文字处理实战正文 第 1 章 Word 篇 1.1 文字录入技巧 1.1.1 叠字轻松输入 在汉字中经常遇到重叠字 比如 爸爸 妈妈 欢欢喜喜 等 在 Word 中输 入时除了利用输入法自带的功能快速输入外 还有没有其他办法轻松进行输入呢 答 在 Word 中提供了一个这样的功能 只需通过组合键 Alt+Enter 便可轻松输 入 如在输入 爸 字后 按组合键 Alt+Enter 便可再输入一个 爸 字 1.1.2 快速输入省略号 在 Word 中输入省略号时经常采用选择 插入 符号 选项的方法 请问有没有办 法进行快速输入呢 答 有办法 只需在要输入省略号时按下 Ctrl+ Alt+. 组合键便可快速得到 并 且在不同的输入法下都可采用这个方法快速输入 1.1.3 快速输入汉语拼音 在制作语文试卷或书写文字拼音时 常需输入汉语拼音 而若采用选择 插入 符 号 选项的方法进行输入 操作繁琐 请问有没有更方便的方法进行录入 答 在输入较多的汉语拼音时 可采用另外一种更简捷的方法 先选中要添加注音 299
的 汉 字, 再 选 择 格 式 中 文 版 式 拼 音 指 南 选 项, 在 拼 音 指 南 对 话 框 中 单 击 组 合 按 钮, 如 图 1-1 所 示, 则 将 拼 音 文 字 复 制 粘 贴 到 正 文 中, 同 时 还 可 删 除 不 需 要 的 基 准 文 字 图 1-1 拼 音 指 南 对 话 框 1.1.4 快 速 复 制 文 字 在 Word 中 录 入 文 字 时 常 会 碰 到 重 复 输 入 的 文 字, 请 问 除 了 采 用 Ctrl+C 及 Ctrl+V 组 合 键 进 行 复 制 与 粘 贴 外, 还 有 没 有 其 他 方 法 进 行 快 速 复 制? 答 : 通 常 大 家 采 用 上 面 所 说 的 方 法 来 进 行 操 作, 其 实 也 可 利 用 Ctrl+ 鼠 标 左 键 进 行 快 速 复 制, 具 体 的 操 作 方 法 为 : 先 选 中 要 复 制 的 文 字 或 图 形, 再 按 下 Ctrl 键, 并 把 指 针 移 到 所 选 中 的 文 字 上, 然 后 按 下 鼠 标 左 键 不 松 开, 再 移 动 鼠 标 把 这 些 选 中 的 文 字 拖 到 要 粘 贴 的 位 置 即 可 1.1.5 巧 妙 输 入 特 殊 符 号 在 录 入 文 件 时 常 碰 到 一 些 特 殊 的 符 号, 像 笑 脸, 请 问 除 了 利 用 选 择 插 入 符 号 选 项 外, 还 有 没 有 其 他 更 快 捷 的 方 法? 答 : 其 实 这 可 利 用 Word 的 自 动 更 正 功 能 快 速 完 成 输 入 选 择 工 具 自 动 更 正 选 项, 然 后 选 择 自 动 更 正 选 项 卡 下 的 自 动 使 用 拼 写 检 查 功 能 提 供 的 建 议 复 选 框, 同 时 还 要 选 中 键 入 时 自 动 替 换 下 的 带 格 式 文 本 单 选 按 钮 此 时 再 300
文字处理实战正文 输入 :) 不要输入双引号 试试看 是不是得到了 以下附另外几个常见 的符号 表情 :( 就是一张生气的脸 : 就是一张严肃的脸 箭头 输入两个等号再输入大于号 就成了粗箭头 输入两个连字符再输入大于号 就成了细箭头 输入一个大于号再输入一个等号再输入一个小于号 就变成了双向 箭头 加一条横线 在一空行内 连续输入三个以上的连字符 - 按回车键 就出现一 条横线 加一条波浪线 在一空行内 连续输入三个以上的波浪号 ~ 按回车键 就出现 一条波浪线 加多条线 在一空行内 连续输入三个以上的井号 # 按回车键 就出现由二条 细线和一条粗线组成的线 1.1.6 快速设置上下标 上 下标在 Word 文件中经常需要用到 比如数学公式 y=x2 而如果通过选择 字 体 效果 选项中进行操作 则很麻烦 请问有没有更快捷的方法呢 答 要输入上 下标 有两种更快捷的方法 方法一 使用格式刷 在文件中选择 已输入好的上标或下标 然后单击 格式刷 图标 光标变成了一个刷子的形状 在需要设置的地方拖动即可把该文字设置成相应的上标或下标 方法二 利用键盘 快捷键 选中需要设置上下标的文字 然后使用 Ctrl+Shift++ 组合键就可将文 字设为上标 使用 Ctrl++ 组合键就将文字设为下标 同时再按一下它们还可恢 301
复 到 正 常 输 入 1.1.7 快 速 插 入 脚 注 和 尾 注 有 没 有 方 法 在 Word 文 件 中 快 速 插 入 脚 注 以 及 尾 注? 答 : 首 先 把 光 标 移 至 文 件 中 需 插 入 脚 注 或 尾 注 的 位 置, 然 后 按 下 Ctrl+Alt+F 组 合 键 便 可 快 速 插 入 脚 注, 而 按 下 Ctrl+Alt+E 组 合 键 则 可 快 速 插 入 尾 注 1.1.8 快 速 输 入 直 引 号 当 在 录 入 文 件 时 输 入 像 3'54" 的 数 字 时, 中 间 的 直 引 号 输 入 时 总 会 感 觉 有 些 麻 烦, 请 问 有 没 有 办 法 快 速 进 行 输 入? 答 : 确 实 是 这 样, 在 Word 中 系 统 会 自 动 把 这 两 个 直 引 号 变 为 弯 引 号 ; 但 其 实 要 输 入 这 两 个 直 引 号 并 不 难, 可 以 利 用 两 种 方 法 来 实 现 : 方 法 一, 选 择 插 入 符 号 选 项, 然 后 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 符 号 字 符 集, 并 在 下 面 的 字 符 显 示 框 中 选 择 所 要 的 直 引 号, 最 后 单 击 插 入 按 钮 即 可 方 法 二, 在 使 用 Word 时, 输 入 的 直 引 号 变 成 弯 引 号 是 因 为 Word 的 一 个 自 动 设 置 选 项 造 成 的 因 此 只 要 改 变 该 设 置 即 可, 其 操 作 方 法 如 下 : 选 择 工 具 自 动 更 正 选 项, 在 弹 出 的 对 话 框 中 单 击 键 入 时 自 动 套 用 格 式 选 项 卡, 取 消 选 择 直 引 号 替 换 为 弯 引 号 复 选 框 即 可, 如 图 1-2 所 示 302
文字处理实战正文 图 1-2 自动更正 对话框 1.1.9 快速删除单词或句子 在 Word 中 有没有快捷方法删除其中的英文单词或汉字句子呢 答 有 根据光标所在位置的不同 可利用下面的方法快速完成删除 当要删除光 标前的英文单词或汉字句子时 可利用 Ctrl+BackSpace 组合键进行 而要删除 光标后的英文单词或汉字句子时 可利用 Ctrl+Del 组合键进行 1.1.10 快速修改格式 在 Word 文件中 如果要对多处文本进行相同格式修改 如果一处处地进行修改 或者利用格式刷来进行操作 特别是对不连续的文本进行修改时 都还比较麻烦 请问有没有更快捷的方法 答 这可以利用 替换 命令来完成 具体操作方法是 单击 编辑 查找或替换 选项打开 查找和替换 对话框 再在 查找 选项卡下单击 高级 按钮 单击 对话框下面的 格式 打开下拉菜单 选择其中 字体 F 命令 如图 1-3 所示 在其中输入被替换的文本格式信息后单击 确定 按钮 用鼠标单击 替换为 文本框 按相同的方法找输入新的文本格式信息并单击 确 定 按钮 最后单击 替换 或者 全部替换 按钮 即可完成文本格式的修改 303
图 1-3 选 择 字 体 命 令 1.1.11 快 速 输 入 数 学 公 式 在 Word 中 要 录 入 比 较 复 杂 的 数 学 公 式 时 常 需 利 用 数 学 公 式 来 进 行 输 入, 但 怎 样 找 到 及 启 用 数 学 公 式 输 入 这 个 功 能 呢? 答 : 单 击 视 图 工 具 栏 自 定 义 命 令 打 开 自 定 义 窗 口, 在 命 令 选 项 卡 左 栏 中 选 择 插 入 选 项, 再 在 右 栏 拖 动 垂 直 滚 动 条, 在 公 式 编 辑 器 上 按 下 鼠 标 左 键, 把 该 图 标 拖 至 Word 工 具 栏 ( 如 格 式 工 具 栏 ) 中 然 后 单 击 公 式 编 辑 器 图 标, 对 于 原 没 有 安 装 公 式 编 辑 器 的 用 户 此 时 会 弹 出 一 个 安 装 对 话 窗 口, 放 入 Word 源 程 序 光 盘, 然 后 单 击 是 按 钮, 程 序 便 可 自 动 完 成 安 装 在 单 击 该 工 具 钮 后 便 可 启 动 公 式 编 辑 器, 如 图 1-4 所 示 图 1-4 添 加 公 式 编 辑 器 1.1.12 分 式 巧 输 入 有 时 在 一 台 计 算 机 上 要 输 入 分 式, 但 该 Word 没 有 安 装 公 式 编 辑 器, 同 时 也 无 安 装 源 盘, 请 问 此 时 有 什 么 办 法 完 成 分 式 输 入 吗? 答 : 如 果 没 有 安 装 公 式 编 辑 器, 此 时 可 利 用 Word 的 域 功 能 来 实 现 分 式 的 输 入 其 具 体 操 作 步 骤 如 下 : 304
文 字 处 理 实 战 正 文 (1) 单 击 插 入 域 命 令, 在 弹 出 的 域 对 话 框 的 类 别 列 表 框 中 选 中 等 式 和 公 式 选 项, 并 选 择 域 名 下 拉 列 表 中 的 Eq (2) 单 击 选 项 按 钮 ( 如 果 此 对 话 框 中 没 有 该 按 钮, 则 可 以 单 击 域 代 码 按 钮 即 可 弹 出 ), 在 弹 出 的 域 选 项 对 话 框 的 开 关 列 表 中 用 鼠 标 左 键 双 击 \F(,) 选 项, 并 在 域 代 码 文 本 框 的 EQ\F(,) 中 的 括 号 内 的, 号 左 右 分 别 输 入 分 子 分 母, 如 3 5, 如 图 1-5 所 示, 然 后 单 击 两 次 确 定 按 钮 即 可 完 成 分 式 的 输 入 图 1-5 设 置 分 式 输 入 小 提 示 : 如 果 输 入 的 是 带 上 标 下 标 的 分 式 又 该 如 何 做? 它 的 输 入 方 法 基 本 上 和 一 般 分 式 输 入 差 不 多 只 是 要 注 意 以 下 两 点 区 别 ( 以 例 来 说 明 ): (1) 在 域 代 码 文 本 框 的 EQ\F(,) 中 的 括 号 内 的, 号 左 右 输 入 分 子 分 母 时 要 包 括 上 下 标 的 内 容, 如 :Y3 X2 (2) 单 击 两 次 确 定 按 钮 后, 用 鼠 标 右 键 单 击 该 分 式, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 切 换 域 代 码 选 项, 在 域 代 码 中 分 别 选 中 3 2 进 行 上 标 和 下 标 的 设 置, 再 将 已 设 置 完 成 的 域 代 码 切 换 回 去 即 可 1.1 文 字 录 入 技 巧 (2) 305
1.1.13 如 何 制 作 水 印 单 位 信 函 中 常 制 作 有 单 位 的 水 印 标 志, 请 问 这 在 Word 中 该 如 何 制 作? 答 : 在 Word XP 中 支 持 图 片 及 文 字 两 种 水 印, 具 体 操 作 方 法 如 下 : 在 菜 单 栏 单 击 格 式 背 景 命 令, 再 从 子 菜 单 下 选 择 水 印 选 项, 此 时 便 可 看 到 设 置 水 印 的 两 种 方 式, 如 图 1-6 所 示, 如 果 要 将 一 幅 图 片 作 为 水 印, 则 可 以 选 中 对 话 框 内 的 图 片 水 印 单 选 按 钮, 再 根 据 需 要 设 置 缩 放 并 选 中 冲 蚀 复 选 框, 然 后 单 击 选 择 图 片 按 钮 打 开 对 话 框, 选 择 所 需 图 片 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 如 果 要 插 入 文 字 水 印, 就 应 选 中 对 话 框 中 的 文 字 水 印 单 选 按 钮, 然 后 在 文 字 下 拉 列 表 中 选 择 或 输 入 所 需 文 本 再 根 据 需 要 设 置 字 体 尺 寸 等 选 项, 完 成 后 单 击 应 用 按 钮, 即 可 在 页 面 图 中 看 到 水 印 效 果 图 1-6 设 置 水 印 1.1.14 欧 元 符 号 快 速 插 入 在 输 入 欧 元 符 号 ( ) 时, 除 了 利 用 插 入 符 号 命 令 的 方 式 插 入 外, 还 有 没 有 办 法 快 速 插 入? 306
文字处理实战正文 答 方法当然有 其实在输入时只需同时按下 Alt+0128 数字须从小键盘区输 入 或键入 Ctrl+Alt+E 双引号不用输入 组合键都可以完成 小提示 利用这种方法可以插入其他特殊符号 对于常见的几个如下 键入 Ctrl+Alt+R 组合键 键入 Ctrl+Alt+C 组合键 键入 Ctrl+Alt+T 组合键 307
但 是 大 多 数 符 号 或 特 殊 字 符 还 是 需 要 用 户 自 己 设 置 快 捷 键 方 法 如 下 : 单 击 插 入 符 号 命 令, 在 符 号 对 话 框 中 选 中 需 设 置 快 捷 键 的 符 号 或 特 殊 字 符, 单 击 快 捷 键 按 钮, 弹 出 自 定 义 键 盘 对 话 框, 此 时 插 入 点 位 于 请 按 新 快 捷 键 文 本 框 中, 按 下 想 设 置 为 快 捷 键 的 相 应 键 位, 单 击 指 定 按 钮, 关 闭 该 对 话 框 即 完 成 设 置 以 后 我 们 就 可 以 从 键 盘 上 直 接 键 入 相 应 组 合 键 来 完 成 插 入 符 号 或 特 殊 字 符 的 操 作, 既 方 便 又 简 单 1.1.15 快 速 输 入 当 前 日 期 在 Word 中 进 行 录 入 时, 常 遇 到 输 入 当 前 日 期 的 情 况, 请 问 有 没 有 办 法 快 速 输 入? 答 : 在 需 输 入 当 前 日 期 时, 只 需 直 接 输 入 当 前 年 份, 如 2003 ( 双 引 号 不 用 输 入 ), 然 后 按 回 车 键 就 可 以 了 小 提 示 : 如 果 没 有 显 示 当 前 日 期, 可 能 需 要 启 用 记 忆 式 键 入 功 能 选 择 插 入 菜 单 中 的 自 动 图 文 集 子 菜 单, 单 击 自 动 图 文 集 命 令 选 中 显 示 记 忆 式 键 入 建 议 复 选 框 1.1.16 文 件 中 快 速 调 整 字 体 大 小 在 Word 中, 文 件 默 认 的 字 号 设 置 最 小 是 5 磅, 最 大 为 72 磅 请 问 能 不 能 设 置 成 比 5 磅 更 小, 或 者 比 72 磅 更 大 的 文 字 呢? 答 : 可 以, 如 果 文 字 已 经 输 入, 则 可 先 选 中 要 调 节 字 体 的 文 字, 然 后 直 接 在 字 号 栏 进 行 输 入, 但 要 注 意 的 是,Word 中 字 号 磅 值 只 能 在 1~1638 之 间 308
