附 件 : 污 染 源 普 查 专 项 档 案 归 档 整 理 方 法 污 染 源 普 查 专 项 档 案 归 档 文 件 的 整 理 方 法 按 照 归 档 文 件 整 理 工 作 指 南 进 行 整 理 归 档, 归 档 范 围 及 保 管 期 限 参 照 污 染 源 普 查 档 案 管 理 办 法 一 污 染 源 普 查 归 档 文 件 分 类 ( 共 分 为 四 大 类 ): ( 一 ) 文 件 类 ( 管 理 文 件 和 污 染 源 种 类 ) ( 二 ) 音 像 资 料 类 ( 三 ) 照 片 档 案 类 ( 四 ) 会 计 档 案 类 污 染 源 普 查 的 文 件 材 料 归 档 分 类 按 区 域 ( 机 构 ) 文 件 类 ( 包 含 管 理 文 件 和 污 染 源 种 类 ) 逐 级 进 行 分 类, 各 级 分 类 代 字 和 代 码 为 : ZWP1.X.X----XXXX 其 中 ZWP1 作 为 它 的 分 类 代 字 ZWP1.X. X----XXXX 件 的 顺 序 号 文 件 类 别 号 区 域 ( 机 构 ) 代 号 ZWP1 表 示 全 国 第 一 次 污 染 源 普 查 专 项 档 案 5
文 件 类 别 号 : 1. 管 理 文 件 2. 工 业 污 染 源 3. 农 业 污 染 源 4. 生 活 污 染 源 5. 集 中 式 污 染 治 理 设 施 区 域 ( 机 构 ) 代 号 : 1.2. ( 依 次 类 推 ) 注 : 区 域 ( 机 构 ) 代 号 由 档 案 室 负 责 指 定 二 归 档 文 件 的 整 理 根 据 有 关 规 定, 属 归 档 范 围 的 文 件 材 料, 由 承 办 人 负 责 收 集 整 理 归 档 其 中 的 整 理, 内 容 包 括 分 类 装 订 排 列 编 号 编 目 装 盒 等 ( 一 ) 管 理 文 件 类 的 整 理 首 先 是 以 我 为 本 ( 发 文 单 位 为 主 ), 凡 是 本 单 位 所 产 生 的 发 文 ( 红 头 文 ) 必 须 归 档, 其 它 单 位 的 来 文, 需 要 办 理 的 文 件 ( 办 件 ) 必 须 归 档, 阅 知 类 的 文 件 可 以 不 归 档 文 件 以 件 为 单 位 进 行 整 理 归 档 一 般 以 每 份 文 件 为 一 件, ⑴ 文 件 正 本 与 定 稿 为 一 件 ( 重 要 文 件 如 法 律 法 规 等 须 保 留 历 次 修 改 稿 的, 其 正 本 与 历 次 稿 包 括 定 稿 各 为 一 件 );⑵ 正 文 与 附 件 为 一 件 ( 附 件 是 指 附 属 于 正 文 之 后 的 其 他 文 件 材 料, 作 为 正 文 的 补 充 说 明 或 参 考 材 料, 如 附 带 的 图 表 统 计 数 字, 正 文 批 准 或 发 布 的 法 规 文 件 等 6
等 一 般 来 说, 正 文 与 附 件 为 一 件 ; 如 果 附 件 数 量 较 多 或 者 太 厚 不 易 装 订 时, 也 可 各 为 一 件 );⑶ 原 件 与 复 制 件 为 一 件 ( 对 于 制 成 材 料 字 迹 材 料 等 不 利 于 档 案 保 管 的 文 件 ( 如 热 敏 纸 传 真 件 铅 笔 书 写 的 重 要 文 件 ), 以 及 使 用 中 出 现 破 损 的 文 件, 应 复 制 后 归 档 复 制 件 包 括 复 印 机 制 作 的 复 印 件 以 及 手 工 誊 写 的 抄 件 等 这 些 复 制 件 应 与 原 件 作 为 一 件 );⑷ 转 发 文 与 被 转 发 文 为 一 件 ( 转 发 文 与 被 转 发 文 是 一 份 文 件 的 不 同 部 分, 前 者 往 往 包 括 贯 彻 意 见 及 执 行 要 求, 后 者 则 是 具 体 内 容, 它 们 在 发 挥 文 件 效 力 方 面 难 以 分 割, 因 此 也 应 作 为 一 件 ); ⑸ 报 表 名 册 图 册 等 一 册 ( 本 ) 为 一 件 ( 报 表 名 册 图 册 等 一 般 每 册 ( 本 ) 内 容 都 相 对 完 整, 具 有 独 立 的 检 索 价 值, 因 此 应 按 照 其 本 来 的 装 订 方 式, 一 册 ( 本 ) 作 为 一 件 );⑹ 来 文 与 复 文 各 为 一 件 ( 这 是 比 较 特 殊 的 一 种 规 