美 差 會 潮 浸 服 務 聯 會 我 和 董 事 一 起 走 過 的 日 子! 最 佳 執 行 指 引 遠 見 卓 識 計 劃 7.12.2015 1
願 景 實 踐 領 導 執 行 決 策 解 決 委 任 受 命 權 限 酌 情 監 察 問 責 風 雨 同 路 相 互 信 任 2
小 型 福 利 機 構 關 注 組 最 佳 執 行 指 引 執 行 文 件 ( 範 本 ) 財 務 管 理 整 筆 撥 款 儲 備 的 管 理 1. 善 用 儲 備 ( 第 一 組 ) 機 構 須 依 據 社 署 所 訂 定 的 用 途, 確 保 公 平 合 理 妥 善 及 有 效 地 運 用 儲 備 機 構 應 善 用 儲 備, 藉 此 維 持 或 加 強 服 務 和 推 行 策 略 性 發 展, 包 括 建 立 一 支 優 質 的 員 工 隊 伍 機 構 須 按 其 實 際 情 況 及 發 展 策 略, 自 行 決 定 把 整 筆 撥 款 儲 備 用 機 構 管 理 委 員 會 可 配 合 機 構 整 筆 撥 款 手 冊 整 筆 撥 款 通 告 於 不 同 範 疇 的 分 配, 例 如 : 履 行 對 員 工 的 合 約 承 諾 維 持 或 加 強 服 務 和 推 行 策 略 性 發 展, 包 括 透 過 改 善 現 有 員 工 的 聘 用 條 件 支 持 員 工 作 專 業 發 展 等 方 法, 建 立 一 支 優 質 的 員 工 隊 伍 的 年 度 服 務 檢 討 及 發 展 計 劃 進 度 安 排 會 議 議 程 討 論 相 關 事 宜 相 關 信 函 機 構 年 度 計 劃 文 件 機 構 管 理 委 員 會 須 每 年 最 少 一 次 在 其 會 議 上 討 論 如 何 管 理 及 可 配 合 機 構 年 度 服 務 檢 討 及 機 構 管 理 委 員 會 會 議 記 錄 運 用 儲 備, 在 討 論 時 須 考 慮 如 何 善 用 儲 備 以 配 合 機 構 發 展, 有 關 討 論 須 記 錄 在 案 發 展 計 劃 進 度 安 排 會 議 議 程 討 論 相 關 事 宜 機 構 在 管 理 整 筆 撥 款 儲 備 時 須 遵 守 整 筆 撥 款 手 冊 整 筆 撥 款 全 年 整 筆 撥 款 手 冊 整 筆 撥 款 通 告 及 通 告 相 關 信 函 / 通 知 所 訂 定 的 用 途, 並 備 有 財 務 報 告 財 務 計 劃 等 文 件 財 務 報 告 財 務 預 算 機 構 須 備 有 文 件, 說 明 管 理 及 監 察 整 筆 撥 款 儲 備 的 政 策 及 程 序, 並 須 讓 員 工 知 悉 有 關 程 序 全 年 有 關 機 構 管 理 及 監 察 整 筆 撥 款 儲 備 的 政 策 及 程 序 ( 附 件 一 ) 1
( 附 件 一 ) 有 關 機 構 管 理 及 監 察 整 筆 撥 款 儲 備 的 政 策 及 程 序 一. 政 策 機 構 管 理 委 員 會 負 責 監 察 機 構 的 運 作, 並 負 責 制 定 服 務 範 疇 的 規 劃 和 預 算, 以 及 負 責 監 察 機 構 按 指 定 用 途 正 確 運 用 公 帑, 包 括 社 會 福 利 署 整 筆 撥 款 及 有 關 儲 備 同 時, 機 構 管 理 委 員 會 因 應 機 構 持 續 的 發 展, 會 對 有 關 儲 備 按 時 作 出 檢 討, 及 在 有 需 要 時 對 如 何 使 用 儲 備 作 出 適 當 修 訂 機 構 管 理 委 員 會 及 管 理 層 使 用 社 會 福 利 署 整 筆 撥 款 儲 備 時, 需 遵 守 整 筆 撥 款 手 冊 整 筆 撥 款 通 告 相 關 信 函 / 通 知 所 訂 定 的 用 途 為 使 機 構 能 從 有 關 人 士 取 得 回 應 和 意 見, 機 構 的 機 構 管 理 委 員 會 會 向 員 工 和 公 眾 提 供 社 會 福 利 署 整 筆 撥 款 及 有 關 儲 備 的 財 務 報 告 二. 