中 国 科 学 院 半 导 体 研 究 所 各 类 档 案 归 档 范 围 及 保 管 期 限 - 1 -
前 言 为 了 更 好 地 做 好 我 所 档 案 的 管 理, 真 实 地 记 录 我 所 的 历 史 发 展, 为 研 究 所 的 档 案 积 累 和 丰 富 素 材, 我 们 根 据 国 家 中 科 院 及 我 所 各 类 档 案 规 定, 把 我 所 各 类 档 案 的 归 档 范 围 做 了 整 理 汇 总, 现 下 发 给 所 属 各 有 关 部 门 和 人 员, 请 大 家 在 平 时 的 工 作 中, 注 意 收 集 和 保 存 在 日 常 科 研 和 管 理 工 作 中 产 生 的 存 档 文 件 和 资 料, 并 按 照 我 所 各 类 档 案 的 管 理 办 法, 及 时 将 归 档 文 件 和 资 料 交 给 研 究 所 进 行 归 档 综 合 档 案 室 二 〇 一 三 年 十 月 - 2 -
目 录 一 文 书 档 案 归 档 范 围 及 保 管 期 限 1 二 科 研 档 案 归 档 范 围 及 保 管 期 限 17 三 科 研 仪 器 设 备 归 档 范 围 26 四 基 建 档 案 归 档 范 围 及 保 管 期 限 29 五 会 计 档 案 归 档 范 围 及 保 管 期 限.40 六 声 像 档 案 归 档 范 围.43 七 名 人 ( 院 士 ) 档 案 归 档 范 围.46-3 -
- 4 - 文 书 档 案 归 档 范 围 及 保 管 期 限
文 书 档 案 归 档 范 围 及 保 管 期 限 序 号 文 件 内 容 保 管 期 限 一 综 合 管 理 类 1.1 会 议 文 件 材 料 1.1.1 所 长 办 公 会 议 ( 所 务 会 ) 会 议 记 录 纪 要 决 议 及 文 件 材 料 1.1.2 研 究 所 召 开 的 重 要 会 议 ( 发 展 战 略 研 讨 会 等 ) 1.1.2.1 会 议 通 知 出 席 名 单 日 程 安 排 负 责 人 讲 话 形 成 的 决 议 纪 要 和 重 要 的 声 像 材 料 1.1.2.2 会 议 代 表 发 言 典 型 材 料 和 简 报 等 或 10 年 1.1.2.3 本 单 位 召 开 的 一 般 专 业 会 议 材 料 1.1.3 本 单 位 领 导 人 在 公 务 活 动 中 形 成 的 重 要 电 报 电 话 记 录 讲 话 等 1.2 本 单 位 领 导 工 作 形 成 的 文 件 材 料 1.2.1 所 长 任 期 目 标 ( 责 任 制 ) 工 作 报 告 述 职 报 告 1.2.2 所 领 导 中 期 考 核 报 告 等 材 料 1.2.3 本 单 位 所 长 任 期 内 的 审 计 报 告 或 1.2.4 本 单 位 领 导 班 子 换 届 形 成 的 文 件 材 料 1.3 管 理 工 作 形 成 的 文 件 材 料 1.3.1 工 作 计 划 总 结 发 展 规 划 等 文 件 材 料 1.3.1.1 本 单 位 年 度 工 作 计 划 总 结 及 发 展 规 划 文 件 材 料 1.3.1.2 职 能 部 门 及 研 究 室 年 度 工 作 计 划 总 结 等 材 料 1.3.2 本 单 位 的 请 示 批 复 文 件 材 料 1.3.2.1 本 单 位 重 大 问 题 的 请 示 报 告 与 上 级 机 关 的 批 复 1.3.2.2 本 单 位 重 大 的 专 题 报 告 典 型 调 查 报 告 1.3.2.3 具 体 业 务 问 题 的 请 示 报 告 与 上 级 机 关 的 批 复 等 文 件 材 料 1.3.2.4 一 般 事 务 性 的 请 示 报 告 与 上 级 机 关 的 批 复 等 文 件 材 料 - 5 -
1.3.3 本 单 位 在 各 项 普 查 工 作 中 形 成 的 文 件 材 料 1.3.3.1 普 查 方 案 报 告 总 结 和 综 合 结 果 1.3.3.2 原 始 记 录 10 年 1.3.4 反 映 本 单 位 历 史 工 作 活 动 的 编 辑 出 版 物 1.3.4.1 1.3.5 反 映 本 单 位 主 要 职 能 活 动 的 所 刊 简 报 情 况 反 映 工 作 信 息 等 反 映 本 单 位 重 大 纪 念 活 动 ( 院 庆 所 庆 及 院 士 和 著 名 科 学 家 百 年 诞 辰 纪 念 ) 形 成 的 照 片 音 像 展 览 片 出 版 物 等 文 件 材 料 1.3.6 上 级 领 导 视 察 检 查 本 单 位 工 作 时 形 成 的 文 件 材 料 1.3.6.1 1.3.6.2 党 和 国 家 领 导 人 上 级 机 关 视 察 检 查 本 单 位 工 作 的 讲 或 话 题 词 照 片 和 有 特 殊 保 存 价 值 的 音 像 等 文 件 材 料 党 和 国 家 领 导 人 上 级 机 关 视 察 检 查 本 单 位 工 作 形 成 或 的 文 件 材 料 1.3.7 上 级 机 关 颁 发 的 文 件 材 料 1.3.7.1 1.3.7.2 1.3.7.3 1.3.7.4 1.3.8 1.3.9 上 级 机 关 针 对 本 单 位 颁 发 的 决 议 决 定 指 示 及 重 要 贺 电 贺 信 等 文 件 材 料 非 隶 属 上 级 机 关 颁 发 的 与 本 单 位 职 能 活 动 密 切 相 关 的 重 要 文 件 材 料 直 属 上 级 机 关 颁 发 的 属 于 本 机 关 主 管 业 务, 和 非 隶 属 上 级 机 关 颁 发 的 针 对 本 机 关 主 管 业 务 并 要 执 行 的 方 针 政 策 法 规 规 章 会 议 讲 话 等 文 件 材 料 直 属 上 级 机 关 颁 发 的 非 本 机 关 主 管 业 务 并 要 执 行 的 文 件 材 料 本 单 位 在 上 级 机 关 召 开 重 要 会 议 上 的 典 型 发 言 经 验 介 绍 等 材 料 本 单 位 代 上 级 机 关 草 拟 并 被 采 用 的 文 件 的 最 后 草 稿 和 印 本 1.3.10 上 级 机 关 转 发 本 机 关 的 文 件 ( 包 括 报 刊 转 载 ) 1.3.11 本 单 位 推 选 人 大 代 表 有 关 材 料 - 6 -
1.3.12 本 单 位 获 得 院 ( 省 部 ) 级 以 上 的 荣 誉 证 书 ( 或 原 件 照 片 ) 和 奖 励 证 书 等 1.4 文 秘 工 作 文 件 材 料 1.4.1 上 级 或 本 单 位 批 准 的 机 构 ( 含 临 时 机 构 ) 设 置 变 动 情 况 及 印 章 启 ( 停 ) 用 等 文 件 材 料 1.4.2 公 文 管 理 有 关 规 定 办 法 及 实 施 细 则 1.5 综 合 信 息 统 计 工 作 材 料 1.5.1 本 单 位 各 种 综 合 统 计 年 度 报 表 重 要 专 项 统 计 报 表 及 统 计 分 析 年 度 数 据 评 估 材 料 1.5.2 统 计 信 息 工 作 的 重 要 报 告 总 结 1.5.3 上 级 统 计 信 息 工 作 有 关 规 定 及 实 施 细 则 10 年 1.6 审 计 工 作 形 成 的 文 件 材 料 1.7 信 访 工 作 文 件 材 料 1.7.1 有 院 级 以 上 领 导 批 示 和 处 理 结 果 的 1.7.2 有 本 单 位 领 导 批 示 和 处 理 结 果 的 1.7.3 一 般 情 况 的 10 年 1.8 监 察 工 作 形 成 文 件 材 料 ( 含 案 件 材 料 ) 或 1.9 保 卫 技 术 安 全 工 作 文 件 材 料 1.9.1 保 卫 技 安 工 作 年 度 及 重 要 专 题 工 作 计 划 报 告 总 结 1.9.2 保 卫 技 安 工 作 有 关 条 例 责 任 制 规 章 制 度 1.9.3 本 单 位 重 大 安 全 事 件 及 重 大 案 件 的 调 查 报 告 处 理 情 况 1.9.4 等 文 件 材 料 治 安 消 防 和 安 全 检 查 及 奖 惩 材 料 1.9.5 上 级 机 关 颁 发 的 保 卫 技 术 安 全 治 安 工 作 的 文 件 材 料 10 年 1.10 日 常 工 作 中 上 报 给 所 领 导 签 批 的 内 部 签 批 件 材 料 或 10 年 二 党 群 工 作 类 序 号 文 件 内 容 保 管 期 限 2.1 本 单 位 党 代 会 会 议 文 件 材 料 - 7 -