文字处理实战正文 1.1.17 漂亮符号轻松输入 在 Word 中 常看到一些漂亮的图形符号 像 等 同时这些符 号也不是由图形粘贴过去的 请问这些符号究竟是如何输入的呢 答 这其实也很简单 Word 中有几种自带的字体可以产生这些漂亮实用的图形符 号 在需要产生这些符号的位置 先把字体更改为 Wingdings Wingdings 2 或 Wingdings 3 及其相关字体 然后再试着在键盘上敲击键符 此时是不是产生 这些漂亮的图形符号了 如把字体改为 Wingdings 再在键盘上单击 d 键 便会产生一个 图形 小提示 区分大小写 大写得到的图形与小写得到的图形不同 1.1.18 巧输频繁词 对于一些在文件中频繁出现的词组如果采用每次都输入的方法 则会大大降低工作 效率 请问有没有更好的方法输入这类频繁词 答 在 Word 中可以利用两种功能来完成频繁词的输入 第一种方法是利用 Word 的 自动图文集 功能 具体方法如下 首先建立这些高频率使用词 如 湖南省邵阳市大扬广告公司 为这篇文件中的一 个高频率出现词 则可在菜单栏单击 插入 自动图文集 新建 命令 然后输入 该 自动图文集 词条的名称 可根据实际的词语名称简写 如 dy 完成后单 击 确定 按钮 当在文件中要使用该词时可采用两种方法来实现 309
(1) 鼠 标 法 : 首 先 单 击 视 图 工 具 栏 选 项, 选 中 自 动 图 文 集 ( 此 时 自 动 图 文 集 工 具 栏 会 显 示 在 窗 中 ), 然 后 每 次 在 要 输 入 该 类 词 语 的 时 候, 只 要 单 击 该 工 具 栏 中 的 提 问 标 题 1 后 的 下 拉 按 钮, 然 后 从 中 选 择 要 输 入 的 词 汇 即 可 ; (2) 键 盘 法 : 在 要 输 入 的 相 关 词 汇 位 置 直 接 输 入 设 置 的 有 关 词 语 的 简 写 名 称 ( 如 elong ), 完 成 后 按 F3 键 即 可 第 二 种 方 法 是 采 用 Word 的 替 换 功 能, 首 先 对 于 这 个 频 繁 出 现 的 词 在 输 入 时 可 以 以 一 个 特 殊 的 符 号 代 替, 如 采 用!dy ( 双 引 号 不 用 输 入 ), 完 成 后 再 单 击 编 辑 替 换 命 令 ( 或 直 接 利 用 组 合 键 Ctrl+H ), 在 打 开 的 替 换 窗 口 中 输 入 查 找 内 容 及 替 换 内 容, 如 图 1-7 所 示, 最 后 单 击 全 部 替 换 按 钮 即 可 快 速 完 成 这 个 词 组 的 替 换 输 入 图 1-7 执 行 替 换 命 令 1.1.19 巧 用 公 式 编 辑 器 作 成 三 行 合 一 在 Word 中 输 入 化 学 反 应 方 程 式 时, 有 时 需 制 作 出 三 行 合 一 的 符 号, 请 问 这 有 没 有 什 么 方 法 快 速 完 成 输 入? 答 : 可 以 利 用 公 式 编 辑 器 来 完 成 输 入 把 光 标 移 到 需 插 入 三 行 合 一 文 字 的 位 置, 然 后 在 工 具 栏 上 单 击 公 式 编 辑 器 按 钮 ( 如 果 工 具 栏 上 没 有 该 按 钮, 则 可 先 在 菜 单 栏 单 击 视 图 工 具 栏 自 定 义 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 类 别 下 拉 列 表 中 选 择 插 入 选 项, 再 将 在 右 栏 命 令 下 拉 列 表 中 的 公 式 编 辑 器 选 中, 并 拖 动 到 工 具 栏 上 即 可 ) 接 下 来 在 公 式 编 辑 器 对 话 框 中 单 击 下 标 和 上 标 模 板, 选 310
文字处理实战正文 择适合的样式 如图 1-8 所示 最后在各虚线框中依次输入相应的文字内容即可实 现三行合一的操作 图 1-8 公式编辑器 小提示 利用此法还可以输入包含其他多种格式的文本 如 根式 积分等 1.1.20 用鼠标实现即点即输 在 Word 中编辑文件时 有时要在文件的最后空几行再输入内容 通常都是采用多按 几次 回车 或 空格 键 才能将输入焦点移至目标位置 请问能不能像平时在纸 上写字一样 利用鼠标就实现即点即输 答 这种在文件末尾 即在没有使用过的空白页中来定位输入 其实是可以通过鼠 标左键双击来实现 具体操作如下 选择 工具 菜单下的 选项 命令 在弹出 的对话框中选 编辑 选项卡 选择 启用 即点即输 复选框 如图 1-9 所示 这样就可以实现在文件的空白区域通过双击鼠标左键来定位输入焦点了 图 1-9 启用即点即输 311
1.1.21 输 入 法 自 动 切 换 在 录 入 一 些 具 有 固 定 格 式 的 文 件 内 容 时, 听 说 可 以 根 据 具 体 情 况 设 置 不 同 输 入 法, 请 问 这 究 竟 是 如 何 进 行 设 置 的 呢? 答 : 在 输 入 中 英 文 及 数 字 等 混 合 的 文 件 时, 若 预 先 设 置 好 相 应 输 入 法, 则 可 大 大 提 高 工 作 效 率, 具 体 设 置 方 法 如 下 : 打 开 Word 的 自 动 键 盘 切 换 功 能, 操 作 方 法 是 : 单 击 工 具 菜 单 下 的 选 项 命 令 打 开 编 辑 选 项 卡, 选 择 自 动 键 盘 切 换 复 选 框, 以 后 Word 就 会 根 据 光 标 插 入 点 的 语 言 自 动 切 换 输 入 法 1.1.22 英 文 大 小 写 快 速 切 换 在 对 文 件 录 入 时, 在 文 件 中 出 现 有 大 小 写 的 英 文 字 母 时, 常 需 进 行 切 换, 而 若 对 已 输 入 的 英 文 词 组 需 进 行 全 部 大 写 或 小 写 变 换 时, 请 问 是 不 是 需 要 重 新 再 输 入 呢, 有 没 有 快 捷 的 方 法 完 成 呢? 答 : 我 们 可 以 先 选 中 需 更 改 大 小 写 设 置 的 文 字, 然 后 重 复 按 下 Shift+F3 组 合 键 即 可 在 全 部 大 写 全 部 小 写 和 首 字 母 大 写 其 他 字 母 小 写 三 种 方 式 下 进 行 切 换 1.1.23 MS-DOS 内 容 巧 输 入 在 Word 录 入 时, 有 时 需 把 MS-DOS 窗 口 中 的 内 容 复 制 到 Word 文 件 中, 请 问 该 如 何 操 作? 答 : 很 多 用 户 可 能 采 用 按 照 MS-DOS 的 样 式 进 行 录 入, 其 实 可 以 利 用 方 法 巧 妙 输 入, 具 体 操 作 是 这 样 的 : 首 先 启 动 Word, 然 后 打 开 MS-DOS 窗 口, 单 击 工 具 栏 上 的 第 一 个 标 记 按 钮, 或 者 直 接 在 该 窗 口 内 单 击 鼠 标 右 键 ( 此 时 光 标 会 变 成 一 高 亮 度 长 方 312
文 字 处 理 实 战 正 文 块 ), 如 图 1-10 所 示, 通 过 键 盘 上 的 光 标 移 动 键 或 者 直 接 利 用 鼠 标 拖 动 选 中 需 复 制 的 内 容, 再 单 击 工 具 栏 上 的 复 制 按 钮 ( 或 直 接 利 用 Ctrl+C 组 合 键 进 行 ), 完 成 后 再 返 回 Word 窗 口, 把 插 入 点 移 到 需 要 所 要 插 入 的 位 置, 单 击 粘 贴 按 钮 ( 或 按 Ctrl+V 组 合 键 ) 即 可 把 MS-DOS 窗 口 中 选 定 的 内 容 粘 贴 到 Word 文 件 中 图 1-10 在 MS-DOS 窗 口 进 行 复 制 操 作 313
1.1.24 在 Word 中 巧 制 印 章 印 章 的 作 用 对 于 中 国 人 来 说 非 常 熟 悉, 请 问 能 不 能 在 Word 中 也 制 作 出 非 常 方 便 调 用 的 印 章? 答 : 可 以, 而 且 方 法 还 有 很 多, 下 面 以 其 中 最 方 便 调 用 的 方 法 域 代 码 来 制 作 李 木 子 印 印 章 具 体 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 格 式 中 文 版 式 带 圈 字 符 命 令, 在 随 之 打 开 的 对 话 框 的 字 符 文 本 框 中 输 入 印 章 的 第 一 字 符 子, 在 右 边 的 圈 号 选 择 框 中 选 择, 即 完 成 一 带 圈 字 符 的 输 入 (2) 选 中 该 带 圈 字 符, 直 接 按 下 Alt+F9 组 合 键, 实 现 切 换 域 代 码 功 能 (3) 在 域 代 码 中, 选 中, 把 它 的 格 式 设 置 为 72 号 字 红 色 (4) 在 域 代 码 中 找 到 子 字, 并 在 其 后 输 入 李 印 木 再 选 定 这 四 个 字, 执 行 格 式 中 文 版 式 合 并 字 符 命 令, 在 打 开 的 对 话 框 中, 把 字 体 设 置 为 隶 书, 字 号 设 置 为 22 号, 单 击 确 定 按 钮 后, 按 下 Alt+F9 组 合 键 预 览 效 果 (5) 在 域 代 码 中, 将 up 和 do 后 面 的 数 值 进 行 相 应 修 改 ( 通 常 为 减 小 该 数 值 ), 并 选 中, 在 字 体 对 话 框 的 字 符 间 距 选 项 卡 下, 将 其 位 置 设 置 为 降 低, 然 后 在 后 面 的 磅 值 文 本 框 中 输 入 合 适 的 值 即 可 达 到 理 想 的 印 章 效 果 其 他 类 型 的 印 章 方 法 大 致 相 同, 可 以 自 己 去 试 试 小 提 示 : 如 果 在 Word 中 只 能 显 示 域 代 码, 而 不 能 显 示 域 代 码 的 最 后 显 示 效 果, 则 可 单 击 工 具 选 项 视 图 命 令, 找 到 显 示 区 域, 取 消 选 择 域 代 码 复 选 框 即 可 314
文 字 处 理 实 战 正 文 1.2 编 辑 排 版 技 巧 1.2.1 页 面 设 置 快 速 进 行 调 整 要 对 Word 进 行 页 面 调 整, 通 常 大 家 采 用 的 方 法 是 选 择 文 件 页 面 设 置 选 项 的 方 法 进 行, 请 问 有 没 有 更 快 速 方 便 的 方 法 呢? 答 : 有, 如 果 要 进 行 页 面 设 置, 只 需 用 鼠 标 左 键 双 击 标 尺 上 没 有 刻 度 的 部 分 就 可 以 打 开 页 面 设 置 窗 口 1.2.2 Word 中 巧 选 文 本 内 容 在 Word 文 件 中 进 行 编 辑 操 作 时, 经 常 需 选 定 部 分 文 件 内 容 或 全 部 内 容 进 行 处 理, 请 问 有 没 有 快 捷 的 方 法 进 行 选 定? 答 : 在 Word 中 要 选 中 文 件 内 容 时, 有 一 些 快 捷 的 操 作 方 法, 掌 握 好 它 们 可 以 大 大 提 高 你 的 工 作 效 率 下 面 为 大 家 介 绍 这 几 种 用 得 较 多 的 方 法 : (1) 字 或 词 的 选 取 : 将 指 针 移 到 要 选 的 字 或 词 后, 双 击 鼠 标 左 键 即 可 选 定 (2) 任 意 连 续 的 文 字 选 取 : 将 指 针 移 到 要 选 取 的 文 字 首 或 末, 再 按 住 鼠 标 左 键 不 放 往 后 或 往 前 拖 动, 直 至 选 中 全 部 要 选 择 的 文 字 后 松 开 鼠 标 左 键 即 可 如 果 采 用 键 盘 上 Shift 键 配 合 鼠 标 左 键 进 行 选 择, 可 这 样 进 行 : 将 光 标 移 到 要 选 取 的 文 字 首 ( 或 末 ), 再 按 住 Shift 键 315
不 放, 然 后 将 鼠 标 指 针 移 到 要 选 取 的 文 字 末 ( 或 首 ) 并 单 击, 此 时 也 可 快 速 选 中 这 段 连 续 的 文 字 (3) 一 行 文 字 的 选 取 : 将 指 针 移 到 该 行 的 行 首, 在 光 标 指 针 变 成 向 右 的 箭 头 时, 单 击 鼠 标 左 键 即 可 ; (4) 一 段 文 字 的 选 取 : 将 指 针 移 到 该 段 第 一 行 的 行 首, 同 样 在 光 标 指 针 变 成 向 右 的 箭 头 时, 双 击 鼠 标 左 键 即 可 (5) 整 个 文 件 内 容 的 选 取 : 把 指 针 移 到 该 文 件 中 任 一 行 首 ( 在 指 针 变 成 向 右 的 箭 头 时 ), 快 速 单 击 鼠 标 左 键 三 次 便 可 选 中 整 个 文 件 内 容 ( 也 可 利 用 组 合 键 Ctrl+A 快 速 选 定 ) 另 外 在 平 时 使 用 中, 还 有 几 个 特 别 的 快 捷 键 可 以 加 快 选 取 : Shift+Home: 使 光 标 处 选 至 该 行 开 头 处 Shift+End: 从 光 标 处 选 至 该 行 结 尾 处 Ctrl+Shift+Home: 从 光 标 处 选 至 文 件 开 头 处 Ctrl+Shift+End: 从 光 标 处 选 至 文 件 结 尾 处 Shift+ 移 动 光 标 : 逐 字 逐 行 地 选 中 文 本 ( 用 于 一 边 看 一 边 选 取 文 本 ) Shift+Alt+ 鼠 标 左 键 单 击 : 可 选 中 原 光 标 所 在 位 置 至 后 鼠 标 左 键 单 击 光 标 位 置 的 矩 形 区 域 316
文字处理实战正文 小提示 在选取时还可利用 F8 键来进行快速选取 具体操作方法是 先按 F8 键激活系统内置的 扩展选取 模式 窗体状态栏的 扩展 会由灰变成黑色 然后按 F8 键便可选择光标位置后的一个字符 若再按一次 F8 键则可选择 光标所在位置的整行字符 再按一次便可选择光标所在的整段字符 再按一次选择 整篇文章 如果结合其他键还可实现更多功能 如 与方向键配合使用可灵活选择 文本内容 而与编辑键 光标键上面的那些键 配合使用 则可更方便地进行选取 如按下 Home 键或 End 键 则能选择当前光标所在行以光标为界的前半行 或后半行 如果按住 Ctrl 键再按下这两个键 则选择以当前光标所作位置为分 界点的整篇文章的前半部分和后半部分 如果按 PageUp 键或 PageDown 键 则是按上 下页选择文本 在使用完并要取消扩展模式时 只需按一下 Esc 键即可 1.2.3 Word 中合并文件 在编辑文件时 若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中 除了采用打开原文 件对内容进行复制 然后再转入新文件进行粘贴外还有没有其他更好的方法呢 答 如果要合并另一个文件 有一个更好的方法进行 1 打开要合并的一篇文件 然后在菜单栏选择 工具 比较并合并文件 选项 2 选择需要合并的另一篇文件 并在窗口右边的 合并 中选择 合并到该文 件 项即可 通过这两步操作后 这两篇文件就会合并在一起 同时若要合并多个 文件 则可按此方法依次进行 1.2.4 快速定位光标 在文件编辑中 经常需要把光标移到某个位置 如果能够快速进行移动 那肯定会 317
