目录总第 199 期 事业管理 佳作欣赏 为党管档为民服务 宁德积极推进美丽乡村档案规范化建设从改革的视角探索档案服务工作的新走向 宁德市档案局 陈若波 3 5 我问佛 : 为何不给所有女子羞花闭月的容颜? 佛曰 : 那只是昙花一现, 用来蒙蔽世俗的眼, 没有什么美可以抵过一颗纯净仁爱的心 我把它赐

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3 目录总第 199 期 事业管理 佳作欣赏 为党管档为民服务 宁德积极推进美丽乡村档案规范化建设从改革的视角探索档案服务工作的新走向 宁德市档案局 陈若波 3 5 我问佛 : 为何不给所有女子羞花闭月的容颜? 佛曰 : 那只是昙花一现, 用来蒙蔽世俗的眼, 没有什么美可以抵过一颗纯净仁爱的心 我把它赐给每一个女子, 可有人让它蒙上了灰 我问佛 : 世间为何有那么多遗憾? 佛曰 : 这是一个娑婆世界, 娑婆即遗憾, 没有遗憾, 给你再多幸福也不会体会快乐 我问佛 : 如何让人们的心不再感到孤单? 佛曰 : 每一颗心生来就是孤单而残缺的, 多数带着这种残缺度过一生 只因与能使它圆满的另一半相遇时, 不是疏忽错过就是已失去了拥有它的资格 我问佛 : 如果遇到了可以爱的人, 却又怕不能把握该怎么办? 佛曰 : 留人间多少爱, 迎浮世千重变, 和有情人, 做快乐事, 别问是劫是缘 我问佛 : 如何才能如你般睿智? 佛曰 : 佛是过来人, 人是未来佛, 我也曾如你般天真 仓央嘉措 我也曾如你般天真 业务广场 建好民生档案 服务 美丽厦门 李沁园 浅谈环保档案管理现代化 陈 静 福建省档案服务机构现状与发展趋势基层公安档案资源建设途径探索浅谈档案服务的重要性档案室再次 搬家 引发的思考档案服务水平与文明城市建设 陈榕馨何美华马骏凌徐彩彬林碧军 数字平台 现代档案馆三维技术应用的可行性研究与思考 陈 风 福州国有改制企业档案数字化的可行性 吴 欣 生产准备文档管理系统的功能设计与实施 王志超 经验交流 提升高校档案机构服务能力的实践与思考 连 念 林秀莲 三钢创新档案服务方式提升服务能力的实践谈谈档案工作如何服务群众 零距离 廖建国陈庄丽 强化宗旨意识 夯实基础 大力提升档案服务能力 以新罗区档案服务能力建设为例 俞建中 如何监督指导诉讼文书立卷工作 连炎辉 连 露 学术探讨 谈提升档案馆公共服务能力的对策曾晓明迈向 Archives2.0: 利用社交媒体提升档案服务能力陈祖芬略谈服务能力 双向性 与档案服务能力提升程厚林借鉴企业服务理论探讨档案服务能力的提升赖晓文浅析地质档案的保管与利用曹春萍

4 档苑心语 追梦平凡路 出彩档案人 坚守兰台 清苦并快乐着 走进档案 刘金山 张惠兰 张莉莉 古往今来 逝去的 黄金水道 : 近代闽江航运史略 李自成何以兵败山海关 邹挺超郑宗伟 刘少校 随笔 主办单位 福建省档案局 福建省档案学会 感悟一代伟人的亲情世界 总编丁志隆 读 家世家书家风 毛泽东的亲情世界 有感 槐香深处念慈恩 游姗姗 黄墨卷 副总编 雷乃明韩文军 ( 兼执行编辑 ) 编务林勤 出版发行 福建档案 编辑部 刊址福州市华林路 省政府大院 5 号楼 邮编 电话 传真 刊号闽内资准字 K 第 030 号 印刷中共福建省委办公厅 文印中心 封面 红红火火 ( 摄影 ) 陈秀玉 封二 领导的重视和关心是事业发展的重要保证 省委省政府领导视察省档案馆 ( 摄影 ) 李丽霞 封三 红星照耀中国 外国记者眼中的中国共产党人展览 剪影 ( 摄影 ) 邢立新 封底 福建省档案馆在马来西亚举办 百年跨国两地书 福建侨批档案展 剪影 ( 摄影 ) 周 琴 封面刊名书法 郑 伟 出版日期 单月 20 日 内部资料免费交流

5 事业管理 为党管档 为民服务 宁德积极推进美丽乡村档案规范化建设 宁德市档案局 闽东历史悠久 人杰地灵 文化源 入 主动作为 将省宜居办确定的 13 个 通知 市档案局就如何做好我市美丽 远流长 传统村落数量众多 至今 我 省级美丽乡村和宁德市委确定的 23 个市 乡村建设档案工作进行全面部署 并制 市列入中国传统村落名录的有 21 个村 级 典型特色村 县委书记挂钩村 定 了 美 丽 乡 村 档 案 规 范 化 建 设 标 列为国家级 省级历史文化名镇名村的 作为档案工作示范村在全市范围内进行 准 美丽乡村文件材料归档范围和保 有 4 个镇 12 个村 列为市级历史文化名 推广 围绕美丽乡村档案建设的实际 管期限表 以及档案管理各项规章制 村的有 41 个村 在福建省名列前茅 闽 积极探索和实践 取得阶段性成效 我 度 把美丽乡村建设档案工作作为推进 东又是较早被国务院列为全国农村脱贫 们的做法是 新农村建设 服务人民群众 构建和谐 致富综合改革试验区 今年国务院又把 宁德全市九个县 市 区 列入闽东苏 一 强化领导 积极推进美丽乡村 档案工作规范化建设 区范畴享受苏区政策待遇 为宁德发展 市档案局领导高度重视美丽乡村档 迎来新机遇 同时省委省政府为推进我 案工作 成立了美丽乡村档案建设领导 省美丽乡村建设 提出在全省范围实施 小组 制定了工作实施方案 提出档案 千村整治 百村示范 工程 更为我 工作目标任务 明确了新农村建档工作 市美丽乡村的发展注入新的动力 为深入推进社会主义新农村建设 新农村的一项重要内容纳入年度绩效考 评体系 为乡村建档工作的有效开展创 造了前提条件 二 加大宣传 提高认识 建立农 村档案工作长效机制 要做好乡村档案工作 乡村干部一 的方法和步骤 分管局长多次带队深入 定要树立 对历史负责 为现实服务 各县美丽乡村调研 通过制发 关于加 替未来着想 的档案观念 要对做好档 大力培育美丽乡村 充分发挥典型村的 强我市小城镇建设档案和 美丽乡 案工作重要性和必要性有足够的认识 示范带动作用 宁德市档案局及时介 村 典型特色村 档案规范化建设的 只有思想的重视 才能有实际行动 在 3

6 事业管理 开展建档工作过程中 我们发现各村存 档案工作示范县 的成功经验 针对各 档案中既重要又最为薄弱的环节 很多 在的情况不尽相同 有的村群众档案意 村实际情况 我们不搞形式主义 采取 建设单位和乡镇村都没有保存征地档 识淡薄 对档案不甚了解 知之不多 立足村情 试点先行 稳妥推进 的办 案 征地材料大多零散存放在征地拆迁 认识不到位 有的村干部对档案工作虽 法 充分发挥典型示范作用 有效地带 指挥部 没有经过系统的整理和规范移 有一定的认识但又不知从何处着手 有 动了我市新农村建设档案工作的开展 交 征地拆迁指挥部因是临时机构 一 的村新老班子交替不畅 不愿意将资料 如福安市穆云乡虎头村畲族风情丰富 旦征地拆迁任务完成 机构撤销 人员 交由新班子保管 甚至一些村干部明确 民风古朴 畲文化积淀深厚 同时该村 解散 征地材料没有及时移交 势必造 表示只有做好的档案移交给档案馆才肯 又是 闽东珍果 穆阳水蜜桃的主产 成征地档案的流失 为以后农村社会稳 将手头上的资料移交出来等 由于乡村 地 拥有 1000 多亩桃园 每年产值 2000 定带来隐患 我们深刻认识征地档案在 干部对档案工作认识问题 造成了工作 多万 成为国家地理标志农产品 该村 农村工作的重要性 因此 我们始终把 开展困难 形成有档难归 归档难管的 每年三月三举办 桃花节畲歌会 吸引 工作的着重心放在项目档案上 放在征 局面 各地无数游客前来参观 因此 我们把 地档案上 着重强调乡村干部在与参建 畲文化和农业科技材料作为该村的特色 单位签订合同时 一定要把对档案收 究对策 不断创新档案工作服务方式 为此 我们针对存在问题 认真研 档案进行重点收集 不断拓展该村文化 集 整理的标准要求 套数 移交时间 通过多种渠道引导和加强村民主动建立 内涵和农业技术服务 又如屏南县甘棠 及经济控制措施纳入合同加以规范管 档案的意识 一是通过电视 报纸和发 乡漈头村是 中国历史文化名村 这里 理 确保项目档案齐全完整 放宣传材料等形式 广泛向群众宣传美 的科举文化 民俗文化 戏剧文化 武 丽乡村档案建设工作的服务内容及重要 术文化 饮食文化以及文物古迹远近闻 意义 如在宁德电视台开设了档案服务 名 享有屏南 四大书乡 之首的美 我们清醒地认识到 村级档案工作 民生专题栏目 闽东日报 开设了 宁 誉 村中建立的 农民耕读文化大观 必须紧紧把握服务民生这条主线 使新 德档案 专栏 霞浦 福宁文化报 开 园 更是名闻遐迩 我们以反映该村文 农村建设档案工作覆盖民生 服务民 设了 兰台明鉴 专栏等 加大对宣传 化元素为主线 积极拓展收集范围 蕉 生 惠及民生 在具体工作中 我们努 活动的新闻报道力度 增强档案工作的 城八斗村是个老区基点村 有着优良的 力拓展档案服务领域 切实做好与农民 影响力 二是召集乡镇包村干部 村两 党的革命传统 形成和积累了许多党建 相关的档案资料的整理 尽量做到归档 委成员召开档案工作专题会议和专题培 档案材料 清晰地记录了基层党建工作 齐全完整 方便群众查阅利用 不断丰 训班 学习 档案法 档案法实施办 的发展历程 古田前洋村 福安溪塔村 富农村档案内涵 满足当地群众的利 法 归档文件整理规则 和 文件材 等通过几年的努力 不仅档案内涵不断 用 对于涉及民生 群众关心的档案做 料归档范围和档案保管期限表 等相关 丰富 还充分挖掘档案信息资源 建立 到及时整理 随时查看 避免了矛盾和 档案知识 提高和增强档案专业知识 起村史文化陈列室 将乡村的人文历 纠纷 有效地发挥了档案的社会效益和 要求村干部针对本村档案工作中存在的 史 宗教传衍 风情习俗等文化遗产加 经济效益 如周宁县纯池镇纯池村与寿 薄弱环节 制定整改措施 及时解决档 以整理展示 通过开展农村建档活动 宁县凤阳村发生千亩山林纠纷引起官 案工作存在的经费 人员问题 促进工 充分挖掘和提升了乡村档案作用的 亮 司 村档案室及时查找到原始证据 为 作的落实 三是市 县两级档案部门多 度 起到了引领和带动农村建档工作的 打赢官司起到决定性的作用 又如一些 次到乡村进行调查 走访 召开座谈会 全面开展 村以前征地款公布不透明 村财务混乱 进行点对点 面对面 手把手地进行交 流和业务指导 使村群众真正认识到加 四 把握重点 突破难点 促进乡 村建设各领域全面建档 五 服务民生是美丽乡村档案建设 的主线 的问题 群众意见突出 通过理顺村级 档案 充分利用档案信息资源 将村财 强档案规范化管理是形势的需要 工作 我们把这次村级建档工作的重点放 村务 计生 低保 农村项目建设 征 的需要 认识到农村档案工作是农村经 在村务公开 民主管理 农村基层组织 地赔偿等直接涉及群众利益的各项工作 济发展和改革变迁的历史见证 也是农 建设 农业科技 农业经营 土地承 向群众公开 接受党员群众监督 做到 民群众维护自身权益的重要凭证 引导 包 林权改制 生态保护 农村社保 让群众明白 还干部清白 因为有档案 农民由 要我做档案 到 我要做档 医保 农村文化建设 精神文明建设及 这个 明白人 提高了两委成员在群众 案 的深刻转变 美丽乡村发展规划 基础设施建设等的 中的威信 群众上访信访的事件明显减 材料收集整理上 从农民最关心 最直 少 干群关系得到进一步改善 这些典 三 率先试点 推广典型 探索美 丽乡村档案建设模式 接 农村经济发展最急需的工作入手开展 型而朴素的事例使村民深刻地认识到做 我们的建档原则是 培育典型 以 工作 促进乡村建设各领域全方位建档 好档案工作是一项功在当代 利在千秋 点带面 逐步规范 一是认真总结前年 在指导过程中我们发现农村征地档 柘荣县创建 全国社会主义新农村建设 案直接关系着村民的切身利益 是项目 4 的大好事 执笔 叶召法

7 事业管理 从改革的视角探索档案服务工作的新走向 陈若波 党的十八届三中全会做出了全面深 化改革为档案服务工作提出了新的更高 案服务不敢去担当 不敢去突破 更加 化改革的历史性决定 这是在全球迎来 的要求 档案部门必须努力研究新情 加剧了 重管理轻服务 的倾向 档案 新的科技革命 经济格局出现大调整 况 树立新观念 采用新办法 解决新 人 更多以 管理者 自居 不想当也 信息经济即将到来 国内改革已经进入 问题 要在档案服务理念 服务模式 不愿意去当 服务者 久而久之 造成 攻坚期 的大背景下做出的 必将给社 服务基础 服务技术等方面进行一次 服务理念淡化 服务能力薄弱 服务成 会各行业带来全新的变化和发展 档案 大转变 大洗脑 只有这样 才能 效低下的劣势 不能适应时代发展的需 工作作为服务全面深化改革的重要支 跟得上全面改革的步伐 也才能真正做 撑 也必将迎来发展的 春天 档案部 到 改革到哪里 档案服务到哪里 二 当前档案服务工作存在的几个 门不仅是改革的服务者 促进者 也是 改革的参与者 见证者 而档案服务工 要 二 服务主体上存在着过分强调 部门 专业性 唯一性 的误区 误区 档案是一门学科 一门专业没错 作作为档案部门永恒的主题 如何以改 档案服务 作为档案工作的生命 档案部门是档案工作的主体 权威也不 革的视角去探索 去思考档案服务工作 线 其重要性 正越来越为更多的 档 容质疑 但是 进入 21 世纪以来 知识 的新走向 大力提升档案服务能力 关 案人 所认识 也为社会各界所期盼 经济时代来临 社会发展变化日新月 系到档案事业发展目标能否顺利实现 但长期以来 一些传统的理念 僵化的 异 档案的范畴 种类 载体也在无限 模式 落后的方法等一直困扰着大家 地扩展 档案部门如果再以传统的思 档案服务工作也一直缺乏全面的 大刀 维 理念去管理 无限 的档案 不仅 首先 全面深化改革重在全面 意 阔斧 的革新 更多的只是 小打小 管不好而且管不来 因此 档案服务的 在深化 档案部门必须深入领会其深刻 闹 的借鉴 改进 究其原因 笔者认 主体也不能再过分强调 专业性 和 性 全局性和艰巨性 以改革创新为内 为 有以下几个误区值得去探讨 分 唯一性 不能再 唯我独尊 应该让 在要求和内在动力 为档案服务工作定 析 破解 一 全面深化改革对档案服务工作 的意义和影响 好位 负好责 找准创新有为的突破 口 大胆去探索实践 去迎接挑战 为 一 服 务 理 念 上 存 在 着 重 管 理 轻服务 的误区 全社会更多部门和组织都参与进来 而 档案部门将起主体作用 在档案服务工 作中更多地发挥规范 主导 推动作 档案服务工作带来全新的机遇期 其 重藏轻用的传统档案管理思想 长 次 全面深化改革也为档案服务工作指 期以来影响着档案部门 档案工作三大 明了新的方向和着力点 克服 与己无 性质 政治性 管理性 服务性 中 关 的精神 用改革的精神去改进和提 服务性 一直排在最后 档案部门的弱 升档案服务工作 既要服从改革的精 势 封闭也导致了 档案人 忽视服务 神 导向 又要服务改革的决策 进 甚至排斥服务 尤其还存在着 保密保 一种认为只要守着档案馆这个主体就 程 将 改革 创新 作为提升档案服务 险 开放危险 的弱势心理 认为 安 行 其他我们管不好也服务不好 另外 能力的主旨和实践指南 最后 全面深 全第一 最重要 服务可有可无 对档 一种认为 哪里有档案自己就应该管到 用 只有这样 才能走出误区 求得突 破 三 在服务范畴上存在着 闭关 自守 和 无限拓展 两种极端的误区 当前 档案部门存在着两种倾向 5

