壹 Calc 操作介面說明 經典 < 十善業道經 >: 爾時, 世尊復告龍王言 若有菩薩, 依此善業, 於修道時, 能離殺害, 而行施故, 常富財寶, 無能侵奪, 長壽無夭, 不為一切怨賊損害 離不與取, 而行施故, 常富財寶, 無能侵奪, 最勝無比, 悉能備集諸佛法藏 離非梵行, 而行施故, 常富財寶, 無能侵奪, 其家直順, 母及妻子, 無有能以欲心視者 本次課程重點 : 函數 樞紐分析表 排序篩選 合併列印 2 壹 Calc 函數 Calc 提供了電子試算表軟體中所有常用函數, 函數可做非常精準且具體之參數運算 貳 Calc 資料助理 ( 樞紐分析表 ) ~ 進階與排序篩選 參 Writer & Calc 合併列印 ~ 進階 1
練習 1:Calc 函數練習 函數工具列 函數工具列最左邊有一名稱方塊, 顯示現在選取範圍的方塊, 儲存格位置表示方式由欄位的字母及列位的數字組成, 例如 D7, 為 D 欄的第 7 列 名稱方塊往右邊, 依序為函數精靈 小計及函數 點擊函數精靈將開啟一對話框, 其中有所有函數清單並秀出函數內參數的格式 ( 下圖 ) 小計按鈕可將現在儲存格位置之上或左邊全部儲存格的值加總 點擊函數按紐將於現在儲存格位置中插入一等號, 可在輸入欄或儲存格中輸入公式 當儲存格有新資料鍵入時, 小計與函數的按鈕將變為取消及接受按鈕 函數按鈕的 右邊為輸入欄, 顯示現在儲存格的內容 ( 資料 公式或函數 ), 可在輸入欄中修改儲存格內容, 或是在儲存格上點滑鼠左鍵兩下, 當出現游標時, 即可編輯儲存格內容 2
數學函數 加總 :SUM(number_1; number_2;...number_30) 編號 人員名稱 鳳梨酥 核桃糕 饅頭 素粽 芝麻醬 加總 1 莫殺生先生 1000 900 100 100 400 2500 2 吳偷盜小姐 800 400 600 400 0 2200 1 2 =SUM(C5:G5) 3 滑鼠下拉加總 3
財務分析函數 ( 請參考就好 ) 範例 : PMT(rate; NPER; PV; FV; type), 傳回固定利率之年金每期付款金額 : rate 決定週期利率 NPer 是指支付年金的期數 PV 是指連續支付的現值 ( 現金價值 ) FV ( 選擇性 ) 是指定期付款結束時達到的所需值 ( 未來價 值 ) Type ( 選擇性 ) 指定定期支付的到期日期 Type=1 表示每期期初支付, 而 Type=0 表示每期期末支付 統計函數 ( 請參考就好 ) 範例 : MAX(number_1; number_2;...number_30), 傳回引數清單中的最大值 Number1; Number2;...Number30 是數值或範圍 AVERAGE(number_1;number_2;... number_30), 傳回引數的平均值 Number1; Number2;...Number 0 是數值或範圍 重要! 函數基礎 : 所有函數最前面必須加上等於符號, 例如 =average(a1;b5) 加 : + 例如 : 減 : - A1+A2+A3 乘以 B1 減 B2 除以 5, 寫乘 : * 成 Calc 或 Excel 函數式為 : 除 : / =((a1+a2+a3)*b1-b2)/5 日期和時間函數 ( 請參考就好 ) 透過日期和時間函數, 可插入 編輯 使用日期與時間 OpenOffice.org 時間與日期之推算皆由一指定數字開始 ; 當日期或時間被設為數字格式時, 將顯示一數值 例如 01/01/2000 12:00 PM 顯示為 36526.5 此狀況為格式問題, 日期與時間在 OOo 中實際上為一數值, 將這數值改變數字格式 ( 日期或時間 ) 後, 方可以標準日期或時間格式顯示 DATE(year; month; day), 此函數會計算由年 月 日所指定的日期, 並以儲存格格式顯示 包含 DATE 函數的儲存格預設格式為日期格式, 但您可使用任何其他數字格式來格式化此儲存格 Year 是介於 1583 和 9957 或介於 0 到 99 之間的整數 Month 是表示月份的整數 Day 是表示當月日期的整數 DAY(number), 傳回指定日期值的天 天是以 1 與 31 之間的整數傳回 您也可以輸入負數日期 / 時間值 serial_number 是一個作為時間值的十進位數字, 源自天數計算 邏輯函數 ( 請參考就好 ) 4
