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Transcription:

國立嘉義大學 National Chiayi University 104 年度新進職員教育訓練人事室編印 104 年 6 月 10 日

目次一新進職員教育訓練課程表 1 二新進職員教育訓練人員名單 2 三業務講習 3 ( 一 ) 校內財物勞務採購說明 5 ( 二 ) 經費核銷作業實務 23 ( 三 ) 公文流程處理與寫作實務 39 ( 四 ) 人事業務說明及員工權益 63 四附錄 91 ( 一 ) 會計系統操作說明 93 ( 二 ) 文書處理手冊附錄 120 ( 三 ) 本校職員差假一覽表 153 ( 四 )104 年本校特約醫療單位 154 ( 五 ) 本校員工協助方案實施計畫 158 ( 六 ) 研究發展處各式業務申請流程 162 ( 七 ) 總務處行政人員 Q&A 宣導 168

國立嘉義大學 104 年度新進職員教育訓練課程表日期 :104 年 6 月 10 日 ( 星期三 )08:30-16:30 地點 : 本校蘭潭校區行政中心 4 樓瑞穗廳時間課程講座 08:30-08:50 08:50-09:10 一報到二本校簡介及政策宣導一校長致詞二新進人員自我介紹數位學習邱義源校長 09:10-09:30 本校採購作業實務總務處周育慶專員 09:30-09:50 本校經費核銷作業實務主計室謝勝文主任 10:00-10:30 公文流程處理及寫作實務秘書室范惠珍專門委員 10:30-11:00 人事業務說明及員工權益人事室李青珊組長人事室劉玉玲組長 11:30-12:10 綜合座談人事室鄭夙珍主任 12:10-13:00 休息 / 用餐時間 13:30-13:50 一報到二政策性訓練及宣導 13:50-15:20 情緒與壓力管理 15:40-16:30 廉政倫理與採購案例分享 ( 含請託關說登錄作業獎懲處理原則宣導 ) 備註 : 課程議題講座及時間依實際狀況彈性調整數位學習陽明醫院身心醫學科臨床心理師本校輔諮系林姿吟兼任講師嘉義地方法院政風室王品清主任 1

業務講習 3

4

主題 : 校內財物勞務採購說明主講人 : 總務處周育慶專員 5

6

校內財物勞務採購說明單位 : 總務處事務組報告人 : 周育慶 1 金額採購屬性採購金額規模工程財物勞務巨額 2 億 1 億 2 千萬查核金額 5 千萬 5 千萬 1 千萬公告金額 1 百萬 1 百萬 1 百萬小額十萬元十萬元十萬元投標廠商資格與特殊或巨額採購認定標準行政院工程會 (88) 工程企字第 8804490 號 2 7

校內常用之採購方式小額 (10 萬元含以下 ) 採購逾公告金額十分之一 (10 萬元 ) 以上採購共同供應契約身心障礙優先採購 3 小額 (10 萬元含以下 ) 採購小額採購之金額, 在中央由主管機關定之 ; 在地方由直轄市或縣 ( 市 ) 政府定之但均不得逾公告金額十分之一地方未定者, 比照中央規定辦理 ( 採 47-3) 金額在一萬元以下者, 得免附估價單 ; 一萬元 ( 含 ) 以上十萬元以下者, 須附一家 ( 含 ) 以上估價單 ( 本校採購作業要點 4-3) 十萬元以下之案件 : 除特殊設備外, 授權十萬元以下採購案由各一級單位主管自行負責 ( 本校採購作業要點 5-1) 應避免意圖規避採購法之適用而分批辦理 8 4

小額採購程序採購作業流程開始至會計室網路簽證系統登錄採購項目並列印黏貼憑證用紙 ( 下方為財物購置修繕申請單 ) 於申請人處簽 ( 蓋 ) 章後, 送單位主管及授權主管核章未獲核准不能採購依優先採購身心障礙福利機構或團體生產物品及服務辦法辦理採購綠色環保標章者, 優先採購, 並依共同供應契約採購作業程序辦理否是是單位主管及授權主管簽 ( 核 ) 章是為向身心障礙團體優先採購項目否為共同供應契約採購項目 A 否 5 A 依新台幣 10 萬元以上財物或勞務採購作業程序辦理否是否向同一廠商採購金額合計未超過 NT$10 萬元以上是由學校授權使用單位自行採購採購時請向廠商索取發票或收據 ; 為節省公帑, 請多方詢價, 並請注意採購金額在 1 萬元以下者, 免估價單 ;1 萬元 ( 含 ) 以上 10 萬元以下者, 須有 1 家 ( 含 ) 以上廠商估價單由使用單位依規定填寫財產增加單 1,000 元以下物品由使用單位自行登記列管不需填寫財產增加單由使用單位辦理核銷程序核銷程序 : 申請人 ( 經手人 ) 於黏貼憑證用紙黏貼發票或收據後, 連同相關文件 ( 如估價單財產增加單等 ) 依序送驗收證明人 ( 經手人與驗收證明人不得由同一人擔任 ) 單位主管 ( 學院院長 ) 會辦單位 ( 無會辦時免送 )-> 總務處 -> 會計室 -> 校長 ( 授權主管 ) 等核章採購作業完成 9 6

逾公告金額十分之一 (10 萬元 ) 以上採購進行採購前需求單位所須備齊資料送事務組辦理後續採購事宜 : 核准採購項目相關公文資料 :1. 奉准之採購簽案或 2. 相關會議紀錄或 3. 核准公文財物購置修繕申請書採購物品規格 ( 範 ) 書 7 採購作業開始提出核准文件結束未獲核准不能採購依共同供應契約採購程序辦理 10 萬元以上採購程序否是採購項目需有 1. 核准採購簽呈或 2. 相關會議紀錄或 3. 核准公文是至會計室網路簽證系統登錄採購項目並列印財物購置修繕申請書是否為共同供應契約採購項目否將主管核完章之財物購置修繕申請書採購物品規格 ( 範 ) 書及核准採購項目相關公文資料等, 送事務組依政府採購法相關規定辦理採購作業程序 A 10 a. 如有非以公開取得或公開招標方式辦理採購需要者, 招標方式需先簽准, 如限制性招標 b. 採購案預算需事先簽准方可送出 a.10 萬元以上至百萬元以下, 等標期 5-7 天 b. 百萬元以上至查核金額, 等標期 11-14 天 c. 請需求單位考量, 等標期事務組採購簽呈簽辦時間及考量廠商履約期程等, 採購需求請於適當時機提出, 以 8 確保採購品質

是 A 底價之訂定及開標決標作業採購程序中, 需求單位需配合辦理底價之訂定及開決標會議 ( 第二次以上公告, 除重新檢討底價外, 毋需重訂底價 ) 需求單位書面通知事務組, 結束採購作業本次採購結束否是否繼續公告採購否採購項目決標是 a. 決標後事務組負責與廠商辦理簽訂合約相關事宜 b. 需求單位負責廠商履約管理事宜廠商履約 c. 廠商履約完成, 需繳交完工報告書至事務組否需求單位確認履約是否完成 A 是採購流程結束 9 A 事務組通知辦理驗收作業需求單位需配合驗收作業之執行, 主驗人及會驗人均需到場辦理驗收事宜廠商改善完成廠商辦理改善作業否驗收合格 a. 驗收如不符, 主驗人需給廠商限期改善 b. 廠商如未能改善則依契約相關規定辦理是核銷程序由需求單位依規定填寫財產增加單, 並於會計室網路簽證系統上列印粘貼憑證用紙黏貼發票, 連同相關文件依序送主驗人 ( 經手人與驗收證明人不得由同一人擔任 )-> 單位主管 ( 學院院長 )-> 會辦單位 ( 無會辦時免送 )-> 總務處 -> 會計室 -> 校長 ( 授權主管 ) 等核章採購流程結束 10 11

分批 & 分別辦理採購叮嚀事項分批或分別辦理採購機關不得意圖規避本法之適用, 分批辦理公告金額以上之採購 ( 採 14) 機關不得意圖規避本辦法之適用, 分批辦理未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購 ( 中 6) 不同標的不同施工或供應地區不同需求條件或不同行業廠商之專業項目可分別辦理 ( 細 13) 同類標的合併辦理並無困難者, 不以分別辦理為原則同時間洽同一廠商承作者, 其採購金額應加總計算 11 採購標的規格機關辦理採購應依功能或效益訂定招標文件機關所擬定採用或適用之技術規格, 其所標示之擬採購產品或服務之特性, 諸如品質性能安全尺寸, 在目的及效果上均不得限制競爭招標文件不得要求或提及特定之商標或商名專利設計或型式特定來源地生產者或供應者但無法以精確之方式說明招標要求, 而已在招標文件內註明諸如或同等品字樣者, 不在此限 ( 採 26) 同等品 : 指經機關審查認定, 其功能效益標準或特性不低於招標文件所要求或提及者 ( 細 25) 12 12

採購標的規格 - 不當之作法抄襲特定廠商之規格資料超出需求或與需求無關之規格公告金額以上之採購指定特定廠牌之規格或型號或特定國家或協會之標準而未允許同等品型錄須蓋代理廠商之章型錄須為正本限型錄上之規格必須與招標規格一字不差非屬必要卻限制不同組件須由相同廠牌所組成指定進口品 13 採購標的規格 - 不當作法規定廠商須在嘉義市設有營業處規定投標文件須檢附 ISO 認證規定投標時須具備指定之設備規定開標時須攜帶資格文件之正本規定投標時須檢附原廠製造證明原廠保固證明原廠品質保證書限定公部門或國內之實績規定資格與履約能力無關 ( 如採購法律諮詢服務卻規定須具備民間公證人資格 ) 13 14