2.1.1 请 示 批 复 代 表 名 单 议 程 工 作 报 告 选 举 结 果 领 导 人 讲 话 会 议 通 过 的 文 件 决 议 纪 要 及 重 要 的 声 像 材 料 等 文 件 材 料 2.1.2 2.1.3 大 会 发 言 代 表 提 案 及 其 办 理 结 果 简 报 总 结 等 文 件 或 材 料 贺 电 贺 信 筹 备 工 作 选 举 过 程 中 形 成 的 文 件 未 通 或 10 年 过 的 文 件 小 组 会 议 记 录 和 总 结 等 一 般 性 文 件 材 料 2.2 党 委 ( 党 组 党 总 支 ) 工 作 中 形 成 的 文 件 材 料 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 本 单 位 党 委 ( 党 组 党 总 支 ) 和 纪 委 的 会 议 记 录 纪 要 决 议 决 定 通 报 等 文 件 材 料 党 委 ( 党 组 党 总 支 ) 换 届 选 举 报 告 及 上 级 党 组 织 的 批 复 等 有 关 文 件 材 料 本 单 位 党 委 ( 党 组 党 总 支 ) 和 纪 委 有 关 重 大 重 要 问 题 的 请 示 和 上 级 党 组 织 的 批 复 指 示 等 文 件 材 料 本 单 位 知 名 人 物 重 大 事 件 形 成 的 申 诉 复 查 平 反 纠 正 冤 假 错 案 形 成 的 文 件 材 料 2.2.5 本 单 位 形 成 的 重 大 专 案 材 料 和 重 大 惩 处 材 料 2.2.6 本 单 位 党 员 名 册 及 党 员 基 本 情 况 年 度 统 计 报 表 2.2.7 党 委 ( 党 组 党 总 支 ) 工 作 条 例 及 实 施 细 则 2.3 计 划 总 结 统 计 调 研 等 方 面 的 文 件 材 料 2.3.1 年 度 和 年 度 以 上 的 总 结 报 告 和 重 要 专 题 的 总 结 报 告 2.3.2 年 度 和 年 度 以 上 的 计 划 规 划 等 2.3.3 半 年 季 度 月 份 计 划 小 结 和 一 般 专 题 的 总 结 报 告 等 文 件 材 料 10 年 2.3.4 年 度 和 年 度 以 上 综 合 的 统 计 报 表 2.3.5 专 题 典 型 的 调 研 报 告 及 专 题 统 计 报 表 等 文 件 材 料 2.3.6 半 年 的 季 度 的 月 份 的 统 计 报 表 和 一 般 调 研 材 料 10 年 2.4 政 治 思 想 宣 传 工 作 文 件 材 料 2.4.1 本 单 位 对 党 员 政 治 思 想 宣 传 教 育 工 作 的 计 划 总 结 报 告 - 8 -
2.4.2 本 单 位 在 上 级 党 组 织 召 开 的 重 要 会 议 上 的 典 型 材 料 专 题 发 言 经 验 介 绍 等 文 件 材 料 2.4.3 本 单 位 党 委 ( 党 总 支 ) 编 办 的 宣 传 教 育 刊 物 简 报 等 10 年 2.5 统 战 工 作 文 件 材 料 2.5.1 统 战 工 作 年 度 计 划 总 结 报 告 2.5.2 本 单 位 落 实 统 战 政 策 有 关 材 料 或 2.5.3 本 单 位 参 加 各 级 政 协 会 议 登 记 表 等 2.5.4 本 单 位 民 主 党 派 党 外 人 士 情 况 登 记 表 名 册 及 统 计 报 表 2.6 组 织 建 设 和 发 展 工 作 形 成 的 文 件 材 料 2.6.1 党 支 部 建 立 换 届 改 选 报 告 及 党 委 ( 党 总 支 ) 的 批 复 2.6.2 各 支 部 年 度 工 作 总 结 先 进 支 部 的 事 迹 材 料 典 型 调 查 报 告 等 2.6.3 支 部 在 执 行 党 委 决 议 中 形 成 的 材 料 10 年 2.6.4 年 度 及 重 要 专 题 的 组 织 发 展 工 作 计 划 总 结 报 告 2.6.5 本 单 位 党 员 组 织 关 系 介 绍 信 和 存 根 10 年 2.6.6 党 费 交 纳 及 使 用 情 况 的 报 告 10 年 2.6.7 党 员 奖 惩 材 料 2.7 纪 检 工 作 文 件 材 料 2.7.1 本 单 位 纪 检 组 织 成 立 印 章 启 用 成 员 改 选 的 决 定 通 或 知 2.7.2 年 度 及 重 要 专 题 的 纪 检 工 作 总 结 报 告 2.7.3 处 理 党 员 违 纪 案 件 的 文 件 材 料 或 2.7.4 党 员 申 诉 复 查 报 告 复 查 结 论 及 复 查 过 程 中 形 成 的 文 或 件 材 料 2.7.5 纪 检 工 作 统 计 表 2.7.6 上 级 纪 检 部 门 颁 发 的 有 关 文 件 10 年 2.7.7 创 新 文 化 建 设 中 形 成 的 文 件 材 料 或 10 年 2.7.8 本 部 门 工 作 中 上 报 给 所 领 导 签 批 的 内 部 签 批 件 或 10 年 - 9 -
2.8 共 青 团 工 作 文 件 材 料 2.8.1 团 代 会 文 件 材 料 ( 同 党 代 会 归 档 材 料 ) 或 2.8.2 团 委 ( 团 总 支 ) 成 立 换 届 的 报 告 和 批 复 印 章 启 用 通 知 2.8.3 团 委 工 作 年 度 总 结 报 告 2.8.4 各 团 支 部 成 立 改 选 的 报 告 及 材 料 2.8.5 组 织 发 展 工 作 形 成 的 材 料 2.8.6 团 内 奖 惩 材 料 2.8.7 在 上 级 团 委 召 开 会 议 上 的 典 型 发 言 经 验 介 绍 2.8.8 年 度 统 计 报 表 2.8.9 团 组 织 关 系 介 绍 信 及 存 根 10 年 2.9 群 众 工 作 文 件 材 料 2.9.1 职 代 会 文 件 材 料 2.9.1.1 请 示 批 复 代 表 名 单 议 程 工 作 报 告 选 举 结 果 领 导 人 讲 话 会 议 通 过 的 文 件 决 议 纪 要 及 重 要 的 声 像 材 料 等 文 件 材 料 2.9.1.2 职 代 会 提 案 落 实 情 况 的 报 告 总 结 2.9.2 工 会 工 作 文 件 材 料 2.9.2.1 工 代 会 材 料 ( 同 职 代 会 归 档 材 料 ) 或 2.9.2.2 年 度 的 工 会 工 作 计 划 总 结 报 告 2.9.2.3 工 会 改 选 的 报 告 及 批 复 2.9.2.4 先 进 个 人 ( 劳 动 模 范 ) 事 迹 材 料 2.9.2.5 工 会 财 务 预 决 算 表 ( 可 存 会 计 档 案 ) 关 于 职 工 福 利 等 方 面 的 文 件 材 料 2.9.3 妇 女 工 作 活 动 中 产 生 的 重 要 材 料 2.9.3.1 年 度 工 作 计 划 总 结 2.9.3.2 奖 励 及 对 违 反 计 划 生 育 人 员 的 处 分 材 料 2.9.3.3 女 职 工 育 龄 妇 女 独 生 子 女 等 名 册 - 10 -
2.10 日 常 工 作 中 上 报 给 所 领 导 签 批 的 内 部 签 批 件 材 料 或 10 年 三 科 研 管 理 类 序 号 文 件 内 容 保 管 期 限 3.1 科 研 计 划 管 理 文 件 材 料 3.1.1 本 单 位 科 研 工 作 长 远 规 划 年 度 计 划 及 科 研 计 划 执 行 情 况 的 总 结 3.1.2 本 单 位 科 研 管 理 工 作 的 综 合 性 报 告 典 型 调 查 材 料 3.1.3 本 单 位 制 定 科 研 管 理 方 面 的 规 章 制 度 3.1.4 本 单 位 科 研 课 题 基 本 情 况 年 度 统 计 表 课 题 立 项 结 题 3.1.5 汇 总 表 本 单 位 科 研 管 理 中 各 类 汇 总 上 报 的 年 度 的 统 计 表 和 年 度 在 研 课 题 一 览 表 年 度 数 据 评 估 材 料 3.1.6 科 研 管 理 工 作 中 重 要 的 文 件 材 料 3.1.6.1 本 单 位 对 定 位 学 科 发 展 方 向 等 重 大 业 务 问 的 请 示 与 批 复 3.1.6.2 本 单 位 对 专 项 业 务 问 题 的 请 示 与 批 复 3.1.6.3 本 单 位 对 一 般 业 务 问 题 的 请 示 与 批 复 10 年 3.1.7 本 单 位 主 办 的 科 研 管 理 工 作 会 议 材 料 3.1.7.1 会 议 通 知 人 员 名 单 日 程 安 排 领 导 讲 话, 重 要 报 告 或 决 定 纪 要 以 及 重 要 的 声 像 材 料 3.1.7.2 典 型 材 料 代 表 发 言 简 报 等 10 年 3.1.8 本 单 位 参 加 重 要 科 研 管 理 工 作 会 议 所 做 的 经 验 交 流 材 料 3.1.9 代 上 级 机 关 起 草 并 被 采 用 的 科 研 发 展 计 划 规 划 及 科 研 管 理 文 件 的 定 稿 3.1.10 以 研 究 所 名 义 与 外 单 位 签 订 的 科 研 协 议 书 技 术 合 同 等 或 材 料 3.1.11 上 级 机 关 检 查 本 单 位 科 研 工 作 的 材 料 3.1.12 上 级 颁 发 有 关 科 研 管 理 工 作 的 规 定 办 法 3.2 成 果 专 利 院 地 合 作 管 理 文 件 材 料 - 11 -
