機密文書檔案處理 - 常見問題及實例講解 行政院綜合業務處翁參議玉麟 103 年 6 月 1
大綱 法源依據 機密文書類型 機密文書保密期限 & 解密條件 機密文書處理流程 & 注意事項 機密文書等級變更或解密之權責 機密文書等級變更或解密之程序 2
相關法源 國家機密保護法及其施行細則 檔案法 機密檔案管理辦法 文書處理手冊 3
機密文書之類型 機密文書區分為 國家機密文書 及 一般公務機密文書 ( 文書處理手冊第 49 點 ) 國家機密事項依國家機密保護法及其相關規定辦理 一般公務機密事項依相關法規及保密規定辦理 4
國家機密之意義 定義 :( 國家機密保護法第 2 條 ) 為確保國家安全或利益而有保密之必要, 對政府機關持有或保管之資訊, 經依國家機密保護法核定機密等級之文書者 範圍 :( 國家機密保護法施行細則第 2 條 ) 1. 軍事計畫 武器系統或軍事行動 2. 外國政府之國防 政治或經濟資訊 3. 情報組織及其活動 4. 政府通信 資訊之保密技術設備或設施 5. 外交或大陸事務 6. 科技或經濟事務 7. 其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者 5
國家機密之核定 應於必要之最小範圍內為之 ( 國家機密保護法第 5 條 ) 保密期限核定, 絕對機密不得逾 30 年 極機密不得逾 20 年 機密不得逾 10 年等規定 ( 國家機密保護法第 11 條 ) 6
國家機密之等級 國家機密保護法第 4 條規定, 國家機密等級區分如下 : 絕對機密 : 適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受非常重大損害的事項 極機密 : 適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受重大損害的事項 機密 : 適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受損害的事項 7
一般公務機密之意義 指本機關持有或保管之資訊, 除國家機密外, 依法令或契約有保密義務者 ( 文書處理手冊第 51 點 ) 種類繁多, 且散見於各種法規中 均為 密 等級 ( 文書處理手冊第 50 點 ) 8
一般公務機密之核定 因各政府機關或個人權益應行保密之事項, 種類繁多, 且散見於各種法規中, 復以契約或行政事務經緯萬端 錯綜複雜, 恐難明定最高保密期限 由各機關本於權責並視案情訂定保密期限 法律規定 一般公務機密 之事項, 主要係為保護個人安全 ( 如檢舉人身分 ) 隱私 ( 如醫療 財務等或犯罪紀錄等 ) 或為確保政府機關行政運作 ( 如人事採購作業等 ), 除政府機關行政運作過程須保密之事項, 可於行政目的達成後, 予以解密外, 其餘有關個人權益之保護, 並無完成期限, 依法即應持續保密 各機關應就其主管業務, 依文書處理手冊第 49 點第 2 項各法規所定事項, 於必要之最小範圍內, 分別詳定應保密事項之具體範圍 9
一般公務機密之種類及適用法令 ( 一 ) 職務秘密 公務員服務法第 4 刑事訴訟法第 245 條第 3 項 稅捐稽徵法第 33 條 野生動物保育法第 12 條第 3 項 統計法施行細則第 45 條 水污染防治法第 26 條第 4 項 勞動檢查法第 11 條第 1 項 2 款 10
一般公務機密之種類及適用法令 ( 二 ) 郵電秘密 郵政法第 11 條 電信法第 7 條第 1 項 刑法第 133 條 11
一般公務機密之種類及適用法令 ( 三 ) 業務秘密 醫師法第 23 條 藥師法第 14 條 刑法第 316 條 護理人員法第 28 條 醫療法第 49 條 12
一般公務機密之種類及適用法令 ( 四 ) 採購秘密 政府採購法第 34 條機關辦理採購, 其招標文件於公告前應予保密 機關辦理招標, 不得於開標前洩漏底價, 底價於開標後至決標前, 仍應保密 機關對於廠商投標文件, 除供公務上使用或法令另有規定外, 應保守秘密 13
一般公務機密之種類及適用法令 ( 五 ) 人事秘密 公務人員陞遷法第 16 條 典試法第 28 條 考績法第 20 條 考績委員會組織規程第 7 條 14