程 序 聯 同 服 務 單 位 主 管 及 各 員 工 按 年 度 計 劃 周 期 展 開 周 年 計 劃 的 工 作 及 各 服 務 單 位 主 管 按 機 構 使 命 及 目 標, 完 成 草 擬 年 度 服 務 計 劃, 其 中 包 括 服 務 發 展 策 略 人 力 資 源 計 劃 等 按 年 度 服 務 計 劃 及 機 構 財 務 狀 況, 包 括 有 需 要 時 如 何 使 用 整 筆 撥 款 儲 備, 以 訂 定 機 構 年 度 財 政 預 算 需 向 機 構 管 理 委 員 會 提 交 服 務 發 展 計 劃 及 財 政 預 算 草 稿 作 討 論 及 通 過 需 向 機 構 管 理 委 員 會 提 交 相 關 財 務 報 告, 包 括 最 新 之 機 構 財 務 報 告 及 整 筆 撥 款 儲 備 報 告 機 構 管 理 委 員 會 按 機 構 使 命 及 目 標 討 論 有 關 議 案, 同 時 亦 考 慮 管 理 整 筆 撥 款 儲 備 時 須 遵 守 需 遵 守 整 筆 撥 款 手 冊 整 筆 撥 款 通 告 相 關 信 函 / 通 知 所 訂 定 的 用 途 機 構 管 理 委 員 會 討 論 結 果 需 記 錄 於 機 構 管 理 委 員 會 會 議 記 錄 中 機 構 在 年 度 服 務 報 告 中 披 露 財 務 核 數 報 告 及 有 關 整 筆 撥 款 儲 備 資 訊, 供 員 工 及 公 眾 閱 覽 2
3. 儲 備 狀 況 ( 第 一 組 ) 機 構 須 透 過 便 利 有 效 及 適 時 的 渠 道, 以 簡 明 的 方 式 向 員 工 及 公 眾 發 佈 有 關 整 筆 撥 款 儲 備 的 資 訊, 包 括 簡 述 未 來 如 何 運 用 儲 備 的 計 劃 機 構 透 過 機 構 年 報 向 公 眾 發 佈 有 關 機 構 在 過 去 一 年 運 用 整 筆 撥 款 儲 備 的 財 務 報 表 年 報 亦 會 上 載 於 機 構 網 頁 在 年 報 及 同 工 會 議 中 簡 述 未 來 如 何 運 用 儲 備 的 計 劃 每 年 年 報 約 於 一 月 發 佈 年 報 會 議 記 錄 3
使 用 非 定 影 員 工 的 公 積 金 儲 備 4. 使 用 儲 備 ( 第 一 組 ) 機 構 須 按 指 定 用 途 善 用 非 定 影 員 工 的 公 積 金 儲 備, 藉 此 提 高 員 工 士 氣, 增 加 員 工 對 機 構 的 歸 屬 感 機 構 須 按 其 公 積 金 儲 備 的 實 際 情 況, 自 行 決 定 將 公 積 金 儲 備 用 於 以 下 情 況, 例 如 : 考 慮 調 整 公 積 金 供 款 比 率, 或 發 放 一 次 性 的 額 外 供 款 予 員 工 機 構 管 理 委 員 會 須 每 年 最 少 一 次 在 其 會 議 上 討 論 如 何 管 理 及 運 用 公 積 金 儲 備, 在 討 論 時 須 考 慮 上 述 原 則, 有 關 討 論 須 記 錄 在 案 機 構 須 依 據 相 關 法 例 整 筆 撥 款 手 冊 整 筆 撥 款 通 告 及 相 關 信 函 / 通 知 所 訂 定 的 用 途 運 用 非 定 影 員 工 的 公 積 金 儲 備, 並 備 有 財 務 報 告 財 務 計 劃 等 文 件 機 構 須 備 有 文 件, 說 明 管 理 及 監 察 非 定 影 員 工 的 公 積 金 儲 備 的 機 制 政 策 及 程 序 機 構 須 在 周 年 大 會 / 年 報 中 報 告 機 構 在 過 去 一 年 如 何 運 用 非 定 影 員 工 的 公 積 金 儲 備, 並 簡 述 未 來 運 用 儲 備 的 計 劃 機 構 管 理 委 員 會 可 配 合 機 構 的 年 度 服 務 檢 討 及 發 展 計 劃 進 度 安 排 會 議 議 程 討 論 相 關 事 宜 機 構 管 理 委 員 會 會 議 記 錄 機 構 通 告 機 構 管 理 委 員 機 構 管 理 委 員 會 會 可 配 合 機 構 會 議 記 錄 的 年 度 服 務 檢 機 構 通 告 討 及 發 展 計 劃 進 度 安 排 會 議 議 程 討 論 相 關 事 宜 全 年 整 筆 撥 款 手 冊 整 筆 撥 款 通 告 及 機 構 年 度 計 劃 文 件 全 年 有 關 機 構 管 理 及 監 察 公 積 金 儲 備 的 政 策 及 程 序 ( 附 件 二 ) 每 年 年 報 約 於 周 年 大 會 會 議 記 周 年 大 會 一 月 發 佈 錄 年 報 4
