從 Google Apps 到 Office 365 企業版 輕鬆上手 Office 365 企業版和 Google Apps 的外觀不同, 您 登入後, 會看到這個開始使用畫面 數週後, 只要登 入便會直接前往您的電子郵件 快速連結直接前往您的電子郵件 行事曆 連絡人 檔案儲存位置及網站 設定管理您的 Office 365 設定 變更密碼及執行其他功能 線上了解您在線上可以如何使用 Office 365 個人電腦和 Mac 安裝最新版的 Office 桌面應用程式, 取得其他功能和豐富的離線編輯功能 電話和平板使用手機和平板電腦隨時隨地處理工作
什麼是 Office 365 企業版? 由於 Office 365 企業版類似 Google Apps for Business, 因此轉換時不會太難適應 Office 365 能讓您 : 從任何有網際網路連線的裝置存取電子郵件 將所有檔案儲存到線上, 再也不會受限於硬碟 將文件同步處理至電腦以便離線存取 安裝 Office 桌面應用程式, 讓您即使離線, 也能享受到優越的功能性及生產力 如何登入 Office 365? 1. 透過網頁瀏覽器造訪 https://login.microsoftonline.com 2. 輸入組織帳戶及密碼, 然後選擇 [ 登入 ] 例如 : j.doe@contoso.com 或 j.doe@contoso.onmicrosoft.com 只要登入 Office 365, 就能快速存取以下服務 : Outlook 閱讀與傳送電子郵件 行事曆排程線上或面對面的會議及約會 人員與同事保持連繫 新聞摘要追蹤檔案和連絡人 商務用 OneDrive 儲存您的商務文件 網站存取小組網站 開始使用 Office 365 剛開始登入的前幾次, Office 365 都會提供所有必備工具 訓練與資訊的連結, 協助您迅速上手 等到一開始的上手時期結束後, 您會直接登入到電子郵件
Office 365 企業版中的常用功能 此表格可協助您瀏覽 Office 365 的特定服務 服務 Google Apps for Business Office 365 企業版 電子郵件 Gmail Outlook 行事曆日曆行事曆 線上通訊錄聯絡人人員 社交 Hangouts 新聞摘要 檔案儲存 網站 雲端硬碟 協作平台 商務用 OneDrive SharePoint 網站 文件文件 Word 試算表試算表 Excel 簡報簡報 PowerPoint
與其他人合作 共用文件 無論您的文件 工作表或簡報儲存在哪, 您都能與組織內外的人員共用 在您共用後, 需要檢閱或編輯文件的人員就會收到電子郵件, 內含前往該文件的連結 只要輕鬆點 一下, 您和檢閱者就能將其開啟, 無論身在何處 使用哪種裝置都沒問題 1. 選取您的文件 2. 選擇 [ 共用 ] Office Online Office Online 的重點即在於共同作業 您和同事可以同時在同一份文件 工作表和 簡報中進行基本的共同編輯 您可以看到誰正在編輯且做了哪些變更 沒有 [ 儲存 ] 按鈕? 別擔心,Office Online 應用程式會在您工作時自動儲存變更 需要更多選項嗎? 開啟桌面應用程式存取 PowerPoint Word 或 Excel 所有功能 共用在 Office Online 中與其他人同時共同編輯 3. 輸入檢閱者的名稱或電子郵件地址 誰正在編輯? 檢視是否有其他人在編輯同一份簡報 4. 選擇 [ 共用 ] 變更檢視所有檢閱者的註解和變更
將您的裝置與 Office 365 同步處理 出門在外時, 您可以透過 Windows Phone Android 手機或平板電腦 ipad 或 iphone 存取 Office 365 電子郵件 行事曆和連絡人 此外, 您可以直接在多部智慧型手機和平 板電腦上同步處理 檢視及編輯 Word 文件 Excel 活頁簿和 PowerPoint 簡報 在您的裝置上設定 Office 365 當您新增 Office 365 帳戶到裝置後, 馬上就能享受隨時隨地線上作業的體驗 方法如下 : 如需行動裝置的相關詳細資訊, 請參閱在行動裝置上使用 Office 365 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=396709) 若您使用 Windows Phone, 請參閱在 Windows Phone 上設定 Office 365 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=396654) 