24 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 3.1 创 建 Access 数 据 库 Access 2003 中 的 数 据 库 属 于 关 系 型 数 据 库, 以.mdb 为 文 件 的 后 缀, 建 立 一 个 数 据 库 的 同 时, 就 创 建 了 数 据 库 中 的 对

第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 在 Access 中, 数 据 库 是 一 个 存 储 数 据 库 应 用 系 统 中 各 对 象 的 容 器,Access 可 以 通 过 一 个 数 据 库 文 件 来 管 理 所 有 的 数 据 库 资 源 Access 2003 数 据 库 是 所 有 表 查 询 窗 体 报 表 宏 模 块 和 页 等 对 象 的 集 合 其 中, 表 是 数 据 库 的 基 础 和 关 键, 它 存 储 了 数 据 库 中 的 全 部 数 据 内 容, 而 其 他 对 象 只 是 用 于 对 数 据 库 进 行 维 护 和 管 理 的 工 具 本 章 将 重 点 介 绍 数 据 库 的 建 立 表 的 建 立 和 修 改 方 法 学 习 目 标 学 会 创 建 Access 数 据 库 和 表 掌 握 表 的 修 改 方 法 内 容 框 架

24 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 3.1 创 建 Access 数 据 库 Access 2003 中 的 数 据 库 属 于 关 系 型 数 据 库, 以.mdb 为 文 件 的 后 缀, 建 立 一 个 数 据 库 的 同 时, 就 创 建 了 数 据 库 中 的 对 象 3.1.1 设 计 数 据 库 数 据 库 的 数 据 主 要 是 通 过 基 本 表 来 体 现 数 据 库 设 计 的 好 坏 对 数 据 的 存 储 效 率 有 很 大 的 影 响, 尤 其 当 数 据 内 容 庞 大 关 系 复 杂 时 有 了 合 理 的 数 据 库 设 计, 才 能 够 使 所 创 建 的 数 据 库 成 为 存 储 信 息 反 映 信 息 间 内 在 联 系 的 结 构 化 体 系, 并 能 够 有 效 地 准 确 地 及 时 地 完 成 所 需 要 的 各 项 功 能 如 果 在 创 建 数 据 库 后 再 对 其 结 构 设 计 进 行 更 改, 将 花 费 大 量 的 时 间 因 此, 在 设 计 一 个 Access 管 理 系 统 时, 应 该 从 一 个 完 善 的 数 据 库 设 计 方 案 开 始, 综 合 考 虑 用 户 的 需 求, 制 定 出 合 理 的 数 据 库 一 般 来 说, 数 据 库 设 计 应 遵 循 以 下 设 计 原 则 : 1 明 确 数 据 库 的 任 务, 确 定 数 据 库 要 对 哪 些 数 据 进 行 管 理, 有 哪 些 需 求 和 功 能 需 求 分 析 是 数 据 库 设 计 的 一 项 重 要 内 容, 对 整 个 应 用 情 况 做 全 面 的 详 细 的 调 查, 收 集 针 对 数 据 库 设 计 所 要 的 基 础 数 据 以 及 对 这 些 数 据 的 具 体 处 理 要 求, 从 而 确 定 用 户 的 需 要 和 数 据 库 的 设 计 目 标 2 确 定 数 据 库 中 的 表 对 各 个 数 据 信 息 进 行 仔 细 研 究, 确 定 每 种 数 据 信 息 的 实 际 内 容, 然 后 把 具 有 同 一 个 主 题 的 数 据 划 分 到 一 个 表 中 不 相 干 的 信 息 不 要 放 在 同 一 个 表 中, 以 免 造 成 数 据 冗 余 表 中 不 应 包 含 备 份 信 息, 表 之 间 不 应 有 重 复 信 息 如 果 每 条 信 息 只 保 存 在 一 个 表 中, 只 需 要 在 一 处 进 行 更 新, 这 样 效 率 更 高, 同 时 也 消 除 了 包 含 不 同 信 息 的 重 复 项 的 可 能 性 另 外, 每 个 表 应 该 只 包 含 关 于 一 个 实 体 的 信 息, 这 样 就 可 以 独 立 于 其 他 实 体 来 维 护 每 个 实 体 的 信 息 3 确 定 表 中 的 字 段 字 段 是 表 中 的 一 个 元 素, 其 中 包 含 特 定 的 信 息, 用 于 描 述 特 定 实 体 的 属 性, 例 如 学 号 等 在 确 定 每 个 表 的 字 段 时, 应 注 意 以 下 事 项 : 每 个 字 段 直 接 与 表 的 主 题 相 关 例 如, 在 学 生 表 中 不 应 该 包 含 课 程 字 段, 而 是 使 用 一 个 专 门 的 课 程 表 来 存 储 课 程 设 置 的 信 息 ; 同 样, 在 学 生 表 中 也 不 应 该 包 含 成 绩 字 段, 而 是 使 用 一 个 专 门 的 成 绩 表 来 存 储 学 生 的 成 绩 资 料 不 包 含 推 导 或 计 算 的 数 据, 如 表 达 式 的 计 算 结 果 例 如, 在 学 生 表 中 可 以 包 含 学 生 的 出 生 日 期, 但 不 包 含 年 龄, 因 为 年 龄 可 以 通 过 出 生 日 期 推 算 出 来 在 表 中 包 含 与 某 个 主 题 相 关 的 所 有 信 息, 字 段 越 多 越 好 使 用 最 小 的 逻 辑 单 位 保 存 信 息 例 如, 在 一 个 保 存 跨 国 公 司 客 户 资 料 的 表 中, 使 用 姓 氏 和 名 字 两 个 字 段, 而 不 使 用 姓 名 字 段 不 要 创 建 容 纳 多 项 列 表 数 据 的 字 段 例 如, 在 一 个 供 应 商 表 中, 如 果 创 建 产 品 字 段, 其 中 包 含 以 逗 号 分 隔 的 产 品 列 表, 列 出 可 以 从 该 供 应 商 处 得 到 的 各 种 产 品, 想 要 查 看 提 供 特 定 产 品 的 供 应 商 就 会 比 较 困 难 不 要 创 建 相 互 类 似 的 字 段 例 如, 如 果 在 成 绩 表 中 创 建 了 数 学 成 绩 语 文 成 绩 和 政 治 成 绩 字 段, 就 不 算 是 一 种 好 的 设 计 方 案

3.1 创 建 Access 数 据 库 25 4 确 定 主 键 为 了 连 接 保 存 在 不 同 表 中 的 信 息, 例 如 将 某 个 学 生 与 其 每 门 课 程 成 绩 相 连 接, 数 据 库 中 的 每 个 表 必 须 包 含 能 够 唯 一 确 定 表 中 每 条 记 录 的 字 段 或 字 段 组 合 这 种 字 段 或 字 段 组 合 称 为 主 键 通 过 主 键 值 可 以 唯 一 地 标 识 表 中 的 每 条 记 录 主 键 字 段 不 允 许 Null 值, 而 且 不 允 许 出 现 重 复 值 例 如, 在 学 生 表 中 可 以 使 用 学 号 字 段 作 为 主 键, 但 不 能 使 用 姓 名 字 段 作 为 主 键, 因 为 在 同 一 所 学 校 中 每 个 学 生 的 学 号 总 是 唯 一 的, 但 学 生 之 间 同 名 同 姓 的 现 象 却 是 屡 见 不 鲜 5 建 立 表 之 间 的 关 系 将 信 息 分 配 到 各 个 表 中 并 为 各 个 表 定 义 主 键 字 段 后, 还 需 要 通 过 某 种 方 式 告 知 Access 如 何 将 相 关 信 息 重 新 结 合 到 一 起, 以 便 构 成 所 需 要 的 信 息 群, 这 就 必 须 定 义 Access 数 据 库 中 表 之 间 的 关 系 关 系 是 在 两 个 表 的 公 用 字 段 之 间 创 建 的 关 联 性, 关 系 可 以 是 一 对 一 一 对 多 或 多 对 多 的 两 个 表 可 以 通 过 它 们 公 用 的 字 段 关 联 起 来, 这 些 字 段 的 名 称 未 必 相 同, 但 它 们 的 值 必 须 相 匹 配 例 如, 学 生 表 和 成 绩 表 可 以 通 过 学 号 字 段 关 联 起 来, 建 立 起 一 对 多 的 关 系 6 优 化 表 设 计 完 成 需 要 的 表 字 段 和 关 系 后, 应 该 检 查 数 据 库 设 计, 并 找 出 任 何 可 能 存 在 的 不 足 之 处 因 为 现 在 改 变 数 据 库 设 计, 要 比 更 改 已 经 填 满 数 据 的 表 容 易 得 多 可 以 通 过 在 Access 2003 中 创 建 表 并 指 定 表 之 间 的 关 系, 然 后 在 每 个 表 中 输 入 充 足 的 示 例 数 据, 以 验 证 数 据 库 设 计 也 可 以 创 建 查 询, 并 根 据 是 否 得 到 预 期 结 果 来 验 证 数 据 库 中 的 关 系 然 后, 创 建 窗 体 和 报 表 的 草 稿, 检 查 显 示 数 据 是 否 是 所 期 望 的 最 后, 查 找 不 需 要 的 重 复 数 据, 并 将 其 删 除 如 果 发 现 问 题, 则 对 数 据 库 设 计 进 行 修 改 Access 2003 提 供 了 两 种 创 建 数 据 库 的 方 法, 分 别 是 使 用 向 导 创 建 数 据 库 和 创 建 空 白 数 据 库 不 同 方 法 创 建 的 数 据 库, 特 点 不 同 3.1.2 使 用 向 导 创 建 数 据 库 Access 2003 提 供 了 功 能 强 大 的 向 导, 利 用 数 据 库 向 导 可 以 方 便 快 捷 地 创 建 数 据 库 下 面 介 绍 使 用 数 据 库 向 导 创 建 订 单 数 据 库 的 设 计 步 骤 : 1 选 择 文 件 新 建 命 令, 或 者 单 击 工 具 栏 上 的 新 建 按 钮, 打 开 如 图 3-1 所 示 的 窗 口 在 新 建 文 件 任 务 窗 格 的 模 板 项 下, 单 击 本 机 上 的 模 板 选 项 图 3-1 向 导 创 建 数 据 库 窗 口 之 一

