Microsoft Word - 操作手_Final .doc

Transcription

1 操 作 手 册 广 东 万 里 达 国 际 货 运 代 理 有 限 公 司 M C L I n t e r n a t i o n a l F r e i g h t A g e n c y L i m i t e d

2 目 录 第 一 章 操 作 第 一 节 货 代 2 第 二 节 船 代 3 第 三 节 空 运 5 第 四 节 物 流. 6 第 五 节 特 殊 操 作. 7 第 二 章 文 件 第 一 节 货 代 第 二 节 船 代 第 三 节 空 运 第 四 节 特 殊 操 作 第 三 章 进 口 第 四 章 账 单 / 归 档 第 一 节 账 单 1 7 第 二 节 归 档 1 8 第 五 章 常 见 问 题 与 解 答. 1 9 附 页 出 口 流 程 图 第 1 页 共 23 页

3 第 一 章 操 作 第 一 节 货 代 一 与 船 公 司 确 认 船 期 与 船 公 司 确 认 客 户 要 求 订 舱 的 船 期, 即 与 船 公 司 确 认 好 船 名 / 航 次 / 起 运 港 / 目 的 港 / 开 航 日 / 到 港 日 等 资 料 发 邮 件 或 者 打 电 话 给 船 公 司 收 到 客 户 的 托 运 单 后, 核 对 清 楚 客 户 是 否 用 了 准 确 的 托 运 单 格 式, 以 及 确 认 清 楚 货 物 / 港 口 / 预 订 船 期 等 资 料 另 建 议 要 求 客 人 提 供 营 业 执 照, 供 查 阅 其 公 司 之 合 法 性 ( 我 司 托 运 单 格 式 见 附 件 ) 4. 可 能 出 现 的 困 难 船 公 司 的 船 不 靠 客 户 要 求 的 港 口 或 延 迟 船 公 司 操 作 / 客 服 二 查 核 费 用 记 录 成 本 ( 海 运 费 / 码 头 费 等 ) 在 系 统 里 查 询 成 本 并 记 录 下 来, 并 与 卖 价 比 较, 看 是 否 有 亏 损 3. 可 能 出 现 的 困 难 没 有 费 用 / 费 用 不 清 晰, 或 亏 损 业 务 / 分 公 司 经 理 三 订 舱 向 船 公 司 申 请 舱 位 按 船 公 司 要 求 的 格 式 / 方 式 向 船 公 司 订 舱 船 公 司 有 自 己 的 订 舱 要 求, 需 根 据 船 公 司 要 求 订 舱, 如 特 定 格 式 的 托 运 单 / 网 上 订 舱 ; 如 有 特 殊 的 要 求 也 应 在 托 运 单 上 进 行 备 注 4. 可 能 出 现 的 困 难 没 有 网 络 / 没 有 舱 位 船 公 司 业 务 / 海 外 代 理 / 业 务 / 分 公 司 经 理 第 2 页 共 23 页

4 四 放 柜 确 认 客 户 的 订 舱 可 以 接 受 收 到 船 公 司 的 订 舱 确 认 ( SO) 后, 通 过 邮 件 或 传 真 发 给 客 户 3. 可 能 出 现 的 困 难 没 舱 位 或 没 柜 ; 网 络 系 统 有 问 题 船 公 司 业 务 / 海 外 代 理 / 业 务 / 分 公 司 经 理 /IT 一 确 认 船 期 第 二 节 船 代 与 船 公 司 确 认 客 户 要 求 订 舱 的 船 期, 即 确 认 好 船 名 / 航 次 / 起 运 港 / 目 的 港 / 开 航 日 / 到 港 日 等 资 料 查 阅 船 公 司 提 供 的 船 期 表 3. 可 能 遇 到 的 问 题 船 期 表 过 期 船 公 司 业 务 / 分 公 司 经 理 二 查 核 费 用 记 录 成 本 ( 海 运 费 / 码 头 费 等 ) 在 系 统 里 查 询 成 本 并 记 录 下 来, 并 与 卖 价 比 较, 看 是 否 有 亏 损 3. 可 能 出 现 的 困 难 没 有 费 用 / 费 用 不 清 晰, 或 亏 损 业 务 / 分 公 司 经 理 第 3 页 共 23 页

5 三 放 柜 确 认 客 户 的 订 舱 可 以 接 受 收 到 客 户 托 运 单, 核 对 清 楚 资 料 后, 发 订 舱 确 认 ( SO) 给 客 户 没 有 网 络 / 没 有 舱 位 IT/ 业 务 四 发 送 订 舱 表 给 船 东 把 每 天 的 订 舱 情 况, 录 制 成 订 舱 表 发 给 船 东 放 柜 给 客 户 后, 把 资 料 输 入 系 统, 生 成 订 舱 表, 每 天 通 过 邮 件 发 给 船 东 3. 可 能 出 现 的 困 难 没 有 网 络 / 系 统 故 障 IT 五 发 送 放 柜 资 料 给 码 头 代 理 告 知 码 头 代 理 哪 些 SO 可 以 放 柜 给 客 户 把 发 给 客 户 的 SO, 通 过 邮 件 发 送 一 份 给 我 司 码 头 代 理 网 络 故 障 IT 六 查 E I R 查 核 哪 些 客 户 已 提 柜 码 头 代 理 每 天 会 把 报 表 发 给 我 司, 如 没 有 收 到, 发 邮 件 给 码 头 代 理 进 行 查 询 没 有 网 络 IT 第 4 页 共 23 页

