圖 2. 先輸入一格以製作流水 號 看需要多少號碼 在游標的右方會有個黃色標籤 標示目前欄位的流水號 5-2

5 OpenOffice.org Calc 教學 利用範例來進行 OpenOffice.org Calc 簡單功能的介紹 以及和微軟 Excel 相異之處 5-1 基本操作與流水號 大部分的試算表軟體 其介面都差不多 橫列以 1 2 3 來定位 直欄則以 A B C 來定 位 我們習慣以 A1 或 D8 來稱呼或指定某個欄位 圖 1. 試算表的基本畫面 流水號 製作流水號是試算表軟體的基本功能 在 MS Excel 中 需要輸入兩個欄位數字才能產生流 水號 但在 OpenOffice.org Calc 中 只要有一個欄位做為起點就行了 點選該欄位作為起始點 右下有個小黑點往下拉即可 5-1

圖 2. 先輸入一格以製作流水 號 看需要多少號碼 在游標的右方會有個黃色標籤 標示目前欄位的流水號 5-2

圖 3. 往下拉數字會遞增 放開滑鼠 流水號就自動產生了 圖 4. 流水號出來囉 5-1-1 插入與刪除列 插入與刪除列或欄的方法有很多種 我們示範最簡單的一種 插入列 如果您想在 1 之前加入一列 那麼只要點選 1 並且在該數字欄位上方點選滑鼠右鍵 便可以從內文選單中找到 插入列 的功能 點一下就可以多出一列 5-3

圖 1. 插入列 插入欄的方法也是一樣 只不過是直的 刪除列 把您要刪除的列給選取起來 點選標記最左邊的數字即可 並且在該數字欄位上方點選滑 鼠右鍵 便可以從內文選單中找到 刪除列 的功能 點一下就可把標記的列刪除 5-4

圖 2. 刪除列 當然 刪除欄的方法也是一樣 只不過是直的 5-1-2 調整欄寬列高 內容水平垂直對齊 調整欄寬 如果您想調整欄寬 那麼有個方法可以讓您快速的調整所有欄位的 最適欄寬 1. 點選左上角的空白欄 標記所有資料 2. 滑鼠移到任兩直欄的中間縫隙處 3. 連擊兩下滑鼠 便會自動縮放成最適欄寬 5-5

圖 1. 自動調整欄寬 您可以點選 置中 的圖示來讓所有內容水平置中 圖 2. 對齊內容 調整列高 5-6

調整列高的方法和調整欄寬很像 1. 把您欲調整的列標記起來 2. 滑鼠移到任兩橫列的中間縫隙處 3. 連擊兩下滑鼠 便會自動縮放成最適列高 圖 3. 調整列高 4. 如果您是用拖曳的方式 那麼可以讓所有您標記的列高同步手動調整列高 欄寬也 可以這麼做 5-7

圖 4. 調整任一列都可以 每個儲存格的文字都比較靠下方 您可以點選 垂直置中 的圖示來讓所有內容垂直置中 圖 5. 內容垂直置中 5-8

5-2 調整儲存格外觀 設定儲存格背景 1. 標記欲設定背景顏色的儲存格 2. 選擇顏色 圖 1. 設定背景色 3. 這樣就行了 5-9

圖 4. 背景色已經出現了 定儲存格框線 1. 標記欲設定框線的儲存格 2. 選擇框線樣式 圖 2. 設定框線 5-10

3. 這樣就行了 圖 3. 框線已經出現了 5-3 修改工作表名稱 在 OpenOffice.org 1.0.x 版的時候 Calc 的工作表示無法用中文命名的 如此會導致許 多問題的產生 不過 OpenOffice.org 1.1 版已經修正這個問題了 您可以用中文來替工作 表命名喔 在欲修改名稱的工作表上點選滑鼠右鍵 並選擇 重新命名工作表 然後輸入新的名稱 圖 1. 修改工作表名稱 這樣就完成了 5-11

圖 2. 可以用中文喔 5-4 公式 加總及公式複製 加總 加總是最常用的公式 所以加總牠有自己的圖示可以使用喔 1. 點選 1 號的總分欄位 G2 2. 點選加總圖示 5-12

圖 1. 使用 小計 功能來加總 3. Calc 會自動判斷範圍 不過遇到空白就停下來了 所以 有時候自動判斷的範圍並 不正確 要自己留意一下 圖 2. 有時候會判斷錯誤 5-13

