中国科学院文献情报中心非文献类采购指南 ( 试行 ) 2014-05-16 修订版 为进一步规范中国科学院文献情报中心 ( 简称 : 中心 ) 采购货物 工程及服务等行为, 依据 政府采购法 及 招标投标法 等相关规定, 制定本采购指南 本指南只涉及非文献类采购, 文献资源采购参照 中国科学院文献情报中心商业资源建设工作手册 一 采购流程 1. 采购实施计划的上报和审批部门 项目 / 课题组等采购执行单元提出程序及其依据, 严格根据经批准的任务书或经中心批准的其他建设或维修计划, 制定采购实施计划, 包括拟采购货物 工程及服务的名称 数量 采购预算等, 具体要求与格式按照业务处发布的相关规定执行 政府采购实施计划具有严肃性, 一经上报不得随意撤销或更改 2. 采购主体的确定采购主体包括中心层面采购和部门层面采购 凡采购金额达公开招投标限额以上, 均在中心层面采购, 由业务处具体负责组织执行 ; 采购金额在 3 万以上, 公开招投标限额以内, 由部门和业务处商议确定执行主体 ; 采购金额在 3 万 ( 含 3 万 ) 以内, 由部门根据本指南提出的程序和要求执行 3. 采购方式的确定采购方式包括政府采购和自行采购 政府采购是依法采购集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物 工程和服务的行为 政府采购可进一步细分为 : 协议供货 公开招标 邀请招标 竞争性谈
判 单一来源方式 询价采购 自行采购主要针对少量无法通过政府采购方式满足的产品, 可由中心或部门组成采购小组, 按照规范程序进行采购 凡涉及到公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源方式采购等采购方式, 均需以中心内部签批件的方式由部门 项目 / 课题组提出申请及陈述理由, 由业务处及主管领导审核后, 报中心领导审批, 按照国家和院规定的相应程序进行 4. 采购小组的成立中心层面采购由政府采购联系人 ( 业务处 ) 业务部门代表 纪检监察人员等人员组成, 采购工作组总人数应为奇数, 一般为 5 人 采购工作组组长一般由主管领导或业务部门主任担任 部门层面采购, 采购小组一般由部门组织,3 人组成 采购小组组成应报主管领导审批同意后方可成立 统一采购小组具体负责组织并参与采购活动中的商务谈判 合同约定的确定等 5. 政府采购或自行采购的开展除集中采购机构采购项目和部门集中采购项目外, 各部门自行采购单项或批量金额达到 50 万元以上的货物和服务的项目 60 万元以上的工程项目应按 中华人民共和国政府采购法 和 中华人民共和国招标投标法 有关规定执行 禁止通过拆包或多次小批量的采购方式将采购金额控制在政府采购限额范围之内 政府采购工作流程详见附件 1 自行采购时, 如果金额超过 3 万元, 应由采购小组进行产品选型 询价和确定采购清单, 经采购小组成员签字后, 报部门主任和主管领导审批后执行 如果金额低于 3 万, 由熟悉有关产品或服务的专门人员提出采购建议清单, 经部门主任审批后执行 自行采购中涉及到对外委托 ( 合作 ) 任务采购的, 具体流程参照附件 2. 涉及到设备等固定资产采购管理流程详见附件 3
6. 采购合同签订与审批程序部门 项目 / 课题组等政府采购执行单元对外签署正式的合同之前, 须严格履行本中心的合同报批程序, 合同文本一般应由本中心特聘律师审核, 合同纸版原件及电子版须在业务处备案 合同续约和变更需以内部签批件方式报业务处审核, 主管领导审批后方可执行 7. 采购货物验收和资产管理由采购人按合同对采购货物进行验收, 中央国家机关政府采购协议供货合同 中央国家机关政府采购中心货物验收单 相关发票应作为财务部门入账的政府集中采购的原始凭证 凡应入固定资产管理的货物, 按照中心有关规定执行 8. 采购文件归档归档材料包括采购活动记录 采购预算 招标文件 投标文件 评标标准 评估报告 定标文件 合同文本 验收证明等 采购文件归档后保存期至少 15 年 二 采购注意事项 1. 政府采购的批量集中采购要求根据 中央单位批量集中采购试行方案, 对部分采购规模需求大 次数频繁 技术规格较为标准的采购项目试行批量集中采购 每月计划累计采购额度超过该规定的应在规定时间内集中编制批量采购实施计划并报送集中采购机构, 参加其当月组织的批量集中采购 2. 采购进口产品要求采购进口产品, 需要根据 政府采购进口产品管理办法, 办理进口产品采购申报手续 3. 设备和家具等集中报批要求设备和家具等采购, 应有计划及明确的预算, 非特别急需者, 应
在一段时间内按批次集中按规定程序和报表报批 参照 中国科学院文献情报中心职工办公设备和办公家具配置与管理规定 执行 4. 勤俭节约要求本着节俭办中心方针, 设备设施和大件办公用品 ( 如家具 照相机 传真机 投影仪等 ) 的采购, 要注意避免多部门重复采购 5. 采购人员纪律要求采购人员不得利用采购之便接受供货商的商业礼品 宴请以及旅游 健身 娱乐等活动安排, 接受供货商的礼金和各种有价证券 支付凭证 本指南经中心领导班子办公会审议通过 自发布之日起执行, 由业务处负责解释