6 七 发 送 装 船 报 表 给 船 东 告 知 船 东 哪 些 货 物 已 装 船, 装 船 质 量, 船 开 时 间 等 船 开 后, 码 头 代 理 会 发 一 份 装 船 清 单 ( loading list/tdr) 给 我 司, 核 对 无 误 后 发 给 船 东 没 有 网 络 IT 一 查 核 提 单 资 料 第 三 节 空 运 与 客 户 确 认 好 发 货 人 / 收 货 人 地 址 / 货 物 描 述 / 目 的 港 / 出 单 方 式 ( MAWB/HAWB) 收 到 客 户 托 运 单 后, 与 客 户 核 对 清 楚 托 运 单 即 提 单 补 料 资 料 不 齐 全 客 户 / 业 务 二 确 认 航 班 确 认 可 用 的 航 班 ( 直 航 / 中 转 ) 发 邮 件 或 打 电 话 给 与 航 空 公 司 确 认 好 航 班 资 料 3. 可 能 出 现 的 困 难 没 有 客 户 所 要 求 的 航 班 服 务 业 务 / 分 公 司 经 理 三 查 核 费 用 复 核 卖 价 核 对 比 较 成 本 / 卖 价 需 留 意 是 否 可 以 分 泡, 分 泡 的 公 式 (CW-GW)X 成 数 +GW, 分 半 泡 简 单 公 式 (GW+CW)/2 第 5 页 共 23 页

7 4. 可 能 出 现 的 问 题 亏 本 业 务 / 分 公 司 经 理 四 获 取 舱 位 与 航 空 公 司 确 认 舱 位 与 航 空 公 司 或 代 理 获 得 空 运 主 单 和 航 班 详 细 资 料 3. 可 能 出 现 的 困 难 没 有 舱 位 业 务 / 分 公 司 经 理 五 放 舱 发 送 货 通 知 给 客 户 把 航 空 公 司 提 供 的 送 货 通 知 / 时 间 / 仓 库 地 址 / 航 班 资 料 发 给 客 户 航 班 资 料 改 变 业 务 / 分 公 司 经 理 第 四 节 物 流 一 拖 车 按 客 户 要 求, 安 排 拖 车 到 工 厂 或 指 定 的 仓 库 装 柜 与 客 户 确 认 货 物 资 料 / 装 柜 时 间 / 装 柜 地 点 / 装 柜 要 求, 然 后 按 客 户 要 求 做 拖 车 委 托 书 给 拖 车 公 司 ; 车 队 提 柜 后 把 柜 号 车 牌 司 机 电 话 告 知 客 户 和 工 厂 或 仓 库 留 意 是 否 特 殊 柜 / 是 否 转 关, 以 安 排 适 合 的 拖 车, 危 险 品 需 要 通 知 拖 车 公 司 安 排 危 品 车, 转 关 则 需 要 提 醒 司 机 带 司 机 簿 码 头 没 柜 / 没 拖 车 / 码 头 机 械 故 障, 提 不 了 柜 / 安 排 了 不 当 的 拖 车 / 货 物 临 时 出 现 问 题, 不 能 出 运 船 公 司 客 服 / 业 务 / 拖 车 公 司 业 务 第 6 页 共 23 页

8 二 仓 库 装 柜 按 客 户 要 求, 安 排 在 仓 库 装 柜 发 进 场 纸 给 客 户 和 仓 库, 查 核 货 物 的 送 达 情 况 ( 是 否 送 入 仓 库 / 是 否 有 破 损 / 缺 货 ), 货 物 全 部 送 入 库 后, 发 装 柜 计 划 和 放 柜 纸 给 仓 库, 通 知 仓 库 按 客 户 的 装 箱 要 求 装 柜 码 头 没 柜 / 仓 库 没 舱 位 / 仓 库 没 人 手 装 柜 船 公 司 操 作 / 客 服 / 码 头 ( 仓 库 ) 主 管 三 报 关 按 客 户 要 求, 为 客 户 安 排 出 口 清 关 与 客 户 确 认 好 报 关 资 料 后, 把 报 关 文 件 资 料 寄 给 报 关 行 要 区 分 好 普 通 仓 / 海 关 监 管 仓 / 保 税 区 ; 完 整 的 报 关 资 料 包 括 核 销 单 报 关 单 报 检 委 托 书 报 关 委 托 书 合 同 发 票 装 箱 单, 需 要 商 检 的 还 要 提 供 通 关 单 或 换 证 凭 条 也 可 按 客 户 要 求 安 排 买 单 报 关, 需 让 客 户 提 供 装 箱 单 / 发 票 / 合 同 资 料 4. 可 能 出 现 的 困 难 报 关 资 料 不 齐 全 客 户 / 业 务 / 报 关 员 四 驳 船 安 排 驳 船 把 配 船 资 料 ( SO 号 码 / 中 文 货 名 / 柜 号 / 封 条 号 / 毛 重 / 走 船 日 期 / 出 口 码 头 等 ) 发 给 驳 船 公 司 ; 驳 船 开 船 后, 向 驳 船 公 司 或 船 公 司 确 认 走 船 情 况 3. 可 能 出 现 的 困 难 没 有 舱 位 业 务 / 船 公 司 业 务 一 申 请 延 迟 第 五 节 特 殊 操 作 按 客 户 要 求, 向 船 公 司 / 驳 船 申 请 延 迟 截 柜 / 截 关 第 7 页 共 23 页