8 事业管理 哪里 档案服务工作无所不在 无孔不 府是全面深化改革的重要环节 档案工 长的需求 笔者认为 应该建立全新的 入 笔者认为 两种倾向均不可取 前 作作为党委 政府的职能之一 其档案 多元治理型 档案服务模式 该模式包 者 闭关自守 不利事业发展 后者 服务的转型尤为重要 而思想是行动的 括三方面内容 一是导向上由管理向治 无限拓展 既不现实也无必要 档案 先导 思想观念的更新是发展提升的前 理进步 从管理到治理 虽只有一字之 范畴极广 既是国家资源也是社会资 提 档案服务必须摒弃传统理念 以创 差 却是很大的进步 管理是强调自上 源 档案服务工作关键在于做大 做 新的意识来指引 重点要强化三种理 而下 无所不包和直接掌控 而治理更 强 做深 必须找准方向 抓住着力 念 一是要树立 民本 理念 服务型 多强调的是科学管理 激发活力 各方 点 有所为 有所不为 希望做到面 政府的核心就是 以人为本 的治理理 参与和长效机制 因此 只有建立以治 面俱到最后只能是无一落实 念 因此 民本 思想应该成为档案服 理为导向的档案服务 才能解决当前存 务工作的指导思想 其主旨就是 档为 在的机制僵化 主体单一 功能简单 民所用 应该做到 为民 民有 亲 时效不强的问题 真正将档案服务做大 民 民享 使档案服务更多地体现公共 做强 二是主体上由唯一向多元拓展 给档案服务工作的转型升级奠定了基 性 开放性 文化性和均等性 二是要 应该在主体上淡化档案部门的 专业 础 服务方法手段的创新必将借助信息 树立 有限 理念 有限 理念来源于 性 和 唯一性 的思想 更多地体现 化这腾飞的翅膀 但是 现实中 一方 西方管理学 由全能政府向有限政府转 社会化 和 多元化 让社会各种力 面档案管理信息化如火如荼 另一方面 变是全面深化改革的一个重点 档案工 量参与进来 这样既改变过去在档案服 档案服务借助信息技术手段却是慎之又 作也应该遵循 有限 服务的理念 全 务上的 单打独斗 又能确立其主导地 慎 甚至抱着 宁缺勿滥 的心理 一 面深化改革到哪里 档案服务就到哪 位 比如积极引进档案学会 档案发展 些业内人士认为 档案是独特 唯一 里 这个提法没有错 关键是不要再有 基金 档案志愿服务组织等 让其参与 的 档案安全高于一切 宁可不开发 以前那种 一竿子插到底 的做法 而 服务体系建设 提供公共服务 积极引 也不能出差错 笔者却认为 安全是底 应在服务模式 手段 技术等方面创 导档案中介组织 服务机构等 推广购 线 固然重要 却也不能 因噎废食 新 更多地采取引导 依托 带动等方 买服务 让其按市场竞争机制参与事务 必竟 现在科学技术已能很好解决信息 式去服务 不再去当 全能保姆 而应 性管理服务 积极发挥企业在档案科技 安全的问题 只有树立开放 竞争 协 该将 有限 的资源 人力 物力用在 创新方面的作用 借助其实现档案服务 作的理念 走档案信息资源共享的路 刀刃上 使档案服务更加务实高效 技术的升级转型 而档案部门将主要起 子 档案服务的方法手段才能常变常新 三是树立 公共 理念 政府职能正在 到引导 规划 监管作用 只有这样 逐步朝着提供优质公共服务转变 业界 才能缓解档案服务人少事多的矛盾 形 工作的 四个转变 全面提升档案服务 在十几年就提出了公共档案馆的概念 成 百花齐放 的档案服务大军 三是 能力 档案资源的公共性决定档案服务必须树 方式上由简单向特色升华 要迅速改变 立 公共 理念 走社会化 平民化的 过去档案服务被动 单一 封闭的状 行 全面深化改革涉及经济社会发展各 方向 特别是在资源布局 服务导向 况 朝着主动型 多元性 开放式 特 个领域,档案服务作为档案工作的生命 信息共享等方面更多地体现公众均等的 色化的档案服务转化 笔者认为 档案 力, 只 有 拿 出 改 革 的 魄 力, 从 理 念 模 理念 服务应更多地体现 五个化 的特色 四 在 服 务 方 法 手 段 上 存 在 着 宁缺勿滥 的误区 当今时代 信息 技术迅猛发展 三 以改革为动力 实现档案服务 改革就是改旧革弊 改革势在必 式 基础 技术四个方面进行全面革 新 才能跟上时代发展步伐 真正提升 档案服务能力 助推档案事业发展 一 在档案服务理念上 由 全 能保姆型 向 民本导向 型转变 加快政府职能转变 建设服务型政 6 二 在档案服务模式上 由 简 单管理型 向 多元治理型 转变 针对传统档案工作过多地强调管理 即借助数字化 网络技术实现 共享 化 立足于信息支撑 用户需求 技术 人才支持条件而实现的 知识化 基于 性 专业性 唯一性 安全性等倾向 更多新型公共档案馆及其他档案机构建 档案服务模式应该大胆地革新 以顺应 成并投入使用而实现的 功能化 结合 时代发展 政府职能转变和社会不断增 社会档案资源不断产生 整合而出现的

9 事业管理 档案四进 社会档案寄存 一站式 服务 家庭建档 等新型档案服务而实现的 社会化 ; 为满足于高层次需求, 融合资源 主题 技术 智慧于一体, 通过编研 展览 咨询项目等实现的 成果化 上述形式的档案服务, 将成为适应改革创新需要, 展示档案工作 为民 开放 创新 理念的特色举措 ( 三 ) 在档案服务基础上, 由 集中统一型 向 创新灵活型 转变档案服务的基础是资源, 随着经济社会的发展, 笔者认为, 档案资源既是一种国家资源, 也应是一种社会资源 既然如此, 从改革的角度, 档案资源就应该让全体人民共享, 档案服务的最终目标也必须是让全体人民受益, 因此, 传统 一成不变的档案资源管理模式或必将被创新 灵活的模式所替代, 档案服务工作也将随之出现变革 一是 统分结合 的尝试 档案资源到底是集中管理好还是分散管理好, 或者集中管理与分散管理相结合好, 业界争论了很久, 也摸索了很久, 我们认为, 不能搞一刀切, 而应该创新加灵活来处理, 最科学的应该是 统分结合 的资源管理模式 所谓 统分结合 的模式, 简而言之就是 统而不集 分而治之 的科学整合管理, 既不违反 集中统一管理 的原则, 保证档案馆的主体地位, 又能根据各地实际, 积极探索创新基层档案管理模式, 如设立乡镇档案馆 档案馆专业分馆等 具体来讲, 档案部可以根据档案的价值 管辖和利用三项标准界定出国家档案馆是接收原件 接收 ( 复制件 ) 和接收目录数据三种模式, 在保证国家核心档案集中统一管理的基础上, 将其余社会档案资源有条件地分散到其他档案机构管理, 做到科学整合又灵活多变 由此, 则将会为档案服务的 社会化打下良好基础 ; 二是科学配置的策略 国家档案资源, 特别是关系到国家利益 机密的档案应由国家统一管理, 但随着时代的发展, 更多社会性 非国有档案不断产生, 这些数量日益增加的社会档案资源就应该在档案部门的主导和监管下, 依据市场规律, 实现科学合理地流动 配置 特别是在当今世界知识经济环境下, 社会对知识的需求前所未有, 档案作为知识的载体, 只有更快 更新 更全地让公众所认知并获取, 其价值才能真正显现 因此, 必须对社会档案资源采取科学配置的策略, 让其合理流动到有能力去开发 传播的各种社会力量手中, 档案服务能力才能得到有效提升, 升华到知识服务的新阶段 ( 四 ) 在档案服务技术上, 由 传统封闭型 向 现代开放型 转变随着政府职能的转变, 部门更多是扮演好 服务者 的角色而非 掌舵者 和 划桨者 的角色, 强调公共服务职能并非一定要扩大规模, 花费大量人力物力, 而应更多地借助创新的力量 技术的力量 档案是信息 知识的载体, 在当今信息经济时代, 档案服务工作必须立足技术创新, 走现代开放型的路子 一是立足 数字化 实现 现代型的知识传播 传统的档案服务因为纸质档案的唯一性和难传递性使之具有明显的封闭性和分散性, 没有办法向开放型 公共型转变, 随着信息技术的不断发展, 虽然电子档案的法律凭证效用尚未真正得到认可, 但档案电子化 数字化进程使信息跨区域 跨行业 跨种类的整合和传播成为可能 以泉州为例, 预计到 十二五 末, 全市各级各类档案馆档案数字化比率将达 80% 以上, 基层单位档案数字化比率也将达到 60% 以上, 这将有力改变全市档案资源分散而造成的档案利用率低 档案服务方式单一, 档案工作成效不大等困境, 而且可以通过整合 分析 开发, 使档案服务往着知识传播的方向发展, 进一步提升档案服务能力 二是立足 网络化 实现 开放型的互联互通 数字化是基础, 网络化是渠道, 档案服务要走出 深闺, 走向社会, 走向寻常百姓家, 真正做到开放式 公共式服务, 只有借助网络技术, 这既是技术的创新, 更是机制的创新 笔者长期处于档案部门, 见证了网络化给档案服务带来的深刻变化, 从最初的档案网站公开 检索服务, 到利用网站实现在线服务交流, 再到以档案馆为主体的初具规模的档案信息资源共享系统, 档案服务更加节省了人力物力, 逐步实现了广覆盖 跨区域 多渠道 高效率的共享利用新模式 但是, 这还只是开始, 要真正满足社会公众对档案服务的需求, 必须走 互联互通 的路子 相信不久的将来, 一个全国性的 主体独立互动 资源跨界整合 信息集成高效 时空互通无障 的综合档案 互联互通 开放服务体系将展示在世人面前, 档案服务将更多惠及全体人民, 也才能实现真正意义上的变革 总之, 改革已进入 深水期, 已经并正在给经济社会各领域带来深刻的变革, 档案服务是档案工作的 生命力, 只有以改革的魄力和 钉钉子 的精神, 积极探索 勇于突破 敢于创新, 不断提升档案服务能力, 做好档案服务这篇大文章, 才能最终实现所有 兰台人 心中的档案梦 ( 作者单位 : 泉州市档案局 ) 7

10 业务广场 建好民生档案 服务 美丽厦门 李沁园 2013 年 7 月, 厦门市委市政府向全市人民公布了 美丽厦门战略规划, 目标直指 两个百年 : 到建党 100 周年, 把厦门建设成为美丽中国的典范城市 ; 到建国 100 周年, 把厦门建设成为展示中国梦的样板城市 明确了厦门未来城市发展的五个定位 : 国际著名的花园城市 美丽中国的典范城市 两岸交流的窗口城市 闽南地区的中心城市 温馨包容的幸福城市 并编制了 美丽厦门战略规划三年行动计划方案, 涵括 10 个方案,40 项具体工程 美丽厦门 成为厦门各大新闻媒体的 热词, 坊间讨论的 热点 这是厦门进入转型发展新阶段的要求, 也是人民群众对更加幸福美好生活的新期待 40 项实施工程, 超过一半的项目直接与老百姓的 房前屋后 事有关, 工程量庞大的民生项目赋予厦门市档案工作新的发展机遇和历史使命, 将引发档案工作者的深刻思索和艰苦实践 一 重新审视发展空间, 深刻认识建好民生档案的重大意义近年来, 档案事业与时俱进, 取得一系列令人瞩目的成绩, 奠定了档案工作在经济社会发展中的重要地位 美丽厦门 战略规划的提出, 为厦门市档案事业释放了更大的发展空间, 档案人应以高度的政治觉悟和责任意识, 从民生档案入手, 抒写档案事业新篇章 建好民生档案, 是党委政府中心工作的要求 党的十六大以来, 保障和改善民生, 成为人民群众诉求的热点 社会关注的焦点, 也是各级党委 政府关心的重点, 从国家到地方, 采取了一系列保障和改善民生的新举措, 出台系列 利民惠民的好政策, 美丽厦门 战略规划也把民生列为头等大事 民生档案, 是 美丽厦门 保障和改善民生工作形成的真实记录, 是维护人民群众各项权益的原始凭证, 涉及人民群众最关心 最直接 最现实的问题 民生档案工作做得好不好, 关系到市委市政府出台的系列民生政策能否落到实处, 民生问题能否得到有效和顺利解决, 影响到党委 政府的执政能力和公信力, 影响社会和谐稳定 建好民生档案, 是国家档案事业的总体部署 2007 年, 国家档案局提出档案工作要从重事轻人 重物轻人 重典型人物轻普通人物的传统观念转变为重视所有涉及人的档案的价值, 并于同年 12 月制定出台 关于加强民生档案工作的意见, 这是新中国档案工作具有深远意义的战略性转变 2011 年, 国家档案局制发的 国家基本专业档案目录, 与民生有关的专业档案就有 44 种, 占据所有目录近 50%; 并以 9 号令公布了 各级各类档案馆收集档案范围的规定, 把民生档案纳入各级综合档案馆的收集范围 2012 年, 国家档案局提出, 到 2020 年全国各级综合档案馆馆藏民生档案要达到馆藏的 60% 左右, 实现档案资源体系对民生 对社会的 全覆盖 建好民生档案, 是广大人民群众的迫切需要 随着我国政治民主化建设的深入 社会公众受教育程度的普遍提高, 人民群众维护自身权益的意识不断增强, 越来越多的人们开始关注与自身利益息息相关的档案 市政动迁安置 工资改革工龄计算方式改变 知青退休返城 申请低保等, 都需要原始档案作 为凭证 建好民生档案, 可以使有关部门在处理经济纠纷 化解邻里矛盾 开展司法调解等工作中得心应手 ; 老百姓也可以通过查阅民生档案, 解决工作和生活中遇到的实际困难和问题 近年来的档案工作实践证明, 在以公众需求为导向的社会发展大背景下, 民生档案建设将是档案事业发展的重要方向 建好民生档案, 是档案部门提升工作价值 获取社会地位的重要途径 美丽厦门 建设, 既是城市发展成功转型的博弈战, 也是厦门市档案工作难得一遇的发展机会 近年来, 档案部门大力提倡 开门搞档案, 不但要让门外人看档案馆里有什么 档案人在干什么 ; 自己也要探出头 走出去看党委政府在想什么 人民群众在讲什么 ; 才知道我们要做什么, 怎么做 在 美丽厦门 建设中, 档案人一定要有政治敏锐性和历史责任感, 改变以往 等 靠 要 的被动局面, 充分利用近年来市委市政府支持档案工作, 提供的丰富资源和有利形势, 努力作为, 在 美丽厦门 建设中体现档案工作的价值, 重新获取应有的地位 二 认真解读 美丽厦门, 做好民生档案资源的收集管理建好民生档案, 档案部门起步较早, 也在多个领域取得了一定的成绩和经验 但是 美丽厦门 对民生项目规划之深之广, 提出的思路规划之多之新, 对档案部门而言, 绝对是一门新课题 了解民生档案的形成规律 服务党委政府的中心工作, 这是档案部门和广大档案工作者的共识 但是从目前档案 8

