本指南的内容 Microsoft Outlook 2010 的外观与 Outlook 2003 差别很大, 创建本指南是为了帮助您最大程度地缩短学习曲线 通过阅读本指南, 您可以了解新界面的重要组成 部分 发现免费的 Outlook 2010 培训 查找 外出时的助理程序 Outlook 选项 对话框以及 导入和导出向导 等功能 快速访问工具栏 此处显示的命令将始终可见 可将常用命令添加 到此工具栏 功能区选项卡 单击功能区中的任意选项卡可显示其 按钮和命令 功能区组 每个功能区选项卡都包含若干个组, 每个组包含一组相关命令 此处的 响应 组包含用于答复或转发选定电子邮件的命令 Backstage 视图 单击 文件 选项卡进入 Backstage 视图, 在此可以修改帐户设置 设置自动答复并管理规则和通知 阅读窗格 显示所选项的 文本 隐藏功能区 您的屏幕上需要更多空间? 单击此图标或按 Ctrl+F1 可以隐藏或显示功能区 待办事项栏 导航窗格 该窗格的顶部显示收藏夹 中心区域显示所有活动的文件夹 在该窗格的底部区域, 单击某个按钮可选择相应视图 : 邮件 日历 联系人 等 在每个视图中, 功能区选项卡都有所不 人员窗格 Outlook Social Connector 可将 Outlook 连接到您的社交网络 默认情况下, 它以最小化形式显示在阅读窗格的底部 这一大小可调的栏会显示 日期选择区 您的约会以 及任务列表 若要退出 Backstage 视图, 同, 并显示该视图的相应按钮和命令 请单击任意功能区选项 卡 2010 Microsoft Corporation 保留所有权利
如何开始使用 Outlook 2010 如果您已经使用了 Microsoft Outlook 2003 很长一段时间, 则在 Outlook 2010 中查找 Outlook 2003 命令和工具栏按钮时肯定会遇到问题 我们提供了许多免费资源来帮助您了解 Outlook 2010, 其中包括培训课程和菜单到功能区指南 若要查找这些资源, 请单击 文件 选项卡, 再单击 帮助 然后, 在 支持 下, 单击 开始使用 菜单和工具栏在哪儿? 在 Outlook 2010 中, 程序主窗口顶部有一个较宽的带形区域 这是功能区, 它取代了原来的菜单和工具栏 功能区中的每个选项卡都有不同的按钮和命令, 这些按钮和命令编排到不同的功能区组中 当您打开 Outlook 2010 时, 将显示功能区中用于邮件的 开始 选项卡 您将在该选项卡左侧看到的第一项内容是 新建 组, 其中包含用于创建 新电子邮件 或 新项目 ( 如 约会 会议 和 联系人 ) 的命令 在 答复 组中, 您将找到用于 答复 全部答复 和 转发 的命令, 以及通过设置会议进行答复的命令或用 IM( 即时消息 ) 进行答复的命令 功能区可调整其外观, 以适合计算机的屏幕大小和分辨率 在较小的屏幕上, 有些功能区组可能只显示组名, 不显示其中的命令 在此情况下, 只需单击组按钮上的小箭头即可显示命令
按需显示命令 Outlook 2010 并不总是显示所有可用命令, 而只显示您在响应所执行的 特定操作时需要的命令 类似地, 当您在导航窗格中单击 日历 按钮时, 会看到用于处理和共 享日历 创建会议以及按天 周或月排列日历的命令 例如, 当您在导航窗格中单击 邮件 时, 功能区将显示用于处理邮件的命令 您可以发送 删除或答复邮件, 将邮件标记为已读或未读或者分类或标记邮件以便跟进 若要安排会议, 请在功能区中单击 新建会议 打开的窗口将包含 调度助手 通讯簿 等会议命令以及希望每天 每周 每月或每 年召开会议时所需的定期选项 若要发送新邮件, 请在功能区中单击 新建电子邮件 打开的窗口将 包含执行以下操作所需的命令 : 设置文本格式 从 通讯簿 中获取名 称 向邮件中附加文件或 Outlook 项目或者向邮件中添加电子签名 如果您不能始终看到所需的所有命令, 请不必担心 先执行一些步骤, 然后便会看到所需的命令
您可能正在查找的内容 查看下表, 查找您可能正在 Outlook 2010 中寻找的一些命令和设置 尽管此列表并不全面, 但可作为一个绝佳的起点 若要查找 Outlook 2010 命令 的完整列表, 请依次单击 文件 选项卡 帮助 开始使用, 然后选择 菜单到功能区的交互式指南 目标... 请单击 然后... 共享日历 日历 在 开始 选项卡的 共享 组中, 单击 电子邮件日历 共享日历 ( 需要 Microsoft Exchange Server 帐户 ) 或 联机发布 在 Outlook 中查看附件而不在单独窗口中打开附件自动答复邮件 ( 外出时的助理程序 ) 邮件 邮件 日历 联系人等 首先, 如果阅读窗格不可见, 则打开该窗格 若要执行此操作, 请单击 视图 选项卡, 并在 布局 组中单击 阅读窗格 中的箭头, 以选择该窗格的显示位置 然后, 若要查看附件, 请在阅读窗格中单击附件图标以预览文件 您应当仅预览或打开来自可信来源的附件 单击 文件 选项卡, 单击 自动答复, 选择 发送自动答复, 创建您的邮件, 然后选择所需选项 ( 需要 Microsoft Exchange Server 帐户 ) 撤回邮件 邮件 在导航窗格中, 单击 已发送邮件, 然后打开要撤回的邮件 在 邮件 选项卡上的 移动 组中, 单击 动作, 然后单击 撤回该邮件 然后, 您可以删除已发送邮 件, 如果需要, 还可以将其替换为新邮件 ( 需要 MicrosoftExchange Server 帐户 ) 用即时搜索查找项目 邮件 日历 联系人或要搜 索的任意位置 在导航窗格中, 单击要搜索的文件夹 在 搜索 框中, 键入搜索文本 可以在 搜索工 具 选项卡上的 优化 组中选择搜索条件 通过在 搜索工具 选项卡的 范围 组中 单击 所有邮件项目 可以扩大搜索范围 更改帐户设置邮件 日历 联系人等依次单击 文件 选项卡 信息 和 帐户设置
