合併列印

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尉雍
9 years ago
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1 Writer 使用手冊第十一章套用信函郵遞標籤信封列印

2 內容目錄什麼是... 1 建立資料來源... 1 註冊資料來源... 2 建立套用信函... 5 列印郵遞標籤編輯已儲存郵遞標籤檔案列印信封設定列印的信封合併和列印信封使用精靈建立套用信函步驟 1:選擇開始文件步驟 2 選擇文件類型...23 步驟 3 插入地址區塊...23 選擇資料來源地址清單...24 選擇地址區塊...25 符合欄位...26 步驟 4:建立稱謂...27 步驟 5: 調整版面配置...28 步驟 6:編緝文件和插入其他欄位...29 步驟 7:個人化文件...30 步驟 8:儲存列印或傳送...31 i

3 什麼是 OpenOffice.org (OOo) Writer 提供一個非常有用的功能來建立和列印多個副本的文件傳送至不同收件者的清單由信件郵遞標籤信封這些功能在應用上雖然不同但都基於已註冊資料來源的概念從中得到功能中必需的地址資訊變數這一章節會介紹的全部過程這些步驟包括 1) 如何建立和註冊資料來源 2) 如何建立和列印套用信函郵遞標籤和信封 3) 如何儲存在一個可編輯的檔案而不要直接的列印建立資料來源資料來源是一個資料庫包含了姓名和地址的記錄和其他資訊由這些資訊郵件清單變可產生了雖然您能夠建立和列印郵遞標籤信封而不使用資料來源但在大部分時候使用已建立的資料來源是比較方便快速這個章節我們假設您是使用一個資料來源 OOo 能夠存取的資料來源很廣泛包括試算表文字檔和資料庫像是 MySQL Adabas 和 ODBC 等如果被使用於的資訊其格式不能直接被 OOo 存取您需要先進行轉換例如匯出為一個由逗點分隔數值的檔案 CSV 檔第一節中我們將使用含有以下欄位標題的試算表姓名性別郵遞區號縣市地址電話做為範例試算表資料內容如下圖所示圖 1: 試算表資料來源 1 建立資料來源

4 註冊資料來源為了要讓一個資料來源能夠直接的被 OOo 文件取得首先就是要註冊資料來源 1) 選擇功能表檔案精靈地址資料來源圖 2: 由精靈開啟地址資料來源 2) 選擇適合的外部通訊錄類型在本範例中我們選擇其他的資料來源這個頁面中所顯示的項目會依作業系統不同而不同然後點擊繼續鈕圖 3: 選擇通訊錄類型註冊資料來源 2

5 3) 精靈的下一頁為連線設定在此點擊設定鈕圖 4: 精靈的連線設定 4) 在資料來源特性對話方塊中選擇資料庫類型在本例為試算表然後點擊繼續鈕圖 5: 選擇資料庫類型 5) 在下一個對話方塊中點擊瀏覽鈕尋找地址資料的試算表後點擊開啟舊檔鈕就會返回本對話方塊在此時您在試算表文件的路徑方塊中就可以看到通訊錄的路徑了若想測試連線是否已正確建立可按測試連線鈕 3 註冊資料來源

$在位置方塊中為資料來源命名預設的名稱為...\地址.$

6 圖 6: 選擇試算表文件的路徑 6) 點擊完成鈕 7) 在以下的對話方塊點擊繼續鈕不要按欄位指定鈕圖 7: 因為此為試算表因此不要按指定欄位鈕 8) 在位置方塊中為資料來源命名預設的名稱為...\地址.odb 但您可以更改為其他名稱通訊錄名稱方塊中可輸入新的名稱在此我們並不更改註冊資料來源 4

7 圖 8: 為.odb 檔和通訊錄命名 9) 點擊完成鈕這個資料來源已完成註冊建立套用信函範例發送一封信件給您的顧客郵購公司週年慶活動根據客戶年度購買量分配積點在年終時公司想要發送一封信件給每一個客戶告知客戶年度的積點您可以手動建立一封套用信函信函中簡單的介紹活動辦法或是您可以使用精靈使用方法請參考第 21 頁使用精靈建立套用信函來完成郵件的遞送如果您選擇使用精靈要密切注意其限制和和方法 1) 開啟一個新的文字文件使用功能表檔案開啟新檔文字文件或以檔案開啟舊檔開啟一份已建立的套用信函 2) 顯示已註冊資料來源使用功能表檢視資料來源或按功能鍵 F4 3) 尋找您想要使用在套用信函的資料來源在本範例我們使用的是地址資料庫展開地址資料庫和表格資料夾選擇工作表１通訊錄資料檔就顯示在右方窗格中 5 建立套用信函

