Google雲端應用研習

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1 目 錄 一 登入 Google Sanhsin 網域 1 二 Google 雲端硬碟 2-1 登入 : 使用 Chrome 瀏覽器 1 上傳檔案 2 共同檔案 登入 : 使用 PC 版 5 三 協作文件 3-1 檔案擁有者 ( 指派端 )-- 操作方法 檔案共用者 ( 被指派端 )-- 操作方法 檔案擁有者 ( 指派端 )-- 文件內容修改審核 儲存為 word 檔案 13 四 表單 14 五 Google 行事曆 5-1 公共行程 ( 建立者 )-- 邀請其他使用者參加活動 公共行程 ( 受邀者 )-- 回覆出席活動 建立處室公版行事曆 分享處室公版行事曆 彙編各處室 ( 其他 ) 公版行事曆至個人日曆 23

2 一 登入 Google Sanhsin 網域 步驟 1 開啟 Google Chrome 瀏覽器, 輸入 mail.google.com 網址進入登錄畫面 步驟 2 輸入於圖資處申請之帳號, 按 下一步, 輸入密碼, 按 登入 帳號 :txxx@sanhsin.edu.tw( 需輸入完整 mail 帳號, 才能登入 Sanhsin 網域 ) 密碼 : ( 系統預設密碼, 請在第一次登入後自行修改密碼, 至少 8 碼 ) 二 Google 雲端硬碟 2-1 登入 - 使用 Chrome 瀏覽器 點擊右上角 圖示, 點擊 雲端硬碟 圖示, 即可進入雲端硬碟之頁面 1

3 上傳檔案 方法 1 直接拖拉欲上傳的檔案至雲端硬碟頁面 ( 此方式僅限於使用 Google Chrome) 方法 2 點擊左上角 新增 按鈕, 點擊 檔案上傳 或 資料夾上傳, 選取欲上傳的檔案 或資料夾, 點擊 開啟舊檔 將上傳檔案 2

4 共用檔案 步驟 1 在想共用檔案 ( 資料夾 ) 上按右鍵, 點擊 共用 按鈕 步驟 2 輸入共用者的帳號或名稱, 點擊右下角 進階 按鈕 3

5 步驟 3 按設定共用者的權限 ( 細項權限設定, 請參閱 ) 可以編輯 : 有檔案共用權限的每個使用者, 可以直接增修 刪除檔案內容 可以註解 : 可以增修 刪除檔案內容, 但需擁有者瀏覽核准後才會真正更新修正文件 可以檢視 : 僅能瀏覽, 無法進行其他功能 按 變更 設定連結共用的可見度( 預設值為關閉, 可略過此設定 ) 設定細項權限限制 ( 建議勾選第 1 項, 避免檔案隨意被設定破壞完整及安全性 ) 禁止編輯者變更存取權及新增共用對象 : 僅能增修共用檔案內容, 無法更動檔案權限功能 禁止加註者與檢視者下載 列印及複製 : 僅能瀏覽共用檔案 按下 傳送 完成共用並通知共用使用者 4

6 2-2 登入 - 使用 PC 版 步驟 1 輸入 網址, 點擊 下載 PC 版 按鈕 點擊 接受並安裝 按鈕, 執行下載的 googledrivesync.exe 檔案 5

7 步驟 2 安裝完成後, 開始進入設定 PC 端與 google 雲端硬碟連線 點擊 開始使用 輸入完整的 google 帳號, 按 下一步, 輸入密碼, 按 登入 步驟 3 出現介紹 Google 雲端硬碟的導覽畫面, 一直按下一步到完成即可 PC 端的右下角就會出 現一個 Google 雲端硬碟的圖示, 其路徑位置預設為 C:\Users\ ifeng \Google 雲端硬碟 此資料夾名稱則以 PC 端電腦名稱命名 PC 版 google 雲端硬碟的資料檔案, 如同電腦檔案總管一樣, 可以直接新增 複製及刪除, 即與線 上版 同步處理 更新 ( 檔案圖示會顯示 符號 ) 6

8 三 協作文件 Google 提供線上 文件 (word) 試算表 (Excel) 簡報 (PowerPoint) 軟體, 讓使用者可以開放權限邀請其他使用者同時一起共同編輯文件, 並且能運用註解功能, 提醒或指派任務給共用檔案的使用者, 達到追蹤 校訂審核及掌握時程進度 範例背景 : 編修優質化 子計畫書, 此子計畫為人事室 ( 主導 ) 圖資處 ( 協辦 ) 1 情境模擬 : 人事室 ( 彥呈主任 ) 要和台寧姐討論並修訂校定量化指標, 2 並請圖資處 ( 鳳鳳 ) 規劃研習課程 3-1 檔案擁有者 ( 指派端 )-- 操作方法 步驟 1 請參閱講義 p1-p2 雲端硬碟操作教學將要共用的檔案上傳 ( 本範例檔名為 提升行政效能計畫.docx ) 步驟 2 在要共同的檔案 按右鍵 / 選擇開啟工具 / Google 文件 按右鍵 此時 我的雲端硬碟 會增加一個 Google 文件類型的檔案 請注意, 之後所有文件編輯的動作都是記錄在此 Google 文件類型檔案, 因為只有 Google 文件檔型才有提供註解功能 ( 即任務指派特定共用使用者 ) 優點 :1. 原本的 word 檔不會有任何影響 2. 註解功能可以直接在要修改的內容區段標示並即時留言討論, 無論增修刪內容, 系統會主動通知相關人員, 且皆需由檔案擁有者瀏覽核准之後, 才會真正修改文件內容 7