打印预览 在什么位置? 在 Outlook 2010 中, 可在 Backstage 视图中查找 打印预览 单击 文件 选项卡, 然后单击 打印 窗口右侧将显示所选项在打印时的外观预览 工具 选项 有何变化? 您是否要查找一些程序设置, 以控制诸如 Outlook 在发送之前是否自动检查拼写 新邮件到达时是否播放声音或者传出邮件采用 HTML RTF 还是纯文本格式等事项? 单击 文件 选项卡, 然后单击 选项 此时将打开 Outlook 选项 对话框, 在此可以自定义 Outlook 首选项 单击 打印选项 打开 打印 对话框, 在此可以进行与打印相关 的选择 Outlook 选项 对话框中的一些设置仅适用于 Outlook 但其他首选项 ( 例如, 配色方案 ) 将适用于您已安装的所有其他 Microsoft Office 2010 程序
外出时的助理程序在什么位置? 在 Outlook 2010 中, 外出时的助理程序有了新名称和新位置 现在, 可在 Backstage 视图中找到它 依次单击 文件 信息 和 自动答复 导入和导出有何变化? 在 Outlook 2010 中, 仍然可以导出和导入项目 例如, 您可以从 Outlook 中导出.pst( 个人文件夹 ) 文件, 也可以将.ics (icalendar) 文件导入 Outlook 日历中 在程序主窗口中, 依次单击 文件 打开 和 导入, 打开 导入和导出向导 与在 Outlook 2003 中一样, 按照向导中的步骤 操作即可导入或导出信息 在 自动答复 对话框中, 选择 发送自动答复 选项, 然后创建您 希望 Outlook 在您离开或繁忙时代表您发送的答复 注意此功能需要 Microsoft Exchange Server 帐户
创建电子邮件签名 首先, 打开一封新邮件 在 邮件 选项卡上的 包括 组中, 单击 签名, 然后单击 签名 向新电子邮件中添加签名 若要自动向邮件中添加签名, 请执行以下操作 : 在 邮件 选项卡上的 包括 组中, 单击 签名, 然后单击 签名 在 电子邮件签名 选项卡上, 单击 新建 键入签名的名称, 然后单击 确定 在 编辑签名 框中, 键入要包含在签名中的文本 若要设置签名格式, 请选择签名, 然后使用样式和格式按钮应用所需 的选项 若要添加文本以外的元素, 请单击要显示元素的位置, 然后 执行下列任一操作 : 单击 名片, 在 表示为 列表中单击您的名字, 然后单击 确定 单击 图片, 通过浏览找到某一图片以将其选中, 然后单击 确定 单击 插入超链接, 在 地址 框中输入超链接, 然后单击 确定 单击 确定, 完成签名的创建或修改操作 注意您刚刚创建或修改的签名不会自动出现在当前打开的邮件中 必须将其手动插入该邮件中 在 选择默认签名 下的 电子邮件帐户 列表中, 单击希望签名与其关联的电子邮件帐户 在 新邮件 列表中, 选择要包括的签名 如果要在答复或转发邮件时在邮件中包含签名, 请在 答复 / 转发 列表中选择签名 否则, 请选择 ( 无 ) 若要手动向新邮件中添加签名, 请执行以下操作 : 在新邮件中, 在 邮件 选项卡的 包括 组中, 单击 签名, 然后单击所需签名 提示若要从当前打开的邮件中删除签名, 请在邮件正文中选择该签名, 然后按 Delete
键提示简介 Outlook 2010 提供了功能区的快捷键 ( 称为键提示 ), 这样您无需使用鼠标 即可快速执行任务 自定义 Outlook 程序窗口 关于是否要显示 Outlook 2010 界面的各个部分 ( 如 导航窗格 阅读窗格 待办事项栏 和 人员窗格 ), 不同的人可能有不同的喜好 若要在功能区中显示键提示, 请按 Alt 键 接下来, 若要使用键盘切换到功能区中的选项卡, 请按该选项卡下显示的字母对应的键 在上面所示的示例中, 按 S 可打开 发送 / 接收 选项卡, 按 O 可打开 文件夹 选项卡, 按 V 可打开 视图 选项卡等 以此方式切换到某一功能区选项卡后, 屏幕中将显示可用于该选项卡的所有键提示 然后, 可以按要使用的命令的最终键, 以完成该序列 若要显示或隐藏界面中的这些可选部分, 请单击导航窗格底部的 邮件 按钮, 然后单击功能区中的 视图 选项卡 在 布局 和 人员窗格 组中, 单击 导航窗格 阅读窗格 待办事项栏 或 人员窗格 按钮, 然后设置所需的显示选项 若要在序列中后退一级, 请按 Esc 键 连续多次执行此操作会取消键提示模 式 提示 Outlook 2003 中的键盘快捷方式在 Outlook 2010 中仍然可用 如果知 道快捷键序列, 请尽管键入该序列 例如,Ctrl+C 仍可将选定信息复制到剪 贴板,Ctrl+R 可打开邮件, 以便您可以答复该邮件