( 附 件 二 ) 有 關 管 理 及 監 察 非 定 影 員 工 的 公 積 金 儲 備 的 機 制 政 策 及 程 序 一. 政 策 機 構 管 理 委 員 會 負 責 監 察 機 構 的 運 作, 並 負 責 制 定 服 務 範 疇 的 規 劃 和 預 算, 以 及 負 責 監 察 機 構 按 指 定 用 途 正 確 運 用 公 帑, 包 括 社 會 福 利 署 給 予 非 定 影 員 工 公 積 金 的 撥 款 及 有 關 儲 備 同 時, 機 構 管 理 委 員 會 對 有 關 儲 備 按 時 作 出 檢 討, 及 在 有 需 要 時 對 如 何 使 用 儲 備 作 出 適 當 修 訂 機 構 管 理 委 員 會 及 管 理 層 使 用 非 定 影 員 工 的 公 積 金 儲 備 時, 需 遵 守 整 筆 撥 款 手 冊 整 筆 撥 款 通 告 相 關 信 函 / 通 知 所 訂 定 的 用 途 為 使 機 構 能 從 有 關 人 士 取 得 回 應 和 意 見, 機 構 的 機 構 管 理 委 員 會 會 向 員 工 提 供 有 關 非 定 影 員 工 的 公 積 金 儲 備 的 財 務 報 告 二. 程 序 聯 同 服 務 單 位 主 管 及 各 員 工 按 年 度 計 劃 周 期 展 開 周 年 計 劃 的 工 作 及 各 服 務 單 位 主 管 按 機 構 使 命 及 目 標, 完 成 草 擬 年 度 服 務 計 劃, 其 中 包 括 服 務 發 展 策 略 人 力 資 源 計 劃 等 按 服 務 發 展 計 劃 及 機 構 財 務 狀 況, 包 括 有 需 要 時 如 何 使 用 整 筆 撥 款 儲 備 及 非 定 影 員 工 公 積 金 儲 備, 以 訂 定 機 構 財 政 預 算 需 向 機 構 管 理 委 員 會 提 交 服 務 發 展 計 劃 及 財 政 預 算 草 稿 作 討 論 及 通 過 需 向 機 構 管 理 委 員 會 提 交 相 關 財 務 報 告, 包 括 最 新 之 機 構 財 務 報 告 整 筆 撥 款 儲 備 及 非 定 影 員 工 的 公 積 金 儲 備 報 告 機 構 管 理 委 員 會 就 非 定 影 員 工 的 公 積 金 的 儲 備 及 其 使 用 作 出 討 論, 同 時 亦 考 慮 管 理 整 筆 撥 款 儲 備 時 須 遵 守 需 遵 守 整 筆 撥 款 手 冊 整 筆 撥 款 通 告 相 關 信 函 / 通 知 所 訂 定 的 用 途 機 構 管 理 委 員 會 討 論 結 果 需 記 錄 於 機 構 管 理 委 員 會 會 議 記 錄 中 機 構 在 年 度 服 務 報 告 中 披 露 財 務 核 數 報 告 及 有 關 非 定 影 員 工 公 積 金 及 其 儲 備 的 資 訊, 並 簡 述 未 來 運 用 儲 備 的 計 劃, 供 員 工 閱 覽 5
5. 儲 備 狀 況 ( 第 一 組 ) 機 構 須 以 便 利 有 效 及 適 時 的 渠 道 向 員 工 發 佈 有 關 公 積 金 儲 備 的 資 訊, 包 括 簡 述 未 來 如 何 運 用 公 積 金 儲 備 的 計 劃 機 構 透 過 機 構 年 報 向 公 眾 發 佈 有 關 機 構 在 過 去 一 年 運 用 公 積 金 儲 備 的 財 務 報 表 年 報 亦 會 上 載 於 機 構 網 頁 在 年 報 及 同 工 會 議 中 簡 述 未 來 如 何 運 用 儲 備 的 計 劃 每 年 年 報 約 於 一 月 發 佈 年 報 職 員 會 會 議 記 錄 6
