目录总第 207 期 报道 全省档案工作暨表彰先进会议在福州召开 3 作为 领导讲话 一名光荣的 在全省档案工作暨表彰先进会议上的讲话 丁志隆 4 档案工作者 新常态下 我庄严宣誓忠诚档案事业热爱档案工作严守档案法规 宁德市先行先试 五步走 推进精准扶贫建档工作宁德市档案局莆田市征迁项目档案调研报告

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2 李丽霞 省委常委!省委秘书长郑晓松出席会议 国家档案局副局长胡旺林出席会议 省档案局局长丁志隆出席会议 省人社厅副厅长胡忠昭出席会议 省档案局巡视员林真出席会议 省档案局副局长马俊凡出席会议 摄影

3 目录总第 207 期 报道 全省档案工作暨表彰先进会议在福州召开 3 作为 领导讲话 一名光荣的 在全省档案工作暨表彰先进会议上的讲话 丁志隆 4 档案工作者 新常态下 我庄严宣誓忠诚档案事业热爱档案工作严守档案法规 宁德市先行先试 五步走 推进精准扶贫建档工作宁德市档案局莆田市征迁项目档案调研报告莆田市档案局新时期海关档案资源的整合福州海关 业务广场 加强档案管理精通档案业务维护档案安全为充分发挥档案工作记载历史 新形势下做好县委办档案工作的思考煤矿企业基建档案管理事业单位档案交接的规范管理浅谈医院专业技术档案管理 数字平台 基层党校档案信息化管理的思考档案信息化建设浅析县级图书馆档案管理信息化 邓杰盛郑凤梅陈海花黄淑丹 王兰芳张雪珍李芳 传承文明 经验交流 服务未来的作用而不懈努力为国家的 浅说医院科研档案的利用病历档案管理浅析怎样提高病历档案的利用率浅谈干部档案管理医院病案电子化管理小议图书馆档案管理工作对学校档案管理的几点浅识 黄艳王振军唐长秀江春香许丽英林英陈美容 繁荣昌盛 学术探讨 贡献全部力量 中国档案工作者誓词 浅析疾控机构基于设备周期的仪器设备档案管理 档案职称评审工作刍议 共享环境下档案信息资源管理平台建设应关注的问题 建设工程资料收集的难点与对策 医院综合档案管理现状及对策分析 谢淑梅 吴敢利 叶忠惠 杨 陈 健 君

4 档界风采 关于表彰全省档案系统先进集体和先进工作者的决定 古往今来 福建省人力资源和社会保障厅福建省档案局 40 红土地上当家汉 全省档案系统先进工作者陈道红同志事迹滴水穿石赤子心 全省档案系统先进工作者叶召法同志事迹丹桂花开火样红 全省档案系统先进工作者巫秋英同志事迹朱子故里守史人 全省档案系统先进工作者张小珍同志事迹兰台国里追梦者 全省档案系统先进工作者吴清河同志事迹档案作伴好青春 全省档案系统先进工作者缪逸霞同志事迹追求卓越竞出彩 全省档案系统先进工作者池亮生同志事迹爱拼会赢立潮头 全省档案系统先进工作者何联成同志事迹踏石留印跬千里 全省档案系统先进工作者王连川同志事迹湛卢铸剑看今朝 全省档案系统先进工作者施瑞忠同志事迹爱岗敬业鹭岛情 全省档案系统先进工作者周结根同志事迹千礁岛县兰台花 全省档案系统先进工作者丁红同志事迹娇小女子挑大梁 全省档案系统先进工作者鲍青同志事迹洛阳江畔好儿郎 全省档案系统先进工作者林聪成同志事迹档苑小草也美丽 全省档案系统先进工作者林燕萍同志事迹荔枝结实魁群芳 全省档案系统先进工作者林海英同志事迹无怨无悔档案人 全省档案系统先进工作者黄月阳同志事迹基层工作排头兵 全省档案系统先进工作者吴必武同志事迹业广惟勤在兰台 全省档案系统先进工作者叶建强同志事迹披沙拣金秉文心 全省档案系统先进工作者陈风同志事迹 上杭县档案局 宁德市档案局 浦城县档案局 尤溪县档案局 南靖县档案局 福安市档案局 漳平市档案局 漳州市档案局 惠安县档案局 松溪县档案局 厦门市档案局 平潭综合实验区档案局 福州市鼓楼区档案局 泉州市洛江区档案局 福州市马尾区档案局 莆田市荔城区档案局 厦门市同安区档案局 福州市台江区档案局 福建省档案局办公室 福建省档案局编研处 伪造周总理批示的惊天大案 主办单位 福建省档案局 福建省档案学会 总 编 丁志隆 副总编 雷乃明 韩文军 ( 兼执行编辑 ) 出版发行 福建档案 编辑部 刊 址 福州市华林路省政府大院 5 号楼 邮 编 电 话 传 真 准印证号 ( 闽 ) 内资准字 K 第 030 号 印 刷 中共福建省委办公厅文印中心 出版日期 单月 20 日 封面封二封三全省档案工作暨表彰先进会议 ( 摄影 ) 李丽霞 封底国家档案局领导考察莆田市档案馆 ( 摄影 / 文 ) 林宏杰 封面刊名书法 郑 伟 内部资料免费交流

5 报道 全省档案工作暨表彰先进会议在福州召开 4 月 21 日, 全省档案工作暨表彰先进会议在福州召开 省委常委 省委秘书长郑晓松, 国家档案局副局长 中央档案馆副馆长胡旺林出席会议并讲话 省档案局 ( 馆 ) 长丁志隆作工作报告 省委办公厅厅务会议成员 省委政研室副主任黄誌, 省人社厅副厅长 省公务员局局长胡忠昭, 各市 县 ( 区 ) 和平潭综合实验区党委或政府分管领导 档案局 ( 馆 ) 长, 各省级专业档案馆馆长, 省直机关档案工作协作组组长, 福建师范大学社会历史学院档案系负责人, 受表彰的先进集体代表与先进工作者, 省档案局 ( 馆 ) 巡视员林真 副局 ( 馆 ) 长马俊凡及各处室 ( 中心 ) 负责人等参加会议 郑晓松秘书长首先代表省委 省政府向全省广大档案工作者表示慰问, 向受到表彰的先进集体和个人表示热烈的祝贺! 他指出, 档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业, 是党和国家工作中不可或缺的基础性工作, 起着 记录历史 传承文明 服务社会 造福人民 的重要作用 十二五 时期是我省档案事业加快发展 亮点更多的五年, 档案工作的发展环境更好了, 服务大局更紧了, 档案惠民更实了, 基础建设更牢了, 对外交流合作更活了 他强调, 一要坚持政治首位, 牢牢把握档案工作正确方向 档案部门隶属党办系统, 广大档案工作者都是党办人 全省各级档案部门要把讲政治贯穿于档案工作各环节, 把 五个坚持 贯穿于档案系统各方面, 不断增强政治意识 大局意识 核心意识 看齐意识, 确保档案干部队伍绝对忠诚于党 绝对纯洁 绝对可靠, 让党和人民放心 二要发挥档案独特作用, 为全省工作大局作出新贡献 找准档案服务发展的结合点, 对标中心 加强对接, 提高服务经济社会发展的针对性和有效性 强化为广大人民 服务, 坚持以为民便民利民惠民为出发点和落脚点, 加大档案开放 开发 利用力度 ; 做好社保低保 居民健康 城市拆迁和土地流转承包等方面的档案工作, 加强档案公共服务供给 积极适应现代信息技术快速发展 加快融合的趋势, 在档案管理体制 管理制度 管理方式 管理手段上进行主动调整 ; 按照 存量数字化 增量电子化 利用网络化 的思路, 提升档案信息化建设和服务水平 ; 积极探索 互联网 + 档案服务 的新途径 新机制, 推进异地查档 跨馆服务, 用好门户网站和微信 微博等新媒体, 加快档案服务由被动向主动 由单一向多元 由书面向电子的转变 三要着力夯实基础, 促进档案工作提质增效 加强顶层设计, 搞好统筹谋划, 编制好档案事业发展 十三五 规划, 增强规划的前瞻性 系统性 整体性 协调性 加快数字档案馆 ( 室 ) 建设, 强化档案安全工作, 解决好档案基础工作问题 在抓好国家重点档案保护与开发项目的同时, 加大对新行业特别是新社会组织 新经济组织开展档案工作的指导力度, 加强对侨批档案 海洋文化 革命历史 对外开放 对台交流 华侨历史 生态文明以及民风民俗 民间艺术 文化遗存等具有福建地方特色档案资料的收集归档工作, 解决好档案资源建设问题 他要求, 各地各部门要加强组织领导, 增进档案事业发展合力 一要落实领导责任, 切实加强对档案工作的领导, 结合推动本地区经济社会发展规划落实抓好档案发展规划落地, 及时研究解决档案工作中遇到的困难和问题, 做到一同落实 一同检查 一同考核 二要加大经费投入, 切实履行县级以上党委和政府在本级国家综合档案馆建设中的主体责任, 抓紧解决 危房馆 问题 ; 要把档案馆 ( 室 ) 在档案资料征集 抢救保护 安全保密 数字化 现代化管理 提供利用 编纂 陈列展览及设备购置和维护等方面的经费列入同级财政预算, 要落实国家 省里关于档案保护卷均不低于 2 元的标准, 单列拨付综合档案馆档案抢救与保护经费 三要加强队伍建设, 认真落实 两个责任, 不断加强党风廉政建设, 树立清风正气 ; 扎实开展 两学一做 学习教育, 突出基础在学 关键在做, 解决存在问题, 激发热情干劲, 推动档案事业更好发展 胡旺林副局 ( 馆 ) 长充分肯定了我省 十二五 期间档案事业发展在服务大局 档案馆库建设 对外交流合作等方面取得的显著成效 他要求, 一要把牢政治方向, 主动服务大局 ; 二要创新发展理念, 主动适应档案工作新常态 ; 三要坚持严实作风, 推进全省各项档案业务建设 他强调, 各级档案部门要高度重视安全工作, 强化红线意识, 树立底线思维, 从人防 物防 技防等方面, 做好档案实体和信息安全防范工作, 确保档案安全万无一失 丁志隆同志在工作报告中回顾了 2015 年和 十二五 时期档案事业发展情况, 指出了存在的不足 ; 明确了 十三五 全省档案事业发展的指导思想 发展目标和主要任务 ; 并对做好 2016 年全省档案工作进行了全面部署 会上, 胡忠昭副厅长宣读了省人社厅和省档案局联合对全省档案系统 10 个先进集体和 20 名先进工作者进行表彰的决定 ; 观看了全省 十二五 期间档案事业发展专题片, 审议了 福建省档案事业发展 十三五 规划 ( 讨论稿 ), 两个先进集体代表和 3 名先进工作者作了典型交流 ; 林真巡视员对贯彻落实会议精神提出了明确要求 ( 福建省档案局办公室 ) 3

6 领导讲话 在全省档案工作暨表彰先进会议上的讲话 (2016 年 4 月 21 日 ) 福建省档案局局长丁志隆 同志们 : 这次会议是经省委同意召开的 会议的主要任务是认真贯彻党的十八大和十八届三中 四中 五中全会, 习近平总书记系列重要讲话, 省委九届十四次 十五次全会, 以及全国档案工作暨表彰先进会议精神, 深入贯彻落实中办 国办 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 和省 两办 关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见 ( 以下简称 实施意见 ), 总结全省 2015 年和 十二五 时期档案工作, 表彰先进, 审议 福建省档案事业发展 十三五 规划 ( 讨论稿 ), 部署 十三五 时期以及今年档案工作任务 刚才, 省委常委 省委秘书长郑晓松同志和国家档案局副局长 中央档案馆副馆长胡旺林同志作了重要讲话, 充分肯定全省 十二五 时期档案工作取得的成绩, 并就我省档案工作提出了要求, 对做好当前和今后一段时期全省档案工作具有重要的指导意义, 我们要认真组织学习, 全面贯彻落实 下面, 我代表省档案局作工作报告, 讲三个问题 一 2015 年和 十二五 时期档案事业发展回顾 2015 年, 在省委 省政府的正确领导和国家档案局大力指导下, 全省各级档案部门主动融入经济社会发展大局, 以贯彻落实省 两办 实施意见 为契机, 依法履职 积极作为, 档案事业发展取得了新成效 ( 一 ) 档案事业发展环境持续优化省委常委 福州市委书记杨岳主持召开市委常委会议, 研究解决档案工作 存在的问题, 并多次对做好习近平同志在榕工作期间的档案管理工作和第一届全国青运会档案工作提出要求 省委常委 省委秘书长郑晓松批示肯定侨批档案文化交流合作取得的成效 时任省委常委 组织部长姜信治到省档案馆调研并参观展览 ; 时任省委常委 省委秘书长叶双瑜出席全省档案局长馆长会议并讲话, 先后 7 次对档案工作作出批示 ; 时任省委常委 宣传部长李书磊出席在省档案馆举办的 海峡壮歌 福建省纪念抗日战争胜利 70 周年史实展 开幕仪式并致辞 省政府李红副省长出席国家档案行政执法检查汇报会和反馈会, 并多次对档案工作作出批示 省政府出台 福建省国家档案馆管理办法, 向省人大常委会提交落实档案 一法一例 实施情况执法检查审议意见办理情况的报告, 向国家档案局提交国家档案行政执法检查反馈意见整改落实的情况 省 两办 印发 实施意见 和转发 福建省档案馆收集档案范围实施细则 各地党委 政府更加重视档案工作 福州 漳州 泉州 莆田 南平 龙岩 宁德等设区市以及部分县市区相继出台贯彻省 两办 实施意见 的具体落实意见 漳州市委书记陈家东 市长檀云坤, 泉州市委书记郑新聪, 莆田市委书记周联清 市长翁玉耀, 宁德市委书记廖小军 市长隋军等或对档案工作作出批示, 或出席档案部门举办的活动, 关心支持档案事业发展 福州市把档案工作纳入文明创建考核内容, 并新增市档案局 ( 馆 )1 个副处级领导职数, 增设 1 个正科级内设机构, 增加事业编制 4 名 ; 市人大常委会开展档案 一法一例 实施情况执法检查活动 漳州市新增市档案局 ( 馆 )1 个副局长领导职数, 增设 1 个正科级内设机构 ; 增加编制 2 名, 其中 1 名正科级领导职数 南平市政府向市人大常委会提交对档案工作审议意见办理情况的报告 漳州和龙岩市委 市政府督查室分别对全市档案工作和县级综合档案馆项目建设开展督查 各级财政加大对档案事业的投入 省政府批准同意新增市县级综合档案馆建设项目省级 以奖代补 资金 6010 万元 ; 设立省档案馆馆藏档案数字化专项资金, 年投资总额 2255 万元 省财政下达侨批档案保护与开发专项资金 乡村记忆档案 示范项目专项经费近 1000 万元 各地切实将档案馆建设项目 馆藏档案数字化等专项经费列入财政预算, 有力促进档案事业发展 ( 二 ) 坚持依法履职, 服务大局成效更加显著 1. 服务全面深化改革 各级档案部门按照 简政放权 提高效率 的要求, 进一步规范权力运行机制 省档案局梳理并公布 5 项行政权力清单 6 项公共服务事项清单, 并全部入驻省网上办事大厅, 服务评价满意率 100% 福州市档案局在市民服务中心开设服务窗口, 为市民提供 一站式 服务 各级档案部门加大对改革部门和新设立机构的档案业务指导与服务力度, 确保改革过程中各类档案收集齐全 建档规范 2. 服务重大活动 各级档案部门围绕纪念中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利 70 周年活动, 发挥馆藏优势, 举办相关主题展览, 其中在省档案 4