9 发 邮 件 给 船 公 司 / 驳 船 公 司 申 请, 邮 件 需 注 明 货 物 资 料 ( 单 号 柜 号 起 运 港 目 的 港 ) / 需 要 延 迟 的 原 因 / 需 要 延 迟 的 时 间 船 公 司 不 接 受 船 公 司 客 服 / 业 务 二 修 改 托 运 单 按 客 户 要 求, 修 改 托 运 单 资 料 按 客 户 要 求, 修 改 托 运 单 资 料 ( 需 标 注 清 楚 修 改 了 什 么 内 容, 如 出 口 时 间 / 码 头 等 ), 然 后 发 邮 件 给 船 公 司 修 改 船 公 司 不 接 受 船 公 司 客 服 / 业 务 三 货 物 缺 损 处 理 货 物 送 入 仓 库 / 到 达 目 的 港 后 出 现 破 损 / 缺 货 的 情 况 书 面 告 知 客 户 残 缺 的 情 况, 并 把 客 户 的 处 理 意 见 反 馈 给 仓 库 或 目 的 港 代 理 给 破 损 的 货 物 拍 照, 连 同 卸 货 记 录 一 起 发 送 给 客 户 ; 如 有 需 要, 安 排 公 证 客 户 没 有 反 应 ; 做 不 了 公 证 业 务 四 转 换 提 单 ( S W I T C H B I L L ) 签 发 第 二 套 提 单, 用 以 替 换 装 船 时 所 签 发 的 提 单, 而 被 要 求 签 发 第 二 套 提 单 的 代 理 人 通 常 位 于 装 货 港 以 外 的 港 口 根 据 客 户 的 换 单 要 求, 发 送 邮 件 给 船 公 司 或 海 外 代 理 确 认 是 否 可 以 接 受 船 公 司 不 接 受 / 客 户 要 求 换 单 的 港 口 没 有 代 理 船 公 司 业 务 客 服 / 分 公 司 经 理 / 老 板 第 8 页 共 23 页

10 五 分 单 安 排 一 个 柜 出 两 份 提 单 根 据 客 户 的 换 单 要 求, 发 送 邮 件 给 船 公 司 或 海 外 代 理 确 认 是 否 可 以 接 受 船 公 司 不 接 受 / 客 户 要 求 的 港 口 没 有 代 理 船 公 司 业 务 客 服 / 分 公 司 经 理 / 老 板 六 申 请 免 柜 期 按 客 户 要 求, 向 船 公 司 申 请 起 运 港 / 中 转 港 / 目 的 港 免 柜 租 / 免 堆 存 根 据 客 户 的 要 求, 按 船 公 司 要 求 填 写 好 申 请 表 格, 发 送 给 船 公 司 的 操 作 或 客 服 船 公 司 不 接 受 业 务 / 船 公 司 业 务 七 提 单 上 显 示 特 殊 条 款 按 客 户 要 求, 申 请 出 船 证 / 在 提 单 上 显 示 一 些 特 殊 条 款 ( 如 信 用 证 要 求 的 条 款 或 港 口 的 显 示 方 式 等 ) 根 据 客 户 的 要 求, 发 送 邮 件 给 船 公 司 或 海 外 代 理 确 认 是 否 可 以 受 需 留 意 船 公 司 是 否 有 特 定 的 显 示 格 式, 如 马 士 基 的 船 证, 就 一 定 要 按 照 他 们 公 司 的 格 式 显 示 4. 可 能 出 现 的 困 难 船 公 司 不 接 受 船 公 司 客 服 / 业 务 / 分 公 司 经 理 八 特 殊 货 物 安 排 危 品 / 特 殊 柜 ( 如 开 顶 柜 / 超 高 柜 / 冻 柜 等 ) 的 装 运 根 据 客 户 的 要 求, 按 船 公 司 要 求 填 写 好 申 请 表 格, 发 送 给 船 公 司 ; 如 出 口 的 是 危 险 品, 除 正 常 报 关 外, 还 需 安 排 申 报 港 监 船 公 司 不 接 受 或 没 柜 第 9 页 共 23 页

