以 突出前端控制 强调过程同步 注重协同归档 为特点的 神华煤制油煤化工建设项目档案管理新模式 中国神华煤制油化工有限公司北京工程分公司 中国神华煤制油化工有限公司北京工程分公司 ( 简称工程分公司 ), 隶属于中国神华煤制油化工有限公司, 成立于 2008 年 5 月, 主要承担中国神华煤制油化工

Transcription

1 煤炭行业档案管理与服务创新 十佳案例

2 以 突出前端控制 强调过程同步 注重协同归档 为特点的 神华煤制油煤化工建设项目档案管理新模式 中国神华煤制油化工有限公司北京工程分公司 中国神华煤制油化工有限公司北京工程分公司 ( 简称工程分公司 ), 隶属于中国神华煤制油化工有限公司, 成立于 2008 年 5 月, 主要承担中国神华煤制油化工有限公司项目前期和项目建设管理任务 该公司率先在国内编制 煤制油煤化工档案分类标准, 填补了国内煤化工行业档案管理制度的空白 一 神华煤制油煤化工建设项目的档案管理情况煤制油煤化工是近些年逐渐兴起的煤炭产业链延伸的深加工项目, 神华集团先后完成了累计超过 300 亿元的煤直接液化 包头煤制烯烃 褐煤提质项目 煤制油二氧化碳封装 829 间接液化等项目, 正在建设或准备建设包括新疆煤基新材料 新疆兰炭 陕西煤制烯烃 神华陶氏 CTC 项目等一大批预计总投资达 亿元以上的后续项目 因具有 技术密集 资金密集 人员密集 行业多元 的特点, 单体项目大都在 100 亿元以上, 参建单位达百家以上, 涉及煤炭 石油 化工 电力 铁路等多个行业, 建设高峰时期人员超过 10 万人, 因此项目纸质文件往往有几十万件, 电子文件达 50 万条以上 与传统的煤炭建设项目相比, 其档案管理的复杂性和协同度都大为提高 二 档案管理中的主要问题煤制油煤化工建设项目的档案管理主要面临着时间紧 任务重 人员少 管理环节复杂等困难 具体而言, 主要体现在 : 1 煤化工行业文件归档范围不明确 煤制油煤化工行业属于新兴产业, 国内尚没有明确的归档范围 而工业企业 石化行业相关标准的归档范围又比较笼统, 且划分不统一 不规范, 不能精确到每大类文件具体内容, 难以在实际中指导档案管理工作 2 文件归档中所引用的标准 规范 条款的不确定性 项目因涉及煤炭 石油 化工 电力 铁路等多个行业, 加上国标 行标 地标对标准条款的解释存在差异或矛盾 例如, 同一个专业 同一个分部的分项工程报验表就存在格式文本 编码规则 签署级别各不相同的问题 3 文件编码与案卷档号不对应 由于参建单位各自有独立的质量认证体系 管理程序和文件编码规则, 因此难以对项目文件编码实行统一, 形成了文件

3 控制和档案管理的难题 4 项目前期文档管理失控: 早期建设的项目, 在前期可研 基础设计阶段几乎没有文件控制手段, 造成文件收集归档困难 往往进入到项目建设阶段, 才被动地进行档案人员招聘 档案机构设置 归档制度编制 档案设备设施采购等, 工作处于被动状态 5 多类型合同模式造成归档责任不清晰: 煤制油煤化工建设项目因为单个体量庞大, 往往一个项目采用 EPC EPCM 和 E+P+C 等多种合同模式, 造成了设计 施工 采购等各单位的档案管理职责混淆, 归档范围不明晰等问题 6 项目文件难以同步实时归档: 由于受工程建设工期等客观因素影响, 项目文件形成的周期变化大, 使前期文件 管理文件 施工文件 监理文件和设备随机等文件在不同时间节点的归档控制复杂 协同性差 7 参建单位的归档质量评价困难: 项目参建单位来自不同地域 行业, 在管理理念 技术水平及工作方法等存在的诸多差异, 造成各自的档案管理方式 体系千差万别, 难以全面 客观评价其归档质量 三 解决的对策和方案 1 建章立制 夯实管理基础 从实际出发, 通过引进消化吸收国外先进的管理理念和方法, 创新性 系统性地划定了 煤化工行业的归档范围及分类规则, 填补了国内这一领域档案管理的空白 具有创新性的将 基建类 设备类 划分到四级类目以下 ; 其他类目档案划分到二 三级类目, 做到归档范围精细化 标准化 经过鄂尔多斯煤直接液化 包头煤制烯烃二个国家重点建设项目的实施验证和改进完善, 已逐步形成较为科学合理 界定准确 符合本行业特点的归档范围 事例 : 将庞大复杂的施工文件细分到具体所属归档的七大卷册中 ; 针对设备仪器类具有大库量 高利用率的特点, 细分了 设备工艺类, 归档内容达 35 种之多 ; 考虑到类目简明和文件量较少的因素, 合并 生产科研 工程科研 等类目 2 编制 项目文件归档总目录, 统一归档标准 针对参建单位对各类标准理解的差异性问题, 例如 : 土建地基验槽记录采用石化标准 SH/T3503-J201 表格, 而地基基础分部采用国标 GB 表 F.0.1; 设备分部工程质量验收记录, 采用国标 GB 表 C.0.1, 而设备容器本体组装分项工程评定表采用石化 SH/T 表格 此类问题在项目建设中层出不穷 经过分析研究, 选择性 整合各类标准, 将 3500 多种 ( 类 ) 文件, 整合统一成 10 个标准文号 同时, 为便于操作使用, 编制 优化 500 多种引用表格的格

4 式, 并统一编入到 文件归档总目录 中, 使得内容标准化 格式模板化 排列定式化 操作简单化, 避免同类文件归档的千差万别, 做到案卷内容整齐划一 3 研发项目文件编码系统, 解决文件编码与案卷档号不对应的难题 项目文件编码系统, 不仅可以解决文件标识的问题, 更是为了总体实现 文件编号即卷内文件排列号, 做到文件编码与案卷档号的对应, 以减少归档鉴定工作量, 实现便捷快速归档, 避免编号和案卷档号出现 两张皮 的现象 在研发过程中, 从最初的同时有对方编码的 双编码 系统, 发展到如今的独立采用 项目文件编码 系统 并且从项目招标, 就在合同中强制约定, 当承包商入场培训时, 就进行文件编码统一审核, 最终使得项目编码符合一致性的要求 目前, 所研发的项目编码系统能有效追踪文件的流转报审和完整性, 实现了编码与档号的基本对应关系, 避免组卷的随意性 盲目性, 实现归档便捷化 事例 : 竣工图专业在设计单位出图前, 审核其编码规则, 将种类多样的专业整合为 16 个专业进行出版和归档 施工文件代码中包含装置 单位工程 分部分项工程 专业代码等, 和案卷档号中的装置号 专业 ( 单位工程 ) 代码明确对应, 可直接对照编入综合 建筑 设备 管道 仪表 电气电信等 6 大案卷中, 实现文件一体化便捷归档 4 编制项目文控档案规划, 解决项目前期文控档案管理失控的难题 在目前所有的煤制油煤化工建设项目的前期总体规划中, 强行要求编制项目文控档案规划, 明确要求按项目投资规模的一定比例配置档案设施设备 机构规模 人员数量等 在工程项目的前期策划阶段, 明确了前期项目组专人归档制 前期与施工阶段档案的交接程序等, 有效解决了项目前期档案易失控的难题 5 明确多类型合同模式下的参建单位归档职责 通过制定专门的档案操作规范, 梳理了各种合同模式中业主与总包 总包与项目组 总包与分包 分包与分包等 11 个管理层面之间的权责关系, 合理界定各自的档案管理责任, 明确了文件归档的工作流程 例如, 竣工图归档在 EP C 下, 归档责任是总包, 在 E+P+C 下则是设计方等 通过责 权 利的明晰, 有效解决了多类型合同模式下承包商归档职责界定不清的难题 6 编制操作手册, 实现同步归档 通过编制 项目文控档案管理操作手册, 将前期 合同 管理 施工 监理 设备随机 竣工验收等各类文件归档流程进行标准化设定, 实现档案业务的标准化, 并明确文件在各节点的报审时间和最终归档时间, 强调档案业务

5 的时间约束性 在项目建设计划中, 发布 月度分部及分项单位工程的归档计划, 依照此计划, 创新性地编制多达 6 套的 文件报审节点追踪台账, 追踪文件 形成 - 审核 - 签署 - 完成 - 归档 各报审环节, 对节点实行 时间标识 控制, 实现文件全流程的实时监控和同步归档 事例 : 将施工文件中分部工程报审完成的时间点作为归档 预立卷 节点, 规定 7 天为一个分项工程完成报审的周期,15 天为一个分部工程完成报审的周期 通过台账时间标识, 追踪每个分部工程中分项工程和检验批 开始报审 - 监理审批 - 业主审批 - 编制人接收 的各节点, 完成整个单位工程的 正式立卷, 实现同步实时归档 同时, 我们开发定制了 项目管理系统 PIP 与 电子档案系统 EDM 的接口, 解决了项目电子文档一体化归档的难题 7 引入标准化培训, 量化考核归档质量 编制 项目文控和档案管理操作手册, 对档案管理的各环节进行标准化培训和规范 出台 项目文控档案人员考核办法, 建立 项目部 + 项目组 + 承包商 三级综合考评体系, 对文件归档的内容 质量 时间等进行量化统计, 按权重比例对业主 建设单位 承包商 监理等进行全方位考核, 明文规定考评结果与工程款支付和效益奖挂钩, 用强有力的经济手段保证了归档质量 效果及影响 : 1 依靠原创性的煤制油煤化工档案管理新模式, 保证了投资达 300 多亿的神华鄂尔多斯煤直接液化 包头煤制烯烃两个国家级重点建设项目的档案专项分别于 2009 年和 2012 年顺利通过国家档案局的验收 年, 神华煤直接液化项目的档案管理成果获得煤炭协会管理创新二等奖 年, 神华 829 间接液化项目 天然气制氢项目通过档案专项验收 年, 神华煤制油煤化工项目文控和档案操作手册 正式编制出版, 填补国内行业空白 5 神华煤制油煤化工档案管理部门, 依靠科学 合理的管控体系, 使得项目档案收齐 收全得到保证 为 2012 年 30 万吨煤制油工程高浓度二氧化碳捕集与地质封存技术开发及示范 项目档案通过验收,2013 年 百万吨级直接液化项目关键技术示范项目 通过科技部鉴定提供了有效支撑 6 截止到 2013 年, 神华煤制油煤化工档案管理部门为本单位申请的 132 项专利 在 13 个国家申请 神华一种煤直接液化技术 专利成功提供了档案利用服务

