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解劳邵
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1 CHAPTER 第 6 章 6 表單功能與合併列印表單功能與合併列印單元 1 W ord 除了基本的文書處理功能之外, 還提供了表單合併列印等較進階的功能, 善用這些功能, 可以提高文件製作的效率以下將分別介紹表單與合併列印功能的使用 6-1 表單功能的使用合併列印常考哦! 在日常生活中, 許多制式化的文件 ( 如問卷調查表採購單請假單 ), 適合使用 Word 的表單功能來製作, 方便填表者以勾選或打字的方式輸入資料建立表單要建立表單前, 必須先開啟表單工具列, 再利用工具列上的文字表單核取方塊表單下拉式表單等工具鈕 ( 圖 6-1), 來建立不同類型的資料欄位圖 6-2 為建立表單的範例選檢視 / 工具列 / 表單進一步設定資料欄位的屬性插入圖表設定資料欄位是否要以網底效果來呈現工具鈕文字表單核取方塊表單下拉式表單說明插入可供輸入文字數值或日期資料的欄位, 可設定預設顯示的文字, 以節省使用者填寫資料的時間插入核取方塊, 供使用者直接勾選插入下拉式方塊, 供使用者直接於下拉式方塊中選取所需的資料內容, 以降低使用者輸入錯誤內容的機率圖 6-1 表單工具列 131

2 計算機概論資料欄位類型文字說明游標移至資料欄位上即可輸入文字核取方塊單按可勾選, 再按一下則取消下拉式單按後可選取某一選項圖 6-2 表單的範例 ( 內文範例 "ch6-1.doc") 保護表單表單建立後, 還不能在資料欄中輸入文字, 必須啟用保護表單功能 ( 圖 6-3), 才能開放資料欄位, 並保護資料欄位以外的內容按此鈕啟用保護表單功能資料欄位以外的內容都不能修改可在資料欄位中輸入文字圖 6-3 保護表單功能的範例 ( 內文範例 "ch6-2.doc") 132

3 第 6 章表單功能與合併列印單元 1 1 建立與保護表單開啟檔案 "Ex6-p1.doc", 依下列步驟操作, 最後將檔案另存為 "Ans6-p1.doc" 1 選按檢視 / 工具列 / 表單選項 2 將游標移至此 3 按核取方塊表單欄位鈕, 插入核取方塊資料欄位參照步驟 2 ~ 3, 在如圖所示的位置插入核取方塊資料欄位 ( 共 8 個 ) 5 分別在這兩處按文字表單欄位 6 按保護表單鈕鈕, 插入文字資料欄位, 並為文字資料欄位設定底線可以勾選資料欄位了小宇想利用 Word 設計一份問卷調查表, 讓受訪者可直接在文件中用點選的方式來作答, 請問他應該使用 Word 的哪一項功能? (A) 合併列印 (B) 表單 (C) 表格 (D) 插入圖表 2. 在 Word 中, 利用下列哪一個按鈕建立的資料欄位, 最適合用來提供填表者輸入文字資料? (A) (B) (C) (D) 3. 在 Word 中, 表單建立後, 必須先啟用功能, 填表者才能在資料欄位中輸入資料 133

4 計算機概論 6-2 文件的合併列印在某些節慶或活動時, 我們常需製作一些樣式一致內容相近的文件, 例如信封邀請函通知單商品標籤考試座位標籤等 ( 圖 6-4),Word 的合併列印功能, 是專門用來製作這類文件的工具通知單商品標籤座位標籤圖 6-4 合併列印產生的文件範例 ( 內文範例 "ch6-3a.doc" ~ "ch6-3c.doc") 合併列印的概念合併列印可快速產生多份內容相同, 但姓名地址等資料不同的文件, 進行合併列印必須要有主文件與資料來源檔案兩部分 ( 圖 6-5), 說明如下 : 主文件 : 是合併文件的主體, 例如一份內容已編排完成, 但尚未加入收信人資料的邀請函主文件檔案的類型為 Word 檔 (.doc) 資料來源檔案 : 是存放多筆要併入主文件的資料檔案, 例如通訊錄資料客戶名冊資料等資料來源檔案可以是 Word 檔 (.doc) Excel 檔 (.xls) 註 Access 檔 (.mdb) 等 134 註 Access 是一種資料庫軟體, 這種軟體可以有條理有組織的儲存資料

