Review of Performance Management System
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1 職 方 代 表 諮 詢 會 ( 二 零 一 零 年 二 月 十 八 日 ) 題 目 : 工 作 表 現 管 理 制 度 之 改 革 講 者 : 部 隊 行 政 科
2 諮 詢 會 程 序 簡 報 環 節 : 約 60 分 鐘 問 答 環 節 : 約 30 分 鐘
3 簡 報 大 綱 ( 一 ) 背 景 ( 二 ) 建 議 書 ( 三 ) 簡 化 評 核 報 告 的 程 序 ( 四 ) 諮 詢 員 方 的 意 見
4 ( 一 ) 背 景 員 方 代 表 多 次 向 部 門 反 映 - 以 往 的 評 核 委 員 會 採 用 的 評 核 標 準 不 一 致 公 務 員 敍 用 委 員 會 批 評 部 門 - 評 分 過 高 有 違 施 行 工 作 表 現 管 理 政 策 的 方 針 公 務 員 事 務 局 於 2009 年 新 修 訂 了 工 作 表 現 管 理 指 引 - 須 要 配 合 政 府 的 中 央 行 政 指 令
5 ( 二 ) 建 議 書 公 務 員 事 務 局 於 2009 年 新 修 訂 的 工 作 表 現 管 理 指 引 及 公 務 員 事 務 局 通 告 第 10/2009 號 所 載 的 指 引 經 修 訂 的 工 作 表 現 評 核 報 告 表 格 和 工 作 表 現 評 級 準 則 經 修 訂 的 才 能 評 級 準 則 經 修 訂 的 晉 升 能 力 評 級 準 則 多 角 度 評 核 ( 評 核 人 / 加 簽 人 + 評 核 委 員 會 + 職 系 首 長 ) 包 括 遠 中 和 近 距 離 三 種 不 同 程 度 的 評 核 單 一 評 核 委 員 會 解 決 了 不 公 平 評 分 過 高 及 遲 交 評 核 報 告 的 問 題 相 比 以 往 較 為 可 靠
6 公 務 員 事 務 局 的 指 引 評 核 委 員 會 功 能 和 角 色 確 保 同 一 職 級 內 採 用 的 評 核 標 準 一 致, 以 及 評 級 公 平 ( 包 括 工 作 表 現 才 能 和 晉 升 能 力 的 評 級 ) 就 評 核 標 準 取 得 共 識 平 衡 和 協 調 評 核 報 告 的 評 級 專 注 審 議 評 級 為 優 及 可 ( 或 以 下 ) 的 評 核 報 告 識 別 評 級 明 顯 過 嚴 或 過 寛 的 個 案
7 公 務 員 事 務 局 的 指 引 評 核 委 員 會 功 能 和 角 色 ( 續 ) 確 保 只 有 表 現 確 實 優 秀 或 異 常 差 劣 的 受 評 人, 才 會 獲 優 或 差 劣 的 極 端 評 級 可 視 乎 情 況 要 求 有 關 評 核 人 加 簽 人 向 委 員 會 解 釋 可 修 改 評 級 如 發 覺 任 何 督 導 人 員 經 常 沒 有 遵 從 評 核 委 員 會 採 用 的 評 核 標 準, 應 告 知 其 職 系 首 長
8 公 務 員 事 務 局 的 指 引 評 核 委 員 會 成 員 由 職 系 首 長 或 其 代 表 擔 任 主 席 主 席 實 任 職 級 較 受 評 人 高 兩 級 成 員 實 任 職 級 較 受 評 人 高 一 級 委 員 會 成 員 人 數 應 合 理, 以 便 容 易 管 理 如 有 需 要 設 立 多 於 一 個 評 核 委 員 會, 這 些 委 員 會 須 在 成 員 方 面 有 一 定 重 覆 評 核 委 員 會 成 員 應 對 有 關 受 評 人 的 工 作 和 職 責 有 足 夠 認 識
9 公 務 員 事 務 局 的 指 引 評 核 委 員 會 透 明 度 及 最 佳 做 法 評 核 委 員 會 應 向 員 工 公 布 已 制 訂 的 評 核 標 準 ( 以 內 部 臨 時 通 告 形 式 公 布 ) 應 在 職 系 首 長 完 成 其 評 核 前 召 開 評 核 委 員 會 會 議 應 避 免 機 械 化 地 應 用 計 算 公 式 應 避 免 從 統 計 角 度, 按 照 預 設 的 分 佈 比 率 來 協 調 評 級 分 佈 不 應 處 理 員 工 就 其 決 定 所 提 出 的 投 訴