节 省 很 多 时 间, 提 高 工 作 效 率, 请 问 怎 样 进 行 快 速 定 位 呢? 答 : 对 于 一 些 特 殊 的 位 置, 可 以 利 用 快 捷 键 进 行 快 速 定 位 用 得 较 多 的 几 个 快 捷 方 式 如 下 : Home: 将 光 标 从 当 前 位 置 移 至 行 首 End: 将 光 标 从 当 前 位 置 移 至 行 尾 Ctrl+Home: 将 光 标 从 当 前 位 置 移 至 文 件 的 行 首 Ctrl+End: 将 光 标 从 当 前 位 置 移 至 文 件 结 尾 处 318
文 字 处 理 实 战 正 文 1.2.5 字 号 快 速 调 整 在 Word 中 编 辑 文 字 时, 有 时 只 需 将 字 号 缩 小 或 放 大 一 磅, 而 若 再 利 用 鼠 标 去 选 取 字 号 将 影 响 工 作 效 率, 请 问 有 没 有 方 法 快 速 完 成 字 号 调 整? 答 : 可 以, 利 用 键 盘 选 择 好 需 调 整 的 文 字 后, 再 在 键 盘 上 直 接 利 用 Ctrl+[ 组 合 键 缩 小 字 号, 每 按 一 次 将 使 字 号 缩 小 一 磅 ; 而 利 用 Ctrl+] 组 合 键 可 扩 大 字 号, 同 样 每 按 一 次 所 选 文 字 将 扩 大 一 磅 另 外 也 可 在 选 中 需 调 整 字 体 大 小 的 文 字 后, 利 用 组 合 键 Ctrl+Shift+> 来 快 速 增 大 文 字, 而 利 用 Ctrl+Shift+< 快 速 缩 小 文 字 1.2.6 快 速 对 齐 段 落 在 Word 中 要 设 置 段 落 对 齐, 通 常 大 家 是 利 用 格 式 工 具 栏 中 的 对 齐 方 式 进 行, 请 问 有 没 有 更 方 便 快 速 的 方 法 呢? 答 : 有, 可 以 利 用 组 合 键 来 快 速 完 成, 常 用 的 设 置 方 式 组 合 键 如 下 : Ctrl+E: 段 落 居 中 Ctrl+L: 左 对 齐 Ctrl+R: 右 对 齐 Ctrl+J: 两 端 对 齐 Ctrl+M: 左 侧 段 落 缩 进 Ctrl+Shift+M: 取 消 左 侧 段 落 缩 进 Ctrl+T: 创 建 悬 挂 缩 进 效 果 319
Ctrl+Shift+T: 减 小 悬 挂 缩 进 量 Ctrl+Q: 删 除 段 落 格 式 Ctrl+Shift+D: 分 散 对 齐 320
文 字 处 理 实 战 正 文 1.2.7 移 动 光 标 快 速 定 位 在 Word 中 编 辑 文 件 时, 经 常 需 把 光 标 快 速 移 到 前 次 编 辑 的 位 置, 而 若 采 用 拖 动 滚 动 条 的 方 式 非 常 不 便, 请 问 有 没 有 快 捷 的 方 法 呢? 答 : 有, 可 以 利 用 一 种 组 合 键 进 行 快 速 定 位 在 需 要 返 回 到 前 次 编 辑 位 置 时, 可 直 接 在 键 盘 上 按 组 合 键 Shift+F5 同 时 使 用 该 组 合 键 还 可 使 光 标 在 最 后 编 辑 过 的 三 个 位 置 间 循 环 转 换 1.2.8 快 速 调 整 Word 行 间 距 在 编 辑 调 整 Word 文 件 行 距 时, 常 见 一 些 高 手 不 用 调 出 格 式 来 进 行 设 置, 请 问 他 们 是 如 何 完 成 调 整 的 呢? 答 : 其 实 方 法 非 常 简 单, 在 需 要 调 整 Word 文 件 中 行 间 距 时, 只 需 先 选 择 需 要 更 改 行 间 距 的 文 字, 再 同 时 按 下 Ctrl+1 组 合 键 便 可 将 行 间 距 设 置 为 单 倍 行 距, 而 按 下 Ctrl+2 组 合 键 则 将 行 间 距 设 置 为 双 倍 行 距, 按 下 Ctrl+5 组 合 键 可 将 行 间 距 设 置 为 1.5 倍 行 距 1.2.9 轻 松 统 计 Word 文 件 中 字 数 Word 中 有 一 个 非 常 实 用 字 数 统 计 功 能, 如 要 统 计 一 个 文 件 中 字 数, 可 直 接 在 菜 单 栏 中 单 击 工 具 字 数 统 计 命 令, 便 可 得 到 一 个 详 细 的 字 数 统 计 表, 而 且 还 可 在 文 件 中 选 中 一 部 分 内 容 进 行 该 部 分 字 数 统 计, 但 若 要 把 该 文 件 字 数 插 入 到 文 件 中, 这 样 得 到 结 果 后 还 需 进 行 输 入, 操 作 起 来 繁 琐, 请 问 有 没 有 更 方 便 快 速 的 方 法 呢? 答 : 可 以 直 接 把 统 计 字 数 插 入 到 文 件 中, 具 体 方 法 是 : (1) 在 菜 单 栏 单 击 插 入 域 命 令, 在 对 话 框 类 别 下 拉 列 表 中 选 择 文 件 321
信 息 选 项 (2) 再 在 类 别 下 拉 列 表 中 选 择 NumWords 选 项, 并 在 右 侧 相 应 栏 设 好 置 域 属 性 格 式 及 域 数 字 格 式, 如 图 1-11 所 示, 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 图 1-11 统 计 文 件 字 数 小 提 示 : 以 后 在 文 字 有 变 动 时, 只 需 在 菜 单 栏 单 击 工 具 选 项 命 令, 然 后 在 打 开 的 窗 口 中 选 择 打 印 选 项 卡, 并 选 择 更 新 域 复 选 框, 这 样 打 印 时, 便 会 自 动 更 新 该 域, 得 到 新 的 统 计 数 目 1.2 编 辑 排 版 技 巧 (2) 1.2.10 轻 松 选 取 文 件 列 在 Word 文 件 中 要 选 择 行 的 方 法 很 多, 操 作 起 来 也 很 方 便, 而 如 果 要 对 列 进 行 操 作, 请 问 有 没 有 方 便 的 方 法 进 行 选 取 呢? 答 : 在 Word 文 件 中, 行 的 操 作 非 常 多, 而 列 的 操 作 相 对 来 说 要 少 很 多, 其 实 要 选 择 列 有 种 好 方 法 轻 松 完 成 首 先 把 指 针 移 到 要 选 取 的 列 首 或 列 尾, 然 后 按 住 键 盘 上 Alt 键, 配 合 鼠 标 或 键 盘 进 行 选 取 即 可, 如 图 1-12 所 示 322
文字处理实战正文 图 1-12 列的选取 1.2.11 巧去网址超链接线 当我们在 Word 文件中输入网址或粘贴带有网址的内容时 Word 会自动产生链接下 划线 请问有没有办法去除呢 答 这其实是 Word 自动修改功能引起的麻烦 在想取消超链接的下划线 只需按 下组合键 Ctrl+Z 或 Alt+BackSpace 便可将下划线取消 另外也可关闭其相应的自动功能 选择 工具 菜单栏中的 自动更正 选项 在 弹出的对话框中选择 键入时自动套用格式 选项卡 然后取消选择 Internet 及 网络路径替换为超级链接 复选框 最后单击 确定 按钮完成关闭 1.2.12 英文单词换行排 在输入英文或较长网址时 特别是中英文混排时 大家可能常遇到上行字距明显 拉宽 而英文单词或网址跑到下行的情况 这样影响了文件的美观 请问有没有办 法让英文单词截断换行排呢 答 可以 只需对单词或网址加入一个不间断空格 具体操作方法是先选择词组中 每个单词 除最后一个单词 后的空格并按下 Ctrl+Shift+Space 组合键即可 323
1.2.13 不 同 页 面 的 设 置 在 一 些 特 殊 的 Word 版 式 设 置 时, 需 要 将 一 个 文 件 中 的 页 面 设 置 成 不 同 的 方 式, 请 问 此 时 除 了 把 不 同 页 面 做 成 另 一 个 文 件 进 行 设 置 外, 还 有 没 有 其 他 方 法 轻 松 完 成 设 置? 答 : 要 在 Word 中 同 一 文 件 中 设 置 不 同 页 面, 可 以 采 用 下 面 这 种 方 法 进 行 : 首 先 在 菜 单 栏 单 击 文 件 页 面 设 置 命 令, 在 页 面 设 置 对 话 框 中 将 文 件 前 一 种 页 面 版 式 设 置 好 后, 再 将 光 标 移 至 需 更 换 版 式 的 页 面, 再 次 打 开 页 面 设 置 对 话 框, 并 按 需 要 对 页 面 进 行 调 整 后, 在 应 用 于 下 拉 菜 单 中 选 择 插 入 点 之 后 项, 如 图 1-13 所 示, 此 时 便 可 在 同 一 个 文 件 中 得 到 不 同 的 页 面 设 置 图 1-13 不 同 页 面 设 置 324
文字处理实战正文 1.2.14 修改自动加标注 在完成某个文件后再交给其他人审阅或修改 当然希望能一眼就看出修改了哪些地 方 请问有没有办法做到这呢 答 可以 只需利用 Word 的追踪修订功能 在把文件交给其他人修改之前进行一 些设置即可 打开要使用追踪修订功能的文件 再在菜单栏单击 工具 修订 命 令打开修订功能 这样便会在进行文件阅读修改时 Word 将自动地给修订者做修 改标注 而且对于不同修订者的修改会自动采用不同的颜色进行区分 1.2.15 字体设置快速做 在 Word 中对文字进行编辑时 经常需对文字进行一些修饰 象文字的加粗 倾斜 下划线等 请问有没有快捷的方法来完成设置呢 答 可以完全利用键盘来完成设置 下面对常用的几种方法分别介绍如下 文字加粗 首先选中要加粗的文字 直接按组合键 Ctrl+B 便可快速完成 而若要对接下来 将输入的文字加粗 则可利用命令格式 *加粗文字* 双引号不用输入 下同 来完成 即先输入一个 * 号 然后再输入文字内容 需加粗的文字输入完后 再输入一个 * 号即可自动让两个 * 号之间的文字加粗 斜体文字 要把文字设置为斜体同样可采用两种方法 对于已输入的内容则可先选中它们 再 利用组合键 Ctrl+I 快速完成斜体设置 而未输入的文字 则可利用命令格式 _ 325
斜 体 文 字 _ 来 完 成 下 划 线 文 字 要 设 置 文 字 下 划 线, 则 可 先 选 定 要 添 加 下 划 线 的 文 字, 再 同 时 按 Ctrl+U 组 合 键 即 可 实 现 1.2.16 怎 样 调 出 多 重 剪 贴 板 在 Word 97 后 的 版 本 中 就 提 供 了 多 重 剪 贴 板 功 能, 请 问 若 在 关 闭 它 后 又 怎 样 去 打 开 多 重 剪 贴 板 进 行 选 择 粘 贴 呢? 答 :Word 2000 将 剪 贴 板 中 所 容 纳 数 据 的 数 目 由 原 来 的 1 个 调 至 12 个, 而 Word XP 更 增 加 至 24 个 多 重 剪 贴 板 可 以 大 大 方 便 我 们 的 编 辑 处 理, 而 若 关 闭 了 多 重 剪 贴 板 后, 则 不 能 再 进 行 选 择 粘 贴, 此 时 若 要 再 使 多 重 剪 贴 板 出 现, 则 可 在 菜 单 栏 单 击 编 辑 Office 剪 贴 板 命 令 即 可 要 开 剪 贴 板 1.2.17 如 何 调 整 下 划 线 和 文 字 的 距 离 在 编 辑 Word 时 给 文 字 添 加 下 划 线 后, 有 时 觉 得 下 划 线 与 文 字 的 底 边 之 间 距 离 不 合 适, 请 问 能 不 能 对 这 个 距 离 进 行 调 整? 答 : 可 以 调 整 文 字 与 下 划 线 之 间 的 间 距 在 选 择 好 要 添 加 下 划 线 的 文 字 后, 再 在 菜 单 栏 单 击 格 式 字 体 命 令, 然 后 在 打 开 的 字 体 对 话 框 中 选 择 字 符 间 距 选 项 卡, 再 在 位 置 下 拉 列 表 框 中 根 据 需 要 选 择 提 升 或 降 低 项, 如 图 1-14 所 示, 并 在 磅 值 框 中 调 整 好 需 要 的 距 离 数 值 要 提 升 的 幅 度 可 以 改 变 其 中 的 值, 从 最 下 面 的 自 动 演 示 框 中 可 以 看 到 设 置 效 果 设 置 好 后, 单 击 确 定 按 钮 关 闭 字 体 对 话 框 回 到 编 辑 窗 口 后, 再 选 择 刚 才 设 置 字 符 间 距 的 文 字 内 容, 然 后 用 组 合 326
文字处理实战正文 键 Ctrl U 设置下划线 这样 下划线和文字底边就没有紧靠在一起了 图 1-14 调整文字和下划线间距 1.2.18 快速去除回车 分页等特殊设置 有些朋友可能深有体会 当从网上复制文章并想粘贴到 Word 文件中时 常会出现 格式混乱的情况 请问有没有办法快速去除这些不想有的格式设置 答 在对网页上的文章进行复制时 它的格式也被复制 因而在进行粘贴时便会发 生很多麻烦 如要去除其中的其他非文字符号 软回车 制表符等 我们只要对这 些特殊符号删除掉 或者替换掉就可以了 可以使用 编辑 菜单栏中的 替换 命令来比较轻松的完成 另外还可利用 Word 提供的 选择性粘贴 进行 在进行 了复制操作后 再转入 Word 在其菜单栏上单击 编辑 选择性粘贴 命令 如 图 1-15 所示 另外也可采用先把内容复制到记事本中再从记事本进行复制 然后 转入到 Word 文件中进行粘贴的间接方法完成 小提示 对于一些特殊符号则需要知道它的输入表示法 如 ^l 表示软回车 ^p 表示硬回车 ^t 表示制表符 ^m 表示手动分页符 ^+ 表示长划 线 ^= 表示短划线 ^l 表示人工换行符 ^n 表示分栏符 327
图 1-15 选 择 性 粘 贴 对 话 框 1.2.19 轻 松 调 用 数 据 库 文 件 中 数 据 在 使 用 Word 进 行 编 辑 时, 如 要 调 用 Access Excel 等 其 他 数 据 库 中 的 数 据, 除 了 最 常 用 的 复 制 粘 贴 的 方 法 外, 请 问 还 有 没 有 其 他 更 好 的 方 法? 答 : 常 规 的 复 制 和 粘 贴 操 作 调 用 其 他 数 据 库 中 的 数 据 后, 会 带 来 一 些 麻 烦, 如 数 据 的 修 改 更 新 编 辑 处 理 等 而 若 利 用 插 入 数 据 库 方 法 完 成 调 用, 则 可 大 大 方 便 以 后 的 操 作 处 理 其 具 体 方 法 是 : 先 通 过 选 择 视 图 工 具 栏 数 据 库 选 项, 使 数 据 库 工 具 出 现 在 Word 界 面 上, 然 后 将 光 标 移 至 需 调 用 数 据 的 位 置, 再 单 击 数 据 库 工 具 面 板 上 的 插 入 数 据 库 按 钮, 在 新 打 开 的 数 据 库 对 话 框 中 单 击 获 取 数 据 按 钮, 如 图 1-16 所 示 在 选 择 好 要 调 用 的 数 据 库 文 件 后 再 单 击 确 定 按 钮 返 回 数 据 库 对 话 框, 此 时 设 置 查 询 选 项 将 起 作 用 在 此 要 对 调 用 数 据 库 进 行 设 置 筛 选 等, 可 以 根 据 自 己 的 需 要, 设 置 所 选 数 据 的 条 件 按 何 种 方 式 排 序 等 参 数 另 外 还 可 在 排 序 记 录 中 对 引 入 的 数 据 进 行 排 序, 在 选 择 域 中 对 引 入 数 据 的 字 段 进 行 筛 选 等 当 所 有 的 筛 选 条 件 均 设 置 好 以 后, 就 可 以 插 入 数 据 了 328
