公 文 書 處 理 講 義
目 錄 壹 緣 起 及 說 明 2 一 緣 起... 2 二 說 明... 2 貳 公 文 4 一 共 同 格 式... 4 二 令... 8 三 函... 10 四 公 告... 15 五 開 會 通 知 單... 17 六 下 級 機 關 首 長 對 直 屬 上 級 機 關 首 長 簽... 22 七 移 文 單... 24 八 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 建 議 單... 26 九 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 通 知 單... 28 參 證 書 及 獎 狀 30 一 證 書 及 獎 狀 共 同 格 式... 30 二 教 育 用 證 書... 30 三 獎 狀... 31 四 證 書 獎 狀 範 例... 31
壹 緣 起 及 說 明 一 緣 起 93 年 5 月 26 日 行 政 院 第 2891 次 會 議 院 長 提 示 : 請 研 考 會 統 一 各 種 文 書 之 版 面, 包 括 字 型 字 體 大 小 及 行 距 等 項, 報 核 後 頒 行 依 據 院 長 指 示, 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 ( 以 下 簡 稱 行 政 院 研 考 會 ) 草 擬 推 動 文 書 版 面 標 準 方 案, 依 據 該 方 案 推 動 工 作 項 目, 行 政 院 研 考 會 應 草 擬 政 府 文 書 格 式 參 考 規 範 提 供 公 務 機 關 編 撰 政 府 文 書 之 參 考, 以 提 高 文 書 品 質 二 說 明 ( 一 ) 本 參 考 規 範 係 依 據 文 書 處 理 手 冊 相 關 規 定 訂 定 文 書 規 格, 有 關 文 書 範 圍 的 定 義 : 1 文 書 處 理 手 冊 (1) 總 述 第 1 點 : 文 書, 指 處 理 公 務 或 與 公 務 有 關, 不 論 其 形 式 或 性 質 如 何 之 一 切 資 料 凡 機 關 與 機 關 或 機 關 與 人 民 往 來 之 公 文 書, 機 關 內 部 通 行 之 文 書, 以 及 公 文 以 外 之 文 書 而 與 公 務 有 關 者, 均 包 括 在 內 (2) 總 述 第 3 點 : 特 種 文 書, 如 檢 察 機 關 之 起 訴 書 行 政 機 關 之 訴 願 決 定 書 外 交 機 關 之 對 外 文 書 僑 務 機 關 與 海 外 僑 胞 僑 團 間 往 來 之 文 書 軍 事 機 關 部 隊 有 關 作 戰 及 情 報 所 需 之 特 定 文 書 或 其 他 適 用 特 定 業 務 性 質 之 文 書 2 本 方 案 檢 討 文 書 範 圍 : 本 次 文 書 標 準 所 檢 討 之 範 圍 以 機 關 與 機 關 或 機 關 與 人 民 往 來 之 公 文 與 人 民 申 請 表 單 為 限, 機 關 內 部 文 書 得 參 照 辦 理 ( 二 ) 本 規 範 將 包 括 公 文 及 民 眾 申 請 表 單 參 考 格 式, 第 一 階 段 先 完 成 公 文 版 面 格 式, 人 民 申 請 表 單 格 式 將 逐 步 納 入 於 本 規 範 中, 本 規 範 訂 定 之 格 式 為 文 書 製 作 之 規 範, 各 政 府 機 關 應 依 各 項 說 明 進 行 文 件 及 表 單 之 製 作, 惟 因 版 面 之 限 制 需 調 整 者, 由 各 機 關
自 訂 之, 如 機 關 全 銜 較 長, 需 將 字 型 縮 小 編 製 於 一 行, 或 跨 頁 單 一 行 需 上 移 至 前 一 頁 時, 得 縮 小 行 距 處 理 之 ( 三 ) 本 規 範 係 提 供 公 務 人 員 以 最 經 濟 及 最 有 效 率 的 方 式 編 撰 閱 讀 簽 名 及 管 理 政 府 文 書, 每 位 公 務 人 員 必 須 依 據 各 種 目 的, 選 擇 最 適 合 的 文 書 格 式, 並 以 正 確 的 方 式 編 撰 政 府 文 書, 以 提 高 文 書 品 質
貳 公 文 本 篇 規 範 包 括 文 書 處 理 手 冊 公 文 類 別 令 函 公 告 書 函 開 會 通 知 單 公 務 電 話 紀 錄 簽 等 一 共 同 格 式 本 項 有 關 公 文 類 之 共 同 格 式 中 之 紙 張 書 寫 方 式 發 文 日 期 縮 排 簽 署 原 則 及 使 用 時 機 與 原 則 係 依 據 文 書 處 理 手 冊 規 定, 有 關 檔 號 係 依 據 機 關 檔 案 管 理 作 業 手 冊 規 定, 保 存 年 限 係 依 據 機 關 檔 案 保 存 年 限 及 銷 毀 辦 法 規 定, 數 字 使 用 原 則 係 依 據 公 文 書 橫 式 書 寫 數 字 使 用 原 則 規 定 ( 一 ) 紙 張 各 機 關 公 文 用 紙 之 質 料 尺 度 及 格 式, 除 下 列 原 則 外, 並 應 依 各 表 單 所 列 規 定 辦 理 : 1 質 料 :70~80GSM(g/m 2 ) 以 上 米 色 ( 白 色 ) 模 造 紙 或 再 生 紙 2 尺 度 : 採 國 家 標 準 總 號 五 號 用 紙 尺 度 A4 ( 二 ) 書 寫 方 式 : 紙 張 以 直 式 為 原 則, 因 版 面 編 排 之 事 由, 如 會 計 報 表 等 欄 位 過 多 得 採 橫 式, 書 寫 方 式 由 左 而 右, 由 上 而 下 之 橫 書 格 式 ( 三 ) 邊 界 : 1 