5 第 6 章表單功能與合併列印單元 1 資料來源每份文件不同的部分 ( 如姓名職稱 ) 這些資料須製作成含有標題列的表格, 存放在另一個資料檔案中主文件 : 每份文件相同的部分姓名職稱吳得豪風紀股長張敏芳一介草民秦浩然一介草民藍國正男籃隊長紀瑞君樂隊指揮圖 6-5 合併列印的概念 ( 內文範例 "ch6-4.doc" " 組員名單.doc") 合併列印的步驟文件的合併列印, 必須依照下列步驟來進行圖 6-6 是以邀請函製作為例, 圖示合併列印的步驟 1 step 建立主文件 2 step 選取某個資料來源檔案 ( 如同學名冊 ) 已編排完成, 只缺收信人資料的邀請函姓名張明華劉思涵李維寧韓東傑謝浮安嚴大豐暱稱小明思思維尼小傑安安大豐包含收信人資料的來源檔案 4 step 合併至新文件 3 step 在主文件中加入要合併的資料欄位要合併的資料欄位, 會以 " " 符號括住圖 6-6 合併列印的步驟 ( 內文範例 "ch6-5a.doc" ~ "ch6-5d.doc") 密技報你知合併列印功能也可合併列印圖片哦! 只要在來源檔案的表格中, 加入一欄放置圖片, 就可以合併列印圖片了 135

6 計算機概論 2 合併列印開啟檔案 "Ex6-p2.doc", 依下列步驟操作, 最後將檔案另存為 "Ans6-p2.doc" 1 選按檢視 / 工具列 / 合併列印選項, 開啟合併列印工具列 2 按開啟資料來源鈕 3 選取檔案 " 同學名冊.doc", 並按開啟鈕將游標移至此處 4 5 按插入合併欄位鈕選取姓名, 按插入鈕, 插入 " 姓名 " 合併欄位 7 按此鈕關閉交談窗 8 按合併至新文件鈕 9 點選全部選項按鈕, 按確定鈕, 完成文件的合併列印

7 第 6 章表單功能與合併列印單元 1 1. 要製作多份內容相同, 但收信人姓名不同的信函, 使用下列哪一個 Word 的功能最適當? (A) 合併列印 (B) 製作標籤 (C) 表格 (D) 自動校正 2. 在 Word 中, 使用合併列印功能所插入的欄位變數, 會以下列哪一種符號標示, 以便與內文做區隔? (A) (B) (C)( ) (D) 3. 在 Word 中, 合併列印的使用必須要有主文件與資料來源檔案, 其中為合併文件的主體 ; 為存放要併入主文件的資料檔 3 感恩的心 - 謝師宴邀請函本範例將以製作謝師宴邀請函為例, 讓同學練習以下 4 項功能 1. 選取資料來源 2. 插入合併欄位 3. 插入功能變數 4. 完成資料合併其中功能變數的目的是在一張紙上要印 2 張邀請函選取資料來源詳細步驟參考開啟檔案 "Ex6-1.doc" 1.2 選按檢視 / 工具列 / 合併列印選項, 以開啟合併列印工具列 137

8 計算機概論按開啟資料來源鈕, 以開啟選取資料來源交談窗切換到存放範例檔案的資料夾, 選取 " 教師名單.doc" 檔案, 按開啟鈕插入合併欄位詳細步驟參考 2.1 將游標移至 " 敬愛的 " 與 " 老師 " 之間 2.2 按插入合併欄位鈕, 開啟插入合併欄位交談窗在欄位列示窗, 選取教師姓名, 按插入鈕, 再按關閉鈕按插入鈕後, 取消鈕會自動變成關閉鈕 138