8 圖 9: 選擇資料來源 4) 現在就可以輸入文字建立或修改套用信函並藉由點擊和拖曳欄位標題將想要加入的欄位放置信件中適當的位置要注意的是地址列應該在單獨的段落這樣可以使下一個步驟更容易建立套用信函 6

9 圖 10: 拖曳標題至套用信函 5) 繼續操作拖曳欄位的動作此時您也許會考慮到不希望有任何空白列出現在最後的信函中如果並不介意請直接跳至下一個步驟圖 11: 完成套用信函 6) 要去掉空白行 a) 點擊想要去掉空白行的第一個段落結尾處然後選擇功能表插入欄位指令其他 7 建立套用信函

10 b) 在欄位指令對話方塊的功能標籤頁於欄位類型中選擇隱入的段落 c) 點擊條件方塊輸入條件的內容定義空白地址欄條件一般的格式為![資料庫.表格.資料庫的欄位]! (NOT) 字元指的是否定而括號裏面則為條件例如在我們地址資料庫要測試的是地址欄是否為空白![地址.工作表 1.地址] 圖 12: 插入隱入的段落要測試多重條件則可在條件內容中使用運算子 AND 和 OR 或例如![地址.工作表 1.地址]AND![地址.工作表 1. ] d) 點擊插入鈕但不要關閉對話方塊直到完成所有的隱入段落的設定 7) 在姓名欄位後面我們想加入依性別來判斷的稱謂性別為男則加入先生否則為小姐 a) 點擊 Dear <姓名>後面的位置在欄位指令對話方塊中功能標籤頁的欄位類型中選擇有條件的文字在條件方塊中輸入性別== 男在就方塊中輸入先生否則方塊中輸入小姐條件的意思是如果此筆記錄的性別欄中是男則顯示先生否則顯示小姐建立套用信函 8

11 圖 13: 插入有條件的文字 b) 按插入鈕並且按關閉鈕結束欄位指令對話方塊圖 14: 套用信函中插入的條件判斷 c) 在插入欄位後您也許想要進行欄位或套用信函的格式化例如姓名先生中間我想加入一個空格並且將姓名和稱謂以斜體加大來表示積點欄位改為粗體加大就可以在此進行這件文件現在已經可以列印了 9 建立套用信函

1) 使用功能表檔案列印並且在訊息方塊中回答是圖 15: 確定訊息方塊 2) 在對話方塊中您可以選擇列印所有資料條目或被選取的資料條目要選擇被列印的記錄使用 Ctrl+click 來選取個別的記錄若要選擇連續範圍的記錄時則可使用 Shift+click 來標示記錄的範圍圖 16: 對話方塊 3)

12 1) 使用功能表檔案列印並且在訊息方塊中回答是圖 15: 確定訊息方塊 2) 在對話方塊中您可以選擇列印所有資料條目或被選取的資料條目要選擇被列印的記錄使用 Ctrl+click 來選取個別的記錄若要選擇連續範圍的記錄時則可使用 Shift+click 來標示記錄的範圍圖 16: 對話方塊 3) 點擊確定鈕將信件直接由印表機印出如果您比較喜歡將信件儲存為一個檔案以進行校正或格式化設定則在匯出區中選擇檔案而不要選擇預設的印表機選項當選擇儲存為檔案時對話方塊的儲存合併的文件區會顯示在畫面中預設選取的是儲存為單一文件您也可以依需要選擇另存為個別文件在本範例我們儲存為單一文件然後按確定鈕儲存於資料夾中建立套用信函 10

圖 17: 將所有記錄儲存為單一文件中 4) 如果您之前沒有儲存原始套用信函範本然後現在應該儲存保留套用信函的範本在未來建立其他套用信函時是簡單且容易的事強烈的建議您儲存範本列印郵遞標籤在開始郵遞標籤內容之前請確定資料來源已連線和註冊並且要注意您想要使用標籤的商標和類型要列印郵遞標籤 : 1) 選擇功能表檔案