上 緣 : 紙 張 上 緣 保 留 2.5 公 分 ±0.3 公 分 2 下 緣 : 紙 張 下 緣 保 留 2.5 公 分 ±0.3 公 分 3 右 緣 : 紙 張 右 緣 保 留 2.5 公 分 ±0.3 公 分 4 左 緣 : 紙 張 左 緣 保 留 2.5 公 分 ±0.3 公 分, 裝 訂 線 至 左 緣 保 留 1.5 公 分 ±0.3 公 分 ( 四 ) 字 型 : 中 文 採 楷 書 ( 五 ) 行 距 :10 點 字 行 距 10 點 ±3 點,12 點 字 行 距 15 點 ±3 點,16 點 字 行 距 28 點 ±4 點, 20 點 字 行 距 36 點 ±5 點, 未 規 定 部 分, 各 機 關 自 訂 (1 英 吋 的 字 為 72 點 ) ( 六 ) 數 字 使 用 原 則 : 依 行 政 院 93 年 9 月 17 日 院 臺 秘 字 第 0930089122 號 函 訂 頒 公 文
書 橫 式 書 寫 數 字 使 用 原 則 規 定, 請 參 考 附 表 一 數 字 用 法 舉 例 一 覽 表 1 數 字 用 語 具 一 般 數 字 意 義 ( 如 代 碼 國 民 身 分 證 統 一 編 號 編 號 發 文 字 號 日 期 時 間 序 數 電 話 傳 真 郵 遞 區 號 門 牌 號 碼 等 ) 統 計 意 義 ( 如 計 量 單 位 統 計 數 據 等 ) 者, 或 以 阿 拉 伯 數 字 表 示 較 清 楚 者, 使 用 阿 拉 伯 數 字 2 數 字 用 語 屬 描 述 性 用 語 專 有 名 詞 ( 如 地 名 書 名 人 名 店 名 頭 銜 等 ) 慣 用 語 者, 或 以 中 文 數 字 表 示 較 妥 適 者, 使 用 中 文 數 字 3 數 字 用 語 屬 法 規 條 項 款 目 編 章 節 款 目 之 統 計 數 據 者, 以 及 引 敘 或 摘 述 法 規 條 文 內 容 時, 使 用 阿 拉 伯 數 字 ; 但 屬 法 規 制 定 修 正 及 廢 止 案 之 法 制 作 業 者, 應 依 中 央 法 規 標 準 法 法 律 統 一 用 語 表 等 相 關 規 定 辦 理 ( 七 ) 檔 號 : 參 照 機 關 檔 案 管 理 作 業 手 冊 第 2 章 編 訂 機 關 檔 案 分 類 表, 訂 定 各 機 關 檔 號 ( 八 ) 保 存 年 限 : 參 照 機 關 檔 案 保 存 年 限 及 銷 毀 辦 法 第 3 條 第 4 條, 訂 定 機 關 各 檔 號 保 存 年 限 ( 九 ) 郵 遞 區 號 : 數 字 5 碼 參 照 中 華 郵 政 公 司 編 列 郵 遞 區 號 表, 範 例 :10058 ( 十 ) 地 址 : 參 照 公 文 書 橫 式 書 寫 數 字 使 用 原 則 數 字 用 法 舉 例 一 欄 表 門 牌 號 碼 之 用 語 類 別 採 阿 拉 伯 數 字, 範 例 : 台 北 市 中 正 區 忠 孝 東 路 1 段 2 號 3 樓 304 室 ( 十 一 ) 發 文 日 期 : 參 照 文 書 處 理 手 冊 參 處 理 程 序 規 定, 任 何 文 書 均 須 記 載 年 月 日 時 ; 文 書 中 記 載 年 份, 一 律 以 國 曆 為 準, 惟 外 文 或 譯 件, 得 採 用 西 元 紀 年, 並 參 照 公 文 書 橫 式 書 寫 數 字 使 用 原 則 數 字 用 法 舉 例 一 欄 表 日 期 之 用 語 類 別 採 阿 拉 伯 數 字, 範 例 : 中 華 民 國 93 年 12 月 3 日 ( 十 二 ) 縮 排 : 參 照 文 書 處 理 手 冊 貳 公 文 製 作 規 定, 分 項 標 號 : 應 另 列 縮 格 以 全 形 書 寫 為 一 二 三,( 一 ) ( 二 ) ( 三 ),1 2 3,(1) (2) (3), () 以 半 型 為 之 ( 十 三 ) 簽 署 原 則 : 由 左 而 右, 由 上 而 下 簽 署 ( 十 四 ) 使 用 時 機 與 原 則 : 請 參 考 文 書 處 理 手 冊
附 表 一 數 字 用 法 舉 例 一 覽 表 阿 拉 伯 數 字 / 用 語 類 別 用 法 舉 例 中 文 數 字 代 號 ( 碼 ) 國 民 身 分 ISBN 988-133-005-1 M234567890 附 表 ( 件 )1 證 統 一 編 號 編 號 院 臺 秘 字 第 0930086517 號 臺 79 內 字 第 095512 發 文 字 號 號 序 數 第 4 屆 第 6 會 期 第 1 階 段 第 1 優 先 第 2 次 第 3 名 第 4 季 第 5 會 議 室 第 6 次 會 議 紀 錄 第 7 組 日 期 時 間 民 國 93 年 7 月 8 日 93 年 度 21 世 紀 公 元 2000 年 7 時 50 分 挑 戰 2008: 國 家 發 展 重 點 計 畫 阿 拉 伯 數 字 520 就 職 典 禮 72 水 災 921 大 地 震 911 恐 怖 事 電 話 傳 真 (02)3356-6500 件 228 事 件 38 婦 女 節 延 後 3 週 辦 理 郵 遞 區 號 門 牌 號 碼 10051 台 北 市 中 正 區 忠 孝 東 路 1 段 2 號 3 樓 304 室 計 量 單 位 150 公 分 35 公 斤 30 度 2 萬 元 5 角 35 立 方 公 尺 7.36 公 頃 土 地 1.5 筆 統 計 數 據 ( 如 百 分 80% 3.59% 6 億 3,944 萬 2,789 元 639,442,789 比 金 額 人 數 比 人 1:3 數 等 ) 一 律 一 致 性 再 一 次 一 再 強 調 一 流 大 學 前 一 年 一 分 子 三 大 面 向 四 大 施 政 主 軸 一 次 補 助 一 個 多 元 族 群 的 社 會 每 一 位 同 仁 一 描 述 性 用 語 支 部 隊 一 套 規 範 不 二 法 門 三 生 有 幸 新 十 大 建 設 國 土 三 法 組 織 四 法 零 歲 教 育 核 四 中 文 數 字 廠 第 一 線 上 第 二 專 長 第 三 部 門 公 正 第 三 人 第 一 夫 人 三 級 制 政 府 國 小 三 年 級