4. 重新用滑鼠標記一下範圍即可 藍色框部分 圖 3. 需自行調整一下加總範圍 複製公式 我們不可能每個欄位都去寫一次公式 因此 公式複製的動作就相當重要了 所幸 這個動 作非常簡單 1. 點選 1 號的總分欄位 G2 拉取該欄位右下方的小黑點 2. 往下拉就行了 5-14

圖 4. 複製公式 3. 只要是您拉取到的範圍都會自動填上相同的公式喔 而且 對應欄位也會自動改變 相當方便 例如 原本是加總 C2:F2 如果您複製公式到下一個 那麼加總的範圍會自動調整成 C3:F3 5-15

圖 5. 已經全有有公式了 5-4-2 自己寫公式 if 的應用 自己寫公式 有時候 公式不見得會用到函數 例如簡單的加減乘除 所以您也可以自己寫公式 寫法很 簡單 一律以 = 作為開頭 Calc 就知道您這一欄是個公式了 在 OpenOffice.org Calc 中 加減乘除的符號分別如 下 加 + 減 - 乘 * 除 / 底下我們就利用等第來做示範 我們會利用到 if 邏輯判斷 雖然判斷等第也可以用函數 來做 不過 為了讓大家練習自己寫公式以及 if 的用法 所以我們用 if 來做即可 if 函數的用法 if(條件 ; 真 ; 假) 條件就是給他一個判斷條件 如果符合條件 那就執行 真 如果不符合條件 那就執 行 假 5-16

1. 點選 1 號的等第欄位 I2 2. 輸入 = 作為公式開頭 圖 1. 輸入 = 表示公式開始 3. 我們以 平均 分數 H2 來作為判斷的主要欄位 圖 2. 點選欲判斷欄位 4. 假設 80 分以上算是 優 所以我們填入 H2>=80 作為判斷條件 如果符合條件 就印出 優 如果不符合條件 那就不要印出任何東西 圖 3. 把公式寫完整 5-17

MS Excel 的參數是用逗號, 隔開 但 OpenOffice.org Calc 的參數則是用分號 ; 隔開 不一樣喔 所以要特別注意 5. 把公式往下複製 您就會看到符合調件的都會出現 優 圖 4. 複製公式 如果還要繼續判斷呢 例如 70 分以上是 甲 以下則是 乙 那怎麼辦 簡單 再判斷 一次不就行了 1. 在公式的前半部都是一樣的 只有在第一次判斷後 如果不符合條件的話要做第二次 判斷 2. 第二次判斷也差不多 if(h2>70;"甲";"乙") 3. 把這公式放到第一次公式的第三個參數中 如 if(h2>=80;"優"; if (H2>70;"甲";"乙")) 5-18

圖 5. 第二次判斷 4. 再重新複製一次公式 那就 OK 囉 圖 6. 再重新複製一次公式 5-4-3 $ 絕對位置 之前說過在複製公式時 欄位會自動調整 如果不希望他自動調整該怎麼辦 您可以用 $ 符號來鎖定 底下就用 名次 的範例來解釋 1. 點選 1 號的名次欄位 J2 2. 使用 自動函數助理 5-19

圖 1. 使用函數來做名次 3. 選用 RANK 函數 圖 2. 使用 RANK 函數 4. 由粗體字知道 有兩個參數一定要填 5-20

圖 3. 有兩個欄位必填 5. 因為名次是用比較出來的 所以第一個是填入欲比較的單一欄位 例如某個人的平 均 第二個則是填入比較範圍 每個人的平均 圖 4. 第一個填被比較欄位 第二個填所有範圍 5-21

6. 名次已經判斷出來了 注意一個地方 全班的平均欄位是 H2:H11 換句話說 每 個人在比較時都是要在這範圍裡比較 圖 5. 看來似乎 OK 7. 公式複製 結果好像不正確 因為有好幾個人名次相同 5-22

圖 6. 複製公式 很顯然有問題 8. 隨便找一個人來看 第二個參數範圍已經改變了 變成 H3:H12 難怪結果不正確 圖 10. 原來是範圍跑掉了 9. 我們利用 $ 把範圍鎖定 變成 $H$2:$H$11 5-23

圖 7. 把範圍加上絕對符號鎖定 10.重新複製一次 結果就正確了 圖 9. 重新複製 結果就正確了 11.隨便找一個看看 果然範圍沒有改變 5-24

圖 8. 範圍就不會改變了 5-5 圖表製作 圖表製作一直是試算表軟體的強項 有時候一張圖勝過一堆數據 因此 我們來看一下怎麼 製作圖表 1. 可以先標記範圍後 再插入圖表 如此 等一下就不需回過頭來設定範圍 圖 1. 標記範圍後 插入圖表 2. 接著拉出要放圖表的範圍 5-25