3.2.1 本 单 位 申 报 院 ( 省 部 ) 级 以 上 科 研 成 果 综 合 性 上 报 材 料 及 获 奖 审 批 结 果 等 文 件 材 料 3.2.2 有 关 成 果 专 利 院 地 合 作 工 作 的 综 合 报 告 工 作 总 结 3.2.3 本 单 位 制 定 的 有 关 成 果 专 利 院 地 合 作 方 面 有 关 文 件 3.2.4 本 单 位 成 果 汇 编 论 文 目 录 汇 编 等 资 料 3.2.5 重 要 报 刊 对 本 单 位 科 研 成 果 的 报 道 和 本 单 位 成 果 统 计 资 料 3.2.6 专 利 ( 包 括 申 请 授 权 转 让 ) 管 理 性 文 件 材 料 或 3.2.7 本 单 位 主 办 或 参 加 的 成 果 展 览 会 文 件 ( 请 示 与 批 复 计 划 总 结 展 览 设 计 宣 传 报 道 展 出 效 果 统 计 资 料 等 ) 和 声 像 等 材 料 3.2.8 成 果 推 广 技 术 咨 询 服 务 工 作 材 料 3.2.8.1 科 技 成 果 推 广 机 构 成 立 职 能 及 干 部 任 命 等 材 料 或 3.2.8.2 年 度 的 综 合 性 的 工 作 总 结 报 告 3.2.8.3 以 研 究 所 名 义 签 订 的 技 术 开 发 合 同 协 议 等 资 料 3.2.8.4 研 究 所 制 定 成 果 推 广 技 术 咨 询 工 作 的 管 理 性 文 件 材 料 3.2.8.5 上 级 有 关 成 果 专 利 院 地 合 作 工 作 有 关 规 定 10 年 3.3 国 家 重 点 实 验 室 院 开 放 实 验 室 重 要 管 理 文 件 材 料 3.3.1 成 立 实 验 室 的 申 请 论 证 报 告 和 审 批 文 件 3.3.2 国 家 重 点 实 验 室 正 副 主 任 学 术 委 员 会 名 单 及 其 换 届 的 请 示 与 批 复 3.3.3 国 家 重 点 实 验 室 院 开 放 实 验 室 工 作 报 告 总 结 3.3.4 国 家 重 点 实 验 室 院 开 放 实 验 室 验 收 评 估 有 关 文 件 材 料 或 3.3.5 审 计 部 门 对 国 家 重 点 实 验 室 的 审 计 报 告 及 相 关 材 料 或 3.4 科 技 保 密 工 作 材 料 3.4.1 本 单 位 保 密 委 员 会 成 立 改 选 及 组 成 人 员 名 单 3.4.2 科 研 项 目 的 保 密 申 报 及 审 批 材 料 ( 可 归 课 题 档 案 ) 3.4.3 有 关 科 技 保 密 工 作 的 综 合 性 报 告 和 总 结 3.4.4 研 究 所 制 定 的 保 密 工 作 管 理 制 度 - 12 -
3.4.5 上 级 有 关 科 技 保 密 工 作 规 定 条 例 等 法 规 文 件 10 年 3.5 学 术 委 员 会 工 作 材 料 3.5.1 学 术 委 员 会 成 立 改 选 文 件 材 料 和 成 员 名 单 3.5.2 学 术 委 员 会 会 议 记 录 纪 要 决 定 等 3.5.3 学 术 委 员 会 章 程 3.5.4 学 术 委 员 会 组 织 学 术 活 动 材 料 3.6 日 常 工 作 中 上 报 给 所 领 导 签 批 的 内 部 签 批 件 材 料 或 10 年 四 外 事 工 作 类 序 号 文 件 内 容 保 管 期 限 4.1 4.2 本 单 位 与 各 国 签 订 的 国 际 合 作 研 究 计 划, 外 事 工 作 总 结 及 年 度 执 行 计 划 等 文 件 材 料 本 单 位 与 各 国 签 订 的 协 议 协 定 合 同 备 忘 录 会 议 纪 要 换 文 正 本 ( 或 副 本 ) 等 外 事 文 件 材 料 4.3 本 单 位 执 行 国 际 协 议 协 定 合 同 等 形 成 的 文 件 材 料 4.4 本 单 位 参 加 国 际 学 术 组 织 的 相 关 材 料 年 4.5 本 单 位 主 办 承 办 国 际 学 术 会 议 形 成 的 文 件 材 料 4.5.1 4.6 4.6.1 4.6.2 会 议 代 表 登 记 表 接 待 安 排 会 议 简 报 新 闻 报 道 等 文 件 材 料 出 国 考 察 访 问 讲 学 参 加 国 际 会 议 等 外 事 活 动 形 成 的 文 件 材 料 本 单 位 组 织 或 参 加 的 代 表 团 著 名 学 者 出 访 或 接 待 国 外 或 代 表 团 著 名 学 者 来 访 的 相 关 文 件 材 料 执 行 日 程 考 察 报 告 会 谈 记 录 纪 要 总 结 简 报 及 声 像 等 材 料 4.6.3 出 国 审 批 手 续 具 体 事 务 性 的 文 件 材 料 或 10 年 4.6.4 一 般 性 的 考 察 访 问 讲 学 等 文 件 材 料 10 年 4.7 接 待 外 宾 华 裔 学 者 来 访 形 成 的 文 件 材 料 4.7.1 请 示 批 复 接 待 日 程 安 排 总 结 简 报 等 文 件 材 料 4.7.2 具 体 事 务 性 的 文 件 材 料 10 年 - 13 -
4.7.3 4.8 单 方 邀 请 或 外 宾 华 裔 学 者 顺 访 来 华 等 形 成 的 事 务 性 文 10 年 件 本 单 位 ( 或 所 领 导 ) 与 国 外 团 体 个 人 来 往 的 贺 电 贺 信 和 或 10 年 涉 及 本 单 位 工 作 的 信 函 4.9 外 事 工 作 的 法 规 性 文 件 材 料 10 年 4.10 日 常 工 作 中 上 报 给 所 领 导 签 批 的 内 部 签 批 件 材 料 或 10 年 五 人 事 工 作 类 序 号 文 件 内 容 保 管 期 限 5.1 本 单 位 人 事 工 作 年 度 计 划 报 告 和 总 结 5.2 人 员 管 理 有 关 材 料 5.2.1 本 单 位 干 部 任 免 文 件 材 料 5.2.1.1 本 单 位 领 导 干 部 任 免 的 文 件 材 料 5.2.1.2 本 单 位 内 部 机 构 负 责 人 的 任 免 调 整 的 文 件 材 料 5.2.2 本 单 位 职 工 名 册 及 职 工 基 本 情 况 年 度 统 计 表 5.2.3 上 级 下 达 本 单 位 年 度 人 员 编 制 及 劳 资 计 划 5.2.4 岗 位 评 聘 文 件 材 料 5.2.4.1 本 单 位 各 类 人 员 高 级 岗 位 评 聘 的 结 果 性 文 件 材 料 5.2.4.2 本 单 位 各 类 中 级 及 以 下 人 员 岗 位 ( 专 业 技 术 行 政 职 务 ) 评 聘 的 结 果 性 文 件 材 料 5.2.5 职 工 奖 惩 材 料 5.2.5.1 职 工 获 省 部 级 以 上 劳 动 模 范 先 进 工 作 者, 享 有 政 策 性 待 遇 的 文 件 材 料 5.2.5.2 职 工 获 一 次 性 奖 励 的 或 局 级 以 下 的 5.2.5.3 有 关 人 员 给 予 处 分 属 问 题 严 重 的 5.2.5.4 有 关 人 员 给 予 处 分 属 一 般 问 题 的 5.2.6 本 单 位 两 院 院 士 增 选 的 批 准 通 知 及 其 申 报 等 文 件 材 料 或 5.2.7 本 单 位 出 席 全 国 人 代 会 政 协 会 议 代 表 名 单 和 登 记 表 等 5.2.8 科 技 副 职 等 文 件 材 料 - 14 -