阿 拉 伯 數 字 / 中 文 數 字 用 語 類 別 用 法 舉 例 專 有 名 詞 ( 如 地 名 九 九 峰 三 國 演 義 李 四 五 南 書 局 恩 史 瓦 第 書 名 人 名 店 名 三 世 頭 銜 等 ) 慣 用 語 ( 如 星 期 比 星 期 一 週 一 正 月 初 五 十 分 之 一 三 讀 三 中 文 數 字 例 概 數 約 數 ) 軍 部 隊 約 三 四 天 二 三 百 架 次 幾 十 萬 分 之 一 七 千 餘 人 二 百 多 人 法 規 條 項 款 目 編 章 事 務 管 理 規 則 共 分 15 編 415 條 條 文 節 款 目 之 統 計 數 據 依 兒 童 福 利 法 第 44 條 規 定 : 違 反 第 2 條 第 2 項 規 定 者, 處 新 臺 幣 1 千 元 以 上 3 萬 元 以 下 罰 鍰 阿 拉 伯 數 字 法 規 內 容 之 引 敘 或 兒 童 出 生 後 10 日 內, 接 生 人 如 未 將 出 生 之 相 關 資 摘 述 料 通 報 戶 政 及 衛 生 主 管 機 關 備 查, 依 兒 童 福 利 法 第 44 條 規 定, 可 處 1 千 元 以 上 3 萬 元 以 下 罰 鍰 中 文 數 字 法 規 制 訂 修 正 及 廢 1. 行 政 院 令 : 修 正 事 務 管 理 規 則 第 一 百 十 一 止 案 之 法 制 作 業 公 條 條 文 文 書 ( 如 令 函 法 2. 行 政 院 函 : 修 正 事 務 管 理 手 冊 財 產 管 理 第 規 草 案 總 說 明 條 文 對 照 表 等 ) 五 十 點 第 五 十 一 點 第 五 十 二 點, 並 自 中 華 民 國 九 十 三 年 二 月 十 六 日 生 效... 3. 法 草 案 總 說 明 :... 爰 擬 具 法 草 案, 計 五 十 一 條 4. 關 稅 法 施 行 細 則 部 分 條 文 修 正 草 案 條 文 對 照 表 之 說 明 欄 - 修 正 條 文 第 十 六 條 之 說 明 : 一 關 稅 法 第 十 二 條 第 一 項 計 算 關 稅 完 稅 價 格 附 加 比 例 已 減 低 為 百 分 之 五, 本 條 第 一 項 爰 予 配 合 修 正
二 令 ( 一 ) 字 型 大 小 : 1 20 點 字 : 機 關 全 銜 令 ( 置 中 對 齊 ) 2 16 點 字 : 令 內 容 等 主 要 資 訊 ( 靠 左 對 齊 ) 3 12 點 字 : 發 文 日 期 發 文 字 號 等 普 通 資 訊 ( 靠 左 對 齊 ) 4 10 點 字 : 頁 碼 頁 尾 ( 置 中 對 齊 ) 等 參 考 資 訊 ( 二 ) 印 信 : 蓋 於 發 文 字 號 及 令 內 容 之 間 右 方, 保 留 機 關 全 銜 至 令 內 容 間 7 公 分 ±2 公 分 ( 三 ) 範 例 : 令
行 政 院 令 發 文 日 期 : 中 華 民 國 年 月 日 發 文 字 號 : 字 第 號 7 公 分 ±2 公 分 ( 印 信 位 置 ) 修 正 臺 灣 地 區 與 大 陸 地 區 人 民 關 係 條 例 施 行 細 則 部 分 條 文 附 修 正 臺 灣 地 區 與 大 陸 地 區 人 民 關 係 條 例 施 行 細 則 部 分 條 文 ( 首 長 職 銜 簽 字 章 )
三 函 ( 一 ) 字 型 大 小 : 1 20 點 字 : 機 關 全 銜 函 ( 置 中 對 齊 ) 2 16 點 字 : 受 文 者 主 旨 說 明 等 主 要 資 訊 ( 靠 左 對 齊 ) 3 12 點 字 : 機 關 地 址 聯 絡 方 式 受 文 者 郵 遞 區 號 受 文 者 地 址 發 文 日 期 發 文 字 號 速 別 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 附 件 正 本 副 本 等 普 通 資 訊 4 10 點 字 : 頁 碼 頁 尾 ( 置 中 對 齊 ) 等 參 考 資 訊 ( 二 ) 書 函 比 照 前 述 原 則 辦 理 ( 三 ) 範 例 : 信 封 開 窗 紙 本 函 信 封 不 開 窗 紙 本 函 電 子 發 文 函 函 稿
信 封 開 窗 紙 本 函 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 函 10051 臺 北 市 中 正 區 濟 南 路 1 段 2 之 2 號 15 樓 受 文 者 : 行 政 院 大 陸 委 員 會 發 文 日 期 : 中 華 民 國 年 月 日 發 文 字 號 : 字 第 號 速 別 : 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 議 程 資 料 地 址 : 臺 北 市 中 正 區 濟 南 路 1 段 2 之 2 號 6 樓 傳 真 電 話 : 聯 絡 人 及 電 話 : 主 旨 : 本 會 訂 於 本 (93) 年 7 月 14 15 日 分 梯 次 辦 理 推 動 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 