13 圖 17: 將所有記錄儲存為單一文件中 4) 如果您之前沒有儲存原始套用信函範本然後現在應該儲存保留套用信函的範本在未來建立其他套用信函時是簡單且容易的事強烈的建議您儲存範本列印郵遞標籤在開始郵遞標籤內容之前請確定資料來源已連線和註冊並且要注意您想要使用標籤的商標和類型要列印郵遞標籤 : 1) 選擇功能表檔案開啟新檔標籤開啟標籤對話方塊 2) 在其他標籤頁中確定已勾選內容同步化的核取方塊 3) 在標籤標籤頁中選擇資料庫和表格並且選擇使用標籤的商標和類型備註 11 如果您想要的標籤類型不在清單中您需要使用格式標籤頁來定義新商標和類型這個設定並不困難只要將標籤的高度寬度和間隔輸入就能夠定義新的標籤類型了列印郵遞標籤

14 圖 18: 選擇資料庫表格標籤的商標和類型 4) 點擊資料庫欄位的下拉式選單選擇使用於標籤的第一個欄位在本範例為姓名接下來點擊對話方塊中間的向左鈕移動欄位至標籤文字區中圖 19: 由資料庫欄位中移動欄位至標籤文字區列印郵遞標籤 12

15 5) 繼續加入欄位和插入想要的空格標點符號和分行直到標籤內容已組合完畢圖 20: 完成的標籤 6) 點擊開啟新檔鈕您現在有一個新的一個頁面的文件其中包含了許多的框架每一標籤都是選擇的類型以填入選取的資料來源地址欄位常常您會發現在您地址資料來源中有一些欄位並沒有資料因此會造成標籤中的空白行如果這對您來說並不造成困擾您可以跳過下個步驟否則請進行修正圖 21: 建立郵遞標籤欄位 13 列印郵遞標籤

a) 首先請確認標籤框架上顯示欄位內容資料來源的標題按 Ctrl+F9 或選擇檢視欄位名稱進行切換檢視圖 22: 檢視欄位名稱 b) 下一步驟確認您能夠看到控制符號像是分段或段落標示等如果沒有看到的話請選擇功能表檢視控制符號或是按 Ctrl+F10 或點擊工具列上的控制符號圖示您將會看到地址欄的分隔是以段落分行所建立而不是段落控制符由於抑制空白地

16 a) 首先請確認標籤框架上顯示欄位內容資料來源的標題按 Ctrl+F9 或選擇檢視欄位名稱進行切換檢視圖 22: 檢視欄位名稱 b) 下一步驟確認您能夠看到控制符號像是分段或段落標示等如果沒有看到的話請選擇功能表檢視控制符號或是按 Ctrl+F10 或點擊工具列上的控制符號圖示您將會看到地址欄的分隔是以段落分行所建立而不是段落控制符由於抑制空白地址欄位取決於隱入的段落而不是行你需要替換換行符為為段落控制符 c) 點擊第一個標籤在標籤的第一列最後資料來源地址欄位結束的地方按 Delete 鍵移除新列字元然後按 Return (或 Enter 鍵)插入段落標示在地址中的每一列重複這個動作如果在第一個標籤的行距不甚滿意您可以依需要調整段落的樣式除非您進行更改地址使用的是預設樣式圖 23: 第一個標籤進行段落控制符置換注意在步驟 c)中我們介紹的是所有資料來源地址欄位分行符號以段落控制符置換有時地址資料欄位也許比標籤的寬度要長因此會產生折疊至下一列要特別小心不要被誤導了錯刪分行符或錯加段落控制符 d) 再次點擊要抑制空白行的第一個段落結束的位置選擇插入欄位指令其他在欄位指令對話方塊的功能標籤頁於欄位類型中選擇隱入的段落然後在條件方塊中輸入條件一般的格式為![資料庫.表格.資料庫的欄位]! (NOT) 字元指的是否定而括號裏面則為條件列印郵遞標籤 14

在本例中我們輸入![地址.工作表 1.姓名] 要測試多重條件則可在條件內容中使用運算子 AND 和或 OR 例如![地址.工作表 1.地址]AND![地址.工作表 1.E-mail] e) 點擊插入鈕但不要關閉對話方塊直到完成所有的隱入段落的設定在每一個段落重覆抑制空白的動作圖 24: 插入隱入段落欄位指令注意在地址標籤的最後一個段落有一個特別的欄位下一個資料條目資料庫.