一般公務機密之種類及適用法令 ( 六 ) 陳情檢舉 行政程序法第 170 條 行政機關對人民之陳情有保密必要者, 受理機關處理時, 應不予公開 獎勵保護檢舉貪污瀆職辦法第 10 條 受理檢舉機關, 對於檢舉人姓名 性別 出生年月日 國民身分證統一編號或護照號碼 居所或服務機關 學校 團體, 及被檢舉人之姓名或其他足資辨別之特徵等資料及檢舉書 筆錄或其他有關資料, 應予保密 15
機密文書保密期限 國家機密文書 : 絕對機密 - 不得逾 30 年 極機密 - 不得逾 20 年 機密 - 不得逾 10 年 國家機密涉及國家安全情報來源或管道, 應永久保密 一般公務機密文書 : 依法令或契約規定期限, 予以保密 16
機密文書解密條件 文書處理手冊第 60 點機密文書保密期限或解密條件之標示, 應以括弧標示於機密等級之右, 其解密條件之如下 : 本件於公布時解密 本件至某年某月某日解密 附件抽存後解密 ( 適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者 ) 其他 ( 其他特別條件或另行檢討後辦理解密 ) 17
機密文書處理流程圖 創稿 來文 總收文分送各單位承辦人簽擬陳核 會簽 各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封 分文 繕校 蓋印 封發 歸檔, 以及機密公文電子交換等事項, 並儘可能實施隔離作業 ( 文書處理手冊第 55 點 ) 批示 送回承辦單位 送文書科 歸檔 18
機密文書注意事項 - 收文登錄 文書處理手冊第 59 點 收受機密文書時, 應詳細檢查封口有無異狀後, 並依內封套記載情形完成登錄 受文者為機關或機關首長者, 應送機關首長或指定人員啟封 ; 受文者為其他人員者, 逕送各該人員啟封 ; 另啟封人員, 應核對其內容及附件 機密文書之收發處理, 以專設文簿或電子檔登記為原則, 並加註機密等級 如採混合方式, 登記資料不得顯示機密之名稱或內容 19
機密文書注意事項 - 用印 屬 絕對機密 極機密 者 由承辦人員持往用印 監印人員僅憑機關首長簽署用印, 不得閱覽其內容 屬 機密 密 者之用印 得由指定繕校人員持往用印 20
機密文書注意事項 - 封發 文書處理手冊第 59 63 點 絕對機密 極機密 文書 : 承辦人員監督辦理 機密 密 文書 : 指定繕校 收發人員辦理 機密文書對外發文時, 應封裝於 雙封套 內 內封套 : 正面適當位置處加蓋機密等級, 並加封密, 封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋 密 字戳記 外封套 : 不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記 21
機密文書注意事項 - 傳遞方式 內部 ( 一 ) 密件發文時承辦人員須以專設文簿 ( 如承辦密件登記查考簿 ) 親自或派專人傳遞至發文單位, 不可與普通公文夾雜送繕以免發生洩密之虞 分文 ( 交辦 ) 陳核 ( 判 ) 送會 送繕 用印 退稿 歸檔等流程 絕對機密 及 極機密 文書 : 應由承辦人員親自持送 機密 及 密 文書 : 非由承辦人員傳遞時, 應密封交遞 22
機密文書注意事項 - 傳遞方式 對外 ( 二 ) 屬國家機密之 絶對機密 或 極機密 者, 由承辦人員或指定人員傳遞, 必要時得派武裝人員或便衣人員護送 機密者, 由承辦人員或指定人員傳遞, 或以外交郵袋或雙掛號函件傳遞 一般公務機密文書 密 等級者, 須切實密封後按一般人工傳遞方式辦理 23
機密文書注意事項 - 歸檔 承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封, 並於封面上註明單位名稱 收發來文字號 案由或案名 ( 得以代碼或代名表示 ) 分類號 頁數 件數 附件數 案卷內文件起迄日期 保存年限 機密等級及保密期限或解密條件, 封口簽章後, 送檔案管理單位辦理歸檔 ( 機密檔案管理辦法第 4 條第 1 項 ) 檔案管理人員點收機密文書時, 僅得依封套上記載事項檢視, 不得拆開封套 ; 封套上記載不全者, 應退回補正 ( 機密檔案管理辦法第 4 條第 3 項 ) 24