文字处理实战正文 图 1-16 数据库 对话框 小提示 当插入的数据发生改动时 可以利用源数据库文件改变进行自动更新 则 可单击 工具栏 中的 更新域 命令来快速进行更新 1.2 编辑排版技巧(3) 1.2.20 精确进行文本移动 在对 Word 文件进行编辑时 常需对某行或某段文字位置进行调整 通常采用鼠标 拖曳的方式进行移动 但在长文件中进行操作时比较麻烦 请问有没有更好的方法 精确移动 答 可以利用 F2 键来进行精确移动 其具体操作方法是这样的 先选中要精确 移动的文本内容 再在键盘上按 F2 键 此时屏幕左下角状态栏中会显示 移至 何处 的提示 接下来只需把光标移至目的地 按回车键便可精确完成移动 1.2.21 相同格式段落快速选定 在 Word 中 若要对某些段落进行相同格式设置或修改 请问有没有办法快速完成 选定呢 答 可以 可先选中其中任意一个段落 然后单击 格式 显示格式 命令 在弹 出的任务窗口中单击 所选文字 区域示例文字框右边的下拉按钮 选中 选择所 有格式类似的文本 即可实现全部选定 329
1.2.22 编 号 自 动 生 成 在 Word 中 进 行 编 辑 时, 有 时 需 要 文 件 自 动 产 生 一 些 编 号, 这 样 便 于 在 修 改 时 自 动 进 行 变 化, 请 问 这 个 自 动 编 号 怎 样 生 成 呢? 答 : 如 果 要 输 入 一 系 列 编 号, 则 可 利 用 Word 的 虚 拟 表 格 功 能 来 让 系 统 自 动 输 入 编 号 方 法 如 下 : 假 设 要 输 入 一 个 1~300 的 一 个 编 号 首 先 在 Word 中 单 击 工 具 栏 中 的 表 格 和 边 框 工 具 按 钮, 然 后 在 文 件 中 画 一 个 表 格, 并 把 该 表 格 设 置 为 列 数 为 1, 行 数 为 300 然 后 选 中 制 作 的 表 格, 选 择 格 式 菜 单 中 的 项 目 符 号 和 编 号 选 项, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 编 号 选 项 卡, 再 在 下 面 的 格 式 中 选 择 一 种 自 己 中 意 的 编 号 形 式, 这 样 电 脑 就 会 自 动 生 成 这 种 编 号 然 后 再 次 选 中 该 表 格, 选 择 编 辑 栏 下 的 剪 切 项, 然 后 在 选 择 编 辑 菜 单 栏 中 选 择 性 粘 贴 选 项, 在 弹 出 对 话 框 中 选 择 无 文 本 格 式, 最 后 单 击 确 定 按 钮 完 成 此 时 在 文 件 中 就 会 产 生 一 个 1~300 的 编 号, 而 没 有 了 表 格 只 要 在 各 个 编 号 中 输 入 内 容 即 可 1.2.23 如 何 自 动 生 成 目 录 在 利 用 Word 编 写 一 些 书 本 时, 常 希 望 能 自 动 生 成 目 录, 请 问 该 如 何 进 行 设 置 才 能 快 速 生 成? 答 : 首 先 在 格 式 工 具 栏 上 单 击 格 式 窗 格 按 钮 ( 或 直 接 在 格 式 选 择 栏 中 直 接 选 择 其 他 ) 打 开 样 式 和 格 式 设 置 栏, 再 在 其 中 要 设 置 的 格 式 名 称 上 单 击 鼠 标 右 键, 从 快 捷 菜 单 中 选 择 修 改 选 项, 按 提 示 对 字 体 段 落 等 设 置 好 后, 再 在 Word 菜 单 栏 单 击 视 图 工 具 栏 大 纲 命 令 打 开 大 纲, 并 在 大 纲 级 别 中 设 置 好 该 格 式 的 级 别, 然 后 再 对 文 件 中 各 段 落 进 行 格 式 选 择, 设 置 完 成 后 再 把 光 标 移 到 需 放 置 目 录 的 位 置, 再 在 Word 菜 单 栏 单 击 插 入 引 用 索 引 和 目 录 命 令 打 开 索 引 和 目 录 对 话 框, 在 该 对 话 框 选 择 目 录 选 项 卡, 然 后 根 据 自 己 的 需 要 设 置 好 330
文字处理实战正文 显示级别 如图 1-17 所示 完成后单击 确定 按钮便可快速得到自己想要的 目录 图 1-17 索引和目录 对话框 1.2.24 轻松去掉页眉的横线 有很多朋友在利用 Word 插入页眉后 都发现页眉信息下总会有一条横线 影响整 个文件的美观 请问有没有办法把这条橫线去掉 答 方法当然有 最简单的方法就是在页眉区域双击鼠标左键激活页眉 然后单击 格式 边框和底纹 命令 在弹出的对话框中把边框设置为 无 并在 应用 于 下更改为 段落 再单击 确定 按钮即可发现该横线已被去除 331
1.2.25 快 速 设 置 段 落 缩 进 在 对 段 落 进 行 编 辑 时, 请 问 有 没 有 快 捷 的 方 法 对 段 落 缩 进 进 行 快 速 设 置 呢? 答 : 有, 将 插 入 点 定 位 在 需 进 行 设 置 的 段 落 上, 重 复 按 Ctrl+M 组 合 键 可 增 加 该 段 落 的 左 侧 段 落 缩 进 ; 反 之, 按 Ctrl+Shift+M 组 合 键 即 可 减 少 同 样, 按 Ctrl+T 组 合 键 可 增 加 该 段 落 的 悬 挂 缩 进, 按 Ctrl+Shift+T 组 合 键 可 减 少 该 段 落 的 悬 挂 缩 进 1.2.26 快 速 设 置 左 缩 进 和 首 行 缩 进 在 对 文 件 进 行 编 辑 时, 除 了 用 标 尺 或 菜 单 进 行 左 缩 进 和 首 行 缩 进 操 作 外, 还 有 没 有 其 他 方 法 进 行 快 速 设 置? 答 : 可 以 使 用 Tab 键 和 BackSpace 键 设 置 左 缩 进 和 首 行 缩 进 1.2.27 快 速 复 制 Word 字 体 段 落 格 式 在 Word 中 如 果 要 对 文 件 的 一 个 大 段 落 进 行 格 式 操 作, 除 了 可 以 使 用 格 式 刷 来 复 制 文 字 段 落 格 式 以 外, 还 有 没 有 其 他 的 方 法 呢? 答 : 还 可 利 用 组 合 键 来 快 速 完 成 具 体 方 法 是 : 首 先 把 插 入 点 移 到 段 首, 按 Ctrl+shift+ 组 合 键 选 中 整 个 段 落, 然 后 按 Ctrl+Shift+C 组 合 键 复 制 字 体 段 落 格 式 ; 接 下 来 把 插 入 点 移 到 目 标 段 落, 按 下 Ctrl+Shift+V 组 合 键 粘 贴 该 格 式 值 得 注 意 的 是, 如 果 首 先 只 是 把 插 入 点 移 到 源 格 式 段 落 中 而 不 进 行 选 定 操 作, 那 么 复 制 和 粘 贴 的 就 只 有 段 落 格 式, 而 不 包 括 相 关 字 体 格 式 332
文 字 处 理 实 战 正 文 1.2.28 精 确 对 齐 轻 松 做 在 Word 文 件 中 进 行 编 辑 时, 有 时 出 现 某 行 总 不 能 与 其 他 行 整 齐 对 齐 的 情 况, 此 时 在 标 尺 上 进 行 拖 动 或 按 空 格 键 总 达 不 到 要 求, 请 问 此 时 有 没 有 办 法 对 该 行 进 行 精 确 对 齐? 答 : 当 出 现 这 种 情 况 时, 可 以 利 用 标 尺 上 拖 动 首 先 缩 进 的 方 式 进 行, 但 和 一 般 拖 动 不 同 的 地 方 是 在 进 行 精 确 对 齐 拖 动 时 按 Alt 键 不 松 开, 此 时 便 可 随 心 所 欲 地 在 标 尺 上 对 该 段 落 首 行 缩 进 进 行 调 整 另 外 对 于 一 些 特 殊 的 情 况, 如 制 作 试 卷 时 的 选 择 题 答 案 对 齐, 则 可 利 用 Word 的 表 格 与 文 本 转 换 功 能 轻 松 实 现 具 体 方 法 是 : 对 于 需 精 确 按 列 对 齐 的 选 项, 我 们 可 以 按 照 它 的 行 列 数 绘 制 一 个 相 关 表 格, 利 用 表 格 列 宽 可 以 自 动 调 整 的 功 能 进 行 对 齐 设 置, 然 后 再 把 表 格 转 换 成 文 本 就 可 避 开 从 键 盘 输 入 的 烦 琐, 简 单 地 输 入 了 现 在 以 英 语 试 卷 中 输 入 一 个 有 5 道 选 择 题 的 完 形 填 空 答 题 选 项 为 例 来 了 解 一 下 它 的 操 作 过 程 : (1) 绘 制 一 5 行 5 列 的 表 格 ( 确 定 列 数 的 时 候, 要 注 意 把 题 号 算 进 去 ) (2) 在 表 格 的 第 1 行 第 1 列 输 入 题 号 1, 后 四 列 依 次 输 入 答 案 编 号 A B C D 和 相 对 应 的 答 案 选 项 (3) 依 次 在 各 行 的 第 1 列 输 入 相 应 题 号, 后 四 列 依 次 输 入 答 案 编 号 A B C D 和 相 对 应 的 答 案 选 项 ( 答 案 编 号 可 以 使 用 复 制 粘 贴 单 元 格 命 令 进 行 快 速 输 入 ) (4) 由 于 第 1 列 显 示 的 是 编 号, 通 常 列 宽 较 窄, 可 以 单 独 调 节 再 选 中 其 余 四 列, 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 平 均 分 布 各 列 选 项 (5) 选 中 整 个 表 格, 单 击 表 格 转 换 表 格 转 换 成 文 本 命 令, 再 单 击 确 定 333
按 钮 即 完 成 了 答 案 选 项 的 输 入 1.2.29 让 鼠 标 助 你 快 速 复 制 在 Word 中 要 对 某 些 内 容 进 行 复 制 时, 一 般 大 家 都 采 用 先 选 择 这 些 内 容, 然 后 利 用 鼠 标 在 工 具 栏 单 击 复 制 粘 贴 按 钮 完 成, 或 者 直 接 在 键 盘 上 利 用 组 合 键 Ctrl+C 及 Ctrl+V 完 成, 请 问 还 有 没 有 更 快 捷 的 方 法 呢? 答 : 有, 利 用 鼠 标 常 用 的 有 三 种 方 法 可 快 速 完 成 复 制 第 一 种 方 法 是, 在 选 中 要 复 制 的 内 容 后, 再 按 住 Ctrl 键 不 松 开, 并 把 鼠 标 指 针 移 到 该 选 择 区 上 按 下 鼠 标 左 键 进 行 拖 动 即 可 第 二 种 方 法 是, 可 通 过 鼠 标 右 键 打 开 的 菜 单 来 快 速 完 成, 具 体 方 法 是 : 在 选 中 要 复 制 的 内 容 后, 把 指 针 移 到 选 择 区 上 并 单 击 鼠 标 右 键, 从 弹 出 的 菜 单 中 选 择 复 制 选 项, 然 后 再 将 光 标 移 到 要 粘 贴 的 位 置 并 单 击 鼠 标 右 键 选 择 粘 贴 选 项 即 可 完 成 第 三 种 方 法 首 先 同 样 选 定 需 复 制 的 文 字, 然 后 按 住 鼠 标 右 键 拖 动 该 文 字 块 至 目 标 位 置, 松 开 鼠 标 右 键 即 完 成 复 制 操 作 1.2.30 一 次 完 成 中 英 文 两 类 字 体 设 置 在 Word 中, 如 果 要 对 一 段 既 有 很 多 中 文 字 符 又 有 很 多 英 文 字 符 的 文 稿 进 行 字 体 格 式 设 置, 有 什 么 好 的 办 法 可 以 同 时 实 现 吗? 答 : 可 以, 首 先 选 中 要 设 置 字 体 的 所 有 文 本, 把 鼠 标 移 到 该 文 本 上 单 击 右 键, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 字 体 选 项 打 开 字 体 格 式 对 话 框 在 对 话 框 中 分 别 对 中 英 文 字 体 进 行 格 式 设 置, 最 后 单 击 确 定 按 钮 便 可 完 成 两 类 字 体 的 设 置 334
文字处理实战正文 1.2.31 让标题不再排在页末 在 Word 中进行编辑排版时 有时出现某些标题正好排在页末的情况 请问有没有 办法避开这种情况 答 标题出现在页末确实非常不美观 其实只需在排版时稍加设置便可避开这种情 况 具体方法是 把插入点移到标题所在段落 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单 中选择 段落 选项 并在随之出现的对话框中的选择 换行和分页 选项卡选择 在 与下段同页 复选框 如图 1-18 所示 最后单击 确定 按钮即可 小提示 如果选中 孤行控制 复选框 系统则会自动向下页移一行文字来避免一 页底部出现某段的第一行文字或是某页顶部出现某段的最后一行文字 图 1-18 避开标题出现在页末 335
1.2.32 在 文 件 中 签 名 方 法 技 巧 在 Word 文 件 中 可 以 添 加 包 含 个 人 信 息 的 签 名, 但 究 竟 是 如 何 添 加, 有 哪 些 方 法 可 以 实 现 呢? 答 : 在 个 人 文 件 中 加 入 个 人 信 息 不 但 可 以 很 好 区 别 文 件 编 辑 者, 而 且 还 很 具 个 性 化 而 要 实 现 它 并 不 难, 可 利 用 下 面 几 种 方 法 实 现 1. 利 用 Word 的 宏 命 令 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 工 具 菜 单 上, 选 择 宏 子 菜 单 的 录 制 新 宏 选 项 (2) 在 宏 名 文 本 框 中 输 入 宏 的 名 称, 比 如 个 人 签 名 并 在 将 宏 保 存 在 列 表 框 中, 单 击 将 保 存 宏 的 模 板 或 文 件 然 后 单 击 确 定 按 钮 开 始 录 制 宏 (3) 将 要 输 入 的 个 人 信 息 录 制 好 然 后 再 单 击 工 具 菜 单 的 宏 命 令, 选 择 停 止 录 制 选 项 以 后 要 输 入 这 些 信 息 的 时 候, 我 们 可 以 执 行 如 下 操 作 来 运 行 宏, 在 工 具 菜 单 上 单 击 宏 命 令, 然 后 再 选 择 下 一 级 子 菜 单 宏 选 项, 选 择 开 始 建 立 好 的 宏 的 名 字, 单 击 运 行 按 钮, 这 样 个 人 信 息 就 出 现 了 2. 利 用 域 操 作 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 工 具 菜 单 上 单 击 选 项 命 令, 然 后 再 单 击 用 户 信 息 选 项 卡 336