7 领导讲话 馆举办的 海峡壮歌 福建省纪念抗日战争胜利 70 周年史实展 列入全省系列纪念活动之一, 并在闽台缘博物馆 漳州市档案馆巡展 省档案馆联合全国台联等单位在北京举办的 纪念抗日战争胜利暨台湾光复 70 周年档案图片展 列为中央统战部纪念台湾光复 70 周年系列活动之一, 并在北京和厦门 泉州分别举办 台湾爱国历史的证言和证物展 台湾抗日志士李友邦事迹图片展 服务我省实施 一带一路 战略和深化与 海丝 沿线国家经贸文化交流活动, 省档案局受邀参与省政府对外经贸文化交流活动, 随 中国 福建周 经贸文化交流团赴泰国 柬埔寨举办侨批档案展 积极服务在我省举办的第一届全国青年运动会 第八届世界福建同乡恳亲大会 亚洲艺术节等重大活动, 省档案局和福州市档案局分别荣获 第一届全国青年运动会组织筹办工作先进集体 称号 3. 服务经济社会发展 建立由省档案局 省商务厅 中国 ( 福建 ) 自由贸易试验区领导小组办公室等部门组成的档案工作协商机制, 统筹做好我省自贸区档案管理工作 组织开展重点建设项目档案执法检查活动 泉州市档案局启用网络 移动数据等远程指导服务平台, 宁德市档案局与市发改委 重点办建立联席会议制度, 确保重点建设项目档案工作前端介入 中端指导 终端验收 4. 服务新农村建设 出台 福建省农村土地承包经营权确权登记档案整理办法 关于做好生态建设档案管理工作的意见 启动 乡村记忆档案 示范项目, 推动和规范乡村记忆档案收集 整理 编研 展览 开发及保护工作 厦门市档案局出台 镇 ( 街 ) 档案管理办法, 南平 龙岩市档案局部署开展村级组织换届档案管理工作, 宁德市档案局推进小城镇建设和 美丽乡村 典型特色村 档案规范化建设取得实效 5. 服务社会民生 省档案馆与福州市各级各类档案馆共建 就近查档, 跨馆服务 工作机制, 开展双休日预约查档 开放档案数据自助查阅 政府公开信息在线查阅 电话信函网络远程咨询和委托查档等便民惠民措施, 利用者满意度达 100% 联合省移民局推广龙岩市水利水电工程移民档案工作经验做法 联合省司法厅推广南平市规范社区矫正档案整理的经验做法 联合省教育厅对南平地区五个试点单位资助档案管理工作进行检查和指导, 推进全省学生资助工作档案规范化管理 6. 服务文化强省 各级档案部门共编辑出版各类图书 55 种 万字, 其中省档案馆编纂出版的 中国抗日战争全景录 ( 闽台卷 ) 列入中宣部和国家新闻出版广电总局纪念中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利 70 周年重点出版物, 正在编纂的 福建华侨史档案整理汇编 ( ) 列为 福建华侨史 重大编修工程重点项目 一年来, 全省档案部门举办各类展览 213 个 ( 三 ) 坚持依法管档, 档案各项业务建设更加扎实 1. 国家综合档案馆项目建设有效推进 截止目前, 全省共有 20 个项目建成投入使用,18 个项目正在二次装修,21 个项目正在规划设计 认真抓好新建馆库项目的稽察和整改落实 2. 档案资源建设得到加强 全国人大常委会委员 全国台联会会长汪毅夫以及马来西亚华侨等向省档案馆无偿捐赠珍贵档案近 2000 件 ( 册 ); 省档案馆向民间收藏家征购珍贵侨批档案 941 件 南平市 两办 印发 关于收集整理国家 省部级领导以及南平市党政主要领导在闽北重要资料的通知, 宁德市档案局联合市委组织部等出台 干部 ( 职工 ) 离任文书档案移交工作规定, 宁化县 两办 下发 关于做好县几套班子处级干部公务活动文件材料归档工作的通知 ; 龙岩市积极做好援外和 新古田会议 等专题档案收集工作, 漳州 泉州 三明 莆田市以及鲤城 石狮 晋江 仙游 延平等地档案部门, 通过协调相关部门推动档案收集 征集工作, 并取得实效 3. 档案信息化建设步伐加快 省档案局制定 福建省公共档案数据报送与接收管理办法 等制度, 在 38 家省直单位部署安装电子文件接收系统和传输报送系统, 有序推进电子文件与电子档案数据接收系统项目建设 福州市 两办 出台 福州市电子文件与电子档案管理暂行办法, 建成政务电子文件档案接收管理中心 继续推进分布式基础数据库 ( 二期 ) 项目建设, 完成漳州市 延平区等 5 家综合档案馆 ( 二期 ) 项目的初步验收工作 扎实推进数字档案馆建设, 编制省 市 县三级数字档案馆项目建设方案 继续推进馆藏档案数字化工作, 漳州市和马尾区档案馆实现馆藏档案全文数字化, 泉州市档案馆完成馆藏重要档案数字化工作 在第三届全国省级档案网站建设测评中, 福建档案信息网 综合排名第五, 全年访问量 41 万人次 全省 3 项档案科研课题结题,3 项档案科研课题获国家档案局立项 4. 档案法治建设得到提升 省档案局认真落实 2014 年省人大常委会档案执法检查审议意见, 配合省人大常委会开展 回头看 活动, 组织检查组对平潭综合实验区以及福州 漳州 三明 南平等市的 14 个县 ( 市 ) 开展依法履行档案执法监督检查职能 重大活动档案管理 档案数字化安全保密管理等执法检查与专项督查 省档案局积极开展档案法制宣传教育工作, 组织 2 万多人参加全国档案法制知识竞赛活动, 被国家档案局评为 档案法律法规知识有奖竞赛组织工作成绩突出单位 各级档案部门分别组织开展了不同形式的执法检查和督查活动 5. 机关档案工作不断拓展 19 个省直档案协作组召开片会 开展业务培 5

8 领导讲话 训 省档案局对福建社会科学院等 33 个省直单位进行档案质量检查 漳州 宁德推进市直机关 企事业单位档案室规范化管理取得成效 6. 档案安全管理工作明显增强 省档案馆涉密信息系统通过省保密局测评, 获得涉及国家秘密的信息系统使用许可证 加强汛期等恶劣气候条件下的档案安全管理, 确保档案实体安全万无一失 继续推进全省档案数据异地集中备份工作, 全省 88 家综合档案馆实现档案数据在省档案馆集中备份 7. 对外交流合作成果丰硕 分别在美国 泰国 柬埔寨等国家举办 福建侨批档案展 组织参访团赴台湾参加以 档案服务社会公众 为主题的学术研讨活动和开展 档案数字化与信息共享 为议题的业务交流活动 ; 接收台湾政治大学 3 名档案专业研究生来闽实习, 开辟两岸交流合作新通道 8. 档案宣传效应不断扩大 充分利用闽台抗战档案, 增进两岸抗战历史认同 文章在新华社内参上刊发, 我省被国家档案局 档案工作信息 采用的信息数量居全国第一, 中国档案报 用稿量位列全国第 9 名 以 6 9 国际档案日为契机, 各级档案部门分别采取在政府门户网站开展 在线访谈, 与媒体建立合作伙伴关系, 联合拍摄纪录片 开辟宣传专栏 开通微信公众号 举行档案发布 出版发行档案书籍 组织档案文化宣传 大篷车 开展 六进 活动等, 广泛开展档案宣传 省档案馆协助中国华艺广播公司等拍摄的 复疆 乙未殇思 两部纪录片还在去年 10 月份纪念台湾光复 70 周年之际进入台湾 2015 年工作任务的完成, 标志着 十二五 规划胜利实现 过去的五年, 档案事业发展环境持续优化, 各级党委 政府更加重视档案工作,20 多位省领导或出席省档案馆举办的展览, 或到省档案局 ( 馆 ) 调研, 或作出批示, 关心支持档案事业发展 ; 省 两办 印发 实施意见, 福州 漳州等地相继出台具体落实意见 档案法治建设取得突破, 省人大常委会开展档案 一法一例 执法检查活动, 省政府颁布施行 福建省重大活动档案管理办法 福建省国家档案馆管理办法 档案保管条件极大改善, 省档案馆和 19 个市县级国家综合档案馆建成投用, 馆库面积达 万平方米, 比 十一五 末新增 9.2 万平方米 国家重点档案抢救和保护工作基本完成 档案资源建设得到加强, 截止 十二五 末, 各级各类档案馆馆藏档案达 万卷 ( 件 ), 比 十一五 末增长 47.96% ; 馆藏资料 万册, 比 十一五 末增长 40.08% ; 开放各类档案 万卷 ( 件 ), 开放案卷级档案目录 万条 文件级档案目录 万条 档案基础业务建设得到提升, 各级国家综合档案馆 五位一体 功能进一步完善, 专业档案馆以及各级机关 团体 企事业单位和其他组织档案工作制度化 规范化建设进一步加强 档案信息化建设进一步加快, 传统载体档案数字化工作顺利推进, 电子证照等不同形式的电子文件归档工作稳步推进 档案公共服务成效不断凸显, 各级各类档案馆实行利用档案零收费, 国家综合档案馆开放程度明显提高 ; 档案资源开发力度不断加强, 社会公众多层次 多形式的利用需求得到基本满足 十二五 期间, 全省档案部门共接待利用者 万人次, 提供利用档案 万卷 ( 件 ) 次 ; 编辑出版档案书籍与资料 355 种 万字 ; 举办各类档案展览 474 个, 参观人数 万人次 档案文化交流与合作不断深化, 福建侨批档案成功入选 世界记忆名录, 实现我省四大类世界遗产 大满贯 ; 赴美国及 海丝 沿线国家举办侨批展和开展档案文化交流, 华侨华人反响强烈 推动海峡两岸档案文化交流与合作, 形成两岸档案界交流合作的常态机制 十二五 发展的成就来之不易, 这是省委 省政府正确领导和国家档案局有力指导的结果, 是各级各部门和社会各界大力支持的结果, 是全省档案部门和广大档案工作者齐心协力 团结奋斗的结果 在此, 我代表省档案局, 向长期以来关心支持我省档案事业发展的各级党委政府领导 社会各界人士和为我省档案事业发展埋头苦干 付出辛勤劳动的广大档案工作者, 表示诚挚的谢意! 在肯定成绩的同时, 我们也清醒地看到全省档案事业发展还存在不少困难和问题 : 一是档案治理的手段与方式不能适应档案事业发展需要, 档案行政管理体制机制不够健全, 依法治档环境有待改善 ; 二是档案基础建设还不够扎实, 档案资源体系不够完备, 档案信息化基础薄弱, 档案馆建设任务仍然很重 ; 三是档案信息开放与共享程度不高, 档案工作服务大局的能力和水平还需提升, 档案干部队伍素质亟需加强 ; 四是全省档案事业发展不平衡, 保障档案事业健康发展的人 财 物投入机制落实不到位, 档案事业发展的保障水平亟待全面提升等 二 十三五 时期档案事业发展展望 十三五 时期, 中央支持我省加快发展的力度加大, 政策叠加效应进一步显现, 随着平潭综合实验区 福建自由贸易试验区 21 世纪海上丝绸之路核心区 生态文明先行示范区 福州新区建设的扎实推进, 为档案事业发展提供了良好机遇, 也对档案工作提出更高要求 我们要准确把握机遇, 强化创新求变意识, 科学谋划 真抓实干, 努力开创全省档案事业发展新局面 在充分调研论证的基础上, 我们编制了 福建省档案事业发展 十三五 规划 ( 讨论稿 ), 下午请大家认真审议 下面, 我就 规划 ( 讨论稿 ) 作简要说明 根据省委 省政府和国家档案局的部署, 围绕 十三五 时期我省经济社会发展的总体要求和全国档案事业发展 6

9 领导讲话 的总体规划, 十三五 时期全省档案事业发展的指导思想和发展目标是 : 全面贯彻党的十八大和十八届三中 四中 五中全会精神, 以马克思列宁主义 毛泽东思想 邓小平理论 三个代表 重要思想 科学发展观为指导, 深入贯彻习近平总书记系列重要讲话精神和对福建工作的重要指示, 按照 五位一体 总体布局和 四个全面 战略布局, 牢固树立和贯彻落实创新 协调 绿色 开放 共享的发展理念, 紧紧围绕省委 省政府工作大局和国家档案局工作部署, 以贯彻落实省 两办 实施意见 为主线, 大力推进档案治理体系 资源体系 服务体系 保障体系建设, 全面实现档案工作走向依法管理 走向开放 走向现代化, 构建 治理规范 资源丰富 服务高效 保障有力 的档案事业发展新格局, 推动档案工作转型升级 提质增效, 为推动全省经济社会发展再上一个新台阶, 努力建设机制活 产业优 百姓富 生态美的新福建作出积极贡献 十三五 全省档案事业发展的主要任务有 4 个方面 : 进一步完善档案法规标准体系, 提升档案行政执法能力, 提高依法行政水平, 创新档案治理方式, 努力构建依法治档 管理科学的档案治理体系 ; 进一步规范文件材料收集归档, 加大依法接收档案力度, 不断优化馆藏档案结构, 加快档案信息资源建设, 科学整合档案资源, 努力构建内容丰富 结构合理的档案资源体系 ; 进一步提升服务大局能力, 提高服务社会水平, 加强构建档案信息服务平台建设, 创新档案信息服务手段, 努力构建资源共享 利用便捷的档案服务体系 ; 进一步加强对档案工作的统筹规划, 加大对档案事业的经费投入, 加快市县级国家综合档案馆项目建设, 加强档案安全管理和档案干部队伍建设, 深化对外交流与合作, 提升档案宣传水平, 努力构建协调顺畅 措施有力的档案保障体系 三 2016 年全省档案工作主要任务 2016 年是实施 十三五 规划的开局之年 全省档案部门要按照省委 省政府的决策部署和国家档案局的工作安排, 树立和落实五大发展理念, 围绕中心 服务大局, 以推进档案 治理体系 资源体系 服务体系 保障体系 建设为目标, 以落实省 两办 实施意见 为主线, 坚持问题导向, 着力补齐短板, 实现提质增效, 确保 十三五 开好局起好步 ( 一 ) 强化法治意识, 提升档案治理能力 1. 扎实推进档案立法与制度建设 启动列入省政府 2016 年立法计划调研项目的 福建档案信息服务与共享管理办法 的调研与起草工作, 出台贯彻落实 福建省国家档案馆管理办法 的具体意见 制定落实省档案局权力清单 公共服务事项清单的相关工作制度, 规范福建省网上办事大厅档案服务窗口运行机制 ; 调研并推广泉州 龙岩市档案局推动简政放权 深化审改工作的经验做法 召开全省档案服务机构备案与监管工作经验交流会, 研究制定 福建省档案服务机构备案登记管理办法 2. 扎实开展档案行政执法检查 组织开展全省列入 十三五 规划的综合档案馆项目建设情况 贯彻落实 福建省国家档案馆管理办法 的执法检查活动 ; 开展全省乡镇档案执法检查的跟踪检查和行政村档案规范管理 档案数字化安全与保密管理情况督查活动 ; 联合有关市县区档案部门开展机关 团体 企事业单位 乡镇 ( 街道 ) 及其他组织档案管理的督察活动等 ; 组织开展档案违法违纪行为的查处工作 各级档案部门要创新档案执法手段 方式和方法, 借势借力联合当地人大和政府法制部门, 对各地各部门贯彻执行档案 一法一例 实施情况进行执法检查, 实现档案执法常态化 3. 完善档案工作监督指导机制 推行档案业务规范化绩效考核制度, 设立档案业务质量评审考核专家委员会, 探 索建立全省各级机关 团体 企事业单位和国家综合档案馆档案业务质量评价体系及档案基础业务绩效考核制度, 推动各级机关 团体 企事业单位和国家综合档案馆进一步健全档案管理制度 加强基础业务建设, 全面提升档案工作规范化 科学化管理水平, 推进档案工作全面升级 进一步理顺新经济组织 新兴行业 新兴产业档案工作的指导, 科学规范行业标准, 不断提高管理水平 4. 扎实开展档案普法工作 制定实施 福建省 七五 档案普法规划, 进一步提高社会档案法治意识及档案工作人员依法治档能力与水平 完善档案短信服务平台建设, 加大信息发布力度 ( 二 ) 强化服务意识, 提升档案公共服务能力 1. 积极服务大局 进一步发挥档案资政 惠民的独特作用, 规范全省生态文明建设档案的收集归档与管理, 服务我省生态文明先行示范区建设 围绕纪念中国共产党建党 95 周年 红军长征胜利 80 周年 解放战争全面爆发 70 周年 孙中山先生诞辰 150 周年等重大纪念活动, 开展具有鲜明档案特色的主题活动 2. 积极服务经济建设 出台 福建省重点建设项目档案管理办法, 建立全省重点项目档案验收专家库, 规范重点建设项目档案的指导与验收工作 各设区市档案局要加大市管省重点项目档案的工作力度, 省档案局年内将开展全省重点项目档案工作巡回督查 继续加强对平潭综合实验区重点建设项目档案工作的指导和支持力度 加强自贸区档案管理工作, 联合省商务厅出台相关档案管理办法 抓好 开发区档案管理规定 的宣贯工作, 进一步规范开发区档案管理 3. 积极服务民生 创新档案利用服务模式, 探索建立省域内跨馆服务联动机制, 适时推出 知青档案 全省跨馆服务 联合省高院 省检察院 省公安厅 省司法厅推进 大司法 档案的管理, 出台相关司法档案管理办法与业务 7