6 监理与档案管理有机结合, 实现档案管理无缝链接 国电建投察哈素煤矿档案管理创新 中煤陕西中安项目管理有限责任公司国电建投内蒙古能源有限公司察哈素煤矿的档案工作是由业主方委托中安公司负责管理和实施 中煤陕西中安项目管理有限责任公司成立于 1988 年, 为中国中煤能源集团公司下属中煤西安设计工程有限责任公司全资子公司 拥有矿山工程 房屋建筑 市政公用工程 机电安装工程四项甲级资质, 连续 8 年获得 中国煤炭行业监理企业综合实力排名前三甲 工程建设因其周期长 流程长 阶段多 涉及单位 ( 或部门 ) 多 资料收集难度大等特点, 使基建档案具有多样性 复杂性 成套性等特点, 由于经济利益或赶工期等原因, 人们只重视工程本身, 轻视工程基建档案, 导致基建档案的收集 整理 归档等工作与工程建设不能协调开展, 造成基建档案工作严重滞后 从专业角度来讲, 档案人员虽具备档案专业知识, 但缺乏工程建设方面的经验, 不熟悉基建项目流程 ; 而基建部门工作人员及施工技术人员虽有较丰富的基建工作经验和专业知识, 但对于基建档案的日常积累和保管缺乏经验和必要的重视, 导致基建档案的收集归档工作不能正常开展 为了确保基建档案的齐全 完整 真实 有效, 充分发挥监理工程师在基建档案中的专业化作用和协调能力, 在国电建投察哈素矿井及选煤厂工程建设过程中, 在建设单位的充分信任下, 在监理合同之外, 单独以合同形式委托监理单位进行了基建档案管理工作, 实行监理与档案管理有机结合的有益尝试, 实践证明, 这种监理与档案管理的有机结合, 确保了基建档案齐全 完整 真实 有效, 突出了监理档案专业化管理的特点, 取得了显著的经济效益和社会效益 一 专业化管理从开始接受档案管理委托起, 基建档案管理工作就实行了总监理工程师全面负责制, 各参建单位项目经理和业主各部门负责人分片负责的管理体制 在工作方式 管理手段 思想观念上不断创新 档案管理项目部聘请了懂项目工程 懂科技档案管理 懂项目创优的专业人员成立了档案管理及创优小组, 根据煤矿企业的特点, 按照最新规范要求和创建一流煤矿档案管理项目的目标, 对察哈素矿井及选煤厂档案管理工作从工作平台 管理流程 资料管理 制度

7 创新 服务创新等方面进行了全方位策划 建立了特色的计算机管理模块体系, 从档案管理体系框架上, 充分考虑煤矿企业的特点, 在软件人员的协助下, 对软件功能进行了优化, 创建了数据信息分类树, 简洁直观的输入 利用等界面功能 ; 建立了快捷查阅 利用的软件系统, 确保档案管理体系 硬件 软件在百年以上的矿井服务年限内能够为安全生产提供高质量的档案服务 二 全员参与在实施过程中, 为了确保基建档案齐全完整 真实有效, 监理与业主高度重视档案管理工作, 充分发挥监理单位在建设过程中的协调作用, 共同形成合力, 把档案管理纳入了企业社会责任和文明单位创建考核范畴, 直接与各施工单位工程款支付和业主各部门负责人经济利益挂钩, 实现了档案管理社会责任与法律责任的有效制约 联手制定了有效可行的标准 制度 流程, 确保档案收集齐全 完整 真实 有效 为了强化全员参与档案意识, 利用宣传媒体, 编印档案管理工作简报, 制作悬挂了宣传牌板, 开展了各种活动, 加大档案法律法规宣传教育力度, 为推进档案管理工作营造了氛围, 扩大了影响力, 奠定了坚实的思想基础 提高了档案工作在企业管理中的地位, 使档案室不仅仅是保存档案的场所, 还是一个重要的知识和信息交流平台 三 高标准建设在建设单位的大力支持下, 在硬件设施上, 建有专用档案库房 300 多平方米, 专用阅览室 40 多少平方米, 办公室 40 多平方米, 实现了库房 办公室 阅览室三分开 配备了档案管理所需要的计算机 打印机 扫描仪 复印机 防磁柜 大型加湿器 空调柜 气体消防系统等, 具备了防火 防尘 防盗 防光 防高温 防潮功能 在档案标准方面, 采用了最新的 煤炭建设项目档案管理规范, 充分利用清华紫光管理软件, 在软件人员的协助下, 对软件功能进行了优化, 创建了数据信息分类树简洁直观的输入 利用等界面功能 ; 建立了快捷查阅 利用的软件系统 为了提高档案的查全率 查准率, 充分运用现代化的工具, 加强计算机技术在档案管理中的运用, 对软件功能模块进行框架设计, 重视软件功能的分类效果 ( 要求分类树简洁 直观 正确引导 快速查阅 ), 增强档案管理利用率的质量, 使得档案管理信息得到充分利用, 通过档案管理服务的多样化, 现代化, 满足了档案管理全方位的需求 四 全方位推进坚持 从源头上立档 的原则, 牢牢抓住各施工单位资料员源头收集 整理

8 这个关键, 定期召开档案工作会议, 及时了解工程资料进度情况, 根据工程进度情况制定档案进度计划, 并补充归档范围, 及时发布资料整理过程中的相关信息 建立各施工单位资料进度 整理质量考核奖惩制度, 积极开展业务竞赛, 每周对工程档案收集归档情况进行考核, 对资料收集整理归档工作达不到要求的, 进行处罚通报, 对资料收集整理做得好的单位和个人及时进行通报表彰, 保证了档案齐全 完整 在施工过程中, 监理和档案人员相互结合, 对单位工程资料实行全过程 全方位跟踪监控 归档管理程序化 网络化, 实现电子文件信息资源共享, 施工方完成一个单位工程中的某一分部就及时上传到档案管理系统, 监理主管人员和档案人员及时对资料的真实性 完整性 准确性 有效性进行审查 ( 存在的问题按照 三定原则, 要求参建单位进行整改 ) 确保了资料与工程同步, 也保证了在施工单位 监理单位 建设单位人员变动的情况下, 资料的齐全 完整 真实 有效, 杜绝了工程资料的损坏和丢失 为了整体推进档案管理工作, 档案管理部每周召开一次工作例会, 上传下达, 纵横沟通档案管理工作, 通过工作动态 工作平台两个栏目, 对施工单位和业主各立档单位档案工作考核情况进行通报, 畅通了信息, 拓展了思路, 促进了工作, 形成了有效的工作竞争和工作激励机制, 保证了资料齐全 完整 五 高品质服务注重开发利用, 加强档案分类 编研工作, 在实际运用中取得了很好的效果 ( 在软件四级分类设置中同时替业主考虑了百年以上的档案归档容量, 避免盲搜 查找形成的 死档案 ) 同时, 在档案管理过程中, 为了达到安全保密的目的, 针对不同档案借阅者, 在计算机软件中设置了不同权限 ; 在软件中单位工程下设置了案卷级的目录程序 ; 在录入计算机的案卷目录时, 录入了案卷的多种信息 ( 如同一单位工程的不同叫法 交叉使用文件设置互见号 ); 档案分类符合多种查阅方式 通过采取以上措施, 大大提高了档案的查全率 查准率, 满足了不同借阅者需要 总之, 档案管理是各种珍贵历史资源得以保存的重要途径, 是一项功在当代, 利在千秋的大事 监理与档案管理的有机结合, 实现了档案管理的无缝链接, 确保了基建档案资料齐全完整 真实有效, 是基建档案管理工作的一种模式尝试 ( 这种模式不是一般监理单位能承担的, 它需要监理公司有足够的人才资源, 这个团队还需要有丰富的经验 渊博的知识 超强的协调能力和对业主高度负责的敬业精神 ) 我们将进一步总结和完善这种模式, 以积极的态度去创新和探索, 做到稳中有升, 稳步前进, 积累工作经验, 发现新问题, 解决新问题, 不断进取, 开拓创新, 推动基建档案工作的不断发展

9 效果及影响 : 1. 监理与档案有机结合, 使整个项目建设施工过程中产生的文字 声像 光盘等归档资料, 按照国家标准 行业规范的要求收集 整理 分类, 确保基本建设档案齐全 完整, 真实 有效, 为基本建设档案管理开创了一条新路 2. 制定了计算机模块分类体系的框架 借用现代网络技术和现代管理学 实行新技术条件下归档管理网络化 标准化 定量化相结合的归档模式, 通过此管理, 实现了对归档过程和文件质量实施监控, 从而提高了归档管理的现代化水平, 达到了优化档案管理的目的 3. 档案分类实体与软件模块分类统一结合, 类目清楚, 做到了 举一反三 的效果 档案的查阅 调档迅速 ; 不同需求的使用者在网络平台上 权限范围内查档案也能在几分钟到 10 几分钟左右查出所需档案文件 归档文件能做到了 100 % 的查全率

10 利用数字与网络技术, 开创档案管理新局面 中国煤炭地质总局档案馆 中国煤炭地质总局档案馆是全国煤炭地质资料的管理中心 多年来始终坚持以人为本 科技创新 服务为先的工作理念 利用数字化 网络化技术加强档案管理及信息化建设, 逐步提升档案管理水平, 拓展服务领域 逐步建立起一个集资料汇交 档案管理 档案统计 档案数据的空间化和资源信息的社会化服务功能于一体的资源信息综合服务平台 并在同行业的档案管理软件中首次利用行政区划的地理信息平台将已有数据进行空间化的管理与应用 实现了远程的数据管理与查询 中国煤炭地质总局档案馆的档案管理工作从 1997 年摆脱了手工管理方式, 完全实现了档案收集 整理 检索 借阅等过程的计算机管理, 提高了工作效率和服务的准确性 随着科技的进步和信息需求量的激增, 仅仅使用电脑和软件管理档案已经不能满足利用者的需要 利用网络技术和档案信息数字化已成为档案管理发展的必然 为此, 我们从档案管理的全过程入手, 利用网络技术和档案信息数字化, 为煤炭地质信息资源的全面信息化奠定基础 主要有如下创新 : 一 档案统计年报网上数据提交系统 档案统计年报网上数据提交系统依据国家档案局统计年报中的档基三表进行数据库和填报页面的设计, 数据间的逻辑关系也按照档基三的要求进行控制, 如填报的数据发生逻辑错误, 系统将自动提示填报者修改 首次在宽带网上进行档案管理远程办公的尝试, 为开拓宽带网资源打开了先例 档案统计年报网上数据提交系统于 2008 年正式启用, 中国煤炭地质总局系统内十三个直属单位均通过登录信息中心网站填报档案统计数据, 然后由总局档案馆汇总后上报国家档案局 通过利用网络技术大大提高了数据的准确性, 缩短了统计周期, 提高了工作效率, 并因此多次获得国家档案局的表扬 二 档案资料远程汇交管理系统 资料的汇交问题一直是档案管理的一个难题, 我们通过网络技术使项目的管理 者 项目承担单位 资料接收方三者之间建立起一个平台 系统将预算内及由 总局出资的地质 科研项目数据存入系统, 列入应汇交资料中 待项目完成后