26 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 2 在 打 开 的 模 板 对 话 框 中 单 击 数 据 库 选 项 卡, 选 择 所 需 的 数 据 库 模 板, 单 击 确 定 按 钮, 如 图 3-2 所 示 3 在 打 开 的 文 件 新 建 数 据 库 对 话 框 中 输 入 数 据 库 的 文 件 名 和 保 存 的 位 置 后 单 击 创 建 按 钮, 如 图 3-3 所 示 图 3-2 向 导 创 建 数 据 库 窗 口 之 二 图 3-3 向 导 创 建 数 据 库 窗 口 之 三 按 钮 4 打 开 如 图 3-4 所 示 的 对 话 框, 提 示 订 单 数 据 库 将 存 储 的 信 息, 单 击 下 一 步 按 钮 5 弹 出 图 3-5 所 示 的 对 话 框, 提 示 数 据 库 将 建 立 的 表 和 所 包 含 的 字 段, 单 击 下 一 步 图 3-4 向 导 创 建 数 据 库 窗 口 之 四 图 3-5 向 导 创 建 数 据 库 窗 口 之 五 6 在 如 图 3-6 所 示 的 对 话 框 中 确 定 数 据 库 在 屏 幕 的 显 示 样 式, 选 择 某 一 样 式 后, 单 击 下 一 步 按 钮 7 在 打 开 的 如 图 3-7 所 示 的 对 话 框 中 确 定 数 据 库 在 打 印 报 表 中 所 用 的 样 式, 选 择 某 一 样 式 后, 单 击 下 一 步 按 钮 8 出 现 如 图 3-8 所 示 的 对 话 框, 确 定 数 据 库 的 标 题 以 及 是 否 在 所 有 报 表 上 加 一 幅 图 片, 选 择 完 毕 后, 单 击 下 一 步 按 钮 9 在 如 图 3-9 所 示 的 对 话 框 中 确 定 向 导 构 建 完 数 据 库 之 后 是 否 启 动 该 数 据 库 选 择 完 毕 后, 单 击 完 成 按 钮, 打 开 如 图 3-10 所 示 的 订 单 数 据 库 的 主 切 换 面 板

3.1 创 建 Access 数 据 库 27 图 3-6 向 导 创 建 数 据 库 窗 口 之 六 图 3-7 向 导 创 建 数 据 库 窗 口 之 七 图 3-8 向 导 创 建 数 据 库 窗 口 之 八 图 3-9 向 导 创 建 数 据 库 窗 口 之 九 图 3-10 向 导 创 建 数 据 库 窗 口 之 十 3.1.3 创 建 空 白 数 据 库 创 建 空 白 数 据 库 学 生.mdb 的 设 计 步 骤 如 下 : 1 启 动 Access 2003 之 后, 选 择 文 件 新 建 命 令, 或 者 单 击 工 具 栏 上 的 新 建 按

28 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 钮, 打 开 如 图 3-1 所 示 的 窗 口 单 击 新 建 文 件 任 务 窗 格 中 新 建 下 的 空 数 据 库 选 项 2 在 打 开 的 文 件 新 建 数 据 库 对 话 框 中 输 入 数 据 库 文 件 名 为 学 生, 并 保 存 在 d:\ 学 生 管 理 文 件 夹 中, 然 后 单 击 创 建 按 钮, 如 图 3-3 所 示 3 生 成 如 图 3-11 所 示 的 学 生 空 数 据 窗 口 图 3-11 学 生 空 数 据 库 窗 口 3.2 Access 数 据 库 的 操 作 3.2.1 打 开 和 关 闭 数 据 库 1. 打 开 数 据 库 操 作 步 骤 如 下 : 1 启 动 Access 2003 后, 在 开 始 工 作 任 务 窗 格 的 打 开 列 表 中 选 择 数 据 库 文 件, 或 单 击 其 他 选 项, 如 图 3-12 所 示 图 3-12 选 择 打 开 数 据 库 窗 口

3.2 Access 数 据 库 的 操 作 29 2 在 打 开 对 话 框 中 选 择 要 打 开 的 数 据 库 文 件, 然 后 单 击 打 开 按 钮, 如 图 3-13 所 示 图 3-13 打 开 对 话 框 2. 关 闭 数 据 库 以 下 方 法 都 可 以 关 闭 数 据 库 1 选 择 文 件 退 出 命 令 2 选 择 文 件 关 闭 命 令 3 单 击 数 据 库 窗 口 中 的 关 闭 按 钮 4 按 Alt+F4 快 捷 键 5 利 用 Access 的 控 制 菜 单 3.2.2 管 理 数 据 库 1. 备 份 数 据 库 1 如 果 要 备 份 的 Access 数 据 库 处 在 打 开 状 态, 则 应 从 文 件 菜 单 中 选 择 关 闭 命 令, 以 关 闭 该 数 据 库 在 多 用 户 共 享 数 据 库 环 境 中, 还 必 须 确 认 网 络 中 的 所 有 用 户 都 关 闭 了 该 数 据 库 2 可 以 通 过 使 用 我 的 电 脑 Windows 资 源 管 理 器 Windows 2000 备 份 及 故 障 恢 复 工 具 Microsoft Backup MS-DOS 的 backup 命 令 等, 或 者 使 用 其 他 备 份 软 件, 可 以 将 Access 数 据 库 文 件 复 制 到 所 选 择 的 备 份 介 质 中 使 用 软 盘 来 存 储 Access 数 据 库 备 份 时, 如 果 数 据 库 文 件 超 过 了 软 盘 的 容 量, 就 不 能 使 用 我 的 电 脑 或 Windows 资 源 管 理 器 通 过 文 件 复 制 来 备 份 数 据 库, 此 时 应 当 使 用 Microsoft Backup 或 其 他 备 份 软 件, 也 可 以 使 用 压 缩 软 件 ( 如 WinRAR) 进 行 分 卷 压 缩, 这 样 才 能 把 数 据 库 文 件 复 制 到 多 张 软 盘 中 如 果 要 备 份 某 个 数 据 库 对 象, 可 以 创 建 一 个 空 数 据 库, 然 后 从 来 源 数 据 库 中 导 入 该 数 据 库 对 象 如 果 当 前 采 用 了 用 户 级 安 全 机 制, 则 还 应 该 创 建 工 作 组 信 息 文 件 的 备 份 如 果 该 文 件 丢 失 或 损 坏, 将 无 法 启 动 Access 2003, 只 有 还 原 或 更 新 该 文 件 后 才 能 启 动 2. 还 原 数 据 库 根 据 当 初 制 作 备 份 时 使 用 的 方 法, 选 择 相 应 的 方 法 来 恢 复 数 据 库 1 如 果 备 份 数 据 库 是 在 我 的 电 脑 或 Windows 资 源 管 理 器 中 通 过 复 制 和 粘 贴 操 作 生 成 的