9 第 6 章表單功能與合併列印單元選取 " 教師姓名 " 欄位, 設定字型色彩為 " 深紅 " 色 3. 插入功能變數 3.1 詳細步驟參考 3.1 選按表格 / 選取 / 表格選項, 選取整個表格後, 按 + 鍵複製表格內容 3.2 將游標移至表格下方, 按 + 鍵貼上表格 3.3 將游標移至貼上的表格第一行文字 " 教師姓名 " 之前 3.4 按插入功能變數鈕, 選 Next Record, 以插入下一筆資料按檢視合併資料鈕, 檢視合併的成果密技報你知如果主文件類型設定為標籤 ( 按主文件設定鈕, 按標籤 ), 要在同一頁插入下一筆資料, 可按合併列印工具列上的散佈標籤鈕來達成, 而不需進行本頁步驟 3.1 ~ 3.4 的操作 139

10 計算機概論 4. 完成資料合併 4.1 詳細步驟參考按合併至新文件鈕, 開啟合併到新文件交談窗 4.2 點選全部選項按鈕, 按確定鈕將檔案另存為 "Ans6-1.doc" 4.4 選按檔案 / 列印選項, 開啟列印交談窗 4.5 按確定鈕, 將檔案列印出來列印的紙張若選用粉彩紙或雲彩紙, 可使邀請函更美觀

11 第 6 章表單功能與合併列印單元裁剪列印後的內容, 完成邀請函的製作 4.7 將邀請函放入信封, 並在信封正面寫上師長的大名, 即是一份精美的邀請函了 4.7 功能變數的使用在前面綜合實習的操作步驟 3.4 中, 有使用到功能變數, 以在同一頁文件中加入 2 筆合併列印的資料一個功能變數代表一個預設的功能, 善用這些功能, 可使合併列印更富有彈性, 圖 6-7 是幾種較常用的功能變數及其功能的說明選檢視 / 工具列 / 合併列印, 按插入功能變數功能依照欄位內容, 加入不同文字例如若 " 性別 " 為 " 男 ", 顯示 " 先生 ", 否則顯示 " 小姐 " 插入合併列印資料的編號插入流水號插入下一筆記錄, 適用於在同一頁文件中加入多筆合併列印的資料 ( 如商品標籤 ) 當符合條件時, 就略過該筆記錄圖 6-7 功能變數及說明 141

12 MENU 選擇題作答處藍色底線表示該題為歷屆統測考題 ; 綠色底線為技藝競賽考題 1. 下圖所示的問卷調查表, 最可能是使用 Word 的哪一項功能所製作? (A) 表單 (B) 合併列印 (C) 頁首及頁尾 (D) 列印浮水印 2. 按 Word 表單工具列的哪一個按鈕, 可以在文件中加入下拉式的資料欄位? (A) (B) (C) (D) 3. 下列何者不是 Word 表單功能可帶來的好處? (A) 降低使用者輸入錯誤資料的機率 (B) 避免機密資料外洩 (C) 避免使用者修改欄位以外的文件內容 (D) 可讓使用者以選按的方式來回答問題 4. Word 表單製作完成後, 必須按以下哪一個工具鈕, 才能開放資料欄位, 讓使用者在欄位中輸入資料? (A) (B) (C) (D) 5. 在 Microsoft Word 中, 合併列印時, 欲設定資料庫欄位與合併列印欄位的對應, 必須執行下列哪一項功能? (A) 對應欄位 (B) 符合欄位 (C) 插入欄位 (D) 設定欄位 6. 使用 Word 文件作為合併列印的資料來源檔案時, 該檔案應為 (A) 含有標題列的表格文件 (B) 含有圖片的文件 (C) 含有項目編號的文件 (D) 含有文字藝術師的文件 7. Microsoft Word 所提供的合併列印功能, 最不適合用來製作下列哪一種文件? (A) 邀請函 (B) 讀書心得 (C) 入學通知單 (D) 考試座位標籤 8. Word 合併列印的主文件可使用幾個資料來源檔案? (A)4 (B)3 (C)2 (D)1 9. 請依序排列執行 Word 合併列印的正確步驟 : a. 合併至新文件 b. 選取來源資料 c. 在主文件中加入要合併的資料欄位 d. 建立主文件 (A)bcda (B)cbda (C)dcba (D)dbca 10. 在 Word 中, 使用合併列印功能時, 如果要在同一頁中, 插入多筆合併列印的資料, 應該使用下列哪一種功能變數? (A)If...Then...Else (B)Merge Record (C)Next Record (D)Skip Record If 11. 在 Word 中, 下列哪一種格式的檔案, 不能作為合併列印的來源檔案? (A)ppt (B)doc (C)xls (D)mdb 12. 若要在 Word 文件中插入合併列印欄位, 應該按哪一個鈕? (A) (B) (C) (D) 13. 按 Word 合併列印工具列上的哪一個按鈕, 可以將主文件與資料來源檔案合併至新的文件中? (A) (B) (C) (D) 在 Word 合併列印工具列上, 鈕的功能為何? (A) 切換到上 / 下一筆資料 (B) 開啟合併列印交談窗 (C) 開啟資料來源檔案 (D) 預覽合併資料結果