定 来 文 与 复 文 是 对 联 系 密 切 的 来 往 性 质 的 文 件 材 料 的 概 括 性 表 述, 也 包 括 去 文 与 复 文, 从 文 种 上 看 包 括 请 示 与 批 复 报 告 与 批 示 函 与 复 函 通 知 与 报 告 等 等 );⑺ 请 示 与 批 复 各 为 一 件 ;⑻ 报 告 与 批 示 各 为 一 件 正 文 与 文 件 处 理 单 ( 文 件 在 运 转 过 程 中 一 般 都 附 有 文 件 处 理 单 或 者 拟 办 单 发 文 稿 头 纸, 有 的 还 附 有 领 导 批 示 的 签 批 条 等 这 些 表 单 真 实 地 记 录 了 文 件 的 形 成 办 理 过 程, 是 归 档 文 件 不 可 分 割 的 重 要 组 成 部 分, 应 与 文 件 作 为 一 件 ) 为 一 件 是 指 在 实 体 上 装 订 在 一 起, 编 目 时 也 只 体 现 为 一 条 条 目 归 档 文 件 的 整 理 工 作, 必 须 遵 循 文 件 的 形 成 规 律, 保 持 文 件 之 7
间 的 有 机 联 系 排 列 方 法 强 调 按 事 由 排 列 归 档 文 件 按 照 不 同 年 度 不 同 机 构 ( 问 题 ) 等 形 成 中 的 客 观 规 律 进 行 相 对 集 中, 维 护 不 同 文 件 间 的 有 机 联 系 排 列 文 件 时, 强 调 了 事 由 原 则, 将 同 一 事 由 形 成 的 文 件 排 列 在 一 起, 使 文 件 间 的 有 机 联 系 得 以 充 分 体 现 ( 二 ) 污 染 源 种 类 以 一 个 普 查 登 记 对 象 为 一 件 进 行 整 理 装 订 ( 包 含 普 查 对 象 提 供 的 各 类 依 据 件 及 普 查 过 程 中 产 生 的 各 类 表 格 及 相 关 文 件 ) 比 如 : 工 业 污 染 源 的 组 织 机 构 代 码 证 复 印 件 工 商 执 照 复 印 件 联 系 电 话 号 码 人 员 组 成 基 本 情 况 资 料 年 总 产 值 年 总 销 售 收 入 主 要 产 品 种 类 名 称 与 数 量 厂 区 平 面 图 排 水 管 网 图 主 要 工 艺 流 程 图 主 要 物 料 ( 或 排 放 污 染 物 的 前 提 物 ) 使 用 数 据 水 平 衡 图 生 产 报 表 煤 ( 油 燃 气 ) 电 水 等 收 费 票 据 产 污 治 污 设 施 运 行 记 录 环 评 报 告 清 洁 生 产 报 告 近 3 年 来 的 各 种 监 测 报 告 单 锅 炉 资 料 等 等 三 文 件 装 订 顺 序 归 档 文 件 材 料 修 整 完 毕, 需 要 使 用 符 合 档 案 保 护 要 求 的 装 订 材 料 重 新 加 以 装 订, 固 定 文 件 页 次, 防 止 文 件 张 页 丢 失, 便 于 归 档 后 保 管 和 利 用 的 作 用 装 订 前 首 先 必 须 对 它 们 进 行 排 序 顺 序 如 下 : 正 本 在 前, 定 稿 在 后 ; 正 文 在 前, 附 件 在 后 ; 原 件 在 前, 复 制 件 在 后 ; 转 发 文 在 前, 被 转 发 文 在 后 ; 复 文 在 前, 来 文 在 后 汉 文 本 在 前, 少 数 民 族 文 字 8
文 本 在 后 不 同 文 字 的 文 本, 无 特 殊 规 定 的, 中 文 本 在 前, 外 文 本 在 后 有 文 件 处 理 单 的, 可 放 在 最 前 面, 这 样 可 以 作 为 首 页 加 盖 归 档 章, 从 而 更 好 地 保 护 正 本 的 原 始 面 貌 其 次 应 将 件 内 的 各 页 按 一 定 方 式 对 齐, 便 于 将 来 翻 阅 利 用 一 般 来 说, 采 用 左 上 角 装 订 的, 应 将 左 上 侧 对 齐 ; 采 用 左 侧 装 订 的, 应 将 左 下 侧 对 齐 装 订 以 件 为 单 位 进 行, 对 装 订 材 料 不 做 统 一 规 定, 只 要 符 合 档 案 保 护 要 求 即 可, 装 订 方 法 也 不 限 于 三 孔 一 线 装 订 要 求 : 装 订 用 品 必 须 是 对 归 档 文 件 无 害, 不 影 响 档 案 的 保 存 寿 命 装 订 方 式 应 能 较 好 地 维 护 文 件 的 原 始 面 貌 建 议 尽 量 不 用 线 装 打 眼, 一 是 破 坏 档 案 的 原 始 面 貌 ; 二 是 不 便 于 今 后 的 档 案 利 用 四 归 档 文 件 的 盖 章 编 号 填 写 页 数 ( 一 ) 归 档 章 的 格 式 其 规 格 为 长 45mm, 宽 16mm, 分 为 均 匀 的 6 格 归 档 章 设 置 的 项 目 主 要 为 编 号 项 目 中 的 必 备 项 ( 全 宗 号 ) ( 年 度 ) ( 室 编 件 号 ) 16 8 ( 机 构 或 问 题 ( 保 管 期 限 ) ( 馆 编 件 号 ) 3 15 单 位 :mm 9