30 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 备 份 副 本 ( 文 件 扩 展 名 是.mdb), 则 还 原 数 据 库 时 仍 然 要 使 用 这 种 方 法 将 备 份 副 本 复 制 到 数 据 库 文 件 夹 中 2 如 果 备 份 数 据 库 是 使 用 Windows 备 份 工 具 或 其 他 备 份 软 件 生 成 的 备 份 副 本 ( 文 件 扩 展 名 不 是.mdb), 则 还 原 数 据 库 时 仍 然 要 使 用 同 样 的 软 件, 只 是 此 时 要 选 择 还 原 命 令 将 备 份 副 本 恢 复 到 数 据 库 文 件 夹 中 3. 压 缩 数 据 库 压 缩 数 据 库 可 以 整 理 和 安 排 数 据 库 在 磁 盘 中 的 保 存 位 置, 提 高 使 用 效 率 1 压 缩 当 前 打 开 的 数 据 库 选 择 工 具 数 据 库 实 用 工 具 压 缩 和 修 复 数 据 库 命 令 即 可, 如 图 3-14 所 示 图 3-14 压 缩 当 前 打 开 的 数 据 库 2 压 缩 未 打 开 的 数 据 库 从 文 件 菜 单 中 选 择 关 闭 命 令, 以 关 闭 当 前 打 开 的 数 据 库 选 择 工 具 数 据 库 实 用 工 具 压 缩 和 修 复 数 据 库 命 令, 打 开 压 缩 数 据 库 来 源 对 话 框, 如 图 3-15 所 示 在 压 缩 数 据 库 来 源 对 话 框 中, 查 找 并 选 定 要 压 缩 的 数 据 库 文 件, 然 后 单 击 压 缩 按 钮, 打 开 将 数 据 库 压 缩 为 对 话 框, 如 图 3-16 所 示 图 3-15 压 缩 数 据 库 来 源 对 话 框 图 3-16 将 数 据 库 压 缩 为 对 话 框 在 将 数 据 库 压 缩 为 对 话 框 中, 先 选 择 一 个 目 标 文 件 夹, 然 后 在 文 件 名 文 本 框 中 输 入 压 缩 后 的 数 据 库 文 件 名, 再 单 击 保 存 按 钮 即 可 3 设 置 自 动 压 缩 选 项 如 果 还 没 有 在 Access 2003 中 打 开 任 何 Access 文 件, 需 打 开 一 个 Access 数 据 库 或 Access

3.2 Access 数 据 库 的 操 作 31 项 目 在 工 具 菜 单 中 选 择 选 项 命 令, 然 后 在 选 项 对 话 框 中 选 择 常 规 选 项 卡, 并 选 中 关 闭 时 压 缩 复 选 框, 如 图 3-17 所 示 图 3-17 选 项 对 话 框 单 击 确 定 按 钮 即 可 4. 修 复 数 据 库 突 然 断 电 或 异 常 关 机 都 会 造 成 对 某 些 数 据 的 破 坏, 于 是 需 要 对 数 据 库 进 行 修 复 修 复 当 前 打 开 的 数 据 库 的 操 作 步 骤 如 下 : 1 以 打 开 或 以 独 占 方 式 打 开 方 式 打 开 要 修 复 的 数 据 库 2 选 择 工 具 实 用 工 具 压 缩 和 修 复 数 据 库 命 令 即 可 5. 转 换 Access 数 据 库 版 本 Access 2003 提 供 了 不 同 版 本 格 式 数 据 库 的 转 换 功 能, 可 以 在 不 同 的 Access 文 件 格 式 之 间 进 行 转 换, 既 可 以 从 高 版 本 转 换 到 低 版 本, 也 可 以 从 低 版 本 转 换 到 高 版 本, 实 现 数 据 共 享, 提 高 数 据 库 的 利 用 率 具 体 操 作 步 骤 如 下 : 1 打 开 要 进 行 格 式 转 换 的 数 据 库 2 选 择 工 具 实 用 工 具 转 换 数 据 库 命 令, 从 下 拉 菜 单 中 选 择 相 应 的 文 件 格 式, 并 完 成 后 续 操 作 即 可, 如 图 3-18 所 示 图 3-18 转 换 数 据 库 格 式 进 行 格 式 转 换 后,Access 会 保 留 原 文 件 格 式 的 数 据 库 文 件, 同 时 产 生 一 个 具 有 选 定 格 式 的 新 数 据 库 文 件

32 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 用 户 可 以 利 用 工 具 选 项 命 令 来 改 变 系 统 默 认 的 数 据 库 文 件 格 式 3.3 创 建 Access 表 表 是 Access 2003 数 据 库 的 对 象 之 一, 它 既 是 存 储 数 据 的 基 本 单 位, 也 是 整 个 数 据 库 系 统 的 核 心 与 基 础, 它 保 存 着 数 据 库 中 所 有 的 数 据 信 息 建 立 Access 2003 数 据 库 之 后, 就 可 以 在 其 中 创 建 和 设 计 表 对 象 Access 2003 数 据 库 中 至 少 含 有 一 个 表, 用 户 可 以 在 不 同 的 表 中 存 储 不 同 类 型 的 数 据 3.3.1 表 的 基 本 知 识 Access 以 二 维 表 的 形 式 来 定 义 数 据 库 的 结 构, 它 是 由 表 的 结 构 和 记 录 组 成 的 二 维 表 中 的 每 一 行 对 应 一 条 记 录, 每 条 记 录 都 对 应 一 个 实 体 例 如, 表 3-1 就 是 一 个 二 维 表 形 式 的 学 生 信 息 表, 表 中 的 每 一 列 称 为 字 段, 每 一 行 称 为 记 录 表 3-1 学 生 信 息 表 学 号 姓 名 性 别 系 别 专 业 出 生 日 期 政 治 面 貌 住 址 电 话 04031201 张 玉 女 计 算 机 计 算 机 1986-5-23 团 员 北 京 房 山 93561230 04031202 刘 建 辉 男 计 算 机 计 算 机 1985-11-3 党 员 湖 北 襄 樊 13500127 04031203 董 浩 男 计 算 机 计 算 机 1987-1-3 群 众 江 苏 南 京 11111111 04031204 王 雅 洁 女 计 算 机 计 算 机 1985-12-25 团 员 安 徽 合 肥 22222222 04031205 汤 丽 女 计 算 机 计 算 机 1986-3-18 团 员 河 北 定 县 33333333 04031501 吴 彬 男 计 算 机 网 络 1986-10-28 团 员 北 京 大 兴 44444444 04031502 卫 东 男 计 算 机 网 络 1985-7-6 党 员 四 川 成 都 50000000 04031503 艾 嘉 女 计 算 机 网 络 1986-9-19 团 员 四 川 乐 山 55555555 04031504 韩 天 男 计 算 机 网 络 1985-10-21 团 员 北 京 东 城 10000000 在 建 立 表 之 前, 要 先 确 定 表 的 名 称 包 含 的 字 段 名 称 数 据 类 型 字 段 属 性 记 录 等 内 容 1. 字 段 名 称 字 段 名 称 最 长 64 个 字 符, 可 以 是 中 文 英 文 数 字 字 符 空 格 和 特 殊 字 符 等, 但 字 段 名 称 中 不 能 出 现 句 号 惊 叹 号 方 括 号 单 引 号 等 符 号 字 段 名 称 不 能 以 空 格 开 头, 字 段 名 称 中 不 能 出 现 控 制 字 符 2. 字 段 数 据 类 型 Access 的 数 据 类 型 较 多, 针 对 不 同 的 记 录 数 据 应 采 用 适 当 的 字 段 数 据 类 型 选 择 的 原 则 是 既 能 满 足 计 算 的 需 要, 又 能 确 保 数 据 不 溢 出, 同 时 可 以 节 约 磁 盘 的 存 储 空 间 在 表 设 计 视 图 的 数 据 类 型 列 表 框 中 提 供 了 10 个 类 型 选 项 表 3-2 列 出 了 Access 2003 的 数 据 类 型

