澎湖縣政府公文整合系統警察局暨所屬機關上線教育訓練及說明會 承辦單位 : 澎湖縣政府行政處資訊科叡揚資訊股份有限公司
課程內容 一 共通性介面說明二 紙本簽核實務作業案例說明 ( 一 ) 紙本來文存查 ( 二 ) 紙本來文函覆發文 ( 三 ) 電子來文轉紙本存查 ( 四 ) 電子來文轉紙本函覆發文 ( 五 ) 創簽稿紙本文存查 ( 六 ) 創簽稿紙本發文三 線上簽核實務作業案例說明 ( 一 ) 電子來文存查 ( 二 ) 電子來發文 ( 三 ) 創簽稿電子文存查 ( 四 ) 創簽稿電子發文四 承辦人員作業其他應注意事項五 問題討論
新系統網址及登入方式 一 網址 :e-doc.penghu.gov.tw/sod20/login.aspx 二 新系統提供三種登入方式 : (1) 輸入帳號 密碼及驗證碼 (2) 利用自然人憑證 ( 需輸入 PIN 碼, 預設為生日年 月日 6 碼 ) (3)e 公務精靈提供訊息代登入 ( 不需輸入密碼 )
新系統上線使用者注意事項 一 完成填寫及確認系統個人資料, 下次登入時即會自動呈現系統儀表版畫面 個人資料畫面 首頁儀表板畫面
新系統上線使用者注意事項 二 將常用文書範本加入到我的最愛, 降低選錯文書範本的可能 機關共用畫面 我的最愛畫面
紙本與線上簽核作業差異說明 差異點目前紙本作業線上簽核作業 電子收文作業來文及附件列印來文及附件不列印 ( 維持電子型式 ) 公文傳遞流程紙本傳遞電子傳遞 公文簽收紙本簽收線上簽收 承 / 會辦意見紙本書寫意見線上輸入意見 核稿紙本核稿線上核稿 批示紙本批示線上批示 公文調閱紙本查閱線上檢視公文及附件內容 自然人憑證無會辦 / 核稿 / 批示作業使用憑證加簽
紙本簽核實務 作業案例說明 7
1-1 紙本簽核 - 紙本來文存查 (1) 紙本來文 (2) 系統點收 (3) 紙本簽辦 (4) 紙本陳核 ( 送 會辦 ) (5) 陳核給長官由長官決行 (6) 決行 / 歸檔註記 (7) 送歸檔 ( 登記桌 ) (8) 歸檔作業 紙本來文 承辦人作業 系統點收 陳核主管作業 公文紙本 紙本簽辦紙本陳核 紙本批核 決行 歸檔作業 送歸檔 ( 登記桌 ) 決行 / 歸檔註記
1-2 紙本簽核 - 紙本來文函覆發文 (1) 紙本來文 (2) 系統點收 (3) 簽辦 ( 函覆 ) (4) 紙本陳核 (5) 陳核給長官由長官決行 (6) 稿轉文 / 列印紙本文 (7) 決行 / 歸檔註記 (8) 送發文 ( 登記桌 ) (9) 發文 / 歸檔作業 承辦人作業 陳核主管作業 紙本來文 系統點收 公文紙本 簽辦 ( 函覆 ) 紙本批核 列印紙本 紙本陳核 決行 決行 / 歸檔註記 稿轉文 / 列印紙本文 發文 / 歸檔作業 送發文 ( 登記桌 )
1-3 紙本簽核 - 電子來文轉紙本存查 (1) 電子來文 (2) 系統點收 (3) 轉紙本公文 / 簽辦 (4) 紙本陳核 ( 送會辦 ) (5) 陳核給長官由長官決行 (6) 決行 / 歸檔註記 (7) 送歸檔 ( 登記桌 ) (8) 歸檔作業 承辦人作業 陳核主管作業 電子來文 系統點收 公文紙本 列印紙本 轉紙本公文 / 簽辦紙本陳核 紙本批核 決行 歸檔作業 送歸檔 ( 登記桌 ) 決行 / 歸檔註記
1-4 紙本簽核 - 電子文轉紙本函覆發文 (1) 電子來文 (2) 系統點收 (3) 轉紙本公文 / 簽辦 ( 函覆 ) (4) 紙本陳核 (5) 陳核給長官由長官決行 (6) 稿轉文 / 列印紙本文 (7) 決行 / 歸檔註記 (8) 送發文 ( 登記桌 ) (9) 發文 / 歸檔作業 承辦人作業 陳核主管作業 電子來文 系統點收 公文紙本 轉紙本公文 / 簽辦 ( 函覆 ) 紙本批核 列印紙本 紙本陳核 決行 發文 / 歸檔作業 送發文 ( 登記桌 ) 決行 / 歸檔註記 稿轉文 / 列印紙本文
