新功能介紹
目次 一 EndNote X7 新功能介紹... 3 二 設定 PDF 自動匯入資料夾... 4 三 自動帶入 PDF 資料夾名稱做為 Group 標籤... 7 四 PDF 自動命名... 10 五 在 Microsoft PowerPoint 中使用 EndNote... 13 ( 一 ) 在 PowerPoint 的 Slides 中插入引用 (Insert Citations)... 13 ( 二 ) 在 PowerPoint 的 Slides 中插入參考書目 (Insert References)... 16 六 在 Output style 中將參考文獻清單利用 Category Bibliography 進行分類... 20 七 在 Word 中將參考文獻清單利用 Category Bibliography 進行分類... 24 八 可在 Library 中利用拖曳移動欄位... 28 九 同步可在背景執行... 28 十 可同步 Share Groups... 29 十一 Quick Search 快速檢索能夠查詢 PDF 以及 PDF 註記資料... 30 十二 設定 Read/Unread 狀態... 31 十三 在 Change\Move\Copy Fields 中新增可複製 record number 欄位資料到其他欄位... 34 十四 程式自動檢查更新... 36 十五 新增文獻類型 :Podcast Press Release Interview, 並調整 Conference Paper Blog Data Set Thesis 和 Manuscript 的欄位... 41 2
一 EndNote X7 新功能介紹 EndNote X7 版, 新增了下列功能 : 可設定 PDF 自動匯入資料夾, 並自動帶入資料夾階層做為 Group 標籤及自動分類 使用者可以自行設定使用特定欄位的資料作為 PDF 的檔名 在 PowerPoint 插入引用文獻 ( 適用於 Windows 版 ) 可在 Output style 中或是 Microsoft Word 中將參考文獻清單利用 Category Bibliography 進行分類 您可以在 Library 中拖曳並移動欄位 加強同步功能, 讓同步可在背景執行 可同步 Share Groups 加強 Quick Search 快速檢索功能, 能夠查詢 PDF 以及 PDF 註記資料 設定 Read/Unread 狀態 在 Change\Move\Copy Fields 中新增可複製 record number 欄位資料到其他欄位 程式自動檢查更新 新增文獻類型 :Podcast Press Release Interview, 並調整 Conference Paper Blog Data Set Thesis 和 Manuscript 的欄位 3
二 設定 PDF 自動匯入資料夾 EndNote 現可設定一資料夾做為 自動匯入資料夾, 先在偏好設定中設定完畢之後, 以後只要該資料夾內有新的 PDF 檔案, 在開啟 EndNote 時即會自動匯入新的 PDF 檔案 1. 點選 Edit Preference 2. 點選 PDF Handling, 在 PDF Auto Import Folder 中勾選 Enable automatic importing 選項 4
3. 點選 PDF Auto Import Folder 中的 Select Folder, 並選擇一資料夾後按 確定 4. 設定完畢, 以後只要一開啟 EndNote, 即會自動偵測該資料夾有無新的 PDF 檔案, 若有新的檔案, 即會自動匯入 EndNote Library 中 若資料夾 中有新的 PDF 檔案 5
開啟 EndNote 時即會自動匯入 5. 已自動匯入至 EndNote 中之 PDF 檔, 會自動存放在名為 Imported 之資料夾中 ( 系統自行產生的 ) 請注意:EndNote 只能自動匯入存放在偏好設定中所設定的資料夾中第一層之 PDF 檔案, 若 PDF 檔案存放在您另外建立之子資料夾下, 則無法自動匯入 此資料夾存放已匯入 之 PDF 新的 PDF 檔案 : 下次 開啟 EndNote 時即會 自動匯入 存放在此資料夾之 PDF 無法自動匯入 6
三 自動帶入 PDF 資料夾名稱做為 Group 標籤 1. 開啟 Library 後, 點選 File Import Folder 2. 點選 Choose 的按鈕, 選擇欲匯入的 PDF 檔的資料夾 ( 最上層的資料夾 ) 7
3. Import Folder 下有兩個選項 Include files in subfolders: 若選取的資料夾內有再區分多個資料夾時, 可勾選 Include files in subfolders 以便一次匯入多個資料夾中之 PDF 檔 Create a Group Set for this import: 如勾選此項目,EndNote 會根據您的資料夾名稱自動創造一個 Group Set 4. 在 Import Option 的欄位設定中選取 PDF 後, 點選 Import 即可 8
5. 所有資料夾內之 PDF 即會匯入, 並依據您的資料夾名稱及階層創造一個 Group Set 依據匯入之資料夾 名稱及階層自動建 立之 Group Set 提醒 :Group Set 只能建立至第一層子資料夾 9
四 PDF 自動命名 PDF 匯入之名稱預設為使用者當初儲存 PDF 之名稱, 若您想更改 PDF 檔之名稱, EndNote 現在可設定自動帶入 Author, Year 或 Tltle 做為 PDF 匯入後之名稱 1. 點選 Edit Preference 10
