主題式論文排版技巧

100 年度資料庫暨網路資源利用講習課程 主題式論文排版技巧 蔡近軒講師 利用 Office 2007 排版出專業的論文格式, 有效率及統一的編排, 寫出嚴謹的報告與論文

目次 第一章有關論文寫作部分... 1 第二章 OFFICE 2007 使用說明... 2 第三章建立論文架構... 4 第一節決定紙張大小邊界... 4 第二節大綱模式建立章節... 5 第三節大綱編號套用... 8 第四章論文內容格式... 19 第一節內文格式設定... 19 第二節陳列引文 ( 建立新樣式 )... 22 第三節列舉 ( 項目符號 & 編號 )... 24 第四節註腳 & 章節附註... 25 第五節標點符號避頭... 27 第五章表格... 29 第一節插入表格... 29 第二節表格編輯... 30 第三節表格樣式... 31 第四節表標題... 33 第六章篇前部分... 35 第一節封面... 35 第二節標題頁... 37 第三節簽名頁... 37 第四節摘要 & 致謝... 41 第五節目次... 44 第六節表 圖目錄... 47 第七章篇後部分... 49 第一節參考文獻... 49 第二節索引... 52 第一項標記索引... 52 第二項建立索引... 53 II

第一章有關論文寫作部分 正式論文通常可分為以下幾個部分 : 一 篇前部分 : 標題頁 簽名頁 摘要 序 誌謝 目次 圖目錄 表目錄二 本文部分 : 各章 節 項 註腳三 篇後部分 : 參考文獻 附錄 索引 研究報告通常可分為以下幾個部分 : 一 前言部分 : 說明研究背景與研究動機二 本文部分 : 各章 節 項 註腳三 結論部分 : 參考文獻 附錄 索引 1

第二章 Office 2007 使用說明 Office 按鈕 在舊版 Office 中是採用較熟習的檔案按鈕方式, 在 2007 版本中在視窗的左上角會有 Office 按鈕, 包含開新檔 儲存 列印等功能 對話方塊 在 2007 版本中的索引標籤中的功能區右下角, 會有小圖示可以開啟該功能區的對話方塊視窗 2

快速存取工具列 快速存取工具列位於 2007 版本的視窗頂端, 可以提供常用的工具新增至快速存取工具列, 新增 命令方式於下 : A. 按一下 Office 按鈕, 選擇 Word 選項 B. 按一下 自訂 由此選擇命令 下拉式清單中, 選取 所有命令 ( 或其他類別 ) C. 按一下要加入的命令, 按一下 新增 D. 按一下 上移 及 下移 方向按鈕, 可以依照想要的順序改變命令位置 3

第三章建立論文架構 第一節決定紙張大小邊界 若以論文紙張是以 A4( 寬 21 公分 X 高 29.7 公分 ) 大小, 原則上每邊留 2.54 公分 (1 英吋 ), 但 左邊為裝訂邊, 應多留 1.27 公分 (0.5 英吋 ), 頁碼所在下邊應多留 0.25 公分 (0.1 英吋 ) 在 版面配置 邊界 自訂邊界 邊界 : 輸入上下左右邊界 頁數 : 標準 4

PS: 若需要雙面裝訂, 可以在頁數區, 調整成為 左右對稱, 奇偶頁的左右邊界就會自動對調 過來 ( 若有需要用 支援雙面列印 的印表機才使用此設定 ) 第二節大綱模式建立章節 在比較長的論文中, 若要分 章 與 節, 可以利用大綱模式的分階層 A. 利用 檢視 大綱模式 進入大綱模式, 在大綱模式中輸入預先構想的章名稱, 按下 Enter 鍵可以往下繼續輸入章名稱 ( 階層 1) 5

B. 再利用 方向鍵 和 Enter 鍵, 在章名稱下輸入節名稱 6

C. 選取節名稱, 在大綱工具列中, 按下 降階樣式按鈕, 使節名稱變成階層 2 D. 重複上兩個步驟, 輸入第三層的標題名稱再降階為階層 3, 之後以此類推 7

第三節大綱編號套用 編輯章節編號 利用 常用 多層次清單 按鈕 選擇清單庫最接近的編號方式 再利用 多層次清單 按鈕 定義新的多層次清單 出現對話視窗 選擇階層 設定格式 決定階層數字樣式 以此類推 8

