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弁逻冯
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1 國立中央大學電子公文檔案管理系統承辦人日常作業教育訓練講義二一零零科技股份有限公司中華民國 102 年 06 月謹製

2 目錄一系統登入說明... 1 ( 一 ) 利用桌面捷徑登入系統...1 ( 二 ) 登入模式...1 ( 三 ) 憑證鏈結...2 二系統環境介紹... 3 ( 一 ) 系統主畫面說明...3 ( 二 ) 系統訊息畫面說明...9 三系統登入四簽辦公文流程 ( 紙本公文 ) ( 一 ) 來文簽辦...11 ( 二 ) 來文退回...13 ( 三 ) 創簽稿...14 五文稿編輯 ( 一 ) 選擇公文樣版...15 ( 二 ) 編輯稿件內容...16 ( 三 ) 新增稿件...25 ( 四 ) 列印公文...26 ( 五 ) 利用舊稿件...29 六簽辦公文流程 ( 線上簽核公文 ) ( 一 ) 建立一份新稿件...34 ( 二 ) 來文如何辦理...36 ( 三 ) 如何使用線上簽核套件提供之工具...40 七如何清稿 ( 一 ) 紙本簽核公文清稿方式...42 ( 二 ) 線上簽核公文清稿方式...44 八歸檔 ( 一 ) 紙本簽核公文...47 ( 二 ) 線上簽核公文...50 九線上簽核套件說明 ( 一 ) 畫面說明...51 ( 二 ) 功能介紹...52 ( 三 ) 程式操作說明...58 十公文製作其他功能 ( 一 ) 追蹤修訂功能...60 十一各項作業操作... 64

3 ( 一 ) 查詢作業...64 ( 二 ) 申請作業...70 ( 三 ) 個人設定...78 ( 四 ) 公告發布...80 十二如何刪除多餘的草稿 ( 一 ) 紙本簽核公文...82 ( 二 ) 線上簽核公文...82

4 一系統登入說明 ( 一 ) 利用桌面捷徑登入系統 1. 請點選電腦桌面上之電子公文系統捷徑, 以進入系統 2. 於登錄畫面輸入帳號密碼後, 按登入鍵登入系統 ( 二 ) 登入模式分為帳號密碼登入及智慧卡登入兩種模式 1. 帳號密碼登入 : 使用職員編號和所設定之密碼 ( 預設為職員編號 ) 進行系統登入 2. 智慧卡登入 : 使用申請到的自然人憑證及金鑰密碼進行系統登入欲使用智慧卡登入前, 需先使用帳號密碼登入完成憑證鏈結後方可使用第 1 頁, 共 1 頁

5 ( 三 ) 憑證鏈結欲使用智慧卡登入前, 需先使用帳號密碼登入完成 IIM900 個人憑證鏈結後方可使用 1. 使用時機 : 本作業可進行個人憑證與帳號鏈結等相關作業憑證鏈結 2. 操作畫面 : 由應用程式選單選擇資訊基礎建設下之 IIM900 個人憑證維護作業應用程式進行憑證鏈結 3. 操作說明 : (1) 於畫面中點選憑證鏈結頁籤 (2) 將自然人憑證插入讀卡機, 選擇憑證機構 ( 內政部自然憑證 ) 輸入金鑰密碼後, 按下鏈結鍵, 可將目前個人憑證與登入系統人員帳號鏈結在一起, 往後即可使用憑證登入本系統 (3) 鏈結成功, 可於憑證資訊頁籤中看到憑證相關資訊第 2 頁, 共 2 頁

二系統環境介紹 ( 一 ) 系統主畫面說明 3 4 6 8 4 1 2 9 7 5 1. 首頁 : 回到系統登入畫面 2. 登出 : 登出目前的帳號, 回到系統登入畫面 3.

6 二系統環境介紹 ( 一 ) 系統主畫面說明首頁 : 回到系統登入畫面 2. 登出 : 登出目前的帳號, 回到系統登入畫面 3. 登入人員 : 顯示目前登入之使用者若登入人員具備多個角色, 會出現下拉式選單 4. 系統公告 : 列出最新五則系統公告, 直接點選公告主旨即可閱讀公告內容 5. 電子公佈欄 : 列出最新五則公佈欄訊息第 3 頁, 共 3 頁

7 點選後出現以下畫面 : 查詢模式設定區查詢結果功能鍵區查詢條件設定區查詢結果顯示區 (1) 查詢模式設定區 A. 簡易模式 : 此模式只限查詢未過期的公告 B. 進階模式 : 此模式可查詢所有公告, 包含歷史公告 (2) 查詢條件設定區 A. 簡易模式 (A) 只顯示尚未查閱公告 : 如勾選此欄位, 則打開此作業時, 只會顯示未打開過的公告 (B) 每頁筆數 : 此欄位可設定每頁要顯示幾筆公告 (C) 所有分類 ~ 人民陳情 : 系統會列出所有公告類別, 使用者可直接點選欲查詢的公告類別, 點選後畫面右方將會列出該類別的所有公告 B. 進階模式 (A) 公告日期 : 輸入欲查詢的日期區間 (B) 公文文號 : 輸入欲查詢的公文文號 (C) 發布單位 : 提供下拉式選單, 可選取欲查詢的單位第 4 頁, 共 4 頁

8 (D) 類別 : 提供下拉式選單, 使用者可挑選欲顯示在右方的公告為哪一類別 (E) 主旨 : 輸入欲查詢的公告主旨內容 (F) 排序 : 提供下拉式選單, 使用者可依個人喜好選擇欲依何種方式排序 (G) : 輸入上列查詢條件後, 按下此鍵, 系統會將符合條件的公告列於右方查詢結果顯示區 (H) : 如欲重新輸入查詢條件時, 可按下此鍵, 會將所有欄位的值清除 (I) 只顯示尚未查閱公告 : 如勾選此欄位, 則打開此作業時, 只會顯示未打開過的公告 (J) 每頁筆數 : 此欄位可設定每頁要顯示幾筆公告 (3) 查詢結果顯示區 : 系統會將符合查詢條件的所有公告列於本區, 欲檢視公告的詳細資料時, 可點選公告主旨, 而欲下載公告的相關檔案時, 可勾選畫面右方各公告的核可方塊, 勾選後按鍵, 系統將會把所有檔案 Zip 起來供使用者下載核可方塊為灰階時 (Disable), 表示該公告無檔案可下載 (4) 查詢結果功能鍵區當系統將滿足查詢條件的公告顯示在查詢結果顯示區時, 可利用本區之功能鍵進一步篩選 : A. 第一頁上一頁下一頁最後一頁 : 欲切換頁面時, 可利用這四個按鈕控制 B. : 如今查詢符合條件的公告數較多頁時, 除了利用上項功能外, 亦可輸入欲瀏覽的頁數, 並點選最右邊的換頁鈕以直接切換到該頁面 C. : 當查詢結果顯示區內之所有公告都欲下載相關檔案時, 可點選此鍵將所有公告選取 D. : 當查詢結果顯示區內之只有少數為不下載相關第 5 頁, 共 5 頁

9 檔案的公告時, 可先勾選不下載的公告, 再點選此鍵反向勾選欲下載相關檔案的公告 E. : 如在查詢結果顯示區勾選情矛有點亂, 希望重新勾選時, 可點選本鍵清除選取註記 F. : 將有選取註記的公告下載相關檔案 G. : 開啟選取的公告明細 6. 直接點選 TBI100 公布欄查詢作業頁面中公告主旨即可閱讀公佈欄公告訊息 7. 應用程式捷徑 : 此功能供使用者自建常用應用程式之捷徑第 6 頁, 共 6 頁

(1) 新增捷徑 : 可自行選擇捷徑來源與路徑, 依個人使用習慣進行設定 1 2 8.