3.3 创 建 Access 表 33 表 3-2 Access 2003 的 数 据 类 型 数 据 类 型 长 度 功 能 说 明 文 本 最 多 为 255 个 字 节, 默 认 为 50 个 字 节 存 储 文 本 文 本 与 数 字 的 组 合 或 不 需 要 计 算 的 数 字 数 字 1 2 4 或 8 个 字 节, 取 决 于 数 值 的 格 式 存 储 用 于 计 算 的 数 值 数 据 备 注 货 币 日 期 / 时 间 自 动 编 号 是 / 否 OLE 对 象 超 链 接 查 阅 向 导 最 多 容 纳 64 000 个 字 符 8 个 字 节 8 个 字 节 4 个 字 节 1 位 1G 字 节 最 多 存 储 64 000 个 字 符 4 个 字 节 存 储 较 长 的 文 本, 如 奖 惩 简 历 等, 该 类 型 数 据 不 能 进 行 排 序 和 索 引 用 于 货 币 数 据, 小 数 点 左 边 精 确 到 15 位, 右 边 精 确 到 4 位 表 示 从 100 9999 年 之 间 的 任 意 日 期 和 时 间, 可 以 有 多 种 不 同 的 格 式 对 记 录 自 动 编 号, 每 增 加 一 条 记 录, 该 编 号 就 自 动 加 1 不 能 更 新 和 编 辑 该 内 容 取 是 和 否 值 (Yes/No True/False), 只 包 含 两 个 值 之 一 的 字 段, 如 婚 否 字 段 存 储 在 表 中 的 链 接 或 嵌 入 的 对 象, 如 Excel 电 子 表 格 Word 文 档 图 形 声 音 等 数 据 存 储 文 本 形 式 的 超 链 接 地 址, 可 以 链 接 到 另 一 个 文 档 URL 地 址 其 他 数 据 库 或 应 用 程 序 创 建 利 用 列 表 框 或 组 合 框 选 择 来 自 其 他 表 或 值 列 表 中 的 字 段 3. 字 段 属 性 确 定 了 字 段 的 数 据 类 型 后, 还 可 以 在 表 设 计 视 图 中 进 一 步 设 置 字 段 的 属 性, 更 准 确 地 描 述 数 据 在 表 中 的 存 储 形 式 不 同 类 型 的 数 据 具 有 不 同 的 属 性, 主 要 的 属 性 包 括 字 段 大 小 格 式 输 入 掩 码 标 题 默 认 值 有 效 性 规 则 必 填 字 段 允 许 空 字 符 串 和 索 引 等 Access 2003 提 供 了 多 种 创 建 表 的 方 法 : 1 表 向 导 : 通 过 示 例 帮 助 用 户 建 立 数 据 表 2 表 设 计 器 : 由 用 户 自 己 设 计 数 据 表 3 输 入 数 据 : 通 过 输 入 数 据 由 Access 帮 助 建 立 数 据 表 4 导 入 表 : 由 其 他 数 据 源 导 入 数 据 表 的 结 构 和 内 容 5 链 接 表 : 建 立 与 外 部 文 件 链 接 的 数 据 表 3.3.2 使 用 表 向 导 创 建 表 在 Access 中, 利 用 表 向 导 可 以 建 立 常 用 类 型 的 数 据 表, 通 过 示 例 表 来 帮 助 用 户 快 速 完 成 表 结

34 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 构 的 生 成 例 3-1 利 用 表 向 导 在 学 生 数 据 库 中 建 立 一 个 成 绩 表 具 体 操 作 步 骤 如 下 : 1 启 动 Access 2003 系 统, 打 开 学 生.mdb 数 据 库 2 单 击 数 据 库 窗 口 中 对 象 栏 中 的 表 按 钮, 双 击 使 用 向 导 创 建 表 选 项, 打 开 如 图 3-19 所 示 的 表 向 导 对 话 框 3 选 择 商 务 类 型 中 的 学 生 和 课 程 示 例 表, 单 击 >> 按 钮, 将 所 有 的 示 例 字 段 添 加 到 右 侧 的 新 表 中 的 字 段 列 表 中 ; 单 击 > 按 钮, 将 所 选 中 的 示 例 字 段 添 加 到 右 侧 新 表 中 的 字 段 列 表 中 ; 而 单 击 << 按 钮, 则 将 新 表 中 的 全 部 字 段 删 去, 单 击 < 按 钮, 则 删 去 新 表 中 选 定 的 字 段 单 击 重 命 名 字 段 按 钮, 可 修 改 新 表 中 的 字 段 名 4 单 击 下 一 步 按 钮, 给 新 创 建 的 表 指 定 名 称 和 主 键, 如 图 3-20 所 示 图 3-19 表 向 导 之 一 图 3-20 表 向 导 之 二 5 单 击 下 一 步 按 钮, 选 择 新 表 是 否 与 数 据 库 中 其 他 的 表 相 关 单 击 关 系 按 钮, 设 置 新 表 与 其 他 表 的 关 系, 如 图 3-21 所 示 6 单 击 下 一 步 按 钮, 选 择 创 建 表 以 后 的 操 作, 再 单 击 完 成 按 钮 即 可 完 成 建 表 操 作, 如 图 3-22 所 示 图 3-21 表 向 导 之 三 图 3-22 表 向 导 之 四 若 选 择 建 表 后 直 接 向 表 中 输 入 数 据, 则 进 入 数 据 表 视 图, 可 以 输 入 表 的 信 息, 如 图 3-23

3.3 创 建 Access 表 35 所 示 图 3-23 输 入 表 中 的 信 息 虽 然 利 用 表 向 导 的 方 法 创 建 表 非 常 快 捷 简 单, 但 是 由 于 受 示 例 表 的 限 制, 不 能 自 如 地 进 行 表 的 设 计 3.3.3 使 用 设 计 器 创 建 表 表 设 计 器 是 Access 中 设 计 表 的 主 要 工 具, 通 过 表 设 计 器 既 可 以 创 建 一 个 新 表, 也 可 以 修 改 现 有 表 的 结 构, 操 作 包 括 定 义 字 段 选 择 字 段 的 数 据 类 型 设 置 字 段 的 属 性 和 定 义 主 键 等 使 用 表 设 计 器 创 建 表 的 具 体 操 作 步 骤 如 下 : 1 打 开 数 据 库 窗 口, 选 择 表 对 象, 然 后 双 击 使 用 设 计 器 创 建 表 选 项 或 单 击 设 计 按 钮, 打 开 如 图 3-24 所 示 的 表 的 设 计 视 图 图 3-24 表 的 设 计 视 图 2 在 设 计 视 图 中 分 别 定 义 表 的 各 个 字 段, 包 括 字 段 名 称 数 据 类 型 说 明 和 字 段 属 性 3 设 计 完 毕 后, 可 以 选 择 文 件 保 存 命 令 或 单 击 工 具 栏 上 的 保 存 按 钮, 在 出 现 的 另 存 为 对 话 框 中 输 入 表 的 名 称, 然 后 单 击 确 定 按 钮 即 可 完 成 表 结 构 的 创 建 说 明 : 1 如 果 在 保 存 表 之 前 没 有 定 义 主 键, 则 系 统 询 问 是 否 由 Access 自 动 添 加 一 个 主 键, 自 己 可 以 根 据 需 要 进 行 设 置 2 在 表 的 设 计 视 图 中, 可 以 通 过 快 捷 菜 单 完 成 字 段 的 插 入 删 除 和 修 改 操 作 3 可 以 单 击 作 为 主 键 字 段 行 的 任 意 处, 通 过 快 捷 菜 单 或 工 具 栏 上 的 主 键 按 钮 来 设 置 主 键 字 段 一 旦 设 置 为 主 键 后, 则 在 该 行 的 最 左 边 出 现 一 个 钥 匙 符 号 此 外, 也 可 以 通 过 Ctrl 键 来 设 置 多 个 主 键

36 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 3.3.4 通 过 输 入 数 据 创 建 表 Access 2003 提 供 的 通 过 输 入 数 据 创 建 表 的 方 法, 可 以 让 用 户 先 输 入 一 组 具 体 数 据,Access 系 统 根 据 数 据 的 特 点 来 确 定 表 中 的 字 段 及 其 数 据 类 型, 从 而 建 立 新 表, 然 后 再 对 表 的 结 构 进 行 修 改 具 体 操 作 步 骤 如 下 : 1 选 择 数 据 库 窗 口 的 表 对 象, 双 击 通 过 输 入 数 据 创 建 表 选 项, 或 者 单 击 新 建 按 钮 选 择 数 据 表 视 图 2 在 弹 出 的 数 据 表 视 图 中 输 入 一 组 数 据, 如 图 3-25 所 示 图 3-25 数 据 表 视 图 3 数 据 输 入 完 毕 后, 对 新 建 的 表 进 行 保 存 即 可 利 用 数 据 表 视 图 创 建 的 表, 需 要 利 用 表 设 计 器 对 表 的 结 构 进 行 修 改 和 完 善 一 旦 定 义 了 表 的 结 构 后, 就 要 向 表 中 输 入 数 据, 具 体 操 作 步 骤 如 下 : 1 打 开 需 要 输 入 数 据 的 表 2 在 数 据 表 视 图 中 每 一 行 相 应 字 段 下 面 输 入 所 需 的 数 据 3 当 所 有 的 记 录 输 入 完 毕 后, 选 择 文 件 保 存 命 令 或 单 击 工 具 栏 上 的 保 存 按 钮, 保 存 表 中 的 数 据 3.3.5 使 用 已 有 的 数 据 创 建 表 在 Access 数 据 库 中, 用 户 既 可 以 创 建 新 表, 也 可 以 利 用 Access 提 供 的 导 入 和 链 接 功 能, 从 当 前 数 据 库 外 部 获 取 数 据 在 Access 系 统 中, 可 以 将 Excel 电 子 表 格 (.XLS) 文 本 文 件 (.TXT) 网 页 文 件 (.HTML)

