职工的切身利益, 进一步降低企业管理成本和风险, 现对进一步明确企业职工招用和流动程序 规范职工档案建立与转递管理工作提出如下意见, 请遵照执行 一 企业职工招用程序 ( 一 ) 企业招用首次就业的大中专毕业生 1 毕业前与单位在网上签订就业协议的毕业生, 毕业后持就业报到证 毕业证等材料直接到接收

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1 威海市人力资源和社会保障局文件 威人社发 号 威海市人力资源和社会保障局 关于明确企业职工招用和流动程序的意见 各市区人力资源和社会保障局, 高技术产业开发区 经济技术开发区人事劳动局, 工业新区人力资源局, 市直有关部门和企业, 中央 省属及外地驻威单位 : 近年来, 随着经济的快速发展, 企业职工招用和流动日益频繁, 一些企业职工在参加机关事业单位招考 申报职称 享受失业保险金待遇 特殊工种认定 计算工龄 退休手续办理及出境 升学等环节中, 暴露出来的流动手续不健全 档案材料不齐全 档案管理不规范等问题日渐突出, 不仅损害了广大职工的合法权益, 而且给企业带来了很多法律责任问题 为了更好地保护企业

2 职工的切身利益, 进一步降低企业管理成本和风险, 现对进一步明确企业职工招用和流动程序 规范职工档案建立与转递管理工作提出如下意见, 请遵照执行 一 企业职工招用程序 ( 一 ) 企业招用首次就业的大中专毕业生 1 毕业前与单位在网上签订就业协议的毕业生, 毕业后持就业报到证 毕业证等材料直接到接收单位报到 2 毕业后落实就业单位的毕业生, 持报到证和协议书到单位所在地人社部门加盖公章, 然后持协议书办理档案转递手续, 持协议书 报到证 毕业证等材料到单位报到 3 调整改派的毕业生, 从网上打印解约函后, 加盖原签约单位公章, 按第 2 条程序办理 4 毕业生到接收单位就业报到后, 企业依法与其签订劳动合同, 并及时到社会保险经办机构办理参保缴费手续 5 需要落户的毕业生, 凭单位报到证明 就业报到证 毕业证和户口迁移证到户籍机关办理落户手续 ( 二 ) 企业招用首次就业的技校毕业生 1 威海市内技工院校毕业生( 含市外技工院校的威海生源毕业生 ):(1) 毕业前落实就业单位的, 可直接持 山东省技工院校毕业生就业报到证 及个人档案到企业报到 (2) 毕业后落实就业单位的, 可持 山东省技工院校毕业生就业报到证 到威海市人力资源社会保障局办理改派手续, 再带个人档案到企业报 2

3 到 2 威海市外技工院校毕业生:(1) 毕业前落实就业单位的, 可直接持 省技工院校毕业生就业报到证 ( 或派遣证 ) 及个人档案到企业报到 (2) 毕业后落实就业单位的, 可持 省技工院校毕业生就业报到证 ( 或派遣证 ) 到山东省人力资源社会保障厅办理改派手续, 再带个人档案到企业报到 3 技校毕业生到接收单位报到后, 企业依法与其签订劳动合同, 并及时到社会保险经办机构办理参保缴费手续 ( 三 ) 企业招用首次就业的其他城乡劳动者 1 威海市户籍人员, 先到户口所在地人力资源公共服务机构办理 就业失业登记证, 再由企业填写 招用人员登记表 和 招用人员花名册 出具企业招工证明, 到注册地人力资源公共服务机构办理就业登记手续, 并建立职工档案 2 威海市外户籍人员, 由企业填写 招用人员登记表 和 招用人员花名册, 并持本人身份证 企业出具的招工证明等材料 ( 女性还需提供户口所在地计划生育管理部门出具的 流动人口婚育证明 ), 到注册地人力资源公共服务机构办理就业登记手续, 并建立职工档案 3 新招用人员就业后, 企业依法与其签订劳动合同, 并及时到社会保险经办机构办理参保缴费手续 ( 四 ) 企业招用再就业的失业人员 1 企业填写 招用人员登记表 和 招用人员花名册, 并 3

