文 书 管 理 规 定 总 则 第 一 条 目 的 为 使 文 书 管 理 制 度 化, 以 增 进 文 书 处 理 之 品 质 及 效 率, 特 订 定 本 规 则 第 贰 条 范 围 本 规 则 所 称 文 书 管 理, 指 总 管 理 处 各 部 室 中 心 或 各 公 司 ( 含 事 业 部 业 务 执 行 部 门 ) 与 外 界 来 往 的 文 书 ( 包 括 电 报 ) 及 关 系 企 业 ( 含 公 司 内 容 ) 各 部 门 间 来 往 文 书 ( 包 含 签 呈 ), 自 收 ( 发 ) 文 至 归 档 全 部 过 程 之 办 理 与 控 制 承 办 部 门 第 三 条 总 收 发 部 门 总 公 司 各 部 门 与 外 界 来 往 文 书 的 收 发 由 总 管 理 处 总 务 部 门 统 一 办 理, 各 公 司 ( 工 厂 ) 所 在 地 的 总 收 发 由 其 所 属 总 务 部 门 办 理 总 收 发 部 门 负 责 文 书 之 收 受 及 发 送 第 四 条 管 理 部 门 ( 一 ) 总 管 理 处 各 部 室 中 心 及 各 公 司 以 公 司 名 义 与 外 界 来 往 的 文 书, 以 各 公 司 总 经 理 室 或 管 理 处 为 管 理 部 门 ; 营 业 采 购 工 务 资 料 法 律 服 务 训 练 等 业 务 部 门 的 文 书, 得 以 各 该 业 务 部 门 的 最 高 主 管 部 门 为 管 理 部 门 ( 二 ) 各 公 司 ( 工 厂 ) 所 在 地 与 外 界 来 往 属 地 区 性 文 书, 以 其 所 在 地 之 经 理 室 或 管 理 处 ( 或 总 务 部 门 ) 为 管 理 部 门 ( 三 ) 关 系 企 业 各 公 司 部 门 间 来 往 文 书 原 则 上 以 厂 处 部 室 以 上 部 门 为 管 理 部 门 ( 四 ) 管 理 部 门 应 指 定 人 员 负 责 来 往 文 书 的 核 稿 及 收 发 拆 封 登 记 分 文 稽 催 校 对 监 印 档 案 管 理 等 事 宜 ; 文 书 未 按 规 定 处 理 者, 管 理 部 门 不 得 受 理 第 五 条 主 办 及 会 办 部 门 ( 一 ) 文 书 内 容 所 涉 及 的 业 务 主 办 部 门 为 该 项 文 书 的 主 办 部 门, 如 有 涉 及 其 他 部 门 时, 其 他 部 门 则 为 该 项 文 书 的 会 办 部 门 ( 二 ) 本 企 业 各 类 资 料 对 外 统 一 报 送 的 主 办 会 办 及 提 供 部 门 如 表 3.2.2: 表 3.2.2 资 料 报 送 对 象 主 办 部 门 提 供 部 门 备 注 一 金 融 机 构 二 财 务 部 各 各 公 司 各 公 司 会 计 处 会 : 法 律 事 务 室 主 管 机 构 ( 一 ) 税 会 计 处 ( 科 ) 法 律 ( 科 ) 各 公 司 会 会 : 法 律 事 务 室 财 务 务 主 管 机 构 ( 二 ) 商 业 及 证 券 主 管 机 构 ( 三 ) 工 厂 主 管 事 务 室 各 公 司 总 经 理 或 独 立 厂 区 之 管 理 部 门 资 材 部 计 处 ( 科 ) 各 公 司 部 如 发 布 资 料 涉 及 公 会 计 处 ( 科 ) 各 司 业 务 政 策 事 项 应 报 公 司 会 计 处 ( 科 ) 告 长 核 定 后 始 得 向 外 机 构 ( 四 ) 外 汇 贸 秘 书 室 营 业 部 及 技 术 工 务 部 门 宣 布 ( 一 ) 务 求 易 主 管 机 构 三 报 门 各 公 司 总 经 各 公 司 会 计 处 ( 科 ) 文 字 简 要, 设 计 新 颖,
界 ( 新 闻 ) 资 料 四 理 室 ( 统 一 格 式 由 各 各 公 司 总 经 理 室 以 便 作 为 企 业 宣 传 之 业 务 往 业 客 户 ( 业 务 公 司 会 商 决 定, 如 以 由 营 业 部 门 委 请 设 辅 助 工 具 ( 二 ) 编 上 需 要 及 推 广 产 品 企 业 体 为 主, 则 由 各 计 编 制 各 公 司 及 印 前 先 会 法 律 事 务 室 宣 传 资 ) 五 股 东 公 司 总 经 理 室 提 供 总 管 理 处 有 关 部 门 及 一 般 性 客 户 ( 编 制 资 料 并 由 总 管 理 处 各 公 司 或 关 系 企 业 总 经 理 室 汇 编 ) 体 年 报 ) 营 业 部 门 行 文 第 六 条 行 文 类 别 ( 一 ) 函 : 发 布 规 章 或 临 时 性 规 定 及 对 机 关 团 体 公 司 行 号 私 人 或 关 系 企 业 各 公 司 间 及 公 司 内 各 部 门 间 行 文 使 用 ( 二 ) 公 告 : 就 主 管 业 务 向 公 众 或 特 定 对 象 宣 布 时 使 用 ( 三 ) 便 函 : 关 系 企 业 各 公 司 部 门 间 或 公 司 内 各 部 门 间 业 务 接 洽 时 使 用 ( 四 ) 签 呈 : 下 级 对 上 级 有 所 请 示 或 报 告 时 使 用 ( 五 ) 电 报 : 业 务 处 理 须 以 电 报 行 文 时 使 用 ( 六 ) 表 格 式 公 文 : 政 府 机 关 规 定 之 表 格 式 公 文 及 公 司 人 事 令 等, 可 依 实 际 需 要 印 为 固 定 格 式 使 用 ( 七 ) 其 他 : 1. 司 法 文 书 依 据 司 法 部 门 规 定 程 序 实 施 ; 诉 讼 文 书, 依 政 府 有 关 部 门 诉 讼 审 议 委 员 会 规 定 程 序 实 施 2. 会 议 纪 录 及 例 行 表 报 等 的 发 送 不 必 行 文 第 七 条 行 文 名 义 署 名 及 印 信 借 用 ( 一 ) 对 关 系 企 业 外 机 构 行 文 的 名 义 署 名 及 用 印 规 定 如 下 : 1. 以 公 司 名 义 由 董 事 长 署 名 盖 董 事 长 职 章 : 属 政 策 性 或 影 响 公 司 重 大 权 益 的 行 文 2. 以 公 司 名 义 由 总 经 理 署 名 盖 总 经 理 职 章 : 对 政 府 各 部 会 局 署 及 其 所 属 一 级 二 级 机 构 或 省 政 府 市 政 府 及 其 所 属 一 级 机 构 等 之 行 文 3. 以 公 司 名 义 由 总 经 理 署 名 盖 总 经 理 职 衔 签 字 章 1 对 省 政 府 市 政 府 所 属 二 级 机 构 等 的 行 文 2 对 当 地 市 县 政 府 及 其 所 属 一 级 机 构 的 行 文 3 对 税 务 金 融 机 关 的 行 文 4 总 管 理 处 各 部 室 中 心 代 表 各 公 司 对 外 的 行 文 ( 但 本 款 第 六 项 另 有 规 定 者 从 其 规 定 ) 4. 以 公 司 名 义, 由 经 理 署 名 盖 经 理 职 衔 签 字 章 对 本 款 第 二 项 所 列 以 外 的 公 家 机 构 或 公 民 营 企 业 法 人 团 体 的 行 文 营 业 资 料 工 务 等 部 门 于 各 类 规 章 规 定 的 核 决 权 限 或 授 权 范 围 内 对 客 户 厂 商 之 行 文
