ) 用 审 批 ( 备 案 ) 表 ; 选 调 生 登 记 表 及 审 批 材 料, 选 聘 到 村 任 职 高 校 毕 业 生 登 记 表 ; 应 征 入 伍 登 记 表, 招 工 审 批 表 ; 聘 用 ( 续 聘 解 聘 ) 合 同 书, 取 消 录 用 解 聘 材 料 (2) 任 免 调 动 军 人 专 业 ( 复 员 ) 安 置 离 退 休 材 料 : 干 部 任 免 审 批 表 及 相 应 考 察 材 料 ; 干 部 试 用 期 满 审 批 表 ; 干 部 调 动 审 批 材 料 ; 援 藏 援 疆 挂 职 锻 炼 登 记 ( 推 荐 ) 表 ; 军 人 专 业 ( 复 员 ) 审 批 表 ; 退 ( 离 ) 休 审 批 表 等 材 料 (3) 辞 职 辞 退 罢 免 材 料 : 自 愿 辞 职 引 咎 辞 职 的 个 人 申 请 同 意 辞 职 决 定 等 材 料, 责 令 辞 职 的 决 定, 对 责 令 辞 职 决 定 不 服 的 申 诉 材 料 复 议 决 定 ; 辞 退 决 定 材 料 ; 罢 免 材 料 (4) 工 资 待 遇 材 料 : 新 增 人 员 工 资 审 批 表 转 正 定 级 审 批 表, 工 资 变 动 ( 套 改 ) 表 提 职 晋 升 和 奖 励 工 资 审 批 表 或 工 资 变 动 登 记 表, 工 资 停 发 ( 恢 复 ) 通 知 单 ; 解 决 待 遇 问 题 的 审 批 材 料 (5) 出 国 ( 境 ) 材 料 : 因 公 出 国 ( 境 ) 审 批 表, 在 国 ( 境 ) 外 表 现 情 况 或 鉴 定 等 材 料 ; 外 国 永 久 居 留 证 港 澳 居 民 身 份 证 等 的 复 印 件 (6) 党 代 会 人 代 会 政 协 会 议, 人 民 团 体 和 群 众 团 体 代 表 会 议, 民 主 党 派 代 表 会 议 形 成 的 材 料 : 委 员 当 选 通 知 或 证 明 材 料, 委 员 简 历 ; 代 表 登 记 表 等 第 十 四 条 健 康 检 查 和 处 理 工 伤 事 故 材 料 ; 治 丧 材 料 ; 干 部 人 事 档 案 报 送 审 核 工 作 材 料 ; 学 生 报 到 证 等 其 他 材 料 (1) 健 康 检 查 和 处 理 工 伤 事 故 材 料 : 录 用 体 检 表, 反 映 严 重 慢 性 病 身 体 残 疾 的 体 检 表 ; 工 伤 致 残 诊 断 书, 确 定 致 残 等 级 的 材 料 (2) 治 丧 材 料 : 生 平, 非 正 常 死 亡 调 查 报 告 等 材 料 (3) 干 部 人 事 档 案 报 送 审 核 工 作 材 料 : 干 部 人 事 档 案 报 送 单 ; 干 部 人 事 档 案 有 关 情 况 说 明 等 材 料 (4) 其 他 材 料 : 毕 业 生 就 业 报 到 证 ( 派 遣 证 ), 视 作 交 费 年 限 工 资 等 级 表,
参 加 社 保 基 金 保 障 的 登 记 表, 人 事 争 议 仲 裁 书 ( 调 解 书 ), 再 生 育 子 女 申 请 审 批 表 等 有 参 考 价 值 的 材 料 ( 二 ) 工 人 人 事 档 案 归 档 范 围 第 十 五 条 现 行 工 人 人 事 档 案 按 内 容 划 分 为 六 大 类 第 十 六 条 工 人 履 历 表 ( 书 ) 简 历 表, 招 工 录 用 材 料, 军 人 入 伍 退 伍 安 置 材 料, 技 校 招 生 分 配 材 料, 临 时 工 招 选 集 体 工 调 转 劳 动 合 同 制 工 人 材 料, 再 次 就 业 恢 复 公 职 材 料, 劳 动 合 同 调 动 转 移 材 