Windows 版“WebEx 与 Outlook 集成”

Transcription

1 Windows 版 WebEx 与 Outlook 集成 用户指南 WBS29.13

2 版权 2015 Cisco 和 / 或其附属公司 保留所有权利 WEBEX CISCO Cisco WebEx Cisco 徽标和 Cisco WebEx 徽标是 Cisco 和 / 或其附属公司在美国及其他国家的商标或注册商标 第三方商标归其各自所有者所有 美国政府最终用户须知 : 根据 Federal Acquisition Regulation( 联邦采购法, 以下简称 FAR )(48 C.F.R.)2.101 中定义的条款, 本文档和相关服务可作为 商品 本文档和相关服务符合 FAR 和 DoD FAR Supp 至 中的规定, 即使其他任何 FAR 或可能纳入协议的其他任何协议中存在相反条款, 客户向政府最终用户提供的或政府最终用户在直接签署协议的前提下购买的服务和文档只包含协议中阐明的权利 使用服务或文档或两者即表示政府同意服务和文档为商品, 并接受本声明中的权利和限制 最后更新日期 :

3 目录 第 1 章 Windows 版 WebEx 与 Outlook 集成 介绍... 5 关于 WebEx 与 Outlook 集成... 5 关于 Outlook 集成选项... 6 第 2 章安排会议... 9 关于安排会议... 9 设置会议和邀请与会者... 9 设置会议 设置个人会议 邀请与会者 指定会议的重复模式 WebEx 与 Outlook 集成 支持的重复模式 指定代理为您安排会议 在 WebEx 站点上指定代理 在 Microsoft Outlook 中指定代理 第 3 章为其他主持人安排会议 关于为其他主持人安排会议 为其他主持人安排会议或约会 为其他主持人开始会议 i

4 第 4 章编辑和取消已安排的会议 编辑已安排的会议 取消已安排的会议 第 5 章开始会议 关于开始会议 从 Microsoft Outlook 开始已安排的会议 从 WebEx 站点开始会议 开始个人会议 第 6 章加入会议 关于加入会议 通过邀请电子邮件加入会议 通过 Outlook 中的 WebEx 菜单加入会议 从 WebEx 站点加入会议 第 7 章安装和设置 WebEx 快捷会议工具 安装 WebEx 快捷会议工具 打开 WebEx 设置 对话框 设置 WebEx 快捷会议工具 关于 WebEx 设置 对话框 关于 帐户 标签页 关于 即时会议 设置标签页 关于 已安排的会议 标签页 关于 首选项 标签页 ii

5 关于 工具 标签页 卸载 WebEx 快捷会议工具 索引 iii

6

7 第 1 章 1 Windows 版 WebEx 与 Outlook 集成 介绍 有关 Windows 版 WebEx 与 Outlook 集成 的概述, 请参阅关于 WebEx 与 Outlook 集成 ( 页码 :5) 有关 Outlook 集成选项的概述, 请参阅关于 Outlook 集成选项 ( 页码 :6) 关于 WebEx 与 Outlook 集成 WebEx 与 Outlook 集成 提供了一种通过 Microsoft Outlook 安排或开始 WebEx 会议或 WebEx 个人会议的简便方法 通过 WebEx 与 Outlook 集成, 您无需使用 WebEx 站点 ( 即通常用于安排和加入 WebEx 会议的站点 ) 就可以执行这些操作 WebEx 与 Outlook 集成 是 WebEx 快捷会议工具 的一部分 WebEx 快捷会议工具 将在您登录 WebEx 站点时自动安装到您的计算机上, 当有新版本可用时会自动更新 您也可以手动安装快捷会议工具 有关更多信息, 请参阅安装 WebEx 快捷会议工具 ( 页码 :29) 在安装 WebEx 快捷会议工具 后,WebEx 集成选项即会出现在 Microsoft Outlook 中, 您可使用这些选项快速安排在线会议 注 : 在使用 WebEx 与 Outlook 集成 前, 请确保 : 您在 WebEx 站点上拥有用户帐户 WebEx 站点上可使用 WebEx 快捷会议工具的 Outlook 集成选项 计算机已连接互联网 熟悉 Microsoft Outlook 5

8 第 1 章 : Windows 版 WebEx 与 Outlook 集成 介绍 当安排会议时, 您可使用任何 Outlook 通讯簿 ( 包括全局通讯簿 个人通讯簿或联系人文件夹 ) 来邀请与会者 受邀参加的与会者不需要使用 WebEx 与 Outlook 集成 即可加入会议 为了保证会议的安全性, WebEx 与 Outlook 集成 使用 128 位 SSL( 安全套接字层 ) 加密方式对所有从 WebEx 站点发送和接收的数据进行加密 WebEx 与 Outlook 集成 还提供以下功能 : 快速访问 WebEx 站点上的 我的 WebEx, 其中包含您的个人会议列表 用户档案及其他帐户选项 通过 即时会议 功能开始即时会议 ( 并非适用于所有 WebEx 服务站点 ) 会议邀请模板 关于 Outlook 集成选项 在安装 WebEx 快捷会议工具 后,WebEx 集成工具栏将会出现在 Microsoft Outlook 窗口中 您可选择并拖动分界线使 WebEx 工具栏浮动显示, 就像使用 Microsoft Outlook 工具栏一样 选择击 X 按钮关闭浮动的工具栏 要重新显示该工具栏, 右键单击任何 Microsoft Outlook 工具栏, 然后选择 WebEx 快捷会议工具 下表将描述 WebEx 集成工具栏的按钮 即时会议 - 开始即时会议 这是一种可随时开始而无需事先安排的会议 有关详细信息, 请参阅 WebEx 服务网站上的即时会议用户指南 您可在 WebEx 设置 对话框的 即时会议设置 标签页上指定即时会议选项 有关详细信息, 请参阅设置 WebEx 快捷会议工具 ( 页码 :31) 安排会议 - 单击该按钮可打开 Outlook 的 约会 窗口, 其中包含用于安排在线会议的 WebEx 与 Outlook 集成 选项 您可在 WebEx 设置 对话框的已安排的会议标签页上为已安排的会议指定选项 有关详细信息, 请参阅设置 WebEx 快捷会议工具 ( 页码 :31) 注 :Outlook 中的 会议 窗口也包含 WebEx 与 Outlook 集成 选项 WebEx 设置 - 单击该按钮可打开一个提供下列选项的菜单 : 我的 WebEx - 允许您访问 我的 WebEx, 可在其中管理您的帐户信息以及您在 WebEx 服务网站上安排的会议 有关 我的 WebEx 的详细信息, 请参阅站点上的在线帮助 帐户设置 - 打开 WebEx 设置 对话框的帐户标签页, 允许您指定 WebEx 用户帐户信息, 即 WebEx 服务网站的 URL 及用户名和密码 6

