Microsoft Word - QP 信息交流控制程序04.doc

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1 文件编号 QP 版次 04 页数 1/ 文件等级一般 文件名称 : 发行章 : 信息交流控制程序 版次文件制订 / 变更通知单号生效日期变更说明撰写人 新版本冯珍珍 按 OHSAS18001:2007 标准要求将员工代表修正为工人代表 冯珍珍 增加有害物质过程管理方面的信息沟通内容 冯珍珍 组织机构和部门名称调整, 文件内容作对应变更 郑棋飞 增加信息安全方面的要求冯珍珍

2 文件编号 QP 版次 04 页数 2/ 文件等级一般 1 目的 规定公司一体化管理体系中有关信息交流 控制的具体要求, 确保有关信息在公司内得到有效传达 处理 反 馈和及时沟通 2 范围 适用于本公司一体化管理体系运行中内 外部信息的沟通 交流 协商和管理 3 参考资料 3.1 人力资源管理控制程序 (QP ) 3.2 应急准备和响应控制程序 (QP ) 3.3 项目开发控制程序 (QP ) 3.4 业务订单控制程序 (QP ) 3.5 记录控制程序 (QP ) 3. 纠正和预防措施控制程序 (QP-150-0) 3.7 法律法规及其他要求控制程序 (QP ) 3.8 改善提案制度 (GI ) 3.9 舜宇光学科技 信息发布制度 3.10 舜宇光学科技 公司内部信息发布管理规定 3.11 商业技术秘密管理程序 4 权责 4.1 总经理负责工作信息交流处理意见的审批 4.2 管理者代表负责与质量 ( 含 HSF) 环境 职业健康安全 信息安全管理体系运行过程中有关信息的交流 沟通与处理 4.3 人事总务部负责来自上级主管部门 行业主管部门等外来信息接收 传递和处理 ; 负责公司管理体系方针 目标的宣传以及内部员工就职业健康安全方面的信息接收 处置和反馈 4.4 工会负责职工的有关职业健康安全交流和提案管理, 及时分析安全生产和劳动卫生问题, 及时反映职工的要求, 提出改进措施和意见 4.5 其它各部门负责相应职能范围内与其它部门或上级主管部门之间 相关方之间的信息交流 4. 各数据录入岗位应对所录入的数据负责, 并保证其正确性和及时性 4.7 各级员工应主动通过各种渠道 ( 如 : 国网公司电子邮件系统 管理信息系统 公司内部网站等 ) 搜集相关信息, 并积极处理 传递相关信息, 保证信息流的畅通

3 文件编号 QP 版次 04 页数 3/ 文件等级一般 5 内容说明 5.1 流程图 ( 无 ) 5.2 定义 内部信息 : 是指相关法律法规 质量 ( 含 HSF) 环境 职业健康安全 信息安全管理体系方针 目标 指标 管理方案等情况 ; 总经理和管理者代表的指示 ; 各部门之间产品的质量 ( 包括 HSF 要求 ) 环安等问题 ; 重要环安因素 有害物质清单 信息安全风险处理计划 ; 内 外审和管理评审的结果 ; 纠正预防措施的信息 ; 化学品的管理 废弃物的分类管理 ; 环安事故 质量操作事故 信息安全事故等其它体系运行的信息 外部信息 : 是指法律 法规发布及变更时 ; 客户特殊要求 ( 包括 HSF 要求 ); 客户满意度的调查 ; 相关方的信息, 如抱怨 ; 应急计划和其它项与环境部门的联络 ; 其它质量 ( 含 HSF) 环境 职业健康安全 信息安全管理体系信息 相关方 : 是指关注本公司质量 ( 含 HSF) 环境 职业健康安全 信息安全管理绩效或受本公司质量 ( 含 HSF) 环境 职业健康安全 信息安全管理绩效影响的个人或团体; 例如临近工厂 居民 供应商 客户和政府机构等 5.3 信息交流和协商的来源 内部信息交流的内容包括 : ⑴ 一体化管理体系方针 目标 指标及完成情况信息 ; ⑵ 一体化管理体系运行情况及体系有效性信息, 包含测量和监控记录 内部审核与管理评审报告 指令 计划, 合格供方信息等 ; ⑶ 最高管理者 管理者代表有关质量 ( 含 HSF) 环境 职业健康安全 信息安全管理工作的指示和要求等 ; ⑷ 质量 ( 含 HSF) 环境 职业健康安全 信息安全管理方面适用法律 法规及其他要求的信息; ⑸ 一体化管理体系中的岗位职责和权限 ; ⑹ 危险源和重大危险源 相关的信息 ; ⑺ 紧急信息, 如出现质量 ( 含 HSF) 环境 职业健康安全 信息安全事故时分析与处理 应急联络电话等信息 ⑻ 工人代表参与协商的职业健康安全问题及反馈信息 ; ⑼ 其它内部信息, 如技术信息, 人事信息 员工建议 通知公告等 外部信息交流的内容包括 : ⑴ 顾客对产品质量 ( 包括 HSF 要求 ) 的反馈信息, 包括顾客抱怨 ; ⑵ 相关方对重大危险源提出的要求及相关信息 ; ⑶ 公司环境 职业健康安全管理体系方针和绩效监测和测量结果的对外宣传 ;