11 船 公 司 客 服 & 业 务 / 业 务 / 分 公 司 经 理 第 二 章 文 件 第 一 节 货 代 一 对 单 和 客 户 核 对 确 认 提 单 资 料 A.HB/L: 收 到 客 户 一 次 性 补 料 输 入 系 统, 生 成 HB/L 给 客 户 核 对 待 客 户 确 认 HB/L, 补 料 给 船 公 司 确 认 MB/L 给 船 公 司 B.MB/L: 收 到 客 户 一 次 性 补 料, 发 给 船 公 司 把 MB/L 发 给 客 户 核 对 客 户 确 认 后, 确 认 MB/L 给 船 公 司 A. 截 补 料 时 间 : 1) 美 加 线 --AMS, 船 公 司 截 AMS 时 间 前 一 天 2) 欧 洲 线 --ENS, 船 公 司 截 ENS 时 间 前 一 天 3) 其 他 航 线 --- 驳 船 截 关 次 日 B. 提 单 内 容 ( 类 型 ): 1) 按 客 户 提 供 的 补 料 显 示 ( 以 下 内 容 除 外 : 货 值 金 额,CLEAN ON BOARD) a. 西 非 的 尼 日 尼 亚 : 提 单 要 显 示 CTN NO. 和 FORM M NO. b. 欧 洲 线 或 途 经 欧 洲 的 货 物 : 提 单 上 SHIPPER/CNEE/NOTIFY 除 了 需 要 FULL DETAIL(address/tel/fax) 外 还 需 提 供 并 显 示 ZIP CODE( 邮 政 编 码 ) 和 H.S CODE( 两 个 以 上 货 名, 要 提 供 相 对 应 的 货 物 明 细, 包 括 HS CODE, 件 数, 重 量, 体 积 等 ) c. PORT KELANG,MALAYSIA: 部 分 船 公 司 要 求 显 示 HS CODE 在 提 单 上 d. 发 货 人 不 能 是 境 外 的 公 司, 如 出 船 东 单, 可 先 咨 询 船 公 司, 部 分 船 公 司 接 受 ; 收 货 人 为 TO ORDER 或 TO ORDER OF XXX BANK 时,NOTIFY 不 能 只 显 示 银 行 资 料 e. 到 印 尼 缅 甸 :CONSINGEE 需 显 示 真 正 收 货 人 2) MB/L: 出 HB/L 时, 补 料 给 船 公 司 时 SHIPPER 为 MCL,CONSINGEE & NOTIFY 为 我 司 代 理 客 户 出 差 未 能 提 供 补 料 系 统 故 障 邮 箱 故 障 传 真 机 故 障 业 务 员 或 者 IT 二 放 货 放 单 收 到 客 户 款 项 后, 放 单 给 客 户 第 10 页 共 23 页

12 A. HB/L: 1) 出 正 本 提 单 a. 在 系 统 打 印 正 本 ( 三 正 二 副 ) b. 收 到 客 户 取 单 / 寄 单 保 函 后, 把 提 单 正 本 放 给 客 户 ( 我 司 保 函 格 式 见 附 件 ) 2) 电 放 a. 收 客 户 电 放 保 函 ( 我 司 保 函 格 式 见 附 件 ) b. 在 系 统 导 出 电 放 提 单 发 给 客 户 ( 如 客 户 要 求 在 提 单 COPY 加 盖 电 放 章, 可 按 客 户 要 求 打 印 COPY 件, B. MB/L: 然 后 加 盖 电 放 章 再 发 给 客 户 ) 1) 正 本 提 单, 将 船 公 司 寄 过 来 的 正 本 提 单 转 寄 给 客 户 2) 电 放, 按 船 公 司 要 求 提 交 电 放 申 请, 把 电 放 号, 电 放 信 或 电 放 提 单 发 给 客 户 3).SEAWAY BILL, 按 船 公 司 要 求 提 交 WAYBILL 申 请, 收 到 船 公 司 SEAWAY BILL 后 转 发 给 客 户 A. 月 结 周 结 客 户 : 可 直 接 放 单 给 客 户 B. 非 月 结 周 结 客 户 : 需 款 项 到 帐 后 方 可 放 单 C. 未 付 款 申 请 放 货 : 1) 凭 水 单 放 单 2) 押 柜 交 押 金 等 放 单 ( 一 般 情 况 下 不 建 议 押 核 销 单 放 单, 如 客 户 要 求 一 定 要 以 核 销 单 作 为 抵 押, 没 有 退 税 的 核 销 单 等 同 一 张 废 纸 ) 3) 以 上 两 种 情 况 需 经 理 以 上 主 管 批 准 4) 收 货 人 显 示 为 TO ORDER 时, 不 能 做 电 放 系 统 故 障 邮 箱 故 障 ; 客 户 未 付 款 或 未 付 款 给 船 公 司 业 务 员, 财 务, 船 公 司 业 务,IT 三 发 预 报 给 代 理 (PRE-ALERT) 货 物 装 船 后, 告 知 代 理 将 有 什 么 货 物 出 运 到 代 理 所 在 的 港 口 船 开 后, 把 MB/L,HB/L,D/N C/N( 如 有 ) 一 起 通 过 邮 件 发 给 代 理 大 船 开 次 日 要 将 DOCS 发 给 代 理, 若 需 要 代 理 HOLD 货, 要 特 别 提 醒 代 理 邮 箱 故 障 IT 四 修 改 提 单 客 户 确 认 提 单 后, 按 客 户 要 求 修 改 提 单 内 容 第 11 页 共 23 页