11 , 由项目承担单位远程登录汇交管理系统在网上提交相应项目成果资料的汇交单, 与实物核对完成后, 由档案工作人员标注 已汇交, 项目承担单位即可以通过网络自动打印汇交单 这样可以使项目的管理者及时了解项目承担单位成果资料的汇交情况 资料接收方可根据年度计划汇交资料的项目和已汇交资料的项目, 及时提醒未按要求汇交资料的单位 项目承担单位可以通过网络打印汇交单, 查阅 掌握汇交情况 档案资料远程汇交管理系统使项目的管理者 项目承担单位 资料接收三方了解资料的汇交状况, 避免了成果资料的漏交, 提高了归档率, 确保了煤炭地质档案资料的完整 三 煤炭地质勘查报告 GIS 综合检索系统在原有管理中, 对于核心数据资源 煤炭地质勘查报告, 虽然提供了报告的经纬度坐标, 但并没有一个地理信息平台将这些数据进行空间化的管理与应用 该系统将计算机技术 网络技术 GI S 技术相结合, 提供了一个基于数据发布与应用的地理信息平台, 并将报告中的经纬度坐标转化在空间图层中, 用户能够方便的按矿区 或是按最小到县城的各级行政区划查询落在该空间区域内的勘查报告, 也能够将空间条件与属性条件进行结合后组合查询, 实现了直接 直观, 大大提高了数据的可用性, 提升了数据的利用价值, 为今后更多数据的空间化管理与应用进行了有益的尝试 用户随意在中国行政区划地图上任意圈出一个范围, 即可获得该区域的地质成果报告 该系统在同行业的管理软件中首次利用行政区划的地理信息平台将已有数据进行空间化的管理与应用 突破了单纯的目录查询, 实现了远程的 立体的数据管理与查询 四 电子档案查询方式的创新 在电子档案查询方式上, 一改过去单一的查询方式, 而采用多维组合式查询和引导式查询 多维查询方式除了能将常用的查询条件直接放到列表上方的 查询栏, 满足用户的快捷查询之外, 还能通过 高级查询 功能实现档案数据任意条件的组合查询 引导式查询是依据人的思维是渐进型的, 在电子档案的检索过程中, 往往会有这样的需要 : 查到了某个地质勘查报告后, 想看看这个报告所属的矿区还有哪些其他报告, 这些要求, 都可以在系统中通过 电子档案的引导式查询 功能完成 如对 桌子山煤田滴沥邦乌素矿区详查报告 的查询, 在查询完该报告后, 可以通过点击其所属矿区 桌子山煤田, 直接察看库中收录的所有 桌子

12 山煤田 的地质勘查报告 查询方式的创新使电子档案的查询更加多元化 人性化, 检索更加便捷 准确, 查阅内容更丰富 五 利用网络技术开展在线咨询, 提供远程服务为提高报务质量, 开展在线咨询人工服务 通过网络咨询可以满足不同人群对煤炭地质资料的不同需求 效果及影响 : 档案管理和利用服务的数字化 网络化, 使档案工作上了一个新台阶 : 在工作效率上, 缩短了数据报送 汇总和查询服务的周期, 跨越了地域的限制 ; 在服务质量上, 统计与查询等更加快捷 准确,GIS 空间可视化查询的应用, 使利用查询更加直观, 易操作, 提高了远程访问的点击率 ; 在信息安全上, 对服务权限控制实现了细化和量化, 既确保了信息资源的安全, 又使信息资源得到了有效利用 ; 在资料汇交方面, 与项目管理单位协作, 提高了档案的归档率, 加快了资料的归档进度 应用以上技术和创新理念,2010 年我单位设计 研究 开发的 煤炭资源信息共享平台 获中煤地质总局科技一等奖 在试用的过程中得到了利用方的好评 总之, 利用现代科技手段, 坚持管理与服务创新, 提高了档案工作水平, 为档 案工作开创了新的局面

13 建立档案优秀服务竞争激励机制 推动档案服务优秀成果规模化发展 开滦 ( 集团 ) 有限责任公司档案馆 档案工作优秀服务竞争激励机制的建立, 使封存的档案资源走向广阔的企业空间, 创造出无限的活力和价值 改变了档案工作重管理轻利用, 无所作为, 被动服务的局面 开滦集团档案馆以档案资源开发利用服务企业中心工作为宗旨, 建立档案优秀服务成果竞争激励机制, 档案优秀服务工作与企业中心工作形成互动效应, 使档案服务工作能够充分支持企业各项工作发展, 企业各项工作反过来有力促进了档案优秀服务成果规模化发展 档案管理工作是基础, 档案开发利用服务工作是档案工作的目的所在, 档案开发利用优秀服务工作是档案工作存在及发展的永恒追求目标 开滦集团公司为了加强档案开发利用优秀服务工作, 在集团公司档案系统建立档案开发利用优秀服务成果申报评选奖励机制, 形成了档案工作由重管理向重利用转变, 由被动服务向主动服务转变的局面, 使开滦集团公司档案开发利用工作呈现规模集团化发展趋势 主要工作内容如下 一 建立开发利用档案优秀服务成果报告制度, 实现开发利用档案优秀服务工作制度化 规范化 2008 年开滦集团公司档案馆以红头文件形式专门下发了档办字 4 号 关于建立开发利用档案优秀服务成果报告制度的通知, 从三个方面提出了具体要求 : 一是从思想上进一步提高搞好档案信息资源的开发利用工作的认识, 要充分认识建立开发利用档案优秀服务成果报告制度的重要意义, 把这项工作作为进一步推动开滦档案服务利用工作的重要措施和展示开滦档案服务利用成果的有效途径, 积极落实好开发利用档案优秀服务成果报告制度, 通过落实报告制度, 推动本单位档案服务利用工作深入开展, 在服务中心 促进企业发展中充分发挥档案的作用 二是高度负责, 认真做好开发利用档案工作的登记 追踪和定期上报工作 各单位要建立开发利用档案优秀服务成果报告制度, 规范档案利用登记及利用效果追踪工作 各单位档案室要确定专人具体负责此项工作, 做好工作记录, 在每季度末将本单位利用档案创经济效益在 5000 元以上或在服务安全生产 解决纠纷 维护稳定等方面有一定社会效益的开发利用档案优秀服务成果及时上报到集团公司档案馆, 包括申报表 利用证明 取得效益的详细说

14 明 三是积极开展开发利用档案优秀服务成果评奖活动 按照集团公司开发利用档案优秀服务成果评奖标准, 根据各单位上报情况, 对符合标准的档案开发利用优秀成果给予奖励并由集团公司档案馆统一上报唐山市档案局, 参加上级优秀服务成果的评奖活动, 各单位也可根据本单位实际情况进行评选表彰 四是加大开发利用档案优秀服务成果的宣传力度 各单位通过局域网 新闻媒体 工作信息等方式对本单位开发利用档案优秀服务成果广泛进行宣传, 提高档案工作和档案开发利用工作的影响 集团公司档案馆将每季总结通报一次开发利用档案优秀服务成果上报情况, 并对各单位优秀服务成果及工作情况进行宣传, 推动此项工作的开展 二 将开发利用档案优秀服务工作纳入集团公司年度档案系统 四个一 的档案管理新模式开滦集团公司为了推进档案工作不断向前发展, 每年形成了 四个一 的档案管理新模式 即每年初召开一次集团公司档案工作会, 总结和表彰上一年的档案工作, 部署该年的档案工作内容, 将开发利用档案优秀服务工作列入重中之重进行安排 ; 年中进行一次档案业务培训班 每次培训班都要安排专人及课程对如何挖掘档案资源做好档案服务进行讲解 ; 年底进行一次档案同业务竞赛考核, 按照集团公司年初制定的升级达标考核标准, 突出开发利用档案优秀服务工作内容, 通过考核除了确定出先进单位, 优胜单位, 进步大单位及先进个外, 还专门设立了 10 项开发利用档案优秀服务成果奖, 为第二年年初档工作表彰会打基础 ; 除此之外, 根据每年的档案工作考核情况, 确定几家升级达标单位, 邀请省市领导对开滦进行一次升级达标验收 通过这种管理模式的推动, 自 2008 年以来, 每年上报到集团公司的开发利用优秀服务成果项目达到上百种, 主要集中在煤炭储量挖潜, 洗煤厂改造, 技术革新与创新, 解决各类诉讼纠纷, 大型设备维修与改造, 居民房屋及地下管网修缮等 三 加强开发利用档案优秀服务工作的研究与探讨, 不断提升开发利用档案服务水平为了推进集团公司档案开发利用服务水平, 通过召开开发利用优秀服务工作座谈会及档案工作汇报会的形式进行研究与探讨, 重点放在了开发利用档案优秀服务成果形成过程与方式方法上面 如开滦集团公司下属范各庄矿通过评比表彰形式, 重点奖励了哪些档案的利用者, 正是由于他们积极配合档案部门, 在使用档案过程中, 能够将档案所发挥的作用与他们的切身体会完完全全的用文字给档案部门表述出来, 主要包括了档案利用目的, 档案发挥的作用, 档案使用的数量等方面 使档案部门能够产生好的开发利用档案优秀服务成果, 为形成大规模开发服务成果奠定了基础 仅范各庄矿一个单位每年上报的开发