若第一階層的編號是 第 X 章, 在階層 1 的數字格式設定中, 選擇數字格式為 一 二 三, 並在 一 的前後加上文字 第 與 章, 另外可以在 章 字之後留下空白區域, 例如加上兩個 空白, 以免大綱編號與標題文字緊連在一起 第 2 階層與地 3 階層都是以此類推設定 9

設定好後若有需要重新調動章節順序, 可以利用大綱工具的 上 移 下 移的按鈕或是利用 滑鼠拖曳 10

十進位自編項目編號 利用 多層次清單 按鈕 定義新的多層次清單 出現對話視窗, 若已有編號格式, 只要將 編號樣式改為 1,2,3 按下階層 2, 刪除所以的原本格式, 再按下 包含的階層編號 選擇階層 1, 再按一下. 鍵, 再將這階層數字樣式設為 1,2,3 11

按下階層 3, 刪除所以的原本格式, 再按下 包含的階層編號 選擇階層 1, 再按一下. 鍵, 再按下 包含的階層編號 選擇階層 2, 再按一下. 鍵, 再將這階層數字樣式設為 1,2,3 標題樣式與階層連接 設定大綱編號時, 按下 更多 的按鈕, 檢查每個階層在 將階層連結至樣式 是否有連結樣式, 因為將階層連接至樣式, 後續調整階層會自動地套用樣式 12

若沒有連結, 可以按下 更多 的按鈕, 點選階層 1, 在 將階層連結至樣式 選擇 標題 1, 點選階層 2, 在 將階層連結至樣式 選擇 標題 2, 以此類推 修改標題樣式 先設定好要修改樣式的規則, 例如下方表格 : 字級字體位置字級字體位置 章 20 粗體微軟正黑體 置中 20 粗體新細明體 置中 第二層標題 16 粗體新細明體 置中 16 粗體新細明體 齊左 第三層標題 14 標楷體 齊左 14 粗體新細明體 齊左 第四層標題 12 粗體新細明體 齊左 12 粗體新細明體 齊左 在 常用 樣式 開啟下拉式選單 在 標題 1 的樣式上 右鍵 修改, 開啟修改 樣式對話視窗 13

依據規則設定字體選 新細明體, 字級 20 點, 文字置中, 加粗, 在按下對話視窗左下的 格式 按鈕, 選擇 段落, 調整 與前段距離 為 0pt, 調整 與後段距離 為 36pt, 行距 為單行間距, 再按下 分行與分頁設定, 勾選 段落前分頁 在遇到標題一樣式時, 段落前就會自動分頁, 可以符合每章重新開始一頁的格式規定 14

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修改 標題 2, 將字體選 新細明體, 字級 16 點, 文字置左, 加粗, 按下 格式 選擇 段 落 設定 與前段距離 為 24pt, 調整 與後段距離 為 24pt, 行距 為單行間距 16

修改 標題 3, 將字體選 新細明體, 字級 14 點, 文字置左, 按下 格式 選擇 段落 設定 與前段距離 為 18pt, 調整 與後段距離 為 18pt, 行距 為單行間距 17

以此類推設定樣式格式 18

第四章論文內容格式 第一節內文格式設定 內文中文字體 新細明體, 英文字體 Times New Roman, 字級 12 pt, 字距 ( 字元間距 ) 採預設值 行距 : 指 一行文字底端到下一行文字底端 的距離, 在 WORD 中以點數表示, 中文行距應為字高的 1.5 倍, 所以字高若為 12pt, 所以行距為 18pt 段落與段落之間應空一行半(18pt) 距離 每一段落應空二格, 段落的左右邊緣對齊 在 常用 樣式 開啟下拉式選單 在 內文 的樣式上 右鍵 修改, 開啟修改樣式對話視窗 點選左下方 格式, 點選 字型, 在 中文字型 選擇 新細明體, 在 字型 選擇 Times New Roman, 在 大小 ( 字級 ) 選擇 12 pt 再點選字元間距, 檢查 間距 為 標準 19

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再點選左下方 格式, 點選 段落, 設定 對齊方式 為 左右對齊, 設定 指定方式 為 第一行, 位移點數 為 0.85cm, 設定 與前段距離 為 0pt, 調整 與後段距離 為 12pt, 行 距 為最小行高 18pt 21