2. 點選 PDF Handling, 在 PDF Auto Renaming Options 可自行選擇要何種命名 方式 ; 在此選擇 Author + Year 為範例, 選擇完後按確定 3. 之後再依據 PDF 匯入步驟匯入一篇 PDF, 即可發現 PDF 名稱已依據 PDF 之 Author 與 Year 資料來重新命名 11
4. 命名規則亦可在 Custom 中自行設定 5. 點選 Custom 後, 會自動跳出 Rename Options 視窗, 可自行選擇各欄位 來組合成命名規則 提醒 : 自動命名只適用適用於有 DOI 碼之文章資章資料 12
五 在 Microsoft PowerPoint 中使用 EndNote EndNote 的 Cite While You Write 功能在 EndNote X7 版現在也會出現在 Microsoft PowerPoint 中了! 在您成功安裝 EndNote 之後, 即會自動出現在 Microsoft PowerPoint 2007, 2010 或 Word 2013 上方的工具面板中 ( 它是一組 EndNote 的群組標籤 ) 透過 Cite While You Write 的功能, 可使 EndNote 於正在使用的 Microsoft PowerPoint 中, 建立參考文獻的書目與引用格式 ( 一 ) 在 PowerPoint 的 Slides 中插入引用 (Insert Citations) 請先開啟 EndNote 程式, 以下將以 Sample_Library_X7 為範例作說明 1. 開啟一個新的 PowerPoint 檔案, 將下列文字貼入 PowerPoint 的 Slides 中 : Pioneers in avian intelligence have found that although birds brains are very small, they are incredibly intelligent, and sometimes have surprising similarities to the behavior or brain functions of humans. 2. 請先在 Style 中先挑選要套用的書目格式, 本例選擇用 APA 6th ( 注意 : 若您 沒有先選擇書目格式, 就插入引用書目, 這樣之後就無法作書目格式的修改 ) 若下拉選單中沒有您需要的書目格式, 請選擇 Select Another Style 作挑選 3. 在 PowerPoint 的 Slides 中, 將滑鼠游標放置於您欲插入引用書目的位置 4. 點選 Insert Citation, 會跳出一個 EndNote Find & Insert My Citations 視窗, 在 Find 左方的空格中輸入查詢詞彙, 可以是關鍵字 作者名稱 年代等詞彙, 本範例, 請輸入 Laudato, 點選 Find, 即會查詢出 Sample_Library_X7 中符合此關鍵字的書目資料, 確認後, 點選 Insert 13
或是可以透過 Insert 旁的黑色倒三角形來挑選您需求的引用樣式 : (1) Insert Button: 直接套用您已經選擇的書目格式其預設的樣式 (2) Insert & Display as: Author (Year) : 呈現的樣式為作者 ( 年代 ) (3) Insert & Exclude Author: 呈現的樣式僅會出現年代 (4) Insert & Exclude Year: 呈現的樣式僅會出現作者 點選 Insert 套用 APA 6 th 預設的引用格式 14
點選 Insert & Display as: Author (Year) 所呈現的式樣 另一種引用的方式介紹如下 : 1. 在 Sample_Library_X7 中點選一筆或多筆書目資料 2. 回到 PowerPoint 的 Slides 中, 將滑鼠游標先放置於您欲插入引用書目的位置 接著, 點選 Insert Selected Citation(s) ( 注意 : 須先在 Style 中先挑選要套用的 書目格式, 本例選擇用 APA 6th ) 15
3. 其引用書目格式呈現如下圖 : ( 二 ) 在 PowerPoint 的 Slides 中插入參考書目 (Insert References) 請先開啟 EndNote 程式, 以下將以 Sample_Library_X7 為範例作說明 1. 開啟一個新的 PowerPoint 檔案, 將下列文字貼入 PowerPoint 的 Slides 中 : Pioneers in avian intelligence have found that although birds brains are very small, they are incredibly intelligent, and sometimes have surprising similarities to the behavior or brain functions of humans. 2. 請先在 Style 中先挑選要套用的書目格式, 本例選擇用 Numbered ( 注意 : 若您沒有先選擇書目格式, 就插入參考書目, 這樣之後就無法作書目格式的修改 ) 若下拉選單中沒有您需要的書目格式, 請選擇 Select Another Style 作挑選 3. 在 PowerPoint 的 Slides 中, 將滑鼠游標放置於您欲插入引用書目的位置 滑鼠游標放置位置 16