10 (1) 新增捷徑 : 可自行選擇捷徑來源與路徑, 依個人使用習慣進行設定訊息單一入口 : 依登入者角色顯示相關公文匣, 點選任一公文匣即可將該公文匣內之各公文資料顯示於主畫面上 (1) 已辦畢 A. 已歸檔 : 公文已送歸檔時出現, 當檔管人員點收後即會消失 ; 亦可於開啟後點選左上角之刪除鈕刪除 B. 結案未歸檔 : 已決行的公文退回承辦人, 承辦人可繼續辦理清稿發文或歸檔第 7 頁, 共 7 頁

11 (2) 待處理 A. 主辦 : 承辦人要承辦的公文 B. 受會 : 線上簽核公文, 其他單位會辦本單位, 承辦人欲擬辦時 (3) 草稿 : A. 紙本簽核 : 承辦人作創稿 ( 紙本 ), 公文尚未傳送出去時 B. 線上簽核 : 承辦人作創稿 ( 線上 ), 公文尚未傳送出去時 (4) 通知所有申請作業由長官核可後之核可通知與研考人員之稽催通知, 皆產生於此類文件盒通知類可以開啟後刪除通知即可 (5) 會核中 A. 主辦 : 承辦人所承辦的公文已送出, 可在目前公文會核主辦資料夾中查詢公文流程點 9. 應用程式選單 : 提供系統各項功能選單第 8 頁, 共 8 頁

12 ( 二 ) 系統訊息畫面說明速別燈號密簽等核類型辦理期限公文資訊 1. 目前文件盒 : 顯示目前畫面中出現的是那一個資料夾之資訊 2. 開啟 : 您可以使用兩種方式開啟公文, 第一種為於公文文號欄輸入文號後按下開啟或 Enter 鍵; 第二種為在畫面中任一份公文上雙擊滑鼠左鍵直接開啟公文 3. 創稿 ( 線上 ): 按下本鍵可進行線上簽核公文創稿 ( 註 : 詳細操作步驟請參閱本講義 P34 簽辦公文流程 ( 線上簽核公文 ) ) 4. 創稿 ( 紙本 ): 按下本鍵可進行紙本公文創稿 ( 註 : 詳細操作步驟請參閱本講義 P11 簽辦公文流程 ( 紙本公文 ) ) 5. 速別 : 以不同顏色旗號來表示本份公文之速別, 普通件為白色速件為藍色最速件為紅色 6. 燈號 : 以不同顏色燈號來表示本份公文是否將屆滿辦理期限, 綠色表示未屆辦理期限黃色表示已屆辦理期限紅色表示已逾辦理期限 7. 密等 : 以不同顏色文件夾來表示本份公文之密等, 普通為白色密件為黃色第 9 頁, 共 9 頁

13 三系統登入 8. 簽核類型 : 區分為紙本或線上簽核公文, 以文件圖示表示為紙本公文以電腦圖示表示為線上簽核公文 9. 送方傳送時間 : 上一流程點傳送之時間 ( 一 ) 登錄畫面輸入帳號密碼後, 按登入鍵登入系統輸入職員編號至號密碼欄位後, 按登入第 10 頁, 共 10 頁

待辦公文清單 : 於待處理 - 主辦文件盒, 找到該文號之公文, 連點兩下開啟 ( 如圖 1.

14 四簽辦公文流程 ( 紙本公文 ) ( 一 ) 來文簽辦 1. 點選左上方訊息單一入口 2. 選擇待處理 - 主辦文件盒 3. 連點兩下後會開啟公文基本資訊畫面 1 1. 擬稿公文需函覆或較複雜之簽辦案件, 有撰寫簽便簽函稿等需求時 (1) 開啟公文 2. 待辦公文清單 : 於待處理 - 主辦文件盒, 找到該文號之公文, 連點兩下開啟 ( 如圖 1.1) (2) 進入文稿編輯 : 於公文基本資訊畫面 3. 點選欲辦理之公文, 點選文稿編輯 ( 會變成進入公文製作系統黃色底 ), 連點兩下第 11 頁, 共 11 頁圖 1.1 待處理主辦資料夾

15 4. 進入文稿編輯 : 於公文基本資訊畫面, 點選文稿編輯進入公文製作系統圖 1.3 公文基本資訊畫面 5. 編輯稿件 : 詳細操作步驟請參見文稿編輯的章節 6. 請長官核批 : 編輯完稿件記得存檔, 先行把紙本列印出來請長官核批, 系統可先行關閉 ( 詳細操作方式, 請參見文稿編輯的章節 ) 7. 送請送文 : 主管核批過後, 若不需更改稿件內容可於系統畫面按右鍵, 選擇送請送文, 並將紙本文送給單位登記桌 8. 傳送成功會於訊息單一入口產生會核中 - 主辦資料夾第 12 頁, 共 12 頁

16 圖 1.4 右鍵送文畫面 ( 二 ) 來文退回若該公文非自己所辦理之業務範圍 ( 登記桌不小心分錯文 ), 則請使用退回功能退還給登記桌 ( 切勿使用送請送文 ) 1. 選取公文 : 於待處理 - 主辦中找到該筆公文 2. 退回登記桌 : 點選該份公文按右鍵點選退回一級登記桌即可 ( 若為二級單位請點選退回二級登記桌 ) 圖 1.5 右鍵送文畫面第 13 頁, 共 13 頁

17 ( 三 ) 創簽稿 1. 點選創稿 : 於訊息單一入口畫面點選創稿 ( 紙本 ) 2. 進入至公文製作系統, 先進行稿件選擇 ( 對校外機關行文使用函稿校內請示公文使用簽呈或簽辦單 ) 3. 編輯稿件 : 詳細操作步驟請參見文稿編輯的章節 4. 請長官核批 : 編輯完稿件記得存檔, 先行把紙本列印出來請長官核批, 系統可先行關閉 ( 詳細操作方式, 請參見文稿編輯的章節 ) 5. 送請送文 : 長官核批過後, 若不需更改稿件內容可於系統畫面按右鍵, 選擇送請送文, 並將紙本文送給登記桌即可 ( 如圖 1.4) 6. 傳送成功會於訊息單一入口產生會核中 - 主辦資料夾第 14 頁, 共 14 頁

18 五文稿編輯 ( 一 ) 選擇公文樣版進入公文製作系統後, 系統會自動彈跳出公文樣版選單 ( 圖 2.1), 依欲製作公文文別, 擇一點選 ( 連點二下 ) 簽函 ( 稿 ) 開會通知單 ( 稿 ) 等, 以點選函 ( 稿 ) 為例, 進入文稿編輯畫面圖 2.1 公文樣版選單第 15 頁, 共 15 頁

( 二 ) 編輯稿件內容 8 1 項次符號 5 2 3 4 6 7 圖 2.2 文稿編輯畫面 ( 以函為例 ) 1.