5. 以 部 门 名 义, 由 厂 处 长 署 名 盖 厂 处 长 职 衔 签 字 章 营 业 资 材 工 务 等 部 门 于 各 类 规 章 规 定 的 核 决 权 限 或 授 权 范 围 内 对 客 户 厂 商 的 行 文 6. 以 部 门 名 义 盖 部 门 章 : 1 采 购 部 门 对 厂 商 的 行 文 2 人 事 服 务 训 练 法 律 等 部 门 于 经 办 业 务 之 权 责 范 围 内 对 公 民 营 事 业 民 间 机 构 或 个 人 的 行 文 7. 应 依 本 款 第 四 项 的 名 义 署 名 及 用 印 规 定 行 文 而 该 行 文 单 位 无 经 理 者, 得 盖 用 公 司 公 章 行 文 8. 因 环 境 特 殊 或 事 实 需 要, 须 另 行 规 定 行 文 名 义 署 名 及 印 信 使 用 者, 应 专 案 签 送 总 管 理 处 总 经 理 室 转 呈 董 事 长 或 总 经 理 核 准 ( 二 ) 关 系 企 业 各 部 门 间 应 以 部 门 名 义 行 文, 并 依 下 列 规 定 签 署 用 印 : 1. 正 式 行 文 者, 以 公 司 名 义 由 总 经 理 或 事 业 部 经 理 署 名 盖 职 衔 签 字 章 为 之 ; 以 业 务 接 洽 便 函 行 文 者, 由 经 办 部 门 主 管 及 经 办 人 署 名, 盖 用 部 门 章 2. 总 管 理 处 各 部 室 中 心 对 各 公 司 行 文 的 油 印 函 件, 盖 用 部 门 章 3. 工 务 资 材 会 计 总 务 等 服 务 部 门 对 其 他 部 门 的 行 文 盖 部 门 章 4. 厂 处 以 上 部 门 主 管 对 其 直 辖 部 门 行 文 以 部 门 主 管 之 职 衔 签 字 章 签 署 ( 三 ) 公 告 人 事 通 知 单 聘 任 书 奖 状 契 约 及 依 法 令 或 特 定 业 务 ( 如 进 出 口 税 务 关 税 劳 保 投 标 等 ), 须 加 盖 公 司 或 业 务 专 用 章 的 文 件, 均 应 盖 章, 并 视 业 务 需 要 依 规 定 加 盖 董 事 长 或 总 经 理 之 职 衔 签 字 章 或 职 章 或 加 盖 于 其 权 限 或 授 权 范 围 内 的 部 门 主 管 签 字 章 或 私 章 ( 四 ) 特 定 签 署 人 及 印 信 的 文 件 从 其 规 定 ( 五 ) 需 以 对 等 身 份 的 签 署 人 名 义 复 文 者, 应 斟 酌 实 情 处 理 第 八 条 行 文 的 判 行 权 限 ( 一 ) 以 董 事 长 署 名 行 文 者, 应 送 总 管 理 处 总 经 理 室 转 呈 董 事 长 判 行 ( 二 ) 以 总 经 理 署 名 行 文 者, 除 总 管 理 处 各 部 室 中 心 代 表 各 公 司 对 外 行 文 得 由 经 理 ( 主 任 ) 判 行 者 外, 应 送 各 公 司 总 经 理 室 转 呈 总 经 理 判 行 ( 三 ) 以 事 业 部 经 理 署 名 行 文 者 应 送 经 理 室 转 呈 经 理 判 行 ( 四 ) 以 部 门 名 义 由 厂 处 长 署 名 行 文 者, 应 由 部 门 主 管 判 行 ( 五 ) 以 部 门 名 义 行 文 者, 应 由 部 门 主 管 判 行 ( 六 ) 以 公 司 名 义 盖 用 公 司 公 章 行 文 者, 应 由 经 理 级 人 员 判 行 ( 七 ) 因 专 案 业 务 需 要, 如 进 出 口 税 务 关 税 劳 保 投 标 等 使 用 公 司 名 义, 须 盖 用 董 事 长 或 总 经 理 之 业 务 专 用 章 者, 行 文 时 应 经 各 该 业 务 部 门 主 管 于 授 权 之 范 围 内 经 核 准 后 始 得 为 之 ( 八 ) 固 定 格 式 文 书, 应 由 署 名 的 主 管 于 原 稿 判 行 后, 授 权 业 务 主 办 部 门 主 管 依 式 行 文 文 书 处 理 程 式 Ⅰ. 通 则 第 九 条 文 书 分 类
( 一 ) 机 密 类 : 具 有 专 利 性 独 特 技 术 性 的 资 料 及 特 定 列 管 的 业 务 机 密 文 件, 应 依 本 规 定 第 八 章 规 定 办 理 ( 二 )A 类 : 凡 关 系 重 大, 足 以 影 响 公 司 权 益 的 文 书, 应 呈 总 经 理 核 阅 后 始 得 分 文 办 理 ( 三 )B 类 : 一 般 文 书 及 经 常 性 业 务 往 来 文 书 ( 四 )C 类 : 一 般 通 知 或 参 考 性 的 函 件 无 须 呈 判 者, 仅 登 记 分 文 直 接 交 经 办 部 门 处 理 后 归 档 ( 五 ) 其 他 类 : 与 公 司 业 务 无 直 接 关 系 之 表 报 宣 传 或 印 刷 函 件, 无 需 收 文 登 记, 可 直 接 送 有 关 部 门 参 阅 第 十 条 收 发 文 登 记 单 ( 一 ) 第 一 联 为 收 ( 发 ) 文 登 记 单, 收 发 人 员 按 流 水 号 码 顺 序 装 订 存 查 ( 二 ) 第 二 联 为 催 办 单, 于 送 经 办 部 门 签 收 文 件 后, 收 发 人 员 收 回, 按 处 理 期 限 或 待 复 日 期 之 先 后 次 序 整 理, 按 日 核 对 催 办 ( 三 ) 第 三 联 为 主 管 催 办 单, 经 办 部 门 主 管 于 交 办 文 件 后 留 存, 按 处 理 期 限 或 待 复 日 期 之 先 后 整 理, 以 备 随 时 稽 催 督 导 用 ( 四 ) 第 四 联 为 经 办 人 员 存 查 联, 于 文 件 办 妥 后 按 结 案 未 结 案 分 类 存 查 ( 五 ) 第 五 联 为 核 查 联, 于 文 件 办 妥 时 随 文 归 档, 如 系 代 行 或 授 权 判 行 的 文 件, 由 收 发 人 员 转 送 主 管 核 阅 后 归 档 第 十 一 条 收 ( 发 ) 文 字 号 的 制 定 管 理 ( 一 ) 对 外 行 文 的 字 号 1. 公 司 :X 1X 2(X 3) 总 字 第 号 X 1X 2 为 公 司 简 称 ;X 3 为 地 区 别, 不 需 分 地 区 者 省 略 ; 为 公 司 收 ( 发 ) 文 流 水 号 2. 事 业 部 ( 含 直 属 部 门 ):X 1X 2(X 3)X 4 字 第 号 (X 4 为 事 业 部 或 直 属 部 门 代 字, 由 各 公 司 总 经 理 室 制 定 管 理 ) 3. 营 业 部 门 : 由 各 公 司 总 经 理 室 制 定 ( 二 ) 对 关 系 企 业 行 文 的 字 号 1. 由 各 公 司 总 经 理 室 统 一 制 定 管 理 2. 总 管 理 处 各 部 室 中 心 由 总 管 理 处 总 经 理 室 统 一 制 定 管 理 ( 三 ) 收 发 文 编 号 1. 由 文 书 管 理 部 门 按 年 份 依 流 水 号 码 一 文 一 号 编 列 业 务 接 洽 便 函 另 行 编 定, 亦 采 流 水 号 码 一 文 一 号 编 列 2. 复 文 以 收 文 号 码 为 发 文 号 码, 如 有 二 号 以 上 来 文 并 案 处 理, 以 最 后 的 收 文 号 码 为 发 文 号 码 3. 主 动 发 文 号 码 与 一 般 收 复 文 号 码 采 取 同 一 编 号 顺 序 Ⅱ. 与 外 界 来 往 文 件 第 十 二 条 收 文 ( 一 ) 登 记 分 文
来 文 由 收 发 人 员 拆 封 后, 于 收 ( 发 ) 文 登 记 单 登 记 收 文 编 号 收 文 日 期 来 文 者 来 文 字 号 来 文 日 期 附 件 及 摘 要 后, 送 分 文 人 员 依 其 性 质 判 定 文 书 类 别 经 办 部 门, 再 由 收 发 人 员 分 发 ( 二 ) 文 件 的 分 送 收 发 人 员 分 发 文 件, 应 留 存 收 ( 发 ) 文 登 记 单 第 一 联, 依 收 文 编 号 之 流 水 号 码 装 订 之 其 余 第 二 三 四 五 联 连 同 来 文 以 分 文 专 用 卷 宗 送 交 经 办 部 门 主 管 核 定 要 否 答 复 及 处 理 期 限, 记 入 收 ( 发 ) 文 登 记 单 第 二 三 四 五 联, 第 二 联 于 当 天 签 收 后, 夹 放 于 分 文 专 用 卷 宗 退 还 收 发 人 员, 由 收 发 人 员 按 处 理 期 限 的 日 期 先 后 予 以 整 理 为 文 件 催 办 之 用 ( 三 ) 文 件 交 办 经 办 部 门 主 管 将 文 件 批 交 办 理 时, 应 将 经 办 人 姓 名 记 入 收 ( 发 ) 文 登 记 单 第 三 四 五 联, 留 存 第 三 联 按 处 理 日 期 之 先 后 整 理 稽 催 督 导, 第 四 五 联 连 同 文 件 交 经 办 人 办 理 ( 四 ) 文 件 处 理 1. 经 办 人 办 理 文 件 时, 应 将 拟 办 或 复 文 拟 搞 签 呈 主 管 判 行 2. 