圖 2. 拉出要放圖表的範圍 3. 也可以在此重新選擇圖表的資料來源 圖 3. 也可以在此選擇資料來源 4. 選擇一個圖表的形式 有 2D 和 3D 兩大類 5-26

圖 4. 選擇圖表形式 5. 勾選 預覽文字文件 便可以看到一些標題以及數據資料 等於是圖表的預覽 圖 5. 可以勾選 預覽文字文件 6. 在此設定標題以及 X Y 軸名稱 5-27

圖 6. 設定標題以及 XY 軸名稱 7. 圖表已經做出來囉 您可以利用周圍的點來調整大小或位置 圖 7. 圖表已經做出來囉 5-5-1 變更圖表類型 如果事後想修改圖表的形式可以嗎 當然可以 以下就是 變更圖表類型 的方法 在圖表上點兩下 就可以進入圖表的編輯模式 左邊會出現相關工具列 請選擇 編輯圖表 類型 5-28

圖 1. 點進去圖表 左邊會出現相關工具列 一樣先選擇圖表類型 圖 2. 選擇圖表類型 5-29

送出後 圖表救已經換成別的型態了 圖 3. 圖表已經換成別的型態了 5-5-2 更改圖表背景牆 更改圖表背景牆指是一個小功能 用法很簡單 在圖表上點兩下 就可以進入圖表的編輯模式 接著點選圖表本身並按右鍵 並選擇 圖表 背景牆 5-30

圖 1. 點選圖表本身並按右鍵以修改屬性 選擇顏色 圖 2. 選擇顏色 顏色換好囉 就這麼簡單 5-31

圖 3. 顏色換好囉 其實這些屬性各位都可以自行試試 5-5-3 把圖表中的文字變成直書 在圖表中的文字 若是有一些是倒著的該怎麼辦 只要將之變成直書即可 該如何是設定呢 請看 在圖表上點兩下 就可以進入圖表的編輯模式 選取欲變直書的文字物件 點選右鍵選單中 的物件屬性 5-32

圖 1. 選取物件 並點選右鍵選單中的物件屬性 切換到對齊頁面修改書寫方向 圖 2. 切換到對齊頁面修改書寫方向 這樣救變成直的了 當然 他還有許多的選項您可以設定 例如換字型或換顏色 圖 3. 變成直的了 5-33

5-6 保護儲存格 試算表雖然很方便 但也潛藏許多危機 例如 不小心把寫好的公式 不小心修改到或刪掉 而不自知 那麼整個算起來的結果就錯誤了 因此 您可以利用保護儲存格的功能 來把一 些公式或不需要輸入的地方給保護起來 以免不小心去修改到 Calc 的儲存格屬性中有預設儲存格都是受保護的 只要工作表的保護功能一開 所有的儲 存格都無法輸入東西 所以 我們得先把不想受保護的欄位標記起來 並將其鎖定取消 標記不想受保護的欄位 並點選右鍵選單中的 儲存格格式化 圖 1. 先標記不要受保護的欄位 切換到 儲存格保護 把鎖定取消 5-34

圖 2. 把鎖定取消 點選 工具 / 保護文件 / 工作表 以開啟工作表保護 圖 3. 開啟工作表保護 設定密碼 5-35

圖 4. 設定密碼 如此一來 受保護的儲存格就無法修改了 圖 5. 受保護的儲存格就無法修改了 其它剛剛我們取消鎖定的儲存格仍可輸入 圖 6. 其它的欄位仍可輸入 5-36

5-6-1 複製受保護的工作表 當一個工作表都做完之後 如果第二個工作表也類似第一個工作表 那麼可以用複製的方式 來製作 以節省時間 不過 有受保護的工作表如果用錯誤的複製方式 那麼其保護功能將 喪失作用 全選然後複製這是許多人常用的方法之一 圖 1. 全選然後複製 整個貼到第二個工作表 看起來似乎一切 OK 連排版都沒變 5-37

圖 2. 貼到第二個工作表 可以是當您點選並寫入保護的欄位時 您就會發現保護已經失效了 用來破解工作表保護倒 是個好方法 如果擔心被破解 那儲存時 整份文件設定密碼就行了 由此我們也可以知道 工作表保護實際上只是避免誤刪或修改 並無實質的文件保密功能 圖 3. 保護的欄位失效 如果用正確的方式來複製那就沒問題了 在工作表上方 按滑鼠右鍵 並選擇 移動 / 複 5-38