11 业务广场 部门的服务意识 服务方式 服务成效看, 从党委政府和人民群众的满意程度看, 档案部门在跟紧党委政府中心工作上还是反应慢半拍 行动缓一点, 成效也有限 造成这种现象的根源, 还是档案部门对党委政府的中心工作重视不足 掌握不够 理解不透 工欲善其事, 必先利其器 这里的 器, 就是档案人对 美丽厦门 内涵的全面解读和深刻把握 美丽厦门 战略规划从初步提出到 两个百年 目标 五个城市 发展定位再到 10 个方案 40 个工程, 历时不过两个月, 在接下去的实施过程中, 各行各业都将有新思路新政策新举措迭出 档案部门要斩除惰性 全力跟上, 盯紧美丽厦门战略部署, 主动加强对涉及民生业务的学习 了解 ; 要注重调研, 通过听取工作介绍 实地查看, 与建设者 基层档案人员面对面交流等方式, 摸清各个项目 各种专业涉及民生工作的总体情况 ; 要紧跟项目, 了解各个时期文件材料形成的具体流程, 有针对性地总结各领域民生档案的形成规律, 进一步明确归档范围和整理要求, 为党委政府中心工作提供源源不断的档案信息服务 把握民生档案的前端控制 美丽厦门 提出的民生工程涉及教育 卫生 劳动 社区管理等领域, 具有广泛性 群众性 基础性等特点, 各项业务之间关联性不大, 由此形成的专业档案数量庞大 种类繁多 内容丰富 各具特色, 需要分别予以规范管理 档案部门要把民生档案的监管切入点往前移, 实现好前端控制, 确保民生档案质量, 当前重点抓好三件事 : 一要坚决落实国家档案局 8 号令和 10 号令, 在审批机关 企事业单位文件材料归档范围和保管期限表过程中, 坚持把民生档案作为重点纳入其中, 确保与民生有关的文件材料全部纳入归档范围并延长保管期限 同时, 把民生档案数字化列入工作安排, 完成目录数据库与数字化建设, 实现实体档案与电子档案同步移交进国家综合 档案馆 二要联合民政 教育 卫生 劳动 农业等涉民主管部门, 共同制定一批各个领域的民生档案管理规范性文件, 建立起符合本地区的民生档案管理规章制度体系, 并加强执行指导和检查, 确保档案管理与业务发展的有序衔接 如, 天津市档案局联合民政 教育 卫生 劳动等 6 家职能部门制定出台 关于加强我市民生档案工作的意见, 涵盖全市 75 类民生档案管理范围, 明确了民生档案的形成和保管部门及管理责任, 为维护人民群众的合法权益提供有力的制度保障和政策依据 三要抓好基层农村组织民生档案的收集管理 美丽厦门提出的都市现代农业提升工程 美丽村居创建工程 城乡居民精神塑造工程等都体现了市委市政府对涉农问题的重视和提升改善的决心 档案部门要改变以往对涉农档案关注不够 举措不多 成效不足的状况, 着重加强村级组织民生档案收集归档范围的指导, 把征地拆迁 合作医疗 宅基地换房等涉及广大农民利益的档案重点纳入归档范围 提高民生档案的馆藏比例 国家综合档案馆应把民生档案的接收置于突出地位, 积极调整扩大馆藏民生档案收集范围, 加大接收力度, 把涉及人民群众生存 生命 生产 生计的档案资料收集齐全完整 ; 在条件允许的情况下, 与有关主管部门协商, 将民众迫切需要 关注度高的民生档案提前接收进馆 ; 对尚未明确归属的民生档案, 可采取为有关部门开辟民生档案专用库房或寄存的方式接收进馆, 构建一个惠及百姓 覆盖全市 关系人民群众切身利益, 涉及社保 教育 医疗 就业等诸多重点领域的馆藏民生档案资源体系 对馆藏作摸底调查, 现有涉及民生的各类档案, 可以优先进行整理 编目 划控 数字化, 为及时提供利用创造条件, 从 档案馆有什么, 群众查什么 转变为 群众查什么, 档案馆有什么 三 充分利用多种手段, 实现民生 档案信息的深度开发档案和档案工作的价值, 最终要通过信息服务来体现 要重视对民生档案信息资源的开发利用, 充分发挥其服务 美丽厦门 服务广大人民群众的作用 建设信息共享平台 基于互联网, 建设全市档案信息资源共享平台, 在对用户需求作调查分析的基础上, 利用档案信息化成果, 建立快捷准确的计算机检索系统, 优先将社会利用价值高的档案上网公布, 逐步实现百姓在家了解民生信息, 查看民生档案 推进民生档案专题目录数据库和全文信息数据库建设, 建立婚姻档案 知青档案 就工就业档案等专题数据库, 编制医疗改革 土地管理 公用事业管理等与民生相关的档案专题目录, 提高民生档案信息的集约化管理水平 在信息共享平台上集中发布政府公开文件, 并创建职工专页 农民工专页 社区专页等, 同时发布开放档案目录, 进一步方便群众查询 如, 青岛市档案局指导全市 200 多家国有企业开展职工档案数字化工作, 将 3.5 万余名职工的档案目录和全文数据接收进馆, 着手构建了 青岛市企业职工档案信息数据中心, 并与劳动保障部门联合出台 青岛市职工档案管理暂行办法, 要求企业职工档案信息向职工开放, 职工既可以在本企业查阅属于可公开范围的职工档案信息, 也可以到档案馆查阅相关档案信息, 保障企业职工利益 提供信息远程服务 根据厦门市城市居民居住地迁徙和人户分离现象普遍的特点, 结合 美丽厦门 的社区服务优化工程和智慧名城建设, 链接市 区国家综合档案馆和社区管理中心 涉民事务服务窗口, 逐步实现民生档案远程服务, 为老百姓减少在办事机构和档案馆之间来回奔波的烦恼 上海 天津 济南等地充分利用网络平台, 在开展民生档案远程服务上起到很好的示范作用 例如, 上海市档案馆以 就地查询 跨馆出证 馆社联动 全市通办 9

12 业务广场 浅谈环保档案管理现代化 陈 静 党的十八大报告首次单篇阐述生态 文明 把环境保护工作提升到与经济 政治 文化 社会建设 五位一体 的 战略高度 十八届三中全会更是把生态 好环保档案信息资源 本人对此谈几点 粗浅的看法 一 要转变思想观念 强化环保档 案管理现代化意识 化管理的认识 1 要树立与经济建设和环境保护相 适应的市场意识 竞争意识和效益意 识 从求稳怕乱 安于现状的陈旧观念 文明建设做为全面深化改革的重要内 长期以来 环保档案队伍中存在着 中解约出来 坚持实事求是的基本原 容 环境保护工作被放在更加突出的战 思想观念落后 意识僵化 创新意识不 则 紧跟环境保护工作的新动向 了解 略位置 随着中国经济的高速发展 民 强的现象 还存在着 重管理 轻利 和预测市场需求 把握服务重点 使环 众对自身生存环境质量要求也越来越 用 的陈旧模式 环保档案仅限于查查 保档案工作面向社会 面向市场 面向 高 雾霾 水污染等环境污染事件频 借借方式 只讲究 管好 不注重 用 未来 充分发挥和展示档案工作在环境 发 环保工作面临着诸多挑战 与此同 好 严重制约了环保档案信息资源的充 保护事业中的地位及作用 时,在环保工作中形成的环保档案也越来 分利用 在这种传统观念的影响下 档 2 从思想上 行动上实现 四个转 越凸现出其重要性 环保档案管理是环 案管理人员缺乏现代化管理意识 思想 变 即 一是由封闭型转向开放型 以 境保护工作重要组成部分 环保档案的 观念的转变是实现档案现代化管理的关 实现环境保护资源共享更好地为全社会 形成与管理是环境保护事业持续发展不 键 随着我国 经济飞速发展 环境保护 服务 二是由单一型转向多样型 以实 可缺少的重要信息资源 因此 应加强 工作日趋重要 为了使环保档案更好服 现满足社会各领域对环保资源的需求 环保档案工作现代化建设 才能与发展 务于环保工作 档案工作者必须进行一 三是由被动型转向主动型 坚持跟踪服 相适应 才能及时 准确 高效地管理 次思想和观念的更新 提高对档案现代 务 主动热情地提供信息资源 四是由 的服务模式 搭建起全市 18 家国家综合 据 档案部门要从如此繁杂 庞大的信 建设成就有着最深切的感受 最丰富的 档案馆的 馆际 档案馆与社区事务受 息源里 精选主题 汇编市委市政府改 体验 档案部门可以通过拍摄电视专题 理中心的 馆社 档案馆与各涉民部门 善民生方面的政策 措施 成果 经 片 纪录片 出版画册 举办 美丽厦 办事窗口的 馆室 三联动的档案服务 验 通过文献汇编 专题研究 历史大 门 成果展览 组织 美丽厦门 摄影 协同体系 让群众可以在家门口的社区 事记等形式开展档案编研 为全社会提 展 征文活动 利用门户网站开辟 美 事务受理服务中心查阅档案并拿到证 供系统 有针对性的档案利用服务 同 丽厦门 专版 专栏等形式 大力宣扬 明 又可以凭档案证明在中心一站式办 时为政策制定 业务流程优化管理等提 美丽厦门 建设成果 为 美丽厦门 理相关事务 两年中有 6000 多位市民享 供服务 受到民生档案远程利用的便捷服务 宣传造势 进一步凝聚人心 团结力量 展示民生工程建设成果 档案部门 美丽厦门 战略规划定位城市新 开展民生档案信息汇编 美丽厦 在忠实记录城市建设的同时 也要做城 发展 着眼 367 万厦门人民新福祉 档 门 建设将形成大量的文件 实物 图 市发展成就的传播者 虽然不直接参与 案人要顺势而为 通过脚踏实地的艰辛 像 影音等 真实记录建设全程 为将 建设 但是档案工作性质 使档案工作 努力 在 美丽厦门 建设中成就档案 来党委政府和各级各部门决策咨询 解 者能通过文字 图表 音像等 对 美 事业新篇章 决问题 寻求借鉴等提供第一手原始凭 丽厦门 建设全过程 对各系统各行业 10 作者单位 厦门市档案局

13 业务广场 无偿服务转向有偿服务效益型, 实现环境效益, 社会效益和经济效益三者统一 二 培养一支高素质的复合型环保档案人才队伍是实现档案管理现代化进程的推动力我国环保虽然历经了 40 多年的发展历程, 但由于我国的特殊国情, 环保工作涉及的领域广, 分工细, 工作压力大, 在这支工作队伍中尚还存在人力资源不足 人员素质参差不齐等问题, 许多基层环保机构中的档案管理人员是由其他业务人员兼职, 有的档案人员文化水平低, 业务不过硬, 而且人员队伍结构不稳定 随着环保技术领域不断飞跃革新, 环保档案管理现代进程也要不断提高, 时代在不断发展, 在某些环保领域需要利用网络技术实现环保档案信息资源共享, 因此, 我们的档案工作者仅仅掌握专业知识是不够的, 还要有丰富的基础知识, 法律知识, 市场经济知识, 尤其要有熟练的现代化信息知识和技术应用能力, 所以, 我们应采取有力措施, 创造条件, 通过坚持不懈的努力, 使档案工作者不断补充新知识, 掌握运用现代化技术设备, 满足现代化对档案管理者的素质要求 1. 必须有计划 有目的培养大批适应档案工作现代化需要的人才 首先要重视对现有环保档案管理队伍的培训工作, 这是提高档案工作者素质和能力的重要途径, 单位要建立培训制度, 使档案管理人员能够接受规定学时的培训, 特别要下功夫进行计算机应用知识和技能的培训, 使他们能够熟练掌握计算机 网络管理等现代信息知识和技术, 能熟练地应用计算机进行电子文件制作, 使用 维护和管理, 以此适应知识经济时代的档案工作需要 2. 档案工作人员除了掌握现代化科学技术知识还要掌握档案边缘学科知识, 要加强综合素质的培养, 包括心理 素质, 职业道德素质, 思想政治素质 要不断 自我发展 自我提高, 不断优化知识结构, 培养创新精神和能力, 博览全书, 德才兼备才能适应新时期 新形势的需要 三 引进现代化管理技术是实现档案管理现代化的最佳途径环保档案管理手段现代化是档案现代化管理的体现, 随着现代化科学技术迅速发展, 计算机技术 网络技术 声像技术 电子声讯技术等新技术 新手段 新设备应用越来越广泛, 档案管理要发生变革就必须跟上自动化的发展趋势 1. 电子化在档案管理现代化进程中处于主导地位, 我们应以电子化的应用作为实现档案管理现代化的突破口推动档案管理现代化建设, 因此, 我们应从实际出发, 创造条件, 力争采用电子计算机为管理工具, 实行目录中心计算机化, 建立数据库和网络, 构筑庞大 便捷的档案管理信息网, 将全国乃至国际的环保信息互相联通, 充分发挥信息网络的辐射作用, 实现档案管理的自动化 现代化 2. 环保档案的通用性较强, 随着环保工作的拓展与深入, 环保档案的数量与利用率越来越多 近几年来, 虽然有些环保系统档案部门也购置了相当数量的计算机及辅助设备, 联合开发了环保档案管理软件, 比如环境统计数据管理软件 环保执法文书管理软件, 但各系统间的档案信息处理软件所建立的数据库无一个统一的标准作为依据, 各个软件互不兼容, 从而降低了使用效率, 实施环保档案标准化管理是实现环保档案现代化的前提, 因此, 要制定环保档案信息处理标准, 如制定环保档案信息数据文本转出的统一标准, 制定各类环保档案的质量标准等 我们还应该根据环保工作的特点, 将环保档案分文书档案 ( 按永久 长期 短期 ), 专业档案 ( 建设项目管理档案 污染源档案 行政处罚档案 环境监测档案等 ) 按类属编成目录, 并钻研一套适合本行业档案检索系统存入微机和数据库, 有了统一的标准化管理和一套安全可靠的检索系统, 对于进行信息交流或是在社会上进行环保信息资源有偿转让都会为其提供准确快捷的服务 四 要广集资料, 拓广环保档案的服务领域, 是环保档案管理现代化的发展趋势环保档案是一种宝贵的信息资源, 实现资源共享是档案发展的大势所趋, 环保档案管理要尽早地进入网络信息系统, 应该挖掘各种渠道, 扩大信息来源, 虚心借鉴各方面的信息, 并对收集的信息进行筛选, 去旧补新, 使其形成更加系统 完善 精炼的环保档案资料 例如当前的大气污染问题, 北方沙尘暴以及酸雨, 我省的闽江 鳌江 九龙江等的污染都是些热点问题, 其相关的环保档案收集整理显得尤为重要, 如果利用数据库和网络管理, 使专业档案和其他综合性档案实现一体化管理, 使各地环境信息网络等现代化方式得到开发与利用, 从而就会大大拓展了环保系统档案资源的服务功能 在以前环保档案管理工作实践中, 档案信息往往是被动地利用, 而且利用领域范围狭小, 没有长远发展计划 随着环保事业发展和市场经济的转变, 对档案信息的需求 利用 流通也不断拓展, 档案工作要突出服务为主题, 使服务方式由被动变主动, 服务手段从人工到自动化, 服务观念上从保守到开放, 以服务促发展, 拓宽服务领域, 更新服务方式, 强化服务意识, 拓展服务思路, 环保工作发展到哪里, 档案工作就延伸到哪里, 服务到哪里 ( 作者单位 : 古田县环保局 ) 11

