海南大学校长办公室文件 海大办 2018 5 号 海南大学校长办公室关于印发 海南大学仪器设备计划与采购管理办法 ( 试行 ) 的通知 各单位 各部门 : 海南大学仪器设备计划与采购管理办法 ( 试行 ) 已经学 校党委 2 届 33 次常委会审议通过, 现印发给你们, 请遵照执行 海南大学校长办公室 2018 年 3 月 19 日 - 1 -
海南大学仪器设备计划与采购管理办法 ( 试行 ) 第一章总则 第一条为加强仪器设备计划与采购管理, 建立规范的政府采购运行机制和内控管理制度, 提高采购资金使用效益 根据 中华人民共和国政府采购法 中华人民共和国合同法 政府采购货物和服务招标投标管理办法 等法规及海南省政府采购的有关规定和要求, 结合我校实际, 制定本办法 第二条本办法适用于学校各单位 ( 部门 ) 使用各类资金开展的仪器设备采购活动 第三条本办法所称的仪器设备是指学校各单位 ( 部门 ) 应用于教学科研 行政办公和后勤保障的仪器设备 包括政府集中采购目录内的产品 委托加工设备 自制设备 家具用具 实验动物 被服装具 标本 图书资料 软件 电子数据 实验耗材等 第四条海南大学仪器设备采购的组织形式分为政府采购和学校自行采购 ( 一 ) 政府采购 : 包括政府集中采购和分散采购, 是指使用财政性资金采购纳入海南省省级政府集中采购目录或达到限额标准的物资的行为 政府采购应严格按照 中华人民共和国政府采购法 等法律法规执行 ( 二 ) 学校自行采购 : 指使用非财政性资金或海南省省级政 - 2 -
府集中采购目录以外且未达到限额标准的采购行为 校内自行采购由学校自行组织, 由国有资产管理处 项目申报单位 归口管理部门 计划财务处等部门参与实施, 并按一定工作流程, 采取适当的采购方式进行 第二章组织管理第五条学校的仪器设备采购工作实行归口管理, 推行采购项目的计划 审核 采购 验收等工作相分离原则 各单位 ( 部门 ) 拟定采购项目计划, 归口管理部门负责审核, 报学校立项并安排经费, 由国有资产管理处负责采购项目的组织实施工作 属于政府集中采购目录内的项目, 必须委托集中采购代理机构采购 确因特殊情况需自行采购的, 须上报海南省财政厅政府采购管理部门批准 第六条归口管理包括两个层面, 既经费归口管理和资产应用方向归口管理 具体如下 : ( 一 ) 采购项目申报单位 ( 部门 ) 在归口管理部门的指导下编制采购计划, 开展可行性论证, 完善项目技术参数 同时, 在国有资产管理处的指导下规范履行招标采购程序, 并负责组织采购项目的验收工作 ( 二 ) 归口管理部门负责采购项目的计划管理 资源共享规划 合同履约和项目验收监督等工作, 并协助计划财务处编制采购预算 ( 三 ) 国有资产管理处负责采购项目的计划审核 技术参数审核和标书制作 项目报审 招标采购 签署合同 验收监管 - 3 -
付款审批 招标文件归档等工作, 并汇总编报年度政府采购统计信息上报省主管部门 ( 四 ) 计划财务处负责组织编制学校政府采购预算上报省主管部门 ; 落实采购资金, 审核确定采购资金的拨付范围和方式, 办理采购资金拨付手续等 ; 监督检查采购项目的预算执行情况 ( 五 ) 审计监察部门负责依法对采购活动实施审计监督 ( 六 ) 法律顾问室负责对采购项目签订合同的条款内容 违约责任 法律风险等进行审核 第三章计划管理第七条制订仪器设备采购计划应遵循以下原则 : ( 一 ) 各单位 ( 部门 ) 应根据学校发展实际需要, 结合现有仪器设备存量和使用情况, 区分轻重缓急, 制订整体建设规划和年度仪器设备采购计划 ; ( 二 ) 采购项目的计划制订要坚持集体讨论 专人负责的制度 做到科学 合理 实事求是, 要注重仪器设备的成组配套, 要有助于提升教学和科研的整体水平和能力 ; ( 三 ) 拟购置的仪器设备, 应满足教学科研 行政办公 后勤保障等工作需要 各单位 ( 部门 ) 要认真选型并开展充分 严谨的可行性论证, 保障拟采购仪器设备的先进性 适用性 经济性 在制定采购计划的同时, 应落实安装场地 运行环境等条件和使用管理人员 ; ( 四 ) 仪器设备的采购计划应当符合规定的配置标准 ; 没有规定配置标准的, 应当从严控制, 合理配置 - 4 -
