的 汉 字, 再 选 择 格 式 中 文 版 式 拼 音 指 南 选 项, 在 拼 音 指 南 对 话 框 中 单 击 组 合 按 钮, 如 图 1-1 所 示, 则 将 拼 音 文 字 复 制 粘 贴 到 正 文 中, 同 时 还 可 删 除 不 需 要 的 基 准 文 字 图 1-1 拼 音 指

文字处理实战正文 第 1 章 Word 篇 1.1 文字录入技巧 1.1.1 叠字轻松输入 在汉字中经常遇到重叠字 比如 爸爸 妈妈 欢欢喜喜 等 在 Word 中输 入时除了利用输入法自带的功能快速输入外 还有没有其他办法轻松进行输入呢 答 在 Word 中提供了一个这样的功能 只需通过组合键 Alt+Enter 便可轻松输 入 如在输入 爸 字后 按组合键 Alt+Enter 便可再输入一个 爸 字 1.1.2 快速输入省略号 在 Word 中输入省略号时经常采用选择 插入 符号 选项的方法 请问有没有办 法进行快速输入呢 答 有办法 只需在要输入省略号时按下 Ctrl+ Alt+. 组合键便可快速得到 并 且在不同的输入法下都可采用这个方法快速输入 1.1.3 快速输入汉语拼音 在制作语文试卷或书写文字拼音时 常需输入汉语拼音 而若采用选择 插入 符 号 选项的方法进行输入 操作繁琐 请问有没有更方便的方法进行录入 答 在输入较多的汉语拼音时 可采用另外一种更简捷的方法 先选中要添加注音 299

的 汉 字, 再 选 择 格 式 中 文 版 式 拼 音 指 南 选 项, 在 拼 音 指 南 对 话 框 中 单 击 组 合 按 钮, 如 图 1-1 所 示, 则 将 拼 音 文 字 复 制 粘 贴 到 正 文 中, 同 时 还 可 删 除 不 需 要 的 基 准 文 字 图 1-1 拼 音 指 南 对 话 框 1.1.4 快 速 复 制 文 字 在 Word 中 录 入 文 字 时 常 会 碰 到 重 复 输 入 的 文 字, 请 问 除 了 采 用 Ctrl+C 及 Ctrl+V 组 合 键 进 行 复 制 与 粘 贴 外, 还 有 没 有 其 他 方 法 进 行 快 速 复 制? 答 : 通 常 大 家 采 用 上 面 所 说 的 方 法 来 进 行 操 作, 其 实 也 可 利 用 Ctrl+ 鼠 标 左 键 进 行 快 速 复 制, 具 体 的 操 作 方 法 为 : 先 选 中 要 复 制 的 文 字 或 图 形, 再 按 下 Ctrl 键, 并 把 指 针 移 到 所 选 中 的 文 字 上, 然 后 按 下 鼠 标 左 键 不 松 开, 再 移 动 鼠 标 把 这 些 选 中 的 文 字 拖 到 要 粘 贴 的 位 置 即 可 1.1.5 巧 妙 输 入 特 殊 符 号 在 录 入 文 件 时 常 碰 到 一 些 特 殊 的 符 号, 像 笑 脸, 请 问 除 了 利 用 选 择 插 入 符 号 选 项 外, 还 有 没 有 其 他 更 快 捷 的 方 法? 答 : 其 实 这 可 利 用 Word 的 自 动 更 正 功 能 快 速 完 成 输 入 选 择 工 具 自 动 更 正 选 项, 然 后 选 择 自 动 更 正 选 项 卡 下 的 自 动 使 用 拼 写 检 查 功 能 提 供 的 建 议 复 选 框, 同 时 还 要 选 中 键 入 时 自 动 替 换 下 的 带 格 式 文 本 单 选 按 钮 此 时 再 300

文字处理实战正文 输入 :) 不要输入双引号 试试看 是不是得到了 以下附另外几个常见 的符号 表情 :( 就是一张生气的脸 : 就是一张严肃的脸 箭头 输入两个等号再输入大于号 就成了粗箭头 输入两个连字符再输入大于号 就成了细箭头 输入一个大于号再输入一个等号再输入一个小于号 就变成了双向 箭头 加一条横线 在一空行内 连续输入三个以上的连字符 - 按回车键 就出现一 条横线 加一条波浪线 在一空行内 连续输入三个以上的波浪号 ~ 按回车键 就出现 一条波浪线 加多条线 在一空行内 连续输入三个以上的井号 # 按回车键 就出现由二条 细线和一条粗线组成的线 1.1.6 快速设置上下标 上 下标在 Word 文件中经常需要用到 比如数学公式 y=x2 而如果通过选择 字 体 效果 选项中进行操作 则很麻烦 请问有没有更快捷的方法呢 答 要输入上 下标 有两种更快捷的方法 方法一 使用格式刷 在文件中选择 已输入好的上标或下标 然后单击 格式刷 图标 光标变成了一个刷子的形状 在需要设置的地方拖动即可把该文字设置成相应的上标或下标 方法二 利用键盘 快捷键 选中需要设置上下标的文字 然后使用 Ctrl+Shift++ 组合键就可将文 字设为上标 使用 Ctrl++ 组合键就将文字设为下标 同时再按一下它们还可恢 301

复 到 正 常 输 入 1.1.7 快 速 插 入 脚 注 和 尾 注 有 没 有 方 法 在 Word 文 件 中 快 速 插 入 脚 注 以 及 尾 注? 答 : 首 先 把 光 标 移 至 文 件 中 需 插 入 脚 注 或 尾 注 的 位 置, 然 后 按 下 Ctrl+Alt+F 组 合 键 便 可 快 速 插 入 脚 注, 而 按 下 Ctrl+Alt+E 组 合 键 则 可 快 速 插 入 尾 注 1.1.8 快 速 输 入 直 引 号 当 在 录 入 文 件 时 输 入 像 3'54" 的 数 字 时, 中 间 的 直 引 号 输 入 时 总 会 感 觉 有 些 麻 烦, 请 问 有 没 有 办 法 快 速 进 行 输 入? 答 : 确 实 是 这 样, 在 Word 中 系 统 会 自 动 把 这 两 个 直 引 号 变 为 弯 引 号 ; 但 其 实 要 输 入 这 两 个 直 引 号 并 不 难, 可 以 利 用 两 种 方 法 来 实 现 : 方 法 一, 选 择 插 入 符 号 选 项, 然 后 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 符 号 字 符 集, 并 在 下 面 的 字 符 显 示 框 中 选 择 所 要 的 直 引 号, 最 后 单 击 插 入 按 钮 即 可 方 法 二, 在 使 用 Word 时, 输 入 的 直 引 号 变 成 弯 引 号 是 因 为 Word 的 一 个 自 动 设 置 选 项 造 成 的 因 此 只 要 改 变 该 设 置 即 可, 其 操 作 方 法 如 下 : 选 择 工 具 自 动 更 正 选 项, 在 弹 出 的 对 话 框 中 单 击 键 入 时 自 动 套 用 格 式 选 项 卡, 取 消 选 择 直 引 号 替 换 为 弯 引 号 复 选 框 即 可, 如 图 1-2 所 示 302

文字处理实战正文 图 1-2 自动更正 对话框 1.1.9 快速删除单词或句子 在 Word 中 有没有快捷方法删除其中的英文单词或汉字句子呢 答 有 根据光标所在位置的不同 可利用下面的方法快速完成删除 当要删除光 标前的英文单词或汉字句子时 可利用 Ctrl+BackSpace 组合键进行 而要删除 光标后的英文单词或汉字句子时 可利用 Ctrl+Del 组合键进行 1.1.10 快速修改格式 在 Word 文件中 如果要对多处文本进行相同格式修改 如果一处处地进行修改 或者利用格式刷来进行操作 特别是对不连续的文本进行修改时 都还比较麻烦 请问有没有更快捷的方法 答 这可以利用 替换 命令来完成 具体操作方法是 单击 编辑 查找或替换 选项打开 查找和替换 对话框 再在 查找 选项卡下单击 高级 按钮 单击 对话框下面的 格式 打开下拉菜单 选择其中 字体 F 命令 如图 1-3 所示 在其中输入被替换的文本格式信息后单击 确定 按钮 用鼠标单击 替换为 文本框 按相同的方法找输入新的文本格式信息并单击 确 定 按钮 最后单击 替换 或者 全部替换 按钮 即可完成文本格式的修改 303

图 1-3 选 择 字 体 命 令 1.1.11 快 速 输 入 数 学 公 式 在 Word 中 要 录 入 比 较 复 杂 的 数 学 公 式 时 常 需 利 用 数 学 公 式 来 进 行 输 入, 但 怎 样 找 到 及 启 用 数 学 公 式 输 入 这 个 功 能 呢? 答 : 单 击 视 图 工 具 栏 自 定 义 命 令 打 开 自 定 义 窗 口, 在 命 令 选 项 卡 左 栏 中 选 择 插 入 选 项, 再 在 右 栏 拖 动 垂 直 滚 动 条, 在 公 式 编 辑 器 上 按 下 鼠 标 左 键, 把 该 图 标 拖 至 Word 工 具 栏 ( 如 格 式 工 具 栏 ) 中 然 后 单 击 公 式 编 辑 器 图 标, 对 于 原 没 有 安 装 公 式 编 辑 器 的 用 户 此 时 会 弹 出 一 个 安 装 对 话 窗 口, 放 入 Word 源 程 序 光 盘, 然 后 单 击 是 按 钮, 程 序 便 可 自 动 完 成 安 装 在 单 击 该 工 具 钮 后 便 可 启 动 公 式 编 辑 器, 如 图 1-4 所 示 图 1-4 添 加 公 式 编 辑 器 1.1.12 分 式 巧 输 入 有 时 在 一 台 计 算 机 上 要 输 入 分 式, 但 该 Word 没 有 安 装 公 式 编 辑 器, 同 时 也 无 安 装 源 盘, 请 问 此 时 有 什 么 办 法 完 成 分 式 输 入 吗? 答 : 如 果 没 有 安 装 公 式 编 辑 器, 此 时 可 利 用 Word 的 域 功 能 来 实 现 分 式 的 输 入 其 具 体 操 作 步 骤 如 下 : 304

文 字 处 理 实 战 正 文 (1) 单 击 插 入 域 命 令, 在 弹 出 的 域 对 话 框 的 类 别 列 表 框 中 选 中 等 式 和 公 式 选 项, 并 选 择 域 名 下 拉 列 表 中 的 Eq (2) 单 击 选 项 按 钮 ( 如 果 此 对 话 框 中 没 有 该 按 钮, 则 可 以 单 击 域 代 码 按 钮 即 可 弹 出 ), 在 弹 出 的 域 选 项 对 话 框 的 开 关 列 表 中 用 鼠 标 左 键 双 击 \F(,) 选 项, 并 在 域 代 码 文 本 框 的 EQ\F(,) 中 的 括 号 内 的, 号 左 右 分 别 输 入 分 子 分 母, 如 3 5, 如 图 1-5 所 示, 然 后 单 击 两 次 确 定 按 钮 即 可 完 成 分 式 的 输 入 图 1-5 设 置 分 式 输 入 小 提 示 : 如 果 输 入 的 是 带 上 标 下 标 的 分 式 又 该 如 何 做? 它 的 输 入 方 法 基 本 上 和 一 般 分 式 输 入 差 不 多 只 是 要 注 意 以 下 两 点 区 别 ( 以 例 来 说 明 ): (1) 在 域 代 码 文 本 框 的 EQ\F(,) 中 的 括 号 内 的, 号 左 右 输 入 分 子 分 母 时 要 包 括 上 下 标 的 内 容, 如 :Y3 X2 (2) 单 击 两 次 确 定 按 钮 后, 用 鼠 标 右 键 单 击 该 分 式, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 切 换 域 代 码 选 项, 在 域 代 码 中 分 别 选 中 3 2 进 行 上 标 和 下 标 的 设 置, 再 将 已 设 置 完 成 的 域 代 码 切 换 回 去 即 可 1.1 文 字 录 入 技 巧 (2) 305

1.1.13 如 何 制 作 水 印 单 位 信 函 中 常 制 作 有 单 位 的 水 印 标 志, 请 问 这 在 Word 中 该 如 何 制 作? 答 : 在 Word XP 中 支 持 图 片 及 文 字 两 种 水 印, 具 体 操 作 方 法 如 下 : 在 菜 单 栏 单 击 格 式 背 景 命 令, 再 从 子 菜 单 下 选 择 水 印 选 项, 此 时 便 可 看 到 设 置 水 印 的 两 种 方 式, 如 图 1-6 所 示, 如 果 要 将 一 幅 图 片 作 为 水 印, 则 可 以 选 中 对 话 框 内 的 图 片 水 印 单 选 按 钮, 再 根 据 需 要 设 置 缩 放 并 选 中 冲 蚀 复 选 框, 然 后 单 击 选 择 图 片 按 钮 打 开 对 话 框, 选 择 所 需 图 片 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 如 果 要 插 入 文 字 水 印, 就 应 选 中 对 话 框 中 的 文 字 水 印 单 选 按 钮, 然 后 在 文 字 下 拉 列 表 中 选 择 或 输 入 所 需 文 本 再 根 据 需 要 设 置 字 体 尺 寸 等 选 项, 完 成 后 单 击 应 用 按 钮, 即 可 在 页 面 图 中 看 到 水 印 效 果 图 1-6 设 置 水 印 1.1.14 欧 元 符 号 快 速 插 入 在 输 入 欧 元 符 号 ( ) 时, 除 了 利 用 插 入 符 号 命 令 的 方 式 插 入 外, 还 有 没 有 办 法 快 速 插 入? 306

文字处理实战正文 答 方法当然有 其实在输入时只需同时按下 Alt+0128 数字须从小键盘区输 入 或键入 Ctrl+Alt+E 双引号不用输入 组合键都可以完成 小提示 利用这种方法可以插入其他特殊符号 对于常见的几个如下 键入 Ctrl+Alt+R 组合键 键入 Ctrl+Alt+C 组合键 键入 Ctrl+Alt+T 组合键 307

但 是 大 多 数 符 号 或 特 殊 字 符 还 是 需 要 用 户 自 己 设 置 快 捷 键 方 法 如 下 : 单 击 插 入 符 号 命 令, 在 符 号 对 话 框 中 选 中 需 设 置 快 捷 键 的 符 号 或 特 殊 字 符, 单 击 快 捷 键 按 钮, 弹 出 自 定 义 键 盘 对 话 框, 此 时 插 入 点 位 于 请 按 新 快 捷 键 文 本 框 中, 按 下 想 设 置 为 快 捷 键 的 相 应 键 位, 单 击 指 定 按 钮, 关 闭 该 对 话 框 即 完 成 设 置 以 后 我 们 就 可 以 从 键 盘 上 直 接 键 入 相 应 组 合 键 来 完 成 插 入 符 号 或 特 殊 字 符 的 操 作, 既 方 便 又 简 单 1.1.15 快 速 输 入 当 前 日 期 在 Word 中 进 行 录 入 时, 常 遇 到 输 入 当 前 日 期 的 情 况, 请 问 有 没 有 办 法 快 速 输 入? 答 : 在 需 输 入 当 前 日 期 时, 只 需 直 接 输 入 当 前 年 份, 如 2003 ( 双 引 号 不 用 输 入 ), 然 后 按 回 车 键 就 可 以 了 小 提 示 : 如 果 没 有 显 示 当 前 日 期, 可 能 需 要 启 用 记 忆 式 键 入 功 能 选 择 插 入 菜 单 中 的 自 动 图 文 集 子 菜 单, 单 击 自 动 图 文 集 命 令 选 中 显 示 记 忆 式 键 入 建 议 复 选 框 1.1.16 文 件 中 快 速 调 整 字 体 大 小 在 Word 中, 文 件 默 认 的 字 号 设 置 最 小 是 5 磅, 最 大 为 72 磅 请 问 能 不 能 设 置 成 比 5 磅 更 小, 或 者 比 72 磅 更 大 的 文 字 呢? 答 : 可 以, 如 果 文 字 已 经 输 入, 则 可 先 选 中 要 调 节 字 体 的 文 字, 然 后 直 接 在 字 号 栏 进 行 输 入, 但 要 注 意 的 是,Word 中 字 号 磅 值 只 能 在 1~1638 之 间 308

文字处理实战正文 1.1.17 漂亮符号轻松输入 在 Word 中 常看到一些漂亮的图形符号 像 等 同时这些符 号也不是由图形粘贴过去的 请问这些符号究竟是如何输入的呢 答 这其实也很简单 Word 中有几种自带的字体可以产生这些漂亮实用的图形符 号 在需要产生这些符号的位置 先把字体更改为 Wingdings Wingdings 2 或 Wingdings 3 及其相关字体 然后再试着在键盘上敲击键符 此时是不是产生 这些漂亮的图形符号了 如把字体改为 Wingdings 再在键盘上单击 d 键 便会产生一个 图形 小提示 区分大小写 大写得到的图形与小写得到的图形不同 1.1.18 巧输频繁词 对于一些在文件中频繁出现的词组如果采用每次都输入的方法 则会大大降低工作 效率 请问有没有更好的方法输入这类频繁词 答 在 Word 中可以利用两种功能来完成频繁词的输入 第一种方法是利用 Word 的 自动图文集 功能 具体方法如下 首先建立这些高频率使用词 如 湖南省邵阳市大扬广告公司 为这篇文件中的一 个高频率出现词 则可在菜单栏单击 插入 自动图文集 新建 命令 然后输入 该 自动图文集 词条的名称 可根据实际的词语名称简写 如 dy 完成后单 击 确定 按钮 当在文件中要使用该词时可采用两种方法来实现 309

(1) 鼠 标 法 : 首 先 单 击 视 图 工 具 栏 选 项, 选 中 自 动 图 文 集 ( 此 时 自 动 图 文 集 工 具 栏 会 显 示 在 窗 中 ), 然 后 每 次 在 要 输 入 该 类 词 语 的 时 候, 只 要 单 击 该 工 具 栏 中 的 提 问 标 题 1 后 的 下 拉 按 钮, 然 后 从 中 选 择 要 输 入 的 词 汇 即 可 ; (2) 键 盘 法 : 在 要 输 入 的 相 关 词 汇 位 置 直 接 输 入 设 置 的 有 关 词 语 的 简 写 名 称 ( 如 elong ), 完 成 后 按 F3 键 即 可 第 二 种 方 法 是 采 用 Word 的 替 换 功 能, 首 先 对 于 这 个 频 繁 出 现 的 词 在 输 入 时 可 以 以 一 个 特 殊 的 符 号 代 替, 如 采 用!dy ( 双 引 号 不 用 输 入 ), 完 成 后 再 单 击 编 辑 替 换 命 令 ( 或 直 接 利 用 组 合 键 Ctrl+H ), 在 打 开 的 替 换 窗 口 中 输 入 查 找 内 容 及 替 换 内 容, 如 图 1-7 所 示, 最 后 单 击 全 部 替 换 按 钮 即 可 快 速 完 成 这 个 词 组 的 替 换 输 入 图 1-7 执 行 替 换 命 令 1.1.19 巧 用 公 式 编 辑 器 作 成 三 行 合 一 在 Word 中 输 入 化 学 反 应 方 程 式 时, 有 时 需 制 作 出 三 行 合 一 的 符 号, 请 问 这 有 没 有 什 么 方 法 快 速 完 成 输 入? 答 : 可 以 利 用 公 式 编 辑 器 来 完 成 输 入 把 光 标 移 到 需 插 入 三 行 合 一 文 字 的 位 置, 然 后 在 工 具 栏 上 单 击 公 式 编 辑 器 按 钮 ( 如 果 工 具 栏 上 没 有 该 按 钮, 则 可 先 在 菜 单 栏 单 击 视 图 工 具 栏 自 定 义 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 类 别 下 拉 列 表 中 选 择 插 入 选 项, 再 将 在 右 栏 命 令 下 拉 列 表 中 的 公 式 编 辑 器 选 中, 并 拖 动 到 工 具 栏 上 即 可 ) 接 下 来 在 公 式 编 辑 器 对 话 框 中 单 击 下 标 和 上 标 模 板, 选 310

文字处理实战正文 择适合的样式 如图 1-8 所示 最后在各虚线框中依次输入相应的文字内容即可实 现三行合一的操作 图 1-8 公式编辑器 小提示 利用此法还可以输入包含其他多种格式的文本 如 根式 积分等 1.1.20 用鼠标实现即点即输 在 Word 中编辑文件时 有时要在文件的最后空几行再输入内容 通常都是采用多按 几次 回车 或 空格 键 才能将输入焦点移至目标位置 请问能不能像平时在纸 上写字一样 利用鼠标就实现即点即输 答 这种在文件末尾 即在没有使用过的空白页中来定位输入 其实是可以通过鼠 标左键双击来实现 具体操作如下 选择 工具 菜单下的 选项 命令 在弹出 的对话框中选 编辑 选项卡 选择 启用 即点即输 复选框 如图 1-9 所示 这样就可以实现在文件的空白区域通过双击鼠标左键来定位输入焦点了 图 1-9 启用即点即输 311

1.1.21 输 入 法 自 动 切 换 在 录 入 一 些 具 有 固 定 格 式 的 文 件 内 容 时, 听 说 可 以 根 据 具 体 情 况 设 置 不 同 输 入 法, 请 问 这 究 竟 是 如 何 进 行 设 置 的 呢? 答 : 在 输 入 中 英 文 及 数 字 等 混 合 的 文 件 时, 若 预 先 设 置 好 相 应 输 入 法, 则 可 大 大 提 高 工 作 效 率, 具 体 设 置 方 法 如 下 : 打 开 Word 的 自 动 键 盘 切 换 功 能, 操 作 方 法 是 : 单 击 工 具 菜 单 下 的 选 项 命 令 打 开 编 辑 选 项 卡, 选 择 自 动 键 盘 切 换 复 选 框, 以 后 Word 就 会 根 据 光 标 插 入 点 的 语 言 自 动 切 换 输 入 法 1.1.22 英 文 大 小 写 快 速 切 换 在 对 文 件 录 入 时, 在 文 件 中 出 现 有 大 小 写 的 英 文 字 母 时, 常 需 进 行 切 换, 而 若 对 已 输 入 的 英 文 词 组 需 进 行 全 部 大 写 或 小 写 变 换 时, 请 问 是 不 是 需 要 重 新 再 输 入 呢, 有 没 有 快 捷 的 方 法 完 成 呢? 答 : 我 们 可 以 先 选 中 需 更 改 大 小 写 设 置 的 文 字, 然 后 重 复 按 下 Shift+F3 组 合 键 即 可 在 全 部 大 写 全 部 小 写 和 首 字 母 大 写 其 他 字 母 小 写 三 种 方 式 下 进 行 切 换 1.1.23 MS-DOS 内 容 巧 输 入 在 Word 录 入 时, 有 时 需 把 MS-DOS 窗 口 中 的 内 容 复 制 到 Word 文 件 中, 请 问 该 如 何 操 作? 答 : 很 多 用 户 可 能 采 用 按 照 MS-DOS 的 样 式 进 行 录 入, 其 实 可 以 利 用 方 法 巧 妙 输 入, 具 体 操 作 是 这 样 的 : 首 先 启 动 Word, 然 后 打 开 MS-DOS 窗 口, 单 击 工 具 栏 上 的 第 一 个 标 记 按 钮, 或 者 直 接 在 该 窗 口 内 单 击 鼠 标 右 键 ( 此 时 光 标 会 变 成 一 高 亮 度 长 方 312

文 字 处 理 实 战 正 文 块 ), 如 图 1-10 所 示, 通 过 键 盘 上 的 光 标 移 动 键 或 者 直 接 利 用 鼠 标 拖 动 选 中 需 复 制 的 内 容, 再 单 击 工 具 栏 上 的 复 制 按 钮 ( 或 直 接 利 用 Ctrl+C 组 合 键 进 行 ), 完 成 后 再 返 回 Word 窗 口, 把 插 入 点 移 到 需 要 所 要 插 入 的 位 置, 单 击 粘 贴 按 钮 ( 或 按 Ctrl+V 组 合 键 ) 即 可 把 MS-DOS 窗 口 中 选 定 的 内 容 粘 贴 到 Word 文 件 中 图 1-10 在 MS-DOS 窗 口 进 行 复 制 操 作 313

1.1.24 在 Word 中 巧 制 印 章 印 章 的 作 用 对 于 中 国 人 来 说 非 常 熟 悉, 请 问 能 不 能 在 Word 中 也 制 作 出 非 常 方 便 调 用 的 印 章? 答 : 可 以, 而 且 方 法 还 有 很 多, 下 面 以 其 中 最 方 便 调 用 的 方 法 域 代 码 来 制 作 李 木 子 印 印 章 具 体 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 格 式 中 文 版 式 带 圈 字 符 命 令, 在 随 之 打 开 的 对 话 框 的 字 符 文 本 框 中 输 入 印 章 的 第 一 字 符 子, 在 右 边 的 圈 号 选 择 框 中 选 择, 即 完 成 一 带 圈 字 符 的 输 入 (2) 选 中 该 带 圈 字 符, 直 接 按 下 Alt+F9 组 合 键, 实 现 切 换 域 代 码 功 能 (3) 在 域 代 码 中, 选 中, 把 它 的 格 式 设 置 为 72 号 字 红 色 (4) 在 域 代 码 中 找 到 子 字, 并 在 其 后 输 入 李 印 木 再 选 定 这 四 个 字, 执 行 格 式 中 文 版 式 合 并 字 符 命 令, 在 打 开 的 对 话 框 中, 把 字 体 设 置 为 隶 书, 字 号 设 置 为 22 号, 单 击 确 定 按 钮 后, 按 下 Alt+F9 组 合 键 预 览 效 果 (5) 在 域 代 码 中, 将 up 和 do 后 面 的 数 值 进 行 相 应 修 改 ( 通 常 为 减 小 该 数 值 ), 并 选 中, 在 字 体 对 话 框 的 字 符 间 距 选 项 卡 下, 将 其 位 置 设 置 为 降 低, 然 后 在 后 面 的 磅 值 文 本 框 中 输 入 合 适 的 值 即 可 达 到 理 想 的 印 章 效 果 其 他 类 型 的 印 章 方 法 大 致 相 同, 可 以 自 己 去 试 试 小 提 示 : 如 果 在 Word 中 只 能 显 示 域 代 码, 而 不 能 显 示 域 代 码 的 最 后 显 示 效 果, 则 可 单 击 工 具 选 项 视 图 命 令, 找 到 显 示 区 域, 取 消 选 择 域 代 码 复 选 框 即 可 314

文 字 处 理 实 战 正 文 1.2 编 辑 排 版 技 巧 1.2.1 页 面 设 置 快 速 进 行 调 整 要 对 Word 进 行 页 面 调 整, 通 常 大 家 采 用 的 方 法 是 选 择 文 件 页 面 设 置 选 项 的 方 法 进 行, 请 问 有 没 有 更 快 速 方 便 的 方 法 呢? 答 : 有, 如 果 要 进 行 页 面 设 置, 只 需 用 鼠 标 左 键 双 击 标 尺 上 没 有 刻 度 的 部 分 就 可 以 打 开 页 面 设 置 窗 口 1.2.2 Word 中 巧 选 文 本 内 容 在 Word 文 件 中 进 行 编 辑 操 作 时, 经 常 需 选 定 部 分 文 件 内 容 或 全 部 内 容 进 行 处 理, 请 问 有 没 有 快 捷 的 方 法 进 行 选 定? 答 : 在 Word 中 要 选 中 文 件 内 容 时, 有 一 些 快 捷 的 操 作 方 法, 掌 握 好 它 们 可 以 大 大 提 高 你 的 工 作 效 率 下 面 为 大 家 介 绍 这 几 种 用 得 较 多 的 方 法 : (1) 字 或 词 的 选 取 : 将 指 针 移 到 要 选 的 字 或 词 后, 双 击 鼠 标 左 键 即 可 选 定 (2) 任 意 连 续 的 文 字 选 取 : 将 指 针 移 到 要 选 取 的 文 字 首 或 末, 再 按 住 鼠 标 左 键 不 放 往 后 或 往 前 拖 动, 直 至 选 中 全 部 要 选 择 的 文 字 后 松 开 鼠 标 左 键 即 可 如 果 采 用 键 盘 上 Shift 键 配 合 鼠 标 左 键 进 行 选 择, 可 这 样 进 行 : 将 光 标 移 到 要 选 取 的 文 字 首 ( 或 末 ), 再 按 住 Shift 键 315

不 放, 然 后 将 鼠 标 指 针 移 到 要 选 取 的 文 字 末 ( 或 首 ) 并 单 击, 此 时 也 可 快 速 选 中 这 段 连 续 的 文 字 (3) 一 行 文 字 的 选 取 : 将 指 针 移 到 该 行 的 行 首, 在 光 标 指 针 变 成 向 右 的 箭 头 时, 单 击 鼠 标 左 键 即 可 ; (4) 一 段 文 字 的 选 取 : 将 指 针 移 到 该 段 第 一 行 的 行 首, 同 样 在 光 标 指 针 变 成 向 右 的 箭 头 时, 双 击 鼠 标 左 键 即 可 (5) 整 个 文 件 内 容 的 选 取 : 把 指 针 移 到 该 文 件 中 任 一 行 首 ( 在 指 针 变 成 向 右 的 箭 头 时 ), 快 速 单 击 鼠 标 左 键 三 次 便 可 选 中 整 个 文 件 内 容 ( 也 可 利 用 组 合 键 Ctrl+A 快 速 选 定 ) 另 外 在 平 时 使 用 中, 还 有 几 个 特 别 的 快 捷 键 可 以 加 快 选 取 : Shift+Home: 使 光 标 处 选 至 该 行 开 头 处 Shift+End: 从 光 标 处 选 至 该 行 结 尾 处 Ctrl+Shift+Home: 从 光 标 处 选 至 文 件 开 头 处 Ctrl+Shift+End: 从 光 标 处 选 至 文 件 结 尾 处 Shift+ 移 动 光 标 : 逐 字 逐 行 地 选 中 文 本 ( 用 于 一 边 看 一 边 选 取 文 本 ) Shift+Alt+ 鼠 标 左 键 单 击 : 可 选 中 原 光 标 所 在 位 置 至 后 鼠 标 左 键 单 击 光 标 位 置 的 矩 形 区 域 316

文字处理实战正文 小提示 在选取时还可利用 F8 键来进行快速选取 具体操作方法是 先按 F8 键激活系统内置的 扩展选取 模式 窗体状态栏的 扩展 会由灰变成黑色 然后按 F8 键便可选择光标位置后的一个字符 若再按一次 F8 键则可选择 光标所在位置的整行字符 再按一次便可选择光标所在的整段字符 再按一次选择 整篇文章 如果结合其他键还可实现更多功能 如 与方向键配合使用可灵活选择 文本内容 而与编辑键 光标键上面的那些键 配合使用 则可更方便地进行选取 如按下 Home 键或 End 键 则能选择当前光标所在行以光标为界的前半行 或后半行 如果按住 Ctrl 键再按下这两个键 则选择以当前光标所作位置为分 界点的整篇文章的前半部分和后半部分 如果按 PageUp 键或 PageDown 键 则是按上 下页选择文本 在使用完并要取消扩展模式时 只需按一下 Esc 键即可 1.2.3 Word 中合并文件 在编辑文件时 若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中 除了采用打开原文 件对内容进行复制 然后再转入新文件进行粘贴外还有没有其他更好的方法呢 答 如果要合并另一个文件 有一个更好的方法进行 1 打开要合并的一篇文件 然后在菜单栏选择 工具 比较并合并文件 选项 2 选择需要合并的另一篇文件 并在窗口右边的 合并 中选择 合并到该文 件 项即可 通过这两步操作后 这两篇文件就会合并在一起 同时若要合并多个 文件 则可按此方法依次进行 1.2.4 快速定位光标 在文件编辑中 经常需要把光标移到某个位置 如果能够快速进行移动 那肯定会 317

节 省 很 多 时 间, 提 高 工 作 效 率, 请 问 怎 样 进 行 快 速 定 位 呢? 答 : 对 于 一 些 特 殊 的 位 置, 可 以 利 用 快 捷 键 进 行 快 速 定 位 用 得 较 多 的 几 个 快 捷 方 式 如 下 : Home: 将 光 标 从 当 前 位 置 移 至 行 首 End: 将 光 标 从 当 前 位 置 移 至 行 尾 Ctrl+Home: 将 光 标 从 当 前 位 置 移 至 文 件 的 行 首 Ctrl+End: 将 光 标 从 当 前 位 置 移 至 文 件 结 尾 处 318

文 字 处 理 实 战 正 文 1.2.5 字 号 快 速 调 整 在 Word 中 编 辑 文 字 时, 有 时 只 需 将 字 号 缩 小 或 放 大 一 磅, 而 若 再 利 用 鼠 标 去 选 取 字 号 将 影 响 工 作 效 率, 请 问 有 没 有 方 法 快 速 完 成 字 号 调 整? 答 : 可 以, 利 用 键 盘 选 择 好 需 调 整 的 文 字 后, 再 在 键 盘 上 直 接 利 用 Ctrl+[ 组 合 键 缩 小 字 号, 每 按 一 次 将 使 字 号 缩 小 一 磅 ; 而 利 用 Ctrl+] 组 合 键 可 扩 大 字 号, 同 样 每 按 一 次 所 选 文 字 将 扩 大 一 磅 另 外 也 可 在 选 中 需 调 整 字 体 大 小 的 文 字 后, 利 用 组 合 键 Ctrl+Shift+> 来 快 速 增 大 文 字, 而 利 用 Ctrl+Shift+< 快 速 缩 小 文 字 1.2.6 快 速 对 齐 段 落 在 Word 中 要 设 置 段 落 对 齐, 通 常 大 家 是 利 用 格 式 工 具 栏 中 的 对 齐 方 式 进 行, 请 问 有 没 有 更 方 便 快 速 的 方 法 呢? 答 : 有, 可 以 利 用 组 合 键 来 快 速 完 成, 常 用 的 设 置 方 式 组 合 键 如 下 : Ctrl+E: 段 落 居 中 Ctrl+L: 左 对 齐 Ctrl+R: 右 对 齐 Ctrl+J: 两 端 对 齐 Ctrl+M: 左 侧 段 落 缩 进 Ctrl+Shift+M: 取 消 左 侧 段 落 缩 进 Ctrl+T: 创 建 悬 挂 缩 进 效 果 319

Ctrl+Shift+T: 减 小 悬 挂 缩 进 量 Ctrl+Q: 删 除 段 落 格 式 Ctrl+Shift+D: 分 散 对 齐 320

文 字 处 理 实 战 正 文 1.2.7 移 动 光 标 快 速 定 位 在 Word 中 编 辑 文 件 时, 经 常 需 把 光 标 快 速 移 到 前 次 编 辑 的 位 置, 而 若 采 用 拖 动 滚 动 条 的 方 式 非 常 不 便, 请 问 有 没 有 快 捷 的 方 法 呢? 答 : 有, 可 以 利 用 一 种 组 合 键 进 行 快 速 定 位 在 需 要 返 回 到 前 次 编 辑 位 置 时, 可 直 接 在 键 盘 上 按 组 合 键 Shift+F5 同 时 使 用 该 组 合 键 还 可 使 光 标 在 最 后 编 辑 过 的 三 个 位 置 间 循 环 转 换 1.2.8 快 速 调 整 Word 行 间 距 在 编 辑 调 整 Word 文 件 行 距 时, 常 见 一 些 高 手 不 用 调 出 格 式 来 进 行 设 置, 请 问 他 们 是 如 何 完 成 调 整 的 呢? 答 : 其 实 方 法 非 常 简 单, 在 需 要 调 整 Word 文 件 中 行 间 距 时, 只 需 先 选 择 需 要 更 改 行 间 距 的 文 字, 再 同 时 按 下 Ctrl+1 组 合 键 便 可 将 行 间 距 设 置 为 单 倍 行 距, 而 按 下 Ctrl+2 组 合 键 则 将 行 间 距 设 置 为 双 倍 行 距, 按 下 Ctrl+5 组 合 键 可 将 行 间 距 设 置 为 1.5 倍 行 距 1.2.9 轻 松 统 计 Word 文 件 中 字 数 Word 中 有 一 个 非 常 实 用 字 数 统 计 功 能, 如 要 统 计 一 个 文 件 中 字 数, 可 直 接 在 菜 单 栏 中 单 击 工 具 字 数 统 计 命 令, 便 可 得 到 一 个 详 细 的 字 数 统 计 表, 而 且 还 可 在 文 件 中 选 中 一 部 分 内 容 进 行 该 部 分 字 数 统 计, 但 若 要 把 该 文 件 字 数 插 入 到 文 件 中, 这 样 得 到 结 果 后 还 需 进 行 输 入, 操 作 起 来 繁 琐, 请 问 有 没 有 更 方 便 快 速 的 方 法 呢? 答 : 可 以 直 接 把 统 计 字 数 插 入 到 文 件 中, 具 体 方 法 是 : (1) 在 菜 单 栏 单 击 插 入 域 命 令, 在 对 话 框 类 别 下 拉 列 表 中 选 择 文 件 321

信 息 选 项 (2) 再 在 类 别 下 拉 列 表 中 选 择 NumWords 选 项, 并 在 右 侧 相 应 栏 设 好 置 域 属 性 格 式 及 域 数 字 格 式, 如 图 1-11 所 示, 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 图 1-11 统 计 文 件 字 数 小 提 示 : 以 后 在 文 字 有 变 动 时, 只 需 在 菜 单 栏 单 击 工 具 选 项 命 令, 然 后 在 打 开 的 窗 口 中 选 择 打 印 选 项 卡, 并 选 择 更 新 域 复 选 框, 这 样 打 印 时, 便 会 自 动 更 新 该 域, 得 到 新 的 统 计 数 目 1.2 编 辑 排 版 技 巧 (2) 1.2.10 轻 松 选 取 文 件 列 在 Word 文 件 中 要 选 择 行 的 方 法 很 多, 操 作 起 来 也 很 方 便, 而 如 果 要 对 列 进 行 操 作, 请 问 有 没 有 方 便 的 方 法 进 行 选 取 呢? 答 : 在 Word 文 件 中, 行 的 操 作 非 常 多, 而 列 的 操 作 相 对 来 说 要 少 很 多, 其 实 要 选 择 列 有 种 好 方 法 轻 松 完 成 首 先 把 指 针 移 到 要 选 取 的 列 首 或 列 尾, 然 后 按 住 键 盘 上 Alt 键, 配 合 鼠 标 或 键 盘 进 行 选 取 即 可, 如 图 1-12 所 示 322

文字处理实战正文 图 1-12 列的选取 1.2.11 巧去网址超链接线 当我们在 Word 文件中输入网址或粘贴带有网址的内容时 Word 会自动产生链接下 划线 请问有没有办法去除呢 答 这其实是 Word 自动修改功能引起的麻烦 在想取消超链接的下划线 只需按 下组合键 Ctrl+Z 或 Alt+BackSpace 便可将下划线取消 另外也可关闭其相应的自动功能 选择 工具 菜单栏中的 自动更正 选项 在 弹出的对话框中选择 键入时自动套用格式 选项卡 然后取消选择 Internet 及 网络路径替换为超级链接 复选框 最后单击 确定 按钮完成关闭 1.2.12 英文单词换行排 在输入英文或较长网址时 特别是中英文混排时 大家可能常遇到上行字距明显 拉宽 而英文单词或网址跑到下行的情况 这样影响了文件的美观 请问有没有办 法让英文单词截断换行排呢 答 可以 只需对单词或网址加入一个不间断空格 具体操作方法是先选择词组中 每个单词 除最后一个单词 后的空格并按下 Ctrl+Shift+Space 组合键即可 323

1.2.13 不 同 页 面 的 设 置 在 一 些 特 殊 的 Word 版 式 设 置 时, 需 要 将 一 个 文 件 中 的 页 面 设 置 成 不 同 的 方 式, 请 问 此 时 除 了 把 不 同 页 面 做 成 另 一 个 文 件 进 行 设 置 外, 还 有 没 有 其 他 方 法 轻 松 完 成 设 置? 答 : 要 在 Word 中 同 一 文 件 中 设 置 不 同 页 面, 可 以 采 用 下 面 这 种 方 法 进 行 : 首 先 在 菜 单 栏 单 击 文 件 页 面 设 置 命 令, 在 页 面 设 置 对 话 框 中 将 文 件 前 一 种 页 面 版 式 设 置 好 后, 再 将 光 标 移 至 需 更 换 版 式 的 页 面, 再 次 打 开 页 面 设 置 对 话 框, 并 按 需 要 对 页 面 进 行 调 整 后, 在 应 用 于 下 拉 菜 单 中 选 择 插 入 点 之 后 项, 如 图 1-13 所 示, 此 时 便 可 在 同 一 个 文 件 中 得 到 不 同 的 页 面 设 置 图 1-13 不 同 页 面 设 置 324

文字处理实战正文 1.2.14 修改自动加标注 在完成某个文件后再交给其他人审阅或修改 当然希望能一眼就看出修改了哪些地 方 请问有没有办法做到这呢 答 可以 只需利用 Word 的追踪修订功能 在把文件交给其他人修改之前进行一 些设置即可 打开要使用追踪修订功能的文件 再在菜单栏单击 工具 修订 命 令打开修订功能 这样便会在进行文件阅读修改时 Word 将自动地给修订者做修 改标注 而且对于不同修订者的修改会自动采用不同的颜色进行区分 1.2.15 字体设置快速做 在 Word 中对文字进行编辑时 经常需对文字进行一些修饰 象文字的加粗 倾斜 下划线等 请问有没有快捷的方法来完成设置呢 答 可以完全利用键盘来完成设置 下面对常用的几种方法分别介绍如下 文字加粗 首先选中要加粗的文字 直接按组合键 Ctrl+B 便可快速完成 而若要对接下来 将输入的文字加粗 则可利用命令格式 *加粗文字* 双引号不用输入 下同 来完成 即先输入一个 * 号 然后再输入文字内容 需加粗的文字输入完后 再输入一个 * 号即可自动让两个 * 号之间的文字加粗 斜体文字 要把文字设置为斜体同样可采用两种方法 对于已输入的内容则可先选中它们 再 利用组合键 Ctrl+I 快速完成斜体设置 而未输入的文字 则可利用命令格式 _ 325

斜 体 文 字 _ 来 完 成 下 划 线 文 字 要 设 置 文 字 下 划 线, 则 可 先 选 定 要 添 加 下 划 线 的 文 字, 再 同 时 按 Ctrl+U 组 合 键 即 可 实 现 1.2.16 怎 样 调 出 多 重 剪 贴 板 在 Word 97 后 的 版 本 中 就 提 供 了 多 重 剪 贴 板 功 能, 请 问 若 在 关 闭 它 后 又 怎 样 去 打 开 多 重 剪 贴 板 进 行 选 择 粘 贴 呢? 答 :Word 2000 将 剪 贴 板 中 所 容 纳 数 据 的 数 目 由 原 来 的 1 个 调 至 12 个, 而 Word XP 更 增 加 至 24 个 多 重 剪 贴 板 可 以 大 大 方 便 我 们 的 编 辑 处 理, 而 若 关 闭 了 多 重 剪 贴 板 后, 则 不 能 再 进 行 选 择 粘 贴, 此 时 若 要 再 使 多 重 剪 贴 板 出 现, 则 可 在 菜 单 栏 单 击 编 辑 Office 剪 贴 板 命 令 即 可 要 开 剪 贴 板 1.2.17 如 何 调 整 下 划 线 和 文 字 的 距 离 在 编 辑 Word 时 给 文 字 添 加 下 划 线 后, 有 时 觉 得 下 划 线 与 文 字 的 底 边 之 间 距 离 不 合 适, 请 问 能 不 能 对 这 个 距 离 进 行 调 整? 答 : 可 以 调 整 文 字 与 下 划 线 之 间 的 间 距 在 选 择 好 要 添 加 下 划 线 的 文 字 后, 再 在 菜 单 栏 单 击 格 式 字 体 命 令, 然 后 在 打 开 的 字 体 对 话 框 中 选 择 字 符 间 距 选 项 卡, 再 在 位 置 下 拉 列 表 框 中 根 据 需 要 选 择 提 升 或 降 低 项, 如 图 1-14 所 示, 并 在 磅 值 框 中 调 整 好 需 要 的 距 离 数 值 要 提 升 的 幅 度 可 以 改 变 其 中 的 值, 从 最 下 面 的 自 动 演 示 框 中 可 以 看 到 设 置 效 果 设 置 好 后, 单 击 确 定 按 钮 关 闭 字 体 对 话 框 回 到 编 辑 窗 口 后, 再 选 择 刚 才 设 置 字 符 间 距 的 文 字 内 容, 然 后 用 组 合 326

文字处理实战正文 键 Ctrl U 设置下划线 这样 下划线和文字底边就没有紧靠在一起了 图 1-14 调整文字和下划线间距 1.2.18 快速去除回车 分页等特殊设置 有些朋友可能深有体会 当从网上复制文章并想粘贴到 Word 文件中时 常会出现 格式混乱的情况 请问有没有办法快速去除这些不想有的格式设置 答 在对网页上的文章进行复制时 它的格式也被复制 因而在进行粘贴时便会发 生很多麻烦 如要去除其中的其他非文字符号 软回车 制表符等 我们只要对这 些特殊符号删除掉 或者替换掉就可以了 可以使用 编辑 菜单栏中的 替换 命令来比较轻松的完成 另外还可利用 Word 提供的 选择性粘贴 进行 在进行 了复制操作后 再转入 Word 在其菜单栏上单击 编辑 选择性粘贴 命令 如 图 1-15 所示 另外也可采用先把内容复制到记事本中再从记事本进行复制 然后 转入到 Word 文件中进行粘贴的间接方法完成 小提示 对于一些特殊符号则需要知道它的输入表示法 如 ^l 表示软回车 ^p 表示硬回车 ^t 表示制表符 ^m 表示手动分页符 ^+ 表示长划 线 ^= 表示短划线 ^l 表示人工换行符 ^n 表示分栏符 327

图 1-15 选 择 性 粘 贴 对 话 框 1.2.19 轻 松 调 用 数 据 库 文 件 中 数 据 在 使 用 Word 进 行 编 辑 时, 如 要 调 用 Access Excel 等 其 他 数 据 库 中 的 数 据, 除 了 最 常 用 的 复 制 粘 贴 的 方 法 外, 请 问 还 有 没 有 其 他 更 好 的 方 法? 答 : 常 规 的 复 制 和 粘 贴 操 作 调 用 其 他 数 据 库 中 的 数 据 后, 会 带 来 一 些 麻 烦, 如 数 据 的 修 改 更 新 编 辑 处 理 等 而 若 利 用 插 入 数 据 库 方 法 完 成 调 用, 则 可 大 大 方 便 以 后 的 操 作 处 理 其 具 体 方 法 是 : 先 通 过 选 择 视 图 工 具 栏 数 据 库 选 项, 使 数 据 库 工 具 出 现 在 Word 界 面 上, 然 后 将 光 标 移 至 需 调 用 数 据 的 位 置, 再 单 击 数 据 库 工 具 面 板 上 的 插 入 数 据 库 按 钮, 在 新 打 开 的 数 据 库 对 话 框 中 单 击 获 取 数 据 按 钮, 如 图 1-16 所 示 在 选 择 好 要 调 用 的 数 据 库 文 件 后 再 单 击 确 定 按 钮 返 回 数 据 库 对 话 框, 此 时 设 置 查 询 选 项 将 起 作 用 在 此 要 对 调 用 数 据 库 进 行 设 置 筛 选 等, 可 以 根 据 自 己 的 需 要, 设 置 所 选 数 据 的 条 件 按 何 种 方 式 排 序 等 参 数 另 外 还 可 在 排 序 记 录 中 对 引 入 的 数 据 进 行 排 序, 在 选 择 域 中 对 引 入 数 据 的 字 段 进 行 筛 选 等 当 所 有 的 筛 选 条 件 均 设 置 好 以 后, 就 可 以 插 入 数 据 了 328

文字处理实战正文 图 1-16 数据库 对话框 小提示 当插入的数据发生改动时 可以利用源数据库文件改变进行自动更新 则 可单击 工具栏 中的 更新域 命令来快速进行更新 1.2 编辑排版技巧(3) 1.2.20 精确进行文本移动 在对 Word 文件进行编辑时 常需对某行或某段文字位置进行调整 通常采用鼠标 拖曳的方式进行移动 但在长文件中进行操作时比较麻烦 请问有没有更好的方法 精确移动 答 可以利用 F2 键来进行精确移动 其具体操作方法是这样的 先选中要精确 移动的文本内容 再在键盘上按 F2 键 此时屏幕左下角状态栏中会显示 移至 何处 的提示 接下来只需把光标移至目的地 按回车键便可精确完成移动 1.2.21 相同格式段落快速选定 在 Word 中 若要对某些段落进行相同格式设置或修改 请问有没有办法快速完成 选定呢 答 可以 可先选中其中任意一个段落 然后单击 格式 显示格式 命令 在弹 出的任务窗口中单击 所选文字 区域示例文字框右边的下拉按钮 选中 选择所 有格式类似的文本 即可实现全部选定 329

1.2.22 编 号 自 动 生 成 在 Word 中 进 行 编 辑 时, 有 时 需 要 文 件 自 动 产 生 一 些 编 号, 这 样 便 于 在 修 改 时 自 动 进 行 变 化, 请 问 这 个 自 动 编 号 怎 样 生 成 呢? 答 : 如 果 要 输 入 一 系 列 编 号, 则 可 利 用 Word 的 虚 拟 表 格 功 能 来 让 系 统 自 动 输 入 编 号 方 法 如 下 : 假 设 要 输 入 一 个 1~300 的 一 个 编 号 首 先 在 Word 中 单 击 工 具 栏 中 的 表 格 和 边 框 工 具 按 钮, 然 后 在 文 件 中 画 一 个 表 格, 并 把 该 表 格 设 置 为 列 数 为 1, 行 数 为 300 然 后 选 中 制 作 的 表 格, 选 择 格 式 菜 单 中 的 项 目 符 号 和 编 号 选 项, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 编 号 选 项 卡, 再 在 下 面 的 格 式 中 选 择 一 种 自 己 中 意 的 编 号 形 式, 这 样 电 脑 就 会 自 动 生 成 这 种 编 号 然 后 再 次 选 中 该 表 格, 选 择 编 辑 栏 下 的 剪 切 项, 然 后 在 选 择 编 辑 菜 单 栏 中 选 择 性 粘 贴 选 项, 在 弹 出 对 话 框 中 选 择 无 文 本 格 式, 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 此 时 在 文 件 中 就 会 产 生 一 个 1~300 的 编 号, 而 没 有 了 表 格 只 要 在 各 个 编 号 中 输 入 内 容 即 可 1.2.23 如 何 自 动 生 成 目 录 在 利 用 Word 编 写 一 些 书 本 时, 常 希 望 能 自 动 生 成 目 录, 请 问 该 如 何 进 行 设 置 才 能 快 速 生 成? 答 : 首 先 在 格 式 工 具 栏 上 单 击 格 式 窗 格 按 钮 ( 或 直 接 在 格 式 选 择 栏 中 直 接 选 择 其 他 ) 打 开 样 式 和 格 式 设 置 栏, 再 在 其 中 要 设 置 的 格 式 名 称 上 单 击 鼠 标 右 键, 从 快 捷 菜 单 中 选 择 修 改 选 项, 按 提 示 对 字 体 段 落 等 设 置 好 后, 再 在 Word 菜 单 栏 单 击 视 图 工 具 栏 大 纲 命 令 打 开 大 纲, 并 在 大 纲 级 别 中 设 置 好 该 格 式 的 级 别, 然 后 再 对 文 件 中 各 段 落 进 行 格 式 选 择, 设 置 完 成 后 再 把 光 标 移 到 需 放 置 目 录 的 位 置, 再 在 Word 菜 单 栏 单 击 插 入 引 用 索 引 和 目 录 命 令 打 开 索 引 和 目 录 对 话 框, 在 该 对 话 框 选 择 目 录 选 项 卡, 然 后 根 据 自 己 的 需 要 设 置 好 330

文字处理实战正文 显示级别 如图 1-17 所示 完成后单击 确定 按钮便可快速得到自己想要的 目录 图 1-17 索引和目录 对话框 1.2.24 轻松去掉页眉的横线 有很多朋友在利用 Word 插入页眉后 都发现页眉信息下总会有一条横线 影响整 个文件的美观 请问有没有办法把这条橫线去掉 答 方法当然有 最简单的方法就是在页眉区域双击鼠标左键激活页眉 然后单击 格式 边框和底纹 命令 在弹出的对话框中把边框设置为 无 并在 应用 于 下更改为 段落 再单击 确定 按钮即可发现该横线已被去除 331

1.2.25 快 速 设 置 段 落 缩 进 在 对 段 落 进 行 编 辑 时, 请 问 有 没 有 快 捷 的 方 法 对 段 落 缩 进 进 行 快 速 设 置 呢? 答 : 有, 将 插 入 点 定 位 在 需 进 行 设 置 的 段 落 上, 重 复 按 Ctrl+M 组 合 键 可 增 加 该 段 落 的 左 侧 段 落 缩 进 ; 反 之, 按 Ctrl+Shift+M 组 合 键 即 可 减 少 同 样, 按 Ctrl+T 组 合 键 可 增 加 该 段 落 的 悬 挂 缩 进, 按 Ctrl+Shift+T 组 合 键 可 减 少 该 段 落 的 悬 挂 缩 进 1.2.26 快 速 设 置 左 缩 进 和 首 行 缩 进 在 对 文 件 进 行 编 辑 时, 除 了 用 标 尺 或 菜 单 进 行 左 缩 进 和 首 行 缩 进 操 作 外, 还 有 没 有 其 他 方 法 进 行 快 速 设 置? 答 : 可 以 使 用 Tab 键 和 BackSpace 键 设 置 左 缩 进 和 首 行 缩 进 1.2.27 快 速 复 制 Word 字 体 段 落 格 式 在 Word 中 如 果 要 对 文 件 的 一 个 大 段 落 进 行 格 式 操 作, 除 了 可 以 使 用 格 式 刷 来 复 制 文 字 段 落 格 式 以 外, 还 有 没 有 其 他 的 方 法 呢? 答 : 还 可 利 用 组 合 键 来 快 速 完 成 具 体 方 法 是 : 首 先 把 插 入 点 移 到 段 首, 按 Ctrl+shift+ 组 合 键 选 中 整 个 段 落, 然 后 按 Ctrl+Shift+C 组 合 键 复 制 字 体 段 落 格 式 ; 接 下 来 把 插 入 点 移 到 目 标 段 落, 按 下 Ctrl+Shift+V 组 合 键 粘 贴 该 格 式 值 得 注 意 的 是, 如 果 首 先 只 是 把 插 入 点 移 到 源 格 式 段 落 中 而 不 进 行 选 定 操 作, 那 么 复 制 和 粘 贴 的 就 只 有 段 落 格 式, 而 不 包 括 相 关 字 体 格 式 332

