跟踪和审阅文档修订 撰写文档往往是需要协作的工作 如果研究论文或项目建议具有若干位作者和审阅者, 则可以使用 Word 中的 修订 功能跟踪彼此的修订并在上面添加批注 学习本教程了解如何在文档上协作 开始之前... 1 1. 打开和关闭 修订... 2 2. 浏览不同类型的修订... 3 3. 接受和拒绝审阅者的修订... 4 4. 添加自己的修订... 6 5. 使用批注... 8 6. 在打印输出中隐藏修订... 11 7. 确保跟踪将来的所有修订... 13 课程摘要卡... 15 开始之前 将要学习的内容完成此教程后, 您将能够 : 打开和关闭 修订 功能 标识不同类型的修订 接受或拒绝审阅者的修订和批注 插入自己的修订和批注 在打印输出中隐藏修订 设置密码以确保跟踪将来的修订 要求 Word for Mac 2011 基本 Word 技巧, 包括如何打开文档 剪切和粘贴以及格式化文本 提示如果是第一次使用 Word, 请首先学习教程教程 :Word 基础知识 练习文件 应按顺序观看指导教程 在学习教程时, 下载并使用此练习文件进行实践体验 TrackChanges.docx (50 K) 估计的完成时间 : 25 分钟 Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 1
1. 打开和关闭 修订 在打开包含修订的文档时, 修订 功能即已打开 若要在新文档中进行修订, 必须打开 修订 现在打开包含修订的文档, 然后关闭和打开 修订 打开练习文件, 该文件位于此教程的开始部分 在 审阅 选项卡上, 在 跟踪 下, 注意, 修订 已 打开 单击 修订 开关 修订 现已关闭 再次单击 修订 开关 修订 现已打开 提示 修订 功能打开和关闭设置仅适用于当前文档 建议在页面视图中使用 修订 若要在页面视图中查看文档, 请单击 视图 > 页面 若要在工作时隐藏功能区, 请单击功能区右侧的 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 打开和关闭 修订 Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 2
2. 浏览不同类型的修订 无论是审阅别人的修订还是自己在修订, 都应熟悉以下五种类型的修订 : 插入 删除 移动内容 格式更改和批注 每种类型的修订在文档中创建不同的 修订标记, 而且每位审阅者的修订显示为不同的颜色 现在查看每种类型的修订在文档中显示的方式 格式更改 : 格式更改在右边距中带标签 已设置格式 的批注框中显示 短虚线将批注框与格式更改相连接 若要将虚线显示为实线, 请单击批注框 插入 : 插入内容带着下划线 若要查看时间 日期和做出修订的审阅者, 请将鼠标指针悬停在所插入文本的任何部分上 批注 : 批注在文档右边距中带标签 批注 的批注框中显示 短虚线将批注框与加批注的文本相连接 若要将虚线显示为实线, 请单击批注框 移动内容 : 已移动的文本或其他内容已从其原始位置删除, 而在右边距中带标签 已移动 的批注框中显示 已移动内容还在其新位置显示为带双下划线的插入内容 删除 : 删除内容从文档中删除, 已删除文本在右边距中带标签 已删除 的批注框中显示 短虚线将删除内容与批注框相连接 若要将虚线显示为实线, 请单击批注框 提示 若要更改修订的显示方式 ( 例如, 隐藏批注框或更改颜色 ), 请单击 Word> 首选项, 再单击 修订 若要隐藏任何类型的修订, 请在 审阅 选项卡上, 在 跟踪 下, 单击 显示标记 然后清除要隐藏的修订类型 ( 如 插入和删除 ) 旁边的复选标记 在包括修订的所有行的旁边, 在左边距中, 显示一条黑竖线 若要查看垂直窗格中的所有修订, 请在 审阅 选项卡上, 在 修订 下, 单击 审阅窗格 Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 3
在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 按修订标记标识每种类型的修订 3. 接受和拒绝审阅者的修订 若要审阅文档, 可以逐步查看每处修订, 并接受或拒绝该修订 如果某个文档由于带有若干位审阅者加上的修订标记而显示混乱, 则可以隐藏特定审阅者做出的修订 现在隐藏除一位审阅者外所有审阅者的修订, 然后接受和拒绝该审阅者的修订 在 审阅 选项卡上, 在 跟踪 下, 单击 显示标记, 指向 审阅者, 然后单击 Mike Miller 以隐藏 Mike Miller 的修订 在 修订 下, 单击 下一个 Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 4
