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溶喻
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1 國立嘉義大學 National Chiayi University 104 年度新進職員教育訓練人事室編印 104 年 6 月 10 日

2 目次一新進職員教育訓練課程表 1 二新進職員教育訓練人員名單 2 三業務講習 3 ( 一 ) 校內財物勞務採購說明 5 ( 二 ) 經費核銷作業實務 23 ( 三 ) 公文流程處理與寫作實務 39 ( 四 ) 人事業務說明及員工權益 63 四附錄 91 ( 一 ) 會計系統操作說明 93 ( 二 ) 文書處理手冊附錄 120 ( 三 ) 本校職員差假一覽表 153 ( 四 )104 年本校特約醫療單位 154 ( 五 ) 本校員工協助方案實施計畫 158 ( 六 ) 研究發展處各式業務申請流程 162 ( 七 ) 總務處行政人員 Q&A 宣導 168

系統操作說明 93 ( 二 ) 文書處理手冊附錄 120 ( 三 ) 本校職員差假一覽表 153 ( 四 )104 年本校特約醫療單位 154 (

3 國立嘉義大學 104 年度新進職員教育訓練課程表日期 :104 年 6 月 10 日 ( 星期三 )08:30-16:30 地點 : 本校蘭潭校區行政中心 4 樓瑞穗廳時間課程講座 08:30-08:50 08:50-09:10 一報到二本校簡介及政策宣導一校長致詞二新進人員自我介紹數位學習邱義源校長 09:10-09:30 本校採購作業實務總務處周育慶專員 09:30-09:50 本校經費核銷作業實務主計室謝勝文主任 10:00-10:30 公文流程處理及寫作實務秘書室范惠珍專門委員 10:30-11:00 人事業務說明及員工權益人事室李青珊組長人事室劉玉玲組長 11:30-12:10 綜合座談人事室鄭夙珍主任 12:10-13:00 休息 / 用餐時間 13:30-13:50 一報到二政策性訓練及宣導 13:50-15:20 情緒與壓力管理 15:40-16:30 廉政倫理與採購案例分享 ( 含請託關說登錄作業獎懲處理原則宣導 ) 備註 : 課程議題講座及時間依實際狀況彈性調整數位學習陽明醫院身心醫學科臨床心理師本校輔諮系林姿吟兼任講師嘉義地方法院政風室王品清主任 1

10:30-11:00 人事業務說明及員工權益人事室李青珊組長人事室劉玉玲組長 11:30-12:10 綜合座談人事室鄭夙珍主任 12:10-13:00 休息 / 用餐時間 13:30-13:50 一報到二政策性訓練及宣導 13:50-15:20 情緒與壓力管理

4 業務講習 3

5 4

6 主題 : 校內財物勞務採購說明主講人 : 總務處周育慶專員 5

7 6

8 校內財物勞務採購說明單位 : 總務處事務組報告人 : 周育慶 1 金額採購屬性採購金額規模工程財物勞務巨額 2 億 1 億 2 千萬查核金額 5 千萬 5 千萬 1 千萬公告金額 1 百萬 1 百萬 1 百萬小額十萬元十萬元十萬元投標廠商資格與特殊或巨額採購認定標準行政院工程會 (88) 工程企字第號 2 7

9 校內常用之採購方式小額 (10 萬元含以下 ) 採購逾公告金額十分之一 (10 萬元 ) 以上採購共同供應契約身心障礙優先採購 3 小額 (10 萬元含以下 ) 採購小額採購之金額, 在中央由主管機關定之 ; 在地方由直轄市或縣 ( 市 ) 政府定之但均不得逾公告金額十分之一地方未定者, 比照中央規定辦理 ( 採 47-3) 金額在一萬元以下者, 得免附估價單 ; 一萬元 ( 含 ) 以上十萬元以下者, 須附一家 ( 含 ) 以上估價單 ( 本校採購作業要點 4-3) 十萬元以下之案件 : 除特殊設備外, 授權十萬元以下採購案由各一級單位主管自行負責 ( 本校採購作業要點 5-1) 應避免意圖規避採購法之適用而分批辦理 8 4

採 47-3) 金額在一萬元以下者, 得免附估價單 ; 一萬元 ( 含 ) 以上十萬元以下者, 須附一家 ( 含 ) 以上估價單 ( 本校採購作業要點 4-3) 十萬元以下

10 小額採購程序採購作業流程開始至會計室網路簽證系統登錄採購項目並列印黏貼憑證用紙 ( 下方為財物購置修繕申請單 ) 於申請人處簽 ( 蓋 ) 章後, 送單位主管及授權主管核章未獲核准不能採購依優先採購身心障礙福利機構或團體生產物品及服務辦法辦理採購綠色環保標章者, 優先採購, 並依共同供應契約採購作業程序辦理否是是單位主管及授權主管簽 ( 核 ) 章是為向身心障礙團體優先採購項目否為共同供應契約採購項目 A 否 5 A 依新台幣 10 萬元以上財物或勞務採購作業程序辦理否是否向同一廠商採購金額合計未超過 NT$10 萬元以上是由學校授權使用單位自行採購採購時請向廠商索取發票或收據 ; 為節省公帑, 請多方詢價, 並請注意採購金額在 1 萬元以下者, 免估價單 ;1 萬元 ( 含 ) 以上 10 萬元以下者, 須有 1 家 ( 含 ) 以上廠商估價單由使用單位依規定填寫財產增加單 1,000 元以下物品由使用單位自行登記列管不需填寫財產增加單由使用單位辦理核銷程序核銷程序 : 申請人 ( 經手人 ) 於黏貼憑證用紙黏貼發票或收據後, 連同相關文件 ( 如估價單財產增加單等 ) 依序送驗收證明人 ( 經手人與驗收證明人不得由同一人擔任 ) 單位主管 ( 學院院長 ) 會辦單位 ( 無會辦時免送 )-> 總務處 -> 會計室 -> 校長 ( 授權主管 ) 等核章採購作業完成 9 6

財物或勞務採購作業程序辦理否是否向同一廠商採購金額合計未超過 NT$10 萬元以上是由學校授權使用單位自行採購採購時請向廠商索取發票或收據 ; 為節省公帑, 請多方詢價, 並請注意採購金額在 1 萬元以下者, 免估價單 ;1 萬元

11 逾公告金額十分之一 (10 萬元 ) 以上採購進行採購前需求單位所須備齊資料送事務組辦理後續採購事宜 : 核准採購項目相關公文資料 :1. 奉准之採購簽案或 2. 相關會議紀錄或 3. 核准公文財物購置修繕申請書採購物品規格 ( 範 ) 書 7 採購作業開始提出核准文件結束未獲核准不能採購依共同供應契約採購程序辦理 10 萬元以上採購程序否是採購項目需有 1. 核准採購簽呈或 2. 相關會議紀錄或 3. 核准公文是至會計室網路簽證系統登錄採購項目並列印財物購置修繕申請書是否為共同供應契約採購項目否將主管核完章之財物購置修繕申請書採購物品規格 ( 範 ) 書及核准採購項目相關公文資料等, 送事務組依政府採購法相關規定辦理採購作業程序 A 10 a. 如有非以公開取得或公開招標方式辦理採購需要者, 招標方式需先簽准, 如限制性招標 b. 採購案預算需事先簽准方可送出 a.10 萬元以上至百萬元以下, 等標期 5-7 天 b. 百萬元以上至查核金額, 等標期天 c. 請需求單位考量, 等標期事務組採購簽呈簽辦時間及考量廠商履約期程等, 採購需求請於適當時機提出, 以 8 確保採購品質

核准公文是至會計室網路簽證系統登錄採購項目並列印財物購置修繕申請書是否為共同供應契約採購項目否將主管核完章之財物購置修繕申請書採購物品規格 ( 範 ) 書及核准採購項目相關公文資料等, 送事務組依政府採購法相關

12 是 A 底價之訂定及開標決標作業採購程序中, 需求單位需配合辦理底價之訂定及開決標會議 ( 第二次以上公告, 除重新檢討底價外, 毋需重訂底價 ) 需求單位書面通知事務組, 結束採購作業本次採購結束否是否繼續公告採購否採購項目決標是 a. 決標後事務組負責與廠商辦理簽訂合約相關事宜 b. 需求單位負責廠商履約管理事宜廠商履約 c. 廠商履約完成, 需繳交完工報告書至事務組否需求單位確認履約是否完成 A 是採購流程結束 9 A 事務組通知辦理驗收作業需求單位需配合驗收作業之執行, 主驗人及會驗人均需到場辦理驗收事宜廠商改善完成廠商辦理改善作業否驗收合格 a. 驗收如不符, 主驗人需給廠商限期改善 b. 廠商如未能改善則依契約相關規定辦理是核銷程序由需求單位依規定填寫財產增加單, 並於會計室網路簽證系統上列印粘貼憑證用紙黏貼發票, 連同相關文件依序送主驗人 ( 經手人與驗收證明人不得由同一人擔任 )-> 單位主管 ( 學院院長 )-> 會辦單位 ( 無會辦時免送 )-> 總務處 -> 會計室 -> 校長 ( 授權主管 ) 等核章採購流程結束 10 11

廠商履約完成, 需繳交完工報告書至事務組否需求單位確認履約是否完成 A 是採購流程結束 9 A 事務組通知辦理驗收作業需求單位需配合驗收作業之執行, 主驗人及會驗人均需到場辦理驗收事宜廠商改善完成廠商辦理改善作業否驗

13 分批 & 分別辦理採購叮嚀事項分批或分別辦理採購機關不得意圖規避本法之適用, 分批辦理公告金額以上之採購 ( 採 14) 機關不得意圖規避本辦法之適用, 分批辦理未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購 ( 中 6) 不同標的不同施工或供應地區不同需求條件或不同行業廠商之專業項目可分別辦理 ( 細 13) 同類標的合併辦理並無困難者, 不以分別辦理為原則同時間洽同一廠商承作者, 其採購金額應加總計算 11 採購標的規格機關辦理採購應依功能或效益訂定招標文件機關所擬定採用或適用之技術規格, 其所標示之擬採購產品或服務之特性, 諸如品質性能安全尺寸, 在目的及效果上均不得限制競爭招標文件不得要求或提及特定之商標或商名專利設計或型式特定來源地生產者或供應者但無法以精確之方式說明招標要求, 而已在招標文件內註明諸如或同等品字樣者, 不在此限 ( 採 26) 同等品 : 指經機關審查認定, 其功能效益標準或特性不低於招標文件所要求或提及者 ( 細 25) 12 12

功能或效益訂定招標文件機關所擬定採用或適用之技術規格, 其所標示之擬採購產品或服務之特性, 諸如品質性能安全尺寸, 在目的及效果上均不得限制競爭招標文件不得要求或提及特定之商標或商名專利設計或型式特定來

14 採購標的規格 - 不當之作法抄襲特定廠商之規格資料超出需求或與需求無關之規格公告金額以上之採購指定特定廠牌之規格或型號或特定國家或協會之標準而未允許同等品型錄須蓋代理廠商之章型錄須為正本限型錄上之規格必須與招標規格一字不差非屬必要卻限制不同組件須由相同廠牌所組成指定進口品 13 採購標的規格 - 不當作法規定廠商須在嘉義市設有營業處規定投標文件須檢附 ISO 認證規定投標時須具備指定之設備規定開標時須攜帶資格文件之正本規定投標時須檢附原廠製造證明原廠保固證明原廠品質保證書限定公部門或國內之實績規定資格與履約能力無關 ( 如採購法律諮詢服務卻規定須具備民間公證人資格 ) 13 14

的規格 - 不當作法規定廠商須在嘉義市設有營業處規定投標文件須檢附 ISO 認證規定投標時須具備指定之設備規定開標時須攜帶資格文件之正本規定投標時須

15 其他 1 萬元 ( 含 ) 以上 10 萬元以下者, 須有 1 家 ( 含 ) 以上廠商估價單一千元以上一萬元以下財物需填寫非消耗品增加單一萬元以上財物需填寫財產增加單收據或發票需確實粘貼於支出粘貼憑證送出前各欄位請確認勿漏章 15 共同供應契約適用機關應利用本契約辦理採購, 前項適用機關有正當理由者, 得不利用本契約, 並應將其情形通知訂約機關 ( 共 6) 正當理由之認定價格較低功能不同緊急需用 ( 工程企號函 ) 採用價格較低功能不同理由應先行另案簽陳校長核准後方可進行採購, 有關採用緊急需用理由得先行採購後再另案簽陳校長核准, 再辦理核銷程序如發現契約價格高於市場行情, 可利用政府電子採購網商品市價通報機制通報訂約機關 ( 臺灣銀行採購部 ) 辦理查價 ( 工程企字第號函 ) 16 14

16 共同供應契約採購程序常犯之錯誤請購單列印格式錯誤請購單核章內容錯誤請購單內未敘明用途及經費來源逾十萬元以上之請購未附財物購置俢繕申請書逾十萬元以上之請購未通知相關單位驗收核銷時未附請購單正本核銷時未附驗收單驗收紀錄未簽章發票或收據日期須於驗收日期之後 17 學校

18 21 身心障礙優先採購身心障礙福利機構或團體庇護工場, 所生產之物品及其提供之服務, 於合理價格及一定金額 (100 萬元 ) 以下者, 各級政府機關公立學校公營事業機構及接受政府補助之機構團體私立學校應優先採購 ( 身心障礙者權益保障法第 69 條 ) 範圍 : 食品手工藝品清潔用品園藝產品輔助器具家庭用品印刷品環保再生碳粉匣 ( 產品代工 ) 及其他經中央主管機關公告之項目依優先採購辦法, 各單位優先採購結果須達法定比率 5% 22 17

心障礙者權益保障法第 69 條 ) 範圍 : 食品手工藝品清潔用品園藝產品輔助器具家庭用品印刷品環保再生碳粉匣

20 25 平時登入逐筆統計建檔, 於年底將統計資料送所屬院中心處室為單位進行彙整後送事務組辦理後續事宜 26 19

21 Q & A 請參閱總務處事務組網頁 27 事務組採購承辦人員介紹姓名職稱負責單位 ( 項目 ) 洪泉旭組長採購案 10 萬元以下 ( 總務長丙章 ) 核章周育慶專員全校 10 萬元以下及共同供應契約採購審核張如松技士農學院圖書館期刋採購 ( 紙本 ) 吳榮山組員生科院師範學院人文藝術學院採購蔡仲瑜書記共同供應契約 10 萬以下採購審核 ( 行政單位 ) 陳雅萍組員理工學院管理學院進修部身心障礙生產物品及服務採購業務蘇美蓉組員行政單位圖書館電子期刋 10 萬以下採購審核 ( 教學單位 ) 聯絡電話 :

22 21

23 22

24 主題 : 經費核銷作業實務主講人 : 主計室謝勝文主任 23

25 24

26 國立嘉義大學 104 年度新進職員教育訓練經費核銷作業實務主計室講師 : 謝勝文主任 104 年 6 月 10 日綱要經費結報應注意事項壹一般支出憑證貳國內出差旅費參國外出差旅費肆印領清冊及個人領據經費報支憑證範例說明 25

27 經費結報應注意事項壹一般支出憑證 : 統一發票 ( 或收據 ) 應載明 1. 買受人 ( 國立嘉義大學 ) 2. 購買日期 3. 購買品名數量單價總價 4. 加蓋商號之發票章 ( 或收據章 ) 發票收據之品名欄若以外文書寫者, 請擇要譯註中文, 另有關單據有外文部分亦請擇要譯註中文收銀機或計算機器開具之統一發票請要求輸入本校統編 : ; 若未輸入統編, 應請營業人加註買受機關名稱或統一編號後, 加蓋統一發票專用章紙本電子發票 : 向廠商洽取紙本電子發票 ( 感熱紙 ) 報支經費時, 請於發票或申請動支經費文件等註記發票字軌號碼 ( 發票號碼 ), 俾利模糊時查考之用取具普通收據時, 應注意運用財政部稅務入口網之營業 ( 稅籍 ) 登記資料公示查詢系統, 查詢廠商是否有使用發票, 俾單據合法核銷財政部稅務入口網 ( 網址 : IEW/24) 公示資料查詢項下營業 ( 稅籍 ) 登記資料公示查詢網頁 26

28 書面資料改正書寫錯誤應注意事項 1. 粘貼憑證用紙印領清冊之金額或相關資料修改時, 請經辦人在改正處簽名證明 2. 統一發票書寫錯誤者, 應依統一發票使用辦法規定另行開立, 不得於統一發票上塗改 3. 支出憑證 ( 例如 : 收據領據 ) 之總數書寫錯誤, 應由原出具者劃線註銷更正, 並於更正處簽名證明金額一萬元以下之案件, 如因業務需要得先行墊付, 一萬元以上之案件不得墊付貳國內出差旅費 : (1/3) 編制內教職員出差應於校務行政系統 / 線上簽核差勤系統事前上網申請出差, 奉准後始得出差助理人員出差填具紙本之出差申請單, 免會人事室, 但請主持人應於出差申請單上之人事室欄位蓋章學生因公出差應於校務行政系統 / 各項作業申請點選學生因公出差申請, 奉准後完成請假出差手續出差事畢, 於 15 日內填具出差旅費報告表, 連同有關單據及核准之出差申請單結報旅費出差旅費報告表內各欄位請核實填列 ( 尤其職級欄務請填列正確, 以利審核旅費報支標準 ) 27