13 15. 香香想要利用 Word 合併列印的功能, 製作 100 張印有流水編號的抽獎卷, 請問她可以使用下列哪一種功能變數來加入流水編號? (A)Next Record (B)If...Then...Else (C)Merge Sequence (D)Skip Record If 實作題 1. 開啟檔案 "Ex6-a.doc", 在文件中加入資料欄位, 並開啟保護表單功能, 製作出一份電子報名表, 再將檔案另存為 "Ans6-a.doc" 文字資料欄位核取方塊資料欄位提示 : (1) 開啟表單工具列 (2) 參照上圖, 插入資料欄位, 並為資料欄位加入底線 (3) 雙按 " 身分證字號 " 欄位, 按交談窗中的文字格式下拉式方塊, 選第一個字母大寫 (4) 雙按 " 生日 " 欄位, 按交談窗中的類型下拉式方塊, 選日期, 按日期格式下拉式方塊, 選 yyyy' 年 'M' 月 'd' 日 ' (5) 按保護表單鈕, 保護表單 (6) 試著在 " 身分證字號 " 欄位中輸入身分證字號 ( 如 A ) 接著在 " 生日 " 欄位中輸入生日 ( 如 ), 再將游標移至其他資料欄位, 確認欄位中的資料格式是否改變 143

15 MENU 2. 利用合併列印功能及 " 學籍資料.xls" 檔案, 製作出新生名冊, 並將檔案另存為 "Ans6-b.doc" 提示 : (1) 開新檔案, 在版面設定交談窗中, 設定版面的上下左右邊界皆為 "3", 方向為 " 橫向 ", 並在文件格線標籤中, 點選沒有格線選項按鈕 (2) 在頁面的上下緣, 加入如上圖所示的頁面框線 ( 寬 1pt), 並設定框線的上下邊界為 "0pt", 度量基準為 " 文字 " (3) 建立如下圖所示的表格表格 A: 3 列 26 欄外框線 2 1/4pt 內框線 1pt 表格 B: 4 列 15 欄框線 1pt 20 點字 12 點字 (4) 用 " 學籍資料.xls" 作為合併列印的資料來源檔案, 並在表格 B 中加入如下圖所示的合併欄位 (5) 複製表格 B 的 3 ~ 4 列, 在表格下方貼上作為 5 ~ 6 列, 並在第 5 列的起始位置, 插入 "Next Record" 功能變數 (6) 複製表格 B 的 5 ~ 6 列, 在表格下方貼上 5 次 (7) 切換到首頁及頁尾檢視模式, 在頁尾輸入 " 第頁 ", 並在 " 第 " 與 " 頁 " 的中間插入 "Merge Sequence" 功能變數, 讓文件合併列印後, 會顯示頁碼 144 (8) 將檔案合併至新文件