文 字 处 理 实 战 正 文 1.2.28 精 确 对 齐 轻 松 做 在 Word 文 件 中 进 行 编 辑 时, 有 时 出 现 某 行 总 不 能 与 其 他 行 整 齐 对 齐 的 情 况, 此 时 在 标 尺 上 进 行 拖 动 或 按 空 格 键 总 达 不 到 要 求, 请 问 此 时 有 没 有 办 法 对 该 行 进 行 精 确 对 齐? 答 : 当 出 现 这 种 情 况 时, 可 以 利 用 标 尺 上 拖 动 首 先 缩 进 的 方 式 进 行, 但 和 一 般 拖 动 不 同 的 地 方 是 在 进 行 精 确 对 齐 拖 动 时 按 Alt 键 不 松 开, 此 时 便 可 随 心 所 欲 地 在 标 尺 上 对 该 段 落 首 行 缩 进 进 行 调 整 另 外 对 于 一 些 特 殊 的 情 况, 如 制 作 试 卷 时 的 选 择 题 答 案 对 齐, 则 可 利 用 Word 的 表 格 与 文 本 转 换 功 能 轻 松 实 现 具 体 方 法 是 : 对 于 需 精 确 按 列 对 齐 的 选 项, 我 们 可 以 按 照 它 的 行 列 数 绘 制 一 个 相 关 表 格, 利 用 表 格 列 宽 可 以 自 动 调 整 的 功 能 进 行 对 齐 设 置, 然 后 再 把 表 格 转 换 成 文 本 就 可 避 开 从 键 盘 输 入 的 烦 琐, 简 单 地 输 入 了 现 在 以 英 语 试 卷 中 输 入 一 个 有 5 道 选 择 题 的 完 形 填 空 答 题 选 项 为 例 来 了 解 一 下 它 的 操 作 过 程 : (1) 绘 制 一 5 行 5 列 的 表 格 ( 确 定 列 数 的 时 候, 要 注 意 把 题 号 算 进 去 ) (2) 在 表 格 的 第 1 行 第 1 列 输 入 题 号 1, 后 四 列 依 次 输 入 答 案 编 号 A B C D 和 相 对 应 的 答 案 选 项 (3) 依 次 在 各 行 的 第 1 列 输 入 相 应 题 号, 后 四 列 依 次 输 入 答 案 编 号 A B C D 和 相 对 应 的 答 案 选 项 ( 答 案 编 号 可 以 使 用 复 制 粘 贴 单 元 格 命 令 进 行 快 速 输 入 ) (4) 由 于 第 1 列 显 示 的 是 编 号, 通 常 列 宽 较 窄, 可 以 单 独 调 节 再 选 中 其 余 四 列, 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 平 均 分 布 各 列 选 项 (5) 选 中 整 个 表 格, 单 击 表 格 转 换 表 格 转 换 成 文 本 命 令, 再 单 击 确 定 333

按 钮 即 完 成 了 答 案 选 项 的 输 入 1.2.29 让 鼠 标 助 你 快 速 复 制 在 Word 中 要 对 某 些 内 容 进 行 复 制 时, 一 般 大 家 都 采 用 先 选 择 这 些 内 容, 然 后 利 用 鼠 标 在 工 具 栏 单 击 复 制 粘 贴 按 钮 完 成, 或 者 直 接 在 键 盘 上 利 用 组 合 键 Ctrl+C 及 Ctrl+V 完 成, 请 问 还 有 没 有 更 快 捷 的 方 法 呢? 答 : 有, 利 用 鼠 标 常 用 的 有 三 种 方 法 可 快 速 完 成 复 制 第 一 种 方 法 是, 在 选 中 要 复 制 的 内 容 后, 再 按 住 Ctrl 键 不 松 开, 并 把 鼠 标 指 针 移 到 该 选 择 区 上 按 下 鼠 标 左 键 进 行 拖 动 即 可 第 二 种 方 法 是, 可 通 过 鼠 标 右 键 打 开 的 菜 单 来 快 速 完 成, 具 体 方 法 是 : 在 选 中 要 复 制 的 内 容 后, 把 指 针 移 到 选 择 区 上 并 单 击 鼠 标 右 键, 从 弹 出 的 菜 单 中 选 择 复 制 选 项, 然 后 再 将 光 标 移 到 要 粘 贴 的 位 置 并 单 击 鼠 标 右 键 选 择 粘 贴 选 项 即 可 完 成 第 三 种 方 法 首 先 同 样 选 定 需 复 制 的 文 字, 然 后 按 住 鼠 标 右 键 拖 动 该 文 字 块 至 目 标 位 置, 松 开 鼠 标 右 键 即 完 成 复 制 操 作 1.2.30 一 次 完 成 中 英 文 两 类 字 体 设 置 在 Word 中, 如 果 要 对 一 段 既 有 很 多 中 文 字 符 又 有 很 多 英 文 字 符 的 文 稿 进 行 字 体 格 式 设 置, 有 什 么 好 的 办 法 可 以 同 时 实 现 吗? 答 : 可 以, 首 先 选 中 要 设 置 字 体 的 所 有 文 本, 把 鼠 标 移 到 该 文 本 上 单 击 右 键, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 字 体 选 项 打 开 字 体 格 式 对 话 框 在 对 话 框 中 分 别 对 中 英 文 字 体 进 行 格 式 设 置, 最 后 单 击 确 定 按 钮 便 可 完 成 两 类 字 体 的 设 置 334

文字处理实战正文 1.2.31 让标题不再排在页末 在 Word 中进行编辑排版时 有时出现某些标题正好排在页末的情况 请问有没有 办法避开这种情况 答 标题出现在页末确实非常不美观 其实只需在排版时稍加设置便可避开这种情 况 具体方法是 把插入点移到标题所在段落 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单 中选择 段落 选项 并在随之出现的对话框中的选择 换行和分页 选项卡选择 在 与下段同页 复选框 如图 1-18 所示 最后单击 确定 按钮即可 小提示 如果选中 孤行控制 复选框 系统则会自动向下页移一行文字来避免一 页底部出现某段的第一行文字或是某页顶部出现某段的最后一行文字 图 1-18 避开标题出现在页末 335

1.2.32 在 文 件 中 签 名 方 法 技 巧 在 Word 文 件 中 可 以 添 加 包 含 个 人 信 息 的 签 名, 但 究 竟 是 如 何 添 加, 有 哪 些 方 法 可 以 实 现 呢? 答 : 在 个 人 文 件 中 加 入 个 人 信 息 不 但 可 以 很 好 区 别 文 件 编 辑 者, 而 且 还 很 具 个 性 化 而 要 实 现 它 并 不 难, 可 利 用 下 面 几 种 方 法 实 现 1. 利 用 Word 的 宏 命 令 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 工 具 菜 单 上, 选 择 宏 子 菜 单 的 录 制 新 宏 选 项 (2) 在 宏 名 文 本 框 中 输 入 宏 的 名 称, 比 如 个 人 签 名 并 在 将 宏 保 存 在 列 表 框 中, 单 击 将 保 存 宏 的 模 板 或 文 件 然 后 单 击 确 定 按 钮 开 始 录 制 宏 (3) 将 要 输 入 的 个 人 信 息 录 制 好 然 后 再 单 击 工 具 菜 单 的 宏 命 令, 选 择 停 止 录 制 选 项 以 后 要 输 入 这 些 信 息 的 时 候, 我 们 可 以 执 行 如 下 操 作 来 运 行 宏, 在 工 具 菜 单 上 单 击 宏 命 令, 然 后 再 选 择 下 一 级 子 菜 单 宏 选 项, 选 择 开 始 建 立 好 的 宏 的 名 字, 单 击 运 行 按 钮, 这 样 个 人 信 息 就 出 现 了 2. 利 用 域 操 作 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 工 具 菜 单 上 单 击 选 项 命 令, 然 后 再 单 击 用 户 信 息 选 项 卡 336

文 字 处 理 实 战 正 文 (2) 在 通 讯 地 址 文 本 框 中 输 入 个 人 信 息 (3) 在 插 入 菜 单 上, 单 击 域 命 令 (4) 在 类 别 列 表 框 中, 选 择 用 户 信 息 项, 在 域 名 中 选 择 UserAddress 或 者 通 讯 地 址, 单 击 确 定 按 钮, 个 人 信 息 就 自 动 填 写 好 了 3. 利 用 自 动 更 正 实 现 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 工 具 菜 单 上, 选 择 自 动 更 正 选 项 (2) 在 替 换 文 本 框 中, 输 入 一 个 不 经 常 使 用 的 符 号 ( 这 主 要 是 为 了 防 止 替 换 了 正 常 使 用 的 文 字 或 符 号 ), 如? 然 后 在 替 换 为 文 本 框 中, 输 入 个 人 信 息, 最 后 单 击 添 加 按 钮 完 成 这 样 设 置 好 以 后, 下 次 只 要 输 入?, 就 会 出 现 个 人 信 息 了 不 过 利 用 这 种 方 法 不 能 分 行, 最 后 我 们 还 需 要 手 动 调 整 一 些 4. 利 用 自 动 图 文 集 来 实 现 操 作 步 骤 如 下 : (1) 首 先 选 择 要 保 存 为 自 动 图 文 集 词 条 的 个 人 信 息 (2) 在 插 入 菜 单 上, 单 击 自 动 图 文 集 命 令, 再 选 择 新 建 选 项 (3) 输 入 要 新 建 图 文 集 的 名 称, 如 个 人 信 息 这 样 个 人 信 息 就 录 制 好 了 当 以 后 要 输 入 个 人 信 息 时, 只 需 要 在 插 入 菜 单 上, 单 击 自 动 图 文 集 命 令, 337

再 选 择 正 文 项, 最 后 单 击 个 人 信 息 即 可 其 实, 不 仅 可 以 利 用 这 些 方 法 输 入 个 人 信 息, 如 果 其 他 内 容 经 常 要 重 复 输 入 的 话, 我 们 也 可 以 利 用 这 些 方 法 1.2.33 快 速 添 加 联 合 文 件 头 有 时 需 对 Word 文 件 添 加 联 合 文 件 头, 由 于 它 有 特 殊 格 式 要 求, 制 作 起 来 很 麻 烦 请 问 有 没 有 又 快 又 好 的 方 法 来 完 成 这 一 任 务 呢? 答 : 可 以, 具 体 方 法 如 下 : (1) 根 据 联 合 文 件 头 的 文 字 行 数 和 式 样 插 入 行 列 数 合 适 的 表 格 (2) 按 文 件 头 样 式 把 相 应 需 显 示 大 字 体 的 单 元 格 合 并 (3) 选 中 所 有 的 单 元 格, 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 单 击 表 格 属 性 命 令 打 开 相 应 的 对 话 框, 再 单 击 单 元 格 选 项 卡, 单 击 选 项 按 钮, 在 随 之 出 现 的 单 元 格 选 项 对 话 框 中, 选 择 适 应 文 字 复 选 框 后 单 击 确 定 按 钮 退 出 我 们 即 可 以 根 据 需 要 调 整 联 合 文 件 头 的 各 个 部 分 的 字 体 字 号 字 的 颜 色 及 表 格 的 列 宽 行 高 等 设 置 (4) 取 消 表 格 边 框 例 如 : 假 定 联 合 文 件 头 样 式 为 市 单 位 文 件, 联 合 发 表 该 文 件 的 单 位 数 目 为 4 个, 插 入 的 表 格 应 该 是 4 行 3 列 由 于 市 和 文 件 需 设 置 大 字 体, 故 要 把 第 1 列 和 第 列 单 元 格 合 并 其 他 设 置 可 以 按 照 上 面 的 方 法 完 成 即 可 1.2.34 巧 改 文 本 框 的 形 状 Word 用 户 都 可 能 发 现, 在 插 入 文 本 框 时, 其 形 状 通 常 都 是 矩 形, 请 问 能 不 能 根 据 实 际 输 入 的 需 要, 对 文 本 框 的 形 状 进 行 改 变 呢? 338

文 字 处 理 实 战 正 文 答 : 可 以, 首 先 选 中 要 改 变 形 状 的 文 本 框, 然 后 单 击 绘 图 工 具 栏 上 的 第 一 个 绘 图 按 钮 右 边 的 下 拉 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 菜 单 中 选 择 改 变 自 选 图 形 选 项, 选 定 一 种 需 要 设 置 的 图 形 形 状 即 可, 如 图 1-19 所 示 用 此 法 也 可 改 变 插 入 的 自 选 图 形 的 形 状 339

图 1-19 选 择 自 选 图 形 的 形 状 1.2.35 页 码 任 意 位 置 插 入 在 Word 中 利 用 插 入 页 码 命 令 可 以 为 各 页 加 入 页 码, 但 其 位 置 总 被 固 定 在 几 个 区 域, 请 问 能 不 能 突 破 限 制, 让 页 码 的 位 置 随 心 所 欲 地 进 行 调 整? 答 : 可 以 利 用 两 种 方 法 实 现, 第 一 种 方 法 是 利 用 Word 提 供 的 文 本 框 功 能 实 现 其 具 体 方 法 是 : 首 先 在 需 要 插 入 页 码 的 区 域 插 入 一 个 文 本 框 并 调 节 好 文 本 框 的 大 小, 然 后 在 文 本 框 内 输 入 相 应 的 页 码 编 号 后, 用 鼠 标 右 键 单 击 文 本 框 边 框 线, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 设 置 文 本 框 格 式 选 项, 把 线 条 颜 色 设 置 为 无, 单 击 确 定 按 钮 即 可 取 消 边 框 线 用 此 方 法 插 入 的 页 码, 只 要 单 击 页 码, 仍 可 调 出 虚 线 文 本 框, 按 住 鼠 标 左 键 不 放 随 意 拖 动 文 本 框, 页 码 位 置 也 可 随 之 移 动 第 二 种 方 法 是 直 接 利 用 鼠 标 的 拖 动 功 能, 具 体 操 作 方 法 是 : 先 利 用 插 入 页 码 命 令 完 成 页 码 插 入 后, 再 在 页 码 框 上 双 击 鼠 标 左 键 ( 此 时 便 可 对 页 码 进 行 编 辑 ), 然 后 把 指 针 移 到 页 码 框 上, 按 下 鼠 标 左 键 进 行 拖 动, 如 图 1-20 所 示, 便 可 对 页 码 的 位 置 进 行 任 意 调 整 图 1-20 利 用 鼠 标 插 入 页 码 340

文 字 处 理 实 战 正 文 1.2.36 如 何 给 文 件 添 加 行 号 如 果 要 统 计 Word 文 件 中 的 行 数, 除 了 查 看 状 态 栏 信 息 外, 能 不 能 让 系 统 自 动 地 为 每 行 添 加 行 号? 答 : 如 果 要 给 Word 文 件 添 加 行 号, 只 需 在 菜 单 栏 单 击 文 件 页 面 设 置 命 令, 然 后 选 择 版 式 选 项 卡, 在 应 用 于 下 拉 列 表 中 选 择 设 置 行 号 的 范 围, 再 单 击 行 号 按 钮, 选 择 添 加 行 号 复 选 框, 在 编 号 方 式 选 择 项 中 可 以 根 据 要 求 选 择 以 页 节 为 单 位 编 号 或 是 对 整 篇 文 件 进 行 连 续 编 号, 如 果 要 统 计 文 件 的 总 行 数, 就 选 择 连 续 编 号 单 选 按 钮 即 可, 如 图 1-21 所 示 图 1-21 341

1.2.37 如 何 设 置 不 同 的 奇 / 偶 页 页 眉 及 页 脚 在 编 辑 一 些 多 页 的 文 件 时, 常 需 插 入 页 眉 或 页 脚, 但 在 通 常 情 况 下 其 奇 偶 页 是 相 同 的, 请 问 如 果 要 为 奇 偶 页 设 置 不 同 的 页 眉 和 页 脚, 则 应 该 如 何 进 行 操 作? 答 : 这 个 问 题 很 多 用 户 都 常 遇 到, 其 实 处 理 起 来 并 不 难 具 体 操 作 如 下 : (1) 单 击 视 图 页 眉 和 页 脚 命 令, 在 弹 出 的 页 眉 和 页 脚 对 话 框 中 单 击 页 面 设 置 按 钮 然 后 选 择 页 眉 和 页 脚 框 下 的 奇 偶 页 不 同 和 首 页 不 同 复 选 框 并 单 击 确 定 按 钮 返 回 页 眉 和 页 脚 对 话 框 (2) 在 文 件 首 页 页 边 距 区 域 内 出 现 首 页 页 眉 和 页 脚 区 域, 若 首 页 无 需 页 眉 和 页 脚, 则 在 此 可 不 输 入 任 何 内 容 (3) 单 击 页 眉 和 页 脚 工 具 栏 上 的 显 示 下 一 项 按 钮, 则 在 第 2 页 顶 部 会 显 示 偶 数 页 页 眉, 可 以 根 据 需 要 在 页 眉 区 域 输 入 相 关 内 容 ; 如 果 需 要 设 置 页 脚, 可 单 击 在 页 眉 和 页 脚 间 切 换 按 钮, 切 换 到 页 脚 区 域 输 入 相 应 页 脚 信 息 (4) 再 次 单 击 显 示 下 一 项 按 钮, 第 3 页 顶 部 会 显 示 奇 数 页 页 眉 字 样, 可 以 参 照 步 骤 3 完 成 奇 数 页 页 眉 和 页 脚 的 设 置 (5) 单 击 页 眉 和 页 脚 工 具 栏 上 的 关 闭 按 钮, 即 可 看 见 奇 / 偶 页 不 同 的 页 眉 和 页 脚 设 置 应 用 于 整 篇 文 件 了 1.2.38 巧 为 拼 音 设 置 不 同 颜 色 及 字 体 在 Word 中 对 文 件 进 行 编 辑 时, 有 些 用 户 总 觉 得 遗 憾, 因 为 文 件 中 的 拼 音 字 体 及 颜 色 不 能 按 自 己 的 需 要 进 行 调 整, 请 问 究 竟 有 没 有 办 法 对 拼 音 设 置 不 同 的 颜 色 或 字 342

文 字 处 理 实 战 正 文 体? 答 : 拼 音 的 设 置 不 同 于 文 件 中 文 字 的 设 置, 如 果 直 接 去 尝 试 选 中 拼 音, 则 会 对 拼 音 下 的 文 字 也 进 行 选 中, 因 而 要 解 决 这 个 问 题, 可 以 进 行 下 面 的 操 作 : (1) 先 用 鼠 标 选 中 已 经 添 加 了 拼 音 的 文 字, 并 在 选 择 区 上 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 切 换 域 代 码 选 项, 这 时 我 们 发 现 拼 音 和 文 字 已 经 变 成 了 一 串 奇 怪 的 字 符, 即 拼 音 文 字 的 相 关 代 码 (2) 要 想 对 拼 音 和 文 字 设 置 不 同 的 字 体 及 颜 色, 只 需 分 别 选 定 每 一 个 字 的 拼 音 ( 也 可 以 是 拼 音 中 需 要 强 调 的 某 个 或 某 些 字 符 ) 或 汉 字 代 码 进 行 字 体 或 颜 色 设 置 (3) 设 置 完 成 后, 再 选 中 所 有 的 代 码, 单 击 鼠 标 右 键, 再 次 选 择 切 换 域 代 码 选 项, 此 时 就 会 发 现, 拼 音 和 文 字 已 经 变 得 五 颜 六 色 多 姿 多 彩 了 1.2.39 取 消 已 插 入 的 页 码 当 在 Word 文 件 中 想 把 已 插 入 的 页 码 消 除, 通 常 采 用 把 文 件 内 容 复 制 到 记 事 本 中, 再 粘 贴 到 新 的 文 件 中 进 行 取 消, 请 问 有 没 有 简 单 的 方 法 完 成 页 码 删 除? 答 : 其 实 要 取 消 页 码, 操 作 并 没 有 上 面 讲 的 那 样 复 杂, 可 以 轻 松 地 完 成 页 码 取 消 具 体 操 作 方 法 如 下 : 首 先 在 页 码 编 号 上 用 鼠 标 左 键 双 击 进 入 编 辑 状 态, 然 后 选 中 需 取 消 的 页 码 号, 再 按 Delete 键 即 可 取 消 页 码 1.2.40 为 分 栏 创 建 页 码 给 每 个 页 面 都 创 建 页 码 非 常 有 用, 而 在 对 每 页 分 栏 后, 页 码 并 不 会 对 每 栏 都 加 入 页 码, 请 问 有 没 有 办 法 为 每 栏 都 创 建 页 码? 343

答 :Word 文 件 分 栏 后, 尽 管 一 页 有 两 栏 乃 至 多 栏 文 字, 但 程 序 仍 然 将 文 件 视 为 一 页, 使 用 插 入 菜 单 中 的 页 码 命 令 不 能 给 每 栏 文 字 一 个 页 码 如 果 需 要 给 两 个 分 栏 文 字 的 页 脚 ( 或 页 眉 ) 各 插 入 一 个 页 码, 产 生 诸 如 8 开 纸 上 的 两 个 16 开 页 面 的 效 果 可 以 按 以 下 方 法 操 作 : 单 击 视 图 菜 单 的 页 眉 和 页 脚 命 令, 切 换 至 第 一 页 的 页 脚 ( 或 页 眉 ) 在 与 左 栏 对 应 的 合 适 位 置 输 入 第 {={PAGE}*2-1} 页, 在 与 右 栏 对 应 的 合 适 位 置 输 入 第 {={PAGE}*2} 页 输 入 时 先 输 第 页, 再 将 光 标 插 在 两 者 中 间, 连 续 按 两 下 Ctrl+F9 组 合 键, 输 入 大 括 号 {} 然 后 在 大 括 号 {} 内 外 输 入 其 他 字 符, 完 成 后 分 别 选 中 {={PAGE}*2-1} 和 {={PAGE}*2}, 单 击 鼠 标 右 键 选 择 快 捷 菜 单 中 的 更 新 域 选 项, 即 可 显 示 每 页 左 右 两 栏 的 正 确 页 码 如 果 文 件 分 为 三 栏, 并 要 在 每 栏 下 显 示 页 码, 可 以 将 第 页 之 间 的 域 代 码 修 改 为 {={PAGE}}*3-2} {={PAGE}*3-1} 和 {={PAGE}}*3} 再 按 上 面 介 绍 的 方 法 更 新, 即 可 显 示 各 栏 的 正 确 页 码, 并 由 此 得 四 分 栏 乃 至 更 多 分 栏 的 域 代 码 如 何 设 计 若 要 在 更 新 域 后 修 改 域 代 码, 可 以 将 其 选 中, 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 快 捷 菜 单 中 的 切 换 域 代 码 选 项, 即 可 看 到 完 整 的 域 代 码 1.2.41 为 部 分 文 件 创 建 不 同 页 眉 或 页 脚 在 Word 中 进 行 编 辑 时, 有 时 需 要 对 同 一 个 文 件 中 不 同 部 分 页 面 创 建 不 同 的 页 眉 或 页 脚, 请 问 有 没 有 办 法 解 决? 答 : 可 以 肯 定 的 是 能 够 按 需 进 行 创 建 由 于 一 般 要 创 建 页 眉 或 页 脚 时,Word 自 动 在 整 篇 文 件 中 使 用 同 样 的 页 眉 或 页 脚 如 果 要 为 部 分 文 件 创 建 不 同 于 其 他 部 分 的 页 眉 或 页 脚, 首 先 要 对 文 件 进 行 分 节, 然 后 断 开 当 前 节 和 前 一 节 中 页 眉 或 页 脚 间 的 连 接 344

文字处理实战正文 如果尚未对文件进行分节 那么应该在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入 一个分节符 然后单击要为其创建不同页眉或页脚的节 再单击 视图 菜单中的 页眉和页脚 命令即可 当然如果需要 也可将光标移到要修改的页眉或页脚处 再单击 页眉和页脚 工具栏上 同前 选项 修改已有的页眉或页脚 或为该节 创建新的页眉或页脚 则 Word 会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改 再为下一节创建不同的页眉或页脚时 则重复上述步骤即可 1.2.42 如何去除格式标记 有些用户在使用 Word 时总会在段落开始或末尾出来一些各式各样的符号 有时影 响观看版面效果 请问可以去掉吗 答 这些符号叫做 格式标记 它们并不影响打印效果 如果想去掉它们 可以 在 工具 菜单中选择 选项 然后在弹出的对话框中 选择 视图 选项卡 在 显示 栏下列出许多格式标记 可以选择相应的或取消选择 全部 1.3 表格处理技巧 1.3.1 文字巧妙转换成表格 通常大家制作表格时 都是采用表格和边框工具来绘制表格 或者利用 表格 插 入 表格 命令来定制表格 请问如已输入了文字 则有没有办法让文字快速产生 表格呢 答 有 可以用 Word 提供的表格与文字之间的相互转换功能完成 具体方法是这 样 345

(1) 按 照 自 己 的 计 划 先 将 表 格 中 的 各 项 内 容 输 入 Word 文 件 中, 在 这 需 注 意 的 是, 一 定 要 利 用 一 种 特 别 的 分 隔 符 隔 开 准 备 产 生 表 格 列 线 的 文 字 内 容, 该 分 隔 符 可 以 是 逗 号 制 表 符 空 格 或 其 他 字 符 (2) 选 中 需 产 生 表 格 的 文 字 内 容, 在 菜 单 栏 单 击 表 格 转 换 文 本 转 换 成 表 格 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 的 文 字 分 隔 符 位 置 选 项 中 选 逗 号 ( 一 定 要 和 输 入 表 格 内 容 时 的 分 隔 符 一 致 ), 同 时 按 所 要 的 表 格 形 式 对 其 他 选 项 做 适 当 的 调 整, 如 图 1-21 所 示, 单 击 确 定 按 钮 便 可 完 成 该 表 格 图 1-21 将 文 字 转 换 成 表 格 1.3.2 用 + - 号 巧 制 表 格 表 格 制 作 一 般 的 Word 用 户 都 会, 但 如 果 只 利 用 键 盘 上 的 + 号 和 - 号 来 快 速 完 成 表 格 制 作, 可 能 很 多 朋 友 都 不 会, 它 的 具 体 操 作 方 法 又 是 如 何 进 行? 答 : 利 用 键 盘 上 的 + 与 - 号 制 作 表 格, 有 时 会 给 我 们 带 来 更 高 的 效 率 在 制 作 前 首 先 得 明 白 + 号 表 示 下 面 将 产 生 一 列 线 条, 而 - 号 起 到 连 线 的 作 用, 其 具 体 制 作 方 法 是 : 首 先 在 要 插 入 表 格 的 地 方 输 入 + 号, 用 来 制 作 表 格 顶 端 线 条, 然 后 再 输 入 - 号, 用 来 制 作 横 线 ( 也 可 以 连 续 输 入 多 个 - 号, - 号 越 多 表 格 越 宽 ), 接 着 再 输 入 一 些 + 号 ( + 号 越 多, 列 越 多 ), 如 图 1-22 所 示 完 成 后 再 按 回 车 键, 便 可 马 上 得 到 一 个 表 格 346

文字处理实战正文 小提示 用此方法制作出的表格只有一行 若需制作出多行的表格 则可将光标移 到表格内最后一个回车符号前 按 Tab 键或回车键 Enter 即可在表格后插入 行 图 1-22 用 + 号制作表格 1.3.3 轻松微调行列宽度 在 Word 中制作表格时 有时需要对行列宽度进行一些微调 请问除了进行表格属 性外 有没有其他更方便的方法呢 答 在进行 Word 表格编辑时 如果要知道行或列的宽度 只需在按住鼠标左键调 行的同时按下右键 标尺上 调整行时会在垂直标尺上显示 而在调整列时会在水 平标尺上显示 就会显示出行或列的尺度 如图 1-23 所示 小提示 此时表格标尺的精确度为 0.01 字符 图 1-23 显示行或列的尺度 1.3.4 表格行列宽度调整技巧 表格在制作完成后常需进行一些调整 而在调整中有没有技巧呢 答 技巧当然有 下面就给大家介绍一下如何对表格行列宽度进行调整的技巧 347

首 先 选 中 要 调 整 的 行 或 列, 并 在 选 择 区 域 上 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 表 格 属 性 选 项, 然 后 再 根 据 实 际 情 况 选 择 行 或 列 选 项 卡 ( 若 要 调 整 行 高 度 则 选 择 行 选 项 卡, 要 调 整 列 宽 度 则 选 择 列 选 项 卡 ), 再 选 择 指 定 高 度 复 选 框, 然 后 在 其 后 输 入 具 体 数 值, 完 成 后 单 击 确 定 按 钮 便 可 设 置 完 成 当 然 若 不 需 达 到 如 此 精 确 度, 也 可 利 用 鼠 标 拖 动 表 格 线 的 方 式 进 行 调 整, 在 调 整 的 过 程 中, 如 不 想 影 响 其 他 列 宽 度 的 变 化, 可 在 拖 动 时 按 住 键 盘 上 的 Shift 键 ; 而 若 不 想 影 响 整 个 表 格 的 宽 度, 可 在 拖 动 时 按 住 Ctrl 键 1.3.5 如 何 让 文 字 自 动 适 合 单 元 格 当 在 Word 表 格 中 输 入 文 字 时, 很 多 用 户 都 遇 到 过 表 格 单 元 格 被 挤 开 的 现 象, 请 问 有 没 有 办 法 让 文 字 能 够 根 据 单 元 格 的 大 小 而 自 动 调 整 自 身 的 大 小 呢? 答 : 可 以, 只 需 进 行 一 些 小 设 置 即 可 做 到 具 体 设 置 方 法 是 : (1) 选 中 要 设 置 自 动 调 整 的 单 元 格 (2) 在 Word 菜 单 栏 单 击 表 格 表 格 属 性 命 令 (3) 再 在 表 格 选 项 卡 下 单 击 选 项 按 钮 打 开 表 格 选 项 对 话 框, 取 消 选 择 自 动 重 调 尺 寸 以 适 应 内 容 复 选 框 (4) 单 击 确 定 按 钮 返 回 表 格 属 性 对 话 框, 然 后 选 择 单 元 格 选 项 卡, 再 单 击 选 项 按 钮, 在 新 打 开 的 对 话 框 中 选 择 适 应 文 字 复 选 框 即 可 1.3.6 快 速 缩 放 表 格 在 Word 中 制 作 好 表 格 后, 若 发 现 需 对 整 个 表 格 进 行 缩 放, 请 问 有 没 有 办 法 一 次 对 整 个 表 格 完 成 缩 放? 348

文 字 处 理 实 战 正 文 答 : 在 Word 2000 及 Word XP 中, 我 们 只 要 将 指 针 停 留 在 表 格 内 部 任 意 一 处, 稍 等 片 刻 便 可 在 表 格 右 下 角 看 到 一 个 尺 寸 控 点 ( 一 个 小 口 字 形 ), 如 图 1-24 所 示, 将 鼠 标 指 针 移 至 该 表 格 尺 寸 控 点 上 ( 此 时 指 针 会 变 成 二 四 象 限 倾 斜 的 双 向 箭 头 ), 按 下 鼠 标 左 箭 再 往 需 要 的 方 向 拖 动 表 格, 便 可 实 现 表 格 的 整 体 缩 体 图 1-24 尺 寸 控 点 1.3.7 表 格 的 整 体 移 动 上 面 讲 到 怎 样 对 表 格 进 行 整 体 缩 放, 那 么 如 果 要 对 整 个 表 格 进 行 位 置 移 动, 请 问 该 如 何 操 作 呢? 答 : 同 样 在 Word 2000 及 Word XP 中 也 提 供 了 这 种 功 能, 在 将 指 针 移 到 表 格 上 任 意 单 元 格 上, 稍 等 片 刻 便 可 在 表 格 最 左 上 端 出 现 一 个 移 动 控 点 ( 一 个 小 田 字 形 ), 将 鼠 标 移 到 控 点 上 方 ( 指 针 变 成 四 个 方 向 的 箭 头 形 时 ), 按 下 鼠 标 左 键, 并 移 动 鼠 标 便 可 将 整 个 表 格 随 心 所 欲 地 在 文 件 内 进 行 移 动 1.3.8 表 格 重 复 标 题 一 次 设 定 在 制 作 一 些 长 于 一 页 的 表 格 时, 对 于 标 题 很 多 朋 友 都 采 用 复 制 粘 贴 的 方 法 加 上, 那 么 有 其 他 更 好 的 方 法 吗? 答 : 在 Word 中 要 实 现 这 个 功 能, 其 实 相 当 简 单 首 先 选 中 要 重 复 的 表 格 标 题, 然 后 单 击 表 格 标 题 行 重 复 命 令, 此 时 每 一 页 表 格 是 不 是 都 有 标 题 了? 但 需 要 注 意 的 是 这 个 方 法 只 适 用 于 自 动 分 页, 对 于 强 行 分 页 的 情 况 不 适 用 349

1.3.9 表 格 文 字 排 版 技 巧 在 文 件 中, 若 要 对 已 制 作 好 的 表 格 及 文 字 进 行 一 些 其 他 排 版 处 理, 如 环 绕, 可 怎 样 去 操 作? 答 : 在 表 格 上 任 意 位 置 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 表 格 属 性 选 项, 在 表 格 选 项 卡 下, 我 们 便 可 以 选 择 需 要 的 排 版 方 式, 比 如 要 设 置 为 环 绕, 则 可 在 环 绕 上 单 击 鼠 标 左 键 选 中, 另 外 如 果 采 用 手 工 绘 制 表 格, 可 在 绘 制 表 格 之 前 按 Ctrl 键, 这 样 得 到 的 表 格 就 有 文 字 环 绕 效 果 1.3.10 表 格 中 文 字 排 版 技 巧 在 表 格 中 如 何 对 文 字 进 行 设 置 排 版 方 式, 而 采 用 工 具 栏 上 的 那 几 个 功 能 太 差, 有 没 有 更 好 的 方 法 进 行? 答 : 当 然 有 更 多 更 好 的 排 版 方 式 如 果 是 要 对 整 个 表 格 中 单 元 格 采 用 相 同 排 版 方 式, 则 可 先 选 中 整 个 表 格 ( 如 果 只 是 对 几 个 单 元 格 进 行 设 置, 可 分 别 选 中 这 几 个 单 元 格 再 设 置 ), 然 后 在 选 中 区 上 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 快 捷 菜 单 中 的 单 元 格 对 齐 方 式 选 项, 在 其 下 一 级 菜 单 中 所 需 要 的 方 式 上 单 击 鼠 标 左 键 即 可 1.3.11 巧 制 斜 线 表 格 我 们 经 常 需 要 绘 制 一 些 带 有 斜 线 的 表 格, 这 在 Word 中 怎 样 进 行 绘 制 呢? 答 : 把 整 个 表 格 绘 制 好, 然 后 选 中 需 要 绘 制 斜 线 的 单 元 格, 再 单 击 表 格 绘 制 斜 线 表 头 命 令, 在 打 开 的 插 入 斜 线 表 头 对 话 框 中 可 以 选 择 不 同 的 表 头 样 式, 再 在 预 览 窗 右 侧 相 应 栏 中 输 入 文 字, 如 图 1-25 所 示, 完 成 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 同 时 采 用 这 种 方 法 制 作 好 的 斜 线 表 格, 如 果 我 们 需 要 更 进 一 步 进 行 调 整, 则 可 在 该 350

文字处理实战正文 单元格上单击鼠标右键 在弹出菜单中选择 组合 取消组合 选项 然后再对斜 线及该单元格进行调整 图 1-25 插入斜线表头 对话框 1.3 表格处理技巧(2) 1.3.12 快速拆分表格 对于已制作好的表格 如果要把它拆分为两个表格 请问有没有办法 答 有 可以先将光标移至即将拆分成第二个表格的首行上 然后同时按 Ctrl+Shift+Enter 组合键 便可把光标前插入一空行 这样便将原来的表格分成 了两个 1.3.13 快速合并多行 或多列 线条 对于 Word 中的表格 如果要去除一行或一列线条 可以利用橡皮选择无边框线擦 除 但如果是要合并连续的多行或多列 我们有没有其他更好的办法呢 答 好办法是有的 可以先选中要去掉线条的表格线 并在选择区其上单击鼠标右 键 在弹出菜单中选择 表格属性 选项 在新打开的 表格属性 对话框中单击 351

表 格 选 项 卡 下 的 边 框 和 底 纹 按 钮, 然 后 在 打 开 的 边 框 和 底 纹 对 话 框 中 预 览 旁 单 击 去 除 不 要 的 相 应 线 条 按 钮 即 可 1.3.14 快 速 设 置 表 格 排 版 方 式 在 制 作 完 成 一 个 表 格 后, 它 总 是 以 左 侧 为 对 齐 点, 有 没 有 办 法 使 其 居 中 排 版 呢? 答 : 方 法 当 然 有, 并 且 相 当 简 单 首 先 将 指 针 停 留 在 表 格 上 任 意 的 地 方, 稍 等 片 刻, 表 格 最 左 上 端 便 会 出 现 移 动 控 点 再 单 击 该 移 动 控 点, 便 可 选 中 整 个 表 格 ( 当 然 也 可 利 用 行 或 列 的 选 择 方 式 进 行 选 定 ), 然 后 单 击 格 式 工 具 栏 上 的 居 中 图 标 按 钮 即 可 使 表 格 居 中 排 版 1.3.15 快 速 变 换 表 格 虚 实 线 条 在 制 作 好 表 格 后, 如 果 需 要 对 多 行 或 多 列 的 表 线 虚 化 ( 无 边 框 ), 或 者 是 要 使 虚 化 的 线 条 实 化, 请 问 有 没 有 办 法 呢? 答 : 有 两 种 好 用 的 方 法 实 现 : 第 一 种 方 法 是 打 开 表 格 和 边 框 对 话 框 ( 直 接 在 常 用 工 具 栏 上 单 击 表 格 和 边 框 图 标 按 钮 即 可 ), 再 在 线 型 中 选 择 无 边 框, 如 图 1-26 所 示, 然 后 在 需 要 虚 化 的 线 条 上 再 进 行 绘 制 一 遍 即 可 第 二 种 方 法 是 选 中 需 要 虚 化 的 表 格 线 条, 然 后 在 其 上 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 表 格 属 性 选 项, 在 新 打 开 的 表 格 属 性 对 话 框 中 选 择 表 格 选 项 卡 下 的 边 框 和 底 纹 按 钮, 然 后 在 打 开 的 边 框 和 底 纹 对 话 框 中 设 置 下 选 择 无 再 单 击 确 定 按 钮 即 可 352

文 字 处 理 实 战 正 文 图 1-26 选 择 无 边 框 1.3.16 表 格 内 数 据 按 小 数 点 对 齐 单 位 的 财 会 人 员 常 要 对 一 些 表 列 的 数 据 以 小 数 点 进 行 对 齐, 请 问 要 实 现 它 该 如 何 操 作? 答 : 可 利 用 Word 的 制 表 位 功 能 达 到 目 的, 具 体 操 作 步 骤 为 : 首 先 按 正 常 方 式 在 Word 表 格 中 输 入 有 关 数 字, 然 后 以 列 为 单 位 将 需 要 实 现 按 小 数 点 对 齐 的 单 元 格 定 义 为 块 ; 再 执 行 视 图 菜 单 的 标 尺 命 令, 显 示 Word 的 标 尺 栏 ( 如 果 用 户 的 标 尺 栏 处 于 显 示 状 态, 则 可 跳 过 此 步 骤 ); 然 后 在 该 列 上 端 标 尺 栏 上 用 鼠 标 左 键 双 击, 打 开 制 表 位 对 话 框, 在 制 表 位 对 话 框 的 对 齐 方 式 列 表 框 中 选 择 小 数 点 对 齐 选 项, 单 击 确 定 按 钮 后 关 闭 对 话 窗, 标 尺 栏 上 便 会 出 现 一 个 小 数 点 制 表 符, 此 时 拖 动 标 尺 栏 上 的 小 数 点 制 表 符, 使 小 数 点 处 于 表 格 的 适 当 位 置, 这 样 便 可 使 该 行 数 据 以 小 数 点 对 齐 1.3.17 表 格 跨 页, 表 头 自 动 跟 随 在 制 作 表 格 时, 若 表 格 长 度 较 长, 跨 过 了 一 页 时, 表 头 每 次 都 是 采 用 复 制 的 方 法 在 另 一 页 上 进 行 制 作, 请 问 有 没 有 更 简 单 的 方 法 实 现 呢, 特 别 是 在 有 多 页 时, 复 制 起 来 也 很 麻 烦? 答 : 对 于 这 个 问 题 有 很 多 朋 友 都 是 采 用 复 制 粘 贴 的 办 法 解 决, 其 实 可 以 更 轻 松 做 353

到 的 首 先 选 中 表 头, 然 后 单 击 表 格 标 题 行 重 复 命 令, 其 后 多 页 的 表 头 便 可 迅 速 完 成 1.3.18 在 表 格 中 快 速 进 行 计 算 利 用 Word 制 作 好 一 张 成 绩 后, 想 对 学 生 成 绩 进 行 求 和 计 算, 听 他 人 讲 可 以 利 用 Word 自 动 完 成, 请 问 具 体 操 作 方 法 是 怎 样? 答 : 可 以, 完 成 数 据 输 入 后, 把 指 针 移 到 准 备 输 入 公 式 的 单 元 格, 再 在 菜 单 上 单 击 表 格 公 式 命 令, 在 公 式 文 本 框 输 入 公 式, 再 单 击 确 定 按 钮 便 可 得 出 利 用 该 公 式 计 算 得 出 的 数 据 同 时 在 公 式 对 话 框 中 粘 贴 函 数 下 拉 列 表 下 有 很 多 函 数 供 选 用, 通 过 选 择 便 可 完 成 很 多 复 杂 的 计 算 任 务 小 提 示 : 在 输 入 公 式 时, 可 以 采 用 类 似 于 Excel 中 的 样 式 来 引 用 表 格 中 的 数 据 表 格 中 的 列 数 可 用 A B C D 来 表 示, 行 数 则 可 以 用 1 2 3 4 来 表 示 如 = (A3+B5)/5 即 表 示 第 一 列 的 第 3 行 单 元 格 中 的 数 据 加 上 第 二 列 的 第 5 行 单 元 格 中 的 数 据 然 后 除 以 5 的 结 果 另 外 在 表 格 中 进 行 求 和 计 算 时 要 注 意 : 如 果 是 对 行 ( 列 ) 求 和, 插 入 点 需 放 在 此 行 ( 列 ) 最 右 侧 ( 下 面 ) 存 放 计 算 结 果 的 单 元 格 中, 才 能 正 确 显 示 运 算 结 果, 否 则 会 把 插 入 点 所 在 单 元 格 的 数 据 覆 盖 ; 而 如 果 求 和 单 元 格 的 上 方 列 和 左 边 行 都 有 数 据 时, 在 进 行 求 和 计 算 时 列 求 和 优 先 权 大 于 行 求 和 1.3.19 表 格 中 的 删 除 小 技 巧 在 复 制 粘 贴 一 张 表 格 后, 想 对 其 中 的 数 据 进 行 删 除, 但 不 删 除 表 格, 有 没 有 简 单 的 方 法? 答 : 有, 首 先 选 中 要 删 除 的 单 元 格 中 数 据, 再 按 Del 键, 便 可 把 所 有 数 据 删 除 ; 而 若 在 选 中 整 行 或 整 列 整 个 表 格 时, 按 空 格 键 则 可 删 除 已 选 中 的 行 列 或 整 354

文 字 处 理 实 战 正 文 个 表 格 1.3.20 快 速 删 除 表 格 中 指 定 的 行 或 列 在 删 除 Word 表 格 中 的 行 或 列 时, 常 采 用 选 中, 再 在 其 上 单 击 鼠 标 右 键, 从 弹 出 菜 单 中 选 择 删 除 选 项 的 方 法, 请 问 有 没 有 更 快 捷 的 方 法 来 删 除 指 定 行 或 列? 答 : 有, 可 以 先 把 指 针 移 到 要 删 除 的 指 定 行 或 列 中 任 一 单 元 格 中, 然 后 按 Alt+A 组 合 键, 接 着 按 D 键, 再 按 R 键, 此 时 会 删 除 光 标 所 在 的 行, 而 按 Alt+ A 组 合 键, 依 次 按 D 键 C 键, 则 可 删 除 光 标 所 在 的 列 同 时 也 可 以 通 过 按 住 鼠 标 左 键, 拖 动 鼠 标, 选 定 连 续 的 数 行 ( 或 列 ), 运 用 上 面 的 组 合 键, 进 行 快 速 操 作 1.3.21 Word 表 格 自 动 排 序 号 在 Word 表 格 中, 经 常 需 要 填 写 一 些 有 规 律 的 数 据, 如 序 号, 可 不 可 以 让 Word 自 动 完 成 呢? 答 : 可 以 的 首 先 在 Word 表 格 中 选 中 要 填 序 号 的 区 域, 再 单 击 格 式 项 目 符 号 和 编 号 命 令, 在 打 开 的 项 目 符 号 和 编 号 对 话 框 中 选 择 编 号 选 项 卡, 根 据 需 要 选 择 好 编 号 形 式 后, 再 单 击 框 下 边 的 自 定 义 按 钮, 出 现 自 定 义 编 号 列 表 对 话 框, 在 编 号 格 式 文 本 框 中 输 入 自 己 想 要 的 格 式 形 式, 注 意 框 中 数 字 1 不 能 删 掉, 而 其 后 的 点. 或 半 圆 括 号 ) 可 去 掉 或 变 成 其 他 样 式 ; 在 编 号 样 式 下 拉 列 表 框 中 选 1,2,3,, 起 始 编 号 数 字 框 中 填 上 序 号 的 第 一 个 数 字, 如 1, 同 时 还 可 在 编 号 位 置 下 拉 列 表 选 择 对 齐 方 式, 如 左 对 齐 居 中 或 右 对 齐 ; 在 字 体 栏 可 对 文 字 做 修 饰 工 作 ; 完 成 后 单 击 确 定 按 钮,Word 表 格 所 选 择 的 行 或 列 中 便 自 动 填 写 好 了 想 要 的 序 号 355

1.3.22 一 次 插 入 多 行 或 多 列 在 制 作 好 表 格 后, 突 然 发 现 在 表 格 中 还 需 插 入 多 行 或 多 列, 常 用 的 是 先 选 中 要 插 入 行 或 列 的 下 一 行 或 列, 再 在 其 上 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 插 入 行 或 插 入 列 选 项 来 添 加, 这 样 在 要 插 入 多 行 或 多 列 时, 操 作 起 来 比 较 麻 烦, 请 问 有 没 有 更 好 的 方 法 一 次 插 入 呢? 答 : 有, 对 上 面 运 用 的 方 法 稍 加 改 进 便 可 做 到 首 先 在 选 择 行 与 列 时, 可 以 选 择 多 行, 即 如 果 要 插 入 三 行, 则 可 先 一 次 选 中 三 行, 再 在 选 择 区 上 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 插 入 行 选 项 即 可, 如 图 1-27 所 示 图 1-27 选 择 插 入 行 选 项 1.3.23 防 止 表 格 跨 页 断 行 在 制 作 表 格 时, 若 长 度 跨 过 一 页, 有 时 便 会 出 现 断 行 现 象, 有 什 么 办 法 避 免 吗? 答 : 要 防 止 某 行 单 元 格 中 的 文 字 前 后 拆 分 在 两 页, 在 表 格 上 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 表 格 属 性 选 项, 再 在 表 格 属 性 对 话 框 中 选 择 行 选 项 卡, 取 消 选 择 允 许 跨 页 断 行 复 选 框, 再 单 击 确 定 按 钮 关 闭 属 性 对 话 框 即 可 356

文字处理实战正文 小提示 在 Word 97 中则选择 表格 菜单中的 单元格高度和宽度 选项 在 出现的对话框中 打开 行 选项卡 取消选择 允许跨页断行 复选框 确定后 即可防止跨页断行 1.3 表格处理技巧(3) 1.3.24 表格中数据快速排序 在表格中输入数据后 如果要对它们进行排序 请问有没有快速的方法进行 答 首先选中要排序的列 再单击 Word 菜单栏中的 表格 排序 命令打开 排 序 对话框 选择该列数据要按何类型排序 比如学生成绩当然是选择 数字 再在其后设置排序方式 升序或降序 如图 1-28 所示 在 Word 中我们一次可最多 对三个关键字进行排序 图 1-28 表格数据排列 1.3.25 巧用表格制作罗列式结构图 在 Word 中制作罗列式结构图时 总没有别人制作的漂亮 如不对称 上下间隔不 均匀等 请问有没有办法解决这个问题呢 357

答 : 这 是 很 多 朋 友 常 被 困 扰 的 难 题, 不 过 利 用 表 格 便 可 轻 松 解 决 首 先 根 据 结 构 图 的 行 列 及 括 符 数 制 作 出 相 应 行 列 数 的 表 格, 然 后 对 结 构 图 前 一 级 文 字 所 处 的 单 元 格 选 择 合 并, 输 入 文 字 并 设 置 为 垂 直 居 中, 再 在 绘 图 工 具 栏 插 入 相 对 应 的 大 括 符, 最 后 再 选 中 整 个 表 格, 在 其 上 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 表 格 属 性 选 项 进 入, 再 单 击 表 格 选 项 卡 下 的 边 框 和 底 纹 按 钮, 然 后 在 新 窗 口 设 置 栏 下 选 择 无, 单 击 确 定 按 钮 完 成 1.3.26 如 何 让 表 格 左 右 两 边 绕 排 文 字 想 在 表 格 左 右 两 边 绕 排 文 字, 请 问 除 了 用 文 本 框 外 还 有 别 的 方 法 吗? 答 : 如 果 要 在 表 格 右 侧 ( 左 侧 ) 输 入 文 字,Word 一 般 会 提 示 此 操 作 对 行 结 尾 无 效 的 错 误 信 息 这 时 一 般 可 以 用 文 本 框 的 绕 排 来 实 现 其 实 不 用 文 本 框 也 可 以 实 现 操 作 如 下 : 先 把 该 表 格 的 最 后 一 列 ( 或 第 一 列 ) 合 并 成 一 个 单 元 格, 并 且 设 置 好 该 单 元 格 只 有 左 边 ( 或 右 边 ) 有 边 框, 这 样 在 该 单 元 格 输 入 的 文 字 就 可 以 绕 排 在 表 格 的 一 边 了 1.3.27 利 用 表 格 分 栏 竖 排 文 字 当 在 编 辑 一 个 如 报 刊 那 样 的 文 字 排 版 效 果 ( 文 字 横 竖 错 落 有 致 ) 的 文 件, 可 是 用 文 件 段 落 格 式 来 排 版 好 像 效 果 不 是 很 好, 请 问 有 什 么 更 好 的 操 作 方 法 吗? 答 : 要 横 竖 排 版 文 字, 我 们 一 般 是 把 文 字 独 立 设 置 成 段 落 格 式 横 竖 排 版, 但 要 实 现 报 纸 的 那 种 排 版 效 果 的 确 不 是 很 好 操 作, 但 我 们 可 以 利 用 表 格 分 栏 来 实 现 这 种 灵 活 多 样 的 文 字 排 版 要 求 首 先 把 各 栏 ( 块 ) 内 容 分 别 放 入 根 据 需 要 绘 制 的 一 个 特 大 表 格 单 元 格 中 ( 如 和 报 纸 版 面 一 样 大 的 表 格 ), 然 后 再 合 理 设 置 好 各 个 栏 ( 块 ) 内 的 文 字 排 版 样 式, 最 后 再 设 置 好 各 个 栏 的 边 框 ( 如 无 边 框 ) 等, 这 样 就 能 得 到 如 358

文 字 处 理 实 战 正 文 报 纸 上 的 排 版 效 果 了 359

1.3.28 巧 用 分 隔 法 让 一 栏 同 存 两 表 格 在 Word 中 建 立 表 格 时 为 什 么 无 法 让 两 个 表 格 在 同 一 栏, 请 问 有 没 有 办 法 让 多 个 表 格 存 在 同 一 栏 中? 答 :Word 中 的 表 格 两 侧 是 不 能 插 入 其 他 表 格 的, 所 以 无 法 让 两 个 表 格 处 在 同 一 栏 上 不 过 我 们 可 以 把 一 个 表 格 一 分 为 二 来 间 接 得 到 双 表 格 具 体 操 作 如 下 : 先 选 定 表 格 中 间 作 为 分 隔 的 某 列, 然 后 通 过 边 框 和 底 纹 对 话 框 中 的 预 览 图 取 消 所 有 的 横 边 框, 就 可 得 到 双 表 格 了 1.3.29 表 格 文 本 缩 进 在 Word 中 编 辑 文 件 时, 对 于 文 本 可 以 实 现 缩 进, 而 对 于 表 格 中 的 文 本, 又 该 如 何 快 速 实 现 缩 进 呢? 答 :Word 表 格 中 的 Tab 键 有 特 殊 用 途, 按 下 Tab 键 光 标 会 跳 到 下 一 单 元 格, 不 能 实 现 文 本 的 缩 进 如 果 想 让 表 格 的 文 本 缩 进, 可 以 按 Ctrl+Tab 组 合 键, 光 标 就 会 像 普 通 文 本 那 样 在 表 格 中 缩 进 了 1.3.30 如 何 实 现 表 格 的 垂 直 分 割 使 用 表 格 拆 分 表 格 命 令 可 以 实 现 表 格 的 水 平 分 割, 有 什 么 方 法 可 以 实 现 表 格 的 垂 直 分 割 吗? 答 : 可 以 稍 加 设 置 便 可 实 现 表 格 的 垂 直 分 割, 具 体 步 骤 如 下 : 首 先 选 中 分 割 处 的 那 一 列, 然 后 用 鼠 标 右 键 单 击 该 列, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 边 框 和 底 纹 选 项, 然 后 在 弹 出 的 对 话 框 中 单 击 边 框 选 项 卡, 在 预 览 区 中 取 消 该 列 的 顶 边 框 中 边 框 和 底 边 框, 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 完 成 了 表 格 的 垂 直 分 割 360

