總務處文書組業務簡介 總務處文書組主要工作為公文收發 用印申請及郵件管理, 相關規定如下 : 一 公文收文他機關紙本來文及電子來文均由文書組統一收件, 紙本來文由文書組人員掃瞄成電子公文後, 於公文線上簽核系統編號登錄, 線上傳遞交承辦人辦理, 若來文有紙本實體附件 ( 如光碟 書籍等 ), 則交由工讀生簽收轉交承辦人辦理 二 公文製作 ( 一 ) 新進人員均須至文書組辦理到職手續, 由文書組組長登錄使用者身分設 定, 始可進入 公文線上簽核系統 操作 ( 二 ) 請假時須至 公文線上簽核系統 執行代理人設定 操作方式 : 承辦人 作業 代理人設定 新增 被代理人員 ( 自己 ) 挑選代理職務 登錄代理時間及代理人單位姓名 ( 三 ) 繕打公文請使用本校 公文線上簽核系統, 系統安裝方式 : 可於 公文線上簽核系統 儀表板畫面左邊點選 使用者手冊 公文系統服務平台 公文製作下載 安裝程式, 下載 完整版安裝程式 IE 環境設定 Hicos 內政部憑證登記 另於 其他檔案 下載 讀卡機驅動程式 ( 四 ) 系統操作手冊可於 公文線上簽核系統 儀表板畫面左邊點選 使用者手冊 公文系統服務平台 操作手冊下載 ( 五 ) 有關公文撰寫請參閱本校 101 年 7 月 3 日公文寫作與實務研習講義 ( 可 至本校文書組網頁 公文寫作專區 下載 ) ( 六 ) 密件發文務請依單機版公文製作方式繕打 : 1. 請確依 102 年 1 月 1 日修正生效之 教育部公務機密維護作業要點 第五條 電腦處理機密文書資訊安全, 應落實實體隔離措施 之規定, 本校密件發文請務必至公文線上簽核系統創號 ( 點選文書製作 非系統提供文書取號 ), 再以單機版公文製作方式繕打公文內容, 並以隨身碟存檔送至文書組組長處理, 以落實機密文書之資訊安全 2. 單機版公文製作之操作方式, 置於文書組網頁之 線上簽核專區, 請點選密件發文使用手冊 ( 公文系統單機版 ) 運用 1
三 公文發文 ( 一 ) 電子簽核公文決行後, 請於公文線上簽核系統中加設流程 送發文, 並按 送出, 以利文書組人員辦理發文 ( 二 ) 若為紙本簽核公文, 需郵寄外單位, 請同仁於每日下午 3 時前將已決行公文稿及需寄送的附件送交文書組發文, 公文送文書組前, 請務必先確認是否已於公文線上簽核系統中加設流程 送發文 及按 送出 四 公文歸檔 ( 一 ) 公文歸檔時間 : 1. 電子簽核公文決行後, 若為 存查公文, 請務必於公文線上簽核系統加設流程 送歸檔 及按 送出, 並將紙本附件送交文書組掃瞄, 始完成歸檔手續 2. 紙本簽核公文決行後, 存查公文 請於公文線上簽核系統加設流程 送歸檔 及按 送出, 並將紙本公文及附件送交文書組掃瞄, 始完成歸檔手續 依規定公文於辦畢 5 日內應儘速送交文書組歸檔, 若逾期未歸檔, 公文線上簽核系統將發出 e-mail 稽催, 經稽催仍未歸檔, 則依檔案法規定簽請機關長官處理 ( 二 ) 紙本公文歸檔注意事項 : 1. 紙本公文歸檔時, 請務必於歸檔公文右上方填寫 檔號 及 保存年限 並於公文右下方編寫 頁碼, 公文若有 2 頁以上, 請加蓋職名章當騎縫章, 以利總務處文書組人員辦理編目建檔 2. 紙本公文歸檔案件以 原件 為原則, 有附件者, 每 1 種以 1 份為限, 未以原件歸檔者, 應敘明具體理由, 簽陳權責長官核准 附件屬抽存續辦者, 承辦人應於本文敘明, 並於附件顯著處註記文號, 簽奉長官核准 ; 俟其辦畢後, 再依規定辦理附件歸檔 3. 歸檔案件需逐件逐頁編寫頁碼 (1) 編碼前應依文件產生時間早晚排序, 時間早者在下, 晚者在上 (2) 編碼順序 : a. 創稿 : 本文 附件, 依序連續為之 b. 校外來文 : 簡簽 本文 附件, 依序連續為之 2
