統一塑模語言(UML)語法精要

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1 << 會計資訊系統課程講義 >> Access 2007 DBMS ~ 架構簡介及基本應用 ~ 周國華 屏東商業技術學院會計系 初版 :2007/11/10 本次修訂 :2009/10/15

2 智慧財產權聲明 本文件係由周國華老師獨自撰寫, 除引用之概念屬於原文作者外, 其餘文字及圖形內容之智慧財產權當然屬於周老師獨有 任何機構或個人, 在未取得周老師同意前, 不得直接以本文件做為學校 研究機構 企業 會計師事務所 政府機關或財團法人機構舉辦教學或進修課程之教材, 否則即屬侵權行為 任何機構或個人, 在未取得周老師同意前, 不得在自行編撰的教材中直接大量引用本文件的內容 若屬單頁內部分內容之引用, 亦請註明出處 屏東商業技術學院 周國華 2

3 MS Office 2007 Access 2007 是 MS Office 2007 的軟體套件之一 MS Office 2007 企業版包含以下軟體套件 : Word: 文書處理套件, 文件預設副檔名為.docx Excel: 試算表套件, 活頁簿預設副檔名為.xlsx PowerPoint: 簡報製作套件, 簡報預設副檔名為.pptx Access: 資料庫管理套件, 資料庫預設副檔名為.accdb Outlook: 郵件及行事曆管理套件 Groove: 協同作業套件 在 Office 2010 中將更名為 Sharepoint Workspace Publisher: 出版品 ( 新聞稿 傳單 網站 ) 製作套件 OneNote: 筆記本套件 InfoPath: 表單製作套件 屏東商業技術學院周國華 3

4 新的檔案格式 2-1 相較於舊版,Office 2007 的預設檔案格式有了重大改變 : docx, xlsx, pptx:word, Excel, PowerPoint 2007 的預設存檔格式都在原有 doc, xls, ppt 等附檔名後加上 x, 這是微軟新採用的 Open XML Format, 它有幾項優點 : 壓縮檔案 : 新格式是壓縮檔, 會在每次存檔及開啟時自動壓縮及解壓縮, 在儲存及網路傳輸上都更有效率 文件不內嵌巨集 : 在使用舊的檔案格式儲存的文件中, 可以內嵌 VBA 巨集指令, 這讓病毒有了不易察覺的藏身處 新檔案格式不允許內嵌巨集, 若要內嵌巨集, 必須存檔為 docm, xlsm, pptm 等格式, 有助於使用者及防毒軟體識別可能包含惡意程式碼的檔案 模組化及開放性 : 新版格式實際上是 zip 檔, 每個 x 檔案內都包含儲存文件實際內容及格式的多個次檔案 實際內容若包含不同類型 ( 文字 圖案.. 等 ), 會儲存成不同次檔案, 即使某一次檔案毀損, 整份文件仍能開啟 此外, 每個次檔案均為.xml 文件 ( 內容與格式分開 ) 或通用的媒體文件 ( 例如.jpg), 可讓大多數商業軟體直接讀取並處理其內容 屏東商業技術學院周國華 4

5 新的檔案格式 2-2 accdb:access 2007 的預設檔案格式從舊版的附檔名.mdb 改為新版的.accdb, 它有幾項特點 : 多重值欄位 : 傳統的關連式資料表內每個欄位僅限一個值,Access 也不例外 但實務應用上有時需要在同一欄位內指派多個值, 這時通常需要使用進階的資料庫設計才能達成任務 在 Access 2007 內, 可透過建立查閱欄位的方式讓欄位可輸入多重值, 既不必大費周章也不違反關連式資料庫原理 新增 附件 資料類型 : 可在單一欄位內儲存多個 Windows 作業系統能辨識的各種類型資料檔案內容 備忘 欄位新增歷程記錄 : 備忘 資料類型原本就用來儲存大量的文字記錄, 新格式中可將所有變更的歷程記錄都保留在 備忘 欄位中, 以供將來檢視這些變更的歷程記錄 微軟已為舊版 Office 程式開發出可讀取 編輯新 x 格式文件的轉換程式 FileFormatConverters.exe, 所以使用 Office XP, 2003 仍能開啟新格式的文件 但 accdb 格式仍只能在 Access 2007 開啟 屏東商業技術學院周國華 5