若您使用 iphone 或 ipad, 請參閱在 iphone 或 ipad 上設定 Office 365 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=396655) 若您使用 Android 手機, 請參閱在 Android 手機上設定 Office 365 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=396656) 若您使用其他裝置, 請參閱在其他裝置上設定 Office 365 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=272453)
離線工作 需要到沒有網路連線的地方工作嗎? 在您離開前, 可以將文件或整個資料夾同步處理至電腦 在您重新連上線後, 所做的變更會自動同步 透過 Office 365 安裝桌面版 Office 2013 同步處理如何運作? 第一次同步處理商務用 OneDrive 或 SharePoint 網站時, 裝置上會出現名為 [ 商務用 OneDrive] 或 [SharePoint] 的關聯資料夾 您的文件會自動下載到此資料夾 您現在開始可以離線工作, 不用擔心遺失您所做的變更 如果電腦上並未安裝 Office 2013, 您可以透過 Office 365 安裝 1. 選擇 [ 個人電腦和 Mac] 同步處理 取得最新版本的文件 2. 選擇 [ 安裝 ] 您正在同步處理的項目 列出 [ 商務用 OneDrive] 文件庫中的文件 3. 選擇 [ 執行 ], 然後按照其餘的安裝指示操作 您的裝置顯示您自 [ 商務用 OneDrive] 文件庫同步處理之文件複本的所在位置 如需詳細資訊, 請參閱以企業適用的 Office 365 在 PC 或 Mac 上安裝 Office (http://office.microsoft.com/zh-tw/ha102822111.aspx) 如果想要快速完成並開始使用, 請參閱 Office 2013 快速入門指南 (http://office.microsoft.com/zh-tw/ha103673669.aspx)
Outlook 線上版 使用 Outlook Web App 存取您的電子郵件 行事曆和連絡人 從任何有網際網路連線 的電腦或裝置登入 Office 365, 選取 [Outlook] 與其他人保持聯繫 排程會議及更多功能 當您收到來自其他人的電子郵件, 可以快速新增他們的連絡人資訊 開始聊天或 撥打電話 排程會議, 或直接從他們的設定檔卡片傳送電子郵件 閱讀及回覆電子郵件 新電子郵件會出現在 [ 收件匣 ] 的頂端 回應在 [ 預覽窗格 ] 內選擇如何回應 顯示狀態檢視寄件者的目前狀態 連絡人只要按一下即可新增寄件者的連絡資訊 行事曆排程與寄件者的會議 建立和傳送新電子郵件 僅需幾個步驟就能寄出新郵件 預覽窗格查看郵件, 以快速檢閱及回應 開啟 Lync 立即訊息 (IM) 如果您急需要溝通, 請使用 Lync for Office 365 開始聊天 進行音訊或視訊 IM 加入 線上會議, 或甚至是和其他人共用您的文件或畫面 聊天 IM 使用 IM 即時與連絡人交談 音訊 IM 將 IM 轉換成電話通話, 感覺更親近 1. 選擇 [ 新郵件 ] 3. 選擇 [ 傳送 ] 2. 撰寫您的郵件 如需 Lync 立即訊息的詳細資訊, 請參閱傳送 IM (http://office.microsoft.com/zh-tw/ha102828986.aspx)
Outlook Web App 中的常用功能 使用此表格找到電子郵件中常用的工具和命令 工作 Gmail Outlook Web App 當您不在辦公室時傳送自動回覆 按一下 > [ 設定 ] > [ 一般設定 ] 索引標籤, 向下捲動至 [ 休假回覆 ] 選取 > [ 設定自動回覆 ] > 接著選取您要的選項 變更檢視及整理電子郵件的方式 按一下 > [ 設定 ] > [ 一般設定 ] 索引標籤, [ 會話群組檢視 ] 選擇 [ 排序方式 ], 直接在 [ 收件匣 ] 中變更檢視 電子郵件的標幟及標籤 按一下為電子郵件加上星號, 或按一下 [ 標籤 ] 新增標籤至電子郵件 直接在 [ 收件匣 ] 中選取標幟, 將項目設為待辦事項, 或以右鍵按電子郵件, 選取 [ 分類 ] 以標示電子郵件 為電子郵件建立並新增簽名 按一下 > [ 設定 ] > [ 一般設定 ] 索引標籤, 向下捲動到 [ 簽名 ] 選取 > [ 選項 ] > [ 設定 ] > [ 郵件 ]