3.3 创 建 Access 表 37 dba SE 数 据 库 (.DBF) ODBC 数 据 库 Outlook 地 址 簿 Exchange 地 址 簿 另 一 个 Access 数 据 库 文 件 (.MDB) 等 数 据 导 入 到 Access 2003 中 1. 数 据 的 导 入 数 据 的 导 入 将 由 其 他 应 用 程 序 生 成 的 表 格 形 式 数 据 复 制 到 Access 数 据 库 中, 导 入 后 的 数 据 与 原 来 的 数 据 无 关 具 体 操 作 步 骤 如 下 : 1 打 开 Access 2003 数 据 库 窗 口, 选 择 文 件 获 取 外 部 数 据 导 入 命 令, 或 者 单 击 新 建 按 钮, 在 新 建 表 对 话 框 中 选 择 导 入 表 选 项, 单 击 确 定 按 钮, 打 开 导 入 对 话 框, 如 图 3-26 所 示 图 3-26 导 入 对 话 框 2 在 导 入 对 话 框 的 文 件 类 型 下 拉 列 表 中 选 择 被 导 入 数 据 的 文 件 类 型, 在 查 找 范 围 下 拉 列 表 中 选 择 被 导 入 数 据 文 件 所 在 的 位 置, 在 文 件 名 文 本 框 中 选 择 被 导 入 数 据 的 文 件 名, 然 后 单 击 导 入 按 钮 3 按 照 其 后 出 现 对 话 框 的 要 求 选 择 相 关 内 容 后, 输 入 导 入 到 表 的 名 称, 然 后 单 击 完 成 按 钮 即 可 例 3-2 将 成 绩 表.xls 工 作 表 导 入 为 Access 数 据 表 具 体 操 作 步 骤 如 下 : 1 打 开 导 入 对 话 框, 选 择 要 导 入 的 成 绩 单.xls 文 件, 单 击 导 入 按 钮, 打 开 导 入 数 据 表 向 导 的 第 一 个 对 话 框, 如 图 3-27 所 示 2 从 默 认 的 显 示 工 作 表 中 选 择 相 应 的 工 作 表 名 称, 本 例 中 选 择 sheet2, 然 后 单 击 下 一 步 按 钮, 打 开 导 入 数 据 表 向 导 的 第 二 个 对 话 框, 如 图 3-28 所 示 3 确 定 第 一 行 是 否 包 含 列 标 题, 然 后 单 击 下 一 步 按 钮, 打 开 导 入 数 据 表 的 第 三 个 对 话 框, 如 图 3-29 所 示 4 确 定 数 据 保 存 的 位 置 数 据 既 可 以 导 入 为 一 个 新 表, 也 可 以 追 加 到 现 有 的 表 中 若 是 追 加, 则 两 个 表 的 结 构 要 相 同 或 相 容, 且 新 数 据 追 加 后 不 能 违 反 完 整 性 约 束 本 例 中 选 择 新 表 中 选 项, 然 后 单 击 下 一 步 按 钮, 打 开 导 入 数 据 表 向 导 的 第 四 个 对 话 框, 如 图 3-30 所 示

38 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 图 3-27 向 导 一 : 选 择 工 作 表 或 区 域 图 3-28 向 导 二 : 确 定 字 段 标 题 图 3-29 向 导 三 : 选 择 数 据 保 存 位 置 图 3-30 向 导 四 : 确 定 字 段 相 关 信 息 5 选 择 需 要 导 入 的 字 段, 默 认 为 全 部 导 入 若 无 须 导 入 某 字 段, 则 选 定 该 列 后, 再 选 择 不 导 入 字 段 ( 跳 过 ) 复 选 框 如 果 需 要, 还 可 以 为 导 入 的 字 段 创 建 索 引 本 例 选 择 默 认 设 置, 直 接 单 击 下 一 步 按 钮, 打 开 导 入 数 据 表 向 导 的 第 五 个 对 话 框, 如 图 3-31 所 示 6 确 定 是 否 需 要 设 置 主 键 若 选 择 让 Access 添 加 主 键 单 选 按 钮, 则 数 据 表 将 新 增 一 个 ID 字 段, 其 值 为 从 1 开 始 的 自 然 数 此 外, 也 可 以 自 己 选 择 主 键, 或 不 要 主 键 本 例 选 择 让 Access 添 加 主 键 后, 单 击 下 一 步 按 钮, 打 开 导 入 数 据 表 向 导 的 第 六 个 对 话 框, 如 图 3-32 所 示 图 3-31 向 导 五 : 设 置 数 据 表 主 键 图 3-32 向 导 六 : 输 入 新 数 据 表 的 名 称

3.3 创 建 Access 表 39 7 输 入 新 数 据 表 的 名 称 后, 单 击 完 成 按 钮, 结 束 导 入 工 作 说 明 : 数 据 导 入 完 成 后, 为 了 更 好 地 节 省 存 储 空 间, 应 该 在 结 构 设 计 视 图 中 对 字 段 的 类 型 长 度 等 属 性 做 进 一 步 修 改 Access 可 以 将 文 本 文 件 导 入 到 Access 数 据 库 中, 但 要 注 意 的 是 文 本 文 件 只 能 是 以 下 两 种 不 同 类 型 的 格 式 : 带 分 隔 符 和 固 定 长 度 带 分 隔 符 的 文 本 文 件 也 称 为 以 逗 号 或 制 表 符 分 隔 的 文 件 每 条 记 录 都 是 文 本 文 件 中 单 独 的 一 行, 该 行 字 段 不 包 含 尾 随 的 空 格, 通 常 要 求 某 些 字 段 被 包 含 在 定 界 符 ( 单 引 号 或 双 引 号 ) 中 固 定 宽 度 文 本 文 件 也 是 将 每 一 条 记 录 放 在 一 个 单 独 的 行 上 每 条 记 录 里 的 字 段 是 固 定 长 度 的, 若 字 段 内 容 不 够 长, 则 将 尾 随 的 空 格 添 加 到 字 段 中 一 般 情 况 下, 导 入 文 本 向 导 能 自 动 判 断 文 本 文 件 的 格 式 下 面 的 例 题 将 介 绍 导 入 带 分 隔 符 文 本 文 件 的 操 作 方 法 例 3-3 将 文 本 文 件 销 售 表.txt 导 入 为 Access 数 据 表 具 体 操 作 步 骤 如 下 : 1 打 开 导 入 对 话 框, 选 择 要 导 入 的 销 售 表.txt 文 件, 单 击 导 入 按 钮, 打 开 导 入 文 本 向 导 的 第 一 个 对 话 框, 如 图 3-33 所 示 2 选 择 带 分 隔 符 选 项, 单 击 下 一 步 按 钮, 即 可 打 开 导 入 文 本 向 导 的 第 二 个 对 话 框, 如 图 3-34 所 示 若 想 进 一 步 设 置 导 入 规 格, 则 单 击 高 级 按 钮, 进 入 如 图 3-35 所 示 的 对 话 框 图 3-33 导 入 文 本 向 导 一 图 3-34 导 入 文 本 向 导 二 3 在 图 3-34 中 选 择 字 段 间 的 分 隔 符 为 制 表 符 和 第 一 行 包 含 字 段 名 称 复 选 框, 单 击 下 一 步 按 钮, 打 开 导 入 文 本 向 导 的 第 三 个 对 话 框, 如 图 3-36 所 示 4 选 择 数 据 的 保 存 位 置, 并 按 照 导 入 文 本 向 导 的 要 求, 完 成 其 后 的 设 置 其 后 的 操 作 与 导 入 数 据 表 向 导 相 同 2. 数 据 的 链 接 链 接 是 指 在 Access 数 据 库 与 其 他 应 用 程 序 之 间 建 立 连 接 的 过 程 通 过 链 接, 可 以 在 不 进 行 导 入 的 情 况 下 读 取 外 部 数 据 源 中 的 数 据, 并 且 在 大 多 数 情 况 下 都 可 以 对 数 据 进 行 更 新 外 部 数 据 源 的 格 式 不 会 因 为 导 入 而 改 变, 因 此 既 可 以 在 创 建 该 文 件 的 源 应 用 程 序 中 继 续 使 用 文 件, 也 可 以 在