機密文書注意事項 - 保管 機密檔案應與一般檔案分別存放, 應存放於具安全防護功能之箱櫃, 並裝置密鎖, 保管人員必須經常檢查 ( 機密檔案管理辦法第 6 條 ) 保管機密文書人員調離職務時, 應將所保管之機密文書, 逐項列冊點交單位主管或其指定人員 ( 文書處理手冊第 74 點 ) 對於機密文書之處理, 指定專人會同檔案 資訊 政風等業務承辦人員, 實施查核 ( 文書處理手冊第 75 點 ) 機密文書非經權責主管人員核准, 不得攜出辦公處所 ; 因職務而持有之機密文件, 應保存於辦公處所 ( 文書處理手冊第 67 點及第 76 點 ) 25
其他注意事項 ( 一 ) 機密案件經解密後, 應照普通案件放置保管, 非經解密者, 不得銷毀 ; 解密後, 其銷毀方式, 須依檔案法及相關規定辦理 ( 文書處理手冊第 73 點 ) 經核准銷毀之檔案於銷毀前, 應妥善集中放置於安全場所, 並應注意其運送過程之安全 檔案之銷毀, 應由檔案管理單位會同相關單位派員全程監控, 並應注意環境保護事宜 ( 機關檔案保存年限及銷毀辦法第 12 條 ) 絕對機密不得複製 ( 國家機密保護法第 15 條 機密檔案管理辦法第 16 條 ); 一般公務機密文書之知悉 持有 使用或複製, 除辦理該機密業務者外, 以經單位主管以上人員同意者為限 ( 文書處理手冊第 58 點 ) 26
其他注意事項 ( 二 ) 不同等級之國家機密合併使用或處理時, 以其中最高之等級為機密等級 ( 國家機密保護法第 17 條 ) 機密檔案應與一般檔案分別存放, 並依機密等級分別保管 機密檔案應另備保險箱或其他具安全防護功能之箱櫃, 裝置密鎖存放之 ; 必要時, 應存放於保險室或密室中, 並裝置警報及監視系統 ( 機密檔案管理辦法第 6 條 ) 27
機密文書等級變更或解密權責 文書處理手冊第 72 點 機密等級變更或解密, 由承辦人員辦理 國家機密之變更或解密, 依國家機密保護法第 10 條第 1 項規定為之 一般公務機密文書, 由原核定機關權責主管核定之 機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整, 致該機密事項非其管轄者, 相關保護作業由承受其業務之機關辦理 ; 無承受業務機關者, 由原核定機關之上級機關或主管機關為之 28
文書機密等級之變更或解密, 其權責劃分疑義實務案例說明 Q: 機關因公務需要函詢工程會政府採購法意見, 並將該函公文機密等級核定為密, 保密期限至 102 年 12 月 31 日止 現有立法委員請該會提供該會上開函復機關之公文, 惟因涉及該會公文之解密, 滋生處理文書機密等級之變更或解密之權責劃分疑義 就該會函復公文, 該會是否係屬上開規定所稱原核定機關, 得就該會函復內容認為無保密需要而逕行解密? A: 一 按文書處理手冊第 72 點第 3 款 : 處理文書機密等級之變更或解密, 其權責劃分如下 : ( 三 ) 一般公務機密文書, 由原核定機關權責主管核定之 上開規定所稱原核定機關係指製作原機密文書之核定機關, 倘機密文書核定機關如對外發文, 受文機關復文機密等級之解密, 應由該受文機關辦理 是以, 其他機關因公務需要函詢該會政府採購法意見而核定為密級之公文, 該會據此就函復疑義之公文機密等級亦核定為密, 該會即為函復此疑義公文機密等級之原核定機關 二 工程會所製作函復機關政府採購法意見之公文, 雖可依前開規定本於權責核定, 是否變更或解密, 倘因其內容涉及原函請釋機關業務上仍有保密之必要者, 為期審慎, 可另洽原請釋機關之意見, 再行斟酌, 惟不受原請釋機關意見之拘束 29
機密文書等級變更及解密程序 - 未標示保密期限或解除條件 原核定機關主動檢討或檢查 受文機關建議 是 填具 處理意見表 及辦理 通知單稿 通知受領該機密文書之受文機關 填具調案單將原卷調出, 檢視是否為原核定機關 否 建議單 建議原核定機關變更或註銷其機密等級 俟原核定機關通知變更或註銷其機密等級 * 機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對 * 將原案封面或公文上所標機密等級以雙線劃去, 再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之 紀錄單 * 原案照變更等級或非機密文件保管 30