料 兵 役 登 记 材 料 报 到 证 ( 介 绍 信 ) 也 归 入 此 类 第 十 七 条 转 正 定 级 工 资 调 整 保 险 福 利 待 遇 材 料 第 十 八 条 体 检 表 及 工 伤 证 明 职 业 病 病 情 材 料 第 十 九 条 学 历 学 绩 培 训 材 料, 革 新 发 明 技 术 考 核 评 定 岗 位 技 能 材 料, 招 聘 聘 干 职 称 评 定 材 料 第 二 十 条 参 加 中 国 共 产 党 及 加 人 民 主 党 派 共 青 团 和 工 会 材 料 第 廿 一 条 鉴 定 考 核 考 察 材 料, 奖 励 处 分 材 料, 终 止 解 除 劳 动 合 同 或 辞 退 材 料, 辞 职 停 薪 留 职 退 休 退 职 材 料 第 廿 二 条 另 外 其 他 可 供 组 织 参 考 有 保 存 价 值 的 材 料, 如 拥 军 登 记 表 民 事 纠 纷 判 决 书 军 人 结 婚 报 告 离 婚 的 结 论 材 料 独 生 子 女 审 批 表 ; 有 参 考 价 值 的 思 想 总 结 汇 报 材 料 ; 工 人 逝 世 后 报 纸 报 道 的 消 息 或 讣 告 悼 词 ( 生 平 ); 非 正 常 死 亡 的 调 查 报 告 及 有 关 情 况 的 遗 书 等 也 要 归 入 档 案 第 三 章 人 事 档 案 收 集 归 档 要 求 第 廿 三 条 职 工 人 事 档 案 材 料 形 成 部 门, 必 须 按 照 有 关 规 定 规 范 制 作 职 工 人 事 档 案 材 料, 建 立 职 工 人 事 档 案 材 料 收 集 归 档 机 制, 指 定 人 员 负 责, 在 材 料 形 成 之 日 起 一 个 月 内 按 要 求 送 交 职 工 人 事 档 案 管 理 部 门 归 档 并 履 行 移 交 手 续 第 廿 四 条 职 工 人 事 档 案 管 理 部 门 应 当 建 立 联 系 机 制, 及 时 掌 握 形 成 职 工 人 事 档 案 材 料 的 信 息, 主 动 向 职 工 人 事 档 案 材 料 形 成 部 门 干 部 本 人 和 其 他 有 关 方 面 收 集 职 工 人 事 档 案 材 料 第 廿 五 条 职 工 人 事 档 案 管 理 部 门 必 须 严 格 审 核 归 档 材 料, 重 点 审 核 归 档 材 料 是 否 办 理 完 毕, 是 否 对 象 明 确 齐 全 完 整 文 字 清 楚 内 容 真 实 填 写 规 范
手 续 完 备 第 廿 六 条 归 档 材 料 填 写 不 规 范, 手 续 不 完 备, 或 材 料 上 的 姓 名 出 生 时 间 参 加 工 作 时 间 和 入 党 时 间 等 与 档 案 记 载 不 一 致 的, 材 料 形 成 部 门 应 当 重 新 制 作, 补 办 手 续, 或 者 由 具 有 干 部 管 理 权 限 的 组 织 ( 人 事 ) 部 门 审 改 ( 或 出 具 组 织 说 明 ) 并 加 盖 公 章 第 廿 七 条 职 工 人 事 档 案 材 料 的 载 体 使 用 16 开 型 ( 长 260 毫 米, 宽 184 毫 米 ) 或 国 际 编 制 A4 型 ( 长 297 毫 米, 宽 210 毫 米 ) 的 公 文 用 纸, 材 料 左 边 应 留 有 20-25 毫 米 装 订 边 第 廿 八 条 符 合 归 档 要 求 的 材 料, 必 须 在 接 收 之 日 起 一 个 月 内 放 入 本 人 档 案, 一 年 内 整 理 归 档 第 四 章 职 工 人 事 档 案 保 管 工 作 第 廿 九 条 职 工 人 事 档 案 的 保 管 工 作 要 根 据 安 全 保 