c. 簽稿併陳 : 簽陳 函稿 來文 ( 若各有附件, 則各附其後 ) 再各依序連續為之 (3) 頁碼應編寫於每頁之右下角, 總頁碼編寫於第 1 頁之上方 (4) 文件為雙面書寫或列印者, 應以 2 頁計算, 其背面頁碼則於右下角為之, 唯空白頁不計算頁碼 五 公文調檔 ( 一 ) 承辦人要查詢自己辦過的案件, 可進入公文線上簽核系統, 儀表板畫面左邊 公文查詢, 輸入查詢條件即可查詢 ( 二 ) 借調非主辦案件時, 應先會承辦單位主管同意, 或簽請本機關權責長官核准後才能調案 請進入公文線上簽核系統, 畫面左邊 承辦人作業 表單申請 檔案借閱申請單, 奉核後, 送交文書組人員辦理 借調之公文正本請於十日內歸還 依據法規: 機關檔案檢調作業要點 六 用印申請 ( 一 ) 有簽辦文稿之文件, 申請用印應依本校申請用印分層負責明細表權責核定後, 辦理用印 不辦文稿之文件, 如需蓋用印信時, 應先由申請人填具 蓋用印信申請表, 依本校申請用印分層負責明細表權責陳奉核定後, 始予蓋用印信 ( 二 ) 用印申請表 下載方式: 1. 請至全球資訊網 教師 / 職員 各單位表格 總務處 文書組 蓋用印信申請表 2. 或至總務處文書組網頁 下載專區 蓋用印信申請表 ( 三 ) 本校蓋用信印申請表 與 本校印信蓋用登記表 之不同用途 : 1. 本校蓋用信印申請表 : 申請蓋用 文書組保管之印信 秘書室保管之印信 或 學院或行政一級單位保管之印信 時使用之 依 申請用印分層負責明細表 規定, 須先陳核校長 主任秘書或一級單位主管核定判發後始准予用印, 負責用印單位並於核准之 本校蓋用信印申請表 上蓋 單位章戳 表示已用印信, 並登錄於 印信蓋用登記表 2. 本校印信蓋用登記表 : 保管印信之單位 須指派專人於印信蓋用後, 登記相關用印資料時使用之 登錄及隨同已蓋單位章戳之 本校蓋用 3
信印申請表 保存 1 年以供日後查閱用 3. 送至文書組用印時, 僅送核准之 簽辦文件 或 本校蓋用信印申請表 即可, 免另附送 本校印信蓋用登記表 4. 相關表格請至文書組網頁 下載專區 列印使用, 公文線上簽核系統未提供申請用印表格 5. 相關規定及申請用印流程, 請至文書組網頁 法令規章 點選 用印規範 詳閱之 七 公務郵件交寄及領取 ( 一 ) 公務郵件交寄 1. 各類郵件交寄請書寫清楚郵遞區號 詳細地址 收件人姓名 交寄方式等 郵遞區號請至下列網址查詢 : (1) 中華郵政公司網址 http://www.post.gov.tw (2) 或由本校公文線上簽核系統 使用者手冊 公文系統服務平台 相關連結 中華郵政 ( 郵遞區號查詢 ) 2. 請於郵件左方 ( 直式信封 ) 或左上方 ( 橫式信封 ) 書寫寄件人姓名及所屬單位, 以利郵件查詢 3. 重要文件交寄 : 請以掛號 限時掛號或雙掛號回執方式郵寄, 並請清楚書寫寄件人及收件人聯絡電話 4. 現金袋交寄 : 以 報值現金袋 交寄, 袋內請裝法定紙幣, 請勿裝銅板, 信封口請加蓋寄件人印章或簽名 5. 交寄郵件須為公務信件, 非公務郵件請勿交寄 6. 文書組無提供紙箱, 若需交寄包裹請自備紙箱並請自行裝封 7. 國外航空郵件 : 除以外文清楚書寫欲寄達地址及國別外, 請以中文書寫欲寄達國別, 以利郵局人員順利進行郵件分類, 寄至加拿大郵件請以全英文書寫, 以免被海關退回 8. 郵件交寄截止收件時間 : (1) 大宗郵件 ( 含包裹 ) 請於下午 2 時前交寄 (2) 快捷郵件請於下午 3 時前送文書組交寄 (3) 當日郵件請於下午 3 時 30 分前送文書組交寄 (4) 需郵寄之公文請於下午 3 時前含紙本附件送至文書組發文 ( 二 ) 郵件領取 : 各類郵件經文書組通知後, 請儘速至文書組領取, 若無法親 4