文 字 处 理 实 战 正 文 1.3.31 巧 做 设 置, 避 免 表 格 断 裂 为 什 么 在 Word 中 制 作 表 格, 当 表 格 出 现 跨 页 的 情 况 时 常 会 发 生 断 裂 的 现 象, 请 问 如 何 避 免 由 于 页 面 原 因 致 使 表 格 显 示 断 裂? 答 : 只 需 要 单 击 表 格 表 格 属 性 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 行 选 项 卡, 并 选 择 允 许 跨 页 断 行 复 选 框, 单 击 确 定 按 钮 即 可 1.3.32 巧 用 表 格 实 现 特 殊 格 式 要 求 在 Word 的 文 本 与 表 格 转 换 一 栏 中, 我 们 曾 经 谈 到 可 以 利 用 表 格 的 部 分 特 殊 功 能 实 现 试 卷 选 择 题 的 对 齐 输 入, 具 体 应 该 怎 么 做 呢? 答 : 由 于 一 般 选 择 题 答 案 选 项 都 是 4 个, 我 们 可 以 把 输 入 整 个 试 卷 的 选 择 题 部 分 看 做 是 在 制 作 一 个 4 列 多 行 的 表 格 将 题 目 输 入 行 利 用 合 并 单 元 格 命 令 把 它 合 并, 用 于 输 入 题 目 内 容 在 答 案 输 入 行 依 次 输 入 相 关 的 答 案 选 项 操 作 完 成 后, 在 边 框 和 底 纹 对 话 框 中 取 消 表 格 的 边 框 就 可 以 了 1.3.33 快 速 在 铅 笔 和 擦 除 工 具 间 转 换 在 Word 中 绘 制 表 格, 常 常 要 用 到 铅 笔 和 擦 除 工 具, 单 击 工 具 按 钮 转 换 比 较 麻 烦, 有 没 有 什 么 方 法 可 以 在 它 们 之 间 快 速 转 换? 答 : 选 中 铅 笔 工 具 后, 要 使 用 擦 除 功 能, 只 要 按 住 Shift 键 即 可 1.3.34 快 速 设 置 统 一 图 形 格 式 如 果 需 要 将 多 个 图 形 设 置 为 同 一 格 式, 有 何 快 捷 方 法? 答 : 和 设 置 文 本 格 式 一 样, 使 用 格 式 刷 361

1.4.1 快 速 在 图 片 上 插 入 文 字 在 Word 编 辑 过 程 中, 有 时 候 需 要 在 插 入 的 图 片 上 加 入 文 字, 请 问 有 没 有 快 捷 的 方 法? 答 : 只 需 要 在 要 加 入 文 字 的 图 片 上 新 建 一 个 文 本 框, 在 文 本 框 内 部 输 入 要 加 入 的 文 字, 再 在 设 置 文 本 框 格 式 中 把 线 条 色 设 置 为 无 即 可 1.4.2 巧 取 Word 文 件 中 的 图 片 有 时 在 他 人 的 Word 文 件 中 发 现 有 自 己 特 别 喜 欢 的 图 片, 并 想 要 把 它 保 存 下 来, 有 没 有 办 法 得 到 该 图 片 的 单 独 文 件 呢? 答 : 也 许 你 会 想 到 复 制 后 粘 贴, 但 那 样 做 得 到 的 图 片 效 果 会 比 原 图 可 能 要 差, 其 实 可 以 这 样 操 作, 得 到 该 图 的 最 佳 效 果 及 单 独 文 件 : 首 先 打 开 那 个 Word 文 件, 选 择 文 件 另 存 为 选 项 后 会 弹 出 一 个 对 话 框, 选 择 好 文 件 名 和 路 径 后, 并 从 保 存 类 型 下 拉 菜 单 中 选 择 Web 页 方 式 保 存, 完 成 后 再 去 所 选 择 的 保 存 路 径 下 看 看, 此 时 会 发 现 一 个 与 选 择 的 文 件 名 相 同 名 称 的 文 件 夹, 进 入 该 文 件 夹, 此 时 所 要 的 图 片 已 在 里 面 了, 但 要 注 意 的 是 每 个 图 都 有 两 个 图 形 文 件 对 应, 要 选 择 那 个 容 量 大 的 图 片 文 件 1.4.3 将 Word 文 件 转 换 为 图 形 文 件 有 些 用 户 没 有 安 装 Word 程 序, 而 需 将 一 个 配 有 图 片 资 料 的 Word 文 件 拿 到 这 类 用 户 计 算 机 上 进 行 观 看, 请 问 有 没 有 办 法 在 Word 中 快 速 把 Word 文 件 转 换 为 图 形 文 362

文 字 处 理 实 战 正 文 件? 答 : 将 要 转 换 的 Word 文 件 保 存 并 关 闭, 然 后 再 新 建 一 个 空 白 Word 文 件, 在 资 源 管 理 器 中 将 需 转 换 的 Word 文 件 图 标 拖 到 该 空 白 Word 文 件 中 就 可 大 功 告 成 1.4.4 Shift 键 让 绘 图 更 标 准 在 Word 中 绘 画 时, 常 现 现 直 线 不 直 圆 不 圆 的 情 况, 请 问 有 没 有 办 法 解 决 这 个 问 题? 答 : 在 用 Word 及 其 他 一 些 Office 组 件 中, 有 时 会 画 一 些 直 线 带 箭 头 的 直 线 或 者 其 他 一 些 简 单 的 图 形, Shift 键 便 可 起 到 特 殊 的 作 用 如 在 绘 图 工 具 栏 选 择 椭 圆 工 具 时 要 画 一 个 圆, 而 常 绘 制 出 不 标 准 的 圆, 此 时 可 在 绘 画 时 按 住 Shift 键 便 可 画 出 标 准 的 圆, 同 样 在 选 择 矩 形 工 具 时 按 住 Shift 键 便 可 画 出 正 方 形, 选 中 直 线 工 具 时 按 住 Shift 键 便 可 绘 画 笔 直 的 直 线 ( 但 只 能 会 绘 制 出 四 个 方 向 的 直 线 ) 1.4.5 文 件 中 图 片 为 何 无 法 显 示 在 打 开 一 些 含 有 图 片 的 Word 文 件 时, 有 时 后 会 发 现 文 中 的 图 片 无 法 显 示 在 图 片 位 置 被 一 个 很 大 的 红 色 的 替 代 了 请 问 这 时 什 么 原 因, 同 时 可 如 何 解 决? 答 : 出 现 这 种 现 象 的 原 因 是 在 编 辑 这 些 图 片 时, 由 于 不 小 心 将 这 些 图 片 的 一 部 分 放 置 或 移 动 到 了 页 面 以 外 的 位 置 只 要 对 这 些 图 片 重 新 进 行 页 面 设 置, 使 它 们 全 部 位 于 页 面 范 围 之 内, 那 么 下 次 再 打 开 时 就 不 会 出 现 这 种 现 象 了 1.4.6 在 Word 中 转 换 图 像 格 式 有 时 在 编 辑 Word 文 件 时 要 用 到 一 些 图 像, 可 是 有 时 图 像 太 大 了, 而 身 边 又 恰 好 没 有 图 像 格 式 转 换 的 工 具, 请 问 在 Word 中 可 以 实 现 图 像 格 式 转 换 吗? 363

答 : 转 换 图 像 格 式 是 图 像 编 辑 处 理 软 件 所 具 有 的 功 能 其 实 用 Word XP 也 可 以 实 现 图 像 格 式 的 转 换 如 想 把 一 幅 BMP 格 式 的 图 像 转 换 成 JPG 或 GIF 格 式 可 以 执 行 如 下 操 作 : 首 先 新 建 一 个 空 的 Word 文 件 再 执 行 插 入 操 作 选 择 图 片 来 自 文 件 选 项, 在 弹 出 的 文 件 选 择 对 话 框 中 选 择 需 要 转 换 格 式 的 目 标 图 像 文 件, 然 后 单 击 插 入 按 钮 完 成 插 入 指 定 的 图 像 后, 还 可 以 根 据 需 要 适 当 调 整 图 像 的 大 小 以 及 位 置, 处 理 好 后, 选 择 菜 单 栏 中 的 文 件 菜 单 项 的 另 存 为 Web 页 选 项, 再 输 入 文 件 名 和 保 存 路 径, 单 击 保 存 按 钮 后 Word 文 件 就 转 换 为 Web 文 件 了 这 样 系 统 会 自 动 根 据 原 始 图 像 的 颜 色 多 少, 将 其 转 换 为 JPG 或 GIF 格 式 1.4.7 用 图 像 替 换 文 字 在 使 用 Word 时 可 以 用 文 本 替 换 功 能 来 把 图 片 用 文 字 来 替 换, 可 是 在 替 换 为 文 本 框 中 却 无 法 输 入 图 像 也 就 是 不 能 用 图 片 来 替 换 文 字 请 问 有 什 么 办 法 解 决 吗? 答 : 在 替 换 为 本 框 中 我 们 无 法 输 入 图 像, 不 过 可 以 试 试 以 下 方 法 来 实 现 用 图 片 替 换 文 字 : 首 先 通 过 图 像 编 辑 软 件 ( 如 系 统 自 带 的 画 图 专 用 软 件 Photoshop 等 ) 打 开 要 替 换 的 图 像, 然 后 在 编 辑 区 中 选 定 该 图 像, 再 单 击 编 辑 界 面 中 的 复 制 命 令 ( 一 般 都 有 的 ) 将 图 像 复 制 到 系 统 剪 贴 板 上, 然 后 在 Word 中 选 择 编 辑 菜 单 中 的 查 找 选 项, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 替 换 选 项 卡 在 查 找 内 容 文 本 框 中 输 入 要 替 换 的 文 字, 并 在 替 换 为 文 本 框 中 输 入 ^c ( 其 中 c 字 符 要 小 写 ), 单 击 替 换 按 钮 后,Word 就 会 自 动 以 粘 贴 板 中 的 内 容 替 换 查 找 内 容 文 本 框 中 的 指 定 的 文 字 内 容 了, 也 就 实 现 了 用 图 片 来 替 换 文 字 1.4.8 在 Word 中 画 图 听 说 在 Word 中 也 可 制 作 一 些 简 单 的 图 画, 但 自 己 却 不 知 该 如 何 去 做, 请 问 能 否 简 单 介 绍 一 下? 364

文 字 处 理 实 战 正 文 答 : 在 Word 中 确 实 可 以 对 常 见 的 一 些 图 形 进 行 绘 制, 具 体 绘 画 方 法 如 下 : (1) 绘 制 一 般 直 线 : 单 击 绘 图 工 具 栏 上 的 直 线 图 标 按 钮 然 后 按 住 Shift 键 拖 动 鼠 标 极 短 直 线 : 单 击 矩 形 图 标 按 钮 再 拖 出, 然 后 在 设 置 自 选 图 形 格 式 对 话 框 中 选 择 0, 高 度 宽 度 则 可 以 根 据 需 要 的 长 度 自 由 设 置 (2) 涂 盖 : 单 击 绘 图 工 具 栏 文 本 框 图 标 按 钮, 调 节 文 本 框 至 适 当 大 小, 然 后 用 鼠 标 左 键 双 击 框 边, 选 择 填 充 颜 色 把 线 条 颜 色 设 置 为 白 色, 最 后 用 四 向 箭 头 将 文 本 框 拖 到 要 被 涂 盖 处 即 可 (3) 旋 转 : 选 中 要 旋 转 对 象, 然 后 在 绘 图 中 的 旋 转 或 翻 转 中 选 择 自 由 旋 转 图 标 按 钮, 把 鼠 标 移 动 到 一 个 绿 色 的 小 点 上, 鼠 标 则 会 变 成 一 环 型 箭 头 指 针, 按 住 鼠 标 左 键, 再 拖 动 鼠 标 使 对 象 绕 其 中 心 旋 转 即 可 ; 若 需 以 15 为 角 度 改 变 单 位 旋 转, 可 在 牵 引 同 时 按 住 Shift 键 (4) 标 注 文 字 输 入 : 单 击 绘 图 工 具 栏 文 本 框 图 标 按 钮, 键 入 文 字, 用 鼠 标 左 键 双 击 框 边, 选 择 颜 色 和 线 条 选 项 卡, 填 充 颜 色 选 择 无 填 充 色, 线 条 颜 色 选 择 无 线 条 颜 色, 将 文 本 框 拖 到 准 备 放 置 处 (5) 微 移 : 为 更 轻 松 地 绘 出 细 节, 或 要 控 制 对 象 以 极 微 小 步 距 移 动 操 作 如 下 : 先 按 住 Alt 键 执 行 拖 动 操 作, 将 水 平 间 距 和 垂 直 间 距 都 设 置 为 最 小, 即 都 设 置 为 0.01 字 符, 将 鼠 标 指 针 移 动 速 度 调 小 即 可 1.4.9 让 图 形 位 置 随 文 字 移 动 有 些 用 户 发 现 在 Word 中 插 入 一 些 图 形 后, 可 是 在 排 版 时 常 出 现 图 片 位 置 发 生 错 误 365

的 现 象, 请 问 有 没 有 办 法 解 决 这 个 问 题? 答 : 插 入 Word 文 件 中 的 图 形 会 随 段 落 移 动, 有 时 候 我 们 并 不 希 望 这 样 解 决 这 个 问 题 的 方 法 是 : 选 中 文 件 中 需 要 禁 止 移 动 的 图 片, 用 鼠 标 右 键 单 击 它 打 开 快 捷 菜 单, 选 择 其 中 的 设 置 图 片 格 式 选 项 再 单 击 版 式 选 项 卡 中 的 高 级 按 钮, 打 开 高 级 版 式 对 话 框 中 的 图 片 位 置 选 项 卡 取 消 选 择 其 中 的 对 象 随 文 字 移 动 和 锁 定 标 记 两 个 复 选 项, 单 击 确 定 按 钮 即 可 生 效 1.4.10 快 速 插 入 图 片 表 格 在 Excel 中 制 作 好 表 格 后, 请 问 可 以 怎 样 快 速 地 把 它 插 入 到 Word 中 来 使 用? 答 :Excel 表 格 插 入 Word 的 通 常 做 法 是 将 它 复 制 到 剪 贴 板, 然 后 再 粘 贴 到 Word 文 件 这 种 做 法 存 在 一 定 的 缺 陷, 例 如 表 格 中 的 数 据 格 式 受 Word 的 影 响 会 发 生 变 化, 产 生 数 据 换 行 或 单 元 格 高 度 变 化 等 问 题 如 果 不 再 对 表 格 内 容 进 行 修 改, 可 以 将 Excel 表 格 用 图 片 格 式 插 入 Word 文 件, 具 体 方 法 是 : 选 中 Excel 工 作 表 中 的 单 元 格 区 域, 按 住 Shift 键 打 开 编 辑 菜 单, 单 击 其 中 的 复 制 图 片 命 令, 即 可 按 粘 贴 图 片 的 方 法 将 它 插 入 Word 文 件 如 果 需 要 在 图 形 处 理 等 程 序 中 插 入 图 片 形 式 的 Excel 表 格, 或 者 需 要 将 Excel 中 的 图 表 插 入 Word 文 件, 同 样 可 以 采 用 上 述 方 法 1.4.11 如 何 将 文 字 转 化 为 图 形 有 时 候 由 于 某 些 特 殊 原 因 需 要 将 Word 文 件 的 全 部 内 容 或 部 分 文 字 转 化 为 图 形 形 式 Word 本 身 有 这 个 功 能 吗? 如 果 有, 该 怎 么 做? 答 :Word 本 身 有 这 个 功 能 具 体 操 作 如 下 : 366

文 字 处 理 实 战 正 文 (1) 打 开 需 转 化 为 图 形 格 式 的 文 件, 单 击 插 入 对 象 命 令, 在 对 象 类 型 下 拉 列 表 中 选 择 Microsoft Word 文 件 项, 单 击 确 定 按 钮 (2)Word 系 统 会 自 动 新 建 一 个 文 件, 在 该 文 件 中 输 入 需 要 转 换 为 图 形 的 文 字 ( 可 以 通 过 复 制 粘 贴 操 作 来 实 现 ), 输 入 完 毕 后, 关 闭 该 文 件 窗 口 (3) 在 原 文 件 窗 口 中 单 击 文 件 另 存 为 Web 页 命 令, 在 文 件 名 文 本 框 中 输 入 该 文 件 的 文 件 名 ( 如 :123), 单 击 保 存 按 钮 (4) 在 该 文 件 的 保 存 目 录 下 找 到 一 个 名 为 文 件 名.files ( 如 :123.files) 的 文 件 夹, 在 该 文 件 夹 下 找 到 一 名 为 123.gif 的 文 件, 该 文 件 就 是 转 化 后 的 图 形 文 件 1.4.12 快 速 调 用 图 章 利 用 Word 制 作 好 图 章 后, 请 问 怎 么 实 现 简 单 快 捷 的 调 用 呢? 答 : 可 以 使 用 自 动 图 文 集 来 实 现 首 先 选 定 该 图 章, 按 Alt+F3 组 合 键, 在 打 开 的 创 建 自 动 图 文 集 对 话 框 中 输 入 一 个 印 章 的 代 用 名, 单 击 确 定 按 钮 即 设 置 完 成 以 后 如 果 要 在 适 当 位 置 加 入 该 印 章, 只 需 输 入 此 代 用 名, 再 按 回 车 键 就 可 以 了 1.4.13 图 片 插 入 ( 粘 贴 ) 技 巧 在 Word 中 插 入 或 粘 贴 图 片 时 还 得 调 整 其 方 式, 请 问 可 不 可 以 在 插 入 前 就 调 整 好 图 片 的 插 入 方 式? 答 : 从 Word 2000 开 始, 图 片 无 须 文 本 框 即 可 直 接 插 入 文 件 Word XP 更 可 以 修 改 默 认 的 图 片 插 入 方 式, 使 其 更 加 符 合 用 户 的 需 要 具 体 做 法 是 : 单 击 工 具 菜 单 下 的 选 项 命 令 打 开 对 话 框, 找 到 编 辑 选 项 卡 中 的 图 片 插 入 / 粘 贴 方 式, 367

单 击 下 拉 按 钮 打 开 下 拉 菜 单, 就 可 以 选 择 其 中 提 供 的 某 种 插 入 或 粘 贴 方 式, 如 图 1-29 所 示, 选 择 好 后 单 击 确 定 按 钮 便 可 让 后 面 插 入 或 粘 贴 的 图 片 都 按 这 种 格 式 进 行 了 图 1-29 1.4.14 快 速 实 现 图 片 裁 剪 在 对 图 文 混 排 的 Word 文 件 进 行 排 版 时, 如 果 需 要 对 相 关 图 片 进 行 裁 剪 以 调 整 其 大 小, 有 没 有 方 法 能 快 速 实 现 呢? 答 : 可 以 通 过 图 片 工 具 栏 上 的 裁 剪 按 钮 来 直 接 实 现 要 想 调 出 图 片 工 具 栏, 只 需 单 击 视 图 工 具 栏 图 片 命 令 即 可 368

文 字 处 理 实 战 正 文 1.4.15 快 速 将 图 片 恢 复 原 状 在 Word 中 对 图 片 进 行 了 编 辑 修 改 后, 现 要 想 恢 复 图 片 原 状, 请 问 有 什 么 快 速 的 办 法 做 到 没? 答 : 只 需 单 击 图 片 工 具 栏 上 的 最 后 一 个 重 设 图 片 图 标 按 钮 即 可 当 然 还 可 以 利 用 常 用 工 具 栏 上 的 撤 销 操 作 来 快 速 完 成 恢 复 1.4.16 如 何 快 速 复 制 图 形 用 Word 绘 图 工 具 进 行 绘 图 的 时 候, 有 何 方 法 可 以 实 现 图 片 的 快 速 复 制 呢? 答 : 选 中 要 复 制 的 图 形, 按 Ctrl+D 组 合 键 即 可 1.4.17 巧 改 图 片 形 状 在 插 入 图 片 后 觉 得 它 们 的 形 状 太 单 一, 请 问 有 没 有 办 法 对 它 们 的 形 状 进 行 更 改, 如 改 为 心 形 圆 形 等? 答 : 具 体 操 作 步 骤 如 下 : (1) 利 用 单 击 视 图 工 具 栏 绘 图 命 令 打 开 绘 图 工 具, 选 择 合 适 的 自 选 图 形 ( 如 : 心 形 ) (2) 用 鼠 标 右 键 单 击 该 图 形, 选 择 设 置 自 选 图 形 格 式 选 项, 在 随 后 弹 出 的 对 话 框 中 单 击 填 充 颜 色 框 右 边 的 下 拉 按 钮 (3) 选 择 填 充 效 果 选 项, 在 图 片 对 话 框 中 单 击 图 片 选 项 卡 下 的 选 择 图 片 按 钮 引 入 需 改 变 形 状 的 图 片, 再 单 击 确 定 按 钮 即 可 在 Word 文 件 中 看 到 形 态 各 异 的 图 片 了 369

1.4.18 巧 绘 折 线 在 Word 具 体 应 用 中, 有 时 需 要 在 文 件 中 添 加 折 线, 该 怎 么 做 呢? 答 : 首 先 可 以 利 用 自 选 图 形 中 线 条 中 直 线 画 出 一 条 直 线, 然 后 用 鼠 标 右 键 单 击 该 直 线, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 编 辑 顶 点 选 项, 然 后 再 在 直 线 上 单 击 鼠 标 右 键, 从 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 增 加 顶 点 选 项, 并 在 直 线 上 合 适 位 置 单 击 增 加 一 个 顶 点, 然 后 把 鼠 标 指 针 指 到 该 顶 点 上 按 住 鼠 标 左 键 进 行 拖 动, 即 可 画 出 折 线 如 果 要 取 消 折 线 顶 点 的 话, 可 以 在 按 住 Ctrl 键 不 放 的 同 时 单 击 该 顶 点 1.5.1 快 速 调 整 Word 文 件 工 具 栏 对 于 多 人 使 用 的 公 用 计 算 机, 很 多 用 户 可 能 都 觉 得 烦 恼, 因 为 自 己 精 心 调 整 的 Word 工 具 栏 可 能 常 被 修 改 的 乱 七 八 糟, 请 问 有 没 有 办 法 快 速 还 原 到 Word 原 默 认 方 式 呢? 答 : 在 编 辑 Word 文 件 时, 通 常 对 工 具 栏 进 行 修 改 或 编 辑 当 粘 贴 Word 文 件 到 另 一 台 电 脑 时, 发 现 工 具 栏 上 曾 有 的 设 置 ( 如 : 自 定 义 编 辑 按 扭 ) 不 见 了, 重 新 设 置 是 很 麻 烦 的 其 实 可 以 到 C:\Windows\ Application Data\Microsoft\Templates\ 下, 将 Normal 文 件 复 制 后 粘 贴 到 另 一 台 电 脑 的 相 应 位 置 ( 复 盖 原 有 的 Normal 文 件 ), 即 可 解 决 上 速 问 题 同 理 还 可 以 设 计 许 多 不 同 设 置 的 Normal 文 件, 供 Word 文 件 使 用 370

文字处理实战正文 1.5.2 如何设置 Word 默认页面 有些用户经常需要利用 16 开的页面制作文件 但 Word 默认的页面为 A4 因而经 常需要进行调整 请问有没有办法一劳永逸呢 答 Word XP 建立的文件的默认页面都是 A4 大小 并且其默认生成的文件文件是 不自动缩进的 得使用手工调整它们的缩进 非常麻烦 但可巧妙利用 Word 的模 板功能让你一劳永逸 1 启动 Word 新建一空白 Word 文件 然后单击 文件 页面设置 命令调出 页面设置对话框 将页面大小及上下左右边距设置所需的值 如要设置为 16 开 则可把宽度设置为 19.5 厘米 高度设置为 27 厘米 同时为了设置好首先缩 进格式 可单击 格式 段落 命令 在段落设置对话框中选择 缩进和间距 选 项卡 并在 特殊格式 下拉列表框中选择 首行缩进 项 度量值采用其默认值 2 字符 即设置每段自动缩进两格 2 单击 文件 保存 命令 选择保存类型为 文件模板 文件 并把它保存 为 Normal.dot 模板文件即可 若提示无法保存 可另外设置一个文件名 如 Elong.dot 3 进入 C:\WINDOWS\APPLICATION DATA\ MICROSOFT\TEMPLATES 文 件夹 这时会看到两个模板文件 Normal.dot 和 Elong.dot 首先把原 Normal.dot 文件更改为其他名称 如 long.dot 然后再把 Elong.dot 文件名称更改为 Normal.dot 以后在启动 Word 或新建 Word 文件时便会都采用更改后的模板了 小提示 Word XP 的模板文件夹在不同系统中位置不同 如在 Windows 9x/Me 下 为 C:\windows\application data\ Microsoft \Templates 文件夹下 而在 Windows 371

2000/XP 下 为 C:\Documents and settings\ 用 户 名 \application Data\microsoft\templates 文 件 夹 下, 该 文 件 夹 为 隐 藏 文 件 夹, 必 须 对 文 件 夹 选 项 进 行 设 置 才 能 够 进 入, 会 看 到 在 此 文 件 夹 中 有 一 个 Normal.dot 文 件, 此 文 件 就 是 Word XP 的 默 认 模 板 文 件 1.5.3 快 速 克 隆 个 性 化 的 Office 设 置 精 心 设 置 的 Word 编 辑 工 具 及 其 他 快 捷 设 置 如 要 转 到 其 他 电 脑 Word 中, 请 问 有 没 有 办 法 快 速 进 行 克 隆? 答 : 在 Office 2002 版 中, 不 但 允 许 用 户 根 据 个 人 喜 好, 对 自 己 的 编 辑 环 境 进 行 个 性 化 设 置 还 可 以 通 过 用 户 设 置 保 存 向 导 来 保 存 这 种 设 置 和 恢 复 这 种 设 置 操 作 方 法 如 下 : 单 击 系 统 的 开 始 按 钮, 在 程 序 栏 中 找 到 Mircosoft Office 工 具 项, 然 后 单 击 用 户 设 置 保 存 向 导 程 序 然 后 在 弹 出 的 对 话 框 中 根 据 实 际 进 行 选 择, 如 果 要 保 存 当 前 设 置 应 选 择 第 一 项, 而 若 要 从 保 存 设 置 文 件 中 恢 复 设 置, 则 选 择 定 二 项 ; 接 下 来 根 据 提 示 进 行 操 作 设 置 即 可 这 样 下 次 如 果 要 让 其 他 系 统 中 的 Office 设 置 符 合 你 的 习 惯, 或 者 重 装 系 统 后 要 恢 复 先 前 设 置, 就 可 使 用 该 向 导 来 完 成 恢 复 1.5.4 调 整 最 近 使 用 文 件 列 表 数 目 在 Word 编 辑 窗 口 的 文 件 菜 单 栏 下, 会 自 动 显 示 最 近 编 辑 过 的 文 件 名 字, 通 过 它 可 以 很 方 便 地 打 开 以 前 编 辑 过 的 文 件 但 是 它 最 多 只 能 显 示 4 个, 请 问 有 没 有 办 法 让 它 增 加 一 些? 答 : 在 文 件 列 表 中 显 示 最 近 编 辑 过 的 文 件 数 目 是 可 以 自 己 设 置 的 首 先 单 击 工 具 菜 单 栏 中 的 选 项 命 令 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 常 规 选 项 卡, 在 列 出 最 近 372

文 字 处 理 实 战 正 文 使 用 文 件 后 面 的 设 置 框 中, 可 以 自 由 调 整 希 望 的 文 件 数 目, 如 图 1-30 所 示, 不 过 最 多 只 能 显 示 9 个 最 后 使 用 的 文 件 图 1-30 调 整 文 件 数 目 1.5.5 将 样 式 传 给 其 他 文 件 在 Word 中 编 辑 的 文 件 中 创 建 了 几 种 特 殊 的 样 式, 如 果 想 在 其 他 文 件 中 也 使 用 这 几 个 样 式, 请 问 可 以 如 何 操 作? 答 : 首 先 启 动 Word 打 开 包 含 这 些 样 式 的 一 个 文 件, 然 后 选 择 格 式 菜 单 中 的 样 式 选 项 在 弹 出 的 对 话 框 中 单 击 管 理 器 按 钮 在 弹 出 的 管 理 器 对 话 框 中, 当 前 打 开 的 文 件 的 样 式 信 息 会 显 示 在 左 边 的 文 本 框 中, 右 边 文 本 框 中 则 是 Normal.dot 模 板 的 样 式 显 示 框 在 左 边 框 中 用 鼠 标 单 击 或 拖 动 的 方 式 选 择 要 保 存 的 样 式 信 息 ( 包 括 段 落 页 眉 等 ), 然 后 单 击 复 制 按 钮, 就 会 将 刚 才 选 择 的 样 式 包 含 信 息 添 加 到 了 右 侧 的 Normal.dot 样 式 列 表 框 中 单 击 关 闭 按 钮 即 可 这 样 下 次 就 可 以 从 normal.dot 文 件 中 使 用 这 些 格 式 了 1.5.6 关 闭 语 法 错 误 标 记 在 编 辑 Word 文 件 时, 系 统 会 自 动 在 我 的 文 档 中 加 入 一 些 带 颜 色 的 波 浪 形 的 下 划 线, 请 问 它 们 为 何 会 产 生, 同 时 该 如 何 去 掉 这 些 下 划 线 呢? 373

答 : 当 在 编 辑 文 件 时,Word 会 自 动 对 编 辑 的 内 容 进 行 拼 写 和 语 法 检 查, 当 系 统 认 为 拼 写 有 错 误 时, 就 会 自 动 在 该 文 字 下 加 上 红 色 的 波 浪 线 条, 而 有 语 法 错 误 时, 会 自 动 添 加 绿 色 的 波 浪 形 下 划 线 ( 当 然 在 有 很 多 情 况 下, 输 入 并 没 有 出 错, 它 也 会 产 生 误 报 的 情 况 ), 这 些 线 条 在 打 印 时 并 不 会 被 打 印 出 来 如 果 不 想 启 用 该 功 能, 可 以 将 其 关 闭, 操 作 方 法 如 下 : 在 菜 单 栏 单 击 工 具 拼 写 和 语 法 命 令 打 开 拼 写 和 语 法 对 话 框, 单 击 其 中 的 选 项 按 钮, 在 拼 写 和 语 法 对 话 框 中 选 择 隐 藏 文 件 中 的 拼 写 错 误 及 隐 藏 文 件 中 的 语 法 错 误 两 个 复 选 框, 这 样 便 可 关 闭 那 些 语 法 检 查 错 误 标 记 1.5.7 显 示 过 宽 文 件 在 编 辑 Word 文 件 时, 由 于 有 的 文 件 设 置 的 过 宽, 无 法 在 屏 幕 上 完 全 显 示 这 样 每 次 查 看 文 件 时 都 必 须 拖 动 水 平 滚 动 条 来 显 示 其 他 部 分, 给 阅 读 增 添 了 麻 烦, 请 问 有 什 么 办 法 解 决 吗? 答 : 其 实 要 解 决 这 个 问 题 方 法 很 多 下 面 分 别 来 介 绍 一 下 : 方 法 一, 可 以 重 新 调 整 行 的 宽 度, 使 其 适 合 窗 口 的 大 小 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 再 单 击 视 图 选 项 卡, 然 后 选 择 窗 口 内 自 动 换 行 复 选 框 即 可 方 法 二, 还 可 以 改 变 显 示 比 例, 使 文 件 内 容 自 动 适 于 普 通 视 图 或 页 面 视 图 中 的 窗 口 首 先 单 击 视 图 菜 单 栏 中 的 显 示 比 例 命 令, 然 后 单 击 页 宽 即 可 此 外, 还 可 以 将 视 图 切 换 为 Web 版 式, 这 样 文 件 中 的 文 字 就 会 实 现 自 动 换 行 1.5.8 让 Word 文 件 动 起 来 通 常 编 辑 的 Word 文 件 都 是 千 篇 一 律, 没 有 动 感 请 问 有 什 么 办 法 让 Word 文 件 像 网 页 那 样 能 滚 动 吗? 374

文 字 处 理 实 战 正 文 答 : 通 常 的 Word 文 件 都 是 差 不 多 的 使 Word 文 件 能 够 像 网 页 那 样 实 现 滚 动 文 字 也 不 是 很 难 的, 可 以 执 行 如 下 操 作 来 实 现 首 先 打 开 或 者 新 建 一 个 Word 文 件, 将 光 标 定 位 于 想 要 插 入 滚 动 文 字 的 行 然 后 选 择 视 图 菜 单 栏 中 的 工 具 栏 选 项, 再 单 击 Web 工 具 箱 选 项 这 样 就 会 在 编 辑 窗 口 显 示 Web 工 具 栏 在 显 示 的 Web 工 具 箱 控 件 面 板 上 单 击 滚 动 文 字 按 钮, 如 图 1-31 所 示, 这 时 会 弹 出 一 个 滚 动 文 字 设 置 窗 口, 在 请 在 此 键 入 滚 动 文 字 下 面 的 文 本 框 中 输 入 要 显 示 的 文 字, 在 方 式 下 拉 列 表 框 中 可 以 选 择 滚 动 滑 行 和 摇 摆 三 种 方 式, 在 方 向 列 表 框 中 可 以 设 置 滚 动 的 方 向 从 左 到 右 或 从 右 到 左 此 外 还 可 以 设 置 背 景 颜 色 和 循 环 次 数 通 过 调 节 速 度 下 的 滑 块 还 可 以 设 置 文 字 的 滚 动 速 度 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 图 1-31 Web 工 具 箱 375

1.5.9 让 Word 自 动 断 字 在 给 Word 文 件 排 版 时, 一 般 都 是 把 段 落 的 对 齐 方 式 设 置 为 两 端 对 齐 可 是 在 编 辑 英 文 文 件 时, 如 果 在 一 行 的 末 尾 有 一 个 单 词 很 长, 而 在 这 一 行 又 放 不 下 时, 系 统 就 会 自 带 将 它 移 至 到 下 一 行, 这 样 就 会 导 致 该 行 的 文 字 间 距 过 大, 这 样 看 起 来 很 不 协 调 请 问 有 什 么 方 法 解 决 吗? 答 : 这 种 情 况 可 以 通 过 断 字 来 解 决, 也 就 是 把 这 个 长 单 词 断 开 成 两 部 分, 中 间 通 过 连 字 符 连 接 起 来 具 体 操 作 如 下 : 选 择 工 具 菜 单 栏 中 的 语 言 选 项, 单 击 断 字 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 中 自 动 断 字 复 选 框, 为 了 不 至 于 因 为 断 字 而 有 损 版 面 美 观, 还 可 以 在 断 字 区 中 输 入 数 据 设 置 最 后 一 个 单 词 右 边 的 空 白 间 距 的 最 大 值 在 连 续 断 字 次 数 限 为 框 中 设 置 最 多 允 许 连 续 几 行 可 以 执 行 断 字 当 然 也 可 以 选 择 手 动 方 式 来 自 己 甚 至 断 字 单 击 手 动 按 钮, 系 统 会 寻 找 所 有 可 以 断 字 的 地 方, 并 自 动 在 可 以 设 置 断 字 的 地 方 预 先 加 上 连 字 符 光 标 闪 烁 的 地 方 是 系 统 默 认 的 断 字 位 置, 单 击 是 按 钮, 表 示 接 受 Word 默 认 的 断 字 位 置 如 果 不 接 受, 可 将 光 标 移 动 到 合 适 的 位 置, 再 单 击 是 按 钮 如 果 有 哪 个 段 落 不 想 设 置 断 字, 可 将 光 标 定 位 于 该 段 落 中, 然 后 用 鼠 标 右 键 单 击, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 段 落 选 项, 再 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 换 行 和 分 页 选 项 卡, 选 择 取 消 断 字 复 选 框, 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 取 消 该 段 落 的 断 字 设 置 1.5.10 美 化 工 具 栏 按 钮 在 拖 入 一 些 后 加 入 的 工 具 钮 后, 系 统 默 认 会 以 文 字 表 示, 这 样 有 损 界 面 美 观, 请 问 有 没 有 办 法 使 它 也 采 用 一 个 图 标 来 替 换? 答 : 这 确 实 令 追 求 完 美 的 用 户 感 到 不 美 观, 比 如 在 工 具 栏 上 添 加 一 个 自 动 滚 动 376

文 字 处 理 实 战 正 文 工 具 后, 它 的 名 称 就 为 自 动 滚 动, 没 有 图 标, 放 在 工 具 栏 中 文 字 不 仅 难 看 而 且 占 地 方 但 我 们 可 以 采 用 这 种 方 法 来 修 改 : 单 击 工 具 菜 单 下 的 自 定 义 命 令 打 开 对 话 框, 然 后 在 上 述 某 个 按 钮 上 单 击 鼠 标 右 键, 将 快 捷 菜 单 命 名 后 面 的 文 字 删 除, 输 入 一 个 不 容 易 看 到 的 字 符 ( 如 点 号. ), 并 从 快 捷 菜 单 中 的 更 改 按 钮 图 标 子 菜 单 下 选 择 一 个 系 统 提 供 的 42 个 图 标 中 任 意 一 个, 将 原 来 的 文 字 图 标 换 掉 即 可 如 果 对 Word 工 具 栏 中 的 其 他 图 标 不 满 意, 也 可 以 按 照 这 种 方 法 进 行 修 改 1.5.11 添 加 和 删 除 工 作 菜 单 有 些 用 户 在 别 人 的 计 算 机 Word 中 看 到 菜 单 栏 上 有 工 作 这 个 菜 单 选 项, 里 面 记 录 着 他 经 常 要 编 辑 的 文 件 名, 这 对 于 打 开 文 件 提 供 了 一 种 非 常 快 捷 方 便 的 方 式, 请 问 我 的 Word 里 面 为 什 么 没 有? 该 怎 么 添 加? 答 : 工 作 选 项 不 是 菜 单 栏 中 的 默 认 显 示 选 项 如 果 想 使 用 就 得 先 对 它 进 行 添 加, 往 菜 单 栏 上 添 加 工 作 菜 单 的 方 法 如 下 : 单 击 工 具 栏 中 的 自 定 义 命 令, 然 后 在 弹 出 的 对 话 框 中 单 击 命 令 选 项 卡, 在 类 别 列 表 框 中 选 择 内 置 菜 单 项, 再 在 命 令 框 中 用 鼠 标 左 键 按 住 工 作 不 放, 然 后 拖 动 鼠 标 到 菜 单 栏 上 想 放 置 该 选 项 的 位 置 再 放 开 这 样 我 们 就 可 以 把 任 何 Word 文 件 添 加 到 这 个 工 作 菜 单 的 列 表 中 以 方 便 以 后 的 访 问 了 如 果 要 删 除 该 选 项, 可 以 执 行 以 上 的 逆 操 作 在 最 后 一 步 时 用 鼠 标 拖 动 工 作 放 到 内 置 菜 单 的 命 令 框 中 即 可 以 后 如 果 要 想 把 当 前 文 件 添 加 到 工 作 菜 单 里, 只 需 单 击 工 作 菜 单 上 的 添 加 到 工 作 菜 单 选 项 ; 而 要 想 打 开 工 作 菜 单 上 的 文 件, 只 需 在 工 作 菜 单 上 单 击 想 要 打 开 的 文 件 如 果 要 把 一 个 文 件 从 工 作 菜 单 中 移 走, 则 先 按 Ctrl+Alt+- 组 合 键, 这 377

时 鼠 标 指 针 将 变 成 看 起 来 像 一 个 大 大 的 粗 体 底 线, 然 后 再 在 工 作 菜 单 上 单 击 想 要 移 走 的 文 件 就 可 以 了 1.5.12 取 消 Office 助 手 自 动 响 应 在 使 用 Word 时 总 有 些 不 太 明 白 的 地 方, 一 般 是 通 过 从 帮 助 菜 单 中 执 行 Microsoft Word 帮 助 命 令 来 寻 求 帮 助, 可 是 弹 出 的 Office 助 手 却 要 输 入 关 键 词 通 过 搜 索 来 获 得 要 帮 助 的 内 容 难 道 就 不 能 像 有 的 应 用 软 件 那 样 直 接 打 开 整 个 帮 助 文 件, 如 果 有 该 怎 么 实 现 这 种 操 作 呢? 答 :Office 助 手 的 这 种 自 认 为 很 人 性 化 的 帮 助 方 式 让 很 多 人 不 适 应, 我 们 可 以 通 过 以 下 两 种 方 式 来 调 出 Word 的 整 个 帮 助 文 件 方 法 一 : 这 种 方 法 也 是 最 笨 的 方 法 只 要 在 弹 出 的 Office 助 手 给 出 的 提 示 问 题 上 单 击, 这 样 系 统 就 会 自 动 弹 出 该 问 题 的 解 答 提 示 框, 这 是 在 这 个 提 示 框 上 面 有 一 排 按 钮, 其 中 最 左 边 的 一 个 是 显 示 按 钮, 单 击 它,Word 的 整 个 帮 助 文 件 就 出 来 了 方 法 二 : 可 以 用 鼠 标 右 键 单 击 Office 助 手 ( 如 果 桌 面 上 没 有 Office 助 手, 可 以 单 击 帮 助 菜 单 栏 上 的 显 示 Office 助 手 项 ), 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 选 项, 再 取 消 选 择 响 应 F1 键 复 选 框 取 消 该 功 能, 这 样 就 能 在 Word 中 直 接 按 下 F1 键 打 开 整 个 帮 助 文 件 了 1.5.13 在 Word 2002 中 创 建 自 动 图 文 集 在 编 辑 文 件 是 常 常 要 用 的 一 些 同 样 的 却 又 比 较 特 殊 的 文 字 俗 语, 常 常 用 复 制 张 贴 的 方 法 有 觉 得 很 麻 烦, 请 问 什 么 好 方 法 吗? 答 : 其 实 可 以 把 这 些 经 常 使 用 的 文 字 或 图 片 创 建 到 自 动 图 文 集 中 去, 这 样 就 不 378

文 字 处 理 实 战 正 文 要 每 次 都 输 入 后 再 复 制 粘 贴 了 创 建 自 己 的 自 动 图 文 集 的 方 法 如 下 : 首 先, 如 果 要 使 用 自 动 图 文 集, 必 须 先 打 开 记 忆 式 键 入 功 能 先 单 击 插 入 自 动 图 文 集 子 菜 单 中 的 自 动 图 文 集 选 项, 将 显 示 有 关 自 动 图 文 集 和 日 期 的 记 忆 式 键 入 提 示 复 选 框 单 击 选 择 选 择 好 需 要 存 储 在 自 动 图 文 集 中 的 文 字 ( 或 图 片 ), 再 依 次 选 择 插 入 自 动 图 文 集 新 建 选 项, 这 时 会 弹 出 一 个 创 建 自 动 图 文 集 对 话 框, 输 入 要 建 立 的 自 动 图 文 集 的 名 字, 再 单 击 确 定 按 钮 这 时 Word XP 将 存 储 该 自 动 图 文 集 词 条 创 建 完 毕 后, 以 后 想 使 用 这 个 词 条, 只 需 在 文 件 中 输 入 自 动 图 文 集 词 条 名 字 的 前 两 个 字 符 就 可 以 了 这 时 Word 会 自 动 提 示 完 整 的 自 动 图 文 集 词 条, 按 下 回 车 键 或 F3 键 即 可 完 全 输 入 该 词 条 了 1.5.14 自 定 义 扩 展 名 如 果 想 给 Word 更 换 扩 展 名, 请 问 在 Word 中 是 否 能 一 次 完 成? 答 : 可 以, 虽 然 Word 文 件 默 认 的 扩 展 名 为.doc, 但 如 果 想 使 用 指 定 的 扩 展 名, 可 以 进 行 如 下 操 作 : 单 击 菜 单 栏 文 件, 选 择 其 下 的 另 存 为 选 项 打 开 对 话 框, 将 文 件 名 用 双 引 号 引 起 来 ( 注 意 为 英 文 输 入 法 下 的 双 引 号 ), 如 : 自 定 义.elong, 如 图 1-32 所 示, 然 后 单 击 保 存 按 钮,Word 就 会 接 受 你 输 入 的 文 件 名, 而 不 再 添 加 另 外 的 扩 展 名 进 行 保 存 图 1-32 自 定 义 扩 展 名 379

1.5.15 定 制 用 户 模 板 路 径 和 工 作 组 模 板 路 径 为 了 保 存 及 安 全 的 需 要 而 想 改 变 Word 的 用 户 模 板 路 径 和 工 作 组 模 板 路 径, 请 问 应 当 如 何 去 进 行 操 作? 答 : 若 想 改 变 用 户 模 板 路 径 和 工 作 组 模 板 路 径, 只 要 执 行 如 下 操 作 即 可 : 在 工 具 菜 单 中 单 击 选 项 命 令, 再 选 择 文 件 位 置 选 项 卡 单 击 修 改 按 钮, 在 弹 出 的 对 话 框 中 输 入 相 应 路 径 即 可 如 果 想 得 到 更 多 关 于 Word 模 板 的 信 息, 可 以 单 击 帮 助 菜 单 中 的 Microsoft Word 帮 助 命 令, 在 Office 助 手 或 回 答 向 导 中 输 入 模 板 概 览, 然 后 单 击 搜 索 就 能 看 到 相 应 主 题 了 1.5.16 快 速 恢 复 Word 的 工 作 环 境 对 于 Word 初 学 者 来 说, 常 由 于 不 小 心 把 Word 的 环 境 给 弄 乱 了, 请 问 该 怎 么 才 能 恢 复 其 默 认 设 置? 答 : 可 以 按 如 下 操 作 : 首 先 关 闭 Word 然 后 选 择 开 始 运 行 选 项, 输 入 Regedit 进 入 注 册 表 编 辑 环 境 找 到 如 下 键 值 HKEY_CURRENT_USER\Software\ Microsoft\Office\9.0\Word\Data, 再 把 Data 改 为 其 他 名 字, 如 可 以 改 为 Data1, 最 后 关 闭 注 册 表 编 辑 器 再 重 新 启 动 Word 即 可 1.5.17 设 置 任 务 栏 快 捷 键 对 于 一 些 命 令 常 有 键 盘 快 捷 方 式 进 行 操 作, 请 问 是 否 能 对 Word 中 任 务 栏 中 的 工 具 按 钮 也 设 置 快 捷 键 呢? 答 : 可 以,Word 任 务 栏 通 常 采 用 自 动 或 工 具 栏 按 钮 打 开, 如 果 给 它 指 定 一 个 快 捷 380

文 字 处 理 实 战 正 文 键, 将 能 够 大 大 提 高 操 作 速 度 具 体 做 法 是 : 单 击 Word 工 具 菜 单 下 的 自 定 义 命 令, 打 开 自 定 义 对 话 框 中 的 命 令 选 项 卡 在 左 边 的 分 类 列 表 中 选 择 编 辑, 然 后 在 右 边 的 命 令 列 表 中 找 到 Office 剪 贴 板 将 其 选 中 后 单 击 对 话 框 中 的 键 盘 按 钮, 打 开 自 定 义 键 盘 对 话 框 选 中 其 左 边 命 令 列 表 中 的 编 辑, 然 后 在 右 边 找 到 Edit officec lipboard, 用 鼠 标 单 击 选 择 新 的 快 捷 键 框, 根 据 需 要 选 择 键 盘 上 的 键 或 其 组 合 键 ( 如 Ctrl+B 组 合 键 ) 完 成 后 单 击 对 话 框 中 的 指 定 按 钮, 将 打 开 的 对 话 框 全 部 关 闭 此 后 再 按 前 面 设 置 的 组 合 键 ( 如 Ctrl+B 组 合 键 ), 剪 贴 板 任 务 窗 格 就 会 快 速 打 开 1.5.18 巧 改 Word 度 量 单 位 在 Word 使 用 中, 有 时 需 要 用 到 的 度 量 单 位 是 厘 米 英 寸 毫 米 等, 而 Word 默 认 的 是 磅, 请 问 有 什 么 方 法 可 以 随 意 的 改 变 度 量 单 位 吗? 答 : 方 法 其 实 很 简 单 只 需 要 单 击 工 具 选 项 常 规 命 令, 找 到 度 量 单 位, 单 击 文 本 框 的 下 拉 按 钮 ( 形 状 为 ), 再 在 随 之 出 现 的 下 拉 列 表 中 根 据 需 要 选 择 适 合 的 度 量 单 位 即 可 1.5.19 找 回 丢 失 的 菜 单 对 于 Word 中 一 些 丢 失 的 菜 单 能 不 能 找 回, 比 如 利 用 Word 文 件 发 送 邮 件 收 件 人 功 能 把 Word 文 件 作 为 邮 件 发 出, 但 我 的 文 件 菜 单 下 没 有 发 送 邮 件 收 件 人 这 一 命 令 项, 有 什 么 办 法 可 以 把 它 找 出 来 吗? 答 : 大 多 数 功 能 已 经 在 菜 单 中 列 出, 如 果 发 现 某 个 功 能 不 在 相 应 的 菜 单 中, 找 到 它 的 方 法 其 实 很 简 单, 这 就 以 你 这 种 情 况 为 例 来 介 绍 一 下 如 何 找 回 丢 失 的 菜 单 : 首 先 用 鼠 标 右 键 单 击 工 具 栏 任 意 处, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 自 定 义 选 项, 然 后 选 381

择 命 令 选 项 卡, 并 在 左 栏 类 别 下 选 择 文 件 类 别, 在 右 边 的 命 令 框 中 找 到 邮 件 收 件 人, 用 鼠 标 把 邮 件 收 件 人 命 令 拖 到 文 件 菜 单 中 即 可, 此 方 法 也 适 用 于 找 到 其 他 菜 单 功 能, 在 命 令 选 项 卡 上 依 次 列 出 了 编 辑 视 图 等 类 别, 操 作 方 法 同 上 1.5.20 保 存 工 具 栏 个 人 风 格 在 使 用 Office 过 程 中, 很 多 用 户 喜 欢 根 据 自 己 的 个 人 习 惯 来 给 Word Excel 等 定 义 工 具 栏, 如 果 重 新 安 装 Office 时, 原 来 定 义 的 工 具 栏 风 格 将 全 部 丢 失, 用 户 必 须 重 新 定 义 有 没 有 办 法 避 开 这 一 重 复 操 作 呢? 答 : 其 实 用 户 自 己 定 义 的 工 具 栏 风 格 保 存 在 扩 展 名 为.xlb 的 文 件 ( 可 能 为 隐 藏 文 件 ) 中 因 此 只 要 搜 索 这 一 类 文 件 并 进 行 备 份 即 可 当 Office 重 新 安 装 后, 恢 复 该 风 格 的 方 法 就 很 简 单, 只 需 找 到 已 备 份 的.xlb 的 文 件, 直 接 用 鼠 标 左 键 双 击 对 应 的 文 件 名 就 可 恢 复 用 户 所 喜 欢 的 工 具 栏 风 格 1.5.21 打 造 个 性 菜 单 栏 和 工 具 栏 对 于 工 具 栏 中 的 工 具 可 进 行 个 性 化 调 整 设 置, 那 么 对 于 菜 单 栏 又 是 如 何 进 行 调 整 设 置 呢? 答 : 由 于 习 惯 不 一 样, 有 些 用 户 希 望 根 据 个 人 的 特 点, 复 制 或 移 动 菜 单 栏 和 工 具 栏 要 想 实 现 复 制 菜 单 栏 或 工 具 栏 操 作, 只 需 按 住 Ctrl+Alt 组 合 键 不 放, 用 鼠 标 单 击 任 一 菜 单 项 或 工 具 栏 上 某 工 具 按 钮, 并 按 住 左 键 不 放 在 菜 单 栏 或 工 具 栏 位 置 进 行 拖 动 ( 鼠 标 指 针 为 + ), 当 松 开 鼠 标 左 键, 即 完 成 复 制 操 作, 新 的 菜 单 项 或 工 具 按 钮 也 就 放 到 了 此 刻 鼠 标 所 在 位 置 如 果 只 按 住 Alt 键, 进 行 同 样 操 作, 则 可 把 任 一 菜 单 项 移 到 工 具 栏 或 把 工 具 按 钮 移 到 任 一 菜 单 项 中 382

文 字 处 理 实 战 正 文 1.5.22 拼 写 检 查 的 修 改 若 想 对 自 己 计 算 机 上 的 Word 拼 写 检 查 要 跳 过 的 字 或 词 进 行 自 定 义, 请 问 该 如 何 去 做, 另 外 如 果 以 后 准 备 重 新 安 装 系 统 或 Word 程 序, 请 问 该 备 份 哪 个 文 件? 答 : 如 果 在 Word 中 定 义 了 许 多 需 要 拼 写 检 查 跳 过 的 字 或 词, 那 么 最 好 经 常 备 份 C:\WINDOWS\ APPLICATION DATA \Microsoft\Proof 中 的 CUSTOM. DIC 文 件, 这 样 以 后 重 装 系 统 或 Word 时 可 以 将 其 恢 复 到 原 来 的 位 置, 从 而 节 省 大 量 时 间 另 外, 如 果 在 定 制 的 字 典 中 加 入 了 错 误 的 词, 也 可 以 用 记 事 本 打 开 这 个 文 件, 将 其 从 中 删 除 掉 即 可 1.6 打 印 及 其 他 使 用 技 巧 1.6.1 快 速 打 印 Office 文 件 做 好 很 多 Office 文 件 给 领 导 审 查 后, 要 再 进 行 重 新 打 印, 通 常 一 般 是 先 打 开 这 个 文 件, 然 后 再 选 择 打 印, 如 果 有 很 多 的 话, 这 样 一 个 个 打 开 进 行 打 印 确 实 很 麻 烦, 有 没 有 更 好 的 办 法 呢? 答 : 有, 在 找 到 这 个 文 件 所 在 的 地 方 后, 然 后 用 鼠 标 右 键 单 击 该 文 件 图 标, 在 弹 出 菜 单 中 会 看 到 有 个 打 印 选 项, 然 后 选 它 就 可 以 直 接 打 印 了, 如 果 有 很 多 文 件 需 要 同 时 打 印, 可 以 按 住 Shift 或 Ctrl 键 选 取 批 量 文 件, 然 后 单 击 鼠 标 右 键 打 印, 可 以 省 去 很 多 时 间, 在 Excel 中 也 可 使 用 383

1.6.2 使 Word 打 印 更 清 晰 对 于 使 用 的 针 式 打 印 机 的 用 户, 在 打 印 Word 中 图 片 时, 常 发 现 效 果 不 清 晰, 请 问 有 没 有 办 法 增 强 清 晰 度 呢? 答 : 在 Word 中, 可 以 对 插 入 的 图 片 进 行 属 性 设 置, 使 其 以 灰 度 方 式 打 印, 这 样 可 以 把 图 片 中 纯 白 色 部 分 去 除, 从 而 使 得 打 印 效 果 更 加 清 晰 具 体 操 作 方 法 为 : 单 击 插 入 图 片 来 自 文 件 命 令, 将 图 片 文 件 插 入 后 会 出 现 图 片 属 性 窗 口, 单 击 属 性 工 具 栏 的 第 二 个 按 钮, 选 择 灰 度, 或 者 在 图 片 上 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 设 置 图 片 格 式 选 项, 再 在 设 置 图 片 格 式 窗 中 选 择 图 片 选 项 卡, 在 颜 色 栏 选 择 灰 度 即 可 小 提 示 : 如 果 是 以 彩 色 方 式 打 印, 此 技 巧 不 起 作 用 384