第二節陳列引文 ( 建立新樣式 ) 引用他人文獻, 不但要註明出處, 還要符合引文格式規定, 若引用文具並不長可以使用引號表示他人說法, 若要引用他人整段或數段文句, 稱為陳列引文, 在段落上下各多空一行, 整段引文縮格四個字元, 不用加引號 選擇引文的文字, 在 段落對話視窗 中設定 對齊方式 為 左右對齊, 設定 左邊縮排 為 1.7cm, 設定 與前段距離 為 24pt, 調整 與後段距離 為 24pt, 行距 為最小行高 18pt 22

但為了方便使用, 可以利用樣式功能設定 陳列引文 的快速樣式, 將剛設定好的引文選取反白 後, 在樣式的下拉式選單中, 點選 將選取項目設定為新快速樣式, 輸入樣式名稱 陳列引文, 確 定即可, 之後就可以在文件中使用 23

第三節列舉 ( 項目符號 & 編號 ) 若要陳述數點內容時, 可以使用列舉, 列舉分為內文列舉 ( 直接在內文段落中 ) 或陳列列舉 ( 分段落 ) 內文列舉例子 :(1) 內文列舉第一點 ;(2) 內文列舉第二點 ;(3) 內文列舉第三點 陳列列舉例子 : 1. 陳列列舉第一點 (1) 第二級陳列列舉 (2) 第二級陳列列舉 2. 陳列列舉第二點 3. 陳列列舉第三點選取要設定編號的文字, 在 常用 段落 點選 編號 選擇編號樣式 若需要第二階也用相同方式設定, 再加上左邊縮排即可, 在 常用 段落 點選 增加縮排 24

陳列列舉例子 : 符號陳列列舉一 符號陳列列舉一 符號陳列列舉一選取要設定編號的文字, 在 常用 段落 點選 項目符號 選擇編號樣式 第四節註腳 & 章節附註 當論文內容中有需要進一步詳細說明, 或提及他人的句子或觀念時, 可運用註腳或章節附註來輔助說明 選取需要註腳或章節附註的句子 參考資料 插入註腳 或 插入章節附註 就可以輸入文字 25

或者是使用 參考資料 開啟註腳的對話視窗 設定註腳或章節附註 游標在註腳或章節附註的地方 右鍵 到註腳 或 章節附註 26

PS: 會採用自動編號, 若未按順序插入註腳, 原本的註腳編號也會往後順推, 不用擔心註腳編號 會重複或亂掉 第五節標點符號避頭 定 為了避免內文中的每一行開頭有標點符號, 可以將標點符號避掉 在 Office 按鈕 Word 選項 印刷模式 點選中文印刷樣式選項的 自訂 確 27

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第五章表格 第一節插入表格 在 插入 表格 可以直接選取表格的欄數與列數, 或是選擇 快速表格, 可以製作快 速表格 在插入表格時可以先算好所要畫的表格 最大 的列數與欄數 29

第二節表格編輯 若需要改變欄位寬度或是橫列高度, 在選取欄位或是橫列後, 在 表格工具 格式 儲 存格大小 輸入欄寬或是列高 若需要儲存格合併為一或是分割數個儲存格, 可以選取儲存格後, 使用 表格工具 格式 合併儲存格 或是 分割儲存格 若輸入在表格中的文字對齊方式, 可以選取儲存格後, 使用 表格工具 格式 對齊方 式 有九個未置可以選擇儲存格內的文字對齊儲存格的位置 30

第三節表格樣式 若要快速設定可以在 表格工具 設計 在表格樣式中選擇樣式 31

修改框線樣式可以在 表格工具 設計 框線按鈕 選擇框線樣式, 或是點選 框線 及網底 32

第四節表標題 表格上方輸入表標題文字, 設定新樣式為 表標題, 可供之後做表目錄使用 33

選取表格後, 使用 參考資料 插入標號 可以選擇 標籤, 也可以在 新增標籤 輸 入新標籤 34

第六章篇前部分 第一節封面 一般在論文的篇前部分為本文開始之前的一些資料, 應該含有封面 標題頁 簽名頁 摘要 誌謝 目次 表目錄 圖目錄等 封面可包含學校名稱 科系名稱等 或是專案計畫名稱, 論文名稱 作者姓名 指導教授姓名 報告完成日期等 封面若是要在印刷裝訂時才會用到, 可以新的檔案製作 利用 Office 按鈕 開新檔案 分別輸入封面所需文字, 每項採用一個段落 選取文字資料 修改字型標楷體 16pt 粗體 置中 行距 1.5 倍行等 再依據畫面調整位置, 利用 Enter 鍵建立段落分隔 35