5.2.9 本 单 位 职 工 因 私 出 境 等 相 关 材 料 或 10 年 5.3 工 资 福 利 有 关 材 料 5.3.1 职 工 录 用 转 正 调 资 定 级 提 职 晋 级 辞 职 等 文 或 件 材 料 5.3.2 调 资 依 据 规 定 和 调 资 计 划 方 案 统 计 表 和 总 结 等 5.3.3 调 资 人 员 名 册 ( 工 资 变 动 表 ) 5.3.4 职 工 劳 保 福 利 保 健 津 贴 医 疗 保 险 疗 养 等 有 关 规 定 5.3.5 职 工 的 评 残 抚 恤 死 亡 等 材 料 或 5.3.6 人 员 调 动 的 行 政 和 工 资 关 系 介 绍 信 及 存 根 10 年 5.4 解 决 两 地 分 居 有 关 文 件 5.5 复 员 军 人 安 置 有 关 文 件 5.6 院 公 费 留 学 有 关 申 报 审 批 文 件 5.7 上 级 颁 发 人 事 工 作 有 关 规 定 办 法 10 年 5.8 在 职 人 员 继 续 教 育 等 文 件 材 料 5.9 离 退 休 工 作 材 料 5.9.1 离 退 休 人 员 花 名 册 5.9.2 离 退 休 年 度 统 计 报 表 5.9.3 年 度 工 作 总 结 和 重 要 问 题 的 请 示 与 批 复 5.9.4 有 关 老 干 部 待 遇 和 日 常 工 作 等 文 件 材 料 5.10 日 常 工 作 中 上 报 给 所 领 导 签 批 的 内 部 签 批 件 材 料 或 10 年 六 研 究 生 工 作 类 序 号 文 件 内 容 保 管 期 限 6.1 本 单 位 研 究 生 工 作 年 度 计 划 总 结 报 告 6.2 研 究 生 培 养 管 理 文 件 材 料 6.2.1 本 单 位 研 究 生 招 生 计 划 录 取 名 单 毕 业 分 配 情 况 等 或 6.2.2 研 究 生 汇 总 统 计 表 和 导 师 名 单 6.2.3 派 出 留 学 有 关 材 料 - 15 -
6.2.4 上 级 研 究 生 管 理 工 作 等 文 件 10 年 6.3 博 士 后 流 动 站 的 设 立 与 博 士 后 管 理 工 作 中 形 成 的 有 关 文 或 件 材 料 6.4 在 职 人 员 专 业 培 训 工 作 材 料 6.4.1 在 职 人 员 授 予 学 位 出 国 留 学 等 文 件 材 料 6.4.2 在 职 人 员 培 训 计 划 总 结 等 文 件 材 料 或 10 年 6.5 学 位 委 员 会 文 件 材 料 6.5.1 学 位 委 员 会 成 立 改 选 组 成 人 员 的 上 报 材 料 及 审 批 件 6.5.2 学 位 委 员 会 章 程 等 相 关 工 作 材 料 6.5.3 荣 获 优 秀 博 士 学 位 论 文 院 长 奖 等 文 件 材 料 6.6 日 常 工 作 中 上 报 给 所 领 导 签 批 的 内 部 签 批 件 材 料 或 10 年 七 财 务 与 资 产 管 理 类 序 号 文 件 内 容 保 管 期 限 7.1 财 务 管 理 文 件 材 料 7.1.1 7.1.2 本 单 位 科 学 事 业 经 费 年 度 ( 预 ) 决 算 报 表 及 批 复 ( 也 可 放 人 会 计 档 案 中 ) 本 单 位 财 务 管 理 制 度 财 务 检 查 报 告 年 度 总 结 及 经 费 分 配 情 况 的 文 件 材 料 7.1.3 上 级 有 关 财 务 审 计 工 作 制 度 和 有 关 规 定 等 文 件 材 料 10 年 7.2 资 产 和 物 资 管 理 文 件 材 料 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 本 单 位 国 有 资 产 统 计 表 及 财 产 清 册 清 产 核 资 清 册 等 文 件 材 料 本 单 位 土 地 使 用 权 籍 管 理 的 文 件 材 料 ( 含 在 外 地 建 立 的 工 作 机 构 等 ) 所 区 规 划 征 地 拆 迁 和 租 用 土 地 协 议 书 合 同 书 等 文 件 材 料 ( 征 地 的 申 请 许 可 证 及 政 府 颁 发 的 土 地 证 等 ) 本 单 位 国 有 资 产 ( 房 地 产 ) 汇 总 统 计 表 房 地 产 交 接 凭 证 清 册 及 汇 总 表 等 文 件 材 料 - 16 -
7.2.5 本 单 位 处 理 国 有 资 产 产 权 界 定 产 权 纠 纷 相 关 的 文 件 材 料 7.2.6 本 单 位 房 产 整 体 规 划 红 线 图 等 有 关 的 文 件 材 料 7.2.7 本 单 位 购 房 ( 用 于 解 决 职 工 住 房 ) 合 同 本 单 位 对 所 属 公 司 等 使 用 固 定 资 产 ( 包 括 房 产 ) 的 管 理 文 7.2.8 件 材 料 7.2.9 职 工 承 租 购 置 本 单 位 住 房 的 合 同 协 议 和 有 关 手 续 等 文 件 材 料 7.2.10 年 度 工 作 计 划 总 结 及 清 产 核 资 及 物 资 检 查 报 告 与 总 结 等 文 件 材 料 7.2.11 办 公 设 备 物 资 的 采 购 计 划 审 批 手 续 招 标 投 标 等 或 10 年 文 件 材 料 7.2.12 其 他 重 要 资 产 ( 房 地 产 开 发 ) 管 理 工 作 文 件 材 料 或 10 年 7.2.13 职 工 住 房 申 请 分 配 出 售 规 定 方 案 细 则 等 文 件 材 料 7.2.14 国 有 资 产 物 资 管 理 工 作 的 有 关 规 定 制 度 等 7.2.15 职 工 住 房 购 房 等 情 况 统 计 与 调 查 表 7.3 日 常 工 作 中 上 报 给 所 领 导 签 批 的 内 部 签 批 件 材 料 或 10 年 八 基 建 行 政 与 后 勤 工 作 类 序 号 文 件 内 容 保 管 期 限 8.1 基 建 工 作 文 件 材 料 8.1.1 本 单 位 年 度 综 合 基 建 项 目 投 资 计 划 及 上 级 批 复 等 文 件 材 料 8.1.2 上 级 下 达 的 基 本 建 设 投 资 计 划 财 务 预 决 算 相 关 材 料 8.1.3 基 建 工 程 项 目 的 可 行 性 报 告 请 示 与 批 复 8.1.4 零 星 基 建 项 目 的 申 请 批 复 及 经 费 使 用 分 配 方 案 等 文 件 材 料 8.1.5 基 建 工 作 计 划 年 度 工 作 总 结 及 统 计 年 报 表 8.1.6 基 建 工 作 有 关 规 章 制 度 和 管 理 性 文 件 材 料 10 年 8.1.7 本 单 位 办 公 楼 及 办 公 用 房 的 维 护 等 文 件 材 料 10 年 - 17 -
8.2 行 政 与 后 勤 工 作 文 件 材 料 8.2.1 行 政 与 后 勤 工 作 的 计 划 与 总 结 8.2.2 职 工 医 疗 保 健 方 案 医 疗 检 查 报 告 等 8.2.3 8.2.4 后 勤 保 障 部 门 及 物 业 公 司 的 规 章 制 度 承 包 合 同 协 议 方 案 等 行 政 与 后 勤 工 作 的 有 关 制 度 规 定 及 实 施 细 则 与 年 度 统 计 报 表 8.3 日 常 工 作 中 上 报 给 所 领 导 签 批 的 内 部 签 批 件 材 料 或 10 年 九 所 属 公 司 类 序 号 文 件 内 容 保 管 期 限 9.1 公 司 成 立 歇 业 有 关 文 件 材 料 9.1.1 申 请 公 司 成 立 相 关 的 文 件 材 料 ( 可 行 性 论 证 报 告 公 司 章 程 财 务 管 理 制 度 等 ) 与 批 复 及 批 文 9.1.2 公 司 开 业 申 请 表 ( 或 变 更 申 请 登 记 表 ) 及 营 业 执 照 ( 副 件 ) 或 等 文 件 材 料 9.1.3 机 构 设 置 人 员 编 制 负 责 人 任 免 及 所 有 制 形 式 等 材 料 或 9.1.4 公 司 变 更 歇 业 等 相 关 的 文 件 材 料 9.1.5 承 担 经 济 法 律 责 任 保 证 书 公 司 法 人 证 书 及 资 金 及 房 或 屋 证 明 9.1.6 公 司 年 度 工 作 计 划 总 结 报 告 9.2 公 司 业 务 工 作 中 形 成 的 文 件 材 料 9.2.1 科 技 咨 询 技 术 开 发 等 工 作 管 理 条 例 规 定 10 年 9.2.2 技 术 开 发 研 究 合 作 中 签 订 的 合 同 协 议 等 9.2.3 技 术 开 发 利 用 效 果 统 计 信 息 反 馈 等 材 料 10 年 9.2.4 公 司 经 营 年 度 财 务 决 算 及 收 益 情 况 9.2.5 公 司 的 工 作 简 报 会 议 纪 要 及 工 作 中 形 成 的 文 件 材 料 或 10 年 9.2.6 公 司 年 度 统 计 报 表 9.3 所 属 工 厂 文 件 材 料 - 18 -