10 公 務 員 事 務 局 的 指 引 評 核 委 員 會 公 務 員 事 務 局 特 別 關 注 評 核 委 員 會 與 晉 升 選 拔 委 員 會 避 免 令 人 覺 得 評 核 委 員 會 不 適 當 地 向 晉 升 選 拔 委 員 會 施 壓
11 經 修 訂 的 工 作 表 現 評 核 報 告 表 格 每 個 職 級 分 別 設 有 獨 立 的 工 作 表 現 評 核 報 告 表 格 現 時 職 級 和 較 高 職 級 的 才 能 綱 領 通 用 表 格 第 1 號 ( 首 長 級 ) 總 監 督 職 級 通 用 表 格 第 1 號 ( 非 首 長 級 ) 高 級 監 督 職 級 監 督 職 級 1 份 助 理 監 督 職 級 1 份 高 級 督 察 職 級 1 份 督 察 職 級 1 份 總 關 員 職 級 1 份 ( 只 載 有 現 時 職 級 的 才 能 綱 領 ) 高 級 關 員 職 級 1 份 ; 關 員 職 級 1 份
12 經 修 訂 的 工 作 表 現 評 級 準 則 ( 新 特 徵 ) 就 受 評 人 每 一 項 職 責 表 現 的 評 分 A B C D E F Far Exceeds Requirements 遠 超 應 有 水 平 More Than Meets Requirements 工 作 表 現 良 好 Fully Meets Requirements 工 作 表 現 達 到 應 有 水 平 Meets the Lowest Requirements 工 作 表 現 僅 達 到 最 低 要 求 Lowest Requirements Not Met in Full 工 作 表 現 未 完 全 達 到 最 低 要 求 Has Serious Performance Deficiencies 有 嚴 重 不 足 之 處
13 經 修 訂 的 工 作 表 現 評 級 準 則 整 體 表 現 評 級 舊 表 格 新 表 格 ( 不 計 算 關 鍵 才 能 的 評 分 ) 優 異 Outstanding 優 Outstanding 工 作 表 現 優 異 卓 越, 遠 勝 同 儕 甚 佳 Very Good 良 Very Effective 工 作 表 現 良 好, 持 續 高 於 標 準 良 好 Good 常 Effective 工 作 表 現 達 到 應 有 水 平, 間 中 高 於 標 準 普 通 Moderate 可 Meets the lowest standard with room for improvement 工 作 表 現 僅 達 到 最 低 標 準, 尚 待 改 善 差 劣 Unsatisfactory 差 Unsatisfactory 工 作 表 現 欠 佳, 在 多 方 面 須 加 以 改 善 - 劣 Poor 工 作 表 現 差 劣, 遠 低 於 標 準
14 經 修 訂 的 工 作 表 現 評 級 準 則 評 級 標 準 受 評 人 可 透 過 評 核 人 給 予 自 己 的 評 級, 清 楚 知 道 自 己 的 工 作 表 現 是 否 已 達 到 超 過 或 低 於 表 現 常 規 ( 定 於 常 的 水 平 ) 假 使 許 多 員 工 的 表 現 水 平 超 越 表 現 常 規, 值 得 給 予 良 的 評 級, 那 麼 大 部 分 員 工 獲 評 為 良 或 常 級 也 可 接 受, 最 重 要 是 如 實 客 觀 的 評 核 評 核 人 須 提 供 具 體 證 明 和 充 分 理 據, 以 闡 釋 給 予 下 屬 特 別 高 或 低 的 工 作 表 現 評 級
15 經 修 訂 的 才 能 評 級 準 則 目 的 : 評 核 員 工 在 現 時 職 級 的 工 作 能 力 和 晉 升 潛 質 不 是 衡 量 受 評 人 的 工 作 表 現 是 否 達 到 議 定 的 工 作 目 標
