一 各位同仁於收到電子公文附件檔為 ODF 文件格式 ( 如 ODT ODS ODP 等 ), 可以 Microsoft Office(2007 以上版本, 可部分相容 ), 或是自由軟體 Libre Office(https://zh-tw.libreoffice.org, 下載安定版 ) Open Office 等 二 為配合政府公文電子交換可編輯之附件檔案格式至少須有 ODF-CNS15251 標準文件格式, 請各位同仁於公文附件檔上傳前, 以可編輯 ODF 檔案之軟體 (Libre Office Open Office) 確認 ODF 檔案開啟 顯示正常 格式無誤再行上傳 另請各單位上傳本部對外網站 ( 係指不限定特定身分均可瀏覽的網站 ) 提供之可編輯文件應支援 ODF 格式, 本部委外系統亦請配合辦理 三 現有 MS-OFFICE 相關文件轉為 ODF 文件格式問題可參考附件 使用 ODF 文件常見問題說明 及 ODF 轉檔說明
各級機關同仁針對開放文件格式 (ODF) 操作與轉檔所遭遇的問題, 經本會協助諮詢服 務與檔案排版轉製, 並將機關提問之常見問題彙整成問答集, 提供給機關同仁查詢使 用 序號問題處理結果 1 封面與內文頁碼不同, 該如何設定? 2 工作表版面列印縮放比例功能在哪? 先選擇到封面 格式 頁面 組織器 - 樣式名稱 : 預設樣式, 下一個樣式 : 索引 ; 選擇到索引頁 格式 頁面 組織器 - 樣式名稱 : 索引, 下一個樣式 : 第一頁 ; 選擇到第一頁 格式 頁面 組織器 - 樣式名稱 : 第一頁, 下一個樣式 : 第一頁 ; 即可分別編輯頁碼 1. 格式 頁面 工作表標籤 顯示比例 - 縮放模式 2. 檔案 列印預覽 格式化頁面 工作表標籤 顯示比例 - 縮放模式 3 有類似 MS Excel 凍結窗格的功能嗎? 先選擇要凍結的儲存格位置 視窗 固定 4 儲存格下拉資料清單, 如何製作? 先選取儲存格範圍 資料 驗證 條件標籤 - 允許 : 下拉選擇到清單, 條目 : 輸入資料或複製貼上, 按確 定即完成 5 Word 另存 odt 後, 使用 LibreOffice 格式 頁面 文字網格, 選擇不使用網格 開啟, 版面都出現格線, 要如何取消? 6 Word 另存 odt 後, 使用 LibreOffice 開啟, 表格會失真, 要如何處理? 7 8 正確做法是先將 docx 存成 doc, 再用 Libreoffice 開啟 doc, 並存成 odt 因為在原檔 (LibreOffice) 有定義樣式與格式 ( 標附檔是原本用 LibreOffice 打的資料題 ), 另存成 doc 檔後, 就會自動加上項目符號 解 odt 檔, 但用 Word 開啟時, 會出現前決方式 : 在 LibreOffice 中, 不定義樣式, 轉存 doc 面有黑點的情形 請教原因為何, 該如檔後, 再定義與排版 ; 若是依照原操作方式, 亦需在何調整呢? Word 中重新調整定義 LibreOffice 尾端字元空格解決方式如下 : 在使用 LibreOffice 編輯文字時, 有段 1. 可框起文字按右鍵落溢出標點符號的問題, 經操作 右鍵 2. 選擇段落 / 段落 亞洲語言排版式樣/( 取消 3. 對齊勾選 ) 允許標點符號懸尾 後, 標點符 4. 勾選 左右對齊 號已不會溢出, 但在該行尾端卻會有一 5. 確定個字元大小的空格, 但卻無法將下一個即可解決空格問題, 麻煩您使用此方式做調整, 謝字元挪移接上 謝!