機密文書機密等級變更或註銷處理意見表 檔 ( 機關全銜 ) 機密文書機密等級變更或註銷處理意見表 號 原機密案件日期文號文別 案 由 受文機關 抄送副本機關 原 機 密 等 級 新機密等級或註銷 變更機密等級理由 備 陳 考 核 說明 : 一 已辦之機密文書資料, 已失保密時效, 或因有關機關之建議, 其機密等級應予註銷或變更者, 先提出審查後, 填此表陳核 二 國家機密之變更或解密者, 依 國家機密保護法 第 10 條第 1 項規定為之 一般公務機密文書, 由原核定機關權責主管核定之 31
處理意見表說明 一 已辦之機密文書資料, 已失保密時效, 或因有關機關之建議, 其機密等級應予註銷或變更者, 先提出審查後, 填此表陳核 二 國家機密之變更或解密者, 依 國家機密保護法 第 10 條第 1 項規定為之 一般公務機密文書, 由原核定機關權責主管核定之 32
機密文書機密等級變更或註銷建議單作法舉例 ( 機關全銜 ) 機密文書機密等級變更 ( 或註銷 ) 建議單 地址 :000 臺北市 路 000 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 e-mail) 100 臺北市 區 路 段 000 號受文者 : 發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 0000000000 號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 密 ( 註銷後解密 ) 附件 : 主旨 :( 來文機關 )00 年 00 月 00 日 字第 00000000 號 ( 文別 ), 建請惠予 ( 變更或註銷 ) 其機密等級 說明 : 旨揭文號之 ( 案由 ) 一案, 原為 ( 原機密等級 ), 因 ( 建議再分類理由 ), 建請惠予 ( 建議再分類等級 ) 正本 : 副本 : ( 條戳 ) 33
機密文書機密等級變更或註銷通知單作法舉例 ( 機關全銜 ) 機密文書機密等級變更 ( 或註銷 ) 通知單 地址 :000 臺北市 路 000 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 e-mail) 100 臺北市 區 路 段 000 號受文者 : 發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 0000000000 號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 :( 原發文機關 )00 年 00 月 00 日 字第 0000000000 號 ( 文別 ), 有關 ( 案由 ) 一案原為 ( 原機密等級 ), 請惠予 ( 變更為新機密等級或註銷 ) 正本 : 副本 : ( 條戳 ) 34
機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 ( 戳 ) ( 機關全銜 ) 機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 通知機關 ( 原機密案件核定機關 ) 原機密案件 新等級或註銷 發文日期 發文字號 登 記 人 ( 職稱 ) ( 姓名 ) ( 日期 ) 發文日期 發文字號 說明 : 一 機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對 二 將原案封面或公文紙上所標機密等級以雙線劃去, 再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單 三 原案照變更之等級或非機密文件保管 35
常見問題及實例講解 36