密 便 于 查 找 的 原 则 要 求, 对 职 工 人 事 档 案 进 行 严 密 科 学 的 保 管 第 三 十 条 干 部 人 事 档 案 管 理 部 门, 要 建 立 坚 固 防 火 防 潮 的 专 用 档 案 库 房, 配 置 铁 质 的 档 案 柜 库 房 内 应 设 置 空 调 和 去 湿 灭 火 等 设 备 第 卅 一 条 库 房 的 防 火 防 潮 防 蛀 防 盗 防 光 防 高 温 等 设 施 和 安 全 措 施 要 经 常 检 查 保 持 库 房 的 清 洁 和 库 内 适 宜 的 温 度 和 湿 度 ( 要 求 : 温 度 14-24, 相 对 湿 度 45-65%) 第 卅 二 条 保 管 职 工 人 事 档 案 应 建 立 登 记 和 统 计 制 度, 逐 步 实 现 电 子 化 每 年 全 面 检 查 核 对 一 次 档 案, 同 时 检 查 档 案 本 身 有 无 霉 烂, 虫 蛀 等, 发 现 问 题 及 时 解 决 第 卅 三 条 职 工 人 事 档 案 管 理 部 门, 要 设 置 专 门 的 档 案 查 阅 室 和 档 案 管 理 人 员 办 公 室, 档 案 库 房 查 阅 室 和 档 案 人 员 办 公 室 三 室 分 开 第 五 章 人 事 档 案 的 查 ( 借 ) 阅 利 用 第 卅 四 条 职 工 人 事 档 案 的 查 借 阅 工 作 必 须 符 合 严 格 管 理 安 全 保 密 规 范 程 序 方 便 利 用 的 原 则 第 卅 四 条 查 阅 权 限 和 范 围 : 职 工 所 在 单 位 组 织 人 事 劳 动 纪 检 监 察 安 全 等 部 门, 因 人 员 任 免 调 动 升 学 退 休, 提 拔 出 国 福 利 复 查
治 丧 等 了 解 情 况, 可 查 阅 本 人 的 人 事 档 案 其 他 单 位 不 得 直 接 查 阅 借 用 职 工 人 事 档 案, 如 必 要 需 办 理 相 关 手 续, 提 供 经 审 批 后 的 查 ( 借 ) 阅 介 绍 信 (1) 干 部 人 事 工 作 : 包 括 干 部 考 察 任 免 调 动 政 治 审 查 组 织 处 理 入 党 出 国 ( 境 ) 退 ( 离 ) 休 工 资 待 遇 治 丧 等 (2) 办 理 案 件 : 办 理 案 件 的 主 体 专 指 各 级 纪 检 监 察 检 察 审 判 部 门 (3) 办 理 社 会 保 险 公 证 办 理 社 会 保 险 一 般 可 查 阅 职 工 自 然 情 况 参 加 工 作 时 间 工 资 情 况 等 ; 办 理 公 证 一 般 可 查 阅 干 部 的 自 然 情 况 婚 姻 状 况 家 庭 及 社 会 关 系 情 况 等 材 料 (4) 编 史 修 志 撰 写 大 事 记 或 人 物 传 记 : 须 经 批 准 后 方 可 查 阅 履 历 和 自 传 材 料 第 卅 五 条 阅 职 工 人 事 档 案 需 填 写 审 批 表, 写 明 查 阅 的 对 象, 目 的, 理 由, 查 阅 人 的 概 况 等 情 况, 由 查 阅 部 门 主 管 负 责 人 签 字 批 准, 交 人 事 档 案 管 理 部 门 审 核, 若 理 由 充 分, 手 续 齐 全, 则 提 供 查 阅 第 卅 六 条 职 工 人 事 档 案 查 阅 要 求 : (1) 查 档 人 员 不 得 查 本 人 及 亲 属 的 档 案 ; (2) 下 级 不 得 查 阅 上 级 人 员 的 档 案 ; (3) 只 准 查 阅 介 绍 信 或 者 审 批 表 提 到 的 有 关 内 容, 其 他 内 容 拒 绝 提 供 (4) 只 准 在 指 定 的 阅 档 室 查 