文字处理实战正文 1.6.3 轻松进行缩放打印 有些用户需要利用 Word 来制作一些文件 但有时为了只打印一个大致效果 为了 节约成本而想进行缩放打印 请问在 Word 中可否实现 答 在 Word 2000 以前的版本中 文件编辑与打印使用的 纸型 必须相同 而在 Word 2000 及 Word XP 中 只需单击菜单栏 文件 打印 命令 在 打印 对话 框中单击 按纸型缩放 下拉列表 从中选择打印所使用的纸张 如果当前页面设 置为 A4 而想使用 B5 纸进行打印 可以在下拉列表中选择 B5 Word 会通过缩小 字体和图形的尺寸 将 A4 纸型的文件打印到 B5 纸上 反之它会自动放大字体和 图形的尺寸 将较小纸型的文件打印到较大的纸张 同时不会发生版式变化 小提示 在 Word 使用过程中 有没有碰到这种尴尬 即按某种纸张大小设置好了 版面 却发现要打印纸张大小不一致 此时该怎么办呢 难道按新纸张大小重新更 改版面设置吗 其实此时也完全不必 同样可利用上面讲方法在 按纸型缩放 下 拉列表中选定新打印纸型即可 1.6.4 在 Word 中进行多版打印 按上面介绍的方法在进行缩放打印时发现一个新问题 有没有办法在一张纸上打印 多个页面 以更好地节省纸张及观看效果呢 答 可以 打开欲打印的文件 单击 文件 打印 命令打开 打印 对话框 在 对话框中单击 每页版数 下拉列表 选择每张纸打印的版数 对于 A4 之类的小 规格纸张 可选择 2 版 或 4 版 使用 8 开纸时选择 2 版 可以打印 公 文 格式的两分栏文件 即在一张 8 开纸上打印两页 16 开文件 只要打印机的分 辨率足够高 甚至可以在 1 张纸上打印 16 版 从而节约大量纸张 385

小 提 示 :Word 2000 以 前 的 版 本 没 有 提 供 多 页 文 件 打 印 到 一 张 纸 上 的 功 能, 如 果 有 这 类 打 印 需 要, 可 以 借 助 Fineprint 虚 拟 打 印 软 件 完 成 1.6.5 轻 松 实 现 文 件 异 地 打 印 有 些 需 要 把 家 里 制 作 好 的 Word 文 件 带 到 单 位 进 行 打 印, 但 单 位 的 机 器 没 有 安 装 Word, 请 问 有 没 有 办 法 在 单 位 机 上 不 安 装 Word 的 前 提 下 完 成 打 印 任 务 呢? 答 : 可 以, 首 先 在 自 己 的 计 算 机 上 安 装 一 个 和 单 位 相 同 型 号 的 打 印 机, 方 法 是 : 进 入 控 制 面 板, 打 开 打 印 机 进 行 添 加, 然 后 按 提 示 放 入 打 印 机 安 装 盘 进 行 安 装 即 可 接 下 来 再 打 开 要 带 到 单 位 打 印 的 Word 文 件, 再 单 击 文 件 打 印 命 令 打 开 对 话 框, 选 中 其 中 的 打 印 到 文 件 复 选 框, 按 确 定 按 钮 后 弹 出 打 印 输 出 到 文 件 对 话 框, 在 其 中 输 入 文 件 名 并 选 择 保 存 位 置, 如 D:\ 文 件.prn, 完 成 后 再 单 击 确 定 按 钮 接 下 来 把 该 文 件 拷 贝 到 单 位 计 算 机 上 ( 如 C: 盘 根 目 录 下 ), 再 在 MS-DOS 窗 口 提 示 符 号 后 输 入 命 令 copy c: 文 件 名.prn prn /B, 即 可 将 编 辑 好 的 Word 文 件 打 印 出 来 1.6.6 轻 松 进 行 选 择 打 印 在 Word 中, 可 以 根 据 页 码 范 围 进 行 打 印, 但 究 竟 是 如 何 操 作 呢? 答 : 打 开 要 选 择 打 印 的 文 件 文 件, 再 单 击 文 件 打 印 命 令, 在 打 印 窗 口 页 面 范 围 下 便 可 进 行 打 印 页 面 选 择, 如 只 打 印 该 文 件 第 1 页 及 第 5 页, 则 可 在 页 面 范 围 栏 直 接 输 入 1.5, 再 单 击 确 定 按 钮 便 可 打 印 第 1 页 及 第 5 页 而 利 用 短 横 线 可 起 到 起 始 页 至 终 止 页 的 作 用, 如 输 入 2-10, 则 会 打 印 第 2 页 至 第 10 页 ; 并 且 可 对 多 个 连 续 页 中 用 逗 号 进 行 分 隔, 如 打 印 第 3~7 页 和 第 9~11 页, 可 输 入 3-7,9-11 如 果 只 要 打 印 某 节 文 件, 则 可 按 S 节 号 的 格 式 输 入 指 令, 386

文 字 处 理 实 战 正 文 例 如 S3 表 示 打 印 第 3 节 对 于 不 连 续 的 节, 仍 然 用 逗 号 加 以 分 隔, 如 S2,S6 表 示 打 印 第 2 节 和 第 6 节 若 打 印 一 节 内 的 某 页, 可 输 入 P 页 码 S 节 号, 例 如 P5S3 表 示 打 印 第 3 节 的 第 5 页, P3S2-P4S5 表 示 打 印 第 2 节 的 第 3 页 至 第 5 节 的 第 4 页 如 果 仅 仅 打 印 文 件 的 某 一 部 分, 可 以 将 该 部 分 先 选 中, 再 单 击 文 件 打 印 命 令 打 开 打 印 窗 口, 在 页 面 范 围 下 选 择 所 选 内 容 复 选 框, 再 单 击 确 定 按 钮 进 行 打 印 即 可 1.6.7 任 意 调 整 打 印 Word 文 件 在 打 印 一 些 文 件 的 文 字 内 容 时 为 了 追 求 美 观 需 按 非 常 规 的 方 式 来 打 印, 比 如 需 要 将 文 字 信 息 旋 转 一 定 的 角 度 再 打 印 到 纸 上, 请 问 该 怎 么 实 现? 答 : 其 实 要 实 现 这 种 旋 转 打 印 文 字 信 息 是 办 得 到 的 可 以 通 过 把 文 件 信 息 转 换 成 图 片 的 形 式, 然 后 再 设 置 旋 转 该 图 片, 最 后 打 印 的 效 果 是 一 样 的 具 体 操 作 如 下 : 首 先 选 择 要 打 印 的 文 件 信 息, 然 后 单 击 复 制 按 钮, 然 后 再 单 击 编 辑 菜 单 栏 中 的 选 择 性 粘 贴 选 项, 在 弹 出 的 选 择 性 粘 贴 对 话 框 中 选 择 图 片 格 式, 单 击 确 定 按 钮, 将 内 容 粘 贴 到 文 件 中 这 样, 刚 才 选 定 的 文 件 信 息 就 转 换 成 了 一 张 图 片, 可 以 通 过 绘 图 工 具 箱 对 其 进 行 任 意 的 调 整 ( 当 然 也 包 括 旋 转 ), 设 置 好 后 再 进 行 打 印 即 可 得 到 不 错 的 效 果 1.6.8 如 何 实 现 双 面 打 印 在 使 用 Word 编 辑 打 印 文 件 资 料 时, 需 要 将 编 辑 出 的 文 字 资 料 打 印 在 同 一 张 纸 的 正 反 两 面 上, 要 求 在 装 订 后, 不 能 使 反 面 的 资 料 被 遮 挡 请 问 该 如 何 操 作 答 : 要 实 现 在 同 一 张 纸 上 实 现 双 面 打 印, 并 且 反 面 内 容 不 会 因 为 装 订 而 被 遮 挡, 这 就 要 求 正 反 两 面 的 宽 度 不 能 设 为 一 致, 要 使 其 中 一 侧 的 宽 度 比 另 一 侧 宽 一 些 以 便 装 387

订 具 体 实 现 步 骤 如 下 : 首 先 单 击 文 件 菜 单 栏 中 的 页 面 设 置 选 项, 在 弹 出 的 设 置 对 话 框 中, 主 要 是 对 页 边 距 选 项 卡 中 内 容 进 行 设 置, 它 决 定 能 否 进 行 双 面 打 印 对 页 边 距 中 的 上 下 内 侧 外 侧 装 订 线 等 值 进 行 设 置, 内 侧 外 侧 一 般 可 以 按 默 认 的, 装 订 线 的 值 一 般 为 1~1.5 厘 米 左 右, 也 可 根 据 纸 张 和 用 户 的 要 求 来 具 体 设 置 然 后 选 择 对 称 页 边 距 复 选 框 使 其 处 于 启 用 状 态, 这 样 双 面 打 印 的 页 面 设 置 完 毕 接 下 来 还 要 对 打 印 进 行 设 置 单 击 文 件 打 印 命 令, 再 单 击 设 置 按 钮 进 入 打 印 设 置 窗 口, 在 其 中 选 择 双 面 打 印 需 要 注 意 的 是 由 于 激 光 打 印 机 出 纸 的 顺 序 的 不 同, 在 设 置 时 也 要 有 所 区 别, 如 使 用 打 印 机 为 上 出 纸, 要 进 入 选 项 设 置, 在 双 面 打 印 选 项 中, 将 打 印 顺 序 2 选 中 如 果 使 用 下 出 纸, 就 不 要 进 行 该 步 设 置 通 过 打 印 设 置 后, 就 可 实 现 上 述 的 双 面 打 印 效 果 了 1.6.9 即 时 取 消 后 台 打 印 在 使 用 Word 进 行 打 印 时, 有 时 刚 刚 执 行 完 打 印 命 令, 突 然 发 现 还 要 修 改, 想 取 消 打 印 不 知 道 是 否 有 什 么 好 方 法 取 消 打 印? 答 : 一 般 来 说, 当 执 行 了 打 印 命 令 后, 系 统 会 自 动 将 打 印 任 务 设 置 为 后 台 打 印, 同 时 在 状 态 栏 上 出 现 打 印 机 图 标, 打 印 机 图 标 旁 边 的 数 字 显 示 的 是 正 在 打 印 的 页 的 页 码 如 果 突 然 想 要 取 消 该 操 作 的 话, 只 要 用 鼠 标 右 键 双 击 打 印 机 图 标 打 开 打 印 窗 口, 在 要 取 消 的 打 印 项 上 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 取 消 打 印 选 项 即 可, 不 过 动 作 得 快, 要 赶 在 打 印 机 真 正 开 始 打 印 之 前 才 行, 一 般 也 就 在 10 秒 之 内 小 提 示 : 另 外 也 可 把 打 印 机 的 联 机 关 闭, 使 其 处 于 未 联 机 状 态, 稍 等 便 会 弹 出 一 个 对 话 窗 口, 从 中 单 击 取 消 按 钮 即 可 取 消 打 印 操 作 388

文字处理实战正文 1.6.10 自动按纸张大小调整打印 若在打印时想让 Word 配合纸张大小 自动进行调整页面大小进行打印 请问这可 以做到吗 答 是的 可以如下操作 单击 文件 打印 命令 在 缩放 中选 按纸型缩 放 即可把多页文件打印在一张纸上 1.6.11 减少多余页 在编辑好 Word 文件进行打印多份时 总会在打印完两页后产生一张白页 查看文 件内容 发现空白页 无内容 是由于前一个表格而产生的 请问有没有办法去掉 这一张空白页 答 对于多出的空页 很多朋友都是采用调整字号或删去字符的方法来进行 其实 在 Word 中为我们提供了这项功能 单击菜单栏 文件 打印预览 命令 单击工 具栏中的 缩至整页 按钮 Word 就会通过缩小字号等方法消除孤行 如果不满 意 可以单击 编辑 菜单下的 取消缩至整页 命令还原 小提示 我们也可尝试采用这种方法来去掉空页 只需要把插入点移到文件的最后 一段 把这一段的行间距设置为固定值 1 就可以了 1.6.12 消除 Word 打印文件时的空白页 在用 Word 2000 打印文件时 最后有时会出现一张空白页 但文件中最后并没有空 白页 请问这是什么原因 该如何消除 答 出现这种情况是因为最后一页可能存在空白段落 只要单击 常用 工具栏上 的 显示/隐藏编辑标记 选项 显示段落标记 这样文件最后一页中的文字的段 389

落 标 记 会 显 现 出 来, 删 除 它 即 可 然 后 可 以 再 单 击 打 印 预 览 按 钮, 预 览 打 印 出 的 文 件 的 外 观, 确 保 在 文 件 结 尾 没 有 空 白 页 即 可 1.6 打 印 及 其 他 使 用 技 巧 (2) 1.6.13 页 面 版 式 精 确 打 印 在 打 印 时 有 时 发 现 用 Word 打 印 出 的 页 面 版 式 有 误, 和 设 置 的 版 式 有 明 显 差 别 请 问 这 是 什 么 原 因, 该 如 何 解 决? 答 : 出 现 这 种 情 况 很 可 能 正 是 因 为 在 打 印 用 其 他 语 言 版 本 编 辑 的 Word 的 文 件, 并 且 文 件 的 纸 张 大 小 也 与 当 前 打 印 机 的 要 求 不 同 要 使 Word 为 文 件 设 置 格 式, 并 使 其 符 合 所 用 打 印 机 的 纸 型, 请 按 如 下 操 作 : 单 击 文 件 菜 单 中 的 打 印 命 令, 在 缩 放 下 的 按 纸 型 缩 放 框 中 选 择 所 用 纸 型 这 样 Word 将 会 自 动 调 整 页 面 使 其 适 合 所 用 的 纸 型 如 果 想 要 在 每 次 打 印 时 都 以 这 种 方 式 调 整 文 件 比 例, 可 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 然 后 单 击 打 印 选 项 卡, 选 中 允 许 重 调 A4/Letter 纸 型 复 选 框 即 可 1.6.14 巧 妙 隐 藏 不 需 打 印 的 部 分 文 本 在 Word 打 印 过 程 中, 有 时 候 不 想 打 印 其 中 的 某 一 部 分 文 本, 又 不 能 把 它 删 除 有 什 么 好 的 办 法 能 够 实 现 这 一 要 求 吗? 答 : 方 法 如 下 : 首 先 选 中 要 隐 藏 的 文 本, 然 后 单 击 格 式 菜 单 中 的 字 体 命 令, 再 单 击 字 体 选 项 卡, 选 中 隐 藏 复 选 框 即 可 如 果 要 取 消 该 隐 藏, 只 要 重 复 前 面 的 步 骤 就 可 以 了 390

文 字 处 理 实 战 正 文 1.6.15 打 印 隐 藏 的 文 字 对 于 已 设 置 为 隐 藏 的 文 字, 如 果 想 在 不 更 改 其 属 性 的 情 况 下, 能 否 打 印 出 这 些 被 隐 藏 了 的 文 本 呢? 答 : 可 以, 单 击 菜 单 栏 工 具 选 项 命 令 打 开 选 项 对 话 框, 然 后 再 选 择 打 印 选 项 卡, 选 择 隐 藏 文 字 复 选 框, 再 单 击 确 定 按 钮 即 可 1.6.16 让 Word 当 翻 译 在 平 时 处 理 文 件 时, 如 果 碰 到 一 些 不 知 其 意 的 英 文 单 词, 有 没 有 办 法 让 Word 翻 译? 答 : 单 击 工 具 语 言 翻 译 命 令, 然 后 在 文 字 栏 输 入 要 翻 译 的 英 文 单 词, 并 在 词 典 栏 要 选 择 好 翻 译 的 类 型, 如 中 文 ( 中 国 ) 到 英 语 ( 美 国 ), 最 后 按 回 车 键 即 可 在 结 果 栏 得 到 该 英 文 单 词 的 含 义 1.6.17 Word 中 直 接 启 动 Outlook 有 时 工 作 需 要 而 想 在 Word 中 完 成 文 件 后, 立 即 启 动 Outlook 来 进 行 设 置 发 送, 请 问 有 没 有 办 法 在 Word 中 直 接 进 行? 答 : 在 Word 中 可 以 直 接 调 用 Outlook, 首 先 在 Word 中 选 择 工 具 自 动 更 正 自 动 套 用 格 式 中 的 Internet 及 网 络 路 径 替 换 为 超 级 链 接 选 项, 然 后 在 文 件 中 输 入 Outlook:inbox, 然 后 按 回 车 键, 此 时 该 文 字 下 方 出 现 下 划 线, 用 鼠 标 左 键 双 击 该 链 接, 即 可 启 动 Outlook 的 收 件 箱 按 照 这 种 方 法, 输 入 Outlook:contacet 或 Outlook:calendar 则 可 打 开 Outlook 的 联 系 人 和 日 历 391

1.6.18 Word 启 动 技 巧 有 些 用 户 常 看 到 办 公 高 手 在 启 动 Word 时 用 到 了 一 些 很 特 别 的 方 式, 这 些 究 竟 是 什 么, 另 外 它 们 的 作 用 又 是 什 么? 答 :Word 在 启 动 时 我 们 可 以 利 用 一 些 参 数 加 以 更 多 控 制, 单 击 开 始 运 行 命 令, 然 后 输 入 Word 所 在 路 径 及 参 数 确 定 即 可 运 行, 如 C:\ PROGRAM FILES \MICROSOFT Office \Office 10\ WINWord.EXE /n, 这 些 常 用 的 参 数 及 功 能 如 下 : /n: 启 动 Word 后 不 创 建 新 的 文 件 /a: 禁 止 插 件 和 通 用 模 板 自 动 启 动 /m: 禁 止 自 动 执 行 的 宏 /w: 启 动 一 个 新 Word 进 程, 独 立 与 正 在 运 行 的 Word 进 程 /c: 启 动 Word, 然 后 调 用 Netmeeting /q: 不 显 示 启 动 画 面 另 外 对 于 常 需 用 到 的 参 数, 我 们 可 以 在 Word 的 快 捷 图 标 上 单 击 鼠 标 右 键, 然 后 在 目 标 项 的 路 径 后 加 上 该 参 数 即 可 1.6.19 Word 巧 制 web 网 页 初 学 者 常 听 人 家 说 可 以 通 过 Word 制 作 网 页, 究 竟 是 如 何 操 作 呢? 答 : 网 页 其 实 是 由 超 文 本 标 记 语 言 (HTML) 来 定 义 的,Word 确 实 可 以 快 速 制 作 初 级 的 Web 网 页, 方 法 是 这 样 的 : 首 先 在 Word 中 输 入 并 设 置 好 想 制 作 的 网 页 后, 392

文字处理实战正文 然后单击 文件 保存 命令 或单击工具栏上 保存 图标按钮 在弹出的窗 口中下端 保存类型 中选择 Web 页 然后再输入文件名及设置好保存的目录 再确定保存即可 1.6.20 Word 中自动滚动翻页 有些用户常在 Word 中阅读资料文件 请问能不能在 Word 中设置出像 Readbook 那样 的自动翻页功能 答 可以 首先单击菜单 视图 工具栏 自定义 命令 在打开的对话框中 选择 命令 选项卡中的 所有命令 项 此时在右边便会列出这些所有命令详细信息选 项 我们从中找到 AutoScroll 如图 1-33 所示 利用鼠标将该命令直接拖至工具栏 上 以后在阅读长文件并需进行自动滚动翻页时 可单击该按钮 然后向上或向下移 动鼠标便可进行滚动翻页 图 1-33 设置滚动翻页 小提示 或者在 类别 下选择 工具 项 然后在 命令 下找到 自动滚动 项 并将其拖入工具栏即可 以后在需要滚屏时 可单击 自动滚动 按钮 鼠标 指针就会进入竖直滚动条 若将三角形指针放在滚动条上半部 页面自动向上滚动 若将倒三角形指针放在滚动条下半部 页面自动向下滚动 单击鼠标就可以将自动 滚屏功能关闭 如果想停止页面滚动 只需将指针放到滚动条中部 成为双向指针 393

即 可 上 述 情 况 下 的 屏 幕 滚 动 速 度 可 以 用 指 针 位 置 调 节, 指 针 越 靠 近 滚 动 条 两 端 速 度 越 快, 反 之 越 慢 对 于 阅 读 长 文 件 是 相 当 方 便 的 1.6.21 选 择 IE 方 式 的 文 件 前 进 ( 后 退 ) 有 些 用 户 非 常 喜 欢 浏 览 器 IE 上 的 前 进 后 退 方 式, 请 问 在 Word 中 是 否 也 能 做 成 这 种 方 式 进 行 阅 读? 答 : 在 Word 中 同 样 可 以 增 加 类 似 的 按 钮, 具 体 做 法 是 : 单 击 菜 单 栏 工 具 自 定 义 命 令, 在 打 开 的 对 话 框 的 命 令 选 项 卡 中, 选 中 类 别 下 的 所 有 命 令 项, 然 后 在 命 令 下 找 到 Nextwindows 按 钮, 按 上 面 相 同 的 方 法 拖 入 工 具 栏, 以 后 只 要 打 开 了 多 个 文 件, 单 击 Nextwindows 按 钮 就 会 跳 到 下 一 个 文 件, 而 Prevwindows 按 钮 则 可 返 回 前 一 个 文 件 1.6.22 简 体 与 繁 体 中 文 快 速 转 化 有 些 用 户 常 需 输 入 繁 体 文 字 ( 或 者 把 简 体 文 字 的 Word 文 件 转 换 成 繁 体 文 字 的 Word 文 件 ), 请 问 在 Word 中 有 没 有 办 法 帮 我 轻 松 完 成? 答 : 中 国 大 陆 采 用 的 是 GB 码, 而 中 国 台 湾 采 用 的 是 BIG5 码 ( 即 大 五 位 码 ), 虽 然 现 在 市 面 上 有 许 多 GB 与 BIG5 码 转 换 软 件, 能 够 在 这 两 种 编 码 之 间 相 互 转 换, 但 只 能 进 行 直 译 其 实 在 Word 中, 我 们 便 可 轻 松 做 到 两 地 通 : 首 先 打 开 要 转 换 的 文 件, 再 单 击 菜 单 栏 工 具 语 言 中 文 简 繁 转 换 命 令 打 开 转 换 窗 口, 如 图 1-34 所 示, 然 后 根 据 需 要 在 转 换 方 向 下 选 择 转 换 方 式, 最 后 单 击 确 定 按 钮 便 可 快 速 完 成 文 件 语 言 转 换, 并 且 在 确 定 前 选 择 转 化 时 包 括 词 汇 复 选 框, 则 Word 在 转 换 时 会 自 动 地 根 据 两 地 语 言 的 习 惯 进 行 翻 译, 转 换 完 成 后 再 进 行 保 存, 这 样 便 可 根 据 需 要 得 到 简 体 中 文 信 函 或 繁 体 中 文 信 函 了 394

文字处理实战正文 图 1-34 中文简繁转换 1.6.23 如何加快文件操作 在新建或打开 Word 文件时 可利用快捷键来加快操作 请问能否介绍一下 答 当然可以 在 Word 中确实有很多的快捷键帮助我们快速进行操作 在对文件 操作时 常用的快捷键有 1 Ctrl+N 建立一个 Word 默认模板的新文件 若要建立其他模板文件的新文件 可单击 文件 菜单下的 新建 命令 再从模板选择框中进行选择 2 Ctrl+O 快速打开文件 它相当于单击菜单栏 文件 打开 命令操作 3 Ctrl 或 Shift 键配合选取 一次打开多个文件 在打开对话框中每次只能 选择一个打开 若要一次打开多个文件 可利用 Ctrl 或 Shift 键选择 完成 后再单击 打开 按钮 4 Alt+F+1 或 2 3 4 快速打开最新编辑过的 4 个文件 相当于单击 文 件 菜单 再从其下选择最近打开的四个文件 小提示 如果要在 文件 菜单下显示更多最近打开过的文件 可单击菜单栏 工 具 选项 命令 再在选项窗口中选择 常规 选项卡 在 列出最近使用文件数 项中便可设置显示的数目 但最多只能设置为 9 个 395

(5)Ctrl+F6: 在 打 开 的 文 件 中 循 环 切 换 (6)F12: 快 速 把 当 前 文 件 另 保 存 其 他 文 件 (7)Ctrl+F4( 或 Alt+F4): 关 闭 当 前 文 件, 若 还 没 进 行 保 存, 会 弹 出 确 认 框 选 择 是 否 保 存 1.6.24 保 存 文 件 对 话 框 中 的 快 捷 键 在 看 一 些 高 手 们 操 作 时, 心 里 确 实 羡 慕, 他 们 所 有 操 作 都 几 乎 不 用 鼠 标, 比 如 他 们 在 保 存 文 件 对 话 框 操 作 时 都 可 不 用 鼠 标, 请 问 在 这 有 些 什 么 快 捷 键? 答 : 这 些 快 捷 键 其 实 很 有 规 律, 它 们 分 别 如 下 : Alt+1: 回 到 上 一 个 文 件 夹 Alt+2: 回 到 当 前 文 件 夹 的 上 一 级 文 件 夹 Alt+3: 从 网 络 上 搜 索 文 件 Alt+4: 删 除 当 前 选 中 文 件 Alt+5: 在 当 前 文 件 夹 下 新 建 一 个 子 文 件 夹 Alt+6: 循 环 改 变 文 件 显 示 模 式, 如 预 览 详 细 资 料 属 性 列 表 等 Alt+7: 显 示 工 具 菜 单, 如 查 找 删 除 重 命 名 打 印 添 至 收 藏 夹 映 射 网 络 驱 动 器 等 396

文字处理实战正文 1.6.25 恢复字体所见即所得功能 有些用户在设置字体时发现 在字体栏中以前可以显示字体形状 但现在怎么不可 以了 请问有没有办法去恢复它 答 除少数常用中文字体外 多数字体可能都没有什么印象 在 Office 2000 中便 提供了所见即所得的功能 要恢复它可这样去操作 单击菜单栏 工具 自定义 命令 再在 自定义 对话框中选择 选项 选项卡 选择 其他 下 列出字体 名称时显示该字体的实际外观 复选框 如图 1-35 所示 完成后关闭自定义窗口 此时再打开 字体 列表 字体的实际外观又可显示了 图 1-35 恢复字体外观 397

1.6.26 给 文 件 嵌 入 字 体 有 些 用 户 也 常 遇 到 这 种 情 况, 自 己 花 了 很 多 精 力 制 作 的 漂 亮 文 件 但 在 对 方 计 算 机 上 显 示 不 了, 因 为 没 有 安 装 所 使 用 的 字 体, 请 问 有 没 有 办 法 解 决 这 个 问 题? 答 : 字 库 是 属 于 系 统 资 源 而 存 在 的, 如 果 使 用 了 一 个 对 方 系 统 上 没 有 的 字 库, 则 Windows 会 自 动 以 系 统 默 认 的 字 库 来 代 替, 原 先 的 效 果 就 会 大 减 但 在 Word 中 有 一 项 嵌 入 字 体 技 术, 它 能 够 将 一 篇 文 件 和 这 篇 文 件 所 包 含 的 字 体 结 合 成 一 个 文 件, 以 便 传 输 到 另 一 台 计 算 机 上 具 体 操 作 方 法 如 下 打 开 要 嵌 入 字 体 的 文 件, 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 再 选 择 保 存 选 项 卡, 然 后 选 中 嵌 入 TrueType 字 体 以 及 只 嵌 入 所 用 字 符 复 选 框, 如 图 1-36 所 示 图 1-36 给 文 件 嵌 入 字 体 1.6.27 快 速 启 动 屏 幕 程 序 在 编 辑 Word 文 件 时, 如 需 马 上 离 开, 请 问 有 没 有 办 法 快 速 启 动 屏 幕 保 护 程 序? 答 : 快 速 启 动 Windows 屏 幕 保 护 程 序, 不 但 可 以 保 护 屏 幕, 同 时 还 可 利 用 屏 保 的 398

文字处理实战正文 密码功能保护他人偷看文件内容 其实在 Office XP 安装成功后会在安装文件夹中 产生一个 osa9.exe 文件 运行时给它加上一个 -s 参数就可以立即启动屏幕 保护程序 具体操作方法如下 首先在桌面上单击鼠标右键 新建一个快捷方式 并在命令行方式输入 C \Program Files\ Microsoft Office\ Office\OSA9.EXE -s 前面的路径根据具体情况进行更改 然 后修改快捷方式名称为 快速启动屏保 以后便可双击该快捷方式运行屏保 小提示 如果 Windows 系统中没有设置屏保护程序 则运行此程序后会弹出警告 窗口 此时我们可在显示属性窗口中进行设置 1.6.28 给 Word 文件减肥 一篇相同的 Word 文件 为什么有些用户创建之后的文件要比他人的大 请问有没 有办法对它进行 减肥 答 也许大家不知道 Microsoft Word 在存 DOC 文件时只是把一些后来的信息存 入 这样就会出现哪怕删除了文件中的内容也会使它的文件越来越大的情况 因而 根据它这种特性 可以通过这四种方法来为它减肥 1 另存法 在编辑的 Word 文件中 只要使用 另存为 命令 Word 则会重新将信息进行整理 存盘 这样可能会使得文件的容量大大减少 2 选项法 使用第一种方法每次都要 另存为 比较麻烦 其实只要我们打开 Word 单击菜 单中的 工具 选项 命令 再单击 保存 选项卡 在设置窗口中取消选择 快 399

速 保 存 复 选 框, 以 后 Word 就 会 在 每 次 保 存 文 件 时 自 动 进 行 信 息 整 理 并 存 盘, 这 样 便 可 达 到 另 存 为 方 法 的 效 果 另 外, 如 果 我 们 使 用 了 Word 的 嵌 入 字 体 技 术, 则 在 选 中 嵌 入 Truetype 字 体 后, 还 应 选 中 只 嵌 入 所 用 字 符 复 选 框, 否 则 Word 会 把 所 用 到 的 Truetype 字 体 统 一 打 包, 大 大 增 加 文 件 的 大 小 3. 虚 假 法 在 保 存 之 前, 单 击 文 件 菜 单 下 的 页 面 设 置 打 开 对 话 框, 然 后 用 鼠 标 任 意 单 击 几 下 其 中 的 纸 张 大 小 页 边 距 等 选 项 卡 ( 其 中 的 内 容 可 以 不 改 动 ), 单 击 确 定 按 钮 后 再 保 存 通 过 这 一 系 列 的 假 动 作, 会 发 现 文 件 也 莫 名 其 妙 地 变 小 了 4.RTF 文 件 法 我 们 知 道 如 果 把 Word 文 件 保 存 为 文 本 文 件, 那 毫 无 疑 问 文 件 肯 定 会 小 很 多, 但 关 键 是 保 存 成 了 文 本 文 件 后, 其 中 的 格 式 会 丢 失 而 试 着 另 存 为 一 RTF 格 式 的 文 件 后, 不 但 格 式 完 好 如 初, 而 且 能 够 被 许 多 Windows 应 用 程 序 所 支 持, 同 时 容 量 还 大 大 地 减 少 1.6.29 让 Word 2000 与 Word XP 共 存 Word XP 的 功 能 比 Word 2000 确 实 要 强 大, 但 由 于 机 器 为 多 人 共 用, 有 些 用 户 习 惯 使 用 不 同 版 本 的 Word, 请 问 有 没 有 办 法 让 Word 2000 与 Word XP 共 存? 答 : 对 于 Word 2000 与 Word XP 不 兼 容 的 问 题 确 实 有 很 多 用 户 都 感 到 头 痛, 在 安 装 最 新 版 本 的 Word XP 时, 系 统 总 会 先 删 除 以 前 的 版 本, 这 样 就 无 法 使 得 Word 2000 与 Word XP 共 存 但 我 们 可 以 使 用 一 些 技 巧 来 完 来 突 破 这 个 限 制 : 在 安 装 Word XP 400

文字处理实战正文 时不选择 Upgrade Now 选项 而是选择 or choose an install type 选项 并选 择 complete 项 注意把安装文件夹更改至 Office XP 下 与原先安装 Office 2000 安装文件夹不相同 在弹出的下一步窗口中选中 Removing Only The following applications 并取消选中所有选项 然后为 Word 2000 和 Word XP 中的 WinWord.exe 各建立一个快捷方式 要使用时选择快捷图标运行即可 小提示 有时可能会出现一个正在安装 Office 的窗口 不要用管它 过一会儿即可 正常使用 1.6.30 Word 中批量转换文件 如果要对多个 Word 文件进行另存为其他格式的文件 如纯文本文件 此时若一个 个打开进行保存 工作量相当大 请问有没有方法在 Word 中进行批量转换 答 如果有多个文件需要转换 而若采用单击 打开 另存为 命令的方法确实会 累得要命 其实在 Word 中提供了批量转换文件的功能 首先单击 文件 建立新 文件 命令 打开 新建 对话框 注意不能单击快捷栏上的 新建 图标或直接 按 Ctrl+N 组合键 这样 Word 会使用其默认模板建立一个新文件 在右侧 根 据模板新建 下选择 通用模板 而在 Word 2000 中会直接打开 新建 对话框 因而不需上步的选择 然后在模板窗口中选择 其他文件 选项卡 用鼠标左键 双击其中的 转换向导 项目 如果机器中没有安装此模板 系统会自动启动 Office 2000 或 XP 的安装程序 并会提示插入 office 安装源光盘 再根据向导完成转换向 导安装即可 然后利用该转换向导便可把要转换的 Word 文件转换成纯文本格式 小提示 利用转换向导可以将 Word 2000/XP 中所有支持的文件格式批量相互转 换 包括 RTF 文件 Web 页文件 WPS 文件 Lotus1-2-3 Microsoft 工作表 Outlook 工作簿表 401

1.6.31 让 Office XP 支 持 Acrobat 5 在 网 上 下 载 一 些 教 程 后 发 现 是 PDF 格 式, 后 在 网 上 发 现 它 可 利 用 Acrobat 来 生 成, 但 在 Office 介 绍 中 发 现 其 也 支 持 PDF 格 式 的 生 成, 请 问 该 如 何 去 做? 答 : 其 实 在 安 装 完 的 Office XP 中,Office XP 菜 单 栏 中 是 没 有 PDF 相 关 菜 单 项 的, 因 而 也 无 法 生 成 PDF 文 件 不 过 如 果 我 们 将 Acrobat 5.0 \PDFMAKER 下 的 PDFMAKER.DOT PDFMAKER.PPA PDFMAKCE.XLA 复 制 到 Office 10\STARTUP 文 件 夹 中, 并 将 ACROBAT 5.0\PDFMAKER\Office 2000 中 的 PDFMExcel.DLL PDFMPOWERPOINT.DLL PDFM Word.DLL 拷 贝 到 Office10 文 件 夹 中, 然 后 启 动 Office XP, 它 会 询 问 是 否 使 用 宏, 单 击 启 用 宏, 此 时 我 们 会 发 现,ACROBAT 5.0 会 被 添 加 到 了 菜 单 栏 中 了, 这 样 我 们 就 可 以 非 常 方 便 地 使 用 Word 来 生 成 PDF 文 件 了 1.6.32 巧 用 插 入 文 件 功 能 合 并 多 个 文 件 有 些 用 户 由 于 工 作 需 要 需 把 多 个 Word 文 件 保 存 成 一 个 文 件, 此 时 若 利 用 复 制 及 粘 贴 来 进 行 操 作 非 常 繁 琐, 请 问 还 有 别 的 方 法 吗? 答 : 要 合 并 文 件, 可 以 使 用 复 制 及 粘 贴 命 令 来 完 成 但 是 如 果 文 件 太 多, 一 步 一 步 执 行 起 来 的 确 很 麻 烦 其 实 可 以 利 用 Word 的 插 入 文 件 来 很 方 便 的 实 现 具 体 操 作 是 : 首 先 打 开 源 文 件, 然 后 在 该 文 件 中 单 击 插 入 菜 单 中 的 文 件 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 输 入 要 插 入 的 文 件 即 可 如 有 多 个 文 件, 则 可 以 按 住 鼠 标 左 键 拖 动 全 部 选 中, 则 可 以 一 次 性 全 部 完 成 1.6.33 巧 用 版 本 功 能 保 存 修 改 信 息 在 用 Word 编 辑 文 件 时, 有 时 要 经 常 对 文 件 进 行 改 动 可 是 有 必 须 要 保 留 改 动 前 的 内 容 通 常 的 做 法 是 每 改 一 次 就 用 一 个 文 件 名 将 它 保 存 起 来 可 是 这 样 做 却 使 文 件 402

文 字 处 理 实 战 正 文 越 来 越 多 了, 这 样 不 仅 占 用 了 硬 盘 空 间, 而 且 管 理 查 看 起 来 也 不 方 便 不 知 道 有 什 么 更 好 办 法 可 以 解 决 这 个 问 题 吗? 答 : 如 果 有 这 方 面 的 需 要, 可 以 使 用 Word 中 的 版 本 功 能 来 很 发 便 的 解 决 具 体 操 作 如 下 : 当 打 开 一 篇 Word 文 件, 然 后 对 其 进 行 修 改, 修 改 完 成 以 后, 单 击 文 件 菜 单 栏 中 的 版 本 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 单 击 现 在 保 存 按 钮, 这 时 会 弹 出 一 个 文 本 框, 要 求 输 入 对 当 前 修 改 要 保 存 的 版 本 的 注 释, 此 时 可 根 据 实 际 情 况 输 入, 如 Word xp, 最 后 单 击 确 定 按 钮 就 完 成 了 如 果 再 次 修 改 后 重 复 上 述 操 作 即 可 就 是 注 意 在 输 入 版 本 注 释 时, 最 好 加 入 对 各 次 修 改 后 的 情 况 的 注 释 以 区 别 不 同 的 版 本 这 样 当 我 们 需 要 调 用 该 文 件 的 早 期 修 改 版 本 时, 就 可 以 再 次 单 击 版 本 命 令, 通 过 查 看 注 释 就 可 以 更 准 确 快 捷 的 找 到 我 们 想 要 的 文 件 最 后 单 击 打 开 按 钮 即 可 如 果 在 弹 出 的 版 本 对 话 框 中 选 择 关 闭 时 自 动 保 存 版 本 复 选 框 这 样 当 每 次 修 改 完 一 个 文 件, 在 保 存 关 闭 该 文 件 时, 系 统 会 自 动 文 此 次 修 改 建 立 一 个 备 份 版 本 1.6.34 同 文 件 双 窗 口 浏 览 在 编 辑 Word 文 件 时, 经 常 要 参 考 文 件 中 的 某 部 分 来 修 改 另 一 部 分, 可 是 由 于 文 件 太 长, 而 且 两 处 文 字 相 隔 太 远, 所 以 修 改 时 要 不 停 的 在 文 件 中 来 回 切 换 位 置, 这 样 实 在 太 麻 烦 了 请 问 可 以 在 多 个 窗 口 打 开 同 一 文 件, 来 相 互 切 换 窗 口 浏 览 吗? 答 : 其 实 遇 到 这 种 情 况 则 可 以 使 用 两 个 窗 口 来 同 时 浏 览 一 个 文 件 的 不 同 部 分 实 现 在 多 个 窗 口 打 开 浏 览 同 一 个 文 件, 可 以 这 样 操 作 进 行 : 先 找 到 窗 口 右 边 可 使 滚 动 条 向 上 移 动 的 黑 三 角 形 按 钮 上 方 的 一 个 小 横 杠 ( 这 个 是 文 件 分 隔 标 记 ), 移 动 鼠 标 指 向 该 标 记, 这 时 鼠 标 就 会 变 成 一 个 上 下 可 以 移 动 的 指 示 箭 头, 然 后 双 击 鼠 标 左 键, 这 样 当 前 窗 口 就 会 一 分 为 上 下 两 部 分 这 样 就 可 以 在 其 中 一 个 窗 口 显 示 要 查 考 的 段 403

落, 另 一 个 定 位 于 要 修 改 的 段 落 当 然 还 可 以 拖 动 该 分 隔 标 记, 把 窗 口 分 成 两 个 大 小 不 同 的 窗 口 如 果 修 改 完 成 后, 只 要 再 用 鼠 标 左 键 双 击 两 个 窗 口 中 的 分 隔 条 就 可 以 恢 复 到 一 个 窗 口 模 式 这 样 的 对 照 编 辑 就 很 方 便 了 1.6.35 通 配 符 的 使 用 技 巧 在 Word 的 查 找 功 能 中 可 以 使 有 通 配 符 可 是 对 通 配 符 了 解 的 比 较 少, 请 介 绍 一 下 它 的 一 些 技 巧? 答 : 通 配 符 我 们 可 能 并 不 怎 么 看 重 它, 可 是 使 用 好 了 它, 可 以 得 到 很 多 意 想 不 到 的 收 获 下 面 介 绍 一 些 用 得 上 的 通 配 符 及 其 使 用 方 法 1.? 该 通 配 符 可 以 用 来 代 表 任 意 单 个 字 符, 当 大 家 不 清 楚 查 找 目 标 中 指 定 位 置 的 内 容 是 什 么 的 时 候, 就 可 以 用? 来 代 替 注 意 一 个? 只 能 代 表 一 个 未 知 字 符 如 果 要 查 找 不 止 一 个 字 符, 可 以 用 多 个? 来 通 配 表 示 但 是 如 果 我 们 不 知 道 到 底 有 多 少 个 字 符, 该 如 何 使 用 呢? 如 果 是 这 样, 就 必 须 要 用 到 下 面 这 个 通 配 符 了 2. * 该 通 配 符 可 以 用 来 代 替 任 意 多 个 字 符 比 如 我 们 输 入 *n, 系 统 就 会 自 动 找 出 所 有 以 n 结 尾 的 单 词 或 字 符 集, 而 不 管 它 前 面 有 多 少 个 字 符 3. < 该 通 配 符 可 以 表 示 单 词 的 开 头 如 输 入 <(th), 系 统 就 会 查 找 到 以 th 开 头 得 404

文 字 处 理 实 战 正 文 单 词, 如 think 或 this, 但 不 查 找 ether 4. > 该 通 配 符 可 以 表 示 单 词 的 结 尾 如 输 入 (er)>, 系 统 会 自 动 查 找 以 er 结 尾 的 单 词, 如 thinker, 但 不 查 找 interact 5. [x1x2... ] (x1,x2 表 示 任 意 字 符 ) 该 通 配 符 可 以 指 定 要 查 找 该 括 号 内 (x1,x2 ) 的 任 意 字 符 如 输 入 m[ae]n, 则 系 统 会 查 找 man 和 men 6. [x1-x2] (x1,x2 表 示 任 意 字 符 ) 该 通 配 符 可 以 设 置 指 定 范 围 (x1 到 x2 之 间, 包 括 x1 和 x2 ) 内 任 意 单 个 字 符 如 输 入 [r-t]ight, 则 系 统 会 查 找 right 和 sight ( 即 在 r 和 t 之 间 的 任 意 单 个 字 符 ) 需 要 注 意 的 是 括 号 内 的 字 符 要 按 升 序 的 方 式 来 排 列 如 不 能 输 入 [t-r]ight 来 表 示 该 范 围 7. [!x1-x2] ( x1,x2 表 示 任 意 字 符 ) 该 通 配 符 可 以 设 置 括 号 内 指 定 字 符 范 围 (x1 到 x2 之 间, 不 包 括 包 括 x1 和 x2 ) 以 外 的 任 意 单 个 字 符 如 输 入 t[!a-m]ck, 则 系 统 就 会 查 找 到 tock 和 tuck, 但 不 查 找 tack 和 tick 8. {n} ( n 表 示 正 整 数 ) 该 通 配 符 表 示 n 个 重 复 的 前 一 字 符 或 表 达 式 如 输 入 ro{2}m 查 找 room, 但 不 查 找 rom 405

9. {n,} ( n 表 示 正 整 数 ) 该 通 配 符 表 示 至 少 n 个 前 一 字 符 或 表 达 式 如 输 入 fe{1,}d, 则 系 统 会 查 找 fed 和 feed 10. {n,m} ( n,m 表 示 正 整 数 ) 该 通 配 符 表 示 n 到 m 个 重 复 的 前 一 字 符 或 表 达 式 如 输 入 20{1,3} 查 找 20 200 和 2000 小 提 示 : 在 使 用 过 程 中 需 要 注 意 四 个 方 面 : (1) 在 使 用 通 配 符 时 我 们 可 使 用 括 号 对 通 配 符 和 文 字 进 行 分 组, 以 指 明 处 理 次 序 例 如, 可 以 通 过 键 入 <(pre)*(ed)> 来 查 找 presorted 和 prevented (2) 可 使 用 \n 通 配 符 来 搜 索 表 达 式, 然 后 将 其 替 换 为 经 过 重 新 排 列 的 表 达 式, 例 如, 在 查 找 内 容 框 键 入 (Newton)(Christie), 在 替 换 为 文 本 框 键 入 \2\1, Word 将 找 到 Newton Christie 并 将 其 替 换 为 Christie Newton (3) 在 选 中 使 用 通 配 符 复 选 框 后,Word 只 查 找 与 指 定 文 本 精 确 匹 配 的 文 本 ( 请 注 意, 区 分 大 小 写 和 全 字 匹 配 复 选 框 会 变 灰 而 不 可 用, 表 明 这 些 选 项 已 自 动 选 中, 不 能 关 闭 这 些 选 项 ) (4) 如 果 要 查 找 已 被 定 义 为 通 配 符 的 字 符 请 在 该 字 符 前 键 入 反 斜 扛 (\), 例 如, 要 查 找 问 号, 可 键 入 \? 406

文 字 处 理 实 战 正 文 1.6.36 多 个 文 件 一 次 关 闭 若 在 编 辑 Word 文 件 时 经 常 要 打 开 好 多 的 文 件, 可 在 结 束 时 要 逐 个 单 击 Word 的 关 闭 按 钮 来 关 闭 它 们, 这 实 在 太 麻 烦 了 请 问 有 什 么 好 方 法 可 以 一 次 性 全 部 关 闭 它 们? 答 : 当 然 有, 可 以 按 住 Shift 键 的 同 时, 再 单 击 文 件 菜 单 这 时 会 发 现 原 有 的 关 闭 选 项 已 变 为 全 部 关 闭, 单 击 它 就 可 以 一 次 性 关 闭 多 个 文 件 了 1.6.37 一 次 性 保 存 多 个 文 件 在 打 开 了 多 个 Word 文 件 时, 可 不 可 以 一 次 性 在 Word 环 境 下 全 部 保 存 好, 来 避 免 一 个 个 保 存 的 麻 烦? 答 : 当 然 可 以 方 法 就 是, 按 下 Shift 键 不 放, 然 后 单 击 文 件 菜 单, 这 样 在 下 拉 菜 单 中 会 多 出 来 一 个 全 部 保 存 命 令, 单 击 它 就 可 以 一 次 性 保 存 所 有 已 打 开 的 文 件 1.6.38 为 多 个 相 关 文 件 建 立 超 级 连 接 在 处 理 Word 文 件 时, 有 时 要 参 考 其 他 Word 文 件 PowerPoint 文 件 或 Excel 文 件 中 的 内 容, 可 是 每 次 都 要 先 打 开 这 些 文 件, 然 后 在 它 们 之 间 相 互 切 换, 这 样 很 不 方 便 请 问 有 什 么 好 的 方 法 来 实 现 这 种 功 能 吗? 答 : 这 种 情 况 我 们 是 经 常 碰 到 的, 其 实 要 实 现 这 种 功 能 可 以 试 试 Word 中 的 超 级 连 接 大 家 都 知 道 超 级 链 接 主 要 是 用 于 Web 页 的 链 接, 其 实 它 也 可 以 用 于 文 件 之 间 的 链 接, 有 两 种 方 法 来 实 现 : 方 法 一 : 首 先 请 打 开 源 文 件 和 目 标 文 件 文 件, 然 后 重 新 设 置 这 两 个 程 序 窗 口 的 尺 寸, 407

使 它 们 同 时 可 见 再 在 目 标 文 件 选 择 要 链 接 的 文 本 图 片 或 其 他 内 容, 然 后 用 鼠 标 右 键 将 选 定 内 容 拖 至 源 文 件 要 建 立 超 级 链 接 的 位 置, 这 时 就 会 弹 出 一 个 菜 单, 选 择 在 此 创 建 超 链 接 选 项, 这 样 就 再 次 建 立 了 超 级 链 接 方 法 二 : 要 建 立 这 种 超 级 链 接 还 可 以 通 过 粘 贴 的 方 式 来 实 现 首 先 复 制 好 要 链 接 的 文 本 内 容, 再 在 要 插 入 文 本 的 位 置 单 击 鼠 标 左 键, 然 后 选 择 编 辑 菜 单 中 的 粘 贴 为 超 链 接 选 项 即 可 这 样 建 立 好 超 级 链 接 后, 选 定 的 超 级 链 接 的 内 容 就 会 以 蓝 色 字 体 显 示 在 源 文 件 中 如 果 下 次 要 参 考 这 些 内 容 时 就 不 用 在 打 开 目 标 文 件 了 在 要 查 看 整 个 目 标 文 件 的 内 容 时, 可 以 按 住 Ctrl 键, 然 后 再 单 击 该 超 级 链 接, 系 统 就 会 自 动 打 开 该 目 标 文 件 1.6.39 巧 设 置 隐 藏 书 签 有 时 在 Word 中 要 对 一 篇 很 长 的 文 章 进 行 编 辑 时, 需 要 使 用 在 文 中 的 一 些 特 定 的 内 容 来 参 考 可 是 又 不 记 得 它 们 在 什 么 位 置 了, 而 查 找 起 来 又 非 常 困 难, 请 问 有 什 么 好 方 法 来 标 记 这 些 内 容 以 方 便 快 速 地 找 到 这 些 信 息 吗? 答 : 其 实 可 以 使 用 隐 藏 书 签 来 很 容 易 地 标 记 它 们 操 作 如 下 : 可 以 把 它 们 放 在 想 要 的 任 何 地 方 首 先 在 文 件 中 要 插 入 书 签 的 位 置 单 击 鼠 标, 然 后 在 插 入 菜 单 选 择 书 签 选 项, 在 弹 出 的 书 签 对 话 框 中 给 该 书 签 命 名, 最 后 单 击 添 加 按 钮 完 成 当 想 使 用 或 是 查 找 这 个 书 签 时, 可 以 单 击 编 辑 查 找 命 令 来 打 开 查 找 和 替 换 对 话 框, 单 击 定 位 选 项 卡, 然 后 在 输 入 页 号 中 键 入 书 签 名, 再 单 击 定 位 按 钮 系 统 就 会 自 动 跳 转 用 书 签 标 记 过 的 内 容 了 408

文 字 处 理 实 战 正 文 1.6.40 快 速 翻 页 在 一 个 有 很 多 页 的 Word 中 翻 页 非 常 麻 烦, 请 问 有 没 有 什 么 快 捷 的 方 法 翻 到 指 定 的 某 一 页? 答 : 在 使 用 普 通 鼠 标 浏 览 Word 长 文 件 时 可 以 使 用 如 下 技 巧 来 做 到 快 速 翻 页 : 首 先 把 指 针 移 到 右 侧 的 垂 直 滚 动 条 上, 再 按 下 鼠 标 左 键 不 松 开, 并 对 滚 动 条 按 需 要 上 或 下 拖 动, 滚 动 块 旁 边 的 提 示 框 便 会 显 示 页 码 和 标 题 等 信 息, 页 面 内 容 也 会 随 之 上 或 下 滚 动 当 显 示 的 页 码 为 想 要 移 到 的 页 码 时 松 开 鼠 标 左 键 即 可 这 种 方 法 对 根 据 页 码 或 标 题 查 找 文 件 时 非 常 适 用 1.6.41 打 开 文 件 也 有 技 巧 很 多 用 户 可 能 不 知 道, 其 实 在 打 开 文 件 时 也 有 很 多 技 巧 请 问 能 不 能 介 绍 一 些 比 较 有 用 的 技 巧? 答 : 可 以 单 击 Word 工 具 栏 中 的 打 开 按 钮, 将 打 开 对 话 框 中 的 文 件 选 中 单 击 打 开 下 拉 按 钮, 即 可 看 到 一 个 打 开 方 式 菜 单, 如 图 1-37 所 示, 其 中 打 开 命 令 是 默 认 的 文 件 打 开 方 式, 和 直 接 单 击 打 开 按 钮 效 果 相 同 若 选 择 其 中 的 以 只 读 方 式 打 开 选 项, 则 对 文 件 所 做 的 任 何 修 改, 只 能 以 另 存 为 方 式 保 存, 不 能 直 接 修 改 并 保 存 原 文 件 选 中 某 个 文 件 并 以 副 本 方 式 打 开, 则 系 统 会 在 原 文 件 所 在 目 录 克 隆 出 一 个 副 本 例 如, 以 副 本 方 式 打 开 了 C 盘 下 Elong 文 件 夹 中 的 简 介.doc, 则 在 Elong 文 件 夹 中 会 出 现 一 个 名 为 简 介 (2).doc 的 新 文 件 如 果 在 打 开 对 话 框 中 选 中 了 Web 页 或 URL, 则 菜 单 中 的 用 浏 览 器 打 开 命 令 有 效, 选 择 该 命 令 可 用 浏 览 器 打 开 Web 页 或 拨 号 连 接 到 某 个 Web 站 点 409

图 1-37 打 开 文 件 方 式 1.6.42 更 改 Word 邮 件 发 送 默 认 软 件 有 些 用 户 在 利 用 Word 中 文 件 菜 单 下 的 发 送 功 能 发 送 邮 件 时, 总 会 自 动 启 动 其 默 认 软 件 Outlook Express, 请 问 有 没 有 办 法 更 改 为 自 己 安 装 的 其 他 邮 件 发 送 软 件? 答 : 要 改 变 Word 默 认 调 用 的 邮 件 发 送 程 序 来 发 送 邮 件, 我 们 只 要 在 Internet Explorer 中 将 使 用 的 邮 件 发 送 软 件 设 为 系 统 默 认 的 发 送 程 序 即 可 操 作 如 下 : (1) 打 开 Internet Explorer (2) 选 择 工 具 菜 单 中 的 Internet 选 项, 再 选 择 程 序 选 项 (3) 将 正 在 使 用 的 邮 件 发 送 软 件 设 为 系 统 默 认 E-mail 程 序 1.6.43 妙 用 剪 贴 板 进 行 替 换 Word 中 的 替 换 功 能 非 常 有 用, 但 听 人 讲 还 可 进 行 图 形 或 特 殊 字 符 的 替 换, 请 问 这 又 是 如 何 操 作 的 呢? 答 : 这 是 利 用 剪 贴 板 来 进 行 操 作 的, 因 为 在 Word 剪 贴 板 中 的 最 后 一 项 内 容 可 以 参 与 替 换 其 操 作 方 法 是 : 打 开 查 找 和 替 换 对 话 框, 在 替 换 选 项 卡 的 查 找 410