10 领导讲话 规范 联合省人社厅加强我省流动人员人事档案管理的调研与指导 联合省教育厅继续开展中小学档案教育社会实践基地评审工作和学生资助档案的规范化管理 联合省文化厅研究制定全省非物质文化遗产档案管理办法 福州 龙岩市档案局要适时总结入驻市民服务中心的做法, 为全省档案部门提供借鉴经验 4. 积极服务新农村建设 扎实推进全省 57 个 乡村记忆档案 示范项目建设 探索并完善 村档镇管 模式, 持续推进农业农村档案工作 联合省农业厅制定 福建省农村土地承包经营权确权登记档案验收办法, 跟踪指导县 镇 村三级土地确权登记颁证全过程档案的收集和整理, 全面推进全省土地确权档案管理工作 5. 积极服务文化建设 整合档案资源, 精心选题, 认真策划, 做好档案编研和宣传工作, 打造档案文化精品 省档案馆要继续依托福建侨批文化研究中心, 加快实施闽侨记忆工程, 制作侨批动漫宣传片, 建成并发挥全省华侨文化展示基地和海外华裔青少年爱国主义教育基地的社会效益, 进一步打响侨批文化品牌 做好 加强党性修养做合格共产党员 百年姻缘 时代的肖像 孝德文化 等展览和 党性教育主题教室 创建工作, 推进 明清宫藏闽台关系档案汇编 明清宫藏闽台关系档案图录 馆藏民国闽台关系档案汇编 福建侨批档案文献汇编 等档案书籍的编纂出版工作 各级档案部门要发挥爱国主义教育基地作用, 围绕 国际档案日 以及各种重大纪念活动, 组织开展主题鲜明 形式新颖 内容丰富的宣传活动, 形成上下联动的宣传局面, 扩大宣传效果 ( 三 ) 强化统筹意识, 协调推进档案基础业务建设 1. 扎实推进市县级综合档案馆建设 去年, 我们将我省列入中西部地区县级综合档案馆建设规划 十二五 未享受中央预算内投资补助的 22 个项 目, 列入了 十三五 时期中央预算内投资补助范围, 中央新增补助资金 7762 万元 ; 也争取落实了省级以奖代补 扩围增资, 全省 8 个未达标设区市综合档案馆和 22 个未列入国家建设规划且未达标的县级综合档案馆建设项目, 列入了省级以奖代补范围, 新增项目 30 个, 新增资金 6010 万元 国家和省里, 我们能争取到的政策资金, 全都争取到了, 机会千载难逢, 各有关地区要抓住机遇, 扎实推进市县级综合档案馆建设 省 两办 实施意见 明确提出到 十三五 末基本消除全省 危房馆 现象, 这是硬指标, 必须不折不扣完成 各有关档案部门要把档案馆项目建设作为 一把手 工程, 切实加强组织领导和综合协调, 积极争取地方政府落实档案馆建设的主体责任 正在启动的项目, 要认真开展编制工作, 严格履行规划 环评 土地预审等相关手续, 提前做好建设用地的落实, 进一步落实建设经费和设备资金来源, 并将建设项目纳入政府投资项目储备库 正在建设的项目, 要切实加强监管, 严格履行招投标程序, 严格执行项目资金管理制度, 专款专用, 严禁挪用 年内, 省档案局将再次召开市县级综合档案馆建设现场会, 推广 十二五 时期项目建设的成功经验 ; 将联合省发改委开展建设项目的专项督查, 发现问题的, 将向全省通报 已建成的项目, 要尽快搬迁投入使用, 发挥新馆使用效能和社会效益 ; 严禁新馆馆舍闲置 出借出租 挪作他用 2. 扎实推进国家重点档案保护与开发项目 该项目为中央支持的 两个专项 之一, 省档案局将按照国家档案局 财政部 十三五 时期国家重点档案保护与开发工作总体规划, 与省财政厅联合成立全省国家重点档案保护与开发项目工作领导小组和专家咨询委员会, 制定项目实施方案, 统筹开展全省国家重点档案保护与开发工作 各级档案部门要积极参与项目实施, 扎实推进项目建设, 发挥项目带动作用 各级 各部门要按照省 两办 关于转发 福建省档案馆收集档案范围实施细则 ( 闽委办发 号 ) 文件精神, 依法开展档案移交进馆工作, 确保应进馆的各类档案及时接收进馆 3. 加快推动数字档案工程 加强顶层设计, 组织开展全省数字档案馆 ( 室 ) 项目建设情况调研, 编制项目建设方案, 完善各项标准规范 各级国家综合档案馆要按照 数字档案馆系统测试办法, 全面加强数字档案馆建设 ; 省档案馆要继续完善数字档案馆软硬件平台建设 继续加强对福州 龙岩市等 2 个数字档案馆和省公安厅等 4 个机关数字档案室试点工作的技术支持和业务指导, 通过抓好试点, 以点带面推进全省数字档案馆 ( 室 ) 建设 开展试点单位的数字档案馆系统省级测试, 漳州市数字档案馆要争取通过国家档案局组织的 全国示范数字档案馆 测试 加强省直机关电子文件归档管理的指导, 努力实现对电子文件的前端控制 全程监管和集中保存 4. 扎实推进档案信息化建设 制定并实施全省 十三五 档案信息化发展规划 继续推进分布式档案基础数据库项目 ( 二期 ) 建设, 尚未启动项目 ( 二期 ) 建设的市县区要落实建设资金, 加快推进项目建设 做好国家开放档案信息资源共享利用系统和全省公共档案信息共享平台建设, 加快推进档案信息资源共享利用工作 ; 各级档案部门要将馆藏开放档案数据上传共享平台, 推进档案信息社会共享 积极探索档案信息网络共享和服务新机制, 建设区域性档案信息资源查询与利用平台, 推进开放档案网络查询 异地查询 跨馆服务 积极探讨应用云计算 大数据等技术, 研究海量信息归档保存的可行方式, 促进档案信息与其他部门信息的融合发展, 提高档案信息公共服务能力 积极推进档案科研工作, 为全省档案工作创新提供技术支撑 5. 扎实推进机关 团体 企事业档 8

11 领导讲话 案工作 认真贯彻落实国家档案局 9 号令 10 号令, 上半年完成省属国有企业文件材料归档范围和档案保管期限表的编制与审核工作, 下半年开展全省各级档案局贯彻落实国家档案局 10 号令执行情况的监督检查活动 继续在省直单位推行档案整理质量合格证制度, 做好机关单位目录数据报送和档案登记办理指导工作, 加强机关档案工作规范化管理 严格规范电子文件管理, 按照 福建省电子文件管理暂行办法 电子档案移交接收办法 的要求, 制定相关标准规范, 推进原生电子文件的归档和电子档案管理工作 推广福州 漳州市档案局开展重大活动档案管理经验做法 6. 健全档案安全防范体系 各级档案部门要建立档案安全防范应急预案, 加强日常安全教育和管理, 形成人防 物防 技防 三位一体 的档案安全保障体系, 确保档案安全万无一失 各级档案行政管理部门在执法检查 业务指导中, 要把档案安全作为重中之重, 对发现的问题扭住不放, 一抓到底 加强档案保护技术研究和成果推广, 为档案安全提供技术保障 建立健全档案开放利用审核机制, 严格规范档案数字化外包监管, 确保档案信息安全 按照国家档案局部署要求, 在全省开展档案馆安全风险评估工作 继续推进各市县区综合档案馆档案数据在省档案馆的异地集中备份工作, 探索备份数据的共享利用机制 ( 四 ) 强化发展意识, 合理编制 十三五 规划今年各地将陆续出台规划并推进实施, 这里我提 3 点要求 : 1. 勇于创新 提质增效 各级档案部门要按照五大发展理念, 引领档案事业发展 要把改革创新摆在核心位置, 把转型升级作为关键环节, 把提质增效作为 十三五 时期档案事业发展的主旋律, 推动新常态下档案事业创新发展 可持续发展 2. 精准对接 找准短板 既要做好 与中办 国办 意见, 省 两办 实施意见 以及全国 全省档案事业发展 十三五 规划的衔接, 也要做好与当地国民经济和社会发展 十三五 规划的衔接, 做到既体现上级的目标要求, 又体现地方特色, 增强规划的权威性和可操作性 要以问题为导向, 精准定位, 聚焦制约当地档案事业发展的主要矛盾和关键问题, 补齐短板, 增强规划的针对性和精准性 特别是档案馆项目建设 数字档案馆 ( 室 ) 建设 档案信息资源建设等重点工作, 要作为硬任务, 明确硬指标, 统一纳入当地规划加以推进落实 3. 健全机制 抓好落实 积极争取当地党委 政府的重视支持, 力争把规划重要指标纳入党委 政府综合考核体系, 形成推进合力 要制定各项目标任务分解落实方案和年度实施计划, 使规划落实和年度工作有机衔接, 以踏石留印 抓铁有痕的劲头推进规划落实 要坚持实施项目带动, 制定切实可行的重点项目实施方案, 建立分级管理责任机制和有关部门协作配合机制, 加强项目运行情况的跟踪分析和协调指导, 确保规划中的项目顺利实施 落地生根 我们将通过执法检查 评估考核等形式, 对规划实施及执行情况进行检查, 并适时通报情况 ( 五 ) 强化政治意识, 全面加强档案干部队伍建设 1. 加强档案干部的思想政治建设 档案工作是一项政治性很强的工作, 全省广大档案工作者要牢固树立政治意识 大局意识 核心意识 看齐意识, 始终把讲政治放在一切工作之首, 筑牢思想根基, 把牢政治方向, 讲规矩守纪律, 做到忠诚 干净 担当 要扎实开展 两学一做 学习教育, 突出 学 这个基础, 把握 做 这个关键, 真正把党的思想政治建设抓在日常 严在经常, 在政治上始终与党中央保持高度一致 自觉遵守 廉洁自律准则, 用 纪律处分条例 约束自己的言行, 以 高度的政治自觉和强烈的政治责任做好档案工作 特别是当前正在大力推进档案馆项目建设, 务必预防和遏制腐败现象发生 2. 大力开展宣传先进 学习先进活动 2015 年, 在人社部 国家档案局进行的表彰中, 我省漳州 泉州市档案局被评为全国档案系统先进集体, 涵江区档案局 ( 馆 ) 长方明坚同志被评为全国档案系统先进工作者 今天, 省人社厅和省档案局对全省档案系统 10 个先进集体和 20 名先进工作者进行了表彰 这些先进集体 先进工作者是全省档案系统的先进代表, 他们的先进事迹是推动新时期全省档案事业创新发展的宝贵财富 各级档案部门要认真开展宣传先进 学习先进活动, 发挥先进示范引领作用, 在全省掀起学先进 赶先进 争当先进的热潮, 凝聚强大动力, 推动全省档案事业持续健康发展 3. 不断提升档案队伍专业化水平 探索建立全省档案专家库, 为高层次人才成长和发挥作用搭建平台, 重点培养一批在档案现代化管理 历史研究 档案保护技术 档案信息化方面的合格专家 积极组织开展境外档案合作交流, 学习借鉴国际先进档案管理理念和经验, 进一步提升档案专业人员科研能力和业务技能 充分发挥档案业务培训的主渠道 主阵地作用, 创新培训内容, 改进培训方式, 多举办以档案文化 电子文件管理 档案信息化与信息共享等为主题的档案专业人员继续教育培训班, 为档案工作转型升级 提质增效注入新的活力 同志们, 站在新的历史起点上, 全省档案事业发展使命光荣, 责任重大 让我们在省委 省政府的坚强领导下, 朝着 十三五 规划确定的目标任务, 开拓进取 扎实工作, 为推进全省档案事业科学发展跨越发展, 为服务推动全省经济社会发展再上一个新台阶, 建设机制活 产业优 百姓富 生态美的新福建作出新的更大贡献! 9

12 新常态下 宁德市先行先试 五步走 五步走 推进精准扶贫建档工作 宁德市档案局 习近平总书记在中央经济工作会议 头等大事 为更好服务全市中心工作 了充分了解 同时与基层档案工作人员 上强调 要更多面向特定人口 具体人 宁德市档案局树立 先行 意识 将精 共同探讨了档案业务如何与扶贫工作程 口 实现精准脱贫 防止平均数掩盖大 准扶贫建档工作列入今年工作重点 力 序相结合等问题 专题调研的开展 为 多数 精准扶贫是党和国家对新一轮扶 争全面记录我市扶贫攻坚历程 力争档 开展精准扶贫档案工作奠定了基础 找 贫开发的重要举措 是 通过对贫困户 案工作与扶贫工作的同步推进 力争精 准了目标和方向 为制订精准扶贫档案 和贫困村精确识别 精准帮扶 精细管 准扶贫档案在 六新大宁德 建设中发 业务规范提供了参考依据 理和精准考核 引导各类扶贫资源优化 挥其独特作用 第二步 紧密配合 达成共识 为 配置 实现扶贫到村到户 逐步构建精 第一步 深入调研 摸清底子 为 使精准扶贫档案既满足精准扶贫工作需 准扶贫工作长效机制 为科学扶贫奠定 确保我市精准扶贫档案工作示范点创建 要 又符合档案规范管理要求 市档案 坚实基础 的一项工作 取得实效 从 2015 年底开始 市档案局 局在调研前后与农业部门进行了充分沟 2015 年宁德市委 市政府印发 关 领导带领业务骨干先后深入蕉城区 屏 通论证 在对县 乡 村三级精准扶贫 于贯彻落实习近平总书记扶贫开发重要 南县扶贫办 九都镇 长桥镇 漈头村 工作充分调研的基础上 联合制定了 思想加快推进精准扶贫精准脱贫的决 等基层单位开展精准扶贫档案专题调 宁德市精准扶贫档案管理办法和归档范 定 并于 2016 年 1 月 7 日召开专题会 研 通过调研 掌握了我市县 乡 村 围保管期限表 明确了精准扶贫档案的 议 对当前和 十三五 时期我市扶贫 三级精准扶贫档案工作现状 对精准扶 归档范围 保管期限和整理要求 确保 开发工作作出全面部署 精准扶贫工作 贫工作中产生的档案门类 档案的分 精准扶贫档案的收集 整理 归档 保 已然成为宁德市各项工作的重中之重 布 档案安全保管硬件条件等情况进行 存工作有章可循 及时完整 10