自領取, 請通知辦公室行政助理或工讀生代領 ( 三 ) 郵件查詢 : 教職員生可由本校全球資訊網 公用系統 郵件查詢系統 ( 更新版 ) 輸入查詢條件, 即可查詢郵件 八 公文線上簽核系統注意事項 ( 一 ) 若公文採 紙本簽核, 仍要在公文線上簽核系統中跑流程 ( 線上流程控管 ), 以利承辦人查詢該份公文簽核進度 採用 紙本簽核 時, 系統會出現 本件為紙本簽核, 是否執行簽收訊息?, 請於紙本公文送到後, 再於公文線上簽核系統中作線上簽收 採用 紙本簽核 簽會流程請務必與線上同步, 請避免紙本文已送到, 線上流程仍未簽收, 或線上流程已點簽收, 紙本文卻未到的情形, 以免造成會辦單位同仁審核案件的困擾 ( 二 ) 公文採 線上簽核, 若另有附件實體要以紙本方式陳送, 可在陳送的紙本附件上加上 實體附件或核稿參考遞送單, 附件紙本陳送流程仍需與線上流程同步, 以免造成會辦單位同仁審核案件的困擾 實體附件或核稿參考遞送單 列印方式如下: 公文線上簽核系統畫面左邊點選 報表列印 公文附件表單 輸入 公文文號 預覽列印 列印 ( 三 ) 線上簽核公文決行後, 辦理經費核銷, 如有需檢附當初核准的公文或簽陳時, 可至公文線上簽核系統下載公文影本及簽核電子憑證圖示, 即可辦理核銷 列印方式 : 進入該份公文編輯畫面 公文檔案 預覽列印 v 列印時包含簽核意見 ( 方框打勾 ) 加印核判框 ( 下拉式選單選項清空 ) 加印簽稿會核單 ( 前預設打勾的方框, 請取消打勾 ) 列印本文 ( 使用此功能才會印出電子憑證圖示 ) ( 四 ) 承辦案件, 若須開立領據, 請以電子公文會辦出納組, 出納組會預開收據並於會辦意見欄位繕打收據號碼, 俟公文奉核後, 請承辦人持印章並告知收據號碼至出納組領取收據 ( 五 )101 年 9 月 3 日實施公文線上簽核系統後, 公文收文及發文流程如以下附表, 請參閱 5
附件一 國立高雄餐旅大學辦理校外單位來文情形 電子來文 ( 教育部電子公文交換系統 ) 有附件 無附件 實體附件如光碟 收據 書等或需核章表單等 非實體附件可掃瞄成電子檔 文 附件 : 紙本簽核線上流程控管 文 : 線上簽核附件 : 紙本另送, 需附 公文實體附件或核稿參考遞送單 線上簽辦 擬辦單或其他公文稿 以稿代簽 簽稿併陳 先簽後稿 C 陳核決行後, 請依紙本公文程序送文書組發文或歸檔 ( 附件影印, 並請填寫檔號 頁碼 蓋騎縫章 ) 請於線上再設流程控管送發文或歸檔後送出 B 陳核決行後, 請將附件 ( 光碟 書籍 ) 隨公文實體附件或核稿參考遞送單送文書組歸檔或發文 請再設流程送發文或歸檔後送出 A 陳核決行後, 公文回承辦人 請再設流程送發文或歸檔後送出 6
附件二 國立高雄餐旅大學公文發文辦理情形 創稿 簽 ( 或其他公文稿 ) 以稿代簽 簽稿併陳 先簽後稿 有附件 無附件 實體附件如機密公文 訴訟案件 頁數超過 15 頁以上的附件 電子檔案 可掃瞄成電子檔或附件另以公文實體附件或核稿參考遞送單陳送 紙本簽核線上流程控管 線上簽核 C 陳核後依紙本公文程序送文書組發文 ( 附件影印 1 份歸檔, 並請填寫檔號 頁碼 蓋騎縫章 ) 請於線上再設流程控管送發文後送出 B 1. 陳核後公文回承辦人, 附件請自行 ( 或掃瞄 ) 存入公文系統中, 再設流程送發文後送出 2. 若附件為光碟 書籍者請隨公文 實體附件或核稿參考遞送單 送文書組發文, 並設流程送發文後送出 A 陳核後公文回承辦人, 請再設流程送發文後送出 7