17 在本例中我們輸入![地址.工作表 1.姓名] 要測試多重條件則可在條件內容中使用運算子 AND 和或 OR 例如![地址.工作表 1.地址]AND![地址.工作表 1. ] e) 點擊插入鈕但不要關閉對話方塊直到完成所有的隱入段落的設定在每一個段落重覆抑制空白的動作圖 24: 插入隱入段落欄位指令注意在地址標籤的最後一個段落有一個特別的欄位下一個資料條目資料庫. 表格本例為地址.工作表 1 隱入的段落欄位一定必需插入這個欄位之前若您省略了這個動作您會觀察到有一些記錄會跳過而且在最後列印時會遺失 f) 記得稍早之前我們在標籤對話方塊其他標籤頁中勾選的標籤同步化嗎您現在就能看到一個小視窗其中包含了一個標題為標籤同步化按鈕點擊這個按鈕隱入的段落欄位指令將散佈至文件中所有的標籤中圖 25: 標籤同步化按鈕您現在就擁有了一個範本可供未來使用如果您想要儲存它可使用檔案範本儲存或儲存為一個 Open Document 文字範本 (.ott)至在工具選項 OpenOffice.org 路徑範本中設定的私人範本資料夾中標籤現在已準備好列印 1) 點擊檔案列印在訊息方塊中選擇是 2) 在對話方塊中您可以選擇列印所有記錄或是被選取的記錄要選擇記錄列印可使用 Ctrl+click 選擇個別記錄若想要選擇連續記錄時可使用 Shift+click 鍵進行選取 3) 點擊確定將標籤由印表機列印如果您比較喜歡將標籤儲存為一個檔案以進行校正或格式化設定則在匯出區中選 15 列印郵遞標籤

擇檔案而不要選擇預設的印表機選項當選擇儲存為檔案時對話方塊的儲存合併的文件區會顯示在畫面中預設選取的是儲存為單一文件您也可以依需要選擇另存為個別文件在本範例我們儲存為單一文件然後按確定鈕儲存於資料夾中編輯已儲存郵遞標籤檔案要編輯一個儲存的郵遞標籤檔先使用一般的方式開啟儲存的標籤檔此時會出現訊息方塊詢問是否更新所有連結在此我們選擇否有以下幾個原因

18 擇檔案而不要選擇預設的印表機選項當選擇儲存為檔案時對話方塊的儲存合併的文件區會顯示在畫面中預設選取的是儲存為單一文件您也可以依需要選擇另存為個別文件在本範例我們儲存為單一文件然後按確定鈕儲存於資料夾中編輯已儲存郵遞標籤檔案要編輯一個儲存的郵遞標籤檔先使用一般的方式開啟儲存的標籤檔此時會出現訊息方塊詢問是否更新所有連結在此我們選擇否有以下幾個原因在頁面上的第一個標籤我們稱之為主控標籤其他所有的標籤都是連結至它如果您更新連結則所有的標籤將包含了相同的資料這也許不是您想要的圖 26: 更新結連視窗您可以正常的方法選取和變更字型名稱等個別編輯每一筆記錄不過您不能以全部選取的方法一次編輯全體的標籤例如更變所有記錄的字型名稱因此透過編輯段落樣式來變更標籤記錄可能是較方便的方法 1) 在標籤記錄中拼寫正確的文字上按滑鼠右鍵開啟快顯功能表選擇段落樣式要注意若您在拼寫錯誤的字上點擊滑鼠右鍵會出現不同的快顯功能表圖 27: 快顯功能表編輯段落樣式 2) 由段落樣式對話方塊中您可以更改字型名稱大小縮排及其他屬性列印郵遞標籤 16

另一個編輯郵遞標籤檔案的方法是在原始標籤中進行設定再利用標籤同步化鈕將主控標籤中的格式散佈至其他標籤中圖 28: 編輯郵遞標籤格式列印信封除了郵遞標籤外您也許想要直接列印信封建立信封在此有二個基本方法一個是將信封內嵌至文件一般來說是放在第一頁在信封對話方塊中插入另一個方法是將信封當作獨立的文件在對話方塊中選擇開啟新檔在每一個方式中地址資料也許手動輸入

19 另一個編輯郵遞標籤檔案的方法是在原始標籤中進行設定再利用標籤同步化鈕將主控標籤中的格式散佈至其他標籤中圖 28: 編輯郵遞標籤格式列印信封除了郵遞標籤外您也許想要直接列印信封建立信封在此有二個基本方法一個是將信封內嵌至文件一般來說是放在第一頁在信封對話方塊中插入另一個方法是將信封當作獨立的文件在對話方塊中選擇開啟新檔在每一個方式中地址資料也許手動輸入例如使用複製和貼上與信件有關的地址資料或是來自地址資料來源在本節中我們假設是使用地址資料來源來建立單獨的信封信封的產生包括了兩個步驟設定和列印設定列印的信封選擇功能表插入信封在信封對話方塊中的格式標籤頁選擇想要使用的信封格式並且安排信封的版面以符合您的需要字元和段落的特性可透過格式區編輯鈕使用於收件者和寄件者的格式中備註 17 在這個階段是不可能改變的寄件者和收件人者資料的框架但一旦信封已經建立這將變成可能你也許希望進行一些美化調整列印信封