15 利用档案服务成果就大 30 多项, 获得唐山市档案局及河北省档案局奖励的也最多 开滦林西矿开发利用档案优秀服务工作也很突出, 该单位档案科科长是由信访科长兼职来做, 信访科长利用兼管的丰富档案资源的便利条件, 解决了多起上访老大难事件, 赢得矿领导的信任与赏识, 进而在档案管理上得到了领导的大力支持, 从而取得了档案工作与信访工作双丰收的大局面, 有力的促进了开发利用档案优秀服务工作 开滦能源学院开发利用档案也取得了不菲的好成绩 他们将开发利用档案服务工作与学校每年教学评估紧紧的联系在一起, 为教学评估开发利用档案优秀编研服务成果, 使教学评估能够顺利完成做出了很大贡献, 同时教学评估也形成了大量的有保存价值的教学档案, 反过来又丰富了档案室的档案室藏, 也推动了开发利用档案服务的工作发展, 从而为学习教学活动与档案室工作形成了良性互动互促局面 效果及影响 : 年 3 月, 开滦荣获唐山市第十四届开发利用档案优秀奖一等奖 9 项 二等奖 1 项, 同时开滦被评为唐山市第十四届开发利用档案优秀组织单位 同年 8 月河北省档案局下发文件, 通报表彰了河北省 2009 年度开发利用档案优秀服务成果 这次全省共有 94 项档案开发利用服务成果获奖, 其中开滦集团公司有 3 项档案开发利用服务成果获奖 年 4 月, 开滦荣获唐山市第十五届开发利用档案优秀奖一等奖 16 项 二等奖 4 项 三等奖 1 项同时再获开滦荣获唐山市第十五届开发利用档案优秀组织奖 年 3 月, 开滦荣获唐山市第十六届开发利用档案优秀奖一等奖 37 项 二等奖 3 项 三等奖 1 项, 同时荣获唐山市第十六届开发利用档案优秀组织奖 年 5 月 5 日, 在河北省档案局召开的全省档案系统档案工作暨表彰先进大会上, 开滦集团公司作为唯一一家企业荣获了 河北省档案文化开发利用特别贡献奖 年 9 月, 河北省档案局以冀档发 号下发了 河北省档案局关于 2012 年开发利用档案优秀服务成果评选结果的通报 开滦上报的开发利用档案优秀服务成果获奖项目占全省评奖项目的 13% 其中一等奖 11 项 二等奖 5 项 三等奖 3 项

16 以服务创新理念编撰 开滦史鉴撷萃 开滦 ( 集团 ) 有限责任公司档案馆 开滦 ( 集团 ) 有限责任公司档案馆秉承 对历史负责, 为现实服务, 替未来着想 的企业档案编研理念, 深入挖掘企业的历史档案资料, 撰写成文, 汇集成册, 用企业的历史成就鼓舞人, 用企业的历史经验启迪人, 用企业的历史传统教育人, 用企业的历史教训警示人 ; 弘扬 特别能战斗 的企业精神, 服务企业战略决策, 增强员工的自豪感 归属感和凝聚力 开滦史鉴撷萃 从不同角度, 不同侧面讲述了开滦过去的一些经验和作法, 披露了一批有参考价值的典型事例和史料, 从历史与现实 发展与未来新的角度 用时代眼光对开滦历史档案进行了实用研究与理性提炼, 这一成果对开滦的转型发展具有重要的借鉴意义 开滦史鉴撷萃 打破了以合订本方式成书的模式, 而是运用分类集成方法, 精选优秀文章, 按照文章的内容分成七个板块 : 矿山史话 管理经纬 开滦人物 亲历开滦 压迫与抗争 矿山文化 抗震救灾 每一板块的文章大致按照时间顺序排列 在编辑的过程中, 对有些文章进行了修改, 使之更能突出重点, 为现实服务 本书所选文章注重借鉴性 资料性和可读性, 能够更好地宣传开滦, 弘扬开滦精神, 为企业的转型发展服务 这七个板块的内容有如下创新之处 : 一 百年开滦创造的第一作为显赫篇目这些内容包括 : 中国第一佳矿 --- 唐山矿 中国民族工业成功的典范 --- 滦州煤矿 中国第一条标准轨铁路 世界采矿史上独有的一条企业运煤河 中国近代煤矿最大的发电厂 开滦医院在我国医疗界最早使用爱克斯光机等等 通过开滦在中国历史上的第一和历史之最增强开滦员工的自豪感, 激发开滦员工的创新意识 二 百年开滦管理创新统领全篇开滦是我国近代最早实行股份制的企业, 本书收录的股份融资方面的文章包括 : 开滦老股票 开滦历史上发行的债券及代币券 ; 经营管理方面收录了 : 旧开滦在用人方面的管理策略 周学熙的管理轶事 旧开滦员司卡片等 ; 这些开滦历史上的经验教训, 对今天企业战略决策上的创新有着较大的借鉴意义 三 精选百年开滦人物作为点睛之笔本书收录了中国第一佳矿的创办者唐廷枢, 龙号机车 的设计者金达, 创

17 办滦州煤矿的周学熙, 滦州煤矿的实业巨子孙多森等, 还记叙了劳动模范吴旭芝 王焕明 胡长海扎实苦干, 勇于创新的感人事迹 从这些为开滦作出重大贡献的开滦人身上, 能感受到他们的创新特质, 从而学习他们的创新精神 四 特别能战斗精神作为全书之魂该部分主要记叙反抗封建军阀 帝国主义列强及国民党反动派的英雄事迹, 以及战胜自然灾害的英雄事迹, 以彰显毛泽东高度称赞的开滦 特别能战斗 的精神, 这是创新发展的动力之源 主要内容包括抗日英雄 -- 节振国的事迹 1938 年工人大暴动的事迹 开滦矿工抗击日本鬼子的事迹 孙荫芳在抗日战争中的事迹 解放前夕开滦的护矿斗争, 以及抗日组织 开滦职工抗日救国会 和开滦医院党支部 在抗震救灾方面, 记叙了唐山大地震后开滦职工李玉林不顾地震后家人的安危, 冒险向党中央报告唐山大地震灾情的事迹, 震后恢复开滦生产大会战的情形, 硬骨头 勇夺抗震煤的事迹, 恢复开滦煤矿的设计会战,1984 年战胜范各庄矿井下特大透水灾害的事迹 特别能战斗 的精神是开滦之魂, 是开滦战胜一切艰难困苦, 创新发展的动力之源 五 用实物说话彰显百年开滦文化底蕴开滦的历史文化独具开滦特色 开滦的各种徽章, 从工牌 矿徽 工会徽章 俱乐部会徽 学校校徽 纪念章 奖章等的演变, 可以看出开滦的历史变迁, 感受到开滦各个历史时期不同的时代特征 开滦历史上的 粮票, 从侧面反映了不同历史时期的社会状况和一个企业为维持生产采用的必要措施 独具历史特征的开滦 洋房子, 一方面表现了充满异域风格的建筑艺术的文化内涵, 一方面则是西方列强对中国进行资本渗透 掠夺 侵略的见证 开滦工友 是开滦最早的刊物, 比较客观的记录了那个时期开滦各个层面的情况, 也是开滦历史上注重文化生活的体现 开滦历史档案中的墨迹, 不仅是开滦政治 经济 文化等各方面的真实记录, 更是珍贵的书法艺术作品, 是不可多得的宝贵文化遗产 新中国成立 60 周年开滦文化活动集萃 反映了开滦职工在新中国成立后丰富多彩的文化生活 开滦职工群众性的文化活动深深植根于矿区这片沃土, 不仅陶冶了广大职工的思想情操, 展现了开滦人的精神风貌, 同时一些好的作品, 在省部级 国家级大型展览中屡获佳绩, 并被选送到国外展出或被收藏, 为开滦争了光, 为中国的煤矿工人争了光 开滦职工的文化活动成为企业不可或缺的具有一定影响力的活动 漫话开滦的体育运动 记述了开滦体育运动的发展历史以及在各个时期取得的优异成绩 十九世纪八十年代以后, 开滦的体育运动蓬勃发展, 在全国煤炭系统的比赛中, 举重 乒乓球 羽毛球 中国象棋 足球 篮球等项目屡获佳绩, 为开滦增了光 添了彩 效果及影响 :

18 开滦史鉴撷萃 于 2012 年由河北人民出版社正式出版 出版后受到广大读者的欢迎和赞许, 产生了良好的效果和积极的影响 一是为开滦集团公司领导规划企业的发展战略提供借鉴 开滦历史上以煤为主, 发展多种经营的做法, 不管是经验还是教训, 对今天开滦集团实施 四大战略重点, 构建 两主一新 产业新格局都具有很好的借鉴意义 二是为开滦员工提供了强大的精神动力 以广大开滦员工喜闻乐见的形式宣传开滦的历史, 增强员工的企业自豪感和凝聚力 ; 用生动的历史事实诠释开滦 特别能战斗 的精神, 从而激发开滦员工重铸开滦辉煌的斗志 三是为历史研究者提供参考资料 有不少清史研究者和开滦历史研究爱好者闻讯后前来索取此书 四是通过这本书的发行, 提高了开滦的知名度和美誉度 2013 年 5 月, 开滦史鉴撷萃 上 下册获唐山市第十七届开发利用档案优秀服务成果一等奖

19 试利用局域网简化档案管理工作降低成本 山西焦煤西山煤电 ( 集团 ) 有限责任公司档案馆 由于受到国内外经济大环境影响以及新型能源对传统能源的冲击, 煤炭市场竞争空前激烈 面对严峻的经营形势, 树立降低成本 挖潜增效 节支降耗的经营理念, 严控物资利用 节约内部消耗成为关键 通过利用局域网, 取消各单位对下发文件的归档, 减少档案存储硬件投入, 简化档案归档保管程序, 可有效节约档案保存成本, 促进档案管理工作集约化发展 该创新项目是以应对国有大型煤矿企业当前日益严峻的经营形势为主要目的, 针对企业资金紧缩 严格控制成本 降低费用投入的要求 基于此, 档案管理务必创新思维提高管理效能 该创新项目的具体内容是取消所属单位对集团公司下发文件的归档, 各类文件资料都由专门机构制作电子版附件, 并上传至局域网, 所属各单位可以通过局域网检索 查阅相关文件资料, 对上级要求和各项安排部署进行贯彻 落实 执行, 无需重复打印和归档保存 如需要查找或借助档案原件, 可以到集团公司档案馆进行查阅 创新内容着重体现在以下三个方面 : 一 节约档案管理成本档案管理是企业各项管理工作的一项内容, 而不是设计管理 技术管理和办公管理所能包容的 细致分析企业档案管理成本, 节约管理成本开支是企业档案管理工作集约化发展的基本要求, 更是应对经济滑坡, 内部挖潜 节支降耗的关键 1 有效节约硬件成本 档案管理工作的硬件成本是档案管理的固定资产投入, 包括档案库房 档案密集架 计算机 除湿机 空调 视频监控设备 扫描仪 打 ( 复 ) 印机等管理设备的购置费用 取消所属单位的文件归档, 可以很大程度节省各单位档案存储空间 ( 档案库房 ) 的投入, 并可以大幅减免配套设施 ( 档案密集架 除湿机 空调 视频监控设备等 ) 支出, 节约成本额度相当可观 2 有效节约耗材成本 档案管理工作的耗材成本须严格区别于科技文件管理材料消耗, 后者属技术管理消耗而非档案管理消耗 档案管理耗材成本包括所属各单位重复性打印和归档保存所需要用到的打印纸张 打印复印的设备耗材 ( 硒鼓或墨盒等 ) 取消所属单位对上级文件归档, 基本可以完全省却以前对各类文件资料进行归档所用的各类纸张 打 ( 复 ) 印耗材, 从各所属单位的