文 字 处 理 实 战 正 文 (2) 在 通 讯 地 址 文 本 框 中 输 入 个 人 信 息 (3) 在 插 入 菜 单 上, 单 击 域 命 令 (4) 在 类 别 列 表 框 中, 选 择 用 户 信 息 项, 在 域 名 中 选 择 UserAddress 或 者 通 讯 地 址, 单 击 确 定 按 钮, 个 人 信 息 就 自 动 填 写 好 了 3. 利 用 自 动 更 正 实 现 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 工 具 菜 单 上, 选 择 自 动 更 正 选 项 (2) 在 替 换 文 本 框 中, 输 入 一 个 不 经 常 使 用 的 符 号 ( 这 主 要 是 为 了 防 止 替 换 了 正 常 使 用 的 文 字 或 符 号 ), 如? 然 后 在 替 换 为 文 本 框 中, 输 入 个 人 信 息, 最 后 单 击 添 加 按 钮 完 成 这 样 设 置 好 以 后, 下 次 只 要 输 入?, 就 会 出 现 个 人 信 息 了 不 过 利 用 这 种 方 法 不 能 分 行, 最 后 我 们 还 需 要 手 动 调 整 一 些 4. 利 用 自 动 图 文 集 来 实 现 操 作 步 骤 如 下 : (1) 首 先 选 择 要 保 存 为 自 动 图 文 集 词 条 的 个 人 信 息 (2) 在 插 入 菜 单 上, 单 击 自 动 图 文 集 命 令, 再 选 择 新 建 选 项 (3) 输 入 要 新 建 图 文 集 的 名 称, 如 个 人 信 息 这 样 个 人 信 息 就 录 制 好 了 当 以 后 要 输 入 个 人 信 息 时, 只 需 要 在 插 入 菜 单 上, 单 击 自 动 图 文 集 命 令, 337
再 选 择 正 文 项, 最 后 单 击 个 人 信 息 即 可 其 实, 不 仅 可 以 利 用 这 些 方 法 输 入 个 人 信 息, 如 果 其 他 内 容 经 常 要 重 复 输 入 的 话, 我 们 也 可 以 利 用 这 些 方 法 1.2.33 快 速 添 加 联 合 文 件 头 有 时 需 对 Word 文 件 添 加 联 合 文 件 头, 由 于 它 有 特 殊 格 式 要 求, 制 作 起 来 很 麻 烦 请 问 有 没 有 又 快 又 好 的 方 法 来 完 成 这 一 任 务 呢? 答 : 可 以, 具 体 方 法 如 下 : (1) 根 据 联 合 文 件 头 的 文 字 行 数 和 式 样 插 入 行 列 数 合 适 的 表 格 (2) 按 文 件 头 样 式 把 相 应 需 显 示 大 字 体 的 单 元 格 合 并 (3) 选 中 所 有 的 单 元 格, 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 单 击 表 格 属 性 命 令 打 开 相 应 的 对 话 框, 再 单 击 单 元 格 选 项 卡, 单 击 选 项 按 钮, 在 随 之 出 现 的 单 元 格 选 项 对 话 框 中, 选 择 适 应 文 字 复 选 框 后 单 击 确 定 按 钮 退 出 我 们 即 可 以 根 据 需 要 调 整 联 合 文 件 头 的 各 个 部 分 的 字 体 字 号 字 的 颜 色 及 表 格 的 列 宽 行 高 等 设 置 (4) 取 消 表 格 边 框 例 如 : 假 定 联 合 文 件 头 样 式 为 市 单 位 文 件, 联 合 发 表 该 文 件 的 单 位 数 目 为 4 个, 插 入 的 表 格 应 该 是 4 行 3 列 由 于 市 和 文 件 需 设 置 大 字 体, 故 要 把 第 1 列 和 第 列 单 元 格 合 并 其 他 设 置 可 以 按 照 上 面 的 方 法 完 成 即 可 1.2.34 巧 改 文 本 框 的 形 状 Word 用 户 都 可 能 发 现, 在 插 入 文 本 框 时, 其 形 状 通 常 都 是 矩 形, 请 问 能 不 能 根 据 实 际 输 入 的 需 要, 对 文 本 框 的 形 状 进 行 改 变 呢? 338
文 字 处 理 实 战 正 文 答 : 可 以, 首 先 选 中 要 改 变 形 状 的 文 本 框, 然 后 单 击 绘 图 工 具 栏 上 的 第 一 个 绘 图 按 钮 右 边 的 下 拉 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 菜 单 中 选 择 改 变 自 选 图 形 选 项, 选 定 一 种 需 要 设 置 的 图 形 形 状 即 可, 如 图 1-19 所 示 用 此 法 也 可 改 变 插 入 的 自 选 图 形 的 形 状 339
图 1-19 选 择 自 选 图 形 的 形 状 1.2.35 页 码 任 意 位 置 插 入 在 Word 中 利 用 插 入 页 码 命 令 可 以 为 各 页 加 入 页 码, 但 其 位 置 总 被 固 定 在 几 个 区 域, 请 问 能 不 能 突 破 限 制, 让 页 码 的 位 置 随 心 所 欲 地 进 行 调 整? 答 : 可 以 利 用 两 种 方 法 实 现, 第 一 种 方 法 是 利 用 Word 提 供 的 文 本 框 功 能 实 现 其 具 体 方 法 是 : 首 先 在 需 要 插 入 页 码 的 区 域 插 入 一 个 文 本 框 并 调 节 好 文 本 框 的 大 小, 然 后 在 文 本 框 内 输 入 相 应 的 页 码 编 号 后, 用 鼠 标 右 键 单 击 文 本 框 边 框 线, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 设 置 文 本 框 格 式 选 项, 把 线 条 颜 色 设 置 为 无, 单 击 确 定 按 钮 即 可 取 消 边 框 线 用 此 方 法 插 入 的 页 码, 只 要 单 击 页 码, 仍 可 调 出 虚 线 文 本 框, 按 住 鼠 标 左 键 不 放 随 意 拖 动 文 本 框, 页 码 位 置 也 可 随 之 移 动 第 二 种 方 法 是 直 接 利 用 鼠 标 的 拖 动 功 能, 具 体 操 作 方 法 是 : 先 利 用 插 入 页 码 命 令 完 成 页 码 插 入 后, 再 在 页 码 框 上 双 击 鼠 标 左 键 ( 此 时 便 可 对 页 码 进 行 编 辑 ), 然 后 把 指 针 移 到 页 码 框 上, 按 下 鼠 标 左 键 进 行 拖 动, 如 图 1-20 所 示, 便 可 对 页 码 的 位 置 进 行 任 意 调 整 图 1-20 利 用 鼠 标 插 入 页 码 340
文 字 处 理 实 战 正 文 1.2.36 如 何 给 文 件 添 加 行 号 如 果 要 统 计 Word 文 件 中 的 行 数, 除 了 查 看 状 态 栏 信 息 外, 能 不 能 让 系 统 自 动 地 为 每 行 添 加 行 号? 答 : 如 果 要 给 Word 文 件 添 加 行 号, 只 需 在 菜 单 栏 单 击 文 件 页 面 设 置 命 令, 然 后 选 择 版 式 选 项 卡, 在 应 用 于 下 拉 列 表 中 选 择 设 置 行 号 的 范 围, 再 单 击 行 号 按 钮, 选 择 添 加 行 号 复 选 框, 在 编 号 方 式 选 择 项 中 可 以 根 据 要 求 选 择 以 页 节 为 单 位 编 号 或 是 对 整 篇 文 件 进 行 连 续 编 号, 如 果 要 统 计 文 件 的 总 行 数, 就 选 择 连 续 编 号 单 选 按 钮 即 可, 如 图 1-21 所 示 图 1-21 341
1.2.37 如 何 设 置 不 同 的 奇 / 偶 页 页 眉 及 页 脚 在 编 辑 一 些 多 页 的 文 件 时, 常 需 插 入 页 眉 或 页 脚, 但 在 通 常 情 况 下 其 奇 偶 页 是 相 同 的, 请 问 如 果 要 为 奇 偶 页 设 置 不 同 的 页 眉 和 页 脚, 则 应 该 如 何 进 行 操 作? 答 : 这 个 问 题 很 多 用 户 都 常 遇 到, 其 实 处 理 起 来 并 不 难 具 体 操 作 如 下 : (1) 单 击 视 图 页 眉 和 页 脚 命 令, 在 弹 出 的 页 眉 和 页 脚 对 话 框 中 单 击 页 面 设 置 按 钮 然 后 选 择 页 眉 和 页 脚 框 下 的 奇 偶 页 不 同 和 首 页 不 同 复 选 框 并 单 击 确 定 按 钮 返 回 页 眉 和 页 脚 对 话 框 (2) 在 文 件 首 页 页 边 距 区 域 内 出 现 首 页 页 眉 和 页 脚 区 域, 若 首 页 无 需 页 眉 和 页 脚, 则 在 此 可 不 输 入 任 何 内 容 (3) 单 击 页 眉 和 页 脚 工 具 栏 上 的 显 示 下 一 项 按 钮, 则 在 第 2 页 顶 部 会 显 示 偶 数 页 页 眉, 可 以 根 据 需 要 在 页 眉 区 域 输 入 相 关 内 容 ; 如 果 需 要 设 置 页 脚, 可 单 击 在 页 眉 和 页 脚 间 切 换 按 钮, 切 换 到 页 脚 区 域 输 入 相 应 页 脚 信 息 (4) 再 次 单 击 显 示 下 一 项 按 钮, 第 3 页 顶 部 会 显 示 奇 数 页 页 眉 字 样, 可 以 参 照 步 骤 3 完 成 奇 数 页 页 眉 和 页 脚 的 设 置 (5) 单 击 页 眉 和 页 脚 工 具 栏 上 的 关 闭 按 钮, 即 可 看 见 奇 / 偶 页 不 同 的 页 眉 和 页 脚 设 置 应 用 于 整 篇 文 件 了 1.2.38 巧 为 拼 音 设 置 不 同 颜 色 及 字 体 在 Word 中 对 文 件 进 行 编 辑 时, 有 些 用 户 总 觉 得 遗 憾, 因 为 文 件 中 的 拼 音 字 体 及 颜 色 不 能 按 自 己 的 需 要 进 行 调 整, 请 问 究 竟 有 没 有 办 法 对 拼 音 设 置 不 同 的 颜 色 或 字 342
文 字 处 理 实 战 正 文 体? 答 : 拼 音 的 设 置 不 同 于 文 件 中 文 字 的 设 置, 如 果 直 接 去 尝 试 选 中 拼 音, 则 会 对 拼 音 下 的 文 字 也 进 行 选 中, 因 而 要 解 决 这 个 问 题, 可 以 进 行 下 面 的 操 作 : (1) 先 用 鼠 标 选 中 已 经 添 加 了 拼 音 的 文 字, 并 在 选 择 区 上 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 切 换 域 代 码 选 项, 这 时 我 们 发 现 拼 音 和 文 字 已 经 变 成 了 一 串 奇 怪 的 字 符, 即 拼 音 文 字 的 相 关 代 码 (2) 要 想 对 拼 音 和 文 字 设 置 不 同 的 字 体 及 颜 色, 只 需 分 别 选 定 每 一 个 字 的 拼 音 ( 也 可 以 是 拼 音 中 需 要 强 调 的 某 个 或 某 些 字 符 ) 或 汉 字 代 码 进 行 字 体 或 颜 色 设 置 (3) 设 置 完 成 后, 再 选 中 所 有 的 代 码, 单 击 鼠 标 右 键, 再 次 选 择 切 换 域 代 码 选 项, 此 时 就 会 发 现, 拼 音 和 文 字 已 经 变 得 五 颜 六 色 多 姿 多 彩 了 1.2.39 取 消 已 插 入 的 页 码 当 在 Word 文 件 中 想 把 已 插 入 的 页 码 消 除, 通 常 采 用 把 文 件 内 容 复 制 到 记 事 本 中, 再 粘 贴 到 新 的 文 件 中 进 行 取 消, 请 问 有 没 有 简 单 的 方 法 完 成 页 码 删 除? 答 : 其 实 要 取 消 页 码, 操 作 并 没 有 上 面 讲 的 那 样 复 杂, 可 以 轻 松 地 完 成 页 码 取 消 具 体 操 作 方 法 如 下 : 首 先 在 页 码 编 号 上 用 鼠 标 左 键 双 击 进 入 编 辑 状 态, 然 后 选 中 需 取 消 的 页 码 号, 再 按 Delete 键 即 可 取 消 页 码 1.2.40 为 分 栏 创 建 页 码 给 每 个 页 面 都 创 建 页 码 非 常 有 用, 而 在 对 每 页 分 栏 后, 页 码 并 不 会 对 每 栏 都 加 入 页 码, 请 问 有 没 有 办 法 为 每 栏 都 创 建 页 码? 343
答 :Word 文 件 分 栏 后, 尽 管 一 页 有 两 栏 乃 至 多 栏 文 字, 但 程 序 仍 然 将 文 件 视 为 一 页, 使 用 插 入 菜 单 中 的 页 码 命 令 不 能 给 每 栏 文 字 一 个 页 码 如 果 需 要 给 两 个 分 栏 文 字 的 页 脚 ( 或 页 眉 ) 各 插 入 一 个 页 码, 产 生 诸 如 8 开 纸 上 的 两 个 16 开 页 面 的 效 果 可 以 按 以 下 方 法 操 作 : 单 击 视 图 菜 单 的 页 眉 和 页 脚 命 令, 切 换 至 第 一 页 的 页 脚 ( 或 页 眉 ) 在 与 左 栏 对 应 的 合 适 位 置 输 入 第 {={PAGE}*2-1} 页, 在 与 右 栏 对 应 的 合 适 位 置 输 入 第 {={PAGE}*2} 页 输 入 时 先 输 第 页, 再 将 光 标 插 在 两 者 中 间, 连 续 按 两 下 Ctrl+F9 组 合 键, 输 入 大 括 号 {} 然 后 在 大 括 号 {} 内 外 输 入 其 他 字 符, 完 成 后 分 别 选 中 {={PAGE}*2-1} 和 {={PAGE}*2}, 单 击 鼠 标 右 键 选 择 快 捷 菜 单 中 的 更 新 域 选 项, 即 可 显 示 每 页 左 右 两 栏 的 正 确 页 码 如 果 文 件 分 为 三 栏, 并 要 在 每 栏 下 显 示 页 码, 可 以 将 第 页 之 间 的 域 代 码 修 改 为 {={PAGE}}*3-2} {={PAGE}*3-1} 和 {={PAGE}}*3} 再 按 上 面 介 绍 的 方 法 更 新, 即 可 显 示 各 栏 的 正 确 页 码, 并 由 此 得 四 分 栏 乃 至 更 多 分 栏 的 域 代 码 如 何 设 计 若 要 在 更 新 域 后 修 改 域 代 码, 可 以 将 其 选 中, 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 快 捷 菜 单 中 的 切 换 域 代 码 选 项, 即 可 看 到 完 整 的 域 代 码 1.2.41 为 部 分 文 件 创 建 不 同 页 眉 或 页 脚 在 Word 中 进 行 编 辑 时, 有 时 需 要 对 同 一 个 文 件 中 不 同 部 分 页 面 创 建 不 同 的 页 眉 或 页 脚, 请 问 有 没 有 办 法 解 决? 答 : 可 以 肯 定 的 是 能 够 按 需 进 行 创 建 由 于 一 般 要 创 建 页 眉 或 页 脚 时,Word 自 动 在 整 篇 文 件 中 使 用 同 样 的 页 眉 或 页 脚 如 果 要 为 部 分 文 件 创 建 不 同 于 其 他 部 分 的 页 眉 或 页 脚, 首 先 要 对 文 件 进 行 分 节, 然 后 断 开 当 前 节 和 前 一 节 中 页 眉 或 页 脚 间 的 连 接 344