9 Writer 問題 : 如何讓表格可以跨頁顯 示? 如主旨所示, 煩請協助讓 答覆內 容 之表格內容可以跨頁顯示 建議可從 Word 檔做調整, 1. 全選內容, 選擇段落 2. 段落間距 : 與前段距離 0 行, 與後段距離 0 行, 行 距為最小行高 3. 按確定即可 4. 再另存為 open document 檔 10 Word- 表格操作問題 : 只要移動其中一個建議貼上儲存格時使用選擇性貼上, 較不影響其他儲儲存格, 其他儲存格會連帶跟著移動 存格格式 11 請問 Libreoffice 有以密碼鎖定格式 的功能嗎? 像 Excel 的 " 保護活頁簿結 構 " 12 如何設定凸排? 在 Calc 上可至 :>> 工具 >> 保護文件, 即可使用密碼 鎖定功能 凸排範例如下 : 先選取要設定的部分, 格式 / 段落 / 選擇 : 縮排與間距 第一行 /-2.00 字 ( - 的是凸排, + 的是縮排 ) 注意 : 第一行若直接以 非自動 方式留空, 留空大小不會 隨著字元大小調整, 須手動進行微調 且凸排設定無法使用自動功能
O!ODF 超容易! 研習講義 建議版本 1. LibreOffice 4.4.7 ( 安定版 ) 以網站公布為準 2. OpenOffice 4.1.1 或 4.1.2 轉檔前的正確觀念 1. 檔名的格式要正確 : 檔名中不可出現特殊符號 檔名不可出現雙重副檔名 2. 文件內容要採用正規化的排版方式 : 不以 空白鍵 作為對齊應用的方式 不以 文字方塊 作為備註或說明 3. 2007 以後的文件, 可以先轉成 97-2003 後, 再進行轉檔 轉檔的方法 1. MS-Offie 直接開啟, 另存新檔 2. LibreOffice 直接開啟, 另存新檔 3. 批次轉換 : 檔案 精靈 文件篩選器 Writer 文書處理 主題一 環境介紹 : 第 1 頁 / 共 17 頁
主題二 基本設定 : 檢視功能表 1. 文件檢視 2. 工具列顯示 / 隱蔵 3. 調整遠近 主題三 頁面設定 : 檔案 頁面 1. 頁面 : 紙張格式 方向 文字方向 頁面邊距 ( 邊界 ) 2. 邊框 : 頁面框線 主題四 儲存文件 : 檔案 儲存 另存新檔 ( 轉檔 ) 主題五 插入符號及殊字元 1. 慣用方法 : 快捷鍵 Ctrl 標點符號小鍵盤 插入 特殊字元 2. 前導字元 ` 主題六 字元格式設定 : 格式 字元 1. 字型 : 西文字型 亞洲文字字型設定 2. 位置 : 位置 旋轉 / 縮放 間距設定 3. 亞洲語言版面配置 : 雙行寫入 主題七 段落格式設定 : 格式 段落 1. 縮排和間距 : 縮排 間距 行距設定 2. 對齊 : 選項 文字到文字 3. 亞洲語言排版式樣 主題八 影像及媒體 (Clip Art 畫廊 字型美工畫廊 ) 1. 影像相關工具列 : 第 2 頁 / 共 17 頁
2. 媒體 ( 字型美工畫廊 ) 相關工具列 : 3. 影像屬性 ( 類型 環繞設定 ): 主題九 表格製作與編修 1. 表格結構 第 3 頁 / 共 17 頁
2. 插入表格 3. 欄寬 行高設定 Writer 轉檔案例 案例一 在 Word 中排版好的文件, 為什麼轉檔之後版面跑掉了呢? 問題說明 文件的排版, 若不是透過正規方式設定, 而是由空白鍵進行排版, 轉檔之後就會破版, 透過如下步驟設定即可修正 : 第 4 頁 / 共 17 頁
解決方式 1. 刪除多餘的空白及手動分行符號 2. 透過 Writer 尺規或功能表 格式 段落, 設定 文字之前 及 第一行 的位置即可完成排版 案例二 已排版完成的文件, 為何轉檔之後, 有些文字變成奇怪的符號呢? 問題說明 字型是有版權的, 文件中若採用特殊字元或字型, 就容易因為不支援而產生各種奇怪的符號 解決方式 只要透過如下步驟設定即可修正 : 1. 選取文字 第 5 頁 / 共 17 頁
2. 透過 Writer 格式 字元, 設定 字型 案例三 排版好的文件, 為何轉檔之後和原來的文件完全不一樣? 問題說明 不同的軟體對文字有不同的格式設定, 若文字的排版有採用特定的設定, 經過轉換之後就會跑到預設的位置, 和原始文件差異可能會很大, 如注音標示及圍繞字元 解決方式 可透過如下步驟設定略為修正 : 1. 在 Word 中取消注音標示及圍繞字元設定 2. Writer 中注音標示僅能顯示在上方, 圓形文字外框須以繪圖工具製作 第 6 頁 / 共 17 頁