经 办 人 应 将 处 理 经 过 结 果 或 复 文 摘 要 记 录 于 收 ( 发 ) 文 登 记 单 第 四 五 联 记 要 联 记 要 栏 ( 如 不 敷 使 用 时, 得 以 文 书 签 办 单 补 充, 签 办 单 随 同 收 ( 发 ) 文 登 记 单 第 五 联 流 程 处 理 ), 并 填 记 预 定 保 存 期 限 及 销 案 或 待 复 日 期 后 连 同 来 文 ( 复 文 时 需 附 复 文 稿 ) 经 呈 判 后 打 字 校 对 再 转 送 文 书 管 理 部 门 收 发 人 员 经 办 部 门 主 管 于 文 件 判 行 后, 将 收 ( 发 ) 文 登 记 单 第 三 联 抽 出 销 案 3. 收 发 人 员 收 到 办 妥 的 来 文 及 收 ( 发 ) 文 登 记 单 第 四 五 联 时 : 1 如 无 需 复 文 者, 依 其 类 别 编 定 档 号 填 记 于 第 四 五 联 将 档 号 及 销 案 日 期 转 记 第 一 联, 抽 出 原 留 存 的 第 二 联 销 案, 并 将 第 五 联 同 文 件 归 档, 将 第 四 联 退 还 经 办 人 2 如 需 复 文 者, 将 复 文 及 复 文 搞 送 请 监 印 人 员 用 印 后, 复 文 封 发 投 邮 ; 来 文 复 文 稿 复 文 底 本 则 依 其 类 别 编 写 档 号 填 记 于 第 四 五 联 后, 第 五 联 连 同 来 文 复 文 稿 复 文 底 本 归 档, 并 抽 出 原 留 存 的 第 二 联 销 案 ( 如 需 待 复 者, 则 将 第 二 联 依 待 复 日 期 的 先 后 整 理 以 备 稽 催 ), 再 将 第 四 联 退 还 经 办 人 经 办 部 门 如 业 务 需 要, 可 以 复 文 底 本 留 存 4. 来 文 附 件 如 属 现 金 支 票 汇 票 或 其 他 有 价 证 券 等, 经 办 部 门 经 办 人 于 接 到 来 文 时, 应 即 缴 交 出 纳 部 门 签 收 不 应 随 文 传 递 第 十 三 条 主 动 发 文 ( 一 ) 拟 稿 登 记 经 办 人 以 公 文 稿 笺 拟 妥 文 稿, 检 附 收 ( 发 ) 文 登 记 单 一 式 五 联, 填 写 受 文 者 类 别 经 办 部 门 内 容 摘 要 附 件 经 办 人 姓 名 预 定 保 存 年 限 及 销 案 或 待 复 期 限 等 栏, 呈 部 门 主 管 会 核 稿 人 员 经 判 行, 送 收 发 人 员 编 号, 转 打 字 校 对 后, 送 交 文 书 管 理 部 门 收 发 人 员 ( 二 ) 发 文 处 理 收 发 人 员 收 到 发 文 文 件 原 稿 收 ( 发 ) 文 登 记 单 ( 一 式 五 联 ), 即 将 发 文 文 件 及 原 稿 送
请 监 印 人 员 用 印 文 件 封 发 投 邮 后, 登 记 单 第 一 联 依 收 发 文 编 号 的 流 水 号 装 订 ; 无 须 待 复 文 件, 第 二 三 联 即 予 销 案, 如 须 待 复 者, 第 二 联 由 收 发 人 员 暂 存, 第 三 联 送 经 办 部 门 主 管, 均 依 待 复 日 期 的 先 后 整 理 以 备 稽 催 ; 第 四 五 联 连 同 发 文 原 稿 及 底 本 依 其 类 别 编 写 档 号, 将 档 号 及 销 案 日 期 填 记 于 第 一 联 后, 第 四 联 交 还 经 办 人 存 查, 第 五 联 连 同 发 文 原 稿 底 本 归 档 第 十 四 条 外 界 复 文 的 处 理 收 发 人 员 及 文 书 经 办 部 门 收 到 外 界 复 文, 除 按 收 文 程 序 处 理 外, 收 发 人 员 应 抽 出 原 发 文 的 第 二 联 销 案, 将 销 案 日 期 转 记 原 发 文 的 第 一 联, 并 将 收 文 日 期 及 字 号 转 记 于 原 发 文 后 归 档 的 第 五 联, 经 办 部 门 接 到 复 文 时, 主 管 应 抽 出 原 发 文 的 第 三 联 销 案, 经 办 人 应 于 原 发 文 的 第 四 联 填 记 收 文 日 期 及 字 号 Ⅲ. 关 系 企 业 来 往 文 件 第 十 五 条 行 文 方 式 ( 一 ) 正 式 以 公 文 用 纸 或 油 印 函 件 行 文 者, 依 本 章 的 规 定 处 理 一 般 性 的 规 定 通 知 公 告 等 函 件 无 需 复 文 时, 发 文 部 门 仍 办 理 发 文 手 续, 受 文 部 门 则 依 下 列 方 式 处 理 : 1. 主 管 部 门 对 其 直 辖 部 门 行 文 时, 受 文 部 门 免 办 收 文 手 续 2. 总 管 理 处 各 部 室 中 心 及 各 公 司 相 互 行 文, 由 受 文 公 司 总 经 理 室 或 部 室 中 心 文 书 管 理 部 门 办 理 收 文, 其 转 交 所 属 部 门 时, 所 属 部 门 免 办 收 文 手 续 3. 受 文 部 门 依 前 二 项 的 规 定 免 办 收 文 者 仍 应 处 理 呈 核 后 依 收 文 日 期 先 后 顺 序 归 档 ( 二 ) 以 业 务 接 洽 便 函 行 文 者, 依 第 十 六 条 规 定 办 理 ( 三 ) 各 类 文 书 的 行 文, 应 就 组 织 层 级 需 要 数 量 一 次 印 发, 避 免 逐 级 转 文 重 印 延 误 时 效 第 十 六 条 业 务 接 洽 便 函 之 处 理 ( 一 ) 发 文 经 办 人 发 文 时, 应 将 接 洽 内 容 列 记 于 业 务 接 洽 便 函 第 一 联, 并 填 记 文 书 类 别 受 文 者 待 复 期 限 附 件 等 各 栏, 呈 请 主 管 判 行 后 另 依 式 填 写 三 联 连 同 第 一 联 呈 主 管 主 管 签 署, 一 并 送 收 发 人 员 编 号 并 记 载 于 收 ( 发 ) 文 编 号 登 记 表 再 送 监 印 人 员 用 印 后, 由 收 发 人 员 将 业 务 接 洽 便 函 第 二 三 四 联 送 交 受 文 部 门, 第 一 联 则 依 待 复 日 期 之 先 后 整 理 以 备 稽 催 ( 二 ) 收 文 受 文 部 门 的 收 发 人 员 收 到 业 务 接 洽 便 函 第 二 三 四 联, 于 便 函 上 填 记 收 文 时 间 编 定 收 文 号 码 并 记 载 收 ( 发 ) 文 编 号 登 记 表 将 便 函 第 二 三 四 联 送 呈 部 门 主 管 批 定 经 办 人 后, 由 收 发 人 员 将 二 三 联 交 由 经 办 人 承 办, 第 四 联 经 经 办 人 签 收 后 由 收 发 人 员 按 发 文 部 门 要 求 的 待 复 日 期 先 后 整 理, 以 备 稽 催 ( 三 ) 复 文 经 办 人 收 到 来 文 应 于 第 三 联 拟 具 复 文 稿 并 填 写 销 案 或 待 复 日 期, 及 预 定 保 存 期 限 ( 如 需 签 办, 则 以 文 书 签 办 单 办 理, 签 办 单 连 同 业 务 接 洽 便 函 第 三 联 处 理 ), 经 主 管 判 行 后, 依 式 填 写 于 第 二 联, 一 并 呈 主 管 签 署 再 送 由 收 发 人 员 转 请 用 印 并 抽 出 原 暂 存 之 第 四 联 转 记 销 案 或 待 复 日 期, 将 第 二 联 送 交 受 文 部 门 ( 原 发 文 部 门 ), 第 三 四 联 编