文字处理实战正文 如果尚未对文件进行分节 那么应该在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入 一个分节符 然后单击要为其创建不同页眉或页脚的节 再单击 视图 菜单中的 页眉和页脚 命令即可 当然如果需要 也可将光标移到要修改的页眉或页脚处 再单击 页眉和页脚 工具栏上 同前 选项 修改已有的页眉或页脚 或为该节 创建新的页眉或页脚 则 Word 会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改 再为下一节创建不同的页眉或页脚时 则重复上述步骤即可 1.2.42 如何去除格式标记 有些用户在使用 Word 时总会在段落开始或末尾出来一些各式各样的符号 有时影 响观看版面效果 请问可以去掉吗 答 这些符号叫做 格式标记 它们并不影响打印效果 如果想去掉它们 可以 在 工具 菜单中选择 选项 然后在弹出的对话框中 选择 视图 选项卡 在 显示 栏下列出许多格式标记 可以选择相应的或取消选择 全部 1.3 表格处理技巧 1.3.1 文字巧妙转换成表格 通常大家制作表格时 都是采用表格和边框工具来绘制表格 或者利用 表格 插 入 表格 命令来定制表格 请问如已输入了文字 则有没有办法让文字快速产生 表格呢 答 有 可以用 Word 提供的表格与文字之间的相互转换功能完成 具体方法是这 样 345
(1) 按 照 自 己 的 计 划 先 将 表 格 中 的 各 项 内 容 输 入 Word 文 件 中, 在 这 需 注 意 的 是, 一 定 要 利 用 一 种 特 别 的 分 隔 符 隔 开 准 备 产 生 表 格 列 线 的 文 字 内 容, 该 分 隔 符 可 以 是 逗 号 制 表 符 空 格 或 其 他 字 符 (2) 选 中 需 产 生 表 格 的 文 字 内 容, 在 菜 单 栏 单 击 表 格 转 换 文 本 转 换 成 表 格 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 的 文 字 分 隔 符 位 置 选 项 中 选 逗 号 ( 一 定 要 和 输 入 表 格 内 容 时 的 分 隔 符 一 致 ), 同 时 按 所 要 的 表 格 形 式 对 其 他 选 项 做 适 当 的 调 整, 如 图 1-21 所 示, 单 击 确 定 按 钮 便 可 完 成 该 表 格 图 1-21 将 文 字 转 换 成 表 格 1.3.2 用 + - 号 巧 制 表 格 表 格 制 作 一 般 的 Word 用 户 都 会, 但 如 果 只 利 用 键 盘 上 的 + 号 和 - 号 来 快 速 完 成 表 格 制 作, 可 能 很 多 朋 友 都 不 会, 它 的 具 体 操 作 方 法 又 是 如 何 进 行? 答 : 利 用 键 盘 上 的 + 与 - 号 制 作 表 格, 有 时 会 给 我 们 带 来 更 高 的 效 率 在 制 作 前 首 先 得 明 白 + 号 表 示 下 面 将 产 生 一 列 线 条, 而 - 号 起 到 连 线 的 作 用, 其 具 体 制 作 方 法 是 : 首 先 在 要 插 入 表 格 的 地 方 输 入 + 号, 用 来 制 作 表 格 顶 端 线 条, 然 后 再 输 入 - 号, 用 来 制 作 横 线 ( 也 可 以 连 续 输 入 多 个 - 号, - 号 越 多 表 格 越 宽 ), 接 着 再 输 入 一 些 + 号 ( + 号 越 多, 列 越 多 ), 如 图 1-22 所 示 完 成 后 再 按 回 车 键, 便 可 马 上 得 到 一 个 表 格 346
文字处理实战正文 小提示 用此方法制作出的表格只有一行 若需制作出多行的表格 则可将光标移 到表格内最后一个回车符号前 按 Tab 键或回车键 Enter 即可在表格后插入 行 图 1-22 用 + 号制作表格 1.3.3 轻松微调行列宽度 在 Word 中制作表格时 有时需要对行列宽度进行一些微调 请问除了进行表格属 性外 有没有其他更方便的方法呢 答 在进行 Word 表格编辑时 如果要知道行或列的宽度 只需在按住鼠标左键调 行的同时按下右键 标尺上 调整行时会在垂直标尺上显示 而在调整列时会在水 平标尺上显示 就会显示出行或列的尺度 如图 1-23 所示 小提示 此时表格标尺的精确度为 0.01 字符 图 1-23 显示行或列的尺度 1.3.4 表格行列宽度调整技巧 表格在制作完成后常需进行一些调整 而在调整中有没有技巧呢 答 技巧当然有 下面就给大家介绍一下如何对表格行列宽度进行调整的技巧 347
首 先 选 中 要 调 整 的 行 或 列, 并 在 选 择 区 域 上 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 表 格 属 性 选 项, 然 后 再 根 据 实 际 情 况 选 择 行 或 列 选 项 卡 ( 若 要 调 整 行 高 度 则 选 择 行 选 项 卡, 要 调 整 列 宽 度 则 选 择 列 选 项 卡 ), 再 选 择 指 定 高 度 复 选 框, 然 后 在 其 后 输 入 具 体 数 值, 完 成 后 单 击 确 定 按 钮 便 可 设 置 完 成 当 然 若 不 需 达 到 如 此 精 确 度, 也 可 利 用 鼠 标 拖 动 表 格 线 的 方 式 进 行 调 整, 在 调 整 的 过 程 中, 如 不 想 影 响 其 他 列 宽 度 的 变 化, 可 在 拖 动 时 按 住 键 盘 上 的 Shift 键 ; 而 若 不 想 影 响 整 个 表 格 的 宽 度, 可 在 拖 动 时 按 住 Ctrl 键 1.3.5 如 何 让 文 字 自 动 适 合 单 元 格 当 在 Word 表 格 中 输 入 文 字 时, 很 多 用 户 都 遇 到 过 表 格 单 元 格 被 挤 开 的 现 象, 请 问 有 没 有 办 法 让 文 字 能 够 根 据 单 元 格 的 大 小 而 自 动 调 整 自 身 的 大 小 呢? 答 : 可 以, 只 需 进 行 一 些 小 设 置 即 可 做 到 具 体 设 置 方 法 是 : (1) 选 中 要 设 置 自 动 调 整 的 单 元 格 (2) 在 Word 菜 单 栏 单 击 表 格 表 格 属 性 命 令 (3) 再 在 表 格 选 项 卡 下 单 击 选 项 按 钮 打 开 表 格 选 项 对 话 框, 取 消 选 择 自 动 重 调 尺 寸 以 适 应 内 容 复 选 框 (4) 单 击 确 定 按 钮 返 回 表 格 属 性 对 话 框, 然 后 选 择 单 元 格 选 项 卡, 再 单 击 选 项 按 钮, 在 新 打 开 的 对 话 框 中 选 择 适 应 文 字 复 选 框 即 可 1.3.6 快 速 缩 放 表 格 在 Word 中 制 作 好 表 格 后, 若 发 现 需 对 整 个 表 格 进 行 缩 放, 请 问 有 没 有 办 法 一 次 对 整 个 表 格 完 成 缩 放? 348
文 字 处 理 实 战 正 文 答 : 在 Word 2000 及 Word XP 中, 我 们 只 要 将 指 针 停 留 在 表 格 内 部 任 意 一 处, 稍 等 片 刻 便 可 在 表 格 右 下 角 看 到 一 个 尺 寸 控 点 ( 一 个 小 口 字 形 ), 如 图 1-24 所 示, 将 鼠 标 指 针 移 至 该 表 格 尺 寸 控 点 上 ( 此 时 指 针 会 变 成 二 四 象 限 倾 斜 的 双 向 箭 头 ), 按 下 鼠 标 左 箭 再 往 需 要 的 方 向 拖 动 表 格, 便 可 实 现 表 格 的 整 体 缩 体 图 1-24 尺 寸 控 点 1.3.7 表 格 的 整 体 移 动 上 面 讲 到 怎 样 对 表 格 进 行 整 体 缩 放, 那 么 如 果 要 对 整 个 表 格 进 行 位 置 移 动, 请 问 该 如 何 操 作 呢? 答 : 同 样 在 Word 2000 及 Word XP 中 也 提 供 了 这 种 功 能, 在 将 指 针 移 到 表 格 上 任 意 单 元 格 上, 稍 等 片 刻 便 可 在 表 格 最 左 上 端 出 现 一 个 移 动 控 点 ( 一 个 小 田 字 形 ), 将 鼠 标 移 到 控 点 上 方 ( 指 针 变 成 四 个 方 向 的 箭 头 形 时 ), 按 下 鼠 标 左 键, 并 移 动 鼠 标 便 可 将 整 个 表 格 随 心 所 欲 地 在 文 件 内 进 行 移 动 1.3.8 表 格 重 复 标 题 一 次 设 定 在 制 作 一 些 长 于 一 页 的 表 格 时, 对 于 标 题 很 多 朋 友 都 采 用 复 制 粘 贴 的 方 法 加 上, 那 么 有 其 他 更 好 的 方 法 吗? 答 : 在 Word 中 要 实 现 这 个 功 能, 其 实 相 当 简 单 首 先 选 中 要 重 复 的 表 格 标 题, 然 后 单 击 表 格 标 题 行 重 复 命 令, 此 时 每 一 页 表 格 是 不 是 都 有 标 题 了? 但 需 要 注 意 的 是 这 个 方 法 只 适 用 于 自 动 分 页, 对 于 强 行 分 页 的 情 况 不 适 用 349
1.3.9 表 格 文 字 排 版 技 巧 在 文 件 中, 若 要 对 已 制 作 好 的 表 格 及 文 字 进 行 一 些 其 他 排 版 处 理, 如 环 绕, 可 怎 样 去 操 作? 答 : 在 表 格 上 任 意 位 置 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 表 格 属 性 选 项, 在 表 格 选 项 卡 下, 我 们 便 可 以 选 择 需 要 的 排 版 方 式, 比 如 要 设 置 为 环 绕, 则 可 在 环 绕 上 单 击 鼠 标 左 键 选 中, 另 外 如 果 采 用 手 工 绘 制 表 格, 可 在 绘 制 表 格 之 前 按 Ctrl 键, 这 样 得 到 的 表 格 就 有 文 字 环 绕 效 果 1.3.10 表 格 中 文 字 排 版 技 巧 在 表 格 中 如 何 对 文 字 进 行 设 置 排 版 方 式, 而 采 用 工 具 栏 上 的 那 几 个 功 能 太 差, 有 没 有 更 好 的 方 法 进 行? 答 : 当 然 有 更 多 更 好 的 排 版 方 式 如 果 是 要 对 整 个 表 格 中 单 元 格 采 用 相 同 排 版 方 式, 则 可 先 选 中 整 个 表 格 ( 如 果 只 是 对 几 个 单 元 格 进 行 设 置, 可 分 别 选 中 这 几 个 单 元 格 再 设 置 ), 然 后 在 选 中 区 上 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 快 捷 菜 单 中 的 单 元 格 对 齐 方 式 选 项, 在 其 下 一 级 菜 单 中 所 需 要 的 方 式 上 单 击 鼠 标 左 键 即 可 1.3.11 巧 制 斜 线 表 格 我 们 经 常 需 要 绘 制 一 些 带 有 斜 线 的 表 格, 这 在 Word 中 怎 样 进 行 绘 制 呢? 答 : 把 整 个 表 格 绘 制 好, 然 后 选 中 需 要 绘 制 斜 线 的 单 元 格, 再 单 击 表 格 绘 制 斜 线 表 头 命 令, 在 打 开 的 插 入 斜 线 表 头 对 话 框 中 可 以 选 择 不 同 的 表 头 样 式, 再 在 预 览 窗 右 侧 相 应 栏 中 输 入 文 字, 如 图 1-25 所 示, 完 成 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 同 时 采 用 这 种 方 法 制 作 好 的 斜 线 表 格, 如 果 我 们 需 要 更 进 一 步 进 行 调 整, 则 可 在 该 350
文字处理实战正文 单元格上单击鼠标右键 在弹出菜单中选择 组合 取消组合 选项 然后再对斜 线及该单元格进行调整 图 1-25 插入斜线表头 对话框 1.3 表格处理技巧(2) 1.3.12 快速拆分表格 对于已制作好的表格 如果要把它拆分为两个表格 请问有没有办法 答 有 可以先将光标移至即将拆分成第二个表格的首行上 然后同时按 Ctrl+Shift+Enter 组合键 便可把光标前插入一空行 这样便将原来的表格分成 了两个 1.3.13 快速合并多行 或多列 线条 对于 Word 中的表格 如果要去除一行或一列线条 可以利用橡皮选择无边框线擦 除 但如果是要合并连续的多行或多列 我们有没有其他更好的办法呢 答 好办法是有的 可以先选中要去掉线条的表格线 并在选择区其上单击鼠标右 键 在弹出菜单中选择 表格属性 选项 在新打开的 表格属性 对话框中单击 351
表 格 选 项 卡 下 的 边 框 和 底 纹 按 钮, 然 后 在 打 开 的 边 框 和 底 纹 对 话 框 中 预 览 旁 单 击 去 除 不 要 的 相 应 线 条 按 钮 即 可 1.3.14 快 速 设 置 表 格 排 版 方 式 在 制 作 完 成 一 个 表 格 后, 它 总 是 以 左 侧 为 对 齐 点, 有 没 有 办 法 使 其 居 中 排 版 呢? 答 : 方 法 当 然 有, 并 且 相 当 简 单 首 先 将 指 针 停 留 在 表 格 上 任 意 的 地 方, 稍 等 片 刻, 表 格 最 左 上 端 便 会 出 现 移 动 控 点 再 单 击 该 移 动 控 点, 便 可 选 中 整 个 表 格 ( 当 然 也 可 利 用 行 或 列 的 选 择 方 式 进 行 选 定 ), 然 后 单 击 格 式 工 具 栏 上 的 居 中 图 标 按 钮 即 可 使 表 格 居 中 排 版 1.3.15 快 速 变 换 表 格 虚 实 线 条 在 制 作 好 表 格 后, 如 果 需 要 对 多 行 或 多 列 的 表 线 虚 化 ( 无 边 框 ), 或 者 是 要 使 虚 化 的 线 条 实 化, 请 问 有 没 有 办 法 呢? 答 : 有 两 种 好 用 的 方 法 实 现 : 第 一 种 方 法 是 打 开 表 格 和 边 框 对 话 框 ( 直 接 在 常 用 工 具 栏 上 单 击 表 格 和 边 框 图 标 按 钮 即 可 ), 再 在 线 型 中 选 择 无 边 框, 如 图 1-26 所 示, 然 后 在 需 要 虚 化 的 线 条 上 再 进 行 绘 制 一 遍 即 可 第 二 种 方 法 是 选 中 需 要 虚 化 的 表 格 线 条, 然 后 在 其 上 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 表 格 属 性 选 项, 在 新 打 开 的 表 格 属 性 对 话 框 中 选 择 表 格 选 项 卡 下 的 边 框 和 底 纹 按 钮, 然 后 在 打 开 的 边 框 和 底 纹 对 话 框 中 设 置 下 选 择 无 再 单 击 确 定 按 钮 即 可 352