13 新常态下 莆田市征迁项目档案调研报告 莆田市档案局 近年来, 随着莆田市城市化进程的加快, 旧城片区改造 铁路 公路建设项目不断开展, 形成了大量的征地拆迁档案 在各级各部门的重视和档案行政管理机构的监督管理下, 我市征迁档案管理工作虽有一定进展, 但存在的问题也日益凸显 为此, 莆田市档案局成立了课题研究小组, 深入涵江区 城厢区 荔城区及有关镇 ( 街 ) 档案保管机构, 选取了其中 15 个征迁项目为个案展开调研, 形成如下调研报告 一 征迁档案管理现状为了保护好这些民生档案, 莆田市各级档案局努力加强征迁档案管理工作, 在促进征迁档案规范化管理, 确保征迁档案的齐全完整方面进行积极探索 ( 一 ) 出台档案管理规范文件 荔城 区 2013 年印发 荔城区安置房项目档案工作指导手册, 对项目档案工作具体操作要求和方法进行详细说明和解释 城厢区 涵江区相继由区委 区政府联合印发 关于加强项目征迁档案管理的通知, 制定 项目征迁文件材料归档范围和保管期限表, 对归档范围进行细化, 明确归档时间和整理方式, 具有很强的可操作性 ( 二 ) 完善机构和人员配备 城厢区 涵江区档案局分别选派一名副局长, 常年驻扎征迁指挥部, 监督指导征迁档案工作, 指导各征迁项目成立档案室, 配备专兼职档案员 以涵江区为例, 截至 2015 年 10 月,22 个项目均配备 1 至 2 名专兼职档案员, 一些项目指挥部建立档案室, 指挥部未建立档案室的 档案交由项目所在镇街档案室保管 ( 三 ) 明确档案跟踪督导制度 组织征迁项目档案员定期参加专业培训, 加强与项目档案员的沟通和联系, 随时进行业务指导, 督促他们充分履行其工作职责 2015 年, 城厢区档案局对 2011 年至 2014 年含项目征迁在内的各类工程指挥部档案进行统计, 要求各指挥部对档案管理领导和档案员进行登记备案, 并由本局工作人员一对多挂钩对接指挥部档案员, 使每个指挥部都有一名档案局工作人员挂钩, 实行随时跟踪指导服务 ( 四 ) 借力提升督导实效 荔城区成立了全区档案工作领导小组, 由区领导任组长, 区档案局局长任副组长 城厢区档案局积极向区委区政府反映征迁档案中发现的突出问题, 得到区主要领导 第三步, 加强领导, 明确责任 为切实抓好精准扶贫建档工作, 市档案局与农业局联合下发 关于进一步做好精准扶贫档案工作的通知, 为各县 ( 市 区 ) 做好精准扶贫档案工作提出了具体要求和责任分工 通知 要求各县 ( 市 区 ) 要提高认识, 增强精准扶贫档案工作的责任感和紧迫感, 加强对精准扶贫档案工作的领导, 成立精准扶贫档案工作领导小组, 明确一名分管领导具体负责, 把精准扶贫档案工作纳入年度计划, 加大精准扶贫档案工作保障力度, 添置必要档案设施设备, 改善档案工作条件 各县 ( 市 区 ) 扶贫办 乡 ( 镇 ) 要担负起精准扶贫档案收集整理的主体责任, 明确专人负责档案管理, 把档案管理作为扶贫开发的一项重要工作抓紧抓好 各县 ( 市 区 ) 档案局要积 极配合农业部门开展精准扶贫档案工作的业务指导和检查, 开展档案人员业务培训, 适时组织对精准扶贫档案建档情况进行专项验收, 促进全市精准扶贫档案齐全 资料真实 整理规范, 保障精准扶贫档案工作有序开展 第四步, 建章立制, 确保实效 精准扶贫工作的深入开展, 必将产生大量的涉及人 财 物 扶贫项目等的档案材料和实物, 这些都是精准扶贫工作的真实记录, 也是今后工作查考 借鉴 利用的重要依据 为确保精准扶贫档案的完整 准确 系统与安全, 主体单位要建立健全相关工作制度, 如档案立卷归档制度 保管制度 保密制度 档案查 借阅制度等规章制度, 并严格按制度开展工作, 努力做到精准扶贫档案全方位收集 动态管理规范有序, 确保精 准扶贫档案工作取得实效 第五步, 鼓励创新, 以点带面 以 关于贯彻落实习近平总书记扶贫开发重要思想加快推进精准扶贫精准脱贫的决定 宁德市精准扶贫档案管理办法和归档范围保管期限表 等材料为依据和基础, 鼓励部分县 ( 市 区 ) 立足实际, 开展创新 如条件较成熟的地方, 可以细化标准, 做到一村一档 一户一档 ; 有些地方可借助 全国扶贫对象建档立卡信息采集系统, 探索档案实体管理与档案信息管理相结合的路子, 实现精准扶贫档案数字化, 提升精准扶贫档案的管理 利用和服务水平 市档案局适时组织现场推进会, 对各县 ( 市 区 ) 典型经验做法进行交流和推广, 以点带面促进精准扶贫档案工作全面推开 11

14 新常态下 的重视 城厢区档案局采取召开 全区项目征迁档案推进会 与监察局联合开展档案督查 将项目征迁档案列入政府年度绩效考评等多个措施, 使征迁档案管理力度不断增强 二 征迁档案建档情况征迁档案包括征迁工作中形成的综合文书档案 征迁对象档案 征迁安置项目建设档案和征迁财务档案等, 其中征迁对象档案是征迁档案中涉及人员最多 最复杂的档案, 本次课题组以征迁对象档案为调研重点, 进行调查摸底 ( 一 ) 收集情况 征迁对象档案内容繁杂, 主要有 : 房屋征迁补偿安置协议书 征迁房屋建筑平面图或丈量表 征迁房屋面积及补偿金额认定表 征迁房屋面积补偿金额计算表 身份证及户口簿复印件 土地证及房产证等有关证明材料 此外, 在征迁过程中, 还可能产生征迁户分户申请书或更名申请书 面积复核申请表及其他相关证明文件 图片等 本次调研的十多个征迁项目档案中, 仅荔城区拱辰街道已接收的征迁对象档案 涵江区联十一线涵江连接项目 涵西旧城改造项目档案收集较好, 有关档案材料收集较完整 涵江区湄重高速公路涵江段征迁项目和城厢区几个片区改造项目档案收集不完整, 缺房屋现场丈量草图等应归档原始材料 ( 二 ) 整理情况 征迁对象档案收集完成后, 应对有关档案材料进行整理, 征迁对象档案一般按照项目归档, 按房屋编号立卷, 采用一户一档或一户几档 要对收集完成的档案编制页码, 并制作卷内目录置于案卷首页, 最后装订成册 档案用档案袋或档案盒分装, 在封面上注明档案号 所属项目的名称 房屋编号 户主姓名 档案形成时期 档案资料的内容或标题等 从本次调研的情况看, 除城厢区档案馆接收的个别征迁对象档案整理较为规范, 多数征迁对象档案存在未装订 未编制页码 未编制卷内文件目录等问题 ( 三 ) 规范情况 除档案齐全完整外, 形成的档案是否符合规范, 可能对今后档案利用的法律效力产生直接影响 在一些重要的文件材料中, 必须要提供有关当事人 当事单位的签章 如 荔城区拱辰街道办事处保管的几个征迁项目档案和涵江区联十一线涵江连接线项目的征迁对象档案, 在其归档的材料中, 房屋丈量表上由户主 丈量人员 制图人员 见证人等的签名, 房屋面积及金额补偿认定表中由评估公司盖章 但还有许多征迁对象档案签章不规范, 部分档案出现漏签名漏盖章的现象 如城厢区几个片区改造项目 涵西旧城改造项目的征迁对象档案中, 房屋丈量表没户主 丈量人员 制图人员的签章, 房屋面积及金额补偿认定表中缺少有关单位或拆迁评估公司的签章 ( 四 ) 保管情况 我市征迁对象档案分别保管于县 ( 区 ) 综合档案馆 镇 ( 街 ) 档案室 项目指挥部等 不同保管机构的档案保管条件差距显著, 综合设施设备 人员等各种条件因素, 县区综合档案馆优于镇街档案室, 项目指挥部保管条件相对较差 我市几个县 ( 区 ) 综合档案馆均已获得国家二级以上档案馆资格, 保管条件优越, 管理人员专业素质较高 近年来镇街对档案室建设有所重视, 保管条件得以改善, 如荔城区拱辰街道有专门的档案库房, 配备了档案架 个别镇 ( 街 ) 没有独立的档案室, 档案柜只能安置于办公区域, 不利于档案保管 项目指挥部也按照要求成立了档案室, 购置档案柜等设备, 档案保管条件有所改善 三 存在的问题及原因分析 ( 一 ) 档案意识薄弱 征迁档案记录了被拆迁人的房屋面积及产权情况 房屋评估价值 补偿标准及补偿金额, 有关裁决或诉讼情况等, 一旦拆迁双方存在疑议或纠纷, 它将作为拆迁当事人维护自身合法权益的重要依据, 将产生很大的社会和经济效益 但是, 当前许多征迁工作领导小组或征迁指挥部档案意识薄弱, 只重视征迁工作忽视档案工作, 只重视综合文书档案忽视征迁对象档案工作 项目征迁工作极其复杂 涉及利益群体多, 管理上的漏洞给某些人员提供了违规操作的空间 为了逃避责任, 有些工作人员故意损毁 丢弃有关原始材料, 造成重要征迁档案缺失 ; 有些工作人员故意不在丈量表 评估表等应签章的地方签章, 或以电脑打印件替 代原始手绘件, 致使档案反映征迁工作真实过程的说服力大大降低, 这些行为都给今后档案利用埋下隐患 ( 二 ) 制度落实不到位 由于项目征迁工作领导小组或征迁指挥部属于临时机构, 小组 ( 指挥部 ) 成员是从机关各部门临时抽调组成的, 这种临时机构比较松散 虽然多数征迁工作领导小组 ( 指挥部 ) 都有成立档案室, 制定了档案管理制度, 配备专 ( 兼 ) 职档案员 但在实践中, 档案机构的职能未能得到有效发挥, 档案管理制度未能得到有效落实 有些机构或工作人员没有按要求及时向档案员移交, 而是私自保管这些征迁对象档案, 造成档案丢失和档案收集不齐全 不完整 如城厢濑榜路拓宽改造综合治理项目, 既没有指定专兼职档案员, 也没有及时将档案汇总, 致使该项目 2014 年以前的征迁档案材料至今去向不明 ; 城厢区洋西片区改造项目 莆田学院二期用地征迁项目 太湖工业园征地拆迁项目等征迁对象档案材料目前存放于区国土局, 没有按照档案管理有关规定, 向指挥部档案员移交 ( 三 ) 人员素质参差不齐 当前我市征迁项目多是由征迁指挥部委托第三方拆迁评估公司开展 由于这些公司属于社会服务机构, 人员素质参差不齐, 特别是缺乏档案专业知识, 在开展征迁工作时, 征迁指挥部档案分管领导或档案员若未能充分履行监管和指导职责, 很容易出现如现场丈量图 测绘登记表等原始资料丢失的问题 如湄重高速公路涵江段 ( 庄边 白沙 萩芦 ) 征迁项目, 委托第三方评估公司 在该公司出具评估咨询报告时, 提交的资料中包括现场丈量 测绘登记等重要的原始资料缺失, 房屋丈量表 房屋面积计算表 赔偿金额确认表均为电脑打印件, 且该电脑打印件中没有有关当事方包括户主 丈量人员 见证人的签名或盖章 这样的材料不足以作为征迁评估的依据, 不符合档案验收标准要求 ( 四 ) 执法监管难度大 档案行政管理部门档案行政执法难度大, 执法效果有限 各级档案行政管理部门对各征迁指挥部 有关政府机构档案监管手段主要以检查指导为主, 对检查中发现的问 12

15 新常态下 题予以通报, 限期整改 在下一次的检查中若发现问题未整改, 再次予以通报, 限期整改 除此之外, 并没有更加有效的惩处措施, 这是当下档案行政管理亟待破解的困局 如 2014 年 7 月, 城厢区档案局向辖区内 32 个征迁项目指挥部下发了 关于做好项目指挥部档案分管领导及档案员登记备案的通知, 仅有 12 个项目指挥部按照通知要求, 对档案分管领导及档案员进行登记, 其他项目以未开工或已完工为由拒绝登记 截 2015 年 10 月, 仍有木兰大道城厢工程建设 何赛社区集镇改造项目 滨海大道城厢段拓宽工程 环湄洲湾北岸水排海管道工程等 4 个项目未登记备案 ( 五 ) 档案移交障碍多 征地拆迁安置工作任务重 工期长, 涉及的部门多 从项目前期调研 测算计划 动迁审批, 到项目拆迁 施工安置等, 每个环节的工作都十分复杂 征地拆迁工作自身的特殊复杂性是造成档案向综合档案馆移交困难的客观原因 征迁档案能否及时移交 在什么时间节点移交 怎样移交, 是项目征迁档案移交工作的一大难题 以涵江旧城西区涵西延宁片区二期建设项目为例, 该项目于 2007 年开始拆迁丈量评估,2008 年签订 房屋拆迁补偿安置协议, 多数户主采取产权调换方式进行安置 由于安置房建设周期长, 产权证办理耗费时间长, 截至 2015 年 10 月止, 征迁工作仍未全部完成 目前, 征迁对象档案仍保存在征迁指挥部, 未能向涵江区档案馆移交 除此之外, 还存在个别机构或部门拒不配合向综合档案馆移交档案的现象 如涵江区湄重项目, 委托第三方评估公司进行征迁评估工作 评估工作完成后, 该公司以本公司要存档为由, 拒不履行依法向国家综合档案馆移交征迁评估工作中形成的档案原件的义务, 仅向涵江区档案馆移交了相关档案复制件, 目前这些档案原件仍由该评估公司保管 四 征迁档案工作对策建议 ( 一 ) 必须充分认识做好征迁档案工作的重要性和紧迫性 加强征迁档案管理是建设法治政府的要求 党的十八届四中全会提出要全面推进依法治国, 建立 一个可以使广大人民群众满意的法 治政府 ; 党的十八届五中全会提出要 坚持法治国家 法治政府 法治社会一体建设 在全面推进依法治国的大环境下, 做好征迁档案这项与人民群众利益息息相关的事业的必要性毋庸置疑 做好征迁档案不仅有利消除拆迁安置纠纷隐患, 及时化解矛盾, 也有利于政府管理部门解决历史遗留问题和维护社会稳定, 是提高政府公信力的有效手段 同时, 在推进城市建设过程中不可避免地破坏了一些城市或乡村的现状, 征迁档案是对这些即将消失或已经消失的城市与乡村建筑最后的记录 这些档案承载了一个时代的历史记忆, 其中蕴含的历史和文化价值不可估量 做好征迁档案工作, 是我们为自己 为子孙后代留下这个时代的记忆补偿 ( 二 ) 必须提高征迁档案管理制度化和规范化程度 在征迁档案管理中, 不仅要加强制度建设, 更要着力于制度有效落实 要针对征迁档案工作各个环节, 制定切实可行的工作制度和管理办法, 以制度约束征迁档案工作行为, 使征迁档案工作有法可依 有章可循, 促进征迁档案工作规范 科学化 如 : 要将档案工作纳入征迁工作日常管理机制, 把档案工作与征迁工作同部署 同安排 ; 要明确档案分管领导, 细化岗位职责, 建立档案岗位责任制, 明确主体责任, 权责分明 ; 要建立档案管理制度, 明确档案收集 整理的具体流程和标准 ; 要建立违法违纪问责机制, 对征迁档案管理工作中的违法乱纪行为予以惩处 ; 要加大对典型事例的宣传, 以引起社会对征迁档案工作的重视和支持 ( 三 ) 必须加大征迁档案管理工作的监督和检查力度 按照省档案局 省铁路办 关于加强铁路建设项目征地拆迁档案工作的意见, 征迁档案应与征迁工作协调开展, 同步进行, 做到 三同步 首先, 征迁工作启动时, 应同时对各类征迁文件材料进行收集 档案人员应从征迁工作开始就要进行项目跟踪, 主动介入, 做到同征迁工作同步进行, 全程管理 及时指导检查督促征迁工作人员在规定时间内完成房屋征迁档案收集任务, 各环节的收集工作都要准确及时到位, 确保文件材料齐全 其次, 有 关部门对征迁工作进行检查时, 应同时对征迁文件材料的真实性和完整性进行检查 要发挥部门职能作用, 加强监督, 对征迁档案资料不全及档案质量不符合要求的, 限期整改 做到从拆迁摸底 产权审查 搬迁安置 拆迁补偿及工程施工形成的档案资料都要原始齐全完整 最后, 征迁工作结束的同时, 要对征迁文件材料的归档整理和档案保管情况进行验收 要把档案是否符合验收标准作为项目验收合格与否的重要依据 ( 四 ) 必须全面拓展征迁档案管理工作深度和广度 一是要着重提高征迁指挥部档案员专业素质, 各征迁指挥部指定的专兼职档案员应当进行岗前专业技能培训, 掌握档案法律法规和档案专业知识, 具备胜任岗位的资格和能力 要将各征迁指挥部的档案员纳入全市档案工作人员信息管理系统, 让他们切实履行维护档案真实 完整的职责 二是各级各部门如国土部门 税务部门等要发挥协同作用, 共同监督指导征迁项目档案管理工作 做好征迁档案工作不仅是征迁项目指挥部档案员职责, 监督指导征迁档案工作也是包括档案行政管理部门和政府有关部门乃至每一位公民共同的义务 三是要探索征迁档案管理工作模式, 利用行政和法律手段创造性地开展工作 如 2015 年, 城厢区政府将征迁档案工作列入政府年度绩效考评指标体系, 促使有关部门和机构做好征迁档案工作 而对那些私自保存征迁工作中形成的档案 拒不履行档案移交义务等违反档案法律规定的单位和个人, 必要时应当运用法律武器, 维护法律权威 四是要利用好现代技术手段, 加强征迁声像档案的收集和整理 征迁声像档案记录了那些被拆迁的街道 路段 居民区拆迁前的原始状态, 在数十年 数百年后, 这些声像档案将成为这个城市 这片土地的记忆珍藏 同时, 声像档案还可如实记录征迁过程, 较好地反映征迁改造工作的全过程, 作为征迁工作现场佐证, 更好地规范征迁工作人员的行为, 避免盲目性 随意性, 有利于促进阳光拆迁, 促进和谐社会建设 ( 执笔 : 林玲玲李玲 ) 13