1-5 紙本簽核 - 創簽稿紙本文存查 (1) 創簽稿 (2) 列印紙本公文 (3) 紙本陳核 (4) 陳核給長官由長官決行 (5) 決行 / 歸檔註記 (6) 送歸檔 ( 登記桌 ) (7) 歸檔作業 承辦人作業 陳核主管作業 創簽稿 列印紙本公文 公文紙本 紙本陳核 紙本批核決行 歸檔作業 送歸檔 ( 登記桌 ) 決行 / 歸檔註記
1-6 紙本簽核 - 創簽稿紙本發文 (1) 創簽稿 (2) 列印紙本公文 (3) 紙本陳核 (4) 陳核給長官由長官決行 (5) 稿轉文 / 列印紙本文 (6) 決行 / 歸檔註記 (7) 送發文 ( 登記桌 ) (8) 發文 / 歸檔作業 承辦人作業 陳核主管作業 創簽稿 列印紙本公文 公文紙本 送發文 ( 登記桌 ) 紙本陳核 紙本批核 決行 發文 / 歸檔作業 決行 / 歸檔註記 稿轉文 / 列印紙本文
紙本簽核作業注意事項 (1) 紙本簽核公文系統點收方式 : 手動點收 (2) 本系統上線後, 各承辦人員收到登記桌人員分辦之紙本公文, 應即登入系統執行 點收 作業, 以明責任 (3) 送會 退會 送一層核判單位之會辦或陳核公送一層核判單位之會辦或陳核公文, 承辦人得免設定傳送流程, 應於批核完成後, 至系統 待辦清單 勾選擬會辦或陳核公文, 點選上方功能區 送登記桌作業 後, 將紙本送交登記桌人員辦理後續流程傳遞作業
紙本簽核作業注意事項 (4) 擬發文案件 : 承辦人員應於 待辦清單 勾選 擬發文公文完成 稿轉文 及 決行歸檔註記 作業後, 點選 送發文 功能後, 即將函稿 及需用印公文紙本送交登記桌人員 ( 或發文人 員 ) 辦理後續流程傳遞作業
紙本簽核作業注意事項 (5) 擬存查歸檔案件 : 承辦人員應於 待辦清單 勾選擬存查歸檔公文完成 決行 / 歸檔註記 作業後, 點選 送歸檔 功能後, 即將紙本送 交登記桌人員辦理後續流程傳遞作業 ( 如屬 非應送檔案室歸檔案件, 則應點選 自存 功 能, 完成系統結案 )
休息十分鐘 17
線上簽核實務 作業案例說明 18
2-1 線上簽核 - 電子來文存查 (1) 電子來文 (2) 系統點收 (3) 線上陳核 ( 送會辦 ) (4) 陳核 給長官由長官決行 (5) 系統點收 (6) 決行 / 歸檔註記 (7) 送歸檔 ( 檔案室 ) (8) 歸檔作業 承辦人作業 陳核主管作業 電子來文 系統點收 系統點收 線上批核 線上陳核 ( 送會辦 ) 決行 歸檔作業 送歸檔 ( 檔案室 ) 決行 / 歸檔註記 系統點收
2-2 線上簽核 - 電子來文發文 (1) 電子來文 (2) 系統點收 (3) 線上陳核 ( 送會辦 ) (4) 陳核 給長官由長官決行 (5) 系統點收 (6) 稿轉文 / 列印紙本文 ( 7) 決行 / 歸檔註記 (8) 送發文 ( 登記桌 ) (9) 發文 / 歸檔作業 承辦人作業 陳核主管作業 電子來文 系統點收 系統點收 線上陳核 ( 送會辦 ) 線上批核 決行 送歸檔 ( 登記桌 ) 系統點收 發文 / 歸檔作業 決行 / 歸檔註記 稿轉文 / 列印紙本文
2-3 線上簽核 - 創簽稿存查 (1) 創簽稿 (2) 線上陳核 ( 送會辦 ) (3) 陳核給長官由長官決行 (4) 系統點收 (5) 決行 / 歸檔註記 (6) 送歸檔 ( 檔案室 ) (7) 存查歸檔作業 承辦人作業 陳核主管作業 創簽稿 線上陳核 ( 送會辦 ) 系統點收線上批核 決行 歸檔作業 送歸檔 ( 檔案室 ) 決行 / 歸檔註記 系統點收
