财政部、国家档案局

财 政 部 国 家 档 案 局 关 于 印 发 会 计 档 案 管 理 办 法 的 通 知 财 会 字 1998 32 号 各 省 自 治 区 直 辖 市 计 划 单 列 市 财 政 厅 ( 局 ) 档 案 局, 新 疆 建 设 兵 团, 国 务 院 各 部 委 各 直 属 机 构, 国 务 院 机 关 事 务 管 理 局, 中 共 中 央 直 属 机 关 事 务 管 理 局 : 财 政 部 国 家 档 案 局 发 布 的 会 计 档 案 管 理 办 法 自 1984 年 实 施 以 来, 对 加 强 单 位 会 计 档 案 管 理 促 进 会 计 工 作 为 单 位 经 济 和 国 家 经 济 建 设 服 务 等 方 面 发 挥 了 积 极 的 作 用 随 着 我 国 社 会 主 义 市 场 经 济 的 发 展, 经 济 和 会 计 工 作 中 的 新 情 况 新 问 题 不 断 出 现, 原 会 计 档 案 管 理 规 定 已 不 适 应 经 济 发 展 和 会 计 改 革 的 要 求 为 此, 财 政 部 和 国 家 档 案 局 在 总 结 会 计 档 案 管 理 办 法 实 施 情 况 和 充 分 调 查 研 究 的 基 础 上, 依 据 会 计 法 和 档 案 法 的 有 关 规 定, 对 会 计 档 案 管 理 办 法 进 行 了 修 订, 现 予 印 发, 自 1999 年 1 月 1 日 起 施 行 1984 年 6 月 1 日 财 政 部 国 家 档 案 局 发 布 的 会 计 档 案 管 理 办 法 自 新 办 法 实 施 之 日 起 同 时 废 止 请 布 置 所 属 单 位 贯 彻 实 施 财 政 部 国 家 档 案 局 一 九 九 八 年 八 月

十 二 日 会 计 档 案 管 理 办 法 第 一 条 为 了 加 强 会 计 档 案 管 理, 统 一 会 计 档 案 管 理 制 度, 更 好 地 为 发 展 社 会 主 义 市 场 经 济 服 务, 根 据 中 华 人 民 共 和 国 会 计 法 和 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 的 规 定, 制 定 本 办 法 第 二 条 国 家 机 关 社 会 团 体 企 业 事 业 单 位 按 规 定 应 当 建 账 的 个 体 工 商 户 和 其 他 组 织 ( 以 下 简 称 各 单 位 ), 应 当 依 照 本 办 法 管 理 会 计 档 案 第 三 条 各 级 人 民 政 府 财 政 部 门 和 档 案 行 政 管 理 部 门 共 同 负 责 会 计 档 案 工 作 的 指 导 监 督 和 检 查 第 四 条 各 单 位 必 须 加 强 对 会 计 档 案 管 理 工 作 的 领 导, 建 立 会 计 档 案 的 立 卷 归 档 保 管 查 阅 和 销 毁 等 管 理 制 度, 保 证 会 计 档 案 妥 善 保 管 有 序 存 放 方 便 查 阅, 严 防 毁 损 散 失 和 泄 密 第 五 条 会 计 档 案 是 指 会 计 凭 证 会 计 账 簿 和 财 务 报 告

等 会 计 核 算 专 业 材 料, 是 记 录 和 反 映 单 位 经 济 业 务 的 重 要 史 料 和 证 据 具 体 包 括 : ( 一 ) 会 计 凭 证 类 : 原 始 凭 证, 记 账 凭 证, 汇 总 凭 证, 其 他 会 计 凭 证 ( 二 ) 会 计 账 簿 类 : 总 账 明 细 账, 日 记 账, 固 定 资 产 卡 片, 辅 助 账 簿, 其 他 会 计 账 簿 ( 三 ) 财 务 报 告 类 : 月 度 季 度 年 度 财 务 报 告, 包 括 会 计 报 表 附 表 附 注 及 文 字 说 明, 其 他 财 务 报 告 ( 四 ) 其 他 类 : 银 行 存 款 余 额 调 节 表, 银 行 对 账 单, 其 他 应 当 保 存 的 会 计 核 算 专 业 资 料, 会 计 档 案 移 交 清 册, 会 计 档 案 保 管 清 册, 会 计 档 案 销 毁 清 册 第 六 条 各 单 位 每 年 形 成 的 会 计 档 案, 应 当 由 会 计 机 构 按 照 归 档 要 求, 负 责 整 理 立 卷, 装 订 成 册, 编 制 会 计 档 案 保 管 清 册 当 年 形 成 的 会 计 档 案, 在 会 计 年 度 终 了 后, 可 暂 由 会 计 机 构 保 管 一 年, 期 满 之 后, 应 当 由 会 计 机 构 编 制 移 交 清 册, 移 交 本 单 位 档 案 机 构 统 一 保 管 ; 未 设 立 档 案 机 构 的, 应 当 在 会 计 机 构 内 部 指 定 专 人 保 管 出 纳 人 员 不 得 兼 管 会 计 档 案 移 交 本 单 位 档 案 机 构 保 管 的 会 计 档 案, 原 则 上 应 当 保 持 原 卷 册 的 封 装 个 别 需 要 拆 封 重 新 整 理 的, 档 案 机 构 应 当 会 同 会 计 机 构 和 经 办 人 员 共 同 拆 封 整 理, 以 分 清 责 任 第 七 条 各 单 位 保 存 的 会 计 档 案 不 得 借 出 如 有 特 殊 需