案例四 文件中的圖片, 為何轉檔之後, 位置跑掉了呢? 解決方式 視文件內容重新設定圖片文繞圖方式或重新調整版面的排版: 1. 點選要設定的圖片, 或是將游標放置於圖片後位置 2. 透過 Writer 功能表 格式 影像, 設定 文繞圖 位置或修改原設定的排版方式, 如分欄或分頁 案例五 為何轉檔之後, 表格內的資料無法重新計算了呢? 解決方式 Word 和 Writer 在表格中的計算公式所採用的 引數 是不一樣的, 因此計算的認定上不同, 所以無法更新運算結果 解決方式 只要重新設定運算式, 即可解決這個問題 1. 在 Word 中將計算式刪除 第 7 頁 / 共 17 頁
2. 透過 Writer 表格 公式, 設定 運算式 案例六 為何轉檔後, 文件中的 SmartArt 圖形變形, 而且不能修改呢? 問題說明 SmartArt 圖形是 office 2007 之後新的功能,Writer 中並沒有該 功能, 故圖形會直接轉換圖片檔, 且轉換後易變形 解決方式 只要重新透過功能表 格式 物件 位置及大小, 調整大小即可修正 案例七 為何轉檔之後, 美美的圖片效果都不見了呢? 問題說明 圖片美化是 office 2007 之後新的功能,Writer 中並沒有該功能, 故轉檔之後會變回預設的圖片樣式 解決方式 可透過繪圖工具達成相同效果, 不過步驟繁複, 建議採用美工軟體編修原始圖片再插入, 或可採用如下方式設定 : 1. 繪圖工具列 繪製一圖形 格式 點陣圖 匯入所需圖片 第 8 頁 / 共 17 頁
2. 區域 點陣圖 選擇原先要插入的圖片 Calc 報表試算 主題一 環境介紹 第 9 頁 / 共 17 頁
主題二 工作表基本操作 1. 新增 刪除 重新命名 搬移及複製工作表 2. 欄列的新增及選取 儲存格的選取及搬移 主題三 儲存格美化 : 格式 儲存格 1. 數字 : 數字格式套用 2. 對齊 : 文字對齊 文字方向 3. 邊框 : 線條安排 線條 離內容的間距 主題四 頁面設定 : 格式 頁面 1. 頁面 : 紙張格式 頁面邊距 2. 邊框 : 線條安排 線條 離內容的間距 第 10 頁 / 共 17 頁
3. 頁首及頁尾 主題五 編輯列印範圍 : 格式 列印範圍 編輯 Calc 轉檔案例 列印範圍的設定 重複列及欄 案例一 為何轉檔之後, 表格內的資料無法正常顯示或計算呢? 問題說明 檔案經過轉檔, 公式參照的位址為舊有的檔案, 若在轉檔後的資料編輯, 則會有錯誤的訊息 解決方式 重新設定公式的參照位址即可 第 11 頁 / 共 17 頁
案例二 表格的框線, 為何轉檔之後全部失真, 甚至都跑掉最上方去了呢? 問題說明 使用者若自行採用文字方塊輸入文字, 或透過繪圖物件在版面上編輯, 失真率會提高, 版面設定也不易控制 表格的框線必須要重新透過格式設定完成框線樣式 案例三 圖表的樣式, 為何轉檔之後就失真了呢? 問題說明 因軟體的圖表格式和樣式不同, 可能會色彩失真的情形 解決方式 必須重新再設定一次符合的格式, 即可正常顯示 Impress 簡報應用主題一 認識 Impress 視窗 第 12 頁 / 共 17 頁
主題二 正規化製作簡報 1. 投影片版面配置 : 不選取任何物件, 側邊欄 屬性層板 2. 套用母片頁面 : 側邊欄 母片頁面層板 3. 修改投影片母片 : 檢視 母片 投影片母片 第 13 頁 / 共 17 頁
主題三 簡報基本操作 1. 新增 刪除投影片 調整投影片順序 2. 投影片標題升階 降階 上移 下移 3. 重新套用版面配置 4. 投影片播放 主題四 影像 1. 插入影像 2. 影像工具列的使用 3. 側邊欄圖形層板的使用 第 14 頁 / 共 17 頁
Impress 轉檔案例 案例一 在簡報中, 早已設計了美美的背景圖, 為什麼一轉檔之後, 就變成黑白的呢?! 解決方式 重新再設定一次軟體中預設的佈景主題, 即可正常顯示 案例二 已經完成的簡報, 為何轉檔之後, 變更版面配置, 就整個配置都破碎了呢? 解決方式 原則上是打掉重練, 但是還可以透過 剪下 + 貼上 的方式, 把文 字貼至預設的文字框中 第 15 頁 / 共 17 頁
案例三 簡報中設定的超結連, 為何轉檔之後, 部份連結失效了呢? 解決方式 因軟體連結設定的方式略有不同, 特別是同一份文件中的位置, 最可能會有失效的情形, 重新再設定一次連結即可 第 16 頁 / 共 17 頁
案例四 設定好美美的播放效果, 為何轉檔之後都不見了? 解決方式 因軟體有的動畫效果略有不同, 可能會有無法播放的情形, 軟體會以預設的效果進行播放, 若不滿意可重新再設定一次軟體有的換頁效果 案例五 簡報中的影片檔, 為何轉檔之後變成奇怪的圖形, 而且不能播放了? 解決方式 因軟體可接受影片的格式略有不同, 可能會有無法播放的情形, 重新再插入一次符合的格式, 即可播放 1. 透過功能表 插入 媒體 音訊或視訊 2. 重新選擇所需的 wmv 影片檔, 並調整適當的大小 第 17 頁 / 共 17 頁