2-4 線上簽核 - 創簽稿發文 (1) 創簽稿 (2) 線上陳核 ( 送會辦 ) (3) 陳核給長官由長官決 行 (4) 系統點收 (5) 稿轉文 / 列印紙本文 (6) 決行 / 歸檔註記 (7) 送發文 ( 登記桌 ) (8) 發文 / 歸檔作業承辦人作業陳核主管作業 創簽稿 線上陳核 ( 送會辦 ) 系統點收 線上批核 送發文 ( 登記桌 ) 系統點收 決行 發文 / 歸檔作業 決行 / 歸檔註記 稿轉文 / 列印紙本文
建議適用線上簽核範圍 1 電子來文 創簽稿 存查案件 開會通 知單等 2 府文 2 層決行以下及單位 ( 機關 )1 層決 行以下之電子公文 3 公文分類號保存年限在 10 年 ( 含 ) 以下 4 公文 ( 含附件 ) 總頁數在 10 頁以下 5 公文附件電子檔案大小在 5MB 以下或檔 案數在 3 個以下
建議不適用線上簽核範圍 1 紙本來文 ( 紙本來文轉線上簽核公文之推動時程, 各單位 ( 機關 ) 得於完成掃描器配置後, 經評估單位 ( 機關 ) 人員已熟悉相關系統操作, 得改列入線上簽核適用範圍 ) 2 採購簽辦案件 3 經費請領及需檢附會計憑證相關公文 4 附件為實體資料 ( 支票 原始憑證或需簽名蓋章者 ) 5 密件公文 6 人民申請( 陳情 ) 案件
線上簽核作業注意事項 (1) 線上簽核公文系統點收方式 : 自動點收 (2) 線上簽核公文 ( 系統已介接 e 公務精靈派送待辦 公文訊息通知 ) 當承辦人員開啟 待辦作業 中之 點收作業 或 待辦清單 時, 即由本 系統自動執行點收 (3) 由於本系統使用機關採分階段上線方式, 推動 上線期間如會辦單位中含有未上線機關, 應採 紙本簽核會辦方式
線上簽核作業注意事項 (4) 本系統上線後, 初期線上簽核會辦作業只限採 局內各單位內順會方式, 跨機關會辦時間將另 行通知 (5) 線上簽核案件得由各承辦人員完成設定預排流 程後, 再執行陳核作業 ( 單純陳核流程案件得 免設定, 例如承辦人 科長 副處長或核稿專 員 處長 ( 決行 )), 以確保流程傳遞作業正 確
線上簽核作業注意事項 (6) 擬發文案件 : 承辦人員應於 待辦清單 勾選 擬發文公文完成 稿轉文 及 決行歸檔註記 作業後, 點選 送發文 功能後, 即將須用 印紙本公文送交登記桌人員 ( 或發文人員 ) 辦 理後續流程傳遞作業
線上簽核作業注意事項 (7) 擬存查歸檔案件 : 承辦人員應於 待辦清單 勾選擬存查歸檔公文完成 決行 / 歸檔註記 作業後, 點選 送歸檔 功能後, 該存查歸檔 公文即傳遞至檔案室, 不需再經由登記桌轉交 ( 如屬非應送檔案室歸檔案件, 則應點選 自存 功能, 完成系統結案 )
休息十分鐘 29
承辦人員作業其他應注意事項
新舊系統並行運作作業注意事項 1 本系統上線前已收文或登錄舊系統之案件 : (1) 來文存查公文, 可待核示後於舊系統辦理結案 (2) 來文函復 ( 轉 ) 公文, 可待核示後於舊系統以原 收文號 ( 收發同號 ) 發文結案 2 新系統上線前已創稿辦理中案件 : (1) 已於舊系統完成取號案件, 可待核示後於舊系統 辦理發文 ( 存查 ) 結案 (2) 尚未取號但已陳核中案件, 可待核示後於新系統 中創稿發文
承辦人員作業應注意事項 1 筆硯公文製作系統於本系統上線後不需移除, 各承辦人員可同時開啟筆硯公文製作系統與新版公文製作系統, 執行兩系統間公文資料複製貼上或匯出匯入功能, 節省原有公文資料重複登打時間 2 各承辦人員收辦之公文如需以簽辦單簽辦意見或擬辦函稿時, 應登入本系統至 待辦清單 勾選擬簽辦之公文, 點選 簽辦 功能鍵選擇公文製作系統提供之文書範本進行編輯 ; 採線上簽核方式得於畫面右側 您的意見 欄輸入擬辦意見