其他 1 萬元 ( 含 ) 以上 10 萬元以下者, 須有 1 家 ( 含 ) 以上廠商估價單一千元以上一萬元以下財物需填寫非消耗品增加單一萬元以上財物需填寫財產增加單收據或發票需確實粘貼於支出粘貼憑證送出前各欄位請確認勿漏章 15 共同供應契約適用機關應利用本契約辦理採購, 前項適用機關有正當理由者, 得不利用本契約, 並應將其情形通知訂約機關 ( 共 6) 正當理由之認定價格較低功能不同緊急需用 (89.6.26 工程企 89017619 號函 ) 採用價格較低功能不同理由應先行另案簽陳校長核准後方可進行採購, 有關採用緊急需用理由得先行採購後再另案簽陳校長核准, 再辦理核銷程序如發現契約價格高於市場行情, 可利用政府電子採購網商品市價通報機制通報訂約機關 ( 臺灣銀行採購部 ) 辦理查價 (103.6.24 工程企字第 10300214070 號函 ) 16 14

共同供應契約採購程序常犯之錯誤請購單列印格式錯誤請購單核章內容錯誤請購單內未敘明用途及經費來源逾十萬元以上之請購未附財物購置俢繕申請書逾十萬元以上之請購未通知相關單位驗收核銷時未附請購單正本核銷時未附驗收單驗收紀錄未簽章發票或收據日期須於驗收日期之後 17 學校 2 18 15

19 20 16

21 身心障礙優先採購身心障礙福利機構或團體庇護工場, 所生產之物品及其提供之服務, 於合理價格及一定金額 (100 萬元 ) 以下者, 各級政府機關公立學校公營事業機構及接受政府補助之機構團體私立學校應優先採購 ( 身心障礙者權益保障法第 69 條 ) 範圍 : 食品手工藝品清潔用品園藝產品輔助器具家庭用品印刷品環保再生碳粉匣 ( 產品代工 ) 及其他經中央主管機關公告之項目依優先採購辦法, 各單位優先採購結果須達法定比率 5% 22 17

23 24 18

25 平時登入逐筆統計建檔, 於年底將統計資料送所屬院中心處室為單位進行彙整後送事務組辦理後續事宜 26 19

Q & A 請參閱總務處事務組網頁 27 事務組採購承辦人員介紹姓名職稱負責單位 ( 項目 ) 洪泉旭組長採購案 10 萬元以下 ( 總務長丙章 ) 核章周育慶專員全校 10 萬元以下及共同供應契約採購審核張如松技士農學院圖書館期刋採購 ( 紙本 ) 吳榮山組員生科院師範學院人文藝術學院採購蔡仲瑜書記共同供應契約 10 萬以下採購審核 ( 行政單位 ) 陳雅萍組員理工學院管理學院進修部身心障礙生產物品及服務採購業務蘇美蓉組員行政單位圖書館電子期刋 10 萬以下採購審核 ( 教學單位 ) 聯絡電話 :2717110-2 20

21

22

主題 : 經費核銷作業實務主講人 : 主計室謝勝文主任 23

24

國立嘉義大學 104 年度新進職員教育訓練經費核銷作業實務主計室講師 : 謝勝文主任 104 年 6 月 10 日綱要經費結報應注意事項壹一般支出憑證貳國內出差旅費參國外出差旅費肆印領清冊及個人領據經費報支憑證範例說明 25

經費結報應注意事項壹一般支出憑證 : 統一發票 ( 或收據 ) 應載明 1. 買受人 ( 國立嘉義大學 ) 2. 購買日期 3. 購買品名數量單價總價 4. 加蓋商號之發票章 ( 或收據章 ) 發票收據之品名欄若以外文書寫者, 請擇要譯註中文, 另有關單據有外文部分亦請擇要譯註中文收銀機或計算機器開具之統一發票請要求輸入本校統編 : 66019206; 若未輸入統編, 應請營業人加註買受機關名稱或統一編號後, 加蓋統一發票專用章紙本電子發票 : 向廠商洽取紙本電子發票 ( 感熱紙 ) 報支經費時, 請於發票或申請動支經費文件等註記發票字軌號碼 ( 發票號碼 ), 俾利模糊時查考之用取具普通收據時, 應注意運用財政部稅務入口網之營業 ( 稅籍 ) 登記資料公示查詢系統, 查詢廠商是否有使用發票, 俾單據合法核銷財政部稅務入口網 ( 網址 : http://www.etax.nat.gov.tw/etwmain/front/etw118w/v IEW/24) 公示資料查詢項下營業 ( 稅籍 ) 登記資料公示查詢網頁 26

書面資料改正書寫錯誤應注意事項 1. 粘貼憑證用紙印領清冊之金額或相關資料修改時, 請經辦人在改正處簽名證明 2. 統一發票書寫錯誤者, 應依統一發票使用辦法規定另行開立, 不得於統一發票上塗改 3. 支出憑證 ( 例如 : 收據領據 ) 之總數書寫錯誤, 應由原出具者劃線註銷更正, 並於更正處簽名證明金額一萬元以下之案件, 如因業務需要得先行墊付, 一萬元以上之案件不得墊付貳國內出差旅費 : (1/3) 編制內教職員出差應於校務行政系統 / 線上簽核差勤系統事前上網申請出差, 奉准後始得出差助理人員出差填具紙本之出差申請單, 免會人事室, 但請主持人應於出差申請單上之人事室欄位蓋章學生因公出差應於校務行政系統 / 各項作業申請點選學生因公出差申請, 奉准後完成請假出差手續出差事畢, 於 15 日內填具出差旅費報告表, 連同有關單據及核准之出差申請單結報旅費出差旅費報告表內各欄位請核實填列 ( 尤其職級欄務請填列正確, 以利審核旅費報支標準 ) 27

出差以服務機關所在地為報支旅費之起 ( 終 ) 點 (2/3) 有關以手機票證搭乘台灣高速鐵路取據之購票證明核銷經費, 依行政政院主計總處 104 年 5 月 6 日主會財字第 1041500063B 號函說明, 國內出差旅費報支要點第 5 點規定略以, 搭乘高鐵者, 應檢附票根或購票證明文件核實報支, 又據高鐵公司告以, 以手機票證方式搭乘高鐵者, 可於搭乘日出站時臨櫃取得或透由網路下載購票證明爰透由上開方式取得之購票證明, 均可作為支出憑證, 又基於網路下載購票證明係由當事人自行列印, 故請由報支者本誠信原則就其真實性負責, 並於該證明簽名後作為報支憑證職務等級費別中央機關公務員工國內出差旅費報支數額表特任級人員簡任級人員 ( 第十至十四職等薦任第九職等人員晉支年功俸 ) 單位 : 新臺幣元薦任級以下人員 ( 九職等以下包括雇員技工駕駛及工友 ) (3/3) 交通費搭乘飛機高鐵船舶者, 部會及相當部會之首長副首長得乘坐商務艙 ( 車廂 ) 或相同之座 ( 艙 ) 位, 其餘人員乘坐經濟 ( 標準 ) 座 ( 艙車 ) 位, 並均應檢附票根或購票證明文件, 搭乘飛機者並須檢附登機證存根, 覈實報支其餘交通工具, 不分等次覈實報支住宿費每日上限 2,200 1,800 1,600 檢據覈實報支雜每費日 400 備註 : 一約聘 ( 僱 ) 人員依其原定職等按本表分等數額報支 28

參國外出差旅費 : (1/2) 出差應於事前提出出差申請, 奉准後始得出差出差事畢後 15 日內填具國外出差旅費報告表, 連同有關單據及核准之出差申請單結報旅費報支國外旅費應檢附之單據如下 : 1. 機票部份 : (1) 機票票根或電子機票 (2) 國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據或其他足資證明支付票款之文件 (3) 登機證存根或足資證明出國事實之護照影本或航空公司所開立之搭機證明前項以外交通費之報支, 除本國境內依國內出差旅費報支要點規定辦理外, 應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據前項以外交通費之報支, 除本國境內依國內出差旅費報支要點規定辦理外, 應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據 2. 生活費 : 按中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表標準報支 ; 但住宿免費宿舍過境旅館或在交通工具歇夜及返國當日, 生活費按該地區生活費日支數額 30% 報支公差人員一日內跨越兩地區或兩地區以上者, 其生活費日支數額均以當日留宿之區為列支數額 3. 註冊費手續費保險費等辦公費用均應檢據報支 4. 因公赴國外出差人員綜合保險, 保額以 400 萬元為上限 5. 出差人員報支旅費日期應以本國日期計算, 其出國前已辦妥結匯者, 依匯價報支, 未辦理結匯者, 應以出國前一日 ( 如逢假日往前順推 ) 台灣銀行賣出即期美元參考匯價為依據報支 (2/2) 29

肆印領清冊及個人領據 : (1/2) 屬於個人之給與 ( 主持人費薪資臨時工資工讀金等 ), 請以清單請購登帳, 並一律以存帳方式存入個人金融帳號, 不得代墊外籍人士應代扣之所得稅會因居留期間而有不同之稅率, 請先行向出納組查詢報支臨時工資及工讀金, 除印領清冊外, 需另檢附工作日誌表講座鐘點費及演講費 : 領據應註明講座給付標準, 並檢附授課課程表 ( 內含上課日期時間 ) 出席費 : 每次會議以 2,000 元為上限, 由各機關學校視會議諮詢性質酌予支給稿費審查費等 : 領據應註明字數及支給標準 (2/2) 30

經費報支憑證範例說明注意事項常見可能漏失 ( 錯誤情形 ) 收據或統一發票須註明買受人 ( 國立嘉義大學 ) 日期品名數量單價及金額等 1. 收據或發票漏 ( 未 ) 註明買受人日期品名數量單價或金額大寫登載錯誤等 2. 發票數量只寫一批, 未另加註明細 NOTE 收據請務必加蓋免用發票專用章 NOTE 一批 ( 式 ), 請務必詳細註明清單明細 31