13 收 到 客 户 改 单 保 函 后, 按 照 客 户 要 求 修 改 ; 若 只 需 修 改 HB/L( 如 SHIPPER,CONSIGEE,NOTIFY), 则 不 用 改 MB/L, 若 要 修 改 货 物 描 述, 则 MB/L & HB/L 都 要 一 齐 改 ( 我 司 保 函 格 式 见 附 件 ) A. 改 单 时 间 : 一 般 分 为 开 船 前 改 单, 开 船 后 到 港 前 改 单, 到 港 后 改 单. 三 种 不 同 的 情 况 会 产 生 不 同 金 额 的 改 单 费 用 ( 改 单 费 用 包 括 改 单 费 / 改 仓 单 费 / 海 关 罚 款 ) B. 若 只 改 HB/L, 则 按 公 司 收 费 每 次 收 RMB300; 若 要 改 MB/L, 则 按 船 公 司 标 准 收 取 ( 改 单 是 否 需 加 收, 可 咨 询 业 务 员 ). C. 因 为 改 单 而 产 生 的 目 的 港 罚 款, 要 落 实 是 由 SHIPPER 或 CONSIGNEE 支 付 客 人 未 落 实 如 何 改 单, 拖 延 改 单 时 间 ; 网 络 / 系 统 问 题 业 务 员,IT 一 对 单 第 二 节 船 代 和 客 户 核 对 确 认 提 单 资 料 收 到 客 户 一 次 性 补 料 输 入 系 统, 生 成 MB/L 发 给 客 户 核 对, 让 客 户 确 认 提 单 资 料 1) 印 尼 仰 光 :CONSINGEE 需 为 真 正 收 货 人 2) 到 尼 泊 尔 的 货 物, 需 加 注 FROM CALCUTTA TO NEPAL WILL BE ARRANGED BY CONSIGNEE AND ALL CHARGES ARE BE UNDER CONSIGNEE'S ACCOUNT. 3) 发 货 人 不 能 是 境 外 的 公 司 ; 收 货 人 为 TO ORDER 时,NOTIFY 不 能 只 显 示 银 行 客 户 出 差 未 能 提 供 补 料 系 统 故 障 邮 箱 故 障 传 真 机 故 障 业 务 员 或 者 IT 二 输 入 资 料 到 船 东 系 统 把 客 户 确 认 好 的 提 单 资 料 输 入 船 公 司 的 系 统 船 开 后, 把 客 户 已 确 认 提 单 内 容 和 付 给 东 的 费 用 输 入 船 东 的 系 统 系 统 故 障 IT 第 12 页 共 23 页

14 三 发 预 报 给 船 东 (PRE-ALERT) 把 装 船 情 况, 提 单 资 料 和 费 用 发 给 船 东 总 部 和 目 的 港 代 理 船 开 后, 把 码 头 提 供 的 loading list/14 天 批 复 情 况 / 船 公 司 系 统 渡 出 来 的 VSL REPORT 一 起 发 给 目 的 港 代 理 和 船 公 司 总 部 如 有 到 新 加 坡 的 货 物, 需 在 船 开 2 天 内 发 送 资 料 给 新 加 坡, 其 他 目 的 港, 需 在 船 开 4 天 内 发 送 资 料 给 新 加 坡 和 目 的 港 代 理 客 户 不 能 及 时 确 认 提 单 ; 系 统 故 障 邮 箱 故 障 业 务 /IT 四 放 货 放 单 1 这 是 什 么? 收 到 客 户 款 项 后, 放 单 给 客 户 如 出 正 本, 在 系 统 打 印 正 本 提 单 给 客 户, 如 电 放, 收 到 客 户 电 放 保 函 后 则 邮 件 通 知 目 的 港 代 理 放 货 收 货 人 显 示 为 TO ORDER 时, 不 能 做 电 放 ; 仰 光 的 电 放 通 知, 需 发 给 船 东 总 部 ( 新 加 坡 ) 系 统 故 障 邮 箱 故 障 ; 客 户 未 付 款 业 务 员, 财 务,IT 五 修 改 提 单 客 户 确 认 提 单 后, 按 客 户 要 求 修 改 提 单 内 容 收 到 客 户 改 单 保 函 后, 按 照 客 户 要 求 在 系 统 内 修 改, 然 后 发 给 客 户 核 对 确 认 客 户 确 认 后, 同 时 在 船 东 系 统 进 行 修 改, 修 改 后 重 新 渡 出 资 料 更 新 给 目 的 港 代 理 A. 改 单 时 间 : 一 般 分 为 开 船 前 改 单, 开 船 后 到 港 前 改 单, 到 港 后 改 单 三 种 不 同 的 情 况 会 产 生 不 同 金 额 的 改 单 费 用 ( 改 单 费 用 包 括 改 单 费 / 改 仓 单 费 / 海 关 罚 款 ) B. 因 改 单 而 产 生 的 目 的 港 罚 款, 要 落 实 是 由 SHIPPER 或 CONSIGNEE 支 付 客 人 未 落 实 如 何 改 单, 拖 延 改 单 时 间 ; 网 络 / 系 统 问 题 业 务 员,IT 第 13 页 共 23 页

15 第 三 节 空 运 一 对 单 核 对 和 确 认 MAWB 收 到 航 空 公 司 的 提 单 后, 核 对 和 确 认 MAWB 邮 箱 故 障 传 真 机 故 障 IT 二 H AW B 根 据 MAWB 的 资 料, 输 入 系 统, 生 成 HAWB, 发 给 客 户 在 系 统 中 根 据 MAWB 的 资 料 ( 如 重 量, 体 积, 箱 数 ) 输 入 数 据 生 成 HAWB 系 统 故 障 IT 三 发 预 报 给 代 理 (PRE-ALERT) 告 知 代 理 即 将 出 口 的 货 物 资 料, 让 代 理 做 好 准 备 把 MAWB HAWB 和 D/N 一 起 发 给 代 理 如 要 HOLD 货, 需 提 醒 代 理, 否 则, 默 认 为 可 以 放 货, 货 到 目 的 港 后 代 理 就 会 安 排 放 货 邮 箱 故 障 IT 四 修 改 提 单 按 客 户 要 求, 修 改 HAWB 收 到 客 户 改 单 保 函 后, 按 照 客 户 要 求 在 系 统 内 修 改, 然 后 发 给 客 户 核 对 确 认 除 更 改 港 口 等 特 殊 情 况,MAWB 一 般 不 能 修 改,HAWB 则 可 以 按 照 客 户 要 求 进 行 修 改 第 14 页 共 23 页