9 第 1 章 : Windows 版 WebEx 与 Outlook 集成 介绍 您还可在 WebEx 设置 对话框中指定其他选项, 例如即时会议和已安排的会议的选项 会议模板 - 允许您查看您或站点管理员保存在 WebEx 服务网站上的模板 这些模板包含会议设置 您可根据需要选择模板 仅当站点管理设置允许主持人使用 Outlook 模板时才可使用会议模板 设置安排权限 - 将打开 我的档案 页, 在该页面上您可以指派一名代理为您安排或编辑会议 有关详细信息, 请参阅 指定代理为您安排会议 帮助 - 允许您查阅 WebEx 与 Outlook 集成 的使用说明 关于 - 允许您查看 WebEx 与 Outlook 集成 的版本号及许可证和专利信息 7

10

11 第 2 章 2 安排会议 有关使用 Outlook 集成安排会议的概述, 请参阅关于安排会议 ( 页码 :9) 要设置会议并邀请与会者加入已安排的会议, 请参阅设置会议并邀请与会者 ( 页码 :9) 要指定代理以为您安排或编辑会议, 请参阅指定代理为您安排会议 ( 页码 :15) 关于安排会议 要使用 WebEx 与 Outlook 集成 安排在线会议并发送会议邀请, 必须了解以下几点 : WebEx 与 Outlook 集成 只提供安排会议的基本选项 某些出现在 WebEx 服务网站上的选项无法在 WebEx 与 Outlook 集成 中使用 WebEx 与 Outlook 集成 不支持 Microsoft Outlook 中的所有重复选项 有关详细信息, 请参阅指定会议的重复模式 ( 页码 :13) 在任何从 Microsoft Outlook 发送的会议邀请中, 会议的开始时间将以您计算机上所设置的时区显示, 而不是 WebEx 服务站点首选项中设置的时区 在 WebEx 服务网站上, 所有会议时间按您在站点首选项中所设置的时区显示, 与您计算机上设置的时区无关 设置会议和邀请与会者 要使用 Webex 与 Outlook 集成 设置会议, 请参阅设置会议 ( 页码 :10) 要使用 Webex 与 Outlook 集成 设置个人会议, 请参阅设置个人会议 ( 页码 :11) 9

12 第 2 章 : 安排会议 要邀请与会者加入已安排的会议, 请参阅邀请与会者 ( 页码 :12) 要指定重复会议, 请参阅指定会议的重复模式 ( 页码 :13) 设置会议 要使用 WebEx 与 Outlook 集成 设置在线会议, 在 Outlook 中打开一个新的 会议要求 或 约会 窗口, 然后指定会议信息和设置 1 请在 Microsoft Outlook 中执行以下操作之一 : 在 WebEx 工具栏上选择安排会议 在文件菜单上, 选择新建 > 会议要求或新建 > 约会 出现一个带有添加 WebEx 会议按钮的安排窗口 2 执行以下操作以指定常规会议信息 : 在主题框中输入会议的主题 分别在开始时间和结束时间下拉列表中指定会议的开始时间和结束时间 可选 要为您的会议指定一种重复模式, 请选择重复周期, 然后选择重复选项 有关详细信息, 请参阅指定会议的重复模式 ( 页码 :13) 可选 指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项, 例如会议提醒 3 选择添加 WebEx 会议指定会议设置 4 如果出现 WebEx 设置 对话框的帐户标签页, 请输入必要的信息, 然后选择确定 出现 WebEx 设置 对话框 如果您在为另一位主持人安排会议, WebEx 设置 对话框中将显示消息 您正在代表 [ 主持人姓名 ] 安排会议 5 为 WebEx 会议选择服务类型, 或为 MeetingPlace 个人会议选择 MeetingPlace 个人会议 注 : 如果您拥有 Cisco Unified MeetingPlace 帐户, 还可选择 WebEx 服务类型, 然后还可在会议类型选项中选择 Cisco Unified MeetingPlace 音频会议 6 可选 选择资源, 然后在候补主持人中输入姓名, 从而将一名或多名与会者指定为可运行会议的候补主持人 10

13 第 2 章 : 安排会议 注 : 如果主持人尚未加入, 候补主持人可开始 管理并录制会议 候补主持人必须在 WebEx 站点上拥有用户帐户 如果您指定多位候补主持人, 第一个加入会议的候补主持人将拥有会议的控制权 如果候补主持人录制 候补主持人必须是您已添加到会议中的与会者之一, 且必须在 Meeting Center 网站上拥有帐户 如果您指定多位候补主持人, 第一个加入会议的候补主持人将拥有会议的控制权 候补主持人可录制会议, 但原会议主持人仍拥有录制文件的所有权, 并将在录制文件就绪后收到通知 7 指定其他会议设置, 然后选择确定 有关详细信息, 请参阅设置 WebEx 快捷会议工具 ( 页码 :31) 注 : 如果您安排带有 Cisco Unified MeetingPlace 音频会议的会议, 并已关闭与会者可在开始时间之前 X 分钟加入会议和与会者也可以在开始时间之前加入电话会议选项, 则必须先有人在 WebEx 站点上开始会议, 否则与会者无法从移动设备加入会议 8 根据需要执行以下操作之一 : 向与会者发送会议邀请 有关详细信息, 请参阅邀请与会者 ( 页码 :12) 选择保存并关闭, 并邀请与会者稍后加入已安排的会议 WebEx 与 Outlook 集成 将访问您的 WebEx 服务站点, 然后将已安排的会议添加到 : Outlook 日历 WebEx 服务网站上的 我的会议 页面中的会议列表 个人会议室 页 ( 如果您的帐户包含该页面 ) 设置个人会议 要使用 WebEx 与 Outlook 集成 设置个人会议, 在 Outlook 中打开一个新的 会议要求 或 约会 窗口, 然后指定会议信息和设置 1 请在 Microsoft Outlook 中执行以下操作之一 : 在 WebEx 工具栏上选择安排会议 在文件菜单上, 选择新建 > 会议要求或新建 > 约会 出现一个带有添加个人会议按钮的安排窗口 11

