IDMC Conference & 130 th Anniversary Joint Service Tender Document 執事先生 : 中國基督教播道總會 130 週年慶典籌備委員會 製作 IDMC Conference & 130 th Anniversary Joint Service 邀請承辦報價 IDMC Conference & 130 th Anniversary Joint Service 將於本年 11 月 22-25 日舉行 有興趣報價者, 請填妥報價表格及按報價細則所要求提供的詳盡項目及單價資料, 以及服務同意書, 把報價資料 ( 一式兩份 ) 放入信封內, 於信封面註明 : 致:中國基督教播道總會 130 週年慶典籌備委員會 請於 2018 年 6 月 20 日下午 5 時正前, 投入中國基督教播道總會 130 週年慶典籌備委員會報價箱 ( 地址 : 香港九龍尖沙咀金巴利道 25 號長利商業大廈 14 字樓 ) 逾期遞交或未能提供完整報價文件的報價單, 概不受理 為更了解本活動的規格及報價內容, 本處建議有意報價的承辦商於報價前自行 前往場地視察 如有查詢, 請致電 2715-9683 與張小姐 (Milly Cheung) 聯絡 Page 1
The Evangelical Free Church of China 製作 IDMC Conference & 130 th Anniversary Joint Service Event Background The Evangelical Free Church of China will be hosting two events at the AsiaWorld- Expo (AsiaWorld-Expo, Hong Kong International Airport, Lantau, Hong Kong) November, 2018. Event 1, the IDMC Conference, will be held on November 23-24, 2018 while Event 2, the 130 th Anniversary Joint Service, will be held on November 25, 2018. 3,000 to 4,000 delegates will attend Event 1 while 11,000 to 22,000 worshippers will attend Event 2. The venue of Event 1 will be held in Halls 7&9 of AsiaWorld-Expo which will accommodate 3,000 to 4,000 delegates. For Event 2, two options of venue booking are incorporated in the venue booking to accommodate different numbers of attendees. For option 1 of Event 2, the venue will be held in Halls 5&7&9&11 for 11,000 attendees. For option 2 of Event 2, the venue will be held in halls 5&7&9&11, 3&6&8&10, for 22,000 attendees. Page 2
Setup Schedule for Event 1 & 2 Please note that both events required the use of Halls 7&9. Thus, the starting setup time of Event 2 for Halls 7&9 will be delayed until 6pm on Nov 24, 2018 upon which Event 1 will finish using these halls. Here is the setup schedule for the events: Event 1: 3,000-4,000pax Conference Setup Date & Venue: Nov-22 (Hall 7&9) Event 2 (Option 1): 11,000pax Joint Service Setup Date & Venue: Nov-24 (Hall 5&11) Setup Date & Venue: Nov-24 6pm onwards (Hall 5&7&9&11) Event 2 (Option 2): 22,000pax Joint Service Setup Date & Venue: Nov-24 (Hall 5&11, 3&6&8&10) Setup Date & Venue: Nov-24 6pm onwards (Hall 5&7&9&11, 3&6&8&10) Page 3
Program Rundown for Event 1 Nov 23 & 24, 2018 Time Day 1 Program Day 2 Program 09:00-10:00 Registration 10:00-11:00 Registration Worship 11:00-12:00 12:00-13:00 Worship 13:00-14:00 Conference Session 1 Conference Session 4 Lunch 14:00-15:00 Break Worship 15:00-16:00 Worship 16:00-17:00 Conference Session 2 Worship 17:00-18:00 Break 18:00-19:00 Worship 19:00-20:00 Conference Session 3 Conference Session 5 Conference Session 6 Program