研 習 營, 惠 請 派 員 參 加, 請 查 照 說 明 : 一 依 據 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 實 施 計 畫 第 5 點 實 施 方 式 暨 推 動 時 程 之 ( 三 ) 辦 理 二 檢 附 本 次 研 習 營 議 程 資 料 詳 如 附, 請 貴 機 關 依 規 定 梯 次 指 派 文 書 檔 案 主 管 人 員 及 研 考 資 訊 主 辦 人 員 各 1 名, 至 電 子 化 公 文 入 口 網 最 新 消 息 中, 點 選 推 動 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 研 習 營, 填 寫 報 名 資 料 正 本 : 總 統 府 第 二 局 行 政 院 秘 書 處 立 法 院 秘 書 處 司 法 院 秘 書 處 考 試 院 秘 書 處 監 察 院 秘 書 處 行 政 院 各 部 會 行 處 局 署 暨 省 市 政 府 各 縣 市 政 府 副 本 : 檔 案 管 理 局 本 會 資 訊 管 理 處 公 文 G2B2C 資 訊 服 務 中 心 ( 首 長 職 銜 簽 字 章 )
信 封 不 開 窗 紙 本 函 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 函 受 文 者 : 行 政 院 大 陸 委 員 會 發 文 日 期 : 中 華 民 國 年 月 日 發 文 字 號 : 字 第 號 速 別 : 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 議 程 資 料 地 址 : 臺 北 市 中 正 區 濟 南 路 1 段 2 之 2 號 6 樓 傳 真 電 話 : 聯 絡 人 及 電 話 : 主 旨 : 本 會 訂 於 本 (93) 年 7 月 14 15 日 分 梯 次 辦 理 推 動 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 研 習 營, 惠 請 派 員 參 加, 請 查 照 說 明 : 一 依 據 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 實 施 計 畫 第 5 點 實 施 方 式 暨 推 動 時 程 之 ( 三 ) 辦 理 二 檢 附 本 次 研 習 營 議 程 資 料 詳 如 附, 請 貴 機 關 依 規 定 梯 次 指 派 文 書 檔 案 主 管 人 員 及 研 考 資 訊 主 辦 人 員 各 1 名, 至 電 子 化 公 文 入 口 網 最 新 消 息 中, 點 選 推 動 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 研 習 營, 填 寫 報 名 資 料 正 本 : 總 統 府 第 二 局 行 政 院 秘 書 處 立 法 院 秘 書 處 司 法 院 秘 書 處 考 試 院 秘 書 處 監 察 院 秘 書 處 行 政 院 各 部 會 行 處 局 署 暨 省 市 政 府 各 縣 市 政 府 副 本 : 檔 案 管 理 局 本 會 資 訊 管 理 處 公 文 G2B2C 資 訊 服 務 中 心 ( 首 長 職 銜 簽 字 章 )
電 子 發 文 函 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 函 受 文 者 : 行 政 院 大 陸 委 員 會 發 文 日 期 : 中 華 民 國 年 月 日 發 文 字 號 : 字 第 號 速 別 : 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 議 程 資 料 地 址 : 臺 北 市 中 正 區 濟 南 路 1 段 2 之 2 號 6 樓 傳 真 電 話 : 聯 絡 人 及 電 話 : 主 旨 : 本 會 訂 於 本 (93) 年 7 月 14 15 日 分 梯 次 辦 理 推 動 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 研 習 營, 惠 請 派 員 參 加, 請 查 照 說 明 : 一 依 據 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 實 施 計 畫 第 5 點 實 施 方 式 暨 推 動 時 程 之 ( 三 ) 辦 理 二 檢 附 本 次 研 習 營 議 程 資 料 詳 如 附, 請 貴 機 關 依 規 定 梯 次 指 派 文 書 檔 案 主 管 人 員 及 研 考 資 訊 主 辦 人 員 各 1 名, 至 電 子 化 公 文 入 口 網 最 新 消 息 中, 點 選 推 動 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 研 習 營, 填 寫 報 名 資 料 正 本 : 總 統 府 第 二 局 行 政 院 秘 書 處 立 法 院 秘 書 處 司 法 院 秘 書 處 考 試 院 秘 書 處 監 察 院 秘 書 處 行 政 院 各 部 會 行 處 局 署 暨 省 市 政 府 各 縣 市 政 府 副 本 : 檔 案 管 理 局 本 會 資 訊 管 理 處 公 文 G2B2C 資 訊 服 務 中 心