14 第 2 章 : 安排会议 2 执行以下操作以指定常规会议信息 : 在主题框中输入会议的主题 分别在开始时间和结束时间下拉列表中指定会议的开始时间和结束时间 可选 要为您的会议指定一种重复模式, 请选择重复周期, 然后选择重复选项 有关详细信息, 请参阅指定会议的重复模式 ( 页码 :13) 可选 指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项, 例如会议提醒 3 选择添加个人会议以指定个人会议设置 4 如果出现 WebEx 设置 对话框的帐户标签页, 请输入必要的信息, 然后选择确定 出现 WebEx 设置 对话框 如果您在为另一位主持人安排会议, WebEx 设置 对话框中将显示消息 您正在代表 [ 主持人姓名 ] 安排会议 5 指定 WebEx 会议设置, 然后选择确定 有关详细信息, 请参阅设置 WebEx 快捷会议工具 ( 页码 :31) 6 根据需要执行以下操作之一 : 向与会者发送会议邀请 有关详细信息, 请参阅邀请与会者 ( 页码 :12) 选择保存并关闭, 并邀请与会者稍后加入已安排的会议 WebEx 与 Outlook 集成 将访问您的 WebEx 服务站点, 然后将已安排的会议添加到 : Outlook 日历 WebEx 服务网站上的 我的会议 页面中的会议列表 个人会议室 页 ( 如果您的帐户包含该页面 ) 邀请与会者 当使用 WebEx 与 Outlook 集成 安排会议时, 您可通过在 Microsoft Outlook 联系人列表中选择与会者姓名或电子邮件地址来邀请他们 例如, 如果您的公司有一个全局通讯簿, 您可以通过选择该通讯簿中的与会者来邀请他们 您还可以邀请不在 Outlook 联系人列表中的与会者, 只需输入其电子邮件地址即可 一旦您邀请与会者参加一个已安排的会议, 其就会收到一封邀请电子邮件 该邮件包括有关会议的信息 ( 包括会议密码 ) 及一个链接, 与会者选择该链接就可以加入会议 12

15 第 2 章 : 安排会议 1 如果已使用 WebEx 与 Outlook 集成 安排会议, 请在 Outlook 日历中打开该会议项 如果已打开 约会 窗口, 请选择邀请与会者以显示收件人框, 您可在其中输入与会者的姓名或电子邮件地址 要移除 收件人 框, 请选择取消邀请 2 在收件人框中输入与会者的姓名或电子邮件地址, 然后选择发送 指定会议的重复模式 通过 Microsoft Outlook 重复周期选项, 您可以为在线会议指定一种重复模式 例如, 您可指定会议在每周三下午两点召开, 并于某个特定日期结束 WebEx 与 Outlook 集成 将在重复模式中指定的各个日期安排会议 您在 WebEx 与 Outlook 集成 中可使用的重复周期选项仅限于 WebEx 服务网站上提供的选项 根据您的 WebEx 服务, 可能无法使用某些重复模式 1 在该会议的 会议 或 约会 窗口中, 选择重复周期 2 在对话框中指定选项, 然后选择确定 WebEx 与 Outlook 集成 支持的重复模式 下表显示 Outlook 重复模式在 WebEx 中的处理方式 : WebEx Meetings 类型 Outlook 选项 对应的 WebEx 会议选项 每 [x] 天 每 [x] 天 每日 每个工作日 每个工作日 每周 每隔 [x] 周的 :[ 星期日 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 ] 适用于 Event Center 活动和 Training Center 培训课程 : 每周的 :[ 星期日 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 ] 如果您在 Microsoft Outlook 中安排一个每隔 X 周重复的会议, 且 X 大于 1, 则会议将按照您指定的内容安排, 但在 WebEx 站点上, 该会议将显示为每周重复的会议 每周的起始时间始终指向缺省值 星期日 不支持自定义, 因此您将每周的起始时间更改为其他时间, 将无法与 WebEx 站点同步 13

16 第 2 章 : 安排会议 类型 Outlook 选项对应的 WebEx 会议选项 每月 每 [y] 个月的第 [x] 天 每月第 [ 一, 二, 三, 四, 最后一 ] 天 每月第 [ 一, 二, 三, 四, 最后一个 ] 工作日或周末 每 [y] 个月的第 [x] 天 不支持 不支持 每 [x] 个月的 [ 第一个, 第二个, 第三每 [x] 个月的 [ 第一个, 第二个, 第三个, 第个, 第四个, 最后一个 ] 星期日, 星期四个, 最后一个 ] 星期日, 星期一, 星期二, 一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六星期六 每年 每 n (n> 1) 年的 [1 月...12 月 ] [1,...31] [1 月...12 月 ] 的 [ 第一个, 第二个, 第三个, 第四个, 最后一个 ] [ 日子, 工作日, 周末 ] 每 n (n> 1) 年的 [1 月...12 月 ] [1,...31] 不支持 每 n (n> 1) 年的 [1 月...12 月 ] 的 [ 第一个, 第二个, 第三个, 第四个, 最后一个 ] [ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 每 n (n> 1) 年的 [1 月...12 月 ] 的 [ 第一个, 第二个, 第三个, 第四个, 最后一个 ] [ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 结束日期 无结束日期 [x] 次后结束 无结束日期 [x] 次后结束 结束日期 :[ 输入日期 ] 结束日期 :[ 输入日期 ] WebEx 个人会议 类型 Outlook 选项 转换为 WebEx 个人会议选项 每 [x] 天 每天 每日 每个工作日 每个工作日 每周 每 [x] 周的 :[ 星期日 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 ] 每 [x] 周的 :[ 星期日 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 ] 每 [y] 个月的第 [x] 天每 [x] 个月的第 [x] 天 每月 每月第 [ 一, 二, 三, 四, 最后一 ] 天 每月第 [ 一, 二, 三, 四, 最后一个 ] 工作日或周末 每月的 [1,2,3,4,31] 日 不支持 14

17 第 2 章 : 安排会议 类型 Outlook 选项转换为 WebEx 个人会议选项 每 [x] 个月的 [ 第一个, 第二个, 第三个, 第四个, 最后一个 ] 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 每 [x] 个月的 [ 第一个, 第二个, 第三个, 第四个, 最后一个 ] 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 每个 [ 一月... 十二月 ] 的 [1 日...31 日 ] 不支持 每年 [1 月...12 月 ] 的 [ 第一个, 第二个, 第三个, 第四个, 最后一个 ] [ 日子, 工作日, 周末 ] 不支持 [ 一月... 十二月 ] 的 [ 第一个, 第二个, 第三个, 第四个, 最后一个 ] [ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 不支持 结束日期 无结束日期 [x] 次后结束 结束日期 :[ 输入日期 ] 如果时长超过一年, 将会转为一年 如果时长超过一年, 将会转为一年 如果时长超过一年, 将会转为一年 注 : 如果使用 WebEx 与 Outlook 集成 来修改重复会议的会议设置, 您必须将更改应用到整个重复会议 例如, 如果您只对单次会议应用更改, 这些更改将只显示在 Outlook 中而不会显示在 WebEx 站点上 指定代理为您安排会议 WebEx 与 Outlook 集成 允许您指定一名代理代表您安排或编辑会议 例如, 如果您需要定期主持 WebEx 会议, 可让助手为您安排会议 在被授予权限之后, 您的代理即可为您安排 编辑 取消和开始会议 在 WebEx 站点上, 授予代理安排权限 有关详细信息, 请参阅在 WebEx 站点上指定代理 ( 页码 :16) 在 Microsoft Outlook 中, 与代理共享您的日历 有关详细信息, 请参阅在 Microsoft Outlook 中指定代理 ( 页码 :16) 重要 : 代理安排的会议将出现在您的日历中 如果您要编辑, 计算机上必须安装 WebEx 与 Outlook 集成 3.1 版或更高版本 您可随时取消代理的安排权限 15