14 业务广场 福建省档案服务机构现状与发展趋势 陈榕馨 随着市场经济的发展以及社会对档案服务的需求日益增长, 档案服务机构应运而生, 在福建省档案事业发展中扮演着越来越重要的角色 2000 年以来, 福建省档案服务机构数量持续增长, 规模日益扩大, 进入发展的黄金期 目前, 全省已通过备案的有 56 家 学术界已有对全国档案服务机构的综合性研究, 但还没有对福建省档案服务机构进行深入的研究及对未来发展道路的探索 因此, 本文将通过对福建省档案服务机构现状和存在问题进行探讨, 分析发展趋势, 并提出对策 一 现状特点 福建省档案服务机构管理暂行办法 中第三条规定档案服务机构, 是指公民 法人或者其他组织依法设立的从事档案整理 保管 修裱 缩微 鉴定 评估 咨询以及档案数字化等服务的组织 有些学者和行业亦称档案服务中介机构 从目前的情况看, 福建省档案服务机构有以下四个特点 : ( 一 ) 类型丰富, 数量多 从 2012 年至今, 福建省档案服务机构共有 56 家机构通过省档案局备案 从性质上可分为三类 : 一是科技类, 以开发档案管理相关软件 网络管理系统及信息化系统建设等为主 二是服务类, 以提供档案整理 数字化 修裱等服务为主 ; 三是生产销售类, 生产和销售档案用品为主 从规模上可分 : 属中型的有 10 家 ( 注册资金大于 500 万且小于 1500 万 ) 小型的 13 家 ( 大于等于 100 万且小于等于 500 万 ) 和微型 29 家 ( 大于 0 小于 100 万的 ) ( 二 ) 地域分布 规模大小参差不齐 通过调研发现, 福建省档案服务机构发展不均衡 中小型服务机构集中在沿海城市 福州 厦门 泉州, 小微型服务机构绝大部分在山区城市和县级市, 如龙岩 南平 宁德 石狮 福安等 目前, 福建省的档案服务机构发展规模还处于较低水平 福建省的档案服务机构不同于其它省份, 其档案服务机构都是独立的民营企业, 不再依附在档案行政管理部门之下 而民营档案中介的发展受资金和人才等条件的限制, 规模较小, 一般公司员工在百人左右, 在县级的档案服务机构甚至只有五六人 如福州蓝泰公司工作人员上百人, 泉州兰台公司现有 20 多人, 德化县档案服务中心仅有 4 名员工 其次, 提供的业务有一定的局限性 如厦门市内第一家档案服务机构 厦门蓝极档案公司的业务范围就集中于建筑档案领域 ; 泉州兰台公司的业务范围集中于提供文档影像数字化, 计算机软硬件的档案专业服务 ; 德化县档案服务中心仅提供档案整理业务 ( 三 ) 服务范围日益扩大 从原来仅提供档案整理服务, 到现在提供文件材料立卷与档案整理, 档案价值鉴定与评估, 档案修裱 缩微 复制, 档案寄存与保管, 档案编研, 档案咨询, 档案 数字化, 档案用品与装具等多项服务, 档案服务的范围不断扩大 ( 四 ) 监管日渐规范 近年来, 国家和地方档案行政主管部门不断出台一系列新规, 不断加强档案服务行业的管理, 进一步规范档案服务行为 中华人民共和国档案法 中华人民共和国保守国家秘密法 国家秘密载体印制资质管理办法 福建省档案条例 福建省档案服务机构管理暂行办法 福建省档案局关于建立档案服务机构备案制度的通知 福建省档案数字化工作安全保密管理规定 等, 对加强档案服务机构的资质管理, 服务行为, 服务质量作出了详细规定 二 存在问题福建省档案服务机构经过阶段发展, 整体上呈现出良好上升态势, 得到了政府 社会 同行的共同支持, 使档案服务机构的发展呈现巨大生命力, 但在发展过程中也存在着一些问题和不足 具体表现有 : ( 一 ) 管理不科学 在现代企业中, 科学合理的机构设置直接决定着企业能否高效运作, 科学地对人 财 物进行管理, 充分发挥运作主体的积极性 反之, 则企业管理水平低下, 运行效率不高, 企业资源浪费等 通过调查发现, 福建省档案服务机构的部门配置参差不齐, 运行机制单一化 管理思路不清晰, 与现代企业管理的要求相去甚远, 导致许多机构管理乏力, 运行不顺 12

15 业务广场 ( 二 ) 自我保护意识低 部分机构知识产权保护意识淡薄, 对侵权或被侵权后果认识不足, 未能有效利用专利申请 商标注册 版权登记和技术秘密保护等手段来保护自己的技术成果, 致使自己投入大量人力和资金才取得的技术成果, 被一些机构非法盗取和滥用, 自身的利益受到严重的侵犯 如 公司开发的 数字化加工管理系统, 是一款比较实用档案数字化加工系统, 因没有申请专利和进行版权保护, 现在已被多家公司在档案数字化过程中使用, 该公司在数字化领域的竞争优势不复存在, 公司的发展正走下坡路 ( 三 ) 适应市场经济能力差 有的机构是通过取得档案行政主管部门的唯一指定产品获得市场的垄断地位, 是依靠行政指定垄断取得了飞速的发展 在市场化的过程中, 伴随着强大竞争对手的到来, 原有的垄断地位被打破, 加上本身并没有什么核心竞争力, 在激烈的竞争中也只能败下阵来 如 : 公司开发的档案管理软件 档案管理系统, 凭着档案行政主管部门唯一推荐档案管理软件的垄断优势, 业绩迅速上升 但随着市场的开放, 垄断地位被打破, 业绩正在逐步下滑 ( 四 ) 专业人才比较缺乏 福建省档案服务机构中大部分工作人员学历多数是大专以下, 高学历的人才较少, 整体学历水平普遍偏低, 制约了机构的持续健康发展 一是行业内普遍存在短视行为, 机构自身不愿投入资金进行高水平的人才培养, 仅靠聘请离退休人员充当业务骨干维持运转, 二是社会的档案意识不强, 人们对档案工作还不了解, 对档案服务工作的发展前景不看好, 年轻人对从事档案工作的兴趣不大 三是培养档案专业人才的高校少, 社会需求量大, 供需矛盾突出, 档案服务在社会的地位不高, 机构很难吸纳到高水平的 专业人才 四是激励机制不完善, 上升空间有限, 机构的凝聚力不强, 导致一些专业人才和熟练员工常常跳槽, 人才流失严重 ( 五 ) 不适应新时期档案服务的需要 全省备案的档案服务机构微型的占有 55.8%, 小型的占 25%, 中型的只有 19%, 尚未有大型机构 ( 即营业额达到 3000 万元以上 ) 除几家规模较大机构外, 半数以上机构只提供档案整理服务 随着社会信息化的日益普及, 无纸化办公的推行, 传统的纸质档案数量正在缩减, 这对只提供档案整理服务的机构来说是巨大的挑战, 纸质档案的逐步减少将导致一大批小微型机构因业务量萎缩而 下岗 或被迫转型 三 良性发展对策福建省档案服务机构的发展之路并非一帆风顺, 存在着管理乏力 产权保护意识欠缺 市场化经营还未形成, 人才缺乏 流失, 未能及时更新换代等问题 如果对这些问题的存在听之任之, 便无法使其又快又好地发展壮大, 因此, 笔者将从四个方面阐述福建省档案服务机构良性发展对策 ( 一 ) 规范机构管理, 提高机构运转效率 合理地进行部门配置和分工, 实现档案服务机构内部决策 执行和监督的相对独立型与协调性, 既保证专业分工, 又能相互合作 相互制衡 如, 技术研发型机构, 应以技术研发部门为主, 其它部门为辅的模式进行配置 ; 服务效益型机构, 应以质量监管部门为主, 其它部门为辅的模式进行配置 ; 产品销售型机构, 应以销售部门为主, 其它部门为辅的模式进行配置 只有进行科学合理的部门配置, 突出机构的自身特色, 才能有效协同, 产生合力, 提高机构运行效率, 为机构长远发展提供源源不断的动力 ( 二 ) 树立创新意识, 提高机构竞 争力 创新, 是机构发展的永恒主题, 创新力决定着机构是否能够在竞争激烈的市场当中拥有自己的一席之地, 关系着机构直接经济效益和兴衰成败 因此, 机构之间的同质化竞争日趋激烈, 机构要在激烈的市场竞争中立于不败之地, 必须牢固树立创新观念, 注重体制创新 技术创新和服务创新 一是体制的创新, 要借鉴现代企业管理的成功经验, 完善机制, 改进管理方法和模式, 实现机构的科学有效管理 ; 二是技术创新, 机构要根据自身业务特点与市场需求相结合, 选择适合技术项目, 加大投入, 及时将技术成果转化为生产力, 形成自己的核心竞争力 ; 三是服务的创新 要不断改进服务水平 拓展服务对象 扩大服务内容, 从而获得更多的受益, 壮大实力, 增添发展后劲 即在改善服务水平上, 要加大人力和财力的投入, 开发新技术, 提高技术含量 在服务对象上, 应从局限于党政机关和事业单位扩展到中小企业 社区 家庭 个人等 ; 在服务内容上, 要从原来局限于传统档案整理, 拓宽到档案价值鉴定与评估 寄存与保管 数字化 防盗服务等方面 ( 三 ) 提高产权保护意识, 增强市场竞争力 机构只有拥有自己的核心技术, 才能赢得主动权, 在市场竞争中占据有利地位 知识产权是权利人对其所创作的智力劳动成果所享有的专有权利, 一般只在有限时间期内有效 它是企业保护自己技术成果的本质权利, 与专利申请和版权登记亦步亦趋 尤其是在档案数字化服务中, 其核心技术是软件, 而软件属于无形资产, 只有通过专利申请或产权登记等手段才能有效地保护其成果 所以, 企业应该时刻保护自身的合法竞争力免受侵害, 必须在机构中设立法务部或常年外聘一名律师, 以备不时之需 13

16 业务广场 ( 四 ) 加快人才培养, 提高队伍素质 人才是企业最重要的资源, 只有为吸纳人才 发掘人才 塑造人才 发展人才搭建起广阔的施展舞台, 造就一支结构合理 业务精通 技术精湛 勇于开拓创新且忠诚度高的人才队伍, 企业才能在激烈的市场竞争中生存并获得发展 面对机构专业人才缺乏的问题, 机构必须多方面采取措施, 不断完善人才管理的策略 : 一是引进人才 机构可根据自身业务特点, 采用从大中专毕业生招聘和聘请社会有经验人才方式引进适用人才 同时, 可采用 一人一策 方式引进机构急需的高水平专业人才 ; 二是培养人才 制定机构人才培养规划, 明确人才培养目标 方法和步骤, 完善机构人才培养机制, 培养适合机构发展所需人才 ; 三是留住人才 通过感情留人 待遇留人 前途留人等方式, 构建起合理科学的人才管理机制, 才能留住人才, 保证机构的长远发展 四 发展趋势档案服务机构作为新生的事物, 必然存在各种各样的问题和不足, 根据现状特点 存在问题 发展对策的探讨和研究以及对业内人士观点的整合, 作出以下几点预测 : ( 一 ) 综合性和专业性将成为福建省档案服务机构的两大类型 从 2000 年至今, 该省的档案服务机构数量和规模呈不断增加和扩大趋势, 随着社会的发展, 档案外包业务的日益增长, 档案服务分工的日益细化, 机构的发展将逐渐向 大而全 或 大而专 趋势发展 大而全 是指档案服务机构规模大, 能同时提供文件材料立卷与档案整理, 档案价值鉴定与评估, 档案修裱 缩微 复制等技术, 档案寄存与保管, 档案编研, 档案咨询, 档案数字化, 档案用品与装具等多种业务的综合性机构 如 : 福州闽通公司 福州蓝泰信息公司等 大而专 则是另一种经营模式, 是指只提供单一服务的专业性机构 如 : 厦门蓝极公司, 注册资金 500 万, 只提供工程建设内业资料整理服务, 可以说是 专到极致 上述两种机构, 因其规模大, 在行业内的知名度较高, 服务水平和质量较好, 将在市场中占据主导地位 综合性机构因能提供多种服务以及配套服务, 受到同时需要多种服务客户欢迎 如 : 在档案数字化服务中, 有客户需要机构同时提供目录数据录入 破损档案修裱和档案数字化三种服务, 综合性机构此时就能大显身手, 专业性机构则一筹莫展 而专业性机构因其 专, 能把有限的人力 财力集中在单一领域里, 能在该领域里提供高水平的服务, 将受到需要专业性较强服务客户的青睐 如 : 建设工程资料的整理, 需要同时具有工程管理方面的知识, 又涉及档案管理方面的知识, 专业性机构此时是得心就手, 而综合性机构则只能束手无策 因此, 上述两种类型的机构将在未来的档案服务业发展中相映成彰, 相互补充, 共同为档案服务业的壮大成长作出贡献 ( 二 ) 小微机构转型升级成为新策略 小微机构在经营模式上有 船小好调头 的优势, 在传统服务业务量萎缩时, 可迅速有序介入其它服务, 确保不在市场竞争中被淘汰 在地域上有 本土化 的优势, 与外来机构相比运行成本较低, 在市场竞争中有保持着一定的价格优势 同时, 对大机构 只要西瓜不要芝麻 而言, 能捡到大量的 芝麻 也是一种不错选择 因此, 小微机构只要定位准确, 明确方向, 及时调整经营策略, 拓展服务范围, 也能在激烈的竞争中得到逐步发展和升级 否则, 将被市场所淘汰 ( 三 ) 创新成为新增长点 按照 福建省档案服务机构管理暂行办法 文 件的规定, 档案服务机构可提供八项以上的服务内容, 现有机构中注册时业务范围有七八项, 但 85% 以上的机构集中在档案整理 档案数字化这两项服务上, 其它业务鲜有机构涉及 如 : 档案防盗 档案寄存 档案价值鉴定等服务, 全省只有一至两家机构能提供, 远满足不了市场的需求 机构要在市场竞争占据有利地位, 势必要做到 人无我有, 人有我优, 不断拓宽服务领域 如 : 随着房地产价格的不断攀升, 档案在市中心的存放成本 水涨船高, 城市对档案寄存服务的需求越来越迫切 福建省在福州市马尾区设立专门的档案寄存库房, 凭借低廉的成本受到很多企业的欢迎 又如 : 随着对档案安全保管的重视程度不断提高, 社会对档案防盗服务的需求量也将增加, 市场空间将不断扩大 ( 四 ) 信息化成为主战场 随着档案信息化水平不断提高, 智慧档案 战略的逐步实施, 机构能否适应档案信息化潮流将成为决定机构生死存亡的关键 目前, 虽然是实行纸质档案和电子档案双轨制管理制度, 但从长远来看, 纸质档案将逐渐减少, 电子档案逐渐增多 机构的传统业务 ( 如 : 纸质档案整理 档案数字化 ) 面临的严峻挑战 而电子文件归档整理 文件 档案一体化管理 智慧档案建设等服务将成为档案服务的新亮点 机构必须未雨绸缪, 及时采取措施, 引进和培养适应信息化服务的人才, 开发自己的核心技术, 为抢占信息化服务领域的制高点做好人才和技术方面的储备 ( 本文系福建省社科规划项目 档案部门在社交媒体时代的文化传承功能研究 ( 项目号 2014B146) 的阶段性成果 作者单位 : 莆田学院 ) 14