16 經 修 訂 的 才 能 評 級 準 則 1. Demonstrates competence to perform strongly at the next higher rank 展 現 確 能 充 份 發 揮 高 一 級 職 位 的 才 能 2. Displays potential and ability to perform well at the next higher rank 展 現 具 備 勝 任 高 一 級 職 位 的 潛 質 及 能 力 3. Performs well at the current rank, with some potential for higher responsibilities 在 現 時 職 級 表 現 良 好, 且 具 有 潛 質 承 擔 較 重 職 責 4. Performs adequately and is consolidating at the current rank 表 現 尚 可, 繼 續 在 現 時 職 級 累 積 經 驗 5. Does not yet perform well at the current rank 表 現 尚 未 達 到 現 時 職 級 應 有 水 平 N.A. Not tested/ Not applicable 未 經 考 驗 / 不 適 用
17 經 修 訂 的 才 能 評 級 準 則 為 表 明 有 充 分 理 由 給 予 才 能 評 級 準 則 中 最 高 的 第 1 或 第 2 級 評 級, 評 核 人 員 應 : 1. 考 慮 相 關 因 素, 例 如 受 評 人 曾 否 通 過 署 任 高 一 級 職 位 或 執 行 特 別 職 務, 令 他 能 接 觸 較 高 職 級 的 工 作 或 取 得 處 理 較 高 級 職 務 的 經 驗 ; 2. 確 定 受 評 人 已 明 顯 和 持 續 地 展 現 他 極 具 潛 質 和 有 能 力 承 擔 較 重 職 責
18 經 修 訂 的 晉 升 能 力 評 級 準 則 1. Strong candidate for promotion 適 合 晉 升 的 上 佳 人 選 2. Suitable to be tested / further tested at next higher level 適 合 在 高 一 級 職 位 接 受 考 驗 / 進 一 步 考 驗 3. Needs consolidating at current rank 需 要 在 現 時 職 級 累 積 經 驗 4. Not applicable as there is no promotion rank for the rank 不 適 用, 因 沒 有 可 供 其 所 屬 職 級 人 員 晉 升 的 職 級 備 註 : - 評 核 報 告 內 所 載 晉 升 能 力 的 評 級, 只 是 晉 升 選 拔 委 員 會 考 慮 的 因 素 之 一 - 晉 升 選 拔 委 員 會 須 確 考 慮 有 關 人 員 在 各 方 面 均 能 勝 任, 包 括 他 已 具 備 晉 升 高 一 級 職 位 所 需 的 品 格 能 力 ( 即 工 作 表 現 和 潛 質 ) 資 歷 和 經 驗
19 經 修 訂 的 晉 升 能 力 評 級 準 則 職 系 首 長 對 受 評 人 未 來 潛 能 的 評 核 1. Has exceptional potential, likely to rise more than one rank 有 極 高 潛 質, 可 晉 升 多 於 一 級 2. Has the potential to shoulder responsibilities at the next higher rank 有 潛 質, 可 承 擔 高 一 級 的 職 責 3. Needs further consolidation at current rank 需 要 在 現 時 職 級 再 累 積 經 驗 備 註 : - 職 系 首 長 是 評 核 受 評 人 的 長 遠 發 展 潛 能 的 最 佳 人 選, 因 為 他 可 取 得 ( 一 ) 受 評 人 過 去 幾 年 工 作 表 現 的 資 料, 以 及 ( 二 ) 對 同 一 級 別 的 其 他 人 員 有 全 面 的 認 識