Rundown for Event 2 Nov 25, 2018 Start Time End Time Duration Prgram Rundown 09:30 10:45 75mins 會眾進場 09:45 10:45 60mins 崇拜前活動 10:45 10:59 14mins 安靜預備崇拜 10:59 11:00 1min 歡迎 11:00 11:05 5mins 銀樂隊及各堂執事會主席 各機構代表進場 11:05 11:25 20mins 讚頌 11:25 11:30 5mins 獻詩 11:30 11:32 2mins 牧禱 ( 一同懺悔 ) 11:32 12:12 40mins 講道 呼召 回應 ( 回應表及信封 ) 12:12 12:17 5mins 回應 : 互相洗腳 12:17 12:25 8mins 奉獻 130 周年 Video 12:25 12:28 3mins 聖餐 12:28 12:30 2mins 祝福 12:30 12:35 5mins 報告 Page 4
Service Specifications( 報價細則 ) 製作 IDMC Conference & 130 th Anniversary Joint Service 報價須知 1. 完整報價文件即報價須知 報價表格及所需服務說明, 報價者須在每頁右下角蓋上公司印章 ; 報價者須在 2018 年 6 月 20 日 ( 星期三 ) 下午 5 時正或之前將已填寫的完整報價文件投入 Evangelical Free Church of China 的報價箱 ; 承辦商即指獲中國基督教播道總會 130 週年慶典籌備委員會接受報價的報價者 2. 承辦商須為 Evangelical Free Church of China 製作 IDMC Conference & 130 th Anniversary Joint Service 3. 主辦單位將根據各報價者的報價及建議內容, 選擇最合適的承辦商, 主辦單位 並不一定選擇提出最低報價的報價者, 故本處將考慮報價者的經驗和製作質素, 歡迎報價者能提供相關製作服務的資料 4. 報價者可另紙列明各項報價的詳細規格, 如價目及條款與本報價文件不符, 均以 貴公司在本報價文件填寫的為準 5. 所有與製作有關成品的版權歸主辦單位所有 6. 主辦單位將因應實際需要調整製作數量, 調整數量後的價格須以是次報價的單價 計算 7. 如果將來在製作上的要求有所修改, 而所牽涉的款額並不超過整項預算的百分之 十, 主辦單位將不會另行招標 8. 如所有報價均與活動的財政預算不符, 主辦單位有權就製作 IDMC Conference & 130 th Anniversary Joint Service 再次邀請報價並保留對報價的最終決定權 Page 5
( 續上頁 ) 9. 承辦協議一經確認, 承辦商即不可撤回, 且有責任確保製作質素 10. 報價書在報價日期後 90 天內有效 11. 承辦商必須就所有因本報價文件所載的項目引起的工程 / 工序以及承辦商建議的 活動或項目, 申請有關牌照及僱用合資格人士 12. 如因承辦商疏忽或無法履行本條款而引起意外 傷亡 追討 活動延誤或額外 支出, 本處保留向承辦商追討賠償及追究法律的權利 13. 承辦商須確保所有製作均符合香港法例 14. 報價者如已就其承辦的項目向 保險公司條例 ( 第 41 章 ) 所認可 信譽良好的保險公司, 購買投保金額不少於港幣 (HK$10,000,000.00) 的公眾法律責任保險, 將獲優先考慮 以便一旦因承辦商的僱員 代理人或次承辦商的行為或失責行為導致或引致有人受傷或死亡, 以及財物損失及損毀時, 可以承擔支付損害賠償或補償的法律責任 15. 倘上述保險單的條款規定受保人士須承擔若干數額的賠償, 則承辦商須完全負責 繳付該筆款項 16. 承辦商在接獲本處或其他人士提出的傷亡 損失或損毀報告後, 須負責向保險 公司索償及處理有關事宜 Page 6
( 續上頁 ) 17. 如報價者有為其服務購買上述的公眾責任保險, 及為其僱員購買僱員補償保險, 請另紙提供上述兩種保險於過往三年內 ( 由報價者填寫本報價文件的日期開始 ) 的索償紀錄及索償詳情 如承辦商在填寫本報價文件後至所需服務當日就上述兩項保險遭到索償, 也必須向大會匯報 ( 如報價者有公眾責任保險及僱員補償保險的索償紀錄, 本處也不一定因此不予考慮 ) 而保險合約及繳付保險費的收據副本必須於確定承認協議後 14 天內交回本處 此外, 承辦商須於本合約有效期內使該項保險保持有效 18. 所有另紙提供的資料必須以報價者公司的信紙列出, 並蓋上公司印章 本公司閱悉上列各項規定, 並願意遵守有關規定 公司名稱 : 公司印章 : 負責人姓名及簽署 : 日 期 : Page 7
製作 IDMC Conference & 130 th Anniversary Joint Service 服務同意書 1. 我 / 我們已細閱及清楚明白報價須知 ( 頁五至頁七 ) 服務同意書 ( 頁八至 頁十一 ) 以及報價表格 ( 頁十二及頁十五 ), 並同意遵守大會及我 / 我們在 報價單所列的條款及規定 2. 我 / 我們及所代表的商號及合夥人 / 有限公司 ( 載於下文 ), 現同意遵守及上述條款, 在 2018 年 6 月 20 日前需要延長的期限內, 按照大會或其差遣人員的要求, 以我 / 我們在附表所呈報的收費, 提供附表所載的全部 ( 或其中任何部分 ) 的服務, 不再收取其他任何費用 3. 我 / 我們明白並同意, 假如我 / 我們在報價日期後 90 天內撤回或撤銷這份報價單 ; 或在大會接納這份報價單後, 我 / 我們拒絕或未能提供合約所訂的全部或其中任何部分的服務, 中國基督教播道總會有權扣除報價的部份金額作賠償及保留追究權利 4. 我 / 我們證實以下由我 / 我們提供的資料均屬正確 : (a) 我 / 我們 / 本公司的商業登記證號碼為 : (b) 我 / 我們 / 本公司的商業登記證屆滿日期為 : Page 8