4. 點選 Insert Reference, 會跳出一個 EndNote Find & Insert My References 視窗, 在 Find 左方的空格中輸入查詢詞彙, 可以是關鍵字 作者名稱 年代等詞彙, 本範例, 請輸入 Taylor, 點選 Find, 即會查詢出 Sample_Library_X7 中符合此關鍵字的書目資料, 點選作者為 Taylor, 年代為 2012 的該筆資料後, 點選 Insert 5. 其參考書目格式呈現如下圖 : 17
另一種插入參考書目的方式介紹如下 : 1. 在 Sample_Library_X7 中點選一筆或多筆書目資料 2. 回到 PowerPoint 的 Slides 中, 將滑鼠游標先放置於您欲插入引用書目的位置 接著, 點選 Insert Selected Reference(s) ( 注意 : 須先在 Style 中先挑選要套用 的書目格式, 本例選擇用 Chicago 16 th Footnote ) 3. 其引用書目格式呈現如下圖 : 參考書目前方的數字是利用 PowerPoint 原有的項目編號功能所加入的 18
注意 : 不管您在 PowerPoint 插入 Citations 或是 References, 插入之後都 沒有參數存在, 因此您皆可以利用原本 PowerPoint 所擁有的功能作編修的動 作 19
六 在 Output style 中將參考文獻清單利用 Category Bibliography 進行分類 在 EndNote X7 中, 您可以利用 Output style 中 APA 6th CV Style 中的 Categorize References 功能, 在文章最後的參考文獻清單中, 自動幫您設定之資料類型作分類 1. 請點選 Edit->Output Styles->Open Style Management 2. 點選 APA 6th CV 使其反藍後, 再點選 Edit 20
3. 點選 Bibliography->Categories, 即可編輯您所需的分類 請先自行輸入您所 需之分類名稱, 並將之以粗體顯示 類別與類別之間請按鍵盤上之 Enter 分開 請自行輸入您所需之 分類, 並將之以粗體 顯示 類別與類別之間請按 鍵盤上之 Enter 分 開 4. 再點選 Insert Reference Type 即可選擇你所分類之資料類型 選擇資料類型 21
5. 編輯完後請記得點選 File->Save As, 將修改完之 Style 另存成新的 Style( 例 : APA 6th CV Copy), 以免覆蓋掉原本的 Style 請另存成新的 Style(APA 6th CV Copy) 6. 至 Word 中套用你剛剛所修改之 Style, 即可看到參考文獻自動依據您所設定 之 Category 分類 參考文獻自動依據您所設定 之 Category 分類 22
7. 若您之後又再新插入書目至文章中, 但該筆書目類型並沒有歸類, 則該筆書目會自動被歸類在 Uncategorized References 中 反之, 您若移除某個分類標目下的資料類型, 符合該資料類型的書目資料也會因此被放進 Uncategorized References 中 23
七 在 Word 中將參考文獻清單利用 Category Bibliography 進行分類 在 Word 中, 當您完成所有文章內插入參考文獻的動作後, 您可以利用 Categorize References 的功能, 在文章最後的參考文獻清單中, 依據不同的資料類型作分類 文章完成後, 點選 Categorize References Configure Categories 1. 會自動跳出 EndNote X7 Configure Categories 對話框視窗, 左半部是預設的 References 和 Category Headings 右半部上方的視窗是目前文章內已插入的文章書目資料, 可以看到的欄位包括 :Author, Year, Title, Reference Type 和 Category, 右邊下方的視窗則會顯示對應的詳細欄位書目資料 以本範例來說, 在左邊的 All References in Bibliography 共有六筆資料, 而該六筆資料也都尚未分類, 因此 Uncategorized References 也顯示六筆資料 Category Headings 顯示的是預設的兩個分類標目 :Primary Sources 和 Secondary Sources 2. 您可以利用上方的另外新增您想要使用的分類標目名稱, 將預設的兩個分類標目 :Primary Sources 和 Secondary Sources 改掉 以本範例來說, 請先點選 Primary Sources 前方的減號和 Secondary 24
Sources 前方的減號, 刪除預設的分類標目 再點選 新增三個標目名稱 :Books, Journals,Conference Proceedings ( 可以自行命名 ) 3. 完成分類標目的新增之後, 依據各筆書目資料的資料類型 (Reference Type) 來作歸類 歸類的方式請先反白欲歸類之書目資料後, 再將它們拖曳至對應的分類標目中放置 以本範例來說, 請先選擇 Journal Article 的兩筆書目, 再將它們拖曳至 Journals 的分類標目中放置 因此您可以看到 Journals 中有兩筆書目資料 25
