文書流程管理實務與常見缺失 嘉義市政府企劃處研考科李佩純 05-2254321#687 debbyli@ems.chiayi.gov.tw 簡報大綱 基本概念 流程管理作業原則及常見缺失 各類公文時效管制常見缺失 問題回應 1
基本概念 文書流程管理定義 文書流程管理 指以完整登錄公文處理過程相關事實資訊為基礎, 實施自我管理 文書稽催 時效統計分析及流程簡化等管理措施, 以提高公文處理時效及品質之文書管理作業制度 消極目的在於防止公文延壓, 積極目的更在於促使同仁自我管理, 提高行政效率, 落實為民服務 1 2
文書處理流程示意圖 收文分辦 簽稿擬辦 會簽稿陳核判繕校用印發文歸檔 資料登錄 查詢稽催 統計分析 文書流程管理是全程 全案 全面管制 1 權責劃分 機關首長 審核展期 30 日以上之案件 專案管制及特殊性案件 / 逾處理時限 30 日以上者, 責成人員限期結案 / 獎懲案件核定 專責管制 建立文書流程管理制度 / 研訂稽核計畫 / 定期檢核 / 個案分析 / 彙送統計資料 / 訂定專案管制 / 特殊性案件作法 / 共同性問題之協調改進 文書單位 建制文書流程管理電腦化作業環境及推動線上簽核 / 統計全機關公文時效資料訂定公文展期核准職責 / 配合調卷分析提供資料 / 1 業務單位 承辦人員 : 自我管理 / 確保公文品質, 依規定期限辦結 / 各階段之查催 / 管制會稿 會辦時效 / 簡化業務處理流程 單位收發 管制登錄本單位每一公文流程 / 定期稽催 / 統計 / 配合調卷分析 單位主管 督促作業時效 / 核准展期及來文速別之調整 / 督促落實代理人制度 / 獎懲建議 3
管制區分 管制區分 適用類別 管制原則 管制標的 處理過程收發文件之管制 一般公文 以文管制 文辦結就銷號歸檔 只問文是否於期限內辦畢, 不問案情內容 以個件為管制標的 以案管制 專案 申請 陳情 訴願 監察及其他 ( 主管指定 ) 首件文號於全案辦結始能銷號 以案情是否於處理時限內實質妥處為管制標的 凡屬通知補件 會勘 會議 請釋 查詢及有關機關間公文往返等, 以他號方式處理 16 處理時限 項目管制類別 一般公文 限期公文 專案管制案件 人民申請案件 人民陳情案件 訴願案件 監察案件 普通件 6 日速件 3 日最速件 1 日 依規定期限 依預定辦理之處理時限 依人民申請案件項目及處理期限表規定, 未定處理期間者其處理期間為 2 個月依相關規定期限 依訴願法規定 處理時限 公文註明期限者依公文, 未註明期限者於 2 個月內辦結 限辦日期之計算扣除假日計算包含假日計算包含假日計算包含假日計算扣除假日計算包含假日計算包含假日計算 16 4
限期公文 ( 一 ) 收文樣態 來文指定日期 來文給定一段時間 依規定即訂有處理時限 來文訂有不同處理時限 收文時, 已逾來文所訂時限 登錄管制方式 依指定日期管制 從收文次日起算並含假日 依規定時限管制 ( 如國賠案件 20 日 ) 以最後時限管制 以普通件管制 16 限期公文 ( 二 ) 如受文機關認為有變更來文所訂期限需要, 須聯繫來文機關確認同意並簽奉單位主管核定, 始得移送單位收文人員變更處理時限 限期案件 ( 文到幾日 ) 限辦日期最終日遇國定假日或其他休息日, 得延至次 1 工作日 16 5
監察案件 監察院依據監察法及監察法施行細則規定, 於調查後經各有關委員會審查及決議, 得由監察院提出糾正案 行政部門應依法於 2 個月內 ( 另於公文註明期限者除外 ) 答復監察院 監察院調查意見函請機關改善案及委託機關調查部分, 監察院依個案狀況及需求, 慣例於公文中註明辦理期限, 請機關限期答復 16 流程管理作業原則及常見缺失 6