20 办公成本支出中节约出相当大的份额 3 有效节约耗能成本 档案管理工作涉及归档 保存 监管等一系列工作环节, 无论是文件资料打印复制, 还是保证一定的存储条件 ( 恒温设备长期运行 ), 或是对涉密档案 重要文献进行安全监控, 都需要消耗电能等能源 所属各单位无需对上级文件进行归档 存档, 可以很大程度节约各单位在档案管理工作方面损耗的能源, 就能源成本投入方面节约不少开支 二 简化办理程序 1 省却复印传阅环节 集团公司每年需要下发大量的文件, 各所属单位要学习领会各类文件的指示精神和指导思想, 并且要根据各自的实际情况对工作进行安排部署 每年集团公司所属各单位要通过大量的复印工作来传阅文件, 以领会传达各项要求 在 OA 办公网络充分覆盖后, 相比依靠局域网平台随时检索 查阅相关文件资料, 掌握工作动态的优势而言, 浪费过多的人力 物力 财力复制传阅各类文件略显画蛇添足 2 省却分级归档环节 集团公司所属单位以往要对文件复印件( 打印件 ) 进行短期归档 保管, 以便在工作推进过程中把握方向, 并留存依据 而实际上, 在可借助局域网平台传阅文件资料后, 局域网庞大的信息系统数据库可以贮存巨额数量的文件资料电子版复制品, 并且依靠局域网持续不断的网络维护 安全监管 升级改造, 各类文件复制品可以得到妥善保管, 并且便于随时检索使用 此外, 除档案原件外, 文件复制品根本不具备档案属性, 且没有法律效力 因此, 各所属单位对此类文件复制品的归档和保存已经失去了太多的现实意义 三 加强集中统一 1 确保管理统一性 每年由集团公司统一下发的各类文件主要涉及公司重大事务的开展 进展情况, 在不同时期的阶段性要求以及重点工程的推进情况, 包括文书 会计 设备 人事 审计 科技 基建 科研等诸多方面 其中 2 份文件原件保存于公司档案馆, 作为具有法律效力的凭证依据, 各单位只需利用局域网查阅文件 这样可以有效增强档案管理工作的集中统一性, 不仅能够妥善保管各类档案, 避免损毁 遗失等意外情况的发生, 而且便于明确使用者的借阅身份 借阅权限以及追求相关责任, 更可以防止对档案文件的修改 伪造 2 确保档案保密性 许多档案文献资料属涉密性文件, 未经许可不得传阅或只能够在某一范围内进行传阅 根据这种情况, 局域网对文件传阅可以进行分级处理, 避免因资料滥挂而造成泄密 具有法律效力的档案原件只保存在档案馆, 除专门人士说明使用缘由外, 其他个人在非授权情况下不可借阅, 在一

21 定程度上维护了档案管理工作的保密性, 也确保了国家机密和企业机密的安全性 效果及影响 1 有效降低了档案管理成本 根据档案管理年度案卷成本计算方式分析, 包括管理设备购置费 档案管理人员的工资开支和正常办公费用 消耗性材料费用 耗能费用 档案人员各项差费 其他开支等全部开支在内, 按照案卷卷藏在 10 万册保守估计, 如果保存年限为 5 年, 每卷成本大致接近 100 元 依此计算, 取消各单位对文件的归档保存, 每份文件每年可节省保管费用 20 元, 集团公司平均每年下发文件 2500 余份, 取消各单位文件归档后, 按照全公司所属 41 个单位计算, 每年共可节约档案管理成本 205 万元 另外, 按照以往平均值计算, 集团公司所属 41 个单位每年下文 发文纸张费用为 元,A3 幅面打印费用为 元,A4 幅面打印费用为 元 取消所属各单位对上级文件的归档工作后, 每年单从纸张 打印方面大约节约成本 26 万元 58 万元 2 拓宽了档案管理和使用的地域性 档案管理和使用范围涵盖局域网连接的全部范围, 公司所属各单位可以通过局域网查阅档案资料, 档案管理部门也可以通过局域网对档案进行管理 3 突破了传统档案管理时间的限制 档案查阅并不局限于以往的上班时间内, 档案使用者利用局域网可以随时进行检索查阅, 以有效应对各种紧急需要 4 加强了档案管理工作的集中统一性和保密性, 并确保了档案管理机构的专业权威性 各基层单位不允许也无需保存档案原件, 各类文件可通过局域网传阅, 而档案原件只在专门的档案管理部门 ( 档案馆 ) 进行归档保存, 档案原始属性及法律效力仍归属档案原件, 各单位如需查阅档案原件, 必须到档案管理部门 ( 档案馆 ) 进行查阅

22 山西焦煤汾西矿业集团资源整合档案 一矿一档 管理 山西焦煤汾西矿业集团有限责任公司档案处 在企业实施煤炭资源整合和煤矿兼并重组过程中, 档案工作要做到与时俱进 努力适应新形势的要求, 从资源整合工作的实际情况出发, 针对整合前煤矿差异性较大的具体情况, 力求使整合前后的变化从档案中得到真实反映 一矿一档 管理不仅体现汾西矿业集团公司 精细化管事 的治企理念, 而且也是加强档案管理, 创新服务方向的有益探索 2009 年实施的煤炭资源整合和煤矿兼并重组, 是山西省落实党的十七大精神, 认真执行国家煤炭产业政策, 优化煤炭产业结构, 提升煤炭产业发展水平, 实现转型发展 安全发展 和谐发展的重大举措, 是山西煤炭发展史上的一件大事 山西焦煤汾西矿业集团公司是有 50 年建企历史, 原煤产量 3000 万吨 / 年, 入洗能力 3000 万吨 / 年, 年销售收入近 200 亿元的特大型国有煤炭企业, 是山西省指定的煤炭资源整合和煤矿兼并重组的主体之一 根据山西省档案局 山西省煤炭工业厅联合下发的 关于做好煤炭资源整合文件材料归档和接收工作的通知 精神, 汾西矿业集团公司召开了专业会议进行深入研究, 并下发了汾煤办发 [2010]666 号文件 汾煤档发 [2011]213 号文件, 从实际出发提出 在煤炭资源整合期间产生的材料要实现 一矿一档 的要求 所谓 一矿一档, 是指被整合的原矿井档案与整合期间本矿井产生的档案独立建档 存档 ; 兼并重组后新矿井的档案资料独立建档 存档 各资源整合区域管理分公司 控股子公司负责本公司所属范围内原矿井和兼并重组后新矿井的 一矿一档 建档 归档工作 集团公司机关各相关处室在整合期间产生的资料, 也要按照 一矿一档 的要求建档 归档 对资源整合档案资料实行 一矿一档 管理, 是在传统的档案管理基础上, 针对资源整合工作的新情况 新特点采取的创新性举措 汾西矿业集团公司领导十分重视煤炭资源整合期间资料的建档 归档工作, 明确要求所属各煤炭资源整合区域管理分公司 控股子公司及集团公司机关相关处室, 在煤炭资源整合期间产生的材料要实现 一矿一档, 并要求应当归档的材料必须有一份齐全 完整并经系统整理后, 移交档案处存档 实施煤炭资源整合和兼并重组以来, 汾西矿业集团公司严格按照 一矿一档 的要求, 实现了对资源整合前的矿井和兼并重组后的新矿井档案分别独立建档 归档 截至目前汾西矿业集团公司档案处已收回资源整合档案 3965 卷, 其中累计文书档案 2841 件, 科技档案 407 卷, 会计档案 254 卷, 证件档案 110 卷, 影

23 像档案 43 盘, 回头自查档案 96 卷, 部分矿井初步设计说明书 25 盒, 资源整合区域公司及矿井公司累计馆藏各类档案 7031 卷,15148 件 资源整合 一矿一档 管理, 对我们来说是一项全新的工作, 为推动其全面扎实 有序开展, 我们首先对被整合的原矿井和整合后形成的新矿井进行了广泛深入的调查研究, 详细核查整合前原矿井的资料数量, 及整合期间与整合后产生的新资料数量, 并专门举办了 资源整合矿井档案管理人员培训班, 聘请山西省档案局专家讲授如何做好煤炭资源整合中的档案工作 其次, 集团公司制定下发了 汾西矿业集团公司资源整合档案管理工作考核方案, 之中详细规定了 一矿一档 考评细则和奖惩标准, 并多次深入基层对各区域公司及矿井公司 一矿一档 工作的开展进行直接指导 三是为深化资源整合 一矿一档 档案管理, 集团公司在确保纸质档案归档的基础上, 列专项资金对原有档案信息化系统进行了扩容改造, 新增加资源整合区域公司及矿井公司共计 30 个站点, 使资源整合 一矿一档 归档资料实现了信息化管理 实行资源整合 一矿一档 管理的优越性体现在以下几个方面 : 一是建档 归档工作相对便捷, 提高了档案管理工作的效率 汾西矿业集团公司先后在山西省的晋中 吕梁 临汾 长治 忻州等 5 市整合各类矿井 60 余处, 这些矿井在产权结构 地质条件 安全状况等各方面都存在着很大的差异, 而兼并重组后形成的 26 座矿井也同样存在这样的问题 如果对档案资料进行集中统一管理, 一方面工作难度较大 可操作性不强, 另一方面也不利于资料的有效利用 一矿一档 则在充分体现差异性的同时简化了建档 归档的工作程序, 不仅便于档案管理人员操作, 也为档案资料高效使用提供了便捷的条件 二是保证了档案资料的系统性与完整性, 提高了档案资料的准确性 将档案资料与原矿井 整合后的新矿井分离并转移, 或多或少都可能导致资料的缺失和不完整, 而 一矿一档 则因地制宜 因时制宜, 保证了整合前后每个矿井档案资料的完整性, 避免了档案资料在接收与整理过程中的丢失现象, 最大程度地提高了资源整合工作中档案资料的准确性 三是为兼并重组后的服务和开发利用工作提供了便利条件 到目前为止, 一矿一档 所收集 整理的档案资料已经为企业各项活动在证据 责任和信息等方面的需要发挥了一定作用, 为企业的生产经营和持续发展提供了有效服务 汾西矿业集团公司通过 一矿一档 的管理, 确保了资源整合期间产生的档案资料齐全完整 准确系统 处置规范 保管安全 真实 准确 完整地反映资源整合 兼并重组的全过程, 及兼并重组前后公司在产能上的重大变化 集团公司作为兼并整合主体, 共整合各类矿井 60 余处, 形成 26 座矿井 通过资源整合汾西矿业集团公司新增井田面积 平方公里, 新增地质储量 亿吨, 批准产能 3120 万吨 / 年, 整合后单井平均生产能力达 120 万