阅, 不 准 携 带 室 内, 不 准 议 论 档 案 内 容, 更 不 许 向 外 泄 露 发 布 档 案 内 容, 未 经 批 准 不 得 复 制 第 卅 七 条 干 部 人 事 档 案 一 般 不 外 借 确 因 特 殊 情 况 需 要 外 借 的, 应 当 办 理 借 档 手 续 第 卅 八 条 借 用 档 案 时 间 一 般 不 超 过 15 天 逾 期 未 还 者, 要 及 时 查 明 原 因, 如 超 期 续 借, 续 借 期 一 般 不 超 过 7 天 到 期 及 时 归 还 第 卅 九 条 借 用 单 位 必 须 保 证 档 案 的 绝 对 安 全, 借 用 期 间 要 严 格 保 密, 妥 善 保 存 不 准 转 借 不 准 从 中 抽 走 档 案 材 料, 不 准 交 予 无 关 人 员 翻 阅, 未 经 批 准 不 得 复 制 第 四 十 条 对 于 查 借 阅 职 工 人 事 档 案, 人 事 档 案 管 理 部 门 要 做 好 登 记 及 服 务 工 作 工 作 要 先 清 点 所 查 档 案 的 材 料 后, 再 拿 给 查 阅 人 员, 并 向 查 阅 人 员 说 明 注 意 事 项 查 借 阅 完 毕 后, 收 回 的 档 案 要 及 时 清 点, 确 认 无 误 后, 及 时 入 库 归 位
第 六 章 人 事 档 案 的 转 递 第 五 十 条 档 案 的 转 递 一 般 是 由 工 作 调 动 等 原 因 引 起 的 由 原 单 位 人 事 档 案 管 理 部 门 转 递 给 新 单 位 人 事 档 案 管 理 部 门 一 项 工 作 第 五 十 一 条 档 案 转 递 要 按 照 合 格 及 时 安 全 规 范 的 要 求 进 行 转 递 转 出 的 档 案 质 量 要 符 合 档 案 管 理 要 求, 档 案 要 在 人 员 调 出 后 15 日 内 及 时 转 递, 特 殊 情 况 不 超 过 两 个 月, 人 事 档 案 转 出 要 报 本 单 位 分 管 领 导 批 准 后, 严 密 包 封 通 过 机 要 转 递 或 派 专 人 递 送 第 五 十 二 条 人 事 档 案 转 递 程 序 如 下 : (1) 取 出 应 转 走 的 档 案 (2) 在 档 案 底 账 上 注 销 (3) 填 写 人 事 档 案 材 料 转 递 单 (4) 按 发 文 要 求 包 装 密 封 第 五 十 三 条 接 到 对 方 单 位 转 递 来 人 事 档 案 后 要 及 时 核 对, 确 认 无 误 后, 应 在 回 执 上 签 字 盖 章, 及 时 返 回 第 七 章 人 事 档 案 保 密 规 定 及 保 存 期 限 第 五 十 四 条 人 教 处 负 责 职 工 人 事 档 案 的 管 理 和 保 管 工 作 第 五 十 五 条 人 事 档 案 管 理 人 员 要 加 强 对 档 案 材 料 的 管 理 工 作 要 认 真 负 责, 耐 心 细 致, 防 止 档 案 材 料 褶 皱 或 毁 坏 ; 不 得 私 自 涂 改 抽 去 或 伪 造 档 案 材 料, 同 时 防 止 丢 失 档 案 材 料 ; 严 格 执 行 保 密 制 度, 不 得 泄 露 档 案 内 容 第 五 十 六 条 单 位 内 部 各 类 人 事 档 案 原 则 上 永 久 保 存, 一 般 员 工 ( 生 前 无 职 务 职 称, 生 活 经 历 一 般 的 ) 本 人 去 世 25 年 后, 保 存 的 人 事 档 案 经 鉴 定 后 无 价 值 可 销 毁 第 八 章 附 则 第 十 条 本 办 法 自 发 布 之 日 起 开 始 执 行, 由 院 人 教 处 附 则 解 释