注意事項常見可能違失 ( 錯誤態樣 ) 支出金額達二千元以上者, 應儘量取得統一發票核銷, 應取得發票收執聯進行經費核銷, 若為 3 聯式發票應同時附收執聯及扣抵聯核銷誤以扣抵聯或影本辦理核銷三聯式發票, 於經費核銷漏 ( 未 ) 將收執聯與扣抵聯一併黏貼附上 NOTE 1.2 聯式發票收執聯核銷 2.3 聯式發票應將扣抵聯與收執聯依序一併黏貼附上注意事項常見可能違失 ( 錯誤態樣 ) 收銀機式發票及電子發票應鍵入本校統一編號 (66019206), 發票未加註貨品名稱應由經手人加註貨品名稱並簽章發票漏 ( 未 ) 鍵入本校統一編號 (66019206); 漏 ( 未 ) 加註貨品名稱 ; 或已於發票上加註中文說明, 經手人却未簽章 NOTE 學校統編 66019206 NOTE 若沒有品名應加註明細, 並應由經手人簽章 32

注意事項常見可能漏失 ( 錯誤態樣 ) 紙本電子發票因無法長時間保存, 各機關 ( 構 ) 員工向廠商洽取紙本電子發票 ( 感熱紙 ) 報支經費時, 請於發票或申請動支經費文件等註記發票字軌號碼 ( 發票號碼 ), 俾利模糊時查考之用各機關 ( 構 ) 員工向廠商洽取紙本電子發票 ( 感熱紙 ) 報支經費時, 未於發票或申請動支經費文件等註記發票字軌號碼 NOTE 紙本電子發票未註記發票字軌號碼注意事項常見可能漏失 ( 錯誤情形 ) 依統一發票使用辦法 24 條規定, 發票書寫錯誤應另行開立發票書寫錯誤未請廠商另行開立收據 ( 領據 ) 內容金額應正確並以國字表達, 若有修改應請出具人劃線註銷更正並於更正處核章 ( 簽名 ) 1. 收據 ( 領據 ) 金額有誤或新台幣金額以數字書寫 ( 錯誤 ex:5,360) 2. 修改處漏 ( 未 ) 簽章或承辦人自行修正核章 NOTE 1. 若有修改應由出具人劃線註銷更正 2. 新臺幣金額表達為國字 33

注意事項常見可能漏失 ( 錯誤情形 ) 1. 經費報支於粘貼憑證用紙或財物購置修繕申請應註明用途說明 2. 經手人驗收證明人單位主管學院院長批示等欄位應予核章 1. 未註明用途 2. 經手人驗收證明人單位主管或學院院長批示等欄位漏未核章 3. 經手人與驗收證明人不可同一人 3. 承辦人與驗收人同一人 4. 若款項代墊代墊人應簽名及加註薪資代碼 5. 擬結報金額少於發票或收據金額時, 請於粘貼憑證用紙之金額欄註明實付金額元並由經手人簽名 6. 單據應黏貼於粘貼憑證用紙上, 多張單據按黏貼線, 由上而下黏貼整齊 ; 黏貼單據時應注意勿黏蓋住發票號碼及日期, 應以能清楚看見發票編號及日期為主 4. 代墊款代墊人漏 ( 未 ) 簽名及薪資代碼 5. 擬核銷金額少於發票金額, 未加註實付或經手人未簽章 6. 單據未黏貼, 僅以訂書針固定 ; 發票號碼及日期黏貼時被蓋住 NOTE 請詳細註明用途不可為同一人擬結報金額少於發票或收據金額時, 請於金額欄註明實付並由經手人簽名或核章代墊款代墊人簽名 34

NOTE 請用膠水黏貼固定, 勿用訂書針, 以免遞送過程中憑証掉落遺失 NOTE 單據請按憑證黏貼線, 由上而下黏貼整齊 1 2 注意事項常見可能漏失 ( 錯誤情形 ) 1. 出差旅費報告表應填日期出差地點, 出差事由及具領人應簽章 2. 參加訓練或講習性質之各項研習會座談會研討會檢討會觀摩會說明會等不支雜費 ( 例如 1 名薦任組員出差, 雜費為 400 元 ) (1) 屬出席會議出差 1 日 :400 元 (2) 屬出席會議出差半日 :200 元 (3) 屬訓練性質研討會 : 不支雜費 0 元 1. 出差旅費報告表漏未登填日期出差地點等或具領人未簽章 2. 出差申請單與出差旅費報告表內出差之日期地點不一致 3. 參加研討會講習說明會等屬訓練性質者未依規定仍報支雜費 4. 出差旅費報支未使用網路請購系統 / 清單報支 5. 未註明出差事由及各項會議之性質 35

NOTE 出差旅費報支, 請使用網路請購系統 / 清單報支 NOTE 訓練講習不支雜費 NOTE 出差人 ( 具領人 ) 應簽章結語講習內容係依當下法規資料整理, 執行經費結報時, 仍須依據最新法令規章辦理依據 97 年 10 月 28 日台審部一字第 0970006172 號函 : 審計部查核各機關 ( 含營業及非營業特種基金 ) 因違反法令規定處行政罰鍰之結果, 存有該等罰鍰肇因公務員執行業務所致, 如逕由公款支付, 顯有欠當為避免上述所提情形致公帑損失情事發生, 請各機關應確實檢視業務執行之管控作業有無應補強之處, 嗣後倘發生類此情事, 並應依規定嚴以追究行政責任各機關員工向機關申請支付款項, 應本誠信原則對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責, 如有不實應負相關責任 36

報告完畢謝謝聆聽 37

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主題 : 公文流程處理與寫作實務主講人 : 秘書室范惠珍專門委員 39

40

104 年新進職員教育訓練報告人 : 專門委員范惠珍報告日期 :104 年 6 月 10 日報告大綱觀念交流 & 前言文書處理參考法規及依據公文概述公文結構用語及擬稿方式公文寫作及處理實務上常見問題 41

觀念交流 - 身在公門好修行做一天和尚敲一天鐘觀念交流 - 價值觀的拉距多一事不如少一事 ( 有人這樣做 ) V.S 不經一事不長一智 ( 我要不要這樣做 ) 42

觀念交流做一天和尚敲一天鐘 - 處理好公文是公務員的基本責任公文是公務傳達溝通的工具 - 溝通傳達行政作為及行政處分藉良好的公文撰擬與處理來完成工欲善其事, 必先利其器 - 良好的公文撰擬及文書處理能力就是利器前言流程 - 完成一件事情的過程公文流程 - 文書自收文或交辦起至發文歸檔止之全部流程公文 - 處理公務之文書 ( 是公務傳達溝通的工具 ) 適用於 : 機關內部間 ( 橫向縱向 ) 機關與機關間機關與人民間機關與民間團體間 43

前言如何讓公文辦理更順暢熟悉業務 ( 法規規定人事時地物 ) 除了溝通還是溝通 ( 縱向橫向上下左右 ) 展現誠意文書處理參考法規及依據 (1) 公文程式條例 (14 條 ) 文書處理手冊及附錄事務管理手冊 - 文書處理部分 ( 共 94 條, 依文書處理手冊更具體規定文書處理細節 ) 本校分層負責明細表 ( 本校首頁 - 人事室 - 分層負責明細表 ) http://www.ncyu.edu.tw/personnel/gradation.aspx?site_cont ent_sn=15294 44

文書處理參考法規及依據 (2) 文書處理相關釋例 (1040105 更新版 ) 文書流程管理作業規範公文寫作變革 : 橫式書寫阿拉伯數字電子化作業公文自民國 94 年開始採橫式書寫, 及為因應電子化作業, 相關法規亦隨之修正這樣的改變是以前的公務員無法想像的好的文書處理依文書處理手冊及相關規定 ( 通案 ) 熟悉權責各該法規 ( 個案 ) 用心 ( 需先協商部分應先協商 ) 細心 ( 最後要送出之前再檢查一遍 ) 應留意追蹤承辦公文流向及辦理情形 45

公文概述 (1) 何謂公文公文程式條例第 1 條稱公文者, 謂處理公務之文書文書處理手冊定義文書之意義處理公務或與公務有關之一切資料機關與機關或機關與人民往來之公文書, 機關內部通行之文書公文以外之文書而與公務有關者公文概述 (2) 公文類別依現行公文程式條例規定分為六種 : 令呈咨函公告其他公文令 : 公布法律發布法規命令及人事命令時使用呈 : 對總統有所呈請或報告時用咨 : 總統與立法院監察院公文往復時用 46

公文概述 (3) 公文類別函 : 各機關理公務公文往復時使用, 有下列情形 : 上級機關對所屬下級機關有所指示交辦批復時下級機關對上級機關有所請求或報告時同級機關或不相隸屬機關間行文時民眾與機關間之申請及答復時公告 : 各機關對公眾有所宣布時用得張貼於機關之公布欄電子公布欄, 或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布如需他機關處理者, 得另行檢送公文概述 (4) 公文類別其他公文 : 書函開會通知單會勘通知單公務電話紀錄其他定型化處理之公文 ( 完工報告申請表等 ) 手諭簽報告箋函或便箋聘書證明書證書或執照契約書提案紀錄節略說帖等依公文程式條例第 2 條第 2 項規定, 前述各款之公文必要時得以電報電報交換電傳文件傳真或其他電子文件行之 47

公文處理程序公文處理程序收文處理 : 簽收拆驗分文編號登錄傳遞 ( 文書組 ) 文件簽辦 : 擬辦送會陳核核定 ( 承辦人核稿人 ) 文稿擬判 : 擬稿會稿核稿判行發文處理 : 繕印校對蓋印及簽署編號登錄封發送達 ( 文書組 ) 歸檔處理 : 依檔案法及其相關規定辦理公文結構 ( 函書函 ) 機關名稱文別聯絡方式受文者欄發文日期字號速別密等附件欄本文 ( 主旨說明辦法 ) 正副本函蓋校長簽名章書函及開會通知蓋機關全銜條戳 48