注意, 此时已选定 Carol Troup 的 旅行服务 插入内容 单击 接受 提示若要一次接受所有的修订, 请单击 接受 按钮旁边的小箭头, 然后单击 接受对文档的所有修订 注意, 修订标记已删除, 旅行服务 插入内容已接受, 且已选定下一个修订 (Carol Troup 的 旗舰 删除内容 ) 单击 拒绝 提示拒绝的修订和删除的批注不会随文档一起保存 如果您认为可能在以后需要参考它们, 请在拒绝任何修订或删除任何批注前保存一份该文档的副本 Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 5
注意, 修订标记和批注框已删除, 旗舰 文本仍保留在文档中, 且已选定下一个修订 (Carol Troup 的批注 ) 提示 若要撤消已接受或拒绝的修订, 请单击 编辑 > 撤消 在您继续之前 若要直接在文档中接受或拒绝修订, 请在按住 CONTROL 键的同时单击任何修订标记或批注框 ( 或者右键单击修订标记或批注框 ), 然后单击 接受修订 或 拒绝修订 还可以单击批注框右上角的 接受 和 拒绝 在打开文档时,Word 自动显示所有审阅者的修订和批注 确保您可以执行下列操作 : 显示单个审阅者的修订 接受和拒绝修订和批注 4. 添加自己的修订 只要打开 修订, 就会跟踪添加到文档中的任何插入 删除 格式更改 文本移动和批注 有时先隐藏其他审阅者的批注, 跟踪修订更方便 现在隐藏其他审阅者的修订, 然后在文档中删除 插入和移动文本 在 审阅 选项卡上, 在 跟踪 下, 单击 显示标记, 指向 审阅者, 然后单击 Carol Troup 即可隐藏 Carol Troup 的修订 Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 6
在第一段中, 选中短语 的列, 然后按 DELETE 键 注意, 该文本已从文档中删除, 而在右边距中的批注框中显示 在项目符号列表之前的段落中, 将该文本更改为 旅游地将包括 注意, 插入的文本带有下划线并具有与其他审阅者的修订不同的颜色 选择 墨西哥蓝色海岸 项目符号项, 然后将其拖动到 "Costa Urban" 项目符号项的开头 Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 7
注意, 移动的文本已从原始位置删除, 而在其新位置加上了双下划线 移动的文本还在与原始位置连接的 已上移 批注框中显示 提示 若要更改修订的显示方式 ( 例如, 隐藏批注框或更改颜色 ), 请单击 Word> 首选项, 再单击 修订 若要编辑文档而不添加修订标记, 请首先关闭 修订 在您继续之前确保您可以执行下列操作 : 删除 插入和移动文本, 并标识每种类型修订的修订标记 5. 使用批注 作为撰写或审阅过程的一部分, 您可能需要将批注添加到文档中 批注内容在文档右边距中的批注框中显示 现在响应来自另一位审阅者的批注, 然后插入新批注 单击 显示标记, 指向 审阅者, 然后单击 Carol Troup Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 8
单击来自 Carol Troup 的标签为 批注 [2] 的批注框 在 审阅 选项卡上, 在 批注 下, 单击 新建 在批注框中, 键入批注 ( 例如, 我已确认价格是正确的 ) 注意, 两个批注框都与加上批注的文本 (4500) 相连接 提示批注框中的 [3R2] 文本指示此批注为文档中的第三条批注, 旨在响应第二条 在新闻稿标题中, 选中文本 中美洲 Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 9
在 批注 下, 单击 新建 在批注框中, 键入批注 ( 例如, 我们是否应该提到任何新的南美旅行? ) 注意, 选定文本周围存在括号, 而且将批注框连接到加上批注的文本的是实线 提示 不用打开 修订 功能即可插入批注 如果看不到批注框, 则在 跟踪 下, 单击 显示标记, 然后确保 批注 旁边显示复选标记 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 响应审阅者的批注 插入新批注 Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 10