定 档 号 填 记 于 档 号 栏 后 ; 第 三 联 依 其 类 别 归 档 ; 第 四 联 依 收 文 流 水 编 号 的 顺 序 存 查 如 未 结 案, 则 第 四 联 按 待 复 日 期 先 后 整 理 以 备 稽 催 ( 四 ) 回 文 处 理 发 文 部 门 的 收 发 人 员 收 到 复 文 部 门 送 达 的 便 函 第 二 联 时, 于 原 暂 存 的 第 一 联 注 记 复 文 的 收 文 时 间 ; 第 二 联 转 送 经 办 人 呈 阅 办 妥 并 注 明 预 定 保 存 期 限 送 收 发 人 员 抽 出 第 一 联 销 案, 再 一 并 编 定 档 号 填 记 于 档 号 栏, 第 一 联 依 发 文 流 水 编 号 的 顺 序 装 订 存 查, 第 二 联 依 其 类 别 存 档, 如 未 结 案, 第 一 联 需 加 注 复 文 部 门 要 求 的 待 复 日 期, 并 按 此 日 期 的 先 后 整 理 以 备 稽 催, 再 行 复 文 时, 则 依 发 文 程 序 办 理 文 书 处 理 方 式 第 十 七 条 文 书 结 构 ( 一 ) 公 告 : 以 主 旨 依 据 公 告 事 项 三 段 式 斟 酌 运 用 ( 二 ) 函 签 呈 : 以 主 旨 说 明 办 法 请 求 拟 办 或 建 议 三 段 式 斟 酌 运 用 ( 三 ) 业 务 接 洽 便 函 : 以 公 文 三 段 式 或 以 条 例 方 式 逐 点 叙 述 ( 四 ) 采 用 语 体 文 以 达 到 简 浅 明 确 的 要 求, 可 用 表 格 处 理 的 尽 量 利 用 表 格 第 十 八 条 信 函 处 理 ( 一 ) 指 名 营 业 工 务 资 材 及 采 购 人 员 收 受 的 信 函 由 信 封 上 的 记 载 可 认 为 公 务 文 书 者, 应 视 同 公 务 文 书 拆 封, 如 系 私 事, 再 予 发 还 ; 未 能 办 认 为 公 务 文 书 的 信 函, 经 其 本 人 拆 封 后 如 系 公 务 文 书, 应 交 收 发 人 员 依 本 规 则 处 理 ( 二 ) 指 名 经 副 理 以 上 人 员 的 信 函, 迳 送 其 本 人, 如 系 公 务 文 书, 再 交 收 发 人 员 依 本 规 则 办 理 第 十 九 条 签 呈 处 理 ( 一 ) 经 办 人 因 特 殊 案 件 的 处 理, 需 签 请 主 管 核 示 时, 以 签 呈 用 纸 缮 写 一 份 行 之, 签 呈 经 核 决 并 依 示 办 妥 后 应 依 类 别 归 档 ( 二 ) 经 办 人 签 拟 后 层 呈 主 管 核 示, 如 需 呈 转 经 ( 副 ) 理 级 以 上 主 管 核 示 者 ( 各 公 司 经 理 室 总 经 理 室 以 及 总 管 理 处 各 部 室 中 心 为 呈 总 经 理 或 董 事 长 核 示 者 ) 则 于 厂 ( 处 ) 长 ( 部 室 主 管 ) 签 示 后, 由 厂 ( 处 ) 部 ( 室 ) 收 发 人 员 登 记 于 签 呈 事 务 备 查 表 转 呈 经 ( 副 ) 理 以 上 主 管 ( 各 公 司 经 理 室 总 经 理 室 及 总 管 理 处 为 总 经 理 或 董 事 长 ) 核 示, 于 核 示 后 由 厂 ( 处 ) 部 ( 室 ) 收 发 人 员 转 记 批 示 情 形, 呈 送 厂 ( 处 ) 长 ( 部 室 主 管 ) 核 阅 后, 交 由 经 办 人 依 示 办 理, 但 与 会 办 部 门 有 关 者 应 复 印 分 送 会 办 部 门 协 同 处 理 或 备 查 经 办 人 办 妥 后, 将 签 呈 交 由 厂 ( 处 ) 部 ( 室 ) 收 发 人 员 编 定 档 号 填 记 于 签 呈 及 签 呈 事 务 备 查 表 后, 签 呈 依 其 类 别 归 档 签 呈 内 容 不 宜 为 公 众 周 知 者, 应 指 定 专 人 专 案 签 办 第 二 十 条 合 约 处 理 ( 一 ) 订 立 或 修 改 合 约 时, 经 办 部 门 拟 稿 后 判 行 前, 应 将 文 稿 转 送 总 管 理 处 法 律 事 务 室 核 稿 判 行 后 依 业 务 需 要 份 数 送 请 缮 打 校 对 用 印 ( 二 ) 固 定 格 式 的 合 约 书 其 原 稿 应 依 前 款 规 定 经 核 稿 判 行 后 使 用, 经 办 部 门 使 用 时 依 式 填 写 所 需 份 数 呈 准 后, 直 接 送 请 用 印 ( 三 ) 合 约 书 签 约 代 表 原 稿 正 本 的 保 管 部 门 规 定 如 下 表 3.2.3:
合 约 书 类 别 签 约 代 表 人 正 本 及 原 稿 保 管 部 门 资 材 买 卖 合 约 书 公 司 总 经 理 或 事 业 部 公 司 总 经 理 室 事 业 部 经 理 室 或 该 厂 区 文 资 材 统 购 合 约 书 经 理 总 管 理 处 资 材 部 书 管 理 部 门 总 管 理 处 资 材 部 资 材 管 理 科 资 材 外 购 合 约 书 管 理 公 司 总 经 理 或 事 公 司 总 经 理 室 事 业 部 经 理 室 或 该 厂 区 文 资 材 托 工 合 约 书 业 部 经 理 公 司 总 经 理 书 管 理 部 门 公 司 总 经 理 室 事 业 部 经 理 室 工 程 修 造 合 约 书 或 事 业 部 经 理 公 司 总 或 该 厂 区 文 书 管 理 部 门 公 司 总 经 理 室 事 营 业 买 卖 合 约 经 理 或 事 业 部 经 理 公 业 部 经 理 室 或 该 厂 区 文 书 管 理 部 门 公 司 书 聘 约 及 定 期 司 总 经 理 事 业 部 经 理 总 经 理 室 事 业 部 经 理 室 或 该 厂 区 文 书 管 契 约 人 员 工 合 或 营 业 处 处 长 事 业 部 理 部 门 公 司 总 经 理 室 事 业 部 经 理 室 或 该 约 书 其 他 合 约 经 理 各 公 司 视 业 务 需 厂 区 文 书 管 理 部 门 人 事 部 门 或 该 厂 区 文 书 自 行 订 定 书 管 理 部 门 公 司 总 经 理 室 事 业 部 经 理 室 或 该 厂 区 文 书 管 理 部 门 保 管 部 门 收 到 合 约 书 正 本 应 即 贴 足 印 花 并 予 销 印 后 与 原 稿 一 并 归 档 其 他 业 务 有 关 部 门 均 以 副 本 留 存 备 用 第 二 十 一 条 副 本 及 图 书 处 理 副 本 视 同 正 式 文 书, 应 依 规 定 处 理 归 档 ; 各 类 图 书 应 指 定 部 门 集 中 管 理 第 二 十 二 条 电 报 处 理 电 报 视 同 文 书, 依 本 规 则 办 理 第 二 十 三 条 文 书 处 理 要 点 ( 一 ) 经 办 文 书 遇 有 关 系 重 大 足 以 影 响 公 司 权 益 之 重 要 文 件, 应 将 正 本 妥 为 保 藏, 每 有 应 用 均 以 副 本 或 影 本 层 呈 处 理 ( 二 ) 为 利 文 书 处 理 并 达 分 层 负 责 目 的, 经 办 人 应 就 内 容 要 点 签 拟 意 见 或 选 稿 随 来 文 呈 部 门 主 管 核 阅 批 办, 各 主 管 人 员 应 对 文 案 注 意 见, 避 免 只 签 名 而 无 意 见 ( 三 ) 经 办 会 稿 核 稿 等 人 员 之 答 名, 应 清 晰 可 辨, 不 得 潦 草 难 认 ( 四 ) 经 办 文 书 应 视 其 轻 重 而 定 缓 急, 如 案 情 涉 及 其 他 部 门 应 照 会 办 理, 会 稿 案 件 会 办 部 门 应 按 速 件 处 理 之 第 二 十 四 条 文 件 处 理 期 限 ( 一 ) 收 发 人 员 收 文 时, 原 则 上 应 随 到 随 送, 不 得 积 压, 最 迟 应 于 文 到 一 小 时 送 交 有 关 人 员 ( 二 ) 分 文 人 员 的 分 文 时 期, 由 各 公 司 视 其 收 文 数 量 自 行 订 定 ( 三 ) 经 办 人 员 的 处 理 期 限 1. 速 件 电 报 机 密 文 件 等 应 随 到 随 办, 于 文 到 一 日 内 处 理 完 毕 为 原 则 2. 一 般 案 件 由 部 门 主 管 斟 酌 经 办 人 的 工 作 量, 指 定 处 理 期 限, 一 般 以 文 到 三 日 内 处 理 完 毕 为 原 则 3. 来 文 定 有 答 复 期 限 者, 应 尽 力 于 来 文 所 定 期 限 内 处 理 完 毕 4. 计 划 试 验 研 究 开 发 规 章 修 订 测 定 搜 集 资 料 等 特 殊 案 件 部 门 主 管 应 斟