人 力 資 源 管 理 員 工 薪 酬 政 策 及 管 理 6. 薪 酬 調 整 ( 第 一 組 ) 機 構 須 把 薪 酬 調 整 撥 款 用 於 其 指 定 目 的, 向 所 有 受 整 筆 撥 款 津 助 的 員 工 作 出 適 時 的 薪 酬 調 整 機 構 於 管 理 / 財 務 委 員 會 及 董 事 會 討 論 及 通 過 有 關 薪 酬 調 整 向 機 構 發 放 額 外 資 源 的 分 配 原 則, 及 收 到 有 關 撥 款 後 發 放 給 員 工 的 時 段, 並 按 章 通 過 補 發 薪 金 的 原 則 每 年 4 月 至 9 月 機 構 管 理 / 財 務 委 員 會 會 議 記 錄 整 筆 撥 款 手 冊 整 筆 撥 款 通 告 機 構 員 工 手 冊 員 工 僱 用 合 約 機 構 管 理 / 財 務 委 員 會 待 政 府 及 有 關 部 門 落 實 當 年 的 每 年 4 月 至 10 機 構 管 理 / 財 務 機 構 管 理 / 財 務 薪 酬 調 整 幅 度 後, 機 構 管 理 / 財 月 委 員 會 會 議 記 錄 委 員 會 務 委 員 會 對 機 構 當 年 的 薪 酬 調 整 筆 撥 款 通 告 及 整 作 最 後 修 訂 財 務 報 告 財 務 預 算 收 到 社 會 福 利 署 有 關 薪 酬 調 整 每 年 4 月 至 11 社 署 有 關 撥 款 通 的 額 外 撥 款 金 額 的 信 函 後, 機 月 知 的 信 函 構 須 以 書 面 電 郵, 又 或 簡 介 會 機 構 發 給 員 工 的 的 形 式 向 員 工 發 佈 有 關 該 年 度 電 郵 或 信 函 機 構 薪 酬 調 整 的 安 排, 內 容 包 簡 介 會 議 程 及 記 括 : 錄 1. 社 署 在 該 年 度 因 應 薪 酬 調 整 向 機 構 發 放 額 外 資 源 的 金 額 ; 2. 機 構 管 理 委 員 會 議 決 的 分 配 (a) 按 公 務 員 薪 酬 調 整 的 百 分 比 調 整 員 工 的 薪 酬 ; 或 7
(b) 把 薪 酬 調 整 的 額 外 撥 款 全 數 用 於 薪 酬 調 整 ; 並 簡 述 其 原 因 3. 發 放 薪 酬 的 時 段 收 到 社 會 福 利 署 的 額 外 撥 款 之 每 年 10 月 至 機 構 通 告 後, 機 構 以 電 郵 / 信 函 通 知 員 工 12 月 個 別 員 工 的 通 知 財 務 及 行 政 部 人 有 關 金 額 及 發 放 日 期 書 及 確 認 信 員 職 員 會 議 記 錄 8
機 構 在 處 理 投 訴 上 的 角 色 及 責 任 13. 不 同 層 級 的 投 訴 處 理 所 涉 及 的 人 員 職 能 及 責 任 ( 第 一 組 ) 就 整 筆 撥 款 津 助 有 關 的 投 訴, 機 構 須 訂 立 完 善 機 制 及 政 策 以 清 楚 說 明 處 理 各 層 級 的 投 訴 所 涉 及 的 人 員, 以 及 每 位 人 員 在 每 個 層 級 的 責 任 及 職 能 機 構 須 確 保 所 有 處 理 投 訴 的 層 級 均 避 免 利 益 衝 突 機 構 須 讓 投 訴 人 及 被 投 訴 人 知 悉 有 關 的 投 訴 正 按 照 機 構 / 整 筆 撥 款 獨 立 處 理 投 訴 委 員 會 所 訂 明 之 程 序 處 理 i. 就 整 筆 撥 款 津 助 有 關 的 投 訴, 服 務 使 用 者 及 員 工 就 機 構 或 全 年 整 筆 撥 款 手 冊 整 筆 撥 款 通 告 其 轄 下 服 務 單 位 提 出 的 投 訴 應 先 由 有 關 機 構 按 照 其 既 定 政 策 處 理 服 務 質 素 標 準 15 ii. 