汕头大学会议管理办法 第一章总则 第一条根据 省直党政机关和事业单位会议费管理办法 ( 粤财行 号 ) 在华举办国际会议经费管理办法 ( 财行 ) 关于进一步完善省级财政科研项目资金管理等政策的若干意见 ( 粤委办 号 ) 等有关文件和要求, 为加强

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1 汕头大学会议管理办法 第一章总则 第一条根据 省直党政机关和事业单位会议费管理办法 ( 粤财行 号 ) 在华举办国际会议经费管理办法 ( 财行 ) 关于进一步完善省级财政科研项目资金管理等政策的若干意见 ( 粤委办 号 ) 等有关文件和要求, 为加强和规范学校会议管理, 精简会议, 改进会风, 提高会议效率和质量, 节约会议经费开支, 结合学校情况, 制定本办法 第二条本办法适用于学校举办 ( 含主办 承办 ) 的各类会议, 包括国内业务会议 国内管理会议 国际会议 国内业务会议是指因教学 科研业务需要举办的业务性会议, 包括学术会议 学术论坛 研讨会 评审会 座谈会 答辩会等 国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议 国际会议是指与会者来自三个或三个以上国家 ( 含我国 ) 在华举办的会议 主要包括 : 国际组织委托中国有关机构举行的年会 例会及其它会议 ; 综合性国际组织在华举办的各类会议 ; 涉及某一专门学术领域或是为某一课题举办的国际研讨会 第三条各单位举办各类会议均应当坚持厉行节约 反对浪费 规范简朴 务实高效的原则, 严格执行国家 教育部和广东省的有关规定, 勤俭办会 1

2 第二章会议的审批 一 一般规定第四条学校对各类会议实行会议审批制度 未经审批, 各单位不得擅自以学校名义对外承办 ( 承接 ) 各类会议 第五条已审批准予对外承办 ( 承接 ) 的会议按照 谁承办 ( 承接 ), 谁负责 ; 谁批准, 谁监督 的原则, 由具体承办 ( 承接 ) 单位负责各项会务工作 第六条各单位应于每年年底前将下一年度以学校名义举办的全国性 全校性会议计划 ( 包括会议名称 会议内容 时间地点 参会人员范围及工作人员数量 会议费预算及列支渠道等 ), 按本办法规定报送审批 未纳入年度计划又必须召开的临时性会议应提前报送审批 二 国内业务会议的审批第七条校内各单位举办的单位内部一般性业务会议, 由各单位自行审批 以学校名义举办的国内业务会议, 参会人数在 100 人以内, 属科研类的, 由创新创业研究院审批 ; 属教学类的, 由本科生院 研究生院等相应主管职能部门审批 ; 其他会议, 涉及意识形态内容的, 由党委工作部审批, 不涉及意识形态的, 由行政事务部审批 参会人数在 100 人 -200 人范围内, 应报分管校领导审批 参会人数超过 200 人, 应报主要领导审批 三 国内管理会议的审批第八条以学校名义举办的管理会议, 参会人数在 100 人以内, 由行政事务部审批 参会人数在 100 人 -200 人范围内, 应报分管校领导审批 参会人数超过 200 人, 应报主要领导审批 2

3 四 国际会议的审批 第九条举办国际会议除应按会议所涉事项报相应职能部门和 校领导审批外, 还应通过国际交流服务中心报政府审批 第三章会议的组织管理 第十条各类会议 ( 包含对外承办 承接的各类会议 ) 原则上应在校内召开, 确需到校外召开的, 应当报学校领导审批 严禁到风景名胜区开会 第十一条各单位不得使用会议费列支与会议无关的费用 不得组织旅游以及与会议无关的活动 严禁以任何名义发放纪念品, 除统一发放的文件 材料外, 不发放不必要的文具用品等 第十二条国内业务会议 国际会议会期, 参会人数, 特邀代表等根据实际情况确定 第十三条国内管理会议应当提高会议实效 要事先充分准备, 深入听取意见, 科学安排议程, 开短会 讲短话, 力戒空话 套话 应当改进会议形式, 充分运用电视电话 网络视频等现代信息技术手段, 降低会议成本, 提高会议效率 第十四条国内管理会议应当严格控制会议规模 只安排与会议内容密切相关的单位及人员参加 除学校主要领导批准外, 一般不安排各二级单位党政主要负责人同时参加会议 会议工作人员应控制在会议代表人数的 10% 以内 第十五条严格控制会议规格 学校领导出席会议由行政事务部或党委工作部视会议议题及重要程度协调安排 第十六条属于涉密会议的, 举办 ( 承办 ) 单位须按照有关规 3