20 圖 29: 信封格式化對話方塊 3) 接下來點擊印表機標籤頁在此選擇您想要使用印表機例如指定信封紙匣和其他印表機相關選項如信封方向和移動間隔您也許需要以您的印表機對這些設定進行多次實驗才能達到最佳的結果 4) 現在您可以選擇由資料來源標題拖曳收件者欄位來建立收件者的欄位參考第 5 頁建立套用信函或是使用信封標籤頁中的選項設定如果您比較喜歡使用拖曳的方式可點擊開啟新檔鈕拖曳資料來源標題至信封上收件者區中然後直接跳至步驟 7 若不是這種方法繼續以下的步驟 5 和步驟 6 列印信封 18

21 圖 30: 在信封對話方塊中選擇印表機選項設定 5) 選擇信封標籤頁在收件者和寄件者方塊中加入或修改資訊你可以使用右方資料庫和表格下拉式清單選擇可以存取收件者資料的資料庫表格並且在使用向右鈕將資料庫欄位中的選擇放入收件者資料的欄位 6) 當您完成格式設定點擊開啟新檔鈕或是插入鈕完成信封設定開啟新檔鈕是在一份新文件中建立信封範本而插入鈕是插入信封至您目前的文件中如果您不想進行信封的作業點擊取鈕或按 Esc 鍵取消所做的設定 19 列印信封

Ctrl+F9 或選擇檢視欄位名稱切換檢視圖 32: 顯示欄位內容 b) 接下來請確認看得到控制符號例如段落標示分行符號等等如果沒有顯示請在功能表中選擇檢視

22 圖 31: 在信封對話方塊選擇收件者和寄件者的資訊 7) 常常發生的情況是在地址資料源中有些欄位中是空白的導致您信封收件者區產生空白列如果這對您而言並不造成困擾那麼請跳過這些段落直接進行第 21 頁合併和列印信封要不然就繼續以下的說明 a) 首先確定信封中顯示欄位的內容資料來源標題而不是欄位名稱如果並沒有看到請按 Ctrl+F9 或選擇檢視欄位名稱切換檢視圖 32: 顯示欄位內容 b) 接下來請確認看得到控制符號例如段落標示分行符號等等如果沒有顯示請在功能表中選擇檢視控制符號或按 Ctrl+F10 鍵或在工具列上點擊控制符號圖示您將會看到地址欄位分隔是由分行符號建立而不是段落標示來抑制空白地址欄位段落時您需要置換分行符號為段落符號列印信封當要使用隱入的段落 20

23 c) 點擊收件者區的第一列最後資料來源地址欄位結束的地方按 Delete 鍵移除新列字元然後按 Return (或 Enter 鍵)插入段落標示在地址中的每一列重複這個動作如果在收件者區中行距不甚滿意您可以依需要調整段落的樣式除非您進行更改地址使用的是預設樣式 d) 再次點擊要抑制空白行的第一個段落結束的位置選擇插入欄位指令其他在欄位指令對話方塊的功能標籤頁於欄位類型中選擇隱入的段落然後在條件方塊中輸入條件條件一般的格式為![資料庫.表格.資料庫的欄位] '! (NOT) 字元指的是否定而括號裏面則為條件在本例中我們輸入![地址.工作表 1.姓名] 要測試多重條件則可在條件內容中使用運算子 AND 和或 OR 例如![地址.工作表 1.地址]AND![地址.工作表 1. ] 點擊插入鈕但不要關閉對話方塊直到完成所有的隱入段落的設定 e) 在每一個段落重覆抑制空白的動作合併和列印信封要合併收件者和列印信封 1) 在功能表中選擇檔案列印並在對話方塊中選擇是 2) 對話方塊開啟就像套用信函和郵遞標籤一樣您可以選擇單獨的列印信封或是數個甚至地址資料庫中全部記錄均列印 3) 設定您的選項然後點擊確定鈕直接由印表機印出或是儲存為檔案進行檢視使用精靈建立套用信函以手動的方法來建立套用信函在第 5 頁的建立套用信函中已經介紹過了這個方法對最後的結果提供最多的掌控也是最建議您使用的方法如果您覺得過程繁雜也可使用精靈進行套用信函在開啟之前您應該注意目前 OOo 3 版本有以下限制在步驟 4 建立稱謂只允許與性別有關的男士和女士這使得無法有無關性別的稱謂像博士在步驟 4 一般稱謂是不能修改預設值是被限制的在步驟 5 版面的特質與段落標記所有的地方包括地址塊框架和稱呼的空間建立專業外觀的文件是需要進行重大修改如果以上的限制對您而言不是障礙請以功能表檔案開啟新檔文字文件開啟一份新文件然後使用功能表工具精靈開啟精靈 21 使用精靈建立套用信函