17 4 第 1 招和錯字說 Bye Bye- 自動校正幫你改錯字 ( 可配合 2-2 節介紹 ) 編排文件時怕打錯字嗎? 善用 Word 的自動校正功能, 就算打錯字,Word 也能自動幫你修正喔! 1 選工具 / 自動校正選項 2 輸入要被取代的文字 ( 如常輸入的錯字 ) 自動校正清單 3 輸入校正的文字 4 按新增鈕自動校正交談窗此外, 我們還可利用自動校正功能來加快輸入速度例如設定將輸入的文字 " 台大 " 自動改成 " 台灣大學 " 第 2 招簡單不簡單 - 繁簡字轉換 ( 可配合 2-2 節介紹 ) 看不懂文件中的簡體字? 透過 Word 提供的繁簡字轉換功能, 就能輕鬆將簡體字轉換成繁體字囉! 1 選取文字 2 按繁簡轉換鈕旁的倒三角形, 選翻譯成繁體中文簡體轉繁體的範例 ( 內文範例 "ch6-6.doc")

18 第 3 招向上相容嘛 A 通 - 與新版文件相容 ( 可配合 2-2 節介紹 ) 電腦中的 Office 版本為 2003, 無法開啟 Office 2007/2010 的文件檔案怎麼辦? 快上 Microsoft 下載中心網站 ( 下載並安裝 Office 檔案格式相容性套件, 即可解決這個問題了 1 在搜尋欄輸入 " 相容性套件 " 後, 按鍵 3 按下載鈕, 下載相容性套件並安裝 Microsoft 下載中心網站 2 在搜尋結果, 按此超連結第 4 招黏得恰恰好 - 連接線的使用 ( 可配合 4-1 節介紹 ) 繪製流程圖時, 如果使用線條快取圖案來繪製線段, 常有圖案與線段對不準的困擾, 只要改用連接線註快取圖案來連結圖案, 即可解決這個問題! 線條使用線條連結圖案時, 較容易發生對不準的情形線條與連接線的差異連接線具有自動貼齊功能, 只要指標接近要連結的圖案, 圖案的四周會出現控點, 讓我們選擇要以哪一個控點來連結註必須在繪圖畫布中繪製連接線, 連接線才具有自動貼齊的功能

19 電腦軟體乙級檢定試題嚐鮮活動目標 1. 提升同學 Word 操作技巧的熟練度 2. 讓同學在練習的過程中, 熟悉電腦軟體乙級檢定的題型 3. 讓同學以分組的方式參與文書處理, 培養團隊精神活動進行 1. 全班分組, 每組 2 ~ 3 人, 各組組員可互相討論解題方式 2. 請各組複製本書教資光碟中的範例檔案 "YR6.txt" "PIF.bmp" 至電腦中, 再依照下頁題目要求與提示進行文件編輯, 並將檔案存為 "2-5.doc" 3. 文件完成後, 請教師斟酌自己評分或由各組互相評分, 得分最高組為優勝 (1) 滿分 100 分,60 分 ( 含 ) 以上為及格 (2) 若答案不符合各項題目要求, 依題目前的符號扣分 ( -50 分, -20 分, -20 分, -10 分 ) 147