4 定制订保密工作方案, 落实保障措施, 做好会议保密工作 第十七条重要会议和大型会议须制订交通方案 安全保卫方 案和应急预案, 由会议组织者与校园安全服务中心协商落实 第四章会议费开支范围 标准和报销管理 第十八条会议费开支范围包括会议住宿费 伙食费 会议室 租金 交通费 文件印刷费 医疗费等 国际会议可开支同声传译翻 译费 同声传译设备租金费用等 严禁在会议费中列支公务接待费 第十九条综合定额标准是会议费开支的上限, 各项费用之间可 以调剂使用, 在综合定额标准以内据实结算报销 会议费综合定额标准如下 : 单位 : 元 / 人. 天 分类 住宿费伙食费其他费用 合计 国内业务会议 国内管理会议 国际会议 第二十条下列费用纳入会议费开支范围, 但不计入会议费综合定额控制, 从相应的支出科目中列支 : ( 一 ) 确因工作需要, 邀请专家 学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费 国际旅费 ; ( 二 ) 会议举办者根据工作需要, 向邀请参会专家发放的劳务费按照规定标准据实列支 ; 给加班工作人员发放的劳务费在学校规 4

5 定的标准限额内据实列支 ; ( 三 ) 学术会议论文集制作费或出版费 ; ( 四 ) 接送站产生的费用 ; ( 五 ) 举办 ( 承办 ) 会议的场地租金 第二十一条不安排住宿的会议, 综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行, 住宿费不能调剂使用 不安排就餐的会议, 综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行, 伙食费不能调剂使用 不安排住宿和就餐的会议, 综合定额按照扣除住宿费和伙食费后的定额标准执行, 相关费用不能调剂使用 在校内召开的无外单位代表的会议, 不安排住宿 因住宿价格季节性变化或地域区别等原因, 经会议审批部门批准, 住宿费限额标准可以适当调整 使用横向课题经费举办会议的, 会议费开支按委托方或课题合同规定的标准, 据实报销 第二十二条各单位在会议结束后应当尽快汇总各项资料和票据, 统一办理报销手续 会议费报销时应提供 : ( 一 ) 会议审批文件及会议通知 ( 包含会议议程及预算 ); ( 二 ) 实际参会人员签到表 ( 如无法提供签到表, 可提供参会人员名单 联系方式 ); ( 三 ) 会议服务单位提供的费用发票 原始明细单据 电子结算单 委托协议 ( 合同 ) 等资料 第二十三条使用财政资金的会议费支付, 应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行, 以银行转账或公务卡方式结算, 不得以现金方式结算 第二十四条对于全部使用财政拨款举办的会议, 不得再向参 5

6 会人员收取费用, 严禁转嫁摊派会议费 对于使用多种资金渠道举办的会议, 按照成本补偿的原则, 适当向参会人员收取会议费, 列入会议费预算 收取费用后, 应通过财务管理服务中心向缴款人开具合法票据, 并应及时送存学校银行账户, 列 其他收入 科目 第二十五条各单位在国内业务会议召开前可办理会议费对公预支手续 预支会议费应提供 : ( 一 ) 会议审批文件及会议通知 ( 包含会议议程及预算 ); ( 二 ) 借款手续单 第二十六条国内业务会议的借款和报销应按会议费预算执行 会议借款如有结余, 须在会议结束一周内将结余款退回学校 会议实到人数如果超出预算, 实际会议支出超出预算, 须在会议费报销时予以披露说明, 经原审批单位同意后准予报销 第二十七条国内业务会议费项目结账后如有结余, 参考 汕头大学科研项目预算及结余经费管理办法 的相关规定执行第二十八条严格国内管理会议的会议费预算管理, 控制会议费预算 国内管理会议的会议费预算要细化到具体会议项目, 执行中不得突破 会议费应纳入各单位年度预算, 并单独列示 第二十九条经学校批准对外承办 ( 承接 ) 的各类管理会议, 会议费由主办单位承担, 学校原则上不予垫支或补贴 第三十条除涉及国家秘密事项外, 国内管理会议的会议费应实行内部公示制度, 公示内容包括会议名称 主要内容 参会人数 支出情况等基本情况, 具备条件的应向社会公开 6

7 第五章监督检查和责任追究 第三十一条学校纪监 审计 财务等部门对会议费管理和使用情况进行监督检查 主要内容包括 : ( 一 ) 会议计划的编报 审批是否符合规定 ; ( 二 ) 会议费开支范围和标准是否符合规定 ; ( 三 ) 会议费报销和支付是否符合规定 ; ( 四 ) 会议会期 规模 规格 会务安排是否符合规定 ; ( 五 ) 内部公示制度的执行是否符合规定 ; ( 六 ) 国家 广东省及本办法规定的其他情况 第三十二条违反本办法规定, 有下列行为之一的, 由学校纪监 审计 财务等部门责令改正, 依法依规追究有关单位和个人责任, 对违规资金予以追回 ; 涉嫌违法的, 移交司法机关处理 : ( 一 ) 虚列 转移和转嫁会议费的 ; ( 二 ) 擅自扩大开支范围和提高开支标准的 ; ( 三 ) 违规报销与会议无关费用的 ; ( 四 ) 违反国家 广东省及本办法规定的其他行为 第六章附则 第三十三条本办法由行政事务部 党委工作部负责解释 国 家另有明确规定的, 从其规定 第三十四条本办法自公布之日起施行 7

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