第八条各单位 ( 部门 ) 采购仪器设备应当符合以下条件 : ( 一 ) 现有仪器设备无法满足事业发展和履行职能的需要 ; ( 二 ) 难以与其他单位 ( 部门 ) 共享 共用 ; ( 三 ) 难以通过市场购买试验材料或服务的方式替代仪器设备配置, 或者采取市场购买方式的成本过高 第九条各单位 ( 部门 ) 应在每年度财务预算编制期间, 提出下一年度补充 更新仪器设备的采购计划及经费预算安排, 经单位 ( 部门 ) 集体讨论决议后, 报归口管理部门审核, 按照规范流程审批 第十条仪器设备采购计划审批程序 : ( 一 ) 采购项目申报单位提出采购计划, 归口管理部门审核后, 报分管校领导审批 由计划财务处统一汇总审核作为经费预算依据, 上报学校审定 ( 二 ) 采购单价 10 万元及以上或等值外币的大型仪器设备, 在进行采购程序前须开展可行性论证与审批, 并附论证意见 ( 三 ) 严格审核进口产品的采购, 凡国内产品能够满足需求的都应采购国内产品 确因教学科研需要采购进口产品的, 须按财政部有关规定, 进行必要性审核论证, 上报海南省财政厅审批 第十一条仪器设备的采购计划及预算安排一经批复, 各单位 ( 部门 ) 不得自行更改 调整 采购计划执行过程中, 确因工作需要更改或调整的, 应按照规定程序报批 第四章采购管理第十二条各单位 ( 部门 ) 应根据学校批复的采购计划及经 - 5 -
费安排, 及时将具体采购项目的清单明细和仪器设备型号 技术参数指标等详细材料报送归口管理部门审核后, 由国有资产管理处安排实施, 确保采购任务按期完成 第十三条仪器设备采购应遵循公开 公平 公正 择优的原则, 严格按照批准的采购项目计划和预算安排执行 ( 一 ) 政府集中采购 : 纳入海南省省级政府集中采购目录内的采购项目, 必须委托集中采购代理机构采购 其中部分仪器设备 ( 如 : 计算机 打印机 复印件 投影仪 空调 交换机 服务器等 ) 执行网上商城或协议供货采购 采购网上商城或协议供货项目, 不论金额大小, 都必须实行政府采购 ( 二 ) 分散采购 : 海南省省级政府集中采购目录以外的, 且预算金额达到政府采购限额标准的采购项目, 由国有资产管理处组织或委托采购代理机构严格按照政府采购法律 法规和规章规定的采购方式和程序实施分散采购 预算金额达到海南省财政厅规定的公开招标数额标准及以上的, 必须采用公开招标方式采购 ( 三 ) 校内自行采购 : 海南省省级政府集中采购目录外的, 且预算金额未达到海南省财政厅规定的政府采购限额标准的或使用非财政性资金的采购项目, 由国有资产管理处组织或委托项目申报单位实施校内自行采购 1. 预算金额达到 5 万元及以上的采购项目, 须经国有资产管理处审批后, 在校内参考询价 竞争性谈判 单一来源谈判 竞争性磋商等方式进行 ; 预算金额未达到 5 万元的采购项目, 由 - 6 -
经费归口管理部门自行采购 2. 各单位 ( 部门 ) 不得以化整为零的方式将预算金额达到 5 万元及以上的采购项目拆分 肢解后自行采购 3. 校内自行采购的采购文件等相关资料必须完整归档, 且做到采购全程可追溯 ( 四 ) 特殊情况的采购项目, 可按 中华人民共和国政府采购法 第三章第三十一条规定, 采取单一来源方式进行采购 同时, 严格按照海南省财政厅 审计厅印发的 海南省省级单一来源采购方式管理暂行办法 执行 第十四条国有资产管理处在组织采购过程中, 采用公开招标 邀请招标 竞争性谈判 询价和单一来源采购等采购方式的具体操作程序须按照 中华人民共和国政府采购法 和财政部 政府采购货物和服务招标投标管理办法 执行, 并接受学校监察处 审计处的监督 第五章采购合同管理第十五条属于政府集中采购和分散采购的采购合同按海南省财政厅相关规定办理 ; 属于学校自行采购的采购合同须经法律顾问室审核通过后, 方可签订正式合同 采购合同由校长或校长委托的代理人签订 第十六条采购合同必须是书面形式, 一式六份 国有资产管理处定期归档 第十七条原装进口产品的进口批文 减免税 报关及商检等事宜, 由国有资产管理处归口负责办理 - 7 -