40 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 Access 2003 中 对 数 据 进 行 添 加 删 除 或 修 改, 并 且 所 做 的 改 变 均 会 影 响 原 来 的 数 据 下 面 通 过 链 接 Visual FoxPro 数 据 库 表 为 例 来 介 绍 具 体 的 操 作 步 骤 图 3-35 设 置 导 入 文 本 文 件 的 导 入 规 格 图 3-36 导 入 文 本 向 导 三 例 3-4 链 接 数 据, 数 据 源 是 成 绩 单.xls 工 作 簿 中 的 sheet3 工 作 表 具 体 操 作 步 骤 如 下 : 1 打 开 Access 2003 数 据 库 窗 口, 选 择 文 件 获 取 外 部 数 据 链 接 表 命 令, 或 者 单 击 新 建 按 钮, 在 新 建 表 对 话 框 中 选 择 链 接 表 选 项, 并 单 击 确 定 按 钮, 弹 出 链 接 对 话 框, 如 图 3-37 所 示 2 选 择 需 要 链 接 的 数 据 源 文 件 后, 单 击 链 接 按 钮, 打 开 链 接 数 据 表 向 导 的 第 一 个 对 话 框, 如 图 3-38 所 示 图 3-37 链 接 对 话 框 图 3-38 链 接 数 据 表 向 导 一 3 此 后 依 次 选 择 工 作 表 或 区 域 设 置 列 标 题 为 链 接 表 取 名 ( 对 话 框 窗 口 与 导 入 向 导 窗 口 类 似 ), 单 击 完 成 按 钮, 结 束 数 据 的 链 接 操 作 此 时, 表 对 象 中 添 加 了 Sheet3, 如 图 3-39 所 示 说 明 : 链 接 表 的 图 标 与 普 通 的 Access 表 不 一 样, 明 显 带 有 数 据 源 的 特 征 因 为 Sheet3 表 只 是 一 个 链 接 对 象, 它 本 身 没 有 任 何 数 据, 数 据 仍 然 保 存 在 原 来 的 成 绩 表.xls 工 作 簿 的 Sheet3 工 作 表 中,Access 与 Excel 应 用 程 序 都 能 对 这 些 数 据 进 行 浏 览 和 编 辑, 打 开 链 接 表 实 际 上 是 打 开

3.4 表 的 进 一 步 设 计 41 图 3-39 表 对 象 中 的 链 接 表 了 数 据 源 文 件 一 旦 数 据 源 文 件 不 存 在, 则 打 开 链 接 表 时 会 出 现 出 错 信 息 提 示 框, 如 图 3-40 所 示 图 3-40 出 错 信 息 提 示 框 3.4 表 的 进 一 步 设 计 3.4.1 设 置 字 段 属 性 1. 字 段 大 小 属 性 字 段 大 小 属 性 适 用 于 文 本 和 数 字 类 型 的 数 据, 而 其 他 类 型 的 数 据 其 大 小 是 固 定 的 数 字 类 型 字 段 大 小 的 属 性 取 值 如 表 3-3 所 示 表 3-3 数 字 型 字 段 的 字 段 大 小 属 性 类 型 存 储 空 间 说 明 小 数 位 数 字 节 1B 可 以 输 入 0~255 之 间 的 整 数 无 整 型 2B 可 以 输 入 32 768~32 767 之 间 的 整 数 无 长 整 型 4B 可 以 输 入 2 147 483 648~2 147 483 647 之 间 的 整 数 无 单 精 度 型 4B 可 以 输 入 3.4012823E38~3.4012823E38 之 间 的 实 数 7

42 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 类 型 存 储 空 间 说 明 小 数 位 数 续 表 双 精 度 型 8B 可 以 输 入 1.79769313486231E308 ~1.79769313486231E308 之 间 的 实 数 15 小 数 12B 可 以 输 入 1E38 1~1E38 1(.adp) 或 1E28 1~1E28 1(.mdb) 之 间 的 实 数 28 同 步 复 制 ID 16B 全 局 唯 一 标 识 符 (GUID) N/A 2. 格 式 属 性 格 式 属 性, 用 于 控 制 数 据 的 显 示 和 打 印 格 式, 即 只 改 变 数 据 的 输 出 格 式, 而 不 改 变 数 据 的 存 储 格 式 表 3-4 列 出 了 控 制 文 本 和 备 注 型 数 据 输 出 的 格 式 符 号 表 3-4 文 本 型 字 段 格 式 设 置 符 号 说 明 设 置 数 据 显 示 @ 要 求 文 本 字 符 ( 字 符 或 空 格 ) @@@@@@@@@ @@@-@@-@@@@ 465043799 465-04-3799 465-04-3799 465-04-3799 465043799 465043799 & 不 要 求 文 本 字 符 &&&&&& 111111 111111 > 强 制 所 有 字 符 为 小 写 > davolio DAVOLIO Davolio DAVOLIO < 强 制 所 有 字 符 为 大 写 < davolio DAVOLIO Davolio davolio 对 于 日 期 / 时 间 型, 系 统 提 供 了 常 规 日 期 长 日 期 中 日 期 短 日 期 长 时 间 中 时 间 短 时 间 等 格 式 对 于 数 字 和 货 币 型, 系 统 提 供 了 常 规 数 字 货 币 欧 元 固 定 标 准 百 分 比 及 科 学 计 数 等 数 字 格 式, 用 户 也 可 以 根 据 需 要 自 己 定 义 输 出 格 式 对 于 是 / 否 型, 用 户 可 以 将 其 属 性 值 设 为 是 / 否 真 / 假 开 / 关 等 3. 输 入 掩 码 属 性 输 入 掩 码 属 性, 可 以 强 制 实 现 某 种 输 入 格 式, 使 数 据 输 入 方 式 更 严 格, 避 免 输 入 错 误 通 常, 通 过 使 用 输 入 掩 码 向 导 来 完 成 设 置 表 3-5 列 出 了 常 用 的 输 入 掩 码 定 义 字 符 表 3-5 常 用 的 输 入 掩 码 定 义 字 符 字 符 说 明 0 数 字 (0~9, 必 须 输 入, 不 允 许 加 号 [+] 与 减 号 [ ]) 9 数 字 或 空 格 ( 非 必 须 输 入, 不 允 许 加 号 和 减 号 ) # L 数 字 或 空 格 ( 非 必 须 输 入 ; 在 编 辑 模 式 下 空 格 显 示 为 空 白, 但 是 在 保 存 数 据 时 空 白 将 删 除 ; 允 许 加 号 和 减 号 ) 字 母 ( A~Z, 必 须 输 入 )

3.4 表 的 进 一 步 设 计 43 字 符 说 明? 字 母 (A~Z, 可 选 输 入 ) A 字 母 或 数 字 ( 必 须 输 入 ) a 字 母 或 数 字 ( 可 选 输 入 ) & 任 一 字 符 或 空 格 ( 必 须 输 入 ) C 任 一 字 符 或 空 格 ( 可 选 输 入 )., : ; - / 小 数 点 占 位 符 及 千 位 日 期 与 时 间 的 分 隔 符 ( 实 际 的 字 符 将 根 据 Windows 控 制 面 板 中 区 域 设 置 属 性 对 话 框 中 的 设 置 而 定 ) < 将 所 有 字 符 转 换 为 小 写 > 将 所 有 字 符 转 换 为 大 写! 使 输 入 掩 码 从 右 到 左 显 示, 而 不 是 从 左 到 右 显 示 键 入 掩 码 中 的 字 符 始 终 都 是 从 左 到 右 填 入, 可 以 在 输 入 掩 码 中 的 任 何 地 方 包 括 感 叹 号 \ 使 接 下 来 的 字 符 以 字 面 字 符 显 示 ( 例 如,\A 只 显 示 为 A) 4. 标 题 属 性 标 题 属 性, 用 于 设 置 表 报 表 窗 体 中 替 代 字 段 的 名 称, 字 段 名 和 标 题 可 以 相 同, 也 可 以 不 同, 如 果 不 设 置 标 题, 则 默 认 为 字 段 名 5. 默 认 值 属 性 默 认 值 属 性, 添 加 新 记 录 时 自 动 加 入 到 字 段 中 的 值, 可 以 在 输 入 时 进 行 修 改 这 样 可 以 节 省 录 入 时 间, 提 高 效 率 6. 有 效 性 规 则 和 有 效 性 文 本 属 性 有 效 性 规 则 和 有 效 性 文 本 属 性, 用 于 设 置 限 定 该 字 段 的 有 效 取 值 范 围, 如 果 不 符 合 时 就 显 示 出 错 的 提 示 信 息 例 如, 有 效 性 规 则 可 以 是 :" 男 " or " 女 " <10000 between #1/1/2005 # and #12/31/2006# >=0 and <=100 等 有 效 性 文 本 可 以 是 输 入 性 别 有 错! 输 入 数 据 有 错! 输 入 日 期 有 错! 成 绩 必 须 在 0~100 之 间 等 7. 必 填 字 段 属 性 必 填 字 段 属 性, 取 值 只 能 为 是 或 否 当 取 值 为 是 时, 表 示 该 字 段 的 内 容 不 能 为 空, 必 须 填 通 常 情 况 下, 只 是 主 键 字 段 的 该 属 性 设 置 为 是 8. 索 引 属 性 索 引 属 性, 通 过 索 引 可 以 加 快 检 索 和 查 询 的 速 度 Access 2003 提 供 了 3 个 索 引 选 项, 分 别 是 无 有 ( 有 重 复 ) 和 有 ( 无 重 复 ) 通 常 情 况 下, 作 为 主 键 字 段 的 索 引 属 性 设 置 为 有 ( 无 重 复 ), 其 他 字 段 的 索 引 属 性 设 置 为 无 3.4.2 设 置 主 关 键 字 续 表 主 关 键 字 就 是 前 面 所 说 的 主 键, 是 用 来 唯 一 标 识 表 中 每 一 条 记 录 的 一 个 或 一 组 字 段 通 常, 每 个 表 都 要 设 置 主 键, 且 不 能 设 置 为 空 值, 主 键 也 是 主 索 引, 能 加 快 查 询 和 检 索 的 速 度, 也 可 以