16 系 统 故 障 IT 第 四 节 特 殊 操 作 一 客 户 遗 失 提 单 处 理 客 户 遗 失 了 正 本 提 单, 需 用 重 新 签 发 A. 如 客 户 遗 失 的 是 我 司 的 提 单, 需 发 送 客 户 登 报 的 证 明 / 托 运 人 的 申 请 ( 保 函 )/ 收 货 人 的 承 诺 书 / 银 行 的 承 诺 书 和 提 单 COPY 件 给 香 港 审 批, 回 复 OK 后 重 新 签 发 提 单 给 客 户 B. 如 果 客 户 遗 失 的 是 其 他 船 公 司 的 提 单 时, 客 户 需 要 按 照 有 关 船 公 司 的 规 定 申 请 补 发 提 单 需 在 有 法 律 效 力 的 报 纸 上 刊 登 连 续 3 天 的 广 告 在 报 纸, 需 有 托 运 人 的 名 称, 船 名, 航 次, 和 B / L 号, 提 交 报 纸 的 广 告 和 收 据 给 我 司 保 函 需 按 我 司 格 式 填 写, 如 果 收 货 人 栏 是 To Order 或 为 XXX 银 行, 需 要 求 A 级 银 行 ( 需 国 际 认 可 的 国 际 银 行, 不 接 受 地 区 性 银 行 ) 的 承 诺 书 ; 如 果 B / L 显 示 XXX 银 行, 那 么 银 行 的 承 诺 书 将 由 XXX 银 行 签 发 如 果 收 货 人 栏 是 实 际 收 货 人, 我 们 不 要 求 银 行 承 诺 书 二 货 物 短 装 / 溢 装 处 理 货 物 到 达 目 的 港 后, 出 现 短 装 / 溢 装 的 情 况 书 面 告 知 客 户 缺 损 / 溢 装 的 情 况, 并 把 客 户 的 处 理 意 见 反 馈 给 目 的 港 代 理 要 求 代 理 拍 照, 如 有 需 要, 安 排 做 公 证 客 户 没 有 反 应 ; 做 不 了 公 证 业 务 三 烂 柜 处 理 货 物 到 达 目 的 港 后 ( 或 运 输 途 中 ), 发 现 货 柜 破 损 的 情 况 书 面 告 知 客 破 损 的 情 况, 并 把 客 户 的 处 理 意 见 反 馈 给 船 公 司 / 目 的 港 代 理 要 求 代 理 / 收 货 人 拍 照, 如 有 需 要, 安 排 做 公 证 第 15 页 共 23 页

17 客 户 没 有 反 应 ; 做 不 了 公 证 业 务 / 经 理 四 代 购 保 险 按 客 户 要 求, 代 其 向 保 险 公 司 购 买 货 物 保 险 填 写 投 保 单 发 给 保 险 公 司 ( 按 保 险 公 司 要 求, 有 些 保 险 公 司 不 要 求 则 不 用 填 ), 提 供 提 单 和 商 业 发 票 的 COPY 件 给 保 险 公 司, 保 险 公 司 会 根 据 以 上 资 料 签 发 保 单 1) 货 值 通 常 会 按 实 际 货 值 的 1.1 倍 购 买, 保 险 费 = 货 值 *1.1* 保 险 公 司 费 率 ; 2) 建 议 客 人 在 装 柜 前 提 供 基 本 的 资 料 以 便 保 险 公 司 提 早 备 案 ; 3) 特 殊 货 物 需 提 前 与 保 险 公 司 确 认 是 否 承 保 第 三 章 进 口 一 收 到 代 理 预 报 (PRE-ALERT), 需 留 意 以 下 四 点 1 货 到 香 港 南 沙 & 深 圳 时 间 2 放 货 方 式 ( 电 放 或 正 本 提 单 ) 3 运 输 条 款 ( 预 付 或 到 付 ) 4 是 否 需 要 HOLD 货 二 收 到 船 公 司 到 货 通 知 (ARRIVAL NOTICE) 1 发 到 货 通 知 给 客 户, 嘱 客 户 ( 按 船 公 司 要 求 ) 提 供 中 文 补 料 2 将 中 文 补 料 发 给 船 公 司 或 驳 船 公 司 3 与 船 公 司 确 认 二 程 公 司 ( 即 驳 船 公 司 ), 以 便 联 系 上 驳 船 时 间 4 注 意 事 项 : A 发 到 货 通 知 给 客 户 时 需 附 到 货 通 知 表 格 & HB/L COPY B 以 下 五 点 需 按 情 况 注 明 给 船 公 司 : a. 由 于 中 文 补 料 的 收 货 人 是 真 正 收 货 人, 需 注 明 我 司 MARINA CONTAINER LINES (HK) LTD 通 知 才 可 以 放 货 b. 如 SHIPPER 已 申 请 了 FREE TIME c. 如 收 货 人 有 要 求 用 那 家 驳 船 公 司 d. 如 收 货 人 要 求 尾 期 才 上 驳 船 ( 尾 期 即 是 船 到 香 港 南 沙 & 深 圳 转 上 驳 船 的 最 后 限 期, 一 般 情 况 下, 柜 子 在 中 转 港 有 三 天 或 七 天 的 免 柜 / 免 堆 ) e. 如 客 户 要 求 香 港 做 中 检, 需 在 补 料 时 通 知 船 公 司 C 注 明 付 款 方 式 给 船 公 司 第 16 页 共 23 页

