PowerPoint 基础知识 PowerPoint 是一款功能强大的演示文稿应用程序, 但若要最有效地使用该应用程序, 必须首先了解基础知识 本教程介绍一些可在所有演示文稿中使用的任务和功能 开始之前... 1 1. 创建新空白演示文稿... 2 2. 浏览 PowerPoint 用户界面... 4 3. 插入幻灯片... 5 4. 将内容添加到幻灯片中... 7 5. 应用主题和布局... 11 6. 设置幻灯片内容的格式... 14 7. 在新文件夹中保存演示文稿... 17 课程摘要卡... 20 开始之前 将要学习的内容 完成此教程后, 您将能够 : 创建新空白演示文稿 明确用于完成基本任务所需的用户界面元素 将文字和图片添加到幻灯片中 应用预设计主题和布局 设置幻灯片内容的格式 将演示文稿保存到新文件夹中 要求 PowerPoint for Mac 2011 估计的完成时间 : 30 分钟 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 1
1. 创建新空白演示文稿 在 PowerPoint 中, 在演示文稿中创建和设计幻灯片 可以从空白演示文稿 已保存的现有演示文稿或模板开始 打开 PowerPoint 时,PowerPoint 演示文稿库将同时打开, 其中包含各种模板选择以及对最近打开的演示文稿的快速访问 现在使用 PowerPoint 演示文稿库打开空白演示文稿 如果尚未打开 PowerPoint, 请在 Dock 上单击 PowerPoint 在 PowerPoint 演示文稿库中, 在 主题 下, 单击 全部 单击 白色, 然后单击 选择 提示若要在打开 PowerPoint 时始终从空白演示文稿开始, 请选中 打开 PowerPoint 时不再显示此内容 复选框 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 2
注意, 此时显示空白演示文稿 ( 演示文稿 1) 提示 若要在 PowerPoint 中随时创建新空白演示文稿, 请在 文件 菜单上单击 新演示文稿 ( 本教程中还写作 文件 > 新演示文稿 ) 若要在使用 PowerPoint 时随时显示 PowerPoint 演示文稿库, 请单击 文件 > 根据模板新建 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 从 Dock 打开 PowerPoint 使用 PowerPoint 演示文稿库创建新空白演示文稿 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 3
2. 浏览 PowerPoint 用户界面 在新空白演示文稿中, 单击幻灯片即可开始添加文字和对象 但在开始之前, 应该熟悉某些可在所有演示文稿中使用的用户界面元素 现在查看某些 PowerPoint 用户界面元素 提示 菜单栏 : 屏幕顶部显示所有菜单的区域 文件 编辑 和 视图 菜单具有最常用的菜单命令 标准工具栏 : 一种工具栏, 其中显示演示文稿的名称 ( 在本例中为演示文稿 1) 以及一些用于最常见任务 ( 如打开 保存和打印演示文稿 ) 的按钮 功能区 : 窗口或工作区顶部的能够将不同的功能组织到逻辑组中的选项卡式命令栏 主页 选项卡和 主题 选项卡具有设置演示文稿内容和设计格式的最常用命令 左窗格缩略图 : 帮助您快速查找和查看所需幻灯片的导航 如果看不到左窗格, 则在 视图 菜单上, 确保 常规 旁边存在复选标记 幻灯片 : 可在常规视图中查看的演示文稿中的单个 页面 如果看不到幻灯片, 请单击 视图 > 常规 占位符 : 已预设格式的内容容器 幻灯片布局确定在幻灯片上显示哪些占位符 备注窗格 : 在提供演示文稿时键入供参考的备注的区域 在演示期间, 仅演示者可看到备注 若要在工作时隐藏功能区, 请单击功能区右侧的 若要查看功能区或工具栏上的按钮的提示, 请将指针悬停于该按钮上 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 4
在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 标识可在所有演示文稿中使用的用户界面元素 3. 插入幻灯片 默认情况下, 新空白演示文稿仅包含一张幻灯片 您可以用若干种不同方式插入幻灯片 现在插入三张幻灯片, 针对每个幻灯片使用一种不同方法 在 主页 选项卡上, 在 幻灯片 下, 单击 新建幻灯片 单击 新建幻灯片 旁边的箭头, 然后单击 内容与标题 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 5