24 步驟 1:選擇開始文件精靈給多不同的選擇讓您開始文件使用目前的文件建立新的文件從現在文件開始從範本開始為了解釋方便我們假設您開啟的是一份新的文字文件這將確保您可以歷經精靈中所有步驟雖然依經驗您會發現使用之前已建立的文件跳過某些步驟是較實際的方法選擇使用目前的文件點擊繼續鈕圖 33: 選擇開始文件使用精靈建立套用信函 22

步驟 2 選擇文件類型精靈可產生信件如果 Java 郵件連結存在的話還可產生電子郵件訊息在本範例我們選擇建立信件選擇信件後點擊繼續鈕圖 34: 選擇文件類型步驟 3 插入地址區塊在精靈中這是最複雜的一個步驟在此步驟中我們將要進行三件事 1) 告訴精靈要使用那個資料來源資料來源必需是一個已建立的檔案

25 步驟 2 選擇文件類型精靈可產生信件如果 Java 郵件連結存在的話還可產生電子郵件訊息在本範例我們選擇建立信件選擇信件後點擊繼續鈕圖 34: 選擇文件類型步驟 3 插入地址區塊在精靈中這是最複雜的一個步驟在此步驟中我們將要進行三件事 1) 告訴精靈要使用那個資料來源資料來源必需是一個已建立的檔案在本範例為稍早前建立的地址試算表 2) 選擇地址區塊以使用於文件中這個意恩是選擇顯示那一個欄位例如國家要不要包括在內以及看起來如何 3) 確定欄位都是正確符合這是非常重要的例如精靈有一個欄位稱之為姓而您試算表有一個欄位稱之為姓您需要告訴精靈姓姓這在第 26 頁中的符合欄位會加以說明 23 使用精靈建立套用信函

26 圖 35: 插入地址區塊選擇資料來源地址清單 1) 如果第一區的選擇不同的地址清單鈕下方的目前地址清單和您想要使用的不同點擊按鈕開啟選擇地址清單對話方塊來選擇資料來源 2) 如果您並沒有建立地址清單可以點擊建立鈕建立地址清單這個步驟將允許您建立一個 CSV (以逗點隔開值檔案做為地址清單記錄如果您已經有地址清單以本例來說我們已建立地址試算表但若未顯示於地址清單方塊中這時就可按增加鈕在資料夾中選取這個檔案加入在選擇地址清單對話方塊中還有一個篩選按鈕用來排除某些記錄上述所有方法加入的資料來源將被建立和註冊使用精靈建立套用信函 24

圖 36: 選擇地址清單對話方塊 3) 選擇地址清單和點擊確定鈕返回精靈的步驟 3 選擇地址區塊 1) 在精靈的步驟 3 中的第二區在文件中顯示您所選擇的地址區塊定義它的外觀和欄位內容在選擇地址區塊對話方塊中提供二個範例如果這二個都不符合您的需求可點擊更多鈕看到選擇更多的選擇 2)

27 圖 36: 選擇地址清單對話方塊 3) 選擇地址清單和點擊確定鈕返回精靈的步驟 3 選擇地址區塊 1) 在精靈的步驟 3 中的第二區在文件中顯示您所選擇的地址區塊定義它的外觀和欄位內容在選擇地址區塊對話方塊中提供二個範例如果這二個都不符合您的需求可點擊更多鈕看到選擇更多的選擇 2) 選擇地址區塊對話方塊提供六種地址區塊格式的選擇您也可以選擇性的包含或排除國家例如只有不是英國的話才包含國家這六種提供的格式是相當普遍的但它們也許並不精準的符合您的喜好如果是這種情況選擇較接近喜好的地址區塊然後點擊編輯鈕就可以開啟一個新地址區塊對話方塊了圖 37: 選擇地址區塊 25 使用精靈建立套用信函