4 持失业人员的 就业失业登记证, 到注册地人力资源公共服务机构为其办理重新就业登记手续和档案转移手续 2 企业验收档案后, 通知失业人员报到, 依法与其签订劳动合同, 并及时到社会保险经办机构办理社会保险关系增加手续 二 企业职工在全市范围内的流动程序 ( 一 ) 企业职工在企业间工作流动 1 调入单位向调出单位发出加盖公章的 企业职工流动联系表 一式二份 2 调出单位同意后, 在 企业职工流动联系表 上加盖公章, 一份留存, 一份发回调入单位 同时, 调出单位与拟调出职工办理终止或解除劳动关系手续和流动手续, 整理好职工档案并密封, 加盖单位压封公章, 填写 档案转移单, 通过企业档案管理人员或机要渠道转交调入单位 3 调入单位验收档案后, 通知调入职工报到并依法签订劳动合同, 并按要求及时将 档案转移单 回执联发回调出单位 4 职工完成档案和劳动关系转移后, 调出和调入单位分别填写 企业职工减少缴纳社会保险明细表 和 企业职工增加缴纳社会保险明细表, 及时到社会保险经办机构办理社会保险关系转移手续 ( 二 ) 档案托管人员到企业工作流动 1 档案托管人员持 人力资源和社会保障事务代理合同书 4

5 人力资源和社会保障事务代理手册 身份证和调入单位出具的加盖公章的 企业职工流动联系表 一式二份, 到托管机构办理流动转移手续 2 托管机构在 企业职工流动联系表 调出单位意见栏加盖公章, 一份留存, 一份发回调入单位 同时整理好托管人员档案并密封, 加盖压封公章, 填写 档案转移单, 通过企业档案管理人员或机要渠道转交调入单位 3 调入单位验收档案后, 通知本人报到并依法签订劳动合同, 按要求及时将 档案转移单 回执联发回托管机构 4 完成档案转移后, 托管机构和调入单位分别填写 企业职工减少缴纳社会保险明细表 和 企业职工增加缴纳社会保险明细表, 及时到社会保险经办机构办理社会保险关系转移手续 ( 已经全额缴纳当年社会保险费的档案托管人员, 应在托管机构办理社会保险减少的同时, 凭当年缴费发票由社保经办机构退还当年剩余社保费, 然后办理社保增加手续 ) 以上拟流动人员如需迁移户口, 应按要求填报 调动人员情况登记表, 持调入地人社部门出具的行政介绍信, 到户籍机关办理户口迁移手续 三 企业职工跨市流动程序 ( 一 ) 市内企业工人身份人员调往市外企业 1 流动人员持调出单位加盖公章的 企业职工流动联系表 调入地人社部门出具的 职工流动联系函 ( 如不出具 职工流 5

6 动联系函, 可持身份证原件及复印件 ), 到调出地人社部门办理流动转移手续 其中 : 档案托管人员还需持 人力资源和社会保障事务代理手册, 失业人员还需持 就业失业登记证 2 我市人社部门对调出单位出具 调动职工公函, 向调入地人社部门出具 职工行政介绍信 3 调出单位持 调动职工公函 到社会保险经办机构办理社会保险关系转移手续 同时整理好职工档案并密封, 加盖压封公章, 填写 档案转移单, 通过企业档案管理人员或机要渠道转交调入地人社部门 ( 二 ) 市外企业工人身份人员调入本市企业 1 调入单位持加盖单位公章的 企业职工流动联系表 流动人员身份证 户口簿原件及复印件, 到调入地人社部门办理流动转移手续 2 调入地人社部门向调出地人社部门出具 职工流动联系函, 流动人员持函到调出地人社部门开具 调动职工行政介绍信, 办理职工个人档案及社保关系转移手续 3 调入地人社部门收到调出地人社部门 调动职工行政介绍信 后, 查验职工档案 社会保险缴费凭证, 对调入单位出具 调动职工行政介绍信 4 流动人员报到后, 企业依法与其签订劳动合同, 并按 企业职工基本养老保险转移接续暂行办法 等有关文件办理社会保险关系转移手续 6