20 多 角 度 評 核 評 核 人 加 簽 人 評 核 委 員 會 職 系 首 長 註 受 評 人 的 直 屬 上 司 評 核 受 評 人 的 工 作 表 現 優 點 以 及 弱 點 與 受 評 人 切 實 商 討 和 訂 定 評 核 期 內 的 各 項 工 作 目 標 / 職 責 較 受 評 人 高 出 至 少 兩 個 實 任 職 級 應 就 受 評 人 作 出 獨 立 評 述, 並 在 有 需 要 時 補 充 評 核 人 的 評 語 應 在 評 核 會 見 前 完 成 評 核 應 在 評 核 報 告 中 對 評 核 人 的 評 核 標 準 作 出 評 註 ( 是 否 傾 向 過 高 或 過 低 的 評 級 ) 如 果 不 同 意 評 核 人 的 任 何 評 核, 應 劃 去 ( 但 非 刪 除 或 隱 藏 ) 該 評 核, 並 寫 下 自 己 認 為 受 評 人 值 得 獲 取 的 評 級 訂 定 該 年 應 採 用 的 評 核 標 準 平 衡 和 協 調 評 核 報 告 的 評 級 以 及 識 別 明 顯 過 嚴 或 過 寛 的 評 核 如 發 現 某 上 司 經 常 沒 有 遵 從 評 核 委 員 會 採 用 的 評 核 標 準, 應 告 知 職 系 首 長, 以 採 取 適 當 的 跟 進 行 動 如 發 現 評 核 人 或 加 簽 人 遲 交 評 核 報 告, 應 通 知 有 關 的 科 系 主 管, 以 便 日 後 在 他 們 的 評 核 工 作 表 現 報 告 上 反 映 其 差 劣 的 表 現 最 終 決 定 權 評 定 受 評 人 是 否 適 合 晉 升 和 評 估 其 潛 質 有 權 取 得 受 評 人 過 去 幾 年 工 作 表 現 的 資 料 監 察 加 簽 人 或 評 核 人 的 評 核 標 準 如 不 同 意 評 核 人 / 加 簽 人 所 作 的 評 核, 應 在 評 核 報 告 中 內 清 楚 說 明 須 本 人 或 由 代 表 與 受 評 人 講 解 其 明 顯 不 同 的 意 見 註 : 由 關 長 授 權 流 程 : 評 核 人 加 簽 人 評 核 會 見 評 核 委 員 會 ( 並 非 必 要 ) 職 系 首 長
21 多 角 度 評 核 制 度 下 的 角 色 職 系 職 級 評 核 人 加 簽 人 監 督 職 系 督 察 職 系 關 員 職 系 總 監 督 高 級 監 督 助 理 關 長 副 關 長 監 督 高 級 監 督 助 理 關 長 助 理 監 督 監 督 高 級 監 督 評 核 委 員 會 主 席 不 設 立 評 核 委 員 會 高 級 督 察 助 理 監 督 監 督 助 理 關 長 ( 行 政 督 察 高 級 督 察 助 理 監 督 總 關 員 督 察 高 級 督 察 高 級 關 員 總 關 員 督 察 關 員 高 級 關 員 總 關 員 / 督 察 及 人 力 資 源 發 展 ) 監 督 助 理 監 督 處 理 不 滿 評 核 委 員 會 決 定 的 上 訴 不 適 用 副 關 長 部 隊 行 政 科 高 級 參 事 職 系 首 長 關 長 副 關 長 副 關 長 ( 與 所 有 助 理 關 長 商 討 ) 部 隊 行 政 科 高 級 參 事