但仍可下拉選取, 且右方之地址會自動帶出所選取之機關地址 (2) 保存年限速別密等擬辦方式決行層次代擬代判決行章戳署名 :

19 ( 二 ) 編輯稿件內容 8 1 項次符號圖 2.2 文稿編輯畫面 ( 以函為例 ) 1. 下拉式選單包含發文機關保存年限速別密等擬辦方式決行層次代擬代判決行章戳和署名 (1) 發文機關 : 系統會自動帶出, 但仍可下拉選取, 且右方之地址會自動帶出所選取之機關地址 (2) 保存年限速別密等擬辦方式決行層次代擬代判決行章戳署名 : 依公文需要, 選取適當之內容 2. 自動帶出之欄位承辦單位承辦人電話電子信箱與傳真等五個欄位, 會依個人於 IIM300 個人資訊維護作業內設定之資料自動帶出第 16 頁, 共 16 頁

20 3. 分類號此欄位可自行輸入或點選鈕, 進入查詢 ( 圖 2.3) 查詢之分類號會依個人組室篩選出符合條件之分類號圖 2.3 分類號查詢畫面 4. 內容撰擬撰寫公文之主旨說明辦法等欄位 (1) 主旨 : 若為來文簽辦之稿件, 系統會自動帶入來文主旨, 承辦人可以需求更新主旨內容 (2) 說明及辦法 A. 項次符號 : 系統會依規定自動帶出項次符號, 輸入後按 Enter, 會依序遞增, 功能列上有按鈕 ( 圖 2.2 之 1 ) 可選向下一層向上一層, 取消 / 恢復項目符號 ( 圖 2.4) 向下一層, 例如 : 一變成 ( 一 ) 或 ( 一 ) 變成 1 取消 / 恢復項目符號圖 2.4 項次符號按鈕第 17 頁, 共 17 頁向上一層, 例如 :( 一 ) 變成一或 1 變成 ( 一 )

$冒號 Ctrl+\ 上引號 Ctrl+[ 下引號 Ctrl+] 等 (C) 以各輸入法標點符號輸入方式 : 如微軟注音, 可以用 Ctrl+Alt+, 叫出標點符號小鍵盤供選用 5.$

21 B. 標點符號 (A) 於功能列點選檢視勾選顯示符號工具列即可顯示符號表供點選 ( 圖 2.5) 此符號表可任意移動位置和大小, 但請勿拉超出畫面外, 否則將導致雖開啟符號工具列, 但仍看不到的情形圖 2.5 符號工具列 (B) 利用快速鍵輸入 : 逗號 Ctrl+, 句號 Ctrl+ 分號 Ctrl+; 頓號 Ctrl+ 問號 Ctrl+? 冒號 Ctrl+\ 上引號 Ctrl+[ 下引號 Ctrl+] 等 (C) 以各輸入法標點符號輸入方式 : 如微軟注音, 可以用 Ctrl+Alt+, 叫出標點符號小鍵盤供選用 5. 受文者設定, 若為來文簽辦, 系統將自動將來文者設定為回函之正本受文者 (1) 加入受文者 - 單筆輸入 : 輸入方式選擇為單筆, 單筆輸入受文者或輸入關鍵字, 系統會出現下拉式選單可供使用者選擇正確名稱, 選擇受文者後, 再按新增鍵 ( 或 F4), 系統會帶出資料庫內該筆機關之相關資訊以及該機關預設的發文方式當該筆受文資訊列入下方受文者清單時, 才算成功加入第 18 頁, 共 18 頁

22 (2) 多筆輸入 : 輸入方式選擇為多筆, 輸入受文者, 每個受文者間按分隔字元鍵 ( 或 Alt+J) 作區隔, 輸入完成後再按新增鍵 ( 或 F4), 系統會帶出資料庫內該筆機關之相關資訊以及該機關預設的發文方式當該筆受文資訊列入下方受文者清單時, 才算成功加入 (3) 搜尋方式 : 全文檢索 (checkbox), 勾選的話, 在輸入受文者關鍵字時, 系統比對的方式為受文者名稱中有符合關鍵字的即列出第 19 頁, 共 19 頁

點選該筆的或將受文者往上移或往下移動 ; 或勾選該筆受文者, 再點選或將受文者往上移或往下移動 (7) 將受文者依指定位置進行移動 (8) 變更本別

23 (4) 匯入受文者 : 若受文者已有造冊成 TXT 檔 ( 書寫方式與多筆輸入相同 ), 則可利用匯入功能, 將匯入之受文者列入下方受文者清單 (5) 匯出全部 : 將受文者清單內的所有受文者, 各別依照本別匯出 CSV 檔 (6) 排序 : 選擇欲調整順序之受文者, 點選該筆的或將受文者往上移或往下移動 ; 或勾選該筆受文者, 再點選或將受文者往上移或往下移動 (7) 將受文者依指定位置進行移動 (8) 變更本別 : 選擇欲調整本別之受文者, 點選該筆之本別, 進行更改 (9) 變更發文方式 : 選擇欲調整發文方式之受文者, 點選該筆之發文方式, 進行更改第 20 頁, 共 20 頁

24 (10) 是否含附件 : 選擇欲更改之受文者, 點選該筆之附件, 進行更改 (11) 刪除 : 勾選受文者, 按刪除鈕進行刪除 (12) 輸入完畢後按儲存鈕, 再按離開鈕 6. 受文者機關群組檢索子視窗新增功能 (1) 使用者於公文製作受文者機關群組檢索子視窗檢核受文者時, 選擇個人或機關均可正確帶出此受文者 (2) 公文製作受文者檢核時, 若受文者名稱重覆時, 彈出提示視窗請使用者選擇所需之受文者第 21 頁, 共 21 頁

25 7. 會辦單位設定按設定 ( 圖 2.2 之 6 ) 鈕, 進行選擇 ( 圖 2.12) 1 會辦單位清單圖 2.12 會辦單位設定子視窗 (1) 選擇單位按加入鈕, 或於單位名稱上點二下後加入 (2) 加入後會出現在右方之會辦單位清單 (3) 如需移動會辦單位順序, 可先於會辦單位清單點選該單位後, 利用按上移鈕及按下移鈕調整順序 (4) 加入完畢後請按儲存鈕, 再按離開鈕 (5) 若會辦單位為兩個或兩個以上時, 系統會自動產生一簽稿會核單請一併印出 (6) 若發現欲會辦之人員或單位, 不存在於可選擇會辦單位列表, 可由上圖 1 處自行輸入後再點選加入第 22 頁, 共 22 頁

26 8. 附加檔案如有附件電子檔, 請按附加檔案鈕 ( 圖 2.2 之 7 ), 將附件檔上傳至伺服器 (1) 在附件檔案欄內按下瀏覽鈕, 自選取檔案視窗, 依序選取檔案路徑及檔案名稱, 按開啟鈕即可 ( 圖 2.13 之 1 ~ 3 ) 圖 2.13 附件設定子視窗第 23 頁, 共 23 頁