29 出差以服務機關所在地為報支旅費之起 ( 終 ) 點 (2/3) 有關以手機票證搭乘台灣高速鐵路取據之購票證明核銷經費, 依行政政院主計總處 104 年 5 月 6 日主會財字第 B 號函說明, 國內出差旅費報支要點第 5 點規定略以, 搭乘高鐵者, 應檢附票根或購票證明文件核實報支, 又據高鐵公司告以, 以手機票證方式搭乘高鐵者, 可於搭乘日出站時臨櫃取得或透由網路下載購票證明爰透由上開方式取得之購票證明, 均可作為支出憑證, 又基於網路下載購票證明係由當事人自行列印, 故請由報支者本誠信原則就其真實性負責, 並於該證明簽名後作為報支憑證職務等級費別中央機關公務員工國內出差旅費報支數額表特任級人員簡任級人員 ( 第十至十四職等薦任第九職等人員晉支年功俸 ) 單位 : 新臺幣元薦任級以下人員 ( 九職等以下包括雇員技工駕駛及工友 ) (3/3) 交通費搭乘飛機高鐵船舶者, 部會及相當部會之首長副首長得乘坐商務艙 ( 車廂 ) 或相同之座 ( 艙 ) 位, 其餘人員乘坐經濟 ( 標準 ) 座 ( 艙車 ) 位, 並均應檢附票根或購票證明文件, 搭乘飛機者並須檢附登機證存根, 覈實報支其餘交通工具, 不分等次覈實報支住宿費每日上限 2,200 1,800 1,600 檢據覈實報支雜每費日 400 備註 : 一約聘 ( 僱 ) 人員依其原定職等按本表分等數額報支 28

30 參國外出差旅費 : (1/2) 出差應於事前提出出差申請, 奉准後始得出差出差事畢後 15 日內填具國外出差旅費報告表, 連同有關單據及核准之出差申請單結報旅費報支國外旅費應檢附之單據如下 : 1. 機票部份 : (1) 機票票根或電子機票 (2) 國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據或其他足資證明支付票款之文件 (3) 登機證存根或足資證明出國事實之護照影本或航空公司所開立之搭機證明前項以外交通費之報支, 除本國境內依國內出差旅費報支要點規定辦理外, 應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據前項以外交通費之報支, 除本國境內依國內出差旅費報支要點規定辦理外, 應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據 2. 生活費 : 按中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表標準報支 ; 但住宿免費宿舍過境旅館或在交通工具歇夜及返國當日, 生活費按該地區生活費日支數額 30% 報支公差人員一日內跨越兩地區或兩地區以上者, 其生活費日支數額均以當日留宿之區為列支數額 3. 註冊費手續費保險費等辦公費用均應檢據報支 4. 因公赴國外出差人員綜合保險, 保額以 400 萬元為上限 5. 出差人員報支旅費日期應以本國日期計算, 其出國前已辦妥結匯者, 依匯價報支, 未辦理結匯者, 應以出國前一日 ( 如逢假日往前順推 ) 台灣銀行賣出即期美元參考匯價為依據報支 (2/2) 29

31 肆印領清冊及個人領據 : (1/2) 屬於個人之給與 ( 主持人費薪資臨時工資工讀金等 ), 請以清單請購登帳, 並一律以存帳方式存入個人金融帳號, 不得代墊外籍人士應代扣之所得稅會因居留期間而有不同之稅率, 請先行向出納組查詢報支臨時工資及工讀金, 除印領清冊外, 需另檢附工作日誌表講座鐘點費及演講費 : 領據應註明講座給付標準, 並檢附授課課程表 ( 內含上課日期時間 ) 出席費 : 每次會議以 2,000 元為上限, 由各機關學校視會議諮詢性質酌予支給稿費審查費等 : 領據應註明字數及支給標準 (2/2) 30

32 經費報支憑證範例說明注意事項常見可能漏失 ( 錯誤情形 ) 收據或統一發票須註明買受人 ( 國立嘉義大學 ) 日期品名數量單價及金額等 1. 收據或發票漏 ( 未 ) 註明買受人日期品名數量單價或金額大寫登載錯誤等 2. 發票數量只寫一批, 未另加註明細 NOTE 收據請務必加蓋免用發票專用章 NOTE 一批 ( 式 ), 請務必詳細註明清單明細 31

33 注意事項常見可能違失 ( 錯誤態樣 ) 支出金額達二千元以上者, 應儘量取得統一發票核銷, 應取得發票收執聯進行經費核銷, 若為 3 聯式發票應同時附收執聯及扣抵聯核銷誤以扣抵聯或影本辦理核銷三聯式發票, 於經費核銷漏 ( 未 ) 將收執聯與扣抵聯一併黏貼附上 NOTE 1.2 聯式發票收執聯核銷 2.3 聯式發票應將扣抵聯與收執聯依序一併黏貼附上注意事項常見可能違失 ( 錯誤態樣 ) 收銀機式發票及電子發票應鍵入本校統一編號 ( ), 發票未加註貨品名稱應由經手人加註貨品名稱並簽章發票漏 ( 未 ) 鍵入本校統一編號 ( ); 漏 ( 未 ) 加註貨品名稱 ; 或已於發票上加註中文說明, 經手人却未簽章 NOTE 學校統編 NOTE 若沒有品名應加註明細, 並應由經手人簽章 32

34 注意事項常見可能漏失 ( 錯誤態樣 ) 紙本電子發票因無法長時間保存, 各機關 ( 構 ) 員工向廠商洽取紙本電子發票 ( 感熱紙 ) 報支經費時, 請於發票或申請動支經費文件等註記發票字軌號碼 ( 發票號碼 ), 俾利模糊時查考之用各機關 ( 構 ) 員工向廠商洽取紙本電子發票 ( 感熱紙 ) 報支經費時, 未於發票或申請動支經費文件等註記發票字軌號碼 NOTE 紙本電子發票未註記發票字軌號碼注意事項常見可能漏失 ( 錯誤情形 ) 依統一發票使用辦法 24 條規定, 發票書寫錯誤應另行開立發票書寫錯誤未請廠商另行開立收據 ( 領據 ) 內容金額應正確並以國字表達, 若有修改應請出具人劃線註銷更正並於更正處核章 ( 簽名 ) 1. 收據 ( 領據 ) 金額有誤或新台幣金額以數字書寫 ( 錯誤 ex:5,360) 2. 修改處漏 ( 未 ) 簽章或承辦人自行修正核章 NOTE 1. 若有修改應由出具人劃線註銷更正 2. 新臺幣金額表達為國字 33

35 注意事項常見可能漏失 ( 錯誤情形 ) 1. 經費報支於粘貼憑證用紙或財物購置修繕申請應註明用途說明 2. 經手人驗收證明人單位主管學院院長批示等欄位應予核章 1. 未註明用途 2. 經手人驗收證明人單位主管或學院院長批示等欄位漏未核章 3. 經手人與驗收證明人不可同一人 3. 承辦人與驗收人同一人 4. 若款項代墊代墊人應簽名及加註薪資代碼 5. 擬結報金額少於發票或收據金額時, 請於粘貼憑證用紙之金額欄註明實付金額元並由經手人簽名 6. 單據應黏貼於粘貼憑證用紙上, 多張單據按黏貼線, 由上而下黏貼整齊 ; 黏貼單據時應注意勿黏蓋住發票號碼及日期, 應以能清楚看見發票編號及日期為主 4. 代墊款代墊人漏 ( 未 ) 簽名及薪資代碼 5. 擬核銷金額少於發票金額, 未加註實付或經手人未簽章 6. 單據未黏貼, 僅以訂書針固定 ; 發票號碼及日期黏貼時被蓋住 NOTE 請詳細註明用途不可為同一人擬結報金額少於發票或收據金額時, 請於金額欄註明實付並由經手人簽名或核章代墊款代墊人簽名 34

36 NOTE 請用膠水黏貼固定, 勿用訂書針, 以免遞送過程中憑証掉落遺失 NOTE 單據請按憑證黏貼線, 由上而下黏貼整齊 1 2 注意事項常見可能漏失 ( 錯誤情形 ) 1. 出差旅費報告表應填日期出差地點, 出差事由及具領人應簽章 2. 參加訓練或講習性質之各項研習會座談會研討會檢討會觀摩會說明會等不支雜費 ( 例如 1 名薦任組員出差, 雜費為 400 元 ) (1) 屬出席會議出差 1 日 :400 元 (2) 屬出席會議出差半日 :200 元 (3) 屬訓練性質研討會 : 不支雜費 0 元 1. 出差旅費報告表漏未登填日期出差地點等或具領人未簽章 2. 出差申請單與出差旅費報告表內出差之日期地點不一致 3. 參加研討會講習說明會等屬訓練性質者未依規定仍報支雜費 4. 出差旅費報支未使用網路請購系統 / 清單報支 5. 未註明出差事由及各項會議之性質 35

37 NOTE 出差旅費報支, 請使用網路請購系統 / 清單報支 NOTE 訓練講習不支雜費 NOTE 出差人 ( 具領人 ) 應簽章結語講習內容係依當下法規資料整理, 執行經費結報時, 仍須依據最新法令規章辦理依據 97 年 10 月 28 日台審部一字第號函 : 審計部查核各機關 ( 含營業及非營業特種基金 ) 因違反法令規定處行政罰鍰之結果, 存有該等罰鍰肇因公務員執行業務所致, 如逕由公款支付, 顯有欠當為避免上述所提情形致公帑損失情事發生, 請各機關應確實檢視業務執行之管控作業有無應補強之處, 嗣後倘發生類此情事, 並應依規定嚴以追究行政責任各機關員工向機關申請支付款項, 應本誠信原則對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責, 如有不實應負相關責任 36

38 報告完畢謝謝聆聽 37

39 38

40 主題 : 公文流程處理與寫作實務主講人 : 秘書室范惠珍專門委員 39

41 40

42 104 年新進職員教育訓練報告人 : 專門委員范惠珍報告日期 :104 年 6 月 10 日報告大綱觀念交流 & 前言文書處理參考法規及依據公文概述公文結構用語及擬稿方式公文寫作及處理實務上常見問題 41

43 觀念交流 - 身在公門好修行做一天和尚敲一天鐘觀念交流 - 價值觀的拉距多一事不如少一事 ( 有人這樣做 ) V.S 不經一事不長一智 ( 我要不要這樣做 ) 42

44 觀念交流做一天和尚敲一天鐘 - 處理好公文是公務員的基本責任公文是公務傳達溝通的工具 - 溝通傳達行政作為及行政處分藉良好的公文撰擬與處理來完成工欲善其事, 必先利其器 - 良好的公文撰擬及文書處理能力就是利器前言流程 - 完成一件事情的過程公文流程 - 文書自收文或交辦起至發文歸檔止之全部流程公文 - 處理公務之文書 ( 是公務傳達溝通的工具 ) 適用於 : 機關內部間 ( 橫向縱向 ) 機關與機關間機關與人民間機關與民間團體間 43

45 前言如何讓公文辦理更順暢熟悉業務 ( 法規規定人事時地物 ) 除了溝通還是溝通 ( 縱向橫向上下左右 ) 展現誠意文書處理參考法規及依據 (1) 公文程式條例 (14 條 ) 文書處理手冊及附錄事務管理手冊 - 文書處理部分 ( 共 94 條, 依文書處理手冊更具體規定文書處理細節 ) 本校分層負責明細表 ( 本校首頁 - 人事室 - 分層負責明細表 ) ent_sn=

46 文書處理參考法規及依據 (2) 文書處理相關釋例 ( 更新版 ) 文書流程管理作業規範公文寫作變革 : 橫式書寫阿拉伯數字電子化作業公文自民國 94 年開始採橫式書寫, 及為因應電子化作業, 相關法規亦隨之修正這樣的改變是以前的公務員無法想像的好的文書處理依文書處理手冊及相關規定 ( 通案 ) 熟悉權責各該法規 ( 個案 ) 用心 ( 需先協商部分應先協商 ) 細心 ( 最後要送出之前再檢查一遍 ) 應留意追蹤承辦公文流向及辦理情形 45

47 公文概述 (1) 何謂公文公文程式條例第 1 條稱公文者, 謂處理公務之文書文書處理手冊定義文書之意義處理公務或與公務有關之一切資料機關與機關或機關與人民往來之公文書, 機關內部通行之文書公文以外之文書而與公務有關者公文概述 (2) 公文類別依現行公文程式條例規定分為六種 : 令呈咨函公告其他公文令 : 公布法律發布法規命令及人事命令時使用呈 : 對總統有所呈請或報告時用咨 : 總統與立法院監察院公文往復時用 46

48 公文概述 (3) 公文類別函 : 各機關理公務公文往復時使用, 有下列情形 : 上級機關對所屬下級機關有所指示交辦批復時下級機關對上級機關有所請求或報告時同級機關或不相隸屬機關間行文時民眾與機關間之申請及答復時公告 : 各機關對公眾有所宣布時用得張貼於機關之公布欄電子公布欄, 或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布如需他機關處理者, 得另行檢送公文概述 (4) 公文類別其他公文 : 書函開會通知單會勘通知單公務電話紀錄其他定型化處理之公文 ( 完工報告申請表等 ) 手諭簽報告箋函或便箋聘書證明書證書或執照契約書提案紀錄節略說帖等依公文程式條例第 2 條第 2 項規定, 前述各款之公文必要時得以電報電報交換電傳文件傳真或其他電子文件行之 47

49 公文處理程序公文處理程序收文處理 : 簽收拆驗分文編號登錄傳遞 ( 文書組 ) 文件簽辦 : 擬辦送會陳核核定 ( 承辦人核稿人 ) 文稿擬判 : 擬稿會稿核稿判行發文處理 : 繕印校對蓋印及簽署編號登錄封發送達 ( 文書組 ) 歸檔處理 : 依檔案法及其相關規定辦理公文結構 ( 函書函 ) 機關名稱文別聯絡方式受文者欄發文日期字號速別密等附件欄本文 ( 主旨說明辦法 ) 正副本函蓋校長簽名章書函及開會通知蓋機關全銜條戳 48

50 公文本文分段 (1) 公文本文分段 ( 活用三段式 ) 主旨全文精要, 說明行文目的與期望, 應力求具體扼要 ( 不超過 150 字 ) 說明 ( 經過原因 ) 案情必須就依據事實來源或理由作較詳細之敘述, 無法於主旨段容納時, 於本段說明 ( 附件可於主旨或本段說明 ) 49

51 公文本文分段 (2) 公文本文分段 ( 活用三段式 ) 辦法 ( 建議請求擬辦核示事項 ) 向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時, 用本段列舉其分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時, 應編列為附件承辦人可依公文複雜程度選擇採取一段二段或三段式製作公文, 能一段完成則不必用二段 ( 範例 - 三段式 ) 公文製作要領公文製作要領文字使用 - 簡淺明確實際作業 - 力求正確清晰簡明迅速整潔一致完整格式正確 - 依公文格式製作條理分明 - 依據來源理由經過附件用語適切 - 態度禮貌用語應顧及公務倫理訴求清楚 - 最好一文一事 50

52 公文用語 (1) 公文用語目的期望及准駁用語 - 以用在主旨為宜稱謂用語 - 發文者對受文者之稱謂及自稱直接稱謂用語間接稱謂用語一般用語 - 起首語引敘語經辦語准駁語請示語附送語結束語法律統一用字及用語公文語彙法制用字用語補充數字用法公文用語 (2) 期望用語得視需要酌用請希請核示 ; 請鑒核 : 請受文者核定, 以利發文者依核示事項辦理 ( 上行文 ) 請核備 : 為尊重受文者, 行文受文者報備 ( 上行文 ) 請查照 : 請受文者查明後依文中所述辦理請辦理見復 : 請受文者辦妥後務必回復發文者 ( 平行文 ) 51

53 公文用語 (3) 目的期望及准駁用語舉例請備查 : 為尊重受文者, 行文受文者報備准予核備或同意備查 : 回復同意行文機關請求應予照准 ; 未便照准請查明見復 : 請受文者查明後務必回復發文者希照辦 : 希受文者依文照辦 ( 下行文 ) 希辦理見復 : 希受文者辦妥後務必回復發文者文書處理擬稿方式 (1) 簽先簽後稿簽稿並陳以稿代簽之使用時機簽 : 係指依案情需要提出具體處理意見或解決問題之方案簽請核示簽應依主旨說明擬辦三段式辦理案情簡單之簽, 可使用便簽, 不分段, 以條列式簽擬創簽時應留意撰簽的日期 ( 尤其是用舊檔案來改者 ) 簽擬人及簽章之一致性 ( 主管及承辦人 ) 52

54 文書處理擬稿方式 (2) 先簽後稿 : 指案情內容複雜, 必須先行簽准後再辦稿之案件 1. 制定訂定修正廢止法令案件 2. 有關政策性或重大興革案件 3. 牽涉較廣, 會商未獲結論案件 4. 擬提決策會議討論案件 5. 重要人事案件 6. 其他性質重要必須先行簽請核定案件文書處理擬稿方式 (3) 簽稿併陳 : 簽及稿二者均需經由首長核准始得發文, 可將簽與稿一併陳核 ( 簽稿都需核章 ) 1. 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件 2. 依法准駁, 但案情特殊須加說明之案件 3. 須限時辦發不及先行請示之案件以稿代簽 : 一般案情簡單, 或例行承轉之案件, 可以稿代簽 ( 稿面核章 ) 53

55 公文撰寫數字使用原則公文數字使用原則 : (1) 數字用語具一般數字意義 ( 如代碼身分證日期時間計量單位, 統計數據 ) 使用阿拉伯數字 (2) 數字用語屬描述性用語專有名詞 ( 如地名書名人名慣用語 ) 使用中文數字 (3) 屬法規條款, 應依中央法規標準法法律統一用語表規定辦理公文處理時限 (1) 公文辦理時限文書處理應隨到隨辦隨辦隨送, 不得積壓各類公文處理期限 : 一般公文最速件 :1 日速件 :3 日普通件 :6 日 54

56 公文處理時限 (2) 公文會簽會核時限最速件 :1 小時速件 :2 小時普通件 :4 小時會辦之文件, 受會單位應視同速件, 並依收發文程序辦理同仁應養成隨到隨辦隨辦隨傳電子實體合一之精神簽辦或傳送公文 ; 並落實代理公文處理時限 (3) 限期公文 ( 無須填速別 ) 來文或依其他規定訂有期限之公文, 應依其規定期限辦理 ( 若限期太久或定期陳報表報, 可影印或錄案存辦, 文先歸檔 ) 來文訂有期限者, 如受文機關收文時已逾文中所訂期限者, 該文得以普通件處理或應洽來文機關確定辦理時限變更來文所訂期限者, 須聯繫來文機關確認 55