酌 实 际 需 要 分 别 规 定 其 处 理 期 限 5. 监 印 人 员 原 则 上 于 当 天 完 成 用 印 6. 文 件 归 档, 应 日 案 日 清, 最 迟 不 得 逾 二 日 7. 签 呈 案 件, 按 分 层 负 责 的 决 行 层 次, 由 各 公 司 自 行 订 定 时 限 第 二 十 五 条 文 件 稽 催 ( 一 ) 经 办 人 如 未 能 如 期 办 妥 文 件, 应 于 处 理 期 限 届 满 前, 经 请 示 部 门 主 管 同 意 后, 以 口 头 通 知 文 书 收 发 人 员 更 改 处 理 期 限 ( 二 ) 收 发 人 员 应 按 日 检 查 催 办 联, 到 期 未 见 办 妥 销 案 者, 应 先 以 口 头 通 知 经 办 部 门 主 管, 如 再 俟 一 天 仍 不 见 办 妥 销 案 者, 应 即 以 文 书 催 办 单 一 式 二 联, 送 经 办 部 门 主 管 交 由 经 办 人 填 注 拟 完 成 日 期 及 迟 延 原 因 经 主 管 批 核 后, 经 办 部 门 自 存 一 份, 一 份 送 还 收 发 人 员 继 续 依 期 稽 催, 收 发 人 员 应 随 时 将 稽 催 情 形 记 录 于 稽 催 联 第 二 十 六 条 发 送 方 式 文 书 发 送 方 式 分 为 专 送 邮 寄 ( 平 信 限 时 挂 号 航 空 ) 电 报 ( 寻 常 加 急 书 信 打 字 ) 及 集 运 等, 经 办 人 应 于 文 书 底 稿 上 注 明 第 二 十 七 条 文 件 递 送 ( 一 ) 呈 阅 文 件 的 递 送 方 式 文 件 呈 阅 呈 判 会 办 时, 如 为 普 通 案 件 以 浅 灰 色 卷 宗 递 送, 如 系 机 密, 紧 急 或 A 类 案 件, 则 以 桔 红 色 卷 宗 递 送 ( 二 ) 部 门 间 文 件 的 递 送 1. 发 文 及 受 文 部 门 在 同 一 厂 区 内, 可 以 文 件 直 接 递 送, 如 需 签 收 者, 可 以 自 存 联 送 请 请 受 文 部 门 签 收 后 取 回 稽 催 2. 发 文 及 受 文 部 门 在 不 同 厂 区 者, 发 文 部 门 收 发 人 员 需 将 文 件 依 受 文 部 门 地 区 别 以 ( 处 ) 部 ( 室 ) 为 单 位 装 入 内 部 信 封 予 以 递 送, 内 部 信 封 仅 书 写 受 文 部 门 的 厂 处 部 室 名 称 不 另 注 明 经 办 人 姓 名, 由 受 文 部 门 收 发 人 员 统 一 拆 封 分 发 3. 各 公 司 于 各 办 公 地 区 应 设 一 文 件 寄 送 中 心, 总 公 司 为 各 公 司 总 经 理 室, 各 公 司 ( 工 厂 ) 所 在 地 为 总 务 部 门, 各 寄 送 中 心 得 规 定 每 日 截 止 收 件 时 间, 以 便 整 理 集 中 装 运 4. 收 发 人 员 将 文 件 递 交 寄 送 中 心 后, 寄 送 中 心 人 员 应 将 同 一 受 文 部 门 之 厂 ( 处 ) 部 ( 室 ) 的 文 件 集 中 整 理, 开 具 文 件 递 送 清 单 一 式 三 联, 第 一 联 自 存, 第 二 三 联 连 同 文 件 汇 总 装 入 地 区 别 专 用 文 件 袋 寄 送 收 文 地 区 之 寄 送 中 心 人 员 收 到 文 件 袋 拆 开 后, 即 以 文 件 递 送 清 单 第 二 三 联 连 同 文 件 送 交 各 厂 ( 处 ) 收 发 人 员 签 收 后 留 存 第 二 联, 第 三 联 以 当 天 文 件 袋 送 还 原 发 文 的 寄 送 中 心 存 查 5. 总 管 理 处 各 部 室 中 心 寄 送 各 厂 区 的 文 件, 一 律 递 交 各 公 司 的 寄 送 中 心 登 记 转 送 6. 总 公 司 各 寄 送 中 心 的 文 件 袋, 需 于 下 午 五 时 前 送 交 总 管 理 处 总 务 部 门 统 一 运 寄
7. 原 则 上 文 件 应 随 到 随 送, 不 得 积 压, 寄 送 中 心 人 员 须 于 每 日 上 午 上 班 后 30 分 钟 内 将 文 件 袋 内 文 件 分 送 各 厂 ( 处 ) 部 ( 室 ) 收 发 人 员 签 收 印 信 Ⅰ. 印 信 种 类 第 二 十 八 条 种 类 ( 一 ) 公 章 : 各 公 司 向 主 管 机 构 登 记 之 公 司 印 鉴 及 特 定 业 务 专 用 之 公 司 印 信 ( 二 ) 职 章 : ZK( 1. 董 事 长 各 公 司 总 经 理 刻 有 公 司 名 衔 及 职 别 的 印 信 2. 刻 有 职 别 及 特 定 业 务 专 用 的 主 管 印 信 ZK) ( 三 ) 职 衔 签 字 章 : 各 公 司 厂 处 长 以 上 主 管 刻 有 职 衔 及 签 名 的 印 信 ( 四 ) 部 门 章 : 刻 有 公 司 及 部 门 名 衔 之 印 信 如 为 不 得 对 企 业 外 行 文 之 部 门, 应 于 部 门 章 上 加 注 对 内 专 用 之 字 样 ( 五 ) 校 对 章 骑 缝 章 附 件 章 : 刻 有 公 司 名 衔 及 校 对 章 或 骑 缝 章 附 件 章 等 字 样 之 印 信 第 二 十 九 条 印 信 的 资 料 及 形 式 所 有 印 信 均 为 圆 形 橡 皮 质 Ⅱ. 印 信 使 用 第 三 十 条 监 印 人 员 ( 一 ) 各 公 司 公 章 及 董 事 长 职 章 之 监 印 人 员 应 签 请 本 企 业 董 事 长 核 定 后 任 用 ( 二 ) 特 定 业 务 专 用 的 图 记 及 董 事 长 职 章 公 章 总 经 理 职 章 之 监 印 人 员 应 签 请 各 公 司 总 经 理 核 定 后 任 用 ( 三 ) 各 部 门 主 管 的 职 衔 签 字 章 及 部 门 章 由 各 部 门 主 管 指 定 监 印 人 员 ( 四 ) 监 印 人 员 不 在 时, 应 由 代 理 人 代 为 监 印, 代 理 人 的 任 用 应 依 前 三 款 的 规 定 签 准 或 指 派 第 三 十 一 条 印 信 盖 用 ( 一 ) 行 文 时 应 依 第 八 条 的 规 定 判 行 送 请 监 印 人 员 依 第 七 条 的 规 定 于 函 件 文 稿 及 底 本 上 用 印 ( 二 ) 其 他 文 件 需 盖 用 印 信 者, 经 办 人 应 填 具 盖 用 印 信 申 请 单 一 式 二 联, 经 呈 准 后 凭 以 申 请 用 印, 监 印 人 员 除 于 文 件 上 用 印 外, 还 应 于 盖 用 印 信 申 请 单 正 面 加 盖 使 用 的 印 信, 并 收 存 第 一 联, 第 二 联 退 回 经 办 部 门 存 查 第 三 十 二 条 印 色 使 用 公 章 职 章 以 红 色 印 泥 或 红 色 打 印 水 用 印 的 Ⅲ. 印 信 管 理 第 三 十 三 条 印 信 的 核 定 及 制 发 部 门 ( 一 ) 公 章 董 事 长 及 各 公 司 总 经 理 之 职 章 及 职 衔 签 字 章 均 经 总 管 理 处 董 事 长 核 定, 由 总 管 理 处 总 经 理 室 为 管 理 部 门 统 一 制 发 ( 二 ) 总 管 理 处 各 部 室 中 心 的 部 门 章 或 特 定 业 务 之 主 管 职 章 经 各 部 ( 室 ) 经 理 ( 主 任 ) 核 定, 由 总 管 理 处 总 经 理 室 为 管 理 部 门 统 一 制 发
( 三 ) 各 事 业 部 经 理 厂 ( 处 ) 长 的 职 衔 签 字 章 特 定 业 务 之 主 管 职 章 及 各 部 门 的 部 门 章 经 各 公 司 总 经 理 核 定 由 各 公 司 总 经 理 室 为 管 理 部 门 统 一 制 发 第 三 十 四 条 印 信 登 记 业 务 主 办 部 门 需 用 特 定 印 信 或 业 务 专 用 印 信 向 有 关 主 管 机 构 报 备 时, 该 印 信 的 登 记 更 换 撤 销 等 的 手 续, 均 由 该 主 办 部 门 办 理 第 三 十 五 条 印 信 申 请 ( 一 ) 印 信 制 发 的 申 请 因 业 务 需 要 或 组 织 变 更, 由 主 办 部 门 填 具 请 ( 制 ) 发 印 信 申 请 表 一 份, 送 会 印 信 管 理 部 门 依 本 规 则 第 三 十 三 条 的 规 定 呈 请 核 定 后 由 管 理 部 门 制 发 ( 二 ) 印 信 换 发 的 申 请 1. 印 信 的 印 文 磨 损 申 请 换 发 时, 由 监 印 人 员 填 具 请 ( 换 ) 发 印 信 申 请 表 一 份, 于 备 注 栏 拓 具 印 模, 叙 明 制 发 日 期, 送 会 印 信 管 理 部 门 依 本 规 定 第 三 十 三 条 规 定 呈 请 核 定 后 由 管 理 部 门 换 发 2. 