9.3.1 年 度 生 产 计 划 工 作 总 结 9.3.2 生 产 管 理 的 有 关 规 章 制 度 9.3.3 与 外 单 位 签 订 的 生 产 合 同 有 关 协 议 等 材 料 10 年 9.3.4 年 度 生 产 统 计 报 表 9.3.5 内 部 承 包 合 同 协 议 十 档 案 管 理 类 序 号 文 件 内 容 保 管 期 限 10.1 档 案 工 作 管 理 制 度 10.1.1 本 单 位 制 定 的 档 案 工 作 办 法 及 其 实 施 细 则 10.1.2 本 单 位 制 定 的 各 部 门 文 件 材 料 归 档 范 围 案 卷 类 目 等 10.1.3 上 级 颁 发 档 案 工 作 法 规 文 件 10.2 档 案 管 理 总 结 性 文 件 10.2.1 上 报 主 管 业 务 机 关 的 档 案 工 作 总 结 报 告 10 年 10.2.2 上 级 检 查 本 所 档 案 工 作 形 成 的 文 件 材 料 10.2.3 档 案 工 作 年 度 统 计 报 表 10.3 档 案 鉴 定 中 形 成 的 文 件 材 料 10.3.1 鉴 定 小 组 成 员 名 单 鉴 定 方 案 计 划 及 依 据 性 文 件 10 年 10.3.2 鉴 定 后 档 案 销 毁 清 册 10.4 本 单 位 向 有 关 部 门 接 收 或 移 交 的 档 案 清 册 保 管 清 册 10.5 本 单 位 的 基 础 数 据 汇 集 专 题 汇 编 等 编 研 材 料 十 一 涉 密 档 案 类 - 19 -
- 20 - 科 研 档 案 归 档 范 围 及 保 管 期 限
科 研 档 案 归 档 范 围 基 础 研 究 课 题 序 号 文 件 内 容 保 管 期 限 A1 研 究 准 备 阶 段 A1.1 文 献 调 研 综 述 报 告 A1.2 实 验 调 查 考 察 方 案 等 A1.3 开 题 报 告 与 论 证 文 件 A1.4 科 研 课 题 申 请 书 及 批 件 A1.5 任 务 书 协 议 书 科 研 合 同 会 议 纪 要 和 重 要 往 来 函 件 A1.6 科 研 课 题 研 究 计 划 A2 研 究 实 验 阶 段 A2.1 实 验 任 务 书 实 验 大 纲. A2.2 实 验 探 测 测 试 观 测 观 察 野 外 调 查 考 察 等 原 始 记 录 整 理 记 录 和 综 合 分 析 报 告 A2.3 计 算 文 件 数 据 处 理 文 件 A2.4 设 计 文 件 和 图 纸 A2.5 照 片 底 片 幻 灯 片 录 音 带 录 像 带 影 片 拷 贝 光 盘 或 磁 盘 等 声 像 电 子 文 件 A2.6 样 品 标 本 等 实 物 的 目 录 A2.7 科 研 课 题 研 究 计 划 执 行 情 况 计 划 调 整 中 断 终 止 或 撤 销 文 件 A2.8 阶 段 研 究 工 作 小 结 10 年 A3 总 结 鉴 定 验 收 阶 段 - 21 -
A3.1 研 究 报 告 A3.2 论 文 专 著 A3.3 科 研 课 题 经 费 决 算 文 件 A3.4 科 技 成 果 验 收 鉴 定 评 审 文 件 A3.5 鉴 定 证 书 或 视 同 鉴 定 证 书 的 文 件 A3.6 课 题 工 作 总 结 A4 成 果 申 报 奖 励 阶 段 A4.1 科 技 成 果 登 记 表 A4.2 科 技 成 果 申 报 表 及 附 件 A4.3 科 技 成 果 奖 励 申 报 表 和 审 批 文 件 A4.4 获 奖 凭 证 ( 奖 章 奖 状 证 书 ) 的 原 件 或 影 印 件 A5 成 果 推 广 应 用 阶 段 A5.1 成 果 被 引 用 情 况 材 料 A5.2 国 内 外 学 术 交 流 评 价 意 见 A5.3 国 内 外 同 行 评 议 评 价 意 见 A5.4 成 果 宣 传 媒 体 报 道 文 件 或 10 年 - 22 -
科 研 档 案 归 档 范 围 应 用 研 究 课 题 序 号 文 件 内 容 保 管 期 限 B1 研 究 准 备 阶 段 B1.1 文 献 调 研 考 察 报 告 综 述 报 告 B1.2 应 用 前 景 调 研 报 告 B1.3 设 计 实 验 调 查 考 察 方 案 等 B1.4 开 题 报 告 与 论 证 文 件 B1.5 科 研 课 题 申 请 书 及 批 件 B1.6 任 务 书 协 议 书 科 研 合 同 会 议 纪 要 和 重 要 往 来 函 件 B1.7 科 研 课 题 研 究 计 划 B2 研 究 实 验 阶 段 B2.1 实 验 任 务 书 实 验 大 纲 B2.2 实 验 探 测 测 试 观 测 观 察 野 外 调 查 考 察 等 原 始 记 录 整 理 记 录 和 综 合 分 析 报 告 B2.3 计 算 文 件 数 据 处 理 文 件 B2.4 设 计 文 件 和 图 纸 B2.5 照 片 底 片 幻 灯 片 录 音 带 录 像 带 影 片 拷 贝 光 盘 或 磁 盘 等 声 像 电 子 文 件 B2.6 样 品 标 本 等 实 物 的 目 录 B2.7 科 研 课 题 研 究 计 划 执 行 情 况 计 划 调 整 中 断 终 止 或 撤 销 文 件 B2.8 阶 段 研 究 工 作 小 结 10 年 - 23 -
B3 总 结 鉴 定 验 收 阶 段 B3.1 研 究 报 告 研 制 报 告 B3.2 论 文 专 著 B3.3 工 艺 技 术 报 告 B3.4 科 研 课 题 经 费 决 算 文 件 B3.5 科 技 成 果 验 收 鉴 定 评 审 文 件, 鉴 定 会 文 件 B3.6 鉴 定 证 书 或 视 同 鉴 定 证 书 的 文 件 B3.7 经 济 效 益 和 社 会 效 益 证 明 文 件 B3.8 课 题 工 作 总 结 B4 成 果 申 报 奖 励 阶 段 B4.1 科 技 成 果 登 记 表 B4.2 科 技 成 果 申 报 表 及 附 件 B4.3 科 技 成 果 奖 励 申 报 表 和 审 批 文 件 B4.4 获 奖 凭 证 ( 奖 章 奖 状 证 书 ) 的 原 件 或 影 印 件 B4.5 专 利 受 理 文 件 和 专 利 证 书 的 原 件 或 影 印 件 B5 成 果 推 广 应 用 阶 段 B5.1 市 场 调 查 分 析 报 告 B5.2 开 发 和 推 广 应 用 方 案 B5.3 扩 大 试 生 产 技 术 文 件 B5.4 技 术 转 让 合 同 协 议 书 - 24 -
B5.5 国 内 外 学 术 交 流 同 行 评 议 及 使 用 意 见 信 息 B5.6 成 果 宣 传 媒 体 报 道 文 件 或 10 年 - 25 -
科 研 档 案 归 档 范 围 发 展 研 究 课 题 序 号 文 件 内 容 保 管 期 限 C1 研 究 准 备 阶 段 C1.1 文 献 调 研 考 察 报 告 综 述 报 告 C1.2 市 场 预 测 和 应 用 前 景 分 析 报 告 C1.3 开 发 工 作 方 案 C1.4 开 题 报 告 与 论 证 文 件 C1.5 委 托 书 协 议 书 技 术 合 同 会 议 纪 要 和 重 要 往 来 函 件 C1.6 开 发 工 作 计 划 C2 研 究 实 验 阶 段 C2.1 实 验 任 务 书 实 验 大 纲 C2.2 实 验 测 试 调 查 考 察 等 原 始 记 录 整 理 记 录 和 综 合 分 析 报 告 C2.3 计 算 文 件 数 据 处 理 文 件 C2.4 设 计 文 件 和 图 纸 C2.5 照 片 底 片 幻 灯 片 录 音 带 录 像 带 影 片 拷 贝 光 盘 或 磁 盘 等 声 像 电 子 文 件 C2.6 样 品 标 本 样 机 等 实 物 的 目 录 C2.7 开 发 工 作 计 划 执 行 情 况 计 划 调 整 中 断 终 止 或 撤 销 文 件 C2.8 阶 段 研 究 工 作 小 结 10 年 C3 总 结 鉴 定 验 收 阶 段 - 26 -
C3.1 研 制 报 告 C3.2 论 文 专 著 C3.3 工 艺 技 术 报 告 C3.4 科 研 投 资 情 况 和 经 费 决 算 文 件 C3.5 鉴 定 会 文 件 C3.6 鉴 定 证 书 或 视 同 鉴 定 证 书 的 文 件 C3.7 经 济 效 益 和 社 会 效 益 证 明 文 件 C3.8 开 发 工 作 总 结 C4 成 果 申 报 奖 励 阶 段 C4.1 科 技 成 果 登 记 表 C4.2 科 技 成 果 申 报 表 及 附 件 C4.3 科 技 成 果 奖 励 申 报 表 和 审 批 文 件 C4.4 获 奖 凭 证 ( 奖 章 奖 状 证 书 ) 的 原 件 或 影 印 件 C4.5 专 利 受 理 文 件 和 专 利 证 书 的 原 件 或 影 印 件 C5 成 果 推 广 应 用 阶 段 C5.1 市 场 调 查 分 析 报 告 C5.2 开 发 和 推 广 应 用 方 案 C5.3 扩 大 生 产 的 设 计 文 件 和 工 艺 技 术 文 件 C5.4 产 品 定 型 鉴 定 文 件 ( 产 品 说 明 书 产 品 质 量 检 验 证 及 产 品 合 格 证 装 箱 单 等 ) C5.5 技 术 转 让 合 同 协 议 书 - 27 -