練習 2:Calc 資料助理 (Excel 樞紐分析表 )~ 由講師示範 資料助理 (Microsoft Office 中稱樞紐分析 ) 為透過比較與分析產生一互動式表格的工具 可將數據依照指定的版面配置會總成表格, 而表格之版面與內容皆可重新排列 請由蓮苑官網下載 : 2-13 2-14:Calc 練習檔 (OpenOffice).ods < 十善業道公司銷售月記帳表 > 日期 部門 業務姓名 產品 業績 毛利 100 年 4 月 1 日 業務部 古邪行先生 鳳梨酥 300 15 100 年 4 月 1 日 業務部 林妄語小姐 核桃糕 120 6 100 年 4 月 4 日 業務部 林妄語小姐 核桃糕 160 8 100 年 4 月 6 日 業務部 林妄語小姐 核桃糕 90 4.5 100 年 4 月 6 日 行銷部 王惡口小姐 饅頭 60 3 100 年 4 月 8 日 行銷部 王惡口小姐 鳳梨酥 220 11 100 年 4 月 9 日 行銷部 莫殺生先生 饅頭 90 4.5 100 年 4 月 10 日 業務部 林妄語小姐 饅頭 160 8 100 年 4 月 10 日 總務部 周兩舌先生 饅頭 480 24 100 年 4 月 10 日 行銷部 王惡口小姐 饅頭 30 1.5 100 年 4 月 12 日 業務部 古邪行先生 鳳梨酥 200 10 100 年 4 月 12 日 行銷部 莫殺生先生 饅頭 60 3 100 年 4 月 14 日 行銷部 莫殺生先生 核桃糕 70 3.5 100 年 4 月 15 日 業務部 林妄語小姐 鳳梨酥 150 7.5 2190 在 Calc 中建入資料作為資料助理之依據 範例 : 上述虛擬公司, 依照時間登記 部門 及 產品 之業績與毛利 ; 以下介紹如何利用 資料助理將不同部門與產品之業績與毛利做加總 選取欲分析的資料範圍 ( 包含表頭 ) 若為連續之資料範圍( 中間沒有空白的欄或列 ), 可選擇資料範圍中任一格儲存格, 啟動資料助理時將自動選取整個連續的資料範圍 由功能表 資料 資料助理 啟動, 將出現下圖中的對話框 5
點選目前的選取後按確定, 將出現資料助理版面配置對話框, 如下圖所示 資料範圍之欄位標題將以按鈕的形式顯示在對話框中, 可任意拖曳至頁面欄位 欄欄 位 列欄位或資料欄位中 樞紐分析表 < 結果 > 樞紐分析表結果說明與圖表 : (1) 業務部貢獻 53.88% 最高, 行銷部 24.20% 次之 (2) 鳳梨酥 (39.73%) 與饅頭 (40.18%), 貢獻度約 80% (3) 建議 : 由業務部主力銷售鳳梨酥 (29.68%) 與核桃糕 (16.89) 總務部銷售饅頭 (21.92%) 行銷部協助銷售鳳梨酥 (10.05%) 與饅頭 (10.96%) 操作過程不難, 樞紐分析表重點在於 解釋 6
練習 3: 資料排序與篩選 排序 由功能表 資料 排序, 將出現下圖中的對話框 再選擇向上或向下 < 原始資料 > 依 日期 排序 : < 已排序資料 > 按照順序, 依 部門代號 業績 及 產品 排序 : 1 3 2 7
排序, 其他選項 篩選自動篩選 由功能表 資料 篩選 自動篩選, 將會出現篩選按鈕 ( 向下箭頭 ) 部門代號篩選 8
標準篩選 進階篩選 ( 略 ) 9
練習 4: 合併列印 2 - 學員練習 Writer 與 Calc(Word 與 Excel) 的整合應用 本次練習 : 製作標籤貼紙建立資料來源 (Calc, Excel) 資料來源是一個資料庫, 包含了姓名和地址的記錄 ( 和其他資訊 ), 由這些資訊, 郵件清單便可產生了 雖然能夠建立和列印郵遞標籤 信封而不使用資料來源, 但在大部分時候, 使用已建立的資料來源是比較方便快速, 這個章節我們假設您是使用一個資料來源 OOo 能夠存取的資料來源很廣泛, 包括試算表 文字檔和資料庫, 像是 MySQL Adabas 和 ODBC 等, 如果被使用於合併列印的資訊, 其格式不能直接被 OOo 存取, 您需要先進行轉換, 例如 : 匯出為一個由逗點分隔數值的檔案 (CSV 檔 ) 以下列 Calc 範例, 試算表資料內容如下圖所示 :Calc 檔, 儲存於桌面 註冊資料來源 (Writer, Word) 為了要讓一個資料來源能夠直接的被 OOo 文件取得, 首先要註冊資料來源 選擇功能表 檔案 精靈 地址資料來源 10