文 字 处 理 实 战 正 文 内 容 框 内 输 入 被 替 换 的 内 容, 将 光 标 停 留 在 替 换 为 框 内, 单 击 高 级 按 钮 展 开 选 项 卡, 再 单 击 下 面 的 特 殊 字 符 按 钮, 在 Word 2000 中 可 从 菜 单 中 直 接 选 择 剪 贴 板, 而 对 于 Word XP 则 可 从 中 选 择 相 应 类 型, 最 后 单 击 替 换 按 钮 即 可 1.6.44 快 速 打 开 Word 格 式 文 件 在 用 Word 打 开 一 个 DOC 文 件 时, 很 多 用 户 都 采 用 执 行 文 件 菜 单 下 的 打 开 命 令 或 者 单 击 工 具 栏 下 的 打 开 文 件 按 钮, 请 问 还 有 没 有 更 快 的 方 法 进 行 快 速 打 开 Word 格 式 文 件? 答 : 快 速 打 开 Word 格 式 文 件 还 有 以 下 方 法 可 用 : 一 种 是, 如 果 Word 已 经 开 启, 可 以 直 接 将 要 打 开 的 DOC 文 件 图 标 用 鼠 标 左 键 按 住 并 拖 动 到 Word 窗 口 中 再 放 开, 凡 是 Word 支 持 插 入 的 对 象 都 可 以 这 样 做 另 一 种 就 是, 如 果 Word 还 没 有 启 动, 那 么 如 果 在 桌 面 或 者 快 捷 工 具 栏 上 有 Word 快 捷 方 式 的 图 标 的 话, 可 以 把 这 个 DOC 文 件 的 图 标 拖 到 Word 快 捷 方 式 的 图 标 上,Word 会 立 即 启 动 并 直 接 开 启 这 个 文 件, 这 种 方 法 相 当 于 把 两 步 操 作 只 用 一 步 完 成, 当 然 更 快 捷 1.6.45 用 Word 打 开 WPS 格 式 的 文 件 如 果 要 对 WPS 格 式 的 文 件 进 行 编 辑, 且 使 用 的 计 算 机 上 没 有 安 装 WPS Office 系 统, 请 问 能 不 能 利 用 Word 来 打 开 WPS 文 件 进 行 编 辑? 答 : 可 以, 我 们 知 道 WPS 可 以 打 开 Word 格 式 的 文 件, 其 实 Mircrosoft Office 中 也 附 带 了 WPS 的 转 换 器, 它 可 以 帮 助 我 们 将 WPS 格 式 文 件 导 入 到 Word 中 进 行 编 辑, 但 是 它 不 是 默 认 的 安 装 选 项 如 果 要 安 装 这 个 转 换 器, 可 以 在 第 一 张 安 装 盘 上 找 到 \pfiles \common\msshared\textconv\ 文 件 夹 ( 其 中 有 相 当 多 的 文 件 转 换 器 ), 运 行 411

wps2word.exe 即 可 当 重 新 启 动 Word 2000 并 单 击 文 件 菜 单 中 的 打 开 命 令 时, 就 会 在 文 件 类 型 列 表 框 中 找 到 WPS DOS file 导 入 和 WPS file (*.WPS) 项, 利 用 这 一 转 换 器 便 可 以 打 开 WPS for DOS WPS 97 和 WPS 2000 所 有 文 件, 并 且 会 保 留 原 文 件 的 大 部 分 格 式 信 息 和 嵌 入 对 象 1.6.46 快 速 获 取 帮 助 信 息 Word 使 用 新 手 在 使 用 过 程 中 经 常 需 要 助 手 提 供 帮 助, 请 问 有 没 有 办 法 快 速 获 得 帮 助 信 息? 答 : 有, 可 以 利 用 Shift+F1 组 合 键 ( 或 单 击 帮 助 菜 单 下 的 这 是 什 么 命 令 ), 光 标 就 会 变 成 一 个 带 有 箭 头 的 问 号 形 状 用 它 单 击 文 件 中 的 文 本 或 图 片, 就 会 显 示 有 关 格 式 信 息 的 对 话 框 如 果 用 它 单 击 Word 2000 窗 口 中 的 元 素 ( 如 工 具 栏 按 钮 或 标 尺 等 ), 可 以 看 到 关 于 它 们 的 功 能 描 述, 使 用 结 束 后 按 一 下 Esc 键, 即 可 恢 复 光 标 的 正 常 功 能 1.6.47 五 秒 钟 输 入 3 万 个 汉 字 这 是 一 个 有 趣 的 功 能, 可 以 让 Word 在 五 秒 钟 内 自 动 输 入 3 万 多 个 汉 字, 请 问 这 是 怎 样 进 行 操 作 的 呢? 答 : 其 实 这 是 利 用 了 Word 中 一 个 彩 蛋 做 到 的 首 先 新 建 一 个 Word 文 件, 然 后 输 入 : =Rand(200,99) ( 双 引 号 不 用 输 入, 同 时 括 号 及 逗 号 都 需 采 用 半 角 ), 回 车 后 再 单 击 工 具 字 数 统 计 命 令 看 看, 令 你 很 吃 惊 吧! 1.6.48 窗 口 元 素 使 用 技 巧 听 说 利 用 窗 口 元 素 可 以 达 到 一 些 意 想 不 到 的 效 果, 能 否 介 绍 一 些 呢? 412

文 字 处 理 实 战 正 文 答 :Word 窗 口 由 若 干 窗 口 元 素 构 成, 如 工 具 栏 标 尺 和 状 态 栏 等 用 鼠 标 左 键 双 击 它 们 能 执 行 许 多 操 作 : 双 击 Word 水 平 或 垂 直 标 尺 的 空 白 处, 可 以 打 开 页 面 设 置 对 话 框 ; 双 击 水 平 标 尺 两 端 的 某 个 缩 进 标 记, 可 以 打 开 段 落 对 话 框 ; 如 果 在 水 平 标 尺 上 设 定 了 制 表 符, 只 要 用 鼠 标 左 键 双 击 它, 就 可 以 打 开 制 表 位 对 话 框 ; 鼠 标 左 键 双 击 状 态 栏 上 的 任 意 位 置, 可 以 打 开 查 找 和 替 换 对 话 框, 执 行 查 找 替 换 和 定 位 操 作 ; 鼠 标 双 击 工 具 栏 右 端 的 空 白 处, 可 以 打 开 自 定 义 对 话 框, 调 整 工 具 栏 或 增 减 其 中 的 按 钮, 以 满 足 自 己 的 要 求 1.6.49 Word 快 捷 键 列 表 巧 妙 查 在 Word 中 通 常 设 置 了 很 多 快 捷 键, 请 问 有 没 有 办 法 快 速 得 到 这 些 快 捷 键 的 列 表? 答 : 可 以 利 用 两 种 方 法 快 速 得 到 快 捷 键 列 表 第 一 种 方 法 可 利 用 按 下 F1 键, 在 弹 出 的 帮 助 系 统 的 搜 索 窗 口 中 输 入 快 捷 键 三 个 字, 单 击 搜 索 按 钮, 就 会 弹 出 搜 索 结 果 列 表, 如 图 1-38 所 示 在 列 表 中 单 击 键 盘 快 捷 方 式 或 打 印 快 捷 键 列 表 就 可 把 快 捷 键 列 表 显 示 或 打 印 出 来 图 1-38 搜 索 结 果 列 表 第 二 种 方 法 是 利 用 宏 来 完 成 单 击 工 具 宏 菜 单 下 的 宏 命 令 在 弹 出 的 对 话 框 中, 找 到 宏 名 区 域, 在 其 下 拉 列 表 中 选 择 ListCommands 选 项, 同 时 在 下 面 的 宏 的 位 置 下 拉 列 表 中 选 择 Word 命 令 选 项, 单 击 运 行 按 钮 413

在 随 之 出 现 的 对 话 框 中 根 据 自 己 的 要 求, 选 择 当 前 菜 单 和 快 捷 键 设 置 或 所 有 的 Word 命 令 中 的 一 项, 再 按 确 定 按 钮 即 可 显 示 出 相 关 列 表 1.6.50 快 速 预 览 文 件 内 容 对 于 Word 文 件, 能 不 能 像 在 Windows 中 其 他 文 件 一 样 进 行 预 览? 答 : 预 览 可 以 帮 助 用 户 了 解 文 件 内 容, 以 便 打 开 自 己 想 要 的 文 件 在 打 开 对 话 框 预 览 文 件 的 方 法 是 : 选 中 要 查 看 预 览 的 文 件, 单 击 视 图 菜 单 中 的 预 览 命 令, 则 被 选 中 的 文 件 的 内 容 可 在 右 窗 格 中 显 示, 如 Word 文 件 可 以 看 到 它 的 正 文 BMP 等 图 片 可 以 看 到 缩 略 图 如 果 被 选 中 的 文 件 无 法 预 览, 则 会 在 预 览 窗 格 中 出 现 无 法 预 览 的 提 示 414

文 字 处 理 实 战 正 文 1.6.51 快 速 缩 放 Word 文 件 在 Word 使 用 过 程 中 常 常 需 要 缩 放 显 示 比 例 来 查 看 整 个 文 件 的 布 局, 有 什 么 快 捷 方 法 吗? 答 : 如 果 使 用 的 是 一 个 滚 轮 鼠 标, 可 以 直 接 按 Ctrl 键 不 放 的 同 时, 滚 动 滚 轮 ( 向 上 放 大 向 下 缩 小 ) 便 可 调 整 文 件 显 示 比 例 此 方 法 在 其 他 Office 文 件 中 也 可 适 用 1.6.52 巧 在 Word 中 调 用 外 部 程 序 在 Word 使 用 过 程 中, 有 时 候 需 要 调 用 一 些 外 部 程 序, 如 :Winamp ACDSee 等 通 常 我 们 每 次 调 用, 要 在 桌 面 或 开 始 菜 单 中 找 到 相 应 快 捷 方 式 再 运 行, 相 当 麻 烦 能 不 能 在 Word 中 直 接 调 用 它 们 呢? 答 : 当 然 能 具 体 操 作 步 骤 如 下 : (1) 运 行 Word 后, 按 下 Alt+F8 组 合 键 弹 出 宏 对 话 框 在 宏 名 文 本 框 中 输 入 宏 的 名 称, 如 :Winamp, 再 单 击 创 建 按 钮 (2)Word 自 动 弹 出 一 个 VB 代 码 窗 口 在 插 入 点 所 在 位 置 添 加 一 行 代 码 : Shell"c:\Program Files\ Winamp\winamp.exe"( 注 意 双 引 号 必 须 输 入,Shell 是 Word 宏 中 调 用 外 部 程 序 的 命 令, 空 格 后 双 引 号 内 是 调 用 的 外 部 程 序 的 路 径 和 文 件 名 ), 再 关 闭 该 窗 口 (3) 用 鼠 标 右 键 单 击 工 具 栏 任 意 位 置, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 命 令 选 项 卡, 在 左 边 的 类 别 下 拉 列 表 中 选 择 宏 项, 在 右 边 的 下 拉 列 表 中 找 到 一 个 名 为 Normal.NewMacros.winamp 的 命 令, 并 把 它 拖 放 到 工 具 栏 上 我 们 就 可 以 通 过 单 击 这 个 按 钮 来 调 用 相 应 外 部 程 序 了 415

1.6.53 避 免 文 字 被 错 误 超 链 接 在 使 用 Word 编 辑 文 件 时 发 现, 如 果 文 件 中 包 含 了 @ 符 号, 有 时 Word 会 将 它 解 释 为 电 子 邮 件 地 址, 并 自 动 超 级 链 接 如 何 避 免 这 一 情 况 发 生 呢? 答 : 方 法 其 实 很 简 单, 只 要 进 行 如 下 操 作 就 可 以 了 : 单 击 工 具 自 动 更 正 选 项 命 令 单 击 弹 出 对 话 框 的 键 入 时 自 动 套 用 格 式 选 项 卡, 找 到 键 入 时 自 动 替 换 选 择 区 域 取 消 选 择 Internet 及 网 络 路 径 替 换 为 超 级 链 接 复 选 框 即 可 1.6.54 隐 藏 空 白 增 大 视 野 很 多 用 户 都 喜 欢 采 用 Word 页 面 视 图 模 式, 但 每 个 页 面 之 间 总 会 有 因 上 下 边 距 而 产 生 的 空 白 区 域, 请 问 有 没 有 办 法 去 掉 这 些 空 白 区 域, 以 增 大 编 辑 视 野? 答 : 在 Word XP 中 可 以 将 鼠 标 指 针 放 到 两 页 文 件 交 界 的 空 白 处, 指 针 便 会 改 变, 并 会 显 示 隐 藏 空 白 的 提 示, 如 图 1-39 所 示, 此 时 单 击 即 可 将 空 白 去 掉, 显 示 一 条 黑 线, 再 次 单 击 该 处 即 可 恢 复 原 有 的 空 白 如 图 1-39 隐 藏 空 白 1.6.55 利 用 Word 创 建 PowerPoint 演 示 文 稿 听 说 在 Word 中 可 以 实 现 PowerPoint 演 示 文 稿 的 创 建, 请 问 怎 样 进 行 操 作? 答 : 首 先 要 打 开 用 来 创 建 PowerPoint 演 示 文 稿 的 Word 原 文 件, 然 后 单 击 文 件 416

文 字 处 理 实 战 正 文 发 送 Microsoft PowerPoint 命 令 即 可 1.6.56 巧 妙 设 置, 消 除 一 些 眼 疲 劳 在 长 时 间 使 用 Word 时, 其 默 认 的 白 底 黑 字 方 式 常 易 使 眼 睛 感 到 疲 劳, 请 问 有 没 有 方 法 改 变 默 认 设 置, 降 低 眼 睛 疲 劳? 答 : 可 以, 单 击 工 具 选 项 常 规 命 令, 选 择 蓝 底 白 字 复 选 框, 单 击 确 定 按 钮 即 可 把 文 件 显 示 为 蓝 底 白 字, 在 一 定 程 度 上 就 能 解 决 视 疲 劳 的 问 题 1.6.57 快 速 引 入 其 他 文 件 对 象 在 Word 中, 常 常 需 要 插 入 一 些 用 其 他 软 件 编 辑 的 新 对 象, 并 且 也 希 望 随 着 源 文 件 的 更 新, 相 应 的 Word 中 的 对 象 也 随 之 变 化 要 想 实 现 这 一 要 求, 有 什 么 办 法 吗? 答 : 可 以 利 用 Word 的 插 入 对 象 功 能 来 实 现 可 以 选 择 弹 出 的 对 象 对 话 框 中 的 由 文 件 创 建 功 能, 通 过 浏 览 按 钮 直 接 引 入 需 插 入 的 文 件 就 能 达 到 上 述 要 求 1.6.58 Word 中 直 接 调 用 数 据 库 若 想 在 Word 中 通 过 调 用 数 据 实 现 数 据 库 管 理, 请 问 该 怎 么 做 呢? 答 : 操 作 步 骤 如 下 : 先 单 击 视 图 工 具 栏 数 据 库 命 令 调 出 数 据 库 工 具 栏 再 单 击 插 入 数 据 库 按 钮, 在 弹 出 的 对 话 框 的 数 据 源 区 域 单 击 获 取 数 据 按 钮, 找 到 需 插 入 的 数 据 库, 打 开 并 选 定 其 中 需 插 入 的 字 段 即 可 实 现 1.6.59 用 语 音 控 制 宏 利 用 语 音 来 控 制 宏 的 操 作, 确 实 可 以 给 工 作 带 来 更 多 方 便, 请 问 这 究 竟 是 怎 样 实 现 417

的 呢? 答 :Word 与 IBM 的 Via Voice 等 语 音 识 别 软 件 不 同, 它 不 能 用 语 音 直 接 操 作 宏 不 过, 可 以 通 过 间 接 的 途 径 实 现 这 个 功 能 具 体 方 法 是 : 单 击 工 具 菜 单 中 的 宏 子 菜 单 下 的 录 制 新 宏 命 令, 建 立 一 个 执 行 操 作 或 输 入 文 本 的 宏 再 单 击 工 具 菜 单 下 的 自 定 义 命 令, 打 开 自 定 义 对 话 框 中 的 工 具 栏 选 项 卡 再 单 击 其 中 的 新 建 按 钮, 在 对 话 框 的 工 具 栏 名 称 文 本 框 内 输 入 语 音 宏 之 类 的 文 字, 单 击 确 定 按 钮 后 把 它 拖 到 Word XP 窗 口 顶 部 的 合 适 位 置 接 下 来 就 可 以 在 新 建 的 工 具 栏 上 添 加 宏 的 按 钮 打 开 自 定 义 对 话 框 中 的 命 令 选 项 卡, 选 中 类 别 列 表 中 刚 才 建 立 的 宏 然 后 把 它 从 命 令 选 项 卡 中 拖 到 新 建 工 具 栏 的 右 端 最 后 将 自 定 义 对 话 框 关 闭, 就 可 以 用 语 音 控 制 宏 的 运 行 了 1.6.60 巧 用 Microsoft Office 工 具 恢 复 响 应 在 使 用 Office 组 件 的 时 候, 如 果 出 现 某 个 应 用 程 序 未 被 响 应, 此 时 该 怎 么 办? 答 : 这 个 时 候 我 们 就 可 以 让 Microsoft Office 工 具 帮 上 忙 了 只 需 单 击 程 序 Microsoft Office 工 具 Microsoft Office 应 用 程 序 恢 复 命 令, 把 未 响 应 的 应 用 程 序 关 闭 即 可 解 决 418

文 字 处 理 实 战 正 文 1.6.61 解 决 字 体 带 来 的 烦 恼 有 些 用 户 拷 贝 Word 文 件 到 其 他 用 户 计 算 机 上 使 用 时, 发 现 文 字 无 法 正 常 显 示, 请 问 这 是 什 么 原 因, 可 用 什 么 办 法 解 决 这 个 问 题? 答 : 如 果 一 个 Word 文 件 无 法 正 常 查 看, 可 能 是 作 者 使 用 了 系 统 里 面 没 有 的 字 体 选 择 Word 里 的 工 具 菜 单, 然 后 选 择 选 项, 在 兼 容 性 选 项 卡 中 单 击 字 体 替 换 按 钮, 这 样 可 以 发 现 那 些 缺 少 的 Truetype 字 体, 选 择 认 为 可 能 的 字 体 然 后 单 击 确 定 按 钮, 再 去 查 看 文 件 即 可 1.6.62 如 何 让 总 页 数 计 数 自 动 化 在 Word 文 件 中 插 入 页 码 的 方 法 很 简 单, 但 是 当 一 篇 Word 文 件 很 长 的 时 候, 有 没 有 方 法 可 以 显 示 出 文 件 的 总 页 数 呢? 答 : 要 想 统 计 并 显 示 出 文 件 的 总 页 数, 我 们 需 使 用 域 名 SECTIONPAGES( 作 用 : 插 入 本 节 的 总 页 数 ) 我 们 以 文 件 总 页 数 显 示 在 页 脚 区 为 例, 要 想 实 现 这 一 功 能, 我 们 首 先 还 是 得 执 行 视 图 页 眉 页 脚 命 令, 把 插 入 点 移 到 相 关 位 置 后, 输 入 {={SECTION PAGES}} ( {} 需 按 组 合 键 Ctrl+F9 来 输 入 ), 用 鼠 标 右 键 单 击 该 域 名 的 任 意 区 域, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 更 新 域 选 项, 返 回 值 即 是 文 件 的 总 页 数 为 了 是 显 示 更 直 观, 我 们 也 可 以 这 样 来 输 入 : 共 {={SECTIONPAGES}} 页 即 可 显 示 共 x 页 字 样 1.6.63 如 何 修 复 已 损 坏 的 Word 文 件 在 打 开 一 Word 文 件 时 总 是 打 不 开, 请 问 有 什 么 方 法 修 复 这 种 文 件 吗? 答 : 要 想 修 复 这 些 被 损 坏 的 文 件, 我 们 可 以 执 行 以 下 操 作 : 按 下 Ctrl+O 组 合 键, 419

弹 出 打 开 对 话 框 选 定 要 打 开 的 已 被 损 坏 的 文 件 单 击 打 开 按 钮 右 边, 选 择 打 开 并 修 复 功 能 即 可 1.6.64 功 能 超 强 的 查 找 与 替 换 查 找 和 替 换 对 话 框 中 的 一 些 复 选 项 有 何 功 能? 格 式 和 特 殊 字 符 按 钮 又 有 何 作 用? 答 : 单 击 编 辑 查 找 或 编 辑 替 换 命 令 即 可 完 成 简 单 的 查 找 和 替 换 操 作 在 相 应 对 话 框 中 单 击 高 级 选 项 按 钮, 则 会 出 现 一 些 复 选 项 和 一 些 功 能 按 钮, 现 一 一 介 绍 如 下 : (1) 区 分 全 / 半 角 : 选 中 此 项,Word 在 查 找 时 将 区 分 全 角 和 半 角 的 数 字 和 符 号 (2) 搜 索 范 围 : 用 于 指 定 查 找 的 范 围 包 括 有 : 向 下 ( 即 从 插 入 点 所 在 位 置 向 文 件 末 尾 查 找 ) 向 上 ( 即 从 插 入 点 所 在 位 置 向 文 件 开 头 查 找 ), 全 部 ( 即 在 整 篇 文 件 中 查 找 ) (3) 区 分 大 小 写 : 选 中 此 项, 则 只 查 找 与 文 本 框 中 大 小 写 完 全 相 同 的 文 本 (4) 全 字 匹 配 : 选 中 此 项, 则 只 查 找 与 文 本 框 中 内 容 完 全 相 同 的 单 词, 而 把 包 含 有 该 单 词 的 其 他 单 词 排 除 ( 如 : 在 查 找 框 中 输 入 Windows, 如 果 选 中 此 项, 则 只 查 找 Windows 这 个 单 词 ; 若 没 选 中 此 项, 则 可 能 查 找 到 Windows Windows 98 Windows 2000 等 ) (5) 同 音 ( 英 文 ): 选 中 此 项, 则 可 找 到 与 查 找 文 本 框 中 单 词 同 音 的 所 有 单 词 (6) 查 找 单 词 的 所 有 形 式 ( 英 文 ): 选 中 此 项, 则 可 找 到 查 找 文 本 框 中 单 词 的 现 在 时 过 去 时 复 数 等 所 有 形 式 ( 如 : 在 查 找 框 中 输 入 go, 则 可 能 找 到 go going 420

文 字 处 理 实 战 正 文 went 等 单 词 ) (7) 使 用 通 配 符 : 选 中 此 项, 即 可 在 查 找 文 本 框 中 输 入 通 配 符 来 代 替 某 些 字 符 (8) 格 式 按 钮 : 单 击 该 按 钮, 会 弹 出 一 个 选 项 菜 单, 其 上 包 含 有 字 体 段 落 样 式 等 菜 单 项 并 可 以 进 行 相 应 的 设 置 来 确 定 查 找 内 容 的 样 式 (9) 特 殊 字 符 按 钮 : 若 单 击 该 按 钮, 则 可 以 查 找 一 些 特 殊 的 符 号, 如 段 落 标 记 省 略 号 等 1.6.65 巧 用 通 配 符 来 快 速 查 找 与 替 换 要 对 多 个 类 似 词 句 进 行 快 速 查 找 与 替 换, 有 什 么 好 的 方 法 吗? 答 : 我 们 可 以 使 用 通 配 符 来 帮 助 实 现 这 里 给 大 家 介 绍 几 种 常 用 的 通 配 符 : (1) 在 输 入 查 找 内 容 时, 可 以 加 入 表 达 式 {n}, 表 示 重 复 前 一 个 字 符 n 次 例 如 : 输 入 of{2}ice, 查 找 到 的 将 会 是 office (2) 也 可 以 加 入 [], 表 示 查 找 中 括 号 指 定 的 字 符 中 的 任 意 一 个 例 如 : 输 入 [ 学 硕 博 ] 士, 查 找 到 的 将 会 是 学 士 硕 士 博 士 (3) 还 可 以 加 入 [!], 表 示 查 找 指 定 字 符 以 外 的 任 意 字 符 例 如 : 输 入 [!a]n, 查 到 的 将 会 是 除 an 以 外 的 所 有 可 能 组 合 如 :in on 等 1.6.66 快 速 实 现 Word 文 件 内 容 查 找 在 Word 中, 要 查 找 文 件 的 某 些 内 容, 通 常 都 使 用 编 辑 查 找 功 能 请 问 有 没 有 更 简 单 的 方 法 呢? 421

答 : 在 Word 窗 口 右 边 的 垂 直 滚 动 条 下 方, 有 一 个 小 圆 点 按 钮, 它 的 作 用 是 选 择 浏 览 对 象, 单 击 它, 可 以 根 据 所 选 对 象 进 行 快 速 查 找 1.6.67 如 何 设 置 指 定 的 文 件 页 码 起 始 值 如 果 编 辑 的 是 一 篇 有 封 面 目 录 正 文 的 文 件, 如 何 能 跳 过 封 面 目 录 页, 按 照 习 惯 把 页 码 1 设 置 在 正 文 首 页 呢? 答 : 节 可 以 将 文 件 分 为 具 有 不 同 页 面 格 式 的 两 个 部 分, 因 此 我 们 可 以 通 过 在 目 录 页 后 正 文 页 前 插 入 分 节 符 来 实 现 该 功 能 具 体 操 作 如 下 ( 以 封 面 目 录 共 3 页, 正 文 页 从 第 4 页 开 始 为 例 ): (1) 把 插 入 点 移 到 第 3 页 文 件 后, 单 击 插 入 分 隔 符 命 令, 在 弹 出 的 分 隔 符 框 中 找 到 分 节 符 类 型 选 项, 选 择 下 一 页 复 选 框, 再 单 击 确 定 按 钮 即 插 入 了 分 节 符 (2) 单 击 插 入 页 码 命 令, 在 页 码 对 话 框 中 单 击 格 式 按 钮, 找 到 页 码 编 排 区 域, 选 择 起 始 页 码 复 选 框 并 输 入 1, 单 击 确 定 按 钮 即 按 要 求 设 置 了 页 码 小 提 示 : 如 果 编 辑 的 该 文 件 目 录 部 分 也 要 从 1 开 始 插 入 页 码, 又 该 怎 么 操 作 呢? 其 实 此 时 只 需 在 封 面 页 后 目 录 页 前 也 插 入 一 个 分 节 符, 然 后 按 照 上 面 所 讲 的 方 法 对 目 录 部 分 也 操 作 一 遍, 即 可 实 现 目 录 部 分 页 码 从 1 开 始, 正 文 部 分 页 码 也 从 1 开 始 的 编 辑 习 惯 注 意 页 眉 页 脚 工 具 栏 上 的 同 前 单 选 按 钮 要 取 消 选 择, 否 则 后 面 的 页 码 会 出 现 连 续 的 情 况 422

文 字 处 理 实 战 正 文 1.6.68 制 作 专 用 Word 有 些 私 人 文 件 不 希 望 在 未 经 自 己 允 许 的 人 观 看, 除 了 在 Word 中 设 置 密 码 保 护 外, 如 果 计 算 机 中 的 所 有 Word 文 件 不 让 他 人 观 看, 能 不 能 对 Word 来 个 小 小 的 设 置, 便 可 要 求 使 用 密 码 进 入 使 用? 答 : 可 以, 可 以 稍 加 设 置 便 会 在 他 人 用 鼠 标 左 键 双 击 Word 文 件 或 直 接 打 开 Word 时, 都 会 弹 出 一 个 要 求 输 入 密 码 的 登 录 框, 方 法 如 下 : 运 行 Word 后, 单 击 工 具 宏 宏 命 令, 在 弹 出 的 对 话 模 型 中 输 入 宏 名, 如 autoexec ( 不 包 括 双 引 号 ), 然 后 单 击 创 建 按 钮, 并 在 代 码 窗 中 输 入 如 下 内 容 : Sub autoexec() Dim psw As String ' 定 义 psw 为 字 符 串, 可 省 略 psw = inputbox(" 请 输 入 密 码 :", " 登 录?") If psw = "elong" Then Application.ShowMe Else msgbox " 对 不 起, 请 与 本 机 主 人 联 系 使 用!" Application.Quit End If End Sub 附 破 解 办 法 : 只 需 直 接 删 除 normal.dot 模 板 文 件 即 可 该 文 件 在 Win98 的 系 统 文 件 夹 下, 423

如 我 的 电 脑 就 在 C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates 里 而 该 文 件 在 WinXP 系 统 中 却 在 用 户 文 件 夹 下, 如 的 文 件 就 在 E:\Documents and Settings\elong\Application Data\Microsoft\Templates 里 1.6.69 更 改 默 认 保 存 目 录 Word 文 件 的 默 认 保 存 目 录 是 我 的 文 件, 而 希 望 自 己 所 建 的 文 件 都 保 存 在 另 一 个 目 录 中 ( 如 D:\ 公 司 文 件 ), 请 问 有 没 有 办 法 避 免 每 次 设 置 保 存 目 录 的 麻 烦 呢? 答 : 我 们 可 以 通 过 两 种 方 法 来 改 变 它 第 一 种 方 法 是 在 菜 单 栏 单 击 工 具 选 项 文 件 位 置 命 令, 再 单 击 修 改 按 钮 并 通 过 浏 览 设 置 好 常 用 于 存 放 文 件 的 目 录 ( 如 D:\ 公 司 文 件 ), 最 后 单 击 确 定 按 钮 退 出 即 可 ; 第 二 种 方 法 是 更 改 我 的 文 档 所 对 应 的 目 录, 方 法 是 在 桌 面 上 用 鼠 标 右 键 单 击 我 的 文 档, 选 择 属 性 选 项, 然 后 在 目 标 位 置 中 输 入 新 的 文 件 夹 位 置 ( 如 D:\ 公 司 文 件 ) 即 可 1.6.70 给 Word 文 件 加 密 听 说 在 Word 中 可 对 给 文 件 进 行 加 密, 那 么 究 竟 是 如 何 操 作 的 呢? 答 : 打 开 要 加 密 的 Word 文 件, 然 后 在 菜 单 栏 上 单 击 工 具 选 项 命 令, 在 打 开 的 选 项 窗 口 中 选 择 安 全 性 选 项 卡, 在 其 下 我 们 便 可 根 据 需 要 在 打 开 权 限 密 码 或 修 改 权 限 密 码 文 本 框 中 输 入 要 设 置 的 密 码, 如 图 1-40 所 示, 完 成 后 单 击 确 定 按 钮 关 闭 选 项 窗 口, 在 返 回 Word 窗 口 后 再 对 该 Word 文 件 进 行 保 存 即 可 424

文 字 处 理 实 战 正 文 图 1-40 加 密 Word 文 件 425

1.6.71 轻 松 防 止 宏 病 毒 听 说 有 些 利 用 Word 中 宏 的 病 毒 非 常 历 害, 有 没 有 简 单 的 办 法 来 防 止 它 的 侵 入 呢? 答 : 可 以, 因 为 宏 病 毒 在 Word 中 寄 居 的 文 件 就 是 默 认 的 模 板 文 件 Normal.dot( 在 默 认 安 装 情 况 下 该 文 件 位 于 C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates 文 件 夹 中 ), 我 们 只 要 在 安 装 好 Word 后, 把 该 文 件 的 属 性 更 改 为 只 读, 以 后 宏 病 毒 便 不 能 对 它 进 行 侵 入 寄 存 了 小 提 示 : 如 何 判 别 是 否 已 感 染 宏 病 毒 呢, 我 们 可 采 用 一 个 简 单 的 办 法 来 进 行 检 测 : 打 开 这 个 文 件, 再 单 击 文 件 另 存 为 命 令, 若 另 保 存 对 话 框 中 保 存 类 型 固 定 为 文 件 模 板, 则 表 示 该 文 件 已 经 感 染 宏 病 毒 1.6.72 如 何 清 除 记 录 Word 能 自 动 地 对 最 近 打 开 的 Word 文 件 进 行 记 录, 如 果 在 公 用 的 计 算 机 上, 不 想 让 别 人 看 到 在 Word 中 打 开 过 哪 些 文 件, 请 问 有 没 有 什 么 简 单 的 方 法 实 现? 答 : 有 简 单 的 方 法 首 先 按 组 合 键 Ctrl+Alt+, 此 时 鼠 标 指 针 会 变 成 黑 色 的 减 号 然 后 再 在 菜 单 栏 单 击 文 件 菜 单, 移 动 指 针 至 需 要 清 除 的 文 件 名 称 上 并 单 击, 再 次 打 开 文 件 菜 单 看 看 刚 才 的 那 个 文 件 名 称 是 不 是 消 失 了 1.6.73 调 整 自 动 保 存 时 间 间 隔 有 些 Word 新 用 户 在 编 辑 文 件 时, 总 是 忘 记 进 行 保 存, 因 而 在 停 电 或 死 机 时 发 生 做 无 用 功 的 情 况, 请 问 有 没 有 办 法 来 避 免 这 种 无 用 功 的 发 生 呢? 答 : 在 编 辑 文 件 时 要 时 刻 进 行 保 存, 以 免 遇 上 机 器 故 障 或 停 电 等 意 外 情 况 发 生, 而 426

文字处理实战正文 使辛苦白废 其实在 Word 中可以进行一个小小设置 它便能自动保存 在 Word 中单击 工具 选项 命令打开 选项 对话框 选择 保存 选项卡 选中 自 动保存时间间隔 项 并调整其时间间隔 默认为 10 分钟 这样就可以全身心的 投入到你的创作中 不必有什么顾虑了 因为 Word 会 不时地 保存文件 小提示 1 定时保存文件功能仅对 Word 格式的 DOC 文件有效 其他文件无效 2 若在 Windows 95 或 Windows 98 的计算机上使用 Word 用于保存自动恢复 文件的默认文件夹为 Windows\Application data\microsoft\word 文件夹 如果使 用的是 Windows 2000/XP 或者计算机上有不止一个活动用户配置文件 自动恢 复文件会保存在 Windows\My Documents and Setting\用户名\Application data\microsoft\word 文件夹下 用户可以自行恢复 1.6.74 如何保护好自己的文件 在编辑文件时有时需要离开一会 但不想关闭文件 为了避免别人不小心改动了自 己的文件 请问有什么办法暂时保护文件不被别人修改吗 答 可利用窗体加锁完成 在工具栏后端空白处单击鼠标右键 在弹出菜单中选择 窗体 选项打开窗体工具栏 再在窗体工具栏上单击 保护窗体 图标按钮 如 图 1-41 所示 使该工具按钮处于使用状态 然后再关闭窗体工具栏便可对不知情 的人起到一定的防护作用 图 1-41 保护窗体 427

1.6.75 直 接 建 立 新 文 件 夹 保 存 文 件 在 保 存 文 件 的 时 候 突 然 想 把 它 保 存 到 其 他 的 文 件 夹 下, 而 此 时 该 位 置 并 没 有 建 立 这 个 文 件 夹 不 知 可 不 可 以 不 用 返 回 而 直 接 建 立 文 件 夹, 并 把 文 件 保 存 在 该 文 件 夹 中? 答 : 当 然 可 以 只 要 在 窗 口 右 上 方 的 一 排 图 标 中 单 击 新 建 文 件 夹 图 标, 就 可 以 建 立 起 新 文 件 夹 后, 然 后 再 把 文 件 保 存 到 该 文 件 夹 中 即 可 1.6.76 巧 妙 隐 藏 文 件 内 容 为 了 避 免 他 人 观 看 我 的 文 件 内 容, 请 问 有 没 有 操 作 简 单 的 方 法 快 速 隐 藏 Word 文 件 的 内 容 呢? 答 : 其 实 只 需 选 定 整 篇 文 件 内 容, 把 字 体 颜 色 设 置 为 无, 就 会 发 现 所 有 的 文 字 内 容 都 不 见 了 也 可 以 通 过 插 入 文 本 框 或 是 自 选 图 形 来 覆 盖 需 隐 藏 的 部 分 文 件 内 容 但 是 要 注 意 的 是, 应 该 进 行 对 象 不 随 文 字 移 动 设 置, 否 则 就 会 前 功 尽 弃 小 提 示 : 如 果 文 件 中 为 英 文, 则 可 选 中 内 容 后, 再 把 它 们 的 字 体 设 置 为 wingdings 或 webdings, 相 关 英 文 就 会 变 成 乱 码 附 录 :Word 中 常 用 的 快 捷 键 ( 一 ) 显 示 和 使 用 窗 口 快 捷 键 用 途 Alt+Tab 切 换 到 下 一 个 窗 口 Alt+Shift+Tab 切 换 到 上 一 个 窗 口 Ctrl+W 或 关 闭 活 动 窗 口 Ctrl+F4 428

文字处理实战正文 在最大化后 恢复活动 窗口的大小 快 捷 键 用 途 F6 从程序窗口中的另一窗格 移动到任务窗格 按顺时 针方向 可能需要按多 次 Shift+F6 在程序窗口中从一个窗格 移动到另一个 按逆时针 方向 Ctrl+F6 当同时打开了多个窗口 时 可切换到下一个窗口 Ctrl+Shift+F6 切换到上一个窗口 Ctrl+F7 当文件窗口没有最大化 时 执行 移动 命令 位 于该窗口的 控制 菜单 中 请使用方向键移动 窗口 并在完成后按 Esc 键 Ctrl+F8 当文件窗口没有最大化 时 执行 大小 命令 位 于该窗口的 控制 菜单 中 请使用方向键移动 窗口 并在完成后按 Esc 键 Ctrl+F9 将一个窗口最小化为图标 仅对一些 Microsoft Office 程序有效 Ctrl+F10 最大化或恢复选中的窗口 Print Screen 将屏幕的显示内容复制到 剪贴板 Alt+Print 将选中窗口的显示内容复 Screen 制到剪贴板 Ctrl+F5 二 访问和使用菜单及工具栏 快 捷 键 F10 或 Alt 用 途 选择菜单栏 或同时关闭 打开的菜单和子菜单 Ctrl+Tab 或 按下 F10 或 Alt 键 选择菜单栏后 选择一个 Ctrl+Shift+Tab 工具栏 工具栏选中后 429

选 择 下 一 个 或 上 一 个 工 具 栏 或 菜 单 栏 快 捷 键 用 途 Tab 或 Shift+Tab 在 工 具 栏 和 菜 单 栏 选 中 的 情 况 下, 选 择 下 一 个 或 上 一 个 按 钮 或 菜 单 Enter 打 开 选 中 的 菜 单, 或 执 行 选 中 按 钮 或 命 令 Shift+F10 显 示 选 定 项 的 快 捷 菜 单 Alt+ 空 格 键 显 示 窗 口 快 捷 菜 单 ( 控 制 菜 单 ) 向 上 键 或 向 下 键 向 左 键 或 向 右 键 菜 单 或 其 子 菜 单 打 开 后, 选 择 上 一 个 或 下 一 个 命 令 选 择 左 边 或 右 边 的 菜 单 如 果 子 菜 单 打 开 了, 则 用 于 在 菜 单 和 子 菜 单 间 的 切 换 Home 或 End 选 择 菜 单 或 子 菜 单 中 第 一 个 或 最 后 一 个 命 令 Esc 关 闭 已 打 开 的 菜 单 如 果 子 菜 单 打 开 了, 则 只 关 闭 子 菜 单 Shift+ 向 下 键 选 中 菜 单 后, 显 示 命 令 列 表 Ctrl+ 向 下 键 打 开 一 个 缩 短 的 菜 单 后, 显 示 所 有 命 令 集 合 Alt+Ctrl+=( 等 号 ) Alt+Ctrl+-( 减 号 ) 将 工 具 栏 按 钮 添 加 至 菜 单 当 键 入 此 组 合 键 后 再 单 击 工 具 栏 按 钮 时, Microsoft Word 会 将 按 钮 添 加 至 适 当 的 菜 单 例 如, 单 击 格 式 工 具 栏 上 的 项 目 符 号, 可 将 项 目 符 号 命 令 添 至 格 式 菜 单 从 菜 单 中 删 除 命 令 当 键 入 此 组 合 键 后 再 选 择 菜 单 命 令 时, 该 命 令 430

文字处理实战正文 将被删除 如果改变了 主意 可以将菜单命令 添回菜单 快 捷 键 用 途 Alt+Ctrl++ 数 为菜单命令自定义快 字键盘上的加 捷键 当键入此组合键 号 并选择了菜单命令 时 将会显示 自定义 键盘 对话框 可以在 其中添加 更改或删除 快捷键 三 使用 打开 另存为 和 插入图片 对话框 快 捷 键 Ctrl+F12 F12 Alt+1 Alt+2 用 途 显示 打开 对话框 显示 另存为 对话框 转到上一文件夹 打开所打开文件夹的上 一级文件夹 向上一 级 按钮 Alt+3 关闭对话框 并打开因 特网搜索页 搜索 Web 按钮 Alt+4 删除所选文件夹或文件 删除 按钮 Alt+5 在打开的文件夹中创建 新子文件夹 新建文 件夹 按钮 Alt+6 在 列表 详细内 容 属性 和 预 览 视图之间切换 单 击 视图 旁边的箭 头 Alt+7 或 Alt+L 显示 工具 菜单 工 具 按钮 Shift+F10 显示选定项的快捷菜 单 例如文件夹或文件 Tab 在对话框的选项或区域 之间切换 F4 或 Alt+I 打开 查找范围 列表 F5 更新在 打开 或 另 431

存 为 对 话 框 ( 文 件 菜 单 ) 中 可 见 的 文 件 ( 四 ) 创 建 查 看 和 保 存 文 件 快 捷 键 用 途 Ctrl+N 创 建 与 当 前 或 最 近 使 用 过 的 文 件 类 型 相 同 的 新 文 件 Ctrl+O 打 开 文 件 Ctrl+W 关 闭 文 件 Alt+Ctrl+S 拆 分 文 件 窗 口 Alt+Shift+C 撤 销 拆 分 文 件 窗 口 Ctrl+S 保 存 文 件 ( 五 ) 查 找 替 换 和 浏 览 文 本 快 捷 键 用 途 Ctrl+F 查 找 内 容 格 式 和 特 殊 项 Alt+Ctrl+Y 重 复 查 找 ( 在 关 闭 查 找 和 替 换 窗 口 之 后 ) Ctrl+H 替 换 文 字 特 定 格 式 和 特 殊 项 Ctrl+G 定 位 至 页 书 签 脚 注 表 格 注 释 图 形 或 其 他 位 置 Alt+Ctrl+Z 返 回 至 页 书 签 脚 注 表 格 批 注 图 形 或 其 他 位 置 Alt+Ctrl+Home 浏 览 文 件 ( 六 ) 撤 销 和 恢 复 操 作 快 捷 键 用 途 Esc 取 消 操 作 Ctrl+Z 撤 销 操 作 Ctrl+Y 恢 复 或 重 复 操 作 432

文字处理实战正文 七 打印并预览操作 快 捷 键 Ctrl+P Alt+Ctrl+I 快 捷 键 箭头键 Page Up 或 Page Down Ctrl+Home Ctrl+End 用 途 打印文件 切换至或退出打印预 览 用 途 在放大的预览页上移 动 在缩小显示比例时逐 页翻阅预览页 在缩小显示比例时移 至第一张预览页 在缩小显示比例时移 至最后一张预览页 八 复制和移动文字图形 快 捷 键 用 途 Ctrl+C 复制文字或图形 连续按两次 显示 Office 剪贴 Ctrl+C 板 F2 然后移动插 移动文字或图形 入点并按 Enter Alt+F3 创建自动图文集 Ctrl+V 粘贴 剪贴板 的内 容 Ctrl+Shift+F3 粘贴 图文场 的内 容 Alt+Shift+R 复制文件中上一节所 使用的页眉或页脚 九 字符和段落格式 快 捷 键 Ctrl+Shift+C Ctrl+Shift+V 用 途 从文本复制格式 将已复制格式应用于 文本 433

Ctrl+Shift+F 更 改 字 体 Ctrl+Shift+P 更 改 字 号 Ctrl+Shift+> 增 大 字 号 Ctrl+Shift+< 减 小 字 号 Ctrl+] 逐 磅 增 大 字 号 Ctrl+[ 逐 磅 减 小 字 号 快 捷 键 用 途 Ctrl+1 单 倍 行 距 Ctrl+2 双 倍 行 距 Ctrl+5 1.5 倍 行 距 Ctrl+0 在 段 前 添 加 或 删 除 一 行 间 距 Ctrl+E 段 落 居 中 Ctrl+J 两 端 对 齐 Ctrl+L 左 对 齐 Ctrl+R 右 对 齐 Ctrl+M 左 侧 段 落 缩 进 Ctrl+Shift+M 取 消 左 侧 段 落 缩 进 Ctrl+T 创 建 悬 挂 缩 进 效 果 Ctrl+Shift+T 减 小 悬 挂 缩 进 量 Ctrl+Q 删 除 段 落 格 式 第 2 章 Excel 篇 2.1 输 入 编 辑 技 巧 2.1.1 从 Word 表 格 文 本 中 引 入 数 据 请 问 可 以 将 Word 表 格 的 文 本 内 容 引 入 到 Excel 工 作 表 中 吗? 具 体 如 何 实 现? 答 : 可 以 通 过 选 择 性 粘 贴 命 令 来 实 现 具 体 操 作 如 下 : 先 利 用 复 制 命 令 将 Word 表 格 文 本 内 容 添 加 到 系 统 剪 贴 板 中, 然 后 在 Excel 工 作 表 中 定 位 到 对 应 位 置 434

文 字 处 理 实 战 正 文 单 击 编 辑 菜 单 中 的 选 择 性 粘 贴 命 令, 再 选 择 方 式 下 的 文 本 项, 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 2.1.2 快 速 实 现 整 块 数 据 的 移 动 在 工 作 中 常 常 需 要 移 动 单 元 格 中 的 数 据, 请 问 有 比 粘 贴 操 作 更 快 捷 的 方 法 吗? 答 : 可 以 直 接 采 用 拖 动 的 方 法 操 作 过 程 如 下 : 首 先 选 择 要 移 动 的 数 据 ( 注 意 必 须 是 连 续 的 区 域 ) 然 后 移 动 鼠 标 到 边 框 处, 当 鼠 标 指 针 变 成 一 个 四 个 箭 头 标 志 时, 按 住 Shift 键 的 同 时 按 下 鼠 标 左 键, 拖 动 鼠 标 至 要 移 动 的 目 的 区 域 ( 可 以 从 鼠 标 指 针 右 下 方 的 黄 色 提 示 框 中 获 知 是 否 到 达 目 标 位 置 ), 放 开 鼠 标 左 键 即 完 成 移 动 2.1.3 固 定 数 据 输 入 时 的 焦 点 在 数 据 输 入 时, 每 当 我 们 按 下 Enter 键 后, 光 标 就 会 自 动 跳 转 到 下 一 个 单 元 格 中 因 此 在 进 行 数 据 的 反 复 验 证 中, 就 必 须 反 复 地 来 重 新 定 位 焦 点 请 问 有 什 么 方 法 来 固 定 数 据 输 入 的 焦 点 吗? 答 : 要 实 现 上 述 要 求 并 不 难 输 入 数 据 前, 在 按 住 Ctrl 键 的 同 时 单 击 选 择 该 单 元 格 当 单 元 格 边 框 的 边 很 细 的 时 候, 再 开 始 数 据 的 输 入 这 样 不 管 按 下 多 少 次 Enter 键, 光 标 始 终 都 不 会 移 动 到 其 他 单 元 格 如 果 要 移 动 到 下 一 单 元 格, 可 以 使 用 方 向 键 来 完 成 当 然 如 果 当 前 工 作 表 中 要 实 行 数 据 验 证 的 单 元 格 很 多 时, 每 次 都 按 上 述 方 法 来 操 作 未 免 有 些 麻 烦 那 么 可 以 试 试 以 下 方 法 来 实 现 一 劳 永 逸 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 在 弹 出 的 设 置 框 中 单 击 编 辑 选 项 卡, 然 后 取 消 选 择 按 Enter 键 后 移 动 复 选 框, 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 435

2.1.4 实 现 以 0 开 头 的 数 字 输 入 在 Excel 单 元 格 中, 输 入 一 个 以 0 开 头 的 数 据 后, 往 往 在 显 示 时 会 自 动 把 0 消 除 掉 请 问 有 什 么 办 法 来 让 0 不 被 消 掉 吗? 答 : 要 保 留 数 字 开 头 的 0, 其 实 是 非 常 简 单 的 只 要 在 输 入 数 据 前 先 输 入 一 个 ( 单 引 号 ), 这 样 跟 在 后 面 的 以 0 开 头 的 数 字 的 0 就 不 会 被 系 统 自 动 消 除 2.1.5 将 整 列 数 据 转 换 为 矩 阵 形 式 请 问 如 何 将 工 作 表 中 的 整 列 数 据 转 换 成 用 矩 阵 来 表 示? 答 : 要 实 现 一 列 数 据 转 化 成 一 个 矩 阵, 必 须 保 证 该 列 数 据 的 个 数 L 要 等 于 该 矩 阵 行 数 M 和 列 数 N 的 乘 积, 即 L=M N 然 后 按 如 下 操 作 : 选 择 该 列 的 前 N 个 数 据, 将 其 复 制 到 剪 贴 板 再 单 击 矩 阵 第 一 行 的 第 一 个 单 元 格, 然 后 从 编 辑 菜 单 中 执 行 选 择 性 粘 贴 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 转 置 复 选 框, 最 后 再 单 击 确 定 按 钮 即 把 前 N 数 据 转 换 成 了 矩 阵 的 第 一 行 接 下 来 再 选 择 该 列 中 的 下 一 组 N 个 数 据, 执 行 复 制 再 将 光 标 定 位 到 矩 阵 的 第 二 行 的 第 一 个 单 元 格, 执 行 转 置 操 作 这 样 经 过 M 次 的 转 置 后 就 把 数 据 全 部 转 换 为 矩 阵 形 式 了 2.1.6 利 用 命 令 按 钮 快 速 实 现 合 并 对 行 或 者 列 进 行 合 并 操 作 是 编 辑 工 作 表 时 经 常 会 遇 到 的, 可 每 次 都 要 执 行 好 几 个 步 骤 才 能 完 成, 请 问 有 没 有 更 快 捷 的 办 法? 答 : 其 实 系 统 为 我 们 提 供 了 合 并 单 元 格 的 工 具 按 钮, 只 是 它 不 是 默 认 的 工 具 栏 按 钮 而 已, 可 以 按 以 下 操 作 自 行 添 加 : 单 击 工 具 菜 单 栏 中 的 自 定 义 命 令, 再 选 择 命 令 选 项 卡, 在 左 边 的 类 别 列 表 中 选 择 格 式 后, 在 右 边 的 命 令 436

文字处理实战正文 选择列表中就可以找到 合并单元格 跨越合并 以及 撤销合并单元格 的命 令按钮 如图 2-1 所示 图 2-1 添加命令按钮 直接用鼠标将它们拖到工具栏上的合适位置即可 这样下次要执行合并操作时只要 按对应的命令按钮就可以快速完成了 2.1.7 让单元格数据斜向排版 有些工作表文件中的单元格数据是斜方向显示的 请问这个效果该如何实现 答 要实现这个效果并不难 因为这是系统自身提供的一种排版模式 只需要找到 相应的命令按钮 方法如下 单击 工具 菜单中的 自定义 命令 在 命令 选项卡的 类别 列表中选择 格式 项 在 命令 列表中找到 顺时针斜排 和 逆时针斜排 两个命令按钮 将它们拖到工具栏的合适位置 这样只要选择需 要斜排的单元格 然后执行命令按钮就可以实现数据的斜向排版 2.1.8 自动检测输入数据的合法性 由于特殊需要 我们对单元格的数据输入要求必须按统一格式来定义 请问可以在 用户输入数据时自动检测其一致性吗 437

答 : 只 要 为 需 要 的 单 元 格 或 工 作 表 设 置 数 据 有 效 性 检 查 即 可 先 选 择 需 要 进 行 该 设 置 的 单 元 格, 然 后 在 数 据 菜 单 中 找 到 有 效 性 命 令, 单 击 执 行 它 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 设 置 选 项 卡 再 从 允 许 下 拉 列 表 框 中 选 择 要 设 置 的 类 型, 如 整 数 小 数 日 期 等 如 果 对 数 据 输 入 的 大 小 或 范 围 有 要 求 的 话, 还 可 以 对 数 据 项 进 行 设 置, 如 图 2-2 所 示 图 2-2 检 测 数 据 有 效 性 当 然 还 可 以 在 出 错 警 告 和 输 入 法 模 式 选 项 卡 中 为 单 元 格 设 置 提 示 的 类 型 和 默 认 的 输 入 法 等 最 后 单 击 确 定 按 钮 这 样 设 置 后, 当 用 户 输 入 的 数 据 不 符 合 你 的 设 置 要 求 时, 系 统 会 自 动 弹 出 一 个 输 入 值 非 法 的 提 示 对 话 框 来 提 醒 用 户 2.1.9 通 过 剪 贴 板 为 单 元 格 添 加 数 据 为 什 么 利 用 复 制 和 粘 贴 命 令 来 为 单 元 格 中 添 加 信 息 时, 在 菜 单 中 的 粘 贴 命 令 项 有 时 是 灰 色 的, 没 办 法 操 作? 请 问 该 怎 么 办? 答 : 想 通 过 粘 贴 对 单 元 格 内 容 进 行 添 加 数 据 是 无 法 实 现 的 但 是 可 以 利 用 剪 贴 板 来 实 现 首 先 要 通 过 编 辑 菜 单 中 的 Office 剪 贴 板 命 令, 调 出 剪 贴 板 查 看 程 序, 然 后 将 要 添 加 的 数 据 复 制 到 剪 贴 板 上, 这 时 可 以 在 右 边 的 剪 贴 板 上 看 到 该 数 据 接 着 将 光 标 定 位 到 要 添 加 的 单 元 格 中, 再 单 击 剪 贴 板 中 刚 才 复 制 好 的 数 据 条 目, 数 据 就 会 自 动 的 添 加 到 单 元 格 中 了 438

文 字 处 理 实 战 正 文 2.1.10 直 接 公 式 输 入 法 在 输 入 公 式 或 函 数 时, 每 次 都 要 在 前 面 带 个 = 号, 实 在 麻 烦 请 问 可 以 直 接 输 入 公 式 吗? 答 : 当 然 可 以, 只 要 稍 微 设 置 一 下 就 可 以 实 现 了 具 体 步 骤 如 下 : 先 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令 再 在 弹 出 的 选 项 对 话 框 中 选 择 1-2-3 的 帮 助 选 项 卡, 选 择 转 换 Lotus 1-2-3 公 式 复 选 框, 如 图 2-3 所 示 图 2-3 直 接 公 式 输 入 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 完 成 设 置 不 过 需 要 注 意 的 是, 这 样 设 置 后 必 须 保 证 输 入 的 公 式 全 部 都 是 数 字, 不 能 包 含 有 引 用 单 元 格 的 其 他 符 号 否 则 必 须 加 上 = 号 2.1.11 让 文 本 输 入 自 动 适 应 单 元 格 长 度 在 Excel 单 元 格 中 输 入 文 字 时, 即 使 输 入 的 文 字 长 度 超 过 单 元 格 长 度, 系 统 也 不 会 自 动 换 行, 而 只 是 显 示 为 一 行 请 问 可 以 让 系 统 自 动 根 据 单 元 格 长 度 来 调 整 文 本 的 行 数 吗? 答 : 其 实 这 就 是 文 本 的 自 动 换 行 问 题, 要 实 现 起 来 是 很 容 易 的 在 输 入 文 本 时, 当 到 达 单 元 格 最 右 边 时, 同 时 按 下 Alt+Enter 组 合 键, 这 样 系 统 会 自 动 加 宽 单 元 格 的 宽 度, 而 文 本 也 会 自 动 换 到 下 一 行 如 果 觉 得 每 次 按 组 合 键 439