公文本文分段 (1) 公文本文分段 ( 活用三段式 ) 主旨全文精要, 說明行文目的與期望, 應力求具體扼要 ( 不超過 150 字 ) 說明 ( 經過原因 ) 案情必須就依據事實來源或理由作較詳細之敘述, 無法於主旨段容納時, 於本段說明 ( 附件可於主旨或本段說明 ) 49

公文本文分段 (2) 公文本文分段 ( 活用三段式 ) 辦法 ( 建議請求擬辦核示事項 ) 向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時, 用本段列舉其分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時, 應編列為附件承辦人可依公文複雜程度選擇採取一段二段或三段式製作公文, 能一段完成則不必用二段 ( 範例 - 三段式 ) 公文製作要領公文製作要領文字使用 - 簡淺明確實際作業 - 力求正確清晰簡明迅速整潔一致完整格式正確 - 依公文格式製作條理分明 - 依據來源理由經過附件用語適切 - 態度禮貌用語應顧及公務倫理訴求清楚 - 最好一文一事 50

公文用語 (1) 公文用語目的期望及准駁用語 - 以用在主旨為宜稱謂用語 - 發文者對受文者之稱謂及自稱直接稱謂用語間接稱謂用語一般用語 - 起首語引敘語經辦語准駁語請示語附送語結束語法律統一用字及用語公文語彙法制用字用語補充數字用法公文用語 (2) 期望用語得視需要酌用請希請核示 ; 請鑒核 : 請受文者核定, 以利發文者依核示事項辦理 ( 上行文 ) 請核備 : 為尊重受文者, 行文受文者報備 ( 上行文 ) 請查照 : 請受文者查明後依文中所述辦理請辦理見復 : 請受文者辦妥後務必回復發文者 ( 平行文 ) 51

公文用語 (3) 目的期望及准駁用語舉例請備查 : 為尊重受文者, 行文受文者報備准予核備或同意備查 : 回復同意行文機關請求應予照准 ; 未便照准請查明見復 : 請受文者查明後務必回復發文者希照辦 : 希受文者依文照辦 ( 下行文 ) 希辦理見復 : 希受文者辦妥後務必回復發文者文書處理擬稿方式 (1) 簽先簽後稿簽稿並陳以稿代簽之使用時機簽 : 係指依案情需要提出具體處理意見或解決問題之方案簽請核示簽應依主旨說明擬辦三段式辦理案情簡單之簽, 可使用便簽, 不分段, 以條列式簽擬創簽時應留意撰簽的日期 ( 尤其是用舊檔案來改者 ) 簽擬人及簽章之一致性 ( 主管及承辦人 ) 52

文書處理擬稿方式 (2) 先簽後稿 : 指案情內容複雜, 必須先行簽准後再辦稿之案件 1. 制定訂定修正廢止法令案件 2. 有關政策性或重大興革案件 3. 牽涉較廣, 會商未獲結論案件 4. 擬提決策會議討論案件 5. 重要人事案件 6. 其他性質重要必須先行簽請核定案件文書處理擬稿方式 (3) 簽稿併陳 : 簽及稿二者均需經由首長核准始得發文, 可將簽與稿一併陳核 ( 簽稿都需核章 ) 1. 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件 2. 依法准駁, 但案情特殊須加說明之案件 3. 須限時辦發不及先行請示之案件以稿代簽 : 一般案情簡單, 或例行承轉之案件, 可以稿代簽 ( 稿面核章 ) 53

公文撰寫數字使用原則公文數字使用原則 : (1) 數字用語具一般數字意義 ( 如代碼身分證日期時間計量單位, 統計數據 ) 使用阿拉伯數字 (2) 數字用語屬描述性用語專有名詞 ( 如地名書名人名慣用語 ) 使用中文數字 (3) 屬法規條款, 應依中央法規標準法法律統一用語表規定辦理公文處理時限 (1) 公文辦理時限文書處理應隨到隨辦隨辦隨送, 不得積壓各類公文處理期限 : 一般公文最速件 :1 日速件 :3 日普通件 :6 日 54

公文處理時限 (2) 公文會簽會核時限最速件 :1 小時速件 :2 小時普通件 :4 小時會辦之文件, 受會單位應視同速件, 並依收發文程序辦理同仁應養成隨到隨辦隨辦隨傳電子實體合一之精神簽辦或傳送公文 ; 並落實代理公文處理時限 (3) 限期公文 ( 無須填速別 ) 來文或依其他規定訂有期限之公文, 應依其規定期限辦理 ( 若限期太久或定期陳報表報, 可影印或錄案存辦, 文先歸檔 ) 來文訂有期限者, 如受文機關收文時已逾文中所訂期限者, 該文得以普通件處理或應洽來文機關確定辦理時限變更來文所訂期限者, 須聯繫來文機關確認 55

發文函稿常見問題 (1) 應釐清受文者正副本 ( 影響期望語及稱謂語使用 ) 開會通知單出列席者以姓名職銜書寫, 例如 : 李安進主任秘書范惠珍專門委員許文權組長附件名稱及數量未敘明或附件名稱與內文附件名稱不一致承辦人未留意發文係以學校名義發文 ( 爰稱謂語應以本校或本校 OO 學系, 而誤用本處或本中心等文字 ) 錯別字或漏字 ( 完成公文製作未再仔細檢視 ) 發文函稿常見問題 (2) 上行文或平行文期望語使用不當未留意引用依據與受文者之關係 ( 例如縣市政府轉知其他縣市政府獎學金申請或發放辦法 ) 主旨太冗長或太簡短 ( 例有關 00 案請參說明 - 主旨應說明行文目的與期望 ) 附件內容有誤 ( 急就章或以過去檔案修改未完全檢視內容, 尤其是辦理日期時間人數金額人名等 ) 56

發文函稿常見問題 (3) 依據未註明完整 ( 缺函文日期或字號 - 依據貴會 103 年 7 月 30 日漁發會字第 1036331 號函辦理 ) 受文者未使用全銜 ( 農委會 - 行政院農業委員會 ) 說明或辦法若只有一項, 應直接接說明段或辦法段下書寫, 無需另起一行冠項次 ( 說明 : 依據 ) 儘量簡潔避免贅字 ( 例如 " 之 " 或 " 的 " 等 - 讀讀看 ) 公文撰寫實務上常見問題 (1) 公文期望目的及稱謂用語空格問題教育部 104 年 4 月 1 日以書函檢轉行政院 104 年 3 月 25 日函示略以為期使各機關處理公文有一致遵循標準, 自即日起有關公文之期望目的及稱謂用語均無需挪抬 ( 空格 ) 例如請查照請查照請鑒核請鑒核 57

公文處理實務上常見問題 (1) 單位內意見不一致時單位內各組意見不一致時, 應先取得共識再送會相關單位, 避免公文在單位內來回, 延宕辦理時間案情複雜或會簽單位過多時會簽單位過多者建議以協調會紀錄取代會簽意見案情較複雜公文需先協調有共識再簽擬, 避免單位間意見不一致之公文往返時間及單位間之和諧公文處理實務上常見問題 (2) 文書處理簡化可用直接辦稿或簽稿併送時, 不必先簽後辦可用電話會議會談紀錄時, 不必行文例行公文可予定型化時, 不必重複簽辦不必要的副本不必抄送能合併處理一稿發文時, 不必一事數稿分別發文通案公文, 可一次直接發行至應達層級時, 應一次下達, 不必逐級層轉 58

公文處理實務上常見問題 (3) 簡簽之使用各承辦人收到文書組分送之公文時, 若公文無適當之空白位置可簽擬意見, 或簽擬之意見需會送其他單位表示意見時, 請使用簡簽或會核單格式, 並輸入學校收文號檔號等 ; 惟簡簽僅適用於外部來文時用內部創簽仍應由筆硯公文系統製作並取號管控流程, 以利追蹤公文辦理流程公文處理實務上常見問題 (4) 簽註日期及時間問題文書處理過程中之有關人員, 均應於文面適當位置蓋章或簽名, 並註明時間 ( 例如 11 月 8 日 16 時, 得縮記為 1108/1600), 以明責任簽名必須清晰, 以能辨明為何人所簽註明決行層級承辦人需參考分層負責明細表, 於文面註明決行層級, 落實分層負責規定 59

公文處理實務上常見問題 (5) 歸檔經機關首長 ( 校長 ) 核示或依本校分層負責規定授權各單位主管決行之公文一定要記得辦完隨時歸檔 ( 送本校檔案管理單位文書組 ), 避免檔案遺失或時間過久忘記歸檔之風險單位存查各單位之創簽文於核示後亦應於電子公文辦理單位存查並將檔案分類歸檔以備查考文書保密 (1) 各機關員工對於本機關任何文書, 除經允許公開者外, 應保守機密, 不得洩漏文書之處理, 不得隨意散置或出示他人各級人員經辦案件, 無論何時, 不得以職務上之秘密作私人談話資料非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件 60

文書保密 (2) 文書之核判會簽會稿時, 不得假手本機關以外之人員, 更不得交與本案有關之當事人文書放置時, 應置於公文夾內, 以防止被他人窺視下班或臨時離開辦公室時, 應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內並即加鎖文書保密 (3) 職務上不應知悉或不應持有之公文資料, 不得探悉或持有因職務而持有之機密文件, 應保存於辦公處所, 並隨時檢查, 無繼續保存之必要者, 應繳還原發單位 ; 無法繳回者應銷毀之承辦機密文書人員, 發現承辦或保管之機密文已洩漏遺失或判斷可能洩漏遺失時, 應即報告所屬主管查明處理 61