17 业务广场 基层公安档案资源建设途径探索 何美华 档案资源建设是指档案部门对本区 专业档案 对于声像资料 实物档案形 间不长 业务不熟悉 造成档案收集不 域 本部门的档案信息资源进行合理配 成 认为可有可无 收多少算多少 有 齐全 移交不及时 归档材料丢失的情 置 分工协调 形成档案信息资源库而 的甚至随处置放 不收集 不归档 这 况 影响档案资源建设的系统性和完整 开展的一系列创造性工作 公安档案资 种做法直接影响到执法办案民警对档案 性 以 2013 年为例 东山县公安局共有 源建设包括档案材料的形成 收集 保 形成的认识 有些案件承办人没有按照 案件档案 176 件 其中 收集不齐全的 管 利用等环节 其中档案形成是前 随办结 随立卷 随归档 的原则要 档案就有 131 件 占了总案件档案数的 提 档案收集是基础 档案保管是关 求 将档案视为过期失效文件 导致 键 档案利用是保障 可以说 档案资 抽屉档案 时有发生 断层 档案 源是档案工作的立命之本 存身之道 短板 档案比比皆是 造成档案材料大 但是 在当前公安机关档案实际管理工 量流失 74.4% 三是档案资源保管不到位 基层公 安机关对档案管理工作的不重视 导致 档案管理制度形同虚设 按照档案室 作中 很多基层所队都不同程度存在档 二是档案资源收集不齐全 档案收 案资源流失的问题 如何加强基层公安 集是档案资源建设和开发利用的一个首 应当采取各种有效措施 防止档案资源 档案资源建设 本文以东山县公安局为 要环节 收集的完整性决定了档案的质 被人为破坏和自然损毁 但由于制度得 例 谈几点粗浅认识 量 价值和作用发挥 当前 基层公安 不到有效执行 很多基层文字档案材料 机关特别是一些基层所队 普遍存在档 因保管不善 发生霉变 虫蛀 以及搬 案收集门类不全 缺东少西的问题 加 迁过程中出现材料遗失 页面残缺等问 一是档案资源形成不完整 多数公 上所队的档案员大多由内勤兼任 岗位 题 加之历史遗留因素 个别基层所队 安基层所队日常只注重收集文书档案和 调动比较频繁 容易出现因档案管理时 档案保管断层现象严重 隔年断代的 一 当前基层公安档案资源建设现 状 八防 规定 档案资源保管最为关键 15

18 业务广场 短板 档案空缺无法弥补 如东山县公安局铜陵派出所, 由于办公楼属危房, 多次迁址办公, 造成 2000 年以前的档案材料大量流失, 被省公安厅办公室通报批评 四是档案资源利用不明显 基层公安机关在日常工作中普遍不重视档案资源的开发利用, 使档案资源建设工作长期处于封闭性状态, 不能在打击犯罪 侦查破案 维护治安 服务群众等公安工作中发挥作用 虽然, 一些民警在执法办案过程中通过查阅档案资源, 掌握犯罪线索和相关资料, 取得一定效果, 但从大的范围来看, 档案资源服务公安工作, 服务现实斗争的作用并不明显, 利用率偏低, 没有形成一个整体的数据平台, 没有发挥自身优势和实用价值 二 存在问题原因分析一是档案工作重视不够 县一级公安机关特别是基层所队领导普遍对档案工作业务不熟悉, 不重视, 认为档案工作不出事就行, 不影响工作就好, 不管在档案人员配置, 还是在经费保障方面, 都忽视了档案工作的价值和取向, 直接或间接地影响档案资源建设步伐 一方面, 个别基层领导平时没有整理手中文件材料的习惯, 开会或学习带回的文件材料, 未能及时归档, 造成该归档文件的档案资源流失 另一方面, 由于领导对档案资源建设的不重视, 导致民警不把档案工作当成一回事, 对档案管理掉以轻心, 对制度执行漫不经心, 想什么时候归档就什么时候归档, 工作一忙, 也随之把归档工作忘得一干二净, 这是造成档案资源建设滞后最主要的原因之一 二是档案岗位配置不专 县一级公安机关的档案岗位, 都是专职民警或文职人员担任, 工作比较专业, 业务比较 熟悉, 档案管理基本到位 但基层所队就不一样, 囿于警力不足, 不可能设置专职档案员, 只能归口内勤民警兼任, 内勤民警岗位调整比较频繁, 工作的不稳定性极易造成档案资源缺失 其一, 内勤民警对档案业务不了解 分不清材料归档范围, 该归的不归, 不该归的一大堆, 造成垃圾材料堆砌, 有价值的资源漏归 其二, 内勤民警对档案工作不重视 内勤民警事多且杂, 既要办理案件 入户访查 值班备勤, 又要撰写材料 管理财务 上传下达, 平时都是哪项工作领导重视, 就抓哪项工作, 对档案这种常态性工作, 随意性很大, 什么时候有空就什么时候整理, 这种心态根本不可能做好档案工作 三是档案制度落实不力 县一级公安档案管理部门虽然隶属于办公室, 一般由副职领导分管, 办公室工作繁杂, 领导整天忙于 正事, 无暇顾及档案工作, 基本上都是档案民警自抓自管 档案民警职级较低, 人轻言微, 虽然严格要求基层所队按制度归档, 但在协调所队领导也好 民警也罢, 根本发挥不了作用, 没有权威性和约束力 只能通过办公室领导在大会小会上要求, 通过下发文件 下基层检查来反复强调归档的重要性, 但由于缺乏刚性 硬性的惩处规定, 无法刺痛基层所队的 神经, 制度执行的不落实 不顺畅 不彻底, 拖了档案资源建设后腿, 心有余力不足 的管理模式, 最终只能是做不好档案工作 四是档案部门指导不强 县一级从事档案管理工作的民警多数不被重视, 不被重用, 工作积极性肯定不强, 长期乏味单调的工作环境, 让他们形成 不求有功 但求无过 的思想 在指导档案工作归档方面, 缺乏主动, 与基层所 队少沟通, 少交流, 不了解各业务部门工作流程, 无法掌握其档案形成的文件 种类和价值等内容, 指导性不强, 制定出的归档文件范围也不全, 极可能遗漏部分应该归档的文件 在指导档案资源建设方面, 只停留于做好档案收集 防止文件漏归等本职工作, 收集方式守旧, 创新思维不广, 没有将其上升到档案资源利用的高度来重视加强, 影响档案资源发挥应有作用 三 推进公安档案资源建设几点意见 ( 一 ) 领导重视是关键 档案资源建设是档案事业一项带有根本性 具有战略意义的工作, 关系到档案事业能否固本强身和可持续发展, 是做好档案工作的前提和保证 如何推进公安档案资源建设, 领导重视至关重要 一要重视档案管理创新 在抓好档案资源接收 征集的基础上, 合理确定档案资源的归属和流向, 通过机制和体制创新手段, 优化整合公安各业务领域档案资源, 建立高质量 大容量文件级目录数据库 全文数据库 多媒体数据库为一体的公安档案信息查询系统和档案信息网络平台, 服务网上检索比对等公安现实工作, 实现全警信息组合 资源共享的目标 二要重视档案基础投入 围绕丰富 开发 利用档案资源, 服务信息检索 警务研判 案件侦破这个发展方向, 把档案硬件建设列入公安基础设施建设规划, 争取地方财政和上级部门下拨专款, 着力改善基层公安机关特别是派出所档案保管条件, 配齐配全档案密集架 空调机 除湿机 复印机 扫描仪 数码相机等硬件设施, 推进档案工作现代化建设 三要重视档案队伍建设 改变以往从事档案工作是坐 冷板凳, 是 老弱病残 民警的 养老院 16

19 业务广场 这种错误观念 把具备计算机专业技术 服务中心工作 服务现实斗争 服务社 平台夯实根基 一是规范档案管理制 人才 信息技术研判人才 基层基础工 会民生的积极作用 度 围绕档案的收集 整理 保管 利 作人才充实到档案岗位 作为培养 提 三 绩效考评是抓手 建立以电 拔后备干部的主要平台之一 落实档案 子文档 网上信息和纸质文档为一体的 围 归档时间 保管期限和审批途径 津贴 职级待遇等从优待警措施 从思 档案管理系统 实现档案网上著录 管 制定各项管理制度 操作规范和工作要 想上改变民警不愿从事档案工作的认识 理 查询 比对数字化工作流程 变 求 严格按照法律法规和管理制度抓好 死档案 为 活信息 就必须加快档 责任落实 做到以好的制度来规范 促 二 业务培训是基础 档案工作 案资源建设步伐 围绕规范档案管理抓 进档案管理工作 二是严格档案管理责 专业较强 档案资源种类繁多 推动档 考评考核 一要强化上级考核 站在挖 任 明确县级公安机关办公室主任对全 案资源建设进程 档案管理员不仅需要 掘档案潜力的高度 省市公安机关应将 局档案工作负总责 档案室管理员对全 时间和实践磨练 更需要系统掌握和熟 档案管理工作由 软任务 化作 硬指 局档案工作负直接责任 各基层所队负 练应用档案知识 最有效的方式就是加 标 规定公安派出所档案管理与等级派 责人为本单位档案管理工作的第一责任 强业务培训工作 一是专业教育 针对 出所评定挂钩 建立档案资源建设优 人 从事档案管理工作的民警为具体责 基层所队从事档案的大多是内勤民警 良 合格 差四级考核制度 对考核成 任人 按照 一级抓一级 层层抓落 一般没有经过档案专业教育 以及县级 绩为差等级的派出所 实行档案工作 实 的原则 落实责任到岗到人 形成 公安机关档案管理员业务水平不高 培 一票否决制 取消等级派出所参评资 档案分级管理网格 责任逐级追究机 训条件不够的实际 省 市公安机关应 格 以此助推基层派出所档案管理工作 制 三是公开档案管理实绩 推行 东 从源头抓起 组织开展基层所队档案管 良性发展 二要强化本级考核 县级公 山县公安局工作通报制度 东山县公 理员专业教育培训 重点培训档案专业 安机关应立足基层所队档案管理工作的 安局局属各单位工作执行力等级考核办 知识 计算机技能操作 档案管理系统 职能和特点 科学制定档案资源建设的 法 把各基层所队的档案管理工作纳入 应用 摄影 数字化加工等基本技能 方法步骤和阶段要求 明确目标任务 通报范围 落实动态化管理和常态化通 让他们既懂公安业务 又懂档案工作 完成时限和整改措施 同时 从档案形 报 在局域网上公开排名 晒成绩 二是岗位培训 结合案件 社区 户籍 成过程的收集 分类 整理 归档 保 亮家丑 比长短 并把档案工作实 等不同岗位特点 县级公安机关要开展 管和利用等各个环节入手检查考核 考 绩作为各单位主官工作执行力考核的重 针对性档案培训工作 重点培训与本职 核成绩与单位绩效考评挂钩 作为单位 要内容 作为提拔重用的依据之一 岗位密切相关的档案业务知识 让从事 领导班子成员评先评优 提拔重用的依 不同岗位的民警了解掌握档案的归档范 据 三要强化民警考核 在东山县政府 围 保管期限 信息录入 以及案卷的 实施的 机关事业单位工作人员季度考 整理装订 档案鉴定销毁和安全保密常 评办法 等级评定基础上 公安基层所 识等相关业务 确保档案资源不流失 队可以把优秀 良好 称职等级考核季 不漏归 不失密 不浪费 三是互动交 度奖金与民警档案管理工作挂钩 与民 流 采取 请进来 走出去 的办法 警破案指标 打击成效等中心工作同部 以召开座谈会 讲座 检查 点评等方 署 同检查 同考核 同奖惩 纳入个 式 邀请省 市公安机关档案管理部门 人实绩档案 增强民警档案资源建设的 和业务专家下来指导 定期或不定期组 责任感和紧迫性 问题 营造拴心留人的良好环境 织档案管理员到兄弟单位参观学习 重 四 制度规范是保障 采取以制 点交流档案管理先进经验 工作模式和 度管人 按制度办事 用制度推进工作 操作技能 探索档案资源建设途径 开 的方法 落实三项档案管理措施 为加 发利用和发展空间 发挥公安档案工作 快档案资源建设 打造公安 大档案 用 借阅 保密等环节 明确收集范 作者单位 东山县公安局 17

20 业务广场 浅谈档案服务的重要性 马骏凌 档案服务能力是档案工作者的核心 信息资源 保障档案利用者的各种需 作者必须努力学习专业知识 提高服务 能力 所谓档案服务能力 是指档案系 要 使其在社会主义经济建设中发挥应 本领 每个档案工作者的业务范围不仅 统和档案管理部门运用档案资源 服务 有的作用 二是要主动适应市场经济的 要广 更要精 这样才能扩展服务面 党和国家事业 服务经济社会发展 服 特点 档案工作人员要解放思想 从档 提高服务质量 最后 强化档案信息职 务民生改善保障以及服务所在区域 行 案室的封闭空间里跳出来 主动面向市 能 档案作为一种信息资源 一经利 业工作开展 实现档案价值最大化的本 场 进入市场 掌握更多的现代化档案 用 将转化为巨大的精神财富和物质财 领和力量 档案服务作为档案工作的最 管理知识和管理技术 与时俱进 学会 富 因此 档案工作者应走出办公室 终目的 也是档案工作的本质体现 善于利用现代化的信息工具 更好地为 进入市场 加强联络 了解市场需求 档案服务能力是档案管理机构 档 市场需求服务 三是要努力钻研 开拓 主动地为用户服务 变过去客户走进档 案工作者特有的专业技能 作为档案管 创新 为提高档案管理和服务水平 对 案室借用 为主动服务上门 不断提高 理机构和档案工作者来说 档案服务能 具有较高难度的的管理技术勇于探索 档案的利用率 充分发挥档案的作用 力是必须具备的基本能力 面对新形 学习其他国家 单位 部门的先进经 三 机制创新 势 新任务之新要求 强化档案服务能 验 敢于提出新问题 新方法 并发展 档案室要充分发挥本身的职能作 力建设刻不容缓 责无旁贷 要通过档 壮大自身服务实力 提高对设计 科研 用 既做到合理分工 各行其是 各负 案服务能力的增强 更好地为党管档 等方面的档案服务能力 其责 充分调动和发挥每一位档案工作 努力做好工程档案服务工作 更好地为 二 职能创新 人员的工作积极性和创造性 又要加强 国守史 努力做好事业档案服务工作 用创造性的思维方式来开展档案服 联系 密切配合 团结一致地做好档案 更好地为民服务 努力做好民生档案服 务工作 是改革开放的要求 要紧紧围 务工作 绕改革开放 狠抓落实这一主题 在履 在当今的社会形势下 我们必须增 服务工作 在服务机制上创新 要加强档案工 行职能上做到 三个转变 即由收 作人员职业道德教育 制定一整套职业 强档案服务意识 加强档案管理的服务 藏 借用这种一般性服务 向挖掘 编 道德规范和章程 并使大家自觉遵守 功能 档案工作者应该自觉地树立服务 辑 研究高层次服务转变 由疲于应付 规范和章程不能流于形式 要表先进 意识 明确服务方向 不能把利用工作 日常业务 向开动脑筋 搞好超前服务 树典型 做到学有先进 赶有目标 要 简单地看作是守摊 调卷 谁来要什 转变 由只注意搞好内部服务 向服务 发挥奖惩制度的作用 严格履行章程 么 就依据制度给找什么 而根本不去 社会转变 基于这一指导思想 首先 定期检查与评议执行情况 用舆论约束 思考和研究服务方向和重点 档案工作 强化服务职能 档案工作人员要树立高 档案工作人员的服务行为 不断提高档 者要做到使自身的工作适应时代发展的 度的服务意识 站在全方位服务的位置 案专业人员的素质 要求 如何发挥档案这一重要信息资源 上 对档案的来源 使用 保管进行调 总之 如今的档案工作已不同于以 的作用 使其充分地为社会主义现代化 查研究 加强信息反馈工作 提高档案 往 守着档案资料 等着别人来查阅的 建设服务 是我们档案工作者义不容辞 资源合理利用率 对用户要起到参谋和 时候就按制度调取这种呆板的工作模式 的责任 如何做好新时期档案工作 我 咨询作用 其次 强化综合协调职能 已经跟不上时代的脚步 作为新时代的 认为应从以下三个方面入手 综合协调就是档案工作者把档案合理有 档案工作人员 我们更应该转变思想观 一 思想创新 序地满足每个用户的需要 提高档案的 念 不断提高自己的档案服务能力 真 档案服务工作的创新 关键在档案 利用率 在实际工作中 协调好各种关 正做到用档案服务于群众 服务于社 工作者 特别是档案工作的领导者要更 系 积极主动地为用户服务 合理快捷 会 服务于经济建设 使档案在国家建 新观念 要从过去沿袭下来的旧观念 地安排好对档案的利用 再次 强化业 设的过程中发挥其应起的至关重要的作 旧模式中解脱出来 不断增强自身的服 务职能 档案工作者业务水平的高低 用 务意识 一是要树立服务经济建设的观 直接影响着档案的利用效果 因此 提 点 档案工作人员必须确立以经济建设 高档案工作者的业务水平也是日后提高 为中心的理念 充分利用档案这一重要 档案服务质量工作的重中之重 档案工 18 作者单位 漳州台商投资区房产 权属交易登记发证中心