太 麻 烦, 可 以 执 行 如 下 设 置 来 一 劳 永 逸 : 首 先 单 击 工 作 表 最 左 上 角 的 行 列 相 交 的 空 白 处, 选 择 工 作 表 中 的 所 有 单 元 格 ( 当 然 也 可 以 按 下 Ctrl+A 组 合 键 来 选 择 ) 然 后 单 击 格 式 菜 单 中 的 单 元 格 命 令, 再 在 弹 出 的 单 元 格 格 式 对 话 框 中 选 择 对 齐 选 项 卡, 选 择 自 动 换 行 复 选 框, 如 图 2-4 所 示 图 2-4 文 本 自 动 换 行 2.1 输 入 编 辑 技 巧 (2) 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 完 成 如 果 只 要 实 现 部 分 单 元 格 的 自 动 换 行, 可 以 先 选 定 这 些 单 元 格, 再 执 行 上 述 操 作 就 可 以 了 2.1.12 利 用 填 充 柄 快 速 输 入 相 同 数 据 在 编 辑 工 作 表 时, 有 时 整 行 或 整 列 需 要 输 入 的 数 据 都 一 样, 很 显 然 如 果 一 个 一 个 单 元 格 的 输 入 实 在 太 麻 烦 了 请 问 有 什 么 快 捷 的 方 法 吗? 答 : 可 以 利 用 鼠 标 拖 动 填 充 柄 来 实 现 快 速 输 入 具 体 操 作 如 下 : 首 先 在 第 一 个 单 元 格 中 输 入 需 要 的 数 据, 然 后 单 击 选 中 该 单 元 格, 再 移 动 鼠 标 指 针 至 该 单 元 格 右 440

文 字 处 理 实 战 正 文 下 角 的 填 充 柄 处, 当 指 针 变 为 小 的 黑 色 + 字 型 时, 按 住 左 键, 同 时 根 据 需 要 按 行 或 者 列 方 向 拖 动 鼠 标, 选 中 所 有 要 输 入 相 同 数 据 的 行 或 者 列 的 单 元 格, 最 后 松 开 鼠 标 即 可 这 样 数 据 就 会 自 动 复 制 到 刚 才 选 中 的 所 有 单 元 格 了 不 过 上 述 方 法 只 适 用 于 输 入 的 是 文 本 信 息 如 果 要 重 复 填 充 时 间 或 日 期 数 据 时, 使 用 上 述 方 法 填 充 的 将 会 是 一 个 按 升 序 方 式 产 生 的 数 据 序 列 这 时 可 以 先 按 住 Ctrl 键, 然 后 再 拖 动 填 充 柄, 填 充 的 数 据 才 不 会 改 变 2.1.13 利 用 组 合 键 在 单 元 格 中 快 速 定 位 在 修 改 工 作 表 中 的 单 元 格 数 据 时, 如 果 要 在 单 元 格 中 增 加 数 据 的 话, 每 次 都 要 先 用 鼠 标 定 位, 然 后 再 用 键 盘 输 入, 这 样 来 回 地 切 换 很 不 方 便 请 问 有 什 么 键 盘 组 合 键 吗? 答 : 当 然 有, 可 以 用 键 盘 的 方 向 键 来 选 择 单 元 格, 然 后 按 下 F2 键 这 样 单 元 格 就 会 自 动 转 换 输 入 模 式, 同 时 光 标 也 自 动 定 位 在 该 单 元 格 的 最 后 面, 直 接 输 入 数 据 就 可 以 了 2.1.14 在 信 息 输 入 前 就 给 予 提 示 希 望 在 用 户 为 单 元 格 输 入 信 息 时, 系 统 能 自 动 的 给 予 一 些 必 要 的 提 示, 这 样 不 但 可 以 减 少 信 息 输 入 的 错 误, 还 可 以 减 少 修 改 所 花 费 的 时 间 请 问 该 如 何 实 现? 答 : 可 以 按 如 下 操 作 : 首 先 选 择 需 要 给 予 输 入 提 示 信 息 的 所 有 单 元 格 然 后 执 行 数 据 菜 单 中 的 有 效 性 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 输 入 信 息 选 项 卡 接 着 在 标 题 和 输 入 信 息 文 本 框 中 输 入 提 示 信 息 的 标 题 和 内 容 即 可 441

2.1.15 正 确 显 示 百 分 数 在 单 元 格 中 输 入 一 个 百 分 数 ( 如 10%), 按 下 回 车 键 后 显 示 的 却 是 0.1 请 问 该 如 何 设 置 才 能 正 确 显 示 百 分 数? 答 : 出 现 这 种 情 况 的 原 因 是 因 为 所 输 入 单 元 格 的 数 据 被 强 制 定 义 成 数 值 类 型 了, 只 要 更 改 其 类 型 为 常 规 或 百 分 数 即 可 操 作 如 下 : 选 择 该 单 元 格, 然 后 单 击 格 式 菜 单 中 的 单 元 格 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 数 字 选 项 卡, 再 在 分 类 栏 中 把 其 类 型 改 为 上 述 类 型 中 的 一 种 即 可 2.1.16 巧 做 设 置, 使 公 式 更 加 明 了 在 工 作 表 的 公 式 中, 我 们 经 常 是 通 过 单 元 格 标 号 来 引 用 数 据 的, 如 F2=A2+B2+C2+D2 这 样 很 难 一 下 子 了 解 公 式 具 体 的 内 容 有 没 有 方 法 用 文 字 来 取 代 单 元 格 的 符 号, 让 公 式 更 直 观 些 呢? 答 : 这 个 想 法 的 确 很 不 错, 当 然 也 是 可 以 实 现 的 可 以 按 下 列 步 骤 来 操 作 : 例 如 在 一 个 特 定 的 数 据 库 工 作 表 中, 一 般 每 一 列 数 据 都 是 同 一 个 字 段 下 的 可 以 先 为 每 一 列 数 据 设 置 好 相 应 字 段 名 ( 如 : 语 文 数 学 外 语 总 分 等 ) 再 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 选 择 重 新 计 算 选 项 卡 在 工 作 簿 选 项 区 域 中 选 择 接 受 公 式 标 志 复 选 框, 如 图 2-5 所 示 442

文 字 处 理 实 战 正 文 图 2-5 重 新 计 算 选 项 卡 最 后 单 击 确 定 按 钮 这 样 如 果 要 利 用 公 式 计 算 时, 可 以 直 接 在 公 式 中 输 入 字 段 名 称 来 表 示 了, 例 如 : 总 分 = 语 文 + 数 学 + 外 语 2.1.17 在 连 续 单 元 格 中 自 动 输 入 等 比 数 据 序 列 请 问 有 什 么 好 的 方 法 来 输 入 一 个 较 大 的 等 比 序 列 吗? 答 : 可 以 通 过 填 充 的 方 法 来 实 现 具 体 操 作 如 下 : 首 先 在 第 一 个 单 元 格 中 输 入 该 序 列 的 起 始 值, 然 后 通 过 拖 动 操 作 选 择 要 填 充 的 所 有 单 元 格 再 依 次 单 击 编 辑 菜 单 中 的 填 充 项 下 的 序 列 命 令 在 弹 出 的 序 列 对 话 框 中, 再 选 择 类 型 中 等 比 序 列 单 选 按 钮, 再 在 步 长 文 本 框 中 输 入 等 比 序 列 的 比 值 最 后 还 要 在 终 止 值 文 本 框 中 输 入 一 个 数 字 不 一 定 要 是 该 序 列 的 最 后 一 个 值, 只 要 是 一 个 比 最 后 一 个 数 大 的 数 字 就 可 以 了 如 图 2-6 所 示 图 2-6 自 动 输 入 等 比 序 列 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 这 样 系 统 就 自 动 将 序 列 按 照 要 求 填 充 完 毕 2.1.18 选 择 大 范 围 的 单 元 格 区 域 由 于 屏 幕 大 小 的 局 限 性, 如 果 利 用 鼠 标 拖 动 操 作, 总 是 无 法 一 次 性 准 确 地 选 择 大 于 屏 幕 显 示 范 围 的 单 元 格 区 域 请 问 有 什 么 别 的 好 方 法 吗? 443

答 : 当 然 有 可 以 试 试 如 下 操 作 : 首 先 在 名 称 框 ( 就 是 公 式 输 入 栏 fx 左 边 的 输 入 框 ) 中 输 入 该 操 作 区 域 的 起 始 单 元 格 名 称 代 号, 然 后 输 入 该 操 作 区 域 的 最 后 一 个 单 元 格 名 称 代 号, 中 间 用 : 冒 号 分 开 最 后 按 下 Enter 键, 这 样 以 这 两 个 单 元 格 为 对 角 的 长 方 形 区 域 就 会 被 快 速 的 选 定 2.1.19 为 修 改 后 的 工 作 表 添 加 批 注 想 在 对 工 作 表 文 档 进 行 修 改 的 同 时, 在 修 改 处 添 加 批 注, 以 方 便 日 后 查 阅 请 问 该 如 何 操 作? 答 : 为 修 改 添 加 批 注 是 很 容 易 实 现 的 具 体 操 作 如 下 : 首 先 选 择 已 经 修 改 过 的 单 元 格, 然 后 单 击 插 入 菜 单 中 的 插 入 批 注 命 令 这 时 在 该 单 元 格 旁 边 会 弹 出 一 个 黄 色 的 文 本 输 入 框, 输 入 框 最 上 边 会 自 动 显 示 系 统 安 装 时 使 用 的 用 户 名 字, 当 然 也 可 以 改 为 当 前 使 用 者 的 名 字 在 光 标 处 就 可 以 输 入 要 添 加 的 批 注 了 输 入 完 成 后 鼠 标 单 击 任 意 位 置, 批 注 文 本 框 就 会 自 动 隐 藏 起 来 这 时 在 该 单 元 格 的 右 上 角 部 位 会 多 出 一 个 红 色 的 小 三 角 形 符 号, 当 鼠 标 移 动 至 该 单 元 格 上 时, 会 自 动 弹 出 刚 才 添 加 的 批 注 内 容 同 时 还 可 以 用 鼠 标 右 键 单 击 该 单 元 格, 在 弹 出 的 菜 单 中 通 过 编 辑 批 注 和 清 除 批 注 命 令 来 进 行 其 他 的 修 改 操 作 2.1.20 隐 藏 行 或 列 的 其 他 方 法 请 问 要 实 现 行 或 者 列 的 隐 藏 有 什 么 其 他 好 的 方 法 吗? 答 : 要 实 现 行 或 者 列 的 隐 藏 除 了 利 用 隐 藏 命 令 外, 还 有 以 下 几 种 方 法 可 以 实 现 其 中 最 简 单 的 就 是 直 接 拖 动 鼠 标 来 实 现 先 移 动 鼠 标 指 针 至 要 隐 藏 的 行 或 者 列 的 最 下 边 或 最 右 边, 当 鼠 标 指 针 变 成 了 一 个 黑 色 的 带 有 上 下 箭 头 的 + 字 状 时 按 下 鼠 标 左 键, 然 后 拖 动 鼠 标 使 其 不 可 以 见 即 可 当 然 也 可 以 通 过 键 盘 组 合 键 来 操 作 完 444

文 字 处 理 实 战 正 文 成 : 按 下 组 合 键 Ctrl+9 隐 藏 的 是 行 ; 按 下 组 合 键 Ctrl+0 隐 藏 列 如 果 要 取 消 隐 藏, 只 需 要 再 同 时 按 下 Shift 键, 即 同 时 按 下 Ctrl+Shift+9 Ctrl+Shift+0 组 合 键 当 然 如 果 要 隐 藏 的 行 或 者 列 比 较 多 时, 用 这 上 述 两 种 方 法 还 是 显 得 有 点 麻 烦, 这 时 可 以 试 试 利 用 Shift+Alt+ ( 右 方 向 键 ) 组 合 键 来 隐 藏 首 先 利 用 Ctrl 键 来 选 择 所 有 要 隐 藏 的 行 或 者 列, 然 后 同 时 按 下 Shift+Alt+ ( 右 方 向 键 ) 组 合 键, 这 时 会 弹 出 创 建 组 对 话 框, 如 图 2-7 所 示 图 2-7 创 建 组 对 话 框 询 问 要 创 建 的 组 是 行 还 是 列 如 何 隐 藏 的 是 行 就 选 择 行 单 选 按 钮, 如 果 隐 藏 的 是 列 就 选 择 列 单 选 按 钮 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 这 时 在 工 作 表 中 行 或 者 列 的 序 号 处 会 产 生 一 条 黑 线, 它 将 刚 才 选 择 的 所 有 行 或 列 连 接 起 来, 同 时 在 末 端 会 有 一 个 - 符 号 单 击 该 符 号, 则 所 选 的 行 或 者 列 就 会 组 成 一 个 组, 从 而 达 到 隐 藏 的 效 果 同 时 - 号 会 变 成 + 号 要 恢 复 隐 藏, 只 要 再 单 击 该 + 号 即 可 或 者 按 下 数 字 1 或 2 也 可 以 实 现 如 果 要 取 消 分 组 模 式 只 需 同 时 按 下 Shift+Alt+ ( 左 方 向 键 ) 组 合 即 可 2.1.21 恢 复 被 隐 藏 的 行 或 列 的 快 捷 方 式 请 问 除 了 使 用 取 消 隐 藏 命 令 外, 还 有 什 么 更 快 捷 的 方 法 来 实 现 找 出 已 经 被 隐 藏 的 行 或 列 吗? 答 : 要 取 消 隐 藏 的 行 其 实 有 更 简 单 的 方 法 例 如 要 恢 复 被 隐 藏 的 第 2 行, 可 以 执 行 445

如 下 操 作 : 首 先 将 鼠 标 指 针 移 动 到 第 1 行 和 第 3 行 之 间 的 位 置, 当 鼠 标 的 指 针 变 成 横 向 为 = 号, 纵 向 为 黑 色 实 心 双 箭 头 的 十 字 形 状 时, 执 行 用 鼠 标 左 键 双 击 操 作, 这 样 被 隐 藏 的 行 就 会 显 示 出 来 了 这 种 方 法 比 用 取 消 隐 藏 命 令 要 快 捷 的 多 取 消 列 的 隐 藏 方 法 同 上 所 述 446

文 字 处 理 实 战 正 文 2.1.22 在 常 规 格 式 下 输 入 分 数 当 在 工 作 表 的 单 元 格 中 输 入 如 2/5 6/7 等 形 式 的 分 数 时 系 统 都 会 自 动 将 其 转 换 为 日 期 格 式 所 以 每 次 都 要 先 将 单 元 格 格 式 设 置 为 分 数 后 才 可 以 正 确 显 示 难 道 就 没 有 办 法 可 以 在 常 规 格 式 下 直 接 输 入 分 数 吗? 答 : 在 常 规 模 式 实 现 分 数 的 输 入 是 可 以 实 现 的, 而 且 还 是 非 常 简 单 的 只 要 在 输 入 分 数 前, 先 输 入 0+ 空 格 符 然 后 再 在 后 面 输 入 分 数 即 可, 如 输 入 0 2/3 ( 表 示 空 格 ) 即 正 确 显 示 为 2/3 需 要 注 意 的 是, 利 用 此 方 法 输 入 的 分 数 的 分 母 不 能 超 过 99, 否 则 输 入 结 果 显 示 将 被 替 换 为 分 母 小 于 或 等 于 99 的 分 数 如 输 入 2/101, 系 统 会 将 其 转 换 为 近 似 值 1/50 2.1.23 在 单 元 格 中 自 动 输 入 时 间 和 日 期 日 期 和 时 间 的 输 入 形 式 太 麻 烦, 而 且 有 时 记 不 清 楚 请 问 有 什 么 方 法 让 系 统 自 动 输 入 时 间 和 日 期 吗? 答 : 可 以 执 行 以 下 方 法 来 实 现 : 选 中 需 输 入 的 单 元 格, 直 接 按 下 Ctrl+; 组 合 键 可 输 入 当 前 日 期 ; 如 果 直 接 按 下 Ctrl+Shift+; 组 合 键 即 可 输 入 当 前 时 间 ; 当 然 也 可 以 在 单 元 格 中 先 输 入 其 他 文 字 然 后 再 按 以 上 组 合 键, 如 先 输 入 当 前 时 间 为 : 再 按 下 Ctrl+ Shift+; 组 合 键, 就 会 在 单 元 格 中 显 示 当 前 时 间 为 :16:27 这 样 的 结 果 以 上 方 法 美 中 不 足 的 是 输 入 的 时 间 和 日 期 是 固 定 不 变 的 如 果 希 望 日 期 时 间 随 当 前 系 统 的 日 期 时 间 自 动 更 新, 则 可 以 利 用 函 数 来 实 现 输 入 =today() 得 到 当 前 系 统 日 期 的 函 数, 输 入 =now() 得 到 当 前 系 统 时 间 和 日 期 的 函 数 447

2.1.24 移 动 单 元 格 中 公 式 计 算 的 结 果 一 般 地, 可 以 通 过 在 单 元 格 中 输 入 公 式 自 动 计 算 出 数 据 的 结 果 但 是 将 这 个 计 算 结 果 移 动 到 其 他 单 元 格 时, 结 果 都 变 成 了 0, 这 是 怎 么 回 事? 该 如 何 解 决? 答 : 可 以 通 过 以 下 操 作 来 解 决 : 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 再 选 择 重 新 计 算 选 项 卡 选 择 手 动 重 算 复 选 框, 同 时 取 消 选 择 保 存 前 自 动 重 算 复 选 框, 使 其 无 效, 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 这 样 就 可 以 通 过 复 制 和 粘 贴 命 令 来 正 确 移 动 公 式 计 算 出 的 结 果 了 2.1.25 以 图 片 格 式 插 入 Word 中 的 文 本 内 容 请 问 在 不 用 截 图 软 件 的 情 况 下, 可 以 直 接 将 Word 文 档 中 的 某 些 文 本 内 容 以 图 片 格 式 插 入 工 作 表 的 单 元 格 中 吗? 答 : 当 然 可 以, 可 以 直 接 利 用 系 统 的 内 置 功 能 实 现 文 本 内 容 到 图 片 格 式 的 转 换 具 体 操 作 如 下 : 在 Word 编 辑 界 面, 先 选 定 需 要 插 入 的 文 字 内 容, 然 后 利 用 复 制 命 令 将 其 复 制 到 系 统 剪 贴 板 中 然 后 在 Excel 环 境 下, 选 定 要 插 入 该 图 片 的 单 元 格, 再 按 住 Shift 键, 同 时 单 击 编 辑 菜 单 中 的 粘 贴 图 片 命 令 这 样 即 可 将 剪 贴 板 中 的 内 容 转 换 成 图 片 格 式 并 插 入 到 工 作 表 中 如 果 选 择 的 是 粘 贴 链 接 图 片 命 令, 则 将 图 片 和 工 作 表 建 立 链 接 关 系 2.1.26 求 和 函 数 的 快 捷 输 入 法 求 和 函 数 SUM 可 能 是 我 们 在 工 作 表 文 档 中 使 用 最 多 的 函 数 了 请 问 有 什 么 好 办 法 来 快 速 输 入 吗? 答 : 其 实 SUM 函 数 不 必 每 次 都 直 接 输 入 的, 可 以 单 击 工 具 栏 中 的 符 号 按 448

文 字 处 理 实 战 正 文 钮 来 快 速 输 入 当 然 还 有 更 快 捷 的 键 盘 输 入, 先 选 择 单 元 格, 然 后 按 下 Alt+= 组 合 键 即 可 这 样 不 但 可 以 快 速 输 入 函 数 名 称, 同 时 还 能 智 能 地 确 认 函 数 的 参 数 2.1.27 快 速 创 建 任 意 大 小 的 连 续 数 据 矩 阵 要 创 建 一 个 较 大 的 数 据 矩 阵, 且 矩 阵 中 的 数 据 是 一 个 有 规 律 的 等 差 序 列, 请 问 有 什 么 好 的 方 法 来 自 动 实 现 吗? 答 : 要 创 建 这 样 的 有 规 律 的 数 据 矩 阵, 可 以 试 试 以 下 所 述 的 方 法 : 假 设 要 创 建 一 个 M N 的 矩 阵, 而 且 矩 阵 的 第 一 个 单 元 格 是 A1 先 在 A1 单 元 格 中 输 入 矩 阵 的 第 一 个 数 据 元 素, 再 在 A2 单 元 格 中 输 入 下 一 个 数 据 元 素 然 后 再 定 位 到 B1 单 元 格, 在 其 中 输 入 矩 阵 的 第 N+1 个 数 据 元 素, 在 B2 单 元 格 中 输 入 第 N+2 个 数 据 元 素, 这 样 也 就 确 定 了 该 矩 阵 的 前 两 行 和 前 两 列 的 四 个 数 据 接 下 来 用 鼠 标 选 择 这 四 个 单 元 格, 移 动 鼠 标 指 针 至 该 单 元 格 的 右 下 角 填 充 柄 处, 当 指 针 变 成 一 个 实 心 的 黑 色 小 十 字 状 时, 按 下 鼠 标 左 键 延 行 方 向 拖 动 至 矩 阵 的 最 后 一 列 松 开 鼠 标 后, 会 生 成 一 个 2 行 N 列 的 数 据 矩 阵 同 样 的 再 选 择 该 矩 阵, 移 动 指 针 到 该 矩 阵 的 右 下 角 填 充 柄 处, 当 鼠 标 再 次 变 成 一 个 实 心 的 黑 色 十 字 状 时, 延 列 方 向 执 行 拖 动 操 作 至 第 M 行 这 样 整 个 矩 阵 就 自 动 填 充 完 了 2.1.28 组 合 键 方 式 为 单 元 格 文 字 添 加 双 下 划 线 系 统 提 供 的 下 划 线 按 钮 只 能 为 单 元 格 文 字 设 置 下 划 线 而 如 果 要 设 置 双 下 划 线, 则 要 利 用 菜 单 命 令 才 能 完 成, 请 问 有 更 快 捷 的 方 法 吗? 答 : 当 然 有, 设 置 双 下 划 线 可 以 直 接 利 用 键 盘 快 捷 完 成 方 法 就 是 先 按 住 Shift 键, 然 后 再 单 击 工 具 栏 上 的 下 划 线 按 钮 449

2.1.29 为 单 元 格 文 字 添 加 汉 语 拼 音 为 什 么 利 用 格 式 菜 单 中 拼 音 信 息 下 的 编 辑 命 令 为 单 元 格 汉 字 加 注 汉 语 拼 音 后, 系 统 什 么 都 没 显 示? 答 : 那 是 因 为 系 统 默 认 的 格 式 是 将 拼 音 隐 藏 的 只 要 再 执 行 拼 音 信 息 下 的 显 示 或 隐 藏 命 令 就 可 以 看 到 了 或 者 可 以 先 执 行 显 示 或 隐 藏 命 令, 然 后 再 利 用 编 辑 命 令 来 输 入 拼 音 信 息 同 时 还 可 以 通 过 设 置 命 令 来 对 加 注 的 拼 音 进 行 字 体 大 小 对 齐 方 式 等 相 关 的 设 置 2.1.30 快 速 选 中 所 有 数 据 类 型 相 同 的 单 元 格 要 选 择 数 据 类 型 都 是 数 字 的 单 元 格 来 进 行 操 作, 可 是 这 些 单 元 格 都 是 分 散 的, 请 问 有 什 么 好 的 方 法 把 它 们 全 部 找 出 来 吗? 答 : 可 以 利 用 定 位 命 令 来 快 速 地 找 到 这 些 单 元 格 具 体 操 作 如 下 : 执 行 编 辑 菜 单 中 的 定 位 命 令 在 弹 出 的 定 位 对 话 框 中, 单 击 定 位 条 件 按 钮 接 着 会 弹 出 一 个 定 位 条 件 对 话 框, 根 据 需 要, 选 择 设 置 好 要 查 找 的 单 元 格 类 型 例 如 先 选 择 常 量 项, 然 后 再 复 选 上 数 字 项, 如 图 2-8 所 示 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 即 可 这 样 符 合 上 述 条 件 的 单 元 格 全 部 会 被 选 中 图 2-8 设 置 定 位 条 件 450

文 字 处 理 实 战 正 文 2.1.31 利 用 记 录 单 为 行 或 列 添 加 数 据 如 果 工 作 表 文 档 中 数 据 较 多, 由 于 屏 幕 大 小 的 限 制, 在 输 入 超 过 显 示 区 域 单 元 格 的 数 据 时, 一 般 都 是 要 利 用 滚 动 条 来 定 位 显 示 区 域 这 样 操 作 往 往 不 是 很 准 确, 请 问 有 更 好 的 方 法 来 实 现 吗? 答 : 可 以 利 用 记 录 单 方 式 来 直 接 输 入 数 据, 而 无 需 理 会 单 元 格 位 置 的 变 化 不 过 具 体 操 作 时, 行 和 列 的 输 入 稍 有 不 同, 下 面 一 一 来 说 明 : 对 于 列 数 据 的 输 入 先 单 击 列 标 题 来 选 择 整 列, 然 后 单 击 数 据 菜 单 中 的 记 录 单 命 令, 这 时 系 统 会 弹 出 一 个 对 话 框, 直 接 单 击 确 定 按 钮, 在 弹 出 的 另 一 对 话 框 中 进 行 数 据 输 入 即 可, 如 图 2-9 所 示 输 入 完 成 后, 按 Enter 键 自 动 跳 转 至 下 一 空 白 单 元 格 中 ( 当 然 也 可 以 单 击 滚 动 条 下 边 的 黑 色 三 角 符 号 来 跳 转 ), 继 续 输 入 数 据 输 入 完 成 后 单 击 关 闭 按 钮 完 成 即 可 如 果 是 要 按 行 方 向 来 输 入 数 据, 操 作 与 前 面 稍 有 不 同 首 先 不 能 利 用 单 击 行 标 记 的 方 法 来 选 择 整 行, 否 则 会 因 为 字 段 太 多 而 出 错, 所 以 只 能 用 拖 动 操 作 来 选 择 在 数 据 输 入 时, 不 能 用 Enter 键 来 跳 转 到 下 一 个 空 白 单 元 格, 因 为 如 果 按 此 键, 系 统 会 跳 转 到 下 一 行 来 输 入 数 据, 但 是 可 以 用 Tab 键 来 跳 转 451

图 2-9 输 入 数 据 最 后 需 要 共 同 注 意 的 是, 不 管 是 行 输 入 或 是 列 输 入 数 据, 由 于 系 统 默 认 是 将 第 一 行 和 第 一 列 作 为 记 录 名 称 和 字 段 名 称, 所 以 所 有 输 入 的 数 据 都 是 从 第 二 行 和 第 二 列 开 始 的 2.1.32 不 输 入 公 式 直 接 查 看 结 果 当 要 计 算 工 作 表 中 的 数 据 时, 一 般 都 是 利 用 公 式 或 函 数 来 得 到 结 果 可 是 假 如 仅 仅 只 是 想 查 看 一 下 结 果, 并 不 需 要 在 单 元 格 中 建 立 记 录 数 据 请 问 有 什 么 办 法 实 现 吗? 答 : 可 以 选 择 要 计 算 结 果 的 所 有 单 元 格, 然 后 看 看 编 辑 窗 口 最 下 方 的 状 态 栏 上, 是 不 是 自 动 显 示 了 求 和 =? 的 字 样 呢? 如 果 还 想 查 看 其 他 的 运 算 结 果, 只 需 移 动 鼠 标 指 针 到 状 态 栏 任 意 区 域, 然 后 用 鼠 标 右 键 单 击, 在 弹 出 的 菜 单 中 单 击 要 进 行 相 应 的 运 算 操 作 命 令, 在 状 态 栏 就 会 显 示 相 应 的 计 算 结 果 这 些 操 作 包 括 : 均 值 计 数 计 数 值 求 和 等 2.1.33 批 量 为 单 元 格 数 据 添 加 单 位 在 许 多 的 场 合 中, 我 们 都 需 要 为 单 元 格 数 据 添 加 单 位, 如 果 每 输 入 一 个 数 据, 就 添 加 一 个 单 位, 这 样 操 作 起 来 实 在 太 麻 烦 费 事 了 请 问 可 以 在 数 据 输 入 后 一 次 性 批 量 完 成 吗? 答 : 可 以 按 以 下 操 作 来 实 现 批 量 输 入 单 位 : 选 中 所 有 要 添 加 单 位 的 单 元 格, 然 后 单 击 格 式 菜 单 中 的 单 元 格 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 数 字 选 项 卡, 然 后 在 分 类 列 表 中 选 择 自 定 义 项 再 在 右 边 的 类 型 列 表 选 择 框 中 选 择 适 合 的 数 字 格 式 ( 例 如 : 如 果 是 小 数 形 式, 则 选 择 0.00 ), 在 类 型 文 本 框 中 的 452

文字处理实战正文 该数字格式后添加 单位名称 如 "元" 注意是英文输入法中的引号 如图 2-10 所示 图 2-10 输入数据单位 最后单击 确定 按钮返回即可 这样刚才选择的所有单元格数据后都自动加上设 置好的单位了 2.1.34 启用记忆功能输入单元格数据 在一些网页填写注册信息时 如果输入的内容以前曾经输入过 只要输入前面一个 或几个字符 系统就会自动输入其余的内容 请问在 Excel 的单元格数据输入有这 种功能吗 答 这种功能叫做自动记忆功能 在 Excel 中也是可以实现的 具体设置如下 单 击 工具 菜单中的 选项 命令 在弹出的对话框中单击 编辑 选项卡 选择 记忆式键入 复选框 如图 2-11 所示 453

图 2-11 选 择 记 忆 式 键 入 复 选 框 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 2.1.35 利 用 选 择 性 粘 贴 命 令 将 文 本 格 式 转 化 为 数 值 在 通 过 导 入 操 作 得 到 的 工 作 表 数 据 中, 许 多 数 据 格 式 都 是 文 本 格 式 的, 无 法 利 用 函 数 或 公 式 来 直 接 进 行 运 算 但 是 如 果 一 个 一 个 地 改 又 很 麻 烦, 请 问 有 什 么 更 好 的 办 法 来 实 现 转 换 吗? 答 : 对 这 种 通 过 特 殊 途 径 得 到 的 数 据 文 档, 可 以 通 过 以 下 方 法 来 实 现 快 速 批 量 转 换 格 式 : 先 在 该 数 据 文 档 的 空 白 单 元 格 中 输 入 一 个 数 值 型 数 据 如 1, 然 后 利 用 复 制 命 令 将 其 复 制 到 剪 贴 板 中 接 着 选 择 所 有 需 要 格 式 转 换 的 单 元 格, 再 单 击 编 辑 菜 单 中 的 选 择 性 粘 贴 命 令, 在 弹 出 的 选 择 性 粘 贴 对 话 框 中 选 择 运 算 项 下 的 乘 或 者 除 单 选 按 钮, 如 图 2-12 所 示 454

文字处理实战正文 图 2-12 将文本格式转化为数值 最后单击 确定 按钮完成即可 这样 所有的单元格都会转换为数值格式了 2.1.36 去除单元格中的 0 有时在一个工作表中 有许多的 0 值的单元格 这些单元格没有什么实际意义 而且还影响整个工作表的美观 请问可以将这些 0 去掉 而又不影响工作表的 数据的完整吗 答 要想去掉这些 0 值单元格 而又不影响工作表数据的完整性 就只有将它 们隐藏起来 具体实现方法如下 单击 工具 菜单中的 选项 命令 在弹出的 对话框中选择 视图 选项卡 在 窗口选项 区域中取消选择 零值 复选框 最后单击 确定 按钮完成即可 如图 2-13 所示 图 2-13 隐藏零值 当然这样工作表中所有的 0 都会被隐藏起来 如果只希望隐藏部分单元格中的 0 可以执行以下操作 首先选择要隐藏的单元格 然后单击 格式 菜单中的 单元格 命令 在弹出的对话框中选择 数字 选项卡 再在 分类 列表框中 选择 自定义 项 在右边的 类型 输入框中输入 0;0;;@ (全部符号都在英文 输入法状态输入 双引号不要输入) 最后单击 确定 按钮完成即可 455

2.1.37 在 数 据 录 入 时 自 动 切 换 输 入 法 由 于 工 作 表 中 数 据 类 型 的 复 杂 和 多 变 性, 所 以 常 常 要 在 各 种 输 入 法 之 间 来 回 切 换, 请 问 可 以 实 现 一 定 位 到 某 个 单 元 格 系 统 就 会 自 动 切 换 到 相 应 的 输 入 法 吗? 答 : 可 以 通 过 下 面 的 设 置 来 实 现 它 : 首 先 选 中 使 用 同 一 种 输 入 法 的 所 有 单 元 格, 再 单 击 执 行 数 据 菜 单 上 的 有 效 性 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 输 入 法 模 式 选 项 卡, 在 输 入 法 模 式 下 拉 列 表 中, 根 据 需 要 进 行 设 置 如 要 使 用 中 文 字 符 的 话, 就 选 择 打 开, 如 要 使 用 英 文 输 入 模 式, 就 选 择 关 闭 ( 英 文 模 式 ) 2.1.38 消 除 运 算 结 果 的 系 统 误 差 在 对 一 些 带 小 数 的 数 据 进 行 统 计 中, 系 统 计 算 后 得 出 的 结 果 往 往 和 我 们 运 算 得 到 的 值 有 一 定 的 出 入 为 什 么 出 现 这 种 问 题? 该 如 何 解 决 呢? 答 : 出 现 这 种 问 题 的 原 因 是, 在 默 认 情 况 下, 系 统 对 中 间 运 算 得 出 的 带 有 小 数 结 果 的 显 示 都 是 经 过 了 四 舍 五 入 操 作 后 给 出 的 近 似 值 而 在 其 他 如 求 和 求 差 等 运 算 过 程 中, 使 用 的 是 更 精 确 的 实 际 值, 所 以 和 用 屏 幕 显 示 值 进 行 运 算 得 出 的 结 果 是 有 出 入 的 要 想 解 决 这 一 问 题, 只 要 更 改 默 认 设 置 即 可, 具 体 操 作 如 下 : 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 再 选 择 重 新 计 算 选 项 卡, 找 到 并 取 消 选 择 以 显 示 值 为 准 (P) 复 选 框, 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 这 样 系 统 就 会 直 接 依 据 显 示 结 果 来 进 行 运 算 了 2.1.39 为 数 据 输 入 设 置 下 拉 选 择 列 表 为 了 统 一 输 入 的 格 式, 有 时 希 望 用 户 在 输 入 数 据 时, 只 需 要 选 择 设 置 好 的 单 元 格 内 容 即 可, 而 不 要 自 行 重 新 输 入 有 没 有 办 法 为 单 元 格 设 置 一 个 供 选 择 的 类 似 下 拉 列 表 的 选 择 框? 456

文字处理实战正文 答 这是完全可以的 具体操作如下 首先要选择需要建立自动选择列表的单元格 然后单击 数据 菜单栏中的 有效性 命令 再选择 设置 选项卡 在 允许 下拉列表中选择 序列 项 这时对话框会增加 来源 项 在其下面的输入框中 输入供用户选择的序列 不同的选择项用 号分开 是在英文输入法状态下的 逗号 如输入 满意 一般 不满意 如图 2-14 所示 图 2-14 设置下拉列表 最后单击 确定 按钮完成即可 这样设置后 当用鼠标单击单元格时 在单元格 右边会出现一个向下的黑色箭头 单击该箭头就会弹出一个选择输入列表了 2.1.40 自动填充等差序列 在工作表中为数据库添加记录序列号是经常要执行的操作 可是有时如果记录太 多 一个一个地输入就会显得费事 请问可以让系统自动完成吗 答 要输入一些这样有规律的数据 使用以下方法将会节省许多的时间和精力 首 先在起始单元格中输入第一个数据 例如输入 1 然后在第二个单元格中输入第 二个数据 如输入 3 这两个数据的大小差就是这个数据序列等差比 选择这两 个单元格 移动指针至该区域的右下角的填充柄处 当鼠标变成一个黑色的实心十 字形状时 按住鼠标左键执行拖动操作 到最后一个单元格处放手 这样系统就自 动按照等差比值填充好其他单元格 如果要设置的一个等差比为 1 的数据序列 457

只 要 输 入 起 始 的 第 一 个 数 据, 然 后 按 住 Ctrl 键, 再 移 动 鼠 标 这 至 填 充 柄 处, 这 时 鼠 标 指 针 会 变 成 两 个 小 的 黑 色 十 字 状 接 着 再 执 行 与 上 述 同 样 的 拖 动 操 作 即 可 完 成 2.1.41 为 不 相 连 的 单 元 格 快 速 输 入 相 同 信 息 由 于 单 元 格 的 不 连 续 分 布, 无 法 利 用 前 面 介 绍 的 方 法 来 快 速 填 充, 请 问 有 什 么 其 他 的 方 法 来 实 现 吗? 答 : 如 果 要 输 入 相 同 内 容 的 单 元 格 不 连 续, 还 可 以 使 用 下 面 的 方 法 来 实 现 快 速 输 入 : 首 先 按 住 Ctrl 键 来 选 择 好 所 有 的 单 元 格, 然 后 将 光 标 定 位 到 编 辑 栏 ( 就 是 fx 图 标 后 面 的 输 入 栏 ) 中, 输 入 需 要 的 数 据 输 入 完 成 后 按 住 Ctrl 键 不 放, 然 后 再 按 下 Enter 键, 这 样 输 入 的 数 据 就 会 自 动 填 充 到 所 有 刚 才 选 择 的 单 元 格 2.1.42 在 多 个 工 作 表 中 同 时 输 入 相 同 数 据 如 果 要 在 不 同 的 工 作 表 中 输 入 相 同 的 内 容, 有 什 么 快 捷 的 方 法 吗? 答 : 可 以 试 试 以 下 方 法 来 实 现 : 先 按 住 Ctrl 键, 然 后 用 鼠 标 单 击 左 下 脚 的 工 作 表 名 称 来 选 定 所 有 的 工 作 表 这 样 所 选 择 的 工 作 表 就 会 自 动 成 为 一 个 成 组 工 作 表 只 要 在 任 意 一 个 工 作 表 中 输 入 数 据, 其 他 的 工 作 表 也 会 增 加 相 同 的 数 据 内 容 如 果 要 取 消 成 组 工 作 表 模 式, 只 要 在 任 一 工 作 表 名 称 上 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 取 消 成 组 工 作 表 选 项 即 可 458

文 字 处 理 实 战 正 文 2.2.1 如 何 在 公 式 中 引 用 其 他 工 作 表 单 元 格 数 据 公 式 中 一 般 可 以 用 单 元 格 符 号 来 引 用 单 元 格 的 内 容, 但 是 都 是 在 同 一 个 工 作 表 中 操 作 的 如 果 要 在 当 前 工 作 表 公 式 中 引 用 别 的 工 作 表 中 的 单 元 格, 那 该 如 何 实 现 呢? 答 : 要 引 用 其 他 工 作 表 的 单 元 格 可 以 使 用 以 下 方 法 格 式 来 表 示 : 工 作 表 名 称 +! + 单 元 格 名 称 如 要 将 Sheet1 工 作 表 中 的 A1 单 元 格 的 数 据 和 Sheet2 工 作 表 中 的 B1 单 元 格 的 数 据 相 加, 可 以 表 示 为 : Sheet1!A1+Sheet2!B1 2.2.2 同 时 对 多 个 单 元 格 执 行 相 同 运 算 请 问 有 什 么 好 的 方 法 来 实 现 一 步 完 成 对 多 个 单 元 格 数 据 执 行 同 样 的 运 算 吗? 答 : 可 以 执 行 如 下 操 作 : 假 设 要 对 多 个 单 元 格 执 行 全 部 加 1 的 相 同 操 作 首 先 在 空 白 单 元 格 中 输 入 要 执 行 运 算 的 操 作 数 1, 再 利 用 复 制 按 钮 将 其 添 加 到 剪 贴 板 然 后 选 择 所 有 要 进 行 运 算 的 单 元 格, 再 单 击 编 辑 菜 单 中 的 选 择 性 粘 贴 命 令 在 弹 出 的 对 话 框 中 单 击 选 择 运 算 选 项 区 域 下 的 加 单 选 按 钮, 如 图 2-15 所 示 图 2-15 选 择 性 粘 贴 对 话 框 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 459

2.2.3 利 用 单 步 执 行 检 查 公 式 错 误 Excel 中 提 供 的 函 数 是 十 分 丰 富 的 但 是 在 使 用 一 些 比 较 复 制 的 嵌 套 函 数 时, 一 旦 出 现 错 误, 要 找 到 错 误 原 因 是 比 较 困 难 的 请 问 有 什 么 好 的 方 法 来 查 找 公 式 函 数 中 的 错 误 吗? 答 : 可 以 利 用 公 式 求 值 功 能 来 一 步 一 步 执 行 函 数, 这 是 一 个 准 确 找 出 错 误 的 好 办 法 由 于 公 式 求 值 不 是 系 统 默 认 的 按 钮, 所 以 需 要 先 将 其 添 加 到 工 具 栏 单 击 工 具 菜 单 中 的 自 定 义 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 的 选 择 命 令 选 项 卡 再 在 类 别 列 表 中 选 择 工 具 项, 在 命 令 列 表 中 选 择 公 式 求 值 项, 最 后 将 其 拖 到 工 具 栏 上 接 下 来 选 择 包 含 函 数 的 单 元 格, 然 后 单 击 公 式 求 值 按 钮 在 弹 出 的 对 话 框 中, 会 用 下 划 线 表 示 公 式 中 的 执 行 步 骤, 如 图 2-16 所 示 图 2-16 公 式 求 值 通 过 求 值 按 钮, 可 以 一 步 步 地 执 行 公 式, 同 时 观 察 下 划 线 表 达 式 的 运 算 结 果 是 否 正 确, 从 而 找 出 公 式 的 错 误 之 处 2.2.4 快 捷 输 入 函 数 参 数 系 统 提 供 的 函 数 一 般 都 有 好 多 不 同 的 参 数, 请 问 如 何 在 输 入 函 数 时 能 快 速 地 查 阅 该 函 数 的 各 个 参 数 功 能 呢? 答 : 可 以 利 用 组 合 键 来 实 现 : 先 在 编 辑 栏 中 输 入 函 数, 完 成 后 按 下 Ctrl+A 组 合 460

文 字 处 理 实 战 正 文 键, 系 统 就 会 自 动 弹 出 该 函 数 的 参 数 输 入 选 择 框, 可 以 直 接 利 用 鼠 标 单 击 来 选 择 各 个 参 数 2.2.5 函 数 中 快 速 引 用 单 元 格 在 函 数 使 用 时, 常 常 需 要 用 单 元 格 名 称 来 引 用 该 单 元 格 的 数 据 如 果 要 引 用 的 单 元 格 太 多 太 散 的 话, 那 么 逐 个 输 入 就 会 很 麻 烦 请 问 有 什 么 简 捷 的 方 法 吗? 答 : 遇 到 这 种 情 况 时, 可 以 试 试 下 面 的 方 法, 利 用 鼠 标 直 接 选 取 引 用 的 单 元 格 具 体 操 作 如 下 : 以 SUM 函 数 为 例 我 们 在 公 式 编 辑 栏 中 直 接 输 入 =SUM(), 然 后 再 将 光 标 定 位 至 小 括 号 内 接 着 按 住 Ctrl 键, 在 工 作 表 中 利 用 鼠 标 选 择 所 有 参 与 运 算 的 单 元 格 这 时 会 发 现, 所 有 被 选 择 的 单 元 格 都 自 动 的 填 入 了 函 数 中, 并 用, 自 动 分 隔 开 输 入 完 成 后 按 Enter 键 结 束 即 可 2.2.6 组 合 键 隐 藏 单 元 格 中 的 公 式 如 果 要 隐 藏 单 元 格 中 的 公 式, 除 了 用 系 统 命 令 外, 还 有 什 么 更 快 捷 的 方 法 吗? 答 : 可 以 使 用 以 下 组 合 键 来 隐 藏 公 式 选 择 要 隐 藏 公 式 的 单 元 格, 然 后 按 下 Ctrl+` ( 数 字 1 键 左 边 的 那 个 按 键 ) 组 合 键 即 可 如 果 要 再 次 显 示 隐 藏 的 公 式, 只 要 再 按 一 次 上 述 组 合 键 即 可 重 新 恢 复 显 示 2.2.7 快 速 找 到 所 需 要 的 函 数 函 数 应 用 是 Excel 中 经 常 要 使 用 的 可 是 如 果 对 系 统 提 供 的 函 数 不 是 很 熟 悉, 请 问 有 什 么 办 法 可 以 快 速 找 到 需 要 的 函 数 吗? 答 : 对 于 没 学 习 过 计 算 机 编 程 的 人 来 说, 系 统 提 供 的 函 数 的 确 是 一 个 比 较 头 痛 的 问 题 不 过 使 用 下 述 方 法 可 以 非 常 容 易 地 找 到 你 需 要 的 函 数 : 假 如 需 要 利 用 函 数 对 工 461

作 表 数 据 进 行 排 序 操 作, 可 以 先 单 击 工 具 栏 的 插 入 函 数 按 钮, 在 弹 出 的 对 话 框 的 搜 索 函 数 项 下 面 直 接 输 入 所 要 的 函 数 功 能, 如 直 接 输 入 排 序 两 个 字 然 后 单 击 转 到 按 钮, 在 下 面 的 选 择 函 数 对 话 框 中 就 会 列 出 好 几 条 用 于 排 序 的 函 数 单 击 某 个 函 数, 在 对 话 框 最 下 面 就 会 显 示 该 函 数 的 具 体 功 能, 如 图 2-17 所 示 : 图 2-17 插 入 函 数 对 话 框 如 果 觉 得 还 不 够 详 细, 还 可 以 单 击 有 关 该 函 数 的 帮 助 链 接 来 查 看 更 详 细 的 描 述 这 样 就 再 也 不 会 为 不 懂 函 数 而 头 痛 了 2.2.8 利 用 数 据 透 视 表 对 工 作 表 中 数 据 进 行 统 计 对 工 作 表 中 数 据 进 行 统 计 是 经 常 需 要 的 一 般 情 况 我 们 都 是 使 用 菜 单 命 令 或 函 数 来 进 行 数 据 的 统 计 的 可 是 如 果 要 统 计 的 工 作 表 中 记 录 很 多, 而 且 需 要 统 计 的 项 目 也 很 多 时, 使 用 这 种 方 法 就 显 得 力 不 从 心 了 请 问 还 有 什 么 更 好 的 方 法 来 实 现 吗? 答 : 对 于 一 些 大 型 的 工 作 表 文 件, 而 且 统 计 数 据 的 条 件 比 较 复 制 的 情 况 下, 可 以 使 用 数 据 透 视 表 来 进 行 统 计, 这 种 方 法 不 但 功 能 强 大, 而 且 操 作 起 来 比 用 函 数 公 式 简 单 多 了 下 面 就 来 统 计 一 个 包 含 操 行 评 定 性 别 姓 名 等 字 段 名 称 的 数 据 文 件 中, 操 行 评 定 各 个 级 别 中 男 生 与 女 生 的 人 数 具 体 操 作 如 下 : 首 先 打 开 工 作 表, 选 择 462

文字处理实战正文 整个工作表数据 然后单击 数据 菜单中的 数据透视表和数据透视图 命令项 接着按 数据透视表和数据透视图向导 提示进行操作 在弹出的步骤一设置对话框 中的 请指定待分析数据的数据源类型 中选择 Microsoft Excel 数据列表或数据库 项 在 所需创建的报表类型 中选择 数据透视表 项 然后单击 下一步 按钮 接着会弹出第二个对话框 直接单击 下一步 按钮 在弹出第三个对话框中 在 数 据透视表显示位置 选择第一项 新建工作表 最后单击 完成 按钮 然后从右边 的 数据透视表字段列表 中将 性别 字段拖至 请将行字段拖至此处 将 操行 评定 字段拖至 请将列字段拖至此处 将 姓名 字段拖至 请将数据项拖至此 处 这样系统将自动统计出所有操行评定级别的男生和女生的数量 如图 2-18 所示 图 2-18 数据统计 这样统计出的结果将作为一个新的工作表保存在当前文件中 方便随时查阅 2.2.9 开启函数输入时的参数提示 平时在手动输入函数时 在输入过程中屏幕会显示一个提示条 可不知为什么现在 没有了 请问该如何开启这种提示功能 答 要开启函数的参数提示功能可以执行以下操作 单击 工具 菜单中的 选项 命令 在弹出的对话框中选择 常规 选项卡 然后选择 函数工具提示 复选框 即可 463

2.2.10 矩 阵 型 数 据 区 域 求 和 的 快 速 实 现 在 一 个 比 较 大 的 工 作 表 中, 需 要 对 输 入 的 数 据 进 行 横 向 和 纵 向 的 求 和, 请 问 有 什 么 快 捷 的 方 法 吗? 答 : 对 于 这 种 矩 阵 形 状 的 数 据 进 行 行 和 列 的 求 和, 可 以 使 用 如 下 快 捷 的 方 法 : 如 要 对 数 据 矩 阵 进 行 横 向 求 和, 首 先 用 鼠 标 拖 动 操 作 选 择 整 个 数 据 矩 阵, 同 时 还 要 多 选 择 一 空 白 列 然 后 单 击 工 具 栏 上 的 按 钮 这 样 会 发 现 多 选 择 的 那 一 个 空 白 列 中 已 经 自 动 填 入 了 对 应 行 求 和 得 到 的 结 果 了 同 样, 如 果 要 按 列 方 向 求 和, 则 只 要 多 选 择 一 行 ; 如 果 要 同 时 对 行 和 列 进 行 求 和, 就 多 选 择 一 行 和 一 列, 最 后 单 击 按 钮 即 可 不 过 用 这 种 方 法 来 求 和 时, 必 须 保 证 所 有 的 单 元 格 都 是 直 接 输 入 的 数 据, 不 能 是 通 过 函 数 式 计 算 得 到 的 数 据 否 则 在 该 单 元 格 前 的 所 有 单 元 格 数 据 都 不 会 参 与 求 和 2.3.1 将 单 元 格 中 的 文 本 链 接 到 图 表 文 本 框 希 望 系 统 在 图 标 文 本 框 中 显 示 某 个 单 元 格 中 的 内 容, 同 时 还 要 保 证 它 们 的 修 改 保 持 同 步, 这 样 可 以 实 现 吗? 答 : 这 个 是 完 全 可 以 实 现 的, 只 要 将 该 单 元 格 与 图 表 文 本 框 建 立 链 接 关 系 就 行 具 体 操 作 如 下 : 首 先 单 击 选 中 该 图 表, 然 后 在 系 统 的 编 辑 栏 中 输 入 一 个 = 符 号 再 单 击 选 中 需 要 链 接 的 单 元 格, 最 后 按 下 Enter 键 即 可 完 成 此 时 在 图 表 中 会 自 动 生 成 一 个 文 本 框, 内 容 就 是 刚 才 选 中 的 单 元 格 中 的 内 容 如 果 下 次 要 修 改 该 单 元 格 的 内 容 时, 图 表 中 文 本 框 的 内 容 也 会 相 应 地 被 修 改 464

文字处理实战正文 2.3.2 重新设置系统默认的图表 当用组合键创建图表时 系统总是给出一个相同类型的图表 请问可以重新设置系 统默认给出的图表类型吗 答 要修改系统的这种默认图表的类型 可以执行以下操作 首先选择一个创建好 的图表 然后单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 图表类型 选项 再在弹出的 对话框中选择一种希望的图表类型 当然也可以选择自己设置定义的类型 然后单 击 设置为默认图表 按钮完成即可 如图 2-19 所示 图 2-19 设置系统默认的图表 465

2.3.3 准 确 选 择 图 表 中 元 素 的 技 巧 图 表 中 的 元 素 是 很 多 的, 而 且 它 们 的 位 置 常 常 连 接 紧 密, 元 素 的 覆 盖 范 围 又 小, 所 以 用 鼠 标 直 接 单 击 选 取 实 在 不 容 易 选 中 请 问 有 什 么 更 好 的 办 法 吗? 答 : 鼠 标 对 选 择 图 表 元 素 实 在 有 点 不 太 方 便, 但 是 如 果 用 键 盘 来 操 作 就 会 又 快 又 准 具 体 操 作 如 下 : 首 先 利 用 鼠 标 左 键 双 击 该 图 表, 使 其 处 于 编 辑 状 态, 然 后 利 用 上 下 方 向 键 来 选 择 不 同 的 元 素 组, 利 用 左 右 方 向 键 在 相 同 组 的 元 素 中 选 择 2.3.4 利 用 组 合 键 直 接 在 工 作 表 中 插 入 图 表 请 问 有 比 用 菜 单 命 令 更 快 捷 的 方 式 来 插 入 图 表 吗? 答 : 当 然 有, 可 以 利 用 组 合 键 先 选 择 好 要 创 建 图 表 的 单 元 格, 然 后 按 下 F11 键 或 按 下 Alt+F1 组 合 键, 都 可 以 快 速 建 立 一 个 图 表 这 种 方 式 创 建 的 图 表 会 保 存 为 一 个 以 chart+ 数 字 形 式 命 名 的 工 作 表 文 件, 可 以 在 编 辑 区 的 左 下 角 找 到 并 打 开 它 除 了 利 用 组 合 键 外, 还 可 以 利 用 快 捷 按 钮 来 实 现 系 统 提 供 的 该 功 能 的 快 捷 按 钮 不 是 默 认 的 显 示 按 钮, 需 要 自 行 添 加 单 击 工 具 菜 单 中 的 自 定 义 命 令, 然 后 选 择 命 令 选 项 卡, 在 类 别 列 表 中 选 择 制 作 图 表 项, 再 在 命 令 列 表 中 找 到 默 认 图 表 项, 将 其 拖 动 到 工 具 栏 的 适 当 位 置 以 后 只 要 单 击 该 按 钮 就 可 以 完 成 图 表 的 创 建 了 该 方 法 创 建 的 图 表 和 用 菜 单 命 令 创 建 的 一 样, 直 接 插 入 到 当 前 工 作 表 中 2.3.5 为 图 表 设 立 次 坐 标 轴 由 于 数 据 之 间 的 差 值 太 大, 有 时 在 建 立 好 的 图 表 中 几 乎 无 法 看 清 楚 数 据 太 小 的 项 466