9 步驟 3 1 選取欲修訂的文字區塊 ( 右側會出現圖示 ) 點擊 新增註解 選取要修訂的範圍 步驟 4 出現註解視窗後, 輸入 + 符號後, 再輸入要指派任務的人帳號 ( 台寧姐 ) 輸入任務訊息文字 將 指派給 txxx@sanhsin.edu.tw 打勾, 點選 指派 輸入 + txxx@sanhsin.edu.tw 步驟 4 出現共同權限設定視窗 ( 設定檔案共同後, 相關使用者的雲端硬碟狀況, 請參閱 p10 附註 1) 點選 提及的使用者 : 可以註解, 點選 共用並新增註解 8

10 完成指派任務後, 各使用者呈現的畫面 ( 訊息 ) 如下圖所示 : 檔案擁有者 ( 彥呈 ) 即時訊息視窗會顯示已指派對象 收到 mail 通知 共用者 ( 台寧 ) 共用的檔案會顯示有訊息 ( 如圖中的 ) 9

11 附註 1 上傳並開放共用權限後相關使用者的雲端硬碟狀況 檔案的擁有者 ( 彥呈 ), 其共用的檔案會儲存在 我的雲端硬碟 位置 有開放共同的檔案會出現圖示 檔案的共用者 ( 台寧 鳳 ), 其共用的檔案會暫存在 與我共用 位置 共用者可以修改檔案 ( 權限 ), 但沒有真正有檔案實體 我的雲端硬碟 : 自己上傳的檔案 ( 資料夾 ) 所儲存的位置 ( 有主導分配權 ) 與我共用 : 其他使用者開放給自己共同的檔案所暫存的位置 ( 有編輯權 ), 若自己開放給其他使用 者共同的檔案, 不會顯示在此位置 10

12 3-2 檔案共用者 ( 被指派端 )-- 操作方法 步驟 1 登錄 Google Sanhsin.edu.tw 網域帳號, 進入雲端硬碟 點擊 Google 應用程式 / 雲端硬碟 點選左側選單的 與我共用 點擊有訊息通知的共用檔案 ( 此時檔案會開啟在新視窗 ) 步驟 2 點擊訊息視窗, 輸入建議文字後 / 點擊 標示為完成並隱藏討論 ( 訊息視窗會隱藏 ) 在文件上修改資料 ( 修改方式 : 選取文字 /Delete/ 輸入新文字內容 ) 註原有文字會加上綠色刪除線, 新輸入文字會以綠色呈現 ( 右側會顯示修改資料的訊息視窗 ) 註 11

13 3-3 檔案擁有者 ( 指派端 )-- 文件內容修改審核 當被指派端 ( 台寧 ) 有提出建議或修改資料時, 指派端 ( 彥呈 ) 也會收到 mail 及訊息通知 圖中的 表示被指派端 ( 台寧 ) 有回覆 3 項建議 註 步驟 1 被刪除的文字會加上紅色刪除線, 建議修改的文字會以紅色呈現, 右側會顯示被修改項目 的訊息視窗 ( 此時文件並未真正被修改, 需經指派端 ( 彥呈 ) 核准同意才會變更 ) 確定要同意修改項目, 點擊 接受建議 ( 完成動作後, 此項目訊息視窗會隱藏 ) 不同意修改項目, 點擊 拒絕建議 顯示修改檔案的最後一位使用者和時間 接受建議 拒絕建議 接受未審核拒絕 12

14 3-4 儲存為 word 檔案 Google 雲端應用與文書處理 Google 文件檔案僅支援在 Google 線上使用, 無法用 office 軟體開啟 ( 檔案也僅在 Google 線上顯示 ), 需另儲存成 word 檔型, 才能在 office 軟體開啟 步驟 1 完成修改後, 點擊 檔案 / 下載格式 / Microsoft Word 13

15 四 表單 Google 表單可以讓使用者不需寫程式 快速簡易 建立一份線上問卷調查或測驗卷, 並且能即時以圖 表方式顯示統計結果, 作答結果可以匯出為 excel 檔案 範例模擬 : 建立一份參加研習活動後的問卷回饋單 步驟 1 點擊 Google 應用程式 / 表單 / 建立新表單 預覽表單 發佈表單 版面設定 功能設定 表單結果瀏覽 表單名稱 表單說明 答案類型設定 題目區 答案區 新 增 題目類型 刪除題目 複製題目 設定必答題目 14