18 第 2 章 : 安排会议 在 WebEx 站点上指定代理 要指定代理, 您可在 WebEx 站点上的 我的 WebEx > 我的档案 页中授予其安排权限 您可直接从 Microsoft Outlook 转至该页面 如果您想在不使用 Microsoft Outlook 的情况下转至 我的档案 页, 可登录 WebEx 服务网站, 然后选择我的 WebEx > 我的档案 除了在 WebEx 服务网站上授予权限之外, 您还必须在 Microsoft Outlook 中与代理共享您的日历 有关详细信息, 请参阅在 Microsoft Outlook 中指定代理 ( 页码 :16) 重要 : 如果在 WebEx 服务网站上没有看到指定代理的选项, 请确保您的站点管理员已启用该功能 您的代理在 WebEx 服务站点上也必须具备 WebEx 主持人帐户 您和代理在 WebEx 服务网站上的帐户的电子邮件地址必须与 Microsoft Outlook 中的匹配 要在您的 WebEx 服务站点上指定代理 : 1 在 Microsoft Outlook 中, 选择 WebEx 2 在出现的菜单上, 选择设置安排权限 3 出现 我的 WebEx > 首选项 页 4 展开安排选项类别 5 在 安排权限 下, 选择选择主持人 6 在 选择主持人 窗口中, 选择代理的电子邮件地址, 然后选择添加 > 确定 7 选择保存 在 Microsoft Outlook 中指定代理 要指定代理, 您必须在 Microsoft Outlook 中与其共享您的日历 除了在 Microsoft Outlook 中共享您的日历之外, 您还必须在 WebEx 服务网站上授予安排权限 有关详细信息, 请参阅在 WebEx 服务网站上指定代理 ( 页码 :16) 16

19 第 2 章 : 安排会议 重要 : 确保共享的日历不在 Microsoft Outlook 的个人文件夹中 仅当您的日历位于公共文件夹时, 代理才可以访问 您要指定的代理的姓名必须在 Microsoft Outlook 中的 全局通讯簿 中 要在 Microsoft Outlook 中指定代理 : 1 在 文件 菜单上, 选择帐户设置 2 在 帐户设置 菜单中, 选择代理访问 3 在代理对话框中, 选择添加 4 选择代理的姓名, 然后选择确定 5 在 代理权限 对话框中, 选择日历下拉列表中的编辑器, 然后选择确定 6 选择确定以关闭 代理 对话框 17

20

21 第 3 章 3 为其他主持人安排会议 有关代表其他主持人安排会议的概述, 请参阅关于为其他主持人安排会议 ( 页码 :19) 要为其他主持人安排会议或约会, 请参阅为其他主持人安排会议或约会 ( 页码 :20) 要为其他主持人开始会议, 请参阅为其他主持人开始会议 ( 页码 :20) 关于为其他主持人安排会议 仅适用于代理 如果得到其他主持人授予的权限, 则可代表该主持人安排会议 例如, 如果您是某位需要定期举行 WebEx 会议的主管的行政助理, 则该主管可以指定您代为安排会议 得到其他主持人授予的安排权限之后, 您可以代替该主持人安排 编辑和取消会议 在为其他主持人安排会议之前, 请确保 : 您具有 WebEx 主持人帐户 要获取 WebEx 主持人帐户, 请与管理员联系 已在 Outlook 中安装 WebEx 与 Outlook 集成 实际主持人需执行以下操作 : 在 WebEx 站点上授予您安排权限 在 Microsoft Outlook 中选择您作为代理, 并与您共享其日历 19

22 第 3 章 : 为其他主持人安排会议 注 : 在代表其他主持人安排会议后, 如有必要, 您也可以为该主持人开始会议 有关详细信息, 请参阅为其他主持人开始会议 ( 页码 :20) 实际主持人可以随时取消您的安排权限 为其他主持人安排会议或约会 仅适用于代理要为其他主持人安排会议或约会, 首先打开该主持人与您共享的 Outlook 日历 1 通过执行以下操作在 Outlook 中打开其他主持人的日历 : a) 在文件菜单上, 选择打开 > 其他用户的文件夹 出现 打开其他用户的文件夹 对话框 b) 输入实际主持人的姓名或选择姓名以选择实际主持人的姓名 c) 在文件夹类型下拉列表中选择日历, 然后选择确定 出现共享的日历 注 : 有多种方法可打开其他人的日历, 这取决于您如何自定义 Outlook 中的视图 有关详细信息, 请参阅 Microsoft Outlook 帮助 2 如果并排查看多个日历, 请确保已选择实际主持人的日历 3 在 Outlook 中打开一个新的 会议要求 或 约会 窗口, 然后指定会议的信息和设置 为其他主持人开始会议 在您为其他主持人安排会议后, 实际主持人会在其 Outlook 中收到确认电子邮件 首先确保实际主持人仍在 Microsoft Outlook 中与您共享日历 然后您可以从主持人的日历开始会议 要代表其他主持人开始会议 : 1 通过执行以下操作打开其他主持人的日历 : a) 在 Microsoft Outlook 中的文件菜单上, 选择打开 > 其他用户的文件夹 20

23 第 3 章 : 为其他主持人安排会议 出现 打开其他用户的文件夹 对话框 b) 输入主持人的姓名或选择姓名以选择主持人的姓名 c) 在文件夹类型下拉列表中选择日历, 然后选择确定 出现共享的日历 注 : 有多种方法可打开其他人的日历, 这取决于您如何自定义 Outlook 中的视图 有关详细信息, 请参阅 Microsoft Outlook 帮助 2 双击其他主持人的日历中的会议项 出现确认电子邮件 3 要开始会议, 请按照该电子邮件中的说明, 并确保已登录 WebEx 站点上的 WebEx 主持人帐户 21

24

25 第 4 章 4 编辑和取消已安排的会议 要编辑已安排的会议, 请参阅编辑已安排的会议 ( 页码 :23) 要取消已安排的会议, 请参阅取消会议 ( 页码 :24) 编辑已安排的会议 在使用 WebEx 与 Outlook 集成 安排会议后, 您可使用 Outlook 随时对其进行编辑 例如, 您可更改会议的开始时间 指定一个新密码 选择电话会议选项等 在编辑已安排的会议后, WebEx 与 Outlook 集成 将向此会议的所有受邀与会者发送更新的会议邀请, 并在 WebEx 服务网站上更新会议信息 要编辑已安排的会议 : 1 在您的 Microsoft Outlook 日历中, 打开安排的会议项目 2 在工具栏或 约会 标签页上编辑会议信息或更改选项 例如 : 要更改 WebEx 会议设置, 选择更改设置 要删除以前设置的 WebEx 会议设置, 选择取消 WebEx 会议 要添加或更改重复模式, 选择重复周期 要编辑会议邀请电子邮件中的文本, 在约会标签页上执行该操作 3 根据需要执行以下操作之一 : 要向受邀的与会者发送更新的会议邀请并在 Outlook 日历中保存更新的会议, 选择发送更新 要在 Outlook 日历中保存更新的会议, 选择保存并关闭 23