20 題目要求檔案及報表要求紙張設定為 A4 格式, 頁面內文之上下邊界皆為 3 公分, 左右邊界亦為 3 公分因印表機紙張定位有所不同時, 左右邊界可允許有少許誤差, 惟左右邊界之總和仍為 6 公分中文設定為新細明體或細明體字型, 英文及數字設定為 Times New Roman 字型, 但圖表的標題皆設為新細明體或細明體頁首之下與頁尾之上, 各以一條 1 點之橫線與本文間相隔, 頁首之下的橫線與頁緣距離為 3 公分, 頁尾之上的橫線與頁緣距離為 3 公分並於頁首左邊以 10 點字型加印題組及附件編號, 例如題組二附件一, 且加框線及灰色網底提示 : 在框線與網底交談窗的頁面框線標籤, 按選項鈕, 設定上下邊界為 "0pt", 度量基準為 " 文字 ", 才能符合橫線與頁緣距離 3 公分的要求編製一份書面報告, 並將圖形檔之圖形嵌入文書檔中, 再列印讀取文書檔, 以二欄 ( 欄間距為 1 公分 ) 左右對齊方式編排, 圖形嵌入第一頁的右上方及左下方插入的圖形與文字相鄰為八列, 每列六個中文字元文件的中央位置, 插入浮水印 ( 色彩淡化 ), 每頁重複顯示浮水印圖案報告的標題為民國八十九年公司業務狀況及部門業績報告每個段落開始縮排兩個中文字元提示 : 為了使結果符合參考答案, 必須依照下圖設定中文印刷樣式首頁標題為 20 點斜體字型, 置中對齊, 每頁必須重複顯示標題提示 : 為了讓每頁重複顯示標題, 標題必須在頁首及頁尾中製作標題可放置在高 2cm 的文字方塊中, 以使結果符合參考答案 148 在標題的下一行靠右加入測驗當天的日期, 其格式為民國 X 年 X 月 X 日 12 點字型 (X 以中文數字表示 ) 日期與文書資料之間加上一條雙橫線每頁重複顯示標題文書資料之文字內容為 12 點字型插入的圖形需加上外框, 右上方之圖形具偏右上方之陰影, 左下方之圖形具偏左下方之陰影浮水印需加上外框, 高為八列, 寬為橫跨左右兩欄各四個中文字在每頁頁面左下方以 10 點字型加入您的學號, 右下方以 10 點字型加入您的姓名, 頁面下方中間以 10 點字型加上頁碼 ( 學號姓名以組長的為準 )

21 單元 1 第 1 章鍵盤指法與中文輸入法常考按鍵的功能說明 : 按鍵 PrtScr Backspace Delete Caps Lock Insert 功能擷取螢幕畫面至剪貼薄中 ; 若按 Alt + PrtScr 鍵, 則僅擷取作用中的視窗畫面刪除游標左方的文字刪除游標右方的文字切換大寫鎖燈號, 燈號亮時輸入的英文為大寫, 反之為小寫切換插入或覆蓋模式, 在覆蓋模式下, 輸入的文字會蓋過下一個文字, 插入模式則不會開啟 Windows 中的開始功能表鍵盤上的基準鍵 :A S D F J K L ;, 其中和鍵上有小凸點, 可讓使用者不看鍵盤也能找到基準鍵輸入法常用組合鍵 : 組合 Ctrl + Shift Ctrl + Space Shift + Space 功能切換輸入法切換中 / 英輸入法切換全形 / 半形第 2 章認識 Word 軟體常考工具鈕功能說明 : 工具鈕功能快速鍵開新檔案開啟空白文件 Ctrl + N 開啟舊檔開啟檔案 Ctrl + O 儲存檔案儲存編輯中的檔案 Ctrl + S 複製格式複製被選取之文字或段落的格式 Ctrl + Shift + C 復原回到修改前的狀態 Ctrl + Z 取消復原回到復原前的狀態 Ctrl + Y 顯示 / 隱藏顯示或隱藏格式化標記, 如 ( 全形空格 ) ( 半形空格 ) ( 定位字元 ) ( 段落標記 ) - 149