28 3) 在新地址區塊中您可以使用左方的向左及向右箭頭鈕加入或刪除元素若要移動元素使用右方的上下左右箭頭鈕圖 38: 新地址區塊符合欄位最後是將精靈的欄位與試算表的欄位配合因此項目姓和姓名就能正確的符合了 1) 在精靈的步驟 3 第三區最下方的方塊此時會顯示一筆使用地址區塊格式您所選取的地址清單使用左右箭頭鈕來逐筆查看記錄看看是否正確無誤 2) 如果地址並沒有正確顯示點擊符合欄位鈕符合欄位對話方塊開啟圖 39: 符合欄位對話方塊使用精靈建立套用信函 26

29 3) 符合欄位對話方塊有三欄地址元素是精靈的術語使用於每一個欄位像是 <姓> 和 <名>. 與下列欄位比對允許您選擇將每一個地址要素和您資料來源中的欄位配對在一起預覽欄顯示選取的地址區塊欄位未來顯示的樣子因此您可以查看是否正確的符合 4) 當您已經配對所有欄位點擊確定鈕返回精靈的步驟 3 現在當您使用箭頭鈕查看所有地址時這些資料看起來應該是正確的如果不是仍繼續修改不滿意的部分 5) 要注意的是在您正確配對地址區塊中所有欄位前您將不能繼續下面的步驟如果在欄位位置上看到 <不符合> 它的意思是指欄位仍未正確符合 6) 至於隱去僅含空欄位的行選項就是我們之前所提到的抑制空白欄位的問題使用精靈只要勾選此選項您不需要建立您自己的條件去隱入空白欄段落步驟 4:建立稱謂稱謂是最開始的問候例如親愛的 xxx 在步驟 4 選擇將顯示於信件的稱謂圖 40: 建立稱謂您能夠對男士和女士使用不同的歡迎詞首先 Writer 必需有方法知道是男性或女性在我們的範例試算表中有一個欄位性別在顯示女性收件者的地址清單欄位中設定欄位名稱為性別而欄位值為女未來所有男性會使用男性的稱謂而女生則會使用女性的稱謂備註 27 您不需要告訴 OOo 誰是男性因為它假設所有不是女性的記錄就是男性使用精靈建立套用信函

30 如果您不選擇插入個人化稱謂可以使用較一般的稱謂而不用直接指定收件者如敬啟者在精靈的步驟 3 和步驟 4 的下方有一個預覽窗格您可以查看每一筆記錄看看是否如您的預期步驟 5: 調整版面配置在步驟 5 您可以調整地址區塊和稱謂在頁面上的位置地址區塊可以在頁面的任何位置稱謂則一直在左邊但您可以在頁面上下移動圖 41: 調整版面配置使用精靈建立套用信函 28

步驟 6:編緝文件和插入其他欄位在步驟 6 您有另外的機會由中排除特定的收件者圖 42: 編輯文件您也可以編輯文件的內文如果您是由一份空白文件開啟您可以在這個步驟寫下完整信件點擊編輯文件鈕精靈將縮小至一個小視窗因此您可以很容易的編輯信件圖 43: 最小化精靈

31 步驟 6:編緝文件和插入其他欄位在步驟 6 您有另外的機會由中排除特定的收件者圖 42: 編輯文件您也可以編輯文件的內文如果您是由一份空白文件開啟您可以在這個步驟寫下完整信件點擊編輯文件鈕精靈將縮小至一個小視窗因此您可以很容易的編輯信件圖 43: 最小化精靈在這個步驟中您需要執行另一個重要的工作精靈只由名稱和地址欄位插入資訊但您也想希望加入另外的資料在我們範例中我們想告訴每一個顧客他們累積的積點這些資訊存在於試算表中 1) 在精靈步驟 6 點擊編輯文件鈕 2) 選擇功能表插入欄位指令其他開啟欄位指令對話方塊 29 使用精靈建立套用信函

圖 44: 插入欄位對話方塊 3) 點擊資料庫標籤頁 4) 在左手邊欄位類型清單中選合併列印欄位 5) 在選擇資料庫方塊中尋找您的資料來源在本例是一個名為地址的試算表擴展地址資料庫就可以看到所有欄位 6) 點擊您想插入的欄位以本範例而言想要插入的是積點欄位選擇欄位後點擊插入鈕 7) 當完成欄位插入後點擊關閉鈕備註選擇資料庫會將您在步驟