6 資料庫物件類型 Access 2007 有以下六種資料庫物件 : 資料表 (table): 儲存資料的地方 查詢 (query): 將常用的查詢條件儲存起來 表單 (form): 提供標準化的輸入或檢視介面 報表 (report): 將資料處理結果以使用者指定的方式呈現 巨集 (macro): 把需重複執行的連續性操作程序整合在巨集指令或單一按鈕內 模組 (module): 以 VBA 程式語言編寫操作資料庫所需的程序或函式 原來包含在 Access 2003 內的資料頁 (data access pages) 物件,Access 2007 已不再支援 屏東商業技術學院周國華 6

7 存檔模式 Access 以 一資料庫一檔案 ( 副檔名 :accdb 或 mdb) 方式存檔, 每個檔案包含資料庫內所有物件內容 其他大型資料庫軟體大多採用 一物件一檔案 的方式儲存 Access 2007 每個資料庫檔案的大小上限為 2GB, 這使它難以勝任大型商業應用 個別資料表及報表亦可單獨儲存為 PDF 或 XPS 格式的文件, 但必須先安裝支援這兩種格式的增益集套件 PDF:Portable Document Format XPS:XML Paper Specification Access 2007 亦支援舊的 Access 檔案格式 ( 副檔名 :mdb), 但以舊格式儲存的資料庫檔案將無法使用 Access 2007 新增的功能 ( 例如 : 多重值欄位 附件 資料類型 ) 屏東商業技術學院周國華 7

8 Access 2007 啟動畫面 進入啟動畫面後, 可選擇 空白資料庫 按鈕, 建立新的資料庫 或者, 從本機範本或 Office Online 範本中選擇適用的範本, 再按需要做修改 屏東商業技術學院周國華 8

9 操作環境 : 功能區 Access 2007 的功能區採取與 MS Office 2007 其他套件一致的作法, 也就是所有功能以直覺化按鈕呈現, 並且將相關的功能按鈕組合在同一個索引標籤下, 使用者只需按下不同的索引標籤, 即可快速找到對應的功能按鈕 屏東商業技術學院周國華 9

10 操作環境 : 功能窗格 功能窗格列出特定資料庫檔案內的所有物件, 此窗格可在按下 << 鍵後內縮, 讓資料工作表的檢視更為完整 屏東商業技術學院周國華 10

11 操作環境 : 索引標籤式物件 從功能窗格中開啟的物件, 會依序以索引標籤方式在此 呈現 但舊格式 (.mdb) 的資料庫物件, 並不會預設以索 引標籤方式開啟, 使用者必須自行設定 設定方式如 下 : 按下 按鈕, 再按下選單右下角的, 點 選左邊窗格中的, 在 文件視窗選項 中點 選, 並確認 已勾選 屏東商業技術學院周國華 11

12 建立資料表 在資料庫建置程序中, 標準作法是依序經過 概念資料模式 邏輯資料模式 及 實體資料模式 三個階段 在概念資料模式階段, 先繪製 ERD 或 REA 圖形 在邏輯資料模式階段, 將前述圖形轉換成書面表格 ( 可用手繪或使用文書處理 試算表軟體 ) 在實體資料模式階段, 將前述書面表格實作在資料庫軟體的資料表中 在 Access 2007 中建立資料表, 可在 資料工作表檢視 或 設計檢視 下進行 建立新的空白資料庫時, 預設開啟後畫面即是資料工作表 要新增資料表時, 可按下功能區的 建立 標籤, 再按下左邊的 資料表 按鈕 屏東商業技術學院周國華 12

13 資料表 : 資料工作表檢視 屏東商業技術學院周國華 13

14 資料表 : 設計檢視 屏東商業技術學院周國華 14

15 資料類型 2-1 資料表的每個欄位都必須指定資料類型,Access 2007 支援以下 10 種資料類型及查閱精靈 : 文字 : 最長為 255 個字元 此類型是欄位的預設資料類型 備忘 : 可用來儲存長度大於 255 個字元的文字 ( 最多 個字元 ), 或 RTF 格式的文字 若欲儲存 RTF 格式文字, 需將欄位屬性中的 文字格式 屬性設定為 RTF 格式 數字 : 預設為長整數, 但亦可在 欄位大小 屬性中設定為位元組 整數 單精準數 雙精準數 複製識別碼及小數點 日期 / 時間 : 可在 格式 屬性中選擇欲顯示的日期或時間格式 貨幣 : 用來儲存金額數值 預設以 NT$ 表示為新台幣金額, 亦可在 格式 屬性中選擇其他模式 自動編號 : 讓每一筆新增記錄以加 1(or 減 1) 方式產生不重複的數值 屏東商業技術學院周國華 15