22 計算機概論 Word 的檢視模式 : 模式適用時機說明標準純文字編輯不會顯示頁首頁尾浮動的圖片等 Web 版面配置網頁製作可加入網頁背景動畫音樂等整頁大綱 ( 主控文件 ) 版面設計檢視及調整長文件架構 1. 顯示完整的版面, 含頁首頁尾邊界圖片等 2. 預設顯示水平及與垂直尺規 1. 文件以大綱方式呈現, 便於調整大綱 2. 不會顯示尺規閱讀版面配置檢視多頁內容 1. 會自動調整文字大小, 方便使用者閱讀 2. 不會顯示尺規文件引導模式檢視及修改長文件單按左方窗格的標題, 即可在右方窗格檢視標題內容 Word 可編輯的檔案格式 : 副檔名 doc mht/mhtml htm/html dot rtf txt 說明 Microsoft Word 預設的文件格式網頁格式, 可透過瀏覽器瀏覽範本檔案的格式大多數文書處理軟體皆有支援, 可儲存完整的版面格式只能儲存純文字指定列印範圍的規則 : 連續頁用 "-" 分隔 ( 如 3-8), 不連續頁用 "," 分隔 ( 如 3,8) 第 3 章文件編輯與格式設定剪下複製貼上的操作方式 : 動作功能表選項工具鈕快速鍵剪下編輯/ 剪下 Ctrl + X 複製編輯/ 複製 Ctrl + C 貼上編輯/ 貼上 Ctrl + V 上標 / 下標 : 將文字縮小上移 / 下移, 如 2 10 H2O 行距的說明 : 行距說明單行間距以段落中最大字的行高為行高 1.5 倍行高行高為單行間距的 1.5 倍 2 倍行高行高為單行間距的 2 倍最小行高可自訂行高, 但若段落中有文字大小超過自訂行高, 則以該段落中最大字的行高為準固定行高行高固定不變, 故當段落中有文字大小超過自訂行高, 文字將無法完整顯示多行行高為單行間距的 N 倍,N 可由使用者自行設定 150

23 單元 1 定位點 : 設定定位點後, 按定位點對齊方式 : 鍵, 可讓文字對齊定位點定位點類型置中靠左靠右小數點分隔線對齊方式置中靠左靠右以小數點為準置中對齊加入分隔線第 4 章圖表的編輯與應用 Word 的文繞圖方式 : 與文字排列矩形緊密文字在前文字在後上及下按鍵在表格的操作 : 按鍵 Delete Backspace Tab 刪除表格內的文字刪除表格說明往右移一格 ; 若在一列的最右格, 會移至下一列最左格 ; 若在最末列最右格, 會新增一列輔助繪製圖表的按鍵 : 按住 Shift 鍵可鎖定圖案的長寬比, 按住 Alt 鍵可微調圖表的大小或角度第 5 章長文件的編排樣式 : 一套定義文字色彩大小段落間距等格式的規則分欄 : 分欄後, 最末欄的結尾處會加入分節符號, 且每欄的寬度不得少於 3 字元分節設定 : 不同節可以有不同的版面設定 ( 如紙張大小直書 / 橫書頁首 / 頁尾 ) 頁首及頁尾 : 在頁首及頁尾中加入的資料, 會出現在文件的每一頁第 6 章表單功能與合併列印合併列印 : 可快速產生多份內容相同, 但姓名地址等資料不同的文件要進行合併列印, 必須要有主文件與資料來源檔案主文件 : 合併文件的主體, 檔案的類型為 Word 檔 (.doc) 資料來源檔案 : 存放多筆要併入主文件的資料檔案, 檔案類型可以是 Word 檔 (.doc) Excel 檔 (.xls) Access 檔 (.mdb) 等合併列印步驟 : 建立主文件選取某個資料來源檔案在主文件中加入要合併的資料欄位合併至新文件 151

contents 1 4 Chapter 2 Chapter 5 Chapter 管理自動儲存的版本以文件復原窗格復原檔案自訂快速工具自訂快速存取工具列自訂功能區

contents 1 4 Chapter 2 Chapter 5 Chapter 管理自動儲存的版本以文件復原窗格復原檔案自訂快速工具自訂快速存取工具列自訂功能區與 Windows 8 完美結合的 Word 2013 1-1 瀏覽 Word 2013 使用介面...1-2 1-2 操作環境選項與帳戶設定...1-14 contents 1 Chapter 1-3 不可不會的線上求助...1-20 1-4 下載與安裝 Office 2013 評估版...1-24 ( 參考範例光碟的 PDF) 文件內容的基本操作 2-1 文字內容的產生...2-2 2-1-1