7 ( 三 ) 市内企业具有干部身份 ( 含聘用制干部 ) 人员调往市外单位 1 调出单位向所在地人力资源公共服务机构填报 人才流动登记表, 提供人事档案和拟调入地人社部门出具的商调函 2 调出地人力资源公共服务机构根据商调函要求, 将流动人员档案转移到调入地人社部门 3 流动人员持调出地人力资源公共服务机构出具的 行政介绍信, 到调入地人社部门报到 4 流动人员的社会保险关系转移按 企业职工基本养老保险转移接续暂行办法 等有关文件规定办理 ( 四 ) 市外单位具有干部身份 ( 含聘用制干部 ) 人员调入市内企业 1 调入单位持 人才流动登记表 ( 调入 调出单位及双方主管部门分别盖章 ) 流动人员学历和职称等有关证明材料( 原件和复印件 ) 到所在地人力资源公共服务机构提出调入申请 2 人力资源公共服务机构审查后符合引进条件的, 向调出单位主管部门函调其人事档案 ; 档案审查合格后, 人力资源公共服务机构向调出单位主管部门发调函 ; 3 流动人员持调出单位主管部门出具的行政介绍信, 到调入地人力资源公共服务机构办理调入报到手续 4 调入地人力资源公共服务机构开具行政介绍信, 介绍流动人员到调入单位报到 7

8 5 调入单位依法与流动人员签订劳动合同, 并按 企业职工基本养老保险转移接续暂行办法 等有关文件办理社会保险关系转移手续 以上调入人员如需迁移户口, 应按要求填报 调动人员情况登记表, 持调入地人社部门或人力资源公共服务机构出具的行政介绍信, 到户籍机关办理户口迁移手续 四 企业职工档案建立和转递管理职工档案是职工个人信息的储存库, 记录了个人身份 学历 政治面貌 主要工作学习经历等方面的重要内容, 是用人单位选拔 任用 考核的主要依据, 也是个人工作流动 公务员招考 职称申报 计算工龄 办理社保 退休及出境 升学的重要凭证 各类用人单位一定要充分认识职工档案的重要性, 高度重视职工档案管理工作 要严格按相关要求和程序建档 管档 转档和用档, 确保职工档案的真实 可信 安全 有效 符合档案管理要求的企业, 要建立职工档案室, 对职工档案进行集中规范管理 ; 不符合档案管理要求的企业, 应委托企业所在地人社部门所属的人力资源公共服务机构进行档案托管 管档单位必须落实专人负责职工档案管理, 并加强对履历 学历材料, 毕业生就业报到 转正定级材料, 招工 工资 职务 ( 职称 ) 材料, 劳动合同书, 入党材料, 更改姓名 出生日期 连续工龄材料, 以及从事特殊工种等材料的存档管理, 任何人员不得随意更改 伪造 毁损档案材料 因管档 转档不善, 出现职工档案丢失 档案虚假 重 8

9 要档案材料缺失等影响职工切身利益的问题, 要依据档案管理规定, 严肃追究档案管理负责人的责任 各级人社部门要加强对职工档案管理工作的指导, 严格要求各企业 各经办机构按照档案管理的有关规定办事, 规范职工档案转递程序, 避免人档分离, 档案丢失 进一步明确企业职工招用和流动程序, 规范职工档案建立与转递管理工作, 是全市人社部门践行 亲情服务 理念 规范行政程序 提升服务效能的一项新举措, 各级人社部门一定要从大局出发, 加强各级经办机构之间的工作衔接和市区间的联系协调, 确保企业职工流动顺畅有序 要将涉及企业职工流动工作的规范程序上网上墙广泛宣传, 方便企业和职工循规操作 各市区对工作中遇到新情况 新问题, 要及时向市局反映, 促进各种问题尽快协商解决, 不断提升全系统服务效能 本意见自印发之日起执行 附注 : 企业职工招用和流动的相关表格, 可通过 威海市人力资源和社会保障局 网站下载 威海市人力资源和社会保障局 2013 年 2 月 2 日 9

10 威海市人力资源和社会保障局办公室 2013 年 2 月 2 日印发 10

标题

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