商務用 OneDrive 商務用 OneDrive 是您的線上檔案儲存位置 儲存在此的文件 活頁簿及簡報在您與其他人共用前, 都為您私人使用 此外, 只要是有網際網路連線的地方, 您都能開啟及編輯這些檔案 從 Office 365 開啟文件 從 Office Online 或您的 Word Excel 或 PowerPoint 桌面應用程式快速開啟文件 活頁簿或簡報 從商務用 OneDrive 建立文件 您可以直接從商務用 OneDrive 建立文件 Office Online 套件包含 Word Online Excel Online 及 PowerPoint Online 能讓您執行基本工作, 並自動將文件儲存到您的 OneDrive 桌面應用程式選取文件並選擇 [ 編輯 ], 以啟動桌面應用程式 線上按一下或點選檔案名稱, 以啟動 Office Online 1. 選擇 [ 商務用 OneDrive] 從商務用 OneDrive 刪除文件 刪除文件也同樣簡單 1. 選取要刪除的 文件 2. 選擇 [ 管理 ] 2. 選擇 [ 新 ] 3. 選擇您的檔案類型 : 文 件 活頁簿或簡報 3. 選擇 [ 刪除 ]
商務用 OneDrive 中的常用功能 使用此表格找到商務用 OneDrive 中常用的工具和命令 工作 Google 雲端硬碟商務用 OneDrive 建立新文件 簡報或試算表 按一下 [ 建立 ], 接著選擇 您想建立的項目 選擇 [ 新 ], 然後選擇 您想建立的項目 上傳檔案 選擇 [ 上傳 ], 然後新增 您的檔案 選擇 [ 上傳 ], 然後新增 您的檔案 同步處理您的檔案及離線工作 安裝 Google 雲端硬碟, 以上傳您的文件 但是如果您沒有網際網路連線, 就無法編輯檔案, 除非您使用的是 Chrome 瀏覽器 為已選取的檔案選擇 [ 同步處理 ] 您可以在離線時執行變更, 檔案會在您重新連線至網際網路時自動更新
SharePoint 網站可讓您的小組保持連繫並共同作業 無論您想要在新聞摘要中追蹤其他小組的活動 建立新的小組內部網路網站 在群組 專案中合作, 或單純要儲存 共用及檢閱小組文件, 都能受益於 SharePoint 網站多 樣性的功能 追蹤或共用喜歡的 SharePoint 網站 在您感興趣的網站上, 選擇 [ 共用 ], 和群組中的其他人共用該網站 在您自己的新聞摘要中檢視已追蹤網站的活動 選擇 [ 追蹤 ], 將該網站新增至您的新聞摘要 如果最愛網站有新聞摘要, 您可以在自 己的新聞摘要中獲得該網站的重要更新 在網站上按一下 [ 追蹤 ], 該網站的新聞 和活動將會列在您的 [ 新聞摘要 ] 頁面 建立新小組網站 只要點選或按幾下, 即可開始建 立新網站 如果您想要一個專業 的部落格, 或是有助於小組同步 作業的合作網站, 您可以從頭開 始建立, 或是從數個範本中挑選 建立文件 活頁簿或簡報 選擇 [ 新增 ] 開始建立新網站 您可以直接從小組網站上的文件庫建立新文件 Word Excel 和 PowerPoint Online 應用程式可以處理所有基本工作, 並自動將您的工作儲存到文件庫中 所有檢閱者可以在同時間編輯相同的文件 1. 選擇 [ 網站 ] 2. 選擇 [ 新 ] 3. 選擇 [Word 文件 ] 您也可以建立 Excel 活頁簿 PowerPoint 簡報及其他類型的檔案
SharePoint 網站中的常用功能 以下是一些 Google 協作平台常見的使用方式, 一旁則是 SharePoint 網站上相對應的動作 動作 Google 協作平台 SharePoint 網站 在頁面變更時 收到通知 在任何頁面上, 按一下開啟 [ 更多動作 ], 然後按一下 [ 訂閱頁面變更 ] 1. 在您的網站上, 選擇 [ 頁面 ] 索引標籤 2. 選擇 [ 提醒我 ], 然後選擇 [ 設定此頁面的提醒 ] 在網站上建立 新頁面 1. 在首頁按一下 [ 新頁面 ] 2. 建立頁面, 然後按一下 [ 建立 ] 1. 在您的網站上, 選擇 [ 設定 ] 2. 選擇 [ 新增頁面 ] 3. 輸入新頁面的名稱, 然後選擇 [ 建立 ] 4. 在 [ 文字格式 ] 索引標籤上, 建立頁 面, 然後選擇 [ 儲存 ] 變更網站佈景 主題 顏色和 字型 1. 在任何頁面上, 按一下 開啟 [ 更多動作 ] > [ 管理協作平台 ] 2. 按一下 [ 主題 顏色及字型 ] 3. 執行變更後再按一下 [ 儲存 ] 1. 在您的網站上, 選擇 [ 編輯 ] 2. 在 [ 文字格式 ] 索引標籤上執行您要的變更, 接著選擇 [ 儲存 ]