26 第 4 章 : 编辑和取消已安排的会议 WebEx 与 Outlook 集成 将连接 WebEx 服务网站并更新站点上的会议 重要 : 如果您使用 WebEx 服务网站编辑 WebEx 会议, 所做的更改将不会显示在 Microsoft Outlook 中 例如, 如果使用站点更改会议的开始时间,Outlook 日历中的开始时间不会发生变化 因此,WebEx 会议服务推荐您仅使用 Outlook 来编辑会议 如果使用 Microsoft Outlook 重新安排或取消重复 WebEx 会议中的单次会议, 更改将只显示在 Outlook 中, 而不会显示在您的 WebEx 服务网站上 例如, 如果您在 Outlook 中更改重复 WebEx 会议中的单次会议的开始时间, 与会者仍可在原先的开始时间加入会议 因此, 如果您想使用 Outlook 修改重复会议,WebEx 会议服务推荐您将更改应用于整个重复会议 取消已安排的会议 如果使用 Outlook 集成安排会议, 可在 Outlook 中取消会议 在 Outlook 中取消会议后,Outlook 集成将连接 WebEx 站点并从站点上删除会议 要取消已安排的会议 : 1 在 Outlook 日历中打开会议项 2 选择取消会议 3 在确认消息中选择是 4 选择发送取消通知 注 : 如果您使用 WebEx 站点编辑或取消纯 WebEx 会议, 所做的更改不会显示在 Outlook 中 例如, 如果您使用站点更改会议的开始时间,Outlook 日历中仍然显示原来的开始时间 因此, 您应当只使用 Outlook 来编辑原先通过 Outlook 安排的纯 WebEx 会议 24

27 第 5 章 5 开始会议 有关开始会议的概述, 请参阅关于开始会议 ( 页码 :25) 要从 Outlook 开始已安排的会议, 请参阅从 Microsoft Outlook 开始会议 ( 页码 :25) 要开始个人会议, 请参阅开始个人会议 ( 页码 :26) 要从 WebEx 服务网站开始已安排的会议, 请参阅从 WebEx 服务站点开始已安排的会议 ( 页码 :26) 关于开始会议 在使用 WebEx 与 Outlook 集成 安排会议之后, 您可以从 Microsoft Outlook 或 WebEx 服务网站开始会议 从 Microsoft Outlook 开始已安排的会议 要从 Outlook 会议项开始会议 : 在您的 Microsoft Outlook 日历中, 打开会议项目, 然后选择开始会议的链接 重要 : 会议项目中显示的链接仅适用于会议主持人 与会者邀请中显示的是另一个链接, 与会者可单击该链接加入会议 有关更多信息, 请参阅通过邀请电子邮件加入会议 通过 Outlook 中的 WebEx 菜单加入已安排的会议 : 1 在 Microsoft Outlook 中, 选择 WebEx 2 在出现的菜单上, 选择开始已安排的会议 25

28 第 5 章 : 开始会议 出现 开始已安排的会议 对话框, 并显示之前安排的会议列表 3 选择要开始的会议 4 选择开始 会议开始, 并打开会议管理器窗口 从 WebEx 站点开始会议 从 WebEx 站点开始会议 : 1 在 Microsoft Outlook 中, 选择 WebEx 2 在出现的菜单上, 选择我的 WebEx 出现 我的 WebEx 会议 页 注 : 如果您尚未登录 WebEx 服务站点, 将会被要求登录 3 确保已选中页面顶部列表中的您主持的会议选项 4 选择您希望开始的会议旁的开始 开始个人会议 要从 Outlook 中的 WebEx 菜单开始个人会议 : 1 在 Microsoft Outlook 中, 选择 WebEx 2 在出现的菜单上, 选择开始个人会议 26

29 第 6 章 6 加入会议 有关加入会议的概述, 请参阅关于加入会议 ( 页码 :27) 要从邀请电子邮件加入会议, 请参阅从邀请电子邮件加入会议 ( 页码 :27) 要从 Outlook 中的 WebEx 菜单加入会议, 请参阅从 Outlook 中的 WebEx 菜单加入会议 ( 页码 :27) 要从 WebEx 站点加入会议, 请参阅从 WebEx 站点加入会议 ( 页码 :28) 关于加入会议 如果您使用 WebEx 与 Outlook 集成 安排会议并邀请与会者加入会议, 则与会者将收到一封包含链接的邀请电子邮件, 选择该链接即可加入会议 会议与会者也可通过您的 WebEx 服务网站加入会议 通过邀请电子邮件加入会议 与会者在其电子邮件程序中打开收到的邀请电子邮件, 然后选择要加入该会议区域中的链接加入会议 与会者收到的邀请电子邮件或注册确认电子邮件包含加入会议所需的必要信息, 例如会议号 会议密码或注册标识 通过 Outlook 中的 WebEx 菜单加入会议 1 在 Microsoft Outlook 中, 选择 WebEx 27

30 第 6 章 : 加入会议 2 在出现的菜单上, 选择加入会议 将会打开 加入会议 对话框, 显示您当天受邀参加的会议列表 3 ( 可选 ) 选择其他日期以显示该日期的会议, 或选择每周或每月以显示该周或该月的会议 4 ( 可选 ) 如果您要查看您受邀参加的所有会议, 单击所有会议以查看 WebEx 服务站点上的完整会议列表 5 在会议列表下的框中, 输入您的电子邮件地址 移动电话号码或会议号 6 单击加入 从 WebEx 站点加入会议 您可在 WebEx 站点上加入受邀参加的会议 加入会议时可能需要提供以下信息 : 会议密码 注册标识 - 仅适用于 Event Center 服务 如果活动主持人要求与会者提供注册标识才能加入活动, 他们将在注册确认电子邮件中收到唯一的标识 会议号 - 与会者必须提供会议号才能加入非公开会议, 该会议不显示在 WebEx 服务网站上的日历中 1 在 Microsoft Outlook 中, 选择 WebEx 2 在出现的菜单上, 选择我的 WebEx 出现 我的 WebEx 会议 页 注 : 如果您尚未登录 WebEx 服务站点, 将会被要求登录 3 确保已选中页面顶部列表中的您受邀参加的会议选项 4 选择要加入的会议旁的加入 28