收文登錄 ( 一 ) 缺失現象單位收文人員未依規定辦理收文編號登錄, 或未加蓋收文日期編號戳或條碼 規定作法資料登錄為管制基礎, 應隨時檢查公文收發登錄流程, 加強教育總收及單位收文人員公文登錄觀念 1 收文登錄 ( 二 ) 缺失現象未能依時效管制類別分類登錄, 例如將人民陳情及申請案件 限期公文等錯誤登錄為一 般公文 規定作法不同類別公文處理時限及時效計算標準有區別, 應加強分文人員之公文類別判別訓練, 依管制類別區分正確登錄 2 7
收文登錄 ( 三 ) 缺失現象單位收文人員未能於收文當日或次日完成登錄 作業 規定作法每日下班前 2 小時收到之公文, 應於當日編號登錄分送承辦單位, 惟急要公文應隨到隨辦 當日收文應蓋當日收文日期編號戳及條碼 3 改分作業 缺失現象部分來文內容涉及二個單位以上案件, 常有發生一再簽請改分情形, 並有單位收受改分公文 後, 另行以改分日期登錄起算時效現象 規定作法公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位, 單位間有分文爭議案件, 應指定專人 ( 秘書長 ) 協調判定 改分公文之管制或統計時效起算點, 仍以總收文原登錄收文日期為準 4 8
時間註記 缺失現象文書處理過程中之有關人員, 僅於文面註明日期, 未確遵規定格式註明時間 規定作法文面適當位置應蓋章或簽名, 並應註明時分 ( 例如 6 月 14 日上午 9 時, 得縮記為 0614/0900), 以明責任 5 異常分析 缺失現象處理公文以 先存後辦 或 附件抽辦, 文存 方式, 逃避時效管制 規定作法宣導正確時效管制觀念, 並加強抽查存查及創稿案件分析, 防杜逃避稽催情事 9 9
展期申請 缺失現象未完全落實展期作業, 例如展期申請作業欠嚴謹, 案件未依規定申請展期 規定作法應訂定申請展期期限, 利用資訊系統簡化處理流程, 並分層授權各級權責主管核決 ; 案件無法於規定時間內辦結, 應屆滿處理時限前提出展期 ; 辦理展期之公文以逾期案件列計, 惟未屆展延結案日期前不列入稽催範圍 公文展期規定 工作天數 核定人員 30 天以內 單位主管 31 天以上 秘書長 12 急要案件 缺失現象部分來文屬急件或時效性未能適當處理, 延誤 處理時限 規定作法應以目標管理, 控管案件簽辦 陳核 發文 送達等流程, 並注意處理流程各階段之查催 13 10
公文時效管制 常見缺失 一般公文 ( 一 ) 缺失現象 開會通知單逕以來文速別進行管制 規定作法凡開會或會勘通知單等通知性質之文書, 其處理時限應以所指定開會 會勘日期為準, 惟機關如另有處理之管制規定者, 例如 : 以會後報告簽陳管制者, 得自訂時限管制 16 11
一般公文 ( 二 ) 缺失現象來文之處理速別與公文性質不符, 卻逕以來文 速別進行管制 規定作法來文之處理速別與公文性質不符者, 得經由收文單位之主管或指定之授權人員核定後, 調整來文處理速別 16 一般公文 ( 三 ) 缺失現象公文會簽時間過於冗長, 時效管制未能落實 規定作法機關內部送會公文應儘量會商, 會商方式得以電洽 簽稿會核單 小組會商 自行持稿送會 以書函洽商等方式, 並按傳遞速別卷宗時限辦理 ; 會辦文件受會單位應以速件管制處理 18 12