57 發文函稿常見問題 (1) 應釐清受文者正副本 ( 影響期望語及稱謂語使用 ) 開會通知單出列席者以姓名職銜書寫, 例如 : 李安進主任秘書范惠珍專門委員許文權組長附件名稱及數量未敘明或附件名稱與內文附件名稱不一致承辦人未留意發文係以學校名義發文 ( 爰稱謂語應以本校或本校 OO 學系, 而誤用本處或本中心等文字 ) 錯別字或漏字 ( 完成公文製作未再仔細檢視 ) 發文函稿常見問題 (2) 上行文或平行文期望語使用不當未留意引用依據與受文者之關係 ( 例如縣市政府轉知其他縣市政府獎學金申請或發放辦法 ) 主旨太冗長或太簡短 ( 例有關 00 案請參說明 - 主旨應說明行文目的與期望 ) 附件內容有誤 ( 急就章或以過去檔案修改未完全檢視內容, 尤其是辦理日期時間人數金額人名等 ) 56

58 發文函稿常見問題 (3) 依據未註明完整 ( 缺函文日期或字號 - 依據貴會 103 年 7 月 30 日漁發會字第號函辦理 ) 受文者未使用全銜 ( 農委會 - 行政院農業委員會 ) 說明或辦法若只有一項, 應直接接說明段或辦法段下書寫, 無需另起一行冠項次 ( 說明 : 依據 ) 儘量簡潔避免贅字 ( 例如 " 之 " 或 " 的 " 等 - 讀讀看 ) 公文撰寫實務上常見問題 (1) 公文期望目的及稱謂用語空格問題教育部 104 年 4 月 1 日以書函檢轉行政院 104 年 3 月 25 日函示略以為期使各機關處理公文有一致遵循標準, 自即日起有關公文之期望目的及稱謂用語均無需挪抬 ( 空格 ) 例如請查照請查照請鑒核請鑒核 57

59 公文處理實務上常見問題 (1) 單位內意見不一致時單位內各組意見不一致時, 應先取得共識再送會相關單位, 避免公文在單位內來回, 延宕辦理時間案情複雜或會簽單位過多時會簽單位過多者建議以協調會紀錄取代會簽意見案情較複雜公文需先協調有共識再簽擬, 避免單位間意見不一致之公文往返時間及單位間之和諧公文處理實務上常見問題 (2) 文書處理簡化可用直接辦稿或簽稿併送時, 不必先簽後辦可用電話會議會談紀錄時, 不必行文例行公文可予定型化時, 不必重複簽辦不必要的副本不必抄送能合併處理一稿發文時, 不必一事數稿分別發文通案公文, 可一次直接發行至應達層級時, 應一次下達, 不必逐級層轉 58

60 公文處理實務上常見問題 (3) 簡簽之使用各承辦人收到文書組分送之公文時, 若公文無適當之空白位置可簽擬意見, 或簽擬之意見需會送其他單位表示意見時, 請使用簡簽或會核單格式, 並輸入學校收文號檔號等 ; 惟簡簽僅適用於外部來文時用內部創簽仍應由筆硯公文系統製作並取號管控流程, 以利追蹤公文辦理流程公文處理實務上常見問題 (4) 簽註日期及時間問題文書處理過程中之有關人員, 均應於文面適當位置蓋章或簽名, 並註明時間 ( 例如 11 月 8 日 16 時, 得縮記為 1108/1600), 以明責任簽名必須清晰, 以能辨明為何人所簽註明決行層級承辦人需參考分層負責明細表, 於文面註明決行層級, 落實分層負責規定 59

61 公文處理實務上常見問題 (5) 歸檔經機關首長 ( 校長 ) 核示或依本校分層負責規定授權各單位主管決行之公文一定要記得辦完隨時歸檔 ( 送本校檔案管理單位文書組 ), 避免檔案遺失或時間過久忘記歸檔之風險單位存查各單位之創簽文於核示後亦應於電子公文辦理單位存查並將檔案分類歸檔以備查考文書保密 (1) 各機關員工對於本機關任何文書, 除經允許公開者外, 應保守機密, 不得洩漏文書之處理, 不得隨意散置或出示他人各級人員經辦案件, 無論何時, 不得以職務上之秘密作私人談話資料非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件 60

62 文書保密 (2) 文書之核判會簽會稿時, 不得假手本機關以外之人員, 更不得交與本案有關之當事人文書放置時, 應置於公文夾內, 以防止被他人窺視下班或臨時離開辦公室時, 應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內並即加鎖文書保密 (3) 職務上不應知悉或不應持有之公文資料, 不得探悉或持有因職務而持有之機密文件, 應保存於辦公處所, 並隨時檢查, 無繼續保存之必要者, 應繳還原發單位 ; 無法繳回者應銷毀之承辦機密文書人員, 發現承辦或保管之機密文已洩漏遺失或判斷可能洩漏遺失時, 應即報告所屬主管查明處理 61

63 心得分享及期許不畏歷練及改變, 增加自己全方位能力有所為有所不為, 不重過程重結果工作上一份成就感應是大於一份薪水的意義公務員是一份定義自己一生價值所在的志業公務員依法行政, 更應本專業有積極的作為做一個快樂有自信的公務員敬請指教 62

64 主題 : 人事業務說明及員工權益主講人 : 人事室李青珊組長人事室劉玉玲組長 63

65 64

66 國立嘉義大學新進職員教育訓練主講人 : 人事室李青珊組長劉玉玲組長 1 目錄兼課兼職規定工作時間規定各假別准假日數及規定員工福利考核獎懲訓練進修保險 - 給付標準心理及精神支持機制 65 2

67 目錄兼課兼職規定工作時間規定各假別准假日數及規定員工福利考核獎懲訓練進修保險 - 給付標準心理及精神支持機制 3 兼課及兼職規定 66 4

68 公務人員兼職法令規定 : 一公務員服務法二公務人員兼任政府投資或轉投資民營事業機構捐 ( 補 ) 助財團法人及社團法人董監事職務規定 5 公務人員公務員服務法第 13 條規定 : 公務員不得經營商業或投機事業但投資於非屬其服務機關監督之農工礦交通或新聞出版事業, 為股份有限公司股東, 兩合公司之有限責任股東, 或非執行業務之有限公司股東, 而其所有股份總額未超過其所投資公司股本總額百分之十者, 不在此限公務員非依法不得兼公營事業機關或公司代表官股之董事或監察人公務員利用權力公款或公務上之秘密消息而圖利者, 依刑法第一百三十一條處斷 ; 其他法令有特別處罰規定者, 依其規定其離職者, 亦同公務員違反第一項第二項或第三項之規定者, 應先予撤職 67 6

69 公務人員公務員服務法第 14 條公務員除法令所規定外, 不得兼任他項公職或業務其依法令兼職者, 不得兼薪及兼領公費依法令或經指派兼職者, 於離去本職時, 其兼職亦應同時免兼 7 公務人員公務員服務法第 13 條相關函釋, 請見人事室網頁熱門服務專區 68 8

70 公務人員公務人員兼任政府投資或轉投資民營事業機構捐 ( 補 ) 助財團法人及社團法人董監事職務規定一關於公務人員兼任政府投資或轉投資民營事業機構董監事部分 : ( 一 ) 公務人員在職務上對民營事業機構有直接監督關係者, 不得兼任其董監事職務 ( 二 ) 行政機關公立學校, 以科長或相當層級以上人員兼任為限 ; 事業機構, 以事業總機構一級副主管及分支機構 ( 附屬單位 ) 首長以上之主管人員兼任為限 ( 三 ) 各機關 ( 構 ) 學校專任聘僱人員, 不得兼任政府投資或轉投資民營事業機構董監事及其他執行業務之重要職務 9 公務人員二關於公務人員兼任財團社團法人董監事部分 : ( 一 ) 各主管機關應徹底檢討派兼財團法人董監事情形, 如非確屬業務需要, 均不得再派員兼任 ( 二 ) 行政機關公立學校, 以科長或相當層級以上人員兼任為限 ; 事業機構, 以事業總機構一級副主管及分支機構 ( 附屬單位 ) 首長以上之主管人員兼任為限 ( 三 ) 各機關 ( 構 ) 學校專任聘僱人員, 不得兼任政府捐 ( 補 ) 助財團社團法人董監事及其他執行業務之重要職務 69 10

71 公務人員兼課法令規定 : 行政院人事行政局局考字第 0 九五 00 六 0 五六四一號書函公務人員兼任教學工作, 應經服務機關許可, 除以事假或休假登記外, 並得以加班補休方式辦理, 惟仍應受每週兼課時數不得超過 4 小時之限制 11 校務基金專案人員兼課及兼職法令規定 : 本校專案員工作規則第 26 條本校員工非經校長同意, 不得在校內外兼職或兼課 70 12

72 工作時間規定 - 法規勞動基準法暨其施行細則行政院及所屬各機關公務人員平時考核要點公務人員請假規則勞工請假規則本校差勤管理要點本校教職員加班管制要點本校教職員因公出差應行注意事項 13 工作時間規定本校因業務需要, 得依工作需求實施加班輪班輪值及延長工時得於加班後 6 個月內補休因故不能工作時, 應先行請假, 核准後方可離開工作崗位但遇急病或緊急事故, 得委託他人代辦手續嚴禁代人刷卡, 違反者一律以記過處分 71 14

73 工作時間規定工作時間為上午 8 點至下午 17 點, 彈性上班時間僅有上午 8 點至 8 點 30 分, 上午請假者, 應於下午 1 點前刷卡到公 8 時 31 分上班應請假 1 小時 (8 時至 9 時 ) 9 時 1 分上班應請假 2 小時 (8 時至 10 時 ), 餘類推當日請假未滿 1 日, 離開時應刷退漏刷卡應於三日內填本校職員上下班未刷卡登記表送人事室補登 15 工作時間規定中午 12 點至下午 1 點應辦公服勤, 加班時數累計於寒暑假補休以時為單位請假, 請假時數與上班時數合計需滿 8 小時 ( 不含中午 1 小時 ), 於 8 時 10 分上班, 提早 2 小時下班, 請假時間應為 15 時至 17 時, 但 15 時 10 分以後始得下班 72 16

74 工作時間規定系統內點選加班補休假別, 再點選補休情形, 可查詢個人補休紀錄正常工作時間以外之加班, 一律線上申請加班, 並以加班補休假別申請補休系統會按照加班日期先後自動扣除已補休時數, 但已逾 6 個月時數自動失效 17 工作時間規定出差 : 以國內出差單申請, 勿以公假或公出申請公假 : 符合公務人員請假規則第 4 條情形者公出 : 上班時間, 短時間外出處理公務, 仍應刷退, 因處理公務未能於規定上下班時間刷卡者, 應申請差假 73 18

75 工作時間規定公假一奉派參加政府召集之集會二參加政府舉辦與職務有關之考試, 經機關長官核准者三依法受各種兵役召集四參加政府依法主辦之各項投票五因執行職務或上下班途中發生危險以致傷病, 必須休養或療治, 其期間在二年以內者六奉派或奉准參加與其職務有關之訓練進修, 其期間在一年以內者但公務人員訓練進修法規另有規定者, 從其規定七奉派考察或參加國際會議八應國內外機關團體邀請, 參加與其職務有關之各項會議或活動, 或基於法定義務出席作證答辯, 經機關長官核准者九參加本機關舉辦之活動, 經機關長官核准者十因法定傳染病經各級衛生主管機關認定應強制隔離但因可歸責於當事人事由而罹病者, 不在此限十一依考試院訂定之激勵法規規定給假者 19 各假別准假日數及規定 74 20

76 各假別准假日數及規定適用規定適用規定注意事項公務人員公務人員請假規則本校職員獎懲實施要點 1. 曠職繼續達 1 日未達 2 日或 1 年內累積逾 2 日未達 5 日者, 予以記過處分 ; 曠職繼續達 4 日或 1 年內累積達 10 日者, 記貳大過處分並予以免職 2. 病假延長期限已滿或請公傷假已滿期限兩年, 仍不能銷假, 應予留職停薪 3. 前項人員自留職停薪之日起已逾一年仍未痊癒者, 應依法規辦理退休退職或資遺專案人員勞動基準法勞工請假規則本校職員獎懲實施要點及專案工作人員工作規則 1. 曠職繼續達 1 日未達 2 日或一年內累積逾 2 日未達 5 日者, 予以記過處分 2. 無正當理由繼續曠職 3 日或 1 個月內曠職達 6 日者, 本校得不經預告終止契約 21 各假別准假日數及規定重點說明事假 ( 含家庭照顧假 ) 病假 ( 含生理假 ) 產前假陪產假補休, 得以時計婚假喪假休假, 每次請假應至少半日請娩假流產假陪產假二日以上之病假應檢具合法醫療機構或醫師證明書各項假別請參職員差假一覽表出國應於 2 週前填送紙本出國申請表 75 22

77 員工福利 23 員工福利生日禮券 :1,200 元教師節禮券 :300 元資深行政人員禮券 :2,000 元 (10 年 ) 3,000 元 (20 年 )4,000 元 (30 年 )5,000 元 (40 年 ) 托育服務 : 本校附設實驗國民小學及幼兒園, 提供本校同仁子女優先入學 76 24

78 員工福利社團活動 : 一年補助 5000 元本校設有網球桌球羽球休閒登山有氧運動樂活自行車太極拳福智中華花藝明心讀書會等社團文康活動 : 每年辦理新春團拜及健行桌球躲避球帶式橄欖球全校運動會等體育活動與民間業者簽訂優惠措施 : 提供優質又優惠的食衣住行育樂店家, 同仁可至人事室網頁 / 熱門服務 / 員工生活服務區, 查詢參考擇用 25 員工福利本校特約醫院診所 : 與鄰近醫療院所簽訂契約期限內提供教職員工就醫診療優惠與保健諮詢 ( 如中醫耳鼻喉科皮膚科牙科眼科婦產科身心醫學科 ) 健康檢查服務 : 1. 提供本校年滿 40 歲以上公務人員,2 年 1 次之政府健康檢查方案 2. 配合學務處每學年度辦理之新生健康檢查, 針對新生健康檢查項目, 提供教職員工團體特優價 77 26

79 考核獎懲 27 考核獎懲適用規定進用類別適用規定公務人員 1. 公務員服務法 2. 公務人員考績法暨其施行細則 3. 行政院及所屬各機關公務人員平時考核要點專案人員 1. 勞動基準法 2. 本校進用契僱人員及專案工作人員實施要點 3. 本校專案工作人員工作規則本校職員獎懲實施要點本校績優兼任行政工作教師及職員選拔要點 78 28

80 考核獎懲平時考核進用類別公務人員專案人員考核時間每年 4 月 8 月每年 7 月考核項目工作知能及公文績效創新研究及簡化流程服務態度品德操守領導協調能力 ( 主管 ) 年度工作計畫等計 6 項工作操行學識才能考核紀錄等級分 A B C D E, 考列 D 或 E 者, 主管應與受考人面談分 A B C D E 平時獎懲獎勵分嘉獎記功記大功, 懲處分申誡記過記大過 29 考核獎懲另予考績 ( 考評 )& 年終考績 ( 核 ) 進用類別公務人員專案人員辦理時間每年 12 月辦理每年 12 月辦理考核項目 1. 工作 50% 2. 操行 20% 3. 學識 15% 4. 才能 15% 1. 工作 (50 分 ): 時效 (20 分 ) 負責 (20 分 ) 勤勉 (10 分 ) 2. 操行 (20 分 ): 配合度 (10 分 ) 言行 (10 分 ) 3. 學識才能 (30 分 ): 表達 (10 分 ) 學識 (10 分 ) 教育訓練 (10 分 ) 考核等第甲等..80 分以上, 晉本俸 1 級給與 1 個月俸給, 年功俸最高俸級, 給 2 個月俸給乙等..70 分上不滿 80 分, 晉本俸 1 級給與半個月俸給, 年功俸最高俸級, 給 1.5 個月俸給丙等..60 分上不滿 70 分, 留原俸級丁等.. 不滿 60 分, 免職另予考績依上開等第結果給與考績獎金, 但不晉級 79 壹等..80 分以上, 續聘 1 年並晉薪 1 級貳等..70 分至 79 分, 續聘 1 年不予晉級連續 2 年考列貳等不予續聘參等..70 分以下, 不予續聘另予考評考列壹等或貳等, 得予續聘不晉級, 考列參等不予續聘 30

81 考核獎懲注意事項公務人員 1. 獎懲抵銷後累積達記過以上處分曠職 1 日或累積達 2 日事病假合計超過 14 日者, 不得考列甲等 2. 延長病假 6 個月以上得考列丙等專案工作人員 1. 年度考核內請事病假合計 14 日以上, 但特殊原因且表現優異有具體事蹟者不在此限 2. 延長病假 3 個月以上或獎懲抵銷後仍累積記過處分初評不得考列壹等 31 考核獎懲本校績優職員選拔在本校連續服務滿三年以上, 最近三年年終考績均列甲等或年終考評均列壹等, 且具有下列各款事蹟之一者, 得選拔為本校績優職員 1. 辦理重要工作, 規劃周密, 克服困難, 圓滿達成任務並有具體事蹟者 2. 對經辦業務, 認真負責積極創新, 表現優異, 提出有關論著或具體改進辦法, 經採行確具成效者 3. 奉公守法, 廉潔自持, 且工作表現優異, 有具體事蹟者 4. 對儀器設備之維護改良, 能減少損害, 節省公帑, 並能提高教學與研究效率者 5. 對校務設施, 提供具體建議, 經採行成效卓著者 6. 適時消弭意外事件或重大變故之發生, 或已發生能處置得宜, 免遭嚴重損失者 7. 執行職務, 聞聲救苦, 發揮主動積極精神, 克服困難, 有效解決問題 8. 其他在工作品德學術等方面, 有具體特殊事蹟, 足為全校同仁之楷模者 80 32