18 三 收 到 驳 船 公 司 二 程 提 单 1 核 对 提 单 内 容 并 发 给 客 户 确 认 2 把 客 户 确 认 的 二 程 提 单 发 给 驳 船 公 司 3 与 驳 船 公 司 确 认 上 驳 船 时 间 4 通 知 客 户 驳 船 资 料 和 到 港 日 期, 以 便 客 户 安 排 清 关 准 备 四 放 货 收 齐 客 户 款 项 后, 可 安 排 放 货 给 客 户 1 正 本 提 单 --- 需 收 回 三 份 有 提 单 上 收 货 背 书 的 正 本 提 单 才 可 放 货 给 客 户 2 电 放 --- 需 收 到 代 理 书 面 通 知, 或 收 到 代 理 提 供 的 有 电 放 字 样 提 单 才 可 放 货 给 客 户 3 按 船 公 司 或 驳 船 公 司 要 求, 把 放 货 保 函 正 本 放 给 客 户 ( 放 货 保 函 格 式 见 附 件 ) 4 把 放 货 保 函 COPY 件 发 给 船 公 司 和 驳 船 公 司 通 知 其 放 货 五 按 客 户 需 要 提 供 报 关 和 拖 车 服 务 其 主 要 操 作 方 式 和 出 口 一 样 第 四 章 账 单 归 档 第 一 节 账 单 一 核 对 账 单 ( 应 收 ) 与 客 戶 核 对 应 收 的 费 用 把 应 收 的 费 用, 录 入 系 统, 生 成 账 单 发 给 客 户 确 认 若 是 发 给 海 外 代 理 的 账 单, 需 用 HK 抬 头 账 单 有 误, 客 户 出 差 系 统 故 障 邮 箱 故 障 传 真 机 故 障 若 帐 单 内 容 有 误, 要 与 业 务 或 操 作 落 实,CIF-- 业 务 员,FOB-- 市 场 ; 其 余 系 统 问 题 可 找 IT 二 生 成 账 单 正 本 在 系 统 内 确 认 费 用, 打 印 账 单 正 本 第 17 页 共 23 页

19 收 到 客 户 的 账 单 确 认 后, 在 系 统 内 确 认 账 单, 把 确 认 件 转 给 财 务 开 发 票 ; 从 打 印 账 单 正 本 ( 可 根 据 需 要 确 定 是 否 打 印 正 本, 如 财 务 没 要 求, 建 议 不 要 打 印 出 来, 以 免 浪 费 纸 张 ) : 系 统 中 帐 单 显 示 CONFIRMED 状 态 或 财 务 结 数 后, 不 能 更 改 帐 单 三 核 对 账 单 ( 应 付 ) 核 对 确 认 应 付 的 账 单 ( 付 给 船 公 司 或 报 关 行 拖 车 公 司 等 的 费 用 ) 收 到 应 付 的 账 单 后, 核 对 无 误 后, 确 认 给 对 方 开 发 票 ( 需 同 时 确 认 发 票 抬 头 / 支 付 方 式 ) 空 运 需 留 意 是 否 可 以 分 泡, 分 泡 的 公 式 (CW-GW)X 成 数 +GW, 分 半 泡 简 单 公 式 (GW+CW)/2 费 用 不 正 确 操 作 业 务 四 申 请 付 款 向 财 务 申 请 付 款 给 船 公 司 等 在 系 统 录 入 应 付 的 费 用, 生 成 PAYMENT FORM, 应 付 帐 单 交 给 财 务, 申 请 付 款 ; 财 务 付 款 后, 把 水 单 发 给 对 方 如 果 是 SSL, 付 给 船 东 的 费 用, 根 据 CREDO 输 入 的 各 项 运 费 项 目 输 入 到 LMS>B/L>Cost 之 內, 依 应 付 币 別 生 成 RP 给 财 务 以 退 付 船 东 ; 每 个 航 次 的 Doc Fee 可 以 按 Job No 生 成 一 个 CN, 退 付 HK 总 公 司, 不 需 要 做 PAYMENT FORM 给 财 务 系 统 故 障 邮 箱 故 障 IT 第 二 节 归 档 一 确 认 收 支 确 认 当 月 所 有 JOB 收 支 完 成 在 系 统 检 查 每 票 的 收 支 情 况, 确 认 全 部 已 完 成 ; 打 印 每 票 JOB 的 POFIT & COST 第 18 页 共 23 页