单击 插入 > 新建幻灯片 注意, 现在左窗格中显示每张幻灯片的缩略图 提示 在左窗格中当前选中的幻灯片后面插入新幻灯片 若要删除左窗格中的幻灯片, 请选中要删除的幻灯片, 然后按 DELETE 键 若要重新排序左窗格中的幻灯片, 请选择要移动的幻灯片, 然后将其拖动到所需的位置 若要从另一个演示文稿插入幻灯片, 请单击 插入 > 幻灯片来源 > 其他演示文稿 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 使用所提供三种方法将幻灯片插入到演示文稿中 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 6
4. 将内容添加到幻灯片中 每张幻灯片都包含一个或多个便于将文字添加到幻灯片中的占位符 只需单击并键入 还可以添加其他类型的内容, 如图片 注意幻灯片布局定义占位符的位置和类型 在下一课中, 我们将更改幻灯片版式 现在将某些文字和图片添加到若干个幻灯片中 在左窗格中, 单击幻灯片 1 单击 单击此处添加标题 占位符, 然后键入 Adventure Works Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 7
单击 单击此处添加副标题 占位符, 然后键入 冒险在等待您参与 在左窗格中, 单击幻灯片 2 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 8
单击 单击此处添加标题 占位符, 然后键入 七大洲 在 主页 选项卡上, 在 插入 下, 单击 图片, 然后单击 剪贴画浏览器 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 9
在 剪贴画 选项卡上, 拖动幻灯片上 单击此处添加文本 占位符下方显示的图片 单击该图片, 然后在幻灯片底部单击 调整图片的大小以适合占位符 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 10
注意, 此时幻灯片包含一个主题和一个图像, 占位符文本不再显示 提示 在您播放幻灯片时, 未使用占位符的边框不会出现 若要从计算机或网络驱动器插入图片, 在 主页 选项卡上, 在 插入 下, 请单击 图片, 然后单击 来自文件的图片 若要将演讲者备注添加到幻灯片中, 请单击 备注 窗格 ( 位于幻灯片下方 ), 然后键入备注 在播放幻灯片时, 仅演示者可看到备注 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 将文字和图片添加到幻灯片中 5. 应用主题和布局 可以一次只为一个幻灯片设置内容格式, 也可以使用主题和布局快速为整个演示文稿应用一致的设计 主题定义演示文稿的字体 颜色 背景和效果 布局定义内容在幻灯片上排列的方式 现在将主题应用于演示文稿, 并将不同布局应用于幻灯片 在 主题 选项卡上, 在 主题 下, 单击 鼓舞 提示将鼠标指针悬停在缩略图上可查看主题的名称 若要查看更多主题, 请将鼠标指针悬停在缩略图上, 然后单击 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 11
注意, 主题设计 字体和颜色应用于所有幻灯片 在左窗格中, 单击幻灯片 2 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 12
在 主页 选项卡上, 在 幻灯片 下, 单击 布局, 然后单击 标题幻灯片 ( 带图片 ) 注意, 将布局应用于幻灯片, 文字和图片在不同的位置显示 提示 若要将不同主题应用各张幻灯片, 请在按住 键的同时, 单击左窗格中要将该主题应用到的每张幻灯片, 然后应用所需主题 可以随时应用不同主题或不同布局 若要更改演示文稿的背景颜色, 请在 主题 选项卡上, 在 主题选项 下, 单击 背景 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 将主题应用于演示文稿 将布局应用于幻灯片 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 13
6. 设置幻灯片内容的格式 演示文稿文本和对象的大部分格式由主题定义 但是, 您可以覆盖主题并将其他样式和效果应用于任何幻灯片文本或对象 现在设置幻灯片 2 上文字和图片的格式 将指针移到标题占位符的边框上, 当光标显示为四向箭头时, 单击边框 蓝色边框和大小句柄指示选定了整个占位符 提示若要设置占位符中特定文字的格式, 请仅选定该文字, 而不需要选定整个占位符 在 主页 选项卡上, 在 字体 下, 单击 字体颜色 旁边的箭头, 然后单击 强调文字颜色 4 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 14