27 (2) 若欲將電子來文之電子檔當為附件, 可利用來文電子清單 ( 若為紙本來文則此功能會取消 ) 選擇來文之本文和附件合併的 PDF 檔或其附件檔後, 點選加入附件清單鈕即可 ( 圖 2.13 之 4 ~ 5 ) (3) 多個附件檔, 則重覆操作前述步驟 (4) 加入完成後請點選儲存鈕, 然後點選離開鈕 (5) 若需清除已加入附件清單之所有附件, 請點選清除鈕 (6) 若於清除附件後欲復原原加入之附件, 請點選復原鈕此功能需在已儲存過才點到清除鈕方才有效若從未儲存則無法進行復原 9. 取創稿號若為創稿公文, 請記得取創稿號 (1) 點選鈕 ( 圖 2.2 之 8 ), 即會跳出創稿號視窗 ( 圖 2.14) 圖 2.14 創稿號視窗 (2) 點選創稿號鈕, 即會跟系統要一個文號顯示於左方, 再按確定鈕即可 (3) 建議於公文列印出來前再要創稿號, 以避免撰擬過程中因為取消辦理而造成文號之浪費 10. 存檔編輯完畢後, 回到圖 2.2, 請按或於功能列中按檔案存檔, 進行存檔關閉文稿編輯畫面前, 務必於圖 2.2 畫面按存檔, 否則會造成資料遺失第 24 頁, 共 24 頁

修改稿頁標籤 : 同一案, 若有簽稿併陳或多稿的情形, 如要編序更改稿頁標籤, 如函 ( 稿一 ) 函( 稿二 ) 等,

28 ( 三 ) 新增稿件 1. 如有簽稿併陳一文多稿等情形, 請點選新增稿件頁 ( 圖 2.15), 即公文樣版選單 ( 同圖 2.1 雷同 ), 選擇公文樣版, 重複 ( 二 ) 文稿編輯內容各步驟, 繼續編輯新稿件, 不需另行要號圖 2.15 新增稿件視窗 2. 修改稿頁標籤 : 同一案, 若有簽稿併陳或多稿的情形, 如要編序更改稿頁標籤, 如函 ( 稿一 ) 函( 稿二 ) 等, 請以滑鼠於稿頁標籤處點兩下, 變成反白後即可直接修改, 修改完成請按鍵盤上之 Enter 鍵如圖 2.16 圖 2.16 修改頁籤第 25 頁, 共 25 頁

29 3. 移動稿頁順序 : 如需移動稿頁順序 ( 頁韱上有紅色點者為目前所在稿件 ), 請以滑鼠點選欲移動之稿頁, 拖曳至所需順序位置放開即可 ( 類似 Excel 調換工作頁順序 ) ( 四 ) 列印公文 1. 預覽列印 : 按, 進入預覽公文畫面 ( 圖 2.17) 第 26 頁, 共 26 頁

30 (1) 列印設定 : 詳如圖 2.18 說明, 選好設定後, 按列印, 即可印出公文印表機設定 : 同一般使用 word 列印時之設定方式印表機選擇列印陳核稿時, 請選擇函稿 ( 橫式 ) 列印發文函時, 請選擇函 ( 橫式 ) 是否列印騎縫章本文條碼及頁碼等設定列印格式選擇函 ( 橫式 ) ( 正式發文 ), 且列印用途選擇發文用時, 可選擇列印全部機關 ( 選擇空白 ) 或其中部分受文機關 ( 發文方式為電子交換者不會出現於此選單內 ) 圖 2.18 列印設定畫面第 27 頁, 共 27 頁

31 (2) 受文者以電子發文者, 若於編輯時有正確選定, 則不會印出紙本總發文會由伺服器中所存文稿, 送電子公文交換 2. 列印 : 按, 只出現列印選項, 無預覽畫面, 設定選項後按列印鍵進行列印如圖 2.19 圖 2.19 直接列印畫面第 28 頁, 共 28 頁

32 ( 五 ) 利用舊稿件 1. 線上調檔 (1) 點選工具列上之工具 / 線上調檔即會帶出查詢視窗 ( 圖 2.20) 可自行輸入查詢條件圖 2.20 AKI800 檔案查詢作業 (2) 輸入公文號或其他條件後按查詢鈕 (3) 系統會依設定之條件, 於資料庫中搜尋符合條件之公文 ( 圖 2.21) 圖 2.21 AKI801 檔案目錄摘要瀏覽第 29 頁, 共 29 頁

33 (4) 點選欲調檔之公文文號 ( 圖 2.21), 即會彈跳出公文明細資料 ( 圖 2.22) 圖 2.22 AKI802 檔案目錄明細瀏覽 (5) 點選文稿編輯鈕, 即會帶出另一個公文製作系統之視窗 ( 圖 2.23) (6) 點選檔案 / 複製稿件 ( 僅複製所選取稿件 ) 或檔案 / 複製所有稿件 ( 複製該份公文所有稿件 )( 圖 2.23 之 1 ) 後, 關閉所有查詢出來之視窗, 即會回到原本編輯之稿件 (7) 點選檔案 / 貼上稿件 ( 新增 ) ( 新增一稿件並將所有內容複製至新稿件 ) 或檔案/ 貼上稿件 ( 置換 ) ( 將內容複製到所選取稿件中 )( 圖 2.23 之 2 ), 即會將舊稿件完整的貼至目前的稿件上 ( 公文文號不會複製過來 ) 1 2 圖 2.23 複製及貼上稿件之畫面 (8) 修改稿件內容以符合目前需要即可第 30 頁, 共 30 頁

34 2. 另存新檔開啟舊檔 (1) 另存新檔 A. 欲另存稿件於本機上, 點選檔案之另存新檔 ( 圖 2.24 之 1 ) 系統會將格式預設在原格式 (XML): 僅儲存目前稿件 - 使用所指定的檔名, 於另存新檔視窗點選瀏覽鈕 ( 圖 2.25) 圖 2.24 另存新檔開啟舊檔畫面圖 2.25 另存新檔子視窗第 31 頁, 共 31 頁

$26), 系統會將儲存位置預設在 C:\2100\ 公文製作 \Users\ 個人帳號 \LocalXML ( 可自行更改路徑 ),$

35 B. 點選瀏覽鈕後 ( 圖 2.26), 系統會將儲存位置預設在 C:\2100\ 公文製作 \Users\ 個人帳號 \LocalXML ( 可自行更改路徑 ), 於檔名欄位輸入欲指定的檔名, 按存檔鈕即可圖 2.26 設定另存路徑和檔名第 32 頁, 共 32 頁

$24 之 2 ), 系統會將開啟位置預設在 C:\2100\ 公文製作 \Users\ 個人帳號 \LocalXML, 並且檔案類型選擇公文製作檔 (*.$ xml), 再指定欲開啟的檔案後, 按開啟鈕即可 ( 圖 2.27) 本檔案須於公文製作開啟, 不可直接開啟圖 2.27 開啟舊檔和檔名 B.