選擇適合的外部通訊錄類型, 在本練習中, 我們選擇其他的資料來源 ( 本次練習由 Calc 或 Excel 匯入資料 ), 然後點擊繼續鈕 精靈的下一頁為連線設定, 在此點擊設定鈕 ( 無圖 ) 在下一個對話方塊中, 點擊瀏覽鈕, 尋找地址資料的試算表後, 點擊開啟舊檔鈕就會返回本對話方塊, 在此時您在試算表文件的路徑方塊中就可以看到通訊錄的路徑了, 若想測試連線是否已正確建立, 可按測試連線鈕 ( 如上圖及下圖 ) 11
點擊完成鈕 在以下的對話方塊, 點擊繼續鈕 ( 不要按欄位指定鈕 ) 有 2 個以上通訊 錄, 詢問哪一個 本次練習先 跳過 在位置方塊中為資料來源命名, 預設的名稱為...\ 地址.odb, 但您可以更改為其他名稱, 通訊錄名稱方塊中, 可輸入新的名稱, 在此並不更改 點擊完成鈕, 這個資料來源已完成註冊 12
列印郵遞標籤 在開始郵遞標籤內容之前, 請確定資料來源已連線和註冊, 並且要注意您想要使用標籤的商標和類型 要列印郵遞標籤 :: 選擇功能表 檔案 開啟新檔 標籤, 開啟標籤對話方塊 在其他標籤頁中, 確定已勾選內容同步化的核取方塊 在標籤標籤頁中, 選擇資料庫和表格, 並且選擇使用標籤的商標和類型 備註如果您想要的標籤類型不在清單中, 您需要使用格式標籤頁來定義新商標和類型, 這個設定並不困難, 只要將標籤的高度 寬度和間隔輸入, 就能夠定義新的標籤類型了 標籤標籤頁 : 11 點擊資料庫欄位的下拉式選單, 選擇使用於標籤的第一個欄位 ( 在本範例為姓名 ), 接下來點擊對話方塊中間的向左鈕, 移動欄位至標籤文字區中 5 1 2 4 3 13
繼續加入欄位和插入想要的空格 標點符號和分行, 直到標籤內容已組合完畢 點擊開啟新檔鈕, 您現在有一個新的 一個頁面的文件, 其中包含了許多的框架, 每一標籤都是選擇的類型, 以填入選取的資料來源地址欄位, 常常您會發現在您地址資料來源中有一些欄位並沒有資料, 因此會造成標籤中的空白行, 如果這對您來說並不造成困擾, 您可以跳過下個步驟, 否則請進行修正 預設空白行 14
去除 預設空白行 首先, 請確認標籤框架上顯示欄位內容 ( 資料來源的標題 ), 按 Ctrl+F9 或選擇 檢視 欄位名稱 進行切換檢視 下一步驟, 確認您能夠看到控制符號, 像是分段或段落標示等, 如果沒有看到的話, 請選擇功能表 檢視 控制符號, 或是按 Ctrl+F10, 或點擊工具列上的控制符號圖示 您將會看到地址欄的分隔是以段落分行所建立, 而不是段落控制符號 由於抑制空白地址欄位取決於隱入的段落, 而不是行, 你需要替換換行符為為段落控制符 點擊第一個標籤, 在標籤的第一列最後資料來源地址欄位結束的地方, 按 Delete 鍵移除新列字元, 然後按 Return ( 或 Enter 鍵 ) 插入段落標示, 在地址中的每一列重複這個動作 再按一下標籤同步化按鈕, 則所有段落分行符號會自動全數改成段落控制符號 再次點擊要抑制空白行的第一個段落結束的位置, 選擇 插入 欄位指令 其他, 在欄位指令對話方塊的功能標籤頁, 於欄位類型中選擇隱入的段落, 然後在條件方塊中輸入, 本範例的格式為 :![ 合併列印 2. 合併列印 2. 稱謂 ]![ 合併列印 2. 合併列印 2. 郵遞區號 ] 如果不行, 請先放棄, 勿花太多時間於此! 15
標籤合併列印 點擊 檔案 列印, 在合併列印訊息方塊中選擇是 在合併列印對話方塊中, 您可以選擇列印所有記錄, 或是被選取的記錄, 要選擇記錄列印, 可使用 Ctrl+click 選擇個別記錄, 若想要選擇連續記錄時, 可使用 Shift+click 鍵進行選取 點擊確定將標籤由印表機列印 ( 實作上, 先存到檔案再進行排版 ) 如果您比較喜歡將標籤儲存為一個檔案, 以進行校正或格式化設定, 則在合併列印匯出中選合併列印擇檔案, 而不要選擇預設的印表機選項 當選擇儲存為檔案時, 對話方塊的儲存合併的文件區會顯示在畫面中, 預設選取的是 (1) 儲存為單一文件, 您也可以依需要選擇 (2) 另存為個別文件 在本範例, 我們儲存為單一文件, 然後按確定鈕, 儲存於資料夾中 上述操作畫面, 如下圖 另存新檔 : 2-13 2-14:Writer 練習檔 (OpenOffice)- 合併列印 2( 結果 ).odt 16
開啟檔案 開啟上述檔案 : 2-13 2-14:Writer 練習檔 (OpenOffice)- 合併列印 2( 結果 ).odt 更新所有連結 : 否 合併列印完成 17