82 考核獎懲年終獎金任職至年終滿 1 年以上者, 給與 1.5 個年終獎金任職至年終未滿 1 年者, 依在職期間比例計算 33 訓練進修 81 34

83 訓練進修進修學位公餘時間進修.. 服務滿 1 年以上, 大學學位每學期補助 1 萬元 ; 碩士學位補助 6000 元進修本校大學部研究所補助 2 萬元, 碩士學位至多補助 2 學年部分辦公時間進修.. 服務滿 2 年以上, 不予補助, 每週最高給與 8 小時公假年資計至學期開始前 1 月止以上僅適用公務人員 35 訓練進修在職訓練人事室每年將訓練需求調查表行文各單位, 調查各單位年度教育訓練需求, 彙整簽辦後於暑假期間或學期中辦理各類教育研習活動教育訓練相關課程資訊 ( 如新進人員及行政人員行政知能 ), 置於人事室 / 熱門服務 / 終身學習 / 教育訓練教材區, 供同仁隨時下載研讀 82 36

84 訓練進修終身學習進用類別公務人員專案工作人員指定課程每人需參加性別主流化與機關內部控制課程 2 小時以上 ( 實體及數位皆可 ) 學習時數至 8 月底以前最低學習時數為 40 小時, 其中數位學習不得低於 5 小時, 業務相關之學習時數不得低於 20 小時至 10 月底以前最低學習時數為 40 小時未達前項各訓練時數標準者, 列入年終考績 ( 評 ) 之參考依據 37 保險 - 給付標準 83 38

85 公務人員生活津貼支給標準給付項目結婚補助生育補助 2 個月薪俸額 2 個月薪俸額給付內容本人符合公保規定支領生育給付者不得申請配偶如為公務人員可申請差額部分喪葬補助子女教育補助父母配偶死亡 5 個月薪俸額 3 個月薪俸額子女死亡子女在臺澎金馬地區居住, 就讀政府立案之公私立大專以下小學以上學校肄業正式生, 可按規定申請子女教育補助 39 公保支給標準給付項目生育育嬰留職停薪津貼死亡眷屬喪葬津貼給付內容 2 個月薪俸額依 6 個月保險薪俸平均數計算依 6 個月保險薪俸平均數 60% 計算依 10 年投保年資保險薪俸平均計算因公 :36 個月非因公 :30 個月 2 個月薪俸額依 6 個月保險薪俸平均數計算給與父母及配偶給與 3 個月子女未滿 12 歲給與 1 個月, 年滿 12 歲未滿 25 歲給與 2 個月 84 40

86 公保支給標準給付項目給付內容殘廢全殘廢 : 因公 :36 個月 (6 個月保險薪半殘廢 : 因公 :18 個月俸平均數計算 ) 養老給付 (10 年投保年資保險薪俸平均計算 ) 非因公 :30 個月非因公 :15 個月部份殘廢 : 因公 :8 個月非因公 : 6 個月一次養老給付每滿 1 年給與 1.2 個保險俸額, 最高以 42 個月, 辦理優存者最高以 36 個月為限養老年金給付每滿 1 年在給付率 0.75% 至 1.3% 間核給, 最高以 35 年總給付率最高以 45.5% 俟公務人員退撫法律修正通過後施行 41 勞保給付標準給付項目傷病給付普通傷病職業傷病失能給付給付內容普通傷害或普通疾病, 不能工作之第 4 日起給付, 平均投保薪資的 50%, 給付 6 個月 ; 投保年資滿 1 年再加發 6 個月因執行職務致傷害或職業病, 不能工作之第 4 日起, 第 1 年內給付平均投保薪資的 70%; 第 2 年起, 給付投保薪資的 50% 治療後仍不能期待治療效果, 經醫院診斷為永久失能, 並符合失能給付標準規定 ( 共分 12 類 15 級 220 項 ), 給付平均日投保薪資的 30 日 ~1200 日 ; 如因職業傷病可依給付標準增給 50% 85 42

87 勞保給付標準給付項目老年給付 ( 最高 60 個月之月投保薪資平均計算 ) 生育給付 (6 個月投保薪資平均計算 ) 年金給付一次給付本人給付內容下列擇優發給保險年資每滿 1 年按平均投保薪資 0.775% 計算並加計 3000 元保險年資每滿 1 年按平均投保薪資 1.55% 計算保險年資每滿 1 年, 給付 1 個月 ; 超過十五年, 每滿 1 年, 給付 2 個月滿半年以 1 年計最高 45 個月生育補助費 60 日 43 勞保給付標準給付項目給付內容死亡給付本人眷屬喪葬津貼 5 個月遺屬年金老年年金給付期老年年金給付標準計算後金額之半數發給遺屬年金保險有效期保險年資每滿 1 年按平均投保薪資 1.55% 計算職業死亡另 1 次發給 10 個月遺屬津年資未滿 1 年, 給付 10 個月 ; 貼 ( 一滿 1 年未滿 1 年, 給付 20 個次支領 ) 月 ; 滿 2 年, 給付 30 個月職業致死不論年資, 一律給付 40 個月父母配偶 3 個月子女年滿 12 歲 2.5 個月未滿 12 歲 1.5 個月 86 44

88 心理及精神支持機制

89 心理及精神支持機制本校員工協助方案實施計畫目的 1. 發現並協助公務同仁解決可能影響工作效能之相關問題, 使其能以健康的身心投入工作, 提昇其工作士氣及服務效能 2. 提供多樣化的協助性措施, 建立樂活關懷的工作環境, 更以預防性的觀念創造一個有效率與活力的工作文化, 提昇組織績效與競爭力 47 心理及精神支持機制員工協助方案服務項目服務內容諮詢專線心理諮詢包括壓力調適人際關係情緒管理生涯各階段重大危機之因應與管理等心理諮詢服務家庭與社區諮商中心 : 服務專線 : 服務時間 : 週一至週五早上 9 點至下午 5 點法律諮詢包括買賣房屋或汽 ( 機 ) 車糾紛購屋或租屋契約民刑法解釋民刑事訴訟程序等法律問題諮詢服務 88 張雯峰律師 : 服務專線 (05) 蔡碧仲律師 : 服務專線 :(05) ,

90 心理及精神支持機制員工協助方案理財諮詢醫療諮詢理財保險規劃及購屋節稅等諮詢服務包括飲食營養運動保健用藥安全健康檢查評估建議各項衛教等諮詢服務中國信託銀行派駐本校駐點服務理財專員何曉貞專員 : 服務專線 : (05) #205 服務時間 : 週一至週五下午 2 時至 3 時 30 分於行政大樓 4 樓總務處出納組嘉義基督教醫院社區護理室服務專線 : #6160~6163 聖馬爾定醫院社區健康組服務專線 : # ~ 謝謝聆聽 ~ 89 50

91 90

92 附錄 91

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121 附錄 1 行政機關公文製作表解行政機關公文製作表解基本要求 : 簡淺明確 1. 正確 2. 清晰 3. 簡明 4. 迅速 5. 整潔 6. 一致 7. 完整一公文類別與結構 ( 一 ) 公文類別 1. 令 : (1) 公布法律發布法規命令解釋性規定與裁量基準之行政規則 : 可不分段 (2) 發布法規命令及人事命令 : 格式由人事主管機關訂定 (3) 蓋用機關印信 2. 呈 : 限對總統使用 3. 咨 : 總統與立法院監察院間使用 4. 函 : (1) 上級機關對下級機關 (2) 下級機關對上級機關 (3) 同級或不隸屬機關 (4) 民眾與機關間 5. 公告 : (1) 向公眾或特定對象宣布 (2) 張貼公布欄 ( 蓋機關印信 ) (3) 利用報刊等傳播 (4) 得用表格處理 (5) 登報公告免署職稱姓名 6. 其他公文 : 書函開會 ( 會勘 ) 通知單公務電話紀錄手令或手諭簽報告箋函或便簽聘書證明書證書或執照契約書提案紀錄節略說帖定型化表單 ( 二 ) 公文結構 : 1. 主旨 : (1) 全文精要說明目的與期望 (2) 力求具體扼要 (3) 不分段一項完成 (4) 能用主旨 1 段完成的勿分割為 2 段 3 段 (5) 定有辦理或復文期限的須敘明 2. 說明 : (1) 敘述事實來源經過或理由勿重複期望語 ( 如請核示請查照等 ) (2) 只摘述來文要點 (3) 提出處理方法分析 ( 簽 ) (4) 公告用改為依據指出法條或機關名稱 (5) 須列明副本收受者的作為附件名稱份數 3. 辦法 : (1) 提出具體要求或處理意見勿重複期望語 (2) 視內容改稱建議請求擬辦公告事項核示事項 (3) 公告改為公告事項或說明 (4)3 段式內容截然劃分避免重複 ( 三 ) 注意事項 : 一文一事一項一意條列次序 : 採一字 ( 符號 ) 一碼為原則二公文用語與用字 ( 一 ) 稱謂用 : 1. 上級對下級稱貴 2. 下級對上級稱鈞鈞長大 ( 無隸屬 ) 3. 機關或首長對屬員稱臺端 4. 間接對機關團體稱全銜或簡銜必要時稱該 5. 間接對機關職員稱職銜 6. 機關對人民稱先生女士或通稱臺端君 7. 平行稱貴 8. 自稱稱本 9. 行文數機關或單位時, 如於文內同時提及通稱貴機關或貴單位 ( 二 ) 期望用 : 視需要酌用希請查照照辦辦理見復核示鑒核請轉行照辦轉行轉告 ( 三 ) 統一用字 ( 語 ): 公布身分占有徵稅帳目牴觸計畫策劃雇員僱用聲請 ( 對法院 ) 申請 ( 對機關 ) 關於紀錄記錄領事館蒐集儘量貫徹澈底設機關置人員第九十八條第一百條第一百十八條制定 ( 法律 ) 訂定 ( 命令 ) ( 四 ) 注意事項 : 1. 使用標點符號 2. 避免艱深費解無意義模稜兩可 3. 肯定堅定互相尊重 4. 阿拉伯字註明承辦月日時分 5. 法條條文序數不用大寫 6. 司法審判文書另訂實施公文改革目的發揮溝通意見功能普遍提高行政效率

122 文書處理手冊附錄 2 法律統一用字表中華民國 62 年 3 月 13 日立法院 ( 第 1 屆 ) 第 51 會期第 5 次會議及第 78 會期第 17 次會議認可用字舉例統一用字曾見用字說明公布分布頒布布佈徵兵徵稅稽徵徵征部分身分分份帳帳目帳戶帳賬韭菜韭韮礦礦物礦藏礦鑛釐訂釐定釐厘使館領館圖書館館舘穀穀物穀谷行蹤失蹤蹤踪妨礙障礙阻礙礙碍賸餘賸剩占占有獨占占佔牴觸牴抵雇員雇主雇工雇僱名詞用雇僱僱用聘僱僱雇動詞用僱贓物贓臟黏貼黏粘計畫畫劃名詞用畫策劃規劃擘劃劃畫動詞用劃蒐集蒐搜

123 菸葉菸酒菸煙儘先儘量儘盡麻類亞麻麻蔴電表水表表錶擦刮刮括拆除拆撤磷硫化磷磷燐貫徹徹澈澈底澈徹祗祗只副詞並並并連接詞聲請聲申對法院用聲請申請申聲關於對於於于給與與予給與實物給予授予予與對行政機關用申請給予名位榮譽等抽象事物紀錄紀記名詞用紀錄記錄記紀動詞用記錄事蹟史蹟遺蹟蹟跡蹤跡跡蹟糧食糧粮覆核覆複復查復複複驗複復

124 文書處理手冊附錄 3 法律統一用語表中華民國 62 年 3 月 13 日立法院 ( 第 1 屆 ) 第 51 會期第 5 次會議認可統一用語說明設機關置人員如 : 教育部組織法第五條 : 教育部設文化局, 如 : 司法院組織法第九條 : 司法院置秘書長一人, 特任... 第九十八條不寫為 : 第九八條第一百條不寫為 : 第一 00 條第一百十八條不寫為 : 第一百一十八條自公布日施行不寫為 : 自公佈之日施行處五年以下有期徒刑自由刑之處分, 用處, 不用科科五千元以下罰金處五千元以下罰鍰準用第條之規定罰金用科不用處, 且不寫為 : 科五千元以下之罰金罰鍰用處不用科, 且不寫為 : 處五千元以下之罰鍰法律條文中, 引用本法其他條文時, 不寫本法第條而逕書第條如 : 違反第二十條規定者, 科五千元以下罰金第二項之未遂犯罰之法律條文中, 引用本條其他各項規定時, 不寫本條第項, 而逕書第項如刑法第三十七條第四項依第一項宣告褫奪公權者, 自裁判確定時發生效力制定與訂定法律之創制, 用制定 ; 行政命令之制作, 用訂定

125 統一用語說明製定製作書表證照冊據等, 公文書之製成用製定或製作, 即用製不用制一二三四五法律條文中之序數不用大寫, 即不寫為壹貳參六七八九十肆伍陸柒捌玖佰仟百千零萬法律條文中之數字零萬不寫為 : 0 万

126 文書處理手冊附錄 4 標點符號用法表符號名稱用法舉例句號, 逗號用在一個意義完整文句的後面用在文句中要讀斷的地方公告商店負責人張三營業地址變更本工程起點為仁愛路, 終點為頓號用在連用的單字詞語短句的中間 1 建什田旱等地目 2 河川地耕地特種林地等 3 不求報償沒有保留不計任何代價 ; 分號用在下列文句的中間 : 1 並列的短句 2 聯立的復句 1 知照改為查照 ; 遵辦改為照辦 ; 遵照具報改為辦理見復 2 出國人員於返國後 1 個月內撰寫報告, 向部報備 ; 否則限制申請出國 : 冒號用在有下列情形的文句後面 : 1 下文有列舉的人事物時 2 下文是引語時 3 標題 4 稱呼 1 使用電話範圍如次 :(1) (2) 2 接行政院函 : 3 主旨 : 4 部長 :? 問號! 驚歎號用在發問或懷疑文句的後面用在表示感嘆命令請求勸勉等文句的後面 1 本要點何時開始正式實施為宜? 2 此項計畫的可行性如何? 1 又怎能達成這一為民造福的要求! 2 來努力創造我們共同的事業共同的榮譽!

127 附錄 4 標點符號用法表符號名稱用法舉例引號用在下列文句的後面,( 先用單引, 後用雙引 ): 1 引用他人的詞句 2 特別著重的詞句 1 總統說 : 天下只有能負責的人, 才能有擔當 2 所謂效率觀念已經為我們所接納破折號表示下文語意有轉折或下文對上文的註釋 1 各級人員一律停止休假 - 即使已奉准有案的, 也一律撤銷 2 政府就好比是一部機器 - 一部為民服務的機器刪節號用在文句有省略或表示文意未完的地方憲法第 58 條規定, 應將提出立法院的法律案預算案提出於行政院會議 () 夾註號在文句內要補充意思或註釋時用的 1 公文結構, 採用主旨說明辦法 ( 簽為擬辦 )3 段式 2 臺灣光復節 (10 月 25 日 ) 應舉行慶祝儀式

128 文書處理手冊附錄 5: 公文書橫式書寫數字使用原則一為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循, 特訂定本原則二數字用語具一般數字意義 ( 如代碼國民身分證統一編號編號發文字號日期時間序數電話傳真郵遞區號門牌號碼等 ) 統計意義 ( 如計量單位統計數據等 ) 者, 或以阿拉伯數字表示較清楚者, 使用阿拉伯數字三數字用語屬描述性用語專有名詞 ( 如地名書名人名店名頭銜等 ) 慣用語者, 或以中文數字表示較妥適者, 使用中文數字四數字用語屬法規條項款目編章節款目之統計數據者, 以及引敘或摘述法規條文內容時, 使用阿拉伯數字 ; 但屬法規制訂修正及廢止案之法制作業者, 應依中央法規標準法法律統一用語表等相關規定辦理

129 附錄 5 公文書橫附式錄書 6 寫公數文字作使法用舉原例則數字用法舉例一覽表阿拉伯數字 / 中文數字用語類別代號 ( 碼 ) 國民身分證統一編號編號發文字號用法舉例 ISBN M 附表 ( 件 )1 院臺秘字第號臺 79 內字第號序數第 4 屆第 6 會期第 1 階段第 1 優先第 2 次第 3 名第 4 季第 5 會議室第 6 次會議紀錄第 7 組阿拉伯數字日期時間民國 93 年 7 月 8 日 93 年度 21 世紀公元 2000 年 7 時 50 分挑戰 2008: 國家發展重點計畫 520 就職典禮 72 水災 921 大地震 911 恐怖事件 228 事件 38 婦女節延後 3 週辦理電話傳真 (02) 郵遞區號門牌號碼臺北市中正區忠孝東路 1 段 2 號 3 樓 304 室計量單位 150 公分 35 公斤 30 度 2 萬元 5 角 35 立方公尺 7.36 公頃統計數據 ( 如百分比金額人數比數等 ) 80% 3.59% 6 億 3,944 萬 2,789 元 1 萬 500 元 639,442,789 人 1:

130 文書處理手冊阿拉伯數字 / 中文數字中文數字用語類別描述性用語用法舉例一律一致性再一次一再強調一流大學前一年一分子三大面向四大施政主軸一次補助一個多元族群的社會每一位同仁一支部隊一套規範不二法門三生有幸新十大建設國土三法組織四法零歲教育核四廠第一線上第二專長第三部門公正第三人第一夫人三級制政府國小三年級專有名詞 ( 如地名書名人名店名頭銜等 ) 九九峰三國演義李四五南書局恩史瓦第三世慣用語 ( 如星期比例概數約數 ) 星期一週一正月初五十分之一三讀三軍部隊約三四天二三百架次幾十萬分之一七千餘人二百多人法規條項款目編章節款目之統計數據事務管理規則共分 15 編 415 條條文阿拉伯數字法規內容之引敘或摘述依兒童福利法第 44 條規定 : 違反第 2 條第 2 項規定者, 處新臺幣 1 千元以上 3 萬元以下罰鍰兒童出生後 10 日內, 接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查, 依兒童福利法第 44 條規定, 可處 1 千元以上 3 萬元以下罰鍰