44 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 利 用 主 键 创 建 表 之 间 的 关 系 1. 自 动 编 号 主 键 用 户 没 有 设 置 主 键 时,Access 2003 会 自 动 创 建 一 个 字 段 编 号 类 型 的 主 键, 其 值 为 连 续 的 自 然 数 编 号, 如 1,2,3,, 每 添 加 一 条 记 录 时, 自 动 编 号 字 段 中 会 自 动 输 入 相 应 的 编 号, 如 图 3-41 所 示 图 3-41 主 键 设 置 为 自 动 编 号 2. 单 字 段 主 键 如 果 在 一 个 表 的 所 有 记 录 中, 某 一 个 字 段 的 值 没 有 重 复 现 象, 能 唯 一 标 识 每 一 条 记 录, 那 么 该 字 段 就 可 以 指 定 为 单 字 段 主 键 设 置 单 字 段 主 键 的 操 作 步 骤 如 下 : 1 在 数 据 库 窗 口 中 选 择 指 定 的 表, 再 单 击 设 计 按 钮, 在 设 计 视 图 方 式 下 打 开 指 定 的 表 2 选 定 要 设 置 为 主 键 的 字 段, 单 击 行 选 定 器 3 单 击 工 具 栏 上 的 主 键 按 钮 ( 钥 匙 图 标 ), 该 字 段 的 前 面 就 会 增 加 一 个 钥 匙 图 标, 标 识 为 主 键, 如 图 3-42 所 示 图 3-42 设 置 单 字 段 主 键 3. 多 字 段 主 键 如 果 表 中 单 个 字 段 不 包 含 唯 一 的 值, 不 能 唯 一 标 识 表 中 的 每 一 条 记 录, 就 可 以 将 两 个 或 更 多 的 字 段 设 置 为 主 键, 形 成 多 字 段 主 键 设 置 多 字 段 主 键 的 操 作 步 骤 如 下 : 1 在 数 据 库 窗 口 中 选 择 要 设 置 主 键 的 表, 再 单 击 设 计 按 钮, 切 换 到 设 计 视 图 下 2 选 中 要 设 置 为 主 键 的 其 中 一 个 字 段, 按 下 Ctrl 键, 再 依 次 对 所 有 需 要 设 置 主 键 的 字 段 单 击 行 选 定 器 3 单 击 工 具 栏 上 的 主 键 按 钮, 即 可 完 成 多 字 段 主 键 的 设 置, 如 图 3-43 所 示

3.4 表 的 进 一 步 设 计 45 图 3-43 设 置 多 字 段 主 键 3.4.3 修 改 表 结 构 在 表 的 设 计 视 图 中, 可 以 很 方 便 地 修 改 表 的 结 构, 如 添 加 删 除 重 命 名 移 动 字 段 等 1. 添 加 字 段 操 作 步 骤 如 下 : 1 在 设 计 视 图 下 打 开 要 添 加 字 段 的 表 例 如, 打 开 学 生.mdb 库 的 学 生 信 息 表 2 单 击 要 插 入 新 字 段 的 位 置, 如 在 出 生 日 期 字 段 之 前 添 加 年 级 字 段, 则 单 击 出 生 日 期 字 段 3 选 择 插 入 行 命 令, 或 单 击 插 入 行 按 钮, 可 在 当 前 字 段 之 前 插 入 一 个 空 白 行, 如 图 3-44 所 示 图 3-44 添 加 空 白 行 4 输 入 新 字 段 名 后, 按 Tab 键 或 单 击 数 据 类 型 列, 设 置 新 字 段 的 数 据 类 型 5 单 击 保 存 按 钮, 保 存 对 该 数 据 库 的 修 改 2. 删 除 字 段 操 作 步 骤 如 下 : 1 在 设 计 视 图 下 打 开 要 删 除 字 段 的 表 2 选 中 将 要 删 除 的 字 段 3 选 择 编 辑 删 除 行 命 令, 或 者 单 击 工 具 栏 上 的 删 除 行 按 钮, 并 确 认 即 可 删 除 该 字 段, 同 时 也 删 除 该 字 段 中 的 数 据 4 单 击 保 存 按 钮, 保 存 对 该 数 据 库 的 修 改 说 明 : 若 其 他 的 数 据 库 对 象 或 某 个 关 系 中 包 含 要 删 除 的 字 段, 则 要 先 删 除 引 用 或 关 系, 再 删 除 字 段

46 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 3. 移 动 字 段 操 作 步 骤 如 下 : 1 在 设 计 视 图 下 打 开 要 移 动 字 段 的 表 2 用 行 选 定 器 选 中 要 移 动 的 字 段 3 按 住 鼠 标 左 键 拖 动 该 字 段 到 相 应 的 位 置 即 可 4 单 击 保 存 按 钮, 保 存 对 该 数 据 库 的 修 改 4. 重 命 名 字 段 操 作 步 骤 如 下 : 1 在 设 计 视 图 下 打 开 要 重 命 名 字 段 的 表 2 选 中 要 重 命 名 的 字 段, 直 接 输 入 新 的 字 段 名 称 即 可 3 单 击 保 存 按 钮, 保 存 对 该 数 据 库 的 修 改 说 明 : 修 改 表 中 字 段 的 名 称 不 会 影 响 该 字 段 的 数 据, 但 会 影 响 到 其 他 基 于 该 表 创 建 的 数 据 库 对 象 对 该 字 段 的 引 用, 需 要 做 相 应 的 修 改 3.4. 4 使 用 查 阅 向 导 类 型 查 阅 向 导 是 Access 提 供 的 一 种 特 殊 的 数 据 类 型 它 利 用 列 表 框 或 组 合 框, 从 另 外 的 表 或 值 列 表 中 选 择 值 这 样, 使 用 户 在 输 入 数 据 时 只 需 用 鼠 标 做 一 个 简 单 的 点 击 选 择 即 可, 免 去 了 输 入 数 据 的 烦 琐, 既 节 约 了 时 间, 也 减 少 了 输 入 错 误 下 面 结 合 实 际 例 子 来 介 绍 如 何 设 置 查 阅 向 导 类 型 例 3-5 将 学 生 信 息 表 中 性 别 字 段 设 置 为 向 导 类 型 操 作 步 骤 如 下 : 1 在 设 计 视 图 下 打 开 学 生 信 息 表 2 将 性 别 字 段 的 数 据 类 型 设 置 为 查 阅 向 导 类 型, 打 开 查 阅 向 导 对 话 框 一, 如 图 3-45 所 示 3 选 择 获 取 列 表 值 的 方 式, 本 例 选 择 自 行 键 入 所 需 的 值, 单 击 下 一 步 按 钮, 打 开 如 图 3-46 所 示 的 对 话 框 图 3-45 查 阅 向 导 对 话 框 一 图 3-46 查 阅 向 导 对 话 框 二