製工作表 圖 4. 用正確的方式來複製 放到工作表 2 之前 圖 5. 放到工作表 2 之前 這樣就確確實實無法修改了 5-39

圖 6. 這樣就無法改變了 5-6-2 解除工作表保護 若日後不想要保護工作表 或是想要修改裡面的資料怎麼辦 例如工作表二的圖表資料來源 不正確 要修改就要先取消保護囉 取消就好啦 取消 工具 / 保護文件 / 工作表 圖 1. 把保護取消 然後輸入密碼就取消保護囉 5-40

圖 2. 輸入密碼即可 5-6-3 修正複製工作表中圖表的資料來源 複製的表如果有圖表 那麼其資料來源可能要檢查一下 以免資料來源還是上一個表的 點選圖表 然後按滑鼠右鍵選單中的 修改資料區域 以修改圖表資料來源 圖 1. 修改圖表資料來源 重新選取範圍 5-41

圖 2. 重新選取範圍 變成新的範圍 圖 3. 變成新的範圍 如此圖表就會讀取新的資料來源了 5-42

圖 4. 圖表就會更新了 修改完後 如果有更改工作表名稱也沒關係 圖表也會自動修正其讀取資料的來源 圖 5. 即使更改工作表名稱也沒關係 5-7 樣式應用 新增樣式 樣式在 Calc 中雖然不常用 不過也佔有重要的地位 有些地方加了樣式更能提高工作效率 例如想要從一堆學生成績中 找出不及格的分數 並以不同的外觀來顯示 那這個功能就相 5-43

當有用 我們先來做兩個樣式 一個是 不及格 另一個是 滿分 按 F11 開出 樣式 的工具選單 切換到 儲存格樣式 並點選 標準 按右鍵選單 中的 開啟新檔 以建立一個新樣式 圖 1. 建立一個新樣式 先將此樣式命名為 不及格 圖 2. 命名為 不及格 5-44

接著設定文字外觀 我們設成紅色的輪廓字 圖 3. 設定文字外觀 另外用同樣的方法再新增一個名為 滿分 的樣式 5-45

圖 4. 另外再新增一個名為 滿分 的樣式 把字型設成粗體 圖 5. 設成粗體 如此 樣式表便多了兩種樣式 圖 6. 樣式表多了兩種樣式 怎麼使用這兩種樣式呢 請往下看吧 5-46

5-7-1 有條件的樣式 所謂 有條件的樣式 就是說 當資料符合您定的條件時 便以另外一種樣式來呈現 上一 單元我們新增了兩個新樣式 這裡就派得上用場了 標記欲套用樣式的範圍 並點選功能表的 格式 / 有條件的格式 以套用有條件的樣式 圖 1. 標記範圍 並套用有條件的樣式 設定兩個條件 越上面的越先執行 設定不同條件 並套用不同樣式 圖 2. 設定條件 套用不同外觀 如此一來 符合調件的欄位會出現不同外觀 以方便您辨識 5-47

圖 3. 符合調件的欄位會出現不同外觀 5-8 設定小數點 預設的小數點是二位數 您可以利用 工具 / 選項 來修改設定預設小數點位數 圖 1. 利用選項來設定預設小數點位數 切換到 工作表文件 / 計算 將小數點位數設定成 1 位 5-48

圖 2. 設定小數點位數成 1 位 回到工作表來看 有小數點的都變成了小數點一位數了 圖 3. 有小數點的都變成了小數點一位數 也可以直接用新增位數的按鈕來調整位數 不過 這種方式會強制位數 例如設定 2 位數 那麼即使小數是 0 還是會出現小數點後兩個 0 5-49

圖 4. 也可以直接用心增位數的按鈕來調整位數 5-9 文字型數字轉成數值型數字 1. 什麼是文字型數字 什麼又是數值型數字 文字型數字 例如 電話號碼 身份 ID...等 有可能以 "0" 開頭的任一串數列 數值型數字 可以拿來用公式試算(計算)的 開頭不得有 "0" 2. 怎麼輸入文字型數字 在輸入數字時 前面先加個 圖 1. 5-50

3. 怎麼把文字型數字轉成數值型數字 轉換原理 利用 蒐尋 取代 的功能 再加上正規表達式的幫忙 找出所有數字 重新再 填入表格一次 因此 欲轉換的儲存格必須先設定成數值的型態 再執行 編輯 尋找和取 代 儲存格設定成數值的型態 選取所要轉換的數字儲存格 滑鼠右鍵 儲存格格式化 數字 選一種數字樣式 圖 2. 轉成數值型態 選取所要轉換的數字儲存格 編輯 尋找和取代 圖 3. 成果立現 5-51

圖 4. 5-52