131 附錄 5 公文書橫附式錄書 6 寫公數文字作使法用舉原例則阿拉伯數字 / 中文數字中文數字用語類別法規制訂修正及廢止案之法制作業公文書 ( 如令函法規草案總說明條文對照表等 ) 用法舉例行政院令 : 修正事務管理規則第一百十一條條文行政院函 : 修正事務管理手冊財產管理第五十點第五十一點第五十二點, 並自中華民國一百零三年二月十六日生效... 法草案總說明 :... 爰擬具法草案, 計五十一條關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之說明欄 - 修正條文第十六條之說明 : 一關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五, 本條第一項爰予配合修正

132 文書處理手冊 62 附錄 6 公文作法舉例發布令作法舉例裝訂線檔號 : 保存年限 : 行政院令發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號修正自由貿易港區申請設置辦法第十條附修正自由貿易港區申請設置辦法第十條院長 ( 首長職銜簽字章 ) 印信位置 ( 限 : 令公告使用 ) 131

133 裝訂線受文者 : 函稿蓋章戳參考範例發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 附錄 6 公文作法舉例檔號 : 保存年限 : 行政院函 ( 稿 ) 地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 ) 主旨 : 為杜流弊, 節省公帑, 各項營繕工程, 應依法公開招標, 並不得變更原設計及追加預算, 請轉知所屬照辦說明 : 一依本院 00 年 00 月 00 日第次會議決議辦理二據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事, 或施工期間變更原設計, 以及一再請求追加預算, 致弊端叢生, 浪費公帑辦法 : 一各機關學校對營繕工程應依法公開招標, 並按政府採購法及相關法令辦理二各單位之工程應將施工圖設計圖契約書結構圖會議紀錄等工程資料, 報請上級單位審核, 非經核准, 不得變更原設計及追加預算正本 : 臺灣省政府福建省政府臺北市政府高雄市政府副本 : 抄本 : 院長會辦單位承辦單位會辦單位決行註記 : 簽署原則由上而下, 由左而右簽打字校對監印發文說明 : 有關檔號保存年限收文日期收文字號承辦單位簽名批示會辦單位繕打校對監印電子公文交換機制及其他安全控管等項目, 由各機關於空白處自行規定填寫位置條碼位置流水號位置

134 裝訂線文書處理手冊公文用印及蓋章戳參考範例臺北市區路段 000 號受文者 : 臺北市政府發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 檔號 : 保存年限 : 行政院函地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 ) 主旨 : 為杜流弊, 節省公帑, 各項營繕工程, 應依法公開招標, 並不得變更原設計及追加預算, 請轉知所屬照辦說明 : 一依本院 00 年 00 月 00 日第次會議決議辦理二據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事, 或施工期間變更原設計, 以及一再請求追加預算, 致弊端叢生, 浪費公帑辦法 : 一各機關學校對營繕工程應依法公開招標, 並按政府採購法及相關法令辦理二各單位之工程應將施工圖設計圖契約書結構圖會議紀錄等工程資料, 報請上級單位審核, 非經核准, 不得變更原設計及追加預算正本 : 臺灣省政府福建省政府臺北市政府高雄市政府副本 : 院長會辦單位承辦單位會辦單位決行科員 0900 科員 1400 副秘書長局長註記 : 簽署原則由上而下, 由左而右簽秘書長副市長市長印信位置 ( 限 : 令公告使用 )

135 2 段式函作法舉例 ( 平行文 ) 附錄 6 公文作法舉例裝訂線臺北市區路段 000 號受文者 : 立法院行政院函發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 如文檔號 : 保存年限 : 地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 ) 主旨 : 函送公文程式條例第條第條第條修正草案及中央法規標準法第條修正草案, 請查照審議說明 : 一鑑於國際間交往日愈密切, 文書資料來往頻繁, 歐美文字都是由左而右橫式排列, 國內目前直式書寫如遇引用外文或阿拉伯數字時, 往往形成扞格為與國際接軌, 並兼顧電腦作業平臺屬性, 使公文制作更具便利性, 進而提升公文處理效率, 爰擬具公文程式條例第條第條第條修正草案及中央法規標準法第條修正草案二經提本 (00) 年 00 月 00 日本院第 0000 次會議決議 : 通過, 送請立法院審議三檢送公文程式條例第條第條第條修正草案及中央法規標準法第條修正草案條文對照表 ( 含總說明 )1 份正本 : 立法院副本 : 院長

136 文書處理手冊 2 段式函作法舉例 ( 下行文 ) 裝訂線臺北市政府函臺北市區路段 000 號受文者 : 臺北市政府工務局發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 檔號 : 保存年限 : 地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 ) 主旨 : 臺北市環境美化會報設置要點自 00 年 00 月 00 日廢止, 請查照說明 : 依據本府人事處案陳貴局 00 年 00 月 00 日字第號函辦理正本 : 臺北市政府工務局副本 : 臺北市政府工務局公園路燈管理處市長

137 2 段式函作法舉例 ( 上行文 ) 附錄 6 公文作法舉例裝訂線行政院人事行政總處函臺北市區路段 000 號受文者 : 行政院發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 如主旨檔號 : 保存年限 : 地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 ) 主旨 : 為配合行政院組織改造, 因應機關名稱及機關代碼異動, 於院授權代擬代判事項沒有變更部分, 申請異動發文代字號, 並檢附申請表及附件各 1 式 2 份, 請鑒核正本 : 行政院副本 : 人事長 ( 蓋職章 )

138 文書處理手冊會銜函作法舉例裝訂線檔號 : 保存年限 : 教育部國防部內政部函地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 ) 臺北市區路段 000 號受文者 : 行政院發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號字第號字第號速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 修正條文修正總說明及修正條文對照表主旨 : 全民國防教育軍事訓練課程折減常備兵役役期與軍事訓練期間實施辦法第條, 業經教育部會銜國防部內政部於中華民國年月日以字第號字第號字第號令修正發布施行, 除另函立法院查照外, 謹檢陳修正總說明修正條文對照表及修正條文各 1 份, 請備查說明 : 一本案無須英譯二旨揭辦法依行政程序法第 151 條第 2 項準用第 154 條第 1 項規定, 公告刊登於 00 年 00 月 00 日行政院公報第卷第期, 完成預告正本 : 行政院副本 : 部長 ( 蓋職章 ) 部長 ( 蓋職章 ) 部長 ( 蓋職章 )

139 書函作法舉例附錄 6 公文作法舉例裝訂線檔號 : 保存年限 : 臺北市國民中學書函地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 ) 臺北市區路段 000 號受文者 : 臺北市立動物園發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 : 本校年級學生計 00 人, 訂於 00 年 00 月 00 日前往貴園參觀, 屆時請派員指導, 請查照說明 : 本案本校聯絡人 :, 電話 :(00) 正本 : 臺北市立動物園副本 : 臺北市政府教育局 ( 臺北市國民中學條戳 )

140 文書處理手冊箋函作法舉例 ( 稱謂 ) 提稱語 : 承蒙蒞臨本會舉辦之行政院 101 年學術研討會, 送陳行政院 101 年學術研討會環境資源食品安全暫時性處分 - 風險治理規範之研究一書 2 冊, 敬請惠予斧正耑此順頌文祺 ( 自稱語 ) 敬啟 00 年 00 月 00 日

141 裝訂線交辦 ( 議 ) 案件通知單作法舉例附錄 6 公文作法舉例檔號 : 保存年限 : 行政院交辦 ( 議 ) 案件通知單地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 ) 臺北市區路段 000 號受文者 : 部發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 影附原函 ( 含附件 ) 及意見表 1 份主旨 : 部部會銜函報跨國境人口販運防制及被害人保護辦法草案一案, 奉交貴機關研提意見, 於文到 7 日內見復, 請查照說明 : 本案係依部 00 年 00 月 00 日字第號部 00 年 00 月 00 日字第號會銜報院函辦理正本 : 部署委員會委員會副本 : ( 行政院條戳 )

142 文書處理手冊催辦案件通知單作法舉例裝訂線臺北市區路段 000 號受文者 : 發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 行政院催辦案件通知單檔號 : 保存年限 : 地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 ) 主旨 : 部部會銜函報跨國境人口販運防制及被害人保護辦法草案一案, 業經本院 00 年 00 月 00 日以字第號交議案件通知單, 奉交貴機關研提意見, 請剋日見復, 請查照正本 : 部署委員會委員會副本 : ( 行政院條戳 )

143 移文單作法舉例附錄 6 公文作法舉例裝訂線臺北市區路段 000 號受文者 : 發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 如文 ( 原本隨文發出, 並影印存卷 ) 檔號 : 保存年限 : 行政院移文單地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 ) 主旨 : 縣政府函院, 為落實憲法保障地方自治之意旨, 以及考量中央行政機關組織基準法第 5 條第 3 項規定, 不得以作用法明定機關組織之精神, 建請將國民教育法納入規範地方政府應設特定或專責組織之作用法律進行檢討一案, 因案屬貴管, 移請卓辦正本 : 部副本 : 部處 ( 含附件 ) 局 ( 行政院條戳 )

144 文書處理手冊機密文書機密等級變更或註銷建議單作法舉例檔號 : 保存年限 : ( 機關全銜 ) 機密文書機密等級變更或註銷建議單裝訂線地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 ) 臺北市區路段 000 號受文者 : 發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 密 ( 註銷後解密 ) 附件 : 主旨 : 有關 00 年 00 月 00 日字第號函等件 ( 如附一覽表 ), 建請惠予註銷其機密等級說明 : 旨揭函文因考量時代變遷因素, 檔案內容於今已無國家安全之考量, 且經國家發展委員會檔案管理局審選鑑定列入國家檔案移轉之檔案, 建請惠予註銷原機密等級正本 : 副本 : ( 條戳 ) 本例說明 : 視案情內容及主旨所述機密等級決定建議單之密等

145 裝訂線附錄 6 公文作法舉例機密文書機密等級變更或註銷通知單作法舉例檔號 : 保存年限 : ( 機關全銜 ) 機密文書機密等級變更或註銷通知單地址 :00000 臺北市路 000 號聯絡方式 :( 承辦人電話傳真 ) 100 臺北市區路段 000 號受文者 : 發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 : 有關 00 年 00 月 00 日字第號函等件 ( 如附一覽表 ), 原列密等級, 業已註銷正本 : 副本 : ( 條戳 )

146 文書處理手冊簽作法舉例 ( 下級機關首長對上級機關首長用 ) 裝訂線簽檔號 : 保存年限 : 主旨 : 部為亞洲開發銀行請撥付亞洲蔬菜研究發展中心補助新臺幣 00 元, 擬准動支本年度第二預備金, 簽請核示說明 : 部函為銀行以亞洲開發銀行請自該行 B 帳戶我國繳付本國幣股本內支付亞洲蔬菜研究發展中心新臺幣 00 元, 業已先行墊撥, 上項亞洲蔬菜研究發展中心補助費, 本年度未列預算, 既由銀行墊付, 請准在 00 年度第二預備金項下撥還歸墊又本案事關涉外重要案件, 特專案簽辦擬辦 : 擬准照部所請在本年度中央政府總預算第二預備金項下動支敬陳副長長職 ( 日期及時間 ) 會辦單位 : 00 年 00 月 00 日於 ( 機關或單位 ) ( 蓋職章 ) 謹簽承辦單位會辦單位決行註記 : 簽署原則由上而下, 由左而右簽

147 簽作法舉例 ( 機關內簽用 ) 裝訂線附錄 6 公文作法舉例檔號 : 簽稿併陳保存年限 : 00 年 00 月 00 日於資訊管理處簽主旨 : 辦理推動公文橫式書寫資訊作業研習營, 謹附稿, 簽請核判說明 : 一依據公文橫式書寫資訊作業實施計畫第 5 點實施方式暨推動時程之 ( 三 ) 辦理二擬訂於 00 年 00 月日假公文交換 G2B2C 服務中心辦理 2 場次研習營 ( 研習營日程表詳如附件 ), 如奉核可, 擬函請各部會及地方政府派員參加

148 文書處理手冊裝訂線公告作法舉例 1 檔號 : 保存年限 : 內政部公告發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號主旨 : 公告民國 00 年出生的役男應辦理身家調查依據 : 徵兵規則公告事項 : 一民國 00 年出生的男子, 本年已屆徵兵年齡, 依法應接受徵兵處理二請該徵兵及齡男子或戶長依照戶籍所在地 ( 鄉鎮市區 ) 公所公告的時間地點及手續, 前往辦理申報登記本例說明 : 一張貼於機關公布欄之公告, 須蓋用機關印信及署機關首長職銜姓名二登報用或登載於機關電子公布欄之公告, 免蓋用機關印信免署機關首長職銜姓名

149 裝訂線公告作法舉例 2 財政部公告發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第號附錄 6 公文作法舉例檔號 : 保存年限 : 主旨 : 公示送達本部通知君承受訴願之 00 年 00 月 00 日字第號函依據 : 訴願法第 47 條第 3 項與行政訴訟法第 81 條及第 82 條規定公告事項 : 一公告期間 :20 日二君住居所他遷不明, 致主旨所列之 00 年 00 月 00 日字第號通知承受訴願函無法送達三君得於公告期間內, 逕向本部訴願審議委員會 ( 地址 : 市路號樓, 電話 : 分機 0000) 承辦人員領取該函正本訴願人姓名及身分證字號訴願人最後戶籍地址公文書日期及文號市區里 00 年 00 月 00 日字第鄰路巷號號

150 附錄 7 公文程式條例中華民國 17 年 11 月 15 日國民政府制定公布中華民國 41 年 11 月 21 日總統令修正公布全文 10 條中華民國 61 年 1 月 25 日總統令修正公布全文 14 條中華民國 62 年 11 月 3 日總統令修正公布第 2 條第 3 條條文中華民國 82 年 2 月 3 日總統 (82) 華總 ( 一 ) 義字第 0449 號令修正公布第 2 條第 3 條條文 ; 並增訂第 12 條之 1 條文中華民國 93 年 5 月 19 日總統華總一義字第號令修正公布中華民國 93 年 6 月 14 日行政院院臺秘字第號令中華民國 93 年 5 月 19 日修正公布之第 7 條條文, 定自 94 年 1 月 1 日施行中華民國 96 年 3 月 21 日總統華總一義字第號令修正公布第 2 條第一條稱公文者, 謂處理公務之文書 ; 其程式, 除法律別有規定外, 依本條例之規定辦理第二條公文程式之類別如下 : 一令 : 公布法律任免獎懲官員, 總統軍事機關部隊發布命令時用之二呈 : 對總統有所呈請或報告時用之三咨 : 總統與立法院監察院公文往復時用之四函 : 各機關間公文往復, 或人民與機關間之申請與答復時用之五公告 : 各機關對公眾有所宣布時用之六其他公文前項各款之公文, 必要時得以電報電報交換電傳文件傳真或其他電子文件行之第三條機關公文, 視其性質, 分別依照左列各款, 蓋用印信或簽署 : 一蓋用機關印信, 並由機關首長署名蓋職章或蓋簽字章二不蓋用機關印信, 僅由機關首長署名, 蓋職章或蓋簽字章三僅蓋用機關印信機關公文依法應副署者, 由副署人副署之機關內部單位處理公務, 基於授權對外行文時, 由該單位主管署名蓋職章 ; 其效力與蓋用該機關印信之公文同機關公文蓋用印信或簽署及授權辦法, 除總統府及五院自行訂定外, 由各機關依其實際業務自行擬訂, 函請上級機關核定之機關公文以電報電報交換電傳文件或其他電子文件行之者, 得不蓋用印信或簽署第四條機關首長出缺由代理人代理首長職務時, 其機關公文應由首長署名者, 由代理人署名機關首長因故不能視事, 由代理人代行首長職務時, 其機關公文, 除署首長姓名註明不能視事事由外, 應由代行人附署職銜姓名於後, 並加註代行二字機關內部單位基於授權行文, 得比照前二項之規定辦理第五條人民之申請函, 應署名蓋章, 並註明性別年齡職業及住址第六條公文應記明國曆年月日機關公文, 應記明發文字號 149

151 第七條公文得分段敘述, 冠以數字, 採由左而右之橫行格式第八條公文文字應簡淺明確, 並加具標點符號第九條公文, 除應分行者外, 並得以副本抄送有關機關或人民 ; 收受副本者, 應視副本之內容為適當之處理第十條公文之附屬文件為附件, 附件在二種以上時, 應冠以數字第十一條公文在二頁以上時, 應於騎縫處加蓋章戳第十二條應保守秘密之公文, 其制作傳遞保管, 均應以密件處理之第十二條之一機關公文以電報交換電傳文件傳真或其他電子文件行之者, 其制作傳遞保管防偽及保密辦法, 由行政院統一訂定之但各機關另有規定者, 從其規定第十三條機關致送人民之公文, 除法規另有規定外, 依行政程序法有關送達之規定第十四條本條例自公布日施行本條例修正條文第七條施行日期, 由行政院以命令定之 2 150

152 附錄 8 法制用字用語之補充一定及訂之慣用法 : 明定 ; 增訂 ; 定之 ( 如之辦法, 由定之 ); 所定 ( 如依本法所定之辦法 ); 新訂二應使用修正制定或訂定, 不使用修訂修改或制訂表明法律之制定及命令之訂定時, 可使用法規之制 ( 訂 ) 定 ; 合併表明新訂及修正時, 應使用法規之制 ( 訂 ) 定修正或法規之訂修三名詞解釋時, 用所稱, 其他情形用所定, 如 : 本法所稱各級學校, 指本法所定各級學校, 應由教育部四解釋名詞之條文, 使用用詞, 不使用用辭或用語, 如 : 本法用詞, 定義如下 : 一二五核定備查之用法, 如下 : 應擬訂計畫, 報核定應訂定計畫, 報備查六於表示核定 ( 行政處分 ) 時, 不使用核備備案等文字在同一法規中, 使用許可核定核准同意等准駁用詞, 應注意統一使用或按情形分別使用七在一定期間內必須行為者, 使用屆期, 不用逾期 ; 表達已過一定期限之事實, 則使用逾期 ; 如 : 應限期令其改善 ; 屆期不改善者請求權之行使, 以二年為限, 逾期不予受理 Δ 引述條文時, 應在條文之後加列規定 2 字, 不寫之規定, 如 : 本辦法依醫療法第條第項規定訂定之 3 151