原 有 废 旧 印 信 应 于 换 发 的 印 信 收 到 后 一 周 内, 由 监 印 人 员 依 本 规 则 第 三 十 六 条 的 规 定 办 理 ( 三 ) 印 信 补 发 的 申 请 1. 印 信 毁 损 或 遗 失 时, 监 印 人 员 除 向 该 印 信 登 记 机 构 报 备 并 依 法 公 告 作 废 外, 应 填 具 请 ( 补 ) 发 印 信 申 请 表 一 份, 于 备 注 栏 叙 明 原 印 的 种 类 字 体 制 发 日 期 毁 损 或 遗 失 经 过 及 失 职 人 员 的 议 处, 并 会 印 信 管 理 部 门 依 本 规 则 第 三 十 三 条 规 定 呈 经 核 定 后, 由 管 理 部 门 补 发 2. 补 发 印 信 的 文 字 体 应 有 异 于 原 印 信, 以 资 区 别 3. 遗 失 的 印 信 寻 获 时, 应 即 交 由 监 印 人 员 于 二 日 内 依 本 规 定 第 三 十 六 条 规 定 办 理 ( 四 ) 印 信 增 刊 的 申 请 1. 一 种 印 信 以 制 发 一 枚 为 原 则, 但 如 因 业 务 需 要 或 受 地 区 限 制 需 增 刊 者, 由 业 务 主 办 部 门 依 本 条 第 一 款 规 则 申 请 2. 增 刊 的 印 信 应 由 管 理 部 门 斟 酌 实 情 设 法 加 以 区 别 第 三 十 六 章 印 信 缴 销 ( 一 ) 废 旧 撤 销 或 遗 失 寻 获 的 印 信, 应 由 监 印 人 员 填 具 缴 销 印 信 申 请 表 一 份, 送 会 印 信 管 理 部 门 依 本 规 则 第 三 十 三 条 之 规 定 呈 经 核 定 后, 检 具 缴 销 之 印 信, 送 缴 管 理 部 门 撤 销 ( 二 ) 印 信 管 理 部 门 收 到 缴 销 的 印 信, 即 斟 酌 实 情 予 以 保 存 或 截 角 注 销 第 三 十 七 条 印 信 管 理 ( 一 ) 各 种 印 信 由 各 监 印 人 员 负 责 保 管, 如 有 遗 失 或 误 用 情 事 由 监 印 人 员 负 完 全 责 任 ( 二 ) 印 信 管 理 部 门 应 指 定 专 人 负 责 印 信 之 制 发 换 发 补 发 稽 查 等 管 理 工 作, 并 设 立 印 信 登 记 表 拓 具 印 模 样 本, 依 序 装 订 成 册, 以 利 管 理
( 三 ) 印 信 不 固 定 换 发 年 限, 印 信 管 理 人 员 每 年 至 少 应 稽 查 一 次 ( 四 ) 主 管 监 印 人 员 或 印 信 管 理 人 员 交 接 时, 应 拓 具 印 模 样 本 列 册 专 案 移 交, 并 报 送 印 信 管 理 部 门 档 案 管 理 Ⅰ. 管 理 部 门 第 三 十 八 条 管 理 部 门 ( 一 ) 文 书 结 案 后, 原 稿 由 各 文 书 管 理 部 门 归 档, 经 办 部 门 视 实 际 需 要 留 存 影 本 如 为 特 殊 案 件 因 业 务 处 理 需 要, 原 搞 须 由 经 办 部 门 保 管 者, 应 经 文 书 管 理 部 门 主 管 同 意 后 妥 为 保 存, 文 书 管 理 部 门 以 影 本 归 档, 原 稿 用 毕 后 仍 应 送 文 书 管 理 部 门 归 档 并 换 回 影 本 ( 二 ) 各 公 司 档 卷 分 类 目 录 及 编 号 原 则, 由 各 公 司 总 经 理 室 或 事 业 部 经 理 室 统 一 制 定 管 理 ; 总 管 理 处 各 部 室 中 心 则 由 各 部 门 自 行 编 定 报 送 总 管 理 处 总 经 理 室 Ⅱ. 整 理 与 分 类 第 三 十 九 条 文 件 点 收 文 件 结 案 移 送 归 档 时, 依 如 下 原 则 点 收 : ( 一 ) 检 查 文 件 的 本 文 及 附 件 是 否 完 整, 如 有 短 少, 应 即 追 查 归 入 ( 二 ) 文 件 如 经 抽 存 者, 应 有 管 理 部 门 主 管 的 签 认 ( 三 ) 文 件 的 处 理 手 续 是 否 完 备, 如 有 遗 漏, 应 即 退 回 经 办 部 门 补 办 ( 四 ) 与 本 案 无 关 的 文 件 或 不 应 随 案 归 档 的 文 件, 应 即 退 回 经 办 部 门 ( 五 ) 有 价 证 券 或 其 他 贵 重 物 品, 应 退 回 经 办 部 门, 经 办 部 门 应 送 指 定 保 管 部 门 签 收 后, 文 件 送 归 档 第 四 十 条 文 件 整 理 点 收 文 件 后, 应 依 下 列 方 式 整 理 : ( 一 ) 中 文 直 写 文 件 以 右 方 装 订 为 原 则, 中 文 横 写 或 外 文 文 件 则 以 左 方 装 订 为 原 则 ( 二 ) 右 方 装 订 文 件 及 其 附 件 均 应 对 准 右 上 角, 左 方 装 订 则 对 准 左 上 角 理 齐 钉 牢 ( 三 ) 文 件 如 有 皱 折 破 损 参 差 不 齐 等 情 形, 应 先 整 补, 裁 切 折 叠, 使 其 整 齐 划 一 第 四 十 一 条 档 案 分 类 (1) \pnb0 档 案 分 类 应 视 案 件 内 容 部 门 组 织 业 务 项 目 等 因 素, 按 部 门 大 类 小 类 三 级 分 类 先 以 部 门 别 区 分, 部 门 别 之 后 依 案 件 性 质 分 为 若 干 大 类, 再 在 同 类 中 依 序 分 为 若 干 小 类 (2) ( 二 ) 档 案 分 类 应 力 求 切 合 实 用 倘 因 案 件 较 多, 前 款 三 级 不 敷 应 用 时 得 于 第 三 级 之 后 另 增 第 四 级 细 类 如 案 件 不 多, 亦 可 仅 使 用 部 门 及 大 类 或 小 类 二 级 ( 三 ) 同 一 小 类 ( 或 细 类 ) 之 案 件 以 装 订 于 一 档 夹 为 原 则, 如 案 件 较 多, 一 个 档 夹 不 敷 使 用 时, 得 分 为 两 个 以 上 的 档 夹 装 订, 并 于 小 类 ( 或 细 类 ) 之 后 增 设 卷 次 编 号, 以 便 查 考 ( 四 ) 每 一 档 夹 封 面 内 页 应 设 目 次 表, 案 件 归 档 时 依 序 编 号 登 录 ; 并 以 每 一 案 一 个 目 次 编 号 为 原 则
( 五 ) 档 号 之 表 示 方 式 如 下 A 1A 2--B 1B 2C 1C 2D 1--E 1E 2 A 1A 2 为 经 办 部 门 代 号,B 1B 2 为 大 类 号,C 1C 2 为 小 类 号 D 1 为 档 卷 卷 次,E 1E 2 为 档 案 目 次 第 四 十 二 条 档 案 名 称 及 编 号 ( 一 ) 档 案 各 级 分 类 应 赋 予 一 名 称, 其 名 称 应 简 明 扼 要, 以 能 充 分 表 示 档 案 内 容 性 质 为 原 则, 且 有 一 定 范 畴, 不 宜 笼 统 含 混 ( 二 ) 各 级 分 类 卷 次 及 目 次 的 编 号, 均 以 十 进 阿 拉 伯 数 字 表 示 ; 其 位 数 使 用 视 案 件 多 寡 及 增 长 情 形 而 斟 酌 决 定 ( 三 ) 档 案 分 类 各 级 名 称 经 确 定 后, 应 编 制 档 案 分 类 编 号 表, 即 将 所 有 分 类 各 级 名 称 及 其 代 表 数 字 编 号, 用 一 定 顺 序 依 次 排 列, 以 便 查 阅 ( 四 ) 档 案 分 类 各 级 编 号 内 应 预 留 若 干 空 档, 以 备 将 来 组 织 扩 大 或 业 务 增 繁 时, 随 时 增 补 之 用 ( 五 ) 档 案 分 类 各 级 名 称 及 其 代 表 数 字 一 经 确 定, 不 宜 任 意 修 改, 如 确 有 修 改 必 要, 应 事 先 审 慎 研 议, 并 拟 具 新 旧 档 案 分 类 编 号 对 照 表, 以 免 混 淆 第 四 十 三 条 档 号 编 定 ( 一 ) 案 件 如 系 新 案, 应 就 档 案 分 类 编 号 表, 查 明 该 案 件 所 属 类 别 及 其 卷 次 目 次 顺 序 编 列 档 号 ( 二 ) 案 件 如 可 归 属 前 案, 应 查 明 前 案 之 档 号 予 以 同 号 编 列 ( 三 ) 档 号 以 一 案 一 号 为 原 则, 遇 有 一 案 件 叙 述 数 事 或 一 案 归 入 多 类 者, 应 先 确 定 其 主 要 类 别, 编 列 档 号 ( 四 ) 档 号 应 自 左 而 右 编 列, 右 方 装 订 的 案 件, 应 将 档 号 填 写 于 案 件 首 页 的 左 上 角 ; 左 方 装 订 者 则 填 写 于 右 上 角 Ⅲ. 