檔 號 : 保 存 年 限 : 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 函 ( 稿 ) 受 文 者 : 行 政 院 大 陸 委 員 會 發 文 日 期 : 中 華 民 國 年 月 日 發 文 字 號 : 字 第 號 速 別 : 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 議 程 資 料 地 址 : 臺 北 市 中 正 區 濟 南 路 1 段 2 之 2 號 6 樓 傳 真 電 話 : 聯 絡 人 及 電 話 : 主 旨 : 本 會 訂 於 本 (93) 年 7 月 14 15 日 分 梯 次 辦 理 推 動 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 研 習 營, 惠 請 派 員 參 加, 請 查 照 說 明 : 一 依 據 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 實 施 計 畫 第 5 點 實 施 方 式 暨 推 動 時 程 之 ( 三 ) 辦 理 二 檢 附 本 次 研 習 營 議 程 資 料 詳 如 附, 請 貴 機 關 依 規 定 梯 次 指 派 文 書 檔 案 主 管 人 員 及 研 考 資 訊 主 辦 人 員 各 1 名, 至 電 子 化 公 文 入 口 網 最 新 消 息 中, 點 選 推 動 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 研 習 營, 填 寫 報 名 資 料 正 本 : 總 統 府 第 二 局 行 政 院 秘 書 處 立 法 院 秘 書 處 司 法 院 秘 書 處 考 試 院 秘 書 處 監 察 院 秘 書 處 行 政 院 各 部 會 行 處 局 署 暨 省 市 政 府 各 縣 市 政 府 副 本 : 檔 案 管 理 局 本 會 資 訊 管 理 處 公 文 G2B2C 資 訊 服 務 中 心 抄 本 : 主 任 委 員
四 公 告 ( 一 ) 字 型 大 小 : 1 20 點 字 : 機 關 全 銜 公 告 ( 置 中 對 齊 ) 2 16 點 字 : 主 旨 依 據 公 告 事 項 等 主 要 資 訊 ( 靠 左 對 齊 ) 3 12 點 字 : 發 文 日 期 發 文 字 號 等 普 通 資 訊 ( 靠 左 對 齊 ) 4 10 點 字 : 頁 碼 頁 尾 ( 置 中 對 齊 ) 等 參 考 資 訊 ( 二 ) 印 信 : 蓋 於 發 文 字 號 及 公 告 內 容 之 間 右 方, 保 留 機 關 全 銜 至 公 告 內 容 間 7 公 分 ±2 公 分 ( 三 ) 範 例 : 公 告
公 告 內 政 部 公 告 發 文 日 期 : 中 華 民 國 年 月 日 發 文 字 號 : 字 第 號 7 公 分 ±2 公 分 ( 印 信 位 置 ) 主 旨 : 公 告 民 國 68 年 出 生 的 役 男 應 辦 理 身 家 調 查 依 據 : 徵 兵 規 則 公 告 事 項 : 一 民 國 68 年 出 生 的 男 子, 本 年 已 屆 徵 兵 年 齡, 依 法 應 接 受 徵 兵 處 理 二 請 該 徵 兵 及 齡 男 子 或 戶 長 依 照 戶 籍 所 在 地 ( 鄉 鎮 市 區 ) 公 所 公 告 的 時 間 地 點 及 手 續, 前 往 應 辦 申 報 登 記 ( 首 長 職 銜 簽 字 章 ) 註 : 登 報 用 之 公 告 免 蓋 印 信 免 署 機 關 首 長 職 銜 姓 名
五 開 會 通 知 單 ( 一 ) 字 型 大 小 : 1 20 點 字 : 機 關 全 銜 函 ( 置 中 對 齊 ) 2 16 點 字 : 受 文 者 開 會 事 由 開 會 時 間 開 會 地 點 主 持 人 聯 絡 人 電 話 及 備 註 等 主 要 資 訊 ( 靠 左 對 齊 ) 3 12 點 字 : 發 文 日 期 發 文 字 號 速 別 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 附 件 出 席 者 列 席 者 附 件 副 本 等 普 通 資 訊 ( 靠 左 對 齊 ) 4 10 點 字 : 頁 碼 頁 尾 ( 置 中 對 齊 ) 等 參 考 資 訊 ( 二 ) 範 例 : 信 封 開 窗 開 會 通 知 單 信 封 不 開 窗 開 會 通 知 單 電 子 發 文 開 會 通 知 單 開 會 通 知 單 稿
信 封 開 窗 開 會 通 知 單 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 開 會 通 知 單 ( 郵 遞 區 號 ) ( 地 址 ) 受 文 者 : 發 文 日 期 : 中 華 民 國 年 月 日 發 文 字 號 : 字 第 號 速 別 : 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 開 會 事 由 : 推 動 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 研 習 會 議 開 會 時 間 : 中 華 民 國 93 年 7 月 15 日 ( 星 期 四 ) 上 午 9 時 30 分 開 會 地 點 : 公 文 G2B2C 資 訊 服 務 中 心 ( 台 北 市 松 山 區 東 興 路 57 號 3 樓 ) 主 持 人 : 何 處 長 全 德 聯 絡 人 及 電 話 : 張 範 例 分 析 師 02-23419066 出 席 者 : 總 統 府 第 二 局 行 政 院 秘 書 處 立 法 院 秘 書 處 司 法 院 秘 書 處 考 試 院 秘 書 處 監 察 院 秘 書 處 行 政 院 各 部 會 行 處 局 署 暨 省 市 政 府 各 縣 市 政 府 列 席 者 : 檔 案 管 理 局 本 會 資 訊 管 理 處 公 文 G2B2C 資 訊 服 務 中 心 副 本 : 備 註 : ( 條 戳 )