SharePoint 網站中的常用功能 ( 續 ) 動作 Google 協作平台 SharePoint 網站 從電腦附加檔案 在任何頁面上, 按一下 [ 新增 檔案 ] 在任何網站文件庫中, 選擇 [ 上傳 ] 將網站設為私人 1. 在任何頁面上, 按一下開啟 [ 更多動作 ] > [ 管理協作平台 ] 2. 在使用權限設定下, 按一下 [ 僅限協作者 ] 1. 在 Office 365 中選擇 [ 新增 ] 2. 在隱私權下, 請選擇 [ 私人 只有已核准的成員可以看到裡面的內容 ] 復原已刪除的頁面 1. 在任何頁面上, 按一下開啟 [ 更多動作 ] > [ 管理協作平台 ] 2. 按一下 [ 已刪除的項目 ] 3. 選取需要復原的頁面, 然後按一下 [ 復原 ] 1. 選擇 [ 設定 ] 2. 選擇 [ 網站內容 ] 3. 選擇 [ 資源回收筒 ] 4. 選擇需要 復原的頁面, 然後 選擇 [ 還原選取項目 ]
Word Excel 和 PowerPoint 無論從桌面應用程式或是使用 Office 365 從線上開始, 您都可以建立任何類型的文件 (Word 文件 Excel 活頁簿和 PowerPoint 簡報 ), 然後將文件儲存到您的商務用 OneDrive 或 SharePoint 文件庫中 從您的桌面應用程式開啟最近使用的文件 以 Word 2013 為例, 當您從桌面應用程式開啟文件時, 可以從所有儲存位置選 取檔案 :SharePoint 網站 商務用 OneDrive, 或您的電腦 從 Office 365 開啟文件 從商務用 OneDrive 或 SharePoint 小組網站快速開啟文件 此為在 Excel Online 中開啟 活頁簿的範例 Excel Online 選擇活頁簿名稱以自動於 Excel Online 中開啟 商務用 OneDrive 使用此位置取得您的線 上儲存空間 SharePoint 從 SharePoint 小組網站開啟文件 最近的文件 在文件的預設位置快 速存取文件 從 Office 365 刪除文件 您可以透過幾個步驟輕鬆刪除文件, 在此範例中為一份簡報 1. 選取要刪除的簡報 2. 選擇 [ 管理 ] 3. 選擇 [ 刪除 ] OneDrive.com 以 Microsoft 帳戶登入以 存取個人文件
Word Online 中的常用功能 使用此表格找到 Word Online 中常用的工具和命令 工作 Google 文件 Word Online 變更行距 套用格式設定及樣式到文字 選擇 [ 常用 ] 插入表格 圖片 超連結 頁首及頁尾, 或頁碼 按一下 [ 插入 ] 然後選擇 您要插入的項目 選擇 [ 插入 ], 然後選擇您要 插入的項目 設定邊界 變更頁面方向, 或變更間距 按一下 [ 檔案 ] > [ 頁面設定 ], 在快顯視窗中執行變更 選擇 [ 版面配置 ], 變更頁面設定或段落 間距 檢查拼字和校閱註解 選擇 [ 檢閱 ], 以檢查拼字 並查看註解 與他人共用選擇 [ 共用 ]
Excel Online 中的常用功能 使用此表格找到 Excel Online 中常用的工具和命令 工作 Google 試算表 Excel Online 在儲存格中自動換列 預設為關閉, 請按一下 [ 自動換行 ] 選擇 [ 自動換列 ] 檢閱註解 按一下 [ 插入 ] 然後向下捲動 至 [ 評論 ] 選擇 [ 檢閱 ] 插入圖表 表格 連結和註解 按一下 [ 插入 ] 然後向下捲動 以新增項目 選擇 [ 插入 ] 變更格式設定和樣式 選擇 [ 常用 ]
PowerPoint Online 中的常用功能 使用此表格找到 PowerPoint 中常用的工具和命令 工作 Google 簡報 PowerPoint Online 新增投影片 套用版面配置 變更字型 對齊圖案, 或套用快速樣式 選擇 [ 常用 ] 插入表格 圖片 圖案 SmartArt 圖表 註解 頁首與頁尾, 及文字藝術師 按一下 [ 插入 ] 選擇 [ 插入 ] 套用佈景主題 變更佈景主題色彩 變更投影片大小 或變更投影片背景 按一下 [ 設計 ] 並在快顯視窗執行變更 選擇 [ 設計 ] 套用或調整轉場的時間 按一下 [ 投影片 ] 向下捲動至 [ 變更轉場效果...] 選擇 [ 轉場 ]