要, 经 本 单 位 负 责 人 批 准, 可 以 提 供 查 阅 或 者 复 制, 并 办 理 登 记 手 续 查 阅 或 者 复 制 会 计 档 案 的 人 员, 严 禁 在 会 计 档 案 上 涂 画 拆 封 和 抽 换 各 单 位 应 当 建 立 健 全 会 计 档 案 查 阅 复 制 登 记 制 度 第 八 条 会 计 档 案 的 保 管 期 限 分 为 永 久 定 期 两 类 定 期 保 管 期 限 分 为 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年 5 类 会 计 档 案 的 保 管 期 限, 从 会 计 年 度 终 了 后 的 第 一 天 算 起 第 九 条 本 办 法 规 定 的 会 计 档 案 保 管 期 限 为 最 低 保 管 期 限, 各 类 会 计 档 案 的 保 管 原 则 上 应 当 按 照 本 办 法 附 表 所 列 期 限 执 行 各 单 位 会 计 档 案 的 具 体 名 称 如 有 同 本 办 法 附 表 所 列 档 案 名 称 不 相 符 的, 可 以 比 照 类 似 档 案 的 保 管 期 限 办 理 第 十 条 保 管 期 满 的 会 计 档 案, 除 本 办 法 第 十 一 条 规 定 的 情 形 外, 可 以 按 照 以 下 程 序 销 毁 : ( 一 ) 由 本 单 位 档 案 机 构 会 同 会 计 机 构 提 出 销 毁 意 见, 编 制 会 计 档 案 销 毁 清 册, 列 明 销 毁 会 计 档 案 的 名 称 卷 号 册 数 起 止 年 度 和 档 案 编 号 应 保 管 期 限 已 保 管 期 限 销 毁 时 间 等 内 容 ( 二 ) 单 位 负 责 人 在 会 计 档 案 销 毁 清 册 上 签 署 意 见 ( 三 ) 销 毁 会 计 档 案 时, 应 当 由 档 案 机 构 和 会 计 机 构 共 同 派 员 监 销 国 家 机 关 销 毁 会 计 档 案 时, 应 当 由 同 级 财 政 部 门 审 计 部 门 派 员 参 加 监 销 财 政 部 门 销 毁 会 计 档 案 时, 应 当 由

同 级 审 计 部 门 派 员 参 加 监 销 ( 四 ) 监 销 人 在 销 毁 会 计 档 案 前, 应 当 按 照 会 计 档 案 销 毁 清 册 所 列 内 容 清 点 核 对 所 要 销 毁 的 会 计 档 案 ; 销 毁 后, 应 当 在 会 计 档 案 销 毁 清 册 上 签 名 盖 章, 并 将 监 销 情 况 报 告 本 单 位 负 责 人 第 十 一 条 保 管 期 满 但 未 结 清 的 债 权 债 务 原 始 凭 证 和 涉 及 其 他 未 了 事 项 的 原 始 凭 证, 不 得 销 毁, 应 当 单 独 抽 出 立 卷, 保 管 到 未 了 事 项 完 结 时 为 止 单 独 抽 出 立 卷 的 会 计 档 案, 应 当 在 会 计 档 案 销 毁 清 册 和 会 计 档 案 保 管 清 册 中 列 明 正 在 项 目 建 设 期 间 的 建 设 单 位, 其 保 管 期 满 的 会 计 档 案 不 得 销 毁 第 十 二 条 采 用 电 子 计 算 机 进 行 会 计 核 算 的 单 位, 应 当 保 存 打 印 出 的 纸 质 会 计 档 案 具 备 采 用 磁 带 磁 盘 光 盘 微 缩 胶 片 等 磁 性 介 质 保 存 会 计 档 案 条 件 的, 由 国 务 院 业 务 主 管 部 门 统 一 规 定, 并 报 财 政 部 国 家 档 案 局 备 案 第 十 三 条 单 位 因 撤 销 解 散 破 产 或 者 其 他 原 因 而 终 止 的, 在 终 止 和 办 理 注 销 登 记 手 续 之 前 形 成 的 会 计 档 案, 应 当 由 终 止 单 位 的 业 务 主 管 部 门 或 财 产 所 有 者 代 管 或 移 交 有 关 档 案 馆 代 管 法 律 行 政 法 规 另 有 规 定 的, 从 其 规 定 第 十 四 条 单 位 分 立 后 原 单 位 存 续 的, 其 会 计 档 案 应 当 由 分 立 后 的 存 续 方 统 一 保 管, 其 他 方 可 查 阅 复 制 与 其 业 务