信 封 不 開 窗 開 會 通 知 單 受 文 者 : 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 開 會 通 知 單 發 文 日 期 : 中 華 民 國 年 月 日 發 文 字 號 : 字 第 號 速 別 : 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 開 會 事 由 : 推 動 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 研 習 會 議 開 會 時 間 : 中 華 民 國 93 年 7 月 15 日 ( 星 期 四 ) 上 午 9 時 30 分 開 會 地 點 : 公 文 G2B2C 資 訊 服 務 中 心 ( 台 北 市 松 山 區 東 興 路 57 號 3 樓 ) 主 持 人 : 何 處 長 全 德 聯 絡 人 及 電 話 : 張 範 例 分 析 師 02-23419066 出 席 者 : 總 統 府 第 二 局 行 政 院 秘 書 處 立 法 院 秘 書 處 司 法 院 秘 書 處 考 試 院 秘 書 處 監 察 院 秘 書 處 行 政 院 各 部 會 行 處 局 署 暨 省 市 政 府 各 縣 市 政 府 列 席 者 : 檔 案 管 理 局 本 會 資 訊 管 理 處 公 文 G2B2C 資 訊 服 務 中 心 副 本 : 備 註 : ( 條 戳 )
電 子 發 文 開 會 通 知 單 受 文 者 : 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 開 會 通 知 單 發 文 日 期 : 中 華 民 國 年 月 日 發 文 字 號 : 字 第 號 速 別 : 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 開 會 事 由 : 推 動 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 研 習 會 議 開 會 時 間 : 中 華 民 國 93 年 7 月 15 日 ( 星 期 四 ) 上 午 9 時 30 分 開 會 地 點 : 公 文 G2B2C 資 訊 服 務 中 心 ( 台 北 市 松 山 區 東 興 路 57 號 3 樓 ) 主 持 人 : 何 處 長 全 德 聯 絡 人 及 電 話 : 張 範 例 分 析 師 02-23419066 出 席 者 : 總 統 府 第 二 局 行 政 院 秘 書 處 立 法 院 秘 書 處 司 法 院 秘 書 處 考 試 院 秘 書 處 監 察 院 秘 書 處 行 政 院 各 部 會 行 處 局 署 暨 省 市 政 府 各 縣 市 政 府 列 席 者 : 檔 案 管 理 局 本 會 資 訊 管 理 處 公 文 G2B2C 資 訊 服 務 中 心 副 本 : 備 註 :
檔 號 : 保 存 年 限 : 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 開 會 通 知 單 ( 稿 ) 受 文 者 : 發 文 日 期 : 中 華 民 國 年 月 日 發 文 字 號 : 字 第 號 速 別 : 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 開 會 事 由 : 推 動 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 研 習 會 議 開 會 時 間 : 中 華 民 國 93 年 7 月 15 日 ( 星 期 四 ) 上 午 9 時 30 分 開 會 地 點 : 公 文 G2B2C 資 訊 服 務 中 心 ( 台 北 市 松 山 區 東 興 路 57 號 3 樓 ) 主 持 人 : 何 處 長 全 德 聯 絡 人 及 電 話 : 張 範 例 分 析 師 02-23419066 出 席 者 : 總 統 府 第 二 局 行 政 院 秘 書 處 立 法 院 秘 書 處 司 法 院 秘 書 處 考 試 院 秘 書 處 監 察 院 秘 書 處 行 政 院 各 部 會 行 處 局 署 暨 省 市 政 府 各 縣 市 政 府 列 席 者 : 檔 案 管 理 局 本 會 資 訊 管 理 處 公 文 G2B2C 資 訊 服 務 中 心 副 本 : 抄 本 : 備 註 : ( 條 戳 )
六 下 級 機 關 首 長 對 直 屬 上 級 機 關 首 長 簽 ( 一 ) 字 型 大 小 : 1 20 點 字 : 機 關 全 銜 2 16 點 字 : 主 旨 說 明 擬 辦 ( 靠 左 對 齊 ) 3 10 點 字 : 頁 碼 頁 尾 ( 置 中 對 齊 ) 等 參 考 資 訊 4 各 機 關 內 部 簽 字 型 大 小 得 參 照 辦 理 ( 二 ) 範 例 : 下 級 機 關 首 長 對 直 屬 上 級 機 關 首 長 簽