4 文件编号 QP 版次 04 页数 4/ 文件等级一般 ⑷ 关于法律 法规及其他要求的信息 ; ⑸ 与供方 承包方等相关方交流的信息 ( 包括 HSF 要求 ); ⑹ 与上级公司及行业协会交流的信息, 包含认证 质检 环保 职业健康安全管理等机构监视 检测或认证的结果及反馈的信息 ⑺ 就紧急状态与外界的联络 ( 如消防 救护等 ) ⑻ 对外披露投资人关系信息 工人参与和协商的内容包括 : ⑴ 工人参与职业健康安全风险管理方针 目标的制定 评审和修订 ; ⑵ 参与职业健康安全管理体系文件, 特别是作业文件的制定 评审和修订 ; ⑶ 适当参与危险源辨识 风险评价和确定控制措施 ; ⑷ 适当参与职业健康安全事件的调查与处理 ; ⑸ 商讨可能影响工作场所环境 职业健康安全变化的活动 ; ⑹ 作为职业健康安全事务的代表 工人应被告知他们参与的安排, 包括谁是他们职业健康安全事务的代表 5.4 内部信息交流的实施 人事总务部应将公司管理体系方针 目标 指标和管理方案 危险源和重大危险源 各岗位职责和权限等及时传达给公司全体员工 体系运行情况的汇报和公司内部各层次或职能间信息交流通过以舜宇报 公司内部网站 管理信息系统 内部文件 电子邮件 公告 工作联络单 会议 通知 电话 宣传栏等形式进行交流 在一体化管理体系活动中产生的有关质量 ( 含 HSF) 环境 职业健康安全和信息安全管理等重要信息, 分别由产生部门及时传递到相关职能部门, 要求有明确答复的须及时予以答复, 必要时针对个别争议较大的焦点问题可通过总经理办公会予以协商解决, 人事总务部负责记录其相关信息, 并负责会议决议的催办 查办 公司员工对于质量 环境 卫生安全事务和有害物质过程管理有建议与抱怨时, 可采用提案方式进行, 提案由人事总务部组织相关部门, 依 改善提案制度 进行处理 工人参与和协商的安排 协商代表公司法定代表人或其委派的人员作为协商的代表, 职工由公司工会为代表, 首席代表为公司工会主席, 在工会的协商代表中应包括工人代表和女职工代表 公司工会主席因故不能参加协商时, 应由书面委托的工会代表为首席代表 参加协商的双方代表在全部协商期间内应保持稳定, 双方都应设记录员, 参与起草或修改职业健康有关事宜 协商程序