心得分享及期許不畏歷練及改變, 增加自己全方位能力有所為有所不為, 不重過程重結果工作上一份成就感應是大於一份薪水的意義公務員是一份定義自己一生價值所在的志業公務員依法行政, 更應本專業有積極的作為做一個快樂有自信的公務員敬請指教 62

主題 : 人事業務說明及員工權益主講人 : 人事室李青珊組長人事室劉玉玲組長 63

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國立嘉義大學新進職員教育訓練主講人 : 人事室李青珊組長劉玉玲組長 1 目錄兼課兼職規定工作時間規定各假別准假日數及規定員工福利考核獎懲訓練進修保險 - 給付標準心理及精神支持機制 65 2

目錄兼課兼職規定工作時間規定各假別准假日數及規定員工福利考核獎懲訓練進修保險 - 給付標準心理及精神支持機制 3 兼課及兼職規定 66 4

公務人員兼職法令規定 : 一公務員服務法二公務人員兼任政府投資或轉投資民營事業機構捐 ( 補 ) 助財團法人及社團法人董監事職務規定 5 公務人員公務員服務法第 13 條規定 : 公務員不得經營商業或投機事業但投資於非屬其服務機關監督之農工礦交通或新聞出版事業, 為股份有限公司股東, 兩合公司之有限責任股東, 或非執行業務之有限公司股東, 而其所有股份總額未超過其所投資公司股本總額百分之十者, 不在此限公務員非依法不得兼公營事業機關或公司代表官股之董事或監察人公務員利用權力公款或公務上之秘密消息而圖利者, 依刑法第一百三十一條處斷 ; 其他法令有特別處罰規定者, 依其規定其離職者, 亦同公務員違反第一項第二項或第三項之規定者, 應先予撤職 67 6

公務人員公務員服務法第 14 條公務員除法令所規定外, 不得兼任他項公職或業務其依法令兼職者, 不得兼薪及兼領公費依法令或經指派兼職者, 於離去本職時, 其兼職亦應同時免兼 7 公務人員公務員服務法第 13 條相關函釋, 請見人事室網頁熱門服務專區 68 8

公務人員公務人員兼任政府投資或轉投資民營事業機構捐 ( 補 ) 助財團法人及社團法人董監事職務規定一關於公務人員兼任政府投資或轉投資民營事業機構董監事部分 : ( 一 ) 公務人員在職務上對民營事業機構有直接監督關係者, 不得兼任其董監事職務 ( 二 ) 行政機關公立學校, 以科長或相當層級以上人員兼任為限 ; 事業機構, 以事業總機構一級副主管及分支機構 ( 附屬單位 ) 首長以上之主管人員兼任為限 ( 三 ) 各機關 ( 構 ) 學校專任聘僱人員, 不得兼任政府投資或轉投資民營事業機構董監事及其他執行業務之重要職務 9 公務人員二關於公務人員兼任財團社團法人董監事部分 : ( 一 ) 各主管機關應徹底檢討派兼財團法人董監事情形, 如非確屬業務需要, 均不得再派員兼任 ( 二 ) 行政機關公立學校, 以科長或相當層級以上人員兼任為限 ; 事業機構, 以事業總機構一級副主管及分支機構 ( 附屬單位 ) 首長以上之主管人員兼任為限 ( 三 ) 各機關 ( 構 ) 學校專任聘僱人員, 不得兼任政府捐 ( 補 ) 助財團社團法人董監事及其他執行業務之重要職務 69 10

公務人員兼課法令規定 : 行政院人事行政局 95.01.23. 局考字第 0 九五 00 六 0 五六四一號書函公務人員兼任教學工作, 應經服務機關許可, 除以事假或休假登記外, 並得以加班補休方式辦理, 惟仍應受每週兼課時數不得超過 4 小時之限制 11 校務基金專案人員兼課及兼職法令規定 : 本校專案員工作規則第 26 條本校員工非經校長同意, 不得在校內外兼職或兼課 70 12

工作時間規定 - 法規勞動基準法暨其施行細則行政院及所屬各機關公務人員平時考核要點公務人員請假規則勞工請假規則本校差勤管理要點本校教職員加班管制要點本校教職員因公出差應行注意事項 13 工作時間規定本校因業務需要, 得依工作需求實施加班輪班輪值及延長工時得於加班後 6 個月內補休因故不能工作時, 應先行請假, 核准後方可離開工作崗位但遇急病或緊急事故, 得委託他人代辦手續嚴禁代人刷卡, 違反者一律以記過處分 71 14

工作時間規定工作時間為上午 8 點至下午 17 點, 彈性上班時間僅有上午 8 點至 8 點 30 分, 上午請假者, 應於下午 1 點前刷卡到公 8 時 31 分上班應請假 1 小時 (8 時至 9 時 ) 9 時 1 分上班應請假 2 小時 (8 時至 10 時 ), 餘類推當日請假未滿 1 日, 離開時應刷退漏刷卡應於三日內填本校職員上下班未刷卡登記表送人事室補登 15 工作時間規定中午 12 點至下午 1 點應辦公服勤, 加班時數累計於寒暑假補休以時為單位請假, 請假時數與上班時數合計需滿 8 小時 ( 不含中午 1 小時 ), 於 8 時 10 分上班, 提早 2 小時下班, 請假時間應為 15 時至 17 時, 但 15 時 10 分以後始得下班 72 16

工作時間規定系統內點選加班補休假別, 再點選補休情形, 可查詢個人補休紀錄正常工作時間以外之加班, 一律線上申請加班, 並以加班補休假別申請補休系統會按照加班日期先後自動扣除已補休時數, 但已逾 6 個月時數自動失效 17 工作時間規定出差 : 以國內出差單申請, 勿以公假或公出申請公假 : 符合公務人員請假規則第 4 條情形者公出 : 上班時間, 短時間外出處理公務, 仍應刷退, 因處理公務未能於規定上下班時間刷卡者, 應申請差假 73 18

工作時間規定公假一奉派參加政府召集之集會二參加政府舉辦與職務有關之考試, 經機關長官核准者三依法受各種兵役召集四參加政府依法主辦之各項投票五因執行職務或上下班途中發生危險以致傷病, 必須休養或療治, 其期間在二年以內者六奉派或奉准參加與其職務有關之訓練進修, 其期間在一年以內者但公務人員訓練進修法規另有規定者, 從其規定七奉派考察或參加國際會議八應國內外機關團體邀請, 參加與其職務有關之各項會議或活動, 或基於法定義務出席作證答辯, 經機關長官核准者九參加本機關舉辦之活動, 經機關長官核准者十因法定傳染病經各級衛生主管機關認定應強制隔離但因可歸責於當事人事由而罹病者, 不在此限十一依考試院訂定之激勵法規規定給假者 19 各假別准假日數及規定 74 20

各假別准假日數及規定適用規定適用規定注意事項公務人員公務人員請假規則本校職員獎懲實施要點 1. 曠職繼續達 1 日未達 2 日或 1 年內累積逾 2 日未達 5 日者, 予以記過處分 ; 曠職繼續達 4 日或 1 年內累積達 10 日者, 記貳大過處分並予以免職 2. 病假延長期限已滿或請公傷假已滿期限兩年, 仍不能銷假, 應予留職停薪 3. 前項人員自留職停薪之日起已逾一年仍未痊癒者, 應依法規辦理退休退職或資遺專案人員勞動基準法勞工請假規則本校職員獎懲實施要點及專案工作人員工作規則 1. 曠職繼續達 1 日未達 2 日或一年內累積逾 2 日未達 5 日者, 予以記過處分 2. 無正當理由繼續曠職 3 日或 1 個月內曠職達 6 日者, 本校得不經預告終止契約 21 各假別准假日數及規定重點說明事假 ( 含家庭照顧假 ) 病假 ( 含生理假 ) 產前假陪產假補休, 得以時計婚假喪假休假, 每次請假應至少半日請娩假流產假陪產假二日以上之病假應檢具合法醫療機構或醫師證明書各項假別請參職員差假一覽表出國應於 2 週前填送紙本出國申請表 75 22

員工福利 23 員工福利生日禮券 :1,200 元教師節禮券 :300 元資深行政人員禮券 :2,000 元 (10 年 ) 3,000 元 (20 年 )4,000 元 (30 年 )5,000 元 (40 年 ) 托育服務 : 本校附設實驗國民小學及幼兒園, 提供本校同仁子女優先入學 76 24

員工福利社團活動 : 一年補助 5000 元本校設有網球桌球羽球休閒登山有氧運動樂活自行車太極拳福智中華花藝明心讀書會等社團文康活動 : 每年辦理新春團拜及健行桌球躲避球帶式橄欖球全校運動會等體育活動與民間業者簽訂優惠措施 : 提供優質又優惠的食衣住行育樂店家, 同仁可至人事室網頁 / 熱門服務 / 員工生活服務區, 查詢參考擇用 25 員工福利本校特約醫院診所 : 與鄰近醫療院所簽訂契約期限內提供教職員工就醫診療優惠與保健諮詢 ( 如中醫耳鼻喉科皮膚科牙科眼科婦產科身心醫學科 ) 健康檢查服務 : 1. 提供本校年滿 40 歲以上公務人員,2 年 1 次之政府健康檢查方案 2. 配合學務處每學年度辦理之新生健康檢查, 針對新生健康檢查項目, 提供教職員工團體特優價 77 26

考核獎懲 27 考核獎懲適用規定進用類別適用規定公務人員 1. 公務員服務法 2. 公務人員考績法暨其施行細則 3. 行政院及所屬各機關公務人員平時考核要點專案人員 1. 勞動基準法 2. 本校進用契僱人員及專案工作人員實施要點 3. 本校專案工作人員工作規則本校職員獎懲實施要點本校績優兼任行政工作教師及職員選拔要點 78 28