21 业务广场 档案室再次 搬家 引发的思考 徐彩彬 近年来, 由于政府机构改革的需要, 学校分分合合的现象时有发生, 我校也无法避免 由于种种原因, 我校档案室自 1995 年至今, 先后搬迁了三次 前两次仅仅是校内搬动, 这次则是随着学校大规模搬迁至凤凰校区 任何有过搬家经历的人都明白, 繁琐 这个词不足以形容这项工作 让我感触较深的一是每次搬家前后的整理 ; 二是搬动过程中档案柜的损耗 ; 三是会计档案几乎占室藏档案的三分之二之多 下面笔者 结合工作实际就普通中学会计档案的鉴定与销毁进行思考 一 当前普通中学档案室会计档案的现状会计档案是整个档案体系的重要组成部分, 是一个单位经济往来的真实历史记录 我校档案室存放的会计档案分为学校会计档案和食堂会计档案两类, 保存了从 年的会计凭证 帐簿 报表, 以及之前未进入档案室前任会计手上移来的 年度的学校 和食堂会计档案 按照会计档案管理的规定, 会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期保管期限分为 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年 随着时间的推移, 我校档案室内不少会计档案已纷纷到期, 甚至已有大量超期了 对于这类档案, 是鉴定后销毁 是保持现状还是无限期留存? 已成为学校面临的一道难题 针对我校这一现象, 笔者就新罗城区内 10 所中学进行了调查, 结果如下 : 从上表中不难看出 :1. 普通中学基本成立档案室, 基本上能将散落在各个处室的档案集中管理 ;2. 区属中学成立档案室后, 会计档案均未销毁过, 市属中学仅仅是曾经销毁过而已 这一调查结果说明, 会计档案鉴定与销毁是档案工作的一个薄弱环节, 也是学校面临的 一个比较现实而又尴尬的难题 会计档案数量多, 保管期限又短, 超期保存现象严重 就拿我校此次档案室搬家来说, 会计档案柜几乎占去三分之二的位置, 已有将近 20 个柜的档案是超期的, 占用了有限的库房及人力物力的投入 这么多的超期会计档案没有鉴 定 销毁, 既给档案保管工作带来了许多无效劳动, 又给档案库房 装具和保护设备增添了不少额外负担, 造成人力 物力 财力的很大浪费 二 影响普通中学会计档案鉴定与销毁的原因 1. 片面追求室藏数量 多数学校片 19

22 业务广场 面以为室藏档案的数量是衡量一个单位 易 但是 既然选择了这项工作 就应 过期档案数量和保管情况 还要求对库 档案工作水准的重要标志 认为档案材 该重塑理想信念 因为档案工作是没有 存会计档案进行一次全面清查 严格按 料越多越好 一味追求档案数量 尽管 聚光灯下的荣耀 有的只是单调繁琐的 照会计档案管理办法中规定的期限进行 档满为患 却仍熟视无睹 一旦档案 工作 材料需一份份地鉴定 档案需一 核对整理 在整理过程中 把好清点 放不下 就一味地增加档案柜 若档案 卷卷地整理 目录需一条条地录入 每 核实 散失等关口 明确要求永久性档 库房太小 便换间大点的 总之 就是 一个环节都来不得半点马虎 不能有丝 案和待查未了事项的相关会计档案严禁 不从档案鉴定与销毁方面去考虑 毫的疏漏 还要有板凳坐得十年冷的真 销毁 并重新登记 要做到应销毁的不 功夫 档案工作对人员素质要求较高 遗漏 应留存的无短缺 2.畏惧心理 对于销毁档案工作顾 虑重重 无论领导还是财会人员都比较 故档案工作者要建立终身学习制度 只 重视会计档案 轻易不会提出对会计档 有经常参加系统的知识更新学习与继续 组织领导小组成员要认真学习 中华人 案进行鉴定和销毁 并且对财务工作比 教育培训 不断扩展自己的知识 提高 民共和国会计档案管理办法 对如何填 较敏感 怕万一鉴定不好 销毁了凭 学历层次 才能适应社会发展的客观需 制 会计档案鉴定销毁清册 以及操作 证 今后查无实据 会讲不清楚 认为 要 要参加系统的培训 讲座或以自学 程序进行培训 要建立清理工作分解表 留着总比销毁的好 不愿去 冒风险 为主要形式的素质教育 有计划地进行 和底稿 确保对拟销毁的会计档案认真 不愿去 触雷区 这其中既有对过期档 继续教育与终身教育 因此 学校领导 甄别 把好鉴定关 可采取直接鉴定 案鉴定销毁工作缺乏认识 更有的是不 应该适时给予档案人员更多外出学习培 法 逐张 逐卷鉴定其保存价值 领导 愿在任期内出现错销档案而造成自己工 训的机会 档案人员要善于学习 勤于 小组要对档案鉴定工作进行验收 提出 作上的被动 思考 勇于创新 不断提高自身整体素 整改意见 要求在档案销毁前整改结 质 努力成为高素质复合型人才 使自 束 验收通过的 认真填写 会计档案 己更能胜任档案工作 销毁清册 将拟销毁的会计档案资料用 3.畏难心理 有些学校存在怕麻烦 畏难思想 觉得会计档案凭证 帐册 报表项目多 数量大 不好搞定 对会 2.消除畏惧心理 正视档案鉴定与 3 严格执行会计档案销毁流程 编织袋进行封包编号 销毁工作结束 计档案的价值 特点 保管期限及鉴定 销毁工作 正如学校一年一度的高考 后 被 销 毁 的 档 案 在 会 计 档 案 登 记 的有关规定 程序 办法不够明确 心 中考必须面对一样 从领导到部门 思 簿 上 逐 一 注 销 会 计 档 案 销 毁 清 里没底 无从着手 同样 档案人员也 想上高度重视了 紧箍咒多念了 并且 册 会计档案销毁责任书 清理工 不愿承担鉴定工作的重大责任 谁也不 做到层层签订责任书 正视了档案鉴定 作分解表 和 清理工作底稿 等资料 想在自己从事工作期间出差错 多一事 销毁工作 才能消除畏惧畏难心理 接 作永久档案保管 不如少一事 再者 在人力 物力 财 着再按照以下步骤将工作做细 做到位 力等方面存在较大困难 4 严密组织会计档案销毁工作 1 严格加强销毁组织工作的管 会计档案是具有法律的效力的重要史 4.档案人员专业素质偏低 档案工 理 为顺利完成会计档案销毁工作 要 料 要高度重视销毁期间的保密和安全 作是一门管理专业 目前普通中学档案 加强领导 明确职责 成立超期会计档 工作 尽量选择大型的造纸厂等作为销 人员都不是专职的 都身兼数职 而 案鉴定与销毁领导小组 以加强对超期 毁地点 监销人员要在销毁现场监督直 且 大都未受过正规的档案教育 缺乏 会计档案鉴定销毁工作的组织和领导 到把所有会计档案销毁后才可以离开 档案专业知识 文档人员调动又频繁 并对销毁工作做到全程监督和管理 会 新手较多 不少是 半路出家 缺乏鉴 计档案具体销毁工作应由学校财务室负 案室的工作除了在收集 整理 保管 定工作的理论指导和实践经验 很难胜 责实施 相关部门配合进行 利用等方面下功夫外 学校领导还应将 任鉴定销毁工作 更难承担重任 因 2 严格界定会计档案销毁范围 总之 笔者以为 今后普通中学档 过期档案的鉴定与销毁工作提上议事日 此 在实际工作中 往往流于形式 有 会计档案销毁具有不可逆转性 一旦销 程 档案管理人员应着重对如何 消 鉴定小组 无鉴定工作和鉴定结果 毁无法挽回 应召开专门会议 对此项 肿 减负 进行思考 提出有益的见 工作进行安排部署 并下发 关于认真 解 促使学校狠抓档案价值鉴定工作 做好超期会计档案鉴定销毁工作的通 从而杜绝 缓期 档案变成 无期 档 1.加强学习 全面提高档案人员素 知 对超期会计档案清理销毁的程序和 案这种现象的发生 质 在当今价值取向多元 浮躁之风弥 鉴定标准进行严格规定 针对中学特 漫的社会大环境下 作为档案人 要除 点 拟订 学校补充会计档案鉴定销毁 去浮躁之心 潜心档案工作 的确不 留存范围 等 为准确掌握会计档案中 三 加强普通中学会计档案鉴定与 销毁的对策 20 作者单位 龙岩二中

23 业务广场 文明城市建设 林碧档案服务水平与, 随着经济社会的发展和人们军近年文明意识的不断提高, 各个城市都加大文明城市创建工作的步伐, 不仅注重城市的硬件设施建设, 更加注重城市文化内涵的提升 作为一个文明城市, 其国家档案馆的综合发展水平必须达到一定的档次 如何提升档案服务水平, 促进城市文明建设是当前全国各地轰轰烈烈开展创建文明城市形势下档案部门亟需思考的一个重要课题 本文结合 全国文明城市测评体系 标准, 立足档案部门实际, 通过探讨如何利用档案资源, 提升档案服务能力, 促进文明城市创建 一 开展档案馆晋级工作, 推进文明城市建设服务 全国文明城市测评体系 中明确要求将档案工作纳入创建全国文明城市工作体系 : 市档案馆为国家一级档案馆 ; 所属各区档案馆 30% 为国家二级以上档案馆 这不仅仅是创建文明城市的要求, 更是实现档案馆事业更好更快发展的历史重大机遇 作为档案部门应按照 市 县级国家综合档案馆测评办法 的要求, 积极开展档案馆测评工作, 争创国家级档案馆, 更好地为创建文明城市 ( 区 ) 活动服务, 为文明城市建设增光添彩 档案馆事业要列入同级政府国民经济和社会发展规划, 并列入同级党委或政府议事日程 ; 档案馆要按照 五位一体 的功能要求, 继续加大投建力度, 力求新建一批符合规范标准的新型公共档案馆, 使之成为城市重要的文化资源保管地 同时保障档案馆事业发展的经费, 加强干部队伍和机关建设, 夯实档案业务基础, 加大档案资源的开发利用力度, 提升档案信息化建设水平, 促使更多的档案馆顺利晋级, 实现在文明城市测评过程中档案部门得满分的目标 创建文明城市档案是 创城 工作的原始记录, 记载着 创城 工作的发展, 是城市宝贵的档案财富, 具有很高的保存价值 作为档案行政管理部门应把服务 创城 工作作为大事来抓, 加大对创建文明城市档案的监管力度, 配合创城办制定档案收集和整理制度, 对测评材料整理工作进行标准化 规范化的指导, 全力以赴扎实推进创建文明城市档案工作, 确保 创城 工作档案收集齐全 整理规范, 全面反映创建活动的工作轨迹, 使创建档案成为本市创建全国 文明城市的历史见证 二 抓好政府信息公开工作, 建设透明高效的政务环境国家档案局提出国家档案馆要建成 五位一体 功能 : 即爱国主义教育基地 档案安全保管基地 档案利用服务中心 政府信息公开中心 电子文件管理中心, 这对新时期档案馆的职能作了全新的诠释 档案馆不仅是保存城市历史的宝库, 而且是记录城市建设发展的信息平台, 是保证市民了解政务信息的重要渠道 档案作为社会信息资源, 能否开放开发并为人民群众所利用, 则体现了一个城市文明发展的程度 全国文明城市测评体系 明确规定 市区档案馆要成为党委 政府指定的政务信息公开场所, 不仅说明档案信息资源开放是城市文明建设中必须具备的一个重要条件, 而且体现了党和国家对政务信息开放的高度重视 档案部门应积极营造公开透明的政务环境, 把查档接待窗口与文明城市创建结合起来, 把窗口建设作为树立档案馆良好形象的平台, 用文明语言 文明行动和优美环境, 营造优良的服务秩序, 为创建文明城市贡献力 21

24 业务广场 量 档案部门作为政府信息查阅场所和现行文件利用中心, 应改善政府信息查阅场所环境, 完善制度, 强化管理, 健全政府公开信息送交制度和保障机制, 促进政府信息公开工作制度化 规范化 除了接受各单位报送的纸质文本的政府公开信息外, 还应接收电子文本, 实现查阅场所和公开信息网络平台双重查询, 为群众提供方便快捷的利用服务 此外, 档案部门还应实现政务信息资源共享, 利用互联网站, 实现已公开档案和已公开信息目录的网上查询服务, 不断满足群众的利用需求, 架起连接政府和民众的爱心桥梁 档案部门要全方位 多角度拓宽档案工作领域, 利用档案信息积极参与城市文明建设, 弘扬档案文化, 提升城市文明水平, 为文明城市持续文明作出应有的贡献 三 加强档案法制建设, 营造民主公正的法治环境自 中华人民共和国档案法 中华人民共和国档案法实施办法 等法律法规颁布以来, 各地方也把 档案法 列入普法宣传教育活动内容之一, 并制定了档案法制宣传教育规划 依法治档实施意见等一系列档案法制宣传教育的措施, 深入宣传档案法律法规知识, 扩大档案工作的社会影响力, 档案法治建设得到不断加强, 人们的档案法律意识也有了明显提高, 档案工作逐渐步入法治化的轨道 但由于历史的原因和档案工作本身的特殊性, 档案行政执法监督机制不够完善, 贯彻执行力不强, 宣传力度不够, 社会上仍有违反档案法律 法规的现象存在 为了维护档案法律法规的严肃性和权威性, 确保档案的完整和安全, 需不断加强档案法治建设 当前, 档案行政管理部门应积极贯彻落实中央办公厅 国务院办公厅印发的 关于加强和改进新形势下档案工作的意见, 切实提高档案行政管理部门依法履职能力, 认真梳理行政执法依据, 清理行政执法职权, 制作行政执法职权流程图, 明确行政执法办理环节, 将档案行 政执法工作纳入全市 ( 县 ) 区行政执法体系 ; 加强档案行政执法队伍建设, 建立行政执法人员资格管理制度 ; 推进行政处罚自由裁量权制度 规范权利运行, 进一步提高行政执法水平, 认真履行档案行政管理职责 ; 强化行政执法监督, 落实岗位责任, 畅通行政执法举报渠道, 促进行政权力公开透明 规范运行 档案行政管理部门要联合人大 政府法制等部门开展档案督查活动, 对重点建设项目 档案服务机构 机关单位 乡镇等档案管理情况进行执法检查, 确保档案的完整 准确 系统 要以 6.9 国际档案日 12.4 法制宣传日 为宣传契机, 开展形式多样的档案法制宣传活动, 使档案法律法规 进机关 进乡村 进社区 进学校 进企业, 提升社会档案意识, 增强群众利用档案维护自身合法权益的意识和能力, 积极营造民主公正的法治环境, 提升城市建设的文明进程 四 开发利用档案文化, 创造健康向上的人文环境在当前社会主义文化大发展大繁荣的时代背景下, 档案文化作为一种独特的文化载体, 在城市建设 经济建设 文明建设等方面的作用愈来愈凸显 档案部门应树立 大档案 意识, 强化服务理念, 利用自身的馆藏资源优势更好地发挥档案对提升文化软实力的重要作用, 为社会提供档案信息服务, 把档案文化的建设融入到文化强市建设中, 创造健康向上的人文环境 挖掘馆藏 近几年, 各地档案馆都纷纷建立了 爱国主义教育基地 和 中小学档案教育社会实践基地, 充分利用馆藏档案发挥档案文教优势, 围绕政治 经济 文化 社会和生态建设, 运用多种形式 多种手段满足社会公众对档案文化资源的需求 要重视档案编研工作, 加大对馆藏档案的文化价值的开发力度, 利用档案文化进行爱国主义教育, 举办各种反映中国共产党光辉革命历程和改革开放取得巨大成就为主题 的宣传与展览活动, 使参观者可以从中探寻历史发展的轨迹和规律, 学习仁人志士的高尚情怀, 感受中华民族生生不息 不断发展的强大动力 要让档案从库房内 解放 出来, 使档案工作贴近群众, 深入民心, 积极融入群众的精神文化生活, 促进城市文化建设 盘活资源 以福州为例, 福州作为两千多年历史的文化名城, 既有灿烂的历史文化, 又有蓬勃的现代文化 ; 既有丰厚的革命文化, 又有特色鲜明的民俗文化 其浓厚的文化底蕴和古城魅力正是通过那一卷卷古老而泛黄的档案散发出来, 三坊七巷 三山两塔 闽江温泉等, 都能在档案的浮光掠影中发现其踪迹 如何实现文化强市建设的新跨越, 这就要求我们档案工作人员必须要有敏锐的文化意识, 立足福州实际, 抓住一切有利时机, 收集有关民间故事 诗歌 族谱等档案资料, 利用现存档案编制成旅游指南 人物介绍等文化产品, 或利用档案资源推行福州 温泉古都 温泉文化等 ; 可以以文化遗址 名人故居 名优特产及民间工艺保护和开发为服务为目标, 积极服务于文化品牌的打造, 促进城市旅游行业的发展, 实现文化强市建设的效果 拓展视角 家庭档案是反映社会文明进步, 记录社会发展步伐的社会缩影 家庭建档是构建和谐社会 促进精神文明建设的民心工程, 也是城市文明程度的体现 有条件的家庭建立家庭档案, 是近年出现的一种新生事物 北京 上海 青岛等城市档案局启动家庭建档工程, 通过开展 档案进社区 活动, 加强和完善社区居民档案建设, 让档案资源实现从国家 单位向家庭 向个人的延伸和覆盖, 让档案工作活跃于社会的每一个细胞, 根植于社会最广大 最深厚的土壤中, 从而获得无限生机和蓬勃活力 ( 作者单位 : 福州市档案局 ) 22