6. 在打印输出中隐藏修订 如果仅希望查看文档内容, 则修订可能会干扰打印输出 您可以临时隐藏修订以获取干净的打印输出 现在隐藏修订以查看打印友好的文档视图 单击 工具 > 修订 > 突出显示修订 清除 在屏幕上突出显示修订 和 在打印出的文档中突出显示修订 复选框, 然后单击 确定 Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 11
注意, 文档中的所有修订已隐藏 提示若要在屏幕上重新显示修订, 请在 审阅 选项卡上, 在 跟踪 下, 单击弹出菜单, 然后单击 最后显示标记 提示 只要打开 修订, 所有的更改都会被跟踪, 即使修订标记当前为隐藏状态也是如此 位于 工具 > 修订 菜单上的 突出显示修订 选项 ( 在屏幕上突出显示修订 和 在打印出的文档中突出显示修订 ) 以及位于 审阅 选项卡弹出菜单上的选项 ( 最后显示标记 最终 原始显示标记 和 原始 ) 都不是保存的设置 若您不希望在重新打开文档时显示修订, 则需要接受或拒绝修订 若希望获取修订记录, 则在接受或拒绝修订之前保存文档的副本 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 隐藏文档中的修订, 以在打印版本中不显示它们 Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 12
7. 确保跟踪将来的所有修订 在发布供审阅的文档之前, 可以添加密码以确保跟踪将来对文档做出的所有修订 此为确保看到每位审阅者的修订和批注的最佳方式 现在添加密码, 以确保跟踪将来的所有修订 在 审阅 选项卡上, 在 保护 下, 单击 文档 单击 修订, 键入密码, 然后单击 确定 提示如果针对批注保护了文档, 则修订文档的唯一方式就是插入批注 Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 13
在 确认密码 对话框中, 再次键入密码, 然后单击 确定 注意, 修订 开关现在不可用, 这指示在您或拥有密码的人取消保护文档之前将跟踪所有修订 提示 若要取消保护文档, 在 保护 下, 单击 文档, 然后键入文档密码 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 利用密码保护文档, 以跟踪将来的修订 Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 14
课程摘要卡 若要 打开或关闭修订 隐藏特定类型的修订 ( 例如, 插入和删除 ) 隐藏批注框且仅在文档中显示修订 隐藏特定审阅者的修订 逐步查看文档, 以每次接受或拒绝一个修订 接受或拒绝修订, 而不使用 审阅 选项卡上的工具 查看修订时间 日期和执行修订的审阅者姓名 编辑文档而不跟踪修订 执行此操作 在 审阅 选项卡上, 在 跟踪 下, 单击 修订 开关 在 审阅 选项卡上, 在 跟踪 下, 单击 显示标记 然后, 清除要隐藏的修订类型旁边的复选标记 单击 Word> 首选项, 然后单击 修订 在 批注框 下, 清除 使用批注框显示修订 复选框 在 审阅 选项卡上, 在 跟踪 下, 单击 显示标记 然后指向 审阅者 并清除审阅者姓名旁边的复选标记 在 审阅 选项卡上, 在 修订 下, 单击 下一个 在按住 CONTROL 键的同时单击 ( 或者右键单击 ) 任何修订标记或批注框, 然后单击 接受修订 或 拒绝修订 还可以单击位于批注框上的 接受 和 拒绝 按钮 将鼠标指针悬停在修订标记上 屏幕提示中将显示该信息 关闭 修订, 然后执行所需修订 显示隐藏的修订在 审阅 选项卡上, 在 跟踪 下, 单击弹出菜单, 然后单击 最后显示标记 添加密码以确保跟踪将来对文档做出的所有修订 针对修订取消保护文档 在 审阅 选项卡上, 在 保护 下, 单击 保护 然后单击 修订 并键入密码 在 审阅 选项卡上, 在 保护 下, 单击 文档, 然后键入密码 更多提示 修订 功能打开和关闭设置仅适用于当前文档 可以在跟踪的文档中显示的五种类型的修订标记是 : 删除 插入 移动内容 格式更改和批注 在打开 修订 时, 在文档中包含修订标记的每一行旁边, 在左边距中, 均显示一条黑色竖线 拒绝的修订和删除的批注不会随文档一起保存 如果您认为可能在以后需要参考它们, 请在拒绝任何修订或删除任何批注前保存一份该文档的副本 不用打开 修订 功能即可插入批注 只要打开 修订, 所有的更改都会被跟踪, 即使修订标记当前为隐藏状态也是如此 如果 修订 开关不可用, 则表明已针对修订对文档进行了密码保护 在您或拥有密码的人取消保护文档前将跟踪所有修订 丢失的修订密码不可恢复 请记录所有密码并将其保存在安全位置 Microsoft Office for Mac 2011: 跟踪和审阅文档修订 15