案例 (1) 府 機密文書機密等級變更或註銷建議單 受文者 : 發文日期 : 發文字號 : 速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 密 ( 註銷後解密 ) 附件 : 如文主旨 : 為配合國家機密保護法第 39 條規定辦理機密文書機密等級重新檢討專案, 檢送貴管前致本府密級以相關公文 ( 詳如清冊 ), 敬請查照 說明 : 一 請參照國家機密保護法之相關規定, 重新核定貴管機關文書機密等級暨附解密條件見復 ; 回函時並註明原清冊之序號及檔號 二 清冊中 備考 欄內併案檢討有本府之復函, 即指其將隨同貴管之檢討結果同步調整機密等級, 毋庸再行建請本府檢討 正本 : 行政院 副本 : 37
案例 (2) 部參謀本部後勤參謀次長室機密文書機密等級變更或註銷通知單 主旨 : 檢送本室檔案機密等級變換建議 ( 處理 ) 表, 請惠予辦理機密等級註銷, 請查照 說明 : 依國家機密保護法第 11 27 29 條規定辦理 正本 : 行政院秘書處... 38
案例 (3) 相關機關來函時註明為 密件 並已敘明解密條件為 工作完成時解密, 其是否尚需相關機關再來函告知解密期限? 39
案例 (4) 民間團體以密件行文, 政府機關可 否自行銷密? 40
案例 (5) 受文機關可否依來文所涉業務性質, 自行設定解密條件? 41
案例 (6) 國立 大學保管臺灣省行政長官公署教育處之機密檔案, 因年代久遠已失保密時效, 行文教育部中部辦公室建請註銷機密等級, 該辦公室回復該檔案已移轉國史館存放一案 42
案例 (7) 中國回教協會函受文者 : 行政院秘書處密件等級 : 主旨 : 陳送本會 2007 年亞洲地區穆斯林青年 ( 領袖 ) 夏令研習營活動計畫書 1 份 ( 如附件 ) 敬請俞允指導辦理相關事宜, 並酌予補助舉辦所不足之部分經費新台幣壹拾萬元整, 俾利活動順利推展為感 正本 : 內政部 外交部 教育部副本 : 行政院秘書處 43
抄件 案例 (8) ( 機關 ) 函受文者 : ( 內部單位 ) 發文日期 : 發文字號 : 速件 : 密等及解密條件或保密期限 : 密 ( 演習結束後解密 ) 附件 : 如文 主旨 : 函送 演習綱要計畫, 請查照 正本 : 副本 : 44
案例 (9) 機密文書機密等級變更或註銷建議單受文者 : 發文日期 : 發文字號 : 速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 普通附件 : 如文主旨 : 檢送 機密文書機密等級變更或註銷建議表 1 份 ( 詳附件 ), 請重新審認機密等級, 以利文書歸檔作業, 請查照惠復 說明 : 依據鈞院秘書處文書處理手冊第 點規定辦理 正本 : 行政院副本 : 45
案例 (10) 機關公文檔案佚失, 如何辦理檢討該等公機密等級變更或註銷作業? 46
重點宣導 密等及解密條件或保密期限 : 請務必填列 本件至某年某月某日解密 保存年限訂定, 應高於保密期限 承辦單位不得擅自更改來文之等級及解密條件或保密期限 機密文書如非必要, 儘量免用或減少副本 辦畢歸檔注意事項 : 承辦人需檢視完整案件 ( 含附件 ) 並逐頁編寫頁碼, 以機密檔案專用封套予以封裝 按封套所載事項填列, 並於封口加蓋騎縫章及簽註日期 檔管人員不得拆開封套, 檢視封套上記載不全者, 退還補正 47
重點宣導 範例 國立交通大學機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 通知機關 ( 原機密案件核定機關 ) 教育部 發文日期 發文字號 100 年 7 月 13 日 臺人 ( 二 ) 字第 1000118884 號 原機密案件 發文日期 發文字號 58 年 10 月 11 日 台 (58) 人字第 20950 號 新等級或註銷 註銷 登記人 職稱 : 組員 姓名 : 林 日期 : 年 月 日 說明 : 一 機密文書機密等級奉准變換或註銷時先調出原卷核對 二 將原案封面或公文紙上所標機密等級以雙線劃去, 再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單 三 原案照變換之等級或非機密文件保管 48
敬請指教 謝謝 49