单击图片, 然后将其拖入下方显示的位置 指向所选图片的右下句柄, 然后拖动以按如下所示改变图片的尺寸 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 15
单击 设置图片格式 选项卡, 单击 筛选器, 然后单击 玻璃 注意, 新颜色已应用于标题, 且新筛选器已应用于图片 提示 若要撤消对幻灯片做出的任何更改, 请单击 编辑 > 撤消 在您继续之前确保您可以执行下列操作 : 选定幻灯片文字和图片并设置其格式 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 16
7. 在新文件夹中保存演示文稿 至此, 对演示文稿做出的所有更改均未保存 标准 工具栏上方的通用文件名 ( 演示文稿 1) 指明该演示文稿尚未保存 现在在计算机上的新文件夹中保存演示文稿 单击 文件 > 保存 在 存储为 框中, 为该演示文稿键入名称 ( 例如,PowerPoint 入门 ) Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 17
在 位置 弹出菜单中, 单击 文稿, 再单击 存储为 框旁边的箭头, 以使箭头向上 您的 文稿 文件夹中的所有文件夹都会显示 单击 新建文件夹 在 新建文件夹 对话框中, 键入 PowerPoint 入门文件夹, 然后单击 创建 单击 存储 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 18
注意, 标准 工具栏上方显示已保存演示文稿的文件名 ( 例如, PowerPoint 入门.pptx ) 提示 若要播放幻灯片放映, 请在 幻灯片放映 选项卡上, 在 播放幻灯片 下, 单击 从开始 或 从当前幻灯片开始 若要打开最近查看过的演示文稿, 请单击 文件 > 打开最近使用的, 然后单击要打开的演示文稿 若要查看计算机上保存的所有 PowerPoint 演示文稿的列表, 请单击 文件 > 根据模板新建 然后在左窗格中, 在 最近使用的演示文稿 下, 单击 全部 若要退出 PowerPoint, 请单击 PowerPoint> 退出 PowerPoint, 或者按 +Q 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 在新文件夹中保存演示文稿 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 19
课程摘要卡 若要 使用 PowerPoint 演示文稿库创建新空白演示文稿 在 PowerPoint 中工作时创建新空白演示文稿 在工作时隐藏功能区 插入新幻灯片 重新排序左窗格中的幻灯片 将演讲者备注添加到幻灯片中 执行此操作 在左窗格中, 在 主题 下, 单击 全部 单击 PowerPoint 演示文稿, 然后单击 选择 如果看不到 PowerPoint 演示文稿库, 请单击 文件 > 根据模板新建 单击 文件 > 新演示文稿 在功能区的右侧, 单击 在 主页 选项卡上, 在 幻灯片 下, 单击 新建幻灯片 或者单击 插入 > 新建幻灯片 选择要移动的幻灯片, 然后将其拖动到所需位置 单击 备注 窗格 ( 在幻灯片下方 ), 然后键入备注 在幻灯片放映期间, 仅演示者可看到备注 将图片插入到幻灯片中在 主页 选项卡上, 在 插入 下, 单击 图片 更改演示文稿的背景颜色在 主题 选项卡上, 在 主题选项 下, 单击 背景 将主题应用于演示文稿 将主题应用于个别幻灯片 将布局应用于当前幻灯片 在 主题 选项卡上, 在 主题 下, 单击要应用的主题 在按住 键的同时, 在左窗格中, 选择要将主题应用到的每张幻灯片 然后应用所需主题 在 主页 选项卡上, 在 幻灯片 下, 单击 布局, 然后单击要应用的布局 保存演示文稿单击 文件 > 保存 播放幻灯片 打开最近查看过的演示文稿 在 幻灯片放映 选项卡上, 在 播放幻灯片 下, 单击 从开始 或 从当前幻灯片开始 单击 文件 > 打开最近使用的, 然后单击要打开的演示文稿 更多提示 打开 PowerPoint 时,PowerPoint 演示文稿库将同时打开, 其中包含各种模板选择以及对最近打开的演示文稿的快速访问 占位符是预设格式的内容容器 ( 例如, 文字或图片 ) 在您播放幻灯片时, 未使用占位符的边框不会出现 使用主题和布局可以快速为整个演示文稿应用一致的设计 主题用于定义演示文稿的字体 颜色 背景和效果 布局用于定义如何在幻灯片中排列内容 演示文稿文本和对象的大部分格式由主题定义 但是, 您可以覆盖主题并将其他样式和效果应用于任何幻灯片文本或对象 标准 工具栏上方的通用文件名 ( 演示文稿 1) 指明该演示文稿尚未保存 Microsoft Office for Mac 2011: PowerPoint 基础知识 20