36 (2) 開啟舊檔 A. 點選檔案之開啟舊檔 ( 圖 2.24 之 2 ), 系統會將開啟位置預設在 C:\2100\ 公文製作 \Users\ 個人帳號 \LocalXML, 並且檔案類型選擇公文製作檔 (*.xml), 再指定欲開啟的檔案後, 按開啟鈕即可 ( 圖 2.27) 本檔案須於公文製作開啟, 不可直接開啟圖 2.27 開啟舊檔和檔名 B. 按開啟後, 系統會跳出對話視窗 ( 圖 2.28), 點選是即可將稿件帶入文稿編輯中使用圖 2.29 提醒訊息因原先存檔之承辦資訊 ( 如電話傳真等資訊 ) 可能已與目前不同, 若欲用目前之承辦人資訊取代原有的, 請按是, 反之則按否第 33 頁, 共 33 頁

37 六簽辦公文流程 ( 線上簽核公文 ) ( 一 ) 建立一份新稿件 1. 點選訊息單一入口頁籤, 點選創稿 ( 線上 ) 進入公文製作, 選擇文別, 並編輯公文內容 3 3. 擬稿完畢, 點選創字按創稿號取一公文文號第 34 頁, 共 34 頁

38 4. 點選左上方檔案功能內之匯出頁面功能鍵, 呼叫匯出頁面視窗若有多份稿件, 則點選匯出所有頁面即可點選匯出鍵, 完成稿件匯出作業, 然後關閉公文製作第 35 頁, 共 35 頁

39 6. 完成稿件匯出動作, 並加蓋職章後即可作傳送動作傳送後, 請回首頁點選待辦事項 8. 重取待辦事項後再到會核中 - 主辦資料夾, 確認該份公文是否存在於該資料夾中若有, 代表傳送成功 ( 二 ) 來文如何辦理 1. 點選訊息單一入口浮動視窗內待處理 - 主辦資料夾, 此時畫面右邊將顯示此資料夾內之公文第 36 頁, 共 36 頁

40 2. 以線上簽核套件開啟該份線上簽核公文, 畫面上為來文影像 (1) 請點選文稿編輯鍵 1 (2) 此時進入公文製作, 請選擇稿件 ( 若為存查公文, 請選擇簽辦單 ) 並編輯公文內容 2 第 37 頁, 共 37 頁

41 (3) 點選左上方檔案功能內之匯出頁面功能鍵, 呼叫匯出頁面視窗若有多份稿件, 則點選匯出所有頁面即可 3 4 (4) 點選匯出鍵, 完成稿件匯出作業, 然後關閉公文製作 5 (5) 若有會辦單位, 系統會將會辦單位加入流程中第 38 頁, 共 38 頁

42 (6) 加蓋職名章, 確定異動別傳送對象是否正確, 憑證是否已備妥, 皆無誤後, 按傳送鈕做傳送 (7) 傳送後, 請回首頁點選待辦事項重取待辦事項後再到會核中 - 主辦資料夾, 確認該份公文是否存在於該資料夾中, 若有, 代表傳送成功第 39 頁, 共 39 頁

43 ( 三 ) 如何使用線上簽核套件提供之工具 1. 於線上簽核套件中, 可使用線上簽核套件提供之工具, 於簽核頁面上加入意見加蓋私章手寫工具文字意見貼式意見 2. 手寫工具 ( 鋼筆畫直線紅筆螢光筆復原刪除筆及擦子 ) 3. 文字意見 : 點選文字意見, 於文字意見視窗中輸入文字後, 按確定即可, 便在公文上看見該圖示若欲刪除之, 點選該圖案後滑鼠按右鍵即可刪除 4. 加蓋職名章 : 點選鈕, 點於欲蓋章地方即可, 於公文上即可看見該圖示若欲刪除之, 點選該圖案右鍵即可刪除第 40 頁, 共 40 頁

44 七如何清稿當承辦人將公文上呈至長官簽核完畢長官辦畢退回退回給承辦人後, 承辦人即可進行清稿動作點選訊息單一入口浮動視窗內待處理 - 主辦或已辦畢 - 結案未歸檔資料夾, 此時畫面右邊將顯示此資料夾內之公文, 請雙擊滑鼠左鍵開啟欲清稿之公文 2. 點選該筆公文後, 請雙擊滑鼠左鍵開啟欲辦理之公文 3 第 41 頁, 共 41 頁

45 ( 一 ) 紙本簽核公文清稿方式 1. 點選文稿編輯, 進入編輯頁面 2. 依各層級長官意見, 於編輯頁面進行清稿, 完成後點選儲存即可第 42 頁, 共 42 頁

46 3. 依實際檔案數量, 於檔案數量欄位填入正確之數量 4. 系統傳送總發, 紙本稿件遞送文書組第 43 頁, 共 43 頁

47 ( 二 ) 線上簽核公文清稿方式 1. 為便於清稿, 建議使用重疊視窗進行清稿, 操作方式為點選上簽核套件文稿編輯重疊視窗繕打鍵 2. 此時公文製作與線上簽核套件會以重疊方式顯現 ( 如下圖 ), 即可依長官批核的意見進行清稿動作第 44 頁, 共 44 頁

48 當編輯完文稿後, 於匯出頁面確認選項後點選匯出陳核稿時, 請選擇函稿 ( 橫式 ) 3. 匯出後之簽核頁面效果如下第 45 頁, 共 45 頁

49 4. 選擇文字意見, 在文字意見的對話框中輸入已清稿建入已清 1 建入已清稿按確定稿按確定 3 5. 選擇異動別 : 為送總發文繕印人員後, 選傳送到 : 為所欲傳送之對象, 點下傳送即可第 46 頁, 共 46 頁

50 八歸檔 ( 一 ) 紙本簽核公文 1. 公文核決後, 公文會回到承辦人帳號內的已辦畢 - 結案未歸檔資料夾, 請開啟公文 ( 快點滑鼠左鍵二下 ) 2. 在公文基資確認總頁數是否與紙本總頁數相符 2. 頁數修改完成, 請先儲存 1. 檔案數量為公文總頁數, 一律以頁為計算單位 3. 進入流程設定, 確認歸檔設定是否正確 (1) 發文設定 : 存查 (2) 歸檔類型 : 有機關庫房單位庫房, 若外機關來文則必須設定為機關庫房 1. 流程設定 2. 歸檔設定第 47 頁, 共 47 頁

51 4. 傳送至 : 歸檔, 再按下傳送已完成歸檔之紙本公文, 會出現在承辦人帳號之已辦畢 - 已歸檔資料夾 1. 儲存 2. 異動別選擇歸檔 3. 傳送 5. 公文若歸檔於機關庫房者, 則必須列印歸檔清單, 一式兩份, 連同紙本公文正本一併送至文書組歸檔 (1) 於應用程式選單公文管理系統, 開啟 ODR250 公文歸檔清單列印作業, 按下待歸檔公文搜尋後, 系統會自動帶出已傳送歸檔的公文 (2) 勾選欲歸檔之公文文號後, 按下成批, 取得送文批號第 48 頁, 共 48 頁

52 (3) 按下預覽開啟歸檔清單 PDF 檔, 將歸檔清單 PDF 檔列印一式兩份, 連同紙本公文正本一併送至文書組歸檔第 49 頁, 共 49 頁

53 ( 二 ) 線上簽核公文 1. 公文核決後, 公文會回到承辦人帳號內的已辦畢 - 結案未歸檔資料夾請開啟公文 ( 快點滑鼠左鍵二下 ) 2. 開啟公文後, 進入流程設定 5 1. 流程設定 3. 進入流程設定, 確認歸檔設定是否正確 (1) 發文設定 : 存查 (2) 歸檔類型 : 機關庫房, 外機關來文必須設定為機關庫房 1. 流程設定 2. 歸檔設定 4. 異動別選擇歸檔第 50 頁, 共 50 頁