C5.6 国 内 外 学 术 交 流 同 行 评 议 和 用 户 反 馈 意 见 C5.7 科 技 成 果 展 览 会 产 品 展 销 会 资 料 10 年 C5.8 成 果 宣 传 媒 体 报 道 文 件 或 10 年 - 28 -
科 研 仪 器 设 备 归 档 范 围 - 29 -
科 研 仪 器 设 备 材 料 归 档 范 围 序 号 文 件 内 容 1. 科 研 仪 器 设 备 采 购 阶 段 1.1 1.2 1.3 1.4 科 研 仪 器 设 备 选 型 论 证 材 料 ( 含 可 行 性 研 究 报 告 ) 科 研 仪 器 设 备 购 置 请 购 单 购 置 科 研 仪 器 设 备 批 复 文 件 机 电 设 备 进 出 口 主 管 部 门 审 批 文 件 或 复 印 件 1.4.1 机 电 设 备 进 口 登 记 表 1.4.2 进 口 许 可 证 1.4.3 最 终 用 户 与 用 途 说 明 1.4.4 代 理 协 议 的 付 款 通 知 书 1.5 对 外 贸 易 商 务 签 约 合 同 ( 外 贸 合 同 书 ) 1.5.1 报 价 单 和 合 同 附 件 1.5.2 技 术 协 议 1.5.3 商 务 技 术 谈 判 备 忘 录 1.6 进 口 科 研 仪 器 设 备 申 请 海 关 减 免 税 文 件 1.7 海 关 批 准 进 口 货 物 海 关 减 免 税 证 明 1.8 进 口 报 关 单 ; 1.9 进 口 设 备 空 运 单 海 关 提 单 运 输 保 险 单 2. 科 研 仪 器 设 备 验 收 阶 段 - 30 -
2.1 2.2 2.3 2.4 设 备 到 货 装 箱 单 开 箱 检 验 记 录 与 破 损 记 录 ( 照 片 ) 设 备 使 用 说 明 安 装 手 册 操 作 手 册 质 保 书 合 格 证 随 机 技 术 资 料 商 检 局 检 验 结 果 单 进 口 商 品 检 验 申 请 单 等 进 口 商 品 质 保 期 内 故 障 报 告 单 2.5 商 检 局 出 具 品 质 数 量 证 书 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 进 口 商 品 对 外 索 赔 维 修, 更 换 货 物 出 口 报 关 单 仪 器 设 备 现 场 安 装 和 调 试 记 录 仪 器 设 备 验 收 报 告 仪 器 设 备 专 业 货 款 结 算 发 票 凭 证 设 备 管 理 部 门 固 定 资 产 入 库 验 收 单 ( 或 复 印 件 ) 仪 器 设 备 固 定 资 产 管 理 档 案 建 档 卡 片 台 账 登 记 表 3. 科 研 仪 器 设 备 使 用 运 行 阶 段 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 科 研 仪 器 设 备 随 机 技 术 资 料 目 录 ( 编 号 ) 科 研 仪 器 设 备 操 作 规 程 科 研 仪 器 设 备 使 用 管 理 规 定 科 研 仪 器 设 备 故 障 维 修 更 换 部 件 记 录 报 告 科 研 仪 器 设 备 定 期 检 查 记 录 - 31 -
- 32 - 基 建 档 案 归 档 范 围 及 保 管 期 限
基 本 建 设 项 目 文 件 归 档 范 围 及 保 管 期 限 序 号 文 件 内 容 保 管 期 限 一 立 项 文 件 l 项 目 建 议 书 及 批 复 2 可 行 性 研 究 报 告 及 批 复 3 立 项 有 关 的 会 议 纪 要 领 导 讲 话 4 专 家 建 议 文 件 5 环 境 预 测 调 查 报 告 项 目 评 估 及 审 批 意 见 二 建 设 用 地 征 地 拆 迁 文 件 1 选 址 申 请 及 选 址 规 划 意 见 通 知 书 2 用 地 申 请 报 告 及 建 设 用 地 批 准 书 3 拆 迁 安 置 意 见 补 偿 协 议 4 建 设 用 地 规 划 许 可 证 及 附 件 5 划 拨 建 设 用 地 文 件 6 国 有 土 地 使 用 证 或 土 地 确 权 证 明 文 件 三 勘 察 测 绘 设 计 文 件 l 工 程 地 质 勘 察 报 告 2 水 文 地 质 勘 察 报 告 气 象 地 震 等 其 它 设 计 文 件 3 建 设 用 地 钉 桩 通 知 单 4 地 形 测 量 和 拨 地 测 量 成 果 报 告 5 申 报 规 划 设 计 条 件 及 规 划 设 计 条 件 通 知 书 6 委 托 设 计 任 务 书 7 批 准 的 初 步 设 计 概 算 初 步 设 计 图 纸 及 说 明 8 工 艺 或 技 术 设 计 图 纸 及 说 明 9 审 定 设 计 方 案 通 知 书 及 审 查 意 见 ( 如 : 规 划 方 案 消 防 设 计 审 核 等 ) - 33 -
有 关 行 政 主 管 部 门 ( 人 防 环 保 消 防 交 通 园 林 市 政 文 10 物 通 讯 保 密 河 湖 教 育 白 蚁 防 治 卫 生 等 ) 批 准 的 文 件 或 取 得 有 关 协 议 11 特 殊 的 需 要 建 设 单 位 备 案 的 结 构 计 算 书 ( 如 : 使 用 功 能 改 变 后 的 结 构 复 核 等 ) 12 政 府 有 关 部 门 对 施 工 图 设 计 文 件 审 批 意 见 13 技 术 秘 密 材 料 专 利 文 件 14 关 键 技 术 试 验 四 工 程 管 理 文 件 1 招 投 标 文 件 1.1 勘 察 设 计 招 投 标 文 件 ( 含 中 标 单 位 投 标 文 件 ) 及 合 同 1.2 施 工 招 投 标 文 件 ( 含 中 标 单 位 投 标 文 件 ) 及 合 同 1.3 工 程 监 理 招 投 标 文 件 ( 含 中 标 单 位 投 标 文 件 ) 及 合 同 2 审 批 文 件 2.1 建 设 项 目 列 入 年 度 计 划 的 申 报 文 件 及 批 复 或 年 度 计 划 表 2.2 建 设 工 程 规 划 许 可 证 及 附 件 2.3 建 设 工 程 施 工 许 可 证 ( 缴 纳 市 政 建 设 费 用 证 明 ) 2.4 工 程 质 量 监 督 手 续 2.5 建 设 工 程 安 全 施 工 措 施 方 案 五 施 工 文 件 1 土 建 施 工 文 件 (1) 施 工 技 术 准 备 文 件 1 批 准 的 施 工 组 织 设 计 2 工 程 技 术 交 底 及 图 纸 会 审 记 录 (2) 施 工 现 场 准 备 1 控 制 网 设 置 资 料 2 工 程 定 位 测 量 资 料 - 34 -
3 基 槽 开 挖 线 测 量 资 料 (3) 地 基 处 理 记 录 1 地 基 钎 探 记 录 和 钎 探 平 面 布 点 图 2 验 槽 记 录 和 地 基 处 理 记 录 3 桩 基 施 工 记 录 4 试 桩 记 录 桩 检 测 报 告 等 5 降 水 施 工 方 案 及 平 面 图 6 降 水 监 测 记 录 7 基 槽 边 坡 支 护 方 案 及 变 形 监 测 记 录 (4) 设 计 变 更 洽 商 记 录 (5) 施 工 材 料 预 制 构 件 质 量 证 明 文 件 及 复 试 试 验 报 告 1 2 3 砂 石 砖 水 泥 钢 筋 防 水 材 料 隔 热 保 温 防 腐 材 料 轻 集 料 试 验 汇 总 表 砂 石 砖 水 泥 钢 筋 防 水 材 料 隔 热 保 温 防 腐 材 料 轻 集 料 出 场 证 明 材 料 砂 石 砖 水 泥 钢 筋 防 水 材 料 轻 集 料 焊 条 沥 青 复 试 试 验 报 告 4 预 制 构 件 ( 钢 混 凝 土 ) 出 厂 合 格 证 试 验 记 录 5 商 品 混 凝 土 出 厂 合 格 证 复 试 报 告 (6) 施 工 试 验 记 录 1 土 壤 ( 素 土 灰 土 ) 干 密 度 试 验 报 告 2 土 壤 ( 素 土 灰 土 ) 击 实 试 验 报 告 3 砂 浆 配 合 比 通 知 单 4 砂 浆 ( 试 块 ) 抗 压 强 度 试 验 报 告 5 混 凝 土 配 合 比 通 知 单 用 于 现 场 搅 拌 砼 6 混 凝 土 ( 试 块 ) 抗 压 强 度 试 验 报 告 7 混 凝 土 抗 渗 试 验 报 告 - 35 -