31 第 7 章 7 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 您可安装 WebEx 快捷会议工具 以使用快捷会议工具面板 Microsoft Office Web 浏览器 Microsoft Outlook IBM Lotus Notes 和即时消息程序立即开始或加入会议 ; 或者使用 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus Notes 安排会议, 无需转至您的 WebEx 服务站点 在安装 WebEx 快捷会议工具 后, 您可登录并设置 WebEx 帐户选项 设置即时会议和已安排的会议的会议选项 设置 WebEx 快捷会议工具 面板的首选项以及选择要和 WebEx 服务结合使用的快捷会议工具 下表描述了安装及设置 WebEx 快捷会议工具 选项的功能 安装 WebEx 快捷会议工具 更多信息... ( 页码 :29) 打开 WebEx 设置 对话框更多信息... ( 页码 :30) 为 WebEx 快捷会议工具 设置选项更多信息... ( 页码 :31) 安装 WebEx 快捷会议工具 更多信息... ( 页码 :38) 安装 WebEx 快捷会议工具 如果管理员已为您的 WebEx 服务站点启用 WebEx 快捷会议工具 选项, 该站点上将自动安装所有 WebEx 快捷会议工具 此外, 如果有新的版本可用, WebEx 快捷会议工具 将会自动更新 该安装过程将安装所有可用的 WebEx 快捷会议工具 ; 但您也可以随时更改首选项, 选择与 WebEx 快捷会议工具 结合使用的应用程序, 且您还可以通过设置 WebEx 设置 对话框中的选项更改其他 WebEx 帐户和会议首选项 有关详细信息, 请参阅设置快捷会议工具 ( 页码 :31) 29

32 第 7 章 : 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 如有必要, 也可手动下载并安装 WebEx 快捷会议工具 在安装 WebEx 快捷会议工具 前, 请先参阅 WebEx 跨平台发行说明 以了解支持的操作系统 浏览器和其他最低系统要求 注 : 只有在站点管理员已为站点启用 IBM Lotus Notes 选项的情况下, WebEx 快捷会议工具 的安装或下载包装才会包含 WebEx 与 IBM Lotus Notes 集成 1 登录 WebEx 站点 2 选择 Meeting Center 标签页 3 在左侧导航栏中的支持下, 选择下载 4 在 下载 页中的 WebEx 快捷会议工具 标题下, 选择下载 出现 文件下载 对话框 5 将安装程序保存到您的计算机上 安装文件的扩展名为.msi 6 运行安装文件并按说明操作 注 : 如果您已安装旧版快捷会议工具, 需要先卸载该版本才能安装新版 在安装新版快捷会议工具前, 您可能还需要关闭 Microsoft Outlook 等应用程序及任意浏览器 必须重新启动这些应用程序, 您可能需要登录才能看到新界面 安装完成后, 您可使用 WebEx 帐户信息登录, 然后在 WebEx 设置 对话框中检查设置 有关更多信息, 请参阅设置快捷会议工具 ( 页码 :31) 注 : 系统管理员还可为其站点上的计算机执行批量安装 有关更多信息, 请参阅大规模部署 WebEx 快捷会议工具 的 IT 管理员指南, 地址为 打开 WebEx 设置 对话框 要从 开始 菜单打开 WebEx 设置 对话框 : 选择开始 > 程序 > WebEx > 快捷会议工具 > WebEx 设置 30

33 第 7 章 : 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 要从 WebEx 快捷会议工具 面板打开 WebEx 设置 对话框 : 1 如果 WebEx 快捷会议工具 面板尚未打开, 请执行以下操作之一 : 双击桌面上的 WebEx 快捷会议工具 图标 转至开始 > 程序 > WebEx > 快捷会议工具 > WebEx 快捷会议工具 2 在 WebEx 快捷会议工具 面板中选择编辑 WebEx 设置 要从 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus Notes 打开 WebEx 设置 对话框 : 在 WebEx 菜单中, 选择帐户设置 要从 Microsoft Office 打开 WebEx 设置 对话框 : 在 Microsoft Word Microsoft Excel 或 Microsoft PowerPoint 中, 选择 WebEx 设置 要从即时消息程序打开 WebEx 设置 对话框 : 选择 WebEx > WebEx 设置 设置 WebEx 快捷会议工具 要设置 WebEx 快捷会议工具 选项 : 1 打开 WebEx 设置 对话框 有关更多详细信息, 请参阅打开 WebEx 设置对话框 ( 页码 :30) 2 在帐户标签页中, 通过指定 WebEx 服务站点的 URL 并输入用户名和密码来登录帐户 有关更多详细信息, 请参阅关于 帐户 标签页 ( 页码 :33) 3 选择刷新 4 选择 即时会议 设置标签页 5 指定在 WebEx 快捷会议工具 面板 Microsoft Outlook 及其他应用程序中使用即时会议功能即时开始的会议的选项 有关更多详细信息, 请参阅关于 即时会议 设置标签页 ( 页码 :34) 6 选择已安排的会议标签页 7 指定从 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus Notes 安排的会议的选项 有关更多详细信息, 请参阅关于 已安排的会议 标签页 ( 页码 :35) 8 选择首选项标签页 31

34 第 7 章 : 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 9 指定 WebEx 快捷会议工具 面板的选项 有关更多详细信息, 请参阅关于 首选项 标签页 ( 页码 :37) 10 选择工具标签页 11 选择要集成 WebEx 的应用程序 有关更多详细信息, 请参阅关于 工具 标签页 ( 页码 :37) 关于 WebEx 设置 对话框 如何访问该对话框 要从 开始 菜单访问 WebEx 设置 对话框 : 单击开始 > 程序 > WebEx > 快捷会议工具 > WebEx 设置 要从 WebEx 快捷会议工具 面板访问 WebEx 设置 对话框 : 1 如果 WebEx 快捷会议工具 面板尚未打开, 请执行以下操作之一 : 双击桌面上的 WebEx 即时会议 图标 转至开始 > 程序 > WebEx > 快捷会议工具 > 打开 WebEx 快捷会议工具 2 在 WebEx 快捷会议工具 面板中单击编辑 WebEx 设置 要从 WebEx 快捷会议工具 任务栏图标访问 WebEx 设置 对话框 : 1 右键单击 WebEx 快捷会议工具 任务栏图标 2 从菜单中选择 WebEx 设置 要从 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus Notes 访问 WebEx 设置 对话框 : 在 WebEx 菜单中, 选择帐户设置 要从 Microsoft Office 访问 WebEx 设置 对话框 : 在 Microsoft Word Microsoft Excel 或 Microsoft PowerPoint 中, 单击 WebEx 设置 要通过即时消息程序访问 WebEx 设置 对话框 : 单击 WebEx > WebEx 设置 32