承辦人員作業應注意事項 3 本系統已提供所需文書範本者, 不得以 WORD 軟體或筆硯公文製作系統編輯製作 4 公文製作系統如未提供所需文書範本, 承辦人員得另以 WORD 軟體編輯製作, 惟需另以 簽辦 或 創簽 / 創稿 功能選擇公文製作系統提供之 取號單 完成取號及公文資料登打作業 ( 來文函復案件不需再取新號 ), 採紙本簽核方式另需列印出 取號單 紙本附於紙本公文之後陳核 ; 採線上簽核方式則需上傳該電子檔案至系統中陳核
承辦人員作業應注意事項 5 有關 簽 格式抬頭單位 ( 機關 ) 名稱之使用, 依陳核層級不同, 統一規定用語如下 : (1) 府簽 : 本府各單位 : 例如一級機關之府簽, 應使用 簽於澎湖縣政府警察局 (2) 一級機關之內簽, 應使用 簽於 科,, 或於 科 ( 室 股 ) 前加註機關簡稱, 例如 : 簽於 ( 警 ) 科 ( 室 股 )
承辦人員作業應注意事項 6 線上及紙本簽核方式轉換注意事項 : (1) 線上簽核或紙本簽核相互轉換只限 1 次, 一經 轉換, 本系統即不再允許第 2 次轉換 (2) 線上簽核轉換為紙本簽核, 新系統限制應由 承辦人員執行簽核方式轉換作業, 並應於印 出紙本公文後, 即送收發人員補列印條碼附 貼於公文紙本右下方, 始得繼續陳核程序
承辦人員作業應注意事項 (3) 紙本簽核轉換為線上簽核, 應將公文紙本送交單位登記桌完成紙本公文掃描引入系統後, 始得辦理 (4) 經電子交換之公文, 系統將預設採線上簽核作業方式辦理, 承辦人員如認為收辦之電子公文不適合採線上簽核方式辦理者, 得於系統 待辦清單 勾選擬轉換簽核方式公文, 執行 轉紙本簽核 作業並列印公文紙本, 惟一經轉換即不得再回復以線上簽核作業方式辦理
承辦人員作業應注意事項 (5) 紙本簽核或線上簽核一經轉換後, 均需重新 完成實體核章 ( 憑證簽核 ) 程序, 不得逕從 轉換簽核方式之陳核 ( 會辦 ) 點轉換為實體 核章 ( 憑證簽核 )
承辦人員作業應注意事項 7 線上簽核公文決行後覆 ( 傳 ) 閱, 本系統提供三種作業方式 : (1) 設定覆閱 : 提供公文各級承 ( 會 ) 辦人員設定覆閱對象 ( 單位或特定人員 ), 可於覆閱公文清單中瀏覽, 無點閱記錄 ( 僅限用線上簽核公文 ) (2) 設定傳閱 : 提供公文主辦人員設定傳閱對象 ( 單位或特定人員 ), 承辦人可於傳閱公文清單中瀏覽, 無點閱記錄 ( 僅限用線上簽核公文 )
承辦人員作業應注意事項 (3) 登載公布欄 : 提供單位登記桌或承辦人登載 公布欄, 設定布告對象 登載期間等, 系統 預設保留最近 30 天登載布告資料供使用者點 選瀏覽, 使用者瀏覽後系統自動記錄點閱時 間, 並提供歷史布告資料查詢 ( 線上簽核 公文及紙本簽核公文皆可使用 )
承辦人員作業應注意事項 8 線上申請作業 : (1) 公文展期申請 : 新系統提供線上 公文展期申請 機制, 承辦人對於承辦中且預計未能於限辦期限內辦結之案件, 應依此線上申請機制提出公文展期申請 (2) 檔案調閱申請 : 新系統提供線上 檔案調閱申請 機制, 承辦人可線上提出檔案 ( 影像檔 ) 調閱申請
公文整合系統相關資訊提供 本府行政處網站已於 業務專區 項下 建置 公文整合系統建置專區 ( 網址 :http://www.penghu.gov.tw/general/ penghu gov tw/general/ index.jsp) 專屬網頁, 有關本案推動之 各項文件資料將集中此專屬網頁提供查 詢
問題討論 42
課程結束 43