归 档 与 档 案 清 理 第 四 十 四 条 保 存 期 限 ( 一 ) 归 档 文 件, 应 依 目 次 号 顺 序 以 活 页 方 式 装 订 于 相 关 类 别 的 档 夹 内, 并 视 实 际 需 要 使 用 见 出 纸 注 明 目 次 号 码, 以 便 翻 阅 ( 二 ) 档 夹 的 背 脊 应 标 明 档 夹 内 所 含 案 件 的 分 类 编 号 及 名 称, 以 便 查 档 第 四 十 五 条 保 存 期 限 文 件 保 存 期 限 除 政 府 有 关 法 令 或 本 企 业 其 他 规 章 特 定 者 外, 依 下 列 规 定 办 理 : ( 一 ) 永 久 保 存 :1. 公 司 章 程 ;2. 股 东 名 簿 ;3. 组 织 规 程 及 办 事 细 则 ;4. 董 事 会 及 股 东 会 纪 录 ;5. 财 务 报 表 ;6. 政 府 机 关 核 准 文 件 ;7. 不 动 产 所 有 权 状 及 其 他 债 权 凭 证 ;8. 工 程 设 计 图 ;9. 其 他 经 核 定 须 永 久 保 存 的 文 书 ( 二 )10 年 保 存 :1. 预 算 决 算 书 类 ;2. 会 计 凭 证 ;3. 事 业 计 划 资 料 ;4. 其 他 经 核 定 须 保 存 10 年 的 文 书 ( 三 )5 年 保 存 :1. 期 满 或 解 除 之 合 约 ;2. 其 他 经 核 定 保 存 5 年 的 文 书 ( 四 )1 年 保 存 : 结 案 后 无 长 期 保 存 必 要 者
( 五 ) 规 章 由 规 章 管 理 部 门 永 久 保 存, 使 用 部 门 视 其 有 效 期 间 予 以 保 存 第 四 十 六 条 档 卷 清 理 ( 一 ) 管 档 人 员 应 随 时 拂 拭 档 案 架, 维 护 档 案 清 洁, 以 防 虫 蛀 腐 朽 每 年 年 度 更 换 时, 依 第 四 十 五 条 的 规 定 清 理 一 次, 已 届 保 存 期 限 者, 得 予 销 毁, 销 毁 前 应 造 册 呈 总 经 理 核 准, 必 要 时 向 主 管 官 署 报 备, 并 于 目 次 表 之 附 注 栏 内 注 明 销 毁 日 期 ( 二 ) 保 管 期 限 届 满 的 文 件 中, 部 分 经 核 定 仍 有 保 存 参 考 价 值 者, 管 档 人 员 应 将 收 ( 发 ) 文 登 记 单 第 五 联 附 注 在 其 保 留 文 件 上, 并 在 第 五 联 上 注 明 部 分 销 毁 之 日 期 Ⅳ. 调 卷 第 四 十 七 条 调 卷 程 序 ( 一 ) 各 部 门 经 办 人 员 因 业 务 需 要 需 调 阅 档 案 时, 应 填 具 调 卷 单 经 其 部 门 主 管 ( 科 长 以 上 ) 核 准 后 持 向 管 档 人 员 调 阅 ( 二 ) 管 档 人 员 接 到 调 卷 单 经 核 查 后, 取 出 该 项 档 案, 并 于 调 卷 单 上 填 注 借 出 日 期, 将 档 案 交 与 调 卷 人 员 调 卷 单 则 依 预 定 归 还 日 期 之 先 后 整 理, 以 备 稽 催 ( 三 ) 于 档 案 室 当 场 借 阅 者, 得 免 填 调 卷 单 ( 四 ) 档 案 归 还 时, 经 管 档 人 员 核 查 无 讹 并 于 调 卷 单 填 注 归 还 日 期 及 签 章 确 认 后, 档 案 即 行 归 入 档 夹 调 卷 单 由 管 档 人 员 留 存 备 查 第 四 十 八 条 调 卷 管 理 ( 一 ) 调 卷 单 以 一 单 一 案 为 原 则, 借 阅 时 间 最 长 以 一 周 为 限, 如 有 特 殊 情 形 欲 延 长 调 阅 期 限 时, 应 按 调 阅 程 序 重 新 办 理 ( 二 ) 调 卷 人 员 对 于 所 调 案 件, 不 得 抽 换 增 损, 如 有 拆 开 必 要 时, 亦 须 报 明 原 因, 请 管 档 人 员 负 二 责 处 理 ( 三 ) 调 卷 人 员 调 阅 档 案, 应 于 规 定 期 限 内 归 还, 如 有 其 他 人 员 调 阅 同 一 档 案 时, 应 经 调 卷 变 更 登 记, 不 得 私 自 授 受 ( 四 ) 调 阅 案 件 限 与 经 办 业 务 有 关 者, 如 调 阅 与 经 办 业 务 无 关 之 案 件, 应 经 文 书 管 理 部 门 主 管 同 意 机 密 文 件 第 四 十 九 条 范 围 ( 一 ) 生 产 设 备 设 计 图 : 具 有 专 利 性 与 独 特 性 之 机 械 设 计 图, 以 及 生 产 设 备 布 置 图 (2) \pnb0 技 术 性 的 资 料 : 独 特 技 术 性 的 操 作 标 准, 与 外 人 技 术 合 作 或 外 人 技 术 指 导 资 料, 产 品 配 方, 产 品 开 发, 改 良 或 试 验 资 料, 国 外 现 场 实 习 报 告 及 其 他 技 术 上 属 于 机 密 性 之 资 料 (3) \pnb0( 三 ) 业 务 性 之 资 料 : 销 售 成 本 资 料, 市 场 情 报, 国 外 业 务 考 察 报 告 及 其 他 业 务 上 属 于 机 密 性 之 资 料 ( 四 ) 其 他 经 厂 处 长 以 上 主 管 认 为 有 必 要 列 入 机 密 文 件 管 理 之 一 切 资 料 第 五 十 条 保 管 部 门 ( 一 ) 外 来 机 密 文 件 应 以 各 公 司 总 经 理 室 为 保 管 部 门 ; 经 各 公 司 总 经 理 核 准 得 于 事 业
部 研 究 所 或 工 厂 所 在 地 保 存 者, 应 以 事 业 部 经 理 室 研 究 所 所 长 室 驻 厂 经 ( 副 ) 理 室 或 总 经 理 指 定 之 部 门 为 保 管 部 门 ( 二 ) 属 技 术 开 发 工 务 营 业 等 部 门 自 行 建 立 之 专 业 性 机 密 文 件, 应 以 各 事 业 部 经 理 室 或 厂 区 文 书 管 理 部 门 为 保 管 部 门 ( 三 ) 总 管 理 处 各 部 室 中 心 之 机 密 文 件, 属 各 该 部 门 承 办 之 专 责 性 质 者, 应 以 各 该 部 室 中 心 为 保 管 部 门 ( 四 ) 各 保 管 部 门 应 指 定 专 人 经 各 公 司 总 经 理 核 定 ( 总 管 理 处 由 总 经 理 核 定 ), 负 责 机 密 文 件 收 发 登 记 及 归 档 等 事 务 第 五 十 一 条 外 来 机 密 文 件 处 理 ( 一 ) 外 来 机 密 文 件 由 代 表 公 司 取 得 该 文 件 的 人 员 径 送 该 公 司 总 经 理 室 机 密 文 件 保 管 人 员, 以 收 ( 发 ) 文 登 记 单 一 式 五 联 登 记, 呈 请 总 经 理 核 派 经 办 人 ( 主 办 人 ) 及 指 定 处 理 期 限 后, 其 分 文 经 办 复 文 或 主 动 发 文 均 依 第 四 章 之 规 定 流 程 处 理 唯 其 递 送 均 应 亲 自 为 之, 不 得 假 手 他 人 ( 二 ) 若 文 件 内 容 影 响 公 司 权 益 重 大 时, 保 管 人 员 于 文 件 分 类 办 理 时, 应 以 影 本 为 之, 原 文 件 由 保 管 人 员 妥 藏 ( 三 ) 主 办 人 于 文 件 处 理 期 间, 需 负 保 密 全 责 ; 如 需 分 派 其 所 属 人 员 办 理 时, 则 于 每 日 上 班 以 文 件 传 递 记 录 卡 注 明 时 间 用 途 由 经 办 人 签 章 后, 文 件 传 递 记 录 卡 由 主 办 人 留 存, 密 件 交 经 办 人 办 理 于 当 日 下 班 ( 或 完 工 ) 时 主 办 人 应 负 责 将 密 件 收 回, 并 于 文 件 传 递 记 录 卡 填 注 收 回 