35 第 7 章 : 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 该对话框中的标签页 WebEx 设置 对话框包含以下标签页 : 帐户更多信息... ( 页码 :33) 即时会议 设置更多信息... ( 页码 :34) 安排会议更多信息... ( 页码 :35) 首选项更多信息... ( 页码 :37) 工具更多信息... ( 页码 :37) 关于 帐户 标签页 您可使用帐户选项登录 WebEx 站点 站点 URL - 输入要登录的 WebEx Meeting Center 站点的 URL URL 格式示例 :company.webex.com 注 : 如果您输入不支持 TelePresence 集成的站点 URL, 则可安排纯 WebEx 会议, 并且该站点同样提供相应的文档 用户名 - 输入 WebEx 站点上的主持人帐户的用户名 密码 - 输入 WebEx 站点上的主持人帐户的密码 记住我的密码 - 保存您输入的用户名和密码, 这样下次登录时无需再输入用户名和站点 URL 忘记密码?- 在 WebEx 站点上打开 忘记密码? 页, 可让您发送创建新密码的请求 更改密码 - 打开可指定新密码的对话框 语言 - 确认当前为 WebEx 站点选择的语言 区域设置 - 确认当前为 WebEx 站点选择的国家或区域设置 时区 - 确认当前为 WebEx 站点选择的时区 更改 WebEx 服务网站的设置 - 在 WebEx 服务站点上, 打开 我的 WebEx > 我的档案 页, 然后更改档案 刷新 - 刷新 WebEx 设置 对话框, 使其显示 WebEx 站点上的最新设置 33

36 第 7 章 : 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 关于 即时会议 设置标签页 34 即时会议选项将影响通过 WebEx 快捷会议工具 面板 Microsoft Office 浏览器 即时消息程序 右键菜单以及 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus Notes 即时开始的会议 会议模板 - 选择会议使用的模板 会议类型 - 选择要开始的 WebEx 会议类型 该选项只会列出站点及用户帐户可用的会议类型 选择以使用个人会议室召开即时会议 - 选择以适应个人会议中召开即时会议 使用个人会议室召开即时会议 该选项在缺省情况下已选中 您的个人会议室类似您自己的会议室 您将获得便于记忆的链接, 该链接永久不变, 因此您的同事始终都能知道会议的召开地点 通过会议大厅管理出席者, 从而即时召开会议并以更简单的方式实现背靠背会议 如果选中该选项, 其他缺省会议设置也会被自动选中 该选项在缺省情况下已选中, 但如果您不想使用个人会议室召开即时会议, 可将其取消选中 会议主题 - 输入会议的主题或名称 会议密码 - 要求参加者输入您设置的密码才能加入会议 您的站点可能要求所有密码都必须符合安全标准, 例如最短长度及字母 数字或特殊字符的最小个数 列在公开日历上 - 在 WebEx 服务站点的会议日历中列出该会议 仅适用于会议 销售会议和培训课程 有人加入时要求我批准 - 指定当有人尝试加入会议时在屏幕上出现 请求加入 对话框 仅适用于支持会话 音频连接 - 选择要使用的音频连接类型 : 无 : 指定会议中不包含音频连接, 或您将通过会议服务以外的方式向参加者提供会议中包含的音频连接的相关信息 WebEx 音频 : 指定会议中使用 WebEx 音频作为音频连接, 该连接方式允许您使用电话或计算机作为音频设备参加会议 如果选择该选项, 请选择以下 WebEx 音频选项 : 向与会者显示全球呼入号码 : 选择是否要提供电话号码列表 ( 例如免费或本地号码 ), 位于其他国家或地区的与会者可以拨打这些电话号码连接音频 显示免费号码 : 如果站点提供免费号码并且您希望显示该号码以便与会者拨打该号码以连接音频, 可选中该选项

37 第 7 章 : 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 其他电话会议 : 指定会议使用由其他服务提供的电话会议 您在文本框中输入的说明将在参加者加入会议时自动出现在其屏幕上 进入和退出声音 : 选择当与会者加入或离开音频连接时播放的声音 注 : 在开始会议后, 参加者可选择将计算机或电话作为音频设备 参加者必须使用直线电话才能接听电话会议服务的来电 但是, 没有直线电话的参加者可以通过拨打呼入电话号码加入电话会议, 该号码始终显示在会议窗口中 即时会议功能不支持 CMR 混合 ( 启用 WebEx 功能的 TelePresence) 会议集成 如果您的站点和帐户已启用 CMR 混合 集成, 当您使用即时会议功能开始即时会议时, 该会议将是纯 WebEx 会议 关于 已安排的会议 标签页 已安排的会议选项适用于通过 Microsoft Office 或 IBM Lotus Notes 安排的会议 会议模板 - 选择会议使用的模板 会议 - 选择要开始的 WebEx 会议类型 该选项只会列出站点及用户帐户可用的会议类型 会议主题 - 输入会议的主题或名称 会议密码 - 要求参加者输入您设置的密码才能加入会议 您的站点可能要求所有密码都必须符合安全标准, 例如最短长度及字母 数字或特殊字符的最小个数 电子邮件邀请中不包含密码 - 在发送给受邀者的电子邮件中不包含会议密码 列在公开日历上 - 在 WebEx 服务站点的会议日历中列出该会议 仅适用于会议 销售会议和培训课程 与会者可在开始时间之前 X 分钟加入会议 - 指定当有人尝试加入会议时在屏幕上出现 请求加入 对话框 仅适用于支持会话 音频 和 跟踪 标签页 音频连接 - 选择要使用的音频连接类型 : 无 : 指定会议中不包含音频连接, 或您将通过会议服务以外的方式向参加者提供会议中包含的音频连接的相关信息 35

38 第 7 章 : 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 WebEx 音频 : 指定会议中使用 WebEx 音频作为音频连接, 该连接方式允许您使用电话或计算机作为音频设备参加会议 如果选择该选项, 请选择以下 WebEx 音频选项 : 向与会者显示全球呼入号码 : 选择是否要提供电话号码列表 ( 例如免费或本地号码 ), 位于其他国家或地区的与会者可以拨打这些电话号码连接音频 与会者还可在开始时间之前加入电话会议 : 允许与会者在会议开始时间之前的 X 分钟加入会议 如果您清除该复选框, 与会者必须在您开始会议后才能加入 显示免费号码 : 如果站点提供免费号码并且您希望显示该号码以便与会者拨打该号码连接音频, 可选中该选项 注 : 在开始会议后, 参加者可选择将计算机或电话作为音频设备 其他电话会议 : 指定会议使用由其他服务提供的电话会议 您在文本框中输入的说明将在参加者加入会议时自动出现在其屏幕上 提示 : 参加者必须使用直线电话才能接听电话会议服务的来电 但是, 没有直线电话的参加者可以通过拨打呼入电话号码加入电话会议, 该号码始终显示在会议窗口中 进入和退出声音 - 选择当与会者加入或离开音频连接时播放的声音 注册 标签页 要求与会者注册 - 指定所有与会者必须注册才可出席会议, 这样您可以接受或拒绝与会者加入会议 在您同意或拒绝注册申请前与会者无法出席会议 必须清除 与会者可在开始时间之前 X 分钟加入会议 选项才可使用该选项 自动接受所有注册 - 自动接受所有注册 如果选中该选项, 您必须使用 WebEx 服务站点的 已注册的与会者 页上的选项手动接受注册申请 必须清除 与会者可在开始时间之前 X 分钟加入会议 选项并选中 要求与会者注册 选项才可使用该选项 资源 标签页 信息 标签页模板 - 让您为 信息 标签页选择一个模板, 该模板将在会议期间显示在内容查看器中 信息 标签页包含有关会议的信息, 包括会议主持人 电话会议的电话号码和主持人密钥 ( 仅主持人 ) 仅当您的会议服务提供一个或多个自定义的信息标签页模板时, 您才可选择其他模板 站点管理员可以为服务添加模板 36

