亞太區金融機構及歐盟金融機構的外包服務供應商應對《一般資料保護規則》的深入探討

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1 亞太區金融機構及歐盟金融機構的外包服務供應商應對 一般資料保護規則 的深入探討

2 一般資料保護規則 將對當前和未來的亞太區金融機構產生哪些影響? 歐盟法規 一般資料保護規則 GDPR 自 2018 年 5 月 25 日起生效 該法規對全世界收集 處理歐盟居民個人資料或與此資料產生關聯的企業實施嚴格的資料隱私法遵制度 許多與歐盟居民 在歐盟的個人進行直接或間接交易的亞太區機構, 或在亞洲地區透過與歐盟金融機構建立間接關係從而處理歐盟客戶資料的機構組織, 均處於該新制度的管理範圍內 簡單來講, 如果貴公司直接或透過間接關係, 為在歐盟的個人提供金融服務或監控其行為, 該法規即適用 * GDPR = General Data Protection Regulation 2 亞太區金融機構及歐盟金融機構的外包服務供應商應對 一般資料保護規則 的深入探討

3 一般資料保護規則 的法遵要求 根據新法規, 如個人資料不再為最初的收集目的而使用時, 則個人資料主體有權要求刪除其個人資料 個人資料主體隨時有權撤銷對持有其個人資料的許可同意 這些嚴苛的規定將迫使亞太區企業對客戶資料採取極為精細的控制, 而當前該地區很少有企業需要或具備此種控制程度 GDPR 還將要求亞太區企業制定新的政策 流程和控制, 許多企業還須設立新的 獨立的高階職位 : 資料保護長 (Data Protection Officer, DPO) 企業必須證明其已履行保護與尊重客戶與員工個人資料方面的職責, 以避免巨額罰款 ( 例如,GDPR 帶來了許多重要改變, 這些改變比大多數亞太區資料保護法規嚴苛 ) 潛在的法遵風險使得企業會發現為了符合法規要求, 他們需要重新思考如何保護資料隱私和制定新的資料隱私權實踐工作 這些改變包括 : 企業責任 :GDPR 增加了企業對個人資訊處理和管理上的責任 企業必須證明自身遵守法規要求, 包括資料記錄和活動處理 完成隱私衝擊評估以及定期執行隱私查核和政策審核, 這將對大多數亞太區企業產生相當大的影響 客戶同意 :GDPR 對取得客戶同意提出了更加嚴格的要求, 包括 : 客戶必須主動表示同意, 如果客戶未採取任何行動 ( 如未取消勾選確認欄 ), 則不能視為取得其同意 各個不同流程均須取得客戶同意, 不可將流程捆綁在一起, 要求客戶統一許可 如果企業所提供的服務不必取得客戶同意, 則企業不得依據客戶是否同意來判斷是否提供服務 須明確告知個人其有權撤銷許可 資料保護長 : 許多須遵守 GDPR 的企業需要任命資料保護長, 該職位的主要職責為監督和管理資料隱私, 保證企業行為符合 GDPR 規定, 並與主管機關及個人保持聯繫 資料保護長必須直接向企業的最高管理層報告 企業的經營範圍與規模將增加其在資料收集 處理 儲存和保存方面的複雜程度, 受 GDPR 規範的亞太區企業必須找到能夠兼顧全部且能夠控制風險的有效方法, 應對極具挑戰性的相關規定 資料刪除權 : 受 GDPR 影響的亞太區企業對於個人在執行其資料刪除權上必須提供便利性 這意味著在滿足特定條件的情況下, 企業須按照客戶要求準確定位客戶資料, 確保所有系統中的資料都能被徹底刪除 但由於資料分佈十分廣泛, 遍佈各個企業 國家或地區以及第三方資料處理者, 徹底刪除並不容易 資料外洩強制通報 : 如果發生資料外洩, 並且有影響個人隱私權的風險, 企業必須在 72 小時內通報主管機關, 在某些情況下, 還必須通知所有受影響的個人 大多數亞太區企業需要制定新的政策與流程以滿足該資料外洩強制通報的規定 亞太區金融機構及歐盟金融機構的外包服務供應商應對 一般資料保護規則 的深入探討 3