153 違反第二十一條規定者, 處新臺幣五萬元以上二十五萬元以下罰鍰依前條規定申請許可證時, 應填具申請書, 並檢具下列文件資料, 有第七條各款規定 ( 或所定 ) 情事之一者, 八序言有者字, 各款不再使用者字, 反之亦然, 如 : 有下列各款情事之一者, 處新臺幣一萬元以上五萬元以下罰鍰 : 一違反第五條第二項規定者二違反中央主管機關依第十二條第三項規定所為之命令者 Δ 法規條文不宜太長, 立法技術上, 可採分項款目方式規定, 並善用標點符號, ;, 以利大眾閱覽及明白九處罰機關之體例, 如下 : 本法所定之罰鍰停業, 由直轄市縣 ( 市 ) 主管機關處罰之 4 152

154 國立嘉義大學職員差假一覽表給假日數假別公務人員專案人員事假 5 日 14 日家庭照顧假 7 日 7 日注意事項 1. 到職不滿一年者, 其事假按在職月數比例計算 2. 已滿規定期限之事假, 應按日扣除俸 ( 薪 ) 給 3. 專案人員事假期間不給薪資 4. 得以時計 1. 家庭成員預防接種發生嚴重之疾病或其他重大事故須親自照顧時, 得請家庭照顧假 2. 家庭照顧假併入事假計算, 但其日數不計入成績考核之事假統計病假 28 日 30 日 ( 薪資折半發給 ) 1. 連續請病假 2 日 ( 含 ) 以上者, 應檢附合法醫療機構或醫師證明書 2. 病假超過規定期限者, 以事假及休假抵銷 3. 公務人員患重病非短期內所能治癒者, 經校長核准, 得延長之其延長期間自第一次請延長病假之首日起算,2 年內合併計算不得超過 1 年請延長病假者, 於銷假時應提出治療醫院之康復證明書請延長病假或公傷假期滿仍不能銷假者, 應予留職停薪或依法辦理退休或資遣自留職停薪之日起逾 1 年仍未痊癒, 應辦理退休或資遣 4. 專案人員請病假超過規定之期限, 得予留職停薪, 但以一年為限逾期未癒者得予資遣, 其符合退休要件者, 應發給退休金 5. 得以時計流產假喪假休假生理假每月得請 1 日每月得請 1 日婚假 14 日 8 日娩假 42 日 8 星期產前假 8 日 6 日陪產假 5 日 5 日全年請假日數未逾三日, 不併入病假計算, 其餘日數併入病假計算, 但其日數不計入成績考核之病假統計 1. 須檢具已辦理登記之戶籍謄本或戶口名簿影本 2. 應自結婚之日前十日起三個月內請畢但因特殊事由經首長核准者, 得於一年內請畢得分次申請, 每次至少半日 1. 須檢具合法醫療機構或合格醫生出具之診斷證明書或出生證明書 2. 娩假應一次請畢, 不得分次申請分娩前已請畢產前假者, 必要時得於分娩前先申請部分娩假, 每次請假應至少半日, 但仍應按規定給假期限併計 1. 產前假應於分娩前申請, 不得保留至分娩後 2. 得分次申請, 且得以時計 1. 應於配偶分娩當日前後 15 日內 ( 含假日 ) 自行擇 5 日請假 2. 得分次申請, 且得以時計, 檢附出生證明影本懷孕 5 個月以上 42 日懷孕 3 個月以上 4 星期 21 日 1. 須檢具合法醫療機構或合格醫生出具之證明書未滿 5 個月 2. 應一次請畢, 不得分次申請如係於提前申請娩假期間流產者, 其流產假應懷孕未滿 3 個月 14 日 1 星期扣除已請之娩假日數懷孕未滿 2 個月 14 日 5 日父母養父母配偶死亡 15 日 8 日繼父母配偶之父母 ( 養父母 ) 10 日 6 日子女死亡 ( 外 ) 曾祖父母 ( 外 ) 祖父母配偶之繼父母配偶之 ( 外 ) 祖父 5 日 3 日母兄弟姊妹死亡服務滿 1 年 7 日 7 日服務滿 3 年 14 日 10 日服務滿 6 年 21 日五年以上十年未服務滿 9 年 28 日滿者 14 日 ; 十年以上者每一年加服務滿 14 年 30 日給一日, 加至三十日為止 1. 應檢具訃文, 或死亡證明書申請 2. 得分次申請, 但應於死亡之次日起百日內請畢 3. 申請繼父母配偶之繼父母死亡之喪假, 必須公教人員或其配偶於成年前受該繼父母扶養或於該繼父母死亡前仍與其共居者為限 1. 初任人員於 2 月以後到職者, 按當月至年終之在職月數比例於次年 1 月起核給休假, 比例計算後未滿半日者以半日計 ; 超過半日未滿一日者以一日計每次休假應至少半日 2. 公務人員當年休假未休畢者, 得累積保留至第三年實施, 第三年仍未休畢者, 視為放棄 3. 公務人員曾任其他公職軍職年資或按月計酬之臨時人員年資, 均得合併計算 1. 專案人員參加國家考試核給公假每年以不超過 5 天為限奉派出差考察訓練, 兵役召集 2. 專案人員在本校服務滿 1 年, 年滿 40 歲以上, 得 2 年 1 次申請公假登記 1 天公假國家考試健康檢查及其他法令規自費健康檢查定應給公假 3. 檢附相關證明文件公傷假治療休養期間檢附職業傷害報告表醫院診斷證明及其他相關證明文件出差假視實際公務需求由校長核定檢附相關證明文件 153

155 104 年本校特約醫療單位更新醫院名稱地址優待對象優待範圍電話戴德森醫療財團法人區域醫院聖馬爾定醫院區域醫院台中榮民總醫院嘉義分院區域醫院慶昇醫院地區醫院丁效曾整型外科診所潘內兒科診所郭俊鋐診所王國哲診所信合美診所新恩診所佑安診所六福聯合診所嘉義市忠孝路 539 號嘉義市大雅路 2 段 565 號嘉義市世賢路 600 號嘉義市新榮路 339 號嘉義市中山路 229 號嘉義市公明路 352 號嘉義市彌陀路 262 號嘉義市博愛路 2 段 359 號嘉義市興業西路 89 號嘉義市新生路 357 號 1 樓嘉義市林森東路 426 號 1 樓嘉義市興業西路 333 號教職員工學生教職員工學生教職員工及直系眷屬學生教職員工及直系眷屬學生教職員工及直系眷屬學生教職員工學生教職員工學生教職員工及直系眷屬學生教職員工學生教職員工及直系眷屬學生教職員工及直系眷屬學生教職員工及直系眷屬學生 154 掛號費 9 折合約項目另有優待掛號費 ( 門診 )5 折住院病房費 9 折掛號費 ( 門診 )5 折掛號費 ( 門診 ) 免繳合約項目 8-85 折掛號費 ( 門診 ) 免繳掛號費 ( 門診 ) 免繳掛號費 ( 門診 ) 優免 20 元掛號費 ( 門診 ) 免繳掛號費 ( 門診 )5 折合約項目另有優待掛號費 ( 門診 ) 免繳掛號費 ( 門診 ) 優待掛號費 ( 門診 ) 免繳非健保費用 9 折

156 許維倫診所嘉義市民生南路 438 號 1 樓教職員工及直系眷屬學生掛號費 ( 門診 ) 免繳承鴻診所嘉義市西區南京路 500 號 1 樓教職員工及直系眷屬學生掛號費 ( 門診 ) 免繳黃靖修內科診所嘉義市吳鳳北路 389 號教職員工及直系眷屬學生掛號費 ( 門診 ) 免繳福音聯合診所嘉義市吳鳳北路 340 號教職員工學生掛號費 ( 門診 )5 折賴政友診所嘉義縣民雄鄉東榮村和平路 9 號教職員工及直系眷屬學生掛號費 ( 門診 ) 優待 50 元許凱程神經科嘉義縣民雄鄉中樂路 26 號教職員工學生掛號費 ( 門診 ) 免繳何慶堂診所嘉義縣民雄鄉西安路號教職員工學生掛號費 ( 門診 ) 免繳天祐診所嘉義縣西安路 21-1 號教職員工學生掛號費優待 50 元恩凱爾外科診所中醫嘉義縣民雄鄉東榮村建國路一段 128 號教職員工直系親屬學生及退休員工掛號費 ( 門診 ) 免繳大成中醫嘉義市新榮路 309 號教職員工學生掛號費 ( 門診 ) 免繳嘉冠中醫嘉義市忠義街 174 號教職員工及直系眷屬學生掛號費 ( 門診 ) 免繳金陵中醫嘉義市吳鳳北路 360 號教職員工及直系眷屬學生掛號費優待 50 元信生中醫嘉義市吳鳳南路 48 巷 55 號教職員工及直系眷屬學生掛號費 ( 門診 ) 免繳慈護誠品中醫嘉義市大雅路 2 段 432 號教職員工學生掛號費優待 50 元建民堂中醫嘉義市民生南路 430 號教職員工及直系眷屬學生免掛號費 (30 元 )

157 嘉義縣民雄鄉西安教職員工學掛號費 ( 門診 ) 免仁惠中醫路 82-3 號生繳耳鼻喉科嘉義市公明路 131 教職員工學掛號費 ( 門診 )100 王耳鼻喉科號生元何振庚耳鼻喉嘉義縣民雄鄉中樂教職員工及直掛號費學生 6 折科村民族路 40-2 號系眷屬學生其餘 5 折皮膚科台大風尚皮膚嘉義市新生路 612 教職員工學掛號費 ( 門診 )5 科號生折田金佩皮膚科嘉義縣民雄鄉西教職員工及直優待掛號費 50 元安路 25-2 號系眷屬學生劉怡慧皮膚科嘉義市吳鳳南路教職員工及直優待掛號費 50 元號系眷屬學生牙科嘉義市安和街 246 教職員工及直慶華牙醫號系眷屬學生嘉義市中山路 51 教職員工及直陳丕修牙醫號 1.2 樓系眷屬學生嘉義市興業西路教職員工及直晴亮牙醫 236 號系眷屬學生嘉義市新民路 838 教職員工學新民牙醫號生幸福牙醫格林牙醫光禾牙醫嘉義市軍輝路 218 嘉義市興業西路嘉義市西區民生教職員工學教職員工及直教職員工及直之 1 2 號 38 號 1 樓北路 294 號 1 樓生系眷屬學生系眷屬學生掛號費 ( 門診急診 ) 免繳假牙折掛號費 ( 門診 ) 免繳掛號費 ( 門診 ) 免繳 ( 只須繳自負額 ) 掛號費 ( 門診 ) 免繳掛號費 ( 門診 ) 免繳掛號費 ( 門診 ) 免繳掛號費 ( 門診 ) 免繳豐禾牙醫嘉義縣民雄鄉東教職員工學掛號費 ( 門診 ) 免

158 曾牙科眼科和平眼科蔡湯鎮眼科向光眼科婦產科榮路 8-1 號生繳嘉義縣民雄鄉昇教職員工及直掛號費 ( 門診 ) 免平路 2-3 號系眷屬學生繳嘉義市和平路 325 教職員工學掛號費 ( 門診 )5 號生折嘉義市新民路 653 教職員工學掛號費 ( 門診 ) 免號生繳嘉義市民族路 114 教職員工學掛號費 ( 門診 ) 免號生繳愼諭婦產科嘉義市民生南路號 1 2 樓教職員工及直系眷屬學生掛號費 ( 門診 ) 免繳建興醫院 ( 含內兒科 ) 嘉義市中山路 148 號教職員工及直系眷屬學生掛號費 ( 門診 )5 折身心醫學科吳南逸診所嘉義市興業西路號教職員工學生掛號費優待 50 元如有任何疑問, 請洽各校區衛生保健組, 上午 8:00 至下午 5:00 蘭潭校區, 電話 : 民雄校區, 電話 : *1233 新民校區, 電話 : 優待項目有變更時, 在雙方手續未完成前, 按當時院方現場掛號優免為主 157

159 國立嘉義大學員工協助方案實施計畫 104 年 5 月 13 日簽奉校長核定壹依據一行政院 102 年 4 月 2 日院授人綜字第號函核定之行政院所屬及地方機關學校員工協助方案二教育部 104 年 4 月 21 日臺教人 ( 一 ) 字第號函核定之教育部及所屬機關 ( 構 ) 學校員工協助方案實施計畫教育部及所屬機關 ( 構 ) 學校 104 年精進員工協助方案 ~ 全面顧牢牢推動計畫貳目的 : 一發現及協助公務同仁解決可能影響工作效能的問題, 使其以健康的身心投入工作, 提高其工作士氣及服務效能二提供多樣化的協助性措施, 建立樂活關懷的工作環境, 更以預防性的觀念創造一個有效率與活力的工作文化, 提昇組織績效與競爭力參辦理單位 : 一主辦單位 : 人事室二協辦單位 : 本校各相關單位肆適用對象 : 本校教職員工伍服務模式 : 採整合式服務模式 ( 內置式並連結外部資源 ) 一內置式 : 由本校相關單位專業人員提供支援服務, 使員工直接於工作場域獲得諮詢服務, 發揮內置式服務模式之經濟成本優點二連結外部資源 : 運用外部服務機構的安全保密優勢, 可推薦轉介或自行至外部的諮詢與諮商機關接受專業服務陸服務內容 : 一個人層次 ( 一 ) 工作面 : 包括工作適應組織變革之調適工作與生活平衡生涯 ( 退休 ) 規劃職務歷練職系專長轉換等 ( 二 ) 生活面 : 1. 法律諮詢 : 包括公務上面臨的法律問題車禍債務遺產婚姻買賣房屋或汽 ( 機 ) 車糾紛購屋或租屋契約等法律問題諮詢服務 2. 理財諮詢 : 包括投資理財稅務處理節稅建議保險規劃等金融諮詢服務 ( 三 ) 健康面 : 1. 心理健康 : 包括壓力調適人際關係情緒管理夫妻或親子溝通職場人際溝通生涯各階段重大危機之因應與管理等 2. 醫療保健 : 提供本校公務同仁各項醫療保健措施及民間團體現有醫療保健資源等相關訊息 158

160 ( 四 ) 其他協助 : 本校得規劃辦理其他多元化的服務內容 ( 例如 : 於同仁婚喪喜慶時, 主動提供相關服務資訊 ) 二組織及管理層次 : 就提高士氣增進團隊效能及競爭力等有共同需求之單位或主管, 辦理團體諮商或規劃訓練 ( 一 ) 組織面 : 包括組織變革管理重大壓力事件管理績效改善方案宣導等 ( 二 ) 管理面 : 包括領導統御危機處理團隊建立主管協助轉介技巧等柒實施方式 : 一身心諮詢服務 ( 一 ) 設置關懷服務窗口 : 由本校人事室設置單一服務窗口, 提供完整關懷服務, 作業流程如附件 1 ( 二 ) 心理諮商輔導 : 由本校家庭與社區諮商中心受過專業諮詢訓練人員擔任協談義工, 提供工作職場生活心理健康等問題之諮詢轉介服務, 如有諮商需求, 依下列流程辦理 : 1. 申請者得逕洽本校家庭與社區諮商中心或填寫員工協助方案心理諮商服務申請表 ( 附表 1) 送至人事室 ( 以電子郵件傳送至員工協助方案專屬服務信箱 [email protected] 申請 ) 家庭與社區諮商中心 : 服務專線 : 服務時間 : 週一至週五早上 9 點至下午 5 點 2. 由人事室以電話或面談方式初步了解申請者狀況, 依申請者意願協助轉介本校家庭與社區諮商中心進行諮商 3. 諮商師可採電話面對面方式進行諮商, 每次諮商結束後諮商師應將諮商情形記錄於員工協助方案心理諮商評估表 ( 附表 2) 後交予人事室, 人事室並依個案狀況及意願安排續談或辦理結案 4. 諮商結案後, 人事室應請當事人不具名填寫員工協助方案心理諮商服務滿意度調查表 ( 附表 3), 以瞭解諮商之服務情形, 作為日後改進業務之參考 5. 有關諮商輔導相關資料均依密件公文方式辦理及歸檔, 如需調閱, 須依密件公文檔案處理流程及規定辦理二法律諮詢服務 : ( 一 ) 透過本校法律顧問提供同仁法律諮詢與協助 1. 張雯峰律師 : 服務專線 :(05) 蔡碧仲律師 : 服務專線 :(05) , ( 二 ) 因公涉訟補助措施 : 員工依法執行職務涉訟時, 依據公務人員或教師因公涉訟輔助辦法提供必要法律上之協助三理財諮詢服務 : 由中國信託銀行派駐本校駐點服務理財專員, 提供同仁理財稅務保險等諮詢服務 159

161 何曉貞專員 : 服務專線 :(05) #205 服務時間 : 週一至週五下午 2 時至 3 時 30 分於行政大樓 4 樓總務處出納組四醫療保健服務 ( 一 ) 多元醫療諮詢 : 協請在地嘉義基督教醫院聖馬爾定醫院提供醫療保健諮詢服務 1. 嘉義基督教醫院社區護理室服務專線 : #6160~ 聖馬爾定醫院社區健康組服務專線 : #3307 ( 二 ) 本校特約醫院診所 : 與鄰近醫療院所簽訂 ( 年度 ) 契約期限內提供教職員工就醫診療優惠與保健諮詢 ( 三 ) 健康檢查服務 : 1. 提供本校編制內教職員年滿 40 歲以上, 二年一次之政府健康檢查方案 2. 配合學務處每學年度辦理之新生健康檢查, 針對新生健康檢查項目, 提供教職員工團體特優價五辦理專題演講及專業訓練 : ( 一 ) 由本校人事室或相關單位針對所有同仁, 籌辦符合需求之多元講座與研習, 內容包含人文藝術美感培養法律實務生態保育健康養生與個人財務規劃等各項活動 ( 二 ) 諮輔人員專業訓練 : 薦送本校承辦員工協助方案相關業務人員參加外部訓練機構辦理之心理諮商相關研習, 必要時, 本校得自行規劃辦理 ( 三 ) 主管人員敏感度訓練 : 薦送本校主管人員參加外部訓練機構辦理之面談技巧心理諮商危機處理相關課程, 必要時, 本校得自行規劃辦理六其他福利服務 : ( 一 ) 員工托育服務 : 本校附設實驗國民小學及幼兒園, 提供本校同仁子女優先入學 ( 二 ) 提供員工社團活動 : 本校提倡社團活動, 設有網球桌球休閒登山中華花藝有氧運動福智樂活自行車太極拳桌球明心讀書會等社團, 供同仁於公餘時聯絡感情舒展身心, 培養團隊精神及鼓舞工作士氣 ( 三 ) 辦理員工文康活動 : 每年辦理新春團拜及各類體育活動 ( 如健行桌球躲避球帶式橄欖球等 ), 培養團隊合作協作能力與意願, 提昇工作動機與樂趣 ( 四 ) 與民間業者簽訂優惠措施 : 為提供本校員工更多元之優惠服務, 持續與民間業者合作簽訂消費優惠措施, 提供本校員工自行參考擇用 160