39 第 7 章 : 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 在主持人加入会议之前自动播放演示 - 自动播放供与会者在主持人加入会议前查看的演示 关于 首选项 标签页 首选项将决定 WebEx 快捷会议工具 中的某些功能 始终在桌面顶部 - 使 WebEx 快捷会议工具 面板显示在每个打开的应用程序或程序之上 在 Windows 启动后显示 WebEx 快捷会议工具 面板 在任务栏上显示 WebEx 快捷会议工具 图标 在快捷会议工具面板中显示安排功能 - 在面板上显示 开始已安排的会议 和 安排会议 链接 选择其中任一链接可转至 WebEx 服务站点上的相应页面 缺省通讯录 - 选择一种电子邮件及安排程序作为缺省通讯录 WebEx 快捷会议工具 将与所选的电子邮件程序集成, 使您能够轻松获得联系人的电子邮件地址 在 WebEx 快捷会议工具 面板上进行选择可打开您在此所选的电子邮件程序中的通讯录 开始会议选项 允许我在会议开始时更改会议主题 允许我在会议开始时更改会议密码 关于 工具 标签页 工具选项可指定包含 WebEx 集成和快捷方式的程序 电子邮件和安排会议 - 将显示 WebEx 快捷会议工具 栏和命令, 这些工具和命令可让您使用 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus 中的联系人和日历并通过 WebEx 快捷会议工具 来安排会议或开始即时会议 Microsoft 在 Microsoft Office 中使用 WebEx - 将显示 WebEx 按钮, 这些按钮可让您使用 WebEx 快捷会议工具 开始即时会议并通过以下 Microsoft Office 应用程序自动共享所选的文件或文档 : Excel PowerPoint 37

40 第 7 章 : 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 Word 在 Internet Explorer 中显示工具栏 - 将显示 WebEx 快捷会议工具 栏, 这些工具可让您可从 Microsoft Internet Explorer 工具栏开始即时会议 在 Windows 的右键菜单中显示 ( 需要重启 )- 将显示 WebEx 命令, 该命令可让您从 Windows 资源管理器的右键快捷菜单开始即时会议并自动共享所选的文件或文档 即时消息程序 在即时消息程序中使用 WebEx - 将显示 WebEx 按钮和命令, 这些按钮和命令可让您从即时消息程序开始即时会议 您可选择以下一个或多个即时消息程序 : AOL Google Talk Lotus Sametime Skype Windows Messenger Yahoo Messenger Mozilla Firefox 在 Firefox 中显示工具栏 - 将显示 WebEx 快捷会议工具 栏, 这些工具可您从 Firefox 工具栏开始即时会议 卸载 WebEx 快捷会议工具 您可以随时卸载 WebEx 快捷会议工具 要使用 开始 菜单命令卸载 WebEx 快捷会议工具 : 1 选择开始 > 程序 > WebEx > 快捷会议工具 > 卸载 2 选择是以确认要卸载 WebEx 快捷会议工具 要使用 控制面板 卸载 WebEx 快捷会议工具 : 1 选择开始 > 设置 > 控制面板 2 双击添加 / 删除程序 38

41 第 7 章 : 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 3 选择 WebEx 快捷会议工具 4 选择删除 5 选择是以确认要卸载 WebEx 快捷会议工具 注 : 卸载快捷会议工具操作将会从计算机中删除所有快捷会议工具及其快捷方式 如果要继续使用某些快捷会议工具而禁用其他工具, 可在 WebEx 设置 对话框中编辑相应选项 有关详细信息, 请参阅设置快捷会议工具 ( 页码 :31) 39

42

43 索引 W WebEx 与 Outlook 集成 - 5 使用, 概述 - 5 WebEx 与应用程序集成 - 29 WebEx 生产力工具, 安装 - 29 WebEx 帐户 - 32 WebEx 帐户密码 - 32, 33 WebEx 站点 - 28 加入会议 - 28 三划 下载 WebEx 生产力工具 - 29 与 Outlook 集成 - 5 使用, 概述 - 5 与代理 - 17 共享 Microsoft Outlook 日历 - 17 与会者 - 12 邀请参加已安排的会议 - 12 个人会议开始 - 26 设置 - 11 已安排的会议从 Microsoft Outlook 开始 - 25 从 WebEx 站点开始 - 26 从服务站点开始 - 26 取消 - 24 选项 - 32 编辑 - 23 邀请与会者到 - 12 四划 开始 - 25, 26 Microsoft Outlook 开始已安排的会议 - 25 WebEx 站点开始已安排的会议 - 26 开始已安排的会议 - 26 开始会议安排会议 - 20 五划 打开 - 30 打开 : - 30 电话会议 - 32 生产力工具 - 29, 38 从计算机删除 - 38 安装 - 29 快捷方式 - 29 卸载 - 38 代理 - 15, 16, 17 共享日历 - 17 指定他人代表您安排会议 - 15 给予安排权限 - 16 用户名 - 32, 33 加入会议 - 27, 28 加入会议 - 27, 28 发送 - 12 会议邀请给与会者 - 12 六划 在 Microsoft Outlook 中 - 15, 16, 17 在 WebEx 站点上 - 16 在服务站点上

44 指定代理 - 17 概述 - 15 会议取消 - 24 会议邀请 - 12 发送给与会者 - 12 安排会议 - 9, 20 安排会议 - 20 概述 - 9 安排许可权 - 16 在 WebEx 站点上指定代表 - 16 安装 WebEx 生产力工具 - 29 设置 - 13 重复会议, 重复模式 - 13 七划 帐户 - 32 选项 - 32 即时会议 - 32 选项 - 32 八划 其他主持人开始会议 - 20 安排会议 - 20 取消已安排的会议 - 24 服务站点 - 28 加入会议 - 28 十划 站点 URL - 32 十二划 替其他主持人安排会议 - 19 概述 - 19 登录帐户 - 32 编辑已安排的会议 - 23 十三划 跟踪代码 - 32 十六划 邀请与会者 - 12 参加已安排的会议 - 12 邀请电子邮件 - 27 加入会议 - 27 九划 卸载 WebEx 生产力工具 - 38 重复会议, 设置 - 13 重复模式 - 13 会议的设置