( 續上頁 ) (c) 我 / 我們 / 本公司已購買僱員補償保險, 保險單詳情如下 : 保險單編碼 : 為保險公司名稱 : 保險單生效日期 : 由 起至 止 保險單的承保概要以及特別條款如下 : 公司蓋章 : Page 9
( 續上頁 ) (d) 我 / 我們 / 本公司已購買公眾責任保險 ( 如適用 ), 保險單詳情如下 : 保險單編碼 : 為保險公司名稱 : 保險單生效日期 : 由 起至 止 保險單的承保概要以及特別條款如下 : Page 10
( 續上頁 ) 5. (a) 我 / 我們已獲下述公司授權, 代表該公司簽署合約 或 (b) 我 / 我們是下述商號的合夥人, 已獲授權代表該商號簽署合約, 有關簽署對 該商號及其他現任合夥人均具約束力 本公司 / 商號的名稱為 : 本公司 / 商號已登記的辦事處地址為香港 簽署人的姓名 電話 傳真及地址為 : 簽署 : ( 公司印章 ) 日期 : 年 月 日註 : (i) 填報人必須提供所有資料 (ii) 請將表格內不適用的地方刪去 Page 11
Provision of Service on 製作 IDMC Conference & 130 th Anniversary Joint Service 報價表格及所需服務說明 Event 1 & 2 (Option 1) Items Quantity Unit Price (HKD) Cost (HKD) Remarks (1) LED Wall 1 Please refer to the proposed stage plan as in schedule 1 (2) Backdrop with Screen Please refer to the proposed stage plan as in schedule 1 (3) 100 Stage with carpet and riser (4) Podium for speaker with signage (5) MI List: a. Wireless hand held mics 12 Please specify the b. Wireless head set mics 2 Please specify the c. Band leader mic 1 Please specify the d. Grand Piano (5 min) 1 Please specify the e. Keyboards 2 Please specify the f. Guitar Amp 1 Please specify the g. Bass Amp 1 Please specify the h. Drum Set 1 Please specify the i. Choir Mics 8 Please specify the j. Monitors Please specify the k. Event Signage l. Directional Signage Page 12
( 續上頁 ) Event 1 & 2 (Option 1) Items Quantity Unit Price (HKD) Cost (HKD) Remarks (6) AV System Please submit your AV equipment list (7) Lighting System Please submit your design and specify the quantity and types of lights (8) Production Crew (including but not limited to) a. Producer 1 b. Production Assistant 1 c. Script Writer 1 d. Live Recording e. Live Feed f. AV Crew To be determined by the tender (9) Copyright application and fees (10) Insurance (11) Transportation Page 13
( 續上頁 ) Event 1 & 2 (Option 2) Items Quantity Unit Price (HKD) Cost (HKD) Remarks (1) LED Wall 1 Please refer to the proposed stage plan as in schedule 1 (2) Backdrop with Screen Please refer to the proposed stage plan as in schedule 1 (3) 100 Stage with carpet and riser (4) Podium for speaker with signage (5) MI List: a. Wireless hand held mics 12 Please specify the b. Wireless head set mics 2 Please specify the c. Band leader mic 1 Please specify the d. Grand Piano (5 min) 1 Please specify the e. Keyboards 2 Please specify the f. Guitar Amp 1 Please specify the g. Bass Amp 1 Please specify the h. Drum Set 1 Please specify the i. Choir Mics 8 Please specify the j. Monitors Please specify the k. Event Signage l. Directional Signage Page 14