24 吨 / 年以上 煤炭资源整合是企业发展史上具有里程碑意义的大事, 相关档案资料是这一重大经济活动的真实记录, 也是企业落实国家煤炭产业政策, 实施产业结构调整的重要信息资源 山西焦煤汾西矿业集团公司在煤炭资源整合档案管理工作中实施的 一矿一档 管理, 符合煤炭资源整合工作的实际 实现了资源整合兼并重组过程中的档案管理与企业传统档案管理的对接, 使企业档案工作与企业发展同步, 更好地为企业发展服务 效果及影响 : 按照 一矿一档 的要求, 汾西矿业集团公司实现了对整合前的矿井和兼并重组后的煤矿 ( 公司 ) 分别独立建档 归档 新建的各区域公司及矿井公司设立了档案管理部门, 配置了相应的设施 设备和档案装具, 对专 兼职档案管理人员进行了必要的培训 通过 一矿一档 的管理确保了资源整合期间产生的档案资料齐全完整 保管安全, 能够真实 准确地反映资源整合兼并重组的全过程 接收 归档的资源整合资料已经为企业各项活动在证据 责任和信息等方面的需要发挥了一定作用, 为企业的生产经营和持续发展提供了有效服务 在山西省实施煤炭资源整合和煤矿兼并重组的国有重点煤炭企业中, 山西焦煤汾西矿业 一矿一档 管理具有独特性和创新性, 可供各单位参考借鉴

25 数字化档案管理系统的构建与应用 山东能源新汶矿业集团有限责任公司翟镇煤矿 档案作为一种信息资源, 是企业同步发展的无形资产 传统的企业档案管理模式, 是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容, 以实现归档信息的历史查考与法律凭证作用为工作目的 然而, 伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用, 企业对其所需信息的控制, 已经开始从库房管理模式转向资源管理模式 以规范的企业文档管理为基础, 借助于档案数字化管理平台, 达到企业的信息产生 处理 传递 留存和信息使用的自动化管理, 从而实现档案资源的集成化 查阅使用的便利化 开发利用的效能化 创造效益的最大化 一 翟镇煤矿数字化档案管理系统的应用背景档案管理现代化 自动化是档案工作发展的必然趋势, 也是高科技发展的必然结果 目前, 我矿很多部门的专业工作都有相应的网上办公系统, 大量的数据信息散存于各个单位, 作为全矿档案信息资源存储管理中心的档案室, 如不具备对这些电子文件进行存储的条件, 只能存储纸质档案, 将造成电子信息资源应用的浪费及流失, 给企业造成无法弥补和不可估量的损失 鉴于此, 实现档案现代化 自动化管理, 更新档案管理的观念 手段乃至方法, 建设数字化档案室, 是目前我矿档案管理工作适应全矿现代化建设工作所急需解决的一个课题 二 实施过程为做好该项工作, 翟镇煤矿相关人员一边对数字化档案室进行了实地考察 调研, 一边通过网络了解建设数字化档案室的相关内容, 并于 09 年 9 月份与济南紫软信息科技公司合作签署了合作意向, 制定了分步实施, 逐步推进的项目方案, 着手建设数字化档案管理系统项目 (一)第一步, 建设系统的档案数据中心 以数据中心为平台, 建设集系统设置 权限设置 文件管理 收集整编 档案管理 档案检索 借阅管理 报表管理 销毁模块 统计管理 综合管理 开发利用 光盘制作 数据转换 WE B 检索系统 文件扫描处理等 16 项功能模块于一体的数字化档案管理系统 (二)第二步, 建成全矿信息数据存储中心 一是与办公自动化等系统的接口, 将散存于各个单位的数据信息, 通过电子文件的自动归档和数据交换, 集中存储于档案管理数据系统 ; 二是将以往纸质档案特别是科学技术档案扫描后批量挂接存储于档案管理数据系统 据此, 使档案室形成一个完整的档案信息化

26 网络, 同时形成单位的电子信息资源中心 (三)第三步, 建成全方位档案信息资源提供利用服务平台 开辟查询利用 借阅预约和信息发布等平台, 为全矿的发展经营工作提供全方位的信息资源服务 通过数字化档案管理系统的构建和应用, 翟镇煤矿最终实现数字化档案管理, 解决今后所面临的大量录入工作和重复劳动, 提高管理水平和工作效率 ; 能够实现档案资源跨区域统一高效管理及异地查询 利用, 降低利用档案的相关费用, 有利于实现档案资源的集成化 查阅使用的便利化 开发利用的效能化 创造效益的最大化 三 数字化档案管理系统的构建(一)系统配置系统由硬件和支持平台 应用软件 ( 档案管理软件 ) 相关软件三部分组成 软硬件支持系统是档案管理系统运行的基础平台 ; 档案管理软件是本设计方案的核心部分, 也是用户应用的主体 ; 相关系统是围绕电子文件管理的相关技术应用, 例如 : 全文检索系统 在线 OCR 系统 流技术浏览器等, 它们与档案软件集成, 为用户提供完整的应用 (二)数字化档案管理系统的功能应用系统功能主要分为三大部分 : 档案业务部分 信息服务网站和系统设置部分 1 档案业务管理功能档案业务部分包括文件管理 收集整编 档案管理和开发利用四部份, 涵盖了档案业务中的收集整理 日常管理和信息开发利用工作, 主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员, 这部份功能系统设计得简单实用 方便快捷, 档案管理人员可以通过这些功能, 根据定义好的管理规则和规范, 自动或辅助手工实现档案的各项业务工作 系统通过文件管理 ( 文件库 ) 收集整编( 整编库 ) 档案管理( 档案库 )3 个数据库来完成档案的业务流程 ( 1 )文件库用于各类收发文和其它文件的登记和管理, 在分散整理的情况下, 文件管理可以用于归档文件整理的基层单位和部门, 可以实现随办随归 ; 在集中整理的情况下, 文件管理就是文件收集和录入的工具, 由文书进行录入登记, 形成大量文件, 由档案管理人员进行集中鉴定 整理和调整, 其中不归档的文件将放到不归档文件库中 ( 2 )整编库用于归档文件的录入和整理 通过与智能交换系统的接口可以将归档文件转入整编库, 接口实现了归档文件著录信息的提取 ( 从智能交换系统中提取 ) 和电子原文的转入 另外其它归档文件也可以通过收集整编录入到整编

27 库中 翟镇煤矿档案采用集中整理的形式 在这种情况下, 收集整编就成为归档文件的收集和录入工具, 由文书进行录入登记, 形成大量待整理的归档文件, 由档案进行集中整理 整编库与文件库都是用于文件的收集整理, 它们的不同之处在于库结构 ( 文件的著录 描述信息 ) 的不同 ; 另外一个不同就是整编库中的文件都是要归档的文件, 而文件库中的文件可能有不需要归档的文件 因此, 从文件库到整编库文件会发生两个变化, 一个是著录信息的变化, 一个是经过鉴定, 成为归档文件 ( 3 )收集整编完毕的归档文件由档案人员进行确认后转入档案库, 形成电子档案 档案库中的档案一般不会再重新进行整理, 只是需要档案人员对其进行数据的维护和档案信息的开发利用 档案的开发利用是针对上述文件库 整编库和档案库中的信息, 通过档案检索 借阅管理 统计年报 档案编研 编研管理 光盘制作和工作量统计七项功能, 为用户提供更好的信息服务 2 信息服务网站功能信息服务网站可以在内网上为单位用户提供档案信息的服务 包括查询利用 借阅预约和信息发布三部份 档案的利用包括对电子档案的网上利用和对档案实体的借阅两种方式 用户可以根据系统赋予的权限对电子档案目录进行检索查询, 找到所需的档案目录, 同时对电子原文进行浏览 下载 对电子档案进行查询和利用不需要经过档案管理人员, 档案管理人员只需要事先设定每个用户的权限即可 系统会自动记录网上对电子档案查询和利用的情况, 随时可以进行利用统计 无论是对档案管理者还是档案利用者, 无论是在时间上还是空间上都显得更为方便简洁 如果用户需要借阅档案实体, 可以直接到档案部门去办理借阅手续, 也可以通过网站先进行检索, 查到所需借阅的目录, 并提出借阅申请, 借阅申请会自动显示在档案管理员的借阅预约信息当中, 由档案管理员准备好实体, 并打印借阅单, 等待用户去签字取回即可 借阅管理功能 可以进行借阅登记 归还和催还的办理, 并可由档案管理员制定借阅的规则和政策, 由系统自动进行控制, 对各种类型电子化资料的流转过程进行实时监控, 使档案的查借阅工作更加可控, 同时极大的提高了办公工作效率 3 系统维护( 系统设置 ) 功能系统设置部分主要提供了一套系统的定制工具, 可以针对不同行业的档案