162 捌宣導推廣活動 : 為使同仁察覺自己的需求, 並能隨時隨地搜尋到所需諮商輔導等相關資源, 將透過下列多元管道進行宣導推廣 : 一透過新進人員訓練介紹本校員工協助方案實施計畫及服務方案二辦理專題演講教育訓練等各項活動時適時宣導, 增進同仁對於員工協助方案內涵及功能的瞭解, 進而提升使用意願三宣傳海報 : 以生動活潑的海報呈現服務內容, 並張貼於同仁時常進出停留之處, 如各刷卡機旁之公布欄四網頁服務 : 持續更新本校員工協助方案專區網頁, 提供及時且完整的相關協助服務訊息或外部資源網站連結五電子郵件 : 蒐集最夯的期刊短文簡報資訊與新書簡介, 刊載於本校人事服務簡訊, 每月傳送至同仁電子信箱, 以利同仁隨時下載運用玖定期檢討辦理 : 於年度結束時或各項活動辦理完成時, 定期利用問卷瞭解員工的想法及滿意程度, 作為組織改善與組織發展之起點拾倫理責任 : 辦理本計畫各項服務時, 應遵守下列倫理規範及保密責任, 並應事先明確告知同仁以維其權益一同仁求助於本方案之決定應出於個人自由意志二本方案各項服務程序之制定與實施, 應確保同仁不會因推介接受治療諮商或醫療個人的問題而影響其工作陞遷及考績等相關權益三本方案各項服務之所有紀錄, 及求助同仁之個人資料, 均應依相關法令及專業倫理予以保密及保存, 非經法律程序或當事人書面授權同意, 均不得提供給任何單位或他人拾壹推動本計畫業務著有績效人員, 得酌予獎勵或列入年終考績之重要參據拾貳所需經費於本校年度預算相關經費項下支應拾參本計畫陳請校長核定後實施, 如有未盡事宜得適時修正之 161

163 各式業務申請流程研究計畫助理約用申請一各類計畫項下聘僱之專任研究助理兼任研究助理臨時工, 一律需辦理約用手續, 助理人員之約用應依本校及經費來源機關 ( 計畫補助或委辦單位 ) 之相關規定辦理二各部會補助之研究計畫案, 應迴避聘用計畫主持人共同主持人及協同主持人之配偶及三親等以內之血親姻親為本校研究計畫助理人員 ( 含專任研究助理兼任研究助理及臨時工 ), 如有違反規定, 不予核銷相關經費三專任研究助理須於約用起聘日當日至總務處事務組辦理勞健保及勞退金手續, 並至出納組辦理免稅額申報, 如因延遲加保以致影響個人權益, 概由專任研究助理本人自行承擔流程 : 本校首頁 E 化校園校務行政系統教師研究計畫管理系統研究助理申請計畫名稱申請送出申請完成 162

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165 研究計畫助理各式證明申請流程 : 本校首頁 E 化校園教師研究計畫助理各式申請身份證字號申辦項目確認身分證字號及申辦項目預覽資料送出申請完成離職手續清單之離職日依規定應為服務期間之次日 164

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167 教師研究成果獎勵申請一為提升學術研究水準, 特訂定國立嘉義大學教師研究成果獎勵辦法二獎助對象 : ( 一 ) 凡本校教師署名以第一著作人或通訊作者, 並署名國立嘉義大學名稱, 在國內外等期刊發表論文, 得申請本項獎助 ( 二 ) 同一篇論文第一著作人或通訊作者皆為本校教師者, 以通訊作者為優先補助對象三獎助原則 : ( 一 ) 論文獎勵點數 : 凡經 SCI SSCI A&HCI EI LLBI MLAIB TSSCI 及 THCI Core 刊登之論文或同等級國際知名期刊刊登之論文每篇獎勵四點收錄於其他有審查制度的學術期刊論文, 每篇獎勵一點 ( 二 ) 獎勵金核發計算方式說明如下 : 當年度全校教師核准案件總獎勵點數為分母, 各教師當年度核准獎勵總點數為分子, 乘以當年度學校所提撥之總獎勵金額同一申請人於同一年度內之獎勵金額以新台幣六萬元為限流程 : 本校首頁 E 化校園校務行政系統教師職涯歷程檔案五研究成果研究成果查詢維護期刊論文查詢或新增選擇期刊題目於期刊論文編輯作業頁面編輯後再點選儲存並列印研究成果獎勵申請表 ( 含查詢 ) 儲存預覽申請表送出申請表完成 166

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169 總務處行政人員 Q&A 宣導資料辦理各項文書業務 Q1: 公文創稿發文前應注意事項有那些? A1:1. 同仁於發文擬稿時, 公文橫式書寫數字用語請參閱公文書橫式書寫數字使用原則 ( 請至總務處文書組網頁公佈欄下載 ) 2. 取發文字號時, 請於發文字號欄內填上發文字, 例如 : 嘉大總函稿於送文書組發文前, 務請清稿後於公文管理系統內點選送繕發文, 若有特急件之發文請先電話告知總發文同仁陳怡如小姐俾利儘速處理 4. 發文副本若需含附件, 請於函稿內註明 5. 公文發文之受文者務請鍵入機關全銜, 切記不要使用簡稱為私人機構者, 務請於函稿內填上地址, 以利郵寄 6. 發文附件如有電子檔, 請在公文製作系統上做附件夾帶, 以利公文電子交換 ; 如需以紙本遞送之附件, 請自行印製足夠之份數後送文書組發文 7. 校內行文之附件, 請儘量以電子郵件或網頁公告方式, 以減少紙張浪費 8. 收發同號請注意不要重複取號 ; 先簽後稿者, 創稿請沿用原簽之號碼如果已使用自動取號, 請自行在發文字號更正回本校收文或簽的條碼號, 管理整合資訊的內部流水號更正回空白即可 9. 創稿及簽列印時務請列印條碼, 點選預視特殊列印列印條碼即可, 特殊列印勾選一次就可以 ; 正副本單位之輸入請使用條列式一筆一筆新增 10. 請注意創稿之速別, 以免造成逾限的問題 11. 公文附件欄請逐項填入附件名稱, 請勿僅寫如主旨或如說明, 以紙本寄發不歸檔之公文附件, 請不要編寫頁碼及蓋騎縫章 Q2: 總收文分送之公文於簽收時應注意事項有那些? A2:1. 收到文書組分送之公文, 經確認非本單位承辦之公文者, 請填送移文單 ( 置於文書組網頁表單下載區 ), 並將公文電子檔以申請重分退回總收發, 紙本公文請迅速退回文書組 ; 民雄林森新民校區, 可先電話聯絡文書組總收文同仁蔡秀娥小姐及申請重分單位, 經確認後, 再將紙本文逕送下一單位, 以免紙本公文往返各校區, 延誤公文處理時效 2. 公文簽收單簽收時請務必註記簽收時間後再擲回文書組備查 168

170 3. 承辦人如需要公文電子檔, 電子交換之公文及其附件均可經由公文管理系統之公文查詢公文流程及內容查詢檢視電子檔選項點選下載運用, 惟如紙本公文則無此項功能, 需洽來文單位 Q3: 公文歸檔時應注意事項有那些? A3:1. 公文右上角檔號及保存年限須填註清楚 ; 檔號欄位須依各單位之檔案分類及保存年限區分表填寫分類號及案次號 2. 兩頁以上公文需蓋騎縫章 ; 所有要歸檔之公文, 均需編寫頁碼, 雙面公文亦同編寫方式 : (1) 由下而上依序以鉛筆編寫於公文右下角, 並於公文首頁註明總頁數 (2) 依文件產生先後順序, 早者在下, 晚者在上排序 (3) 他機關來函回文者, 來函在下, 回文在上 (4) 如為簽稿併陳者, 稿在上簽在下 3. 公文若有未經批准或漏判漏印漏會之情況, 請勿歸檔歸檔前, 需檢查公文或其附件是否齊全, 附件存檔以一種一份為限, 需抽存於承辦單位者, 應於擬辦處敘明 4. 附件如屬於非紙本形式, 需於外盒或封套上註明公文收 ( 發 ) 文號 5. 公文以原件歸檔為原則, 未以原件歸檔者, 需敘明具體事由並簽奉權責長官核准後方得歸檔 6. 歸檔案件若首頁附簡簽或簽者, 因本校目前的檔案均需掃描儲存, 請勿使用黏貼方式 7. 各承辦人均可經由本校公文管理系統公文查詢公文流程或內容查詢每件公文之辦理期限, 若確實無法於期限內辦結者, 請填寫公文展期單, 每次以展延 10 天為原則, 最多可展期 3 次, 如仍確無法於期限內辦結者, 請使用專案管制申請單, 並於陳核後, 正本送秘書室, 影本送文書組登錄使用網路版公文展期單及專案管制申請單時, 請使用個人薪資帳號進入公文管理系統報表列印點選所需之表單鍵入公文文號列印即可完成 8. 含附件之公文, 歸檔前登記桌需注意事項 : (1) 公文歸檔前, 登記桌需將附件資料登打於公文管理系統上 * 發文 : 從創簽稿資料登記 / 附件資料登記點選加入附件檔案填寫完按存檔即可 * 存查 : 從承辦資料登記 / 附件資料登記點選加入附件檔案填寫完存檔 (2) 附件由各承辦人抽存時 : 附件資料登記上須註明附件存放位置 169

171 (3) 若電子檔已傳遞至檔案室 : 從檔管作業附件資料登記點選加入附件檔案填寫完 / 存檔 9. 辦理機密檔案時 : * 無論辦理中或歸檔時均需使用機密檔案專用封套 ( 歸檔專用封及傳遞封請至保管組領取 ) * 歸檔專用封套之封面所有欄位均需填註清楚, 尤其是保密期限請務必填寫 * 歸檔專用封套封口彌封處 ( 共三處 ) 需加蓋職名章 10. 附件資料登記 : 若來文有附件表格或相關資料, 請於附件資料登記中記錄附件的名稱, 可參考來文文面附件說明或附件欄之附件名稱, 切勿只註明如文或 xxx 單位來函影本等字, 以供未來判別檔案資料續存或銷毁之參考 Q4: 如何申請調閱紙本檔案? A4:1. 請使用網路版檔案調案單, 以個人薪資帳號進入公文管理系統報表列印點選調案單鍵入公文文號列印即可完成 2. 紙本檔案調案單之主管核章原則 : (1) 調閱本單位公文 : 除申請人簽章外, 需經由該單位主管核章 ( 例如 : 行政單位總務處各組公文則需由總務長核章 ) 始可申請調閱 (2) 調閱他單位公文 : 除申請人及該單位主管簽章外, 仍需會他單位承辦人及單位主管簽章始可申請調閱辦理各項出納業務 17-2 Q1: 如何申請開立可扣抵所得稅之捐款收據? A1:1. 先至本校研究發展處網頁填寫捐款單 ( 填寫方式有二 : 線上填寫及表單下載 ) 2. 以現金支票匯款信用卡等方式繳納捐款 3. 總務處出納組依收款金額及捐款單開立捐款收據 Q2: 出納組付款及薪資所得查詢系統如何操作? A2: 為簡化書面匯款通知及方便受款人查詢款項內容, 出納組各項匯款明細, 已全面改以通知及網路查詢, 請由學校首頁點選 E 化校園, 再點選出納組付款查詢系統及薪資所得查詢系統 ) 進行查詢 ( 或由總務處出納組網頁點選帳務查詢進入 ) 請轉知同仁 ( 學生 ) 多加利用, 如有任何操作上的問題請洽詢本組, 茲將查詢方式說明如下述 : ( 一 ) 各位受款人進入查詢網頁後, 其操作步驟如下 : 170

172 1. 出納組付款查詢系統 (1) 請由學校首頁點選 E 化校園, 再點選薪資所得查詢系統進行查詢 ( 或由總務處出納組網頁點選帳務查詢進入 ) (2) 各位同仁 ( 學生 ) 登入帳號為身分證字號 ; 廠商則使用統一編號, 而初次登入密碼預設為身分證 ( 統一編號 ) 後 4 碼且第一次登入系統查詢前要先更改密碼, 否則無法查詢 (3) 若為一萬元以上款項, 請選擇出納付款查詢 (4) 若為一萬元以下者請選擇零用金付款查詢 (5) 可自行修改密碼, 為 1-10 位之文數字, 更改後請務必自行記錄密碼 (6) 特別提醒一萬元以上或以下係以傳票金額區分, 非個別請款金額 2. 薪資所得查詢系統 ( 包含超支鐘點費導師鐘點費年終獎金考績獎金不休假加班費及彙整出納組付款查詢系統中須歸併所得稅之部份等 ) (1) 請由學校首頁點選 E 化校園, 再點選薪資所得查詢系統進行查詢 ( 或由總務處出納組網頁點選帳務查詢進入 ) (2) 各位同仁 ( 學生 ) 登入帳號為身分證字號 ; 密碼預設值為身份證後六碼, 第一次登入後, 欲查詢前須先更改預設密碼, 否則不能查詢 (3) 進入系統查詢, 可查詢所得明細及年度所得查詢 (4) 可至個人資料維護自行修改密碼, 更改後請務必自行記錄密碼 ( 二 ) 另提醒如仍未提供之同仁 ( 學生 ) 亦請將資料送至出納組建檔, 以便能即時收到撥款通知 Q3: 所得稅講演鐘點費與授課鐘點費之區別? A3: 財政部臺北市國稅局表示, 迭有營利事業或扣繳單位詢問, 因業務需要, 邀請專家專題演講, 所支付之鐘點費可否列為適用 18 萬元以下免稅規定的講演鐘點費? 該局說明如下 : 公私機關團體事業及各級學校, 聘請學者專家專題演講所給付之鐘點費, 屬所得稅法規定之講演鐘點費, 與稿費版稅樂譜作曲編劇漫畫等全年合計數不超過新台幣 18 萬元者, 免納所得稅如係開課或舉辦業務講習會訓練班及其他類似性質之活動, 聘請授課人員依照排定之課程上課者, 則屬薪資所得 ; 該授課人員並不以具備教授或教員身分者為限又排定之課程若有名為專題演講, 但為上課之性質, 仍屬薪資所得該局籲請公私機關團體事業及各級學校之扣繳義務人, 注意上述區別, 依法辦理扣 ( 免 ) 繳及開立填發扣 ( 免 ) 繳憑單, 並正確勾選所得類別請各位同仁能注意其區別以免造成請款核銷之困擾 171

173 Q4: 外籍人士來台做專題演講訪問交流等如何辦理所得稅扣繳事宜? A4: 各單位如聘請外籍暨大陸人士來校做專題演講訪問交流等活動所支付之薪資 (ex. 生活費出席費主持費 ) 演講鐘點費等, 課稅年度 ( 每年 1 月 1 日至 12 月 31 日 ) 內, 在台居留未滿 183 天, 給付總額為基本工資 1.5 倍以上扣取稅額 18%, 以下扣取 6% 付款給所得人後, 請於 2 日內將預扣稅額及所得人護照影本, 繳納給出納組承辦人員, 事關逾期繳納及申報給國稅局滯納金問題, 請務必轉知所屬知照財物勞務採購及事務庶務服務一埸地車輛借用 : Q1: 本校公務車派 ( 借 ) 用原則? A1:1. 公務車以學校公務派用優先為原則 2. 不影響學校公務情況下可支援校外教學等, 詳細派 ( 借 ) 用請至總務處事務組網頁公佈欄參酌國立嘉義大學公務車派車收費標準第三點 Q2: 本校公務車如何申請? A2:1. 各單位符合國立嘉義大學公務車派車收費標準第三點各款規定可提出預約申請 2. 各單位需派 ( 借 ) 用本校公務車日期請先至總務處事務組網頁公佈欄參酌公務車借用使用一覽表 ( 每星期一更新 ) 後向事務組預約登記後至總務處事務組網頁表單下載行政管理類下載公務派車申請單提出申請並檢附相關資料影本 Q3: 派 ( 借 ) 用本校公務車是否須付費? A3:1. 各單位申請派 ( 借 ) 用本校公務車須付費, 除油料費外, 尚包括司機差旅費加班費過路費停車費等 2. 收費標準請參酌總務處事務組網頁公佈欄之國立嘉義大學公務車派車收費標準 Q4: 借用本校場地應如何申請? A4: 本校各場地如有專責管理單位, 通常已訂定相關管理辦法, 需求單位可逕向該管理單位申請如擬借用本校運動場館請向體育室申請, 會議室則向事務組 ( 蘭潭校區 ) 申請 ; 新民校區則洽詢聯合辦公室或其他管理單位 ; 民雄校區則洽總務分組或其他管理單位 Q5: 蘭潭校區會議室如何申請? A5: 請先至總務處事務組網頁公佈欄參酌各會議廳館使用一覽表, 向事務組預約登記後至總務處事務組網頁表單下載行政管理類下載國 172