16 新常态下 新时期海关档案资源的整合 福州海关 2015 年 6 月, 海关总署印发了 关于加强和改进新形势下海关档案工作的实施意见, 进一步明确了整合档案信息资源 创新档案利用服务形式 推进海关档案信息资源共享等要求 一 标准化是整合档案信息资源的前提没有统一的信息系统及技术标准, 系统间信息的通讯就难以完成, 也难以开发出统一的系统管理软件 同样, 没有统一的数据结构标准, 即使信息数字化了也难以共享 因此, 当前海关档案信息化建设的重点便是尽快建立起一套相关标准, 其中尤以制定各种类型的档案数据库结构标准更为迫切 二 数字化是整合档案信息资源的基础 ( 一 ) 档案信息初创阶段最大特征是以单机形式, 初步构建起我关档案信息化系统, 并将建国以来文书档案录入转化为数字化资料, 形成可用 能用的档案信息化系统 年我关自主研发文档管理系统 (Foxbase), 后升级为 FoxPro, 文档条目级管理 (WPS Foxbase Foxpro) 年, 升级开发形成图文管理系统 (FoxPro), 档案人员补充录入了自建国以来 (1949 年开始 ) 的我关所有文书档案条目 ( 二 ) 档案数字化阶段我们于 2003 年自主开发了 福州海关综合档案管理系统, 将不同时期自主研发的几个系统档案信息资源进行整合, 统一管理福州海关总关并所辖隶属海关 办事处综合门类档案 档案部门必须与 IT 行业合作开发出遵循或兼容有关档案内容标准 档案数据值标准及档案数据结构标准的规范 化文档管理系统, 同时, 为了对文件进行 前端控制, 档案部门还必须介入办公自动化系统和一般信息系统的数据库结构的设计过程, 使其数据库记录遵循或兼容有关档案内容标准 档案数据值标准及档案数据结构标准等 这样才能保证一般电子信息系统的大量数据向电子文件保存系统 ( 即文档管理系统 ) 迁移时格式和内容等方面的一致性和兼容性 这项工作在海关系统已由办公厅牵头以 10 个试点单位率先进行, 并纳入统一规范标准 统一平台系统 统一授权管理等 ( 海关政务信息网三统一平台 ), 开发系统也进行了规范界定 三 网站 搜索引擎等网络技术是整合档案数字资源的具体手段 ( 一 ) 在网上建立全国海关档案信息联机检索目录中心网站由海关总署办公厅牵头建立全国性的档案信息目录中心网站, 网站内容可在各级海关档案室定期移交电子档案目录的基础上, 按档案各门类或各专业档案区分, 同时建立好与相关档案数字信息的网络链接, 以保证用户可通过目录中心直接链接上档案信息的数字内容 实现档案工作与技术支持紧密衔接, 促进档案工作转型升级 ( 二 ) 建立档案信息搜索引擎以集成分散的档案网站的数字资源海关信息中心建立专门的档案信息网络搜索引擎来整合档案信息资源 该搜索引擎必须具备以下功能 : 1. 自动索引 其自动索引软件可通过设置密码或其它技术措施随时以合法身份进入各级各类档案网站进行搜索并描述 记录相关档案信息, 动态地形成自己的主数据库及各类索引数据库 2. 界面统一 该搜索引擎还必须为用户设置具备多个检索途径的统一的检索界面, 用户选择检索途径后, 搜索引擎可利用其代理软件帮助用户在其数据库中自动进行各类检索 3. 整合检索 对检索结果, 搜索引擎要通过相关度排序后能够以用户所需形式提供给用户 这样的搜索引擎建立起来后, 当用户向搜索引擎提出检索要求后, 搜索引擎便自动启用其代理软件在其数据库中进行检索 因为搜索引擎的数据库内容是由其自动搜索软件随时动态地搜索各个档案网站记录的结果, 所以, 对用户来讲, 其搜索结果就好比是在同时搜索了各个档案网站后得到的结果 ( 三 ) 重组档案信息资源, 开辟个性化档案信息服务网站档案部门可与相关单位联手建立有关决策咨询服务网站 比如, 联网全国进出口企业档案数据进行分析, 可以比较不同地区的进出口贸易状况及发展水平等 ; 对进口产品档案进行分析可以比较同类产品的市场走势, 通过比较不同地区的各类产品的销售情况还可以预测其经济发展水平及发展趋势等 四 依托档案网站开展培训和继续教育开辟专门网站开设相应栏目对档案用户及档案员进行继续教育 ; 建立海关档案专业人才库, 推进海关档案员专业职务评审工作和海关档案专家制度建设 ; 增加配置技术人员构筑专业团队实现集约的 大档案 模式化管理, 推进海关档案工作发展 ( 王丽芬执笔 ) 14

17 业务广场 新形势下 做好县委办档案工作的思考 邓杰盛 档案管理是县委及县委办公室日常管理工作的重要组成部分, 是县委及其办公室工作和活动的原始记录, 是地方一级党委总揽全局 协调各方的历史见证, 具有很强的政治性 机要性 服务性 科学性 如何做好新形势下档案管理工作, 进一步提高档案的利用和服务水平, 更好为县委 县政府工作大局服务, 更好为各级党政领导和县委办公室自身业务工作做好参谋和助手, 这是一项摆在办公室面前的现实课题 一 新形势下做好县委办公室档案工作的重要性和必要性 1. 档案工作是贯彻 意见 和 实施意见 的需要 2014 年 2 月, 中办 国办印发 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 ( 中办发 号 ) 2015 年 1 月, 中共福建省委办公厅 省人民政府办公厅印发了 关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见 ( 闽委办发 号 ) 这两份文件的出台, 总揽全局 着眼改革, 是新形势下全面加强和改进档案工作的纲领性文件, 反映了党和国家对今后县委办档案工作的科学发展指明了方向, 提出了全新的要求 从中央到地方, 各级党委 政府都要以服务中心工作和人民群众需要为主题, 大力提升档案管理现代化水平, 推进档案事业的科学发展 跨越发展 县委办公室作为县级党委的综合办事机构和中枢服务机关, 档案工作地位作用日益凸显, 任务日益繁重, 档案管理要制度化 规范化 科学化 标准化, 努力做到 为党管档 为国守史 为民服务 2. 档案工作是提高 三服务 水平的需要 县委办公室作为参与政务 管理事务 搞好服务的综合办事机构, 档案工作是不可缺失的基础性工作 随着经济社会发展进入新常态, 档案工作不仅仅是档案馆专业部门的事情, 档案工作已深深融入经济社会发展各个领域, 加强对档案工作的领导, 是不断提高办公室 三服务 水平的需要 3. 档案工作是进一步当好县委 前哨后院 的需要 习近平总书记关于办公厅 ( 室 ) 要当好 前哨后院 的重要指示, 是新形势下做好办公室工作的行动指南, 当好 坚强前哨 和 巩固后院, 既是县委办公室服务县委中心工作的首要职责, 也是全部工作的核心 如何当好 坚强前哨 和 巩固后院, 体现在办公室的出谋划策 综合协调 督查落实上, 所有这些都离不开档案管理 通过完善人秘 信息 综合文字 督查 党建 行政后期 值班应急 机要 保密等各股 ( 室 局 ) 档案, 可以掌握历史和现实的政治 经济 文化等各方面的信息, 及时了解县委和县委办公室不同时期的工作思路和工作重点, 及时掌握全县经济社会发展的动态和趋势, 紧紧围绕党委和政府的重要工作和重大活动及时提供最真实 最可靠 最系统的档案资料, 进一步当好县委的 前哨后院, 充分发挥档案的作用, 凸显档案的价值 二 新形势下县委办公室档案工作 中存在的问题长汀县作为全省生态建设试点县, 认真学习习总书记关于推进长汀水土流失治理的重要批示精神, 积极开展生态文明建设, 及时总结经验做法, 收集国家水利部 总结推广长汀水土流失治理经验座谈会 和全国林业厅 ( 局 ) 长会议第一手资料, 征集习近平总书记视察长汀工作的照片和重要批示等材料, 包括县委办在内的县直部门建立了生态建设档案工作机制, 有效提升生态文明建设档案收集 保管和利用水平 尽管取得不小的成绩, 也必须看到面对新形势 新任务 新要求, 县委办公室档案利用与服务工作仍然存在基础薄弱 观念陈旧 方法滞后等问题 1. 档案建设相对滞后 长期以来, 办公室档案以纸质档案为主, 还有为数不多的音像档案, 门类不多, 结构比较单一, 专门档案 特色档案为数更少 同时, 存在资料破损 遗失, 档案收集不全的现象 在新形势下, 档案资源不足与工作需求的矛盾会逐步凸显出来, 不仅约束了档案事业的发展, 也制约了档案服务功能的进一步发挥 2. 管理意识相对落后 档案管理观念亟待加强, 增强服务意识 改变 重管轻用 看门收摊 等旧观念, 变 被动服务 为 主动服务, 变 坐等服务 为 上门服务, 不断提高 三服务 工作水平 档案管理工作往往缺乏主动性, 管理方法十几二十年不变, 循着传统的档案管理工作模式一直沿用至今, 以至于不少人认为 15

18 业务广场 档案工作只是一种简单的体力活, 可有可无, 存在 说起来重要, 做起来次要, 忙起来不要 的现象, 档案管理工作的创新意识有待提高 3. 信息化建设低位徘徊 档案管理依然停留在手工管理为主的水平上, 档案的收集 整理 编目 检索和查阅沿袭传统手工模式, 一些高科技手段不能及时应用到工作中, 难以适应现代社会的需要, 较少运用现代化管理手段, 导致档案管理效率低, 查找速度慢, 进而影响档案管理治理, 不能适应档案工作的现代化 信息化建设的需要, 长期在低水平徘徊 4. 专业人员较为缺乏 从总体上说, 县委办公室档案管理人员大多是兼职人员, 在做好档案工作的同时, 承担了其他不少的工作量, 压力大精力不够, 分身乏术, 缺少对档案工作的深入思考和研究 大多档案管理员没有经过专门的档案业务学习培训, 专业化水平不高, 素质参差不齐 ; 同时, 人员更换频繁, 新任人员缺乏档案工作的专业知识和技能, 一切从头开始 另外, 安全保密意识不强, 主动服务意识也有待提高 三 新形势下加强县委办公室档案管理建设的建议 1. 提高业务工作水平, 推进档案建设提质增效 办公室档案分文书档案 会计档案 基建档案 声像档案 实物档案 电子档案等 办公室档案是县委 县委办公室在工作活动过程中形成的具有查考利用价值或经县委办公室办理的文书 声像 会计资料和其他资料, 以及具有保存价值的实物资料 对办公室档案的归档, 要认真学习国家档案局 归档文件整理规则, 严格归档制度, 做到应归尽归 应收尽收 一是做好纸质档案的归档 各股 ( 室 局 ) 要围绕不同时期 重大事件 重要活动 重要人物, 尽可能将具有纪念意义 保存利用价值的文献 手稿 图表等以纸质为载体的文书档案 会计档案 基建档案等, 指定专人兼职做好档案收集整理工 作 通过收集 归类 整理 加工等程序, 按时间先后编号顺序, 用专门的档案装具 ( 盒 柜 ) 存放 二是做好电子 声像档案归档 电子档案就是对各类电子文档用光盘等新型介质为载体储存进行归档 按档案分类方案进行分类 整理, 并拷贝到耐久性能好的光盘上, 一式三套, 一套档案室封存保管, 一套文字综合部门保管, 一套提供利用 形成电子公文的股 ( 室 局 ) 必须将具有永久和长期保存价值的电子公文与纸质公文一同归档, 并使两者建立互联, 在电子档案与传统纸质档案之间建立准确 可靠的标示关系, 按照时间 类目进行打压缩包, 拷贝到新型介质上, 并贴上标签封档 通过建立电子档案, 既可以提高档案的使用效率, 又可以减少在传阅 借阅过程中人为磨损 2. 建立长效工作机制, 实现档案管理规范化 档案管理是办公室日常工作中一项不可缺少 不可替代的基础性工作, 必须建立长效的管理机制, 才能适应新形势下档案工作 一要强化认识, 落实责任 明确各股 ( 室 局 ) 负责人是档案管理的第一责任人, 带头学习 档案法 和中办 国办 意见 和省 两办 实施意见, 提高办公室领导和成员的档案意识 二要健全制度, 规范管理 根据工作实际, 邀请档案主管部门帮忙制定适合办公室特点的管理制度 操作性强的工作规范和工作要求, 并抓好落实 三要强化考核, 常抓常新 根据实际不断完善日常管理制度和档案管理目标责任制的考核机制, 使档案人员有章可循, 明确职责, 定期检查考核, 将档案管理纳入内部绩效考核, 切实提高档案工作实效 3. 加快数字信息化建设, 提升档案工作的信息化水平 信息化是加快实现现代化的必然选择, 信息化建设已成为现代社会经济和社会发展的必然要求 档案工作必须尽快跟上社会发展的脚步, 转变观念, 切实把信息化作为档案事业的重点内容来抓, 这也是改进便捷服务手段的重要方 式 为此, 一要加强档案规范化管理 落实硬件配备 软件完善, 将档案工作逐步从手工操作转向计算机管理, 以适应新形势下档案工作发展的需要 二要加快库存档案数字化进程 要认真贯彻执行国家档案局 数字档案馆系统测试指标, 大力开展传统载体档案数字化, 切实推进档案存量 增量数字化, 不断推进数字化档案室建设, 推进纸质档案进行数字化, 及时以数字化档案代替原件提供利用, 逐步实现网上查阅和远程服务, 努力提升档案现代化管理水平, 为领导 为基层 为群众利用档案提供快捷高效的档案服务 三要采取措施严防数字化过程信息丢失 外泄和秘密泄露, 对涉密档案进行数字化要严格遵守保密规定 4. 加强学习交流培训, 提高档案管理人员综合素质 一是积极参加省 市 县组织的档案管理业务专题培训和继续教育培训, 不断转变观念, 增强责任心, 提高档案管理的重要性 敏感性认识, 提升专业素养 不断创新服务机制, 不断更新档案管理业务知识 二是进行本单位系统内部业务交流, 部门之间加强档案信息的相互交流, 拓宽服务面, 提高档案的利用率 三是掌握先进技术手段, 充分利用计算机在档案管理中的作用, 引入信息技术手段, 加强信息化操作培训, 实行信息化管理, 有效保护纸质档案 四是实行 一对一 帮扶和跟班制度, 保持档案员队伍的相对稳定, 对档案管理人员以老带新, 现场带班, 通过工作实践, 力求使其掌握好操作细节, 有效提高工作质量和效率 五是强化档案安全管理培训, 确保档案绝对安全 新形势下, 要建立健全人防 物防 技防 三位一体 的档案安全防范体系, 完善档案安全设施 建立健全档案安全工作方案和应急防范机制, 严格落实档案信息公开保密审查制, 规范档案安全管理 ( 作者单位 : 中共长汀县委办公室 ) 16