相 关 的 会 计 档 案 ; 单 位 分 立 后 原 单 位 解 散 的, 其 会 计 档 案 应 当 经 各 方 协 商 后 由 其 中 一 方 代 管 或 移 交 档 案 馆 代 管, 各 方 可 查 阅 复 制 与 其 业 务 相 关 的 会 计 档 案 单 位 分 立 中 未 结 清 的 会 计 事 项 所 涉 及 的 原 始 凭 证, 应 当 单 独 抽 出 由 业 务 相 关 方 保 存, 并 按 规 定 办 理 交 接 手 续 单 位 因 业 务 移 交 其 他 单 位 办 理 所 涉 及 的 会 计 档 案, 应 当 由 原 单 位 保 管, 承 接 业 务 单 位 可 查 阅 复 制 与 其 业 务 相 关 的 会 计 档 案, 对 其 中 未 结 清 的 会 计 事 项 所 涉 及 的 原 始 凭 证, 应 当 单 独 抽 出 由 业 务 承 接 单 位 保 存, 并 按 规 定 办 理 交 接 手 续 第 十 五 条 单 位 合 并 后 原 各 单 位 解 散 或 一 方 存 续 其 他 方 解 散 的, 原 各 单 位 的 会 计 档 案 应 当 由 合 并 后 的 单 位 统 一 保 管 ; 单 位 合 并 后 原 各 单 位 仍 存 续 的, 其 会 计 档 案 仍 应 由 原 各 单 位 保 管 第 十 六 条 建 设 单 位 在 项 目 建 设 期 间 形 成 的 会 计 档 案, 应 当 在 办 理 竣 工 决 算 后 移 交 给 建 设 项 目 的 接 受 单 位, 并 按 规 定 办 理 交 接 手 续 第 十 七 条 单 位 之 间 交 接 会 计 档 案 的, 交 接 双 方 应 当 办 理 会 计 档 案 交 接 手 续 移 交 会 计 档 案 的 单 位, 应 当 编 制 会 计 档 案 移 交 清 册, 列 明 应 当 移 交 的 会 计 档 案 名 称 卷 号 册 数 起 止 年 度 和 档 案 编 号 应 保 管 期 限 已 保 管 期 限 等 内 容 交 接 会 计 档 案 时, 交 接 双 方 应 当 按 照 会 计 档 案 移 交 清 册

所 列 内 容 逐 项 交 接, 并 由 交 接 双 方 的 单 位 负 责 人 负 责 监 交 交 接 完 毕 后, 交 接 双 方 经 办 人 和 监 交 人 应 当 在 会 计 档 案 移 交 清 册 上 签 名 或 者 盖 章 第 十 八 条 我 国 境 内 所 有 单 位 的 会 计 档 案 不 得 携 带 出 境 驻 外 机 构 和 境 内 单 位 在 境 外 设 立 的 企 业 ( 简 称 境 外 单 位 ) 的 会 计 档 案, 应 当 按 照 本 办 法 和 国 家 有 关 规 定 进 行 管 理 第 十 九 条 预 算 计 划 制 度 等 文 件 材 料, 应 当 执 行 文 书 档 案 管 理 规 定, 不 适 用 本 办 法 第 二 十 条 各 省 自 治 区 直 辖 市 人 民 政 府 财 政 部 门 档 案 管 理 部 门, 国 务 院 各 业 务 主 管 部 门, 中 国 人 民 解 放 军 总 后 勤 部, 可 以 根 据 本 办 法 的 规 定, 结 合 本 地 区 本 部 门 的 具 体 情 况, 制 定 实 施 办 法, 报 财 政 部 和 国 家 档 案 局 备 案 第 二 十 一 条 本 办 法 由 财 政 部 负 责 解 释, 自 1999 年 1 月 1 日 起 执 行 1984 年 6 月 1 日 财 政 部 国 家 档 案 局 发 布 的 会 计 档 案 管 理 办 法 自 本 办 法 执 行 之 日 起 废 止