( 續上頁 ) Event 1 & 2 (Option 2) Items Quantity Unit Price (HKD) Cost (HKD) Remarks (6) AV System Please submit your AV equipment list (7) Lighting System Please submit your design and specify the quantity and types of lights (8) Production Crew (including but not limited to) a. Producer 1 b. Production Assistant 1 c. Script Writer 1 d. Live Recording e. Live Feed f. AV Crew To be determined by the tender (9) Copyright application and fees (10) Insurance (11) Transportation Attached documents: 1. Proposed Stage setting for 130 th Anniversary Joint Service 2. Tentative Operation Rundown of Nov 22-25 Page 15
Attached Document - Proposed Stage Setting for 130 th Anniversary Joint Service Page 16
Attached Document Tentative Operation Rundown of Nov 22-25 Tentative Operation Rundown of Nov-22 to 25 Start Time End Time Duration Venue 22-Nov-18 06:00 15:00 09:00 Hall 7&9 Venue Set-up 15:00 18:00 03:00 Hall 7&9 Technical Test 18:00 21:00 03:00 Hall 7&9 Rehearsal (IDMC) 21:00 23:59 02:59 Hall 7&9 Rehearsal (130th) Start Time End Time Duration Venue 23-Nov-18 06:00 09:00 03:00 Hall 7&9 Rehearsal (IDMC) 06:00 09:00 03:00 Hall 7&9 Registration Set-up 09:00 10:30 01:30 Hall 7&9 Door Open 10:30 12:30 02:00 Hall 7&9 Plenary Session 1 12:30 14:00 01:30 Lunch Time 13:00 14:00 01:00 Hall 7&9 Door Open 14:00 15:45 01:45 Hall 7&9 Plenary Session 2 15:45 17:45 02:00 Break 17:00 17:45 00:45 Hall 7&9 Door Open 17:45 19:45 02:00 Hall 7&9 Plenary Session 3 20:00 21:30 01:30 Hall 7&9 Rehearsal (IDMC) 21:30 23:59 02:29 Hall 7&9 Rehearsal (130th) Start Time End Time Duration Venue 24-Nov-18 Venue 24-Nov-18 07:30 08:30 01:00 Hall 7&9 Rehearsal (IDMC) Hall 5 Venue Set-up 08:30 09:30 01:00 Hall 7&9 Door Open Hall 5 Venue Set-up 09:30 11:30 02:00 Hall 7&9 Plenary Session 4 Hall 5 Venue Set-up 11:30 13:00 01:30 Lunch Time Hall 5 Venue Set-up 12:30 13:00 00:30 Hall 7&9 Door Open Hall 5 Venue Set-up 13:00 15:00 02:00 Hall 7&9 Plenary Session 5 Hall 5 Venue Set-up 15:00 15:30 00:30 Break Hall 5 Venue Set-up 15:30 17:30 02:00 Hall 7&9 Plenary Session 6 Hall 5 Venue Set-up 18:00 22:00 04:00 Hall 5&7&9 Technical Test Hall 11 Venue Set-up & Registration Set-up 22:00 23:59 01:59 Hall 5&7&9 Rehearsal (130th) Start Time End Time Duration Venue 25-Nov-18 Venue 25-Nov-18 06:00 07:00 01:00 Hall 5&7&9 Technical Test 07:00 09:30 02:30 Hall 5&7&9 Rehearsal (130th) Hall 11 Registration Set-up & Testing 09:30 11:00 01:30 Hall 5&7&9 Door Open & Pre-Service Program Hall 11 Reception & Registration 11:00 13:00 02:00 Hall 5&7&9 130th Anniversary Joint Service Hall 11 Reception & Registration 13:00 14:00 01:00 Hall 5&7&9 Dismiss Hall 11 Reception 14:00 16:00 02:00 Hall 5&7&9 Dismantle Hall 11 Reception Dismantle 16:00 20:00 04:00 Hall 5&7&9 Dismantle Page 17