16 資料類型 2-2 是 / 否 : 用來設定 二選一 型態的資料, 其中一個設定為勾選, 另一個設定為不勾選 OLE 物件 : 可儲存 Windows 作業系統能辨識的各種類型資料檔案, 例如圖片 聲音 動畫 Excel 活頁簿 Word 文件 等 一筆記錄可包含多個 OLE 資料類型的資料欄位, 但每個欄位中只能有一個資料檔案 且每個資料檔案的大小不得超過 1GB 超連結 : 可存放各種格式的超連結, 例如 http ftp mailto 本機電腦檔案位址 區域網路電腦檔案位址 等 附件 : 是 Access 2007 新增的資料類型, 儲存的內容與 OLE 物件類型相同, 但附件類型可在同一個欄位中存放多個資料檔案 查閱精靈 : 並非真正的資料類型, 但可透過查閱精靈將資料表中的特定欄位改以查閱欄位的資料類型顯示 ( 例如, 將 客戶編號 這個外來鍵欄位轉成 客戶名稱 這個較具語意內涵的欄位 ) 屏東商業技術學院周國華 16

17 索引欄位 除了資料類型為 OLE 物件 及 附件 類型的欄位外, 其他類型的資料欄位都可選擇設定成索引欄 (index) 使用者可視需要將個別資料表中的一個或數個欄位設定成索引欄 資料欄位設定成索引欄後, 可加快系統搜尋的速度 索引的設定值共有 否 是 ( 可重複 ) 及 是( 不可重複 ) 等三種, 選擇後兩種即把該欄位設定為索引欄 可在設計檢視的功能區中按下按鈕, 即可顯示所有已設定之索引名稱及對應的欄位名稱 每個索引皆可另訂名稱, 不必與欄位名稱相同 屏東商業技術學院周國華 17

18 主索引 每個資料表皆需要設定一個主索引 (primary key) 做為辨識資料列之用, 因此, 主索引的值必須具有不可重複性 Access 2007 在新增資料表時, 會預設第一個欄位是自動編號的識別碼, 並將之設定為主索引, 設計檢視下的欄位名稱前有符號 使用者如欲將主索引改設定至其他欄位, 可先選定該欄位, 然後按下功能區的即可 在設計檢視下, 表格最前面的的淡藍色按鈕為 列選取器, 按下按鈕即可選定該欄位 如需將兩個或多個欄位設定為主索引 ( 稱為複合主索引 ), 可在選定特定欄位後, 按住 Ctrl 再按即可 屏東商業技術學院周國華 18

19 建立關聯性 2-1 若使用者在 Access 2007 內建立實體資料庫之前, 已經先經過概念資料模式及邏輯資料模式階段, 則在將邏輯資料模式內的書面表格實作在 Access 2007 內成為資料表後, 即可進一步建立資料表之間的關聯性 按下功能區的 資料庫工具 標籤頁面內的按鈕, 即可進入關聯性設定 按下按鈕,Access 2007 會自動替功能窗格內所包含的全部資料表設定關聯性 只要某個資料表內有欄位名稱及資料類型與另一個資料表的主索引欄位相同, 兩個欄位之間便會出現一條代表關聯性的連結線 屏東商業技術學院周國華 19

20 建立關聯性 2-2 選定特定關聯線後, 按下按鈕, 勾選, 即可設定參考完整性, 並且在關聯線上會出現代表一方 (1) 及多方 ( ) 的符號 若多方的外來鍵欄位名稱與一方的主索引欄位名稱不同, 則在按下按鈕後並不會自動產生關聯線, 此時可將滑鼠指標指向多方的外來鍵欄位, 按住滑鼠左鍵並拖弋至一方的主索引欄位後放開, 即可在二者間建立關聯性 屏東商業技術學院周國華 20

21 資料庫關聯圖範例 : 銷貨系統 屏東商業技術學院周國華 21

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