32 圖 44: 插入欄位對話方塊 3) 點擊資料庫標籤頁 4) 在左手邊欄位類型清單中選合併列印欄位 5) 在選擇資料庫方塊中尋找您的資料來源在本例是一個名為地址的試算表擴展地址資料庫就可以看到所有欄位 6) 點擊您想插入的欄位以本範例而言想要插入的是積點欄位選擇欄位後點擊插入鈕 7) 當完成欄位插入後點擊關閉鈕備註選擇資料庫會將您在步驟 3 所選擇的資料來源列出在信件中所有您需要的資訊都會在這個資料來源中步驟 7:個人化文件在步驟 7 OOo 依每個收件者建立所有信件在此點擊和步驟 6 相似的編輯個別文件鈕不同點在於現在編輯的是一份含有所有信件的長文件檔因此您可以對某個人的特別信件更改信件內容在精靈這個步驟點擊尋找鈕可開啟一個對話方塊讓您搜尋其中的某個收件者的文件使用精靈建立套用信函 30

33 圖 45: 個人化文件在步驟 6 時當編輯文件時精靈會縮小為一個小視窗點擊這個視窗又可放在為全螢幕的大小步驟 8:儲存列印或傳送您現在已經完成的程序最後一個步驟是儲存原始的範列信件儲存文件列印信件如果您建立的是電子郵件則進行傳送設定 31 使用精靈建立套用信函

圖 46: 儲存列印或傳送您大概想要儲存開始樣本文件和合併後的文件要進行儲存可選擇儲存開始文件然後在儲存開始文件區中按儲存開始文件鈕這個按鈕只有在文件還沒有準備被儲存時才會啟動點擊這個按鈕將會開啟一個標準的另存新檔對話方塊一旦您已命名並儲存文件

34 圖 46: 儲存列印或傳送您大概想要儲存開始樣本文件和合併後的文件要進行儲存可選擇儲存開始文件然後在儲存開始文件區中按儲存開始文件鈕這個按鈕只有在文件還沒有準備被儲存時才會啟動點擊這個按鈕將會開啟一個標準的另存新檔對話方塊一旦您已命名並儲存文件則會返回步驟 8 的對話方塊合併文件可選擇儲存合併的文件這將顯示儲存合併的文件區在此您能夠選擇儲存為單一文件或是儲存為個別文件圖 47: 儲存合併的文件當您已儲存合併文件您就能夠列印最後的文件了如果有需要您仍能夠手動查看和編輯每一封信使用精靈建立套用信函 32

35 件如果您在這個階段選擇列印合併的文件將顯示列印設定區以供進行列印設定圖 48: 列印合併的文件如果您選擇的是以電子郵件傳送合併的文件下方將顯示電子郵件設定在至方塊的下拉式清單中選擇顧客的電子郵件地址主旨方塊輸入信件的主旨最後按傳送文件鈕圖 49: 以電子郵件傳送合併的文件會出現訊息方塊進行電子郵件帳號的設定選擇是 33 使用精靈建立套用信函

36 圖 50: 電子郵件帳號設定使用精靈建立套用信函 34

37 現在就可進行電子郵件帳號的設定在使用者資訊中輸入您的名稱和電子郵件地址做為郵件無法送達時郵件退回的帳號外寄伺服器 SMTP 名稱請洽資訊室或網路提供廠商圖 51: 設定外寄伺服器名稱另一個設定電子郵件帳號的方法使用功能表工具選項 OpenOffice.org Writer 合併列印電子郵件中進行設定 35 使用精靈建立套用信函

練習 1:Calc 函數練習函數工具列函數工具列最左邊有一名稱方塊, 顯示現在選取範圍的方塊, 儲存格位置表示方式由欄位的字母及列位的數字組成, 例如 D7, 為 D 欄的第 7 列名稱方塊往右邊, 依序為函數精靈小計及函數點擊函數精靈將開啟一對話框, 其中有所有函數清單並秀出函數內參數的

練習 1:Calc 函數練習函數工具列函數工具列最左邊有一名稱方塊, 顯示現在選取範圍的方塊, 儲存格位置表示方式由欄位的字母及列位的數字組成, 例如 D7, 為 D 欄的第 7 列名稱方塊往右邊, 依序為函數精靈小計及函數點擊函數精靈將開啟一對話框, 其中有所有函數清單並秀出函數內參數的壹 Calc 操作介面說明經典 < 十善業道經 >: 爾時, 世尊復告龍王言若有菩薩, 依此善業, 於修道時, 能離殺害, 而行施故, 常富財寶, 無能侵奪, 長壽無夭, 不為一切怨賊損害離不與取, 而行施故, 常富財寶, 無能侵奪, 最勝無比, 悉能備集諸佛法藏離非梵行, 而行施故, 常富財寶, 無能侵奪, 其家直順, 母及妻子, 無有能以欲心視者本次課程重點 : 函數樞紐分析表排序篩選