28 管理需求和规范, 定制符合这个单位使用的档案管理系统, 可定制的内容包括系统权限 档案管理架构 档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护及设置工具 主要针对项目实施人员 或对本单位档案业务熟悉的系统管理员 系统设置部分功能强大, 包含权限管理 数据维护 数据转换 档案设置 数据字典维护 参数设置 档案移交和口令修改八部份功能 可以将用户单位的档案管理规范和制度通过定制实现, 用系统保障使用人员对规范和制度的执行, 保障档案的业务流程有序地进行 4 与 OA 等办公系统的对接功能数字化档案管理系统与 OA 等办公系统的接口通过智能交换系统中投箱的操作, 触发接口程序, 由 OA 等办公系统将数据库中的归档文件信息形成一个 XM L 格式的文件, 发给档案系统, 实现电子文件的自动归档和数据交换 翟镇煤矿根据本单位实际情况将档案数字化管理系统中的档案业务和系统的设置功能分开, 是考虑到可以针对不同的使用者, 将档案业务部分的使用和操作做得简单方便, 使非计算机专业的人员可以轻松掌握系统, 同时将用于专业人员的系统设置功能做成一个档案管理的平台, 提供专业人员一个功能强大的定制工具包, 这样系统就实现了功能性和易用性的完美结合 翟镇煤矿数字化档案管理系统的应用, 使档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案, 而是包含了大量的电子文档, 并通过局域网向基层传播档案信息, 实现了迅速有效地收集信息, 及时准确地提供信息, 最大程度地运用信息, 使利用者在短时间内跨地域寻找到所需的档案信息, 提高了档案管理效益, 充分发挥了档案的效能 效果及影响 : 1 实现了档案管理的现代化 自动化, 实现了与财务办公系统 统计办公系统 OA 办公系统等的链接, 保证了大量数据信息的存储, 避免造成因电子信息资源的浪费与流失给企业造成的损失 2 从档案的收集 整理 编目到档案的存储管理等一系列档案工作都可通过软件在网上完成, 优化了管理流程, 提高了工作效率 3 档案管理实现信息化后, 实现了在网络上共享, 档案利用者根据权限在自己的计算机上进行档案的查阅和浏览, 减少不必要的事务工作, 提高了工作效率 ; 同时档案资料的电子化更便于二次利用和开发, 最大限度的升级了档案信息的价值 4 数字化档案管理系统的实施与应用, 提高了档案管理工作的科技含量和现代化的办公效率, 使档案工作的发展紧随企业发展速度, 为下一步搭建主体

29 与非煤企业信息平台奠定坚实基础, 延伸了档案管理的长久效益 5 数字化档案室的建成使我矿成为集团公司第一家由 省一级 晋升为 省特 级 的档案室

30 三三四四 档案管理制度在煤炭企业的贯彻与实施 中国平煤神马能源化工集团有限责任公司综合办公室 中国平煤神马集团是一家以能源化工为主导的国有特大型企业集团, 所属单位近 100 个, 专兼职档案人员 1200 多人 集团档案部门通过构建一套完整的制度体系, 确立 法制理念, 并将其纳入到考核机制之中, 开创档案工作的新局面 三三四四 制度, 即 三集中 三纳入 四参加 四同步 制度的简称 三集中, 是指档案实体 人员和管理要集中统一 三纳入, 是指要将档案工作纳入企业领导工作议事日程, 纳入企业规章制度及工作流程 ; 纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制 四参加, 是指企业档案部门或档案人员参加产品鉴定 科研课题审定 基建项目验收 设备开箱验收或引进项目接收, 负责检查归档的文件材料是否齐全 完整 准确和系统 四同步, 是指企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步, 检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步, 验收 鉴定项目成果与验收 鉴定项目文件材料归档情况同步, 项目总结与项目文件材料完成归档同步 三集中 有利于档案工作统一规划 统筹安排 统一管理, 节省人 财 物及库房容量 否则, 就会造成档案分散 管理各自为政, 就会严重危及档案安全, 使档案得不到有效利用 ; 三纳入 需要分管领导将档案管理纳入工作的议事日程, 对档案工作的发展做出整体规划, 并通过协调将档案管理纳入企业活动的各项规章制度及工作流程, 纳入各部门和有关人员的岗位或经济责任制, 保障各项活动形成的历史记录及时归档 否则, 就难以保证档案工作的正常开展和健康发展 ; 四参加 四同步 是几十年科技档案工作的经验总结, 是一种行之有效的全过程控制措施 产品鉴定 成果审定 项目验收 设备开箱验收等活动都是相关工作的阶段性 结论性的活动, 也是资料最可靠 最齐全的时候, 如果这个阶段不及时归档, 后补是非常困难的 档案部门或档案人员通过参加这些活动, 可以深入了解这些活动产生了哪些归档资料, 确保归档资料的完整 准确 系统 近几年, 为了更好地贯彻落实 三三四四 管理制度, 中国平煤神马集团档案部

31 门采取了一系列的重要举措 一 以身作则, 率先垂范针对历年来的各类档案长期散存在各部门的情况, 在集团总经理办公会议上, 研究成立档案工作领导小组, 限期各部门规范整理移交档案, 并将档案移交任务纳入部门考核, 层层分解落实责任, 与部门领导年薪挂钩, 实现了集团总部人事 会计 科技 文书 特载等档案的集中统一管理 二 明确目标, 细化任务 2008 年以来, 我们下发了 中国平煤神马集团关于加强档案管理工作的通知 关于加强平煤神马重组过程中档案管理的通知 关于加强档案收集归档工作的通知 中平能化集团建设项目档案验收及管理办法 中平能化集团重大活动档案管理办法 关于做好棚户区改造工程档案工作的通知 关于加强小煤矿重组过程中档案管理的通知 等一系列文件, 这些文件中明确了 三三四四 管理制度的工作标准及操作规范, 细化了集团各个发展阶段的工作任务 三 举行培训, 解疑释惑为了集团专兼职档案人员在工作中更好地去掌握操作,2008 年以来, 先后五次组织近 800 人参加档案业务培训, 三三四四 制度的工作标准和操作规范就是培训内容之一, 通过详细的讲解, 给大家解疑释惑 四 选树典型, 以点带面精心选择一些档案基础设施好 业务功底硬的单位作为试点, 进行重点指导 培育, 把 三三四四 制度认真贯彻落实下去, 选树典型, 以点带面, 逐步推进集团整体档案管理水平的提升 先推出部分示范单位进行经验介绍 现场观摩等形式使其成为 领头羊, 让后来者有榜样可学习, 有先例可借鉴 例如集团下属的一矿 四矿 八矿 十一矿 十三矿 铁运处等二十多个单位都是原来达标单位, 档案工作基础都很好, 三集中 三纳入 制度原来都已落实, 只是 四参加 四同步 制度落实不太好, 近年来煤矿企业在扩大产能时做了大量的改扩建 产业升级等建设, 同时还有一些新建矿井, 这样就产生了大量的建设期间的科技档案, 而 四参加 四同步 制度又是专门针对科技档案容易散存于各部门或个人手中, 造成档案收集不全提出的 所以, 作为集团总部的档案部门, 先对他们进行重点指导 培育, 并把他们的经验方法 重要举措进行总结 归纳和提炼, 在集团范围内推广执行 五 加强指导, 促进交流近年来通过年报数据的对比分析和检查调研等手段, 我们发现档案队伍出

32 现新老更替 新单位档案意识和业务基础薄弱 档案专项验收 档案达标认证等问题我们都进行了相应的指导, 确保了基层档案工作不走弯路, 为集团档案工作平稳健康发展提供了保障 如新单位档案意识和业务基础差, 我们现场指导工作开展和业务建设, 并分批组织档案人员把各自的档案资料搬到集团总部, 我们现场指导如何结合实际确定分类方案 整理流程 编制检索目录等, 并结合理论进行全面培训, 使他们尽快掌握专业知识和操作技能 如档案人员出现新老更替现象, 我们及时组织理论和实操培训 针对档案专项验收, 我们以文件形式和现场督导结合, 要求及时做好收集归档 规范整理 安全保管等工作 针对参观学习 现场观摩的需求, 我们采取自愿报名的方式, 统一组织后由集团档案部门的同志分别带队, 组织到各单位互相学习借鉴 沟通交流 为了给基层单位提供交流学习的平台, 我们建立了 QQ 档案管理群, 集团所属单位的档案专职人员都可以申请加入, 我们把集团的档案工作动态及基层单位的一些需求在群里下发, 实现信息共享, 成果共享 经验共享 下发的内容有上级部门的法律法规 ; 示范单位的联系人和联系电话 ; 落实执行 三三四四 管理制度的经验措施等 六 完善机制, 量化考核 2008 年, 在集团领导的高度重视下, 首次把档案工作纳入一年一度的 五好 考 核, 档案工作和党风建设 经营业绩 安全生产 纪检信访等在考核标准内占 一定的分值 考核内容为 : 1 实现档案库房 阅览 办公 三分开 没有档案库房的扣 1 分, 没有 三分开 的扣 0.5 分 实现档案 人员 管理三集中, 一项不集中扣 0.5 分 2 落实库房各项安全防护措施, 配齐配全库房 八防 设施, 保证档案的安全 每缺一项扣 0.2 分 2009 年以来, 逐步把 三纳入 四参加 四同步 档案的规范整理纳入到 五好 考核中 考核内容为 : 1 没有落实 三集中 三纳入 四参加 四同步 的每缺一项扣 0.5 分 2 没有实现档案库房 阅览 办公 三分开 的每缺一项扣 0.2 分 3 没有完成档案收集整理扣 1 分 4 没有建立史志工作体系扣 0.5 分 5 没有完成年度大事记编纂扣 1 分 其中 三集中 看现场 三纳入 看单位的分管领导研究 解决了什么问题 ; 单

33 位的长远规划及近期目标 年度工作计划中对档案工作的安排部署 ; 各部门的管理制度及岗位责任制中对文件资料的形成 积累 移交是否作了明确规定 四参加 四同步 主要看基建项目验收 产品鉴定 设备开箱 课题审定时是否有档案部门或档案人员的签字记录和审查意见, 相应的档案资料是否齐全完整 考核结果与各单位一把手的年薪挂钩, 同各科室负责人的薪酬挂钩, 通过上述措施, 促进基层单位领导职工重视档案工作, 建立起职责明确 联系密切的档案工作网络, 有效促进了 三三四四 管理制度的贯彻落实 七 宣传引导, 评优表先 每年召开档案工作会议, 把该制度的内容和要求在会上宣传引导, 对完成较好的单位和个人进行评比表彰, 并且以正式文件在集团办公网下发, 有效提高了基层单位和档案人员的积极性 效果及影响 : 三三四四 档案管理制度通过近几年在中国平煤神马集团的贯彻与实施, 在加强档案收集 规范整理 安全管理 服务经济建设等方面取得了突破性进展 主要表现为 : 一 档案意识和组织领导显著加强 集团所属单位充分认识到档案工作的重要性, 加强组织领导, 积极建立健全档案机构, 增配专 兼职档案员 至 2012 年底, 有专职 161 人, 兼职 1099 人, 基本实现了全集团约 110 多万卷 ( 件 ) 档案的集中统一管理, 改变了各类档案分散管理 未经整理的历史状况 二 档案装备水平明显改善 各单位加大资金投入, 改善办公条件, 增配设施设备, 完善安全防护措施, 档案装备水平显著提高, 杜绝了丢失 霉变 虫蛀等各类安全隐患 至 2012 年全集团档案用房总面积达到 平方米, 档案陈列室 36 个, 购置了密集架近万组, 各种配套设施齐全 其中一矿 十一矿 尼龙化工 十二矿用于库房改造和基础设施设备购置的投入分别达到 181 万 133 万 146 万 50 万 ; 一矿 十一矿 十三矿的档案用房面积分别达到 630 平方米 4 30 平方米 336 平方米 三 档案信息资源建设持续推进 强力抓好档案 三三四四 制度的贯彻与实施, 基本实现了档案人员直接介入档案形成与归档的全过程, 保证了商业秘密 基建项目 科技研究 重大活动 抗震救灾 棚改工程等各类重要档案及时归档