16 步驟 2 輸入 表單名稱 / 表單說明 點擊 新增問題 ( 建立新表單時, 系統會預設一個空白題目, 故第一次可以省略 ) 輸入 題目 / 選擇 答案類型 輸入 各個答案選項的內容 步驟 3 完成所有問卷題目後, 點擊右上角 傳送 按鈕 輸入通知填寫回饋單的使用者 mail 及相關通知訊息 將 自動收集 使用者名稱 及 在電子郵件中置入表單 打勾 點擊右下角 傳送 15

17 五 Google 行事曆 行事曆一般為屬於個人記事為主,google 行事曆提供了 共用 概念, 共用之餘也能個別設定私人行 程, 保障隱私權 適合用於團體行程安排 (ex: 處室行事曆 班級活動 ) 範例模擬 :1 年 30 班導師請班長 ( 鳳鳳 ) 在 106/1/20 休業式結束後, 邀請同學 ( 圓圓 樂樂 )14:00 肯德 基三多店討論推甄備審事宜 5-1 公共行程 ( 建立者 )-- 邀請其他使用者參加活動 步驟 1 點擊 Google 應用程式 / 日曆 步驟 2 點擊要設定的日期 / 按 編輯活動 按鈕 16

18 步驟 3 輸入活動名稱 / 先將 全天 勾勾取消 / 設定活動時間 輸入活動地點 ( 系統會自動搭配 Google Map 功能 ) 輸入活動的注意事項內容 如果有需要給相關受邀者的檔案, 可以上傳附件 Google 雲端應用與文書處理 輸入受邀對象的 mail( 本範例 : 圓圓 樂樂兩位同學 ) / 按 新增 按鈕 設定要開放給受邀對象的權限 ( 本範例 : 可以看到所有受邀名單, 也可以再邀請其他人 ) 按 儲存 按鈕 受邀者 ( 圓圓 樂樂 ) 會收到活動邀請 mail 通知 17

19 完成之後的行事曆畫面說明 行程若為全天, 則會顯示長條圖,ex: 行程若為時段, 則會顯示時間 + 顏色圖標 + 活動名稱,ex: 活動內容有設定邀請其他使用者參加時, 會顯示符號 本範例為邀請樂樂 ( 紫色 ) 和圓圓 ( 綠色 ) 代表自己的行事 曆顏色圖標 1. 其他使用者的行事曆顏色圖標 2. 可自行選擇是否要顯示在自己的行事曆上 其他使用者的行程若設定 私人, 會顯示 忙碌, 無法看到詳細內容 18

20 5-2 公共行程 ( 受邀者 )-- 回覆出席活動 步驟 1 登錄行事曆之後, 點擊該受邀的活動行程出現活動訊息視窗, 選擇是否參加 ( 回覆完成後, 原本的符號就會消失 ) 邀請者 ( 鳳鳳 ) 會收到回覆出席狀況 mail 通知 19

21 5-3 建立處室公版行事曆 公版行事曆可以提供給三信學術 Gmail 網域的每位教職員查閱 優點 1: 每個處室獨立管理, 但網域的每位教職員可以依需求自行將各處室彙整自己的行事曆 優點 2: 雖然使用個人帳號建立公版行事曆, 但不會與私人行程混合 範例模擬 : 圖資處請同仁唉鳳建立 106 年的 圖資處行事曆, 提供學校教職員查閱, 另外, 設定同處 室的謦謦也能增修此行事曆 步驟 1 登錄行事曆之後, 點擊左側我的日曆旁邊的 圖示, 選擇 建立新日曆 步驟 2 在以下項目輸入相關資訊及設定: 日曆名稱 : 處室名稱 (ex: 圖資處 ) 說明 : 簡述行事曆的內容 將 與其他人共用此日曆 打勾 新增可以管理此行事曆的使用者 mail, 並設定權限為進行變更並管理共用設定 (ex: 謦謦,king@sanhsin.edu.tw), 按 新增使用者 按鈕 20

22 步驟 3 點擊旁邊的圖示, 選擇 在此日曆上建立活動 步驟 4 新增活動內容的相關操作, 請參閱 P.17 教學 在建立公版行事曆活動時, 要特別注意以下設定 : 日曆項目要選擇剛剛於 步驟 2 建立的日曆名稱 顯示設定需為 日曆預設值或 公開 21

23 5-4 分享處室公版行事曆 步驟 1 點擊要分享的行事曆旁邊的 圖示, 選擇 日曆設定 步驟 2 點擊日曆網址項目的 ICAL 圖示 複製 日曆網址 給其他人 22

24 5-5 彙編各處室 ( 其他 ) 公版行事曆至個人日曆 步驟 1 點擊其他日曆旁邊的 圖示, 選擇 輸入網址以新增 步驟 2 在 URL 項目貼上各處室 ( 其他 ) 分享的 ICAL 日曆網址 按 新增日曆 按鈕 以左小妹 ( 教務處 ) 為範例的顯示日曆畫面參考 : 1. 各項行事曆顏色圖標 2. 點擊即能設定是否要顯示在自己的行事曆 新增圖資處的 ICAL 日曆網址後的顯示結果 左小妹建立的教務處行事曆 23

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