22 督 察 職 系 的 評 核 委 員 會 ( 建 議 ) 主 席 助 理 關 長 ( 行 政 及 人 力 資 源 發 展 ) 成 員 秘 書 高 級 督 察 每 個 工 作 範 疇 (C-P-I-A) 各 派 出 一 名 代 表 ( 總 監 督 / 高 級 監 督 / 監 督 ), 另 加 兩 名 助 理 監 督 督 察 每 個 工 作 範 疇 (C-P-I-A) 各 派 出 一 名 代 表 ( 高 級 監 督 / 監 督 / 助 理 監 督 ), 另 加 兩 名 高 級 督 察 由 主 席 委 任 其 中 一 名 委 員 會 成 員 出 任 所 需 時 間 一 個 星 期 ( 有 需 要 時 才 召 開 會 議 ) 預 計 的 工 作 量 上 訴 的 最 終 決 定 高 級 督 察 總 共 272 份 年 終 評 核 報 告 督 察 總 共 307 份 年 終 評 核 報 告 副 關 長 根 據 2008/09 年 度 的 年 終 評 核 報 告 數 據
23 關 員 職 系 的 評 核 委 員 會 ( 建 議 ) 主 席 成 員 秘 書 總 關 員 及 高 級 關 員 監 督 ; 關 員 助 理 監 督 總 關 員 每 個 工 作 範 疇 (C-P-I-A) 各 派 出 一 名 代 表 ( 助 理 監 督 / 高 級 督 察 ), 另 加 兩 名 督 察 高 級 關 員 每 個 工 作 範 疇 (C-P-I-A) 各 派 出 一 名 代 表 ( 助 理 監 督 / 高 級 督 察 ), 另 加 兩 名 總 關 員 關 員 每 個 工 作 範 疇 (C-P-I-A) 各 派 出 一 名 代 表 ( 高 級 督 察 / 督 察 ), 另 加 兩 名 總 關 員 / 高 級 關 員 由 主 席 委 任 其 中 一 名 委 員 會 成 員 出 任 所 需 時 間 一 至 三 個 星 期 ( 有 需 要 時 才 召 開 會 議 ) 預 計 的 工 作 量 總 關 員 總 共 250 份 年 終 評 核 報 告 高 級 關 員 總 共 824 份 年 終 評 核 報 告 關 員 總 共 1,635 份 年 終 評 核 報 告 上 訴 的 最 終 決 定 部 隊 行 政 科 高 級 參 事 根 據 2008/09 年 度 的 年 終 評 核 報 告 數 據
24 年 終 評 核 報 告 的 流 程 ( 督 察 職 系 ) 評 核 人 加 簽 人 評 核 會 見 過 去 幾 年 的 工 作 表 現 同 級 其 他 人 員 的 表 現 評 核 委 員 會 由 助 理 關 長 ( 行 政 及 人 力 資 源 發 展 ) 出 任 主 席 職 系 首 長 = 副 關 長 ( 與 所 有 助 理 關 長 商 討 ) 如 受 評 人 向 評 核 委 員 會 上 訴
25 年 終 評 核 報 告 的 流 程 ( 關 員 職 系 ) 評 核 人 加 簽 人 評 核 會 見 過 去 幾 年 的 工 作 表 現 同 級 其 他 人 員 的 表 現 評 核 委 員 會 由 一 名 監 督 或 助 理 監 督 出 任 主 席 職 系 首 長 及 上 訴 的 最 終 決 定 由 部 隊 行 政 科 高 級 參 事 代 表 如 受 評 人 向 評 核 委 員 會 上 訴
26 ( 三 ) 簡 化 評 核 報 告 的 程 序
27 (1) 調 職 報 告 評 核 周 期 完 結 前 兩 個 月 ( 或 少 於 兩 個 月 ) 被 調 派 到 另 一 科 系 現 時 的 做 法 原 來 職 位 所 屬 科 系 須 撰 寫 完 整 的 年 終 評 核 報 告 ( 評 核 期 截 至 受 評 人 調 職 日 之 前 一 日 為 止 ) 新 科 系 須 撰 寫 短 期 評 核 報 告 ( 評 核 期 由 受 評 人 調 職 日 起 至 評 核 周 期 完 結 日 為 止 ) 經 修 訂 的 做 法 ( 除 非 有 特 別 要 求 ) 原 來 職 位 所 屬 科 系 須 撰 寫 完 整 的 年 終 評 核 報 告 ( 評 核 期 截 至 受 評 人 調 職 日 之 前 一 日 為 止 ) 新 科 系 冇 須 撰 寫 任 何 報 告 將 評 核 期 內 餘 下 的 評 核 期 ( 即 由 受 評 人 調 職 日 起 至 評 核 周 期 完 結 日 為 止 ) 的 工 作 表 現 填 在 下 一 年 度 的 年 終 評 核 報 告