8 钢 筋 接 头 ( 焊 接 ) 试 验 报 告 9 防 水 工 程 试 水 检 查 记 录 10 楼 地 面 屋 面 坡 度 检 查 记 录 10 土 壤 砂 浆 混 凝 土 钢 筋 连 接 混 凝 土 抗 渗 试 验 报 告 汇 总 表 (7) 隐 蔽 工 程 检 查 记 录 1 基 础 和 主 体 结 构 钢 筋 工 程 检 查 记 录 2 钢 结 构 工 程 检 查 记 录 3 防 水 工 程 检 查 记 录 4 高 程 控 制 检 查 记 录 (8) 施 工 记 录 1 工 程 定 位 测 量 检 查 记 录 2 预 检 工 程 检 查 记 录 10 年 3 冬 施 混 凝 土 搅 拌 测 温 记 录 10 年 4 冬 施 混 凝 土 养 护 测 温 记 录 10 年 5 烟 道 垃 圾 道 检 查 记 录 10 年 6 沉 降 观 测 记 录 7 结 构 吊 装 记 录 8 现 场 施 工 预 应 力 记 录 9 新 型 建 筑 材 料 10 施 工 新 技 术 文 件 (9) 工 程 质 量 事 故 处 理 记 录 (10) 工 程 质 量 检 验 记 录 1 检 验 批 质 量 验 收 记 录 2 分 项 工 程 质 量 验 收 记 录 3 基 础 主 体 工 程 验 收 记 录 4 幕 墙 工 程 验 收 记 录 - 36 -
5 分 部 ( 子 分 部 ) 工 程 质 量 验 收 记 录 6 分 项 分 部 单 位 工 程 质 量 检 查 评 定 7 交 工 验 收 记 录 证 明 2 给 排 水 中 水 水 处 理 系 统 采 暖 通 风 空 调 燃 气 电 气 消 防 建 筑 智 能 化 电 梯 工 程 (1) 一 般 施 工 记 录 1 批 准 的 施 工 组 织 设 计 2 工 程 技 术 交 底 及 图 纸 会 审 记 录 3 设 计 变 更 洽 商 记 录 (2) 设 备 产 品 质 量 检 查 安 装 记 录 1 设 备 产 品 质 量 合 格 证 质 量 保 证 书 2 设 备 装 箱 单 商 检 证 明 和 说 明 书 开 箱 报 告 3 设 备 安 装 记 录 4 设 备 试 运 行 记 录 5 设 备 明 细 表 (3) 预 检 记 录 10 年 (4) 隐 蔽 工 程 检 查 记 录 (5) 施 工 试 验 记 录 1 电 气 接 地 电 阻 绝 缘 电 阻 综 合 布 线 有 线 电 视 末 端 等 测 试 记 录 2 楼 宇 自 控 监 视 安 装 视 听 电 话 等 系 统 调 试 记 录 3 变 配 电 设 备 安 装 检 查 通 电 满 负 荷 测 试 记 录 4 5 给 排 水 消 防 采 暖 通 风 空 调 燃 气 等 管 道 强 度 严 密 性 灌 水 通 水 吹 洗 漏 风 试 压 通 球 阀 门 等 试 验 记 录 电 气 照 明 动 力 给 排 水 消 防 采 暖 通 风 空 调 燃 气 等 系 统 调 试 试 运 行 记 录 - 37 -
6 电 梯 接 地 电 阻 绝 缘 电 阻 测 试 记 录 ; 空 载 半 载 满 载 超 载 试 运 行 记 录 ; 平 衡 运 速 噪 声 调 整 试 验 报 告 7 调 试 整 定 记 录 (6) 质 量 事 故 处 理 记 录 (7) 工 程 质 量 检 验 记 录 (8) 分 部 ( 子 分 部 ) 工 程 质 量 验 收 记 录 3 室 外 工 程 (1) 室 外 安 装 ( 给 水 雨 水 污 水 热 力 燃 气 电 讯 电 力 照 明 电 视 消 防 等 ) 施 工 文 件 (2) 室 外 建 筑 环 境 ( 建 筑 小 品 水 景 道 路 园 林 绿 化 等 ) 施 工 文 件 4 工 程 验 收 资 料 (1) 人 防 验 收 备 案 表 (2) 竣 工 验 收 备 案 表 1 单 位 ( 子 单 位 ) 工 程 质 量 验 收 记 录 2 建 设 单 位 的 工 程 质 量 竣 工 验 收 报 告 3 监 理 单 位 工 程 质 量 评 估 报 告 4 承 包 方 的 工 程 质 量 竣 工 报 告 5 勘 察 设 计 单 位 分 别 出 具 的 工 程 质 量 检 查 报 告 6 工 程 竣 工 移 交 证 书 7 室 内 环 境 检 测 报 告 8 环 境 保 护 劳 动 安 全 卫 生 防 疫 消 防 规 划 ( 竣 工 面 积 测 量 高 程 测 量 成 果 ) 等 验 收 审 批 文 件 9 城 建 档 案 馆 的 预 验 收 文 件 10 特 殊 工 程 的 专 项 验 收 文 件 (3) 工 程 质 量 保 修 书 (4) 工 程 竣 工 总 结 (5) 项 目 评 优 证 书 等 材 料 - 38 -
六 监 理 文 件 1 监 理 规 划 监 理 实 施 细 则 监 理 部 总 控 制 计 划 等 2 监 理 月 报 中 有 关 质 量 问 题 3 监 理 会 议 纪 要 中 有 关 质 量 的 问 题 4 监 理 控 制 及 管 理 资 料 (1) 批 准 的 工 程 开 工 报 审 表 (2) 工 程 暂 停 令 及 批 准 的 工 程 复 工 报 审 表 (3) 不 合 格 项 目 通 知 单 (4) 质 量 事 故 报 告 及 处 理 意 见 (5) 监 理 旁 站 记 录 (6) 工 程 款 支 付 申 请 表 及 工 程 款 支 付 证 书 (7) 设 计 变 更 洽 商 费 用 报 审 与 签 认 (8) 工 程 竣 工 决 算 审 核 意 见 书 (9) 审 定 的 分 包 供 货 试 验 等 单 位 资 质 报 审 表 (10) 有 关 进 度 质 量 造 价 控 制 的 监 理 通 知 及 批 复 (11) 工 程 临 时 延 期 申 请 / 审 批 表 最 终 延 期 审 批 表 (12) 费 用 索 赔 申 请 表 / 审 批 表 (13) 合 同 争 议 违 约 报 告 及 处 理 意 见 (14) 合 同 变 更 材 料 (15) 见 证 取 样 备 案 文 件 (16) 监 理 工 作 总 结 七 竣 工 图 1 综 合 图 (1) 设 计 总 说 明 总 平 面 布 置 图 ( 包 括 建 筑 建 筑 小 品 水 景 照 明 道 路 绿 化 等 ) (2) 竖 向 布 置 图 (3) 室 外 给 水 ( 含 消 防 ) 排 水 热 力 燃 气 等 管 网 综 合 图 - 39 -
(4) 电 气 ( 电 力 电 讯 等 ) 综 合 图 (5) 设 计 总 说 明 书 2 建 筑 竣 工 图 3 结 构 竣 工 图 4 装 修 ( 装 饰 ) 工 程 竣 工 图 5 给 排 水 工 程 ( 消 防 工 程 ) 竣 工 图 6 采 暖 通 风 空 调 工 程 竣 工 图 7 电 气 ( 包 括 : 变 配 电 动 力 照 明 及 建 筑 智 能 化 ) 工 程 竣 工 图 8 燃 气 等 工 程 竣 工 图 八 财 务 管 理 文 件 1 年 度 财 务 计 划 10 年 2 工 程 概 算 预 算 结 算 3 账 簿 4 凭 证 10 年 5 竣 工 决 算 6 交 付 使 用 财 产 总 表 和 财 产 明 细 表 7 竣 工 决 算 审 计 文 件 九 工 艺 设 备 文 件 1 工 艺 报 告 审 批 变 更 文 件 2 工 艺 方 案 说 明 规 程 路 线 试 验 技 术 总 结 3 工 艺 试 制 记 录 运 行 报 告 测 试 记 录 测 试 报 告 系 统 调 试 报 告 4 产 品 检 验 包 装 工 装 图 总 体 安 装 安 装 图 检 测 记 录 5 工 艺 质 量 成 本 分 析 和 鉴 定 材 料 6 设 备 材 料 出 厂 合 格 证 7 设 备 材 料 装 箱 单 开 箱 记 录 工 具 单 备 品 备 件 单 10 年 8 设 备 图 纸 说 明 书 - 40 -
9 设 备 测 绘 试 验 收 记 录 10 设 备 安 装 调 试 测 定 数 据 性 能 鉴 定 11 有 关 的 专 利 说 明 10 年 12 设 备 监 理 总 结 报 告 十 涉 外 文 件 l 询 价 报 价 投 标 文 件 2 合 同 合 同 附 件 3 谈 判 协 议 议 定 书 4 谈 判 记 录 10 年 5 谈 判 过 程 中 外 商 提 交 的 材 料 10 年 6 出 国 考 察 及 收 集 来 的 有 关 材 料 10 年 7 国 外 各 设 计 阶 段 文 件 及 设 计 联 络 文 件 8 各 设 计 阶 段 审 查 议 定 书 9 技 术 问 题 来 往 函 电 10 年 10 国 外 设 备 材 料 检 验 安 全 手 册 操 作 使 用 说 明 书 等 随 机 文 件 11 国 外 设 备 合 格 证 明 装 箱 单 提 单 商 业 发 票 保 险 单 证 明 10 年 12 国 外 设 备 储 存 运 输 资 料 10 年 13 开 箱 检 验 记 录 商 检 及 索 赔 14 国 外 设 备 材 料 的 防 腐 保 护 措 施 10 年 15 外 国 技 术 人 员 现 场 提 供 的 文 件 资 料 16 有 关 的 国 外 技 术 标 准 10 年 十 一 项 目 后 评 价 过 程 中 形 成 的 文 件 十 二 声 像 材 料 1 工 程 现 场 原 地 貌 地 形 2 重 大 工 程 项 目 主 要 过 程 3 开 工 仪 式 - 41 -