20 收 支 未 完 成 业 务 / 财 务 二 装 订 入 册 把 已 走 船 的 文 件 装 订 入 册, 以 便 查 询 按 JOB NO. 顺 序 及 类 型 排 列, 然 后 装 订 入 册 文 件 夹 的 标 签 需 加 注 类 型 ( 如 SITC/SSL/NVOCC), 以 及 走 船 时 间, 以 便 查 询 第 五 章 常 见 问 题 与 解 答 1. 什 么 是 托 运 单? 托 运 单 是 托 运 人 根 据 贸 易 合 同 和 信 用 证 条 款 内 容 填 制 的, 常 见 托 运 单 向 承 运 人 或 其 代 理 办 理 货 物 托 运 的 单 证, 也 是 提 单 的 初 稿, 其 主 要 内 容 有 经 营 单 位 或 发 货 人 (SHIPPER)/ 收 货 人 (CONSIGNEE) / 通 知 人 (NOTIFY)/ 起 运 港 目 的 港 / 运 费 / 运 输 条 款 / 货 物 描 述 ( 大 多 数 船 公 司 需 要 提 供 中 文 货 名 )/ 装 运 日 期 2. 什 么 是 截 关? 截 关 也 叫 截 放 行 条 时 间, 是 指 截 止 报 关 放 行 的 时 间, 货 物 必 须 要 在 此 时 间 之 前 做 好 报 关 放 行 的 工 作, 递 交 海 关 放 行 条 给 船 公 司, 在 此 时 间 之 后 再 递 交 海 关 放 行 条, 船 公 司 将 视 该 货 物 未 能 清 关 放 行, 不 允 许 上 船, 这 个 时 间 一 般 是 船 开 之 日 前 1-2 天 3. 什 么 是 分 泡? 分 泡 是 针 对 空 运 而 言 的, 空 运 将 货 物 分 为 以 下 几 类 : 泡 货, 重 货, 普 货 分 泡 就 是 因 航 空 公 司 对 泡 货 收 取 的 运 费 要 比 普 货 高, 故 在 订 舱 前 可 与 航 空 公 司 申 请 分 泡, 就 是 运 费 对 分 4. 什 么 是 补 料? SHIIPING INSTRUCTION =SHIIPING DETAILS, 是 指 发 货 人 装 完 货 柜 后, 提 供 的 提 单 资 料, 包 括 发 货 人 / 收 货 人 / 通 知 人 / 起 运 港 / 目 的 港 / 货 物 描 述 / 柜 号 / 封 条 号 5. 什 么 叫 电 放? 电 放 也 叫 电 报 放 货, 指 船 公 司 收 回 全 套 正 本 提 单, 以 电 传 或 电 报 的 的 方 式 通 知 目 的 港 代 理 放 货 的 一 种 方 式, 客 户 凭 提 单 的 COPY 件 就 可 以 提 货, 第 19 页 共 23 页

21 6. 电 放 与 SEAWAY 的 区 别? SEAWAY BILL 放 货 后 不 能 HOLD 货, 电 放 即 使 已 安 排 放 货, 发 货 人 仍 可 在 收 货 人 提 货 前 出 具 正 本 通 知, 要 求 船 公 司 HOLD 货 7. 什 么 叫 并 单? 两 个 或 者 两 个 以 上 的 关 单 项 号 下 的 单 子, 整 柜 出 CY/CY 条 款, 并 且 货 物 是 装 在 同 一 艘 船 上, 并 运 往 同 一 个 目 的 港 的 货 物, 可 应 客 人 要 求, 合 并 成 一 份 提 单, 一 般 收 货 人 应 是 同 一 个 8. 一 般 情 况 下, 进 口 的 费 用 有 哪 些? 一 般 情 况 下, 船 公 司 收 取 的 费 用 有 DTHC 换 单 费 文 件 费 GPS 箱 体 押 金 ( 还 吉 后 可 退 回 ) 具 体 费 率 由 各 船 公 司 定,DTHC 文 件 费 和 出 口 的 费 率 一 样 9. 进 口 客 户 可 以 在 还 没 付 款 给 船 公 司, 没 放 货 的 情 况 下 安 排 报 关 吗? 不 能, 报 关 需 要 用 到 的 单 证 有 进 口 货 物 报 关 单 装 箱 单 发 票 提 单 正 本 报 关 委 托 书 报 检 委 托 书 第 20 页 共 23 页

22 附 页 出 口 流 程 图 主 要 步 骤 业 务 - 客 服 操 作 文 件 操 作 文 件 订 舱 物 流 对 单 费 用 归 档 查 核 费 用 安 排 拖 车 / 仓 库 装 柜 / 报 关 安 排 驳 船 船 东 单 货 代 单 应 收 账 单 查 核 确 认 应 付 账 单 查 核 收 支 是 否 已 完 成 订 舱 核 对 确 认 提 单 核 对 确 认 提 单 查 核 确 认 申 请 付 款 归 档 放 柜 签 发 正 本 船 东 提 单, 放 单 放 货 签 发 货 代 提 单, 放 单 放 货 打 印 正 本 账 单 发 预 报 给 代 理 第 21 页 共 23 页

23 主 要 步 骤 特 殊 操 作 操 作 文 件 申 请 延 迟 修 改 托 运 单 处 理 货 物 缺 损 安 排 换 单 安 排 分 单 处 理 遗 失 提 单 处 理 短 装 / 溢 装 处 理 烂 柜 第 22 页 共 23 页