4. 當六筆資料都歸類完成後,Uncategorized References 中就無資料了 此時, 您在 Category 的欄位中也可清楚辨識出每筆書目資料所歸類的分類標目 完成後分類清單後, 點選 OK 5. 在文章最後的參考書目清單中 (Reference Lists) 即可看到每筆書目資料皆清楚的呈現於所屬的分類標目下 6. 此時您會發現 Categorize References 下的 Group References by Custom Categories 選項會自動打勾, 這表示您已啟用分類標目的功能 若您暫時不想啟用此功能, 您可以再點選一次該選項, 暫時取消此功能, 則後方的參考書目清單中 (Reference Lists) 就會恢復成沒有歸類的狀態 26
7. 若您之後又再新插入書目至文章中, 且保持啟用分類標目的功能, 卻沒有將該筆書目作歸類的動作, 則該筆書目會自動被歸類在 Uncategorized References 中 反之, 您若移除某個分類標目下的書目資料, 該筆書目資料也會因此被放進 Uncategorized References 中 因此請務必記得再次進入 Categorize References Configure Categories 項目中進行書目資料的分類 27
八 可在 Library 中利用拖曳利用拖曳移動欄位 插入位置為 藍線前方 九 同步可在背景執行 同步正在進行時, 會在右下方出現同步的處理訊息, 而且同步的功能會在背景中執行 28
十 可同步 Share Groups 若您的 EndNote Web Library 中有 Shared Group, 以本範例來說, 將 Linguistics 設定為共用的資料夾, 因此它會被同步到單機版上的 Library 中, 可以用圖示來作識別 29
十一 十一 Quick Search 快速檢索能夠查詢 快速檢索能夠查詢 PDF 以及 PDF 註記資料 30
十二 設定 Read/Unread 狀態 Unread 狀態, 書目資料呈現粗黑體, 且前方有 做為標記 ;Read 狀態, 書目資 料則呈現細黑體, 且前方無 做為標記 EndNote X7 可自定義 Read/Unread 狀態 1. 點選 Edit Preferences 31
2. 在 EndNote Preferences 視窗左邊, 點 Read/Unread 選項 3. Read 可設定三種狀態 : Mark a reference as read upon viewing it in a stand-alone Reference window: 只有自行將 改為 或是點兩下該筆書目資料才會變成 Read 狀態 32
Mark a reference as read upon viewing it in the Reference, PDF, or Preview within the Library window.: 只要在 Reference, PDF, Preview 三個視窗之一閱讀該筆書目之資料即會變成 Read 狀態 Mark a reference as read upon changing its rating.: 只要改變 Rating 星星數即會變成 Read 狀態 33
十三 在 Change\Move\Copy Fields 中新增可複製 record number 欄位資料到其他欄位 在 Chang/Move/Copy Fields 中, 可以將某一欄位資料移動或複製到另一欄位 1. 請點選 Tools->Chang/Move/Copy Fields 2. 選擇 Move/Copy Field 標籤, 並選擇 Copy Field, 再從下拉式選單選擇 : From:Record Number To:Author 後按 確定 可選擇複製之欄位資料要放在原有資料 之前 之後或是取代原有資料 34
3. 之後會跳出一視窗通知您說此改變會套用到 Library 中的所有資料, 若確定要 變更, 請按 確定 4. 最後會跳出一視窗, 通知您已變更幾筆書目資料, 點選 確定 後, 即可 看到 Record Number 資料已複製至 Author 欄位 35
十四 程式自動檢查更新程式自動檢查更新 現在每次開啟 EndNote X7 時, 程式會自動檢查是否為最新版本 1. 若您開啟 EndNote X7 時, 跳出此視窗, 表示有新版本可更新, 若要更新請點 選 Download and Install ; 若下次才要更新請點選 Cancel 2. 點選 Download and Install 後, 程式會自動下載更新檔 下載完後, 會 自動執行更新程式 36
3. 出現 Read Me Information 視窗, 請按 Next 4. 出現 Ready to Update 視窗, 按 Next 後, 系統就會開始更新 37
5. 請耐心等待更新執行 38
6. 跳出 EndNote X7.0.1 has been successfully installed 表已經更新成功, 請按 Finish 39
7. 7. 更新完成後, 請確認版本 : 請開啟 EndNote X7, 點選 Help->About EndNote X7 8. 若版本為 EndNote X7.0.1 表更新成功 單位名稱 40
十五 新增文獻類型 :Podcast Press Release Interview, 並調整 Conference Paper Blog Data Set Thesis 和 Manuscript 的欄位 41