( 二 ) 盖 章 位 置 归 档 章 一 般 应 加 盖 在 归 档 文 件 首 页 上 端 居 中 的 空 白 位 置, 使 用 钢 笔 蓝 黑 墨 水 笔 填 写 内 容, 如 果 领 导 批 示 和 或 收 文 章 占 用 上 述 位 置, 可 将 归 档 章 盖 在 首 页 的 其 他 空 白 位 置, 但 以 上 端 为 宜 如 果 机 关 发 文 有 关 签 发 单 的, 或 收 文 有 文 件 处 理 单 的, 也 可 放 在 最 前 面 作 为 首 页, 这 样 可 在 其 上 加 盖 归 档 章, 以 更 好 地 保 护 文 件 正 本 的 原 始 面 貌 文 件 首 页 确 无 盖 章 位 置 或 重 要 文 件 须 保 持 原 貌 的, 也 可 在 文 件 首 页 前 另 附 纸 页 加 盖 归 档 章 归 档 章 尽 量 不 要 压 住 文 件 字 迹, 也 不 宜 与 批 示 文 字 或 收 文 章 等 交 叉 ( 三 ) 按 归 档 文 件 类 别 和 排 列 顺 序 逐 件 编 号 ( 四 ) 每 件 文 件 的 页 数 填 写 该 件 的 实 际 页 数 ( 注 意 要 用 铅 笔 填 写 页 号 ) 单 面 印 刷 的 文 件 夹 在 正 面 右 上 角 处 填 写 实 际 页 数 ; 双 面 印 刷 的 文 件 在 正 面 右 上 角 处 及 背 面 的 左 上 角 处 填 写 实 际 页 数 ; 文 件 中 出 现 与 本 文 无 关 的 页 面 ( 有 些 单 位 为 了 节 省 纸 张, 用 用 过 的 纸 质 印 文 件 ) 就 在 上 面 用 钢 笔 蓝 黑 墨 水 笔 批 X 五 盒 内 排 列 顺 序 归 档 文 件 的 排 列 以 事 由 为 原 则, 即 同 一 事 由 的 相 关 文 件 应 当 排 列 在 一 起 事 由 可 以 是 指 一 件 具 体 的 事, 或 一 个 具 体 的 问 题, 或 一 段 较 紧 密 的 工 作 过 程 ( 一 ) 管 理 文 件 类 10
(1) 按 照 机 构 问 题 相 对 集 中 排 序 (2) 保 管 期 限, 按 问 题 确 定 保 管 期 限 ; 按 永 久 定 期 的 顺 序 依 次 编 排 (3) 同 一 事 由 形 成 的 文 件 排 序 按 照 文 件 的 生 成 时 间 倒 序 依 次 排 列 ( 二 ) 污 染 源 种 类 按 照 每 个 污 染 源 种 类 汇 总 表 在 前 普 查 对 象 在 后 依 次 排 序 装 盒 时 应 注 意 以 下 问 题 : 1. 应 视 文 件 的 厚 度 选 择 厚 度 适 宜 的 档 案 盒, 尽 量 做 到 文 件 装 盒 后 与 档 案 盒 形 成 一 个 整 体, 站 立 放 置 时 不 至 于 使 文 件 弯 曲 受 损 2. 按 照 排 列 的 先 后 顺 序 依 次 装 盒 ; 一 盒 装 满 后, 顺 次 装 入 下 一 盒 即 可 起 止 件 号 栏 填 写 盒 内 排 列 最 前 和 排 列 最 后 的 归 档 文 件 的 件 号, 其 间 用 号 连 接, 如 18 36 装 盒 的 具 体 要 求 包 括 : 1. 不 同 形 成 年 度 的 归 档 文 件 不 应 放 入 同 一 档 案 盒 2. 不 同 保 管 期 限 的 归 档 文 件 不 应 放 入 同 一 档 案 盒 六 盒 内 目 录 备 考 表 的 编 写 ( 一 ) 盒 内 目 录 : 档 案 目 录 内 容 的 填 写 以 件 为 单 位, 按 排 列 顺 序 用 计 算 机 打 印, 目 录 统 一 用 A4 幅 画 纸 张, 一 式 二 份, 盒 内 一 份, 作 为 文 件 目 录 一 份 盒 内 目 录 ( 样 附 后 ) 排 在 盒 内 文 件 之 前 归 档 文 件 目 录 包 括 件 号 责 任 者 文 号 题 名 日 期 页 数 和 备 注 等 项 目 11