19 业务广场 煤矿企业基建档案管理 郑凤梅 煤矿企业基建档案主要是指煤矿的矿山规划与设计 井筒和巷道的设计与施工等档案资料, 涉及材料 爆破 测量 水文地质 岩土 工程管理等领域 矿井的设计 施工及运行管理等基建档案资料直接关系着矿井的生产运营和使用寿命, 对于煤矿企业发展有着重要影响 因此, 做好煤矿企业基建档案的收集归档工作对煤炭企业的安全生产和经营管理有着十分重要的意义 近年来, 福建煤电股份有限公司 ( 以下简称 煤电公司 ) 努力克服了基建档案收集不齐全 整理不规范 档案人员流动大等困难, 通过不断加强企业档案管理工作, 取得了较好成效 2011 年 2 月, 荣获全国煤矿档案管理先进单位 本文结合煤电公司加强基建档案管理的做法和经验, 就进一步加强煤矿企业基建档案管理工作提几点个人思考 一 基本情况在公司领导的重视和支持下, 公司成立了档案管理领导小组和档案室 档案室配备了专职档案员, 现有 10 间档案库房每间都配置了空调, 并在原有基础上新添置了一批档案柜 防磁柜 去湿机 消毒机 灭火器, 完善了安全监控系统 下属各基层矿井单位也重新更换了档案柜, 配备了兼职档案员 同时, 坚持把档案安全管理纳入企业生产经营管理工作日程 纳入公司各部门及下属矿井的年度考核目标内容, 主动接受省能源集团档案室和龙岩市档案局的业务指导和督促检查, 不断强化企业档案安全管理 二 主要做法 ( 一 ) 强化履职 煤电公司实行档案安全管理领导负责制, 严格抓好档案保管 利用 保护 保密等规章制度的 落实 公司档案室每年一次对本部及下属单位档案室库藏档案案卷的数量 质量 霉变情况进行检查, 清点核对, 做到登记台账与档案实体相符 同时, 针对个别单位的领导对档案工作的重要性认识不足 重视不够的问题, 公司坚持每半年一次的档案管理检查考评, 下发考核通报, 指出存在问题, 限期整改落实, 考评成绩与分管领导 档案管理员年度绩效挂钩, 有效地提高了公司档案管理的整体水平 ( 二 ) 强化培训 一是积极宣传, 增强全员档案意识 通过开展形式多样的档案宣传教育活动, 扩大档案工作的影响力, 把兼职档案员和立卷单位分管领导作为档案普法宣传的重点对象, 增强全员的档案意识和档案法制观念, 使 档案法 福建省档案条例 等更加深入人心, 并把档案工作列入本部门 17

20 业务广场 ( 单位 ) 年度考核范围 二是集中培训, 提高兼职档案员知识水平 公司把档案员培训工作纳入全年计划, 制定切实可行的培训方式和方法, 采取 请进来 送出去 的方式, 选送人员参加省 市档案局举办的档案上岗培训和继续教育培训, 公司每年至少举办一次档案员集中培训, 对档案管理的基本技能 实际操作方法 文书 会计 实物等不同门类的档案培训 讲解, 使档案员熟悉掌握档案整理归档工作流程和档案业务 三是树立典型, 表彰先进 根据实际工作的情况, 设立工作绩效奖励机制, 表彰奖励先进, 给予重视档案工作的单位 ( 部门 ) 和优秀兼职档案员适当物质和精神奖励, 从而调动兼职档案员的积极性, 增强他们对档案工作的责任心和使命感 ( 三 ) 强化收集 煤矿企业基建档案的重点在于下属矿井从调研论证 批准立项 开工建设 竣工验收过程中产生的各类图纸及技术资料, 是煤炭企业安全生产不可缺少的重要资料 2011 年以来, 随着公司资源整合工作的开展, 原始矿井档案资料收集工作及后续档案管理急需规范 公司领导充分意识到这一点, 专门成立档案工作领导小组, 责成档案室人员深入公司各部门 下属各矿井进行调研, 并在龙岩市档案局专业人员的指导下, 根据 煤炭工业企业档案分类规则 企业档案工作规范, 企业文件文件材料范围和文书档案保管期限规定, 及时修改了福建煤电公司文件材料归档范围和档案保管期限 根据本公司生产实际, 研究制定基建档案的收集范围 分类标准 整理方法 管理制度等, 明确了基建工程涉及各部门兼职档案管理人员的岗位责任, 规范了图纸 设备技术资料的借阅与使用 针对矿井基建工程周期长 工程资料人员流动性强及档案业务不熟悉等特点, 由技术部门指定专人对各个专业 各个工程细项的前期 施工及竣工验收阶段的图纸 技术资料进行收集 管理并造册登记, 收集齐全后向公司档案室移交一套 基建部门存留一套 基层矿井存留一套 同时为保证公司矿井设计 及生产资料不外泄, 规定任何部门 个人不得擅自打印 复制, 不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘 U 盘 软盘等拷贝出图纸和设备技术资料, 因工作需要必须打印或复制时, 经办人提出书面申请单, 部门经理签字批准后方可通过资料员打印 复印 拷贝 为了保证技术资料的保密性, 除按正常程序 ( 员工填写申请单, 部门经理批准 ) 办理外, 任何人不得私自向外人转让和借出技术资料, 一经发现要报公司给予严肃处理 ( 四 ) 强化指导 煤矿企业基建档案收集管理之所以会成为当前煤矿企业档案管理中的 老大难 问题或薄弱环节, 主要还在于以下原因 : 一是意识问题 在企业管理中, 档案管理工作在很多人心目中一直被视为辅助性工作, 档案管理通常被置于各项工作的最后一个环节, 甚至在不少业务部门有一种偏见, 重要的管理和业务文件放在自己部门利用更方便, 一些存留在业务机关的文件随着办事人员的流动 领导的更换, 文件不仅没有积累下来, 丢失 散乱现象严重, 一些重要的图文资料也没有归档, 对企业业务工作的延续和开展带来了不利的影响 对煤矿企业来说, 此类现象尤其严重, 不少煤矿企业的工程技术人员认为, 很多的工程资料是自己平时加班加点 熬 出来的, 属于个人工作技术, 不愿意上交到档案人员手中, 这样的思路会使企业档案管理陷入被动局面, 一旦档案资料不齐全或不规范, 利用者查找就会有困难, 档案管理人员重新整理也面临许多困难 二是基层矿井兼职档案员或工程资料管理员不熟悉业务 由于企业一般较注重人员生产效益, 在基层矿井不可能配备专职档案员或资料员, 特别是不少新建 改扩建矿井, 由于人员紧张, 往往由办公室人员或生产部门人员兼职档案员, 且未及时送至公司本部或上级档案管理部门进行专业培训, 这类档案人员经常会有意无意地把自己放在 档案临时工 的位置, 平时工作又繁重, 没有时间或不主动去学习档案业务知识, 对档案资料收集归档的重要性认识不足, 分类整理掌握不好, 档案资料用过后随手一扔, 事后再要收集整理就会出现收集不齐全的情况 针对上述情况, 煤电公司建立了 档案管理前置机制 将档案管理前置, 变事后归档为前端控制 在文件资料生成之前先下达档案管理要求, 将档案的内在质量控制在档案形成之初, 与企业的其他管理工作同步, 要求各下属矿井在新建 改扩建矿井时, 就要指定专门人员负责档案资料的收集工作, 制定岗位职责, 加强考核, 有效提高档案管理的效率和企业档案管理的规范程度 由于档案管理工作纳入了下属矿井档案人员的年度绩效考核指标, 档案工作者更加积极主动地参与档案资料收集整理工作, 保证了档案的完整 科学 同时, 煤电公司还建立了 档案管理上下联动机制 规定各下属矿井在变更兼职档案人员时, 须向公司档案室报备, 以便于公司档案室统一安排组织业务培训或跟班学习, 以提高基层兼职档案人员业务素质 同时, 公司档案室与公司基建部门紧密配合, 在下属矿井有新建或改扩建项目时, 即做好准备工作, 变被动服务为主动服务, 主动参与下属矿井基建系列业务活动, 主动深入基建现场, 协助 监督 指导下属矿井兼职档案人员做好档案资料的收集工作, 向各地质勘察 矿井设计 矿井施工等各参建部门宣传档案资料收集整理的重要性, 提高各参建部门工程技术人员档案意识 组织新建 改扩建矿井档案人员 工程技术人员到已竣工验收的兄弟矿井进行学习取经, 使他们对档案资料收集整理工作有着更深刻的理解 意识决定行动, 意识到位了, 再配合制订强有力的制度措施, 基层矿井基建档案工作自然也就能顺利开展起来了, 形成了公司 基层矿井 基层档案人员上下联动 互动管理的良好局面, 真正实现基建档案规范化管理的目的 ( 作者单位 : 福建煤电股份有限公司 ) 18

21 业务广场 事业单位档案交接的规范管理 陈海花 档案移交是档案管理工作的重要环节 本文通过调研莆田市环保 国土等行业的 10 个事业单位档案管理中移交制度的建立健全及落实情况, 分析其存在的问题, 并结合笔者档案管理工作经验, 提出事业单位档案移交相关完善措施及对策 一 调查辖区内事业单位档案交接情况本次调查内容为 : 档案移交制度建立健全情况, 归档移交程序, 单位内部档案使用交接程序及向社会提供利用服务过程中的档案转移归还流程等 调查结果 :1. 建立了档案管理制度 ( 含档案移交内容 ) 的单位 10 家, 其中档案移交制度较完善的 7 家 ;2. 档案从业务科室移交本单位档案室过程中, 履行移交人和接收人签字确认程序的 8 家 3. 单位内部档案使用过程中, 有严格履行档案利用程序的 5 家, 未严格履行的 5 家, 未履行主要体现在 : 未经有关领导批准而借用档案, 使用档案理由填写不规范, 档案利用期限无正当理由超时, 档案借用后擅自又转移给第三者使用或多次转移, 归还档案时未对档案的完整性进行检查 4. 向社会提供利用服务过程中的档案转移和归还 被调查单位未出现擅自将档案直接转移给社会利用者并带走的事例, 各单位均履行领导审批程序, 群众个人利用档案程序较规范 二 档案交接存在的问题一是部分事业单位未设立与其他科室并列的档案管理机构, 或将档案室归入本单位办公室管理, 而办公室事务繁忙, 造成档案交接出现漏洞 二是各事业单位虽建立相关制度, 但部分单位的制度内容较笼统, 不够具体细化, 责任不明确 三是在单位内部档案归档过程 中, 有的是移交人与接收人未履行签字确认手续 ; 有的是移交清单内容不细, 易造成日后档案不全责任难分 ; 有的是延迟归档甚至多年后才归档 ; 有的是归档后送档案中介机构整理过程中未履行双方核对等手续 四是在单位内部利用档案过程中, 不正确履行档案交接程序, 同事之间进行口头交接, 档案员责任意识不强, 借用档案随意性较大, 利用目的不详, 无正当理由借用期限较长, 甚至出现借用数月经档案员催还后被动归还, 且归还后未检查档案的完整性, 个别档案出现损坏现象 五是向社会提供利用服务过程中, 不规范行为主要表现在单位与单位之间利用档案方面, 如其他政府部门前来调阅档案时未提供单位介绍信, 使用档案理由不充分及未详细登记借用事项等 三 档案交接规范管理的建议 1. 重视档案交接管理, 建立健全相关制度 事业单位内部要建立独立的档案管理机构, 有条件的应争取列入事业单位机构编制并设置科 ( 股 ) 长, 尚无条件的单位应建立本单位独立的档案室, 并配备负责人及档案员 同时, 制定档案交接细化流程并置于档案室公开处, 以便单位人员或社会群众知悉 2. 完善归档制度 上年度文件材料在次年初移交完毕, 跨年度文件材料由业务科 ( 股 ) 室负责人及分管领导核实签字后, 可适当延长移交期限 ; 在文件材料归档前应制作清单目录, 移交档案室时应由移交人和接收人对照清单目录核对, 无误后双方在一式两份清单上签字确认 若委托中介机构整理档案, 则由档案室和中介机构按以上程序核实无误后签字移交 3. 规范单位内部档案利用管理 首 先从程序上把关 查阅 复印及借用档案均需科室负责人及分管领导签字同意, 建议制作单位内部 档案利用批准单, 批准单中应有使用档案名称 使用目的 使用日期 使用人及负责人签字等内容, 并设置备注栏, 届时注明归还日期, 该批准单作为档案利用的依据由档案室留存 ; 其次是档案利用目的审查 借用人利用档案要与业务相关联, 不得用于个人目的或借本单位人员之便提供给外人使用 业务部门负责人及分管领导应对借用档案目的进行审查决定 第三是档案利用过程中的规范化管理 对借档人不慎损坏档案的, 档案室应及时修裱或补装订档案, 单位应对借档人进行教育谈话 ; 对遗失档案者应予以处分, 其中遗失重要档案的, 应按法律规定处理 同时应严格按 档案利用批准单 中的使用期限归还档案, 一般性业务需要借用档案的, 可规定 1-3 个工作日内归还 ; 上级检查等需要外调档案的, 归还日期以上级检查等相关事宜完成为准, 归还时仍由业务部门负责人和分管领导在批准单的备注栏内签字 4. 规范向社会提供档案利用服务相关制度 事业单位对外提供档案服务分两种情形 : 一是本人查询与之相关的房产证 土地证等, 若查询他人相关档案应提供公证处的委托办理文书 ; 二是以单位名义使用档案, 除参照单位内部的 档案利用批准单 制作单位外部 档案利用批准单 外, 建议增加本单位主要领导签字栏 同时, 外单位提供的介绍信中应载明利用档案名称及使用目的等内容, 档案员应将批准单及介绍信等保存备查 ( 作者单位 : 莆田市信访局 ) 19

22 业务广场 浅谈医院专业技术档案管理 黄淑丹 医院专业技术档案作为医院人才开发的重要信息资源, 能够真实反映医院医护人员的基本情况 专业技能 工作业绩等信息 因此, 做好医院专业技术档案管理工作, 对于提高人力管理水平 保障医院工作正常开展具有重要的作用 一 当前医院专业技术档案管理存在的问题 1. 制度落实不够 目前很多医院实行的专业技术档案管理制度并未参照规范化 科学化的管理理念, 对如何管理医院专业技术档案, 如何应对管理过程中出现的问题, 都没有明确清晰的规范标准 例如, 因缺乏规范的档案管理制度, 导致医院在专业技术档案管理中长期存在分工不明确, 遇到责任相互推诿的负面事件 ; 同时, 也正由于制度的不规范, 使得部分档案管理人员漠视管理工作, 出现专业技术档案遗失 散落等问题 2. 对专业技术档案重要性认识不足 目前, 部分卫生技术人员, 包括相当部分档案管理人员及个别领导, 档案法规意识淡薄, 对技术档案的重要性认识不足, 对卫生干部技术档案的作用了解不够, 对其重要意义认识不充分, 存在模糊观念, 致使卫生技术档案管理工作摆不到议事日程 卫生技术人员认为填写技术档案是走过场, 档案管理人员认为收集整理档案是额外负担, 领导则认为填写专业技术档案的利用价值不大 造成了卫生技术档案可有可无, 可建可不建, 可管可不管的局面 3. 队伍专业素养亟待加强 医院专业技术档案管理信息化水平的不断提 高, 既为档案管理提供了先进的科技手段, 也对档案管理人员提出了新的要求 医院专业技术档案工作较为复杂 繁琐, 要求档案管理人员专业 细致, 且有较强的信息技术水平 但当前受众多因素的影响, 愿意投身档案管理事业的人员逐年减少, 即便在岗人员, 也因长期缺乏专业培训或者素质较低, 而无法适应专业技术档案管理工作的发展进程 信息时代下, 对于档案信息化的建设不仅要求从业人员要具备传统档案管理知识, 还需要能熟练运用信息处理技术 然而, 实践中很多医院档案管理人员对信息技术的掌握程度, 远远不能满足医院电子档案管理标准与需求 二 优化医院专业技术档案规范管理的途径 1. 更新专业技术档案规范管理理念 更新理念是提高医院档案管理水平的前提和基础, 能够规范管理者自身行为, 维护医院良好形象 对此, 医院应通过广泛的宣传, 如开展座谈会议等活动来增强医护人员对于专业技术档案管理工作重要性的认识 特别是医院管理层应不断更新专业技术档案规范管理理念, 通过示范带头来端正医院全体员工对专业技术档案管理的认知 同时, 档案管理人员自身也应清晰认识到本职工作的重要程度, 藉以不断强化专业技能, 提高工作效率, 树立对本职工作的荣誉感和自豪感 提升管理意识, 不仅能够有效促进专业技术档案管理制度的完善, 而且可以疏通和拓宽材料收集的渠道, 加快专业技术档案建设走向规范化 信息化和科学化 2. 完善专业技术档案管理规范制 度 医院必须完善专业技术档案管理制度, 其主要包括档案查阅制度 档案材料送交归档制度等 同时, 应建立组织核查认定制度, 以避免部分专业技术档案填写不实的弊端 在档案管理过程中, 档案人员可依据原有档案及有关材料, 采取组织核实 认定的方法, 在专业技术档案中予以说明, 为档案管理工作提供真实 可信的依据 同时应对归入档案的材料实行组织核实认定制度, 由主管部门对其真实性确认无误后再归入个人专业技术档案, 从根本上解决档案材料的有效性问题 3. 提升档案员业务素质水平 当前, 医院的档案管理主要是依靠人力, 档案员的素质影响着档案管理工作的实效性 因此, 档案员要掌握档案学基本原理和档案管理实际操作方法, 熟练运用计算机, 利用信息资源为医院人事管理工作服务 ; 要及时了解和掌握人事工作的政策和法规, 了解专业技术档案产生的条件和作用, 正确理解档案内容, 准确判断档案价值, 综合分析问题, 管好用好专业技术档案 4. 推动专业技术档案的信息化管理 专业技术档案信息化管理是医院信息化建设的方向之一 信息化的专业技术档案管理, 不仅使档案便于查阅利用, 同时亦有益于档案资料的长久保存 对此, 医院应加大资金投入, 根据实际情况引入先进设备, 对纸质档案以电子文档形式归档, 同步设置电子检索功能 同时严防电子档案遭受网络攻击或恶意窃取等技术漏洞的出现 ( 作者单位 : 三明市第二医院 ) 20