5 文件编号 QP 版次 04 页数 5/ 文件等级一般 ⑴ 双方首席代表应当在协商前一周, 将拟定协商的事项项通知对方 属不定期协商的事项, 提议方应当与对方共同商定平等协商的内容 时间和地点 在不违反有关保密规定和不涉及公司商业秘密的前提下, 协商双方有义务向对方提供与集体协商有关的情况和资料 ⑵ 协商开始时, 由提议方将协商事项按双方议定的程序, 逐一提交协商会议讨论 ⑶ 一般问题, 经双方代表协商一致, 协议即可成立 重大问题的协议草案, 应当提交职工代表大会或全体职工审议通过 ⑷ 协商中如有临时提议, 应当在各项议程讨论完毕后始得提出, 取得对方同意后方可列入协商程序 ⑸ 经协商形成一致意见, 由双方代表分别在有关人员及工人中传达或共同召集会议传达 ⑹ 平等协商未达成一致时, 经双方同意, 可暂时中止 协商中止期限最长不超过 5 周, 具体中止期限及下次协商的具体时间 地点 内容由双方共同商定 协商中有争议的问题尽可能自行协商解决 一次协商不成, 可在下次协商中再议 经多次协商无效, 双方有权向劳动行政部门的劳动争议协调处理机构书面提出协商处理申请, 由劳动行政部门组织公司方面的代表 工会代表及工人代表共同协商处理 此外, 员工还可以通过总经理访谈日 员工关爱热线 部门座谈会和改善提案箱等方式, 与高层管理人员进行简便 快捷的沟通, 人事总务部负责收集和处理员工投诉, 做好相关记录, 并及时反馈处理意见给投诉员工 5.5 与外部信息沟通的实施 与顾客有关的问询 合同或订单的处理, 包括修改方面的沟通由营销部进行安排, 具体按 营销管理控制程序 要求执行 供方或外包方对质量 ( 含 HSF) 环境 职业健康安全和信息安全的绩效直接影响到公司的最终管理绩效, 因此资源管理部和生产管理部门应做好信息交流, 确保供方或外包方有充分的质量意识 环安意识和有害物质控制意识, 并具备达成本公司要求的能力, 同时明确自身应承担的相关责任 对顾客提出的质量 HSF 要求及其他环境安全管理方面的抱怨, 相关方针对重大危险提出的要求 意见或申诉, 各部门在接到信息后, 应及时传递至人事总务部, 由人事总务部负责协调, 相关责任部门提出处理意见或建议 对于其它接收到的有明确要求答复的信息, 相关责任部门在接到信息后应及时予以答复, 不能及时解决有困难的问题应填写信息交流记录表传递至人事总务部, 由人事总务部进行协调 公司质量 ( 含 HSF) 环境 职业健康安全 信息安全管理体系方针和环境 职业健康安全绩效的

6 文件编号 QP 版次 04 页数 / 文件等级一般 对外宣传由人事总务部负责组织实施, 可采用专题介绍会 报刊 网络等媒介向外宣传本公司管理体系方针 绩效 5.5. 上级文件通知 通报 简报等文件性信息以及社会媒体信息由人事总务部以书面形式或通过办公系统和公司公共信息网进行传达 与顾客 相关方之间关于质量 ( 含 HSF) 环境 职业健康安全 信息安全管理体系运行中的信息交流可通过文件 传真 电话 会议 参观考察 外出调研等方式进行 对外披露投资人关系信息时, 必须按舜宇光学科技信息发布制度及公司内部信息发布管理规定的流程办理 发布信息时可通过报纸 广播 电视 网络和路牌等载体 5. 涉及商业技术秘密信息的传递与交流应按 商业技术秘密管理程序 的规定执行 5.7 法律 法规及其它要求的内外部信息交流按 法律法规及其他要求控制程序 的规定执行 5.8 紧急状况下的内外部信息交流按 应急准备与响应控制程序 的规定执行 5.9 不符合 纠正与预防措施的内外部信息交流按 纠正和预防措施控制程序 的规定执行 5.10 信息交流与协商体现在公司各部门 各层次的协作与合作上, 要通过信息交流与协商, 促进公司内部对管理承诺的理解和沟通, 不断满足顾客及相关方的要求, 以促进公司目标 指标的持续改进 5.11 为确保信息交流与协商的有效性, 各部门对获取的质量 ( 含 HSF) 环境 职业健康安全 信息安全管理方面的信息要及时 迅速地传送或传达到公司各部门 各层次, 以免因信息交流的延误而导致质量 ( 含 HSF) 环境 职业健康安全 信息安全管理体系运行的失败 5.12 本程序所涉及的表单记录与保存按 记录控制程序 规定实施 附件 附表 1 信息交流记录表 (QP )

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