考核獎懲平時考核進用類別公務人員專案人員考核時間每年 4 月 8 月每年 7 月考核項目工作知能及公文績效創新研究及簡化流程服務態度品德操守領導協調能力 ( 主管 ) 年度工作計畫等計 6 項工作操行學識才能考核紀錄等級分 A B C D E, 考列 D 或 E 者, 主管應與受考人面談分 A B C D E 平時獎懲獎勵分嘉獎記功記大功, 懲處分申誡記過記大過 29 考核獎懲另予考績 ( 考評 )& 年終考績 ( 核 ) 進用類別公務人員專案人員辦理時間每年 12 月辦理每年 12 月辦理考核項目 1. 工作 50% 2. 操行 20% 3. 學識 15% 4. 才能 15% 1. 工作 (50 分 ): 時效 (20 分 ) 負責 (20 分 ) 勤勉 (10 分 ) 2. 操行 (20 分 ): 配合度 (10 分 ) 言行 (10 分 ) 3. 學識才能 (30 分 ): 表達 (10 分 ) 學識 (10 分 ) 教育訓練 (10 分 ) 考核等第甲等..80 分以上, 晉本俸 1 級給與 1 個月俸給, 年功俸最高俸級, 給 2 個月俸給乙等..70 分上不滿 80 分, 晉本俸 1 級給與半個月俸給, 年功俸最高俸級, 給 1.5 個月俸給丙等..60 分上不滿 70 分, 留原俸級丁等.. 不滿 60 分, 免職另予考績依上開等第結果給與考績獎金, 但不晉級 79 壹等..80 分以上, 續聘 1 年並晉薪 1 級貳等..70 分至 79 分, 續聘 1 年不予晉級連續 2 年考列貳等不予續聘參等..70 分以下, 不予續聘另予考評考列壹等或貳等, 得予續聘不晉級, 考列參等不予續聘 30

考核獎懲注意事項公務人員 1. 獎懲抵銷後累積達記過以上處分曠職 1 日或累積達 2 日事病假合計超過 14 日者, 不得考列甲等 2. 延長病假 6 個月以上得考列丙等專案工作人員 1. 年度考核內請事病假合計 14 日以上, 但特殊原因且表現優異有具體事蹟者不在此限 2. 延長病假 3 個月以上或獎懲抵銷後仍累積記過處分初評不得考列壹等 31 考核獎懲本校績優職員選拔在本校連續服務滿三年以上, 最近三年年終考績均列甲等或年終考評均列壹等, 且具有下列各款事蹟之一者, 得選拔為本校績優職員 1. 辦理重要工作, 規劃周密, 克服困難, 圓滿達成任務並有具體事蹟者 2. 對經辦業務, 認真負責積極創新, 表現優異, 提出有關論著或具體改進辦法, 經採行確具成效者 3. 奉公守法, 廉潔自持, 且工作表現優異, 有具體事蹟者 4. 對儀器設備之維護改良, 能減少損害, 節省公帑, 並能提高教學與研究效率者 5. 對校務設施, 提供具體建議, 經採行成效卓著者 6. 適時消弭意外事件或重大變故之發生, 或已發生能處置得宜, 免遭嚴重損失者 7. 執行職務, 聞聲救苦, 發揮主動積極精神, 克服困難, 有效解決問題 8. 其他在工作品德學術等方面, 有具體特殊事蹟, 足為全校同仁之楷模者 80 32

考核獎懲年終獎金任職至年終滿 1 年以上者, 給與 1.5 個年終獎金任職至年終未滿 1 年者, 依在職期間比例計算 33 訓練進修 81 34

訓練進修進修學位公餘時間進修.. 服務滿 1 年以上, 大學學位每學期補助 1 萬元 ; 碩士學位補助 6000 元進修本校大學部研究所補助 2 萬元, 碩士學位至多補助 2 學年部分辦公時間進修.. 服務滿 2 年以上, 不予補助, 每週最高給與 8 小時公假年資計至學期開始前 1 月止以上僅適用公務人員 35 訓練進修在職訓練人事室每年將訓練需求調查表行文各單位, 調查各單位年度教育訓練需求, 彙整簽辦後於暑假期間或學期中辦理各類教育研習活動教育訓練相關課程資訊 ( 如新進人員及行政人員行政知能 ), 置於人事室 / 熱門服務 / 終身學習 / 教育訓練教材區, 供同仁隨時下載研讀 82 36

訓練進修終身學習進用類別公務人員專案工作人員指定課程每人需參加性別主流化與機關內部控制課程 2 小時以上 ( 實體及數位皆可 ) 學習時數至 8 月底以前最低學習時數為 40 小時, 其中數位學習不得低於 5 小時, 業務相關之學習時數不得低於 20 小時至 10 月底以前最低學習時數為 40 小時未達前項各訓練時數標準者, 列入年終考績 ( 評 ) 之參考依據 37 保險 - 給付標準 83 38

公務人員生活津貼支給標準給付項目結婚補助生育補助 2 個月薪俸額 2 個月薪俸額給付內容本人符合公保規定支領生育給付者不得申請配偶如為公務人員可申請差額部分喪葬補助子女教育補助父母配偶死亡 5 個月薪俸額 3 個月薪俸額子女死亡子女在臺澎金馬地區居住, 就讀政府立案之公私立大專以下小學以上學校肄業正式生, 可按規定申請子女教育補助 39 公保支給標準給付項目生育育嬰留職停薪津貼死亡眷屬喪葬津貼給付內容 2 個月薪俸額依 6 個月保險薪俸平均數計算依 6 個月保險薪俸平均數 60% 計算依 10 年投保年資保險薪俸平均計算因公 :36 個月非因公 :30 個月 2 個月薪俸額依 6 個月保險薪俸平均數計算給與父母及配偶給與 3 個月子女未滿 12 歲給與 1 個月, 年滿 12 歲未滿 25 歲給與 2 個月 84 40

公保支給標準給付項目給付內容殘廢全殘廢 : 因公 :36 個月 (6 個月保險薪半殘廢 : 因公 :18 個月俸平均數計算 ) 養老給付 (10 年投保年資保險薪俸平均計算 ) 非因公 :30 個月非因公 :15 個月部份殘廢 : 因公 :8 個月非因公 : 6 個月一次養老給付每滿 1 年給與 1.2 個保險俸額, 最高以 42 個月, 辦理優存者最高以 36 個月為限養老年金給付每滿 1 年在給付率 0.75% 至 1.3% 間核給, 最高以 35 年總給付率最高以 45.5% 俟公務人員退撫法律修正通過後施行 41 勞保給付標準給付項目傷病給付普通傷病職業傷病失能給付給付內容普通傷害或普通疾病, 不能工作之第 4 日起給付, 平均投保薪資的 50%, 給付 6 個月 ; 投保年資滿 1 年再加發 6 個月因執行職務致傷害或職業病, 不能工作之第 4 日起, 第 1 年內給付平均投保薪資的 70%; 第 2 年起, 給付投保薪資的 50% 治療後仍不能期待治療效果, 經醫院診斷為永久失能, 並符合失能給付標準規定 ( 共分 12 類 15 級 220 項 ), 給付平均日投保薪資的 30 日 ~1200 日 ; 如因職業傷病可依給付標準增給 50% 85 42

勞保給付標準給付項目老年給付 ( 最高 60 個月之月投保薪資平均計算 ) 生育給付 (6 個月投保薪資平均計算 ) 年金給付一次給付本人給付內容下列擇優發給保險年資每滿 1 年按平均投保薪資 0.775% 計算並加計 3000 元保險年資每滿 1 年按平均投保薪資 1.55% 計算保險年資每滿 1 年, 給付 1 個月 ; 超過十五年, 每滿 1 年, 給付 2 個月滿半年以 1 年計最高 45 個月生育補助費 60 日 43 勞保給付標準給付項目給付內容死亡給付本人眷屬喪葬津貼 5 個月遺屬年金老年年金給付期老年年金給付標準計算後金額之半數發給遺屬年金保險有效期保險年資每滿 1 年按平均投保薪資 1.55% 計算職業死亡另 1 次發給 10 個月遺屬津年資未滿 1 年, 給付 10 個月 ; 貼 ( 一滿 1 年未滿 1 年, 給付 20 個次支領 ) 月 ; 滿 2 年, 給付 30 個月職業致死不論年資, 一律給付 40 個月父母配偶 3 個月子女年滿 12 歲 2.5 個月未滿 12 歲 1.5 個月 86 44

心理及精神支持機制 45 87 46

心理及精神支持機制本校員工協助方案實施計畫目的 1. 發現並協助公務同仁解決可能影響工作效能之相關問題, 使其能以健康的身心投入工作, 提昇其工作士氣及服務效能 2. 提供多樣化的協助性措施, 建立樂活關懷的工作環境, 更以預防性的觀念創造一個有效率與活力的工作文化, 提昇組織績效與競爭力 47 心理及精神支持機制員工協助方案服務項目服務內容諮詢專線心理諮詢包括壓力調適人際關係情緒管理生涯各階段重大危機之因應與管理等心理諮詢服務家庭與社區諮商中心 : 服務專線 :05 2732439 服務時間 : 週一至週五早上 9 點至下午 5 點法律諮詢包括買賣房屋或汽 ( 機 ) 車糾紛購屋或租屋契約民刑法解釋民刑事訴訟程序等法律問題諮詢服務 88 張雯峰律師 : 服務專線 (05)2781693 2751480 蔡碧仲律師 : 服務專線 :(05)2778188, 2719197 48