23 数字平台 基层党校档案信息化管理的思考 王兰芳 党校档案是党校在办学实践和教学科研中形成的历史记载, 是党校发展可借鉴的重要资料 因此, 认真积累 整理有关材料, 建立并管理好党校档案十分必要 由于受到传统管理模式影响, 当前基层党校档案管理与信息时代的要求不相适应, 存在着某些问题 一 基层党校档案管理工作中存在的问题 1. 归档文件材料收集不全 文件材料收集是否完整齐全, 直接影响着整理工作的顺利进行, 以及档案在利用过程中的实际效果 而在档案管理工作中, 有些文件没有移交到档案员手中, 造成部分文件丢失 ; 有些科室为了自己查阅方便, 把有些文件材料据为己有, 给文件归档工作带来了麻烦 2. 管理手段落后, 设备陈旧 大部分基层党校档案管理设施落后, 相关硬件设施配置不齐全, 档案室环境不佳, 空气不流通, 不利于档案的长期存放 大部分基层党校对档案信息化认识不足 3. 档案管理制度不够完善 很多基层党校在制定档案管理制度时, 只是大致规定了归档材料的内容和项目, 而没有规定归档时间 要求和具体的奖惩措施 日常档案管理工作缺乏检查监督, 使党校档案管理工作没有形成系统的管理制度 二 加强基层党校档案信息化管理的意义 1. 档案信息化的效果和收益 一是档案管理不再费时费力 档案员手工收集 整编 管理, 提供单位利用, 工作量大, 效率很低, 费时费力 ; 实行信息化后, 档案管理达到自动化 实时 化 网络化 二是检索查询方便 传统的检索方式, 档案员从一本本的目录中找出所需档案, 然后根据记录到库房中查找, 费时费力 ; 档案信息化后, 可实现即时查询, 档案员从模糊查询 组合查询 分类查询中选取最佳查询方式, 在档案库中检出所需档案信息, 极大地减轻了档案员的负担 三是档案借阅工作可控 档案信息化后, 借阅采用计算机管理, 可自动生成催还记录, 对过期不还的借阅者进行有效催还 四是提高效率 档案信息化后, 档案员从手工劳动中解脱出来, 可以更好地从事档案收集和编研工作 五是有效地提供服务 档案管理的信息化, 科技人员可在计算机上查阅档案资料, 提高了工作效率, 同时档案资料的电子化便于科技人员的二次利用和开发, 有效地提高了工作效率和竞争力, 使档案管理不再单纯是档案保管, 而是单位的信息中心 2. 档案信息化是形势发展的需求 目前, 大多数基层党校档案管理仍停留在纸质档案管理及较原始的检索利用水平上, 使得绝大部分电子档案无法及时采集 收集并提供利用 运用信息化技术对档案进行管理后, 档案信息可与其他信息系统建立互联, 从而提高档案利用质量和效率, 可对所调阅的信息作适时响应和脱机处理, 保证很高的查全率和查准率 3. 能提高档案员的业务素质 档案管理不仅要懂得纸质档案管理技术, 还要求工作人员能熟练使用计算机, 懂得数据传输技术 但目前党校档案信息化管理人员水平有限, 不能适应信息化需要, 因此, 要加强人员培训, 通过培训提高其档案业务水平 三 加强基层党校档案信息化管理的对策 1. 转变方式, 切实实现档案管理的信息化是前提 当前, 档案管理工作的重点应从实体档案管理转变为对信息资源的管理, 以信息为管理对象, 对各门类档案进行数字化加工, 利用现代技术手段对档案信息资源进行管理 档案资源只有通过信息化, 才能真正实现档案信息的价值和使用价值, 为党校教学 科研等发展提供更全面高效快捷的服务 2. 提高档案员的素质是基础 首先, 档案员必须学习掌握计算机 数学 生物学等学科知识 其次, 掌握档案专业知识, 如具备档案管理学 文书学 目录学 档案自动化管理以及档案检索 编研 修裱等专业知识和技能 再次, 档案员必须掌握档案管理现代化技术 进行档案信息分析研究 提供高层次档案信息服务与咨询等的能力 3. 建立有效的档案管理信息系统 首先, 改进和规范计算机条件下档案管理流程, 使之适应需要 ; 其次, 依据文件处理流程进行档案信息化系统软件功能设计 ; 再次, 在信息系统中建立完善的内部控制制度, 确保档案安全 另外, 在电子档案使用过程中, 应注意电子档案的安全性 真实性和电子档案的法律效力等问题 4. 领导重视, 加大经费投入是保障 党校领导应加大对档案基础设施的投入, 配好配齐设备, 并抓好两项工作 : 一要重视现有电子文件和电子档案的收集整理归档, 尽快推进档案信息化建设 二要加快对原有纸质档案进行扫描录入进行数字化处理 ( 作者单位 : 云霄县委党校 ) 21

24 数字平台 档案信息化建设浅析 张雪珍 档案信息化是当今发展的趋势, 利用计算机和网络技术管理档案已成为提高档案管理自动化程度和效率的主要途径和有效工具 笔者认为, 面对社会信息化发展的大趋势, 要加强档案信息化建设, 进一步提升档案馆的综合服务功能 一 抓好软件开发加强档案信息化建设, 首先要开发具有行业特色的应用软件 目前, 社会上推出的档案管理软件, 还没有能够完全适应档案工作的需要 在这种情况下, 我们可将软件的需求设定在三大模块上, 即档案管理 行政办公 OA 系统和档案目录管理, 涉及到全馆各项业务工作和日常办公各个环节 档案管理是软件开发的中心环节和重点, 其目标是实现从签定责任书开始, 到业务指导 跟踪服务 报送接收 分类编目 整理装订 数据著录 提供利用等全过程的计算机管理, 实现档案管理的标准化 自动化和网络化 行政办公 OA 系统是将日常办公事务, 包括收发文 人事 考勤 会议 图书资料 固定资产等纳入计算机管理, 实现办公自动化 无纸化, 提高办公效率 城建档案目录管理的目标是实现全市城建档案目录数据管理, 通过网络接收各郊区城建档案馆和市有关城建管理部门的城建档案目录数据, 实现城建档案的逻辑归档 在软件开发过程中, 要突出实用性 便捷性和可操作性 首先, 我们按照建设部发布的国家标准 城市建设档案著录规范 和 建设工程文件归档整理规范 的规定, 在软件中对档案的验收与移交 著 录的项目与格式, 以及工程文件的立卷 档案保管期限的划分等都严格按照国家标准来设置, 设置了规范的业务工作流程 实现了新旧系统数据的转换, 数据库运行稳定, 工作流程流畅 二 加强硬件建设在软件开发的同时, 我们用新的技术手段对局域网进行了改造 由于原局域网建设时间较早, 技术手段明显落后, 已不能满足新系统的需要 我们从系统适用性 安全性 稳定性的要求出发, 添置了大容量的交换机 大型服务器和新的工作站, 对计算机机房进行了重新改造, 并根据工作方式的变化和系统的要求, 重新实施综合布线工程, 便于领导和有关部门加强日常工作管理, 及时处置突发情况, 大大提高了工作效率和安全管理的技术含量 三 数据库建设问题档案信息数据库建设是实现档案信息化 网络化的核心, 档案馆应当集中精力搞好档案数据库建设, 在数据库建设要做到 :(1) 先建立文件级开放目录中心 (2) 后建立未开放档案文件级目录中心 (3) 对现行机关的档案要抓好文档一体化建设 在接收到期机关档案的同时, 接收同期的文件数据库磁盘, 然后再根据开放档案的有关办法对文件数据库进行审查, 编制开放档案目录发送到互联网上 档案馆保存档案的来源十分广泛, 有上下机关形成的, 有下级机关形成的, 有本身机关形成的, 也有不相隶属机关形成的, 还有民间及个人形成的 如果每个档案馆都将本馆保存的档案输 入数据库, 必将造成大量文件重复, 其数据库的容量可想而知 因此, 档案馆在数据库建设中应当以本辖区党政机关形成的档案为主, 以本地特色档案为主 这样就可以大量减少档案信息的重复, 使数据库更加精练 实用 在上网之前, 有些档案馆已建立了数据库, 但是由于上网时使时用的软件不同, 两个数据库的转换, 有时很难实现 因此搞好两个数据库的衔接十分重要, 在这方面档案部门对软件的使用要有选择, 对 些技术含量低 不符合国家标准的软件要淘汰, 国家档案主管部门要对档案软件市场进行清理, 保证各类档案软件能与上网软件统一接口 四 开发利用档案信息资源, 实现档案信息交流互动和信息资源共享推进档案信息化建设, 必须以信息网络为载体 信息资源开发为源头 信息共享利用为目标 这就要运用互联网技术开发利用档案信息资源, 逐步实现档案信息交流互动和信息资源共享 因此, 在初步实现档案管理信息化的同时, 我们又引进和运用现代通讯技术, 通过铺设光纤和建立微波传输系统, 实现与政务网及互联网对接 随着信息技术的发展, 我们要将数字技术 信息技术 网络技术运用到档案管理各个环节, 建立档案全文数据库, 收集整理和保管工程电子文件资料, 实现档案检索查询结果的电子化浏览等 ( 作者单位 : 漳州市散装水泥办公室 ) 22

25 李 芳 档案管理信息化 县级图书馆 数字平台 档案管理是图书馆工作与服务的基 5 有些县级图书馆进行了档案数 力 及时发现和解决问题 维护系统安 础和保证 随着社会的发展和科技的进 字化建设 但由于档案资源没有得到充 全和正常运行 避免信息流失 确保档 步 图书馆档案数量的不断增加 如何 分利用和开发 造成很大的资源浪费 案信息的完整性 优化工作方法手段 解决图书馆档案管 理工作中存在的问题 是各级图书馆必 须认真对待的一项重要任务 一 县级图书馆档案管理存在的问 题 二 信息化时代县级图书馆档案管 理工作的创新措施 3 档案管理要有相应的制度 这 样才能使工作形成规范 要完善检索体 1 努力完善图书馆档案管理信息 系 编制目录 避免工作中出现矛盾和 化系统 这是图书馆进行信息化管理的 冲突 在服务工作中实现档案的价 基础 没有网络建设 就无从谈起图书 值 例如 我馆多媒体阅览室良好的 1 长期以来 各级图书馆对档案 馆档案的信息化管理 我馆已建立由计 环境 严格的管理制度吸引了众多读 管理的重要性认识不足 档案管理中除 算机网络管理员专门负责馆内数据库的 者 时常出现拥挤现象 因此我们依 文献档案管理外其他项目档案没有得到 建立和维护 开启了 万方数据库 据档案室提供的各阅览室月报表 及时 重视 没有完善的档案管理制度 档案 维普中文数据库 让读者较容易地学 管理不规范 随意性强 缺乏收集档案 会使用本馆的数据文献和检索资料 对 的主动性 建档不及时 图书采编 文献分类 编目 目录体 4 实现图书馆图书 情报 档案 系 馆藏文献状态 流通状况做到一目 一体化管理 图书 情报 档案一体化 设备条件和技术手段落后于本馆其他业 了然 并将这些资料定期整理 刻录 管理可以发掘和综合利用图书 档案 务 档案从收集到利用得不到应有保 归档 情报信息资源 发挥系统整体的功能优 2 图 书 馆 档 案 管 理 的 基 础 设 施 障 2 随着图书馆自动化 网络化水 调整多媒体阅览室空间 添置计算机 增加读者座位等 势 3 不少图书馆档案管理停留在纸 平的提高 对专业人员的专业素质要求 5 加强档案信息安全管理 运用 质化办公阶段 很多纸质文档没有进行 显得更为重要 要有与系统相匹配的专 先进网络技术和信息安全技术是确保数 电子化处理 也没有专门的系统对档案 业人员来对图书馆档案系统进行管理 字档案安全的重要保障 随着档案信息 进行管理 这样就造成了数据的丢失风 这样才能充分发挥图书馆档案管理系统 化进程的深入 必须要有严格的管理制 险 也不利于资料的查找工作 的作用 为社会提供更多更好的服务 度 负责的管理人员和实施到位的管理 4 县级图书馆经费和专业人员不 目前 我馆缺少专业人员 只是临时聘 程序 同时应建立可信可控的内部网 足 档案管理多是兼职 档案管理系统 请了一位专业人员管理 今后 应加 络 管好内外网通道 管好软件资产 没有专人进行维护 另外人员素质跟不 强对现有在职档案员进行档案信息技术 以防潜在的安全漏洞 上信息化发展 人员与系统管理不配 的培训 引进复合型人才 为档案信息 备 化管理注入新的活力 提升综合管理能 作者单位 古田县图书馆 23