3.4 表 的 进 一 步 设 计 47 话 框 4 在 输 入 列 中 依 次 输 入 男 和 女, 单 击 下 一 步 按 钮, 打 开 如 图 3-47 所 示 的 对 图 3-47 设 置 查 阅 列 标 签 5 选 择 查 阅 列 的 标 签, 并 单 击 完 成 按 钮 完 成 操 作 此 外, 也 可 以 通 过 查 阅 向 导 类 型, 引 用 另 一 个 表 或 查 询 中 字 段 的 值 例 3-6 在 学 生 信 息 表 中 添 加 选 修 课 程 字 段, 并 设 置 为 查 阅 向 导 类 型, 其 值 为 课 程 表 中 的 课 程 名 字 段 的 值 操 作 步 骤 如 下 : 1 在 设 计 视 图 下 打 开 学 生 信 息 表 2 添 加 选 修 课 程 字 段, 将 该 字 段 的 数 据 类 型 设 置 为 查 阅 向 导 类 型, 打 开 查 阅 向 导 对 话 框, 如 图 3-45 所 示 3 选 择 获 取 列 表 值 的 方 式, 本 例 选 择 使 用 查 阅 列 查 阅 表 或 查 询 中 的 值, 单 击 下 一 步 按 钮, 打 开 如 图 3-48 所 示 的 对 话 框 4 分 别 设 置 列 表 的 字 段 排 序 次 序 列 的 宽 度 等, 如 图 3-49 图 3-50 图 3-51 所 示 图 3-48 查 阅 向 导 对 话 框 三 图 3-49 查 阅 向 导 对 话 框 四 5 单 击 完 成 按 钮 完 成 操 作 6 退 出 设 计 视 图, 在 数 据 库 窗 口 中 打 开 学 生 信 息 表 输 入 记 录 时, 单 击 选 修 课 程 字 段 的 下 拉 按 钮, 出 现 下 拉 列 表 框, 选 择 所 需 的 值 即 可 如 图 3-52 所 示

48 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 图 3-50 查 阅 向 导 对 话 框 五 图 3-51 查 阅 向 导 对 话 框 六 图 3-52 显 示 查 阅 列 字 段 的 列 表 值 思 考 与 练 习 题 一 填 空 题 1. 在 关 系 数 据 库 模 型 中, 二 维 表 的 列 称 为, 二 维 表 的 行 称 为 记 录 2. 创 建 Access 数 据 库 表 的 方 法 有 数 据 表 视 图 表 向 导 导 入 表 和 链 接 表 等 3. 将 表 中 的 某 一 字 段 定 义 为 主 键, 其 作 用 是 保 证 字 段 中 的 每 一 个 值 都 必 须 是 的 ( 即 不 能 重 复 ), 便 于 索 引 4. 在 关 系 数 据 库 中, 唯 一 标 识 一 条 记 录 的 一 个 或 多 个 字 段 称 为 5. 如 果 在 创 建 表 中 建 立 基 本 工 资 额 字 段, 其 数 据 类 型 应 当 是 二 选 择 题 1.Access 2003 中 表 和 数 据 库 的 关 系 是 A. 一 个 数 据 库 可 以 包 含 多 个 表 B. 一 个 表 只 能 包 含 两 个 数 据 库 C. 一 个 表 可 以 包 含 多 个 数 据 库 D. 一 个 数 据 库 只 能 包 含 一 个 表 2. 数 据 表 中 的 行 叫 做 A. 字 段 B. 数 据 C. 记 录 D. 数 据 视 图 3. 定 义 字 段 的 默 认 值 是 指 A. 不 得 使 字 段 为 空 B. 不 允 许 字 段 的 值 超 出 某 个 范 围 C. 在 未 输 入 数 值 之 前, 系 统 自 动 提 供 数 值 D. 系 统 自 动 把 小 写 字 母 转 换 为 大 写 字 母

实 训 49 4.Access 表 中 的 数 据 类 型 不 包 括 A. 文 本 B. 备 注 C. 通 用 D. 日 期 / 时 间 5. 下 面 选 项 中 完 全 属 于 Access 的 数 据 类 型 有 A.OLE 对 象 查 阅 向 导 日 期 / 时 间 型 B. 数 值 型 自 动 编 号 型 文 字 型 C. 字 母 型 货 币 型 查 阅 向 导 D. 是 / 否 型 OLE 对 象 网 络 链 接 6. 有 关 字 段 属 性, 以 下 叙 述 错 误 的 是 A. 字 段 大 小 可 用 于 设 置 文 本 数 字 或 自 动 编 号 等 类 型 字 段 的 最 大 容 量 B. 可 对 任 意 类 型 的 字 段 设 置 默 认 值 属 性 C. 有 效 性 规 则 属 性 是 用 于 限 制 字 段 输 入 值 的 表 达 式 D. 不 同 的 字 段 类 型, 其 字 段 属 性 有 所 不 同 7. 数 据 表 中 的 英 语 精 读 列 名 称, 如 果 要 更 改 为 英 语 一 级, 可 在 数 据 表 视 图 的 中 改 动 A. 总 计 B. 字 段 C. 准 则 D. 显 示 8. 若 要 在 出 生 日 期 字 段 设 置 1982 年 以 前 出 生 的 学 生 有 效 性 规 则, 应 在 该 字 段 有 效 性 规 则 处 输 入 A.<#1982-01-01# B.<1982 年 以 前 出 生 的 学 生 C.>#1982-01-01# D.1982 年 以 前 出 生 的 学 生 9. 表 的 设 计 视 图 方 式 中, 不 可 以 A. 修 改 字 段 大 小 B. 修 改 字 段 的 名 称 C. 删 除 一 个 字 段 D. 删 除 一 条 记 录 10. 字 段 定 义 为, 其 作 用 使 字 段 中 的 每 一 个 记 录 都 必 须 是 唯 一 的 以 便 于 索 引 A. 索 引 B. 主 键 C. 必 填 字 段 D. 有 效 性 规 则 11. 下 列 方 法 不 能 建 立 Access 数 据 库 的 是 A. 建 立 空 数 据 库 B. 用 向 导 模 板 C. 复 制 原 有 的 数 据 库 D. 用 Word 创 建 12. 下 列 不 是 Access 表 字 段 类 型 的 是 A. 文 本 型 B. 数 字 型 C. 货 币 型 D. 窗 口 13. 不 能 作 为 Access 数 据 表 主 键 的 是 A. 自 动 编 号 B. 单 字 段 C. 多 字 段 D.OLE 对 象 三 简 答 题 1. 如 何 创 建 Access 数 据 库? 2. 如 何 创 建 Access 表? 3.Access 表 字 段 有 哪 些 数 据 类 型? 4. 导 入 和 链 接 的 区 别 是 什 么? 实 训 实 训 目 标 : 1 学 习 如 何 创 建 数 据 库 2 学 习 如 何 创 建 修 改 表 和 表 的 结 构 实 训 准 备 : 计 算 机 机 房, 安 装 Access 2003 系 统

50 第 3 章 创 建 Access 数 据 库 和 表 实 训 时 间 :1 学 时 实 训 步 骤 : 1 建 立 职 工 工 资 数 据 库 2 在 职 工 工 资 数 据 库 中 建 立 以 下 3 个 表, 如 表 3-6~ 表 3-8 所 示 表 3-6 职 工 表 结 构 字 段 名 称 字 段 类 型 字 段 大 小 主 键 否 职 工 编 号 文 本 4 是 部 门 文 本 16 姓 名 文 本 10 性 别 文 本 2 出 生 日 期 日 期 / 时 间 短 日 期 格 式 职 务 文 本 10 表 3-7 工 资 表 结 构 字 段 名 称 字 段 类 型 字 段 大 小 主 键 否 职 工 编 号 文 本 4 是 月 份 数 字 整 数 格 式 基 本 工 资 货 币 货 币 格 式 加 班 费 货 币 货 币 格 式 交 通 费 货 币 货 币 格 式 奖 金 货 币 货 币 格 式 扣 款 货 币 货 币 格 式 表 3-8 部 门 表 结 构 字 段 名 称 字 段 类 型 字 段 大 小 主 键 否 部 门 文 本 16 是 3 设 置 字 段 属 性 : 将 月 份 字 段 的 默 认 值 设 置 为 当 前 月 份 将 性 别 字 段 设 置 为 查 询 向 导, 采 用 自 行 键 入 所 需 的 值 方 式, 取 值 为 男 和 女 将 工 资 表 中 的 职 工 编 号 字 段 设 置 为 查 阅 向 导 类 型, 其 查 阅 值 来 自 职 工 表 的 职 工 编 号 字 段 将 职 工 表 的 职 务 字 段 设 置 为 查 阅 向 导 类 型, 其 值 为 组 长 科 长 主 任 处 长 和 局 长 将 职 工 表 的 部 门 字 段 设 置 为 查 阅 向 导 类 型, 其 查 阅 值 来 自 部 门 表 的 部 门 字 段