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第二節標題頁 標題頁為封面翻開後的第一頁, 內容與封面相同, 也是需要印刷裝訂時用到 可以在封面頁的同一個檔案上製作, 先將在封面頁最後一行之後, 插入 分頁符號 複製封面頁的內容, 再新的一頁 貼上, 即可完成 第三節簽名頁 簽名頁在正式學位需要口詴時才會需要, 或是其他情況 一樣可以在標題頁的最後尾端, 插入 分頁符號 37

輸入簽名頁應包含系所名稱 研究生姓名 論文名稱 論文口詴委員及簽名欄等文字 另外簽名欄部分可以使用表格製作, 插入表格 2 欄 5 列的表格 選取表格設定最小高度的列高為 1.5cm, 第一欄為 3cm 和第二欄為 6cm 38

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將表格取消所有框線, 再選取第二欄的儲存格, 設定表格中的下框線和水平內框線 下框線 將第一欄輸入欄位名稱, 儲存格置中 40

第四節摘要 & 致謝 摘要的內容為整篇論文的精隨, 說明研究目的 研究方法及研究結果等 致謝的內容為要誌謝的人 團體或單位均可在誌謝中表達 回到內文中, 在主內文中回到最前面, 可以利用 Ctrl + Home 鍵, 將游標移至最上端, 在這裡插入一個分節符號 插入分節符號, 可以利用 版面配置 分隔設定 下一頁 41

一次做好五個部分的標題, 摘要 誌謝 目次 表目錄 圖目錄, 每個標題都分段 選去 5 行文字, 設定快速樣式, 設定為 篇前標題, 自級改為 20 加粗 置中 42

段落設定為縮排設無 與後段距離為 24pt 段落前分頁 43

在頁面下方設頁碼, 以羅馬數字為表示 第五節目次 目次的製作可使用 Word 的預設功能來製作目次, 不但可減少錯誤 節省時間, 更可確保目次的正確性 在目次的那頁, 先增加一個段落, 按下 Enter 再從 參考資料 目錄 插入目錄 在 格式 選擇 正式的 在 顯示階層 選擇 3 44

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因為預設目次層次並未包含篇前部分的標題, 所以點選 選項 按鈕, 在目錄項目視窗找到 篇 前部分 的目錄階層輸入 1 確定 完成目錄後, 若之後頁碼有更動或是標題有更改, 都可以在目錄上 右鍵 更新功能變數, 就會更新為最正確的 46

第六節表 圖目錄 表目錄是用來標示論文中所有表格的標題與頁數, 圖目錄是用來標示論文中所有的圖形的標題與頁數 表 圖目錄頇分開標示 在表目錄和圖目錄的那頁, 先增加一個段落, 按下 Enter 在 參考資料 圖表目錄 在 格式 選擇 正式的 確定, 若要以 表標題 樣式的文字, 製作表目錄的資料來源, 按下 選項, 勾選 樣式 選擇表標題的樣式即可 完成表目錄後, 若之後頁碼有更動或是標題有更改, 都可以在表目錄上 右鍵 更新功能變 數, 就會更新為最正確的 47

圖目錄仿照表目錄作法 48

第七章篇後部分 第一節參考文獻 原則上將參考文獻分成中 英文, 並以筆畫及英文字母排序, 可以將註腳的文字複製到參考文獻 上, 再改變樣式即可 先將檢視模式改為草稿模式, 在草稿模式的註解窗格, 將所有註腳複製到參考文獻上 刪除註腳前多餘的編號, 將所有參考文獻選取, 在 常用 段落 排序, 讓參考文獻 依照字母或筆畫排序 49

選取參考文獻套用 內文 樣式, 在 段落 對話視窗中設定 凸排 1.5cm 50

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第二節索引 索引用於列出一篇文件中的詞句和主題, 以及其現頁碼 建立索引有二個步驟 :(1) 標記論文中 需要建立索引的詞句 ;(2) 建立索引 第一項標記索引 先用滑鼠選取要做索引標記的詞句, 使用 參考資料 索引 插入索引, 開啟索引對 話視窗, 點選 項目標記 52

記 若要將論文中標記的索引, 希望每一次出現都標記點選 全部標記, 若只要標記這次點選 標 第二項建立索引 在索引的頁面按下 參考資料 插入索引 開啟索引對話視窗, 選擇 索引 標籤, 將格 式 正式的 確定 53

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