174 立嘉義大學蘭潭校區會議廳使用申請單 ( 校內各單位 ) 提出申請 Q6: 借用場地辦理活動所需之長桌折疊椅桌巾海報架等等如何申請? A6: 辦理活動所需之長桌折疊椅桌巾海報架等, 請至總務處事務組網頁表單下載行政管理類下載工友支援申請單填寫後洽詢事務組承辦人員後提出申請 Q7: 借用本校會議室有何限制? A7: 本校會議室使用以學校各行政單位辦理學校活動為優先, 例如 : 評鑑畢業典禮校慶.. 等, 其次為導師制各類活動 ; 再開放其他教學單位辦理活動, 惟學生社團活動除非必要, 請利用室外表演場或其他空間 Q8: 如果要了解學校場地登記使用情形, 可以從何處獲得訊息? A8: 蘭潭校區會議室請至總務處事務組網頁公佈欄參酌各會議室借用使用一覽表 ( 每星期一更新 ) Q9: 什麼樣的情形需繳納場地使用費? A9:( 一 ) 本校行政教學單位辦理活動與學生相關活動免收費, 惟若於非上班時間借用 ( 超時及夜間 ) 則須負擔管理人員加班費 ( 二 ) 校內各單位及學生社團與校外單位社團聯合借用場地或接受政府機關及社團等單位補助經費者, 舉辦講 ( 研 ) 習會議展覽等活動, 應繳納場地使用費 Q10: 校外單位如何借用場地? A10: 可先至本校總務處事務組網頁中了解各項場地資訊, 再與各場地管理單位聯絡相關事宜, 如有意願借用則下載場地申請表單或以書函至各校區總務單位辦理借用手續各校區總務單位依借用單位需求辦理程序後回復借用單位使用及繳費事宜二共同供應契約及優先採購 : Q1: 共同供應契約中產品沒有適合的品項可以逕自採購嗎? A1: 依採購法規定須經校長核准後方可自行採購 ( 僅適用於 10 萬元以下採購 ) Q2: 共同供應契約 10 萬元以上採購如何辦理? A2: 須匡列所需經費連同電子採購系統請購單陳請校長核准後再送事務組下訂 Q3: 共同供應契約逾 10 萬元採購案如何辦理驗收? A3: 請購單位於採購物品清點及使用無誤後與廠商確定可驗收日期, 採購金額在 10 萬元以下 100 萬元以下則通知事務組會驗 ; 採購金額逾 100 萬元以上則須通知主計室相關人員及事務組監會驗 Q4: 何謂大量採購? 如何辦理? A4: 共同供應契約採購品項中某些產品如金額或數量達到一定數量時, 依各契 173

175 約規定適用機關應與立約商另行議定價格折扣或其他優惠條件辦理本項採購時須簽陳校長同意後由電子採購系統中擇取合適廠商並於主計室相關人員監辦下進行比價或議價, 再由取得下訂資格廠商進行電子下單程序 Q5: 本辦法所稱義務採購單位是指那些單位? A5: 參照身心障礙者權益保障法第 69 條第 1 項及第 2 項條文內容, 所稱義務採購單位是指 : 各級政府機關公立學校公營事業機構及接受政府補助 ( 補助金額占該次採購金額半數以上, 且補助金額在新臺幣 100 萬元以上者 ) 之機構團體私立學校 Q6: 本辦法第 2 條第 1 項第 5 款所稱比率, 及比率 5% 是如何計算? A6: 比率是指義務採購單位全年度採購第 3 條第 1 項第 2 項物品及服務項目之總金額為分母, 其中向機構團體或庇護工場採購之金額為分子, 其相除所得之百分比為比率, 例如 : 如果貴單位全年採購第 3 條第 1 項第 2 項物品及服務項目之總金額為 100 萬, 那麼向機構團體或庇護工場採購之總金額就不能低於 5 萬元, 除非有正當理由但要注意的是,5% 是由總額來計算, 而非每一筆採購案都要切割 5% 來購買身障機構團體或庇護工場的物品或服務 Q7: 本辦法第 3 條第 1 項及第 2 項物品及服務項目是否還有細項? 有生產或提供服務的機構團體或庇護工場有那些? A7: 您可以在雅虎首頁搜尋欄鍵優先採購網路資訊平台資料下載區就可以查詢物品及服務項目的細項, 快速查詢區查詢有生產或提供服務的機構團體或庇護工場 Q8: 若採購項目符合本辦法辦規優先採購, 但又符合原住民族工作權益保障法規定時, 究應依何者辦理? A8: 依據行政院公共工程委員 98 年 8 月 17 日工程企字第號函示略以, 原住民族工作權保障法第 11 條條文前段所述, 針對原住民地區該法僅有決標適格 ( 承包對象資格是否為原住民 ) 問題, 並無法令競合及優先適用之問題, 除非原住民無法承包情況下, 乃採用身心障礙者權益保障法規定優先採購 Q9: 由身心障礙者個人所開設的公司或進用身心障礙者是否亦屬身心障礙福利機構或團體? A9: 身心障礙者個人所開設的公司或進用身心障礙者並不屬於本辦法第 2 條第 1 項第 1 款第 2 款及第 3 款所定的身心障礙福利機構團體或庇護工場三科研採購 174

176 Q1: 何謂科研採購? A1: 依據科學技術基本法第 6 條第 4 項規定所辦理之採購案謂之科學技術研究發展採購, 簡稱科研採購 ; 其規定 : 公立學校公立研究機關 ( 構 ) 法人或團體接受政府補助委託或公立研究機關 ( 構 ) 依法編列之科學技術研究發展預算辦理採購, 除我國締結之條約或協定另有規定者外, 不適用政府採購法之規定但應受補助委託或主管機關之監督, 例如 : 科技部補助或委託本校辦理之研究計畫, 致衍生之採購即為科研採購, 除我國締結之條約或協定另有規定者外 ( 如 GPA), 不適用政府採購法 Q2: 科研採購與政府採購法有何不同? A2:1. 適用範圍 : 科研採購適用範圍為依法編列之科學技術研究發展預算所辦理之採購 ; 政府採購法為凡工程之定作財物之買受定製承租及勞務之委任或僱傭等之採購 2. 採購金額級距區分 : 政府採購法分小額採購 (10 萬元以下 ) 未達公告金額 ( 逾 10 萬元 - 未達 100 萬元 ) 公告金額 (100 萬元 ) 查核金額 ( 工程及財物採購 5000 萬元勞務採購 1000 萬元 ) 及巨額金額等, 科研採購僅分為未達 100 萬元之小額採購與 100 萬元以上兩種政府採購法小額採購為新台幣 10 萬元以下, 依本校採購辦法授權各單位自行辦理採購, 請購經核准後逕洽廠商辦理採購, 並由請購單位自行辦理驗收科研採購小額採購為未達新台幣 100 萬元, 即未達新台幣 100 萬元之採購, 得比照政府採購法小額採購 ( 新台幣 10 萬元以下 1 萬元以上 ) 授權請購單位逕洽廠商辦理採購 3. 是否公告 : 科研採購之 10 萬至未達 100 萬元採購案經審核通過即可直接購買, 毋須招標, 但適用政府採購法之 10 萬至未達 100 萬元採購案, 原則皆須上網公告 4. 公告位址 : 科研採購 100 萬元以上之採購案, 公告於本校網頁, 而適用政府採購法逾 10 萬元以上之採購案, 全國統一公告於政府電子採購網 5. 公告日數及廠商限制 : 科研採購 100 萬元以上之採購案第一次招標公告日數僅需 7 日以上且廠商投標家數不受 3 家以上之限制才能開標, 而適用政府採購法 100 萬元以上之採購案第一次招標公告日數須達 14 日以上且廠商投標家數須達 3 家以上才能開標 ( 政府採購法依採購金額級距一般未達公告金額為 7 天公告金額以上未達查核金額 14 天查核金額以上未達巨額採購 21 天巨額採購以上為 28 天, 適用 GPA 案為 40 天 ) 6. 評審 : 科研採購 100 萬元以上之採購案應視採購案件之特性及實際需要, 成立審查小組, 審查廠商之技術管理商業條款過去履約績效工 175

177 程財物或勞務之品質功能及價格等項目, 審查小組應由本校教師編制內職員聘任人員或校外專家學者五人 ( 含 ) 以上組成, 未達新臺幣一百萬元之採購得準用之另科研採購 100 萬元以上之採購案採最有利標方式評選時, 毋須報請教育部同意, 且評選委員會之組成毋需外聘委員, 而適用政府採購法 100 萬元以上之採購案採最有利標方式評選時, 除須先報請教育同意後才能為之外, 評選委員會之組成亦須一定比例與人數之外聘委員才能開會 7. 協商 : 科研採購得於訂定採購契約之前與供應廠商就採購財物之規格或勞務之需求等進行協商 ; 政府採購法需報經上級機關核准並於招標文件預告, 方得於無法決標時協商 8. 履約驗收 : 科研採購得自行規定 ; 政府採購法需依照政府採購法第 63 條 - 第 73 條規定辦理 9. 使用記錄效益分析 : 科研採購屬 100 萬元以上者應製作其使用狀況之書面記錄 ; 政府採購法巨額採購始需製作效益分析 10. 履約爭議 : 科研採購如發生履約爭議, 僅可尋民法契約條款向指定法院提起民事訴訟 ; 政府採購履約爭議救濟方式可向行政院公共工程委員會調解財產管理與諮詢服務 Q1: 新增財物請購時, 應填寫何種資料? A1: 新增財物 ( 財產及非消耗物品 ), 應填具財物增加單, 其內容應含名稱數量金額廠牌型式規格及附件, 並註明經費來源存置地點, 由使用人財物管理人單位主管用印後, 連同發票憑證送至總務處保管組登記若既有財物再增購配件或改良升級, 應將原該項財物分類編號及序號填入增加單, 以辦理增值 Q2: 財物移動時, 如何辦理手續? A2:1. 本校校內各單位財物互相移轉, 應由移出單位於總務處保管組財產資訊管理網頁申請財物移動單, 由財物管理人單位主管查明同意後, 送交移入單位簽收, 將財物移動單送至總務處保管組辦理財物異動登記審核 2. 本校所屬財物移撥校外其他機關, 應由財物使用單位, 簽陳校長核准, 若該財物是專案研究計畫經費所購置, 應先徵求核撥經費單位同意再由財物使用單位檢具核准簽案核撥經費單位同意函, 送交總務處保管 176

178 組陳報教育部核准, 最後製作財物撥出單函送撥入機關用印後寄回, 財物使用單位始可將財物移給撥入機關 Q3: 已逾年限不堪使用之財物, 如何辦理報廢? A3:1. 財物分類原則及最低使用年限, 悉依行政院訂頒財物標準分類為準 2. 財物已達最低使用年限且損壞不堪使用或經評估修復不符經濟效益者, 經財物保管人審慎鑑定已達報廢狀態, 得依規定申請財物減損單, 並填註不堪使用不堪修復之事實, 經單位主管確實審核完成後送保管組 3. 財物雖逾最低使用年限, 但仍屬堪用者, 不得辦理報廢各單位已無使用需求但仍堪用之財物可利用總務處保管組網頁財產資訊管理網頁財產釋出申請進行公告交流, 以供其他單位辦理移轉使用, 增進財物使用價值 4. 財物保管 ( 使用 ) 人對所經管之財物於辦理報廢作業時, 仍應善盡保管責任, 不得任意棄置, 至點交保管組入廢品倉庫後, 始解除保管責任報廢財物數量眾多或體積巨大搬遷不易者, 得於原址點交, 保管組未完成廢品處理前各單位仍應妥善保管, 不得遺失或隨意棄置 5. 補購新品財物 ( 即汰舊換新 ) 時, 各單位應確實檢討管控, 以避免重置浪費 Q4: 借住招待所有何限制? A4: 本校招待所服務對象 : 1. 本校聘任回國服務之講座客座教師或傑出學人 2. 本校新聘編制內專任教師, 因特殊情況且其學術研究優異, 得由相關系所院長推薦, 教務長會簽意見, 並經校長核准者 3. 來本校從事學術交流之學者及其眷屬 4. 在本校短期任教兼課之教師或學者 5. 參與本校所舉辦之活動者及其眷屬 6. 本校教職員工生及其眷屬訪客與來校洽公之貴賓或校友 Q5: 借住招待所之申請程序為何? A5:1. 短期借住 : 由申請單位填寫借住申請表經單位主管審核, 送交保管組安排房間並經總務長核准後, 通知繳費及領取鑰匙 2. 長期借住 : 由申請單位檢附借住人相關資料證件 ( 如 : 聘書影本邀請函個人資料等 ) 簽奉校長核准後, 再由借住人或申請單位填寫借住申請表, 經單位主管審核, 送至保管組辦理借用手續 Q6: 招待所收費標準? A6: 177

179 國立嘉義大學各招待所房型及價目表地點名稱間數房內床數坪數收費 / 每間蘭潭校區綠建築招待所 2 單人床 2 床 11 連續住宿 15 日以上 1 個月 700 元 10,000 元 2 雙人床 1 床 11 以內, 費用以 10,000 元計蘭潭校區蘭潭招待所 18 4 單人床 2 床 ( 單身客房 ) 雙人床 1 床單人床 1 床客廳飯廳及廚房 ( 有眷客房 ) 每日每月元 10,000 元 22 1,500 元 12,000 元民雄校區民雄招待所 6 雙人床 1 床元 10,000 元備註連續住宿 15 日以上 1 個月以內, 費用以 10,000 元計 ( 限短期借住 ) 連續住宿 8 日以上 1 個月以內, 費用以 12,000 元計 ( 限短期借住 ) 連續住宿 15 日以上 1 個月以內, 費用以 10,000 元計各項營繕業務 Q1: 蘭潭校區之單位有更換燈管之需求如何申請及領取? A1:1. 營繕組目前提供 T8 燈管 T5 燈管及 1P 啟動器與 4P 啟動器供各單位領用 2. 各單位如有需求, 可至營繕組網頁, 點選左側表單下載選項, 再點選校內同仁選項, 下載照明燈管 ( 啟動器 ) 領物單, 填妥表單經單位主管簽章後, 持領物單至行政中心四樓營繕組辦公室領取 Q2: 蘭潭校區之單位公務電話有新增異動及裁減需求如何辦理? A2: 各單位若有新增移機或裁減之需求, 可至營繕組網頁, 點選左側表單下載選項, 再點選畫面中校內同仁選項, 若屬新增或裁減需求, 請下載電話新增裁減申請表 ( 蘭潭新民林森校區 ) 表單, 若屬異動需求則下載電話異動申請表 ( 蘭潭新民林森校區 ) 表單, 循程序辦理, 所需費用將由中華電信公司併每月繳費通知收取 Q3: 本校建築物維護修繕作業之權責為何? A3:1. 依據本校分層負責明細表, 各單位 10 萬元以下之各項修繕權責為各一級單位主管之權責, 並由總務處營繕組提供技術支援 2. 依據本校維護修繕作業要點第二點規定, 各單位有關維護費之動支, 以優先動支分配至各單位之經費為原則 ; 經費過鉅非該單位經費所能負擔或該單位維護費告罄時, 始得提出全額或部分經費補助, 視其需求之緊急程度安全性及重要性, 給予全額或部分之經費補助 178

180 3. 逾 10 萬元以上之建築物修繕則由各單位依程序籌妥財源, 奉校長核可後委託專業技術服務單位辦理設計, 並於設計完成後由總務處營繕組辦理工程發包及後續之履約管理民雄校區總務業務 Q1.. 已逾年限不堪使用之財物, 如何辦理報廢? A1.. 財物已逾耐用年限且不堪使用或維修已不符經濟效益, 須辦理報廢, 應由使用人填具財產報廢單, 由財物管理人單位主管查明審核用印後, 送總務處保管組辦理財物減損登記, 核可後, 煩請影印一份送民雄校區總務組承辦人, 若報廢財物數量眾多或體積巨大, 可填具工友支援申請單協助搬運, 並會同民雄校區總務組承辦人點交收回, 在未點交之前, 使用單位仍應負保管責任 Q2: 如何借用民雄校區場地? A2:1. 如校內單位借用, 本校民雄校區各場地有專責管理單位, 申請單位可填寫場地使用申請表逕向該管理單位提出申請, 如運動場 ( 館 ) 向民雄體育室申請 ; 行政大樓簡報室大學館場地向民雄校區總務組申請 ; 各系所場館則向各系辦申請 2. 如校外單位借用, 申請單位可先向各場館管理單位詢問借用相關事宜, 如有意願借用則填寫場地使用申請表單或行文至民雄校區總務組辦理借用手續, 依申請單位需求辦理借用程序後, 回復借用單位是否同意借用及繳費事宜 Q2: 如果要了解民雄總務組經管場地登記使用情形, 可以從何處獲得訊息? A2: 可至本校總務處民雄總務組網頁 / 場地租借及使用概況項下查詢借用情形 Q3: 場地租借申請單如何取得? A3: 可至總務處民雄校區總務組索取或至本組網頁 / 表單下載駐警校區安全維護業務 Q1: 車輛停車申請辦理地點及受理時間? A1:1. 各校區大門警衛室 24 小時受理申辦 ; 或於上班時間 ( 星期一至星期五上午 8 時至下午 5 時 ) 至蘭潭校區行政中心 1 樓駐警隊申辦 2. 線上申辦 : 學生於每年 5 月底至 6 月初配合教務處選課時間開放舊生線上申請通行證 ( 校務行政系統 - 車輛通行證作業申請 ); 若錯過線上申請時間, 請於開學後再至大門警衛室或駐警隊辦理集體申辦 : 請以班級為單位, 至大門警衛室或駐警隊辦理 179

181 3. 已申辦未領證之權宜措施 : 汽車 : 當申辦數量太多而無法立即領到通行證時, 請以繳費收據替代通行證進出校園, 於此期間請妥善保管收據, 俾利據以進出校園機車 : 繳費申請 2~4 個小時後, 即可以校園 IC 卡靠卡進出 Q2: 校內警報警鈴觸發或其他偶發或突發之緊急事件發生之處理方式? A2: 請聯絡各校區大門警衛室, 並詳細說明事發地點聯絡人電話及姓名以利值勤人員後續處理 180

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