54 九線上簽核套件說明 ( 一 ) 畫面說明功能鍵浮動式視窗工具列第 51 頁, 共 51 頁

55 ( 二 ) 功能介紹 1. 工具列介紹檢視工具縮放工具手寫工具簽核工具最前頁, 點選後, 簽核頁面將切換至本份公文之第一頁上一頁, 點選後, 簽核頁面將切換至本份公文之上一頁下一頁, 點選後, 簽核頁面將切換至本份公文之下一頁最後一頁, 點選後, 簽核頁面將切換至本份公文之最後一頁拉近, 點選後, 可局部放大簽核頁面之顯示比例拉遠, 點選後, 可局部縮小簽核頁面之顯示比例 1:1, 點選後, 可將簽核頁面之顯示比例調整為實際尺寸最佳大小, 點選後, 可將簽核頁面之顯示比例自動調整為符合視窗高度鋼筆, 點選後, 可使用鋼筆於簽核頁面上批註意見螢光筆, 點選後, 可使用螢光筆於簽核頁面上批註意見畫直線, 點選後, 可使用紅筆於簽核頁面上批註意見紅筆, 點選後, 可使用紅筆於簽核頁面上批註意見擦子, 點選後, 可使用修正液塗改筆跡數位墨水物件, 點選後, 可將本次所做批註意見做成一個群組物件選取, 點選後, 可選取頁面上之簽核物件貼式文字意見, 點選後, 可在簽核頁面上加入擬辦或核示語詞文字意見, 點選後, 可在簽核頁面上加入文字意見貼式數位墨水, 點選後, 可直接在簽核頁面上加入手寫意見貼式掃瞄意見, 點選後, 可在簽核頁面上加入手寫文字經掃瞄後影像檔加蓋私戳, 點選後, 可在簽核頁面上加蓋私章第 52 頁, 共 52 頁

56 2. 功能鍵介紹 (1) 刪除 : 刪除本份文件 (2) 列印 : 列印目前顯示之文件 (3) 文稿編輯 : 可開啟公文製作軟體, 右邊的下拉式選單分為 : A. 獨立式視窗繕打 : 以獨立視窗方式開啟公文製作程式 B. 重疊視窗繕打及 : 以重疊視窗方式開啟公文製作程式 C. 雙螢幕繕打 : 將簽核及公文製作程式分別開啟於不同螢幕 (4) 公文基資 : 瀏覽目前公文之公文基本資料 (5) 流程明細 : 可檢視本份公文流程明細資料 (6) 紙本簽核 : 可將本份線上簽核公文改成紙本簽核 (7) 儲存 : 儲存編輯結果 (8) 放棄 : 放棄編輯 (9) 流程設定 : 提供流程設定功能 (10) 傳送 : 將本份文件傳送至下一流程點 (11) 異動別 : 依據流程設定內容, 顯示其異動別 (12) 傳送到 : 依據流程設定內容, 顯示下一流程之人員姓名 3. 下拉式功能選單介紹 (1) 檔案 : A. 傳送 : 傳送本份文件至下一流程點 B. 上一件 : 顯示待辦匣內之上一份公文 C. 下一件 : 顯示待辦匣內之下一份公文 D. 列印簽核文件 : 列印本份文件 E. 結束 : 離開程式第 53 頁, 共 53 頁

57 (2) 工具 : A. 物件選取 : 可選取頁面上之簽核物件 B. 手寫工具 : 分為鋼筆畫直線紅筆螢光筆復原刪除筆及修正液可使用所列手寫工具在簽核頁面上加入手寫意見 C. 貼式文字意見 : 可在簽核頁面上加入文字意見 D. 貼式數位墨水 : 可在簽核頁面上加入手寫意見 E. 貼式掃瞄意見 : 可加入手寫文字經掃瞄後影像檔 F. 文字意見 : 可在簽核頁面上加入擬辦或核示語詞 G. 加蓋私章 : 可在簽核頁面上加蓋預設私章 H. 新增意見 : 分為全文及全頁之文字意見語音意見手寫意見 I. 手寫筆設定 : 提供數位筆 ( 鋼筆紅筆螢光筆 ), 其寬度透明度及顏色之設定功能 J. 私章維護 : 提供私章維護功能 K. 個人章戳匣維護 : 提供個人章戳匣維護功能 L. 共用章戳匣維護 : 提供共用章戳匣維護功能 (3) 檢視 : A. 上一頁 : 切換簽核頁面至本份公文之上一頁 B. 下一頁 : 切換簽核頁面至本份公文之下一頁 C. 最前頁 : 切換簽核頁面至本份公文之第一頁 D. 最次頁 : 切換簽核頁面至本份公文之最後一頁 E. 簽核流程 : 開啟流程檢視視窗 F. 導覽 : 開啟導覽視窗 G. 章戳選用 : 開啟章戳選用視窗 H. 簽核意見 : 開啟意見檢視視窗 I. 檢視文字意見 : 檢視文字意見視窗 J. 工具列 : 隱藏或顯示工具列 K. 狀態列 : 隱藏或顯示狀態列第 54 頁, 共 54 頁

58 (4) 縮放 : A. 拉近 : 可局部縮小簽核頁面之顯示比例 B. 拉遠 : 可局部放大簽核頁面之顯示比例 C. 符合高度 : 將簽核頁面之顯示比例調整為符合視窗高度 D. 符合寬度 : 將簽核頁面之顯示比例調整為符合視窗寬度 E. 最佳大小 : 將簽核頁面之顯示比例調整為最佳大小 F. 實際大小 : 將簽核頁面之顯示比例調整為實際尺寸 G. 上半頁 : 檢視簽核頁面上半部份 H. 下半頁 : 檢視簽核頁面上半部份 I. 25%~400%: 將簽核頁面之顯示比例依所選取之比例調整 (5) 資訊 : A. 使用者資訊 : 可顯示目前登入之使用者資訊 B. 簽章驗證檢核 : C. 公文基本資料 : 可瀏覽目前公文之公文基本資料 D. 公文辦理流程設定 : 提供流程設定功能 E. 流程明細 : 檢視流程明細資料 (6) 文稿作業 : 可開啟公文製作軟體, 編輯模式分為獨立視窗繕打重疊視窗繕打及雙螢幕繕打等三種 (7) 說明 : 可顯示程式版本資訊第 55 頁, 共 55 頁

59 4. 浮動式視窗介紹 : (1) 流程檢視 : 可瀏覽本份文件之流程資訊, 及每一流程之簽核意見 A. 下圖為第一個流程點時 ( 承辦人 ) 之公文頁面 B. 下圖為第二個流程點時 ( 組長 ) 之公文頁面 (2) 導覽 : 可顯示整份文件之結構, 點選文件頁碼, 即可瀏覽當頁文件 A. 保留簽署物件 : 當清稿後, 且重新匯出頁面, 系統預設保留先前的簽核紀錄, 若取消勾選保留簽署物件, 則可清除先前的簽核紀錄 B. 刪除匯出頁面 : 僅可刪除此流程所產生的稿件頁面第 56 頁, 共 56 頁