28 (2) 調 職 報 告 評 核 周 期 完 結 後 兩 個 月 ( 或 少 於 兩 個 月 ) 被 調 派 到 另 一 科 系 現 時 的 做 法 原 來 職 位 所 屬 科 系 須 撰 寫 短 期 評 核 報 告 評 核 期 由 新 評 核 周 期 開 始 日 起 至 受 評 人 調 職 日 之 前 一 日 為 止 經 修 訂 的 做 法 原 來 職 位 所 屬 科 系 如 評 核 人 發 現 其 對 受 評 人 的 評 語 在 評 核 期 延 長 期 間 仍 適 用, 可 選 擇 延 長 年 度 評 核 報 告 的 評 核 期, 以 涵 蓋 原 有 評 核 期 以 外 的 額 外 時 間 評 核 人 須 就 延 長 評 核 期 一 事 諮 詢 加 簽 人 和 通 知 受 評 人
29 樣 本 RESTRICTED (STAFF) Customs and Excise Department Supplementary Information on Performance Appraisal Part I We confirm that the performance ratings and comments of the performance appraisal of Chan Tai-man, Inspector for the period from to were still valid and could be extended to cover the period from to Part II (Please fill in this part if you have further comments on the latest performance of the appraisee. Use A4 size paper for additional sheet, if necessary.) Further Comments by the Appraising Officer/Countersigning Officer* : Name and Rank of Signature : Appraising Officer : Date : Name and Rank of Countersigning Signature : Officer : Date : Name and Rank of Signature : Appraisee : Date : Delete as appropriate
30 (3) 晉 升 報 告 受 評 人 於 晉 升 前 和 晉 升 後 在 原 來 的 科 系 留 任 現 時 的 做 法 須 撰 寫 完 整 的 評 核 報 告 ( 評 核 期 截 至 晉 升 日 為 止 ) 以 受 評 人 晉 升 前 署 任 的 較 高 職 級 為 評 核 標 準 經 修 訂 的 做 法 須 撰 寫 完 整 的 評 核 報 告 ( 評 核 期 截 至 晉 升 日 為 止 ) 以 受 評 人 晉 升 前 的 實 任 職 級 為 評 核 標 準
31 ( 四 ) 諮 詢 員 方 的 意 見 ( 一 ) 為 督 察 職 系 及 關 員 職 系 成 立 的 單 一 評 核 委 員 會 的 機 制 結 構 及 流 程 ; ( 二 ) 經 修 訂 的 工 作 表 現 評 核 報 告 表 格 及 相 關 的 關 鍵 才 能 ; ( 三 ) 經 修 訂 的 工 作 表 現 評 核 評 級 準 則 關 鍵 才 能 評 級 準 則 和 晉 升 能 力 評 級 準 則 ; ( 四 ) 多 角 度 評 核 制 度 下 的 角 色 分 配 ; ( 五 ) 評 核 制 度 的 新 流 程 下 有 關 職 系 主 管 評 語 的 處 理 安 排 ( 六 ) 工 作 表 現 評 核 報 告 經 簡 化 後 的 安 排 ; 以 及 ( 七 ) 其 他 有 關 改 善 現 時 的 工 作 表 現 評 核 制 的 意 見
32 多 謝 各 位!
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