一般公文 ( 四 ) 缺失現象 代理人制度未能落實, 延誤公文處理時效 規定作法應落實職務代理人制度, 並強化內部管理, 以避免公文積壓 19 人民申請案件 ( 一 ) 缺失現象人民申請案件未依規定分類編目, 訂定處理期限, 並辦理公告, 或雖已公告處理時限, 惟並未依公告期限進行管制, 或未依案件性質評估處理時限, 公告期限有偏長現象 規定作法應配合行政程序法規定, 檢視所主管法規有否人民依該等法規得提出申請者, 由各業務單位確實清查未公告處理期間之人民申請案件項目, 專責管制單位應將所屬機關單位公告之人民申請案件處理時限公告於機關網站, 並依各類別案件之時限進行管制稽催 23 13
人民申請案件 ( 二 ) 缺失現象部分申請案件未依全程管制原則進行以案管制, 常有以先存後辦 函請補件或請相關機關就權責事項審查時即銷號結案之情形 規定作法管制單位應嚴格要求在處理人民申請案件時, 以案為單元處理 統計, 單位內部處理過程中, 凡屬通知補 ( 件 ) 會勘( 查 ) 會議( 商 ) 請釋( 示 ) 查詢及有關機關間公文往返等, 應依一般公文創稿或原案附號辦理, 不得以原文號銷號結案 24 人民陳情案件 ( 一 ) 缺失現象 僅將明確註記 陳情書 者歸類為人民陳情案, 民眾以其他管道方式陳情者 ( 例電子郵件 ) 多以一般公文進行管制, 未按公文實質內容正確分類 規定作法凡屬行政程序法第 168 條規定之人民對於行政興革之建議 行政法令之查詢 行政違失之舉發或行政上權益之維護等事項, 均應歸類為人民陳情案件, 無論機關收文 單位收文或首長收受轉下之陳情案件 陳情人親赴機關陳情 以電話及電子郵遞傳送陳情者, 皆應確實依全面管制原則分類登錄管制 25 14
人民陳情案件 ( 二 ) 缺失現象部分人民陳情案件案情單純, 可於較短時間內辦結, 惟仍以 30 日之處理時限進行管制 規定作法各機關之陳情案件, 應視業務性質分別訂定處理時限並以公布於機關資訊網等方式公告週知, 各種處理時限不得超過 30 日 人民陳情案件類別與處理時限表 類別 線上陳情 市容查報 電話陳情 市政建議 書面陳情 檢舉信函 其他 處理時限 5 日 5 日 5 日 3 日 15 日 14 日 30 日 26 人民陳情案件 ( 三 ) 缺失現象部分人民陳情案件於承辦單位函請陳情人到場面談, 或於函請他機關表示意見後即辦理銷號結案, 並未以案情實質妥處為解除列管條件 規定作法陳情案件應以案實施全程時效管制, 並以案件實質妥處為解除管制條件, 凡屬案件辦理過程的收發文件, 應以一般公文創稿或原案附號辦理, 不得以原文號銷號結案 27 15
監察案件 ( 一 ) 缺失現象部分監察案件於承辦單位於函請他機關研提資料或會商相關機關意見後即辦理銷號結案 規定作法接獲監察院來文, 辦理過程有函請他機關研提資料或會商相關機關意見需要者, 均應另以他號方式處理, 不得以原文號銷號結案 27 監察案件 ( 二 ) 缺失現象無法於限辦日期辦結案件未先行回復監察院辦理情形 規定作法案情複雜且一時無法辦結之監察案件, 各機關業務單位應於限辦期限內將辦理情形及未能結案原因先行回復監察院及登錄於監察案件管理資訊系統, 並申請展期 27 16
問題回應 Q1 公文不當存查定義及懲處規定 有轉行或答覆必要, 應行簽辦案件而簽存查 利用存查銷號, 再以創稿發文 利用行文或會稿銷號 長官已決行發文, 承辦人卻逕行送存歸檔 依本府暨所屬機關公文處理時限暨逾限懲處作業規定 應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文經糾正再犯者, 按情節簽陳核定相關人員申誡以上處分 27 17
Q2 會辦公文處理時限 一般公文 最速件 速件 普通件 機關內部送會時限 1 小時 2 小時 4 小時 送會外機關時限 以速件管制 27 簡報完畢敬請指教 18