60 5. 章戳選用視窗 : 1 (1) 頁面介紹 : A. 預設職名章 : 要切換職名章, 請先於上圖 1 處下拉式選單進行選擇 B. 代為決行章戳 : 如為代決公文, 請拉代為決行章戳與職名章蓋於簽核框的決行欄位第 57 頁, 共 57 頁

61 ( 三 ) 程式操作說明 1. 於簽核頁面上加入文字意見 (1) 點選功能選單之工具文字意見或工具列之文字意, 於簽核頁面按滑鼠左鍵, 開啟文字意見視窗輸入擬辦或核示詞句, 如欲加蓋私章及時戳, 可選擇私章樣式勾選加蓋私章及加蓋時戳後, 按確定鍵第 58 頁, 共 58 頁

62 (2) 效果如下圖所示第 59 頁, 共 59 頁

63 十公文製作其他功能 ( 一 ) 追蹤修訂功能追蹤修訂說明 : 針對編輯區內之說明辦法, 於檢視預覽列印及匯出頁面, 提供追蹤修訂精簡修訂及完稿等三種模式切換追蹤修訂時, 新增文字使用底線, 刪除文字使用刪除線表達 1. 模式種類介紹 : (1) 一般模式 : A. 新增刪除直接生效 B. 存檔時不存修訂資訊 C. 僅適用於新增稿件且為第一個流程時, 則該稿件以一般模式進行編輯 (2) 追蹤修訂模式 : A. 新增刪除回復均附加追蹤修訂資訊 ; 段落及分繕變數符號 ( ^ ) 直接生效, 不保留新增刪除資訊 B. 儲存所有的修訂資訊 C. 所有流程的修訂均顯示第 60 頁, 共 60 頁

64 (3) 精簡修訂模式 : A. 新增刪除回復均附加追蹤修訂資訊 ; 段落及分繕變數符號 ( ^ ) 直接生效, 不保留新增刪除資訊 B. 儲存所有的修訂資訊 C. 只顯示目前流程的修訂, 其他流程的修訂均以套用方式呈現 (4) 完稿模式 : A. 新增刪除回復均附加追蹤修訂資訊 ; 段落及分繕變數符號 ( ^ ) 直接生效, 不保留新增刪除資訊 B. 儲存所有的修訂資訊 C. 所有流程的修訂均以套用方式呈現第 61 頁, 共 61 頁

65 (5) 追蹤修訂其他功能介紹 A. 系統提供提醒視窗以顯示修改人員及時間等資訊, 將滑鼠移至追蹤修訂修改文字旁時即會出現 B. 提供歷史檢視功能, 可選擇檢視各流程之編輯結果, 且不允許修改第 62 頁, 共 62 頁

66 C. 提供追蹤修訂回復功能, 可回復被刪除的文字 D. 當目前流程使用者回復歷史刪除資料時, 以粗體字表達, 並可由提醒視窗得知誰何時刪除又誰何時回復第 63 頁, 共 63 頁

應用程式選單承辦人作業承辦公文查詢列印作業 / 待辦公文查詢列印作業 / 逾期未辦公文查詢列印作業 ( 依需求選擇一項 )( 圖 3.

67 十一各項作業操作 ( 一 ) 查詢作業 1. 承辦公文查詢承辦公文查詢只能查得自己所承辦的公文, 包括主辦及其他單位會辦之公文, 擁有單位登記桌權限者, 則可查得全單位公文 (1) 點選應用程式選單承辦人作業承辦公文查詢列印作業 / 待辦公文查詢列印作業 / 逾期未辦公文查詢列印作業 ( 依需求選擇一項 )( 圖 3.6) 圖 3.6 點選查詢作業 (2) 以查詢承辦公文為例, 可擇一輸入公文文號相關日期承辦人公文性質主旨等資訊後, 且可選擇辦理中已辦畢或全部承辦公文, 按查詢 ( 圖 3.7) 圖 3.7 查詢畫面可自行輸入查詢條件第 64 頁, 共 64 頁

68 (3) 由查詢結果清單中, 按流程鈕, 即可得知公文目前所在位置, 查詢結果清單及流程清單 ( 圖 3.8) 輸入查詢條件查詢結果清單流程清單圖 3.8 查詢結果畫面第 65 頁, 共 65 頁

69 2. AKI800 公文檢索作業綜合查詢則是可查得全校公文資訊, 但依個人權限限制調閱公文內容 (1) 點選應用程式選單綜合查詢作業公文檢索作業 (2) 輸入查詢資料 ( 如圖 3.9), 例如於關鍵詞輸入電子公文, 亦可設定查詢已結案未結案或已銷號之公文, 按查詢, 查得結果如條列式清單 ( 如圖 3.10) (3) 調閱原擬文稿 : 於查詢結果明細點選公文文號, 進入檔案目錄明細瀏覽 ( 圖 3.11), 點選文稿編輯, 即進入文稿編輯畫面已辦畢歸檔公文不得再修改, 但可瀏覽當時簽辦內文, 或複製稿件至新創文稿圖 3.9 開啟查詢程式第 66 頁, 共 66 頁

70 檢視同案卷 ( 類號 ) 相關案件圖 3.12 表示有掃描影像檔, 或電子公文有副版影像 ( 已歸檔並做過加簽 ) 圖 3.13 查詢結果清單流程清單有併案歸檔或併辦資訊圖 3.13 圖 3.10 查詢結果 (4) 查詢流程 : 於查詢結果明細點選流程, 可查詢該公文流程及目前所在位置第 67 頁, 共 67 頁

12) 如有需要可申請調檔, 請見 ( 三 ) 之 3 (6) 調閱影像電子檔 : 如該份公文已掃描影像或來文係由電子交換者, 於查詢結果明細

71 表示有掃描影像檔, 或電子公文有副版影像 ( 已歸檔並做過加簽 ) 圖 3.14 圖 3.11 AKI802 檔案目錄明細瀏覽圖 3.12 AKI803 立案全案摘要瀏覽 (5) 檢視同案卷相關案件 : 於查詢結果明細點選檔號, 可查得同案卷 ( 類號 ) 相關案件 ( 圖 3.12) 如有需要可申請調檔, 請見 ( 三 ) 之 3 (6) 調閱影像電子檔 : 如該份公文已掃描影像或來文係由電子交換者, 於查詢結果明細影像電子檔欄會標示有, 則可點選公文文號, 進入檔案目錄明細瀏覽, 點選線上瀏覽 ( 圖 3.13), 即可調閱掃描公文影像檔或來文電子檔第 68 頁, 共 68 頁

72 圖 3.13 線上瀏覽開啟畫面 (7) 檢視相關案件明細 : 如該份公文有併案歸檔併辦等情形, 於查詢結果明細相關案件欄會標示有, 用滑鼠再有字上點選一下, 即可看到檔案目錄併案摘要 ( 圖 3.14) 如欲進一步調閱併案文件, 操作方式與查詢結果明細相同圖 3.14 檔案目錄併案摘要第 69 頁, 共 69 頁

73 ( 二 ) 申請作業 1. EDT404 改分銷號申請作業本作業之用途主要是提供承辦人對已出組室之創稿公文提出銷號申請 (1) 點選應用程式選單承辦人作業 EDT404 改分銷號申請作業 (2) 輸入欲申請之公文文號後, 按開啟鈕第 70 頁, 共 70 頁

線上簽核公文 : 於線上簽核傳送 : 的下拉式選單確認傳送對象, 點選線上簽核傳送 : 3 1 2 2.