25 数字平台 现代档案馆三维技术应用的可行性研究与思考 陈 风 长期以来 由于档案馆自身存在的 一个国家一个地区档案管理 服务现代 封闭性以及由此而导致了在档案工作中 化的水平如何 主要看其档案信息化的 代化管理的需要 要提高档案现代化服务水平 进行 应用新技术 新手段有着一定的滞后 程度多高 数字化 网络化则是实现档 档案网络化信息服务 必须要有完备的 性 但随着电子信息时代的到来 原本 案管理 服务现代化的必由之路 硬件设备和软件系统的支持 配备相适 以档案实体为主的传统档案时代 正迈 计算机技术 网络技术的飞速发展 应的高性能服务器 电脑 通信网络等 向以电子文件为主的现代档案时代 人 和广泛应用 为数字信息资源存贮 传 设备 网络是信息资源传输 交换 共 类记录信息 保存信息和传输信息的方 播 组织 管理 利用提供了现代化的 享和管理的必要基础 现代档案馆建筑 式正在悄然发生着巨大变革 档案馆作 手段和方法 这些现代化的手段和方法 都实施综合布线系统 建有先进的信息 为档案事业的主体 为公众服务的主渠 的应用使档案馆在管理模式 运作程 网络 为三维技术的应用打开了一个广 道 面临着新的挑战和机遇 纷纷将建 序 技术方法等方面产生了巨大的变 阔的通道 在此基础上 通过档案网站 设现代档案馆作为未来发展的目标 而 革 所谓现代档案馆 它应该比传统档 上网发布 使利用者通过网络对档案进 现代档案馆决不是仅囿于档案馆的范围 案馆能够更有效地发挥档案馆功能 产 行有效访问 最终实现传输网络化 资 内 画地为牢 孤芳自赏 应当顺应时 生更大的效益 基于此 现代档案馆就 源共享化 服务对象与需求扩大化 代步伐 实现崭新定位和转换角色 利 必然要采用新技术 新方法来加强管 用新技术 新手段突出现代化管理功 理 服务社会 数字化 信息化就成为 能 让广大公众获取形式多样的服务 不可阻挡的历史发展趋势 一 现代档案馆的建设奠定了三维 技术应用的基础 二 现代档案馆的功能扩展是三维 技术应用的内在需求 经济发展 社会转型带来档案事业 现代档案馆是展示历史 传承文化 变革和进步 作为档案事业主体的档案 及承担宣传教育功能的数字信息服务基 馆也迎来前所未有的机遇和挑战 新形 由于历史原因 我国档案馆大多处 地 它通过网络将开放档案及各类编纂 势下的档案馆早已撩起之前神秘的面 于党委 政府机关大院内 在社会民众 成果展示于社会 服务于人类 正是由 纱 由对内改为向外 由传统迈向现 看来具有神秘感 也产生了距离感 现 于档案数字化 网站的建设 使得网上 代 由为少数人服务转变为为多数人着 代档案馆确立了 以人为本 的理念 档案利用服务的观念渐渐深入人心 成 想 越来越社会化 公共化 突出服务功能 馆舍也更加开放 现代 为更加贴近社会公众的一种迫切需求 档案馆一般都选址在交通便利 环境安 也就成为档案馆现代化建设与发展的一 时期档案工作转型 创新 发展的系统 静的地点 馆的面积较大 其设计风格 个选择 作为现代技术应用前沿的三维 工程 现代档案馆不仅要具备收集 保 符合现代审美 此外 馆内的各类用房 技术 在现代档案馆中的应用开始有了 管 利用档案资料的基本功能 同时还 还要满足阅览接待 展览开放 档案保 观念的支持 理念上的接受 具备了保存人类文化遗产 维护历史真 管 技术处理等功能需求 总之 现代 档案馆在建筑设计与时俱进 适应社会 二 现代档案馆的建筑设计和先 进设备是三维技术应用的物质基础 加强现代档案馆的功能建设 是新 实面貌 承担宣传教育职责等社会功 能 2009 年 12 月 全国档案局长馆长会 需求及功能扩展需要的同时 还要体现 现代信息技术是以计算机与通信技 议提出了加强档案馆的档案安全保管基 时代进步及技术发展的特点 这就为三 术为核心 对各种信息进行收集 存 地 爱国主义教育基地 档案利用中 维技术的应用奠定了坚实的基础 储 处理 检索 传递 分析和显示的 心 政府信息查阅中心 电子文件中心 高技术群 现代档案馆要实现应用信息 五位一体 功能建设的发展目标 创建 技术 就必须要求建筑具备智能化 可 爱国主义教育基地成为现代档案馆的一 一 现代档案馆所要求的数字化 为三维技术的应用奠定了观念基础 现代化是个动态的概念 在不同的 喜的是目前智能化建筑技术已逐步应用 个重要功能 是以全新的服务理念全面 时代有着不同的标准和不同的标志技 于档案馆建筑之中 这就为三维技术的 树立现代档案馆新形象的一个窗口 近 术 在当代 现代化的标志性技术是信 应用打下了良好的基础 现代档案馆在 些年来 在建设现代档案馆时都很重视 息技术 信息技术是指完成信息的获 设计的时候就将其功能需求 信息化 爱国主义教育基地功能的体现 一般都 取 加工 传递和利用等技术的总和 智能化与现代技术完美结合 以适应现 能专门进行对外展厅用房的规划设计 23

26 数字平台 即使是旧有的馆库, 也有一些档案馆立足现状, 合理调整用房, 开辟出展厅, 进行爱国主义教育 现代档案馆建设的共同宗旨是 以人为本, 致力于使现代档案馆真正成为社会公众最喜爱的文化场所, 走入老百姓的内心, 这就要求在服务中要尽量满足人的不同需要和不同人的需要 现代档案馆的服务功能要得到完善, 服务对象要不断扩展, 服务方式和服务内容也要发生很大变化 借助于三维技术等信息技术手段提高档案文献的社会服务效益, 开展传统档案馆馆藏资源的开发利用也成为必需 现代档案馆要根据现代社会人群的习惯和需求, 在开展爱国主义教育, 举办展览的时候, 根据主要面对人群以青少年为主的特点, 运用包括三维技术在内的现代技术和手段, 以他们喜闻乐见的方式来宣传, 才能贴近他们需求, 有效拉近档案馆与人民群众的距离 三 三维技术的应用是现代档案馆文化宣传 服务社会大众的需要档案真实记载着社会的发展进步, 客观记录了国家社会政治 经济 文化 科技等领域发生的重大事件, 是维系和促进人类社会历史文明延续发展的宝贵精神文化财富 档案工作是社会文化事业的一个重要组成部分, 对于国家 民族精神文化财富的积累和传承有着不可替代的重要作用 现代档案馆在保护 传承 发展历史文化的过程中发挥着独特的作用 现代档案馆要走向社会化, 要为社会各阶层服务, 扩大服务面, 就要做好档案文化的宣传工作, 努力将档案馆中丰富的馆藏中所蕴藏的内容通过各种信息途径传播出去 档案馆收藏的档案的范围不仅是政府部门的公文档案, 还有大量反映城市历史以及记载个人 家庭信息的个人档案, 足以唤起人们的亲近感 档案还凭借其原始性 真实性 权威性而具有报纸 电视 广播 图书等其他传播媒介所没有的不可取代的优势 档案文化正在悄悄走向社会, 走近公众, 正如加拿大档案学者特里 库克所说 : 在普通公民看来, 档案不仅要涉及 政府的职责和保护公民的个人权益, 而且更多地还应该为他们提供根源感 身份感和集体记忆 在内容有着足够吸引力的同时, 能否真正将档案文化传播出去, 关键就看服务手段 现代档案馆要应用现代化技术, 转变传统服务方式, 实现档案信息数字化 服务方式网络化的转变 随着知识经济时代的到来, 迫切需要档案工作的重心转移到对档案信息的深化和转化上, 大力开发档案信息资源 对档案资源的开发利用并提供服务的程度, 是衡量一个档案馆现代化发展水平的标志 这也要求档案工作者要立足于社会发展的最前沿, 自觉地运用最新信息技术和手段, 向社会公众提供优质的信息服务 现代档案馆要立足于公共服务, 提高管理效能, 降低服务成本, 创新服务方式, 突出档案馆的公共服务作用, 最便捷有效的方式就是要建立具有突出服务特征的档案网站, 运用三维技术, 对原始的档案进行加工编辑, 从内容 功能和栏目设计上增强网站的服务性, 提高利用者访问的积极性, 扩大社会宣传效果 四 三维技术应用是未来发展的趋势所谓三维, 按大众理论来讲, 只是人为规定的互相交错 ( 垂直是一个很有特性的理解 ) 的三个方向, 用这个三维坐标, 看起来可以把整个世界任意一点的位置确定下来 三维技术, 是近年来随着计算机软硬件技术的发展而产生的一种新兴综合性信息技术, 它融合了数字图像处理 计算机图形学 多媒体技术 传感器技术等多个信息技术分支, 生成逼真的视觉 听觉 触觉等多感官的三维虚拟世界 三维技术在场馆展示中主要分为两个层面的应用模式 : 一种模式是 360 全景设计方式, 绝大多数的实体场馆的虚拟场馆采用了这种方式 ; 另外一种是综合了 2D 与 3D 技术的 2.5D 技术, 利用网站的链接功能与基于网络的虚拟现实技术的设计模式, 如虚拟上海世博等 ; 未来的网络虚拟场馆将发展成完全 3D 的模式 目前, 普遍运用的是三维全景技术英文称为 3D IVR, 它是一种基于静态图像的虚拟现实技术, 是把相机环 360 拍摄的一组照片拼接成一个全景图像, 用一个专用的播放软件在互联网上显示, 让使用者能用鼠标控制环视的方向, 可左可右 可近可远观看物体或场景 传统的参观模式是需要观众到现场实地, 而展示者则需要花费大量的财力 物力进行场所布置 但是, 由于天气变化 距离遥远 时间紧迫等因素的影响, 许多观众不能亲临现场进行体验 伴随着网络的普及, 三维技术的应用消除了这些限制, 观众可以自由的选择合适的时间, 在线了解场馆信息, 观看展览 由三维技术应用所产生的网络虚拟展馆打破了时间和空间的限制, 是对传统展馆的创新与补充 而且三维全景技术还具有以下优点 :1 可以嵌入相应音频和视频 Flash 等多媒体元素, 参观者可以对虚拟场景中的展品进行实时的交互操作, 让整个展馆动起来 活起来, 让参观者有身临其境的体验 ;2 在场景中任意点拖动鼠标观看, 没有任何视角死区, 模拟人眼习惯, 在场景中可以俯视仰视, 前后左右观看 ;3 使用三维全景技术开发的展示系统可以用于网络平台, 也可用于多媒体触摸屏 大屏幕全屏投影 平板手机移动设备等 ;4 采用三维全景技术手段展示数字展馆, 制作周期短, 方便更新而且成本较低 因此, 目前三维实景技术被广泛应用于包括科技馆 博物馆 艺术馆 历史展馆 工业展馆 图书馆 旅游景区 企业体验中心以及各类会展等在内的诸多领域网络虚拟展示 但是我省档案馆系统中还未有以应用三维技术开发的虚拟展馆, 然而这也就意味着在现代档案馆中三维技术还有着广阔的空间可供发展 五 三维技术在现代档案馆中应用的领域在现代档案馆中应用三维技术, 可以由专业公司针对档案馆的需求来定制三维展示的内容, 提供完整的三维虚拟档案馆及展厅展示系统, 并对系统运营提供技术支撑 由于三维全景技术是通 24