4 歐洲企業的積極準備 在 GDPR 尚未生效時, 歐洲各企業已極為重視並積極準備實施, 原因是 GDPR 的處罰相當嚴厲 會受到處罰的行為不僅包括資料外洩, 也適用於廣義的侵權行為, 包括違反基本程序的行為 違反新資料保護條例的企業將面臨巨額罰款, 最大罰款金額為全球年度營業額的 4% 或 2,000 萬歐元 ( 取其高者作為罰款 ) 亞太區面臨的挑戰和機會 儘管許多亞太區的國家或地區都制定了一些隱私和資料保護法規, 但遠遠不及當前 GDPR 所引領的改革新潮流 GDPR 規範外的企業可能會認為這不會對當地的隱私法規造成影響, 但隨著全球監理條例日趨標準化, 且世界各地都將 GDPR 視為新規範, 亞太區監理法規預計會發生變化, 並與 GDPR 看齊 這意味著就算企業組織暫時不必遵守 GDPR, 只要其處於亞太區或在其他未制定健全資料保護法的國家或地區經營, 改革就不可避免, 企業必須為此做好充分準備 澳洲現已制定了要求強制通報資料外洩的新規定, 並提高了懲罰力度, 紐西蘭預計將緊隨其後 長期來看, 在亞太區實行統一的隱私權法律最終將降低跨國企業的經營難度 但短期來看, 這不僅會給企業的日常經營和預算帶來壓力, 尤其對於那些廣泛使用資料和依賴資料自由流動的大型數位化轉型計畫 4 亞太區金融機構及歐盟金融機構的外包服務供應商應對 一般資料保護規則 的深入探討

5 法遵之外的效益 從積極的一面看,GDPR 可為金融服務業劃定良好的隱私與資料管控基準線, 而每家亞太區金融機構都應考慮在所有業務活動中遵守該法規 GDPR 為許多企業制定了一系列標準和慣例, 若妥善實施, 必將幫助企業消除和防止大眾對於隱私的擔憂 隨著越來越多資料外洩事件被曝光, 大眾開始搜尋值得其信賴的金融機構 許多 GDPR 要求的改變可帶來顯著的商業效益, 這些改變可減輕資料外洩所導致的破壞程度, 增加金融機構對所持有個人資料的監控力度 例如, 從有符合法規的投資案例中可發現有助於金融機構提高資料管理的有效性以及其所持有資料的明確性, 這可以幫助金融機構找到充分實現客戶資料價值的方法, 包括改善服務 有關資料外洩通報和取得客戶同意的要求將可提高企業透明度以及個人對企業的信任度, 同時可以明確界定企業的職責和收集與使用個人資料的目的, 這應該有助於避免金融機構過分收集個人資料的情況發生, 將收集範圍限制在他們需要的範圍內 資料保護和隱私權不僅是一個法遵議題, 也是企業理應履行的義務 那些敢於接受當前資料保護改革和隱私權預期 並成功駕馭當前不斷變化的法律和風險格局的企業機構, 會發現其商業價值有所增加 隨著他們贏得客戶和員工更多的信任, 在客戶和員工心中樹立了更高信譽, 從長遠來看, 企業必將受益無窮 企業越早接受改變, 其在市場上獲得的競爭優勢也就越大 金融服務機構面臨特殊的聲譽風險 最近 Varonis Systems 對 IT 和風險或舞弊偵查的決策者進行了一項調查, 結果顯示, 主管機關在處罰不符合規定行為時, 最有可能從銀行業查起, 以儆效尤 對於金融服務公司來說, 挑戰在於如何避免未能充分實施監理規定 金融機構如何捍衛客戶隱私權並實現資料安全管理很快將成為在市場中的制勝關鍵 企業不應將其視為法遵問題, 而應該考慮到 GDPR 將為許多客戶創造其迫切需要的加值服務的機會 亞太區金融機構及歐盟金融機構的外包服務供應商應對 一般資料保護規則 的深入探討 5

6 6 亚太区金融机构及欧盟金融机构外包服务提供商应对 通用数据保护条例 的深入探讨

7 安永聯絡人 涂嘉玲審計服務部營運長 ext Lin.Tu@tw.ey.com 劉惠雯稅務服務部營運長 ext Heidi.Liu@tw.ey.com 何淑芬總經理暨執業會計師安永財務諮詢服務股份有限公司 ext Audry.Ho@tw.ey.com 黃孟光總經理安永諮詢服務股份有限公司 ext Mengkuan.Hwang@tw.ey.com