74 (3) 於申請別 : 下拉選取銷號, 並輸入變更原因 A. 紙本公文 : 點選列印, 將銷號申請單及公文送長官批核後交給登記桌, 並將系統流程待處理 - 主辦的公文送請送文給登記桌 B. 線上簽核公文 : 於線上簽核傳送 : 的下拉式選單確認傳送對象, 點選線上簽核傳送 : ODT220 公文展期申請作業本作業之用途主要是提供承辦人對單位登記桌分辦下來之公文提出限辦日期變更之展期申請, 須於公文逾期前做申請 (1) 點選應用程式選單承辦人作業 ODT220 公文展期申請作業 ( 圖 4.7) 第 71 頁, 共 71 頁

75 (2) 輸入欲申請之公文文號後, 按開啟鈕 2 1 (3) 填入本次申請展期天數, 勾選展期理由, 若勾選其他則需於下方空格自行填入原因後點選線上簽核傳送鈕 ODT250 公文專案申請作業第 72 頁, 共 72 頁

76 3.ODT250 公文專案申請作業本作業之用途是提供承辦人對辦理中公文進行專案之申請 (1) 點選應用程式選單承辦人作業 ODT250 公文專案申請作業 (2) 輸入欲申請之公文文號後, 按開啟鈕 2 1 第 73 頁, 共 73 頁

77 (3) 填入本專案申請天數, 填入專案名稱申請理由及擬定作業時程後, 直接點選線上簽核傳送 : 鈕傳送給單位主管第 74 頁, 共 74 頁

78 4. ODR240 承辦公文查詢列印作業本作業之用途是提供承辦人對凡舉承辦過或受會之的公文進行查詢列印 (1) 點選應用程式選單承辦人作業 ODR240 承辦公文查詢列印作業 (2) 輸入欲查詢之公文文號或相關搜尋條件後, 按查詢鈕第 75 頁, 共 75 頁

79 (3) 點選流程鈕, 即可查看該公文之各流程點, 若欲進行列印, 點選列印鈕即可將清單所列之公文狀態印出 2 1 第 76 頁, 共 76 頁

80 5. AKT800 公文調案申請作業本作業之用途是提供承辦人對已歸檔之公文進行調案之申請 (1) 點選應用程式選單承辦人作業 AKT800 公文調案申請作業 ( 圖 4.7) (2) 新增調案單 : 輸入欲調檔之公文文號或檔號 ( 若不知文號或檔號, 可利用 AKI800 公文檢索作業查詢 ), 並輸入調案原因, 點選儲存鈕即可 2 1 第 77 頁, 共 77 頁

若欲直接線上申請可點選線上簽核傳送 : 鈕 (5) 若要刪除調案單, 請於開啟後點選刪除鈕即可 ( 三 ) 個人設定 1.

81 (3) 若欲印出申請單請先開啟調案單號後, 點選列印申請單鈕 ; 若欲直接線上申請可點選線上簽核傳送 : 鈕 3 (4) 若為原調案單修改, 請輸入原調案單號後按開啟鈕, 修改完點選儲存鈕即可 ; 若欲印出申請單可點選列印申請單鈕 ; 若欲直接線上申請可點選線上簽核傳送 : 鈕 (5) 若要刪除調案單, 請於開啟後點選刪除鈕即可 ( 三 ) 個人設定 1. IIM300 個人資訊維護作業 (1) 點選應用程式選單資訊基礎建設 IIM300 個人資訊維護作業第 78 頁, 共 78 頁

(2) 可於程式內修改個人相關資料 ( 如 :E-MAIL 電話分機傳真等於公文稿件內會帶出之資料 ) 後, 點選儲存

E-MAIL (4) 異動完之資訊將於下次進入系統後生效個人帳號設定代理人 (5) 若需設定代理人, 請點選設定代理人鈕

82 (2) 可於程式內修改個人相關資料 ( 如 : 電話分機傳真等於公文稿件內會帶出之資料 ) 後, 點選儲存鈕即可完成異動 (3) 當有新進電子公佈欄之公告, 系統需透過通知使用者, 請勿填寫非本校之 (4) 異動完之資訊將於下次進入系統後生效個人帳號設定代理人 (5) 若需設定代理人, 請點選設定代理人鈕 (6) 輸入代理時間與代理事由, 並填入代理人帳號, 勾選一併代理後, 點選儲存鈕即可第 79 頁, 共 79 頁

83 ( 四 ) 公告發布 1. TBT150 公文公告發佈作業 ( 需向文書組申請權限 ) (1) 發布線上簽核公文到電子公佈欄, 並可維護公文公告 (2) 使用時機..公文核決後且在歸檔之前發布, 歸檔後就無法發佈 (3) 點選應用程式選單電子公布欄作業 TBT100 公告張貼與維護作業 v (4) 輸入公文文號後, 按開啟鈕 (5) 選擇稿件發布單位類別, 並填入刊登天數, 選擇公告對象後填選發布即可第 80 頁, 共 80 頁

84 2. IIM020 公告群組維護作業 (1) 提供使用者進行新增維護及刪除公佈欄張貼時, 公告對象的群組清單 (2) 點選應用程式選單承辦人作業 IIM020 群組維護作業 (3) 請輸入群組編號群組名稱群組層級 ( 備註 : 選擇個人 ) 輸入人員帳號, 按儲存即可第 81 頁, 共 81 頁

85 十二如何刪除多餘的草稿 ( 一 ) 紙本簽核公文點選紙本簽核草稿後, 開啟 ODC010 頁面, 點選刪除後即可, 如附件所示 ( 二 ) 線上簽核公文點選線上簽核草稿後, 點選刪除本件公文之圖示後即可, 如附件所示第 82 頁, 共 82 頁

目錄第一章 WEB 公文製作系統... 1 一畫面功能說明... 1 二使用者設定說明... 2 ( 一 ) 個人詞庫管理新增詞庫名稱及內容修改詞庫名稱修改詞庫內容刪除詞庫名稱匯出詞庫

目錄第一章 WEB 公文製作系統... 1 一畫面功能說明... 1 二使用者設定說明... 2 ( 一 ) 個人詞庫管理新增詞庫名稱及內容修改詞庫名稱修改詞庫內容刪除詞庫名稱匯出詞庫桃園市政府 WEB 版公文製作系統發文作業操作手冊民國 104 年 9 月製版本 V1.0 目錄第一章 WEB 公文製作系統... 1 一畫面功能說明... 1 二使用者設定說明... 2 ( 一 ) 個人詞庫管理... 2 1. 新增詞庫名稱及內容... 2 2. 修改詞庫名稱... 3 3. 修改詞庫內容... 4 4. 刪除詞庫名稱... 5 5. 匯出詞庫... 6 6. 匯入詞庫...