下 級 機 關 首 長 對 直 屬 上 級 機 關 首 長 簽 簽 於 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 主 旨 : 擬 具 推 動 文 書 版 面 標 準 方 案 ( 草 案 ) 如 附, 敬 請 鑒 核 說 明 : 一 奉 鈞 長 於 93 年 5 月 26 日 本 院 第 2891 次 會 議 提 示 : 為 建 立 各 項 文 書 標 準 化 及 規 格 化, 請 研 考 會 統 一 各 種 文 書 之 版 面, 包 括 字 型 字 體 大 小 及 行 距 等 項, 報 核 後 頒 行 二 本 會 經 蒐 集 國 內 外 相 關 資 料, 並 邀 集 相 關 主 管 機 關 開 會 研 商 後 擬 訂 草 案 如 附, 重 點 臚 陳 如 下 : ( 一 ) 方 案 目 標 : 整 合 電 腦 藝 術 與 文 件 設 計 概 念, 強 化 政 府 文 書, 促 使 政 府 文 件 與 國 際 及 數 位 接 軌, 進 行 文 書 流 程 簡 化 及 表 單 整 併, 傳 達 政 府 改 革 的 形 象 ( 二 ) 實 施 策 略 : 訂 定 規 範, 分 階 段 實 施, 籌 組 服 務 團 提 供 諮 詢 服 務, 建 立 註 冊 機 制, 訂 定 文 書 交 換 標 準 ( 三 ) 工 作 項 目 :94 年 度 推 動 中 央 機 關 辦 理,95 年 度 推 動 縣 市 政 府 及 中 央 所 屬 機 關 ( 四 ) 計 畫 之 執 行 與 管 考 : 各 機 關 得 依 據 本 方 案 編 訂 推 動 計 畫 據 以 執 行 ; 並 由 本 會 負 責 協 調 工 作, 每 季 定 期 檢 討 執 行 成 效 擬 辦 : 本 案 如 奉 核 可, 擬 以 院 函 分 行 各 相 關 機 關 辦 理 敬 請 秘 書 長 轉 陳 副 院 長 院 長 葉 年 月 日 章 謹 簽
七 移 文 單 ( 一 ) 字 型 大 小 : 1 20 點 字 : 機 關 全 銜 移 文 單 粗 體 ( 置 中 對 齊 ) 2 16 點 字 : 受 文 者 主 旨 等 主 要 資 訊 ( 靠 左 對 齊 ) 3 12 點 字 : 機 關 地 址 聯 絡 方 式 受 文 者 郵 遞 區 號 受 文 者 地 址 發 文 日 期 發 文 字 號 速 別 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 附 件 正 本 副 本 等 普 通 資 訊 4 10 點 字 : 頁 碼 頁 尾 ( 置 中 對 齊 ) 等 參 考 資 訊 ( 二 ) 範 例 : 移 文 單
10051 台 北 市 中 正 區 濟 南 路 1 段 2 之 2 號 6 樓 行 政 院 秘 書 處 移 文 單 受 文 者 : 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 發 文 日 期 : 中 華 民 國 年 月 日 發 文 字 號 : 字 第 號 速 別 : 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 如 文 地 址 : 台 北 市 中 正 區 忠 孝 東 路 1 段 1 號 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 主 旨 : 財 政 部 年 月 日 台 財 總 字 第 號 函, 有 關 該 部 金 融 局 請 釋 執 照 證 書 類 得 否 配 合 年 月 日 組 織 改 制 為 金 融 監 督 管 理 委 員 會 時 再 一 併 修 正 乙 案, 因 案 屬 貴 管, 移 請 卓 辦 正 本 : 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 副 本 : ( 條 戳 )
八 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 建 議 單 ( 一 ) 字 型 大 小 : 1 20 點 字 : 機 關 全 銜 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 建 議 單 ( 置 中 對 齊 ) 2 16 點 字 : 受 文 者 主 旨 說 明 等 主 要 資 訊 ( 靠 左 對 齊 ) 3 12 點 字 : 機 關 地 址 聯 絡 方 式 受 文 者 郵 遞 區 號 受 文 者 地 址 發 文 日 期 發 文 字 號 速 別 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 附 件 正 本 副 本 等 普 通 資 訊 4 10 點 字 : 頁 碼 頁 尾 ( 置 中 對 齊 ) 等 參 考 資 訊 ( 二 ) 範 例 : 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 建 議 單
行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 建 議 單 地 址 : 臺 北 市 中 正 區 濟 南 路 1 段 2 之 2 號 6 樓 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 10051 臺 北 市 中 正 區 濟 南 路 1 段 2 之 2 號 15 樓 受 文 者 : 行 政 院 大 陸 委 員 會 發 文 日 期 : 中 華 民 國 年 月 日 發 文 字 號 : 字 第 號 速 別 : 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 密 ( 註 銷 後 解 密 ) 附 件 : 主 旨 : 有 關 貴 機 關 年 日 字 第 號 函, 建 請 惠 予 變 更 其 機 密 等 級 說 明 : 有 關 前 述 文 號 之 ( 案 由 ) 乙 案, 原 為 機 密, 因 ( 建 議 再 分 類 理 由 ), 建 請 惠 予 ( 建 議 再 分 類 等 級 ) 正 本 : 行 政 院 大 陸 委 員 會 副 本 : 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 資 訊 管 理 處 ( 條 戳 )