心理及精神支持機制員工協助方案理財諮詢醫療諮詢理財保險規劃及購屋節稅等諮詢服務包括飲食營養運動保健用藥安全健康檢查評估建議各項衛教等諮詢服務中國信託銀行派駐本校駐點服務理財專員何曉貞專員 : 服務專線 : (05)2286600#205 服務時間 : 週一至週五下午 2 時至 3 時 30 分於行政大樓 4 樓總務處出納組嘉義基督教醫院社區護理室服務專線 :05-2765041#6160~6163 聖馬爾定醫院社區健康組服務專線 :05-2756000#3307 49 ~ 謝謝聆聽 ~ 89 50

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附錄 1 行政機關公文製作表解行政機關公文製作表解基本要求 : 簡淺明確 1. 正確 2. 清晰 3. 簡明 4. 迅速 5. 整潔 6. 一致 7. 完整一公文類別與結構 ( 一 ) 公文類別 1. 令 : (1) 公布法律發布法規命令解釋性規定與裁量基準之行政規則 : 可不分段 (2) 發布法規命令及人事命令 : 格式由人事主管機關訂定 (3) 蓋用機關印信 2. 呈 : 限對總統使用 3. 咨 : 總統與立法院監察院間使用 4. 函 : (1) 上級機關對下級機關 (2) 下級機關對上級機關 (3) 同級或不隸屬機關 (4) 民眾與機關間 5. 公告 : (1) 向公眾或特定對象宣布 (2) 張貼公布欄 ( 蓋機關印信 ) (3) 利用報刊等傳播 (4) 得用表格處理 (5) 登報公告免署職稱姓名 6. 其他公文 : 書函開會 ( 會勘 ) 通知單公務電話紀錄手令或手諭簽報告箋函或便簽聘書證明書證書或執照契約書提案紀錄節略說帖定型化表單 ( 二 ) 公文結構 : 1. 主旨 : (1) 全文精要說明目的與期望 (2) 力求具體扼要 (3) 不分段一項完成 (4) 能用主旨 1 段完成的勿分割為 2 段 3 段 (5) 定有辦理或復文期限的須敘明 2. 說明 : (1) 敘述事實來源經過或理由勿重複期望語 ( 如請核示請查照等 ) (2) 只摘述來文要點 (3) 提出處理方法分析 ( 簽 ) (4) 公告用改為依據指出法條或機關名稱 (5) 須列明副本收受者的作為附件名稱份數 3. 辦法 : (1) 提出具體要求或處理意見勿重複期望語 (2) 視內容改稱建議請求擬辦公告事項核示事項 (3) 公告改為公告事項或說明 (4)3 段式內容截然劃分避免重複 ( 三 ) 注意事項 : 一文一事一項一意條列次序 : 採一字 ( 符號 ) 一碼為原則二公文用語與用字 ( 一 ) 稱謂用 : 1. 上級對下級稱貴 2. 下級對上級稱鈞鈞長大 ( 無隸屬 ) 3. 機關或首長對屬員稱臺端 4. 間接對機關團體稱全銜或簡銜必要時稱該 5. 間接對機關職員稱職銜 6. 機關對人民稱先生女士或通稱臺端君 7. 平行稱貴 8. 自稱稱本 9. 行文數機關或單位時, 如於文內同時提及通稱貴機關或貴單位 ( 二 ) 期望用 : 視需要酌用希請查照照辦辦理見復核示鑒核請轉行照辦轉行轉告 ( 三 ) 統一用字 ( 語 ): 公布身分占有徵稅帳目牴觸計畫策劃雇員僱用聲請 ( 對法院 ) 申請 ( 對機關 ) 關於紀錄記錄領事館蒐集儘量貫徹澈底設機關置人員第九十八條第一百條第一百十八條制定 ( 法律 ) 訂定 ( 命令 ) ( 四 ) 注意事項 : 1. 使用標點符號 2. 避免艱深費解無意義模稜兩可 3. 肯定堅定互相尊重 4. 阿拉伯字註明承辦月日時分 5. 法條條文序數不用大寫 6. 司法審判文書另訂實施公文改革目的發揮溝通意見功能普遍提高行政效率 51 120

文書處理手冊附錄 2 法律統一用字表中華民國 62 年 3 月 13 日立法院 ( 第 1 屆 ) 第 51 會期第 5 次會議及第 78 會期第 17 次會議認可用字舉例統一用字曾見用字說明公布分布頒布布佈徵兵徵稅稽徵徵征部分身分分份帳帳目帳戶帳賬韭菜韭韮礦礦物礦藏礦鑛釐訂釐定釐厘使館領館圖書館館舘穀穀物穀谷行蹤失蹤蹤踪妨礙障礙阻礙礙碍賸餘賸剩占占有獨占占佔牴觸牴抵雇員雇主雇工雇僱名詞用雇僱僱用聘僱僱雇動詞用僱贓物贓臟黏貼黏粘計畫畫劃名詞用畫策劃規劃擘劃劃畫動詞用劃蒐集蒐搜 52 121

菸葉菸酒菸煙儘先儘量儘盡麻類亞麻麻蔴電表水表表錶擦刮刮括拆除拆撤磷硫化磷磷燐貫徹徹澈澈底澈徹祗祗只副詞並並并連接詞聲請聲申對法院用聲請申請申聲關於對於於于給與與予給與實物給予授予予與對行政機關用申請給予名位榮譽等抽象事物紀錄紀記名詞用紀錄記錄記紀動詞用記錄事蹟史蹟遺蹟蹟跡蹤跡跡蹟糧食糧粮覆核覆複復查復複複驗複復 53 122

文書處理手冊附錄 3 法律統一用語表中華民國 62 年 3 月 13 日立法院 ( 第 1 屆 ) 第 51 會期第 5 次會議認可統一用語說明設機關置人員如 : 教育部組織法第五條 : 教育部設文化局, 如 : 司法院組織法第九條 : 司法院置秘書長一人, 特任... 第九十八條不寫為 : 第九八條第一百條不寫為 : 第一 00 條第一百十八條不寫為 : 第一百一十八條自公布日施行不寫為 : 自公佈之日施行處五年以下有期徒刑自由刑之處分, 用處, 不用科科五千元以下罰金處五千元以下罰鍰準用第條之規定罰金用科不用處, 且不寫為 : 科五千元以下之罰金罰鍰用處不用科, 且不寫為 : 處五千元以下之罰鍰法律條文中, 引用本法其他條文時, 不寫本法第條而逕書第條如 : 違反第二十條規定者, 科五千元以下罰金第二項之未遂犯罰之法律條文中, 引用本條其他各項規定時, 不寫本條第項, 而逕書第項如刑法第三十七條第四項依第一項宣告褫奪公權者, 自裁判確定時發生效力制定與訂定法律之創制, 用制定 ; 行政命令之制作, 用訂定 54 123

統一用語說明製定製作書表證照冊據等, 公文書之製成用製定或製作, 即用製不用制一二三四五法律條文中之序數不用大寫, 即不寫為壹貳參六七八九十肆伍陸柒捌玖佰仟百千零萬法律條文中之數字零萬不寫為 : 0 万 55 124

文書處理手冊附錄 4 標點符號用法表符號名稱用法舉例句號, 逗號用在一個意義完整文句的後面用在文句中要讀斷的地方公告商店負責人張三營業地址變更本工程起點為仁愛路, 終點為頓號用在連用的單字詞語短句的中間 1 建什田旱等地目 2 河川地耕地特種林地等 3 不求報償沒有保留不計任何代價 ; 分號用在下列文句的中間 : 1 並列的短句 2 聯立的復句 1 知照改為查照 ; 遵辦改為照辦 ; 遵照具報改為辦理見復 2 出國人員於返國後 1 個月內撰寫報告, 向部報備 ; 否則限制申請出國 : 冒號用在有下列情形的文句後面 : 1 下文有列舉的人事物時 2 下文是引語時 3 標題 4 稱呼 1 使用電話範圍如次 :(1) (2) 2 接行政院函 : 3 主旨 : 4 部長 :? 問號! 驚歎號用在發問或懷疑文句的後面用在表示感嘆命令請求勸勉等文句的後面 1 本要點何時開始正式實施為宜? 2 此項計畫的可行性如何? 1 又怎能達成這一為民造福的要求! 2 來努力創造我們共同的事業共同的榮譽! 56 125

附錄 4 標點符號用法表符號名稱用法舉例引號用在下列文句的後面,( 先用單引, 後用雙引 ): 1 引用他人的詞句 2 特別著重的詞句 1 總統說 : 天下只有能負責的人, 才能有擔當 2 所謂效率觀念已經為我們所接納破折號表示下文語意有轉折或下文對上文的註釋 1 各級人員一律停止休假 - 即使已奉准有案的, 也一律撤銷 2 政府就好比是一部機器 - 一部為民服務的機器刪節號用在文句有省略或表示文意未完的地方憲法第 58 條規定, 應將提出立法院的法律案預算案提出於行政院會議 () 夾註號在文句內要補充意思或註釋時用的 1 公文結構, 採用主旨說明辦法 ( 簽為擬辦 )3 段式 2 臺灣光復節 (10 月 25 日 ) 應舉行慶祝儀式 57 126

文書處理手冊附錄 5: 公文書橫式書寫數字使用原則一為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循, 特訂定本原則二數字用語具一般數字意義 ( 如代碼國民身分證統一編號編號發文字號日期時間序數電話傳真郵遞區號門牌號碼等 ) 統計意義 ( 如計量單位統計數據等 ) 者, 或以阿拉伯數字表示較清楚者, 使用阿拉伯數字三數字用語屬描述性用語專有名詞 ( 如地名書名人名店名頭銜等 ) 慣用語者, 或以中文數字表示較妥適者, 使用中文數字四數字用語屬法規條項款目編章節款目之統計數據者, 以及引敘或摘述法規條文內容時, 使用阿拉伯數字 ; 但屬法規制訂修正及廢止案之法制作業者, 應依中央法規標準法法律統一用語表等相關規定辦理 58 127