时 间, 由 经 办 人 签 认 后 随 收 ( 发 ) 文 登 记 单 第 五 联 与 密 件 一 并 归 档 ( 四 ) 密 件 办 妥 后 由 主 办 人 亲 自 递 送 或 封 妥 签 章 交 予 文 书 管 理 部 门 收 发 人 员 寄 送 第 五 十 二 条 自 创 之 专 业 性 机 密 文 件 处 理 ( 一 ) 隶 属 性 技 术 开 发 工 务 营 业 等 部 门 的 工 作 人 员 于 承 办 特 定 项 目 之 业 务 所 建 立 的 资 料, 应 视 同 机 密 文 件, 依 本 章 的 规 定 办 理 ( 二 ) 前 款 各 项 机 密 文 件 的 经 办 部 门 应 于 每 月 底 编 制 翌 月 的 工 作 计 划 表 写 明 交 办 的 特 定 业 务 工 作 主 题 内 容 摘 要 经 办 人 及 预 定 完 成 期 限 等, 经 主 管 核 定 后, 一 份 自 存, 一 份 送 保 管 部 门 存 查 第 五 十 三 条 经 办 方 式 ( 一 ) 经 办 人 应 于 办 公 场 所 处 理 机 密 文 件, 不 得 擅 自 携 带 外 出 或 转 借 出 示 于 他 人, 处 理 期 间 并 应 妥 善 收 存, 防 止 他 人 轻 易 取 得 或 翻 阅 ( 二 ) 经 办 人 不 得 请 托 他 人 代 抄 代 描 机 密 文 件, 非 经 经 理 级 以 上 主 管 核 准 者, 亦 不 得 擅 自 复 制 ( 三 ) 经 办 人 如 因 公 确 需 携 带 机 密 文 件 外 出 时, 应 呈 经 理 级 以 上 主 管 ( 专 业 性 机 密 文 件 得 呈 厂 处 长 ) 核 准 后 为 的 ( 四 ) 经 办 人 如 未 能 于 规 定 期 限 内 处 理 完 竣, 应 于 到 期 前 签 呈 交 办 之 主 管 核 准 延 长 处 理 期 限 并 联 络 保 管 人 员 延 缓 稽 催 第 五 十 四 条 归 档
( 一 ) 外 来 机 密 文 件 于 主 办 人 办 妥 并 经 总 经 理 核 定 保 存 期 限 后, 应 将 文 件 连 同 收 ( 发 ) 文 登 记 单 第 四 五 联 及 文 件 传 递 记 录 卡 送 交 保 管 人 员 签 收, 编 定 档 号, 依 其 类 别 登 入 机 密 文 件 保 管 备 查 簿, 第 四 联 送 回 主 办 人 存 查, 第 五 联 连 同 文 件 归 档 ( 二 ) 内 部 自 行 建 立 之 机 密 文 件, 经 办 人 办 妥 并 经 厂 处 长 核 定 保 存 期 限 后, 应 将 文 件 类 别 内 容 摘 要 预 定 保 存 期 限 等 填 入 机 密 文 件 送 件 单, 随 文 件 送 交 保 管 人 员 编 定 档 号 并 签 收 后, 机 密 文 件 送 件 单 退 回 经 办 人 存 查, 文 件 由 保 管 人 员 依 类 归 档 并 将 其 名 称 及 归 档 编 号 登 入 机 密 文 件 保 管 备 查 簿 第 五 十 五 条 档 案 整 理 ( 一 ) 保 管 人 员 应 将 每 月 增 加 的 机 密 文 件, 于 翌 月 五 日 前 填 更 机 密 文 件 增 列 表 呈 总 经 理 ( 专 业 性 者 呈 经 理 ) 核 阅 并 于 每 年 年 底 清 理 档 卷, 将 认 为 已 无 需 继 续 保 管 或 已 消 失 机 密 性 质 的 文 件, 造 具 机 密 文 件 销 毁 表 呈 报 总 经 理 ( 专 业 性 者 呈 经 理 ) 核 准 后 销 毁 或 送 回 原 经 办 部 门 按 一 般 文 书 办 理 归 档 ( 二 ) 保 管 人 员 应 于 每 月 底 查 对 机 密 文 件 增 列 表 及 出 国 计 划 书 或 工 作 计 划 表, 如 有 应 送 而 未 送 归 档 者, 则 以 便 函 稽 催 经 办 部 门 送 交 归 档 ( 三 ) 机 密 文 件 应 单 独 成 立 档 卷, 与 其 他 一 般 文 件 分 开 保 管 第 五 十 六 条 调 卷 ( 一 ) 各 部 门 需 调 阅 机 密 文 件 时, 除 依 第 四 十 八 条 规 定 方 式 办 理 外, 经 办 人 填 具 调 卷 单 注 明 调 阅 期 间 及 用 途, 应 经 调 阅 部 门 厂 处 长 证 明 并 送 保 管 部 门 主 管 同 意 后, 始 得 调 卷 ( 二 ) 保 管 人 员 接 到 经 核 准 之 调 卷 单, 应 即 开 立 文 件 传 递 记 录 卡 一 份, 连 同 密 件 交 予 调 卷 人 签 收 后, 文 件 传 递 记 录 卡 由 保 管 人 员 留 存 用 毕 归 还 时, 密 件 经 保 管 人 员 点 收 无 误 后, 将 归 还 时 间 填 记 于 文 件 传 递 记 录 卡 并 经 调 卷 人 签 认 后 一 并 存 档 第 五 十 七 条 副 本 机 密 文 件 需 影 复 印 时, 应 呈 经 理 以 上 主 管 ( 专 业 性 者 呈 厂 处 长 以 上 主 管 ) 核 准 后, 交 由 保 管 人 员 印 发, 并 将 份 数 登 记 于 机 密 文 件 保 管 备 查 簿 ; 副 本 ( 含 复 印 件 ) 视 同 正 本 依 本 规 则 的 规 定 办 理 第 五 十 八 条 文 件 管 理 经 办 人 保 管 人 员 或 调 卷 人 员 应 妥 善 管 理 经 手 的 机 密 文 件 ; 倘 有 下 列 情 形 之 一 者, 依 人 事 管 理 规 则 第 十 四 条 或 第 三 十 六 条 的 规 定 议 处 : ( 一 ) 拆 散 原 案 显 有 弊 端 者 ( 二 ) 原 案 被 污 损 抽 换 涂 改 或 遗 失 者 ( 三 ) 擅 自 将 文 件 携 带 外 出, 转 借 或 出 示 于 人 及 其 他 宣 泄 机 密 情 事 者 ( 四 ) 调 卷 逾 期 拒 不 归 还 而 不 申 述 理 由 者 ( 五 ) 擅 自 请 托 他 人 代 抄 代 描 复 印 或 打 字 印 刷 者 ( 六 ) 文 件 分 办 传 递 时, 未 以 文 件 传 递 记 录 卡 记 载 或 未 于 分 办 当 日 下 班 ( 或 完 工 ) 时 收 回 ( 缴 回 ) 妥 藏 者
附 则 第 五 十 九 条 文 件 处 理 日 数 的 统 计 ( 一 ) 各 收 发 人 员 根 据 收 ( 发 ) 文 登 记 单 第 一 联, 业 务 接 洽 便 函 第 一 联 ( 发 文 ) 及 第 四 联 ( 收 文 ) 分 别 造 具 文 件 处 理 统 计 表 一 式 二 份, 于 翌 月 五 日 前, 一 份 呈 送 经 理 核 阅 后 存 经 理 室 备 查 ( 全 公 司 的 文 件 处 理 统 计 表 应 呈 总 经 理 核 阅 后 存 总 经 理 室 备 查 ), 一 份 自 存 ( 二 ) 处 理 日 数 计 算 标 准 1. 收 文 案 件 : 自 总 收 文 之 日 起 至 复 文 发 出 或 文 件 归 档 之 日 止, 所 需 日 数 扣 除 例 假 日 后 为 实 际 处 理 日 数 2. 发 文 案 件 : 自 文 件 发 出 之 日 起 至 其 销 案 之 日 止, 所 需 日 数 扣 除 例 假 日 后, 为 实 际 处 理 日 数 第 六 十 条 文 书 用 纸 ( 一 ) 对 关 系 企 业 外 机 构 之 行 文 以 公 文 用 纸 为 之 对 客 户 或 厂 商 行 文 得 以 印 有 公 司 名 衔 的 书 函 ( 二 ) 关 系 企 业 内 部 各 部 门 间 的 行 文 以 业 务 接 洽 便 函 为 之, 但 公 司 间 的 行 文 亦 得 以 公 文 用 纸 ( 三 ) 电 报 以 电 报 专 用 纸 ( 四 ) 签 呈 以 签 呈 专 用 纸 第 六 十 一 条 文 件 处 理 之 稽 查 各 公 司 总 经 理 室 应 不 定 期 派 员 稽 查 各 部 门 之 文 书 处 理 情 形 并 随 时 予 以 辅 导, 如 有 异 常 应 即 通 知 经 办 部 门 主 管 处 理 之 第 六 十 二 条 实 施 与 修 改 本 办 法 经 营 决 策 委 员 会 通 过 后 实 施, 修 改 时 亦 同