8 安永的專業服務團隊 所長傅文芳 專業服務 審計服務 Assurance 台北總所台灣北區 - 桃園 / 新竹台灣中區 - 台中台灣南區 - 台南 / 高雄日本業務服務專業發展 PPG 涂嘉玲營運長許新民王彥鈞楊智惠蕭翠慧劉慧媛王瑄瑄林素雯余倩如呂倩雯黃建澤張正道張志銘馬君廷謝勝安林麗凰徐榮煌朱家德曾于哲洪茂益鄭清標羅筱靖涂嘉玲郭紹彬黃益輝邱琬茹陳智忠黃子評林鴻光嚴文筆凃清淵陳明宏黃世杰陳政初胡子仁李芳文山﨑隆浩橋本純也郭紹彬柯綉琴林千惠陳靜英 稅務服務 Tax 稅務諮詢 BTS 國際租稅及移轉訂價服務 ITS/TP 工商法令及公司稅務依規服務 GCR 人力資本諮詢服務 PAS 稅務科技服務 TTT 法律服務 Law 劉惠雯營運長楊建華蔡雅萍吳文賓曹盛凱林宜賢周黎芳周釧培林志仁沈碧琴林志翔劉惠雯林鈺芳詹大緯方文萱闕光威 企業諮詢服務 Advisory 風險管理 Risk 策略績效 PI 資訊服務 ITA 黃孟光總經理張騰龍高旭宏魯君禮吳欣倫黃昶勳廖志誠謝佳男 交易諮詢服務 Transactions 何淑芬總經理 楊小慧馮熾煒

9 安永聯合會計師事務所安永管理顧問股份有限公司安永諮詢服務股份有限公司安永企業管理諮詢服務股份有限公司安永財務管理諮詢服務股份有限公司安永圓方國際法律事務所財團法人台北市安永文教基金會 台北 Taipei 台北市基隆路一段 333 號 9 樓 9F, No. 333, Sec. 1, Keelung Road Taipei City, Taiwan, R.O.C. Tel: Fax: 桃園 Taoyuan 桃園市桃園區中正路 1088 號 27 樓 27F, No. 1088, Zhongzheng Road, Taoyuan District, Taoyuan City, Taiwan, R.O.C. Tel: Fax: 新竹 Hsinchu 新竹市新竹科學園區力行一路 1 號 E-3 E-3, NO. 1, Lixing 1st Road Hsinchu City, Taiwan, R.O.C. Tel: Fax: 台中 Taichung 台中市民權路 239 號 7 樓 7F, No. 239, Minquan Road Taichung City, Taiwan, R.O.C. Tel: Fax: 台南 Tainan 台南市永福路一段 189 號 11 樓 11F, No. 189, Sec. 1, Yongfu Road Tainan City, Taiwan, R.O.C. Tel: Fax: 高雄 Kaohsiung 高雄市中正三路 2 號 17 樓 17F, No. 2, Zhongzheng 3rd Road Kaohsiung City, Taiwan, R.O.C. Tel: Fax:

10 EY 安永 Assurance 審計 Tax 稅務 Transactions 交易 Advisory 諮詢 關於安永安永是全球領先的審計 稅務 交易和諮詢服務機構之一 我們的深刻洞察力和優質服務有助全球各地資本市場和經濟體建立信任和信心 我們致力培養傑出領導人才, 通過團隊合作落實我們對所有利益相關者的堅定承諾 因此, 我們在為員工 客戶及社群建設更美好的商業世界的過程中扮演重要角色 EY 安永是指 Ernst & Young Global Limited 的全球組織, 也可指其中一個或多個 成員機構, 各成員機構都是獨立的法人個體 Ernst & Young Global Limited 是英 國一家擔保有限公司, 並不向客戶提供服務 安永台灣是指按中華民國法律登記成立的機構, 包括 : 安永聯合會計師事務所 安永管理顧問股份有限公司 安永諮詢服務股份有限公司 安永企業管理諮詢服務股份有限公司 安永財務管理諮詢服務股份有限公司 安永圓方國際法律事務所及財團法人台北市安永文教基金會 如要進一步了解, 請參考安永台灣網站 安永, 台灣 版權所有 APAC no 本資料之編製僅為一般資訊目的, 並非旨在成為可仰賴的會計 稅務或其他專業建議 請聯繫您的顧問以 獲取具體建議

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