表 一 : 企 业 和 其 他 组 织 会 计 档 案 保 管 期 限 表 序 号 档 案 名 称 保 管 期 限 备 注 一 会 计 凭 证 类 1 原 始 凭 证 15 年 2 记 帐 凭 证 15 年 3 汇 总 凭 证 15 年 二 会 计 帐 簿 类 4 总 帐 15 年 包 括 日 记 总 帐 5 明 细 帐 15 年 6 日 记 帐 15 年 现 金 和 银 行 存 款 日 记 帐 保 管 25 年 7 固 定 资 产 卡 片 固 定 资 产 报 废 清 理 后 保 管 5 年 8 辅 助 帐 簿 15 年 三 财 务 报 告 类 包 括 各 级 主 管 部 门 汇 总 财 务 告 9 月 季 度 财 务 报 告 3 年 包 括 文 字 分 析 10 年 度 财 务 报 告 ( 决 算 ) 永 久 包 括 文 字 分 析 四 其 他 类 11 会 计 移 交 清 册 15 年 12 会 计 档 案 保 管 清 册 永 久 13 会 计 档 案 销 毁 清 册 永 久 14 银 行 余 额 调 节 表 5 年 15 银 行 对 帐 单 5 年

附 表 二 : 财 政 总 预 算 行 政 单 位 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 期 限 表 保 管 期 限 序 号 档 案 名 称 财 政 总 预 算 行 政 单 位 事 业 单 位 税 收 会 计 备 注 一 会 计 凭 证 类 1 2 3 4 5 国 家 金 库 编 送 的 各 种 报 表 及 缴 库 退 库 凭 证 各 收 入 机 关 编 送 的 报 表 行 政 单 位 和 事 业 单 位 的 各 种 会 计 凭 证 各 种 完 税 凭 证 和 缴 退 库 凭 证 财 政 总 预 算 拨 款 凭 证 及 其 他 会 计 凭 证 10 年 10 年 10 年 15 年 15 年 15 年 包 括 : 原 始 凭 证 记 帐 凭 证 和 传 票 汇 总 表 缴 款 书 存 根 联 在 销 号 后 保 管 2 年 包 括 : 拨 款 凭 证 和 其 他 会 计 凭 证 6 农 牧 业 税 结 算 凭 证 15 年 二 会 计 帐 簿 类 7 日 记 帐 15 年 15 年 8 总 帐 15 年 15 年 15 年 9 税 收 日 记 帐 ( 总 帐 ) 和 税 收 票 证 分 类 出 纳 帐 25 年 10 明 细 分 类 分 户 帐 或 登 15 年 15 年 15 年

11 记 簿 现 金 出 纳 帐 银 行 存 款 帐 25 年 25 年 12 行 政 单 位 和 事 业 单 位 固 定 资 产 明 细 帐 ( 卡 片 ) 行 政 单 位 和 事 业 单 位 固 定 资 产 报 废 清 理 后 保 管 5 年 三 财 务 报 告 类 13 财 政 总 预 算 永 久 14 行 政 单 位 和 事 业 单 位 决 算 10 年 永 久 15 税 收 年 报 ( 决 算 ) 10 年 永 久 16 国 家 金 库 年 报 ( 决 算 ) 10 年 17 基 本 建 设 拨 贷 款 年 报 ( 决 算 ) 10 年 18 财 政 总 预 算 会 计 旬 报 3 年 所 属 单 位 报 送 的 保 管 2 年 19 财 政 总 预 算 会 计 月 季 度 报 表 5 年 所 属 单 位 报 送 的 保 管 2 年 20 行 政 单 位 和 事 业 单 位 会 计 月 季 度 报 表 5 年 所 属 单 位 报 送 的 保 管 2 年 21 税 收 会 计 报 表 ( 包 括 票 证 报 表 ) 10 年 电 报 保 管 1 年, 所 属 税 务 机 关 报 送 的 保 管 3 年 四 其 他 类 22 会 计 移 交 清 册 15 年 15 年 15 年

23 会 计 档 案 保 管 清 册 永 久 永 久 永 久 24 会 计 档 案 销 毁 清 册 永 久 永 久 永 久