文字处理实战正文 目 请问可以用什么办法让各个项目都清晰可见 而且又不会影响图表的结构吗? 答 这主要是由于坐标轴设置引起的问题 可以通过为图表建立次坐标轴的方法来 解决 首先在原图表中选择该数据系列 然后单击鼠标右键 在弹出的菜单中执行 数据系列格式 命令 再选择 坐标轴 选项卡 选择 次坐标轴 单选按钮即 可 如图 2-20 图 2-20 设置次坐标轴 这时会发现在图表的右边多了一个新的坐标轴 该数据系列会以该坐标轴的比例来 显示 为了以示区别 该系列数据会比其他数据系列粗一些 2.3.6 为图表添加文字说明 为了更好地让别人理解所建立的图表 需要对图表进行一些必要的说明 请问该如 何在图表中添加文字说明 答 可以按以下方法来实现 首先选中该图表 然后在 编辑栏 直接输入需要添 加的文字说明 完成后按下 Enter 键即可 此时在图表中会自动生成一个文本框 来显示刚才输入的文字 同时还可以通过拖动操作来改变其在图表中的位置 并且 可以自由地调整文本框的大小 467

2.3.7 让 图 表 也 能 绘 制 隐 藏 单 元 格 中 的 数 据 在 为 工 作 表 单 元 格 数 据 绘 制 图 表 时 发 现, 如 果 单 元 格 中 的 数 据 被 隐 藏 起 来, 则 无 法 在 图 表 中 表 示 请 问 有 什 么 办 法 让 图 表 也 能 绘 制 隐 藏 的 单 元 格 数 据? 答 : 图 表 无 法 绘 制 隐 藏 单 元 格 数 据 的 原 因 是 系 统 默 认 只 绘 制 可 见 单 元 格 数 据 只 要 改 变 该 默 认 设 置 即 可 先 单 击 选 择 该 图 表, 然 后 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 图 表 选 项 卡, 取 消 选 择 只 绘 制 可 见 单 元 格 数 据 复 选 框 如 图 2-21 所 示 图 2-21 隐 藏 单 元 格 中 的 数 据 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 468

文 字 处 理 实 战 正 文 2.3.8 为 图 表 之 间 建 立 关 联 由 于 实 际 需 要, 希 望 将 工 作 表 中 的 多 个 图 表 建 立 一 种 连 线, 用 以 表 示 它 们 之 间 的 关 系 请 问 有 什 么 办 法 可 以 实 现 吗? 答 : 可 以 通 过 以 下 操 作 来 实 现 : 先 执 行 绘 图 工 具 栏 ( 如 果 该 工 具 栏 没 有, 请 从 视 图 菜 单 中 的 工 具 栏 选 择 添 加 ) 上 的 自 选 图 形 工 具 按 钮, 在 其 下 一 级 菜 单 中 选 择 连 接 符 命 令, 再 在 弹 出 下 一 级 菜 单 中 单 击 选 择 一 种 连 接 符 类 型 接 着 再 移 动 鼠 标 至 要 建 立 连 接 的 图 表 区, 这 时 鼠 标 指 针 就 会 变 成 了 一 个 中 间 为 正 方 形 并 带 有 四 条 放 射 线 的 形 状 移 动 鼠 标 到 任 意 一 个 图 表 边 界 上, 再 单 击 即 建 立 了 起 始 连 接 点 再 移 动 鼠 标 至 另 一 图 表, 单 击 该 图 表 中 的 任 意 一 个 小 点 这 样 就 为 两 个 图 表 建 立 了 连 接 要 建 立 其 他 连 接, 请 重 复 以 上 操 作 2.3.9 在 图 表 中 增 加 数 据 表 为 单 元 格 数 据 建 立 图 表, 虽 然 可 以 非 常 直 观 地 了 解 数 据 之 间 的 相 对 关 系 和 变 化, 但 是 相 对 我 们 平 时 常 用 的 数 据 表 格 来 说, 对 单 个 数 据 的 描 述 不 是 很 清 楚 请 问 可 以 同 时 为 单 元 格 数 据 创 建 数 据 表 格 吗? 答 : 这 是 完 全 可 以 的, 只 要 稍 做 设 置 就 可 以 实 现 先 选 定 整 个 图 表, 并 单 击 鼠 标 右 键, 在 打 开 的 快 捷 菜 单 中 单 击 图 表 选 项 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 数 据 表 选 项 卡 选 择 显 示 数 据 表 复 选 框, 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成, 如 图 2-22 所 示 这 样 就 可 以 在 原 来 的 图 表 中 增 加 一 个 数 据 表 469

图 2-22 增 加 数 据 表 2.3.10 在 Excel 绘 制 斜 线 表 头 的 方 法 需 要 为 工 作 表 绘 制 一 个 斜 线 表 头 的 数 据 表, 请 问 该 如 何 实 现? 答 :Excel 系 统 没 有 提 供 直 接 绘 制 斜 线 表 头 的 功 能 命 令 按 钮 但 是 我 们 知 道, 在 Word 中 绘 制 斜 线 表 头 是 很 容 易 的 事 情, 我 们 可 以 利 用 它, 在 Excel 中 绘 制 斜 线 表 头 具 体 实 现 方 法 如 下 : 首 先 在 Word 中 根 据 需 要 绘 制 好 表 头, 然 后 单 击 表 头 部 分, 当 该 斜 线 表 头 四 周 出 现 几 个 小 圆 圈 形 状 的 表 结 构 控 制 点 时, 再 执 行 复 制 操 作, 将 其 复 制 到 系 统 剪 贴 板 中 接 下 来 转 到 Excel 工 作 表 中, 选 用 表 头 单 元 格, 再 执 行 粘 贴 操 作, 将 其 插 入 单 元 格 中 然 后 将 鼠 标 移 动 至 该 表 结 构 的 右 下 角 的 控 制 点 上, 当 鼠 标 指 针 变 成 一 个 斜 方 向 的 双 箭 头 时, 按 下 鼠 标 左 键 再 拖 动, 调 节 表 结 构 使 控 制 点 刚 好 和 单 元 格 的 各 边 重 合, 调 整 好 后, 就 可 以 通 过 改 变 单 元 格 大 小 来 随 意 改 变 表 头 了 这 样 斜 线 表 头 也 就 完 成 了 2.3.11 直 接 为 图 表 增 加 新 的 数 据 系 列 如 果 不 重 新 创 建 图 表, 要 为 该 图 表 添 加 新 的 单 元 格 数 据 系 列, 请 问 该 如 何 实 现? 答 : 其 实 要 实 现 上 述 要 求 还 是 有 很 多 办 法 的 可 以 利 用 图 表 菜 单 中 的 添 加 数 据 命 令 来 直 接 添 加 不 过 除 了 这 种 方 法 外, 还 可 以 试 试 用 下 面 的 方 法 来 实 现 : 首 470

文 字 处 理 实 战 正 文 先 选 择 该 图 表, 然 后 单 击 图 表 菜 单 中 的 数 据 源 命 令 再 选 择 系 列 选 项 卡, 单 击 添 加 按 钮, 接 着 将 光 标 定 位 在 值 文 本 框 中, 最 后 单 击 要 添 加 新 数 据 系 列 的 单 元 格 该 单 元 格 的 信 息 就 会 添 加 在 值 文 本 框 中 了 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 即 可 其 实 有 一 种 更 简 单 的 方 法, 那 就 是 利 用 选 择 性 粘 贴 来 实 现 先 选 择 要 增 加 为 新 数 据 系 列 的 单 元 格, 然 后 将 单 元 格 中 数 据 复 制 到 剪 贴 板 上 再 选 择 该 图 表, 执 行 编 辑 菜 单 中 的 选 择 性 粘 贴 命 令 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 新 建 系 列 单 选 按 钮, 同 时 设 置 好 数 据 轴, 如 图 2-23 所 示 图 2-23 选 择 性 粘 贴 对 话 框 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 2.3.12 更 快 捷 的 绘 图 方 法 系 统 提 供 的 绘 图 工 具 实 在 不 好 用, 每 次 选 择 一 个 绘 图 按 钮 后, 只 能 画 一 次, 就 算 接 着 马 上 画 同 样 的 图 型 也 要 重 新 选 择 一 次 该 工 具 请 问 有 什 么 办 法 让 绘 图 更 快 捷 吗? 答 : 其 实 系 统 提 供 的 绘 图 操 作 是 很 方 便 的, 如 果 要 利 用 同 一 个 工 具 按 钮 来 绘 制 多 幅 图, 只 要 用 鼠 标 左 键 双 击 一 下 该 按 钮 即 可, 这 样 就 可 以 反 复 绘 制 了 如 果 要 取 消, 只 要 再 单 击 一 次 该 按 钮 即 可 2.3.13 创 建 个 性 化 的 三 维 立 体 图 表 利 用 系 统 默 认 的 方 法 创 建 的 三 维 立 体 图 表 往 往 达 不 到 希 望 的 效 果, 请 问 该 如 何 对 它 471

进 行 个 性 化 的 设 置? 答 : 对 三 维 立 体 图 表 进 行 设 置 主 要 有 两 种 方 法 一 种 就 是 直 接 利 用 设 置 命 令 来 实 现 首 先 选 择 三 维 立 体 图 表, 然 后 执 行 图 表 菜 单 中 的 设 置 三 维 视 图 格 式 命 令, 接 着 会 弹 出 一 个 设 置 对 话 框, 如 图 2-24 所 示 图 2-24 创 建 三 维 立 体 图 表 其 中, 左 上 角 的 两 个 按 钮 用 来 调 节 上 下 仰 角, 下 边 的 两 个 按 钮 是 用 来 调 节 左 右 转 角 的, 右 边 的 两 个 按 钮 可 以 用 来 调 节 透 视 系 数 ( 通 过 取 消 直 角 坐 标 轴 得 到 ) 或 者 也 可 以 在 各 个 输 入 框 中 直 接 输 入 相 应 的 数 值 来 精 确 调 节 如 果 觉 得 这 样 设 置 过 于 麻 烦, 也 可 以 直 接 在 图 表 中 选 择 相 应 部 分 来 执 行 拖 动 调 整 具 体 实 现 如 下 : 选 择 图 表 实 体, 移 动 鼠 标 到 图 表 角 点 ( 就 是 那 些 黑 色 的 正 方 形 小 点 ) 上, 当 鼠 标 指 针 变 成 一 个 小 十 字 形 状 时, 按 下 左 键 并 拖 动 鼠 标 就 可 以 旋 转 图 表 了 如 果 按 住 Ctrl 键 再 执 行 拖 动, 就 可 以 观 察 到 整 图 表 的 移 动 形 状, 调 整 合 适 后 松 开 鼠 标 即 可 2.3.14 将 工 作 表 型 图 表 转 换 成 对 象 型 图 表 前 面 介 绍 的 利 用 组 合 键 可 以 创 建 图 表, 但 是 它 是 一 个 工 作 表 形 式 的 请 问 可 以 将 其 以 对 象 的 形 式 插 入 到 其 他 工 作 表 吗? 答 : 要 实 现 图 表 文 件 转 换 成 对 象, 可 以 执 行 下 面 的 操 作 : 首 先 打 开 该 图 表 文 件, 单 472

文 字 处 理 实 战 正 文 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 菜 单 中 执 行 位 置 命 令 接 着 会 弹 出 一 个 设 置 对 话 框, 在 其 中 选 择 作 为 其 中 的 对 象 插 入 单 选 按 钮, 再 在 下 拉 选 择 列 表 框 中 选 择 要 插 入 到 的 数 据 工 作 表 名 称, 如 图 2-25 所 示 图 2-25 转 换 图 表 类 型 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 同 时 利 用 该 命 令 也 可 以 将 对 象 型 图 表 转 换 为 工 作 表 型 图 表 2.4 自 定 义 设 置 技 巧 2.4.1 快 速 为 工 作 表 重 命 名 如 果 要 更 改 工 作 表 的 名 字, 一 般 都 是 利 用 重 命 名 命 令 来 完 成 的 请 问 还 有 其 他 快 速 的 方 法 吗? 答 : 其 实 只 要 用 鼠 标 左 键 双 击 工 作 表 标 签 名 称, 然 后 就 可 以 直 接 输 入 新 的 名 称 了 2.4.2 自 定 义 自 动 排 序 类 型 系 统 能 够 自 动 为 其 自 带 的 数 据 类 型 ( 如 星 期 季 度 等 ) 进 行 排 序 请 问 如 何 让 自 己 定 义 的 数 据 类 型 实 现 自 动 排 序? 答 : 要 让 系 统 自 动 排 序 我 们 自 己 定 义 的 数 据 类 型, 可 以 将 该 类 型 添 加 到 系 统 中 操 473

作 方 法 如 下 : 先 单 击 工 具 菜 单 栏 中 的 选 项 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 自 定 义 序 列 选 项 卡, 在 自 定 义 序 列 列 表 框 中 选 择 新 序 列 项, 再 在 输 入 序 列 列 表 框 中 按 顺 序 依 次 输 入 新 序 列 如 我 们 可 以 为 设 置 一 个 奖 项 的 序 列 : 特 等 奖 一 等 奖 二 等 奖 三 等 奖 鼓 励 奖 每 输 入 完 一 项 后, 按 回 车 键 转 到 下 一 行 再 输 入 第 二 项 如 图 2-26 所 示 图 2-26 添 加 序 列 最 后 单 击 添 加 按 钮 即 可 这 样 就 可 以 在 左 边 的 序 列 列 表 框 中 找 到 刚 才 添 加 的 序 列 了 它 将 和 系 统 自 带 的 序 列 一 样 实 现 自 动 排 序 2.4.3 多 窗 口 方 式 浏 览 工 作 表 在 实 际 应 用 中, 常 常 为 在 一 个 大 工 作 表 文 档 中 比 较 两 个 单 元 格 数 据 而 烦 恼, 因 为 要 频 繁 地 在 各 个 单 元 格 位 置 之 间 进 行 切 换 如 果 能 够 对 同 一 个 工 作 表 文 档 多 开 几 个 窗 口 就 好 了 请 问 可 以 实 现 吗? 答 : 这 是 完 全 可 以 的 按 以 下 操 作 即 可 实 现 : 移 动 鼠 标 到 工 作 表 窗 口 右 边 的 滚 动 条 上 的 黑 三 角 形 按 钮 上 方 的 小 横 杠 上, 当 鼠 标 变 成 一 个 中 间 为 一 个 = 符 号, 纵 向 为 两 个 小 箭 头 时, 双 击 鼠 标 左 键, 这 时 当 前 窗 口 就 会 被 横 向 的 分 隔 成 两 个 独 立 的 部 分 这 两 个 窗 口 显 示 的 都 是 同 一 个 工 作 表, 这 样 就 可 以 在 两 个 窗 口 中 分 别 进 行 操 作 了, 再 也 不 要 在 一 个 窗 口 中 来 回 地 查 找 不 同 的 单 元 格 了 其 实 开 始 那 个 小 横 杠 就 是 我 们 的 文 件 横 向 分 隔 按 钮 当 然 有 横 向 分 隔 自 然 就 有 纵 向 分 隔 了 在 水 平 滚 动 条 最 474

文 字 处 理 实 战 正 文 右 边 也 有 一 个 同 样 的 分 隔 条, 执 行 用 鼠 标 左 键 双 击 后, 就 可 以 将 窗 口 纵 向 分 成 两 个 独 立 的 部 分 如 果 在 横 向 分 隔 的 基 础 上 再 执 行 纵 向 分 隔 就 可 以 将 当 前 窗 口 分 成 四 个 独 立 的 部 分 了 如 果 要 取 消 分 隔 只 要 再 用 鼠 标 左 键 双 击 分 隔 条 即 可 重 新 恢 复 单 窗 口 模 式 2.4.4 给 单 元 格 重 新 命 名 在 函 数 或 公 式 中 引 用 单 元 格 时, 一 般 都 用 字 母 加 数 字 的 方 式 来 表 示 单 元 格, 如 A1 表 示 第 一 行 第 一 个 单 元 格 请 问 可 以 用 其 他 方 式 来 替 单 元 格 命 名 吗? 答 : 用 数 字 和 字 母 的 组 合 来 命 名 单 元 格 只 是 系 统 默 认 的 一 种 方 式 而 已, 还 可 以 用 以 下 方 法 来 为 单 元 格 命 名 首 先 选 择 要 命 名 的 单 元 格, 然 后 在 工 作 表 左 上 角 的 名 称 框 中 输 入 希 望 的 新 名 字, 如 可 以 输 入 一 号, 然 后 按 下 Enter 键 结 束 这 样 下 次 就 可 以 用 这 个 名 称 来 引 用 该 单 元 格 了 2.4.5 快 速 切 换 工 作 簿 如 果 在 Excel 中 打 开 多 个 工 作 簿 文 件 后, 要 切 换 到 另 一 个 工 作 簿 就 必 须 先 最 小 化 当 前 工 作 簿 显 然 这 样 是 很 麻 烦 的 请 问 有 什 么 办 法 来 更 好 的 解 决 呢? 答 : 其 实 要 解 决 这 个 问 题, 只 要 让 每 一 个 工 作 簿 都 在 系 统 的 任 务 栏 显 示 就 行 了 具 体 实 现 如 下 : 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 视 图 选 项 卡, 然 后 单 击 选 择 任 务 栏 中 的 窗 口 前 的 复 选 框 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 完 成, 如 图 2-27 所 示 475

图 2-27 切 换 工 作 簿 这 样 就 可 以 直 接 在 系 统 任 务 栏 中 单 击 对 应 的 工 作 簿 来 直 接 切 换 了 476

文字处理实战正文 2.4.6 使用大图标来显示工具栏按钮 由于特殊原因 希望系统的工具栏按钮变大一点 这样单击起来更方便 请问该如 何实现 答 可以利用系统提供的辅助设置功能来实现 具体操作如下 单击 工具 菜单 中的 自定义 命令 再选择 选项 选项卡 单击选择 大图标 复选框 如图 2-28 所示 图 2-28 使用大图标 最后单击 关闭 完成即可 不过需要注意的是 这项设置对其他的 Office 程序都 会起作用 也就说 Word Access 等系统的工具栏都会被变大 2.4.7 在工具按钮之间设置分隔线 工具栏中只有不同组的工具按钮才用分隔线来隔开 请问可以在每一个工具按钮之 间设置分隔线吗 该如何操作 答 要为工具按钮之间设置分隔线是很简单的 先按住 Alt 键 然后单击并稍 稍往右拖动该工具按钮 松开后在两个工具按钮之间就多了一根分隔线了 如果要 取消分隔线 只要向左方向稍稍拖动工具按钮即可 477

2.4.8 巧 妙 实 现 依 据 三 个 以 上 关 键 字 对 数 据 排 序 系 统 提 供 的 排 序 功 能 最 多 只 能 同 时 依 据 三 个 关 键 字 来 进 行 如 果 需 要 依 据 三 个 以 上 的 条 件 来 排 序, 该 如 何 实 现? 答 : 虽 然 系 统 一 次 最 多 只 能 同 时 对 三 个 关 键 字 来 排 序, 但 是 我 们 可 以 利 用 设 置 排 序 关 键 字 的 优 先 级, 通 过 多 次 排 序 来 实 现 关 键 字 大 于 3 个 以 上 的 排 序 具 体 操 作 如 下 : 首 先 打 开 工 作 表 单 击 数 据 菜 单 中 的 排 序 项, 依 次 在 主 要 关 键 字 次 要 关 键 字 第 三 关 键 字 中 选 择 优 先 级 最 低 的 几 个 排 序 关 键 字, 然 后 执 行 排 序 操 作 接 下 来 再 依 次 选 择 优 先 级 较 高 的 几 个 关 键 字, 进 行 2 次 排 序 这 样 直 到 最 高 优 先 级 的 关 键 字 排 序 完 成 为 止, 我 们 就 巧 妙 的 实 现 了 对 三 个 以 上 关 键 字 的 排 序 操 作 2.4.9 自 定 义 数 据 类 型 隐 藏 单 元 格 值 在 前 面 介 绍 了 怎 样 隐 藏 单 元 中 的 公 式, 现 在 想 隐 藏 单 元 格 输 入 的 数 据, 该 如 何 实 现? 答 : 隐 藏 单 元 格 的 值 和 隐 藏 公 式 基 本 操 作 相 同 先 选 中 要 隐 藏 数 据 的 单 元 格, 然 后 在 格 式 菜 单 中 选 择 单 元 格 选 项 再 在 弹 出 对 话 框 的 数 字 选 项 卡 的 分 类 列 表 框 中 选 择 自 定 义 项, 接 着 在 类 型 文 本 框 中 输 入 ;;; ( 三 个 分 号 ) 单 击 确 定 按 钮 返 回 即 可 2.4.10 完 整 显 示 工 具 栏 按 钮 工 具 栏 的 按 钮 一 行 无 法 完 全 显 示, 请 问 如 何 才 能 完 整 显 示 整 个 工 具 栏 478

文 字 处 理 实 战 正 文 答 : 可 以 单 击 工 具 按 钮 中 的 自 定 义 命 令, 再 选 择 选 项 选 项 卡, 然 后 单 击 选 择 分 两 排 显 示 常 用 工 具 栏 和 格 式 工 具 栏 复 选 框 即 可 或 者 也 可 以 直 接 移 动 鼠 标 到 工 具 栏 的 空 白 处, 然 后 按 住 鼠 标 左 键, 拖 动 工 具 栏 到 下 一 行 即 可 2.4.11 让 工 具 按 钮 直 接 显 示 文 字 提 示 工 具 栏 中 提 供 的 工 具 按 钮 都 是 用 图 表 或 符 号 来 表 示 的, 有 许 多 都 看 不 懂, 请 问 可 以 让 工 具 按 钮 像 菜 单 那 样 显 示 文 字 提 示 吗? 答 : 当 然, 可 以 执 行 以 下 操 作 来 实 现 : 单 击 工 具 菜 单 中 的 自 定 义 命 令, 再 选 择 命 令 选 项 卡 然 后 用 鼠 标 右 键 单 击 系 统 工 具 栏 上 希 望 显 示 文 字 提 示 的 工 具 按 钮 ( 或 者 单 击 对 话 框 中 的 更 改 所 选 内 容 按 钮 ), 在 弹 出 的 菜 单 中 根 据 需 要 选 择 总 是 只 用 文 字 或 者 图 像 和 文 本 这 样 工 具 按 钮 就 会 显 示 文 字 提 示 了 不 过 并 不 是 每 个 工 具 按 钮 都 有 文 字 提 示 的 所 以 有 的 工 具 按 钮 弹 出 菜 单 中 的 对 应 命 令 项 会 是 不 可 用 的 2.4.12 隐 藏 工 作 表 中 的 网 格 希 望 隐 藏 工 作 表 中 网 格 线, 请 问 有 什 么 快 捷 的 方 法 吗? 答 : 可 以 在 工 具 栏 上 添 加 切 换 网 格 按 钮 来 快 速 实 现 添 加 该 按 钮 的 操 作 如 下 : 单 击 工 具 菜 单 下 的 自 定 义 命 令 再 单 击 命 令 选 项 卡, 在 类 别 列 表 框 中 选 择 窗 体 项, 再 在 命 令 列 表 框 中 找 到 切 换 网 格, 将 它 拖 放 到 工 具 栏 上 适 当 位 置 以 后 单 击 该 按 钮 就 可 以 隐 藏 或 显 示 单 元 格 的 网 格 线 了 2.4.13 依 据 单 元 格 数 据 调 整 列 宽 在 数 据 输 入 过 程 中, 如 果 数 据 长 度 太 长, 而 不 想 换 行, 我 们 一 般 都 是 通 过 拖 动 操 作 479

来 调 整 列 宽 的, 可 是 遇 到 下 一 个 超 出 宽 度 时, 又 要 来 调 整 难 道 就 不 能 让 单 元 格 自 动 适 应 数 据 长 度 吗? 答 : 其 实 大 可 不 必 一 个 一 个 调 整 列 宽 来 适 应 数 据 长 度, 可 以 一 直 输 入 完 所 有 的 数 据, 最 后 选 择 该 列, 移 动 鼠 标 指 针 到 列 的 右 边 界 处, 当 指 针 横 向 是 一 个 双 箭 头 的 黑 色 十 字 状 时, 双 击 鼠 标 左 键 这 样 系 统 就 会 自 动 调 整 列 宽 以 保 证 该 列 中 数 据 长 度 最 长 的 单 元 格 也 能 完 整 显 示 数 据 该 方 法 同 样 适 用 于 行 高 的 自 动 调 整 2.4.14 将 Excel 文 档 插 入 IE 页 面 中 希 望 将 Excel 数 据 文 档 直 接 在 IE 中 浏 览, 该 如 何 操 作? 答 : 系 统 提 供 了 专 门 的 功 能 键 来 完 成 该 操 作 只 要 按 下 F12 键, 在 弹 出 的 另 存 为 对 话 框 中 选 择 保 存 文 件 类 型 为 Web 页 ( 即 HTML 文 件 ), 就 可 以 将 当 前 工 作 表 数 据 文 档 加 入 Web 页 中 来 浏 览 2.4.15 快 速 设 置 单 元 格 边 框 在 系 统 中 一 般 都 是 通 过 菜 单 命 令 来 实 现 对 单 元 格 边 框 的 设 置 的, 这 样 做 显 得 很 繁 琐, 请 问 有 什 么 更 快 捷 的 办 法 吗? 答 : 在 新 版 的 Excel 中, 系 统 专 门 新 增 加 了 一 个 边 框 设 置 工 具 条 来 解 决 这 个 问 题 可 以 通 过 单 击 视 图 菜 单 中 的 工 具 栏 选 项 下 的 边 框 命 令 来 调 出 该 工 具 条, 如 图 2-29 所 示 图 2-29 设 置 单 元 格 边 框 该 工 具 条 中 有 绘 制 边 框 绘 图 边 框 网 络 擦 除 边 框 工 具 按 钮 我 们 可 以 通 480

文字处理实战正文 过它来设置单元格的边框和线形 颜色和粗细等 2.4.16 自定义工具栏工具按钮或 菜单栏的显示图标 系统工具栏中工具按钮以及菜单中的命令项一般都用专门的图标来表示 请问可以 自己修改这些图标吗 该如何操作 答 这些图标一般都是系统默认的 但是还是可以修改的 可以通过以下操作来更 改 先单击 工具 菜单中的 自定义 命令 再选择工具栏上需要更改的工具图 标按钮 用鼠标右键单击 在弹出的菜单中选择 更改按钮图像 选项 在弹出的 图像选择列表中选择一个满意的图标即可 更改菜单中的图标和上述方法基本相 同 不过这种方法还只能利用系统提供的其他图标来替换现有的图标 我们还可以自己 绘制编辑图标 让图标更有特色 要编辑图标 可以选择 编辑按钮图像 命令 这样会弹出一个编辑图标的设置对话框 如图 2-30 所示 在这里可以设置图标对象的位置和为图标重新着色 这样编辑以后可以得到一个感 觉完全不同图标 图 2-30 编辑图标 481

当 然 还 可 以 将 其 他 的 图 像 设 置 为 工 具 按 钮 的 图 标 具 体 实 现 过 程 如 下 : 先 用 第 三 方 图 形 程 序 打 开 ( 如 Photoshop 之 类 的 ) 并 编 辑 好 ( 最 好 保 证 图 像 大 小 和 系 统 默 认 的 大 小 16 x 16 个 像 素 相 同, 如 果 图 片 太 大 可 能 会 发 生 扭 曲, 或 者 根 本 无 法 通 过 后 面 粘 贴 操 作 ) 然 后 再 执 行 复 制 操 作, 将 该 图 像 复 制 到 系 统 剪 贴 板 ( 图 形 的 格 式 最 好 是 位 图 或 图 片 格 式 ) 然 后 再 按 前 面 所 述 方 法 操 作, 最 后 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 粘 贴 按 钮 图 像 选 项 即 可 如 果 对 图 标 的 更 改 不 满 意, 可 以 单 击 恢 复 按 钮 图 像 命 令 来 恢 复 系 统 默 认 图 标 2.4.17 将 意 外 情 况 造 成 的 数 据 丢 失 减 少 到 最 低 因 意 外 情 况 ( 如 断 电, 死 机 ) 而 来 不 及 保 存 操 作 造 成 的 数 据 丢 失 情 况 是 时 有 发 生, 请 问 有 什 么 软 件 的 方 式 来 解 决 该 问 题 吗? 答 : 首 先 用 软 件 的 方 法 是 无 法 彻 底 地 解 决 该 问 题 的 但 是 我 们 可 以 通 过 设 置 自 动 保 存 功 能 来 将 这 样 造 成 的 损 失 降 到 最 低 具 体 实 现 如 下 : 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 保 存 选 项 卡, 选 择 保 存 自 动 恢 复 信 息 复 选 框 在 后 面 的 时 间 间 隔 设 置 框 中, 可 以 将 自 动 保 存 的 时 间 间 隔 设 置 得 尽 可 能 的 短, 来 将 数 据 丢 失 减 少 到 最 小, 如 图 2-31 所 示 图 2-31 设 置 自 动 保 存 482

文 字 处 理 实 战 正 文 2.4.18 将 单 元 格 内 容 以 图 片 格 式 插 入 Word 文 档 在 前 面 介 绍 了 如 何 将 Word 文 档 内 容 以 图 片 格 式 插 入 单 元 格 中, 现 在 需 要 将 单 元 格 内 容 以 图 片 形 式 插 入 到 Word 文 件 中 请 问 该 如 何 实 现? 答 : 可 以 通 过 以 下 方 法 来 实 现 : 首 先 选 择 要 转 换 成 图 片 的 单 元 格, 然 后 按 下 Shift 键, 再 执 行 编 辑 菜 单 中 得 复 制 图 片 命 令, 在 弹 出 的 复 制 图 片 对 话 框 中 选 择 如 屏 幕 所 示 和 图 片 功 能 项 如 图 2-32 所 示 然 后 再 单 击 确 定 按 钮 随 后 在 打 开 的 Word 文 档 中, 利 用 粘 贴 命 令 直 接 将 图 片 粘 贴 到 适 当 位 置 即 可 图 2-32 复 制 图 片 对 话 框 2.4.19 让 单 元 格 数 据 变 得 更 醒 目 如 果 工 作 表 的 数 据 太 多 太 密 集 的 话, 浏 览 或 查 找 就 显 得 格 外 吃 力 了 请 问 有 什 么 办 法 可 以 加 强 单 元 格 数 据 的 显 示 效 果 吗? 答 : 的 确 是 这 样 在 这 种 情 况 下 可 以 通 过 为 部 分 单 元 格 设 置 阴 影 让 数 据 变 得 更 醒 目 实 现 方 法 如 下 : 首 先 选 中 需 设 置 阴 影 间 隔 效 果 的 单 元 格, 再 单 击 格 式 菜 单 中 的 条 件 格 式 命 令 在 弹 出 的 对 话 框 中, 在 条 件 1 下 拉 列 表 中 选 择 公 式 项, 并 在 右 边 文 本 框 中 输 入 =MOD(ROW(),2)=0 如 图 2-33 所 示 483

图 2-33 条 件 格 式 对 话 框 再 单 击 格 式 按 钮, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 图 案 选 项 卡, 在 调 色 板 中 选 择 喜 欢 的 背 景 色, 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 再 看 看 我 们 的 单 元 格 数 据, 是 不 是 清 晰 很 多 了 呢? 2.4.20 自 由 设 置 工 具 栏 中 下 拉 列 表 的 宽 度 请 问 工 具 栏 中 的 下 拉 列 表 的 宽 度 可 以 改 变 吗? 该 如 何 操 作? 答 : 当 然, 可 以 通 过 以 下 方 法 来 实 现 : 单 击 工 具 菜 单 中 的 自 定 义 命 令 然 后 在 工 具 栏 中 单 击 需 要 更 改 的 下 拉 列 表 框, 移 动 指 针 至 列 表 框 的 边 缘 处, 当 指 针 变 成 一 个 黑 色 的 双 箭 头 时, 执 行 拖 动 操 作 就 可 以 增 加 或 缩 小 列 表 框 宽 度 2.4.21 菜 单 一 次 性 完 整 展 开 为 什 么 每 次 打 开 系 统 的 菜 单 时, 总 是 无 法 一 次 性 全 部 显 示 菜 单 的 命 令, 总 是 要 单 击 展 开 按 钮 后 才 能 看 到 全 部 命 令 项 有 什 么 办 法 可 以 让 菜 单 完 整 展 开 吗? 答 : 可 以 通 过 以 下 设 置 来 实 现 : 单 击 工 具 菜 单 中 的 自 定 义 命 令 再 选 择 选 项 选 项 卡 单 击 选 择 始 终 显 示 整 个 菜 单 复 选 框 这 样 系 统 将 自 动 完 整 展 开 整 个 菜 单 项 了 2.4.22 自 定 义 单 元 格 的 移 动 方 向 一 般 在 输 入 数 据 时, 每 次 按 下 回 车 键 后, 系 统 都 会 自 动 转 到 该 列 的 下 一 行, 这 给 按 484

文字处理实战正文 行方向输入数据带来了很大不便 请问可以更改单元格的这种自动移动的方式吗 答 当然 可以按自己的需要来随意更改这种移动方向 具体实现方法如下 单击 工具 菜单中的 选项 命令 再在弹出的对话框中选择 编辑 选项卡 在 按 Enter 键后移动 项后面的下拉列表框中 有四种方向可以选择 根据实际需要选 择就行 如图 2-34 所示 图 2-34 定义单元格的移动方向 最后单击 确定 按钮完成 2.4.23 更改工作表个数 当我们新建一个工作簿文件时 该工作簿都会自动建立名称为 sheet1 sheet2 和 sheet3 三个工作表 请问可以更改工作表数目吗 答 这是完全可以的 先单击 工具 菜单中的 选项 命令 再选择 常规 选 项卡 找到 新工作簿内的工作表数 项 你可以在其后面的列表框中设置你需要 的工作表数目 不过最大只能建立 255 个 如图 2-35 所示 图 2-35 更改工作表个数 485

同 时 还 可 以 自 定 义 打 开 的 工 作 表 中 默 认 的 字 体 和 字 号 大 小 等 信 息, 这 样 可 以 免 去 为 同 样 格 式 的 工 作 表 重 复 多 次 进 行 格 式 设 置 操 作 2.4.24 更 改 系 统 打 开 和 保 存 的 默 认 路 径 不 希 望 将 数 据 文 档 保 存 在 系 统 提 供 的 默 认 路 径 下, 可 是 每 次 执 行 打 开 或 保 存 命 令 时, 系 统 都 是 自 动 转 到 默 认 的 路 径 下 请 问 有 什 么 办 法 更 改 默 认 路 径 吗? 答 : 这 是 完 全 可 以 的 你 可 以 按 上 一 条 (2.4.23) 技 巧 操 作, 在 如 图 2-35 所 示 的 对 话 框 中, 在 默 认 文 件 位 置 后 面 输 入 希 望 的 完 整 保 存 路 径 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 即 可 该 设 置 同 时 对 打 开 命 令 起 作 用 2.4.25 让 文 件 随 系 统 的 启 动 自 动 打 开 每 次 编 辑 文 件 时, 都 要 从 文 件 菜 单 中 执 行 打 开 操 作, 请 问 可 以 让 要 编 辑 的 文 件 在 系 统 启 动 时 就 自 动 打 开 吗? 答 : 要 自 动 打 开 某 文 件, 可 以 有 多 种 方 法 来 实 现 首 先 你 可 以 将 要 打 开 的 文 件 保 存 到 Office 的 安 装 目 录 下 的 XLStart 文 件 夹 中 这 样 它 就 会 随 系 统 而 自 动 启 动 如 果 不 想 更 改 文 件 保 存 的 目 录, 还 可 以 通 过 系 统 设 置 来 实 现 : 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 项, 再 选 择 常 规 选 项 卡 然 后 在 启 动 时 打 开 所 选 项 中 的 全 部 文 件 文 本 框 中 输 入 该 文 件 保 存 的 完 整 路 径 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 即 可 系 统 会 自 动 打 开 该 目 录 下 的 所 有 文 件 486

文 字 处 理 实 战 正 文 2.4.26 放 大 显 示 工 作 表 在 前 面 我 们 知 道 了 如 何 将 工 具 栏 按 钮 放 大, 可 是 工 作 表 的 数 据 却 没 有 变 大, 请 问 可 以 放 大 显 示 数 据 区 域 吗? 答 : 可 以 用 工 具 栏 上 的 显 示 比 例 框 来 按 比 例 缩 放 工 作 表 的 数 据 区 域 在 显 示 比 例 的 下 拉 列 表 框 中, 可 以 根 据 需 要 选 择 放 大 的 倍 数, 最 大 可 以 放 大 到 400% 也 可 以 直 接 在 显 示 比 例 框 中 输 入 所 需 的 显 示 比 例 而 且 该 缩 放 操 作 并 不 影 响 打 印 的 效 果, 不 用 担 心 打 印 时 会 变 大 2.4.27 同 时 打 开 相 关 联 的 所 有 工 作 簿 在 数 据 输 入 或 处 理 时, 常 常 可 能 要 参 考 其 他 数 据 文 件 中 的 内 容, 这 样 就 必 须 一 个 一 个 的 打 开 相 关 联 的 工 作 簿 请 问 可 以 让 系 统 在 打 开 当 前 工 作 簿 文 件 时 就 自 动 打 开 这 些 相 关 联 的 数 据 文 件 吗? 答 : 可 以 通 过 将 这 些 相 关 联 的 数 据 文 件 和 当 前 工 作 簿 组 成 一 个 工 作 区, 只 要 将 该 工 作 区 打 开, 系 统 就 会 打 开 其 中 的 每 一 个 工 作 簿 具 体 实 现 方 法 如 下 : 首 先 打 开 所 以 的 工 作 簿 文 件, 再 执 行 文 件 菜 单 中 的 保 存 工 作 区 命 令, 输 入 工 作 区 名 称 后 单 击 保 存 按 钮 即 可 2.4.28 保 护 Excel 文 件 请 问 在 没 有 其 他 加 密 软 件 时, 如 何 给 比 较 重 要 的 数 据 文 件 设 置 简 单 的 保 护 呢? 答 : 系 统 提 供 了 简 单 的 数 据 文 件 加 密 功 能 单 击 工 具 菜 单 下 的 保 护 项 中 的 保 护 工 作 表 ( 簿 ) 命 令, 然 后 在 弹 出 的 对 话 框 中 输 入 文 件 密 码 这 样 别 人 就 无 法 看 到 该 数 据 文 件 了 如 果 要 取 消 密 码, 可 以 执 行 保 护 项 下 的 撤 销 工 作 表 ( 簿 ) 487

保 护 命 令 2.4.29 从 工 作 表 中 获 取 样 式 希 望 将 别 人 工 作 表 的 样 式 应 用 到 自 己 的 文 件 中, 请 问 有 什 么 办 法 快 速 实 现 吗? 答 : 可 以 通 过 以 下 操 作 直 接 从 该 工 作 表 中 获 得 样 式 首 先 打 开 源 工 作 簿 和 目 标 工 作 簿, 然 后 在 目 标 工 作 簿 中 单 击 格 式 菜 单 中 的 样 式 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中, 可 以 选 择 需 要 的 样 式 中 包 含 的 具 体 项 目, 如 对 齐 方 式 字 体 边 框 等 等, 选 择 好 以 后 就 单 击 合 并 按 钮 如 图 2-36 所 示 图 2-36 获 取 工 作 表 样 式 这 时 在 弹 出 的 对 话 框 中, 在 合 并 样 式 来 源 列 表 框 内 会 包 含 有 刚 才 打 开 的 工 作 表 名 称, 直 接 选 择 它, 最 后 单 击 确 定 按 钮 就 完 成 了 样 式 复 制 了 2.4.30 浏 览 数 据 内 容 时 让 标 题 始 终 可 见 如 果 工 作 表 中 数 据 列 超 过 一 屏, 当 我 们 利 用 滚 动 条 来 浏 览 数 据 时, 该 数 据 文 件 的 行 标 题 或 列 标 题 就 无 法 在 下 一 屏 显 示, 也 就 是 只 看 到 数 据, 无 法 知 道 数 据 的 具 体 意 义, 这 样 是 很 不 明 了 的 请 问 有 什 么 办 法 可 以 让 标 题 栏 始 终 可 见 吗? 答 : 可 以 通 过 冻 结 窗 格 来 使 标 题 栏 固 定 不 动 首 先 选 择 整 个 标 题 栏, 然 后 执 行 窗 口 菜 单 中 的 冻 结 窗 格 命 令, 这 样 标 题 栏 就 不 会 随 着 翻 页 无 法 看 到 了 488

文字处理实战正文 2.4.31 更改系统的菜单弹出方式 一个追求个性化和新鲜感的人很不喜欢系统千篇一律的菜单弹出方式 要是能够自 己定义出多样的菜单弹出方式就好了 如何做到呢 答 其实系统早就准备了多种菜单的弹出方式 可以执行如下操作来实现 单击 工 具 菜单中的 自定义 命令 再选择 选项 选项卡 在 菜单的打开方式 项 旁的下拉列表框中列出了多种弹出方式 可以根据喜好来选择 如图 2-37 所示 图 2-37 更改菜单弹出方式 489

如 果 是 一 个 喜 欢 新 鲜 感 的 人 的 话, 最 好 选 择 任 意 项 这 样 每 次 弹 出 菜 单 时, 系 统 都 会 随 机 的 在 其 中 选 择 一 种 弹 出 方 式, 随 时 随 地 给 你 不 同 的 感 觉 2.4.32 复 制 单 元 格 的 格 式 设 置 在 对 多 个 单 元 格 进 行 相 同 格 式 设 置 时, 我 们 一 般 都 是 先 选 择 所 有 的 单 元 格 ( 如 果 单 元 格 是 不 连 续, 可 以 按 住 Ctrl 键 再 一 一 选 择 ), 然 后 再 进 行 格 式 设 置, 可 是 有 时 候 我 们 根 本 就 不 能 完 全 确 定 究 竟 哪 些 单 元 格 要 进 行 相 同 的 格 式 设 置, 是 不 是 就 只 有 重 复 多 次 相 同 的 设 置 操 作 呢? 答 : 其 实 遇 到 这 种 情 况 也 用 不 着 一 个 一 个 地 来 操 作 利 用 格 式 刷 按 钮, 可 以 非 常 方 便 快 速 地 完 成 该 设 置 首 先 选 择 已 经 完 成 格 式 设 置 的 单 元 格, 然 后 单 击 格 式 刷 按 钮, 接 着 再 移 动 到 其 他 需 要 相 同 设 置 的 单 元 格 上, 执 行 拖 动 操 作 即 可 如 果 需 要 设 置 的 单 元 格 比 较 多, 为 了 避 免 反 复 地 单 击 格 式 刷 按 钮, 可 以 一 开 始 就 用 鼠 标 左 键 双 击 该 按 钮, 再 对 其 他 单 元 格 执 行 操 作 完 成 后 只 要 再 次 单 击 该 按 钮 即 可 取 消 格 式 刷 模 式 其 实 除 了 利 用 格 式 刷 来 进 行 格 式 设 置 外, 我 们 还 可 以 利 用 选 择 性 粘 贴 命 令 来 直 接 复 制 单 元 格 的 格 式 具 体 操 作 如 下 : 先 选 择 已 经 设 置 好 的 单 元 格, 然 后 执 行 复 制 命 令, 再 选 择 需 要 相 同 设 置 的 目 标 单 元 格, 接 着 执 行 编 辑 菜 单 中 的 选 择 性 粘 贴 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 格 式 单 选 按 钮, 如 图 2-38 所 示 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 完 成 格 式 的 复 制 490

文字处理实战正文 图 2-38 单元格的格式设置 2.4.33 自动为数据修改建立备份 在对工作表数据进行修改时 当修改完成后 可能会觉得不是很满意 希望重新再 来过 可以说这时已经很难恢复原来的数据了 如果每次都手动通过 复制 操作 来建立备份也实在是太麻烦了 请问可以让系统自动在每一次修改前建立文件备份 吗 答 可以通过以下设置实现上述需求 首先打开目标工作表 然后执行 另存为 命令 在弹出的对话框中单击 工具 按钮 在其下拉选项菜单中选择 常规选项 项 接着在弹出的对话框中单击选择 生成备份文件 复选框 如图 2-39 所示 图 2-39 自动备份数据修改 491

同 时 还 可 以 设 置 该 文 件 的 打 开 的 权 限 密 码 和 修 改 权 限 密 码, 不 过 该 密 码 对 备 份 的 文 件 无 效 单 击 确 定 按 钮 返 回 后, 再 输 入 保 存 的 文 件 名, 在 文 件 类 型 中 可 以 选 择 工 作 簿 作 为 文 件 类 型 最 后 设 置 好 保 存 的 目 录 后 单 击 保 存 按 钮 完 成 这 样 以 后 每 次 要 对 修 改 后 的 文 档 执 行 保 存 操 作 前, 系 统 会 自 动 在 同 一 目 录 下 生 成 一 个 备 份 文 件, 用 于 保 存 修 改 前 的 数 据 这 样 在 需 要 对 修 改 后 的 文 件 恢 复 原 状 时, 就 可 以 直 接 从 备 份 文 件 中 得 到 原 来 的 数 据 内 容 了 2.4.34 显 示 字 体 的 效 果 示 范 在 设 置 字 体 时, 常 常 会 因 为 不 知 道 该 字 体 的 具 体 效 果 而 苦 恼 请 问 可 以 在 选 择 字 体 时, 让 系 统 自 动 给 出 该 字 体 的 效 果 示 范 吗? 答 : 这 个 是 完 全 可 以 实 现 的 具 体 操 作 如 下 : 单 击 工 具 菜 单 下 的 自 定 义 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 选 项 选 项 卡, 选 择 列 出 字 体 名 称 时 显 示 该 字 体 的 实 际 外 观 复 选 框 即 可 这 样 在 选 择 字 体 时 就 可 以 看 到 该 字 体 的 实 际 效 果 了 2.4.35 随 时 随 地 应 用 你 的 个 性 化 设 置 通 过 前 面 的 知 识, 对 系 统 的 编 辑 环 境 进 行 了 许 多 个 性 化 的 设 置, 可 是 如 果 重 新 安 装 系 统 或 换 到 别 的 电 脑 工 作 环 境 下, 就 要 重 新 进 行 设 置 或 无 法 适 应 了 难 道 就 没 办 法 来 保 存 这 些 自 定 义 的 设 置 吗? 答 : 自 定 义 的 设 置 信 息 是 可 以 保 存 的, 它 都 是 由 一 个 叫 Excel10.xlb 的 文 件 来 存 储 该 文 件 的 存 放 位 置 因 操 作 系 统 不 同 而 稍 有 变 化 : 在 Windows 98 系 统 中 的 对 应 位 置 是 : 系 统 盘 符 :\Windows\Application Date\Microsoft\Excel 文 件 夹 下 492

文 字 处 理 实 战 正 文 在 Windows XP 系 统 中 的 对 应 位 置 是 : 系 统 盘 符 :\Documents and Settings\ 用 户 名 \Application Data\Microsoft\Excel 文 件 夹 下 只 要 先 将 该 文 件 备 份, 在 需 要 时 利 用 复 制 操 作 将 其 恢 复 到 对 应 位 置 即 可 如 果 在 使 用 其 他 人 的 电 脑 时, 记 得 先 将 原 文 件 备 份, 这 样 使 用 完 后 可 以 恢 复 其 原 来 的 设 置 2.5.1 实 现 多 个 工 作 表 直 接 一 次 打 印 在 打 印 数 据 文 件 时, 一 般 都 是 先 选 择 数 据 文 件 然 后 再 执 行 打 印 操 作, 可 是 如 果 有 多 个 工 作 表 需 要 打 印 时, 请 问 可 以 一 次 操 作 来 完 成 吗? 答 : 这 个 是 没 问 题 的, 可 以 利 用 Ctrl 键, 然 后 单 击 工 作 表 标 签 选 择 所 有 要 打 印 的 数 据 工 作 表, 然 后 再 执 行 打 印 操 作 即 可 不 过 需 要 注 意 数 据 文 件 的 大 小, 如 果 太 大, 造 成 打 印 机 内 存 不 够 而 出 错 就 得 不 偿 失 了 2.5.2 打 印 工 作 表 中 的 部 分 数 据 如 果 不 需 要 打 印 整 个 工 作 表 数 据, 而 只 需 要 打 印 其 中 的 部 分 数 据, 请 问 可 以 实 现 吗? 答 : 当 然, 可 以 按 以 下 操 作 : 先 打 开 工 作 表 文 件, 然 后 选 择 需 要 打 印 的 数 据 区 域 或 者 按 住 Ctrl 键 来 选 择 分 散 的 数 据 单 元 格 接 着 单 击 文 件 菜 单 中 的 打 印 区 域 项 下 的 设 置 打 印 区 域 命 令 这 时 刚 才 选 择 的 单 元 格 边 框 会 变 成 虚 线, 然 后 直 接 单 击 打 印 按 钮 执 行 打 印 即 可 493

2.5.3 如 何 避 免 错 误 提 示 信 息 被 打 印 在 打 印 工 作 表 时, 由 于 一 些 不 可 避 免 的 原 因, 常 常 会 把 一 些 错 误 的 提 示 信 息 也 打 印 出 来 请 问 如 何 避 免 打 印 出 这 类 错 误 信 息? 答 : 可 以 进 行 如 下 设 置 来 避 免 这 类 错 误 的 发 生 : 先 单 击 文 件 菜 单 中 的 页 面 设 置 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 工 作 表 标 签 再 在 错 误 单 元 格 打 印 为 项 后 面 的 下 拉 列 表 框 中 选 择 空 白 项 如 图 2-40 所 示 图 2-40 页 面 设 置 对 话 框 这 样 即 使 有 错 误, 提 示 信 息 也 不 会 打 印 出 来 2.5.4 在 每 页 中 都 打 印 出 表 头 在 打 印 有 多 页 的 数 据 表 格 时, 请 问 如 何 只 做 一 次 设 置 就 可 以 在 每 页 中 都 打 印 出 数 据 表 的 标 题 栏? 答 : 如 果 要 实 现 每 页 都 打 印 出 表 格 的 表 头, 可 以 通 过 页 面 设 置 进 行 设 置 具 体 操 作 如 下 : 打 开 要 打 印 的 文 件, 然 后 执 行 文 件 菜 单 中 的 页 面 设 置 命 令 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 工 作 表 选 项 卡, 可 以 直 接 在 顶 端 标 题 行 直 接 输 入 $X:$Y (X 和 Y 分 别 表 示 文 件 标 题 的 起 始 行 和 结 束 行, 如 果 标 题 栏 只 设 置 了 一 行, 则 直 接 输 入 $1:$1 即 可 ), 或 者 也 可 以 直 接 用 鼠 标 在 工 作 表 区 域 选 择 标 题 栏 单 元 格 区 494

文 字 处 理 实 战 正 文 域 具 体 图 示 可 以 参 考 上 一 条 的 图 2-40 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 设 置 然 后 就 可 以 直 接 打 印 了 2.5.5 完 整 打 印 出 超 过 页 面 宽 度 的 数 据 表 由 于 数 据 表 中 的 内 容 项 目 比 较 多, 所 以 页 面 宽 度 超 过 了 纸 张 的 宽 度, 以 致 无 法 打 印 出 完 整 的 数 据 表 请 问 在 不 加 大 纸 张 宽 度 的 情 况 下, 该 如 何 实 现 数 据 表 的 完 整 打 印 答 : 可 以 通 过 缩 小 页 面 的 打 印 比 例 来 实 现 打 印 出 完 整 的 数 据 表 具 体 操 作 如 下 : 在 当 前 工 作 表 编 辑 窗 口, 单 击 文 件 菜 单 中 的 页 面 设 置 命 令, 再 选 择 页 面 选 项 卡, 然 后 在 缩 放 比 例 项 后 面 的 调 整 框 中 设 置 缩 放 比 例, 如 图 2-41 所 示 图 2-41 设 置 缩 放 比 例 同 时 可 以 通 过 打 印 预 览 按 钮 来 查 看 调 整 的 效 果, 直 到 调 整 到 合 适 的 比 例 即 可 495

2.5.6 请 问 如 何 隐 藏 单 元 格 值 而 只 打 印 公 式 有 时 不 需 要 打 印 出 单 元 格 的 值, 而 只 要 打 印 出 求 值 的 公 式 请 问 该 如 何 直 接 打 印 出 数 据 单 元 格 中 的 公 式? 答 : 只 要 将 数 值 隐 藏 起 来, 而 只 显 示 公 式 即 可 实 现, 具 体 操 作 如 下 : 首 先 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 再 选 择 视 图 选 项 卡, 单 击 选 择 公 式 复 选 框, 如 图 2-42 所 示 图 2-42 隐 藏 单 元 格 值 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 这 样 所 有 含 有 公 式 的 单 元 格 都 会 隐 藏 其 值 而 只 显 示 公 式 除 了 通 过 系 统 设 置 来 实 现 公 式 的 显 示 外, 还 可 以 直 接 利 用 组 合 键 来 实 现 在 当 前 工 作 表 中, 直 接 按 下 Ctrl+` 组 合 键 ( ` 键 是 数 字 1 键 的 左 边 的 键 ) 就 可 显 示 单 元 格 中 的 公 式 如 果 再 按 一 次 该 组 合 键, 又 可 以 恢 复 显 示 单 元 格 值, 这 样 更 快 捷 灵 活 496

文 字 处 理 实 战 正 文 2.5.7 按 连 续 页 码 打 印 多 个 工 作 表 文 件 在 打 印 工 作 表 时, 每 一 个 工 作 表 都 作 为 一 个 独 立 实 体 文 件 来 打 印 的, 页 码 的 编 制 也 是 独 立 的 请 问 可 以 将 多 个 工 作 表 按 一 套 页 码 编 号, 将 它 们 打 印 成 一 份 文 件 资 料 吗? 答 : 可 以 通 过 以 下 设 置 来 实 现 : 单 击 文 件 菜 单 中 的 页 面 设 置 命 令 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 页 眉 / 页 脚 选 项 卡, 然 后 根 据 需 要 选 择 自 定 义 页 眉 或 自 定 义 页 脚, 分 别 设 置 好 页 码 的 形 式 再 单 击 第 二 个 命 令 按 钮, 这 时 在 最 右 边 的 框 中 会 自 动 添 加 &[ 页 码 ] 字 样, 然 后 在 该 字 样 后 输 入 +X ( X 表 示 前 面 将 打 印 出 的 总 页 码 值 ), 如 图 2-43 所 示 图 2-43 页 眉 对 话 框 如 果 有 多 个 工 作 表, 则 重 复 上 述 操 作, 不 过 要 注 意 X 值 的 动 态 变 化 性 这 样 就 可 以 实 现 页 码 的 连 续 编 号 了 2.5.8 打 印 工 作 表 的 图 表 请 问 该 如 何 实 现 把 插 入 的 图 表 也 可 以 打 印 出 来? 答 : 可 以 通 过 以 下 设 置 来 实 现 : 先 选 择 该 图 表, 然 后 用 鼠 标 右 键 单 击, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 图 表 区 格 式 选 项, 再 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 属 性 选 项 卡, 最 后 单 击 选 择 打 印 对 象 复 选 框 即 可, 如 图 2-44 所 示 497