26 经验交流 浅说医院科研档案的利用 黄艳 医院科研档案对医务人员起着导向 激励和促进的作用, 对医院医疗 教学 科研等的发展有较强的推动作用 通过利用科研档案, 能加快医院发展, 提升医院管理和服务水平, 为患者提供满意的医疗服务 一 医院科研档案利用实例我院近 3 年中标科研项目 127 项, 其中国家级科研项目 4 项, 省级科研项目 27 项, 市级科研项目 96 项 ; 发表论文 455 篇, 其中 SCI 论文 26 篇 中华系列论文及中国科学引文数据库 (CSCD) 论文 117 篇 以 2015 年我院获得的泉州市科技进步一等奖的科研项目 无痛检查治疗的合理麻醉方案及管理 为例, 通过分析医院科研档案的价值, 分析加强医院科研档案利用, 促进医院的发展 该科研项目历经 9 年研究, 发表 7 篇有价值的论文及获得实用新型专利 内窥镜面罩 一项并临床应用 本课题在国内首次较全面系统地提出无痛检查治疗的合理麻醉方案及管理 南安市医院 安溪市中医院 安溪县医院根据课题提供的成果, 推广应用于无痛胃镜 无痛肠镜及无痛人流等麻醉中应用, 得到良好的镇静效果, 术中麻醉深度适宜 具有良好的社会效率效益和经济效益 二 利用医院科研档案加强学科建设 1. 科研档案资源信息丰富 医院科研成果档案包含了丰富的信息资源, 里面包括了科研立项申请书 研制工作报告 研制工作总结 科研项目评审意见 书 主要论著及发表论文 论著被引用与收录情况复印件 获奖证书等材料 这些科研档案是等级医院评审的条件之一, 具有大量高新技术等科技信息 2. 利用科研档案加强学科建设 医院科研档案对科研人员申报科研项目 专利 高新技术等具有一定参考价值 我院之前对科研档案的开发利用率比较低, 由科教科收集后上交我院综合档案室保管, 科研人员很少去借鉴和学习, 只有在上级来检查时才能发挥档案材料的作用 但近几年来, 我院通过重视医院科研档案的价值, 提高档案的管理意识, 有效加强了学科建设 具体做到以下几点 : 努力收集齐全科研档案的各种相关材料, 特别是高质量的材料 ; 提高科研档案的专业性, 较多地满足了科研人员值得借鉴的内容 ; 加强科研管理人员对科研档案管理专业性的认识 ; 加大档案保管场所和设备的及时更新 ; 提高检索手段等 利用数据库对科研档案信息进行归纳和加工, 编辑各种专业的参考资料 ; 根据科研档案自身具有的价值, 编辑医学技术发展的研究动态和发展趋势, 以便能更好地方便项目的查新 ; 通过对科研成果的实例分析, 能够制作成多媒体的材料, 服务于教学和规培活动 ; 通过对科研档案的利用, 能够指导临床教学工作并且促进医院技术成果转让 ; 在提供检索性 介绍性 编研性档案参考材料的基础上, 开发科研档案信息材料, 提高科研档案的利用效率, 发挥档案在科研活动中的作用 通过宣传科研成果, 能够为医院树立良好 的形象, 进一步扩大医院的影响力 我院心血管内科 神经内科 感染病科 血液内科为泉州市重点学科 通过挖掘科研档案价值并开发利用, 促使我院多个学科进一步增强技术力量 心血管病 感染性疾病学科群建设优势明显, 年心脏介入手术量和心脏外科手术量均居全省第 4 位, 感染病诊治平台实力雄厚 功能齐全, 居省内前列 三 利用医院科研档案开展医疗帮扶医院科研档案是在医疗实践和医院科学研究过程中形成的文字 图标 数据 声像等各种形式载体的材料 具有保存价值和开发利用价值, 随着我院规模的逐步扩增及医疗水平的急速提升, 医学课题 科研成果等数量逐年增加, 这给医院科研管理增加了新的工作内容 同时, 通过对科研档案的开发利用, 促进医院的帮扶工作 我院派出 24 名医师, 分别到永春 德化 德诚医院进行医疗帮扶工作 共接诊门诊病人 5579 人次, 急诊病人 1503 人次, 开展手术 1070 台, 会诊及疑难 危重病历讨论 209 次, 学术讲座 190 次, 参加人数 1851 人, 教学查房 190 次, 手术示教 25 次, 帮助开展新业务 新技术 11 项 定期或不定期安排主治医师及以上职称人员到惠安德诚医院 晋江市东石卫生院 台商投资区玉埕医院等基层医院开设专家门诊 专科门诊 开展讲座 手术等技术指导 去年 11 月, 接受国家卫计委对口帮扶工作检查, 获得好评 ( 作者单位 : 泉州市第一医院 ) 24

27 病历档案管理浅 王振析( 作者单位 : 晋江市疗养院 ) 经验交流 晋江市疗养院是一所集医疗 预防 教学 科研 康复为一体的精神病专科医院, 主要承担着辖区内的无劳动能力 无固定生活来源 无法定的赡养人和抚养人的 三无 精神病患者 带病复员退伍军人中的精神患者 家境贫困需要政府救济的精神患者的及 110 送治的精神病患者 我院现有病历档案约 6 万份, 如何有序整理这些病历档案是档案人员面临的重要问题 一 精神病专科病历档案的特点 1. 病历来源的特殊性 精神病人多没有自知力, 不承认自己有病, 不愿到医院治疗, 更无法提供自己的病史, 其病史的来源常由家属或监护人提供 2. 病史的真实性 精神疾病有一定遗传倾向, 且现代社会对该病患者有社会歧视, 社会地位较低, 部分精神病患者不愿提供真实的资料 3. 病历的主观性 精神疾病检查不像综合医院的器具性疾病有较明显的躯体表现, 按常规的身体检查, 不能有明显的体现 精神疾病的诊疗依据及病历, 主要来源于患者家属或监护人提供及门诊医生与患者沟通得来的, 因此比较主观且只能代表当时的表现 4. 精神疾病的复发性 精神疾病也属慢性病系列需长期服药, 大部分患 者不认为自己有病, 不自觉服药, 造成该疾病患者比其他普通疾病的复发频率高, 多数病人一生多次住院, 每次住院都造成上次病历档案的延续及累计, 造成精神科的病历档案比较多 5. 精神科病历的保密性 精神科的病历档案记录该病人的长期的病历资料及个人资料, 涉及到个人的隐私, 所以精神病患者的病历档案具有保密性 6. 特殊的法律效应 这几年, 媒介经常报道精神疾病患者肇事肇祸的案件频繁发生, 而造成刑事案件的犯罪嫌疑人因患有精神疾病, 而不需承担相应的法律责任, 故精神病病历档案在法律上量刑承担着重要的责任 二 存在问题 1. 很多精神病专科医院对档案工作没有足够重视, 对档案法律法规认识不足, 没有建立相关管理制度, 有的虽建立制度但执行力度差, 制度流于形式 档案员责任心较差, 档案收集不全面, 丢失现象普遍 一些外借档案没有履行手续, 有借无还的现象经常存在, 也有一些人私自涂改病历数据 2. 目前, 很多医护采用流水记账法, 没有明确的诊断, 不按规定记录病情, 使用不规范的医学术语或者书写病历不认真 字迹凌乱, 出院病人的个别 病历内容采集不全 3. 档案室设施落后, 管理效率低 档案室环境简陋 办公条件差, 有的单位档案室 办公室 接待室为同一间 ; 档案柜陈旧老化, 缺乏档案保护设备 ; 档案管理效率低且出错率高, 很多单位仅利用计算机作录入输出的工作 三 对策 1. 要通过宣传提高单位领导对档案工作的认识, 完善档案管理机制, 建立档案管理网络, 提高档案管理效率 2. 档案员上岗前要进行培训, 以提高其业务素质和管理水平 档案员要努力学习档案专业知识和技能, 掌握档案管理方面的政策规定, 不断优化知识结构, 熟练使用现代化的管理设备 3. 信息化时代, 需要运用信息化管理模式代替传统模式完成档案管理工作 因此, 可以向地方政府申请资金补助, 利用这些资金购进新设备, 完善档案管理新模式 4. 应建立健全档案管理规章制度并严格执行 应规定程序, 细化流程, 提高档案材料准确率和归档率, 档案应分类清晰, 案卷摆放应系统有序 军25

28 经验交流 怎样提高病历档案的利用率 唐长秀 近年来, 我院信息系统再次进行了全面改造升级, 病案管理效率显著提高, 达到了病案检索方便快捷的成效 1. 近年病案使用情况 近 5 年, 我院病案利用不仅为院内医院药事管理委员会处方点评和医嘱点评 病历质量控制督查等提供便利, 还为保险公司报销理赔 司法伤残评定 医疗纠纷 意外伤害类事件的法医鉴定 律师调查取证 转院复印病案资料等提供重要依据 2. 规范病案书写, 严把病案质量关 我院结合医院实际, 根据 病历书写基本规范 要求, 制定了统一的病案书写规范 首先, 各临床医师应严格按照书写要求, 注重病历书写质量, 经治医师或值班医师要在患者入院 8 小时内完成首次病程记录, 日常病程记录应根据患者病情及时记录, 保证病案书写的及时性 完整性 真实性 第二, 建立病案必须认真核实个人信息, 如姓名 性别 身份证号 联系电话等, 问清楚既往史, 详实记录, 为患者医疗费用报销 理赔 司法鉴定等提供查询方便 患者住院期间的各种检查单 报告单要及时跟踪查看, 对号入座放进病历保存, 确保病案资料的完整 主治医师负责科室环节病历的质量检查工作, 发现病历缺陷应及时补充完善 医务科组织各临床科主任或相关人员负责每月对出院病案终末质量进行督查, 特别是对死亡病历 疑难病历 抢救病历等进行督查, 对检查中发现的问题及时通报公示, 并进行质量控制 第三, 病案管理 人员及时地收集整理病案, 要现场核对工作日志 病案 入院登记是否正确, 项目是否填写完整, 如果有缺项, 应及时查找补充 管理人员还要仔细检查病案填写的完整性, 整理病案排列顺序, 保证条理清晰, 资料齐全 3. 提高病案管理员专业素养, 真正实现病案管理信息化 病案管理为医院教研 医疗 防治 康复等提供宝贵依据, 为医院决策提供有力证据 医院在实行信息化管理病案之后, 病案利用率高 实用性强, 应用信息化手段进行姓名索引 医疗操作分类 病案分类 分科登记, 临床医师对登记病案的患者, 通过电脑检索 查询等, 更加快捷 准确 病案管理应当将病案严格分类, 然后进行依次编目 统计 病案管理的规范首先要把病案首页各类项目填写及时 准确 完整, 配合临床医师统计信息, 帮助 指导医师使用正确的言语描述和规范的格式, 促使医师的病案书写更加规范 准确 真实, 利于以后病案信息的查询 检索工作 同时病案管理人员要认识到自己工作的重要性, 增强工作责任心, 加强岗位知识培训和学习, 提高自身业务素质 深入学习和掌握相关法律法规, 依法管理病案, 掌握专业知识和计算机知识, 更加科学 规范 有效管理, 从而提高病案的管理质量, 提高其利用率 4. 依法依规管理病案 医院要定期组织人员学习培训相关法律法规, 积极开展专题讲座, 充分利用医务人员在诊疗过程中发生的案例, 作为培训题材, 学习相关防护措施, 提高职工的法律意识和自我保护能力 作为医务工作者必须向病案需求者宣传病案与自身的利益关系, 指导病案需求者合理利用, 使其全面了解病案的价值, 并科学规范利用病案, 做到病案利用最大化 医务人员必须明确认识到自己的法律责任, 严格规范自己的行为, 在医疗活动中必须遵照法律法规, 履行应尽的义务和责任 中华人民共和国执业医师法 医疗事故处理条例 医疗机构病历管理规定 卫生部病历书写规范 等, 明确规定了医疗机构应当严格病历管理, 严禁伪造 涂改 隐匿 销毁病历资料, 医疗机构因管理不善造成病案丢失或故意造成的病案涂改, 将受有关法律处理和制裁 5. 严格病案借阅手续 病案管理员应严格审核病案借阅者的身份, 要求每个借阅者必须保管好病案, 确保病案的完整性和严肃性, 注意保护好患者的隐私权, 尊重患者的知情权 禁止病案借阅中违法行为, 规定病案借阅范围, 明确病案借阅责任, 对借出的病案做好在册登记, 在病案归还日期内及时跟踪催回 因医疗纠纷 医疗保险或转院等需要复印病案的资料者, 必须经医务处等相关部门审批同意, 并提供有关证明材料后, 病案部门方可为申请人提供复印的病案资料, 如无特殊法律手续的, 禁止借阅人员对病案资料进行拍摄 扫描等 复印必须在病案室内完成, 防止病案资料遗失 损坏等不良情况发生 ( 作者单位 : 龙岩市第三医院 ) 26

29 经验交流 浅谈干部档案管理 江春香 干部档案是干部个人经历 思想政治 品德作风 业务能力 工作实际等内容的真实记载, 它可为干部的评价 考察 任免 调动 晋升 退休等提供依据, 是最可靠的证明 诚然, 它不是时刻都在发挥作用, 而且大多数时候, 大家可能对它不闻不问, 用的时候才会想到它, 但是绝不能由此而忽视其重要性, 因为它与每位干部密切相关 一 当前干部档案管理存在的问题 ( 一 ) 干部档案管理不被重视, 缺乏专业人员管理一部分人包括领导对档案管理都存在偏见, 认为干部档案管理无足轻重, 认为干部档案管理就是保管, 认为它不是单位的主要工作, 不能直接产生经济效益和社会效益, 只要不丢失 不泄密, 能应付外调 查档就行 所以在干部档案管理用人上没有考虑和筛选熟悉档案业务以及人事工作的专业人员 ( 二 ) 干部档案资料归档工作的被动性亟待改善 1. 档案收集归档工作存在着较大的被动性 一般都是等待领导安排, 或是上级来了具体的收集任务, 相关工作人员才去收集资料 其结果是往往由于时间仓促, 收集到的材料不完整或来不及查证核实, 使得干部档案材料的真实性 准确性大打折扣 2. 干部档案材料的来源渠道有待疏通拓展, 干部档案中缺乏反映干部真实情况的材料, 自传性材料几乎空白 因此在提拔任免干部时, 干部档案未能发挥相应作用 3. 干部档案归档制度有待规范, 特别是对于不符归档要求的材料未及时通知单位补送或补办手续, 造成积压的档案最后可能因为不规范或其他原因不能 归档, 错失充实干部档案内容的机会 ( 三 ) 干部人事档案未发挥相应的功能 1. 干部档案功能的发挥存在着局限性 一是档案内容过于单调 呆板, 较难全面反映干部的真实情况 干部人事档案的履历表过于简单, 内容过于单调程式化, 缺乏了解干部情况的个性化材料 ; 二是干部档案在干部的任免 调动 晋升中的影响力和执行力不够, 使档案应有的考察依据的功效没有得到很好的发挥 ; 三是过分注重干部档案的保存功能, 忽略了开发利用功能 2. 管理利用方式方法存在局限性 一是现行的干部档案管理部门的工作方式方法比较落后, 过分注重纸质档案, 忽略电子档案 ; 二是对于计算机和网络技术的应用仅停留在存档的层面, 没有将现代化工作方式的优势发挥出来, 导致工作效率较低 ; 三是干部档案管理员要么年龄偏大, 习惯于老思路 老方法解决问题, 很难适应新形势下出现的新问题 要么虽拥有高学历, 却缺乏专业素养和工作经验, 理论与实际相脱离, 眼高手低, 工作效果不佳 二 加强干部人事档案管理的对策 ( 一 ) 更新工作理念, 重视档案管理工作 1. 领导应把干部档案管理作为基础工作狠抓落实 要加强干部档案管理员的业务素质, 让其参加专业的理论学习和实践 要重视干部档案管理员的职业道德教育 2. 制定制度, 明确干部档案室的职能及干部档案工作人员守则, 以及干部档案员和干部本人须遵守的纪律 同时, 制度必须明确具体并具可操作性 3. 完善干部档案工作的责任与奖励 机制 把档案员的工作业绩与绩效挂钩 对工作认真出色者予以奖励, 反之予以处罚 ( 二 ) 加强日常管理工作, 落实档案管理细则 1. 加强档案人员的日常管理工作 干部档案鉴别归档 收集 检查核对 转递等和档案分类 登记, 死亡干部档案移交 档案资料销毁 档案转出后回执退回情况的检查落实等, 都要按规定程序进行, 不能含糊 2. 把普通收集与定向收集 长期性收集与突击性收集结合起来, 完善档案收集机制, 增强档案资料的真实性, 收集过程的规范性 3. 严格按程序交接 干部档案应按程序办理交接手续 : 所保管的档案要做到账物相符 ; 对借出的档案要及时催还, 整理好借据, 并在借据上注明原因及催还情况 4. 对未整理的零散文件材料要分类存放 清理排序后及时归档 按档案移交要求进行移交, 并在交接手续上注明交接时间 地点和交接人 移交人 接受人的姓名职务及移交清册 页数等, 还应在移交文件上签字盖章, 做到对交接工作负责 ( 三 ) 创新档案功能, 提高档案有效利用 1. 在档案中增加反映干部真实情况的内容 如增加社会福利待遇 住房情况 经济收入等情况 ; 提高干部档案的影响力和执行力, 发挥档案的作用 2. 构建干部档案信息平台, 提高档案管理利用效率 ; 加强档案队伍建设, 构建激励机制, 加大培训力度, 确保档案员的素质与工作相适应 ( 作者单位 : 邵武市公务员局 ) 27