归 档 文 件 目 录 年 度 : 单 位 名 称 : 盒 号 : 件 号 责 任 者 文 号 文 件 标 题 日 期 页 数 密 级 *** *** *** ******* *** *** *** *** *** *** ******* *** *** *** *** *** *** *** *** *** ******* ******* ******* ***** *** *** *** *** *** *** ( 二 ) 备 考 表 : 备 考 表 放 在 盒 内 所 有 归 档 文 件 之 后, 用 以 对 盒 内 归 档 文 件 进 行 必 要 的 注 释 说 明 备 考 表 上 设 置 的 项 目 包 括 盒 内 文 件 情 况 说 明 整 理 人 检 查 人 和 日 期, 各 项 的 填 写 要 求 如 下 : 1. 盒 内 文 件 情 况 说 明 : 填 写 盒 内 归 档 文 件 需 要 说 明 的 情 况, 包 括 文 件 收 集 的 齐 全 完 整 程 度 文 件 本 身 的 状 况 ( 如 字 迹 模 糊 缺 损 ) 等 整 理 工 作 完 毕 后 归 档 文 件 如 有 修 改 补 充 移 出 销 毁 等 情 况, 应 在 备 考 表 中 加 以 说 明 进 行 归 档 文 件 整 理 工 作 时, 如 某 份 文 件 须 说 明 的 内 容 较 复 杂, 目 录 备 注 项 中 填 写 不 下, 也 可 在 备 考 表 中 详 细 说 明, 并 在 目 录 机 关 条 目 的 备 注 项 中 加 * 号 标 示 12
2. 整 理 人 : 填 写 负 责 整 理 该 盒 归 档 文 件 的 人 员 姓 名, 以 明 确 责 任 在 其 部 门 整 理 归 档 的 机 关, 此 项 一 般 由 该 部 门 负 责 整 理 归 档 工 作 的 人 员 填 写 ; 在 机 关 档 案 室 进 行 集 中 整 理 的 机 关, 此 项 一 般 由 档 案 人 员 填 写 3. 检 查 人 : 填 写 负 责 检 查 归 档 文 件 整 理 质 量 的 人 员 姓 名 此 项 一 般 由 机 关 档 案 人 员 填 写, 以 示 对 整 理 质 量 的 监 督 检 查 ; 也 可 与 机 关 内 部 机 构 负 责 人 联 署, 由 其 对 文 件 材 料 归 档 的 齐 全 完 整 情 况 进 行 监 督 检 查 36 备 考 表 20 30 盒 内 文 件 情 况 说 明 10 55 15 15 297 整 理 人 : 检 查 人 : 年 月 日 10 10 10 15 60 210 单 位 :mm 4. 日 期 : 填 写 归 档 文 件 整 理 完 毕 的 日 期 可 以 是 全 部 归 档 文 件 整 理 完 毕 的 日 期, 也 可 以 是 该 盒 归 档 文 件 整 理 完 毕 的 日 期 备 考 表 的 外 形 尺 寸 页 边 和 文 字 区 尺 寸 以 及 表 中 各 项 目 的 具 体 位 置 尺 寸 见 上 图 13
七 文 件 目 录 排 序 区 域 ( 机 构 ) 文 件 类 ( 只 供 档 案 室 参 考 ) 例 如 : 某 机 关 2007 年 办 公 室 永 久 档 案 的 目 录 封 面 如 图 : 污 染 源 普 查 专 项 档 案 归 档 文 件 目 录 全 宗 名 称 局 年 度 2007 保 管 期 限 永 久 机 构 普 查 办 八 电 子 文 件 的 归 档 要 求 参 照 污 染 源 普 查 档 案 管 理 办 法 及 所 在 地 档 案 管 理 部 门 的 有 关 规 定 执 行 九 污 染 源 普 查 中 形 成 的 音 像 资 料 参 照 磁 性 载 体 档 案 管 理 与 保 护 规 范 (DA/T 15 95) 十 污 染 源 普 查 中 形 成 的 照 片 资 料 参 照 照 片 档 案 管 理 规 范 (GB/T 11821 2002) 十 一 污 染 源 普 查 机 构 形 成 的 财 务 档 案 参 照 会 计 档 案 管 理 办 法 ( 财 政 部 国 家 档 案 局 财 会 字 [1998]32 号 ) 14