九 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 通 知 單 ( 一 ) 字 型 大 小 : 1 20 點 字 : 機 關 全 銜 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 建 議 單 ( 置 中 對 齊 ) 2 16 點 字 : 受 文 者 主 旨 說 明 等 主 要 資 訊 ( 靠 左 對 齊 ) 3 12 點 字 : 機 關 地 址 聯 絡 方 式 受 文 者 郵 遞 區 號 受 文 者 地 址 發 文 日 期 發 文 字 號 速 別 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 附 件 正 本 副 本 等 普 通 資 訊 4 10 點 字 : 頁 碼 頁 尾 ( 置 中 對 齊 ) 等 參 考 資 訊 ( 二 ) 範 例 : 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 通 知 單
行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 通 知 單 地 址 : 臺 北 市 中 正 區 濟 南 路 1 段 2 之 2 號 6 樓 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 10051 臺 北 市 中 正 區 濟 南 路 1 段 2 之 2 號 15 樓 受 文 者 : 行 政 院 大 陸 委 員 會 發 文 日 期 : 中 華 民 國 年 月 日 發 文 字 號 : 字 第 號 速 別 : 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 主 旨 : 有 關 貴 機 關 年 月 日 字 第 號 函, 建 請 惠 予 變 更 其 機 密 等 級 為 普 通 正 本 : 行 政 院 大 陸 委 員 會 副 本 : 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 資 訊 管 理 處 ( 條 戳 )
參 證 書 及 獎 狀 一 證 書 及 獎 狀 共 同 格 式 ( 一 ) 紙 張 : 紙 張 基 重 及 尺 度 大 小 由 各 機 關 學 校 自 行 設 定, 但 應 考 量 保 存 性 及 不 易 毀 損 性 ( 二 ) 書 寫 方 式 : 由 左 至 右, 橫 式 書 寫 或 套 印 紙 張 得 採 直 式 或 橫 式 ( 三 ) 字 體 : 中 英 文 字 體 各 不 超 過 2 種 ( 四 ) 字 體 大 小 : 字 體 大 小 不 超 過 5 種 ( 五 ) 式 樣 : 各 機 關 學 校 得 自 行 設 計 ( 六 ) 必 備 內 容 : 證 書 ( 獎 狀 ) 名 稱 受 證 ( 受 獎 ) 單 位 或 個 人 全 名 受 證 ( 受 獎 ) 年 月 日 受 證 ( 受 獎 ) 字 號 ( 七 ) 用 印 / 署 名 : 中 文 及 中 外 文 並 列 之 證 書 及 獎 狀 應 蓋 用 機 關 印 信 及 首 長 職 銜 簽 字 章, 用 印 時, 以 蓋 於 證 書 及 獎 狀 下 方 中 間 位 置 為 原 則 全 外 文 之 證 書 及 獎 狀 應 蓋 用 機 關 印 信 及 外 文 製 發 之 首 長 職 銜 簽 字 章 或 首 長 外 文 簽 署, 請 參 照 行 政 院 94 年 1 月 函 頒 之 文 書 處 理 手 冊 規 定 原 則 辦 理 惟 為 與 國 際 接 軌, 是 類 公 文 以 外 文 製 發, 如 雙 方 協 ( 約 ) 定 或 依 國 際 慣 例, 其 蓋 用 印 信 章 戳 方 式, 得 依 其 方 式 辦 理 二 教 育 用 證 書 ( 一 ) 證 書 內 容 1 學 生 姓 名 2 出 生 年 月 日 3 院 系 ( 所 )( 組 ) 4 畢 業 年 月 5 授 予 學 位 名 稱 6 發 證 日 期 7 證 書 字 號 8 外 國 學 生 須 加 註 國 籍 9 學 生 修 習 輔 系 或 雙 主 修 者, 其 證 書 應 載 明 輔 系 或 雙 主 修 名 稱
( 二 ) 證 書 注 意 事 項 1 證 書 由 校 長 署 名, 如 需 副 署, 由 各 機 關 學 校 自 行 訂 定 2 載 明 機 關 學 校 全 名 稱, 加 蓋 機 關 學 校 印 3 如 有 黏 貼 照 片, 則 於 黏 貼 處 加 蓋 鋼 印 4 為 預 防 遭 仿 冒, 建 議 各 機 關 學 校 依 實 際 需 求, 製 作 防 偽 措 施 5 學 位 證 明 書 之 格 式 內 容 比 照 學 位 證 書, 惟 其 內 容 需 增 列 證 書 遺 失, 特 予 證 明 三 獎 狀 必 備 內 容 1 受 贈 人 或 單 位 2 受 贈 原 因 3 發 狀 機 關 學 校 4 發 狀 日 期 四 證 書 獎 狀 範 例 請 參 考 所 附 之 證 書 獎 狀 範 例
( 一 ) 教 育 部 畢 業 證 書 結 業 證 明 書 資 格 證 明 書 範 例
( 二 ) 教 育 部 感 謝 狀 範 例
( 三 ) 教 育 部 獎 狀 範 例
( 四 ) 教 育 部 獎 狀 範 例