图 2-44 打 印 工 作 表 的 图 表 2.5.9 在 已 经 设 置 好 表 格 的 纸 张 上 打 印 部 分 数 据 要 将 工 作 表 中 的 部 分 数 据 打 印 到 已 经 设 置 好 表 格 的 纸 张 上, 请 问 可 以 实 现 吗? 该 如 何 操 作? 答 : 首 先 按 照 该 表 格 格 式 在 系 统 中 制 作 出 基 本 大 小 相 同 的 表 格, 然 后 将 数 据 表 中 的 数 据 填 入 对 应 单 元 格 中, 然 后 设 置 好 当 前 页 的 页 面, 保 证 和 原 稿 的 页 面 基 本 相 同 接 下 来 执 行 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 再 选 择 视 图 选 项 卡, 单 击 取 消 选 择 网 格 线 复 选 框, 如 图 2-45 所 示 图 2-45 设 置 打 印 部 分 数 据 最 后 放 入 纸 张 执 行 打 印 即 可 498

( 四 ) 选 择 文 本 和 图 形 快 捷 键 功 能 Shift+ 向 右 键 向 右 移 动 一 个 字 符 Shift+ 向 左 键 向 左 移 动 一 个 字 符 Ctrl+Shift+ 向 右 键 移 到 词 尾 Ctrl+Shift+ 向 左 键 移 到 词 首 Shift+End 移 到 行 尾 Shift+Home 移 到 行 首 Shift+ 向 上 键 上 移 一 行 Shift+ 向 下 键 下 移 一 行 Ctrl+Shift+ 向 下 键 移 到 段 末 Ctrl+Shift+ 向 上 键 移 到 段 首 Shift+Page Down 下 移 一 屏 Shift+Page Up 上 移 一 屏 Ctrl+A 选 择 整 个 网 页 Alt+Enter 显 示 所 选 内 容 的 属 性 ( 五 ) 使 用 表 格 图 形 和 超 链 接 快 捷 键 功 能 Shift+Ctrl+Alt+T 插 入 表 格 Tab 选 择 下 一 个 表 格 单 元 格 的 内 容 Shift+Tab 选 择 上 一 个 表 格 单 元 格 的 内 容 按 下 Shift 再 重 复 按 箭 头 键 将 选 中 内 容 扩 展 到 相 邻 的 表 格 单 元 格 在 列 最 上 端 或 最 下 选 择 列 端 的 单 元 格 中 单 击, 再 按 下 Shift 并 重 复 按 向 上 键 或 向 下 键 Ctrl+T 使 用 选 中 的 图 形, 创 建 自 动 缩 略 图 Ctrl+K 在 Web 页 上 创 建 超 链 接 542

文 字 处 理 实 战 正 文 4.1.1 快 速 选 定 多 张 幻 灯 片 在 用 PowerPoint 编 辑 幻 灯 片 文 件 的 过 程 中, 当 文 件 中 幻 灯 片 数 目 过 多 时, 如 何 快 速 选 定 多 张 幻 灯 片? 答 : 如 果 要 选 定 的 多 张 幻 灯 片 是 不 连 续 的, 在 按 住 Ctrl 键 的 同 时, 单 击 需 选 定 的 各 张 幻 灯 片 如 果 要 选 定 的 幻 灯 片 是 连 续 的, 则 在 按 住 Shift 键 的 同 时, 单 击 连 续 幻 灯 片 的 首 尾 页 4.1.2 在 插 入 菜 单 栏 中 添 加 符 号 项 有 人 说 可 以 利 用 PowerPoint 插 入 菜 单 栏 的 符 号 选 项 来 添 加 特 殊 符 号 为 什 么 在 我 的 电 脑 上 找 不 到 呢? 答 : 这 是 因 为 你 的 电 脑 上 没 有 安 装 微 软 拼 音 输 入 法 只 要 正 确 地 安 装 该 输 入 法 即 可 4.1.3 快 速 插 入 新 幻 灯 片 法 吗? 除 了 可 以 利 用 插 入 菜 单 插 入 新 的 幻 灯 片 以 外, 还 有 什 么 更 简 单 更 快 捷 的 方 答 : 可 以 通 过 以 下 两 种 快 捷 方 式 来 实 现 片 (1) 选 中 一 张 幻 灯 片, 然 后 按 下 Shift+Enter 组 合 键 在 其 后 插 入 一 张 新 幻 灯 (2) 使 用 Ctrl+M 组 合 键 两 种 方 式 的 区 别 在 于, 前 者 选 中 当 前 幻 灯 片 只 543

能 通 过 单 击 左 边 的 幻 灯 片 显 示 栏 来 实 现, 而 后 者 无 该 限 制, 即 使 将 光 标 定 位 在 当 前 幻 灯 片 编 辑 区 也 可 544

文 字 处 理 实 战 正 文 4.1.4 让 PowerPoint 自 动 保 存 更 新 后 的 幻 灯 片 请 问 在 PowerPoint 中 要 如 何 进 行 设 置 才 能 让 它 自 动 保 存 更 新 后 的 幻 灯 片, 以 避 免 由 于 死 机 或 断 电 等 特 殊 原 因 造 成 的 文 件 丢 失? 答 : 只 需 要 单 击 工 具 菜 单 栏 中 的 选 项 菜 单, 在 保 存 选 项 卡 下 选 中 允 许 快 速 保 存 复 选 框 同 时 还 可 以 设 置 自 动 保 存 的 时 间 间 隔, 以 便 PowerPoint 自 动 按 所 设 置 的 时 间 间 隔 保 存 更 新 后 的 幻 灯 片 4.1.5 在 幻 灯 片 中 添 加 日 期 和 时 间 请 问 想 给 幻 灯 片 添 加 创 建 的 日 期 或 时 间, 该 怎 么 做 呢? 如 果 希 望 这 个 日 期 或 时 间 能 随 着 系 统 日 期 或 时 间 变 化, 又 该 如 何 操 作 呢? 答 : 只 需 要 首 先 将 插 入 点 移 动 到 需 要 插 入 日 期 或 时 间 的 幻 灯 片 的 相 关 位 置, 然 后 选 择 插 入 菜 单 中 的 日 期 与 时 间 选 项, 在 弹 出 的 对 话 框 中 的 可 用 格 式 列 表 中 选 定 一 种 表 示 方 式, 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 只 要 在 该 对 话 框 中 选 择 自 动 更 新 复 选 框 的 话, 就 可 以 让 添 加 的 日 期 和 时 间 随 系 统 自 动 更 新 4.1.6 页 眉 页 脚 中 日 期 时 间 的 自 动 更 新 请 问 如 何 才 能 让 页 眉 页 脚 中 的 时 间 和 日 期 随 系 统 自 动 更 新? 答 : 方 法 其 实 很 简 单 只 需 要 选 择 视 图 菜 单 中 的 页 眉 与 页 脚 选 项, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 幻 灯 片 选 项 卡, 再 选 择 日 期 与 时 间 复 选 框, 选 中 自 动 更 新 单 选 按 钮, 如 图 4-1 所 示, 最 后 单 击 全 部 应 用 按 钮 即 可 在 每 次 打 开 PowerPoint 文 档 时 随 系 统 自 动 更 新 页 眉 页 脚 的 日 期 和 时 间 545

图 4-1 设 置 日 期 和 时 间 4.1.7 幻 灯 片 中 包 含 的 字 数 和 幻 灯 片 张 数 的 统 计 请 问 要 如 何 操 作 才 能 实 现 对 幻 灯 片 中 的 字 数 和 幻 灯 片 的 张 数 的 统 计? 答 : 只 需 要 单 击 文 件 菜 单 下 的 属 性 选 项, 在 弹 出 的 对 话 框 中 单 击 统 计 选 项 卡, 在 如 图 4-2 所 示 的 统 计 信 息 列 表 中 即 可 查 看 图 4-2 查 看 统 计 表 546

文字处理实战正文 4.1.8 如何在幻灯片中添加公式 在 PowerPoint 中添加公式时 许多特殊符号和格式都无法直接输入 请问要如何才 能在幻灯片中加入公式 答 要想在幻灯片中加入既美观又大方的公式 首先要单击 插入 菜单中的 对 象 命令 在弹出的对话框的 对象类型 列表中选择 Microsoft 公式 3.0 如 图 4-3 所示 单击 确定 按钮后即可启动 公式编辑器 图 4-3 选择插入对象类型 在 公式编辑器 窗口中 我们可以利用该工具的强大功能 直接单击工具栏中的 各类公式符号 即可非常简单地实现各类公式的输入 如图 4-4 所示 图 4-4 公式编辑器 窗口 单击 关闭 按钮返回到幻灯片编辑窗口后 就会发现公式已经插入到该幻灯片中 但是它的大小和位置都不符合要求 还需要对它进行改进 由于 PowerPoint 将插入 的公式作为 图片 来对待 因此想移动公式的位置时 只需要选定该公式 当鼠 标箭头变成双十字型的时候 就可以按住鼠标左键调整公式位置 如果要改变公式 547

大 小, 只 要 把 鼠 标 指 针 移 到 该 公 式 的 控 点 上, 当 鼠 标 指 针 变 成 双 箭 头 的 时 候, 按 住 鼠 标 左 键 拖 动 即 可 还 可 以 用 鼠 标 右 键 单 击 该 公 式, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 显 示 图 片 工 具 栏 选 项 利 用 图 片 工 具 栏 中 的 各 个 工 具 来 对 该 公 式 进 行 颜 色 格 式 等 其 他 方 面 的 改 进 4.1.9 让 工 具 栏 工 具 按 钮 或 菜 单 栏 中 的 图 标 亮 起 来 为 了 突 出 个 性, 希 望 PowerPoint 中 的 工 具 栏 按 钮 和 菜 单 栏 中 的 图 标 能 与 众 不 同 请 问 能 更 改 这 些 默 认 的 图 标 吗? 如 果 可 以, 要 怎 样 做 呢? 答 : 当 然 可 以 在 PowerPoint 中 提 供 了 多 种 图 标 供 用 户 更 改, 同 时 还 可 以 把 自 己 编 辑 的 新 图 标 作 为 工 具 栏 上 的 按 钮 或 菜 单 栏 中 的 图 标 方 法 如 下 : (1) 如 果 要 从 系 统 中 选 择 其 他 图 标 的 话, 首 先 单 击 工 具 菜 单 的 自 定 义 命 令, 然 后 选 定 需 要 更 改 图 标 的 工 具 按 钮 或 菜 单 选 项, 用 鼠 标 右 键 单 击 打 开 快 捷 菜 单, 选 择 更 改 按 钮 图 标 选 项, 在 列 表 中 选 定 一 个 合 适 的 图 标 即 可 也 可 在 弹 出 自 定 义 对 话 框 时, 选 择 命 令 选 项 卡, 单 击 更 改 所 选 内 容 下 拉 按 钮, 选 择 更 改 按 钮 图 像 来 实 现 图 标 的 更 改 同 时, 还 可 以 单 击 编 辑 按 钮 图 像, 对 所 选 定 的 图 标 的 颜 色 位 置 等 进 行 修 改 (2) 如 果 想 使 更 改 的 图 标 更 漂 亮 更 个 性 鲜 明 的 话, 也 可 以 首 先 找 到 想 设 置 为 图 标 的 图 像 文 件, 然 后 用 相 应 的 编 辑 软 件 打 开 并 适 当 的 编 辑 它 ( 注 意 要 使 它 的 大 小 和 系 统 图 标 一 致, 同 时 要 保 持 清 晰, 系 统 默 认 的 按 钮 图 像 的 大 小 是 16 x 16 像 素 ) 编 辑 好 以 后, 执 行 复 制 操 作, 将 该 图 像 复 制 到 系 统 剪 贴 板, 然 后 再 执 行 单 击 鼠 标 右 键 后 弹 出 菜 单 中 的 粘 贴 按 钮 图 像 命 令 即 可 如 果 对 这 个 图 标 不 够 满 意 的 话, 可 以 利 用 复 位 按 钮 图 像 命 令 来 恢 复 系 统 图 标 设 置 548

文 字 处 理 实 战 正 文 4.1.10 给 图 片 加 上 文 字 说 明 请 问 要 如 何 才 能 给 幻 灯 片 中 的 图 片 加 上 文 字 说 明 呢? 如 果 想 把 文 字 说 明 放 在 图 片 中 呢? 答 : 只 要 在 幻 灯 片 中 添 加 了 图 片, 就 可 以 直 接 单 击 屏 幕 左 下 方 的 自 选 图 形 按 钮, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 标 注 选 项, 同 时 在 标 注 列 表 中 选 择 一 种 合 适 的 标 注 框 类 型 然 后 把 鼠 标 移 到 需 添 加 文 字 说 明 的 区 域, 按 下 鼠 标 左 键 拖 动 出 标 注 框, 并 在 其 中 输 入 文 字 说 明 如 果 需 要 改 变 它 的 大 小, 可 以 选 中 标 注 框, 把 鼠 标 指 针 移 到 相 应 控 点 上, 当 它 变 成 双 向 箭 头 的 时 候, 按 住 鼠 标 左 键, 拖 动 该 双 向 箭 头 即 可 调 整 标 注 框 的 大 小 如 果 想 把 文 字 说 明 放 在 图 片 中, 可 以 把 鼠 标 指 针 移 到 标 注 框 上, 当 它 变 成 双 十 字 箭 头 的 时 候, 按 下 鼠 标 左 键, 拖 动 到 图 片 上 即 可 4.1.11 如 何 在 幻 灯 片 播 放 时 在 幻 灯 片 文 稿 上 加 入 文 字 有 时 候 在 PowerPoint 中 播 放 幻 灯 片 文 稿 时, 想 在 其 中 同 时 加 入 一 些 文 字 请 问 要 如 何 设 置 才 能 实 现 呢? 答 : 只 需 要 在 播 放 演 示 文 稿 的 同 时, 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 指 针 选 项 中 的 画 笔 选 项, 此 时 指 针 会 自 动 的 变 成 一 枝 画 笔 的 形 状, 按 住 鼠 标 左 键, 就 可 以 随 意 书 写 文 字 了 如 果 要 结 束 该 项 操 作, 可 以 直 接 按 Esc 键 退 出, 幻 灯 片 会 继 续 播 放 549

4.1.12 项 目 符 号 也 可 用 图 片 做 有 朋 友 说, 项 目 符 号 除 了 可 以 用 数 字 字 母 来 做 以 外, 还 可 以 用 图 片 来 做 请 问 该 如 何 操 作 呢? 答 : 方 法 其 实 很 简 单 首 先 选 定 需 要 设 置 项 目 符 号 的 文 字, 然 后 单 击 格 式 菜 单 中 的 项 目 符 号 和 编 号 选 项, 在 弹 出 的 项 目 符 号 和 编 号 对 话 框 中 单 击 图 片 按 钮, 就 会 出 现 图 片 项 目 符 号 对 话 框, 如 图 4-5 所 示 图 4-5 图 片 项 目 符 号 对 话 框 可 以 在 列 表 中 选 择 适 合 的 图 片 来 做 项 目 符 号 但 是 如 果 想 用 自 己 喜 欢 的 图 片 来 做 项 目 符 号 的 话, 就 要 单 击 上 图 中 的 导 入 按 钮, 在 将 剪 辑 添 加 到 管 理 器 对 话 框 中 把 该 图 片 导 入 到 图 片 选 择 列 表 中, 选 定 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 4.1.13 如 何 用 特 殊 符 号 做 项 目 符 号 想 用 一 些 有 意 思 的 特 殊 符 号 来 做 项 目 符 号, 请 问 该 怎 么 做 呢? 答 : 方 法 其 实 不 难 可 以 首 先 选 定 需 要 设 置 项 目 符 号 的 文 字, 然 后 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 快 捷 菜 单 中 的 项 目 符 号 和 编 号 选 项, 在 弹 出 的 项 目 符 号 和 编 号 对 话 框 550

文 字 处 理 实 战 正 文 中 单 击 自 定 义 按 钮, 就 会 出 现 符 号 对 话 框, 如 图 4-6 所 示 图 4-6 符 号 对 话 框 可 以 单 击 字 体 下 拉 列 表 选 择 不 同 类 型 的 字 体, 同 时 在 下 面 的 符 号 列 表 中 选 择 各 类 适 合 的 特 殊 符 号 如 果 希 望 更 改 符 号 的 颜 色 或 是 大 小, 还 可 以 在 返 回 的 项 目 符 号 和 编 号 对 话 框 中, 直 接 选 择 适 合 的 颜 色 和 设 置 它 的 大 小 以 达 到 满 意 的 效 果 551

4.1.14 一 次 性 展 开 全 部 菜 单 在 使 用 PowerPoint 菜 单 的 过 程 中, 发 现 有 时 候 要 想 全 部 展 开 所 有 菜 单 项, 必 须 单 击 菜 单 中 向 下 的 双 箭 头, 非 常 麻 烦 有 什 么 方 法 可 以 避 免 这 类 重 复 操 作 一 次 性 展 开 全 部 菜 单 吗? 答 : 可 以 单 击 工 具 菜 单 栏 的 自 定 义 选 项, 在 弹 出 的 自 定 义 对 话 框 中 单 击 选 项 选 项 卡, 选 定 始 终 显 示 整 个 菜 单 复 选 框, 再 单 击 关 闭 按 钮 即 可 4.1.15 如 何 将 有 文 字 说 明 的 图 片 保 存 为 图 片 格 式 想 将 PowerPoint 中 带 有 文 字 说 明 的 图 片 保 存 为 图 片 格 式, 以 便 下 次 调 用 该 图 片 时 无 需 再 次 添 加 文 字 说 明 请 问 该 怎 么 做 呢? 答 : 首 先 选 定 图 片 所 在 的 幻 灯 片, 把 图 片 以 外 的 其 他 无 须 保 存 为 图 片 格 式 的 所 有 文 字 或 对 象 都 清 除 ; 然 后 选 定 该 图 片, 并 把 它 的 大 小 调 整 到 和 整 个 幻 灯 片 编 辑 区 一 致 单 击 文 件 菜 单 栏 的 另 存 为 选 项, 在 弹 出 的 对 话 框 中 输 入 新 的 文 件 名, 并 且 把 保 存 类 型 设 置 为 JPEG 文 件 交 换 格 式 或 GIF 可 转 换 的 图 形 格 式, 就 能 实 现 把 有 文 字 说 明 的 图 片 保 存 为 图 片 格 式 这 一 操 作 了 4.1.16 快 速 为 多 张 幻 灯 片 着 色 当 多 张 幻 灯 片 的 着 色 方 案 都 相 同 的 时 候, 有 什 么 快 捷 方 法 能 够 把 同 一 方 案 运 用 于 多 张 幻 灯 片 吗? 如 果 是 不 同 文 档 中 的 幻 灯 片, 可 以 把 某 一 文 件 中 的 着 色 方 案 运 用 到 另 一 文 件 中 吗? 552

文字处理实战正文 答 当然可以 首先选中已经着色的一张幻灯片 然后用鼠标左键双击工具栏上的 格式刷 按钮 当鼠标指针右边出先一把刷子的时候 单击需要运用同一着色方 案的各张幻灯片即可 如果想把某一文件中的着色方案运用于另一文件 可以在打 开两个文档之后单击 窗口 菜单栏的 全部重排 选项 然后像在同一文件中一 样 利用格式刷操作即可 4.1.17 巧给插入图片减肥 为了使 PowerPoint 幻灯片更生动 更好看 我们常常需要在幻灯片中插入图片 可 是这样往往导致文件太大 请问有什么方法可以缩减图片文件的大小吗 答 可单击 视图 菜单栏中的 工具栏 选项 在其下拉列表中选择 图片 然后在弹出的图片工具栏上选择 压缩图片 按钮 就会出现如下 压缩图片 对 话框 如图 4-7 所示 图 4-7 压缩图片 对话框 553

如 果 希 望 压 缩 的 图 片 尽 可 能 的 小, 可 以 选 定 删 除 图 片 的 剪 裁 区 域 复 选 框 还 可 以 设 置 该 压 缩 是 运 用 于 选 中 的 图 片 还 是 文 档 中 的 所 有 图 片 同 时 也 可 以 根 据 需 要 来 更 改 图 片 的 分 辨 率, 以 达 到 最 佳 的 效 果 4.1.18 让 幻 灯 片 的 切 换 生 动 起 来 希 望 幻 灯 片 在 播 放 时 能 够 设 置 一 些 特 殊 效 果, 让 幻 灯 片 的 播 放 更 生 动 活 泼, 请 问 该 怎 么 做 才 能 实 现 呢? 答 : 可 以 通 过 设 置 不 同 的 切 换 效 果 切 换 的 速 度, 以 及 切 换 时 的 各 种 不 同 的 声 音, 来 让 幻 灯 片 的 播 放 达 到 最 佳 效 果 具 体 操 作 如 下 : 首 先 用 鼠 标 右 键 单 击 要 设 置 切 换 效 果 的 幻 灯 片, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 幻 灯 片 切 换 选 项, 此 时 在 幻 灯 片 编 辑 区 域 的 右 边 就 会 出 现 幻 灯 片 切 换 设 置 选 项 框 可 以 在 应 用 于 所 选 幻 灯 片 下 拉 列 表 框 中 设 置 幻 灯 片 的 切 换 效 果 ; 在 速 度 下 拉 列 表 框 中 设 置 幻 灯 片 切 换 的 快 慢 ; 在 声 音 下 拉 列 表 框 中 选 择 适 合 的 声 音, 如 果 希 望 添 加 其 他 的 声 音 文 件, 还 可 以 选 择 列 表 中 的 其 他 声 音 来 导 入 其 他 声 音 文 件, 如 图 4-8 所 示 如 果 想 要 幻 灯 片 自 动 播 放, 还 可 以 在 换 片 方 式 选 项 中 设 置 每 隔 多 少 时 间 自 动 切 换, 同 时 还 可 以 随 时 单 击 播 放 或 幻 灯 片 放 映 按 钮 预 览 切 换 效 果 如 果 想 把 该 切 换 设 置 运 用 于 所 有 的 幻 灯 片, 可 以 单 击 应 用 于 所 有 幻 灯 片 按 钮 554

文字处理实战正文 图 4-8 切换幻灯片 4.1.19 快速实现动作按钮的统一设置 在 PowerPoint 幻灯片设置过程中 我们常常给幻灯片添加动作按钮 可是为了美观 实用 我们又需要对同一幻灯片中的所有动作按钮做统一设置 非常麻烦 请问有 什么快捷方法吗 答 当然有 只需要选中已设置好的动作按钮 单击鼠标右键 选择 复制 选项 然后单击要设置同样动作按钮的其他幻灯片 选择 粘贴 选项 这样不仅在其他 的幻灯片中设置了相同的动作按钮 这些按钮的位置也是完全相同的 如果同一幻 灯片上的动作按钮较多 可以按住 Ctrl 键全部选定以后 再做上述 复制 粘 贴 操作 4.1.20 如何把 Excel 工作表或图表插入到幻灯片中 我们有时候需要在幻灯片中插入 Execl 工作表或图表 该怎么做呢 555

答 : 首 先 选 定 需 要 插 入 Execl 工 作 表 或 图 表 的 幻 灯 片, 并 且 把 插 入 点 移 到 合 适 的 位 置, 然 后 单 击 插 入 菜 单 栏 中 的 对 象 命 令 如 果 要 新 建 一 个 Execl 工 作 表 或 图 表, 可 以 单 击 插 入 对 象 对 话 框 的 新 建 单 选 按 钮, 并 且 在 右 边 的 选 择 列 表 中 选 择 插 入 Microsoft Excel 工 作 表 或 Microsoft Excel 图 表, 如 图 4-9 所 示, 单 击 确 定 按 钮 后 就 会 插 入 新 建 的 工 作 表 或 图 表 图 4-9 插 入 工 作 表 如 果 希 望 插 入 的 是 已 经 编 辑 好 的 工 作 表 或 图 表, 则 要 选 择 根 据 文 件 创 建 项, 然 后 单 击 浏 览 按 钮 导 入 相 应 的 工 作 表 或 图 表, 如 图 4-10 所 示 图 4-10 插 入 编 辑 好 的 工 作 表 4.1.21 让 模 板 别 具 一 格 在 使 用 PowerPoint 编 辑 幻 灯 片 时, 系 统 提 供 了 很 多 种 模 板 供 我 们 使 用 但 是 有 时 候, 为 了 别 具 一 格, 希 望 把 自 己 设 计 的 一 些 幻 灯 片 样 式 保 存 为 模 板, 该 怎 么 做 呢? 答 : 只 需 要 在 保 存 的 时 候, 单 击 文 件 菜 单 栏 的 另 存 为 选 项, 在 另 存 为 556

文 字 处 理 实 战 正 文 对 话 框 中 把 保 存 类 型 设 置 为 演 示 文 稿 设 计 模 板 即 可 把 该 页 幻 灯 片 保 存 为 模 板 供 下 次 调 用 4.1.22 如 何 在 每 张 幻 灯 片 上 使 用 不 同 的 模 板 在 用 PowerPoint 设 计 幻 灯 片 时 常 常 用 到 模 板, 但 是 不 知 道 该 怎 样 才 能 在 每 张 幻 灯 片 上 使 用 不 同 的 模 板 请 问 该 怎 么 做 呢? 答 : 在 PowerPoint XP 中 实 现 该 功 能 比 较 简 单 首 先 用 鼠 标 右 键 单 击 需 要 应 用 模 板 的 幻 灯 片, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 幻 灯 片 设 计 选 项 后, 幻 灯 片 编 辑 区 的 右 边 就 会 出 现 幻 灯 片 设 计 选 项 框 单 击 设 计 模 板, 把 鼠 标 在 模 板 列 表 中 合 适 的 模 板 上 停 留 一 会 儿, 在 右 边 出 现 下 拉 按 钮 时 单 击 该 按 钮, 选 择 应 用 于 选 定 幻 灯 片 项 重 复 该 操 作, 即 可 在 每 张 幻 灯 片 上 使 用 不 同 的 模 板 4.1.23 如 何 把 多 个 演 示 文 稿 合 并 在 实 际 应 用 PowerPoint XP 的 过 程 中, 有 时 候 需 要 把 多 个 幻 灯 片 演 示 文 稿 合 并, 并 且 希 望 它 们 分 别 保 持 原 有 的 风 格 请 问 可 以 吗? 如 果 可 以, 该 怎 么 操 作 呢? 答 : 当 然 可 以 首 先 打 开 需 要 合 并 的 某 一 个 演 示 文 稿, 然 后 单 击 工 具 菜 单 栏 的 比 较 并 合 并 演 示 文 稿 选 项, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 要 与 之 合 并 的 另 一 个 演 示 文 稿 并 单 击 合 并 按 钮, 接 着 按 提 示 单 击 继 续 按 钮, 操 作 完 成 后 即 可 实 现 两 个 文 稿 的 合 并 4.1.24 如 何 设 置 超 链 接 有 人 说 在 PowerPoint 中, 使 用 超 链 接 功 能 不 仅 可 以 在 不 同 的 幻 灯 片 之 间 自 由 切 换, 557

还 可 以 在 幻 灯 片 与 其 他 程 序 或 文 件 之 间 随 意 地 转 换 请 问 要 如 何 才 能 设 置 超 链 接 呢? 答 : 常 用 的 方 法 有 三 种 : (1) 直 接 利 用 工 具 栏 上 的 插 入 超 链 接 按 钮 首 先 选 定 需 要 插 入 超 链 接 的 文 字 或 图 像, 也 可 把 光 标 移 动 到 要 插 入 超 链 接 的 相 应 位 置 然 后 单 击 工 具 栏 上 的 插 入 超 链 接 按 钮, 在 弹 出 的 插 入 超 链 接 对 话 框 中 选 择 要 插 入 链 接 的 文 档 Web 页 或 电 子 邮 件 地 址, 如 图 4-11 所 示, 再 单 击 确 定 按 钮 即 可 需 要 注 意 的 是, 如 果 选 定 的 是 文 字 或 图 像 等 幻 灯 片 中 已 有 的 对 象, 那 么 设 置 超 链 接 后 没 有 什 么 特 殊 标 志 只 有 在 幻 灯 片 播 放 时, 把 鼠 标 移 到 相 应 的 对 象 上, 鼠 标 指 针 会 变 成 一 只 手 型, 单 击 该 对 象 即 可 启 动 超 链 接 如 果 没 有 选 定 任 何 对 象, 只 是 把 光 标 移 到 幻 灯 片 相 应 的 位 置, 那 么 可 以 在 插 入 超 链 接 对 话 框 的 要 显 示 的 文 字 后 给 链 接 命 名, 以 便 幻 灯 片 上 出 现 相 关 的 带 下 划 线 的 提 示, 当 鼠 标 指 针 移 到 该 提 示 上 时, 同 样 会 变 成 一 只 手 型, 单 击 便 可 打 开 超 链 接 图 4-11 插 入 超 链 接 (2) 也 可 以 利 用 动 作 设 置 来 实 现 首 先 选 中 需 要 设 置 超 链 接 的 图 像 或 文 字, 单 击 幻 灯 片 放 映 菜 单 栏 的 动 作 设 置 选 项 根 据 需 要 单 击 单 击 鼠 标 或 鼠 标 移 过 选 项 卡 选 择 超 链 接 到 单 选 按 钮, 并 在 下 拉 列 表 中 选 择 要 链 接 到 的 内 容 如 果 要 链 接 的 内 容 不 在 该 下 拉 列 表 中, 可 以 单 击 其 他 文 件 来 导 入 相 应 的 链 558

文字处理实战正文 接内容 如图 4-12 所示 设置完毕单击 确定 按钮即可 3 除了上述两种方法以外 还可以利用 动作按钮 来设置超链接 方法如下 单击 幻灯片放映 菜单的 动作按钮 选项 在列表中任选一个适合的动作按钮 把鼠标移到幻灯片编辑区域 指针就会变成一个黑 十 字型 在需要添加超链接 的位置按住鼠标左键拖动 绘出一个动作按钮 同时在弹出的如图 4-12 的 动作 设置 对话框中 按方法 2 操作即可 图 4-12 利用 动作设置 4.2 特殊设置技巧 4.2.1 巧用键盘辅助定位对象 请问如何才能解决鼠标定位对象不太准确这个问题 答 方法其实很简单 可以利用键盘来帮忙 按住 Shift 键的同时用鼠标水 平或竖直移动对象 可以基本接近于直线平移 在按住 Ctrl 键的同时用方向键 来移动对象 可以精确到像素点的级别 非常准确 559

4.2.2 如 何 设 置 对 象 的 动 态 交 互 效 果 在 用 PowerPoint 编 辑 幻 灯 片 的 过 程 中 碰 到 了 一 个 这 样 的 问 题, 希 望 单 击 某 个 图 片 后, 再 动 态 地 出 现 相 应 的 文 字 说 明, 做 了 很 多 次, 都 无 法 实 现 请 问 该 怎 么 做, 才 能 实 现 两 个 任 意 的 声 音 图 片 或 文 字 对 象 的 交 互 效 果 呢? 答 : 假 设 要 设 置 动 态 交 互 效 果 的 两 个 对 象 为 对 象 1 对 象 2 首 先 选 中 对 象 1, 单 击 鼠 标 右 键, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 自 定 义 动 画 选 项, 此 时 在 幻 灯 片 编 辑 区 域 的 右 边 就 会 出 现 自 定 义 动 画 编 辑 区 单 击 添 加 效 果 按 钮 选 择 一 种 合 适 的 动 态 效 果, 在 随 之 出 现 的 下 边 的 效 果 显 示 框 中 用 鼠 标 右 键 单 击 该 效 果 名, 选 择 计 时 选 项, 单 击 弹 出 对 话 框 的 触 发 器 按 钮, 选 中 单 击 下 列 对 象 时 启 动 效 果 单 选 按 钮 并 在 其 后 的 列 表 框 中 选 择 对 象 2, 如 图 4-13 所 示, 单 击 确 定 按 钮 后 即 可 实 现 单 击 对 象 2 时, 对 象 1 出 现 动 态 交 互 效 果 图 4-13 设 置 动 态 交 互 效 果 4.2.3 如 何 让 对 象 随 心 所 欲 动 起 来 希 望 在 幻 灯 片 中 插 入 的 图 片 文 字 等 对 象 能 够 根 据 需 要 随 意 的 移 动 请 问 该 怎 么 做 呢? 答 : 方 法 其 实 很 容 易 首 先 用 鼠 标 右 键 单 击 要 设 置 移 动 效 果 的 对 象, 选 择 自 560

文 字 处 理 实 战 正 文 定 义 动 画 选 项, 在 弹 出 的 自 定 义 动 画 编 辑 区 域 中 单 击 添 加 效 果 按 钮, 选 择 动 作 路 径 选 项, 在 弹 出 的 下 一 级 联 菜 单 中 单 击 更 多 动 作 路 径 命 令, 在 显 示 的 添 加 动 作 路 径 列 表 中 选 择 任 意 动 作 路 径, 再 单 击 确 定 按 钮 即 可 如 果 希 望 自 己 绘 制 该 对 象 的 运 动 路 径, 就 要 在 动 作 路 径 级 联 菜 单 中 选 择 绘 制 自 定 义 路 径 菜 单 中 的 自 由 曲 线 选 项 此 时 当 把 鼠 标 移 到 幻 灯 片 编 辑 区 域 的 时 候, 指 针 会 变 成 一 枝 笔 型, 就 可 以 按 住 鼠 标 左 键 随 意 地 绘 制 对 象 的 运 动 路 径 了 4.2.4 巧 让 多 个 对 象 整 齐 排 列 在 某 张 幻 灯 片 上 插 入 了 多 个 对 象, 希 望 用 鼠 标 拖 动 的 方 式 能 让 它 们 间 隔 均 匀 地 排 列 整 齐, 但 是 怎 么 都 做 不 好 请 问 该 怎 么 做 呢? 答 : 方 法 如 下 : 首 先 用 鼠 标 右 键 单 击 工 具 栏 任 意 位 置, 在 弹 出 的 工 具 栏 选 择 列 表 中 选 中 绘 图 以 调 用 出 绘 图 工 具 栏 然 后, 按 住 Ctrl 键 不 放 的 同 时, 依 次 单 击 需 要 排 列 的 对 象, 再 选 择 绘 图 工 具 栏 最 左 边 的 绘 图 按 钮, 单 击 对 齐 或 分 布 选 项, 最 后 在 排 列 方 式 列 表 中 任 选 一 种 合 适 的 排 列 方 式 即 可 实 现 多 个 对 象 间 隔 均 匀 地 整 齐 排 列 4.2.5 如 何 利 用 网 格 和 参 考 线 来 整 齐 排 列 对 象 请 问 有 没 有 更 好 的 方 法 可 以 实 现 多 个 对 象 横 向 或 纵 向 的 整 齐 排 列? 答 : 可 以 利 用 PowerPoint 的 网 格 和 参 考 线 功 能 就 能 很 简 单 的 实 现 了 首 先 单 击 视 图 菜 单 的 网 格 和 参 考 线 选 项, 弹 出 网 格 线 和 参 考 线 对 话 框, 如 图 4-14 所 示 选 中 对 象 与 网 格 对 齐 和 屏 幕 上 显 示 绘 图 参 考 线 复 选 框, 单 击 确 定 按 钮 返 回 到 幻 灯 片 编 辑 区 域 后, 会 发 现 多 了 两 条 相 互 垂 直 的 辅 助 线 可 以 先 把 其 中 561

的 一 条 辅 助 线 拖 动 到 对 象 要 排 列 的 相 应 位 置, 然 后 再 逐 一 拖 动 对 象 至 辅 助 线 附 近, 对 象 就 会 自 动 地 与 辅 助 线 对 齐 多 个 对 象 也 就 非 常 漂 亮 地 整 齐 排 列 好 了 图 4-14 网 格 线 和 参 考 线 对 话 框 4.2.6 让 图 片 同 时 运 动 起 来 在 PowerPoint 中 设 置 了 动 画 效 果 的 图 片, 往 往 只 能 够 按 前 后 顺 序 运 动 起 来 请 问 有 没 有 什 么 好 的 办 法, 可 以 让 它 们 同 时 运 动 呢? 答 : 首 先 在 按 住 Shift 键 的 同 时 分 别 选 定 各 张 图 片, 然 后 单 击 绘 图 下 拉 菜 单, 选 择 组 合 选 项 把 它 们 设 置 为 一 个 整 体, 然 后 单 击 幻 灯 片 放 映 菜 单 的 自 定 义 动 画 命 令 对 该 组 合 设 置 一 个 动 画 效 果 后, 就 会 发 现 这 些 图 片 都 同 时 运 动 起 来 了 562

文 字 处 理 实 战 正 文 4.2.7 换 个 角 度 显 示 剪 贴 画 有 时 候 希 望 插 入 PowerPoint 幻 灯 片 中 的 剪 贴 画 能 够 换 个 角 度 显 示 请 问 能 够 实 现 吗? 答 : 实 现 的 方 法 其 实 很 简 单, 可 以 选 定 该 剪 贴 画, 然 后 利 用 绘 图 工 具 栏 的 绘 图 下 拉 菜 单 下 的 旋 转 或 翻 转 功 能 来 实 现 但 是 有 时 候, 该 菜 单 下 的 旋 转 或 翻 转 选 项 功 能 是 灰 色 的, 这 个 时 候 就 要 进 行 如 下 操 作 : 首 先 选 定 该 剪 贴 画, 然 后 单 击 绘 图 工 具 栏 的 绘 图 下 拉 菜 单 下 的 取 消 组 合 选 项, 并 在 弹 出 的 对 话 框 中 直 接 单 击 确 定 按 钮, 此 时, 剪 贴 画 被 分 解 成 了 若 干 个 被 选 定 的 小 对 象 再 次 选 择 绘 图 工 具 栏 的 绘 图 下 拉 菜 单 下 的 组 合 选 项 后, 就 会 激 活 该 功 能 了 4.2.8 巧 设 反 弹 效 果 在 朋 友 设 计 的 幻 灯 片 中 看 到 设 置 的 标 题 文 字 会 缓 缓 地 落 下 来, 然 后 又 反 弹 上 去, 连 续 几 次 后 才 静 止 不 动 这 种 效 果 非 常 生 动, 请 问 要 如 何 操 作 才 能 实 现 呢? 答 : 在 PowerPoint XP 中 对 选 中 的 文 字 或 图 像 实 现 这 项 功 能 非 常 容 易 选 中 操 作 对 象 后, 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 自 定 义 动 画 选 项, 单 击 添 加 效 果 按 钮, 选 择 进 入 菜 单 下 的 其 他 效 果 选 项, 在 添 加 进 入 效 果 对 话 框 中 单 击 华 丽 型 列 表 中 的 挥 舞 项, 如 图 4-15 所 示, 再 单 击 确 定 按 钮 即 可 563

图 4-15 添 加 反 弹 效 果 4.2.9 如 何 实 现 动 画 效 果 请 问 要 如 何 才 能 在 用 PowerPoint 设 计 的 多 媒 体 课 件 中 设 置 栩 栩 如 生 的 动 画 效 果? 答 :PowerPoint XP 的 动 画 功 能 非 常 强 大 我 们 可 以 通 过 添 加 效 果 中 的 进 入 强 调 退 出 动 作 路 径 等 功 能 实 现 相 应 的 动 态 效 果 ; 同 时 在 动 画 播 放 速 度 上 有 非 常 慢 慢 速 中 速 快 速 和 非 常 快 等 多 种 选 择, 时 间 可 以 精 确 到 0.01 秒 为 了 达 到 最 佳 的 效 果, 在 动 画 连 接 控 制 方 面 增 加 了 之 前 ( 从 上 一 项 开 始 ) 和 触 发 器 动 画 两 项 控 制 动 画 的 新 功 能, 并 且 还 可 以 设 置 动 画 开 始 的 方 向 等 4.2.10 如 何 引 入 Flash 动 画 为 了 让 设 计 的 幻 灯 片 更 好 看 更 灵 活, 想 在 幻 灯 片 中 插 入 Flash 的 动 画 请 问 该 怎 么 操 作 呢? 答 : 可 以 利 用 插 入 菜 单 下 的 对 象 选 项 来 完 成 Flash 动 画 的 引 入 首 先 选 定 要 插 入 Flash 动 画 的 那 页 幻 灯 片, 然 后 单 击 插 入 菜 单 下 的 对 象 选 项, 选 择 根 据 文 件 创 建 单 选 按 钮, 并 且 在 右 边 的 文 件 文 本 框 中 输 入 要 插 入 的 Flash 564

文 字 处 理 实 战 正 文 动 画 的 路 径 和 名 称, 单 击 确 定 按 钮 返 回 到 幻 灯 片 页 时 会 发 现 刚 插 入 的 Flash 动 画 在 该 页 上 有 一 个 图 标 为 了 能 够 让 插 入 的 Flash 动 画 顺 利 播 放, 还 可 以 用 鼠 标 右 键 单 击 该 图 标, 选 择 快 捷 菜 单 中 的 动 作 设 置 选 项, 并 在 弹 出 的 对 话 框 中 把 对 象 动 作 下 拉 列 表 中 设 置 为 激 活 内 容, 同 时 可 以 根 据 需 要 选 择 是 鼠 标 移 过 还 是 单 击 鼠 标 时, 播 放 该 动 画, 如 图 4-16 所 示 图 4-16 引 入 Flash 动 画 值 得 注 意 的 就 是 采 用 上 述 方 法 插 入 的 Flash 动 画 必 须 在 系 统 安 装 了 相 应 Flash 播 放 软 件 时, 才 能 激 活 播 放 为 了 避 免 这 种 情 况, 还 可 以 用 以 下 方 法 来 实 现 : 用 鼠 标 右 键 单 击 菜 单 栏 右 边 的 空 白 区 域, 在 弹 出 的 工 具 栏 列 表 中 选 择 控 件 工 具 箱 选 项, 单 击 控 件 工 具 栏 中 的 其 他 控 件 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 选 择 Shockwave flash Object 项 此 时 鼠 标 指 针 变 成 十 字 型, 按 住 鼠 标 左 键 不 放, 在 幻 灯 片 页 面 上 拖 出 一 个 和 要 播 放 的 Flash 动 画 大 小 相 同 的 矩 形 区 域 选 定 该 区 域, 在 控 件 工 具 栏 中 单 击 属 性 按 钮, 在 属 性 列 表 中 选 择 Movie 项, 并 在 后 面 输 入 要 插 入 的 Flash 动 画 的 路 径 和 名 称, 如 图 4-17 所 示, 确 定 即 可 565

图 4-17 设 置 文 件 属 性 4.2.11 如 何 引 入 MP3 音 乐 请 问 如 何 才 能 把 MP3 音 乐 插 入 到 幻 灯 片 中 来? 答 : 要 想 把 MP3 音 乐 插 入 到 幻 灯 片 中, 可 以 通 过 插 入 菜 单 下 的 对 象 功 能 来 实 现 首 先 选 定 要 插 入 MP3 音 乐 的 那 页 幻 灯 片, 然 后 单 击 插 入 菜 单 下 的 对 象 选 项, 选 择 根 据 文 件 创 建 单 选 按 钮, 并 且 在 右 边 的 文 件 文 本 框 中 输 入 要 插 入 的 MP3 音 乐 的 完 整 路 径 和 名 称, 如 图 4-18 所 示 图 4-18 插 入 MP3 音 乐 单 击 确 定 按 钮 返 回 到 幻 灯 片 页 时 会 发 现 刚 插 入 的 MP3 音 乐 在 该 页 上 有 一 个 图 标 选 定 该 图 标, 选 择 幻 灯 片 放 映 菜 单 栏 下 的 自 定 义 动 画 选 项, 单 击 添 加 效 果 按 钮, 选 择 对 象 动 作 子 菜 单 中 的 激 活 内 容 选 项 即 可 在 幻 灯 片 播 放 的 时 候, 自 动 调 用 MP3 音 乐 播 放 器 来 播 放 该 音 乐 值 得 注 意 的 是, 要 想 实 现 MP3 音 乐 的 正 确 播 放, 系 统 必 须 安 装 相 应 的 MP3 音 乐 播 放 器 566

文 字 处 理 实 战 正 文 4.2.12 快 速 预 览 动 画 效 果 有 什 么 快 捷 方 法 可 以 快 速 预 览 正 在 编 辑 的 幻 灯 片 的 动 画 效 果 吗? 答 : 方 法 其 实 很 简 单 单 击 视 图 菜 单 的 幻 灯 片 浏 览 命 令 在 打 开 的 窗 口 中 就 会 发 现 有 动 画 的 幻 灯 片 的 左 下 方 都 会 有 一 个 五 角 星 符 号, 单 击 该 符 号 即 可 实 现 动 画 效 果 的 快 速 预 览 4.2.13 让 幻 灯 片 字 幕 闪 起 来 想 让 幻 灯 片 上 的 字 幕 能 够 由 下 至 上 缓 缓 上 升, 到 顶 端 后 才 慢 慢 消 失 请 问 要 如 何 才 能 实 现 这 种 特 殊 效 果? 答 : 在 PowerPoint XP 中 实 现 该 效 果 一 点 都 不 难 首 先 调 整 好 字 幕 所 在 的 位 置 及 其 文 本 框 的 大 小, 然 后 选 择 幻 灯 片 放 映 菜 单 下 的 自 定 义 动 画 选 项 单 击 添 加 效 果 按 钮, 选 择 进 入 效 果 列 表 中 的 其 他 效 果 选 项, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 华 丽 型 中 的 字 幕 式 即 可 同 时 还 可 以 在 自 定 义 动 画 对 话 框 中 设 置 该 字 幕 运 动 的 速 度 字 幕 效 果 等 4.3 幻 灯 片 播 放 技 巧 4.3.1 如 何 让 动 画 重 复 多 次 播 放 有 时 候 我 们 需 要 在 PowerPoint 中 重 复 多 次 播 放 某 一 动 画 请 问 要 如 何 做 呢? 答 : 方 法 其 实 很 简 单 在 自 定 义 动 画 窗 口 中 用 鼠 标 右 键 单 击 该 动 画 效 果, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 计 时 选 项 此 时 会 出 现 一 个 如 图 4-19 所 示 的 对 话 框 单 567

击 重 复 后 的 下 拉 按 钮, 根 据 需 要 选 择 一 种 重 复 播 放 的 方 式 后, 单 击 确 定 按 钮 即 可 图 4-19 字 幕 式 对 话 框 568

文 字 处 理 实 战 正 文 4.3.2 如 何 在 窗 口 模 式 下 放 映 幻 灯 片 请 问 如 何 才 能 实 现 幻 灯 片 在 窗 口 模 式 下 播 放? 答 : 其 实 一 点 都 不 难 只 需 在 按 住 Alt 键 不 放 的 同 时, 依 次 按 下 D 和 V 键 即 可 4.3.3 如 何 实 现 幻 灯 片 在 播 放 过 程 中 的 暂 停 有 时 候 希 望 在 幻 灯 片 播 放 的 时 候 能 够 暂 停, 以 便 进 行 其 他 的 操 作, 请 问 要 怎 么 做 呢? 答 : 如 果 想 暂 停 后, 屏 幕 变 成 白 屏 的 话, 可 以 在 播 放 时 按 下 W 键 ; 如 果 希 望 黑 屏 的 话, 则 应 该 按 下 B 键 按 空 格 键 可 以 取 消 暂 停, 继 续 播 放 幻 灯 片 4.3.4 如 何 让 背 景 音 乐 连 续 播 放 希 望 插 入 的 背 景 音 乐 在 整 个 幻 灯 片 播 放 过 程 中 能 够 连 续 播 放, 不 会 随 着 幻 灯 片 的 切 换 而 消 失 请 问 该 怎 么 做 呢? 答 : 只 要 按 如 下 操 作, 就 能 够 轻 而 易 举 地 实 现 : 首 先 选 定 整 个 幻 灯 片 的 第 一 页, 然 后 单 击 幻 灯 片 放 映 菜 单 的 幻 灯 片 切 换 选 项, 在 弹 出 的 幻 灯 片 切 换 对 话 框 的 声 音 下 拉 列 表 中 选 择 一 种 适 合 的 声 音 文 件 如 果 想 设 置 的 声 音 个 性 化 一 点, 可 以 单 击 声 音 列 表 的 最 后 一 项 其 他 声 音, 在 添 加 声 音 对 话 框 中 把 该 声 音 文 件 导 入 然 后 选 定 循 环 播 放, 到 下 一 声 音 开 始 时 复 选 框, 如 图 4-20 所 示, 即 可 实 现 该 背 景 音 乐 的 连 续 播 放 569

图 4-20 循 环 播 放 声 音 4.3.5 巧 把 播 放 后 的 对 象 隐 藏 请 问 如 何 才 能 设 置 把 播 放 后 的 对 象 隐 藏 这 一 特 殊 效 果? 答 : 首 先 可 以 单 击 幻 灯 片 放 映 菜 单 的 自 定 义 动 画 选 项 对 该 对 象 进 行 动 画 效 果 设 置 然 后 用 鼠 标 左 键 双 击 右 边 的 自 定 义 动 画 对 话 框 的 效 果 列 表 中 显 示 的 效 果 名, 在 弹 出 的 对 话 框 中 单 击 效 果 选 项 卡, 单 击 动 画 播 放 后 右 边 的 下 拉 按 钮, 选 择 播 放 动 画 后 隐 藏, 如 图 4-21 所 示, 单 击 确 定 按 钮 后 即 可 实 现 该 特 殊 效 果 也 可 以 通 过 单 击 下 次 单 击 后 隐 藏 选 项 来 设 置 单 击 鼠 标 后 动 画 才 隐 藏 这 一 特 殊 效 果 图 4-21 把 播 放 后 的 对 象 隐 藏 570

文 字 处 理 实 战 正 文 4.3.6 如 何 插 入.wma/.wmv/.dat 格 式 的 文 件 想 在 PowerPoint 制 作 的 幻 灯 片 中 插 入.wma /.wmv /.dat 格 式 的 文 件 请 问 应 该 怎 么 操 作 呢? 答 : 用 鼠 标 右 键 单 击 菜 单 栏 右 边 的 空 白 区 域, 在 弹 出 的 工 具 栏 列 表 中 选 择 控 件 工 具 箱 选 项, 单 击 控 件 工 具 栏 中 的 其 他 控 件 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 选 择 Microsoft Netshow Player 此 时 鼠 标 指 针 变 成 + 字 型, 把 鼠 标 移 到 需 要 插 入.wma/.wmv/.dat 格 式 的 文 件 的 那 页 幻 灯 片 上, 按 住 鼠 标 左 键 不 放, 在 幻 灯 片 页 面 上 拖 出 一 个 矩 形 区 域, 松 开 鼠 标 即 发 现 该 矩 形 区 域 自 动 的 变 成 一 个 Windows Media 软 件 的 运 行 窗 口 了 用 鼠 标 右 键 单 击 该 窗 口, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 单 击 属 性 命 令, 然 后 在 属 性 对 话 框 的 列 表 中 选 择 FileName 项, 并 在 其 后 的 文 本 框 内 输 入 要 播 放 的.wma/.wmv/.dat 格 式 的 文 件 的 具 体 路 径 和 文 件 名, 如 图 4-22 所 示, 即 可 实 现 这 几 类 特 殊 格 式 的 文 件 的 播 放 图 4-22 属 性 对 话 框 值 得 注 意 的 是, 在 该 属 性 对 话 框 中, 把 AutoStart 项 的 值 设 为 True 或 Flase 可 定 义 该 文 件 是 否 自 动 播 放 同 样 对 ShowControls 项 进 行 相 应 设 置, 可 定 义 是 否 隐 藏 播 放 控 制 栏 ; 还 可 以 通 过 设 置 AutoSize 和 DislaySize 来 定 义 播 放 窗 口 的 大 小 571

4.4.1 让 创 建 摘 要 幻 灯 片 自 动 化 请 问 有 什 么 方 法 能 够 实 现 快 速 自 动 创 建 摘 要 幻 灯 片? 答 : 方 法 其 实 很 简 单 首 先 单 击 视 图 菜 单 的 幻 灯 片 浏 览 命 令, 然 后 在 按 住 Ctrl 键 不 放 的 同 时, 依 次 单 击 最 能 概 括 该 幻 灯 片 文 稿 内 容 的 几 页 幻 灯 片, 最 后 按 住 Alt+Shift+S 组 合 键 或 直 接 单 击 幻 灯 片 浏 览 工 具 栏 上 的 摘 要 幻 灯 片 按 钮, 即 可 快 速 自 动 地 创 建 以 选 定 的 各 张 幻 灯 片 的 标 题 为 内 容 的 摘 要 幻 灯 片 572

文字处理实战正文 4.4.2 巧做设置将 PowerPoint 的大纲 备注或讲义 发送到 WORD 请问要如何设置才能将 PowerPoint 的大纲 备注或讲义发送到 WORD 答 首先单击 文件 菜单栏的 发送 命令 在弹出的下拉列表中选择 Microsoft Word 选项 如果要发送到 WORD 的是大纲 必须选择 只使用大纲 如果要 发送到 WORD 的是备注 可以选择 备注在幻灯片旁 或 备注在幻灯片下 如 果要发送到 WORD 的是讲义 那么可以选择 空行在幻灯片旁 或 空行在幻灯 片下 如图 4-23 所示 最后单击 确定 按钮即可 图 4-23 设置发送方式 573

4.4.3 如 何 在 没 有 安 装 PowerPoint 软 件 的 计 算 机 上 播 放 PowerPoint 幻 灯 片 有 朋 友 告 诉 我, 即 使 计 算 机 上 没 有 安 装 PowerPoint 软 件, 也 能 观 看 PowerPoint 幻 灯 片 请 问 要 如 何 才 能 实 现 呢? 答 : 可 以 利 用 微 软 提 供 的 ppview32.exe 来 实 现 这 一 功 能 该 软 件 位 于 CD-ROM 盘 的 Office 文 件 夹 内 也 可 以 直 接 从 微 软 中 国 公 司 网 站 下 载 安 装 程 序 但 是 需 要 注 意 的 是, 该 软 件 在 播 放 幻 灯 片 时, 不 支 持 PowerPoint XP 的 新 动 画 功 能, 所 以 在 播 放 PowerPoint XP 制 作 的 幻 灯 片 时 效 果 不 是 太 好 4.4.4 让 PowerPoint 文 件 更 安 全 请 问 要 如 何 设 置 才 能 给 PowerPoint 文 件 加 密, 以 防 止 别 人 未 经 允 许 就 私 自 查 看 或 更 改 我 的 文 件? 答 : 为 了 让 PowerPoint 文 件 更 安 全, 我 们 可 以 通 过 以 下 方 式 来 给 它 加 密 : 首 先 单 击 工 具 菜 单 下 的 选 项 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 单 击 安 全 性 选 项 卡, 此 时 可 以 在 打 开 权 限 密 码 和 修 改 权 限 密 码 后 输 入 相 应 密 码, 单 击 确 定 按 钮 后 即 可 生 效 如 果 希 望 该 文 件 的 安 全 性 更 强, 还 可 以 单 击 右 边 的 高 级 按 钮, 选 择 相 应 的 加 密 类 型 来 提 高 安 全 保 障 574