第十八条对需要办理公证手续的合同, 应按规定办理公证手续 涉外合同, 按 中华人民共和国合同法 及有关规定管理 第十九条国有资产管理处应建立采购资料管理信息库, 对采购招投标材料 合同及设备验收报告等实施归档管理, 对合同执行情况实行动态监控 项目申报单位应将大型精密仪器设备的购置合同及其附件材料 ( 如验收报告 公证书 进口设备的发票及购汇水单复印件 进口许可证 免税证明 运单 装箱单 ) 与设备技术资料一并归入技术档案管理 第六章仪器设备验收管理第二十条从仪器设备到达用户当日起, 常规仪器设备应在 7 日内完成安装 调试等验收工作, 大型仪器设备 ( 单价在人民币 10 万元及以上 ) 应在 20 日内完成安装 调试 培训等验收工作 ( 进口仪器设备最迟须在索赔期终止前 20 日完成验收工作 ) 验收工作分两方面进行 : ( 一 ) 实物数量验收 按合同条款和设备清单认真核对仪器设备的品牌 型号 配置 附件 产地 数量及价格 检查出厂合格证 产品说明书 使用说明书等文件, 并与装箱单逐一核对 ( 二 ) 技术性能验收 按合同中的规定和设备说明书上的技术指标, 开机核对各项指标 要逐项核对, 做好记录 第二十一条验收组织工作 验收是采购程序中的重要环节, 是检验采购合同履约情况, 保证采购质量的关键, 国有资产管理处和归口管理部门应加强对验收工作的监管 ( 一 ) 仪器设备到货后, 项目申报单位应负责组织验收, 归 - 8 -
口管理部门负责审核把关, 国有资产管理处负责监管 ; ( 二 ) 属于网上商城和协议供货采购的计算机 打印机 复印机等货物的验收, 由项目申报单位自行组织验收 ; ( 三 ) 验收工作结束后, 各方代表应在 采购验收报告 上签署意见 采购验收报告 一式四份, 一份留在本单位 ( 部门 ) 与仪器设备的档案资料一起保存, 三份送交国有资产管理处用于办理资产报增 财务报账及存档 第二十二条验收人员应当坚持原则, 客观公正地提出验收意见并对自己的验收意见负责 如果验收意见与事实不符, 损害供需双方合法权益的, 应承担相应的法律责任 第二十三条不能及时验收的仪器设备处理 : ( 一 ) 因仪器设备质量等原因未能通过验收的, 参加验收人员应填写设备故障单, 及时报告 国有资产管理处应在合同规定期限内, 及时与省财政厅政府采购管理处 采购招标中心和供应商联系, 以确保在索赔期内解决问题, 联系过程应有文字依据和记录 ( 二 ) 因项目申请单位原因, 未能对已经到货的仪器设备组织验收的, 国有资产管理处会同归口管理部门应及时协调解决问题 必要时, 可向有关领导和部门反映 如造成经济损失的, 追究有关单位 ( 部门 ) 及人员的责任 第七章采购资金支付管理第二十四条采购项目资金实行集中支付 资产分单位建账的管理办法 计划财务处要加强采购资金财务会计核算工作, 认 - 9 -
真做好有关财务会计记账工作 具体程序为 : ( 一 ) 资产登记建帐 项目单位资产管理员依据项目验收报告 采购发票等材料到国有资产管理处办理固定资产登记建账手续 ; ( 二 ) 付款申请 国有资产管理处根据采购合同条款及项目执行结果, 对应付款项及采购发票进行审核, 由项目申报单位填写采购资金支付申请书, 报计划财务处审批 ; ( 三 ) 支付 计划财务处对采购合同 发票 ( 结算凭证 ) 等相关凭证的真实性 完整性 合法性进行审核无误后, 签署意见, 报分管校领导批准, 将采购资金支付给中标供应商 第二十五条计划财务处应按照有关财务制度规定和采购合同约定办理采购付款业务 第八章罚则第二十六条因工作失职影响工作进度和造成经济损失的, 要追究当事人和有关单位领导的责任 第二十七条任何单位 ( 部门 ) 或个人未按照仪器设备采购程序私自采购的, 计划财务处一律不予报账 第二十八条项目申报单位无正当理由, 不执行采购结果或不履行合同条款约定的, 视情节追究单位 ( 部门 ) 负责人和当事人的责任 第二十九条负责组织和参与实施采购的工作人员, 不履行规定, 滥用职权 徇私舞弊或者玩忽职守, 将视其情节, 依法追究责任 - 10 -
第三十条在政府采购和招投标过程中有其他违规行为的, 按 中华人民共和国政府采购法 和财政部 政府采购货物和服务招标投标管理办法 有关规定予以处罚 第九章附则第三十一条其它物资和服务项目的计划与采购管理参照本办法执行 科研仪器设备采购管理同时执行海南省财政厅印发的 关于高校科研院所科研仪器设备采购管理有关事项的通知 规定和学校另行制定的科研仪器设备采购管理实施细则 第三十二条校办企业的物资采购管理参照本办法实行 第三十三条本办法由国有资产管理处负责解释 本办法自发布之日起试行, 原管理办法自行终止 - 11 -
抄送 : 校领导 海南大学校长办公室 2018 年 3 月 19 日印发 - 12 -