文 字 处 理 实 战 正 文 图 1-26 选 择 无 边 框 1.3.16 表 格 内 数 据 按 小 数 点 对 齐 单 位 的 财 会 人 员 常 要 对 一 些 表 列 的 数 据 以 小 数 点 进 行 对 齐, 请 问 要 实 现 它 该 如 何 操 作? 答 : 可 利 用 Word 的 制 表 位 功 能 达 到 目 的, 具 体 操 作 步 骤 为 : 首 先 按 正 常 方 式 在 Word 表 格 中 输 入 有 关 数 字, 然 后 以 列 为 单 位 将 需 要 实 现 按 小 数 点 对 齐 的 单 元 格 定 义 为 块 ; 再 执 行 视 图 菜 单 的 标 尺 命 令, 显 示 Word 的 标 尺 栏 ( 如 果 用 户 的 标 尺 栏 处 于 显 示 状 态, 则 可 跳 过 此 步 骤 ); 然 后 在 该 列 上 端 标 尺 栏 上 用 鼠 标 左 键 双 击, 打 开 制 表 位 对 话 框, 在 制 表 位 对 话 框 的 对 齐 方 式 列 表 框 中 选 择 小 数 点 对 齐 选 项, 单 击 确 定 按 钮 后 关 闭 对 话 窗, 标 尺 栏 上 便 会 出 现 一 个 小 数 点 制 表 符, 此 时 拖 动 标 尺 栏 上 的 小 数 点 制 表 符, 使 小 数 点 处 于 表 格 的 适 当 位 置, 这 样 便 可 使 该 行 数 据 以 小 数 点 对 齐 1.3.17 表 格 跨 页, 表 头 自 动 跟 随 在 制 作 表 格 时, 若 表 格 长 度 较 长, 跨 过 了 一 页 时, 表 头 每 次 都 是 采 用 复 制 的 方 法 在 另 一 页 上 进 行 制 作, 请 问 有 没 有 更 简 单 的 方 法 实 现 呢, 特 别 是 在 有 多 页 时, 复 制 起 来 也 很 麻 烦? 答 : 对 于 这 个 问 题 有 很 多 朋 友 都 是 采 用 复 制 粘 贴 的 办 法 解 决, 其 实 可 以 更 轻 松 做 353
到 的 首 先 选 中 表 头, 然 后 单 击 表 格 标 题 行 重 复 命 令, 其 后 多 页 的 表 头 便 可 迅 速 完 成 1.3.18 在 表 格 中 快 速 进 行 计 算 利 用 Word 制 作 好 一 张 成 绩 后, 想 对 学 生 成 绩 进 行 求 和 计 算, 听 他 人 讲 可 以 利 用 Word 自 动 完 成, 请 问 具 体 操 作 方 法 是 怎 样? 答 : 可 以, 完 成 数 据 输 入 后, 把 指 针 移 到 准 备 输 入 公 式 的 单 元 格, 再 在 菜 单 上 单 击 表 格 公 式 命 令, 在 公 式 文 本 框 输 入 公 式, 再 单 击 确 定 按 钮 便 可 得 出 利 用 该 公 式 计 算 得 出 的 数 据 同 时 在 公 式 对 话 框 中 粘 贴 函 数 下 拉 列 表 下 有 很 多 函 数 供 选 用, 通 过 选 择 便 可 完 成 很 多 复 杂 的 计 算 任 务 小 提 示 : 在 输 入 公 式 时, 可 以 采 用 类 似 于 Excel 中 的 样 式 来 引 用 表 格 中 的 数 据 表 格 中 的 列 数 可 用 A B C D 来 表 示, 行 数 则 可 以 用 1 2 3 4 来 表 示 如 = (A3+B5)/5 即 表 示 第 一 列 的 第 3 行 单 元 格 中 的 数 据 加 上 第 二 列 的 第 5 行 单 元 格 中 的 数 据 然 后 除 以 5 的 结 果 另 外 在 表 格 中 进 行 求 和 计 算 时 要 注 意 : 如 果 是 对 行 ( 列 ) 求 和, 插 入 点 需 放 在 此 行 ( 列 ) 最 右 侧 ( 下 面 ) 存 放 计 算 结 果 的 单 元 格 中, 才 能 正 确 显 示 运 算 结 果, 否 则 会 把 插 入 点 所 在 单 元 格 的 数 据 覆 盖 ; 而 如 果 求 和 单 元 格 的 上 方 列 和 左 边 行 都 有 数 据 时, 在 进 行 求 和 计 算 时 列 求 和 优 先 权 大 于 行 求 和 1.3.19 表 格 中 的 删 除 小 技 巧 在 复 制 粘 贴 一 张 表 格 后, 想 对 其 中 的 数 据 进 行 删 除, 但 不 删 除 表 格, 有 没 有 简 单 的 方 法? 答 : 有, 首 先 选 中 要 删 除 的 单 元 格 中 数 据, 再 按 Del 键, 便 可 把 所 有 数 据 删 除 ; 而 若 在 选 中 整 行 或 整 列 整 个 表 格 时, 按 空 格 键 则 可 删 除 已 选 中 的 行 列 或 整 354
文 字 处 理 实 战 正 文 个 表 格 1.3.20 快 速 删 除 表 格 中 指 定 的 行 或 列 在 删 除 Word 表 格 中 的 行 或 列 时, 常 采 用 选 中, 再 在 其 上 单 击 鼠 标 右 键, 从 弹 出 菜 单 中 选 择 删 除 选 项 的 方 法, 请 问 有 没 有 更 快 捷 的 方 法 来 删 除 指 定 行 或 列? 答 : 有, 可 以 先 把 指 针 移 到 要 删 除 的 指 定 行 或 列 中 任 一 单 元 格 中, 然 后 按 Alt+A 组 合 键, 接 着 按 D 键, 再 按 R 键, 此 时 会 删 除 光 标 所 在 的 行, 而 按 Alt+ A 组 合 键, 依 次 按 D 键 C 键, 则 可 删 除 光 标 所 在 的 列 同 时 也 可 以 通 过 按 住 鼠 标 左 键, 拖 动 鼠 标, 选 定 连 续 的 数 行 ( 或 列 ), 运 用 上 面 的 组 合 键, 进 行 快 速 操 作 1.3.21 Word 表 格 自 动 排 序 号 在 Word 表 格 中, 经 常 需 要 填 写 一 些 有 规 律 的 数 据, 如 序 号, 可 不 可 以 让 Word 自 动 完 成 呢? 答 : 可 以 的 首 先 在 Word 表 格 中 选 中 要 填 序 号 的 区 域, 再 单 击 格 式 项 目 符 号 和 编 号 命 令, 在 打 开 的 项 目 符 号 和 编 号 对 话 框 中 选 择 编 号 选 项 卡, 根 据 需 要 选 择 好 编 号 形 式 后, 再 单 击 框 下 边 的 自 定 义 按 钮, 出 现 自 定 义 编 号 列 表 对 话 框, 在 编 号 格 式 文 本 框 中 输 入 自 己 想 要 的 格 式 形 式, 注 意 框 中 数 字 1 不 能 删 掉, 而 其 后 的 点. 或 半 圆 括 号 ) 可 去 掉 或 变 成 其 他 样 式 ; 在 编 号 样 式 下 拉 列 表 框 中 选 1,2,3,, 起 始 编 号 数 字 框 中 填 上 序 号 的 第 一 个 数 字, 如 1, 同 时 还 可 在 编 号 位 置 下 拉 列 表 选 择 对 齐 方 式, 如 左 对 齐 居 中 或 右 对 齐 ; 在 字 体 栏 可 对 文 字 做 修 饰 工 作 ; 完 成 后 单 击 确 定 按 钮,Word 表 格 所 选 择 的 行 或 列 中 便 自 动 填 写 好 了 想 要 的 序 号 355
1.3.22 一 次 插 入 多 行 或 多 列 在 制 作 好 表 格 后, 突 然 发 现 在 表 格 中 还 需 插 入 多 行 或 多 列, 常 用 的 是 先 选 中 要 插 入 行 或 列 的 下 一 行 或 列, 再 在 其 上 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 插 入 行 或 插 入 列 选 项 来 添 加, 这 样 在 要 插 入 多 行 或 多 列 时, 操 作 起 来 比 较 麻 烦, 请 问 有 没 有 更 好 的 方 法 一 次 插 入 呢? 答 : 有, 对 上 面 运 用 的 方 法 稍 加 改 进 便 可 做 到 首 先 在 选 择 行 与 列 时, 可 以 选 择 多 行, 即 如 果 要 插 入 三 行, 则 可 先 一 次 选 中 三 行, 再 在 选 择 区 上 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 插 入 行 选 项 即 可, 如 图 1-27 所 示 图 1-27 选 择 插 入 行 选 项 1.3.23 防 止 表 格 跨 页 断 行 在 制 作 表 格 时, 若 长 度 跨 过 一 页, 有 时 便 会 出 现 断 行 现 象, 有 什 么 办 法 避 免 吗? 答 : 要 防 止 某 行 单 元 格 中 的 文 字 前 后 拆 分 在 两 页, 在 表 格 上 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 表 格 属 性 选 项, 再 在 表 格 属 性 对 话 框 中 选 择 行 选 项 卡, 取 消 选 择 允 许 跨 页 断 行 复 选 框, 再 单 击 确 定 按 钮 关 闭 属 性 对 话 框 即 可 356
文字处理实战正文 小提示 在 Word 97 中则选择 表格 菜单中的 单元格高度和宽度 选项 在 出现的对话框中 打开 行 选项卡 取消选择 允许跨页断行 复选框 确定后 即可防止跨页断行 1.3 表格处理技巧(3) 1.3.24 表格中数据快速排序 在表格中输入数据后 如果要对它们进行排序 请问有没有快速的方法进行 答 首先选中要排序的列 再单击 Word 菜单栏中的 表格 排序 命令打开 排 序 对话框 选择该列数据要按何类型排序 比如学生成绩当然是选择 数字 再在其后设置排序方式 升序或降序 如图 1-28 所示 在 Word 中我们一次可最多 对三个关键字进行排序 图 1-28 表格数据排列 1.3.25 巧用表格制作罗列式结构图 在 Word 中制作罗列式结构图时 总没有别人制作的漂亮 如不对称 上下间隔不 均匀等 请问有没有办法解决这个问题呢 357
答 : 这 是 很 多 朋 友 常 被 困 扰 的 难 题, 不 过 利 用 表 格 便 可 轻 松 解 决 首 先 根 据 结 构 图 的 行 列 及 括 符 数 制 作 出 相 应 行 列 数 的 表 格, 然 后 对 结 构 图 前 一 级 文 字 所 处 的 单 元 格 选 择 合 并, 输 入 文 字 并 设 置 为 垂 直 居 中, 再 在 绘 图 工 具 栏 插 入 相 对 应 的 大 括 符, 最 后 再 选 中 整 个 表 格, 在 其 上 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 表 格 属 性 选 项 进 入, 再 单 击 表 格 选 项 卡 下 的 边 框 和 底 纹 按 钮, 然 后 在 新 窗 口 设 置 栏 下 选 择 无, 单 击 确 定 按 钮 完 成 1.3.26 如 何 让 表 格 左 右 两 边 绕 排 文 字 想 在 表 格 左 右 两 边 绕 排 文 字, 请 问 除 了 用 文 本 框 外 还 有 别 的 方 法 吗? 答 : 如 果 要 在 表 格 右 侧 ( 左 侧 ) 输 入 文 字,Word 一 般 会 提 示 此 操 作 对 行 结 尾 无 效 的 错 误 信 息 这 时 一 般 可 以 用 文 本 框 的 绕 排 来 实 现 其 实 不 用 文 本 框 也 可 以 实 现 操 作 如 下 : 先 把 该 表 格 的 最 后 一 列 ( 或 第 一 列 ) 合 并 成 一 个 单 元 格, 并 且 设 置 好 该 单 元 格 只 有 左 边 ( 或 右 边 ) 有 边 框, 这 样 在 该 单 元 格 输 入 的 文 字 就 可 以 绕 排 在 表 格 的 一 边 了 1.3.27 利 用 表 格 分 栏 竖 排 文 字 当 在 编 辑 一 个 如 报 刊 那 样 的 文 字 排 版 效 果 ( 文 字 横 竖 错 落 有 致 ) 的 文 件, 可 是 用 文 件 段 落 格 式 来 排 版 好 像 效 果 不 是 很 好, 请 问 有 什 么 更 好 的 操 作 方 法 吗? 答 : 要 横 竖 排 版 文 字, 我 们 一 般 是 把 文 字 独 立 设 置 成 段 落 格 式 横 竖 排 版, 但 要 实 现 报 纸 的 那 种 排 版 效 果 的 确 不 是 很 好 操 作, 但 我 们 可 以 利 用 表 格 分 栏 来 实 现 这 种 灵 活 多 样 的 文 字 排 版 要 求 首 先 把 各 栏 ( 块 ) 内 容 分 别 放 入 根 据 需 要 绘 制 的 一 个 特 大 表 格 单 元 格 中 ( 如 和 报 纸 版 面 一 样 大 的 表 格 ), 然 后 再 合 理 设 置 好 各 个 栏 ( 块 ) 内 的 文 字 排 版 样 式, 最 后 再 设 置 好 各 个 栏 的 边 框 ( 如 无 边 框 ) 等, 这 样 就 能 得 到 如 358
文 字 处 理 实 战 正 文 报 纸 上 的 排 版 效 果 了 359
1.3.28 巧 用 分 隔 法 让 一 栏 同 存 两 表 格 在 Word 中 建 立 表 格 时 为 什 么 无 法 让 两 个 表 格 在 同 一 栏, 请 问 有 没 有 办 法 让 多 个 表 格 存 在 同 一 栏 中? 答 :Word 中 的 表 格 两 侧 是 不 能 插 入 其 他 表 格 的, 所 以 无 法 让 两 个 表 格 处 在 同 一 栏 上 不 过 我 们 可 以 把 一 个 表 格 一 分 为 二 来 间 接 得 到 双 表 格 具 体 操 作 如 下 : 先 选 定 表 格 中 间 作 为 分 隔 的 某 列, 然 后 通 过 边 框 和 底 纹 对 话 框 中 的 预 览 图 取 消 所 有 的 横 边 框, 就 可 得 到 双 表 格 了 1.3.29 表 格 文 本 缩 进 在 Word 中 编 辑 文 件 时, 对 于 文 本 可 以 实 现 缩 进, 而 对 于 表 格 中 的 文 本, 又 该 如 何 快 速 实 现 缩 进 呢? 答 :Word 表 格 中 的 Tab 键 有 特 殊 用 途, 按 下 Tab 键 光 标 会 跳 到 下 一 单 元 格, 不 能 实 现 文 本 的 缩 进 如 果 想 让 表 格 的 文 本 缩 进, 可 以 按 Ctrl+Tab 组 合 键, 光 标 就 会 像 普 通 文 本 那 样 在 表 格 中 缩 进 了 1.3.30 如 何 实 现 表 格 的 垂 直 分 割 使 用 表 格 拆 分 表 格 命 令 可 以 实 现 表 格 的 水 平 分 割, 有 什 么 方 法 可 以 实 现 表 格 的 垂 直 分 割 吗? 答 : 可 以 稍 加 设 置 便 可 实 现 表 格 的 垂 直 分 割, 具 体 步 骤 如 下 : 首 先 选 中 分 割 处 的 那 一 列, 然 后 用 鼠 标 右 键 单 击 该 列, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 边 框 和 底 纹 选 项, 然 后 在 弹 出 的 对 话 框 中 单 击 边 框 选 项 卡, 在 预 览 区 中 取 消 该 列 的 顶 边 框 中 边 框 和 底 边 框, 最 后 单 击 确 定 按 钮 即 完 成 了 表 格 的 垂 直 分 割 360