附錄 5 公文書橫附式錄書 6 寫公數文字作使法用舉原例則數字用法舉例一覽表阿拉伯數字 / 中文數字用語類別代號 ( 碼 ) 國民身分證統一編號編號發文字號用法舉例 ISBN 988-133-005-1 M234567890 附表 ( 件 )1 院臺秘字第 0930086517 號臺 79 內字第 095512 號序數第 4 屆第 6 會期第 1 階段第 1 優先第 2 次第 3 名第 4 季第 5 會議室第 6 次會議紀錄第 7 組阿拉伯數字日期時間民國 93 年 7 月 8 日 93 年度 21 世紀公元 2000 年 7 時 50 分挑戰 2008: 國家發展重點計畫 520 就職典禮 72 水災 921 大地震 911 恐怖事件 228 事件 38 婦女節延後 3 週辦理電話傳真 (02)3356-6500 郵遞區號門牌號碼 10058 臺北市中正區忠孝東路 1 段 2 號 3 樓 304 室計量單位 150 公分 35 公斤 30 度 2 萬元 5 角 35 立方公尺 7.36 公頃統計數據 ( 如百分比金額人數比數等 ) 80% 3.59% 6 億 3,944 萬 2,789 元 1 萬 500 元 639,442,789 人 1:3 59 128

文書處理手冊阿拉伯數字 / 中文數字中文數字用語類別描述性用語用法舉例一律一致性再一次一再強調一流大學前一年一分子三大面向四大施政主軸一次補助一個多元族群的社會每一位同仁一支部隊一套規範不二法門三生有幸新十大建設國土三法組織四法零歲教育核四廠第一線上第二專長第三部門公正第三人第一夫人三級制政府國小三年級專有名詞 ( 如地名書名人名店名頭銜等 ) 九九峰三國演義李四五南書局恩史瓦第三世慣用語 ( 如星期比例概數約數 ) 星期一週一正月初五十分之一三讀三軍部隊約三四天二三百架次幾十萬分之一七千餘人二百多人法規條項款目編章節款目之統計數據事務管理規則共分 15 編 415 條條文阿拉伯數字法規內容之引敘或摘述依兒童福利法第 44 條規定 : 違反第 2 條第 2 項規定者, 處新臺幣 1 千元以上 3 萬元以下罰鍰兒童出生後 10 日內, 接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查, 依兒童福利法第 44 條規定, 可處 1 千元以上 3 萬元以下罰鍰 60 129

附錄 5 公文書橫附式錄書 6 寫公數文字作使法用舉原例則阿拉伯數字 / 中文數字中文數字用語類別法規制訂修正及廢止案之法制作業公文書 ( 如令函法規草案總說明條文對照表等 ) 用法舉例行政院令 : 修正事務管理規則第一百十一條條文行政院函 : 修正事務管理手冊財產管理第五十點第五十一點第五十二點, 並自中華民國一百零三年二月十六日生效... 法草案總說明 :... 爰擬具法草案, 計五十一條關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之說明欄 - 修正條文第十六條之說明 : 一關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五, 本條第一項爰予配合修正 61 130

文書處理手冊 62 附錄 6 公文作法舉例發布令作法舉例裝訂線檔號 : 保存年限 : 行政院令發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 0000000000 號修正自由貿易港區申請設置辦法第十條附修正自由貿易港區申請設置辦法第十條院長 ( 首長職銜簽字章 ) 印信位置 ( 限 : 令公告使用 ) 131

裝訂線受文者 : 函稿蓋章戳參考範例發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 0000000000 號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 附錄 6 公文作法舉例檔號 : 保存年限 : 行政院函 ( 稿 ) 地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 e-mail) 主旨 : 為杜流弊, 節省公帑, 各項營繕工程, 應依法公開招標, 並不得變更原設計及追加預算, 請轉知所屬照辦說明 : 一依本院 00 年 00 月 00 日第次會議決議辦理二據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事, 或施工期間變更原設計, 以及一再請求追加預算, 致弊端叢生, 浪費公帑辦法 : 一各機關學校對營繕工程應依法公開招標, 並按政府採購法及相關法令辦理二各單位之工程應將施工圖設計圖契約書結構圖會議紀錄等工程資料, 報請上級單位審核, 非經核准, 不得變更原設計及追加預算正本 : 臺灣省政府福建省政府臺北市政府高雄市政府副本 : 抄本 : 院長會辦單位承辦單位會辦單位決行註記 : 簽署原則由上而下, 由左而右簽打字校對監印發文說明 : 有關檔號保存年限收文日期收文字號承辦單位簽名批示會辦單位繕打校對監印電子公文交換機制及其他安全控管等項目, 由各機關於空白處自行規定填寫位置條碼位置流水號位置 63 132

裝訂線文書處理手冊公文用印及蓋章戳參考範例 00000 臺北市區路段 000 號受文者 : 臺北市政府發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 0000000000 號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 檔號 : 保存年限 : 行政院函地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 e-mail) 主旨 : 為杜流弊, 節省公帑, 各項營繕工程, 應依法公開招標, 並不得變更原設計及追加預算, 請轉知所屬照辦說明 : 一依本院 00 年 00 月 00 日第次會議決議辦理二據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事, 或施工期間變更原設計, 以及一再請求追加預算, 致弊端叢生, 浪費公帑辦法 : 一各機關學校對營繕工程應依法公開招標, 並按政府採購法及相關法令辦理二各單位之工程應將施工圖設計圖契約書結構圖會議紀錄等工程資料, 報請上級單位審核, 非經核准, 不得變更原設計及追加預算正本 : 臺灣省政府福建省政府臺北市政府高雄市政府副本 : 院長會辦單位承辦單位會辦單位決行 0723 0723 科員 0900 科員 1400 副秘書長局長 0723 0910 0723 0920 註記 : 簽署原則由上而下, 由左而右簽 0723 1410 秘書長 0723 1430 副市長 0723 0930 市長 0723 0940 0723 1100 印信位置 ( 限 : 令公告使用 ) 0723 1530 0723 1600 0723 1700 0723 1800 64 133

2 段式函作法舉例 ( 平行文 ) 附錄 6 公文作法舉例裝訂線 00000 臺北市區路段 000 號受文者 : 立法院行政院函發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 0000000000 號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 如文檔號 : 保存年限 : 地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 e-mail ) 主旨 : 函送公文程式條例第條第條第條修正草案及中央法規標準法第條修正草案, 請查照審議說明 : 一鑑於國際間交往日愈密切, 文書資料來往頻繁, 歐美文字都是由左而右橫式排列, 國內目前直式書寫如遇引用外文或阿拉伯數字時, 往往形成扞格為與國際接軌, 並兼顧電腦作業平臺屬性, 使公文制作更具便利性, 進而提升公文處理效率, 爰擬具公文程式條例第條第條第條修正草案及中央法規標準法第條修正草案二經提本 (00) 年 00 月 00 日本院第 0000 次會議決議 : 通過, 送請立法院審議三檢送公文程式條例第條第條第條修正草案及中央法規標準法第條修正草案條文對照表 ( 含總說明 )1 份正本 : 立法院副本 : 院長 65 134

文書處理手冊 2 段式函作法舉例 ( 下行文 ) 裝訂線 00000 臺北市政府函臺北市區路段 000 號受文者 : 臺北市政府工務局發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 0000000000 號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 檔號 : 保存年限 : 地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 e-mail) 主旨 : 臺北市環境美化會報設置要點自 00 年 00 月 00 日廢止, 請查照說明 : 依據本府人事處案陳貴局 00 年 00 月 00 日字第 0000000000 號函辦理正本 : 臺北市政府工務局副本 : 臺北市政府工務局公園路燈管理處市長 66 135

2 段式函作法舉例 ( 上行文 ) 附錄 6 公文作法舉例裝訂線 00000 行政院人事行政總處函臺北市區路段 000 號受文者 : 行政院發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 0000000000 號速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 如主旨檔號 : 保存年限 : 地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 e-mail) 主旨 : 為配合行政院組織改造, 因應機關名稱及機關代碼異動, 於院授權代擬代判事項沒有變更部分, 申請異動發文代字號, 並檢附申請表及附件各 1 式 2 份, 請鑒核正本 : 行政院副本 : 人事長 ( 蓋職章 ) 67 136

文書處理手冊會銜函作法舉例裝訂線 00000 檔號 : 保存年限 : 教育部國防部內政部函地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 e-mail ) 臺北市區路段 000 號受文者 : 行政院發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 0000000000 號字第 0000000000 號字第 0000000000 號速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 修正條文修正總說明及修正條文對照表主旨 : 全民國防教育軍事訓練課程折減常備兵役役期與軍事訓練期間實施辦法第條, 業經教育部會銜國防部內政部於中華民國年月日以字第號字第號字第號令修正發布施行, 除另函立法院查照外, 謹檢陳修正總說明修正條文對照表及修正條文各 1 份, 請備查說明 : 一本案無須英譯二旨揭辦法依行政程序法第 151 條第 2 項準用第 154 條第 1 項規定, 公告刊登於 00 年 00 月 00 日行政院公報第卷第期, 完成預告正本 : 行政院副本 : 部長 ( 蓋職章 ) 部長 ( 蓋職章 ) 部長 ( 蓋職章 ) 68 137

書函作法舉例附錄 6 公文作法舉例裝訂線 00000 檔號 : 保存年限 : 臺北市國民中學書函地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 e-mail ) 臺北市區路段 000 號受文者 : 臺北市立動物園發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 0000000000 號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 : 本校年級學生計 00 人, 訂於 00 年 00 月 00 日前往貴園參觀, 屆時請派員指導, 請查照說明 : 本案本校聯絡人 :, 電話 :(00)0000-0000 正本 : 臺北市立動物園副本 : 臺北市政府教育局 ( 臺北市國民中學條戳 ) 69 138