27 数字平台 过将实景进行拍摄, 再后期制作成三维场景, 因此只有已经建好的实际存在的档案馆及展厅才适用于使用该技术 在现代档案馆中有必要并适宜使用三维全景技术的领域有导览系统及网上展厅 ( 一 ) 导览系统现实空间里人们有包括星座 指南针 地图 路标 指示牌等在内的许多导览方式, 而随着计算机的普及和网络技术的发展, 现代的人们还可以利用虚拟导览系统来指引方向, 了解信息 现代档案馆一般占地面积都较大, 馆内场所的功能也比较丰富, 人们就面临着需要一个导览来引导其对档案馆的布局功能先进行一个大致的了解 运用三维全景技术, 能将现实中的档案馆整体制作成可以在网络上观看的三维立体漫游场景, 访问者通过互联网就可以获得身临其境的感受 当访问者走进档案馆时, 会自动显示档案馆的基本信息, 只需轻点鼠标即可 360 参观浏览, 配以音乐和解说 图片 以及视频 Flash 等多媒体元素 信息充实丰富, 能够全方位的展现整个场馆, 加上互动操作, 让访问者可以从各个角度逼真地看到所有与该场馆相关的信息 包括档案馆的周边环境, 场馆风貌 楼层布局 办事流程 档案文化等均可以得到充分展示 通过三维全景技术, 构建好的三维全景导览系统, 可以在档案馆网站上设置导航接口, 让有意愿了解相关信息的人即使远在千里之外也能做到对档案馆的大致布局功能了然于胸, 这样也能充分利用互联网高速便捷的传播优势来宣传档案馆 还可以在档案馆大厅设置导航触摸屏, 让刚到档案馆的人员能在短时间内了解自己的需求如何迅速得到满足, 以及如何选择自己在档案馆内体验项目 ( 二 ) 网上展厅网上展厅是一种在互联网虚拟空间上进行档案文化展示的方式, 既可以作为实际展览的网络版, 也可以单独只设计开发网上展厅 现代档案馆中一般都设计有专门的展厅, 举办各种类型的展览 运用三维技术开发的虚拟展厅是以 传统展厅为基础, 利用三维虚拟技术将展厅场景及其展品移植到互联网上进行展示 宣传与教育活动, 它突破了传统意义上的时间与空间的局限 运用三维全景技术制作虚拟展厅先要进行实地拍摄, 使其具有照片级的真实感, 也是真实场景的三维展现的基础 在技术上, 运用三维全景技术制作虚拟展厅也十分方便, 不需要单独下载插件, 一个小小的 java 程序, 自动下载后就可以在网上观看全景照片, 或者使用 quick time 播放器直接观看 并且这些全景图片文件采用先进的图像压缩与还原算法, 文件较小, 一般只有 100~ 150k, 利于网络传输, 可以同时支持多人在线观看, 还十分流畅 运用三维全景技术制作的虚拟展厅, 使更为广泛的观众群体能够在网络平台上真实感受展览, 可以通过鼠标选择自己的视角, 任意放大和缩小, 身临现场般进行 360 观赏 没有到过实体展厅的人可以借助虚拟展厅了解展览内容, 增加前去档案馆参观的兴趣, 同时运用三维技术的虚拟展厅还可以扩展展览内容, 将一些实体展厅中由于场地所限无法展示的展品通过链接展示出来, 还可以通过链接视频将展厅中所涉及的历史事件搬到虚拟世界, 在特定的区域设置一些历史事件重现过程, 使得观众在浏览时可以在虚拟世界欣赏到历史事件的回放 这样既丰富了虚拟展馆的内容, 还能让浏览者从任意角度仔细观看历史事件, 突破了传统展厅的时空限制 运用三维全景技术制作的虚拟展厅还可以设置互动区域来增加展览的趣味性, 对实体展厅也是十分有益的补充 虚拟展厅通过互联网可以迅速传播档案文化, 很短的时间内将展览中所要表达的内容传播到地球的每个角落 六 三维技术在现代档案馆中应用效果和作用在现代档案馆中运用三维技术, 制作成虚拟档案馆及其展厅, 不单单是实体档案馆和展厅的简单复制, 更是实体档案馆和展厅的补充和扩展 与实体档案馆相比, 虚拟档案馆和展厅更具自主 性 便利性 互动性等特征, 展示的内容更加丰富 更具有展示细节的效果 在现代社会, 面对海量的信息资源, 人们难以有效地获取自己所需的信息 虚拟档案馆及其展厅的出现, 运用了交互模式, 结合访问者在现实生活中可以获得的经验感受, 用游戏 交互 全方位展览等访问者熟悉的模式使虚拟档案馆及其展厅可以吸引他们的注意力, 从而达到档案文化宣传和推介的效果 实体档案馆中, 往往由于展厅数量和面积所限, 同一时期举办的展览个数是有限的, 除了固定展览可以较长时间保持不变, 大部分展览是属于临时展览, 需要根据社会需求和热点举办不同主题的展览 观众们需要打听展厅当时举办的是什么展览才能选择是否前去观看, 而且常常存在着知道有举办某个感兴趣的主题的展览, 等抽出时间来看却被告知该展览已经拆除的情况, 这往往给观众留下遗憾 虚拟档案馆及其展厅的开发, 使得观众可以通过互联网随时随地浏览各种现在正在举办的以及往期举办的展览, 客观上起到展览永不落幕的效果 虚拟档案馆及其展厅能够突破地域的限制, 让由于天气 交通 费用等原因而不能来到实体档案馆进行参观的观众也可以通过互联网, 实现足不出户轻点鼠标就能漫游各地档案馆及看遍展览的效果, 从这一点来看, 虚拟档案馆及其展厅具有极强的便利性, 大大地增加了参观虚拟档案馆及其展厅的受众面 三维实景技术还能使虚拟档案馆及其展厅达到最佳效果, 有极强的临场感, 能极大地调动起观赏者的兴趣 注意力 参与度 三维实景技术所具有的互动性可以使观众通过文字 图片 视频等多种手段来了解档案馆及其展览的信息, 还可以与平常极具神秘感的档案之间实现互动, 任意放大察看到档案的更多细节, 从而增加观众对档案以及档案馆的兴趣, 并促使潜在观众走进实体档案馆和展厅, 成为现实观众 ( 作者单位 : 福建省档案局 ) 25

28 数字平台 福州国有改制企业档案数字化的可行性 吴 欣 字化服务的可行性分析 当前 档案数字化服务已经成为一 凭证中查找有关档案 会计凭证数量 种大趋势 笔者所在的福州市档案馆馆 大 识别度低 往往需要翻阅十几本甚 一 开展数字化服务的优势 藏档案电子目录著录及全文扫描工作已 至上百本档案才能找到需要的凭证 因 与传统的服务方式相比 数字化服 全面开展 推行档案数字化服务指日可 此查准率低 以 2013 年 7 月至 12 月为 待 作为福州市档案馆馆藏档案中寄存 例 共有 364 人次前来查档 查阅档案 的国有改制企业档案种类多 数量大 卷数共 9394 卷 实际有效利用 1306 卷 传统的纸质载体的档案信息转为机读档 利用范围广 与机关档案存在较大差 其中查阅工资册 505 卷 有效利用 241 案 查阅起来方便快捷 减轻了工作人 异 本文拟通过对推行国有改制企业档 卷 查准率为 47.7% 查阅会计凭证共 员重复调档归档的工作压力 节省了管 案数字化服务可行性进行研究 并提出 8857 卷 有效利用 1055 卷 查准率仅为 理成本 同时 还可避免反复调档 复 相关意见 供参考借鉴 以推动福州国 12% 查阅其他种类档案 32 卷 有效利 制资料造成人力物力的浪费 有改制企业档案数字化服务的开展 为 用 10 卷 查准率为 31.2% 实现 档案强国 作出积极贡献 务带来的优势是显而易见的 1.管理高效 通过数字化加工 使 2.查询便捷 福州改制企业档案数 二 查全率低 由于早期企业保 字化后 查阅档案将从原始手工翻查方 护档案的意识偏低 在档案的形成制 法向计算机检索方式转变 档案工作人 作 保管保护等方面 都没有采取适当 员不必再根据档案案目录到库房大量的 办法 导致当前档案破损比较严重 档案中翻找 只要在档案管理系统下轻 业档案 23 万多卷 其中 文书档案约 2 如 有些企业的工资表用的是棉纸 极 点鼠标 敲打键盘 就能查阅档案 不 万卷 会计档案有 20 多万卷 会计档案 不利于保管 有的企业是用圆珠笔誊写 仅快捷方便 而且直观准确 在提升了 中 又包含有年报表 银行现金日记 内容 字迹容易褪变 加上年份久远 查阅档案的效率的同时 也提升了档案 账 工资册 会计凭证等 经统计 使 利用频次高 很多档案已经出现或即将 提供利用服务中的查准率与查全率 用频率比较高的主要有工资册 会计凭 出现破损等问题 由此造成有些原本可 3. 保 护 档 案 提 供 档 案 数 字 化 服 证 文书档案 自福州市企业档案管理 以利用的档案因破损 字迹模糊等不能 务 可避免档案在一次又一次地调阅中 处成立以来 共为近万人次提供了 8 万 使用 影响了档案的查全率 受损 有效保护档案 通过数字化处理 一 福州市国有改制企业档案提供 利用服务的现状及存在的问题 福州市档案馆现有寄存国有改制企 多卷档案服务 解决了查档人的退休 三 查档效率低 目前 国有改 后 还可以防止部分档案被篡改的行为 医保 社保等问题 为维护社会稳定和 制企业档案的查阅的方式仍然是最原始 促进社会和谐作出重要贡献 的手工翻查 查档者必须一页页逐条查 二 开展数字化服务的现实意义 随着福州国有改制企业档案利用范 找 我们做过一个粗略统计 在档案整 一是促进档案事业发展的需要 国 围的广泛及利用人次的增多 其服务中 理比较规范的情况下 平均每人查阅一 家档案局局长杨冬权在提出 档案强 存在的问题也日益明显 本档案需要 10 分钟左右 如果遇到档案 国 这一新的战略目标时指出 今后档 整理不够规范 则需要更长的时间 很 案工作提升新水平的标志就是数字化 并不重视 许多档案或是归档不规范 明显 目前查档的效率是比较低的 这 国家档案局也曾明确提出 数字化档案 或是内容不全 比如 很多工资表上没 也是为什么有很多群众来查档需要跑两 必将成为今后档案的主要存在形式 跟 有注明车间 工种等关键因素 造成查 三次甚至更多次的原因之一 随国家档案事业大发展的步伐 推行福 一 查准率低 过去人们对档案 档者无法有效利用 必须从大量的会计 26 二 开展福州国有改制企业档案数 发生 保护档案的真实性 州国有改制企业档案数字化服务势在必

29 数字平台 行 业志等都具有重要参考价值 档案编写题名 这项工作将直接影响日 二是便民惠民的重要举措 福州国 二是档案的利用因素 即对利用频 后改制企业档案数字化服务的水平 根 有改制企业档案的服务对象是最基层的 率高的改制企业档案进行数字化 根据 据平日改制企业档案提供利用服务的情 普通老百姓 解决的是关系他们切身利 福州国有改制企业的特点 不能仅以保 况 笔者认为 要尽可能多地将该份档 益的事情 如办理医保 社保 享受国 管期限为标准 而要充分考虑档案的实 案的关键信息在文件题名中体现出来 家优惠政策 补贴等等 推行福州国有 际利用价值因素 如一些保管期限为 30 其中 时间 厂家 车间或是工种这几 改制企业档案数字化服务 可以让百姓 年以下的凭证 也含有 特殊工种 个要素是必不可少的 如果在同一张档 享受到更高效更便捷的服务 也是福州 营养费 高温费 等档案 根据国家 案页面中含有多个车间或工种 也应一 市档案馆践行党的群众路线教育实践活 有关规定 这类档案可为企业职工参加 一列出 以便日后快速方便查找档案 动中实施便民惠民的重要举措 社会保险 办理提前退休等提供重要依 三是解决现实存在问题的有效办 据 从现实查档情况来看 这类档案的 法 正如之前分析所述 开展福州国有 利用频率也占到国有改制企业总查档量 改制企业档案数字化服务的优势 正好 的 70%以上 ④对破损 褶皱严重的档案进行修 补 ⑤做好扫描档案内容的台账 注明 需要扫描的档案的全宗号 页码 文件 缓解了当前服务中存在的查准率低 查 2.数字化服务前的实体整理 题名等 为卷内档案的对应导入作好准 全率低 效率低等 三低 现象 不仅 根据国有改制企业档案的价值因 备 有利于对档案原件的保护 更能提高查 素 利用因素确定了推行数字化服务范 二 做好提供利用服务工作 档效率 充分发挥馆藏档案的社会效益 围后 必须在档案数字化前对档案实体 为最大限度地发挥福州改制企业档 和经济效益 是解决问题的有效办法 进行鉴定 整理 使要进行数字化的档 案数字化加工成果的作用和优势 更好 案符合扫描的要求 福州市档案馆寄存 地为查档群众服务 根据改制企业档案 的国有改制企业档案中 含有文书档案 的特性及提供利用服务的实际 笔者认 和会计档案 其遵循的方法也有所不同 为应注意做好两个方面工作 三 开展福州国有改制企业档案数 字化服务的对策及建议 一 做好前期准备工作 开展国有改制企业档案数字化服务 1 文书档案 1. 强化业务培训 提高工作人员的 工作是一项繁杂的系统工程 在数字化 关键是要检查案卷是否有卷内目 素质 国有改制企业档案数字化加工 之前 需要根据馆藏改制企业档案的内 录 如没有 要补上 其次要检查卷内 后 查档的方式方法从手工翻查向计算 容 价值 利用需求等因素来确定改制 目录与卷内文件是否吻合 如不合 要 机查阅转变 这也对工作人员提出了更 企业档案数字化的策略 明确改制企业 依据文件内容重新编写 再次 要检查 高的工作要求 一方面 要进一步加强 档案数字化的范围 做到鉴定与数字化 卷内目录是否符合数字化系统录入要 档案工作人员的业务培训 熟悉档案数 工作同步 有计划 有选择的开展改制 求 对不符合的要加以修改或重新建 字化服务流程 操作方式 注意要点 企业档案数字化工作 这是一项基础性 立 第四 对破损 褶皱严重的档案进 等 另一方面 要从服务人民群众出 工作 对之后开展的改制企业档案数字 行修补 为日后开展扫描工作做好准备 发 强化服务意识 从接待提供档案利 化服务来说 是质量的保障 也是提高 2 会计档案 用服务的工作态度 效率等方面加强管 工作效率的基础 是不容忽视的 ①编写页码 因会计档案没有卷内 理和引导 确保服务热情规范 1.确定数字化服务范围 目录 因此 笔者建议 可先对会计档 2.执行双套制管理机制 目前 福 结合平日查档需求及利用效果 笔 案编写页码 对需要扫描的档案进行页 州市档案局开展国有改制企业档案数字 码标注 化服务还在摸索阶段 即便实现了数字 者认为可以从以下两方面进行考虑 一是档案的价值因素 即对具有较 ②归纳整理 对同一卷档案内具有 化服务 在相当长的一段时间内 还要 高价值的改制企业档案首先进行数字 同质性 延续性的档案进行归纳 作为 坚持双套制管理机制 即在保存电子档 化 所谓较高价值 主要是指具有存史 一个单位的扫描文件 如有内容交叉 案的同时 还要保存相对应的纸质档 价值的档案 如改制企业文书档案中 则可考虑单独列为一份文件 整理归纳 案 以确保档案信息内容的安全 完整 有不少能够体现福州国有改制企业发展 时应尽可能细化 以提高日后查档的查 和真实 并最大限度地发挥档案信息的 进程的档案 这些档案对研究福州国有 准率 作用 改制企业的历史发展沿革 编写福州行 ③编写文件题名 对归纳整理出的 作者单位 福州市档案局 27

30 数字平台 生产准备文档管理系统的功能设计与实施 王志超 宁德核电文档管理信息系统 即 一 EDP 的结构与功能 行跟踪和管理 DAS (Document & Archives Management 这部分采用 B/S 架构 面向公司内 System),DAS 文档管理系统涵盖从文件产 部员工及有权限的承包商人员 系统覆 生 流转 分发控制 归档 整理 数 盖了公司内部产生的会议纪要 备忘 DAS 系 统 上 线 后 所 有 文 件 通 过 据库管理和利用等管理活动 系统包含 录 报告 信函 图文传真 以及程序 DAS 系统进行编 校 审 批 代替了 了文件管理 档案管理 文档查询和利 的编写 校核 审查 批准及生效 流 以往的纸质会签 简化了流程 尤其 用 数据统计和报表生成 文档借阅管 通等一系列环节 真正做到了流程化 DAS 系统通过设置分发规则 能够自动 理 电子文件安全性控制 VPN 远程访 提高了文件流转的速度 或手动将文件分发到办理者手中 提高 二 系统功能的优点 1 简化工作流程 实现信息共享 1 EDM 的结构与功能 了文件的办理效率 而且经过授权的员 理 系统权限管理等功能 它的实施 这部分采用 C/S 架构 主要是面向 工可以查阅到所有非密级文件 改变了 真正实现了文件的 生 收 存 用 文档管理人员 文档管理人员在此平台 以往纸质文件散存在个人手中 别人查 并且将无纸化办公不断向前推进 满足 上对从 EDP 生成系统传入的数据进行接 询不到的尴尬局面 DAS 系统对文件 了生产准备期间电站文档管理的需求 收检查 对外部提交的工程函件 工程 档案进行分门别类 查找起来更清晰 一 系统的结构与功能 技术文件 合同商务文件以及档案等进 更快捷 另外 DAS 系统支持与其它系 DAS 文档管理系统是基于文件 档 行数据著录 电子文件上传 下载等操 统 如 SAP ECP EUD 接 口 的 定 案的管理体系需求开发的 融合了电子 作 另外 这部分还包括了系统权限管 制 将各方信息进行集成 集中统一进 文件生成系统和程序数据库管理系统 理 基础数据维护等功能 行管控 提高了数据的安全性 可靠 问 用户自定义授权管理 系统日志管 EDP 采 用 用 户 界 面 层 EDU 实 现 2 EDU 的结构与功能 性 也极大地实现了信息的共享 层 即 文 档 利 用 平 台 数 据 处 理 这部分采用 B/S 架构 面向广大普 层-EDM 数据管理层 即文档管理平 通用户 包含了文件分发管理 文档资 台 双层开发结构 即目前市场上流行 料的查询检索 文档借阅管理 用户自 核电站工程庞大 专业众多 接口 一种 B/S 浏览器/服务器 和 C/S 客 定义授权管理 数据统计等功能 用户 复杂 因而其产生的文件多种多样 且 户端/服务器 还可以对自己平台上的文件处理任务进 各类文件之间有着千丝万缕的联系 28 2 能够有效处理文件之间的复杂联 系