4 施 工 过 程 隐 蔽 工 程 施 工 工 艺 5 国 家 省 市 及 中 国 科 学 院 领 导 人 视 察 题 词 6 竣 工 仪 式 7 完 工 建 筑 物 构 筑 物 绿 化 小 景 等 - 42 -
会 计 档 案 归 档 范 围 及 保 管 期 限 - 43 -
- 44 - 会 计 档 案 归 档 范 围 及 保 管 期 限 序 号 档 案 名 称 保 管 期 限 备 注 一 会 计 凭 证 类 1 原 始 凭 证 15 年 ( 重 要 的 涉 外 可 酌 情 延 长 保 管 期 限 ) 2 记 账 凭 证 15 年 3 汇 总 凭 证 15 年 二 会 计 账 簿 类 1 总 账 15 年 2 明 细 账 15 年 3 日 记 账 15 年 4 税 收 日 记 帐 ( 总 帐 ) 25 年 固 定 资 产 报 废 清 理 后 保 管 5 年 5 现 金 出 纳 帐 25 年 6 银 行 存 款 帐 ( 含 外 币 存 25 年 款 帐 ) 7 固 定 资 产 明 细 帐 ( 卡 片 ) 固 定 资 产 报 废 清 理 保 管 5 年 8 其 他 会 计 帐 簿 15 年 9 工 资 册 三 财 务 报 告 类 1 月 季 度 财 务 报 告 3 年 包 括 文 字 分 析 2 年 度 财 务 报 告 ( 预 决 包 括 文 字 分 析 算 ) 3 其 他 财 务 报 告 ( 含 税 收 经 营 管 理 等 统 计 表 ) 15 年 包 括 文 字 分 析
四 其 他 类 1 银 行 余 额 调 节 表 5 年 2 银 行 对 账 单 5 年 - 45 -
- 46 - 声 像 档 案 归 档 范 围
声 像 档 案 归 档 范 围 序 号 声 像 材 料 内 容 1. 重 要 会 议 和 主 要 活 动 形 成 的 声 像 材 料 1.1 所 里 举 办 的 各 类 重 要 工 作 会 议 业 务 会 议 学 术 会 议 1.2 重 要 纪 念 活 动 庆 祝 活 动, 党 正 工 团 妇 等 组 织 开 展 的 活 动 2. 参 观 考 察 活 动 中 形 成 的 声 像 材 料 2.1 党 和 国 家 领 导 人 视 察 题 字 检 查 本 单 位 工 作 2.2 院 领 导 及 其 他 有 关 领 导 视 察 题 字 检 查 本 单 位 工 作 2.3 其 他 重 要 的 参 观 活 动 3. 重 要 外 事 活 动 中 形 成 的 声 像 材 料 3.1 外 国 领 导 人 友 好 人 士 以 及 代 表 团 参 观 访 问 学 术 交 流 3.2 与 国 外 签 订 协 议 备 忘 录 合 同 过 程 3.3 外 籍 人 士 赠 送 礼 品 及 捐 赠 仪 式 3.4 本 单 位 重 要 的 派 出 访 问 考 察 进 修 等 活 动 3.5 本 单 位 主 办 召 开 的 国 际 性 学 术 会 议 3.6 参 加 或 出 席 重 大 国 际 会 议 4. 重 要 科 研 业 务 活 动 形 成 的 声 像 材 料 4.1 介 绍 所 科 研 活 动 情 况 4.2 科 研 工 作 科 技 管 理 生 产 经 营 等 主 要 业 务 活 动 4.3 主 办 或 参 加 的 重 要 科 技 成 果 展 览 - 47 -
4.4 反 映 重 点 和 开 放 实 验 室 情 况 4.5 购 置 引 进 大 型 科 研 仪 器 设 备 开 箱 验 收 安 装 调 试 运 行 过 程 4.6 保 密 质 量 认 证 等 科 研 管 理 工 作 5. 重 要 基 本 建 设 和 重 大 工 程 项 目 过 程 的 声 像 材 料 5.1 单 位 历 史 和 现 状 的 主 要 建 筑 的 地 貌 5.2 单 位 区 域 的 建 筑 布 局 环 境 绿 化 美 化 情 况 5.3 工 程 项 目 开 工 前 的 原 地 貌 地 形 5.4 工 程 开 工 竣 工 仪 式 验 收 会 议 5.5 各 级 领 导 视 察 题 词 6. 有 关 人 物 的 声 像 材 料 6.1 院 士 知 名 人 士 等 名 人 的 重 要 活 动 及 宣 传 资 料 6.2 先 进 人 物 典 型 人 物 情 况 事 件 6.3 所 级 历 届 党 政 领 导 班 子 的 标 准 照 片 7. 其 他 具 有 长 久 保 存 价 值 的 声 像 材 料 7.1 技 术 交 流 合 同 协 议 签 字 仪 式 7.2 各 种 重 大 事 件 责 任 和 灾 害 事 故 中 形 成 的 声 像 材 料 - 48 -
名 人 档 案 归 档 范 围 及 保 管 期 限 - 49 -
名 人 ( 院 士 ) 档 案 材 料 归 档 范 围 序 号 档 案 材 料 内 容 1. 生 平 传 记 1.1 个 人 自 传 传 记 回 忆 录 口 述 材 料 1.2 个 人 获 奖 及 人 才 培 养 等 情 况 材 料 2. 音 像 类 2.1 参 加 国 务 或 政 务 活 动 院 务 活 动 照 片 影 片 录 像 等 2.2 学 术 活 动 外 事 活 动 及 社 会 活 动 的 照 片 影 片 录 像 等 2.3 家 庭 生 活 中 重 要 的 照 片 影 片 录 像 等 3. 证 书 类 3.1 各 类 证 章 证 书 ( 荣 誉 证 书 毕 业 证 书 学 位 证 书 等 ) 3.2 科 研 成 果 获 奖 奖 状 证 书 等 3.3 任 命 书 聘 书 等 4. 信 件 类 4.1 工 作 和 生 活 中 的 重 要 公 务 来 往 信 件 等 5. 手 稿 类 5.1 著 作 手 稿 讲 话 稿 日 记 工 作 笔 记 5.2 亲 自 起 草 的 报 告 重 要 批 示 学 习 笔 记 题 词 5.3 为 其 他 书 籍 撰 写 的 前 言 后 记 等 6. 著 作 类 - 50 -
6.1 论 文 论 文 集, 专 著, 译 著 6.2 正 式 出 版 的 教 材, 科 普 读 物 等 7. 新 闻 报 道 7.1 新 闻 媒 体 ( 电 视 台 报 刊 ) 及 内 部 刊 物 的 采 访 及 报 道 等 材 料 等 8. 逝 世 后 形 成 的 材 料 8.1 悼 词 唁 电 追 悼 会 签 名 册 纪 念 文 章 文 集 等 9. 其 他 9.1 反 映 名 人 ( 院 士 ) 生 活 爱 好 ( 如 小 说 字 画 书 房 等 ) 与 名 人 ( 院 士 ) 有 关 的 具 有 保 存 价 值 材 料 备 注 : 如 国 家 档 案 局 和 中 科 院 有 新 的 规 定, 本 表 将 及 时 作 补 充 和 修 改 - 51 -
档 案 立 卷 归 档 流 程 图 兼 职 档 案 员 根 据 各 类 档 案 的 归 档 范 围, 平 时 做 好 归 档 材 料 收 集 工 作 进 行 归 档 材 料 的 预 立 卷 工 作, 并 利 用 ARP 系 统 进 行 档 案 信 息 著 录, 综 合 档 案 室 进 行 业 务 指 导, 发 现 问 题 及 时 反 馈 按 照 中 科 院 各 类 档 案 建 档 规 范 进 行 立 卷 归 档, 在 规 定 的 归 档 时 间 进 行 移 交 ( 包 括 档 案 实 体 和 相 应 的 档 案 数 据 ) 办 理 移 交 手 续, 完 成 档 案 移 交 档 案 入 库, 档 案 著 录 信 息 备 份 做 好 档 案 移 交 ( 接 收 ) 登 记 工 作 - 52 -
注 : 文 书 档 案 归 档 流 程 与 其 他 门 类 档 案 略 有 不 同, 参 见 下 图 文 书 档 案 归 档 流 程 图 兼 职 档 案 员 根 据 分 类 方 案 将 办 毕 文 件 分 门 别 类 妥 善 保 管, 做 好 归 档 文 件 的 预 立 卷 工 作 每 年 年 初 将 上 一 年 度 的 归 档 文 件 进 行 归 档 整 理, 移 交 综 合 档 案 室 利 用 ARP 系 统 进 行 档 案 信 息 著 录, 核 对 网 上 录 入 目 录 与 实 体 内 容 是 否 相 符 按 照 中 科 院 文 书 档 案 建 档 规 范 进 行 整 理, 打 印 归 档 文 件 目 录, 填 写 备 考 表 档 案 入 库, 档 案 著 录 信 息 备 份 做 好 档 案 移 交 ( 接 收 ) 登 记 工 作 - 53 -