機 構 須 備 有 政 策 文 件, 說 明 處 理 投 訴 的 政 策 及 機 制 ( 包 括 全 年 整 筆 撥 款 手 冊 整 筆 撥 款 通 告 涉 及 員 工 管 理 層 及 機 構 管 理 委 員 會 的 投 訴 ) 若 機 構 現 行 處 理 投 訴 的 政 策 及 機 制 ( 服 務 質 素 標 準 15) 已 涵 蓋 以 上 範 疇, 則 機 構 只 須 沿 用 現 有 機 制 服 務 質 素 標 準 15 附 件 三 : 投 訴 流 程 圖 iii. 機 構 須 讓 投 訴 人 及 被 投 訴 人 知 悉 有 關 的 投 訴 正 按 照 機 構 / 整 筆 撥 款 獨 立 處 理 投 訴 委 員 會 所 訂 明 的 程 序 處 理 全 年 整 筆 撥 款 手 冊 整 筆 撥 款 通 告 服 務 質 素 標 準 15 附 件 三 : 投 訴 流 程 圖 9
14. 機 構 處 理 投 訴 的 政 策 及 程 序 ( 第 一 組 ) 就 整 筆 撥 款 津 助 有 關 的 投 訴, 機 構 須 嚴 謹 地 依 據 既 定 政 策 程 序 及 成 員 組 合, 公 正 地 處 理 投 訴, 並 輔 以 合 宜 的 監 察 及 上 訴 / 覆 檢 機 制 機 構 須 按 照 整 筆 撥 款 獨 立 處 理 投 訴 委 員 會 的 程 序 ( 註 一 ) 及 要 求 處 理 有 關 的 投 訴 i. 就 整 筆 撥 款 津 助 有 關 的 投 訴, 機 構 須 備 有 文 件, 說 明 其 就 處 理 投 訴 所 採 取 的 內 部 控 制 措 施 全 年 整 筆 撥 款 手 冊 整 筆 撥 款 通 告 服 務 質 素 標 準 15 附 件 三 : 投 訴 流 程 圖 ii. 機 構 須 備 存 投 訴 及 處 理 投 訴 的 書 面 記 錄, 以 確 保 機 構 依 據 既 定 政 策 程 序 及 成 員 組 合, 公 正 地 處 理 投 訴 iii. 機 構 須 按 整 筆 撥 款 獨 立 處 理 投 訴 委 員 會 的 要 求, 適 時 提 供 與 投 訴 相 關 的 資 料 及 書 面 記 錄, 讓 整 筆 撥 款 獨 立 處 理 投 訴 委 員 會 能 就 投 訴 進 行 調 查 iv. 機 構 須 備 存 相 關 的 書 面 記 錄, 以 顯 示 機 構 已 就 整 筆 撥 款 獨 立 處 理 投 訴 委 員 會 所 提 出 的 建 議 作 出 跟 進 全 年 投 訴 面 見 記 錄 涉 及 投 訴 的 相 關 文 件 及 書 信 全 年 投 訴 面 見 記 錄 涉 及 投 訴 的 相 關 文 件 及 書 信 全 年 書 面 跟 進 記 錄 投 訴 面 見 記 錄 涉 及 投 訴 的 相 關 文 件 及 書 信 註 一 : 社 會 福 利 署 整 筆 撥 款 獨 立 處 理 投 訴 委 員 會 秘 書 處 之 既 定 政 策 10
投 訴 流 程 圖 ( 附 件 三 ) 員 工 服 務 使 用 者 投 訴 按 SQS 15 執 行 程 序 否 有 關 整 筆 撥 款 事 宜 完 成 如 負 責 調 查 人 員 是 為 被 投 訴 者, 若 存 機 構 的 相 關 管 理 人 員 調 查 紀 錄 在 案 在 利 益 衝 突 時, 應 轉 上 一 層 的 機 構 管 理 人 員 總 幹 事 董 事 會 主 席 或 委 員 處 理 如 認 為 接 到 投 訴 後 三 個 工 作 天 聯 絡 投 訴 人 二 十 一 個 工 作 天 回 覆 結 果 仍 有 潛 在 利 益 衝 突 時, 可 邀 請 更 高 層 委 員 會 甚 至 獨 立 人 士 參 與 調 查 了 解 後 無 關 整 筆 撥 款 / 投 訴 無 可 跟 進 約 見 投 訴 人 否 委 派 委 員 或 獨 立 人 士 處 理 紀 錄 及 / 或 按 SQS 15 是 繼 續 調 查 否 是 再 作 調 整 跟 進 七 個 工 作 天 內 有 初 步 結 果 及 完 成 報 告 投 訴 人 滿 意 結 果? 約 見 投 訴 人 十 四 個 工 作 天 回 覆 結 果 投 訴 人 滿 意 結 果? 是 否 更 高 管 理 層 處 理 約 見 投 訴 人 11