文 字 处 理 实 战 正 文 1.3.31 巧 做 设 置, 避 免 表 格 断 裂 为 什 么 在 Word 中 制 作 表 格, 当 表 格 出 现 跨 页 的 情 况 时 常 会 发 生 断 裂 的 现 象, 请 问 如 何 避 免 由 于 页 面 原 因 致 使 表 格 显 示 断 裂? 答 : 只 需 要 单 击 表 格 表 格 属 性 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 行 选 项 卡, 并 选 择 允 许 跨 页 断 行 复 选 框, 单 击 确 定 按 钮 即 可 1.3.32 巧 用 表 格 实 现 特 殊 格 式 要 求 在 Word 的 文 本 与 表 格 转 换 一 栏 中, 我 们 曾 经 谈 到 可 以 利 用 表 格 的 部 分 特 殊 功 能 实 现 试 卷 选 择 题 的 对 齐 输 入, 具 体 应 该 怎 么 做 呢? 答 : 由 于 一 般 选 择 题 答 案 选 项 都 是 4 个, 我 们 可 以 把 输 入 整 个 试 卷 的 选 择 题 部 分 看 做 是 在 制 作 一 个 4 列 多 行 的 表 格 将 题 目 输 入 行 利 用 合 并 单 元 格 命 令 把 它 合 并, 用 于 输 入 题 目 内 容 在 答 案 输 入 行 依 次 输 入 相 关 的 答 案 选 项 操 作 完 成 后, 在 边 框 和 底 纹 对 话 框 中 取 消 表 格 的 边 框 就 可 以 了 1.3.33 快 速 在 铅 笔 和 擦 除 工 具 间 转 换 在 Word 中 绘 制 表 格, 常 常 要 用 到 铅 笔 和 擦 除 工 具, 单 击 工 具 按 钮 转 换 比 较 麻 烦, 有 没 有 什 么 方 法 可 以 在 它 们 之 间 快 速 转 换? 答 : 选 中 铅 笔 工 具 后, 要 使 用 擦 除 功 能, 只 要 按 住 Shift 键 即 可 1.3.34 快 速 设 置 统 一 图 形 格 式 如 果 需 要 将 多 个 图 形 设 置 为 同 一 格 式, 有 何 快 捷 方 法? 答 : 和 设 置 文 本 格 式 一 样, 使 用 格 式 刷 361
1.4.1 快 速 在 图 片 上 插 入 文 字 在 Word 编 辑 过 程 中, 有 时 候 需 要 在 插 入 的 图 片 上 加 入 文 字, 请 问 有 没 有 快 捷 的 方 法? 答 : 只 需 要 在 要 加 入 文 字 的 图 片 上 新 建 一 个 文 本 框, 在 文 本 框 内 部 输 入 要 加 入 的 文 字, 再 在 设 置 文 本 框 格 式 中 把 线 条 色 设 置 为 无 即 可 1.4.2 巧 取 Word 文 件 中 的 图 片 有 时 在 他 人 的 Word 文 件 中 发 现 有 自 己 特 别 喜 欢 的 图 片, 并 想 要 把 它 保 存 下 来, 有 没 有 办 法 得 到 该 图 片 的 单 独 文 件 呢? 答 : 也 许 你 会 想 到 复 制 后 粘 贴, 但 那 样 做 得 到 的 图 片 效 果 会 比 原 图 可 能 要 差, 其 实 可 以 这 样 操 作, 得 到 该 图 的 最 佳 效 果 及 单 独 文 件 : 首 先 打 开 那 个 Word 文 件, 选 择 文 件 另 存 为 选 项 后 会 弹 出 一 个 对 话 框, 选 择 好 文 件 名 和 路 径 后, 并 从 保 存 类 型 下 拉 菜 单 中 选 择 Web 页 方 式 保 存, 完 成 后 再 去 所 选 择 的 保 存 路 径 下 看 看, 此 时 会 发 现 一 个 与 选 择 的 文 件 名 相 同 名 称 的 文 件 夹, 进 入 该 文 件 夹, 此 时 所 要 的 图 片 已 在 里 面 了, 但 要 注 意 的 是 每 个 图 都 有 两 个 图 形 文 件 对 应, 要 选 择 那 个 容 量 大 的 图 片 文 件 1.4.3 将 Word 文 件 转 换 为 图 形 文 件 有 些 用 户 没 有 安 装 Word 程 序, 而 需 将 一 个 配 有 图 片 资 料 的 Word 文 件 拿 到 这 类 用 户 计 算 机 上 进 行 观 看, 请 问 有 没 有 办 法 在 Word 中 快 速 把 Word 文 件 转 换 为 图 形 文 362
文 字 处 理 实 战 正 文 件? 答 : 将 要 转 换 的 Word 文 件 保 存 并 关 闭, 然 后 再 新 建 一 个 空 白 Word 文 件, 在 资 源 管 理 器 中 将 需 转 换 的 Word 文 件 图 标 拖 到 该 空 白 Word 文 件 中 就 可 大 功 告 成 1.4.4 Shift 键 让 绘 图 更 标 准 在 Word 中 绘 画 时, 常 现 现 直 线 不 直 圆 不 圆 的 情 况, 请 问 有 没 有 办 法 解 决 这 个 问 题? 答 : 在 用 Word 及 其 他 一 些 Office 组 件 中, 有 时 会 画 一 些 直 线 带 箭 头 的 直 线 或 者 其 他 一 些 简 单 的 图 形, Shift 键 便 可 起 到 特 殊 的 作 用 如 在 绘 图 工 具 栏 选 择 椭 圆 工 具 时 要 画 一 个 圆, 而 常 绘 制 出 不 标 准 的 圆, 此 时 可 在 绘 画 时 按 住 Shift 键 便 可 画 出 标 准 的 圆, 同 样 在 选 择 矩 形 工 具 时 按 住 Shift 键 便 可 画 出 正 方 形, 选 中 直 线 工 具 时 按 住 Shift 键 便 可 绘 画 笔 直 的 直 线 ( 但 只 能 会 绘 制 出 四 个 方 向 的 直 线 ) 1.4.5 文 件 中 图 片 为 何 无 法 显 示 在 打 开 一 些 含 有 图 片 的 Word 文 件 时, 有 时 后 会 发 现 文 中 的 图 片 无 法 显 示 在 图 片 位 置 被 一 个 很 大 的 红 色 的 替 代 了 请 问 这 时 什 么 原 因, 同 时 可 如 何 解 决? 答 : 出 现 这 种 现 象 的 原 因 是 在 编 辑 这 些 图 片 时, 由 于 不 小 心 将 这 些 图 片 的 一 部 分 放 置 或 移 动 到 了 页 面 以 外 的 位 置 只 要 对 这 些 图 片 重 新 进 行 页 面 设 置, 使 它 们 全 部 位 于 页 面 范 围 之 内, 那 么 下 次 再 打 开 时 就 不 会 出 现 这 种 现 象 了 1.4.6 在 Word 中 转 换 图 像 格 式 有 时 在 编 辑 Word 文 件 时 要 用 到 一 些 图 像, 可 是 有 时 图 像 太 大 了, 而 身 边 又 恰 好 没 有 图 像 格 式 转 换 的 工 具, 请 问 在 Word 中 可 以 实 现 图 像 格 式 转 换 吗? 363
答 : 转 换 图 像 格 式 是 图 像 编 辑 处 理 软 件 所 具 有 的 功 能 其 实 用 Word XP 也 可 以 实 现 图 像 格 式 的 转 换 如 想 把 一 幅 BMP 格 式 的 图 像 转 换 成 JPG 或 GIF 格 式 可 以 执 行 如 下 操 作 : 首 先 新 建 一 个 空 的 Word 文 件 再 执 行 插 入 操 作 选 择 图 片 来 自 文 件 选 项, 在 弹 出 的 文 件 选 择 对 话 框 中 选 择 需 要 转 换 格 式 的 目 标 图 像 文 件, 然 后 单 击 插 入 按 钮 完 成 插 入 指 定 的 图 像 后, 还 可 以 根 据 需 要 适 当 调 整 图 像 的 大 小 以 及 位 置, 处 理 好 后, 选 择 菜 单 栏 中 的 文 件 菜 单 项 的 另 存 为 Web 页 选 项, 再 输 入 文 件 名 和 保 存 路 径, 单 击 保 存 按 钮 后 Word 文 件 就 转 换 为 Web 文 件 了 这 样 系 统 会 自 动 根 据 原 始 图 像 的 颜 色 多 少, 将 其 转 换 为 JPG 或 GIF 格 式 1.4.7 用 图 像 替 换 文 字 在 使 用 Word 时 可 以 用 文 本 替 换 功 能 来 把 图 片 用 文 字 来 替 换, 可 是 在 替 换 为 文 本 框 中 却 无 法 输 入 图 像 也 就 是 不 能 用 图 片 来 替 换 文 字 请 问 有 什 么 办 法 解 决 吗? 答 : 在 替 换 为 本 框 中 我 们 无 法 输 入 图 像, 不 过 可 以 试 试 以 下 方 法 来 实 现 用 图 片 替 换 文 字 : 首 先 通 过 图 像 编 辑 软 件 ( 如 系 统 自 带 的 画 图 专 用 软 件 Photoshop 等 ) 打 开 要 替 换 的 图 像, 然 后 在 编 辑 区 中 选 定 该 图 像, 再 单 击 编 辑 界 面 中 的 复 制 命 令 ( 一 般 都 有 的 ) 将 图 像 复 制 到 系 统 剪 贴 板 上, 然 后 在 Word 中 选 择 编 辑 菜 单 中 的 查 找 选 项, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 替 换 选 项 卡 在 查 找 内 容 文 本 框 中 输 入 要 替 换 的 文 字, 并 在 替 换 为 文 本 框 中 输 入 ^c ( 其 中 c 字 符 要 小 写 ), 单 击 替 换 按 钮 后,Word 就 会 自 动 以 粘 贴 板 中 的 内 容 替 换 查 找 内 容 文 本 框 中 的 指 定 的 文 字 内 容 了, 也 就 实 现 了 用 图 片 来 替 换 文 字 1.4.8 在 Word 中 画 图 听 说 在 Word 中 也 可 制 作 一 些 简 单 的 图 画, 但 自 己 却 不 知 该 如 何 去 做, 请 问 能 否 简 单 介 绍 一 下? 364
文 字 处 理 实 战 正 文 答 : 在 Word 中 确 实 可 以 对 常 见 的 一 些 图 形 进 行 绘 制, 具 体 绘 画 方 法 如 下 : (1) 绘 制 一 般 直 线 : 单 击 绘 图 工 具 栏 上 的 直 线 图 标 按 钮 然 后 按 住 Shift 键 拖 动 鼠 标 极 短 直 线 : 单 击 矩 形 图 标 按 钮 再 拖 出, 然 后 在 设 置 自 选 图 形 格 式 对 话 框 中 选 择 0, 高 度 宽 度 则 可 以 根 据 需 要 的 长 度 自 由 设 置 (2) 涂 盖 : 单 击 绘 图 工 具 栏 文 本 框 图 标 按 钮, 调 节 文 本 框 至 适 当 大 小, 然 后 用 鼠 标 左 键 双 击 框 边, 选 择 填 充 颜 色 把 线 条 颜 色 设 置 为 白 色, 最 后 用 四 向 箭 头 将 文 本 框 拖 到 要 被 涂 盖 处 即 可 (3) 旋 转 : 选 中 要 旋 转 对 象, 然 后 在 绘 图 中 的 旋 转 或 翻 转 中 选 择 自 由 旋 转 图 标 按 钮, 把 鼠 标 移 动 到 一 个 绿 色 的 小 点 上, 鼠 标 则 会 变 成 一 环 型 箭 头 指 针, 按 住 鼠 标 左 键, 再 拖 动 鼠 标 使 对 象 绕 其 中 心 旋 转 即 可 ; 若 需 以 15 为 角 度 改 变 单 位 旋 转, 可 在 牵 引 同 时 按 住 Shift 键 (4) 标 注 文 字 输 入 : 单 击 绘 图 工 具 栏 文 本 框 图 标 按 钮, 键 入 文 字, 用 鼠 标 左 键 双 击 框 边, 选 择 颜 色 和 线 条 选 项 卡, 填 充 颜 色 选 择 无 填 充 色, 线 条 颜 色 选 择 无 线 条 颜 色, 将 文 本 框 拖 到 准 备 放 置 处 (5) 微 移 : 为 更 轻 松 地 绘 出 细 节, 或 要 控 制 对 象 以 极 微 小 步 距 移 动 操 作 如 下 : 先 按 住 Alt 键 执 行 拖 动 操 作, 将 水 平 间 距 和 垂 直 间 距 都 设 置 为 最 小, 即 都 设 置 为 0.01 字 符, 将 鼠 标 指 针 移 动 速 度 调 小 即 可 1.4.9 让 图 形 位 置 随 文 字 移 动 有 些 用 户 发 现 在 Word 中 插 入 一 些 图 形 后, 可 是 在 排 版 时 常 出 现 图 片 位 置 发 生 错 误 365
的 现 象, 请 问 有 没 有 办 法 解 决 这 个 问 题? 答 : 插 入 Word 文 件 中 的 图 形 会 随 段 落 移 动, 有 时 候 我 们 并 不 希 望 这 样 解 决 这 个 问 题 的 方 法 是 : 选 中 文 件 中 需 要 禁 止 移 动 的 图 片, 用 鼠 标 右 键 单 击 它 打 开 快 捷 菜 单, 选 择 其 中 的 设 置 图 片 格 式 选 项 再 单 击 版 式 选 项 卡 中 的 高 级 按 钮, 打 开 高 级 版 式 对 话 框 中 的 图 片 位 置 选 项 卡 取 消 选 择 其 中 的 对 象 随 文 字 移 动 和 锁 定 标 记 两 个 复 选 项, 单 击 确 定 按 钮 即 可 生 效 1.4.10 快 速 插 入 图 片 表 格 在 Excel 中 制 作 好 表 格 后, 请 问 可 以 怎 样 快 速 地 把 它 插 入 到 Word 中 来 使 用? 答 :Excel 表 格 插 入 Word 的 通 常 做 法 是 将 它 复 制 到 剪 贴 板, 然 后 再 粘 贴 到 Word 文 件 这 种 做 法 存 在 一 定 的 缺 陷, 例 如 表 格 中 的 数 据 格 式 受 Word 的 影 响 会 发 生 变 化, 产 生 数 据 换 行 或 单 元 格 高 度 变 化 等 问 题 如 果 不 再 对 表 格 内 容 进 行 修 改, 可 以 将 Excel 表 格 用 图 片 格 式 插 入 Word 文 件, 具 体 方 法 是 : 选 中 Excel 工 作 表 中 的 单 元 格 区 域, 按 住 Shift 键 打 开 编 辑 菜 单, 单 击 其 中 的 复 制 图 片 命 令, 即 可 按 粘 贴 图 片 的 方 法 将 它 插 入 Word 文 件 如 果 需 要 在 图 形 处 理 等 程 序 中 插 入 图 片 形 式 的 Excel 表 格, 或 者 需 要 将 Excel 中 的 图 表 插 入 Word 文 件, 同 样 可 以 采 用 上 述 方 法 1.4.11 如 何 将 文 字 转 化 为 图 形 有 时 候 由 于 某 些 特 殊 原 因 需 要 将 Word 文 件 的 全 部 内 容 或 部 分 文 字 转 化 为 图 形 形 式 Word 本 身 有 这 个 功 能 吗? 如 果 有, 该 怎 么 做? 答 :Word 本 身 有 这 个 功 能 具 体 操 作 如 下 : 366