34 四 档案开发利用和编史修志成效显著 各单位积极采取措施, 通过汇编文件 创建荣誉展室 编史修志等方式, 有力拓展了服务领域 全集团 2012 年提供档案利用 5 万多人次, 完成史志成果 1500 多万字 其中十一矿通过查阅原矸石仓的设计资料, 为新矸石仓的及时高效施工, 提前实现了分装分运, 使煤质指标提高了五个百分点, 每个月为本矿增加利润收入达近三百万元 ; 一矿的荣誉展厅面积达到 800 平方米, 把建矿 50 余年来的发展历程 模范人物 重大荣誉等陈列于展厅, 保存了珍贵档案, 展示了发展历程, 树立了企业形象 ; 铁运处为迎接建处 50 周年, 专门成立了处志编委会, 档案室提供了大量的历史资料, 并积极参与撰稿 收集资料 定稿印刷等环节, 完成了铁运处 1995 年 2011 年 17 年的处志续编工作, 全志约 19 万字, 图片 81 幅, 该志成为铁运处 1995 年以来各项发展成就之史册, 精神物质文明成果之汇编 五 档案信息化建设迈上新台阶 2011 年以来, 积极争取领导的支持, 集团总部档案部门购置网络版软件 电脑 扫描仪等相关配套设备 目前, 已完成部分库存档案的全文检索 扫描挂接工作 实现了几代档案人追求的在电脑中轻松查找 快速打印的梦想 目前集团有 23 个基层单位购买了档案管理软件, 实现了档案的条目检索, 为未来实现资源共享 互联互通奠定了基础

35 加强基本建设过程中档案收集整理与创新工作 陕煤集团神木柠条塔矿业有限公司 陕煤集团神木柠条塔矿业有限公司于 2005 年 5 月 18 日挂牌成立, 是由陕西煤业集团有限责任公司铜川矿业公司 榆林市榆神煤炭有限责任公司和神木县国有资产运营公司共同出资设立 公司重点加强档案工作领导, 实行公司一把手总负责, 各级分管领导层层负责的管理体制 实行归档管理网络化 实现电子文件信息资源共享, 满足特定部门的特定需求, 提高档案的利用率 一 档案管理中 一把手工程 公司上下高度重视此项工作, 能形成合力, 把档案管理纳入了企业社会责任和文明单位创建考核范畴, 直接和各单位分管领导经济利益挂钩, 实现了档案管理社会责任与法律责任的有效制约 为了强化全员档案意识, 利用宣传媒体, 编印档案管理工作简报, 开辟了档案法律法规条例学习专栏, 制作悬挂了宣传牌板, 开展了各种活动, 加大档案法律法规宣传教育力度, 为推进档案管理工作营造了氛围, 扩大了影响力, 奠定了坚实的思想基础 提高了档案工作在企业管理中的地位, 使档案室已不仅仅是保存档案的场所, 还是一个重要的知识和信息交流平台, 也是企业历史教育和对外宣传的重要窗口和阵地 档案文化建设为塑造企业形象 提升企业知名度 扩大企业影响力发挥了重要作用 一把手工程 的实行使柠条塔矿业公司的档案管理工作取得很大的进展, 并提出了全方位推进 高标准建设 高质量管理 高品质塑造的档案工作理念 二 源头上立档 的原则, 牢牢抓住各部室兼职档案员源头收集这个关键定期召开会议, 了解重点工作形成档案资料后的管理情况, 根据情况补充归档范围, 及时收集归档 并制定了兼职档案员业务考核方案, 开展季度业务竞赛, 根据收集归档情况打分评奖, 对收集归档工作达不到要求的, 进行处罚通报, 保证了档案齐全完整归档 为了整体推进档案管理工作, 档案室每月召开一次工作例会, 上传下达, 纵横沟通档案管理工作, 通过工作动态 工作平台两个栏目, 对业务部室和各立档单位档案工作考核情况进行通报, 畅通了信息, 拓展了思路, 促进了工作, 形成了有效的工作竞争和工作激励机制 保证了档案齐全完整归档 三 加大硬件设施建设一是档案工作在发生着巨大的变化, 在现代的信息产业中, 可以系统的完成文件起草 修改 删减到定稿, 通过检索 打印 登记来汇集统计工作, 使

36 文件自然行成, 运行 转换等所有环节实现办公自动化, 二是档案管理场馆设施和配套设备一步到位, 公司先后投入 160 多万元, 建档案库房 200 平方米, 配备档案管理所需要的计算机 扫描仪 复印机等, 档案工作区域 110 平方米, 具备防火 防尘 防盗 放光 防高温 防潮功能, 在陕北地区处于先进水平 三是档案培训工作顺利开展, 档案管理人员技术业务水平迅速提高 四是实现装备和技术的现代化互联网设备等现代化办公设备, 运用这些设备来缩微档案资料, 进行数字化, 科学化处理及保存管理的网络化, 搭起档案室与各归档部门之间的管理平台 四 思想观念的创新管理观念的创新是档案管理的灵魂, 是时代的要求, 只有观念创新, 才能有管理创新和服务的创新 如果档案人员没有创新的意识, 就会影响档案管理现代化的进程, 即使有一流的档案管理设施, 也不能为社会提供高水平的信息资源服务 档案人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念, 建立与时代合拍的档案意识, 切实改变过去档案重管理轻利用的思想观念, 实现档案被动式服务为主动式服务, 主动到部门收集资料 ; 主动把部门需要的资料清单提前拿到尽早调档出来提供利用 主动做好生产工程要用图集的汇编归档工作等 五 档案服务手段的创新首先意识到档案管理的重要性, 运用现代信息技术来解决档案管理的原始资料的长期保存和稳定 不断的完善服务手段, 用创新服务来满足档案管理的需要 现有的服务手段, 即不能完全的脱离老的档案管理的方法和经验, 又要逐渐的引导档案管理者正确的树立新观念, 充分的运用现代化的工具, 加强计算机技术在档案管理中的运用, 加强网络信息服务, 增强档案管理的质量, 使得档案管理信息得到充分的利用, 通过档案管理的服务化, 多样化, 现代化, 来满足档案管理全方位的需求 增设特色档案门类, 对利用频率较高, 重复使用档案资料进行专项管理, 比如 : 董事会文件 验收文件 合同 资质等十余种档案资料 专柜管理便于提高工作效率 同时注重开发利用, 加强档案分类 编研工作, 几年来取得了很好的效果 六 实现档案工作规范化, 科学化, 现代化, 标准化和信息化在煤炭行业建设快速发展的今天, 这是非常重要的 社会的发展 科技的进步, 对档案工作管理手段 管理方式提出了更高的要求 部门归档管理的标准化, 就是要根据文件材料归档的规范要求, 建立适应于计算机网络操作的各项归档定量化标准 科学合理的归档管理标准, 是实现网络化 定量化归档管理的重要依据 部门归档的定量化管理, 是体现量化管理的合理性 科学性的关键, 必须运用现代先进的科学方法, 将归档管理的标准进

37 行科学量化, 以适应网络化 标准化管理要求 七 针对不同需求的借阅者, 在计算机软件设置不同权限在软件中单位工程下要有案卷级的目录程序 录入计算机的案卷目录要尽可能录入案卷的多种信息 ( 如同一单位工程的不同叫法 交叉使用文件设置互见号 ) 分类要求符合多种查阅渠道, 杜绝录入计算机的案卷目录搜索不到, 避免出现 死档案 现象 提高了查全率 查准率 总之, 档案管理是各种珍贵历史资源得以保存的重要途径, 是一项功在当下, 利在千秋的大事, 建立健全档案管理的创新思维, 开展创新实践的理念, 对档案管理的现状特点要求做到心中有数, 端正思想, 以积极的态度去创新去摸索, 做到稳中有升, 稳步前进, 积累工作经验, 发现新问题, 解决新问题, 不断地在这条道路上取得更优秀的成就, 同时主动的推出新模式新方法, 推动档案管理的事业不断的发展, 放眼世界 走向未来, 积极的参与国际档案信息的交流, 生产出更多更具有国际性的文化产品, 来满足国际和国内多方面的信息利用需求 企业档案管理文化的建立, 充分利用档案资源, 找准企业文化和档案文化的最佳结合点, 通过档案文化的展示, 全方位展示企业 6 年来的风雨历程和辉煌成就, 使档案馆不仅仅是保存档案的场所, 还是一个重要的知识和信息交流的平台, 也是企业历史教育和对外宣传的重要窗口和阵地 效果及影响 : 充分借用现代网络技术和现代管理学 实行新技术条件下归档管理网络化 标准化 定量化相结合的归档模式, 通过此管理, 实现了对归档过程和质量进行实施监管, 从而提高了归档管理的现代化水平, 达到了优化档案管理的目的 按照国家标准 档案行业标准, 煤炭行业的规范 收集 整理 分类整个建设过程中产生文字 声像 光盘等归档资料, 根据工作中利用档案的特点, 给计算机编程人员制定了建立计算机模块分类体系的框架 档案利用达到了阶段分明, 类目清楚, 一目了然的效果 为企业今后档案的查阅 利用提供了很好的平台 不会发生归档文件超过半小时查找不到的现象 在档案整理的过程中首先看资料系统 齐全 完整没有 ( 有缺失的文件要进行备注说明 ) 分类要合理, 拟题名要包含基本内容便于查找 神木柠条塔矿业有限公司档案室做到了基本建设档案收集齐全整理归档文件过万卷 ( 件 ) ; 分类到位便于查找 ; 借阅 查阅准确快速 2010 年通过国家档案局验收,2010 年 7 月通过国家档案局复检和晋 陕 蒙三省煤炭系统档案专家协作组的参观检查, 受到国家档案局及三省档案系统专家的好评,2011 年荣获煤炭工业协会授予的 煤炭行业档案管理先进集体荣誉称

38 号,2012 荣获国家档案局授予的 首批全国建设档案管理示范工程