附件 1: 中国科学院文献情报中心政府采购工作流程 政府采购执行单元向业务处报送政府采购预算和执行计划之后, 在具体执行过程中, 首先需要确定采购方式 ( 协议供货方式除外 ), 按批准的采购方式执行采购, 不同采购方式具体采购流程如下 : 一 协议供货流程 1 使用部门提出申请, 并填写装备计划申请表, 主管领导审批同意后执行 2 登录中央政府采购网(http://www.zycg.gov.cn/, 用户名和密码请联系中心业务处政府采购联络人获取 ), 从协议供货产品目录及供应商中选择, 询价 ; 3 供应商发货 开协议供货合同 发票 验收单; 4 使用部门验收, 并在验收单中签字 ; 5 业务处在供货合同和验收单上盖章; 6 供应商提供合同和验收单原件一式两份: 一份供应商留存, 一份交给财务资产处 ; 合同和验收单复印件一式两份 : 一份交给业务处, 一份交给综合办 7 财务付款要根据协议供货合同 发票 验收单报销二 委托政府采购中心或有招投标资质的代理机构的招投标流程 2 成立采购工作组并确定委托招标方式( 需 5 个工作日 ) 3 与政府采购中心或招投标公司签署委托合同( 需 3 个工作日 ) 4. 各部门提供招标需求 ( 需 5 个工作日 ) 5 政府采购中心或招投标公司编制招投标文件并在定点网站上发布 ( 需 20 日 ) 6 政府采购中心或招投标公司组织开标和评标( 需 1 个工作日 ) 7 各部门确认评标结果( 需 1 个工作日 )
8 各部门主管中心领导审批评标结果( 需 3 个工作日 ) 9 政府采购中心或招投标公司发布预中标公告 中标公告 中标及未中标通知书 ( 需 7 日 ) 10 与中标人签订合同( 需 5 个工作日 ) 11 业务处资料归档( 需 1 个工作日 ) 三 中国科学院文献情报中心组织的招投标流程 ( 一 ) 公开招标采购流程 2 成立采购工作组( 需 1 个工作日 ) 3 各部门编制招标文件并确认招标文件( 需 5 个工作日 ) 4 业务处发布招标公告及招标文件( 需 20 日 ) 5 业务处组织开标和评标( 需 1 个工作日 ) 6 各部门确认评标结果( 需 1 个工作日 ) 7 各部门主管中心领导审批评标结果( 需 3 个工作日 ) 8 业务处发布预中标公告 中标公告 中标及未中标通知书( 需 7 日 ) 9 与中标人签订合同( 需 5 个工作日 ) 10 业务处资料归档( 需 1 个工作日 ) ( 二 ) 邀请招标采购流程 2 成立采购工作组( 需 1 个工作日 ) 3 各部门编制招标文件并确认招标文件( 需 5 个工作日 ) 4 业务处从符合资格条件的供应商中随机抽取三家以上的投标人( 需 3 个工作日 ) 5 业务处向其发出投标邀请书( 需 20 日 ) 6 业务处组织开标和评标( 需 1 个工作日 ) 7 各部门确认评标结果( 需 1 个工作日 )
8 各部门主管中心领导审批评标结果( 需 3 个工作日 ) 9 业务处发布预中标公告 中标公告 中标及未中标通知书( 需 7 日 ) 10 与中标人签订合同( 需 5 个工作日 ) 11 业务处资料归档( 需 1 个工作日 ) ( 三 ) 竞争性谈判采购流程 2 组织成立采购工作组( 需 1 个工作日 ) 3 业务处组织成立谈判小组( 需 3 个工作日 ) 4 谈判小组与采购工作组共同完成谈判文件的编制( 需 7 个工作日 ) 5 业务处从符合资格条件的供应商中随机抽取三家以上发出邀请函 ( 需 20 日 ) 6 谈判小组与每一个供应商分别谈判( 视谈判情况而定 ) 7 供应商最后报价(( 需 3 个工作日 )) 8 谈判小组确定成交候选供应商( 需 5 个工作日 ) 9 各部门确认成交供应商( 需 1 个工作日 ) 10 各部门主管中心领导审批确认结果( 需 3 个工作日 ) 11 业务处发布成交通知书( 需 7 日 ) 12 与中标人签订合同( 需 5 个工作日 ) 13 业务处资料归档( 需 1 个工作日 ) ( 四 ) 单一来源采购流程 2 成立采购工作组( 需 1 个工作日 ) 3 采购工作组与业务处共同完成谈判文件的编制( 需 7 个工作日 ) 4 采购工作组与单一来源供应商谈判( 视谈判情况而定 ) 5 供应商最后报价需 1 个工作日 ) 6 采购工作组确定成交候选供应商( 需 5 个工作日 )
7 各部门确认成交供应商( 需 1 个工作日 ) 8 各部门主管中心领导审批确认结果( 需 3 个工作日 ) 9 业务处发布成交通知书( 需 7 日 ) 10 与中标人签订合同( 需 5 个工作日 ) 11 业务处资料归档( 需 1 个工作日 ) ( 五 ) 询价采购流程 2 成立采购工作组( 需 1 个工作日 ) 3 各部门编制报价文件( 需 7 个工作日 ) 4 业务处组织询价及评审( 需 20 日 ) 5 各部门确认询价结果和成交供应商( 需 1 个工作日 ) 6 各部门主管中心领导审批确认结果( 需 3 个工作日 ) 7 业务处发布成交通知书( 需 7 日 ) 8 与中标人签订合同( 需 5 个工作日 ) 9 业务处资料归档( 需 1 个工作日 )
附件 2: 中国科学院文献情报中心对外委托 ( 合作 ) 任务管理流程图
附件 3: 中国科学院文献情报中心固定资产采购管理流程图